kepala badan standardisasi nasional,

BADAN

STANDARDISASINASIONAL

PERATURAN KERALA BADAN STANDARDISASI NASIONAL

NOMOR 2 TAHUN 2021

TENTANG

PEDOMAN PENYUSUTAN ARSIP DJ LINGKUNGAN BADAN STANDARDISASI

NASIONAL

DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA

KEPALA BADAN STANDARDISASI NASIONAL,

Menimbang

Mengingat

a. bahwa untuk melaksanakan tertib administrasi naskah

dinas dalam pengurangan dan pemindahan kearsipan yang

baik dan benar perlu dilakukan Penyusutan Arsip secara

berkala;

b. bahwa untuk melaksanakan Penyusutan Arsip Dinamis

sebagaimana dimaksud pada huruf a, perlu disusun

pedoman sebagai panduan Penyusutan Arsip di

lingkungan Badan Standardisasi Nasional;

G. bahwa berdasarkan pertimbangan sebagaimana dimaksud

dalam huruf a dan huruf b, perlu menetapkan Peraturan

Kepala Badan Standardisasi Nasional tentang Pedoman

Pengelolaan Arsip Dinamis di Lingkungan Badan

Standardisasi Nasional;

1. Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan

(Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor

152, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia

Nomor 5071);

2. Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang

Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009

tentang Kearsipan (Lembaran Negara Republik Indonesia

Tahun 2012 Nomor 53, Tambahan Lembaran Negara

Republik Indonesia Nomor 5286);

- 2 -

3. Peraturan Presiden Nomor 4 Tahun 2018 tentang Badan

Standardisasi Nasional (Lembaran Negara Republik

Indonesia Tahun 2018 Nomor 10);

4. Peraturan Badan Standardisasi Nasional Nomor 10 Tahun

2020 tentang Organisasi dan Tata Keija Badan

Standardisasi Nasional (Berita Negara Republik Indonesia

Tahun 2020 Nomor 1037);


2017 tentang Tata Naskah Dinas di Lingkungan Badan




2018 tentang Klasiflkasi Arsip di Lingkungan Badan




2019 tentang Jadwal Retensi Arsip Badan Standardisasi

Nasional;

MEMUTUSKAN:

Menetapkan : PERATURAN KEPALA BADAN STANDARDISASI NASIONAL

TENTANG PEDOMAN PENYUSUTAN ARSIP DI LINGKUNGAN

BADAN STANDARDISASI NASIONAL.

BAB 1

KETENTUAN UMUM

Pasal 1

Dalam Peraturan Kepala Badan ini yang dimaksud dengan:

1. Penyusutan Arsip adalah kegiatan pengurangan jumlah

Arsip dengan cara pemindahan Arsip Inaktif dari Unit

Pengolah ke Unit Kearsipan, pemusnahan Arsip yang tidak

memiliki Nilai Guna, dan penyerahan Arsip Statis kepada

lembaga kearsipan.

2. Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam

berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan

teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan

diterima oleh lembaga negara, pemerintah daerah,

lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik,

organisasi kemasyarakatan dan perseorangan dalam

3 -

pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan

bernegara.

3. Arsip Dinamis adalah Arsip yang digunakan secara

langsung dalam kegiatan Pencipta Arsip dan disimpan

selama jangka waktu tertentu.

4. Arsip Aktif adalah Arsip yang frekuensi penggunaannya

tinggi dan/atau terus-menerus.

5. Arsip Inaktif adalah Arsip Aktif yang frekuensi

penggunaannya telah menurun.

6. Arsip Statis adalah Arsip yang dihasilkan oleh BSN selaku

pencipta Arsip dan memiliki nilai guna kesejarahan, telah

habis retensinya dan berketerangan dipermanenkan yang

telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak

langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia.

7. Nilai Guna adalah nilai yang melekat pada karakteristik

Arsip baik menyangkut segi keunikan maupun

kelangkaannya seperti usia Arsip, isi, pemakaian kata,

seputar penciptanya, tanda tangan, cap, atau stempel

yang melekat.

8. Klasifikasi Arsip adalah pola pengaturan secara beijenjang

dari hasil pelaksanaan fungsi dan tugas instansi menjadi

beberapa kategori unit informasi keArsipan.

9. Jadwal Retensi Arsip yang selanjutnya disingkat JRA

adalah daftar yang berisi sekurang-kurangnya jangka

waktu penyimpanan atau retensi, jenis Arsip, dan

keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan

suatu jenis Arsip dimusnahkan, dinilai kembali, atau

dipermanenkan yang dipergunakan sebagai pedoman

penyusutan dan penyelamatan Arsip.

10. Seri adalah sejumlah Arsip yang ditata sesuai dengan

sistem pemBerkasan atau disimpan sebagai suatu unit

karena Arsip tersebut merupakan hasil dari akumulasi

atau proses pemBerkasan yang sama, atau aktivitas yang

sama, memiliki bentuk (format) yang sama, atau karena

keterkaitan lainnya yang muncul pada saat pembuatan,

penerimaan atau penggunaannya.

11. Berkas adalah adalah himpunan Arsip yang disatukan

karena memiliki keterkaitan dalam suatu konteks

- 4

pelaksanaan kegiatan dan memiliki kesamaan jenis

kegiatan/peristiwa dan/atau kesamaan masalah.

12. Item adalah unit Arsip terkecil yang tidak dapat dibagi lagi

secara intelektual, misalnya sebuah surat, laporan, foto

dan Iain-lain.

13. Unit Pengolah adalah satuan keija di lingkungan BSN yang

mempunyai tugas dan tanggung jawab mengolah semua

Arsip Aktif yang berkaitan dengan tugas dan fungsinya.

14. Unit Kearsipan adalah unit kerja yang mempunyai tugas

dan fungsi mengurus dan mengendalikan Arsip Inaktif

serta menyimpan dan mengolah Arsip Inaktif yang berasal

dari Unit Pengolah.

