it-johtamisen toimintamalli€¦ · web viewmahdolliset opintohallinnon riippuvuudet kuntien omiin...

Kansallinen opintohallinnon viitearkkitehtuuri

15.12.2012

Versio: 1.0

Kansallinen opintohallinnon viitearkkitehtuuri 19.12.2012 2 (110)

Sisällys1. Johdanto..............................................................................................................4

1.1. Kuvauksen kohde ja dokumentin tarkoitus 41.2. Kenelle tämä dokumentti on tarkoitettu 51.3. Kansallisen opintohallinnon viitearkkitehtuurin keskeiset hyödyt 61.4. Tämän kuvauksen yleiset rajaukset 6

2. Työssä hyödynnetty kokonaisarkkitehtuurimenetelmä..................................7

3. Opintohallinnon lähtötilanne..............................................................................93.1. Opintohallinto toimintana pähkinänkuoressa 93.2. Opintohallintoarkkitehtuurin lähtötilanne 12

3.2.1. Lähtötilanteen kokoaminen 123.2.2. Havainnot lähtötilanteesta 12

4. Periaatetason arkkitehtuurilinjaukset.............................................................144.1. Kuvatun viitearkkitehtuurin rajaukset ja reunaehdot 144.2. Sidosarkkitehtuurit, -määritykset ja –hankkeet 15

4.2.1. Koulutuksen kansallinen arkkitehtuuri 204.3. Arkkitehtuuriperiaatteet 264.4. Tietoturvaperiaatteet 27

5. Käsitteellisen tason arkkitehtuurilinjaukset...................................................305.1. Opintohallinnon ja sen ratkaisujen haasteet ja tavoitteet 305.2. Sidosryhmät 335.3. Toimijat ja roolit 365.4. Käsitteistö 40

6. Loogisen tason arkkitehtuurilinjaukset..........................................................456.1. Prosessikartta 45

6.1.1. Opintohallinto osana kansallisia koulutuksen pääprosesseja 456.1.2. Opintohallinnon pääprosessi elinkaarinäkökulmasta 47

6.2. Opintohallinnossa käsiteltävät päätiedot 496.3. Loogiset päätietovarannot 55

6.3.1. Kansalliset koulutuksen päätietovarannot 576.3.2. Koulutusaste- tai seututasoiset opintohallinnon tietovarannot 586.3.3. Koulutuksen järjestäjän paikalliset opintohallinnon päätietovarannot 596.3.4. Koulutuksen järjestäjän yleiset tietovarannot 616.3.5. Koulutuksen järjestäjän tekniset tietovarannot 62

6.4. Tietojärjestelmäpalveluiden looginen jäsennys 636.4.1. Tietojärjestelmäpalveluiden rakentuminen SOA-periaattein 636.4.2. Tietojärjestelmäpalveluiden kerrosarkkitehtuuri 656.4.3. Opintohallinnon tietojärjestelmäpalveluiden kokonaisjäsennys 66

6.5. Opintohallinnon tietojärjestelmäpalvelujen tarkennettu kuvaus 706.5.1. Koulutuksen suunnittelun ja valmistelun tietojärjestelmäpalvelut 726.5.2. Opiskelijavalintojen tietojärjestelmäpalvelut 756.5.3. Opetuksen ja opiskelun tietojärjestelmäpalvelut 766.5.4. Opintojen jälkeiset tietojärjestelmäpalvelut 83


6.5.5. Oppimista tukevat yhteistyöpalvelut 846.5.6. Opiskelijatietojen hallinnan tietojärjestelmäpalvelut 906.5.7. Johtamista ja toiminnan kehittämistä tukevat tietojärjestelmäpalvelut 906.5.8. Organisaatiotasoiset hallinnolliset tietojärjestelmäpalvelut 936.5.9. Organisaatiotasoiset tekniset tietojärjestelmäpalvelut99

6.6. Integraatioperiaatteet 1036.7. Tietovirrat 106

7. Liitteet...............................................................................................................109

Dokumentin versiohistoria

Versio Päiväys Laatija Muutoksen kuvaus0.8 30.10.2012 MK Viitearkkitehtuurin luonnos projektiryhmän katselmoitavaksi

0.81 1.11.2012 kehittämis-ryhmä

Kokouksen kommenteilla tarkennettu versio

0.9 12.11.2012 kehittämis-ryhmä

Kehittämisryhmän tarkennettujen kommenttien perusteella täsmennetty versio

1.0 15.12.2012 MK Seminaarien ja kommenttien perusteella viimeistelty versio


1. Johdanto

1.1. Kuvauksen kohde ja dokumentin tarkoitusTässä dokumentissa kuvataan kansallisen opintohallinnon tavoitearkkitehtuuri. Kyseessä on ns. viitearkkitehtuuri, joka ohjaa opintohallintotoimintojen kehittämistä.

Kansallinen opintohallinnon viitearkkitehtuuri luo puitteet koulutuksen järjestäjien opintohallintotoimintojen tarkemmalle suunnittelulle ja toteuttamiselle. Tämä viitearkkitehtuuri kuvaa kokonaisuutena, miten opintohallinnon prosessit, päätiedot, sidosryhmät, roolit sekä tietojärjestelmäpalvelut toimivat kokonaisuutena yhteen. Viitearkkitehtuurin tarkoituksena on jakaa toiminnot ja tietojärjestelmäpalvelut loogisiin kokonaisuuksiin, joissa samaan asiaan toteutetaan vain yksi ratkaisu ja jotka kytkeytyvät kansallisiin oppijan palveluihin saumattomasti.

Viitearkkitehtuurilla tarkoitetaan määritetyn kohdealueen yleistasoista tavoitetilan arkkitehtuurikuvausta. Viitearkkitehtuuri jäsentää ja määrittää arkkitehtuurin keskeisimmät rakenneosat ottamatta tarkasti kantaa esimerkiksi toteutusteknologiaan tai muihin suunnittelun tai toteutuksen yksityiskohtiin. Viitearkkitehtuuri määrittää puitteet, jonka sisällä opintohallinnon toiminnan kehittäminen, tietojen hallinta ja tietojärjestelmät tulee toteuttaa.

Tässä opintohallinnon viitearkkitehtuurissa on otettu huomioon kansallinen opetustoimen kokonaisarkkitehtuuri sekä oppijan verkkopalvelujen viitearkkitehtuuri. Nämä ovat tätä kansallista opintohallinnon viitearkkitehtuureja ohjaavia arkkitehtuureja, jonka mukaisia ratkaisuja opetus- ja kulttuuriministeriö toteuttaa yhdessä Opetushallituksen kanssa osana Oppijan palvelukokonaisuus –SADe-hanketta.

Tulevat opintohallinnon ratkaisut tulee sovittaa tähän tavoitearkkitehtuuriin. Kaikkien koulutuksen järjestäjien tulee opintohallinnon uusia toimintoja ja erityisesti tietojärjestelmiä kehittäessään verrata ratkaisumallejaan tähän tavoitearkkitehtuuriin ja pyrkiä hankkimaan tai toteuttamaan ratkaisuja, jotka parhaiten sopivat tässä kuvattuihin arkkitehtuuritavoitteisiin.

Tämä dokumentti on laadittu osana valtiovarainministeriön rahoittaman SADe-ohjelmaan kuuluvaa Oppijan palvelut –hanketta. Työhön osallistui kattava määrä koulutuksen järjestäjiä eri puolelta Suomea edustaen eri koulutusasteita.

Kansallisen opintohallinnon viitearkkitehtuurin laatimiseen osallistuivat seuraavat organisaatiot:

Etelä-Savon koulutus Oy

Helsingin kaupunki / opetusvirasto

Jyväskylän koulutuskuntayhtymä

Keski-Uudenmaan koulutuskuntayhtymä Keuda

Espoon seudun koulutuskuntayhtymä Omnia


opetus- ja kulttuuriministeriö

Opetushallitus

Päijät-Hämeen koulutuskonserni / Koulutuskeskus Salpaus

Seinäjoen koulutuskuntayhtymä

Tampereen Aikuiskoulutussäätiö

Vaasan kaupunki

Varkauden kaupunki

Länsirannikon koulutusosakeyhtiö Winnova

1.2. Kenelle tämä dokumentti on tarkoitettuTämä viitearkkitehtuurikuvaus on tarkoitettu kaikkien opetustoimen organisaatioiden – keskushallinnon ja koulutus- ja opetuspalveluja tuottavien organisaatioiden – sekä näiden yhteistyöorganisaatioiden toiminnan kehittäjille ja tietohallinto-organisaatioille. Keskeisiä kansallisen opintohallinnon viitearkkitehtuurin kohderooleja ovat:

Opetus- ja kulttuuriministeriön ja Opetushallituksen johto ja kehittämisen avainhenkilöt

Oppijan palvelukokonaisuuden kansallisia palveluja kehittävät avain- ja vastuuhenkilöt

Koulutuksen järjestäjien johto ja toiminnan kehittäjät – esim. kehitys- ja kehittämispäälliköt tms. Koulutuksen järjestäjien johdon tehtävä on saattaa tämän viitearkkitehtuurin olemassaolo myös mahdollisten luottamushenkilöiden ja konsernin johdon tietoon. Viitearkkitehtuuria voidaan käyttää erityisesti päätöksenteon tueksi määriteltäessä tulevaisuuden strategisia suuntauksia ja resursointia.

Koulutuksen järjestäjien toiminnan laatumenettelyistä ja laadunhallintajärjestelmästä vastaavat henkilöt

Oppilaitoksen ja koulutusyksiköiden esimiehet, joiden vastuulla on viedä tietoa eteenpäin omissa yksiköissään.

Koulutuksen järjestäjien toimintaa – erityisesti opintohallintoa - kehittävät avainhenkilöt ja kehittämisprojektien vastuuhenkilöt, projektipäälliköt sellaisissa opintohallintoa kehittävissä projekteissa, joissa toiminnan kehittämiseen liittyvät suoraan tai välillisesti tietoteknisen ympäristön palvelut

Opintohallintojärjestelmien pääkäyttäjät

Koulutuksen järjestäjien tietohallinnosta ja tietoteknisistä ratkaisuista vastaavat avainhenkilöt – esim. tietohallintojohtajat ja tietohallintopäälliköt

Koulutuksen järjestäjien kokonaisarkkitehtuurista tai ICT -arkkitehtuurista vastaavat asiantuntijat – nimetyt arkkitehdit

Koulutuksen järjestäjien ICT-projektien suunnittelijat ja tekniset vastuuhenkilöt


Edellisten lisäksi tämän dokumentin kohderyhmään kuuluvat opintohallintoon ja koulutuksen järjestäjille tietojärjestelmiä, ICT-palveluja, konsultointi- ja asiantuntijapalveluja tai kehittämispalveluja tarjoavat julkishallinnolliset ja yksityissektorin palveluntuottajat.

1.3. Kansallisen opintohallinnon viitearkkitehtuurin keskeiset hyödyt

Kansallisesti määritetyn opintohallinnon keskeisimpiä hyötyjä ovat:

Yhtenäinen, kaikki koulutusasteet ja toimijat läpäisevä viitearkkitehtuuri kehittää suomalaisen koulutusjärjestelmän sujuvuutta ja taloudellisuutta

Opintohallinnon keskeisimmät tiedot voidaan yhdenmukaistaa. Samalla niiden laatu ja läpinäkyvyys kehittyvät. Tämä johtaa parempiin ennusteisiin ja päätöksiin

Opetushenkilöstö voi keskittyä opetuksen ja oppimisen kannalta olennaisiin tehtäviin. Tätä kautta voidaan saavuttaa parempia oppimistuloksia ja korkealaatuisempaa osaamista

Viitearkkitehtuuri tukee suomalaisen koulutusjärjestelmän strategisten tavoitteiden saavuttamista

o Koulutuksen järjestäjien ja kansallisten oppijan palveluiden väliset yhtenäiset rajapinnat ja toimintamallit mahdollistavat opiskelijoille joustavat opintopolut

o Kokonaisuudella autetaan oppijaa ottamaan itse vastuuta omasta oppimisestaan

Osoitetun osaamisen dokumentointi eheytyy ja sen luotettavuus paranee

1.4. Tämän kuvauksen yleiset rajaukset Viitearkkitehtuurin yleisiä rajauksia ovat:

Tässä dokumentissa suunniteltu kansallinen opintohallinnon viitearkkitehtuuri perustuu Opetustoimen kokonaisarkkitehtuuriin ja Oppijan verkkopalveluarkkitehtuuriin. Tässä työssä noudatetaan kyseisiä linjauksia.

Työssä on otettu vain vähän kantaa monialaorganisaatioiden toimialariippumattomaan arkkitehtuuriin. Erityisesti kunnat ovat tällaisia monialaorganisaatioita, joissa pyritään rakentamaan yhteisiä ratkaisuja ja malleja esimerkiksi kunnan sähköiseen asiointiin, identiteetinhallintaan tai liittymiin kansallisiin perustietovarantoihin. Mahdolliset opintohallinnon riippuvuudet kuntien omiin viitearkkitehtuureihin tulee tarkentaa jatkosuunnittelussa tai toteutusprojekteissa.

Tämä kansallinen opintohallinnon viitearkkitehtuuri on ensimmäinen yhtenäinen yleisen tason arkkitehtuurikuvaus, joka ottaa huomioon sekä kansalliset oppijan palvelut että paikallisen tason opintohallinnon


tehtävät. Sitä tulee tarkentaa kohdekohtaisilla tarkemmilla kohdearkkitehtuureilla sekä täsmällisemmällä systeemisuunnittelulla.

Varsinaiset kuvattavan kohteen rajaukset on listattu tarkemmin jäljempänä arkkitehtuurin rajauksissa ja reunaehdoissa.

Huom. Viitearkkitehtuuri toimii ylätason suunnitteluna ja runkona tarkemmalle järjestelmäpalvelu- ja järjestelmätason suunnittelulle. Se ei korvaa tätä tarkempaa systeemisuunnitteluvaihetta vaan jää suunnitellusti ylemmälle tasolle.

2. Työssä hyödynnetty kokonaisarkkitehtuurimenetelmä Kokonaisarkkitehtuurilla (KA) tarkoitetaan toiminnan, tietotarpeiden, tietojärjestelmien ja teknologiaratkaisujen mallintamista, kuvaamista ja suunnittelemista yhtenäisen mallin mukaisesti. Kokonaisarkkitehtuuri on suunnitelma kohteena olevan toiminnan muodostaman kokonaisuuden ja sen osien rakenteesta ja osien välisistä suhteista. Kokonaisarkkitehtuuri on strategisen johtamisen väline, jonka avulla yhtenäistetään toiminnan kehittämistä. Se kuvaa, kuinka kohdealueen toimintaprosessit, tiedot ja järjestelmät toimivat kokonaisuutena. Sen avulla tietojärjestelmien ja toimintojen kehittämisestä tulee ennakoivaa ja se saadaan sidotuksi strategiseen kehittämiseen – sekä kansallisesti että paikallisesti.

