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SUPERINTENDENCIA NACIONAL DE SALUD

IV INFORME DE SEGUIMIENTO PLAN DE MEJORAMIENTO ARCHIVÍSTICO

OFICINA DE CONTROL INTERNO

Bogotá, Octubre de 2019


CONTENIDO

1. INTRODUCCIÓN.......................................................................................................................................................... 3

2. OBJETIVO .................................................................................................................................................................... 3

3. ALCANCE ..................................................................................................................................................................... 3

4. CRITERIOS ................................................................................................................................................................... 3

5. INFORME ...................................................................................................................................................................... 3

5.1 TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL – TRD ........................................................................................... 4

5.2 INVENTARIOS DOCUMENTALES – FUID ......................................................................................................... 6

5.3 UNIDAD DE CORRESPONDENCIA .................................................................................................................... 9

5.4 PROCESO DE ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS ........................................................................................... 12

5.5 NUMERACIÓN DE ACTOS ADMINISTRATIVOS ........................................................................................... 17

5.6 HISTORIAS LABORALES ................................................................................................................................... 18

5.7 SISTEMA INTEGRADO DE CONSERVACIÓN - SIC ..................................................................................... 20

6. CONCLUSIÓN: .......................................................................................................................................................... 21


1. INTRODUCCIÓN

De conformidad con las funciones contenidas en la Ley 87 de 1993, la Ley 1474 de 2011 y el Decreto

reglamentario 1826 de 1994, entre otras, corresponde a la Oficina de Control Interno, verificar que el Sistema

de Control Interno esté formalmente establecido dentro de la organización y que su ejercicio sea intrínseco al

desarrollo de las funciones de todos los cargos; así como también, verificar que los controles asociados con

todas y cada una de las actividades de la organización, estén adecuadamente definidos, sean apropiados y se

mejore permanentemente.

La Oficina de Control Interno de la Superintendencia Nacional de Salud, en cumplimiento de sus funciones y

del Plan Anual de Gestión – Plan Anual de Auditorías y Seguimientos (PAAS), aprobado para la vigencia 2019

mediante Resolución 011477 del 14 de diciembre de 2018, realizó el presente seguimiento con base en lo

establecido en el PAG del mes de octubre de 2019.

2. OBJETIVO

El presente informe de seguimiento tiene como fin ilustrar a la alta Dirección respecto de la Gestión del Grupo

de Gestión Documental, de conformidad con los compromisos adquiridos en preservar y mejorar la Gestión

Documental de la Entidad, dado el avance del Plan de Mejoramiento Archivístico (PMA) establecido por el AGN.

3. ALCANCE

La Oficina de Control Interno de la Superintendencia Nacional de Salud, basa el presente seguimiento en

relación con las observaciones presentadas por el Archivo General de la Nación y que fueron radicadas

mediante NURC 1-2018-187816 y 2-2018-115216 del 23 de noviembre de 2018 y adicionalmente los planes de

mejoramiento establecidos por la SNS, con base en el NURC 1-2018-194397 del 28-11-2018, correspondiente

a la vigencia julio hasta lo avanzado del mes de octubre de 2019.

4. CRITERIOS

Ley 594 de 2000 ‘’Por medio de la cual se dicta la Ley general de archivos y se dictan otras disposiciones,

Decreto 029 del 14 de enero de 2015 ‘’Por medio del cual se reglamenta el proceso de entrega y/o transferencia

de los archivos públicos de las entidades que se suprimen, fusionen, privaticen o liquiden; se desarrolla el

artículo 20 de la Ley 594 de 2000 y el artículo 39 del Decreto Ley 254 de 2000 y se dictan otras disposiciones’’

y Decreto 1080 de 2015 Art 2.8.8.3.6 P. 2

5. INFORME

El Grupo de Gestión Documental, respecto de los procesos y procedimientos aprobados mediante Resolución

No 4086 del 19 de diciembre de 2014, ejerce sus funciones de acuerdo con lo establecido en la Resolución

000180 del 17 de enero de 2014.

De conformidad con los compromisos adquiridos en preservar y mejorar la Gestión Documental de la Entidad,

mediante este ejercicio de seguimiento, la Oficina de Control Interno solicitó al Grupo de Gestión Documental

remitir el Informe de avance del Plan de Mejoramiento Archivístico (PMA), en relación con las observaciones


presentadas por el Archivo General de la Nación, siendo que el PMA está suscrito con fecha de inicio 01 de

noviembre de 2018 y su finalización el 02 de diciembre de 2020, mediante el Acta de aprobación número

GE1258 del 01 de noviembre de 2018.

Al respecto, el Grupo de Gestión Documental aportó las acciones de las actividades del Plan de Mejoramiento

Archivístico (PMA) que contiene los siete (7) Hallazgos formulados por el AGN.