Pasal 2

Pedoman Penyusutan Arsip merupakan acuan bagi Unit

Pengolah Arsip dan Unit Kearsipan di lingkungan BSN, agar

dalam melakukan kegiatan Penyusutan Arsip sesuai dengan

kaddah-kaidah kearsipan dan ketentuan peraturan perundang-

undangan.

Pasal 3

Tujuan Pedoman Penyusutan Arsip;

1. Tercapainya kesamaan pengertian, penafsiran, dan

pemahaman dalam melakukan kegiatan Pen)rusutan

Arsip;

2. Terwujudnya keterpaduan tindakan an tar unsur terkait

dalam melakukan Penyusutan Arsip dilingkungan BSN

maupun dengan Arsip Nasional Republik Indonesia

sebagai pembina kearsipan nasional;

3. Terwujudnya Pensnisutan Arsip secara efektif dan efisien

melalui pemindahan Arsip Inaktif dari Unit Pengolah ke

Unit Kearsipan, pemusnahan Arsip yang telah habis

retensinya dan tidak mempunyai nilai guna yang

dilaksanakan sesuai dengan ketentuan peraturan

perundang-undangan, dan penyerahan Arsip Statis dari

BSN ke Arsip Nasional Republik Indonesia.

- 5 -

Pasal 4

Lingkup pengaturan dalam Pedoman Penyusutan Arsip

meliputi:

a. kegiatan pemindahaji;

b. pemusnahan; dan

c. penyerahan Arsip Statis kc Arsip Nasional Republik

Indonesia.

Pasal 5

Pen3aisutan Arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2

merupakan kegiatan pengurangan Arsip yang dilakukan

dengan cara:

a. memindahkan Arsip Inaktif dari Unit Pengolah/unit keija

ke Unit Kearsipan;

b. memusnahkan Arsip yang tidak bernilai guna sesuai

dengan ketentuan peraturan perundang-undangan;

c. menyerahkan Arsip Statis yang diciptakan oleh BSN kepada

Arsip Nasional Republik Indonesia j'ang dilaksanakan oleh

Unit Kearsipan.

Pasal 6

Pedoman Penyusutan Arsip di lingkungan BSN sebagaimana

diatur dalam lampiran yang merupakan bagian tidak

terpisahkan dari Peraturan Kepala Badan ini.

Pasal 7

Peraturan ini mulai berlaku pada tan^al ditetapkan.

Ditetapkan di Jakarta

pada tanggal 25 Mei 2021

KEPALA BABAJrSTANDARDISASI NASIONAL,

MAD

-6-

LAMPIRAN

PERATURAN KEPALA BADAN STANDARDISASI NASIONAL

NOMOR 2 TAHUN 2021

TENTANG

PEDOMAN PENYUSUTAN ARSIP DI LINGKUNGAN BADAN

STANDARDISASI NASIONAL

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Arsip mempunyai nilai dan arti yang sangat penting karena

merupakan salah satu bahan bukti akuntabilitas kinerja organisasi dan

aparatur serta penyelenggaraan administrasi dan pertanggungjawaban

nasional. Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 ten tang Pelaksanaan

Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan menyebutkan

pengelolaan Arsip Dinamis menjadi tanggung jawab pencipta Arsip.

Meningkatnya pelaksanaan fungsi, tugas, serta kewenangan BSN,

selalu diikuti dengan meningkatnya penyelenggaraan administrasi sehingga

membawa konsekuensi logis meningkatnya pertumbuhan volume Arsip di

seluruh unit kerja di lingkungan BSN.

Pengelolaan Arsip Dinamis di lingkungan BSN merupakan proses

pengendalian Arsip Dinamis (Arsip Aktif, inaktif dan vital) secara efisien,

efektif dan sistematis meliputi kegiatan penciptaan, penggunaan dan

pemeliharaan serta Penyusutan Arsip. Sebagai rekaman kegiatan dan

peristiwa, maka Arsip yang diciptakan BSN harus dikelola dengan benar

untuk kepentingan pemerintahan.

Dalam rangka penyelamatan dan pengamanan Arsip Statis sebagai

memori kolektif bangsa serta efisiensi pengelolaan Arsip Dinamis, informasi

manajemen di lingkungan BSN, maka diperlukan kegiatan Penyusutan Arsip.

Pen5aisutan Arsip adalah kegiatan pengurangan jumlah Arsip di lingkungan

BSN dengan cara pemindahan Arsip Inaktif dari Unit Pengolah/kerja ke Unit

Kearsipan, pemusnahan Arsip yang telah habis retensinya dan tidak

mempunyai nilai guna yang dilaksanakan sesuai dengan ketentuan

peraturan perundang-undangan, dan penyerahan Arsip Statis dari BSN ke

Arsip Nasional Republik Indonesia.

BAB II

PEMINDAHAN ARSIP INAKTIF

Pemindahan Arsip Inaktif adalah kegiatan memindahkan Arsip Inaktif dari

Unit Pengolah/keija ke Unit Kearsipan di lingkungan BSN yang Jadwal Retensi

Arsip (JRA) nya dibawah 10 (sepuluh) tahun, dan/atau memindahkan Arsip

Inaktif dari BSN ke ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA yang JRA nya

mulai dari 10 tahun.

Prosedur pemindahan Arsip BSN melalui tahapan sebagai berikut:

A. Penyeleksian Arsip Inaktif

Proses penyeleksian Arsip adalah proses pemilihan Arsip pada Unit

Pengolah/kerja yang telah memasuki masa inaktif dengan mengacu pada

daftar Arsip dan JRA di lingkungan BSN. Hasil penyeleksian dituangkan

dalam formulir pendataan Arsip usul pindah yang meliputi:

a. nomor;

b. jenis/Series Arsip;

c. volume/jumlah Arsip;

d. periode Arsip;

e. kondisi Arsip;

f. format Arsip;

g. lokasi Arsip; dan

h. keterangan.

