it-projektleder-seminar 24. februar 2010 - program og...1 it-projektleder-seminar 24. februar 2010 -...

1

IT-Projektleder-seminar 24. februar 2010 - Program 09:30-09:50 Kaffe 09:50-10:00 Velkomst og introduktion til dagen ved Anders Juncker, Teknologisk Institut 10:00–10:50 PRINCE2® - fra teori til praksis ved John A. Hunderup, Partner og Lead Trainer, EPM Group

Indlægget vil besvare og lægge op til diskussion af en række problemer i forbindelse med at få PRINCE2 til at virke i praksis og dermed give udbytte. Hvad er det, der driver projektleder og organisation til at kaste sig over PRINCE2? Hvad forventer de at opnå? – og hvorfor lykkes det ikke altid? Indlægget giver et overblik over de praktiske udfordringer, blindgyder, misforståelser etc. som ses hos kunderne, der forsøger at få PRINCE2 til at virke i praksis. Ofte ser vi, at det hele går op i administration og styringen glemmes. Ender man bag tremmer i kasematterne i Windsor Castle, hvis man ikke følger hele PRINCE2? Hvorfor er PRINCE2-light løsningen? og hvorfor er PRINCE2-light ikke løsningen! Hvordan løser vi den vanskelige tilpasning af metoden på en faglig solid og intelligent måde? Organisationens modenhed og projektlederens kompetencer er nøgleområder for at sikre, at operationen lykkes og patienten ikke dør. John A. Hunderup har været med fra PRINCE2s start i Danmark i 2002 og har været involveret i mange virksomheders PRINCE2-implementeringer - eller forsøg på implementeringer. John har undervist mere end 800 projektledere i PRINCE2 og trænet Styregrupper og virksomhedsledelse i mere end 35 offentlige og private virksomheder.

11:00-11:50 Fang den gode energi med FISH! filosofien ved turguiderne Michael Meinhardt og Mette Berner, FISH! Danmark

Hvordan er det lykkedes nogle fiskehandlere fra Seattle at blive verdensberømte? Grundlæggende er det fordi de giver kunderne en ekstraordinær, fantastisk service. Den er nærværende, anerkendende og fuld af god energi. De har fundet deres måde at invitere kunderne indenfor og kunderne vil gerne inviteres, fordi alle oplever glæden. Det som fiskehandlerne vælger at gøre, er et personligt valg, som den enkelte fiskehandler selv træffer hver dag. Når vi andre ser på dem, inviteres vi til at tænke over, hvor vi selv har mulighed for at vælge vores holdning til vores opgaver og relationer. Jo mere vi arbejder med det, jo flere gode erfaringer får vi. Vi oplever, hvordan vi selv kan skabe den gode energi sammen med andre. Den energi har betydning for vores engagement, motivation, tillid og ikke mindst vores stolthed og arbejdsglæde.

Michael og Mette viser filmen FISH! og inviterer til, hvordan filosofien ser ud i forhold til dine IT-projekter. Michael og Mette har tidligere anvendt FISH-filosofien sammen med IT-projektledere fra bl.a. ATP og Nykredit.

11:50-12:45 Frokost 12:45-13:35 Diskussion Gruppediskussion i mindre grupper, hvor vi vender dagens emner, får diskuteret projektleder-udfordringer fra vores egen hverdag med baggrund i ordstyrerens oplæg.

“PRINCE2® is a Registered Trade Mark of the Office of Government Commerce in the United Kingdom and other countries”.

2

13:45-14:35 Lean IT-projektledelse ved Damián Arguimbau, ejer af Lean Projekt Aps

Det vanskeligste er at pege på sig selv. Det er imidlertid, hvad der skal til for at opnå en optimering af projektledelsen. Derved kan man opnå betragtelige forbedringer i dækningsbidrag samt kundetilfredshed i sine projekter. Damián Arguimbau fortæller om sine erfaringer omkring at udvikle sin projekttilgang med baggrund i sin bog, "Lean projektledelse – en bog for erfarne IT-projektledere" og giver også et indblik i, hvordan NNIT har arbejdet videre med at integrere agilitet og fast pris i sine projekter.

Damian har mange års praktisk erfaring indenfor IT-projektledelse, og vandt i 2008 Dansk Management råds IT-konsulentpris.

