kegiatan media relations the sunan hotel solo …eprints.uns.ac.id/3577/1/202591811201109431.pdf ·...
TRANSCRIPT
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
i
LAPORAN KULIAH KERJA MEDIA
KEGIATAN MEDIA RELATIONS
THE SUNAN HOTEL SOLO DALAM MEMPERTAHANKAN
IMAGE POSITIF
Disusun oleh :
DYAH PURNAMAWATI
D1608001
TUGAS AKHIR
Diajukan untuk melengkapi tugas-tugas dan memenuhi syarat-syarat guna
memperoleh gelar Ahli Madya bidang Komunikasi Terapan
PROGRAM KOMUNIKASI TERAPAN
FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK
UNIVERSITAS SEBELAS MARET
SURAKARTA
2011
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
ii
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
iii
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
iv
MOTTO
Run for your life
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
v
KATA PENGANTAR
Puji syukur penulis panjatkan kepada Allah SWT, dengan segala
kebesaran dan keagunganNYA, dengan segala rahmat dan petunjuk yang
diberikan kepada penulis, sehingga penulis dapat menyelesaikan penyusunan
Laporan Tugas Akhir ini yang berjudul “Kegiatan Media Relations The
Sunan Hotel Solo Dalam Mempertahankan Image Positif”.
Diadakannya Kegiatan Kuliah Kerja Media ini mempunyai tujuan
yaitu, untuk memperoleh tambahan ilmu pengetahuan dibidang Public
Relations, serta untuk mendapatkan pengalaman sehingga dapat
membandingkan teori yang didapat di bangku kuliah dengan kenyataan yang
terjadi pada perusahaan, selain itu untuk memperoleh gelar Ahli Madya
Program Studi Public Relations Komunikasi Terapan FISIP UNS Surakarta.
Sedangkan tujuan khususnya adalah untuk mengetahui gambaran kerja Public
Relations dalam menjalankan tugasnya di The Sunan Hotel Solo.
Dalam penelitian Laporan Tugas Akhir ini, penulis menemui cukup
banyak hambatan dan kesulitan, namun berkat bimbingan, bantuan, serta
dukungan dari berbagai pihak akhirnya penulisan tugas akhir ini dapat
terselesaikan dengan baik. Dengan kerendahan hati penulis menyampaikan
rasa terima kasih yang sebesar-besarnya kepada :
1. Bapak Prof. Drs. Pawito Ph,d selaku Dekan FISIP UNS.
2. Bapak Drs. A. Eko Setyanto, M.Si selaku ketua jurusan program D3
Komunikasi Terapan.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
vi
3. Bapak Drs. Surisno Satrio Utomo, M.Si selaku dosen pembimbing Tugas
Akhir ini.
4. Almarhum Bapak tercinta, atas segenap perhatian dan kasih sayangnya
serta kenangan yang tak ternilai harganya.
5. Ibu yang selalu menyanggupi apa yang saya minta meski tak selamanya
ada.
6. Henricus Hans yang sudah memperhatikanku dan mau mendengarkan
keluhanku setiap hari.
7. Dimas, yang telah membatuku dalam pengerjaan Tugas Akhir ini.
8. Rofik, yang membantu dan berjuang bersama-sama dalam proses
pengerjaan Tugas Akhir ini.
9. Dita, Desi, Anne dan teman- teman semua yang telah memberikan
semangat dan membantuku.
10. Mbak Retno selaku PR Manager The Sunan Hotel Solo dan juga sebagai
pembimbing selama proses magang, yang telah banyak membantu,
memberi masukan, dam membimbing penulis selama magang berlangsung.
11. Mbak Tika, selaku sekretaris PR Manager The Sunan Hotel Solo, yang
selama proses magang selalu memberi bantuan dan bimbingan.
12. Seluruh civitas akademik FISIP UNS. Salam kreatifitas untuk kalian.
Penulis menyadari bahwa dalam penulisan Tugas Akhir ini masih
banyak kekurangan dan masih kurang sempurna. Untuk itu saran dan kritik
yang bersifat membangun sangat penulis harapkan demi kesempurnaan
penyusunan Laporan Tugas Akhir ini.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
vii
Akhirnya penulis berharap semoga Laporan Tugas Akhir ini dapat
bermanfaat bagi penulis pada khususnya bagi pembaca pada
umumnya.Terima kasih.
Surakarta, 27 Mei 2011
Penulis
Dyah Purnamawati
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
viii
DAFTAR ISI
HALAMAN JUDUL ....................................................................................... i
PERSETUJUAN ............................................................................................. ii
PENGESAHAN .............................................................................................. iii
MOTTO .................................................................................................... iv
KATA PENGANTAR .................................................................................... v
DAFTAR ISI .................................................................................................. viii
BAB I PENDAHULUAN ........................................................................... 1
A. Latar Belakang Masalah ............................................................ 1
B. Tujuan ........................................................................................ 6
BAB II TINJAUAN PUSTAKA................................................................... 8
A. Pengertian Public Relations ....................................................... 8
B. Fungsi dan Peranan Public Relations ........................................ 10
C. Pengertian Media Relations ....................................................... 12
D. Pentingnya Membina Media Relations ....................................... 14
E. Bentuk-bentuk Kegiatan Media Relations ................................. 17
BAB III DESRIPSI PERUSAHAAN ............................................................. 19
A. Sejarah The Sunan Hotel Solo ................................................... 19
B. Struktur Bangunan The Sunan Hotel Solo ................................. 21
C. Wilayah Usaha ........................................................................... 23
D. Fasilitas The Sunan Hotel Solo .................................................. 24
E. Visi,Misi,Falsafah,Motto dan Logo The Sunan Hotel Solo ....... 32
F. Struktur Organisasi The Sunan Hotel Solo ................................. 33
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
ix
G. Job Description ........................................................................... 34
H. Pembagian Waktu Kerja ............................................................. 38
BAB IV PELAKSANAAN KKM .................................................................. 39
A. Waktu dan Tempat Pelaksanaan Magang ................................... 40
B. Bidang Pelaksanaan .................................................................... 40
C. Kegiatan Yang Telah Dilakukan ................................................ 41
D. Kegiatan Media Relations The Sunan Hotel .............................. 44
BAB V PENUTUP ......................................................................................... 47
A. Kesimpulan ................................................................................ 47
B. Saran .......................................................................................... 48
DAFTAR PUSTAKA ...................................................................................... 50
LAMPIRAN
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
1
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah
Aktivitas Public Relations (PR) pada hakekatnya merupakan
proses yang berkesinambungan. Dimana manajemen berusaha untuk
memperoleh itikad baik dan pengertian dari komunitasnya, dari para
pegawainya dan juga merupakan kelanjutan proses penetapan kebijakan pihak
manajemen dalam memberikan masukan dan saran perbaikan untuk
meningkatkan citra. Dalam hal ini PR merupakan sosok yang mewakili
kepentingan perusahaan. Keberhasilan PR didalam menjalankan aktivitasnya
dinilai akan membawa nama baik perusahaan dimata khalayaknya, dan
sebaliknya kegagalan PR akan membawa citra buruk perusahaan.
Citra perusahaan sangat penting bagi setiap perusahaan. Hal ini
dikarenakan citra merupakan keseluruhan kesan yang terbentuk dibenak
masyarakat tentang perusahaan. Citra dapat berhubungan dengan nama bisnis,
arsitektur, variasi dari produk, tradisi, ideologi dan kesan pada kualitas
komunikasi yang dilakukan oleh setiap karyawan yang berinteraksi dengan
klien perusahaan. Citra juga layaknya seperti nyawa bagi perusahaan untuk
bisa terus bertahan dan mengeruk keuntungan bisnisnya sepanjang masa. Hal
ini wajar, karena tanpa citra yang baik, perusahaan tidak akan langgeng, dan
bisa jatuh terjun bebas sebelum akhirnya mati di tengah kompetisi bisnis yang
semakin ketat.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
2
Salah satu akses menjaga citra perusahaan adalah lewat media. Hal ini
disebabkan media adalah salah satu jembatan komunikasi antara perusahaan
dengan publiknya. Media seringkali menjadi acuan bagi publik untuk bergerak
dan bertindak atas sebuah isu yang dipublikasikan. Media bisa membentuk
opini masyarakat. Dengan kekuatan media, masyarakat bisa mengamini apa
yang dipublikasikan karena media dianggap sebagai pihak yang objektif,
independen, jujur dan tidak memihak.
Media juga berperan penting dalam publikasi suatu perusahaan
yakni sebagai penyebaran informasi kepada masyarakat agar masyarakat
mengetahui keberadaan perusahaan maupun produk yang dimiliki perusahaan
sehingga memperoleh pengertian dan itikad baik publik. Selain itu publikasi
juga berperan penting sebagai salah satu alat promosi ampuh untuk
memperkenalkan keberadaan perusahaan termasuk jasa atau pelayanan yang
ditawarkan melalui berita media massa.