B. Penataan Arsip Inaktif

Penataan Arsip Inaktif adalah kegiatan mengurutkan Arsip sesuai kode

klasifikasi dan permasalahan. Penataan Arsip Inaktif dilakukan melalui

berbagai kegiatan sebagai berikut:

1. Identifikasi Arsip

Kegiatan identifikasi Arsip dilakukan untuk mengetahui konteks dan

system penataan Arsip yang digunakan oleh Unit Pengolah/unit kerja.

Konteks Arsip dapat diketahui melalui pemahaman fungsi dan tugas Unit

Pengolah/unit keija (kaitannya dengan asal usul Unit Pengolah/unit keija

yang menciptakan Arsip: principle of provenance). Sedangkan system

penataan dapat diketahui dengan memahami system penataan awal

ketika Arsip masih aktif ditata pada Unit Pengolah/unit kerja (principle of

originaloder). Hal ini dapat dilakukan dengan meneliti unit informasi

- 8 -

Series atau Berkas Arsip yang masih utuh susunannya, sehingga dapat

dijadikan acuan atau contoh penyusunan Berkas Arsip yang lainnya;

2. Pemilahan Arsip

Kegiatan memilah antara Arsip dengan non Arsip, atau Arsip dengan

duplikasi. NonArsip adalah naskah yang tidak termasuk sebagai Arsip,

seperti map, amplop, brosur, buku, majalah, Koran dan Iain-lain.

Duplikasi merupakan dokumen berlebihan basil penggandaan. Bila dalam

kegiatan pemilahan ini dijumpai paper clip logam, maka hendaknya

dibuang diganti dengan paper clip plastic untuk menjaga agar kertas tidak

cepat rusak.

3. Pendeskripsian Arsip

Kegiatan mencatat informasi (data intelektual dan data fisik) Arsip. Data

yang perlu dicatat ketika melakukan deskripsi Arsip adalah:

a. Unit organisasi;

b. Unit kerja/Unit Pengolah;

c. Isi ringkas;

d. Tanggal kurun waktu;

e. Media;

f. Bentuk redaksi;

g. Tingkat perkembangan;

h. Jumlah;

i. Keterangan.

Dalam melsikukan pendiskripsian Arsip dapat menggunakan kartu

deskripsi Arsip. Kartu ini dapat dibuat dari kertas dengan ukuran 15x12

cm.

4. Penomoran/Pengkodean Arsip

Kegiatan pemberian nomor tetap/definitive Arsip pada sampul/

pembungkus/folder/wadah penyimpan fisik Arsip. Untuk mempercepat

penemuan kembali Arsip, nomor Arsip ditulis dengan jelas pada sudut

kanan atas folder/wadah penyimpan fisik Arsip.

5. Memasukan Arsip ke dalam Boks Arsip

Arsip yang telah dibungkus atau dimasukan dalam sampul/folder/wadah

penyimpan Arsip dan telah diberi nomor tetap/definitive kemudian ditata

rapi didalam boks Arsip. Dalam hal ini dapat menggunakan boks Arsip

9 -

berkuran besar (20 x 27 cm) atau berukuran kecil (10 x 27 cm), (lihat

gambar 1).

6. Pelabelan

Boks yang telah terisi Arsip kemudian diberi label yang memuat informasi

mengenai nama instansi, pencipta Arsip, Unit Pengolah/keija, tahun

Arsip, nomor boks nomor Arsip, (lihat gambar 2).

Gambar 1.

FOLDER

2 cm /

JL35,5 cm

24 cm

8 cm

Folder denoon tab di atos"

Gambar 2.

Box arsip besar dan kccil

27 cm27 cm

- -20 cm- — - -y

Label

TAHUN

NAMA INSTANSI

UNIT KERJA

NOMOR ARSIP

NOMOR BOKS

- 10 -

C. Pembuatan Daftar Arsip Inaktif.

Daftar Arsip Inaktif adalah daftar yang berisi informasi Arsip yang frekuensi

penggunaannya sudah menurun, daftar ini digunakan sebagai acuan

pemindahan Arsip. Pencipta Arsip menyusun daftar Arsip Inaktif yang

dipindahkan dan ditandatangani oleh pimpinan Unit Pengolah/Unit Kerja

selaku yang memindahkan Arsip dan Unit Kearsipan di lingkungan BSN

selaku penerima Arsip. Daftar Arsip Inaktif sekurang-kurangnya memuat:

1. Pencipta Arsip;

2. Unit Pengolah/kerja;

3. Nomor Arsip;

4. Kode klasifikasi;

5. Uraian informasi Arsip;

6. Kurun waktu;

7. Jumlah; dan

8. Keterangan

Daftar Arsip yang akan dipindahkan dibuat rangkap 2 (dua).

Rangkap ke-1 untuk Unit Pengolah dan rangkap ke-2 untuk Unit Kearsipan.

Pelaksanaan pemindahan dilakukan dengan membuat Berita Acara

pemindahan Arsip yang digunakan sebagai bukti adanya pengalihan

wewenang dan tanggung jawab pengolaan Arsip.

Contoh

11

DAFTAR ARSIP INAKTIF YANG DIPINDAHKAN

ORGANISASI: BADAN STANDARDISASI NASIONAL

UNIT KERJA :

No. Kode

klasifikasi

Uraian

Infomasi

Tahun Jumlah TingkatPerkembangan

No.