14:35-14:55 Kaffe 14:55-15:45 Frozen Zone - IT i Beredskabsstyrelsen under Klimatopmødet ved Henrik Andersen, kolonnechef, Beredskabsstyrelsen, IT Servicecenter

At have maksimal driftsikkerhed under store begivenheder som det netop afsluttede klimatopmøde i København er ingenlunde venstrehåndsarbejde. Beredsskabstyrelsen var således på en af de større opgaver, hvor man i sagens natur måtte gå med både livrem og seler. IT-systemerne skulle fungere, og Beredskabsstyrelsens IT-chef Henrik Andersen vil I sit indlæg fortælle om projektet, hvor it-infrastrukturen var godt dækket ind med mange forskellige it-løsninger, planer og nødplaner, der bl.a. skulle sikre at styrelsens indsats ikke var afhængig af IT, hvis uheldet var ude. Selv om Beredskabsstyrelsens indsats i forbindelse med COP15 således skulle kunne fortsætte med it-nedbrud, så var det naturligvis ikke ønskeligt. Derfor var al it også gået i status ’Frozen Zone’ som Henrik Andersen vil fortælle mere om.

PRINCE2® - fra teori til praksis

1

Februar 2010.Copyright © John A. Hunderup og EPM Group ApS.

Alle rettigheder forbeholdes.

PRINCE2® is a Registered Trade Mark of the Office of Government Commerce in the United Kingdom and other countriesThe Swirl logo™ is a Trade Mark of the Office of Government Commerce

”PRINCE2® - fra teori til praksis”

IT Projektlederseminar24. februar 2010

Teknologisk Institut

PRINCE2® Practitioner og Akkrediteret PRINCE2® Trainer

Lead Trainer, cand. scient. John A. Hunderup, EPM Group

EPM Group

� John A. Hunderup

� Medejer af EPM Group, Lead Trainer

� PRINCE2® Approved Trainer

� Erfaring: > 3 x 10 år

� Projektledelse 20 år

� Undervisning 30 år

� Rådgivning 27 år

2© www.epmgroup.dk - John A. Hunderup, 2010


2




Danmarks bedste PRINCE2®

undervisere og konsulenter

Danmarks største PRINCE2®

Akkrediteret Trænings Organisation

www.prince2uddannelse.dk


Baggrund

Mange er i dag uddannet i PRINCE2.

Mange virksomheder har problemer med at få metoden til at virke i praksis.

Som rådgivere kender vi problemerne.

Kan vi undgå faldgruberne?

Agenda

1. Indledning

2. 7 typiske faldgruber ved brug af PRINCE2

3. Vi ser nærmere på de 7 faldgruber

4. Diskussion


Projektstyring med PRINCE2


3



7 typiske faldgruber

1. For meget administration og for lidt styring.

2. Manglende erfaring hos Projektlederne og Styregrupperne.

3. Uheldig og uklar tilpasning.

4. Kompromis med PRINCE2’s grundprincipper.

5. Kulturproblem.

6. Uklare mål for at anvende PRINCE2.

7. Brug af PRINCE2 i den forkerte situation.

© www.epmgroup.dk - John A. Hunderup, 2010 5

De 7 faldgruber er bygget på erfaringer med mange kunders brug af PRINCE2.

De 7 punkter bliver uddybet og illustreret med eksempler ved netværksmødet den 24. februar 2010.

- Og vi får lejlighed til at diskutere dem!

© www.epmgroup.dk - John A. Hunderup, 2010 6


4



7

Mere informatio

Rådgivning

Kurser

Erfaringsforum og blog

digitaliser.dk

Skabeloner og værktøjer

Andre metoder

PRINCE2 i England

PRINCE2 i Danmark

www.epmgroup.dk

www.prince2uddannelse.dk

www.prince2blog.dk

www.prince2-i-det-offentlige.dk

www.prince2skabeloner.dk

www.best-management-practice.com

www.prince2.org.uk

www.prince2.dk

© www.epmgroup.dk - John A. Hunderup, 2010

FISH! filosofien er den virkelige historie om fiskehandlerne fra Seattle, USA. For mere end 25 år siden valgte de, at blive verdensberømte ved, at gøre kunderne glade. De har inspireret mennesker verden over til at skabe smittende glæde på arbejdspladserne. De har gennem deres måde at være på vist, at det er op til dig selv, at vælge hvilken adfærd du vil smitte andre og dig selv med. Det er ikke et svært valg, men det er et valg du må træffe hver dag. Og det er afgørende for din måde at være på og de resultater du ønsker at skabe.