Cabe precisar, que la Oficina de Control Interno ha venido realizando seguimientos al Plan de Mejoramiento

Archivístico, remitidos al Despacho del Superintendente Nacional de Salud, los cuales se presentan a

continuación:

NURC 3-2016-001573 del 29 de enero de 2016

NURC 3-2016-014211 del 29 de julio de 2016

NURC 3-2017-010040 del 27 de junio de 2017

NURC 3-2017-018452 del 22 de noviembre de 2017

NURC 8-2018-006616 del 25 de abril de 2018 – Auditoria Gestión Documental

NURC 2-2019-08366 del 31 de enero de 2019

NURC 3-2019-7006 del 30 de abril de 2019

NURC 3-2019-13609 del 29 de julio de 2019.

Adicionalmente, se evidencian las acciones de avance de cumplimiento al PMA en el OneDrive Carpeta

compartida del Grupo de mención y del Micrositio de evidencias de la OCI, y estas acciones están encaminadas

a subsanar los hallazgos encontrados por el AGN.

En la vigencia del presente seguimiento la OCI evidenció lo siguiente:

5.1 TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL – TRD

La Superintendencia Nacional de Salud, presuntamente no cumple con lo estipulado en el Acuerdo No. 04 de

2013, artículo 13 de la ley 1712 y el numeral 6 del artículo 2.1.1.2.1.4. y el artículo 2.1.1.5.3.2 del Decreto 1081

de 2015, toda vez que no tienen las Tablas de Retención Documental debidamente actualizadas y publicadas.

ACCIÓN 1:

T1: Reforrmulación de la TRDv4 a partir del año 2019, por solicitud de finalización del proceso de

convalidación que se estaba adelantando con el AGN.

AVANCE año 2019:

La OCI, verificó lo siguiente conforme remisión de información y evidencias aportadas por el Grupo de Gestión

Documental:


Se evidencian las gestiones que el Grupo de Gestión Documental ha avanzado dada la importancia de las TRD

al reconocer la vida útil de la información ayudando a llevar un mayor control de la producción documental en

la entidad, donde se refleja un porcentaje de avance del 76% conforme a 5 etapas de implementación de las

TRD, las cuales se han venido ejecutando paulatinamente.

Culminada la etapa inicial, en la cual se realizó la investigación preliminar de la entidad y fuentes documentales,

además de la segunda etapa, en la cual se realizó el análisis e interpretación de la información recolectada.

En la vigencia del presente seguimiento va en proceso la tercera etapa en donde se adelanta la valoración

documental.

Los informes de seguimiento referentes a la presente tarea corresponden a: NURC 3-2019-7006 del 30 de abril

de 2019 y NURC 3-2019- 13609 del 29 de julio de 2019.

Conforme a las siguientes acciones ejecutadas dado lo manifestado por el Grupo de Gestión Documental:

AVANCE año 2019: T1:

Julio:

En desarrollo del contrato 154 de 2019 cuyo objeto: Prestar los servicios profesionales para la actualización,

formulación y socialización de herramientas e instrumentos archivísticos de la Superintendencia Nacional de

Salud, se formularon los Cuadros de clasificación documental y se socializaron. Se avanzó en la ejecución de

entrevistas para recolección de información relacionada con las funciones de las diferentes dependencias.

Agosto:

En desarrollo del Contrato 1254 de 2019 se presentó propuestas del Cuadro General de Clasificación

Documental, de la Disposición Documental y de la Valoración Documental. Se terminaron entrevistas con

Secretaría general, Subdirección Administrativa y Subdirección Financiera y Regional Medellín. Se revisó la

Guía de Organización de Archivos, se formularon 4 flujogramas de los procesos de Gestión de Tasa, de PQRSD,

de novedades de Personal y Tutelas; se realizó la Valoración Documental con la Historiadora.

Septiembre:

En desarrollo del contrato 154 de 2019, se realizaron mesas de trabajo con la Historiadora para la valoración

de documentos, de lo cual se generaron ajustes a algunas de las series documentales; se continuó validando

la información de la propuesta de los cuadros de clasificación documental. Se realizaron dos visitas a las

Regionales de Neiva y de Chocó para validar la información de los proyectos de TRDs; se realizó la

armonización de las series transversales frente al Banco terminológico del AGN. De parte de la Historiadora se

recibieron 4 conceptos de valoración para las TRDs de las Delegadas de Supervisión Institucional y de

Supervisión de Riesgos, además de la Oficina de metodologías de supervisión de Riesgos, con los cuales se

ha complementado en las TRD las casillas de procedimientos y disposición final.

Octubre:

En la actualidad se ha avanzado en el 76% del cronograma establecido para la reformulación de TRDs V4,

avance representado en la realización de entrevistas, recolección y análisis de información y la formulación de


los Cuadros de Clasificación de cada unidad productora de la entidad, teniendo en cuenta lo estipulado en el

acuerdo 004 de 2019 del Archivo General de la Nación. Además de la estructuración de los proyectos de TRDs

de todas las dependencias".

T2, T3, T4 y T5:

La OCI, verificó un avance del 0% conforme remisión de información y evidencias aportadas por el Grupo de

Gestión Documental:

El informe de seguimiento correspondiente a la presente acción corresponde a: NURC 3-2019-13609 del 29 de

julio de 2019.