Kokonaisarkkitehtuuri varmistaa eri osa-alueiden ja erityisesti toiminnan tarpeiden yhdenmukaisen huomioimisen kaikessa toiminnan ja ICT-ratkaisujen kehittämisessä.

Kokonaisarkkitehtuuri ulottaa näkökulmansa pelkkien tietojärjestelmien ulkopuolelle kuvatakseen ne substanssitoiminnan syyt ja tarpeet, joita varten tietojärjestelmiä tehdään sekä tässä tarvittavat tiedot. Kokonaisarkkitehtuuri mahdollistaa yhtenäisen toimintaa tukevan tietojärjestelmäkokonaisuuden, joka on muokattavissa toiminnan muutosten mukaisesti.

Varmistaakseen toteutettavien ratkaisujen kattavuuden ja tarkoituksenmukaisuuden kokonaisarkkitehtuurimenetelmä jäsentyykin näkökulmiin ja käsitteellisiin tasoihin (abstraktiotasoihin).

Näkökulmat:

o Toiminta: liiketoiminnan ja asiakkuuksien näkökulma

o Tieto: tietoa, käsitteitä ja tietovarantoja tarkasteleva näkökulma

o Järjestelmä: järjestelmien näkökulma

o Teknologia: tekniikan, laitteiden ja teknisten ratkaisujen sekä ylläpidon näkökulma

Abstraktiotasot:

o Periaatteellinen taso – MIKSI, missä rajoissa


o Käsitteellinen taso – MITÄ

esim. mitä tietoa taltioidaan, mitä tarkoitusta varten, mitkä ovat toiminnan keskeiset käsitteet

o Looginen taso – MITEN

esim. tietovarantojen looginen jäsennys ja tietojen sijoittuminen eri kokonaisuuksiin

o Fyysinen taso – MILLÄ

esim. mihin fyysisiin tietokantoihin eri loogiset tietovarannot sijoitetaan, mitkä toteutetaan tiedostoina tai dokumenttienhallintajärjestelmän avulla

Tässä työssä on soveltaen hyödynnetty alla kuvattua opetustoimessa laajasti käytettyä ns. Kartturi-kokonaisarkkitehtuurimenetelmää, joka on yhteensopiva kansallisen JHS-179 –kokonaisarkkitehtuurisuosituksen kanssa:

Arkkitehtuurityö käynnistettiin määrittämällä, mitä KA-kuvauksia tässä nimenomaisessa projektissa hyödynnetään.

Tässä työssä kokonaisarkkitehtuurikuvauksen kohteena on erityisesti opetustoimen tavoitetila, joten tavoitetilan kuvaaminen painottui Kartturi-mallin mukaisesti kaavion yläosan tavoitteita kuvaaviin osiin. Projektissa kuvattiin kuitenkin myös karkealla tasolla lähtötilannetta, jonka kuvaukset painottuvat kaavion alaosiin liittyviin fyysisen tason kuvauksiin. Tässä kuvauksessa on mallinnettu karkealla tasolla seuraavat korostetut kokonaisarkkitehtuurin osakuvaukset.


Vihreällä kuvatut kohteet on koottu lähtötilanteesta. Prosesseissa ja sidosarkkitehtuureissa on hyödynnetty kansallisia lähtötilanteen kuvauksia kun taas järjestelmäsalkku koottiin erityisesti kansallisen opintohallinnon viitearkkitehtuurin kehittämiseen osallistuneilta toimijoilta kultakin erikseen.

Keltaisella merkityt osakuvaukset on laadittu tavoitetilasta. Vaaleammalla keltaisella merkityt tavoitekuvaukset on laadittu vielä melko karkealla tasolla.

3. Opintohallinnon lähtötilanne

3.1. Opintohallinto toimintana pähkinänkuoressaOpintohallinnon ydintehtävänä on hallita kaikkia niitä koulutuksen suunnittelun ja läpiviennin sekä tulosten arvioinnin kokonaisprosesseja, joilla koulutuksen järjestäjät toteuttavat koulutuspalvelujaan, joilla valitaan opiskelijat, tuetaan näiden oppimista ja dokumentoidaan näiden suorittamat opinnot ja tutkinnot. Opintohallinto kytkeytyy vahvasti myös koulutuksen johtamisen ratkaisuihin ja palveluihin. Opintohallinto on koulutuksen järjestäjän sähköinen tiedonhallintakokonaisuus, joka mahdollistaa koulutuksen järjestäjän sisäisen sähköisen asioinnin sekä ulkoisen vuorovaikutteisen sähköisen asiointikanavan oppijoille, viranomaisille, työ- ja elinkeinoelämälle sekä muille sidosryhmille.

Opintohallinnolla tarkoitetaan koulutuksen järjestämisen prosessipohjaista hallintakokonaisuutta. Se kattaa koko koulutuksen toteuttamisprosessin hallinnan hakeutumisesta tutkinnon suorittamiseen. Sillä hallitaan kattavasti kaikkien koulutusasteiden koulutusta: esiopetusta, perusopetusta, lukiokoulutusta, ammatillista perus-, lisä- ja täydennyskoulutusta mukaan


lukien oppisopimuskoulutus, työvoimakoulutus sekä korkeakoulutusta ja aikuiskoulutusta.

Opintohallinto on pedagogisen johtamisen työväline ja sen lähtökohtana ovat koulutus- ja tutkintorakenteen sekä opetussuunnitelmien ja tutkintojen perusteet. Se on koulutuksen suunnittelu- ja toteuttamiskokonaisuus, jonka avulla laaditaan opetussuunnitelmat, toteutus- ja arviointisuunnitelmat sekä työjärjestykset, varataan ja jaetaan resurssit, henkilökohtaistetaan, suoritetaan oppimisen ja osaamisen arviointi, tuotetaan todistukset ja muut asiakirjat sekä koulutuksen seuranta-, tilasto- ja raportointitiedot.

Opintohallinto palvelee kokonaisvaltaisesti myös oppijan tarpeita opiskelun kaikissa vaiheissa. Sen kautta toteutetaan hakeutujan palvelut, opintojen aikaiset palvelut sekä siirtymä- ja liikkumisvaiheen palvelut. Opintohallinnon kautta tutkintosuoritukset siirretään todennetun osaamisen rekisteriin.

Opintohallinto on rajattu tarkemmin tässä työssä jäljempänä rajauksia ja reunaehtoja koskevassa osuudessa.

Suomen koulutusjärjestelmäSuomen koulutusjärjestelmä ryhmitellään koulutusasteisiin.

Suomen koulutusjärjestelmä muodostuu

yhdeksänvuotisesta yleissivistävästä perusopetuksesta (peruskoulu), jota ennen lapsilla on oikeus osallistua vuoden kestävään esiopetukseen

peruskoulun jälkeisestä koulutuksesta, johon kuuluvat ammatillinen koulutus ja lukiokoulutus

korkea-asteen koulutuksesta, jota annetaan ammattikorkeakouluissa ja yliopistoissa.

Aikuiskoulutusta on tarjolla kaikilla koulutusasteilla. Näitä kokonaisuuksia täydentää vielä vapaan sivistystyön tarjoama koulutus.

Koulutukselle määritellään tavoitteet kunkin koulutussektorin lainsäädännössä. Lainsäädännön ohella laadunvarmistukseen kuuluvat opetussuunnitelmien ja näyttötutkintojen perusteet, koulutuksen järjestämis- ja toimiluvat sekä arviointi. Tärkeä osa laadunvarmistusta ovat opetushenkilöstön kelpoisuutta koskevat säädökset.

Seuraava kaavio havainnollistaa lainsäädännöllä ohjatun koulutusjärjestelmän jakautumista koulutusasteisiin:


Luokiteltua koulutusjärjestelmää täydentää vapaan sivistystyön puitteissa organisoitu varsin monimuotoinen koulutustarjonta. Vapaan sivistystyön organisaatiot tarjoavat mahdollisuuksia omaehtoiselle ja vapaaehtoiselle kouluttautumiselle ja itsensä kehittämiselle.

Olennainen piirre vapaassa sivistystyössä on, että se ei ole tutkintotavoitteista eikä sen sisältöjä säädellä lainsäädännössä.

Koulutusjärjestelmän rinnalla toimii laaja työelämän henkilöstökoulutus, jota ei perinteisesti katsota kuuluvaksi koulutusjärjestelmän osaksi vaikka osa koulutusjärjestelmän alaisesta koulutuksesta palvelee myös sen tavoitteita.

Kansallinen opintohallinnon viitearkkitehtuuri koskee kaikkia yllä kuvattuja koulutusasteita.


3.2. Opintohallintoarkkitehtuurin lähtötilanne

3.2.1. Lähtötilanteen kokoaminenOpintohallinnon arkkitehtuurin lähtötilannetta tarkasteltiin viitearkkitehtuurityöhön osallistuneiden (ks. lista luvussa 1) koulutuksen järjestäjien näkökulmasta. Kaikilta toimijoilta koottiin yleinen lähtötilannekuvaus, jonka aiheet olivat:

Opintohallinnon järjestelmät

o Yleinen kuvaus opintohallinnon järjestelmäkokonaisuudesta

o Opintohallinnon järjestelmät listattuna KA-taulukkoon

Varsinaiset opintohallintojärjestelmät sekä

Opintohallinnon liitännäisjärjestelmät

Opintohallinnon liittymät

o keskeiset opintohallinnon järjestelmien liittymät ja rajapinnat kuvattuna KA-taulukkoon

Organisointi ja resurssit

o Opintohallinnon yleinen organisointi ja resursointi

o Opintohallinnon IT-ratkaisujen organisointi ja resursointi

IT-ratkaisuja palvelutoimittajat

o Keskeiset opintohallinnon ratkaisuja toimittavien IT-toimittajien listaus

Haasteet ja kehittämistarpeet

o Keskeisten haasteiden kokoaminen

o Keskeiset kehittämistarpeet

3.2.2. Havainnot lähtötilanteestaKeskeiset havainnot lähtötilanteesta olivat:

Yleiset havainnot:

Opintohallinnon ydintarpeita käsittelevät järjestelmät ovat suhteellisen keskittyneitä organisaation sisällä. Pääosin käytetään yhtä järjestelmäperhettä

o Tilanne poikkeaa niillä koulutuksen järjestäjillä, joissa useita koulutusorganisaatioita on yhdistynyt, heillä on joskus ollut vaikeuksia saada yhdistettyä opintohallintojärjestelmien tietoja ja joutuvat käyttämään rinnan useita järjestelmiä

Pääosin opintohallinnon ydintietojärjestelmiä on suhteellisen pieni lukumäärä – markkinat ovat aika keskittyneitä. Kuitenkin eri koulutussektoreilla on helposti erillisiä tietojärjestelmiä – jotka tekevät pääosin samoja asioita


Järjestelmät on rakennettu jossakin määrin tietylle koulutusasteelle tai tiettyyn tarkoitukseen – osa on tehty perusopetukseen, osa ammatilliseen koulutukseen. Tämä näkyy käytännön työssä epäyhteentoimivuuksina

Opintohallinnon tietojärjestelmät ja tietovarannot tarjoavat tyypillisesti varsin rajoittuneesti hyvin dokumentoituja, avoimia rajapintoja – hyvin harva näistä toimii ns. kutsurajapintana

Opintohallinnon ydinjärjestelmiin kytkeytyy hyvin suuri joukko erilaisia tukijärjestelmiä

Opintohallintojärjestelmät eivät ole kovin modulaarisia. Niiden palveluja on usein vaikea uudelleenkäyttää muihin tarkoituksiin ja toisaalta yleiskäyttöisiä ratkaisuja (esim. sähköisen asioinnin tai viestinnän ratkaisut) on vaikea hyödyntää opintohallintojärjestelmien osana

Yleiset kehittämistarpeet:

Järjestelmät eivät toimi keskenään lainkaan yhteen. Jos koulutuksen järjestäjällä on useita järjestelmiä, niin niitä ei saa sovitettua yhteiseen prosessiin.

Käsitteistöä ja tietorakenteita tulee yhtenäistää. Eri järjestelmissä ja toiminnassa opetuksen ja opintohallinnon käsitteet ja tietomallit ovat kovin hajanaisia. Sähköisissä palveluissa tietorakenteet ja yhteentoimivuusvaatimukset tulee saattaa kuntoon.

Tutkintojen rakenteistaminen – tämä on välttämätöntä opiskelijaliikkuvuuden varmistamiselle.

Käyttäjähallintoa tulee pystyä jatkossa kehittämään vielä nykyistä paremmin roolipohjaiseksi ja kiinnitettynä prosesseihin. Esim. mihin tietoihin koulusihteeri tms. pääsee palveluissa käsiksi ja miten tämä valtuutetaan. Mitä vaatimuksia tämä asettaa yksittäiselle organisaatiolle.

Oppijoiden palveluiden valtakunnallisten tarpeiden huomiointi – työkalut syrjäytymisen tunnistamiseen ja hallintaan (koulutustakuu tuo tähän lisää paineita) – liikkuvien opiskelijoiden seuranta on nyt haasteellista.

Järjestelmien ja prosessien tulee antaa parempaa tukea ennakointiin, tilannekuvaan, päätöksentekoon tilastointiin ja raportointiin – kaikki muille viranomaisille raportoitavat tiedot (tilastokeskus, OKM, OPH, Kela) pitäisi saada selkeästi ja yhteisesti määritettyä ja siirrettyä automaattisesti. Tilastointia ja raportointia pitäisi kansallisesti yhtenäistää.

Tulee tarkentaa, miten koulutuksen järjestäjän paikalliset prosessit, tiedot ja ratkaisut kytketään kansallisiin oppijan palveluihin.

Tietojärjestelmät tukevat vielä varsin vähän työelämäyhteistyön palveluita.


Kansallinen strategia tuo paineita opiskelijaliikkuvuuden paremmalle tukemiselle sekä kustannusten ja vaikuttavuuden paremmalle hallinnalle.

4. Periaatetason arkkitehtuurilinjaukset

4.1. Kuvatun viitearkkitehtuurin rajaukset ja reunaehdotEnsimmäinen tehtävä tavoitearkkitehtuuria kuvattaessa on rajata selkeästi ja tarkasti kuvattava kohde. Samalla tunnistetaan ne reunaehdot, jotka joko kuvaamistyössä tai varsinaisissa viitearkkitehtuurilinjauksissa on otettava huomioon.