Boks

Ket

1 2 3 4 5 6 7 8

PIHAK YANG MENERIMA

Pimpinan Unit Kearsipan

Ttd

(Nama Jelas)NIP

PIHAK YANG MENYERAHKAN

Pimpinan Unit Pengolah

Ttd

(Nama Jelas)NIP

Keterangan :

1. Nomor : diisi nomor urut jenis Arsip

2. Kode klasifikasi : diisi tanda pengenal Arsip yang dapat membedakan antara

masalah yang satu dengan masalah yang Iain

3. Uraian informasi: diisi dengan uraian informasi yang terkandung dalam Arsip

4. Tahun : diisi tahun terciptanya Arsip

5. Jumlah : diisi dengan jumlah Arsip dalam setiap jenis Arsip (eksemplar/

forder/boks).

6. Tingkat perkembangan : diisi dengan tingkat perkembangan Arsip (asli/copy/

tembusan). Bila terdiri dari beberapa tingkat perkembangan dicantumkan

seluruhnya

7. Nomor boks : diisi dengan nomor yang memuat lokasi pada boks berapa jenis Arsip

disimpan

8. Keterangan : diisi kekhususan Arsip (kertas rapuh/Berkas tidak lengkap/ lampiran

tidak ada)

- 12 -

D. Pemindahan Arsip

Pemindahan Arsip Inaktif dari Unit Pengolah/keija ke Unit Kearsipan.

Prosedur pemindahan Arsip dilakukan dengan langkah-langkah sebagai

berikut:

1. Membuat daftar Arsip yang dipindahkan

Arsip inaktif yang dipindeihkan adalah Arsip yang direkomendasikan

"Simpan sebagai Arsip Inaktir pada kolom 6 dalam daftar penilaian Arsip

(lihat penilaian Arsip pada huruf c). Dalam melakukan kegiatan ini,

Arsiparis/petugas harus memasukan Arsip yang direkomendasikan

tersebut ke dalam daftar Arsip yang dipindahkan.

2. Menyeleksi Arsip yang akan dipindahkan;

3. Menata Arsip ke dalam boks berdasarkan nomor Arsip dan

membungkusnya dengan sampul pembungkus/folder. Boks Arsip yang

digunakan dapat berukuran besar (20 x 27cm) atau kecil (10 x 27cm);

4. Mengkoordinasikan pemindahan Arsip dengan Unit Kearsipan;

5. Melaksanakan pemindahan Arsip Inaktif dari Unit Pengolah ke Unit

Kearsipan, disertai dengan daftar Arsip yang dipindahkan dan berita acara

pemindahan Arsip;

6. Berita Acara pemindahan Arsip ditandatangani oleh pimpinan Unit

Pengolah/kerja dan Unit Kearsipan;

7. Berita acara pemindahan Arsip dan daftar ar4sip yang dipindahkan dibuat

masing-masing rangkap 2 (dua). Rangkap ke-1 untuk Unit Pengolah/keija

sebagai pengganti Arsip yang dipindahkan, dan rangkap ke-2 diberikan

kepada Unit Kearsipan sebagai bukti pemindahan Arsip.

- 13 -

Contoh :

BERITA ACARA PEMINDAHAN ARSIP

Nomor :

Pada hari ini tanggal bulan tahun Yang bertanda tangan

dibawah ini,

Nama

NIP.

Jabatan

Dalam hal ini bertindak untuk dsin atas nama yang selanjutnya disebut

PIHAK PERTAMA.

Nama

NIP.

Jabatan

Dalam hal ini bertindak untuk dan atas nama yang selanjutnya disebut

PIHAK KEDUA.

Telah melaksanakan penilaian Arsip berdasarkan Jadwal Retensi Arsip dan atau

berdasarkan nilai guna, dan akan melaksanakan pemindahan Arsip dari Unit Pengolah

ke Unit Kearsipan sebanyak sebagaimana Daftar Arsip terlampir.

Berita Acara ini dibuat dalam rangkap 2(dua) dan PARA PIHAK menerima satu rangkap

yang mempunyai kekuatan hukum sama.

Di buat di:

Tanggal :

PIHAK YANG MENERIMA PIHAK YANG MENYERAHKAN

Pimpinan Unit Kearsipan Pimpinan Unit Pengolah/Keija

14

BAGAN ALIR PEMINDAHAN ARSIP

Mulai

Mempersiapkan peralatan yangdibutuhkan untuk pemindahan Arsip

JRA, boks, folder, label,ATK

Menyeleksi retensi Arsip yang telahmemasuki masa Inaktif pada Unit

Ppnnnlah/kpria

Jadwal Retensi Arsip

Membuat daftar Arsip yang akandipindahkan dari Unit Pengolah/kerja ke

Unit Kearsipan

Daftar Arsip yang akandipindahkan

Menata Arsip kedalam boks Arsip danmemberikan latiel pengenal pada boks Arsip

Arsip Aktif yang tertata rapidalam boks Arsip

TidakArsip AktifArsip Inaktif

7

Melaksanakan pemindahan Arsip Inaktifdari Unit Pengolah/kerja ke Unit

Kearsipan

-Berita Acara Pemindahan Arsip-Daftar Arsip yang dipindahkan

t

C Selesai

- 15 -

BAB III

PEMUSNAHAN ARSIP

Pemusnahan adalah salah satu bagian dari kegiatan Penyusutan Arsip.

Pemusnahan Arsip dilakukan secara total, sehingga Arsip tidak dapat dikenali

lagi baik fisik maupun informasinya.

Prosedur pemusnahan Arsip oleh BSN melalui tahapan sebagai berikut:

A. PEMBENTUKAN PANITIA PENILAI ARSIP

Pembentukan panitia penilai Arsip menjadi syarat mutlak bagi pelaksanaan

penilaian Arsip. Syarat terbentuknya Panitia/Tim Penilai Arsip:

1. Panitia penilai Arsip ditetapkan oleh Kepala BSN;

2. Panitia penilai Arsip bertugas melakukan penilaian Arsip yang akan

dimusnahkan;

3. Panitia penilai Arsip berjumlah ganjil;

4. Panitia penilai Arsip sekurang-kurangnya memenuhi unsur:

a. Pimpinan Unit Kearsipan sebagai ketua merangkap anggota;

b. Pimpinan Unit Pengolah yang Arsipnya akan dimusnahkan sebagai

anggota;

c. Arsiparis sebagai anggota.