Penggunaan media massa bagi keperluan Public Relations (PR)
sangat besar manfaatnya. Dengan kondisi yang sangat kompetitif saat ini,
bidang PR berupaya merebut dukungan publik melalui program yang
dilakukannya agar perusahaan tetap mampu bersaing dan berkembang terus.
Upaya meraih dukungan publik itu, dalam kegiatannya PR perlu bekerja keras
dengan mencari dan memberi informasi kepada masyarakat, agar perusahaan
mereka tumbuh subur, karena melalui kepercayaan dan sokongan publiklah
sebuah organisasi ataupun perusahaan itu akan tetap berjalan.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
3
Salah satu fungsi PR yakni sebagai mediator atau penghubung
antara pihak eksternal dengan pihak internal ataupun sebaliknya. Selain
sebagai mediator, PR juga berfungsi sebagai fasilitator yaitu wadah yang
memberikan fasilitas dalam penyampaian informasi bagi publik internal
maupun eksternal. Salah satu kegiatan PR dalam memberikan informasi
kepada masyarakat untuk memperoleh dukungan dan kepercayaan publik
adalah kegiatan Hubungan Media (Press Relations/Media Relations) yakni
membina hubungan baik dengan kalangan pers yang mengelola media cetak
(surat kabar/majalah) dan media elektronik (TV/radio). 1
Hubungan kemitraan antara PR dan pers sangatlah diperlukan. Hal
ini dikarenakan menjalin hubungan dengan pers bukanlah suatu kegiatan yang
mudah. Seorang PR, harus dapat menjaga kerahasiaan instansinya untuk
konsumsi publik. Hubungan pers adalah usaha untuk mencapai publikasi atau
penyiaran yang maksimum atas suatu pesan atas informasi PR dalam rangka
menciptakan pengetahuan dan pemahaman bagi khalayak dari organisasi atau
perusahaan yang bersangkutan.2
Kegiatannya tidak sebatas hanya menyebarkan informasi,
melainkan semua kegiatan komunikasi guna mendorong terciptanya saling
pengertian, kepercayaan antara perusahan dan khalayaknya. Seluruh kegiatan
yang dilakukan seorang PR dalam membina hubungannya dengan pihak
eksternal memerlukan dukungan dari pihak media massa (pers). Hubungan PR
1 Drs. Saleh Soemirat, M.S & Drs. Elvianaro, M.Si, Dasar-dasar Public Relations, 2007, Bandung, penerbit Rosda. Hlm 121 2 Frank Jefkins, Public Relations edisi kelima, 2003, Jakarta, penerbit Erlangga. Hlm 9
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
4
dan pers saling bergantung satu sama lain, kadang menjadi lawan, dan kadang
menjadi mitra kerja dalam suatu masalah atau persoalan yang sama-sama ada
kepentingan di dalamnya.
Penting sekali dalam sebuah kegiatan PR menjalin hubungan pers
atau Media Relations yang baik dengan para pemimpin dan
reporter/wartawan surat kabar, majalah, radio, dan televisi. Perlakuan yang
berdasarkan like dan dislike dalam memberikan keterangan
dapat menimbulkan berita-berita/tulisan-tulisan yang tidak akurat, bahkan
berita yang tidak benar tentang organisasi/perusahaan yang mungkin
membawa kerugian.3 Untuk itulah perlunya membina hubungan dengan media
tanpa membeda-bedakan.
Salah satu aktivitas PR adalah membina dan memperoleh suatu
kepercayaan, pengertian serta penghargaan dari suatu lembaga atau instansi
serta masyarakat yang menjadi publik sasaran. Oleh karena itu diharapkan PR
dapat menciptakan suatu persepsi yang menguntungkan perusahaan dengan
membina suatu hubungan yang harmonis (good relationship) antara
perusahaan atau organisasi dengan masyarakat atau sebaliknya, melalui
komunikasi timbal balik dalam upaya menciptakan kondisi yang
saling menghargai, pengertian, mempercayai dan toleransi.
Bagi The Sunan Hotel Solo yang dulu bernama Quality Hotel Solo,
PR menjadi fungsi manajemen dari perusahaan. Untuk mewujudkan visi, misi,
memiliki daya saing, dan terus berkembang, The Sunan Hotel Solo melalui 3 Drs. Saleh Soemirat, M.S & Drs. Elvianaro, M.Si, Dasar-dasar Public Relations, 2007, Bandung, penerbit Rosda. Hlm 122
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
5
berbagai devisinya bersama-sama untuk terus bekerja keras baik dalam
perbaikan produk, pelayanan, SDM, brand products, brand corporate, dan citra
perusahaan.
Salah satu tujuan humas The Sunan Hotel Solo adalah
mendapatkan persepsi yang baik dari khalayaknya. Pers merupakan salah satu
khalayaknya. Melalui pembentukan persepsi PR dapat membangun citra yang
baik dan menguntungkan dalam menyampaikan program kerja instansinya
agar dapat mencapai tujuannya. Aktivitas PR The Sunan Hotel Solo,
dilakukan oleh seorang petugas PR yang mengerti tujuan dan program
perusahaan yang perlu disampaikan kepada masyarakat. Petugas PR di tuntut
untuk memiliki pengetahuan mengenai sistem perusahaan, harus bertindak
sebagai juru bicara perusahaan, memberikan layanan informasi tentang
perusahaan dan produk dari The Sunan Hotel Solo.
Salah satu fungsi PR The Sunan Hotel Solo adalah
mempertahankan citra positif perusahaan dimata masyarakat luas.
Mempertahankan citra perusahaan dapat dilakukan dengan berbagai kegiatan,
diantaranya dengan cara publikasi. PR The Sunan Hotel Solo harus ekstra
kerja keras untuk bisa mendapatkan publikasi seluas-luasnya dari masyarakat,
tentunya publikasi yang positif setidaknya yang berimbang dalam pemberitaan
di media massa.
Aktivitas PR dan pers di The Sunan Hotel Solo terasa meningkat
semenjak beberapa tahun belakangan. Oleh karena itu, kegiatan PR The Sunan
Hotel Solo berupaya untuk membina hubungan baik dengan wartawan, agar
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
6
wartawan dapat membantu menciptakan image atau citra positif di
masyarakat dan pemerintahan.
Seiring dengan berjalannya waktu penulis mempelajari bahwa
kegiatan Media Relations di The Sunan Hotel Solo berjalan sangat baik.
Berbagai pemberitaan positif kerap muncul di media baik lokal maupun
nasional. Berdasarkan latar belakang tersebut maka judul penulisan Laporan
Kuliah Kerja Media ini adalah “ Kegiatan Media Relations The Sunan Hotel
Solo Dalam Mempertahankan Image Positif“.
B. Tujuan
Tujuan dari pelaksanaan Kegiatan Kuliah Kerja Media ini adalah :
§ Tujuan Umum :
1. Untuk mendapatkan pengalaman bagi mahasiswa dalam
menghadapi dunia kerja nantinya.
2. Untuk memperoleh tambahan ilmu pengetahuan dibidang Public
Relations.
3. Mendapatkan pengalaman sehingga dapat membandingkan teori
yang didapat di bangku kuliah dengan kenyataan yang terjadi pada
perubahan.
4. Untuk memperoleh gelar Ahli Madya Program Studi Public
Relations Komunikasi Terapan FISIP UNS Surakarta.
5. Meningkatkan kreativitas dan profesionalitas mahasiswa agar siap
dalam persaingan dalam dunia kerja.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
7
§ Tujuan Khusus :
1. Untuk mengetahui berbagai kegiatan dan kinerja Public Relations di
perusahaan, khususnya di The Sunan Hotel Solo.
2. Membangun serta membina hubungan yang baik antara Jurusan Ilmu
Komunikasi Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas
Sebelas Maret Surakarta dengan lembaga/ instansi, dimana
mahasiswa menjalankan praktek Kegiatan Kuliah Kerja Media,
khususnya dengan The Sunan Hotel Solo.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
8
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
A. Pengertian Public Relations
Definisi Public Relations (humas) menurut Scott M. Cutlip, Allen
H. Center, dan Glen M. Broom, seperti dikutip oleh Onong Uchjana Effendy
yaitu4 :
“Public Relations adalah fungsi manajemen yang menilai sikap publik, mengidentifikasi kebijaksanaan dan tata cara seseorang atau organisasi demi kepentingan publik, serta merencanakan dan melakukan suatu program kegiatan untuk meraih dan pengertian dan dukungan publik.”