AVANCE año 2019:

"T2, T3, T4 y T5, aún no se tiene avance, en razón a que las tareas programadas inician el 01/12/2019 con

terminación al 02/12/2020, por lo cual no se han gestionado acciones”.

5.2 INVENTARIOS DOCUMENTALES – FUID

La Superintendencia Nacional de Salud, presuntamente no cuenta con inventarios Documentales en la totalidad

de las áreas, utilizando el Formato FUID, lo que claramente afecta el control, la recuperación de la información,

Incumpliendo lo establecido artículo 7 del Acuerdo No. 042 del 2002, artículo 26 de la Ley 594 de 2000, artículo

13 de la Ley 1712 de 2014, Acuerdo 038 de 2000.

ACCIÓN 2:

T1: Realizar socialización en la aplicación del Formato Único de Inventario Documental - FUID en los

Archivos de Gestión (campañas, capacitaciones, asistencias técnicas).

La OCI, revisó lo siguiente conforme remisión de información y evidencias aportadas por el Grupo de Gestión

Documental:

En revisión del Informe consolidado de capacitaciones en temas de Gestión Documental durante el 2019, se

aprecia el registro y control de los funcionarios que han sido capacitados a demanda y se evidencia un total de

118 participantes en los temas tratados.

En lo que respecta a la vigencia del presente seguimiento; el cronograma refleja la siguiente gestión realizada

mensualmente, indicando un porcentaje de avance del 100% dado que se realizó efectivamente la socialización

en la aplicación del Formato Único de Inventario Documental - FUID en los Archivos de Gestión (campañas,

capacitaciones, asistencias técnicas).





AVANCE año 2019: T1

"Total funcionarios y contratistas capacitados durante 2019 en temas de la gestión documental fueron 118; de

julio a sept. se han capacitado 46 funcionarios/contratistas.

Julio.

Se capacitaron dieciséis (16) contratistas de Servilimpieza en la implementación del Plan de Limpieza

Archivístico, cuatro (4) funcionarios de la Regional Occidental, en aplicación de instrucciones relacionadas con

el cargue de Inventarios documentales (2) y el Registro de rótulo de Cajas y e Inventarios (2).

Agosto.

Se capacitó un (1) funcionario de la Regional Andina, en aplicación de Organización documental - FUID.

Septiembre.

Se capacitaron (25) funcionario de la Oficina Control interno disciplinario y de las Regionales, en Traslado de

cajas al Archivo Central, el Subsistema de gestión documental, inventarios documentales- FUID, organización

documental y SUPERCOR."

T2. Realizar la actualización y unificación del FUID en el Archivo de Gestión.


Documental:

Conforme al INFORME DE SEGUIMIENTO AL CUMPLIMIENTO DE POLITICA DE SUBSISTEMA DE

GESTIÓN DOCUMENTAL, el Grupo de Gestión Documental realiza seguimiento al cargue de inventarios en la

carpeta compartida de las áreas de la SNS, en este informe se relacionan las áreas que han venido

cumplimiento con la actividad de cargar en el inventario documental las actualizaciones de cada área en la

carpeta de SharePoint.

En el informe se reporta el control de la actividad consistente en revisar qué áreas realizaron alguna gestión

sobre la carpeta de inventario documental y ver que el formato esté diligenciado de manera íntegra, en caso de

ser así se colorea la celda que refleja el mes y el área que realizó la actualización; de haber inconsistencias en

la actualización se le escribe al área y se le solicita el ajuste de la información reportada.

Al revisar el reporte que se limita a la hoja “Control Cargue de Inventarios” en donde se ve que cada mes se

registra la actualización realizada por algunas áreas al FUID, se puede evidenciar un porcentaje de avance del

94% dada la vigencia del presente seguimiento.



AVANCE año 2019:

“Actualmente las dependencias que han realizado actualización del FUID son:

GRUPO DE DEFENSA JUDICIAL.


DESPACHO DEL SUPERITENDENTE DELEGADO PARA LA SUPERVISIÓN DE RIESGOS

DESPACHO DEL SUPERITENDENTE DELEGADO PARA LA SUPERVISIÓN INSTITUCIONAL

DIRECCIÓN DE INSPECCIÓN Y VIGILANCIA PARA PRESTADORES DE SERVICIOS DE SALUD

GRUPO DE NOTIFICACIONES

GRUPO GESTIÓN DOCUMENTAL

ARCHIVO CENTRAL

GRUPO DE CORRESPONDENCIA

GRUPO DE RECURSOS FÍSICOS

GRUPO DE CONTROL FINANCIERO DE CUENTAS

REGIONAL CARIBE - BARRANQUILLA

REGIONAL CHOCÓ – QUIBDÓ”.

T3. Realizar la actualización y unificación del FUID en el Archivo Central.


Documental:

Al revisar el consolidado de transferencias y traslados documentales según la aplicación del FUID realizados

en la vigencia del presente seguimiento se evidencia un porcentaje de avance del 76%, dado el TOTAL de 783

UNIDADES DOCUMENTALES (CAJAS) así:

Julio 16 a 31: 244 Unidades

Agosto 01 a 31: 191 Unidades

Septiembre 01 a 30: 191 unidades

Octubre 01 a 10: 1567 unidades.