Rajaus = kuvataan vain tähän asti, ei mennä tämän rajan yli, ei suunnitella tai kuvata tätä asiaa lainkaan tässä vaiheessa (rajaus ulos) tai käsitellään vielä ainakin tämä asia (rajaus sisään)

Reunaehto = tavoitearkkitehtuurin tulee täyttää tämä ehto, tavoitetilan tulee olla tämän reunaehdon mukainen, tavoitetilan tulee sisältää tämä asia

Opintohallintoon käsitetään joka tapauksessa koulutuksen tarjonnan, hakeutumisen, oppimisjaksojen, suoritusten ja tutkintojen sekä näiden resurssien hallinnan. Opintohallinto sisältää myös koulutuksen ja opetuksen suunnittelun.

Opintohallintoon kuuluviksi ja siihen liittyviksi kokonaisuuksiksi on

määritelty seuraavat toiminnalliset osakokonaisuudet:


Tässä työssä käsitellään toiminnallisesti kaikkia yllä vihreällä kuvattuja kokonaisuuksia. Keltaisella ja punaisella taustalla olevat kokonaisuudet kytketään tässä työssä osaksi toimivaa opintohallintokokonaisuutta.

Kansallisen opintohallinnon viitearkkitehtuurin kuvaamista on rajattu seuraavasti:

Työ keskittyy siis erityisesti koulutuksen ja oppimisen elinkaaren hallinnan ja tukemisen ydintoimintoihin. Toteutettavien ratkaisujen tulee olla toimintalähtöisiä. Muita liitännäisprosesseja ja kokonaisuuksia on hyödyllistä täydentää myöhemmissä kehitysprojekteissa – kohde- ja ratkaisuarkkitehtuureissa sekä tarkemmassa suunnittelussa.

Tässä viitearkkitehtuurissa on keskitytty erityisesti paikallisten ja kansallisten palvelujen yhteentoimivuuteen ja liittymiin. Tavoitteena on ollut määrittää sekä ylätason yhtenäinen kokonaiskuva koulutuksen järjestäjälle opintohallintokokonaisuudesta että erityisesti jäsentää opiskelijaliikkuvuutta edistävä koulutuksen järjestäjärajat ylittävä elinkaariprosessi, joka tukee oppimista kaikissa oppimisen elinkaaren vaiheissa.

Kehittämistä koskeva rajaus tai reunaehto Reunaehto/rajaus Vaikutukset

Tässä työssä kuvataan kansallista opintohallinnon viitearkkitehtuuria vain loogiselle tasolle saakka. Tässä työssä ei oteta kantaa tuotetason ratkaisuihin.

Rajaus Arkkitehtuuri ei määritetä tuotteita vaan koulutuksen järjestäjä voi valita minkä tahansa järjestelmäkokonaisuuden, joka täyttää kuvatun kansallisen opintohallinnon viitearkkitehtuurin linjaukset

Kansallinen opintohallinon viitearkkitehtuuri ei käsittele opetusteknologiaa - oppimateriaaleja, oppimisympäristöjä tai muita pedagogisia tukivälineitä.

Rajaus Otetaan kuitenkin huomioon mahdollinen rajapinta ja tiedonsiirto näiden ja opintohallinnon ydinratkaisujen välillä.

Koulu- ja opiskelijaterveydenhuollon palvelut eivät sellaisenaan kuulu tähän tarkasteluun.

Rajaus Tässä otetaan kuitenkin kantaa opiskelijan perustietojen liikkuvuuteen tietosuojalainsäädännön puitteissa.

Erityisopetukseen liittyvät palvelut sen tarvitsemat tiedot kuuluvat tähän tarkasteluun.

Rajaus Esimerkiksi HOJKS-tieto ja sen käsittely kuuluvat tämän tarkastelun piiriin.

Psykososiaaliset palvelut (esim. kuraattoripalvelut) kuuluvat tämän tarkastelun piiriin vain hakuprosessin, valinnan ja opintosuoritusten kannalta välttämättömässä laajuudessa.

Rajaus Oppijan perustietoja tulee voida käyttää näissäkin palveluissa. Tietosuojalainsäädäntö rajaa tämän käsittelyä.

Työssäoppimisen ja harjoittelun hallinta huomioidaan tässä työssä ainakin ylätasolla ja asiakkuudenhallinnan näkökulmasta.

Rajaus Tavoiteratkaisussa tarkastellaan näiden opintojen suorittamiseen suoraan liittyvien työelämäyhteistyön palvelujen keskeisimpiä tietoja, rajapintoja ja tietojärjestelmäpalveluita niiden ylätason prosessien pohjalta

Koulukuljetuksia ei tässä vaiheessa käsitellä tässä työssä. Liitännäispalvelut otetaan mukaan korkeintaan hakeutumisen kytkennän kautta.

Rajaus Tavoitetilassa huomioidaan tiiviisti (esim. tunnistetaan) suoraan oppimiseen ja opiskelijaan liittyviä liitännäispalveluita (esim. esiopetuksen täydentävä päivähoito) mutta ei muita esim. koulutuksen järjestäjän omia tukipalveluita. Liitännäispalvelut käsitellään lähinnä hakeutumisen palveluina ns. laajennetun tarjonnan hallinnan kautta.

Tässä työssä kootaan yhteen mahdolliset kansallisten toimijoiden (esim. perustietovarannot) ratkaisujen ja tietojen kehittämistarpeet

Rajaus Esimerkiksi tarve kansallisten perusrekisterien tai niiden rajapintojen kehittämiseksi. Tässä työssä nämä kootaan yhteen ja välitetaan asianosaisille vastuuorganisaatioille. Tarkemmat opintohallintoratkaisun vaatimukset listataan lähinnä paikkallisia ratkaisuja varten.

Laadun arviointi ja mittarit otetaan mukaan tähän työhön Rajaus Suunniteltavan ratkaisun ja sen toimintojen sekä tietojen tulee tukea koulutuksen laadun arviointia ja mittarointia sekä laadun hallintaa.

Laadittavan tavoitetilan tulee tukea KESUn keskeisiä tavoitteita

Reunaehto Työssä käydään strategia- ja tavoitenäkökulmasta läpi KESU:n keskeiset opintohallintoon suoraan liittyvät tavoitteet, tulkitaan näiden vaikutukset ja varmistetaan, että viitearkkitehtuurin tavoitetila edistää näitä tavoitteita.


4.2. Sidosarkkitehtuurit, -määritykset ja –hankkeetKehittämisen kohteena olevaan alueeseen liittyy useita sidosratkaisuja ja –hankkeita sekä lainsäädäntöä ja sidosarkkitehtuureja, jotka tulee kohteen kehittämisessä ottaa huomioon.

Seuraavaan on koottu opintohallintoon liittyvät keskeiset kansalliset sidoshankkeet ja –ratkaisut. Velvoittavuus-sarake kuvaa, onko kyseisessä kehittämisessä välttämättä noudatettava (velvoittava), vahvasti hyödynnettävä (ohjaava) vai muuten huomioitava (huomioitava) kyseisen ratkaisun määrityksiä.

Sidosmääritykset, -hankkeet ja –arkkitehtuurit on jäsennetty seuraavasti:

Opintohallintoon suoraan liittyvät määritykset

o Opintohallintoa ohjaava lainsäädäntö

o Täydentävä lainsäädäntö

o Kansalliset koulutuksen sidosarkkitehtuurit

o Opintohallintoon liittyvät muut sidosarkkitehtuurit

o Opintohallintoon liittyvät keskeiset kehittämisprojektit

Kansalliset, yleiset sidosarkkitehtuurit

o Kansalliset perustietovarannot

o Kansalliset palvelujen ohjauspalvelut

o Kansalliset tekniset tukipalvelut

Opintohallintoa ohjaa erityisesti seuraava lainsäädäntö:


Sidosarkkitehtuurit Velvoittavuus Kuvaus, keskeinen sisältö Vastuutaho

Opintohallintoon liittyvät yleiset sidosarkkitehtuuritKohdealuetta koskeva lainsäädäntö

Perusopetuslaki ja asetus Velvoittava perusopetusta märittelevät asetukset ja lait ks. FinlexLukiolaki ja asetus Velvoittava lukio-opetusta koskevat asetukset ja lait ks. FinlexOpetusministeriön päätös lukion opiskelijaksi ottamisen perusteista (1202/1998)

Velvoittava lukio-opetusta koskevat asetukset ja lait ks. Finlex

Laki ylioppilastutkinnon järjestämisestä (672/2005)

Velvoittava Ylioppilastutkintoa määrittävät lait ks. Finlex

Laki ja asetus vapaasta sivistystyöstä Velvoittava Vapaan sivistystyön lainsäädäntö ks. FinlexLaki ja asetus ammatillisesta koulutuksesta Velvoittava Ammatillisen koulutuksen lainsäädäntö ks. FinlexLaki ja asetus ammatillisesta aikuiskoulutuksesta

Velvoittava Ammatillisen aikuiskoulutuksen lainsäädäntö ks. Finlex

Valtioneuvoston asetus ammatillisen koulutuksen ja lukiokoulutuksen yhteishausta

Velvoittava Yhteishakua koskeva laki ks. Finlex

Valtioneuvoston asetus ammatillisen koulutuksen ja lukiokoulutuksen yhteishakujärjestelmästä

Velvoittava Yhteishakua koskeva laki ks. Finlex

Valtioneuvoston päätös tutkintojen rakenteesta ja yhteisistä opinnoista ammatillisessa peruskoulutuksessa

Velvoittava Ammatillisen peruskoulutuksen erityislaki ks. Finlex

Opetusministeriön asetus ammatillisista perustutkinnoista


Opetusministeriön asetus ammatillisesta aikuiskoulutuksesta annetussa laissa (631/1998) tarkoitetusta tutkintorakenteesta


Opetusministeriön asetus opiskelijaksi ottamisen perusteista ammatilliseen perustutkintoon johtavassa koulutuksessa


Asetus opetustoimen henkilöstön kelpoisuusvaatimuksista

Velvoittava Opetustoimen henkilöstön kelpoisuusvaatimukset ks. Finlex

Ammattikorkeakoululaki ja -asetus Velvoittava Ammattikorkeakoulujen toimintaa määrittävä laki ks. FinlexYliopistolaki ja asetus yliopistojen tutkinnoista Velvoittava Yliopistojen tutkintoja määrittävä lainsäädäntö ks. FinlexValtioneuvoston asetus koulutuksen arvioinnista Velvoittava Koulutuksen arviointia koskeva lainsäädäntö ks. Finlex

OVTES ja KVTES Velvoittava Opettajien työehtosopimuksia koskeva lainsäädäntö ks. FinlexHenkilötietolaki Velvoittava Henkilötietojen käsittelyä rajaava lainsäädäntö ks. FinlexLaki viranomaisten toiminnan julkisuudesta Velvoittava Julkisuuslaki - määrittää päätösten ja asiakirjojen julkisuuden ks. FinlexLaki yksityisyyden suojasta työelämässä Velvoittava Työntekijöiden tietosuojaa koskeva lainsäädäntö ks. FinlexHallintolaki Velvoittava Viranomaisen toimintaa koskeva laki ks. Finlex

Lainsäädäntö tulee ottaa huomioon tarkemmassa suunnittelussa. Yksittäisten opintohallinnon ratkaisujen tulee olla ko. lakien mukaisia. Tämä tulee tarkistaa toteutusten yhteydessä. Ko. opintohallintoa suoraan ohjaavan lainsäädännön lisäksi siihen kytkeytyy useita muita lakeja ja asetuksia välillisesti. Näitä on listattu tarkemmin Liitteeseen 1, KA-taulukot.

Keskeisimmät opintohallinnon viitearkkitehtuuria ohjaavat kansalliset koulutuksen arkkitehtuurilinjaukset ovat:

Opintohallinnon viitearkkitehtuuriin vaikuttavat kansallliset koulutuksen arkkitehtuuritOpetustoimen kokonaisarkkitehtuuri Ohjaava Koulutuksen kansallisen ylätason arkkitehtuurikuvaus OKM/KTPO Käytössä

Oppijan verkkopalvelujen viitearkkitehtuuri Velvoittava Opetustoimen kansallisten ja paikallisten palvelujen jäsennys OKM/KTPO Käytössä

Todennetun osaamisen rekisterin ja hakeutujan palveluiden kohdearkkitehtuuri

Velvoittava Tutkintotietojen kansalllinen rekisteri ja kansallinen hakupalvelu. Tämä sisältää myös opetussuunnitelmien ja tutkintojen rakenteistamisen kehittämisen.

OKM/KTPO Käytössä

Opetustoimen sanastoluonnos Velvoittava Opetustoimessa käytettävien käsitteiden pääkuvaus OKM/KTPO Toteutuksessa

Oppijan verkkopalveluarkkitehtuurin tietomallityö Ohjaava Hakeutujan palveluissa ja TORissa sekä tutkintoraketeissa käytettävien tietojen tietommallikuvaukset - on nyt liitetty osaksi Todennetun osaamisen rekisterin ja hakeutujan palvelujen kohdearkkitehtuuria.

OKM/KTPO Toteutuksessa

Koulutuksen järjestäjät ovat omassa kehittämisessään laatineet monia opintohallintoon liittyviä arkkitehtuurikuvauksia omasta näkökulmastaan. Näitä voidaan hyödyntää opintohallinnon arkkitehtuurityössä esimerkkeinä:


Opintohallintoon liittyvät muut sidosarkkitehtuuritJyväskylän koulutuskuntayhtymä - opiskelusuhteen elinkaaren viitearkkitehtuurityö

Huomioitava Esimerkki yksittäisen koulutuksen järjestäjän arkkitehtuurityöstä Jyväskylän koulutuskuntayhtymä, Leena Koponen

Toteutuksessa

Porin kaupungin opetustoimen viitearkkitehtuurin perusteet

Huomioitava Esimerkki yksittäisen koulutuksen järjestäjän arkkitehtuurityöstä Porin kaupunki, Matti Valli

Toteutuksessa

Tampereen kaupun sivistystoimen viitearkkitehtuurin perusteet

Huomioitava Esimerkki yksittäisen koulutuksen järjestäjän arkkitehtuurityöstä Tampereen kaupunki, Matti

Toteutuksessa

FUAS-AMKien opiskelijaliikkuvuuden viitearkkitehtuurin perusteet

Huomioitava Esimerkki yksittäisen koulutuksen järjestäjän arkkitehtuurityöstä Laurea, HAMK, LAMK

Toteutuksessa

Metropolian koulutuksen suunnittelun viitearkkitehtuurin perusteet

Huomioitava Esimerkki yksittäisen koulutuksen järjestäjän arkkitehtuurityöstä Metropolia Toteutuksessa

Esiopetukseen hakeutumisen viitearkkitehtuurin ylätason perusteet - PKS-seutu

Huomioitava Esimerkki yksittäisen koulutuksen järjestäjän arkkitehtuurityöstä Helsinki, Espoo, Vantaa, Kauniainen

Toteutuksessa

Sedu, opiskeluun liittyvän työelämäyhteistyön viitearkkitehtuurin perusteet

Huomioitava Esimerkki yksittäisen koulutuksen järjestäjän arkkitehtuurityöstä Sedu, Jaakko Riihimaa

Toteutuksessa

Oodi-konsortion opintohallinnon järjestelmäuudistuksen esiselvitystyö

Huomioitava Esimerkki yksittäisen koulutuksen järjestäjän arkkitehtuurityöstä HY, Tuomas Naakka Toteutuksessa

Kohti Kumppanuutta -arkkitehtuuri- ja toteutustyö Huomioitava Esimerkki yksittäisen koulutuksen järjestäjän arkkitehtuurityöstä Tampereen Kaupunki

Käytössä

Näiden lisäksi on käynnissä kehittämisprojekteja, jotka tulevat tuottamaan kansallisia tai koulutusastekohtaisia linjauksia, jotka täsmentävät opintohallinnon viitearkkitehtuuria:

Opintohallintoon liittyvät keskeiset kehittämisprojektitKorkeakoulujen Virta-projekti Huomioitava Korkeakoulujen opintotiedot kootaan valtakunnalliseen

tietovarantoon (Virta). (OKM: Korkeakoulujen tietohallinnon kehittäminen 4.4.2012)

CSC Suunnitteilla

Helsingin kaupungin kokonaisarkkitehtuurin kehittämistyö

Huomioitava Helsingin kaupunki, Ari Andersin

Suunnitteilla

Laatustrategian toimeenpanon kehittämisprojektit (6 kpl)

Huomioitava Laatustrategian pohjalta tehtävä kehittämistyö. Liittyy merkittävästi tiedon hallintajärjestelmiin ja laadunhallintaan. Toiminnan arvioinnin ja mittaritiedon kehittäminen.