Sedangkan definisi PR menurut Frank Jeffkins “Semua bentuk
komunikasi yang terencana dengan baik ke dalam maupun keluar antara suatu
organisasi dengan khalayaknya dalam rangka mencapai tujuan-tujuan spesifik
yang berlandaskan pada saling pengertian.”5
Menurut Dr. Rex Harlow dalam bukunya yang berjudul A Model
Public Relations Educations For Profesional Practise yang diterbitkan oleh
IPRA (Internasional Public Relations Association) menyatakan bahwa definisi
dari Public Relations adalah6 :
“Fungsi manajemen yang khas dan mendukung pembinaan, pemeliharaan jalur bersama antara organisasi dengan publiknya, menyangkut aktivitas komunikasi, pengertian, dan kerja sama, melibatkan manajemen dalam menghadapi persoalan/permasalahan, membantu manajemen untuk mampu menanggapi opini publik, mendukung manajemen dalam mengikuti dan memanfaatkan perubahan secara efektif, bertindak sebagai sistem peringatan
4 Onong Uchjana Effendy, Hubungan Masyarakat, PT Remaja Rosdakarya, Bandung. 5 Frank Jefkins, Public Relations edisi kelima, 2003, Jakarta, penerbit Erlangga. Hlm 113-115 6 Rosady Ruslan, S.H, Manajemen Humaas dan Manajemen Komunikasi (Konsepsi dan Aplikasi) edisi revisi, 2001, Jakarta, penerbit Rajawali Pers. Hlm 17
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
9
dini dalam mengantisipasi kecenderungan penggunaan penelitian serta teknik komunikasi yang sehat dan etis sebagai sarana utama.”
Para ahli PR menanggapi definisi yang dirumuskan oleh DR. Rex
Harlow tersebut, dan kemudian dilengkapi dengan definisi yang dihasilkan
pada pertemuan di Mexico City, bulan Agustus 1978 yang dinamakan The
Statemen of Mexico. Definisi tersebut yakni7 :
“Praktik PR adalah seni dan ilmu pengetahuan sosial yang dapat dipergunakan untuk menganalisis kecenderungan, memprediksi konsekuensi-konsekuensinya, menasehati para pemimpin organisasi, dan melaksanakan program yang terencana mengenai kegiatan-kegiatan yang melayani, baik untuk kepentingan organisasi maupun kepentingan public atau umum.”
Menurut J.C. Seidel, direktur Public Relations Devitions of
Housing, State N.Y. Public Relations adalah “Proses yang terus menerus dari
usaha-usaha manajemen untuk memperoleh good will dan pengertian dari para
langganannya,pegawai-pegawainya, dan public pada umumnya”.8
Sedangkan menurut Onong Uchjana Effendy, humas adalah “
Komunikasi dua arah antara organisasi dengan public secara timbale balik
dalam rangka mendukung fungsi dan tujuan manajemen dengan meningkatkan
pembinaan kerja sama dan pemenuhan kepentingan bersama.”9
7 M. Linggar Anggoro, Teori dan Profesi Kehumasan Serta Aplikasinya di Indonesia, 2002, Jakarta, Penerbit, Bumi Aksara. Hlm 2 8 Onong Uchjana Effendy, Hubungan Masyarakat, PT Remaja Rosdakarya, Bandung. 9 Rosady Ruslan, S.H, Manajemen Humaas dan Manajemen Komunikasi (Konsepsi dan Aplikasi) edisi revisi, 2001, Jakarta, penerbit Rajawali Pers. Hlm 21
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
10
Selain definisi-definisi diatas, masih banyak lagi definisi public
relations yang lain, tetapi pada hakekatnya terdapat persamaan. Terutama
bahwa kegiatan public relations dimaksudkan untuk memperoleh pengertian,
kepercayaan, dan dukungan melalui komunikasi dua arah.
B. Fungsi dan Peran Public Relations
Secara garis besar fungsi Public Relations adalah menumbuhkan
hubungan baik antara segenap komponen pada suatu lembaga atau perusahaan
dalam rangka memberikan pengertian, menumbuhkan motivasi dan partisipasi.
Cutlip & Center and Canfield merumuskan fungsi Public Relations sebagai
berikut:
1. Menjunjung aktifitas utama manajemen dalam mencapai tujuan
bersama (fungsi melekat pada manajemen lembaga atau organisasi)
2. Membina hubungan yang harmonis antara badan/organisasi dengan
publiknya sebagai khalayak sasaran.
3. Mengidentifikasikan yang menyangkut opini, persepsi dan tanggapan
masyarakat terhadap badan/organisasi yang diwakilinya atau
sebaliknya.
4. Melayani keinginan publiknya dan memberikan sumbangan saran
kepada pimpinan manajemen demi untuk tujuan dan manfaat bersama.
5. Menciptakan komunikasi dua arah timbal balik, dan mengatur arus
informasi, publikasi serta pesan dari badan/organisasi ke publiknya ata
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
11
terjadi sebaliknya demi tercapainya citra positif bagi kedua belah
pihak.
Menurut Onong Uchjana Effendy dirumuskan fungsi PR sebagai berikut :
1. Menunjang kegiatan manajemen dalam mencapai tujuan organisasi.
2. Membina hubungan harmonis antara organisasi dengan publik, baik
publik eksternal maupun internal.
3. Menciptakan komunikasi dua arah timbal balik dengan menyebarkan
informasi dari organisasi kepada publik dan menyalurkan opini publik
kepada organisasi.
4. Melayani publik dan menasehati pimpinan organisasi demi
kepentingan umum.
Peranan PR dalam suatu organisasi dapat dibagi menjadi empat kategori:
1. Penasehat Ahli (Expert Prescriber), seorang praktisi pakar PR yang
berpengalaman dan memiliki kemampuan tinggi dapat menbantu
mencarikan solusi dalam penyelesaian masalah yang berhubungan
dengan publik.
2. Fasilitator Komunikasi (Communications Fasilitator), dalam hal ini
Praktisi PR bertindak sebagai komunikator atau meditor untuk
membantu pihak manajemen dalam hal untuk mendengar apa yang
diinginkan dan diharapkan oleh publiknya. Dipihak lain, dapat juga
dituntut mampu menjelaskan kembali keinginan, kebijakan dan
harapan organisasi kepada pihak publiknya. Sehingga dengan
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
12
komunikasi timbal balik tersebut dapat tercipta saling pengertian,
mempercayai, menghargai, mendukung dan toleransi yang baik antara
kedua belah pihak.
3. Fasilitator Proses Pemecah Masalah (Problem Solving Proces
Fasilitator). Peranan Praktisi PR dalam proses pemecahan persoalan
PR ini merupakan bagian dari tim manajemen. Hal ini dimaksudkan
untuk membantu pimpinan organisasi baik sebagai penasehat (advisor)
hingga mengambil tindakan eksekusi (keputusan) dalam mengatasi
persoalan atau krisis yang tengah dihadapi secara rasional dan
professional.
4. Teknisi Komunikasi (Communications Technician), peranan
Communications technician ini menjadi praktisi PR yang hanya
menyediakan layanan teknik komunikasi atau dikenal dengan method
of communication in organization.
C. Pengertian Media Relations
Media relations merupakan salah satu kegiatan yang dilakukan
oleh PR. Membina hubungan dengan media merupakan bagian dari fungsi
PR, dan ini bias menjadi perangkat yang sangat penting dan efisien.
Media relations dapat menjadi perangkat yang sangat penting dan
efisien, karena media dianggap mampu untuk menjangkau publik eksternal
perusahaan yang tersebar luas. Selain itu media juga merupakan salah satu
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
13
sumber informasi yang berita dan informasinya diperhatikan oleh masyarakat
luas.
Menurut Frank Jefkins: “Media Relations adalah usaha untuk
mencapai publisitas atau penyiaran yang maksimum atas suatu pesan atau
informasi humas dalam ranka menciptakan pengetahuan dan pemahaman
bagi khalayak dari perusahaan atau organisasi yang bersangkutan. “
Selain itu juga ada beberapa uraian tentang media relations dalam
membentuk pengertian media relations, yaitu :
1. Media relations itu berkenaan dengan media komunikasi. Media
komunikasi ini diperlukan karena menjadi sarana yang sangat penting dan
efisien dalam berkomunikasi dengan publik. Agar komunikasi dengan
publik tersebut bisa terpelihara. Maka, segala kepentingan media massa
terhadap organisasi mesti direspons oleh organisasi. Tujuannya adalah
untuk keberhasilan program.
2. Media relations itu pada dasarnya berkenaan dengan pemberian informasi
atau memberi tanggapan pada media pemberitaan atas nama organisasi
atau klien. Karena berhubungan dengan media massa itulah, maka ada
yang menyebutnya bahwa media relations itu merupakan fungsi khusus
di dalam satu kegiatan atau program PR. Letak kekhususannya ada pada
pelibatan media massa yang berada di luar kendali organisasi untuk bisa
menopang pencapaian tujuan organisasi.
Komunikasi yang dikembangkan dalam praktik PR adalah
komunikasi dua arah. Komunikasi yang dilakukan bukan hanya dari
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
14
organisasi kepada publik-publiknya, melainkan juga sebaliknya. PR
menggunakan media massa untuk mencapai seluruh publik eksternalnya.