Du kan blive inspireret ved at se filmen FISH! eller læse FISH! bogserien. Du kan også deltage på FISH! workshopper sammen med dine kolleger, hvor I prøver at tænke og handle efter FISH! principperne ... i situationer, der er velkendte for jer.

Værdierne, når du som projektleder lever FISH! i din hverdag: Større arbejdsglæde, stærkt sammenhold, mere engagement, fantastisk samarbejde, ekstra gode resultater, anerkendelse og en sjovere arbejdsdag.

Arbejde er det vi gør - LEG er måden vi gør arbejdet på. Fiskehandlerne har fundet deres ‘lege’, der skaber høj energi, inviterer og involverer kunderne og som styrker deres sammenhold. Når leg er passende i forhold til relationen og situationen, skabes en fantastisk stemning, hvor alle har det sjovt og hvor arbejdet glider nemt og føles som ... en leg. ‘LEGE’ forslag:Måden I taler med hinanden: Giv hinanden sjove titler, der beskriver det I gør. Fx. minister for ... Måden I hilsen på hinanden, når I mødes og siger farvel.Måden I sidder på, når I holder møder.Måder at kommunikere på i forskellige situationer.Måder at fejre jeres succeser på.Måder at videndele på.Brug farver og sjovt tilbehør til opgaverne.Hvilken idé kan du lege med i dit projekt?

VÆLG DIN HOLDNING i stedet for at andre vælger den for dig. Der sker ting omkring dig, som du ikke kan ændre. Men du vælger selv din holdning til dem. Din holdning har betydning for dine tanker og dine handlinger. Dine holdninger smitter andre og fastholder dig. Det handler ikke om at være positiv hele tiden. Det handler om at være bevidst om den holdning du har lige nu og opdage, hvordan den hjælper dig og situationen. Hvis den ikke hjælper, kan du ændre den. Træn valget og skriv en kommende situation/opgave:

Vælg 4 holdninger, der kan hjælpe dig til succes:1) 2)

3) 4)

Vægt dem på skift i forhold til hinanden og opdag ‘guldet’, der er begravet.

FISH! i Danmark er Michael Meinhardt og Mette Berner. Du kan besøge os Naverland 2, 2600 Glostrup eller på www.fishdanmark.dk. Du er også velkommen til at ringe på 28 559 579. Vi den danske forhandler af alle FISH! materialer og vi designer samt gennemfører FISH! workshopper efter jeres ønske og behov.

At være NÆRVÆRENDE vil sige, at være fuldt til stede. Når kommunikationen er nærværende er den effektiv, fordi alle hører, hvad der bliver sagt. Og det er nemt, at sige det, der skal siges. Nærvær er også vigtigt for at føle sig tryg og værdifuld. Tænk på en situation, hvor en kollega var fraværende, da du havde brug for dennes opmærksomhed. Nærvær koster ikke noget, men det er et valg. I hverdagen kan det være svært, at være nærværende fordi der er mange forstyrrelser. Træn dit nærvær ......næste gang en kollega siger noget til dig....næste gang du henter en kop kaffe. Vær til stede i alle bevægelser og smagsindtryk.Vær opmærksom på, hvor du forsvinder hen, når du ikke er nærværende og bring dig selv tilbage til lige ‘nu’ og lige ‘her’.Tal om hvilke former for nærvær I har brug for, i de forskellige faser af projektet. Det kan lyde som en selvfølge, men vi kan garantere - det er det ikke.Nævn 7 egenskaber, der kendetegner en god lytter.

GØR DEM GLADE handler om, at give andre en ekstra opmærksomhed. Det kan være ‘hjælp’ eller ‘anerkendelse’. Det er vigtig for alle at vide, at vi gør det rigtige og får hjælp til det. I lang tid har ordsproget: ‘Hvis du ikke får skæld ud, er jeg til tilfreds med din indsats’, hersket på mange arbejdspladser. Men nu ved vi, at det som motiverer os allermest og skaber størst tryghed og trivsel, det er når en kollega eller leder påskønner vores indsats. Det virker allerbedst, når det sker spontant i stedet for et aftalt rose-system, der udløser en flaske vin.

Hvad gør dig glad på jobbet?

Hvem glemte du at anerkende i sidste uge?