Suunnitteilla

Ammatillisen koulutuksen oppimistulosten arviointihanke (Amop)

Huomioitava Tässä työssä käsitellään oppimistulosten arvioinnin arviointia. Tässä työssä arvioidaan esimerkiksi ammattiosaamisen näyttöjen tuloksia.

OPH Suunnitteilla

Ammatillisen koulutuksen järjestämislupauudistus

Huomioitava Uudistetaan järjestämislupaprosessi. Luvan hakemista sähköistetään. Samassa yhteydessä tarkennetaan tietoja, joita tarvitaan järjestämisluvan hakemiseen.

OKM Suunnitteilla

Tilastotietojen keruun uudistaminen Huomioitava Koulutuksen järjestäjiltä kerättävän koulutusta koskevan tiedon keräämisen uudistusprojekti.

Tilastokeskus Suunnitteilla

Ylioppilastutkintouudistus Ohjaava Ylioppilastutkinnon sähköinen suorittaminen sähköisesti. Ylioppilastutkinto-lautakunta

Suunnitteilla

Vipunen, Opetushallinnon uusi raportointipalvelu Huomioitava OKM Suunnitteilla

Ammatillisen peruskoulutuksen opiskelijoiden saaman opetuksen ja ohjauksen määrää ja riittävyyttä kuvaavat indikaattorit ja kriteerit koulutuksen järjestäjien käyttöön

Huomioitava Loppuraportti toteutettu OPH Käytössä

Kuntatilastoinnin kehittämisohjelma Huomioitava Kuntatilastointia kehittävä hanke VM Toteutuksessa

Opintohallinnon ratkaisuissa ja tiedoissa hyödynnetään myös koulutuksen toimialasta riippumattomia osakokonaisuuksia. Nämä tulee sovittaa kansallisiin arkkitehtuurilinjauksiin, kuten:

Kansalliset viite- ja kokonaisarkkitehtuuritJulkisen hallinnon kokonaisarkkitehtuuri, JHKA Ohjaava Julkisen hallinnon kokonaisarkkitehtuurin periaatteet kuvaava

arkkitehtuurikokonaisuus. Kuvaa ylätason jäsennyksen.VM/JulkICT Käytössä

Julkisen hallinnon sähköisen asiakaspalvelun viitearkkitehtuuri

Ohjaava Julkisen hallinnon sähköisen asiakaspalvelun viitearkkitehtuuri kuvaa asiakaspalvelun keskeiset rakenteet ja yhteiset piirteet

VM, JulkICT Käytössä

Julkisen hallinnon tietoarkkitehtuuri Ohjaava Arkkitehtuuri liitteineen määrittää, miten ja mistä osista julkisen hallinnon tietoarkkitehtuuri tavoitetilassaan muodostuu.

VM, JulkICT Käytössä


Kansalliset, yhteiset perustietovarannotVäestötietojärjestelmä, VTJ Velvoittava Väestötietojärjestelmä on valtakunnallinen atk-rekisteri, jossa on

perustiedot Suomen kansalaisista ja Suomessa vakinaisesti asuvista ulkomaalaisista. Järjestelmässä on tietoa myös rakennuksista, rakennushankkeista ja huoneistoista sekä kiinteistöistä. Väestötietojärjestelmä on maamme eniten käytetty perusrekisteri.

Väestörekisterikeskus

Käytössä

Yritys- ja yhteisötietojärjestelmä, YTJ Ohjaava Yritys- ja yhteisötietojärjestelmä YTJ on yhteinen palvelu yrityksille ja yhteisöille, jotka ovat verohallinnon, kaupparekisterin tai säätiörekisterin asiakkaita. Rekisteriin on kuvattu kaikkien yritysten ja rekisteröityjen yhdistysten perustiedot.

PRH Käytössä

Kansallinen sähköinen arkisto, Vapa Ohjaava Arkistolaitoksen sähköistä päätearkistoa on kehitetty VAPA-hankkeessaTavoitteena on luoda vastaanotto- ja palvelujärjestelmä, jossa voidaan säilyttää julkishallinnon (valtio ja kunta) tuottamaa sähköistä aineistoa.

Arkistolaitos Käytössä

Kiinteistötietojärjestelmä, KTJ Ohjaava Kiinteistötietojärjestelmä, KTJKiinteistötietojärjestelmän kautta saa tiedot koko valtakunnan kattavasta kiinteistörekisteristä sekä lainhuuto- ja kiinnitysrekisteristä

Maanmittauslaitos Käytössä

Maastotietokanta, paikkatiedot Ohjaava Maastoa ja rakennettua ympäristöä esittävät tiedot on kerätty Maastotietokantaan. Se sisältää tarkimman koko Suomen kattavan maastoa ja sen yksityiskohtia kuvaavan tiedon. Tietosisältö on yhteen sovitettua ja tietoja voidaan yhdistellä käyttötarpeen mukaan

Maanmittauslaitos Käytössä

Kansalliset palvelujen ohjauspalvelutKansalaisen asiointitili Ohjaava Asiointitili on viranomaisen ja asiakkaan välisen sähköisen

vuorovaikutuksen yhdenmukainen, helppokäyttöinen ja turvallinen keskitetty ratkaisu, joka on liitettävissä jo olemassa oleviin sähköisiin asiointipalveluihin. Asiointitilin asiakkaita ovat kansalaiset, yritykset ja yhteisöt.

Valtiokonttori / VIP Käytössä

Suomi.fi Ohjaava Suomi.fi on julkishallinnon verkkopalveluiden yhteinen osoite. Portaalissa on myös alisivusto Laatua verkkoon.

Portaaliin on koottu kansalaisten arkielämässä tärkeitä tietoja, jotka ovat julkishallinnon organisaatioiden tai niiden toimintaa täydentävien järjestöjen tuottamia.

Suomi.fin sisältö koostuu tekstien ja linkkien lisäksi asiointipalveluista ja lomakkeista, laeista sekä uutisista. Suomi.fi palvelee suomeksi, ruotsiksi ja englanniksi.


Kansalliset tekniset tukipalvelutVetuma Velvoittava Julkishallinnon yhteinen verkkotunnistamisen ja -maksamisen

palvelun (VETUMA) avulla kansalaisen on mahdollista tunnistautua ja maksaa sähköisesti kaikissa niissä asiointipalveluissa, joihin palvelu on liitetty.


Katso Huomioitava Katso-organisaatiotunnistus ja valtuutushallinta on verohallinnon sekä Kelan yhteinen maksuton palvelu organisaatioiden tunnistamiselle sähköisessä asioinnissa. Katso-tunnistetta käytetään yritysten tunnistamiseen sähköisissä asiointipalveluissa.

Verohallinto / Kela Käytössä

Virtu Huomioitava Federoituun luottamusverkostoon perustuva virkamiehen tunnistamiseen liittyvä yhteinen palvelu, jota käytetään organisaatiorajojen ylitse käytettävien palveluiden käyttäjätunnistukseen.


Yleinen karttakäyttöliittymä Huomioitava Yleisen karttakäyttöliittymän avulla on helppo käyttää useita julkisia taustakarttapalveluja sekä liittää omia paikkatietoja karttakäyttöliittymään. Karttakäyttöliittymä sisältää hakupalvelut pai-kannimen ja osoitteen perusteella. Karttakäyttö-liittymä voidaan integroida osaksi sisällönhallin-tajärjestelmää.

YM / Rakennetun ympäristön ja asumisen palvelukokonaisuus

Toteutuksessa


Kansalliset alustapalvelutSähköisen asioinnin palvelualusta Huomioitava Sähköisen asioinnin palvelualusta -hankkeen määrittelemä ja

toteuttama palvelualustaratkaisu tarjoaa julkisen hallinnon sähköisten palvelusovellusten kehittämiseen valmiita palveluja, komponentteja ja rajapintoja, joita voi hyödyntää palvelusovelluksen toteutuksessa joko sellaisenaan tai pienellä kehitystyöllä. Palvelualustalle voidaan kehittää sekä yhteisiä että toimijakohtaisia palvelusovelluksia- alustan peruspalvelut: palvelinlaitteet, käyttöjärjestelmät, sovellus/portaali/web-palvelimet, tiedonhallintajärjestelmä, hakemistot, prosessikoneet- alustan kehitysvälineet: prosessien ja sääntöjen mallinnus, lomake-editori, varsioiden hallinta, metadatan hallinta, valmiita ohjelmistokomponentteja ja -kirjasto, valmiit rajapinnat yleiskäyttöisiin palveluihin

Valitokonttori / VIP Suunnitteilla

Valtionhallinnon integraatiopalvelu (VIA) Huomioitava Valtion IT-palvelukeskuksen ylläpitämä palvelu, jonka avulla palvelua käyttävät asiakkaat voivat siirtää digitoituja tietoja (sanomia) eri tietojärjestelmien ja tietolähteiden välillä – joko asiakakkaan omien tietojärjestelmien välillä tai omien tietojärjestelmien ja muiden organisaatioiden tietojärjestelmien välillä. Integraatiopalvelu on turvallinen, luotettava ja tehokas tapa yhdistää tietojärjestelmät ja varmistaa niiden välinen tiedonsiirto.


Muut kansalliset sidosarkkitehtuurit ja määräyksetArkistolaitos - sähköinen arkistointi Velvoittava Sähke 2 -normi. Sähköisen arkistoinnin vaatimukset Arkistolaitos Käytössä

Yhteentoimivuus.fi Ohjaava Julkisen hallinnon yhteentoimivuuden aineistot (esim. KA-aineistot) kokoava kansallinen verkkoportaali

VM/JulkICT Toteutuksessa

Kuntasektorin viitearkkitehtuuri Ohjaava Koko kuntasektorin hyödynnettäväksi ja hallittavaksi tarkoitettu arkkitehtuurkehikko ja sen pohjalta tehdyt linjaukset

KuntaIT Käytössä

SADe Ohjaava Julkishallinnon palvelukokonaisuuksien viirtearkkitehtuurit. Käytössä

JHS-suositukset yleisesti Huomioitava JHS-järjestelmän mukaiset suositukset koskevat valtion- ja kunnallishallinnon tietohallintoa. Sisällöltään JHS voi olla julkishallinnossa käytettäväksi tarkoitettu yhtenäinen

Juhta Käytössä

JHS-129 Huomioitava Suositus kuvaa verkkopalvelun tuottamisprosessin ja päähuomio on erityisesti loppukäyttäjälle tarkoitetun käyttöliittymän toteutuksessa ja hyvän palvelun tuottamisessa.

Juhta Käytössä

JHS-152 Huomioitava Suositus kuvaa prosessien kuvaamisen mallin. Juhta Käytössä

Tiedonhallinnan yleiset JHS-suositukset Huomioitava JHS-143, 145, 146, 150, 151, 179 Juhta Käytössä

Julkishallinnon XML-skeemojen määrittäminen Huomioitava JHS 170, Suosituksessa kuvataan julkisen hallinnon XML-skeemojen muodostamisen yhteisiä periaatteita.

Juhta Käytössä

JHS-174 Huomioitava Suositus kuvaa sähköisissä palveluissa käytettävän palvelutasoluokituksen

Juhta Käytössä

Sidosarkkitehtuurit ja -hankkeet sekä niiden hyödyntäminen opintohallinnon suunnittelussa ja ratkaisuissa on kuvattu tarkemmin Liitteessä 1, KA-taulukot.

4.2.1. Koulutuksen kansallinen arkkitehtuuriKehitettävää kansallista opintohallinnon viitearkkitehtuuria ohjaa erityisesti arkkitehtuurihierarkiassa sen yläpuolella oleva kansallinen opetustoimen kokonaisarkkitehtuuri ja sen osana oleva Oppijan verkkopalvelujen viitearkkitehtuuri.

Kansallinen opintohallinnon viitearkkitehtuuri sovitetaan kansallisiin koulutuksen yleisiin arkkitehtuurilinjauksiin. Kansallisessa opintohallinnon viitearkkitehtuurissa noudatetaan sellaisenaan laajempaa opetustoimen kansallista kokonaisarkkitehtuuria ja Oppijan verkkopalvelujen viitearkkitehtuuria.

Opetus- ja kulttuuriministeriö on mukana kansallisessa Sähköisen asioinnin ja demokratian kehittämisohjelmassa (SADe-ohjelma) vastuullaan ns. Oppijan palvelukokonaisuushanke. Kyseisessä hankkeessa on yleisellä tasolla kuvattu kansallisia oppijan palveluita, jotka toimivat tässä kuvatun viitearkkitehtuurin keskeisenä sidosarkkitehtuurina. Oppijan palvelukokonaisuudessa on kuvattu ns. Oppijan verkkopalvelun viitearkkitehtuuri ja tätä tarkentavat Hakeutujan ja Todennetun osaamisen kohdearkkitehtuurit. Nämä muodostavat yhdessä hyvin


yleisen opetustoimen viitearkkitehtuurin kanssa arkkitehtuurihierarkian seuraavasti:

Kansallista opintohallinnon viitearkkitehtuuria ohjaavat erityisesti kansallinen koulutuksen kokonaisarkkitehtuurin perusteet sekä Oppijan verkkopalveluarkkitehtuuri (johon kuuluvat erityisesti Todennetun osaamisen ja Hakeutujan palveluiden kohdearkkitehtuuri, jotka on sovitettu edellä kuvatussa hierarkiassa ylemmän tason arkkitehtuurilinjauksiin). Koulutuksen kokonaisarkkitehtuurin yläpuolella (ei kuvassa) ovat vielä koko julkista hallintoa koskeva arkkitehtuurilinjaukset (ns. JHKA) sekä koulutus-, tiede- ja kulttuuri -kohdealueen linjaukset, joita opintohallinnon viitearkkitehtuurinkin tulee noudattaa. Nämä on otettu kuitenkin huomioon jo kansallisessa koulutuksen kohdearkkitehtuurissa, joten niitä ei tässä yhteydessä tarvitse ottaa erityisesti huomioon.