AVANCE año 2019: T3.

"Se continúa actualizando el inventario documental de acuerdo con las nuevas transferencias y/o traslados

documentales tramitados por las dependencias de la Supersalud, hacia el Archivo Central.


Los Traslados documentales en el periodo comprendido desde el 01 de julio a octubre 04 de 2019, ha sido de

2.880 cajas correspondientes a 720 metros lineales, los cuales gradualmente se han estado actualizando en el

inventario documental del Archivo Central.

La aplicación del FUID en los traslados documentales realizados por diferentes dependencias, entre el 16 de

julio y octubre 10 de 2019, han generado los siguientes resultados (ver informe adjunto):

Aplicación del FUID proceso parcial a 1.761 cajas.

Aplicación del FUID proceso completo a 783 cajas."

T4. Realizar visitas aleatorias de seguimiento a la aplicación del FUID (semestral).


Documental:

En la vigencia del presente seguimiento se evidencia un porcentaje de avance del 62.71% dado a las visitas de

seguimiento que se han realizado aleatoriamente en función de la aplicación del FUID de manera semestral.




"El reporte del cargue de inventario documental sobre las actualizaciones que cargan las áreas en la carpeta

de SharePoint. Se realiza un control consistente en revisar el cargue del inventario documental que realizan las

dependencias mensualmente, en la carpeta de Share Point. En caso de identificarse inconsistencias en el

diligenciamiento del formato en forma íntegra, se le notifica al área y se le solicita el ajuste de la información

reportada. "

5.3 UNIDAD DE CORRESPONDENCIA

De conformidad con lo observado, la Superintendencia Nacional de Salud realiza el proceso de radicación de

comunicaciones oficiales a través de dos aplicativos, por lo tanto, es importante tomar las medidas necesarias

para realizar la implementación de un solo aplicativo el cual deberá dar cumplimiento en su totalidad al Acuerdo

060 de 2001. La entidad presuntamente incumple con lo señalado en el Acuerdo 060 de 2001, para el manejo

de la Unidad de Correspondencia y comunicaciones oficiales, lo que podría dificultar el control sobre el oportuno

trámite de las comunicaciones, consulta y atención oportuna a los ciudadanos y la trazabilidad de los

documentos producidos.

ACCIÓN 3:

1. Implementar los servicios de interoperabilidad o en su defecto un Sistema de Información que permita la

unificación de la radicación de las comunicaciones oficiales, para así dar cumplimiento a lo estipulado en el

Acuerdo 060 de 2001.

2. Dar lineamientos y elaborar o actualizar los procedimientos para incluir lo relacionado con el seguimiento y

control de las comunicaciones internas, y oficiales recibidas / enviadas.


T1. Realizar Proyecto de implementación del Sistema de Información para la Unificación de la radicación

de comunicaciones y PQRS de la Entidad.


Documental:

En el informe general realizado cuyo objetivo es: Presentar el avance para la adquisición e implementación del

Sistema de Gestión Documental; se han identificado los antecedentes, objeto, alcance del proyecto, las fases

para la adquisición e implementación del Sistema de Gestión de Documento Electrónico de Archivo -SGDEA-.

En el desarrollo de las fases del proyecto se ha adelantado el análisis de la normativa de la Entidad, los

macroprocesos y proceso. De la misma manera, se ha realizado el benchmarking de Sistemas de Gestión

Documental en 9 entidades que incluyen 8 del nivel público y una del orden privado.

En la vigencia del presente seguimiento se evidencia un porcentaje de avance del 35%.



Dado lo anterior se revisaron las siguientes acciones ejecutadas conforme lo manifestado por el Grupo de



"Las Fases que actualmente se desarrollan van acordes con lo establecido en la NTC- ISO 15489:

A. Investigación Preliminar.

Análisis DOFA sobre los documentos electrónicos, digitales y físicos generados y recibidos.

Actos administrativos que sustentan la estructura orgánica y funcional, normas que rigen a la SNS en el

cumplimiento de sus funciones. Fuentes primarias de producción documental y vol. documental.

B. Análisis de Actividades de la SNS.

Modelo conceptual de que hace la organización, examinando como interactúan los documentos: los tipos

documentales que produce y utiliza cada dependencia, flujos documentales, procedimientos de gestión

documental, cuadros de clasificación documental.

C. Identificación de requisitos: Determinar y documentar los requisitos que se tiene que cumplir (CP, MP, LP)

para crear y mantener documentos, requisitos funcionales para servicios de: Creación de documentos,

mantenimiento, difusión y administración para el SGDEA.

D. Análisis de los sistemas existentes. Análisis de la arquitectura TI. Evaluación del modelo de interoperabilidad.

Requisitos de integración con otros sistemas. Benchmarking de soluciones de software, experiencias de

entidades nacionales e internacionales. Actualizar requisitos no funcionales.

E. Identificación de estrategias para cumplimiento de requisitos. Arquitectura de alto nivel de los servicios del

SGDEA. Cronograma y etapas de implementación. Estudio de mercado. Anexo técnico proceso de contratación.