Melalui media relations, PR tidak hanya menggunakan media sebagai sarana
untuk berkomunikasi dengan publiknya, tetapi juga menggunakan media
untuk mendengarkan atau mengikuti apa yang dikomunikasikan publik-
publik terhadap organisasinya.
D. Pentingnya Membina Media Relations
Salah satu kegiatan PR dalam memberikan informasi kepada
masyarakat adalah untuk memperoleh dukungan dan kepercayaan publik yang
dilakukan melalui media relations, yakni membina hubungan baik dengan
berbagai media, baik media cetak maupun media elektronik. Seorang public
relations harus selalu membina hubungan baik dengan media agar
perusahaan/organisasi dapat diketahui dan dikenal oleh publiknya.
Bila seseorang PR mengetahui cara kerja media massa, informasi
yang disampaikan PR kepada publiknya akan menjadi layak berita, antara lain
memiliki nilai berita yang tinggi dan sistematika penulisan yang sesuai dengan
media massa pada umumnya. PR dapat mengemukakan isu yang actual, gaya
penulisan serta visi dan misi media tersebut, sehingga informasi yang akan
disampaikan dapat dimuat oleh media yang bersangkutan. Hal-hal yang perlu
diketahui PR tentang media massa menurut Frank Jefkins antara lain:
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
15
a. The editorial policy, yaitu kebijakan redaksi yang menayangkan visi dan
misi media, isi dan bentuk media yang diterbitkan. Misalnya surat kabar
secara regular memuat secara rinci dan khusus tentang berita bisnis.
b. Frequency of publication, yaitu harian, mingguan, dwi mingguan,
seminggu dua kali, bulanan, triwulanan, tahunan. Edisi tertentu setiap
harinya dianggap penting.
c. Copy date, yaitu batas waktu dan tanggal pemasok berita ke media
massa, termasuk untuk isu berita mendatang. Bergantung frekuensi dan
proses pencetakan.
d. Printing process, yaitu jenis percetakan media massa yang digunakan
seperti letterpress, photogravure, atu lithography.
e. Circulations area, yaitu daerah sirkulasinya, mencangkup internasional,
nasional, regional, satu kota, pinggiran kota, pemuatan kasus-kasus
tertentu menjadi bagian pemuatan regional propinsi tertentu.
f. Readership profile, yaitu bagaimana karakteristik/profil orang-orang
yang membaca media itu, dilihat dari kelompok umur, jenis kelamin,
tingkat sosial, pekerjaan, kepentingan khusus, kebangsaan, kelompok
etnis, agama, dan politik.
g. Distribution method, yaitu cara penyebaran media tersebut. Misalnya
dijual eceran di toko buku, eceran langsung, atau berlangganan.
Hal-hal tersebut perlu diketahui dan dipahami oleh seseorang PR
untuk dapat mengetahui bagaimana cara kerja media yang sebenarnya.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
16
Misalnya dalam hal Frequency of publication, seorang PR perlu mengetahui
bagaimana frekuensi penerbitan media yang bersangkutan, apakah harian,
mingguan, dwi mingguan atau sebulan sekali, agar PR dapat memantau
mengenai pemberitaan mengenai perusahaan di media tersebut.
Hubungan yang dibina oleh PR dengan media harus tetap erat. Hal
ini dilakukan karena PR tidak dapat meninggalkan media sebagai sarana
publikasi PR, sebaliknya media membutuhkan informasi resmi, akurat, dan
lengkap, yang biasanya didapat melalui PR. Beberapa prinsip umum untuk
membina hubungan dengan pers yang baik menurut Frank Jefkins:
a. By servicing the media, yaitu memberikan pelayanan kepada media.
b. By establishing a reputations for reliability, yaitu menegakkan suatu
reputasi yang dapat dipercaya. Misalnya selalu menyiapkan bahan-bahan
informasi yang akurat dimana dan kapan saja diminta. Wartawan selalu
ingin tahu sumber berita paling baik untuk mendapatkan informasi yang
akurat dan hubungan timbal balik terjalin semakin erat.
c. By supplying good copy, yaitu memasok naskah informasi yang baik.
Misalnya memberikan gambar/foto dan pengiriman news release.
d. By coorperation in providing material, yaitu melakukan kerja sama yang
baik dengan menyediakan bahan informasi. Misalnya merancang
wawancara pers dengan seseorang yang dibutuhkan pers ketika itu.
e. By providing verification facilities, yaitu penyediaan fasilitas yang
memadai. Misalnya memberikan fasilitas yang dibutuhkan dalam menggali
berita.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
17
f. By building personal relationship with the media, yaitu menjalin
hubungan personal dengan media. Hal ini yang mendasari keterbukaan dan
saling menghormati profesi masing-masing.
Dengan melaksanakan media relations seorang PR dapat
memantau perkembangan berita atau informasi mengenai
perusahaan/organisasinya. Sehingga apabila ada pemberitaan yang negatif yang
perlu ditindaklanjuti, maka PR tersebut telah mengetahuinya. Untuk mencapai
tujuan PR yang diantaranya menciptakan citra positif dan saling pengertian
antara publik dengan perusahaannya, maka banyak kegiatan PR yang dilakukan
di media, yang dapat menjangkau publik yang tersebar.
E. Bentuk-Bentuk Kegiatan Media Relations
Dalam upaya membina hubungan dengan media, kegiatan-kegiatan
yang dilakukan antara lain:
1. Konferensi Pers, temu pers atau jumpa pers yaitu diberikan secara
simultan/berbarengan oleh seseorang pejabat pemerintah atau swasta
kepada sekelompok wartawan, bahkan bisa ratusan karyawan sekaligus.
2. Press Briefing, yaitu diselenggarakan secara regular oleh seseorang pejabat
PR. Dalam kegiatan ini disampaikan informasi-informasi mengenai
kegiatan yang baru terjadi kepada pers, juga diadakan tanggapan atau
pertanyaan bila wartawan belum puas dan menginginkan keterangan lebih
rinci.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
18
3. Press Tour, yaitu diselenggarakan oleh suatu perusahaan atau lembaga
untuk mengunjungi daerah tertentu dan pers diajak menikmati objek wisata
yang menarik.
4. Press Release, atau siaran pers sebagai publisitas yaitu media yang banyak
digunakan dalam kegiatan kehumasan karena dapat menyebarkan berita.
5. Special Event, yaitu peristiwa khusus sebagai suatu kegiatan PR yang
penting dan memuaskan banyak orang untuk ikut serta dalam suatu
kesempatan, mampu meningkatkan pengetahuan dan memenuhi selera
publik. Seperti peresmian gedung, peringatan ulang tahun perusahaan.
6. Press luncheon, yaitu pejabat PR yang mengadakan jamuan makan siang
bagi para wakil media massa/wartawan, sehingga pada setiap kesempatan,
pihak pers dapat bertemu dengan top manajemen perusahaan/lembaga guna
mendengarkan perkembangan perusahaan/lembaga tersebut.
7. Wawancara pers, sifatnya lebih pribadi dan lebih individual. PR atau top
manajemen yang diwawancarai hanya berhadapan dengan wartawan yang
bersangkutan.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
19
BAB III
DESKRIPSI THE SUNAN HOTEL
A. Sejarah The Sunan Hotel Solo
The Sunan Hotel Solo dahulu bernama Quality Hotel Solo
merupakan hotel berbintang empat di Surakarta yang dibangun sejak tahun
1995 dan diresmikan pada 5 Januari 1998 oleh H. Wisnu Suhardono, SE
pemilik Graha Mulya Wirastama yang merupakan suatu badan usaha
perseorangan terbatas yang bergerak di bidang property terkemuka di Solo,
dimana PT. Graha Mulya Wirastama juga merupakan owning company The
Sunan Hotel Solo. Hotel ini didirikan oleh H. Wisnu Suhardono, SE untuk
mengembangkan usaha orang tua beliau yang dahulu juga pengusaha hotel di
Keprabon Solo.
Pada awalnya The Sunan Hotel Solo hanya menawarkan jasa
penginapan berupa kamar-kamar. Namun demi memenuhi tuntutan pasar dan
agar lebih bisa memberikan fasilitas dan sarana penunjang bagi tamu-tamu
hotel, maka mulai tahun 1999 disediakan fasilitas-fasilitas penunjang lain
seperti coffee shop, metting room, music room, dan fitness center. Untuk lebih
mengembangkan hotel dan bertujuan agar cepat dikenal di kalangan
perhotelan, baik domestik maupun mancanegara, owning company
memutuskan untuk menggunakan manajemen QUALITY-CHOICE
INTERNATIONAL, suatu jaringan manajemen hotel internasional yang
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
20
berpusat di Amerika Serikat, sebagai trademark hotel. Di Indonesia, Choice
Hotel Indonesia adalah pemegang franchise dari Choice Hotel International.
Pada bulan Oktober 1990, Mr. Ron Muller dan Mrs. Karl Waelti para veteran
yang telah 40 tahun berkecimpung di bisnis perhotelan, mendirikan
perusahaan ini.