Hvilken type anerkendelse gør dig rigtig glad?

http://www.fishdanmark.dk

http://www.fishdanmark.dk

IT-Projektleder-seminarTeknologisk Institut 24. februar 201024. februar 2010

Damián Arguimbau

[email protected]

http://www.leanprojekt.dk

Baggrund

• Fik i 2008 Dansk Management Råds konsulentpris i kategorien IT

Agenda

• Behovet for projektmetode• Tilpasning af projektmetode• Eksekvering af projektmetode• Optimering af projektmetode

Hvorfor udøver vi projektledelse?

• Er det for vores skyld eller ledelsens?

Behovet

• Kompleksiteten bliver til stadighed større

• Projekterne bliver større

Behov for fælles mål i projektet

• Har vi et fælles mål?

Behov for projektrammer at eksekvere i

• Det er ikke toiletpapir, man køber!

• Succeskriterier• Respekt• Samarbejde – fokuser på ligheder!

Konklusion på behovet

• Det skal give mening• Der er altid mindst to parter

Ill. Niels Bo Bøjesen fra ” Vitello får en klam kæreste”

Tilpasning

• Tilpasning af en projektmetode kræver en projektmetode…

Tilpasning: PRINCE2 giver værktøjer

• Lad os ikke gøre det vanskeligere end det er:

Opstart Gennemfør Levere resultat

Start af et projekt

Initiering af et projekt

Fasestyring

Ledelse af faseovergang

Afslutning af projekt

Tilpasning: Gentagen eksekvering

• Jo enklere metoden, jo nemmere at sikre brugen af den • Gentagelser sikrer generelle forbedringsmuligheder

Eksekvering: Rammerne

• Målet: Business casen (hvor mange har den? Og er den operationel?)

• Hvad ændres mest i løbet af projektet?projektet?

• Det visuelle er væsentligt!

Ill. S

tian

Hol

e fr

a ”G

arm

anns

Som

mer

”

Eksekvering: Styregrupper og interessenter

• En styregruppe i sig selv gør ikke forskellen• Projektet har brug for en vis autonomi• Interessentanalyser bliver ofte ikke lavet eller forstået – er ikke

en del af PRINCE2

Eksekvering: Projektorganiseringen

• Ledelsesfokus …

• Forudsætning for fokus er, at projektlederen ved, hvornårhan skal involvere ledelsenog ikke mindst hvordan

Tilpasning af metoden • Tilpasning af metoden skal passe til behovet- også for rapportering opadtil

Det skal være nemt

Eksekvering

Det skal være nemt

Optimering af projektmetoden

1. Kortlæg den aktuelle situation2. Identificer hvor problemerne ligger rent faktuelt3. Find mulige løsninger på problemet4. Konkretiser og tegn den kommende situation5. Planlæg hvordan du kommer dertil6. Fra den eksisterende situation til den kommende7. Kontrollér at gevinsterne har indfundet sig7. Kontrollér at gevinsterne har indfundet sig8. Gå i gang med at forbedre den eksisterende proces igen

• Kortere gennemløbstider er nøglen til bedre resultater!

Om at se sig selv

• Florence Foster Jenkins (1868–1944)

Flow i projekter

• Typisk er der ikke i projekter taget hensyn til godkendelsesprocessen hos kunden

• Man tilbyder ikke som leverandør tilstrækkeligt overblik til kunden• På gennemsnitsprojekter målte vi en worst case på 168 dages

gennemløbstid fra krav er defineret til leverancen er klar til test.

KravafklaringInformations-

arkitektur

Review ogGodkendelse

Fordele og planlægge

arbejde

Eksekvere /udvikle

i 50% af tilfældene justeringer eller yderligere afklaring

Kvalitets-sikring

Ændrings-håndtering

og justeringerLevering

• Det svære er at pege på sig selv!

Optimering kræver selvindsigt

Flow efter optimering

• Ændret værdikæde• I alt worst case på 127 dages gennemløbstid fra krav er

defineret til leverancen er klar til test – en forbedring på 24% - og worst case er da kun relevant i 20% af tilfældene frem for tidligere 50%

• Samlet flowoptimering på 14% samlet set som minimum• Samlet flowoptimering på 14% samlet set som minimum• Større kundetilfredshed takket være større overblik

Eksekvere /udvikle

Godkendelses-workshops

Foruddefineredekravafklarings-

leverancer

Kvalitets-sikring

Planlæg kravafkla-

ring

Fordele og planlægge

arbejde

i 20% af tilfældene justeringer eller

yderligere afklaring

Uformelle kvalitestsreviews

Ændrings-håndtering

og justeringer

Levering

Yderligere udvikling i NNIT

Forløbet af et projekt

Optimering af processen

1

Frozen Zone …It i Beredskabsstyrelsen under Klimatopmødet

Den 5. februar 2009

1. Beredskabsstyrelsen

2. Beredskabstankegang f il ioverført til it

3. Spørgsmål ..?

2

1. Beredskabsstyrelsen

Redningsberedskabet i Danmark

Redningsberedskabets opgaver er fastlagt i beredskabsloven:

At forebygge begrænse og afhjælpeAt forebygge, begrænse og afhjælpeskader på personer, ejendom og miljøet

ved ulykker og katastrofer

Redningsberedskabet kan endvidere indsættes ved katastrofer i udlandet

Vi b d k b åd ikk f tt t f b d k b lVisse beredskabsområder er ikke omfattet af beredskabsloven: Ambulanceberedskab Fly- og søredningstjeneste Havmiljøberedskabet

3

Statsligt assistanceberedskab, internationale indsatser, uddannelse af værnepligtige,

Beredskabsstyrelsens hovedopgaver

kommunale støttepunkter, atomberedskabet og det kemiske beredskab.

Myndigheds-opgaver

Skole-virksomhed

Operativt Beredskab

Forebyggelse, beredskabsudvikling, tilsyn og rådgivning med kommunale beredskaber,

beredskabsplanlægning, varslingsberedskab og frivillige.

Beredskabsfaglig uddannelsesvirksomhedfor alle aktører på beredskabsområdet, herunderkommunale beredskaber og politiet.

pg

BRS organisationsstruktur

4

Nationale beredskab

Ca. 800 assistancer om året, hvor der leveres ca. 60.000 mandetimer

Trusler/udviklingstendenser

•Voldsomt vejr •Terrorangreb•Kritisk infrastruktur og globalisering

S

Det niveaudelte beredskab

S

SS S

S

SS

(89 beredskaber)1111

(14 beredskaber)2222 Frivilligcenter

S

(5 beredskaber)3333

5

Særlige beredskaber og eksempler på niveau 3 køretøjer

Kemisk Beredskab

Nukleart Beredskab

Olieberedskab på landjord og kystnære områder

Redningsberedskabets indsatsressourcer

Det kommunale Det statslige

Kommunale brandmænd: 6.700

Kommunale frivillige: 3.000

I lt 9 700

redningsberedskabg

redningsberedskab

Befalingsmænd: 200

Værnepligtige: 400

Frivillige m.v.: 550

48-timers beredskab: 500

I lt 1 650

Beredskabet i alt: 11.350

I alt 9.700 I alt 1.650

Ulykke, Hændelse, Katastrofe ..?”Det oppustelige beredskab”

6

Internationale beredskab

Mere end 60 indsatser siden 2000, herunder også Sydkorea, USA og Jamaica.

Større indsatser med mandskab, tungt materiel og vanskelig logistik

Mindre indsatser

gSenest Burma, Ukraine og Georgien.

Mindre indsatser(1 – 3 mand), typisk ekspert-/supportbistand, normalt afgivet til UN, EU eller NATO.

7

Beredskabstankegangen overført til it anvendelsen i Beredskabsstyrelsen

Vi gør, som alle andre ..!

- og måske lidt til

Beredskabsstyrelsen er underlagt en række love/bestemmelser, der kan henføres under informationssikkerhed, som eksempelvis DS‐484/FKOBST‐358‐1 og Persondatalov. Risikoanalyse, sikkerhedsniveau, beredskabsplaner, nødplaner

Bruger principperne for robust beredskab:

• Samme værktøjer/platforme, der anvendes administrativt og operativt – ”Frozen Zone”

/• Det oppustelige beredskab fsva materiel og personel – overdimensionering/”dual use”

• Styrke opnås gennem redundans, diversitet og spredning

• Ingen opgave må alene være afhængig af et bestemt system

• Der skal være klare aftaler om, hvem der gør hvad ved de enkelte systemer (Aftale‐/driftshåndbøger (SLA))

• Dygtige medarbejdere, der kan identificere og udnytte eksisterende og nyemuligheder Ikke alt planlæggesmuligheder. Ikke alt planlægges …

• Bruger kun standardprodukter

8

Samfundets beredskabRi ik & å b h d l

Til videre inspiration …

Risiko- & sårbarhedsanalyserNationale Sårbarhedsrapporter

Tjek brs.dk!

it-projektleder-seminar 24. februar 2010 - program og...1 it-projektleder-seminar 24. februar 2010 -...

Documents