Koulutuksen kokonaisarkkitehtuurin periaatteet koskevat koko Suomen koulutusjärjestelmää ja kaikkia koulutusasteita. Oppijan kansallisten palvelujen arkkitehtuurin (=Oppijan verkkopalveluarkkitehtuurin ja sen tarkentavat osa-arkkitehtuurit) linjaukset kuvaavat käyttäjille ja ylläpitäjille näkyvien verkkopalvelun lisäksi, millä periaatteilla verkkopalvelun taustalla olevat järjestelmän ja ratkaisun osat tulee suunnitella. Oppijan verkkopalvelut kuvaavat keskitettyjen verkkopalvelujen lisäksi myös koulutuksen järjestäjäkohtaisten verkkopalveluiden yleisiä periaatteita. Molemmat ko. viitearkkitehtuurin näkökulmat ovat kohdealuekohtaisia tarkennuksia opetustoimen yleiseen viitearkkitehtuuriin ja niissä noudatetaan opetustoimen viitearkkitehtuurin periaatteita ja linjauksia.

Oppijan kansallisten verkkopalvelujen viitearkkitehtuurin arkkitehtuuriperiaatteet ovat seuraavat:


Nimi PrioriteettiPrioriteetti

1 - 5 Kuvaus

Oppijan verkkopalveluissa noudatetaan opetustoimen yleisiä arkkitehtuuriperiaatteita ja -linjauksia

5 Opetustoimen arkkitehtuuriperiaatteet on kuvattu opetustoimen viitearkkitehtuurissa. Arkkitehtuuriperiaatteet koskevat kaikkia Opetustoimen organisaatioita sekä yhteistyökumppaneita.

Oppijan verkkopalvelu tuo opetustoimen sähköiseen asiointiin yhdenmukaisen palvelukanavan

5 Opetustoimen keskeiset, yhteiset haku, tiedotus- ja asiointiprosessit kootaan yhteen helposti löydettävään ja hallittavaan kanavaan. Näitä täydentävät koulutuksen järjestäjäkohtaiset erityispalvelut.

Yhtenäiset verkkopalvelut hävittävät oppijan ja työelämän näkökulmasta opetustoimen hallinnon raja-aidat

5 Verkkopalveluun kootaan kaikkien koulutusasteiden palvelut yhtenäiseksi käyttökokemukseksi. Palvelut näkyvät yhtenäisenä sekä oppijoille että sidosryhmille

Verkkopalvelut helpottavat oppijan siirtymistä läpi oppimisen ja koulutuksen nivelvaiheiden

5 Verkkopalvelut helpottavat siirtymistä esim. esiopetukseen, perusopetukseen, 2. asteen koulutukseen, korkeakoulutukseen ja ammatissa tapahtuvaan koulutukseen.

Verkkopalvelu parantaa opiskelua ja oppimista koskevan tiedon laatua, kattavuutta ja saatavuutta

4 Verkkopalvelu kokoaa oppimisen ja opiskelua koskevan tiedon systemaattisesti yhteen. Tämä vähentää hajautetun tiedonjakelun laatueroja ja mahdollisia ristiriitoja. Opetustoimen tiedot voidaan koota yhteen palveluun.

Palvelu mahdollistaa ja tukee oppijaa ottamaan itse vastuuta omasta oppimisestaan

3 Palvelu nostaa esiin oppijalle erilaisia opiskelu- ja koulutusmahdollisuuksia, sekä tukee tätä omaehtoisen oppimisen suunnittelussa ja seurannassa.

Palvelussa hyödynnetään erilaisille oppijoille tuttua teknologiaa

3 Verkkopalvelut ottavat huomioon eri ikäisille ja tasoisille oppijoille luontevat teknologiaratkaisut.

Verkkopalvelu parantaa oppimis- ja koulutustiedon luotettavuutta

3 Todennetun osaamisen rekisteri ja keskitetyt hakupalvelut sekä keskitetyt viestintäpalvelut varmsitavat opetustoimen tiedon luotettavuuden - virallinen tieto voidaan selkeästi erottaa epävirallisesta

Yhteiskäyttöiseksi määritelty tieto tallennetaan vain kerran yhdenmukaisessa muodossa

4 Yhteiskäyttöiseksi tai yhtenmukaiseksi määritetty tieto taltioidaan mahdollisuuksien mukaan vain yhteen paikkaan. Verkkopalveluissa noudatetaan selkeää MDM-mallia ja hyödynnetään määritettyjä päätietovarantoja.

Oppijan verkkopalvelujen arkkitehtuuriperiaatteissa on huomionarvoista oppijakeskeisyys sekä yhtenäinen ratkaisuperiaate koko toimialueella. Ratkaisut tulee kehittää erityisesti yhteentoimivuuden ja oppijan näkökulmasta, ei niinkään koulutuksen järjestäjän näkökulmasta. On hyvä huomata, että oppijan näkökulman toteutuminen edellyttää opetustoimen toimijoilta keskinäistä ja sisäistä yhteentoimivuutta. Esimerkiksi yhdenmukaista palvelukanavaa, opetustoimen raja-aitojen häivyttämistä oppijoiden ja työelämän näkökulmasta sekä oppijan siirtymistä nivelvaiheissa koskevat arkkitehtuuriperiaatteet edellyttävät kaikilta opetustoimen organisaatioilta ja toimijoilta kaikkien arkkitehtuurinäkökulmien yhteentoimivuutta. Kansallisessa opintohallinnon viitearkkitehtuurissa noudatetaan oppijan verkkopalvelun yllä kuvattuja arkkitehtuuriperiaatteita sekä ylemmän tason koulutuksen arkkitehtuuriperiaatteita.

Oppijan verkkopalveluarkkitehtuurissa ja tarkemmissa kansallisissa opetustoimen kohdearkkitehtuureissa on kuvattu alustavasti kansallisten opetustoimen tietovarantojen jäsennys ja roolit paikallisiin koulutuksen järjestäjien tietovarantoihin nähden. Paikallisiin tietovarantoihin kertyy oppijan ja oppilashallinnon yleisten tietojen lisäksi oppimisjaksoihin ja niiden suorittamiseen liittyvää tietoa, joka tyypillisesti kootaan paikalliseen oppijan ja koulutuksen järjestäjän vuorovaikutteisiin verkkopalveluihin (esim. oppimisjaksototeutuksiin ilmoittautuminen, kotiläksyjen ja harjoitusten


ilmoittaminen, palauttaminen ja arviointi, muu operatiivinen opintojaksototeutuksiin liittyvä tieto).

Keskeisimpiä kansallisten Oppijan verkkopalvelujen taustalla olevia ensimmäisen vaiheen kansallisia tietovarantoja ovat:

Perusrekisterit

o Toimijarekisteri (oppijat, asiantuntijat, organisaatiot)

o Koodistot (opetustoimen koodistot, luokitusten arvolistat)

o Kansallinen opiskelijatunnusrekisteri

o Koulutustieto- ja ohjerekisteri

Todennetun osaamisen rekisterit, koostuvat käytännössä

o Todennetun osaamisen rekisteri – Opinto- ja tutkintosuoritukset sekä opiskeluoikeus

o Virta – korkeakoulujen Opinto ja tutkintosuoritukset sekä opiskeluoikeus

Hakeutumisen ja valinnan rekisterit

o Koulutustarjontarekisteri

o Opiskelijavalintarekisteri

Sisältää keskitetyn koulutukseen haettavat opiskelupaikat ja valinnat

Opintojen läpivientitietojen rekisterit

o loogisia rekisterejä taltioidaan fyysisesti Todennetun osaamisen rekistereihin ja Opiskelijavalintarekisteriin

o Opiskeluoikeus- ja opiskelupaikan vastaanottorekisteri

o Läsnäolotietorekisteri (lähinnä lukuvuositasoinen läsnäolo)

Tietovarastot

o XDW

o Dokumenttivarasto

Todennetun osaamisen rekisteriä voidaan laajentaa myös osatutkintojen ja osasuoritusten keskitettyyn taltiointiin. Ensimmäisessä vaiheessa TORiin taltioidaan perusopetuksen päättötodistukseen liittyvät opintosuoritukset ja ylioppilastodistuksen opintosuoritukset. Mikäli kansallista palvelua laajennetaan opintojaksototeutuksiin hakeutumiseen, se muuttaa merkittävästi myös koulutuksen järjestäjien opiskelijaliikkuvuuden prosesseja ja ratkaisumalleja. Tätä potentiaalista mallia on tarkasteltu lähemmin prosesseissa ja tietovirtamäärityksissä jäljempänä tässä opintohallinnon viitearkkitehtuurissa.

Opetushallituksen järjestämien kansallisten oppijan palveluiden keskeiset rekisterit ovat:


DokumentitMDS

TORMDS

ToimijatMDS

Koulutus-tarjonta

MDS

Haut & valinnat

MDS

Opinto-oikeusläsnäolo

MDS

Koulutus-tieto&ohje

MDS

Päätietolähteet (MDS)

KoodistotMDS

Opinto-suoritukset

MDS

Opiskelija-tunnukset

MDS

XDW

Kansallisissa oppijan palveluissa tarvitaan vielä yllä kuvattuja opetustoimen erityistietoa sisältävien tietovarantojen lisäksi toimialariippumattomia operatiivisia tukitietovarantoja:

Paikkatieto

Operatiiviset tukitietovarannot

Suostumukset Tietopyynnöt

Arkisto Valtuutukset

Näitä täydentävät vielä tekniset tietovarannot.

Kansallisten oppijan palveluiden looginen tietojärjestelmäpalveluiden ja päätietovarantojen looginen rakenne on seuraava:


Ensimmäisessä vaiheessa SADe-ohjelman rahoituksella on tarkoitus toteuttaa koulutustiedon välittämisen, opiskelijahaun ja valinnan tukipalvelujen ja todennetun osaamisen rekisterin edellyttämät pääpalvelut seuraavasti (kuvassa oranssilla värillä):

Paikallisten koulutuksen järjestäjien tulee pystyä liittymään kansallisiin palveluihin ensivaiheessa seuraavin rajapinnoin:

Tutkintorakenteen määrittäminen kansallisen tutkintorakennemäärittelyn mukaisesti (rakenteinen tutkinto)

Koulutustarjonnan kuvaaminen ja siirtäminen kansalliseen palveluun

Opiskelijapaikkahaku kansallisen palvelun kautta

Valintaesityksen siirto kansallisesta palvelusta paikalliseen palveluun

Opiskelijavalintojen tiedottaminen kansallisen palvelun kautta

Kansallisen opiskelijatunnuksen haku ja taltiointi, kun tunnus annetaan ensimmäisen kerran Suomen koulutusjärjestelmään tulevalle uudelle opiskelijalle

Uusien tutkintoja opintosuoritusten siirto kansallisen palvelun Todennetun osaamisen rekisteriin

Kansallisen arkkitehtuurin kytkeytyminen koulutuksen järjestäjien opintohallintoon näkyy esimerkiksi siten, että opiskelijoiden identifiointiin tulee voida käyttää kansallista opiskelijatunnusta ja koulutukseen hakeutuminen tehdään kokonaisuudessaan kansallisen ratkaisun kautta.


Kaikkien koulutuksen järjestäjien ja oppilaitosten myöntämät opintoja tutkintosuoritukset tulee toimittaa kansalliseen palveluun.

Kansallisessa opintohallinnon viitearkkitehtuurissa on otettu huomioon täysimääräisesti koulutuksen kokonaisarkkitehtuurin ja oppijan verkkopalveluarkkitehtuurin arkkitehtuurilinjaukset.

4.3. ArkkitehtuuriperiaatteetKaikkien koulutuksen järjestäjien opintohallintotoimintojen ja näitä tukevien ratkaisujen keskeiset suunnittelun ja toteutuksen sekä jatkuvien palvelujen peruskivinä toimivat linjaukset on koottu seuraaviksi arkkitehtuuriperiaatteiksi:

Arkkitehtuuriperiaatteet korostavat opintohallinnon kansallista kokonaisvaltaisuutta oppijan näkökulmasta. Niissä on kuitenkin huomioitu myös tehokas ja toimiva, opetuksen vaikuttavuutta ja ratkaisujen toimintakeskeisyyttä korostava näkökulma koulutuksen järjestäjän näkökulmasta.

Toimintatapojen ja ratkaisujen tulee olla sisäisesti ja kansallisesti yhteentoimivia – sekä yksittäisen koulutuksen järjestäjän sisällä että kytkeytyneenä kansallisiin oppijan palveluihin ja toisten koulutuksen järjestäjien prosesseihin.

Opintohallinnon toiminnan ja tietojärjestelmien kehittäjien sekä toteuttajien tulee huomioida kaikessa kehittämisessä yllä kuvatut arkkitehtuuriperiaatteet.

Nimi Prioriteetti Kuvaus

Opintohallinnon arkkitehtuuri on yhteentoimiva koulutuksen kokonaisarkkitehtuurin ja oppijan verkkopalvelun viitearkkitehtuurin kanssa

Prosessit, tietomallit ja tietojärjestelmäpalveluiden rajapinnat, jotka kytkeytyvät kansallisiin palveluihin, tulee olla kansallisten viitearkkitehtuurien mukaisia. Tämä koskee esimerkiksi tilastotuotantoa, käsitteistöä, tutkintorakenteita ja kytkeytymistä keskitettyihin oppijan palveluihin.

Opintohallinto mahdollistaa opiskelijan joustavat ja yksilölliset opintopolut

Paikallinen koulutuksen järjestäjän opintohallintotoiminto on osa laajempaa yksilön oppimista tukevaa kansallista koulutusjärjestelmää. Opiskelija pystyy joustavasti opiskelemaan tutkintorakenteen sisällä ja hallitusti eri oppilaitoksissa.

Opintohallinnon prosessit ja ratkaisut edesauttavat opiskelijoiden opintojen edistämistä

Opintohallinto tukee sekä oppijoita itse edistämään omia opintojaan että auttaa opetuksen ammattilaisia tukemaan oppijoita heidän opinnoissaan.