F. Diseño del SGDEA.

G. Implementación

H. Revisión post implementación ".

T2. Elaborar los lineamientos y ajustar los procedimientos existentes con el fin de dar cumplimiento a

lo normado (Acuerdo 060 art 1, 7 y 8) seguimiento y control al trámite de comunicaciones oficiales.


Documental:

Se evidenció la Versión preliminar del PROGRAMA DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS,

(PGDE) lo cual es la estrategia donde la Supersalud busca materializar la iniciativa de oficinas Cero Papel, el

uso eficiente de medios electrónicos en la gestión documental, el cumplimiento de los postulados de acceso

fácil y transparente a la información pública y el Decreto Ley Antitrámites todo en el marco de seguridad y

privacidad de la información formulada por el MINTIC a través del Modelo de seguridad y privacidad de la

información (MSPI).

El Grupo de Gestión Documental, con este documento busca un mayor aprovechamiento de las Tecnologías

de la Información y las Comunicaciones (TIC) para que se revierta en una administración más eficiente y

transparente siendo la meta una Supersalud en línea que dé cumplimiento a los principios de eficacia, economía

y productividad de la administración pública. Una Supersalud en línea conlleva procesos de gestión de

información y de gestión documental seguros y modernos que presenta documentos electrónicos como

documentos de archivo susceptibles de ser consultados bajo los límites de protección de datos personales

(habeas data) y la ley de acceso y transparencia de la información y los principios de confidencialidad, integridad

y disponibilidad de los documentos electrónicos y físicos.


Los informes de seguimiento referentes a la presente tarea corresponden a: NURC 3-2019-1365 del 29 de enero

de 2019 y NURC 3-2019-13609 del 29 de julio de 2019.




"En sinergia con el proyecto de adquisición del Sistema de Gestión de Documento Electrónico de Archivo -

SGDEA-, la Superintendencia Nacional de Salud establecerá todos los procedimientos que evidencien el ciclo

de vida del documento electrónico, es decir, se debe definir: el cómo, el dónde y el cuándo de la planeación,

producción, gestión y trámite, organización, transferencia, disposición, preservación a largo plazo y valoración

de los documentos electrónicos. Este documento acogerá toda la normativa archivística dictada por el Archivo

General de la Nación soportada en la Ley 594/2000, el Decreto único reglamentario (sector cultura) 1080 de

2015 y la Ley 527 de 2012. Además, se acogen las buenas prácticas de la ISO 14589 de 2001, los procesos de

trabajo de la ISO 26122, la ISO 23081 (ambiente digital, documento electrónico y metadatos, digitalización NTC


5985 e ISO 13028, ISO 13008 (conversión y migración) y repositorios digitales ISO 17068. Por lo anterior se

elaboró la Versión preliminar del PROGRAMA DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS, el cual se

adjunta".

T3. Realizar el seguimiento y el control oportuno al trámite de las comunicaciones oficiales.

AVANCE año 2019:


Documental:

Se observó los correos electrónicos remitidos por el Grupo de Gestión Documental dado el asunto:

“Requerimientos de informes de gestiones realizadas”. y conforme a ello se verifica la gestión del Grupo de

Correspondencia, siendo que adjuntó los soportes del Plan de Mejoramiento, en lo relacionado con los

memorandos y correos de documentos de salida pendientes por envío por dependencia y documentos de

entrada pendientes por dependencia.

En la vigencia del presente seguimiento se evidencia un porcentaje de avance del 41.67%.






"Se aclara que estos memorandos y correos se hacen a todas las dependencias de la Entidad que registran

pendientes, pero solo se adjuntan unos a manera de ejemplo".

"El Grupo de Correspondencia gestiona el control y seguimiento al trámite de las comunicaciones oficiales a

través de memorandos y correos de documentos dirigidos a todas las dependencias, observando las novedades

de salidas pendientes por envío y documentos de entrada pendientes por cada dependencia. En el documento

adjunto se registraron algunos como son:

Grupo de Cobro coactivo 3-2019-16595, fecha: 11/09/2019.

Oficina asesora Jurídica 3-2019-16361, fecha: 09/09/2019.

Delegada Medidas Especiales 3-2019-17138, fecha: 19/09/2019."

5.4 PROCESO DE ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS

La Superintendencia Nacional de Salud, presuntamente incumple lo estipulado en el Acuerdo 042 de 2002, toda

vez que, en la visita de inspección, se evidencio desorganización y falta de aplicación de los criterios

archivísticos como lo indica la norma.


ACCIÓN 4:

1. Organizar por etapas el fondo documental acumulado de la Dirección de Inspección y Vigilancia para

entidades Prestadoras de Servicios de Salud.

2. Orientar a los funcionarios en la aplicación de las TRD (distintas versiones) en los Archivos de Gestión.

3. Mantener los archivos de gestión de la Supersalud debidamente organizados.

4. Socializar, capacitar a los funcionarios en la responsabilidad en la organización de los archivos para todos

los funcionarios públicos de la SNS.