Namun seiring perkembangan bisnis perhotelan, Quality Hotel
Solo melepaskan diri dari manajemen QUALITY–CHOICE
INTERNATIONAL dan merubah namanya menjadi The Sunan Hotel Solo.
Mulai tanggal 23 November 2007 Quality Hotel Solo resmi berubah namanya
menjadi The Sunan Hotel Solo.
The Sunan Hotel Solo tidak merubah struktural manajemennnya,
hanya saja The Sunan Hotel Solo mengganti namanya dan mencoba untuk
mandiri dengan brandnya yang baru. Diharapkan The Sunan Hotel Solo
mampu lebih meningkatkan occupancy-nya didunia perhotelan.
Selain untuk melestarikan usaha orang tuanya, pemilik The Sunan
Hotel Solo memilih kota Solo sebagai lokasi hotel karena kota Solo terkenal
dengan kekayaan seni budaya dan tempat-tempat wisata yang cukup beragam
dan tentunya hal tersebut akan menarik wisatawan domestik maupun
mancanegara.
Sejak awal berdirinya The Sunan Hotel Solo mengalami banyak
peningkatan, tidak hanya dari tingkat hunian kamar namun juga dari tingginya
minat masyarakat dalam menggunakan jasa yang ditawarkan The Sunan Hotel
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
21
Solo seperti : coffee shop, metting room, swimming pool, restaurant, music
room, convention center, lounge, banquet dan fitness center & SPA.
The Sunan Hotel Solo, selalu berupaya untuk meningkatkan
kualitas, baik dari segi fasilitas maupun tenaga professional untuk menjamin
kepuasan pelanggan, sebagaimana motto yang diterapkan oleh hotel yaitu
“Feel The Sunan Experience”. Diharapkan dengan terjaminnya kepuasan
pelanggan akan meningkatkan laba perusahaan dan kemajuan hotel.
Sampai saat ini The Sunan Hotel Solo telah mengalami beberapa
pergantian pimpinan / General Manager, mulai dari yang pertama yaitu Mr.
Eric Aebersoled yang berasal dari Swiss. Setelah menjabat kurang lebih satu
tahun, beliau digantikan oleh Mr. Victor H. Sitompul. Kemudian selanjutnya
berturut-turut Mr. Leopold Tambingon (incharge), Mr. Gunawan Budiraharjo,
SE, MBA. Selain menjabat menjadi GM, Mr. Gunawan Budiraharjo, SE,
MBA adalah salah satu direktur PT. Graha Mulya Wirastama. Kemudian
beliau digantikan oleh Mr. Dicky Soemarsono yang sebelum menjabat
menjadi General Manager, Mr. Dicky Soemarsono menjabat sebagai executive
assistant manager di The Sunan Hotel Solo.
B. Struktur Bangunan The Sunan Hotel Solo.
The Sunan Hotel Solo menempati tanah seluas 22.603,14 m2
dengan luas bangunan 16.145 m2 dengan pelaksanaan pembangunannya yaitu
oleh PT. Pembangunan Perumahan, sedangkan manajemen konstruksi
ditangani oleh PT. Paramaloka Konsultan. Design arsitektur hotel merupakan
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
22
perpaduan antara tradisional jawa dengan design modern yang dirancang oleh
arsitek Jaya Kencana, ME dengan arsitektur pelaksana PT. Talenta Indah.
Struktur bangunan The Sunan Hotel Solo adalah sebagai berikut:
a. Basement, terdapat:
1. Ruang perkantoran dan
pengendalian
2. Music room
3. Pusat kebugaran (fitness center)
dan sauna
4. Florist
5. Royal season education center
6. Musholla qolbun shalim
7. Locker karyawan
8. Area parker
b. Ground Floor, terdapat :
1. Receptionist
2. Lobby
3. Restaurant narendra indo asia dining
4. Royal espresso & tea lounge
5. Shopping arcade
6. Semi olimpic swimming pool
7. Grand Ballroom
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
23
8. Kono room
9. Privat Dining Room
c. Lantai 1,
Terdapat kamar-kamar penginapan, Triwindu I & II Meeting Room
Embassy Wine Lounge and Shop.
d. Lantai 2, 3, 4, 5, dan 6
Diseluruh lantai-lantai tersebut terdapat kamar-kamar penginapan
e. Halaman depan
Halaman depan yang cukup luas digunakan untuk parkir kendaraan dan
pos keamanan hotel.
C. Wilayah Usaha
The Sunan Hotel Solo terletak di daerah bagian barat kota Solo,
tepatnya di Jl. Ahmad Yani No. 40. Lokasi ini cukup strategis dan dalam
lokasi ideal karena berada didalam kota serta didukung oleh beberapa hal atau
segi berikut:
1. Dari Segi Transportasi.
The Sunan Hotel Solo cukup mudah untuk dijangkau oleh para wisatawan
asing maupun domestik yang datang atau berkunjung ke kota Solo dan
sekitarnya karena berjarak 6 Km dari Bandara Adi Sumarmo dengan
waktu tempuh 15 menit, 6 menit atau 4 Km dari stasiun Balapan Solo.
2. Dari Segi Pemasaran
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
24
The Sunan Hotel Solo terletak di jalan yang menghubungkan dua jalan
utama di kota Solo yaitu Jl. Slamet Riyadi dan Jl. Adi Sucipto.
Disepanjang keduan jalan tersebut terdapat berbagai fasilitas-fasilitas
seperti perkantoran, perhotelan, maupun tempat-tempat olahraga yang
dapat memudahkan tamu untuk melakukan berbagai kegiatan maupun
aktivitasnya.
3. Dari Segi Kepariwisataan
The Sunan Hotel Solo terletak cukup dekat dengan obyek-obyek wisata
yaitu 4 Km dari Istana Mangkunegaran, 5 Km dari kantor Balaikota, 5 Km
dari pasar tekstil terbesar di Jawa Tengah, Pasar Klewer. The Sunan Hotel
Solo juga terletak dengan pusat perbelanjaan seperti Solo Grandmall, Solo
Square, pusat perbelanjaan Macro, Matahari Departement Store, dan
Coyudan. Selain itu The Sunan Hotel Solo juga berdekatan dengan
kawasan Stadion Olahraga Manahan, Kota Barat yang dikenal sebagai
pusat para pedagang makanan dan minuman di kota Solo.
D. Fasilitas The Sunan Hotel Solo
The Sunan Hotel Solo memiliki beberapa fasilitas yang ditawarkan
sebagai berikut:
1. Kamar.
Kamar yang dimiliki The Sunan Hotel Solo berjumlah 127 kamar dengan
spesifikasi:
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
25
a. Deluxe Rooms
1) Sebanyak 102 kamar yang terletak di lantai 2 – 5.
2) Fasilitas single / double bed, TV Cable, kamar mandi hot & cold,
dan perlengkapan kamar standar.
b. Executive Business Room
1) Sebanyak 14 kamar dan terletak dilantai 6.
2) Fasilitas single / double bed, terdapat dua bantal dan dua guling,
TV Cable, kamar mandi hot & cold, telephone, perlengkapan
kamar standar, ditambah dengan fasilitas hot spot atau internet
gratis yang bisa langsung diakses didalam kamar.
c. Junior Suites Rooms
1) sebanyak 8 kamar dan terletak di lantai 6.
2) fasilitas single / double bed, dua televisi, dua kamar mandi,
perlengakapan kamar standar ditambah dengan adanya ruang
keluarga lengkap dengan mini bar.
d. Suites Room
1) Sebanyak 2 kamar dan terletak di lantai 6.
2) Fasilitas single / double bed, TV Cable, dua kamar mandi,
perlengkapan kamar standar, ruang keluarga, ruang makan, bar
counter, televisi dengan layar lebar yang terdapat di kamar tidur
dan di ruang keluarga.
e. President Suites Room
1) Hanya terdapat satu kamar yang terletak di lantai 6.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
26
2) Fasilitas ruang besar, dua kamar tidur dengan kasur yang
berukuran twin bed dan King Size bed, dua kamar mandi dengan
perlengkapan mandi yang lebih istimewa, satu kamar mandi untuk
di ruang utama, dapur pribadi, ruang makan, bar counter, tiga
televisi dengan tv cable, dan tiga telephone yang bisa dipakai untuk
luar area hotel.
· Fasilitas –fasilitas yang dimiliki tiap kamar adalah : telephone SLI /
SLJJ, televise (satellite & in house movies) dengan remote control dan
parabola 19 channel, hair dryer, VCD, radio / piped music, mini bar
and refrigerator, kamar mandi dengan bath tub, shower air panas &
dingin, central AC with individual control, dan kunci kamar magnetik.
· Sedangkan failitas-fasilitas yang didapatkan para tamu adalah:
welcome drink, Koran, buah-buahan segar dikamar, sarapan pagi,
transportasi dari dan ke bandara atau stasiun KA, bebas menggunakan
fasilitas olahraga, (fitness dan renang), bebas masuk Music Room,
layanan laundry, dan layanan room service 24 jam.