Opintohallinto palvelee kokonaisuudessaan koulutuksen suunnittelua, toteutusta ja näiden arviointia/kehittämistä

Opintohallinto ja sen ratkaisut kattavat koko koulutuksen järjestäjän toiminnan pääprosessin ja mahdollistaa sen kehittämisen.

Opintohallinto palvelee ja helpottaa sekä opettajien että hallintohenkilöstön työtä

Opintohallinto tuo opettajille ja opetushenkilöstölle heidän työtään aidosti tukevia ominaisuuksia ja välineitä, vähentää rutiinityötä ja mahdollistaa heidän työnsä kohdistamisen olennaiseen.

Opintohallinnon palveluja voi käyttää ajasta ja paikasta riippumatta, ajanmukaisilla päätelaitteilla

Opintohallinto mahdollistaa, että sekä opiskelija että työntekijä voivat käyttää ja hallita opintohallinnon palveluja sähköisillä välineillä.

Opintohallinnon prosessit kytketään kiinteästi osaksi koulutuksen järjestäjän liiketoiminnallisia prosesseja

Opintohallinto kytkeytyy koulutuksen järjestäjän liiketoiminnallisiin prosesseihin ja on osa liiketoiminnan hallintaa.

Opintohallinnon ratkaisut hyödyntävät organisaation toimivia yhteisiä ratkaisuja

Opintohallinnossa hyödynnetään tarkoituksenmukaisessa laajuudessa koulutuksen järjestäjäorganisaation yhteisiä toimialariippumattomia ratkaisuja välttäen päällekkäisyyksiä.

Opintohallinnon ratkaisut parantavat koulun ja kodin välistä yhteistyötä

Opintohallinnon ratkaisut ja prosessit kehittävät ja parantavat kodin ja koulun välistä kommunikointia, yhteistyötä ja kasvatuskumppanuutta oppijoiden hyväksi lasten ja nuorten koulutuspalveluissa.


Arkkitehtuuriperiaatteet sekä niiden perustelut ja vaikutukset on listattu tarkemmin Liitteessä 1, KA-taulukot.

4.4. TietoturvaperiaatteetOpintohallinnon ratkaisuissa ja palveluissa noudatetaan yleisiä, jo Oppijan verkkopalveluarkkitehtuurissa kuvattuja tietoturvaperiaatteita ja yleisiä kansallisia tietoturvamäärityksiä.

Opiskelijan ja hänen palvelunsa tietoihin sähköisen asioinnin ratkaisujen ja toiminnan tietosuojaan ja tietoturvaan liittyvät haasteet kohdistuvat erityisesti käyttäjän tunnistamiseen, palvelujen käyttöön ja palveluissa käsiteltävien tietojen käytön rajoittamiseen sekä käytön valvontaan. Lähdetietojen eheys ja kiistämättömyys ovat tietoturvallisuuden kohteita, joiden hallinnan ja varmistamisen suunnitteluun tulee kiinnittää erityishuomiota.

Opintohallinnon tietoturvaperiaatteissa hyödynnetään Valtionhallinnon tietoturvallisuuden johtoryhmän (VAHTI) tuottamia ohjeita ja linjauksia soveltaen. Ne tuovat hyvän perustan tietoturvallisuustyölle julkishallinnon tietojärjestelmähankkeissa.

Opintohallinnon kannalta keskeisiä VAHTI-määrittelyjä ovat mm:

Verkkopalvelut (VAHTI 12/2006)

Salauskäytännöt (VAHTI 3/2008)

Tietoturvasanasto (VAHTI 8/2008)

Hankkeen tietoturvaohje (VAHTI 9/2008)

Lokiohje (VAHTI 3/2009)

Keskeiset opintohallinnon tietoturvaperiaatteet jäsentyvät yleisen tietoturvallisuuden viitekehyksen mukaan, jossa tietoturvallisuutta tarkastellaan kahdeksan osa-alueen näkökulmasta:

Hallinnollinen turvallisuus

Henkilöstöturvallisuus

Fyysinen turvallisuus

Tietoliikenneturvallisuus

Laitteistoturvallisuus

Ohjelmistoturvallisuus

Tietoaineistoturvallisuus

Käyttöturvallisuus

Eri osa-alueiden tietoturvallisuutta koskevat vaatimukset ja linjaukset on kuvattu tarkemmin Liitteessä 1, KA-taulukot. Seuraavaan on koottu keskeisimpiä eri osa-alueiden tietoturvaperiaatteita.

Hallinnollinen turvallisuus

Henkilö

stöHallinn

ollin

en

Fyysinen

Laitteisto

Tietoliikenne

Ohjelm

isto

Tietoaineisto

Käyttö


Pääsy salassa pidettäviä tietoja käyttäviin järjestelmiin on suojattava siten, että asiattomat eivät pääse käsittelemään salassa pidettäviä tietoja (VAHTI 3/2008). Järjestelmissä tulee käyttää roolipohjaista tunnistamista.

Henkilöstöturvallisuus

Opintohallintojärjestelmän tekniset ylläpitäjät tulee nimetä ja heidän kanssaan tulee tehdä salassapitosopimus

Fyysinen turvallisuus

Opintohallinnon järjestelmien konesalitilojen tulee täyttää Viestintäviraston suosituksen 48 A/2003 M "tärkeä tila" laitetilavaatimukset tai VAHTI 1/2002 tason 2 ”tehostettu perussuojaus” vaatimukset.

Tietoliikenneturvallisuus

Julkisessa verkossa rajoitetun pääsyoikeuden ratkaisuissa verkkoyhteydet tulee suojata SSL-menetelmällä (HTTPS-protokolla) tai vastaavan tasoisella teknologialla joka on yleisesti käytössä tietosuojan alaisissa verkkopalveluissa. Ominaisuus sisältyy käytännössä kaikkiin teknisiin alustoihin, ja vaatii lisäksi verkkopalvelun tarjoajalta SSL-varmenteen.

Ratkaisussa on hyvä käyttää palvelinvarmennetta, jotta vältytään palvelinväärennöksiltä ja kalasteluyrityksiltä.

Laitteistoturvallisuus

Palveluissa tulee käyttää riittävän korkean käytettävyyden alustaa, joka kykenee tuottamaan palvelua opintohallinnon prosessien edellyttämällä palvelutasolla. Palvelun suorituskyky tulee varmistaa riittävällä laite- ja verkkokapasiteetilla sekä aktiivisella edustasuojauksella (palomuuri). Suorituskykyä seurataan jatkuvasti.

Ohjelmistoturvallisuus

Tiedon ja sen esittämisen tulee läpi koko ketjun olla luokiteltu julkiseen ja ei-julkiseen tietoon. Ei-julkista tietoa hallitaan roolipohjaisella käyttövaltuushallinnalla. Tämä jako ulottuu myös hakuja raporttitoimintoihin - mahdollisesti esim. suoraan internet-sivuille tuotettavaan tietoon.

Palvelun käyttäjät tulee tunnistaa luotettavasti. Tunnistamisen tarkoitus on todentaa että käyttäjä on se joka hän väittää olevansa. Käytännössä tunnistaminen tapahtuu ensisijaisesti vahvan tunnistamisen (HST-kortti, Virtu, Vetuma) avulla tai rajoitetusti käsiteltävän tiedon luonne huomioiden käyttäjätunnuksen ja todentaminen tunnukseen liittyvän salasanan avulla.

Ohjelmistoilla tulee olla ylläpitokäytäntö, jossa niiden tietoturvaa seurataan säännöllisestä ja niille tehdään tarpeen mukaan tietoturvapäivityksiä. Järjestelmät tulee päivittää aina saatavissa olevilla korjauspäivityksillä (haavoittuvuuksien korjaaminen). Päivitykset tulee testata huolellisesti ennen tuotantoonsiirtoa. Ohjelmistokehityksen prosessien tietoturvallisuus ja laatujärjestelmät (esim. sertifioinnit) tulee varmistaa osana kehittämisenhallintaa.


Opintohallinnon tietojen käsittelystä - tietojen muuttamisesta ja katselusta jää merkintä järjestelmään (VAHTI 3/2009) – opintohallintojärjestelmässä hyödynnetään kattavaa lokitoiminnallisuutta.

Järjestelmien loogisuus ja helppokäyttöisyys parantaa niiden tietoturvaa.

Tietoaineistoturvallisuus ja luottamuksellisuuden varmistaminen

Opintohallinnon järjestelmissä käsitellään oppijoita koskevia salassa pidettäviä tietoja siten, että ne muodostavat Henkilötietolaissa (523/1999) tarkoitetun/tarkoitettuja henkilörekisterejä. Tämä tieto tulee rajoittaa vain opintohallinnon palveluita tuottavien ja johtavien työntekijöiden ko. palvelussa määritettävään käyttöön sekä erikseen oppijan suostumuksella sovittuun käyttöön. Julkisissa koostetiedoissa tulee varmistaa (esim. raportit tms.), ettei niissä käsiteltäviä tietoja pysty yksilöimään tiettyyn henkilöön tai kohteeseen liian pienen kohdemäärän takia. Suuri osa erityisesti oppijan henkilöön liittyvistä tai häneen liittyvien sosiaali- ja terveyspalvelujen tiedoista ovat arkaluonteisia henkilötietoja, jotka ovat salassa pidettäviä (Julkisuuslaki 621/1999, 23 §). Näitä tietoja tulee käsitellä erityisen huolellisesti lain antamien mahdollisuuksien ja suostumuksenhallinnan puitteissa. Ratkaisussa on huolehdittava tarvittavista rekisteriselosteista ja ns. teknisen rekisterinpitäjän salassapitovelvoitteesta ja huolellisesta tehtävänannosta.

Opintohallinnon salassa pidettävien tietojen hallinnassa ja käsittelyssä on huomioitava seuraavat päävaatimukset:

Vain tietoon oikeutetut voivat käyttää ja käsitellä tietoja

Tietoja voidaan käyttää vain siihen tarkoitukseen, johon ne on kerätty

Salassa pidettävän tiedon käyttö tulee taltioida muuttamattomaan lokiin. Lokista tulee olla saatavissa tarvittaessa tieto, mihin salassa pidettävää tietoa on käytetty, kuka on käyttänyt ja milloin

Opintohallinnon rekistereistä tulee laatia ja ylläpitää sekä pitää jokaisen saatavilla rekisteri- ja tietosuojaseloste

Oppijoita tulee informoida heistä tallennettavista tiedoista sekä näiden tarkastusoikeudesta ja koulutuksen järjestäjän tulee järjestää oppijoille (tai alaikäisten oppijoiden huoltajille) selkeä kanava ja prosessi oppijan omien tietojen korjaamista varten.

Opintohallinnon tietovarannot sisältävät oppijoiden suorituksiin ja tutkintoihin sekä osaamiseen liittyviä tietoja. Opintohallintoratkaisun kytkeytyessä opiskelun muihin tukipalveluihin (esim. oppilashuolto, opiskelijaterveydenhuolto), järjestelmään saattaa tallentua myös oppijaa koskevaa tietoa, jonka tietoja tulee käsitellä terveydenhuollon tai sosiaalihuollon tietosuojavaatimusten mukaisesti. Nämä tiedot suositellaan taltioitavan kokonaan erilleen niille varattuihin tietojärjestelmiin kytkeytyviin itsenäisiin tietovarantoihin.

Opintohallinnon palveluissa tulee ottaa huomioon tietosuojan ja yksityisyyden suojan vaatimukset. Tätä edistävät merkittävästi loogiset ja yhdenmukaiset käsitteistöt. Opintohallinnon palvelujen käsite- ja tietomallit, toiminnalliset tietojärjestelmäpalvelut ja käyttövaltuushallinnan määritykset ja toteutukset tulee toteuttaa siten, että ne muodostavat aukottoman ja auditoitavan ketjun.


Tällä varmistetaan, ettei ratkaisussa tietosuojalain vastaisesti yhdistetä eri toimialojen rekistereitä. Opintohallinnon tietovarantoihin tulee taltioida vain sellaisia oppijan tietoja, joita aidosti ja todennettavasti tarvitaan opintohallinnon prosesseissa. Muiden tietojen tallentamista opintohallinnon tietovarantoihin tulee välttää.

Käyttöturvallisuus

Jatkuvissa palveluissa jatkuvan palvelun tuottajan tulee täyttää valtionhallinnon tietoturvatasojen perustason vaatimukset.

Palveluympäristöltä käytettävyys tulee määrittää varsinaisten johtamisprosessien käytettävyysvaatimusten mukaisesti. Palvelun tuottaminen ja hallinta tulee toteuttaa alan hyvien käytäntöjen mukaisesti1, jotta tarvittava palvelutasotavoite saavutetaan.

Opintohallinnon järjestelmien keskeisimpiä tietoturvakontrolleja ovat:

Luottamuksellisuuden ja tietosuojan varmistaminen: tietoaineistojen ja tietoliikenteen salaus, käyttäjän tunnistaminen ja todentaminen, pääsynvalvonta, käyttäjä – ja käyttövaltuushallinta

Eheyden ja alkuperän varmistaminen: tarkistussummat, aikaleimat, käyttäjän todentaminen

Saatavuuden varmistaminen: Palvelutapahtumien luotettavuus, tietojärjestelmän toimintavarmuus ja kapasiteetin riittävyys, palvelualustan (laitteet, tietoliikenneverkko, ohjelmistot) luotettavuus

Jäljitettävyyden varmistaminen: lokit ja niiden turvaaminen, kiistämättömyys, jälkikäteinen valvonta

Keskeiset tietoturvaperiaatteet on kuvattu Liitteessä 1, KA-taulukot. Tarkemmat vaatimukset on kuvattu Vahti 2/2010 tietoturvatasot kuvauksessa.

5. Käsitteellisen tason arkkitehtuurilinjaukset

5.1. Opintohallinnon ja sen ratkaisujen haasteet ja tavoitteetOpintohallinnon toiminnan ja ratkaisujen kehittämistä ohjaavat sekä kansallinen opetustoimen strategia, yleiset opintohallinnon kehittämistarpeet sekä yksittäisen koulutuksen järjestäjän ja oppilaitoksen tunnistamat kehittämistarpeet ja –tavoitteet.