T1. Realizar la intervención documental de la Dirección de Inspección y Vigilancia para entidades

prestadoras de servicios de salud.


Documental:

Dado el Informe de Intervención Documental se presenta que efectivamente el número de cajas intervenidas

que aplican son para los meses de julio con la fase 5 registran un total de 70 cajas y el mes de agosto con la

fase 6 registran un total de 72 cajas.

En la vigencia del presente seguimiento se evidencia un porcentaje de avance del 22,22%.

Los informes de seguimiento referentes a la presente tarea corresponden a: NURC 3-2019- 13609 del 29 de

julio de 2019.

Dado lo anterior, se revisaron las siguientes acciones ejecutadas conforme lo manifestado por el Grupo de


AVANCE año 2019: T 1:

"El universo de cajas que se han intervenido en la Dirección de Inspección y Vigilancia para Prestadores de

Servicios de Salud, en el periodo comprendido entre el 13 de marzo al 30 agosto del 2019, ha sido de 369. Se

adjunta el informe correspondiente”.

T2. Realizar la revisión y actualización al proceso de Administración de la Gestión Documental de la

Entidad, incluyendo Procedimientos, Guías, instructivos, formatos con el fin de implementar ajustes

encaminados a subsanar los hallazgos identificados en la visita del AGN.


Documental:

La actualización del procedimiento Consulta y Prestamos de Documentos Código GDPD04: Mediante

memorando NURC: 3-2019-17684 se solicitan ajustes del objetivo, definiciones, normas, políticas de operación,

descripción del procedimiento, puntos de control, análisis de tiempo y documentos de referencia; se ajustan los

formatos “Registro y Control de Préstamo de Documentos”, código GDFT04 y “Control entrega física de


Expedientes o Documentos de Archivo en Préstamo” código GDFT30. Se aprueba el ajuste mediante

memorando NURC: 3-2019-18269.






AVANCE año 2019:

“En septiembre se actualizó el de Consulta y prestamos documentales, junto con los formatos relacionados.

En proceso de revisión para gestionar su creación o modificación:

1. Procedimiento GDPD01 Planeación de la gestión documental / SIC / PGD.

2. Guía de organización de archivos.

3. Guía organización Historias laborales.

4. Programa de Gestión de Documentos Electrónicos”.

T3. Mantener los archivos de gestión de la Supersalud debidamente organizados.


Documental:

Conforme reporte se observa que la cantidad de documentos organizados dado el archivo de gestión,

corresponden así:

Julio se han organizado 244 cajas, correspondientes a 61 metros lineales.

Agosto se han organizado 191 cajas, correspondientes a 47,75 metros lineales.


Septiembre se han organizado 198 cajas, correspondientes a 49,5 metros lineales.

Octubre se han organizado 50 cajas, correspondientes a 12,5 metros lineales.







"Total documentos organizados consolidado a septiembre es de 375,5 metros lineales, equivalentes a 1.497

cajas.

Durante el tercer trimestre (jul. a sept.) se organizaron 158,25 metros lineales, equivalentes a 628 cajas. En lo

corrido de octubre se han organizado 50 cajas, correspondientes a 12,5 metros lineales.".

T4. Realizar seguimiento semestral para verificar la organización de los Archivos de Gestión y aplicación

de las TRD.


Documental:

La gestión realizada inició en el mes de julio de 2019, dado que el seguimiento es semestral para verificar la

organización de los Archivos de Gestión y Aplicación de las TRD.




Dado lo anterior, se revisó la siguiente acción ejecutada conforme lo manifestado por el Grupo de Gestión

Documental:


"El seguimiento se está realizando mensualmente, en razón a que cuando se tramitan los Traslados

documentales, se verifica que los documentos estén debidamente organizados y hayan cumplido con lo

establecido en las TRDs. En el periodo comprendido desde el 01 de julio a octubre 04 de 2019, los traslados

han sido de 2.880 cajas correspondientes a 720 metros lineales. En caso de presentarse inconsistencias se

devuelve a las áreas para las correcciones correspondientes.".


T5. Realizar campañas de socialización, sensibilización y capacitación de la responsabilidad en la

organización de los archivos para todos los funcionarios públicos de la SNS y de los ajustes realizados

al proceso de administración de la Gestión Documental.


Documental:

La revisión del Informe consolidado capacitaciones en temas de Gestión Documental durante el 2019, en virtud

de las campañas de socialización, sensibilización y capacitación de la responsabilidad en la organización de los

archivos para todos los funcionarios públicos de la SNS y de los ajustes realizados al proceso de administración

de la Gestión Documental.







"Total funcionarios y contratistas capacitados durante 2019 en temas de la gestión documental fueron 118; de

julio a sept. se han capacitado 46 funcionarios/contratistas.

Feb-Abr. Se capacitaron setenta y dos (72) funcionarios de OMSAR, G.Notificaciones, D. Riesgos, D. Medidas

Especiales, Of. Disciplinarios, D. Institucional, OAP, OAJ. G. Recursos físicos, D. Procesos Adtivos, G. Gestión

Documental, G. Talento Humano, OTI, D. Jurisdiccional, G. Presupuesto, Subdirección adtiva., en aplicación de

Tablas de Retención Documental e Inducción nuevos funcionarios, Programa de Gestión Documental,

aplicación del Formato Inventario y Tablas de Retención Documental.