5. Dalam hal pencipta Arsip belum memiliki Arsiparis, anggota dapat

digantikan oleh pegawai yang mempunyai tugas dan tanggung jawab

dibidang pengelolaan Arsip.

B. PENYELEKSIAN ARSIP

Penyeleksian Arsip adalah proses pemilihan Arsip pada Unit Pengolah/kerja

atau Unit Kearsipan yang memiliki nilai guna. Penyeleksian Arsip dilakukan

oleh Panitia Penilai Arsip melalui JRA dengan cara melihat pada kolom retensi

inaktif dan pada kolom keterangan dinyatakan musnah. Dalam hal retensi

inaktifnya telah habis atau terlampaui dan pada kolom keterangan

dinyatakan musnah, maka Arsip tersebut dapat dikategorikan sebagai Arsip

usul musnah.

C. PEMBUATAN DAFTAR ARSIP USUL MUSNAH

Daftar Arsip usul musnah adalah daftar yang berisi catatan Arsip yang akan

dimusnahkan karena telah habis masa retensinya dan atau tidak bernilai

guna, daftar ini digunakan sebagai acuan pemusnahan Arsip. Hasil

penyeleksian Arsip dituangkan dalam daftar Arsip usul musnah. Daftar Arsip

- 16 -

Contoh;

DAFTAR ARSIP USUL MUSNAH

No. JENIS ARSIP TAHUN JUMLAH TINGKAT

PERKEMBANGAN

KET

Keterangan :

1. Nomor : diisi dengan nomor urut;

2. Jenis Arsip : berisijenis/Series Arsip;

3. Tahun : berisi tahun pembuatan Arsip;

4. Jumiah : berisi jumlah Arsip;

5. Tingkat perkembangan : berisi tingkatan keaslian Arsip (asli, copy, atau salinan)

6. Keterangan : berisi informasi tentang kondisi Arsip (misalnya : rusak/tidak

lengkap/berbahasa asing/daerah).

D. PENILAIAN ARSIP

Penilaian Arsip adalah proses menentukan nilai Arsip dilihat dari aspek

fungsi dan substansinya serta karakteristik fisik/nilai intrinsiknya yang

dilakukan melalui langkah-langkah teknis pengaturan secara sistematis

dalam unit informasi.

Penilaian Arsip dilakukan dengan tahapan sebagai berikut:

1. Panitia penilai melakukan penilaian terhadap daftar Arsip usul musnah

yang dilanjutkan dengan melakukan verifikasi secara langsung terhadap

fisik Arsip;

2. Membuat surat pertimbangan tertulis terkait basil penilaian dan

dituangkan pertimbangan tertulis oleh panitia penilai Arsip.

- 17

Contoh :

SURAT PERTIMBANGAN

PANITIA PENILAI ARSIP

Berkenaan dengan permohonan persetujuan pemusnahan Arsip di Badan

Standardisasi Nasionstl berdaseirkan surat nomor : Tanggal dalam hal ini

telah dilakukan penilaian dari tanggal s/d , terhadap

daftrar Arsip yang diusulkan musnah dengan menghasilkan pertimbangan :

a. menyetujui usulan pemusnahan Arsip sebagaimana terlampir; atau

b. menyetujui usulan pemusnahan Arsip, namun ada beberapa Berkas yang

dipertimbangkan agar tidak dimusnahkan dengan alasan

sebagaimana terlampir.

Demikian hasil pertimbangan panitia penilai Arsip, dengan harapan permohonan

persetujuan usvd pemusnahan Arsip dapat ditindaklanjuti dengan cepat melalui

prosedur yang telah ditetapkan.

Jakarta,

1. Ketua

(NIP.... Jabatan....)

2. Anggota


3. Anggota


4. Anggota


5. Anggota


E. PERMOHONAN PERSETUJUAN/PERTIMBANGAN

Proses permohonan persetujuan/pertimbangan pemusnahan Arsip harus

memenuhi persyaratan sebagai berikut:

1. Menyampaikan surat permohonan persetujuan/ pertimbangan dari Kepala

BSN kepada Kepala ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA;

2. Menyampaikan daftar Arsip usul musnah berupa salinan cetak dan

salinan elektronik; dan

3. Menyampaikan surat pertimbangan oleh panitia penilai Arsip.

- 18 -

F. PENETAPAN ARSIP YANG AKAN DIMUSNAHKAN

Kepala BSN mengeluarkan penetapan terhadap Arsip yang akan

dimusnahkan dengan mengacu pada persetujuan tertulis dari Kepala ARSIP

NASIONAL REPUBLIK INDONESIA dan pertimbangan tertulis dari panitia

penilai Arsip.

G. PELAKSANAAN PEMUSNAHAN ARSIP

1. Pelaksanaan pemusnahan Arsip memperhatikan ketentuan:

a. Dilakukan secara toted sehingga fisik dan informasi Arsip musnah dan

tidak dapat dikenali;

b. Disaksikan oleh paling sedikit 2 (dua) pejabat dari unit kerja bidang

hukum dan/atau unit keija pengawasan di lingkungan BSN; dan

c. Disertai penandatanganan berita acara yang memuat daftar Arsip yang

dimusnahkan.