2. Ruang Banquet dan fasilitas Konferensi (meeting room).
The Sunan Hotel Solo mempunyai 9 (sembilan) buah ruang
konferensi dengan berbagai ukuran yang disediakan untuk berbagai acara
seperti rapat, pertemuan, seminar, konferensi, pameran, pesta maupun
acara-acara lainnya. Ruang konferensi tersebut adalah sebagai berikut:
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
27
a. Ballroom I:
Ruangan ini menempati area seluas 288m2 dengan ukuran 12 x 24 m2
dan kapasitas yang dimiliki adalah:
1) Untuk Coctail Style berkapasitas 250 kursi
2) Untuk Theater Style berkapasitas 250 kursi
3) Untuk Banquet Style berkapasitas 120 kursi
4) Untuk Classroom Style berkapasitas 100 kursi
b. Ballroom II:
Ukuran luas area dan kapasitas sama dengan Ballroom I.
c. Ballroom III:
Ruangan ini menempati area seluas 648 m2 dengan ukuran 27 x 24 m2
dan kapasitas yang dimiliki adalah:
1) Untuk Coctail style berkapasitas 900 kursi
2) Untuk Theater Style berkapasitas 900 kursi
3) Untuk Banquet Style berkapasitas 400 kursi
4) Untuk Classroom Style berkapasitas 280 kursi
5) Untuk U – Shape berkapasitas 250 kursi
d. Grand Ballroom:
Ruangan ini menempati area seluas 1296 m2 dengan ukuran 54 x 24 m2
dan kapasitas yang dimiliki adalah :
1) Untuk Coctail Style berkapasitas 2800 kursi
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
28
2) Untuk Theater Style berkapasitas 2200 kursi
3) Untuk Banquet Style berkapasitas 900 kursi
4) Untuk Classroom Style berkapasitas 700 kursi
5) Untuk U – Shape berkapasitas 500 kursi
e. Kono Meeting Room
Ruangan ini menempati area seluas 64,8 m2 dengan ukuran 5,4 x 12 m2
dan kapasitas yang dimiliki adalah:
1) Untuk Coctail Style berkapasitas 50 kursi
2) Untuk Theater Style berkapasitas 50 kursi
3) Untuk Banquet style berkapaitas 30 kursi
4) Untuk Classroom style berkapasitas 30 kursi
5) Untuk U – Shape berkapasitas 25 kursi
f. Executive Meeting Room
Ruangan ini menempati area seluas 35 m2 dengan ukuran 4,5 x 7,8 m2
dan kapasitas yang dimiliki adalah:
1) Untuk Coctail Style berkapasitas 30 kursi
2) Untuk Theater Style berkapasitas 30 kursi
3) Untuk Banquet Style berkapasitas 20 kursi
4) Untuk Classroom Style berkapasitas 20 kursi
5) Untuk U – Shape berkapasitas 20 kursi
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
29
g. Private Dining Room
Ruangan ini menempati area seluas 27 m2 dengan ukuran 5,4 x 5 m2
dan kapasitas yang dimiliki adalah:
1) Untuk Cocktail Style berkapasitas 10 kursi
2) Untuk Theater Style berkapasitas 10 kursi
3) Untuk Banquet Style berkapasitas 10 kursi
4) Untuk Classroom Style berkapasitas 10 kursi
5) Untuk U – Shape berkapasitas 20 kursi
h. Triwindu Meeting Room I
Ruangan ini menempati area seluas 82,5 m2 dengan ukuran 15 x 5,5 m2
dan kapasitas yang dimiliki adalah:
1) Untuk Cocktail Style berkapasitas 75 kursi
2) Untuk Theater Style berkapasitas 80 kursi
3) Untuk Banquet Style berkapasitas 50 kursi
4) Untuk Classroom Style berkapasitas 50 kursi
5) Untuk U – Shape berkapasitas 30 kursi
i. Triwindu Meeting Room II
Ukuran luas area dan kapasitas sama dengan Triwindu Meeting Room
II.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
30
3. Restaurant dan bar.
a. Narendra Indo Asia Dining
Terletak diantara loby dan kolam renang dibuka untuk umum mulai
pukul 06.00 – 24.00 WIB dengan kapasitas 120 kursi dan diiringi
alunan live music.
b. Music Room
Terletak di basement, menyajikan hiburan malam yang menyajikan
live music dengan full band. Dibuka untuk umum dari pukul 18.30 –
01.30 WIB dini hari dengan kapasias 150 kursi dan 350 pengunjung.
c. Mezzanine lounge / terrace.
Terletak di lantai 1, dibuka untuk umum mulai pukul 11.00 – 21.00
WIB dengan kapasitas 160 kursi.
d. Pool Bar
Terletak di samping kolam renang, menyajikan makanan dan minuman
ringan, dibuka untuk umum mulai pukul 07.00 – 22.00 WIB. Dengan
kapasitas 30 kursi.
e. Royal Espresso & Tea Lounge.
Terletak di lobby bagian depan. Menyajikan aneka kopi istimewa.
Dibuka untuk umum mulai pukul 10.00 – 23.00 WIB dengan kapasitas
20 kursi.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
31
4. Fasilitas Olah Raga.
a. Out Heated Semi Olympic pool
Terletak di serambi belakang hotel. Tersedia juga kolam ukuran baby
pool dan medium pool untuk balita dan anak – anak. Dibuka untuk
umum dengan waktu operasional 06.00 – 21.00 WIB.
b. Ayudi Fittness and spa.
Terletak berdekatan dengan music room dilengkapi dengan sauna,
namun managementnya terpisah dengan management The Sunan Hotel
Solo. Selain sebagai fasilitas untuk tamu juga dibuka untuk umum.
c. Fasilitas pendukung lain :
1) Bussiness centre
2) Shopping arcade
3) Drug store
4) Laundry and dry cleaning
5) Recepsionist 24 hours
6) Klinik
7) Banqueting facilities
8) Hot spots
9) 24 hours security
10) 24 hours room service
11) Free parking
12) Salon & hair beauty treatment
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
32
E. Visi, Misi, Falsafah, Motto dan Logo The Sunan Hotel Solo
1. Visi
Menjadi salah satu perusahaan terbaik di industri perhotelan dan
F&B di Indonesia dalam aspek kepuasan pelanggan, peningkatan
penjualan, kesejahteraan karyawan, dan profitabilitas melalui karya yang
kreatif dan inovatif dari seluruh karyawan yang kompeten.
2. Misi
· Meningkatkan nilai tambah bagi pemegang saham dengan
menjalankan etika bisnis dan pengelolaan perusahaan yang baik
· Menciptakan manfaat jangka panjang yang berkesinambungan dan
saling menguntungkan antara perusahaan dengan seluruh mitra usaha
· Selalu memberikan pelayanan yang terbaik dan kualitas produk yang
terbaik kepada semua tamu tanpa kompromi
· Saling menghormati dan selalu meningkatkan kerja sama yang baik
antara sesama karyawan demi kebaikan semua.
3. Falsafah
Memberikan service yang baik kepada tamu merupakan tujuan utama.
4. Motto
Mengutamakan kerja sama team dalam memberikan pelayanan.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
33
5. Logo
F. Struktur Organisasi The Sunan Hotel Solo
The Sunan Hotel Solo adalah hotel berbintang 4 (empat) yang
sebagaimana perusahaan pada umumnya juga melakukan perincian tugas
pekerjaan dan pengelompokan kegiatan kerja yang akan dibebankan kepada
setiap individu, agar setiap individu dapat melaksanakan tugas dan
kewajibannya dengan baik dan benar. Semua departemen yang ada di The
Sunan Hotel Solo berada di bawah pimpinan GM (general Manager). Setiap
departemen yang ada di The Sunan Hotel Solo dipimpin oleh seorang
Departemen Head dengan beberapa orang staff.
Semua itu tercermin dari dalam struktur organisasi hotel yang
dirancang atau disusun sedemikian rupa sehingga mampu menunjukan
kerangka dan susunan perwujudan pola tetap hubungan diantara fungsi,
bagian-bagian, kedudukan, tugas, wewenang, tanggung jawab, yang berbeda
dalam suatu organisasi untuk mencapai tujuan perusahaan.
Hotel ini mengelompokan kegiatan-kegiatan yang sama atau fungsi
yang sejenis kedalam suatu departemen dan dikepalai oleh seorang manager.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
34
Seperti yang digambarkan dalam lampiran. (Struktur organisasi The Sunan
Hotel Solo terlampir).