Julio.

Se capacitaron dieciseis (16) contratistas de Servilimpieza en la implementación del Plan de Limpieza

Archivístico, cuatro (4) funcionarios de la Regional Occidental, en aplicación de instrucciones relacionadas con

el cargue de Inventarios documentales (2) y el Registro de rótulo de Cajas y e Inventarios (2).

Agosto.

Se capacitó un (1) funcionario de la Regional Andina, en aplicación de Organización documental - FUID.

Septiembre.

Se capacitaron (25) funcionario de la Oficina Control interno disciplinario y de las Regionales, en Traslado de

cajas al Archivbo Central, el Subsistema de gestión documental, inventarios documentales- FUID, organización

documetal y SUPERCO.".


5.5 NUMERACIÓN DE ACTOS ADMINISTRATIVOS

De conformidad con lo observado, la Superintendencia Nacional de Salud, presuntamente incumple con lo

señalado en el Artículo 6 del acuerdo 060 de 2001, en lo referente a la numeración de los Actos Administrativos.

ACCIÓN 5:

1.Centralizar la generación de un consecutivo único de Actos Administrativos para la entidad, a partir de los

lineamientos y/o procedimientos que se establezcan para normalizar esta actividad.

T1. Realizar reuniones con las áreas involucradas, para el entendimiento del impacto, diagnóstico de la

problemática planteada en el hallazgo del AGN y la generación de los planes de acción.

La OCI, verificó conforme remisión de información y evidencias aportadas por el Grupo de Gestión Documental,

que en la vigencia del presente seguimiento se evidencia un porcentaje de avance del 100%, dado a que se

realizaron reuniones con las áreas involucradas, para el entendimiento del impacto, diagnóstico de la

problemática planteada en el hallazgo del AGN y la generación de los planes de acción.




"Cumplido y reportado en el informe anterior".

T2. Elaborar los lineamientos o actualizar los procedimientos relacionados con la numeración de actos

administrativos.

La OCI, conforme remisión de información y evidencias aportadas por el Grupo de Gestión Documental.

Se ha adelantado en lineamientos y actualización de procedimientos relacionados con la numeración de actos

administrativos, por lo cual en la vigencia del presente seguimiento se evidencia un porcentaje de avance del

50%.




"El avance fue reportado en el informe anterior."

T3. Socialización y adopción de los lineamientos y/o procedimientos con el fin de lograr la unificación

de la numeración de los actos administrativos de la Entidad.


Documental:

En la vigencia del presente seguimiento se evidencia un porcentaje de avance del 00%, a pesar de que han

realizado reuniones encaminadas al Benchmarking.


El informe de seguimiento referente a la presente tarea corresponde a NURC 3-2019-13609 del 29 de julio de

2019.


"Inicialmente se realizó benchmarking con otras entidades (Superservicios y Super Industria y Comercio) para

conocer el manejo que han implementado en la gestión de los actos administrativos.".

5.6 HISTORIAS LABORALES

La Superintendencia Nacional de Salud, presuntamente no cumple en su totalidad con lo estipulado en la

Circular No. 04 de 2003, toda vez que no se evidencia hoja de control en las historias laborales activas.

ACCIÓN 6:

1. Dar cumplimiento a lo estipulado en la Circular DAFP y AGN 04 del 2003, respecto a la organización y control

de Historias Laborales activas.

T1. Realizar un diagnóstico del estado de organización de las Historias Laborales activas con el fin de

generar una línea base para el proyecto de organización.


Documental:




Dado que el diagnóstico del estado de organización de las Historias Laborales activas con el fin de generar una

línea base para el proyecto de organización se realizó a conformidad.

AVANCE año 2019 T1.

"Cumplido y reportado en el informe anterior."

T2. Estructurar Proyecto de organización de Historias Laborales de la Supersalud, definiendo,

actividades, fechas, roles y responsabilidades.

AVANCE año 2019:


Documental:



El informe de seguimiento referente a la presente tarea corresponde a NURC 3-2019-13609 del 29 de julio de

2019.

Dado lo anterior, se estructuró a conformidad el Proyecto de organización de Historias Laborales de la

Supersalud, definiendo, actividades, fechas, roles y responsabilidades.


"Cumplido y reportado en el informe anterior".

T3. Revisar, actualizar y socializar la guía de organización de Historias Laborales.

La OCI, conforme remisión de información y evidencias aportadas por el Grupo de Gestión Documental,

Se ha adelantado en cuanto a revisar, actualizar y socializar la Guía de Organización de Historias Laborales,

por lo cual en la vigencia del presente seguimiento se evidencia un porcentaje de avance del 50%.


de 2019, NURC 3-2019-7006 del 30 de abril de 2019 y NURC 3-2019-13609 del 29 de julio de 2019.