2. Peledcsanaan pemusnahan Arsip dilakukan dengan membuat Berita Acara

Pemusnahan beserta Daftar Arsip Usul Musnah yang dibuat rangkap 2

(dua). Rangkap ke-1 disimpan di Unit Kearsipan sebagai pengganti Arsip

yang dimusnahkan, dan lembar ke-2 diberikan kepada Unit

Pengolah/keija yang Arsipnya telah dimusnahkan;

3. Men3dmpan dokumentasi pelaksanaan pemusnahan, meliputi:

a. Keputusan pembentukan panitia pemusnahan Arsip;

b. Notulen rapat panitia penilai pemusnahan Arsip pada saat melakukan

penilaian;

c. Surat pertimbangan dari panitia penilai Arsip kepada Kepala BSN yang

menyatakan bahwa Arsip yang diusulkan musnah dan telah memenuhi

syarat untuk dimusnahkan;

d. Surat persetujuan dari Kepala BSN;

e. Surat persetujuan dari Kepala ARSIP NASIONAL REPUBLIK

INDONESIA untuk pemusnahan Arsip yang memiliki retensi sekurang-

kurangnya 10 (sepuluh) tahun;

f. Keputusan Kepala BSN tentang penetapan pelaksanaan pemusnahan

Arsip;

g. Berita acara pemusnahan Arsip;

h. Daftar Arsip yang dimusnahkan.

- 19 -

Contoh:

BERITA ACARA PEMUSNAHAN ARSIP

Nomor :

Pada hari ini tanggal Bulan tahun yang

bertanda tangan dibawah ini, berdasarkan Jadwal Retensi Arsip telah

melaksanakan pemusnahan Arsip sebanyak tercantum dalam

Daftar Arsip Yang Dimusnahkan terlampir Lembar. Pemusnahan

Arsip secara total dengan cara

Saksi-saksi Kepala Unit Kearsipan,

KeArsipan,

1. Kepala Unit Pengolah

2. Unit Kerja Bagian Hukum

3. Unit Keija Inspetorat

20

BAGAN ALIR PEMUSNAHAN ARSIP

Mulai

Surat Keoutusan Keoala BSN

JRA, peraturanperundang-undangan

Daftar Arsip yang akandimusnahkan

Arsip yang akan dimusnahkantertata rapi dalam boks Arsip

Surat pertimbangan dan PersetujuanPemusnahan Arsip Statis

JRA

Surat pengajuan dan persetujuannamiiRnahan Arsin

ArsipMusnah?

Ya

-BA pemusnahan Arsip-Daftar Arsip yang dimusnahkan

Dokumentasi pelaksanaanpenyerahan Arsip Statis

Selesai

Tidak

Arsip StatisSerahkan kepada Lembaga

KeArsipan

Menyeleksi Arsip yang akandiusulkan musnah

Mendaftar Arsip yang akan diusulkan musnah

Melaksanakan pemusnahan Arsip

Melakukan penilaian Arsip oleh panitia penilai arisp

Membentuk panitia penilai Arsip denganmelibatkan Unit Pengolah/kerja dan Arsiparis

Menyampaikan permohonan persetujuanpemusnahan Arsip kepada Kepala ARSIP

Menyimpan dokumentasi pelaksanaanpemusnahan

Mengkoordinasikan pemusnahan Arsipdengan Unit Pengolah/kerja pemilik

Arsip

Menata Arsip secara rapih dan teratur sesuaiurutan nomornya yang terdapat dalam daftrar

Arsip yang akan dimusnahkan

- 21 -

BAB IV

PENYERAHAN ARSIP STATIS

Penyerahan Arsip Statis kepada ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA

adalah salah satu bagian dari kegiatan Penyusutan Arsip di lingkungan BSN

yang dilakukan dengan langkah-langkah sebagai berikut:

A. PENYELEKSIAN DAN PEMBUATAN DAFTAR ARSIP USUL SERAH

Penyeleksian Arsip yang dimaksud disini adalah proses pemilihan Arsip pada

Unit Pengolah/keija atau Unit Kearsipan yang memiliki nilai guna,

Penyeleksian Arsip dilakukan dengan cara:

1. Menyeleksi daftar Arsip Inaktif yang berpedoman pada JRA, dengan cara

melihat pada kolom retensi inaktif dan pada kolom keterangan yang

dinyatakan permanen;

2. Dalam hal retensi inaktifnya telah habis atau terlampaui dan pada kolom

keterangan dinyatakan permanen, maka Arsip tersebut telah memasuki

masa Arsip usul serah;

3. Hasil penyeleksian Arsip dituangkan dalam daftar Arsip usul serah;

4. Daftar Arsip usul serah paling sedikit berisi nomor, kode klasifikasi,

uraian informasi Arsip, kurun waktu, jumlah Arsip dan keterangan.

22

Contoh:

DAFTAR ARSIP STATIS YANG DISERAHKAN

INSTANSI:

ALAMAT :

NO, JENIS ARSIP URAIAN

INFORMASI

TAHUN JUMLAH KET

1 2 3 4 5 6

Keterangan :

• INSTANSI: BSN

• ALAMAT : diisi dengan alamat BSN1. No. : diisi dengan nomor urut Arsip/Berkas/boks2. Jenis Arsip : diisi dengan uraictn informasi Arsip (Series/file/Item)3. Uraian informasi: diisi dengan uraian informasi yang terkandung dalam Arsip4. Tahun : diisi dengan tahun Arsip tersebut diciptakan5. Jumlah : diisi dengan jumlah Arsip/Berkas/boks6. Keterangan : diisi dengan informasi yang diperlukan terkait dengan Arsip yang

diserahkan

- 23 -

B. PENILAIAN ARSIP

Penilaian Arsip pada tahap ini adalah proses menentukan nilai Arsip dilihat

dari aspek fungsi dan substansi informasinya serta karakteristik flsik/nilai

instrinsiknya melalui daftar Arsip usul serah yang telah dibuat oleh BSN.