G. Job Description
PT. Graha Mulya Wirastama yang terletak di Jl. KH. Ahmad
Dahlan No 32 Solo merupakan direksi (Boardsof Director) sekaligus pemilik
dari The Sunan Hotel Solo. Dewan direksi pusat membawahi General
Manager (GM) serta departemen – departemen yang ada di The Sunan Hotel
Solo. Adapun job description departemen adalah sebagai berikut:
1. EXECUTIVE OFFICE
Berjumlah 3 orang yang dipimpin oleh General Manager (GM) dengan
tugas yaitu bertanggung jawab atas kelangsungan dan kelancaran
perusahaan serta mengawasi aktivitas dalam perusahaan.
2. ACCOUNTING DEPARTEMENT
Berjumlah 15 orang yang dipimpin oleh Accounting Manager dengan
tugas yaitu mengendalikan dan mengatur sistem keuangan hotel,
menganalisa serta menyusun laporan perusahaan sesuai dengan standar
akuntansi yang berlaku.
3. HRD / PERSONAL DEPARTEMENT
Berjumlah 2 orang yang dipimpin oleh Human Resources Manager dengan
tugas:
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
35
a. Mempersiapkan dan melaksanakan kebijaksanaan karyawan sehingga
karyawan setia terhadap perusahaan, memiliki motivasi tinggi dalam
bekerja sehingga dapat memberikan pelayanan optimal kepada tamu.
b. Melaksanakan koordinasi dalam pelaksanaan tugas operasional
keamanan untuk mewujudkan situasi aman dan tertib di lingkungan
hotel.
c. Menjalin hubungan baik dengan HRD hotel-hotel berbintang,
internasional, café – café/ restaurant dan perusahaan besar berkait.
d. Menyusun kegiatan outing, kerja bakti, bakti sosial dan keagamaan baik
untuk internal The Sunan Hotel Solo maupun eksternal lingkungan
sekitar.
4. SECURITY DEPARTMENT
Berjumlah 13 orang yang dipimpin oleh chief security dengan tugas
menjaga keamanan untuk mewujudkan situasi aman dan tertib di
lingkungan hotel
5. ENGINERRING DEPARTMENT
Berjumlah 13 orang yang dipimpin oleh Chief Enginerring dengan tugas
bertanggung jawab atas perencanaan, pengerahan, pengawasan, koordinasi
staff bawahannya dan bertanggung jawab atas penyiapan dan penerapan
sistem pencegahan bahaya, pemeliharaan dan pengembangan metode
teknik kerja.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
36
6. FRONT OFFICE DEPARTMENT
Berjumlah 19 orang yang dipimpin oleh Front Office Manager dengan
tugas:
a. Bertanggung jawab dalam merencanakan, mengarahkan, mengawasi dan
mengkoordinir, seluruh aktifitas fornt office dan menjamin kepuasan
tamu atas pelayanan di front office.
b. Melaksanakan pengelolaan front office dan berpedoman pada standart
operating procedure dan kebijakan yang ditatapkan management.
7. HOUSEKEEPING DEPARTMENT
Berjumlah 29 orang yang dipimpin oleh Executive housekeeping dengan
tugas:
a. Melaksanakan pengelolaan dan pengendalian operasional administrasi
housekeeping berdasarkan kebijaksanaan manajemen.
b. Melaksanakan kerjasama dengan staff bawahannya untuk menjamin
kelancaran tugas-tugas secara menyeluruh.
8. LAUNDRY DEPARTMENT
Berjumlah 7 orang yang dipimpin oleh Laundry Supervisor dengan tugas
bertanggung jawab atas kelancaran kegiatan operasional laundry dan
perumusan kebijakan teknis, bimbingan, pembinaan, koordinasi, serta
admistrasi bagian laundry.
9. MARKETING DEPARTMENT
Berjumlah 6 orang yang dipimpin oleh Marketing Manager dengan tugas:
a. Membuat rencana promosi / penjualan
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
37
b. Mengarahkan operasi sales dan marketing
c. Mengkoordinasikan aktifitas sales dan marketing dengan department lain.
10. FOOD AND BEVERAGE
Berjumlah 22 orang yang dipimpin oleh F&B Manager dengan tugas:
a. Merencanakan, mengorganisir, melaksanakan, serta mengontrol
kegiatan operasional diseluruh outlet F&B
b. Bertanggung jawab atas kelancaran kegiatan administrasi diseluruh
outlet F&B.
11. FOOD AND BEVERAGE PRODUCT
Berjumlah 20 orang yang dipimpin oleh executive Chief dengan tugas:
a. Melaksanakan koordinasi pengelolaan bagian pengolahan makanan
yang berpedoman pada peraturan hotel yang berlaku, melaksanaan
penataan dan pembinaan dibidang adminstrasi bagian pengolahan
makanan.
b. Bertanggung jawab atas pengendalian atas biaya produksi makanan
12. PUBLIC RELATIONS DEPARTMENT
Berjumlah 6 orang yang dipimpin oleh Public Relation Manager dengan tugas:
a. Melakukan hubungan kemasyarakatan internal dan eksternal hotel
b. Membangun citra positif hotel dimata public/ masyarakat
13. ICC
Berjumlah 1 orang yang bertugas: mengontrol / control masalah keuangan.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
38
H. Pembagian Waktu Kerja
Karyawan The Sunan Hotel Solo berjumlah 156 orang dengan
pembagian waktu kerja sebagai berikut:
1. Marketing dan Accounting
Senin – Kamis Pukul : 08.00 – 12.00
13.00 – 17.00
Jumat Pukul : 08.00 – 11.30
13.00 – 17.00
Sabtu – Minggu Libur
2. Executive Office, Personalia, Public Relations
Senin – Kamis Pukul : 08.00 – 12.00
13.00 – 17.00
Jumat Pukul : 08.00 – 11.30
13.00 – 17.00
Sabtu – Minggu Libur
3. Front Office, Engineering, Security, Laundry, Houskeeping, F&B Service,
F&B Product
Shift I : Senin – Kamis Pukul : 07.00 – 12.00
13.00 – 15.00
Jumat Pukul : 07.00 – 12.00
13.00 – 15.00
Shift II : Senin – Minggu Pukul : 15.00 – 22.00
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
40
BAB IV
PELAKSANAAN KKM
A. Waktu dan Tempat Pelaksanaan Magang
Penulis menjalani kuliah kerja media selama 3 (tiga) bulan.
Terhitung mulai dari 1 Februari 2011 samapi 29 April 2011di The Sunan
Hotel Solo, beralamat di Jl.Ahmad Yani No. 40.
Aktivitas selama pelaksanaan magang adalah hari Senin sampai hari
Jumat, dengan jam kerja pukul 08.00 – 17.00 wib. Dikarenakan tempat dan
suasana kuliah kerja media penulis ini merupakan perusahaan swasta,
maka penulis dihaurskan menggunakan kemeja berwarna putih dan
bawahan rok berwarna hitam.
Dalam pelaksanaan KKM, penulis mempergunakan kesempatan
untuk mencari dan menggali sedalam mungkin tentang apa saja yang harus
dikerjakan karena dengan demikian akan dapat memberikan manfaat bagi
penulis. Baik berupa pengalaman, pengetahuan, dan skill yang dapat
menambah potensi penulis.
B. Bidang Pelaksanaan
Selama melaksanakan kuliah kerja media, penulis ditempatkan
di departemen Public Relations yang terletak di basement. Pada dasarnya
departemen Public Relations berperan sebagai pusat interaksi antara
perusahaan, masyarakat umum dan media sehingga pihak – pihak luar
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
46
dapat memperoleh informasi terbaru tentang perkembangan dan kegiatan
perusahaan. Public Relations secara structural tata kelola perusahaan
berada langsung dibawah General Manager, sehingga laporan pertanggung
jawaban (report) langsung kepada General Manager perusahaan.
Public Relations di kepalai oleh seorang Manager, berjumlah 6
orang bertugas melaksanakan kegiatan public relations yang berkaitan
dengan public secara umum dan media relations yaitu media monitoring,
menerbitkan siaran pers, media gathering, dll. Selain itu juga melakukan
kegiatan dengan internal perusahaan. Bekerjasama dengan HRD
melaksanakan kegiatan guna menjalin komunikasi yang lancar dalam
internal perusahaan.
C. Kegiatan Yang Telah Dilakukan
Dalam melaksanakan proses kuliah kerja media penulis telah
melaksanakan berbagai macam kegiatsan. Dari berbagai macam kegiatan
yang bersifat rutin hingga insidentil. Adapun kegiatan yang dilakukan
penulis selama mengikuti proses kuliah kerja media selam 13 minggu
adalah :
1. Media monitoring. Penulis mendapat tugas untuk melakukan
monitoring dari beberapa media cetak lokal dan nasional (ompas,
Bisnis Indonesia, Koran Tempo, Jawa Pos, Suara Merdeka, Solopos,
Joglosemar, Seputar Indonesia, Koran Wawasan, Suara Pembaharuan).
Dimana penulis diharuskan membaca dan mengkliping sejumlah berita
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
47
yang berkaitan dengan perusahaan dan pariwisata. Hal ini penulis
lakukan setiap hari.