Kansalliset opintohallintoa ohjaavat tavoitteet on listattu opetus- ja kulttuuriministeriön laatimaan ns. Kehittämissuunnitelmaan (KESU: Koulutus ja tutkimus vuosina 2011–2016, Kehittämissuunnitelma). Kansallista opintohallinnon viitearkkitehtuuria kehittänyt työryhmä analysoi ja priorisoi

1 Jatkuvissa palveluissa suositellaan käytettävän ITIL-prosesseja ja niiden suositellaan täyttävän keskeiset ISO/IEC 20000 –palvelunhallintastandardin vaatimukset


ko. kehittämissuunnitelmaan kootut koulutusjärjestelmää ja opetusta koskevat keskeiset strategiset tavoitteet. Priorisoinnin pohjalta erityisesti seuraavien strategialinjausten arvioitiin vaikuttavan merkittävästi opintohallinnon kehittämiseen tulevina vuosina:

Strategialinjaus Vaikutukset opintohallinnon viitearkkitehtuuriin Lähde

KESU: KoulutustakuuAmmatillisen peruskoulutuksen opiskelijaksi ottamisen perusteita uudistetaan siten, että perusasteen päättäneiden ja ilman toisen asteen tutkintoa olevat voidaan valita ensin toisen asteen opiskelijavalinnassa. Tavoitteena on, että uudistetut perusteet otetaan käyttöön vuonna 2013 yhdessä uudistetun sähköisen hakujärjestelmän kanssa. Oppilaitosta vaihtaville opiskelijoille vahvistetaan erillisvalintoja ja tutkinnon aiemmin suorittaneet ohjataan pääsääntöisesti aikuisille soveltuviin koulutusmuotoihin kuten näyttötutkintokoulutukseen.

Esim. Hyödynnetään kansallisissa hakeutujan palveluissa TORia, jolloin hakeutuja voidaan suoraan ohjata oikeisiin opintoihin

KESU

Kunnat seuraavat nuorten sijoittumista ja huolehtivat siitä, että sijoittumattomat nuoret saavat tarvitsemansa tietoa, neuvontaa ja ohjausta.

Opintohallintoratkaisusta saadaan reaaliakaisesti tietoa opintojen etenemisestä, läsnäloista ja näin tuottaa ennakoivaa tietoa syrjäytymisen ehkäisemiseksi.

KESU

KESU: Joustavat opintopolutYlioppilastutkintoa ja lukiokoulutusta sekä ammatillisia tutkintoja kehitetään erillisinä tutkintoina. Lukiokoulutusta ja ammatillisia tutkintoja uudistettaessa parannetaan mahdollisuuksia rakentaa joustavia opintopolkuja ja lisätään mahdollisuuksia suorittaa osia tutkinnoista yli tutkintorajojen.

Hyödynnetään kansallisia joustavia mutta rakenteisia tutkintomalleja (eOPS), suoritus- ja arviointitietojen joustava siirtäminen oppilaitokselta toiselle.

KESU

Ammatillisten tutkintojen joustavuutta lisätään siten, että yksilölliset valinnat ja tutkintojen suorittaminen myös osa kerrallaan on mahdollista silloin kun se on työelämän ja yksilön tarpeiden kannalta tarkoituksenmukaista. Nuorten koulutuksen ensisijaisena tavoitteena on kokonaisen tutkinnon suorittaminen. Aikuiskoulutuksessa tavoitteena on tukea osaamisen kehittämistä työuran eri vaiheissa.

Joustavat opiskelumahdollisuudet, osasuoritusten ja yksittäisten jaksojen ja näiden arviointien jakaminen valtakunnallisesti eri oppilaitoksille tarpeen mukaan.

KESU

Perusopetuksen lisäopetuksen, ammatillisen peruskoulutuksen valmistavien ja valmentavien koulutusten sekä työpajatoiminnan ja etsivän nuorisotyön yhteistyötä vahvistetaan ja työnjakoa selkeytetään siten, että ne tukevat tehokkaasti jatko-opintoihin siirtymistä.

Ajantasainen tieto ja sen raportointi sekä tietojen yhteentoimivuus nuorisotyön kanssa

KESU

Seuraavaan on koottu kaikkein keskeisimmät tähän viitearkkitehtuuriin vaikuttavat KESU:n strategiset linjaukset. KESUn vaikutuksia opintohallintoon on tarkasteltu laajemmin viitearkkitehtuurin liitteessä 2.

KESU: Ammatillinen koulutusAmmatillisen koulutuksen rahoitus uudistetaan palkitsemaan koulutuksen laadusta ja laadun parantamisesta. Tavoitteena on tukea nykyistä paremmin koko ikäluokan kouluttamista, koulutuksen läpäisyn parantamista, nopeampaa siirtymistä työelämään ja aiemmin opitun tunnustamista. Rahoitus myönnetään koulutuksen järjestäjälle.

Opintohallinto tuottaa rahoituspäätöksiin tarvittavat raportointi- ja mittaritiedot. Työnjako kansallisten tietopalveluiden ja paikallisten tietopalveluiden välillä tulee määrittää varsin tarkasti.

KESU

KESU: AikuiskoulutusOpetus- ja kulttuuriministeriö varmistaa, että kansalainen löytää sähköisestä sivistyskeskuksesta kaiken Suomessa tarjotun aikuiskoulutuksen ja että verkkopalvelun kautta voi hakeutua aikuiskoulutukseen. Palvelu kytkeytyy SADe-ohjelman Oppijan verkkopalveluun.

Kaikki tarjonta ja koulutustieto tulee tuottaa muodossa, jossa se voidaan helposti siirtää tai kytkeä kansallisiin hakeutujan palveluihin.

KESU

Näyttötutkintoon valmistavan koulutuksen rahoitusta kehitetään siten, että rahoitus ei kannusta opetuksen järjestämiseen silloin kun opiskelijalla jo on tutkinnon suorittamisen edellyttämä osaaminen.

Paikallinen opintohallinto hyödyntää keskitetyn TORin tietoja aikaisemmista opinnoista. Tällä on suora kytkentä taloushallintoon. Aietun opitun tunnistamista hyödynnetään täysimääräisesti.

KESU

Tutkintosuoritusten arvioijien riittävästä koulutuksesta huolehditaan ja koulutusta kehitetään. Ammattitaito osoitetaan työpaikoilla aina, kun se on mahdollista. Ammattitaidon arvioinnin riippumattomuus ammattitaidon hankkimisesta tulee varmistaa tutkintotilaisuuksia suunniteltaessa ja toteutettaessa.

Näyttötutkintojen arviointia ja työpaikkaohjaajien sekä näyttötutkintomestarien koulutuksen hallintoa kehitetään.

KESU

Näyttötutkintojärjestelmän laadunhallintaa vahvistetaan osana ammatillisen koulutuksen laadunhallinnan kokonaisuutta. Ammattitaidon laadunvarmistuksen luotettavuutta lisätään arvioinnin dokumentointiaineiston alakohtaisesti keskitetyllä tuottamisella.

Opintohallinnossa tulee hallita myös alakohtaisia tutkinnon arviointidokumenttimalleja. Liittyy myös ammatillisen koulutuksen tutkintotoimikuntien hyväksymisperiaatteiden yhdenmukaistamiseen.

KESU

Ylle on koottu vain kaikkein korkeimmalle työryhmässä priorisoidut strategiset linjaukset, joilla katsottiin olevan kaikkein merkittävin vaikutus opintohallinnon prosessien ja –ratkaisujen kehittämiseen lähivuosina.

Kaikkein keskeisimpänä linjauksena nähtiin joustavien, koulutuksen järjestäjärajat ylittävien opintopolkujen mahdollistaminen. Tämä edellyttää yhtenäistä prosessimallia, yhteentoimivia rajapintoja ja pitkälle yhdenmukaisia tietomalleja opintohallinnon opiskelijaliikkuvuutta tukevissa ydinosissa.


Liitteeseen 2 on koottu laajempi analyysi muista tärkeistä opintohallintoon vaikuttavista KESU:n strategialinjauksista.

Työryhmän lähtötilannekuvauksista ja sen jatkotyöstöstä voitiin tunnistaa seuraavat yleiset opintohallintotoiminnan haasteet, joita tässä viitearkkitehtuurissa on kehitetty ja jotka tulee pystyä jatkokehityksessä ja varsinaisessa toteutuksessa korjaamaan:

Vaatimuksen / tavoitteen kuvaus Prioriteetti Hyödyn saaja

Kohdealueen haasteet ja yleiset puutteetTiedon liikkuvuudessa on ongelmia - liikaa paperi- ja manuaaliprosesseja

Sekä opiskelijat että koulutuksen järjestäjä

Ongelmia tiedon yhteismitallisuudessa - termit eivät ole yhteiset tai niillä tarkoitetaan eri asioita

Koulutuksen järjestäjä, OKM ja OPH paremman tiedon laadun ja tilastojen luotettavuuden kautta

Ongelmia tiedon eheydessä - tiedon oikeellisuus on puutteellista Koulutuksen järjestäjä, OKM ja OPH paremman tiedon laadun ja tilastojen luotettavuuden kautta

Nykyiset opintohallintojärjestelmät eivät sisällä riittäviä analyysivälineitä

Koulutuksen järjestäjä: toiminnan ohjaus, johtaminen

Nykyiset opintohallintoratkaisut eivät tue opiskelijan liikkuvuutta koulutuksen järjestäjien välillä tai koulutusmuotojen välillä.

Opiskelija, OKM koulutuspoliittisesta ja strategisesta näkökulmasta

Nykyiset opintohallintoratkaisut eivät riittävästi tue opiskelun henkilökohtaistamista koulutuksen järjestäjärajat ylittävissä joustavissa opintopoluissa.

Opiskelija, OKM koulutuspoliittisesta ja opetuksen tuloksellisuuden näkökulmasta

Tutkintoja ei ole rakenteistettu kansallisesti yhdenmukaisesti, tämä vaikeuttaa koulutuksen järjestäjien työtä ja erityisesti opiskelijaliikkuvuutta.

Koulutuksen järjestäjä, OKM ja OPH paremman tiedon laadun ja tilastojen luotettavuuden kautta. Opiskelija opiskelijaliikkuvuuden näkökulmasta

Varsinaisiksi yleisiksi tavoitearkkitehtuurin ja sen ratkaisujen tavoitteiksi ja vaatimuksiksi tunnistettiin seuraavat kohteet:

Vaatimuksen / tavoitteen kuvaus Prioriteetti Hyödyn saaja

Vaatimukset ja tavoitteetOpintohallinnossa käytetään yhteistä käsitteistöä ja terminologiaa Välttämätön Koko kansallinen koulutusjärjestelmä,

koulutuksen järjestäjä - välillisesti oppija.Opintohallinnon ratkaisuissa ja prosesseissa käytetään yhtenäisiä tietomalleja ja -rakenteita

Välttämätön Koko kansallinen koulutusjärjestelmä, koulutuksen järjestäjä - välillisesti oppija.

Opintohallinnon ratkaisuissa ja prosesseissa käytetään kansallisesti määriteltyjä koodistoja ja luokituksista (tietotason arvolistat)

Välttämätön Koko kansallinen koulutusjärjestelmä, koulutuksen järjestäjä - välillisesti oppija.

Opintohallinnon ratkaisut pystytään joustavasti mukauttamaan toimintaympäristön muutoksiin - koulutuspolitiikka, rahoitus, organisaatio, prosessit

Hyödyllinen Kolutuksen järjestäjä

Opintohallinnon tietovarannoista tulee pystyä tuottamaan viranomaisille, omistajille, johdolle ja sidosryhmille tilasto- ja tilannekuvatietoa päätöksentekoa ja seurantaa varten.

Välttämätön Koulutuksen järjestäjän johto ja laatuasiantuntijat, tilastoviranomaiset (tilastokeskus) ja koulutusjärjestelmän ohjaavat tahot (OKM, OPH)

Opintohallintovälineet tuottavat eri sidosryhmille (erityisesti viranomaisille) raportoitavat tiedot automaattisesti tai hyvin helposti.

Hyödyllinen Koulutuksen järjestäjä, tiedon laadun näkökulmasta Tilastokeskus, Kela, OKM, OPH

Opintohallinnon ratkaisukokonaisuus sisältää tai voidaan vähintään kytkeä tiedon analyysiratkaisuihin.

Hyödyllinen Koulutuksen järjestäjän johto ja toiminnan kehittäjät, laatuasiantuntijat.

Opintohallinto tulee kytkeä sekä toiminnallisesti että teknisesti kansallisiin oppijan palveluihin

Välttämätön Koulutuksen järjestäjä, OKM, OPH sekä oppija.


Opintohallinnon välineet ovat helppokäyttöisiä - sekä logiikaltaan että käyttöliittymältään. Tarpeettomat käyttövaiheet poistetaan.

Toivottu Koulutuksen järjestäjän loppukäyttäjät, oppijat ja alaikäisten oppijoiden huoltajat

Opintohallinnon ratkaisujen tulee tuottaa arkistointia ja kansallisia tietovarantoja (erityisesti TOR) varten pitkäaikaista säilytystä edellyttävät aineistot ja asiakirjat.

Välttämätön OKM, Tilastokeskus, Arkistolaitos, Oppija (oikeusturva)

Opintohallinnon prosessit ja ratkaisut tukevat koulutuksen järjestämisen kustannustehokkuuden arviointia ja koulutuksen kustannustehokasta suunnittelua.

Hyödyllinen Koulutuksen järjestäjä, OKM, OPH

Opintohallinto tukee nykyistä dynaamisempaa resurssien suunnittelua ja hallintaa (vrt. joustavat opintopolut).

Hyödyllinen Koulutuksen järjestäjä, oppija, OKM, OPH

Opintohallinnon prosessit ja ratkaisut tukevat opiskelijoiden liikkuvuutta joustavissa opintopoluissa.

Hyödyllinen Oppija, koulutuksen järjestäjä, OKM, OPH

Opintohallintokokonaisuus pystyy vertailemaan eri aikoina määritettyjä tutkintoja ja niiden vastaavuuksia. Tutkintorakenteiden versiointi osana myös kansallista tutkintorakenteiden hallintaa.

Toivottu Koulutuksen järjestäjä, Tilastokeskus, OKM, OPH, koko koulutusaste

Opintohallintokokonaisuus tukee opiskelijoiden omaehtoisuutta ja osallistumista omaan oppimiseen.

Hyödyllinen Oppija, OKM (strateginen näkökulma)

Opintohallintoratkaisu tukee opiskelijan itsearviointia - sekä hakeutumisvaiheessa että opintojen aikana

Hyödyllinen Oppija, Koulutuksen järjestäjä

Prioriteetti kuvaa onko kyseinen vaatimus tai tavoite välttämätöntä saada tavoitetilassa toteutettua vai onko se muuten tavoiteltava. Prioriteettijärjestys yleisillä tavoitteilla on seuraava – kriittisimmästä vähiten kriittiseen: Välttämätön, Hyödyllinen, Toivottu.

Tässä kuvatut yleiset tavoitteet ovat ohjanneet varsinaista kansallisen opintohallinnon viitearkkitehtuurityötä ja ne on otettu mahdollisuuksien mukaan huomioon eri arkkitehtuurinäkökulmien linjauksissa eri käsitteellisillä tasoilla. Laajempi ja tarkempi koko tämän viitearkkitehtuurin linjausten vaatimusluettelo on kuvattu kansallisen opintohallinnon viitearkkitehtuurin Liitteeseen 3, Vaatimukset.