Proses penilaiannya sebagai berikut:

1. Panitia penilai Arsip melakukan penilaian terhadap daftar Arsip usul

serah dengan 2 (dua) cara yaitu verifikasi secara langsung dan verifikasi

secara tidak langsung.

a. Verifikasi secara langsung

Verifikasi secara langsung terhadap fisik Arsip dapat dilihat pada

Gambar 3,

1. Memeriksa kelengkapan dan keutuhan kondisi fisik serta nilai

informasi Arsip Statis dengan mempertimbangkan konteks, isi dan

struktur, dengan ketentuan:

2. Apabila hasil verifikasi menunjukkan Arsip Statis tidak lengkap

maka kepala ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA meminta

Kepala BSN untuk melengkapi Arsip Statis dan/atau membuat

pemyataan tentang kondisi Arsip Statis.

3. Apabila Arsip Statis yang diakuisisi tidak ditemukan aslinya maka

Kepala BSN hams melakukan autentikasi ke ARSIP NASIONAL

REPUBLIK INDONESIA.

4. Arsip Statis asli yang belum ditemukan hams dimasukkan dalam

Daftar Pencarian Arsip (DPA) dan diumumkan kepada publik oleh

ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA.

Melakukan penilaian Arsip sesuai dengan JRA apabila pemeriksaan

fisik Arsipnya telah lengkap:

1) Melakukan pemeriksaan fisik Arsip berdasarkan daftar Arsip;

2) Memilah dan menetapkan Arsip yang dinyatakan permanen

dalam JRA untuk diserahkan kepada ARSIP NASIONAL

REPUBLIK INDONESIA;

3) Membuat daftar Arsip Statis;

4) Melakukan penyerahan Arsip Statis.

- 24 -

PROSES KERJA PENILAIAN VERIFIKASI SECARA LANGSUNG

PemeriksaanDaftar Arsip

Penilaian JRA

Penetapan Status

Verifika

tidakDikembalikan

> »keBSN

Penyerahan Arsip Statis

b. Verifikasi secara tidak langsung

Verifikasi secara tidak langsung dilakukan apabila BSN belum

mempunyai JRA. Langkah-langkah sebagai berikut: (gambar 4)

1. Memeriksa Arsip sesuai daftar Arsip;

2. Menilai Arsip yang memiliki nilai guna primer dan sekunder;

3. Menetapkan status Arsip menjadi: musnah, simpan sebagai Arsip

Inaktif, simpan permanen untuk diserahkan kepada ARSIP

NASIONAL REPUBLIK INDONESIA;

4. Membuat daftar Arsip usul musnah;

5. Menyampaikan daftar usul musnah ke ARSIP NASIONAL REPUBLIK

INDONESIA;

6. Menjrusun daftar Arsip Statis;

7. Melakukan penyerahan Arsip Statis berdasarkan daftar Arsip Statis

yang diserahkan.

- 25

PROSES KERJA PENILAIAN VERIFIKASl SECARA TIDAK LANGSUNG

Daftar Arsip

Primer/ Sekunde: •

- Daftar Arsip Usul Musnah- Daftar Arsip sebagai lnaktif

Simpan / Permanen

Penilaian

Pembuatan Daftar

Penetapan Status

Pemeriksaan

Menentukan nilai guna

Penyerahan Arsip Statis

Penyusunan Daftar ArsipStatis

Musnah atau simpan(Arsip Inaktif)

2. Hasil penilaian sebagaimana dimaksud dalam nomor 1 selanjutnya

dibuatkan daftar Arsip hasil penilaian dan dituangkan dalam

pertimbangan tertulis oleh panitia penilai Arsip.

-26-

DAFTAR ARSIP HASIL PENILAIAN

NO. JENIS

ARSIP

TAHU

N

REKOMEND

ASl

KET

MUSNAH INAKTIF STATIS

1 2 3 4 5 6 7

Jakarta,

Kepala Badan Standardisasi Nasional*)

Ttd

Nama Jelas**)NIP.

*) Kepala BSN dapat diwakilkan**) Huruf dicetak bold

Ketersingan :1. Nomor : diisi dengan nomor Arsip;2. Jenis Arsip : diisi dengan unit informasi Arsip (Series/file/ltem);3. Tahun : diisi dengan kurun waktu terciptanya Arsip;4. Rekomendasi musnah : diisi dengan rekomendasi musnah berdasarkan nilai guna

primer, sekunder;diisi dengan rekomendasi inaktif/simpan berdasarkan nilaiguna primer/ sekunder;diisi dengan rekomendasi statis/permanen berdasarkannilai guna primer/sekunder.

5. Rekomendasi inaktif

6. Rekomendasi statis

Pengisian kolom 4 s/d 6 dengan tanda "V"

- 27 -

C. PEMBERITAHUAN PENYERAHAN ARSIP STATIS

Tahap selanjutnya adalah memberitahukan rencana pelaksanaan

penyerahan Arsip Statis kepada ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA.

1. Pemberitahuan akan menyerahkan Arsip Statis oleh Kepala BSN kepada

ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA disertai dengan pemyataan dari

Kepala BSN bahwa Arsip yang diserahkan autentik, terpercaya, utuh, dan

dapat digunakan;

2. Proses pemberitahuan penyerahan Arsip Statis harus memenuhi

persyaratan sebagai berikut:

a. Menyampaikan surat permohonan penyerahan Arsip Statis dari Kepala

BSN kepada Kepala ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA;

b. Menyampaikan daftar Arsip usul serah; dan

c. Menyampaikan surat pertimbangan oleh panitia penilai Arsip.

D. VERIFIKASI DAN PERSETUJUAN

Verifikasi yang dimaksud pada kegiatan ini adalah pencermatan ulang daftar

Arsip usul serah yang dibuat oleh BSN. Hasil verifikasi ini menjadi acuan

persetujuan penyerahan Arsip Statis dari BSN kepada ARSIP NASIONAL

REPUBLIK INDONESIA. Verifikasi diawali dengan:

1. Kepala ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA melakukan verifikasi

daftar Arsip usul serah berdasarkan permohonan. penyerahan Arsip Statis

dari BSN;

2. Kepala ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA dapat memberikan

rekomendasi atas hasil verifikasi daftar Arsip usul serah terhadap Arsip

yang diterima atau ditolak kepada BSN;

3. Kepala ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA memberikan persetujan

atas daftar Arsip usul serah dari BSN.