2. Mencatat administrasi kantor. Penulis ditugaskan untuk mencatat
semua daftar belanja PR, mencatat semua iklan yang telah dipesan dan
mencatat semua voucher yang telah dikeluarkan oleh PR ( Room, Pool,
Meal Voucher ).
3. Penulis juga mendapat tugas untuk membuat press release. Biasanya
penulis membuat press release mengenai event – event yang akan
berlangsung di Hotel Sunan. Seperti membuat press release paket
kamar, promosi masakan, event Musro ( Rave Republic, Sparkling
Wednesday, dll ), serta membuat press release special event jika ada.
Penulis memperoleh materi dari news letter, kadang kala juga ada
event yang tidak dicantumkan dalam news letter seperti Pengajian
Jumat Legi, Donor Darah, dll.
4. Menghitung publikasi di media. Kegiatan ini penulis lakukan setiap
akhir minggu dan akhir bulan. Hal ini dimaksudkan sebagai tolak ukur
kinerja PR selama seminggu, kemudian PR akan mengevaluasi dan
merencanakan kegiatan selama seminggu kedepan.
5. Membantu menyiapkan materi News Letter dan Website dengan
bertanya dan meminta materi ke departemen Marketing dan FB. Hal
ini dilakukan guna meng update media internal dan website
perusahaan. Tugas ini penulis lakukan di akhir bulan.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
48
6. Membuat rekapan PR Report yang akan dilaporkan kepada General
Manager. Hal ini dilakukan agar GM mengetahui aktivitas departemen
PR selama satu bulan dan untuk mengetahui perkembangan publikasi
dan advertisment yang dilakukan PR. Tugas ini penulis lakukan setiap
akhir bulan.
7. Membuat rekapitulasi berita di media, kemudian dibuat grafik media
publikasi dan advertisment yang nantinya dilaporkan kepada GM dan
di bagikan ke FOM dan Marketing. Hai ini dilakukan untuk
mengetahui kinerja perusahaan dengan kompetitor. Kegiatan ini
penulis lakukan setiap akhir bulan.
8. Penulis juga mendapat tugas untuk membuat materi spanduk untuk in
house promo dan mengirim materi tersebut ke biro advertising melalui
email. Kegiatan ini penulis lakukan setiap awal bulan.
9. Membantu menyiapkan keperluan media gathering. Dalam hal ini
penulis diminta untuk melakukan final cek dan menyiapkan press
release beserta media kit. Media gathering ini sendiri adalah salah satu
agenda kegiatan perusahaan yang pelaksanaannya menjadi tanggung
jawab PR. Selain itu acara media gathering sendiri adalah suatu sarana
untuk menjalin interaksi yang harmonis antara media massa dan
perusahaan secara langsung. Pada kesempatan ini media
diperkenankan untuk bertanya tentang perusahaan secara langsung
dengan GM dan PR.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
49
10. Penulis berkesempatan memonitoring dan mengambil foto saat Press
Conference berlangsung. Dalam hal ini penulis diminta menyiapkan
beberapa dokumen pendamping untuk nara sumber serta menyiapkan
press release untuk dibagikan kepada media.
11. Dalam beberapa kesempatan penulis juga berkesempatan
memonitoring beberapa event yang diselenggarakan di Hotel Sunan.
Penulis ditugaskan untuk melakukan final cek.
12. Mengikuti meeting PR. Penulis ditugaskan untuk membuat notulen
rapat yang nantinya akan dilaporkan kepada GM. Meeting PR ini
dilakukan setiap sebulan sekali guna mengkoordinasi departemen PR
untuk menyiapkan kegiatan dan media plan selama sebulan kedepan.
13. Mengelola mading perusahaan sebagai komunikasi internal bagi
karyawan Hotel Sunan. Dalam hal ini penulis bekerja sama dengan
HRD.
D. Kegiatan Media Relations The Sunan Hotel
Berdasarkan uraian diatas, Menurut PR Manager The Sunan Hotel Solo
Retno Wulandari, untuk mencapai sasaran dan pelaksanaan program-program
di Media Relations akan melaksanakan beberapa aktifitas yaitu :
1) Media Visit
Membawa sejumlah media Nasional ke The Sunan Hotel agar media
memiliki pengalaman dan pemahaman lebih baik tentang fasilitas dan
pelayanan The Sunan Hotel.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
50
2) P
ress Breafing
Menjalin hubungan yang konsisten dengan media termasuk menggali
informasi secara berkelanjutan dari media.
3) P
ress Conference
Memberikan Informasi secara resmi kepada wartawan mengenai isu-isu
atau topik pemberitaan yang menyangkut The Sunan Hotel Solo.
4) P
ress Release
Secara pro aktiv dan responsive mengirimkan press release atas
perkembangan perusahaan dan berkaitan dengan event-event yang akan
diadakan di The Sunan Hotel Solo.
5) A
dvertorial
Informasi factual dan lengkap tentang kinerja maupun kegiatan
operasional The Sunan Hotel Solo.
6) R
adio Talk Show
Wawancara eksklusif dengan PR Manager The Sunan Hotel untuk
berbagai isu secara berkelanjutan.
7) T
V Talk Show
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
51
Wawancara eksklusif dengan Manajemen The Sunan Hotel Solo untuk
berbagai isu secara berkelanjutan.
8) P
lacement di berbagai Media Nasional
Mengisi rubrik tentang The Sunan Hotel Solo yang terdiri dari berbagai
isu sesuai dengan sasaran.
BAB V
PENUTUP
1. Kesimpulan
Selama penulis melaksanakan Kuliah Kerja Media pada Divisi Media
Relations The Sunan Hotel Solo, penulis merasakan banyak sekali manfaat
yang dapat diperoleh dari aktifitas-aktifitas sehari-hari yang penulis kerjakan
selama kurun waktu 3 bulan. Maka penulis dapat menyimpulkan bahwa :
1. Media Relations merupakan salah satu kegiatan yang menurut PR The
Sunan Hotel Solo penting bagi perusahaan.
2. Sulitnya untuk membina hubungan yang baik dengan stakeholder The
Sunan Hotel Solo khususnya disini adalah media/pers. Karena tidak
selamanya keinginan perusahaan sejalan dengan agenda dari media
massa.
3. Kegiatan-kegiatan Media Relations yang dilakukan oleh The Sunan Hotel
Solo sejauh ini cukup baik. Hal tersebut dapat dilihat dari respons yang
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
52
diberikan wartawan atau media yang memuat tulisannya terhadap acara
yang diselenggaran oleh perusahaan.
4. Divisi PR selaku penghubung antara media dengan perusahaan, sangat
memperhatikan kebutuhan media akan informasi mengenai perusahaan,
dengan menyediakan informasi yang dibutuhkan oleh media. Misalnya
dengan membuat Press Release, dan selalu meng up-date
(memperbaharui) website The Sunan Hotel Solo yang banyak diakses oleh
media.
5. Peran, fungsi, dan kegiatan-kegiatan PR The Sunan Hotel Solo
berpedoman pada nilai-nilai disiplin ilmu komunikasi maupun praktisi
profesional.
6. Kegiatan media relation The Sunan Hotel Solo dilakukan bertujuan untuk
memperoleh pubisitas seluasnya mengenai kegiatan serta kebijakan yang
baik untuk diketahui oleh halayak umum, memperoeh tempat dalam
pemberitaan media yang wajar, obyektif dan seimbang, memperoleh
informasi umpan balik dari masyarakat mengenai upaya kebijakan dan
kegiatan perusahaan, mewujudkan pemahaman masyaraat tentang upaya,
kebijakan dan kegiatan yang dilakukan eh perusahaan sehingga meraih
simpati masyarakat.
2. Saran
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
53
Beberapa saran maupun masukan yang dapat penulis sampaikan kepada
PR The Sunan Hotel Solo sebagai berikut :
1. Penulis mengharapkan agar PR The Sunan Hotel Solo menjadi lebih
berinovasi dan kreatif dalam perencanaan dan pembuatan program
kampanye, special event, dan kegiatan lainnya sebagai materi PR untuk
media massa dalam kegiatan-kegiatannya.
Bagi program DIII Komunikasi Terapan Khususnya Public Relations dalam
melaksanakan kegiatan kuliah kerja media ini, penulis menemukan beberapa
kekurangan untuk itu penulis mencoba memberikan saran atau masukan
kepada pihak DIII Komunikasi Terapan FISIP UNS :
1. Mata kuliah yang ada di dalam DIII Komunikasi Terapan khususnya
Humas memang sudah mencakup semua tugas-tugas yang ada di
kehidupan kerja, namun kurang dalam hal praktek.
2. Akan lebih baik lagi apabila program DIII Komunikasi Terapan
Khususnya Humas lebih sering mengadakan studi banding maupun
kunjungan ke beberapa instansi yang bonefit di Indonesia. Hal ini
dimaksudkan agar lulusan DIII Humas memiliki kompetensi yang lebih
baik lagi.