Dado lo anterior, se revisó la siguiente acción ejecutada conforme lo manifestado por el Grupo de Gestión

Documental:


"La propuesta de Guía para la organización de Historias laborales está en revisión para concretar la versión que

se ha de formalizar en el Sistema de Gestión de la Calidad”.

T4. Ejecutar Proyecto de Organización de Historias Laborales activas.


Documental:

Se viene elaborando del Proyecto de Organización de Historias Laborales activas, (Informe general de historias

laborales) y se tiene previsto realizar la organización de las Historias Laborales del Grupo de Talento Humano;

según como se indica en la Circular 004 de 2003 y Circular 012 de 2004 expedida por el Departamento

Administrativo de la Función Pública y el Archivo General de la Nación sobre “Organización de las Historias

Laborales”.


El informe de seguimiento referente a la presente tarea corresponde a: NURC 3-2019-13609 del 29 de julio de

2019.

Por lo anterior, se revisó la siguiente acción ejecutada conforme lo manifestado por el Grupo de Gestión

Documental:



"En el mes de agosto y septiembre se realizó la organización de un total de 16 cajas con proceso completo

correspondientes a la serie Historias laborales del Grupo de Talento Humano; en el informe adjunto se detalla

el proceso realizado".

5.7 SISTEMA INTEGRADO DE CONSERVACIÓN - SIC

La Superintendencia Nacional de Salud, presuntamente incumple lo estipulado en artículo 46 de la Ley 594 de

2000, al acuerdo No. 049 de 2000, el acuerdo No. 050 de 2000 y el acuerdo No. 006 de 2014 ya que no cuenta

con un Sistema Integrado de Conservación, elaborado, aprobado y publicado.

ACCIÓN 7:

1. Elaborar, aprobar, y publicar el Sistema Integrado de Conservación de la SNS.

T1. Realizar la elaboración, aprobación, publicación y socialización del SIC - Fase 1 - Conservación

documental.


Documental:

Se viene elaborando la Guía para el SISTEMA INTEGRADO DE CONSERVACIÓN – COMPONENTE PLAN

DE CONSERVACIÓN DOCUMENTAL, con el fin de ofrecer un instrumento archivístico frente al cumplimiento

de los lineamientos establecidos por las normas estatales e institucionales en materia de gestión documental.




Por lo anterior, se revisó la siguiente acción ejecutada conforme lo manifestado por el Grupo de Gestión

Documental:


"Se formuló la propuesta preliminar del SIC fase 1, para formalizarla en el Sistema de Gestión de la Calidad de

la Supersalud".

T2. Realizar la elaboración, aprobación, publicación y socialización del SIC Fase 2 - Preservación Digital


Documental:


Los informes de seguimiento referentes a la presente tarea corresponden a: NURC 3-2019-13609 del 29 de

julio de 2019.



“Aún no se tiene avance alguno en razón a que la actividad inicia el 02/12/2019, por lo cual no se han gestionado

acciones”.

6. CONCLUSIÓN:

Del seguimiento efectuado por la Oficina de Control Interno, se pudo evidenciar que las Acciones de mejora

contenidas en el Plan de Mejoramiento establecido por el AGN, se vienen cumpliendo conforme a las acciones

señaladas en la vigencia correspondiente desde el mes de julio, hasta lo adelantado del mes de octubre de

2019 y presenta un avance de cumplimento de 45.32%, con respecto al 100% del PMA, dada la sumatoria de

las tareas por cada hallazgo.

PLAN DE MEJORAMIENTO ARCHIVÍSTICO

HALLAZGO ACCIÓN AVANCE % DE CUMPLIMIENTO

1. TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL – TRD 1 15%

2. INVENTARIOS DOCUMENTALES – FUID 2 83%

3. UNIDAD DE CORRESPONDENCIA 3 46%

4. PROCESO DE ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS 4 30%

5. NUMERACIÓN DE ACTOS ADMINISTRATIVOS 5 50%

6. HISTORIAS LABORALES 6 68%

7.SISTEMA INTEGRADO DE CONSERVACIÓN - SIC 7 25%

PORCENTAJE DE CUMPLIMIENTO / 100% * 45.32%

Es importante mencionar que se registra un aumento del 3,11% en el avance de cumplimiento del PMA, dado

que el presente seguimiento arroja el 45,32%, en comparación al anterior informe de seguimiento: NURC 3-

2019-13609 del 29 de julio de 2019, el cual presentó un avance de 42,21%, teniendo en cuenta que el PMA

está suscrito con fecha de inicio 01 de noviembre de 2018 y su finalización es el 02 de diciembre de 2020 se

puede evidenciar un acorde avance en lo que corresponde a la vigencia de cumplimiento

Finalmente, la OCI verificó que, para efectos del presente seguimiento, el Plan de Mejoramiento Archivístico se

encuentra registrado en el Sistema ITS de la Entidad en el Plan No. 226, a cargo del Proceso Administración

de la Gestión Documental.

Cordialmente,

ROSEMARY CHAVEZ RODRIGUEZ

Jefe Oficina de Control Interno

Elaborado por: Edita Virginia Grisales Montaño, profesional especializado.

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