E. PENETAPAN ARSIP YANG AKAN DISERAHKAN

Penetapan Arsip yang akain diserahkan dituangkan dalam Keputusan Kepala

BSN. surat Keputusan Penetapan Arsip yang akan diserahkan kepada ARSIP

NASIONAL REPUBLIK INDONESIA mengacu pada persetujuan dari Kepala

ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA.

-28-

F. PELAKSANAAN SERAH TERIMA ARSIP

Beberapa hal yang perlu dilakukan dalam rangka penyerahan Arsip Statis

yaitu:

1. Pelaksanaan serat terima Arsip Statis oleh Kepala BSN kepada Kepala

ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA dengan disertai berita acara,

daftar Arsip usul serah dan fisik Arsip yang akan diserahkan;

2. Susunan format berita acara meliputi:

a. Kepala, memuat logo, judul, dan hari/tanggal/tahun, tempat

pelaksanaan penandatanganan, nama dan jabatan para pihak yang

membuat berita acara;

b. Batang tubuh, memuat kegiatan yang dilaksanakan, termasuk

bilamana ada klausul peijanjian antara kedua pihak khususnya

mengenai hak akses Arsip Statis;

0. Kaki, memuat nama jabatan dan pejabat atau pihak yang dikuasakan

olehnya, serta tanda tangan para pihak yang melakukan

penandatanganan naskah berita.

- 29 -

Contoh :

BERITA ACARA SERAH TERIMA ARSIP

DARI BADAN STANDARDISASI NASIONAL

KEPADA ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA

Nomor :

Pada hari ini, , tanggal , bulan , tahun ,

bertempat di (nama tempat dan alamat), kami yang bertanda tangan

dibawah ini :

1. Nama :

NIP/NIK.:

Jabatan*) :

Selanjutnya disebut PIHAK PERTAMA beitindak untuk dan atas nama Badan

Standardisasi Nasional.

1. Nama :

NIP/NIK.:

Jabatan*) :

Selanjutnya disebut PIHAK KEDUA bertindak untuk dan atas nama Arsip

Nasional Republik Indonesia, telah melaksanakan serah terima Arsip BSN yang

memiliki nilai guna seperti yang tercantum dalam daft^ Arsip terlampir untuk

disimpan di ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA.

Berita acara ini dibuat dalam rangkap 2 (dua) bermeterai cukup dan PIHAK

PERTAMA menerima satu rangkap yang mempunyai kekuatan hukum sama.

Jakarta,

PIHAK KEDUA PIHAK PERTAMA

Jabatan *) Jabatan *)Ttd Ttd

Nama tanpa gelar **) Nama tanpa gelar **)NIP. NIP.

*) Kepala BSN/ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA dapat diwakilkan**) Huruf dicetak bold

- 30 -

DAFTAR PENGIRIMAN ARSIP

BADAN STANDARDISASI NASIONAL

Seri dan Judul :

Nomor :

Tanggal

No. Jenis/SeriesArsip

Tahun Tingkatperkembangan

Jumlah Ket

1 2 3 4 5 6

Dibuat di

Tanggal :

PIHAK KEDUA,Jabatan *)

ttd

PIHAK PERTAMA,

Jabatan *)ttd

Nama tanpa gelar **)NIP.

Nama tanpa gelar **)NIP.

*) Kepala DSN dapat diwakilkan**) Huruf dicetak bold

Keterangan :1. Nomor : diisi dengan menuliskan nomor Arsip;2. Jenis Arsip : diisi dengan unit informasi Arsip (Series/file/Item);3. Tahun : diisi dengan kurun waktu terciptanya Arsip4. Tingkat perkembangan : diisi dengan tingkat perkembangan keaslian Arsip seperti

asli / tembusan/ salinan / pertinggal / copy;5. Jumlah : diisi dengan jumlah Arsip (lembar/eksemplar/folder/boks)6. Keterang£m : diisi dengan informasi khusus yang penting.

Untuk diketahui seperti: kertas rapuh, Berkas tidak lengkap, lampiran tidak ada, dansebagainya.

-31 -

BAGAN ALIR PENYERAHAN ARSIP STATIS KEPADA ARSIP NASIONAL

REPUBLIK INDONESIA

Mulai

1Membuat daftar Arsip Statis JRA

Menyeleksi Arsip Statis yang akan diserahkanke ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA

Menilai Arsip Statis yang akan diserahkan kepada

Arsip Statis yang akandiserahkan

JRA

Menata Arsip Statis yang akan diserahkan keARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA

Mengajukan pemberitahuanpenyerahan Arsip Statis kepada ARSIPNASIONAL REPUBLIK INDONESIA

Surat pemberitahuan danPersetujuan Penyerahan Arsip

Statis

Surat Pemberitahuan dan PersetujuanPenyerahan Arsip Statis

Verlfikasi arisp

T~idak

ArsipStatis ?

- JRA

- Daftar Arsip Statis- Arsio

Arsip Inaktif Kemballkan kepada BSN

Ketetapan Kepala BSN

I

Selesal

Melaksanakan Penyerahan Arsip Statis

Menyimpan dokumentasi pelaksanaanpenyerahan Arsip Statis

Surat Keputusan Kepala BSN

-8A serah terima Arsip Statis-Daftar Arsip Statis yg diserahkan- Arsip Statis

Dokumentasi pelaksanaanpenyerahan Arsip Statis

kRDtSKEPALA DISASI NASIONAL,

ACHMAD

kepala badan standardisasi nasional,

Documents