5.2. SidosryhmätOpintohallintoon liittyy merkittävä määrä erilaisia sidosryhmiä. Osa näistä toimii suoraan opintohallinnon tietojen tuottajina tai ryhminä, joille opintohallinto tuottaa tietoa (tietovirtojen osapuolina), osa taas muilla tavoin vaikuttaa opintohallinnon toimintoihin, ratkaisuihin ja tavoitteisiin.

Sidosryhmät voidaan jakaa seuraaviin pääluokkiin:

Kansalaiset

Oppilaitokset (varsinainen opetusta tarjoava yksikkö)

Koulutuksen järjestäjä (organisaatiomuoto)

Valtionhallinto

Elinkeinoelämä

Edunvalvontaorganisaatiot

Sote-toimijat

Muut sidosryhmät


Sidosryhmät on listattu seuraavissa taulukoissa. Opintohallinnon kannalta kaikkein keskeisimmät sidosryhmät on kuvattu taulukossa lihavoidulla tekstillä.

KuvausSidosryhmän rooli opintohallinnossa

Kansalaiset Opetuksesta kiinnostunet henkilötKansalaisjärjestöt Muu vaikuttaja

Oppilaitokset Koulutuksen toteuttava tahoPeruskoulu Lakisääteistä perusopetusta antava koulu, jossa

suoritetaan oppivelvollisuus.Tiedon tuottaja

Vapaan sivistystyön oppilaitos Kansanopistot, kansalaisopistot, opintokeskukset, liikunnan koulutuskeskukset (urheiluopistot) ja kesäyliopistot, joissa opetuksen ei ole tutkintotavoitteista eikä lailla säädeltyä.

Tiedon tuottaja

Ammatillinen oppilaitos Toisen asteen oppilaitos, joka tarjoaa ammatillista perusopetusta.

Tiedon tuottaja

Lukio Toisen asteen yleissivistävää koulutusta antava oppilaitos, josta valmistutaan ylioppilaiksi.

Tiedon tuottaja

Ammattikorkeakoulu Työelämää ja alueellista kehittämistä painottava korkeakoulu.

Tiedon tuottaja

Yliopisto Tieteellistä tutkimusta harjoittava, ja siihen perustuvaa ylintä koulutusta antava itsenäinen taho.

Tiedon tuottaja

Korkeakoulu Tieteellistä tutkimusta harjoittava ja ylintä opetusta antava oppilaitos.

Tiedon tuottaja

Ammatillinen erikoisoppilaitos Teollisuuden tai kaupan yritysten oppilaitoksia, jotka kouluttavat työntekijöitä pääasiassa ylläpitäjän tarpeisiin.

Tiedon tuottaja

Ammatillinen erityisoppilaitos Oppilaitos joka antaa opetusta opiskelijoille, jotka vamman, sairauden tai muun syyn vuoksi tarvitsevat erityistä tukea.

Tiedon tuottaja

Ammatillinen aikuiskoulutuskeskus Aikuiskoulutukseen erikoistunut, ammatillista opetusta antava oppilaitos.

Tiedon tuottaja

Pelastusopisto Sisäasianministeriön alaisuudessa toimiva, oman alansa koulutusta antava oppilaitos.

Tiedon tuottaja

Poliisiammattikorkeakoulu Sisäasianministeriön alaisuudessa toimiva, oman alansa koulutusta antava oppilaitos.

Tiedon tuottaja

Vartiointialojen oppilaitos Sisäasianministeriön alaisuudessa toimiva, oman alansa koulutusta antava oppilaitos.

Tiedon tuottaja

Sotilasalan ammatillinen oppilaitos Tiedon tuottajaSotilaskorkeakoulu Ylintä maanpuolustusopetusta antava yliopisto. Toimii

puolustushallinnon alaisuudessa.Tiedon tuottaja

Esiopetusyksikkö Ennen peruskoulua annettavaa, vapaaehtoista opetusta, jonka tavoitteena on edistää lapsen kehitys- ja oppimisedellytyksiä.

Tiedon tuottaja

Muut kuin järjestämislupien kautta koulutusta tarjoavat organisaatiot

Tiedon tuottaja

Sidosryhmä

Organisatorisesti koulutusta tarjoavat toimijat järjestäytyvät seuraavasti:Koulutuksen järjestäjä Koulutuksen järjestäjällä on järjestämislupa

Kunta Koulutuksen ja opetuksen järjestäjän roolissa. Erityisesti perusopetus sekä 2. asteen opetus. Kunnan sisällä keskeinen asema on opetuslautakunnalla sekä kunnan hallituksella ja valtuustolla.

Tiedon tuottaja

Kuntayhtymä Koulutuksen ja opetuksen järjestäjän roolissa. Erityisesti ammattiopetus ja ammattikorkeakoulutus. Keskeinen asema on hallituksella ja valtuustolla.

Tiedon tuottaja

Koulutusta järjestävä osakeyhtiö Keskeinen asema on hallituksella Tiedon tuottajaKoulutusta järjestävä säätiö Keskeinen asema on hallituksella Tiedon tuottajaKoulutusta järjestävä yhdistys Keskeinen asema on hallituksella Tiedon tuottajaValtio Keskeinen asema on hallituksella Tiedon tuottaja

Koulutuksen järjestäjä (järjestämisluvan saaneena) voi muodostaa laajemman kokonaisuuden kuin yksi oppilaitos. Oppilaitos joutuu tai saa usein käyttää koulutuksen järjestäjän yleisiä tietojärjestelmäpalveluja ja ratkaisuja.


Esimerkiksi kunnalla on usein toimialariippumattomat henkilöstöhallinnon tai taloushallinnon ratkaisut, joita myös opetustoimiala käyttää.

Muita sidosryhmiä ovat mm.:Valtiohallinto

opetus- ja kulttuuriministeriö Vastaa osana valtioneuvostoa koulutus-, tiede-, kulttuuri-, liikunta- ja nuorisopolitiikan kehittämisestä ja kansainvälisestä yhteistyöstä.

Ohjeistaja

OpIT-ohjausryhmä (opetus- ja kulttuuriministeriön toimialan tietohallinnon ohjausryhmä)

Sen alaisena on kokonaisarkkitehtuurijaosto, joka toimii kansallisen koulutuksen, tieteen ja kulttuurin kohdealueen KA-ryhmänä

Ohjeistaja

Opetushallitus Opetuksen kehittämisvirasto. Laatii perusopetuksen ja lukiokoulutuksen opetussuunnitelmien perusteet, ammatillisten tutkintojen ja näyttötutkintojen perusteet. Virasto tekee oppimistulosten arviointeja ja osallistuu koulutuksen tuloksellisuuden kehittämiseen (vrt. AMOP). Hallinnoi keskitettyjä oppijan palveluita.

Tiedon hyödyntäjä

Kansaneläkelaitos Huolehtii ja kehittää Suomessa asuvien perusturvaa. Opintotukiin ym. liittyvät palvelut, tieto opinto-oikeuksista ja tutkinnoista sekä läsnäolosta


työ- ja elinkeinoministeriö Vastaa Suomen yrittäjyyden ja innovaatiotoiminnan toimintaympäristöstä, työmarkkinoiden toimivuudesta ja työntekijöiden työllistymiskyvystä sekä alueiden kehittymisestä globaalissa taloudessa.

Kaksisuuntainen siirto

Tilastokeskus Tilastointia varten perustettu viranomainen. Se tuottaa valtaosan Suomen virallisista tilastoista ja on tilastoalan merkittävä kansainvälinen toimija.


Vero Tieto läsnäolosta ja opinto-oikeuksista Tiedon hyödyntäjäulkoasianministeriö Ulkoministeriön toiminta keskittyy ulko- ja

turvallisuuspolitiikkaan, kauppapolitiikkaan ja kehityspolitiikkaan sekä ulkopoliittisesti merkittäviin kansainvälisiin asioihin ja yleensä kansainvälisiin suhteisiin.

Tiedon tuottaja

Poliisi Viranomainen, joka vastaa oikeus- ja yhteiskuntajärjestyksen turvaamisesta, yleisen järjestyksen ja turvallisuuden ylläpitämisestä ja rikosten ennalta estämisestä, selvittämisestä ja syyteharkintaan saattamisesta. Rikosrekisteritieto


Maahanmuuttovirasto Maahanmuuttovirasto on sisäasiainministeriön alainen virasto, joka käsittelee ja ratkaisee maahantuloon, maassa oleskeluun, pakolaisuuteen sekä Suomen kansalaisuuteen liittyviä asioita.


Rajavalvontavirasto Rajavartiolaitos on sisäasiainministeriön alaisuudessa toimiva rajaturvallisuuden ja meripelastuksen asiantuntija.


Aluehallintovirastot Valtionhallinnon alueelliset organisaatiot. Valvoo esim. opetustoimen lainsäädännön toimeenpanoa.

Muu vaikuttaja

Elinkeino- ja ympäristövirastot Valtionhallinnon alueelliset organisaatiot. Mm. koulutustarpeen ennakointiin liittyviä tehtäviä

Muu vaikuttaja

ElinkeinoelämäTyönantajat, työpaikat Hyödyntävät yleisesti tutkintorekisteriä. Ovat osa opetuksen

toteuttamista (vrt. työpaikkaohjaajat, työpaikkakouluttajat ja arvioijat), asiakkaita. Osallistuvat suunnitteluun.

Kaksisuuntainen siirto

EdunvalvontaorganisaatiotTyömarkkinajärjestöt Työantaja- ja työntekijärjestöt Muu vaikuttajaOpiskelijajärjestöt Opiskelijoiden etujärjestöt Muu vaikuttajaKuntaliitto Kuntien edunvalvoja Muu vaikuttajaAMKE Ammattiosaamisen kehittämiskeskus. Koulutuksen

järjestäjien edunvalvoja. Huom. Vastaavia on myös muilla koulutusasteilla.

Muu vaikuttaja

Opettajayhdistykset Useita ainekohtaisia aloja Muu vaikuttajaSote-toimijat Rajattu opintohallinnon viitearkkitehtuurin

ulkopuolelleValvira Terveydenhuollon ammattilaisten rekisteröinti -

ammattioikeusrekisterin ylläpitäjä.Tiedon hyödyntäjä


Muut sidosryhmätIT-toimittaja Opintohallinnon IT-palveluita tuottava yritys tai organisaatio Muu vaikuttaja

Ylioppilastutkintolautakunta Vastaa ylioppilaskokeen suunnittelusta ja suorittamisesta. Kaksisuuntainen siirtoCIMO kansainvälisen liikkuvuuden ja yhteistyön asiantuntija- ja

palveluorganisaatio.Kaksisuuntainen siirto

UAF University Admissions Finland. Hoitaa yhdeksän yliopiston kv-hakuja.

Muu vaikuttaja

Kehittämisryhmät Erilaiset projekti- ja kehittämisryhmät Muu vaikuttajaSuomen Olympiakomitea Yhteistyöjärjestö, opiskelijavalintojen kriteereissä tarvittavat

lisätiedot jne.Muu vaikuttaja

Suomen konservatorioliitto Yhteistyöjärjestö, opiskelijavalintojen kriteereissä tarvittavat lisätiedot jne.

Muu vaikuttaja

Iltapäivähoitoa tuottavat organisaatiot Tyypillisesti peruskoulun 1. ja 2. luokan oppilaiden iltapäivähoito.

Muu vaikuttaja

Uskonnolliset yhteisöt Esim. Ev.lut kirkko, Ort.kirkko tms. Muu vaikuttaja

Muut Oppijan valintoihin ja opintoihin vaikuttaa monia muita tahoja - ystävät, harrastukset, urheiluseurat tms. Näitä ei kuitenkaan tässä työssä liitetä opintohallintokokonaisuuteen

Muu vaikuttaja

Oikeassa sarakkeessa on kuvattu kyseisen toimijan rooli opintohallinnon tavoitetilassa: opintohallinnon tietojen tuottaja, opintohallinnon tietojen hyödyntäjä, opintohallintotoimintaa ohjeistava taho, kaksisuuntainen siirto (toimii sekä opintohallinnon tiedon tuottajana että hyödyntäjänä) sekä muu vaikuttaja.

Sidosryhmien tunnistamisen ja näiden roolituksen tarkoituksena on tätä kautta saavuttaa kattava kuva mahdollisista eri organisaatioiden välisistä rajapinnoista ja tietovirroista sekä tunnistaa, minkä tahojen kanssa opintohallinnon kehittämisessä ja sen ratkaisuissa tulee tehdä yhteistyötä.

Sidosryhmiä on luonnehdittu joiltakin osin tarkemmin vielä Liitteessä 2, KA-taulukot.

5.3. Toimijat ja roolitTässä toimijoilla tarkoitetaan yksittäisiä henkilötoimijoita, jotka toimivat erilaisissa rooleissa osana opintohallintotoimintaa. Roolit ovat erityisesti erilaisissa prosesseissa toimiva aktoreita, jotka käytännössä toteuttavat tietyt prosessien vaiheet (esim. tekee hakemuksen, käsittelee asian, antaa lausunnon, kirjaa tiedon, tekee päätöksen tai toimittaa päätöksen). Roolit ovat erityisesti käyttövaltuushallinnan ja prosessien kuvaamisen keskeisiä tekijöitä.

Opintohallinnon toiminnallisessa keskiössä on oppija, jonka oppimista erilaisilla opintohallinnon prosessin eri vaiheilla tuetaan tavoitteiden ja reunaehtojen puitteissa. Oppijaa tukevat hänen perheensä roolit sekä oppilashuollon roolit. Samoin varsinaista opetushenkilöstöä ja opetuksen suunnittelua tukevat monet tukiroolit.

Opintohallinnon kokonaisuuteen kuuluu hyvin monia rooleja, joista tyypillisimmät on listattu Liitteeseen 1, KA-taulukot. Nämä voidaan jäsentää seuraavasti:

Oppijan roolit

Oppijan lähiomaisen roolit


Opetustoimen ammattihenkilöiden roolit

o Yleiset opetustoimen ammattihenkilöroolit

o Esiopetuksen roolit

o Perusopetuksen roolit

o Lukion koulutuksen roolit

o Ammatillisen koulutuksen roolit

o Aikuiskoulutuksen roolit

o Korkeakoululaitoksen roolit

o Vapaan sivistystyön roolit

Opintohallinnon hallinnolliset roolit

Oppisopimuspalveluiden roolit

Oppilashuollon roolit

Työnantajien roolit

Asiakasyritysten roolit

Johtamisen roolit

Muut roolit

Tietojärjestelmien hallinnan roolit

Näihin rooliryhmiin sijoittuu erilaisia yksittäisiä rooleja kuten lastentarhanopettaja, erityisopettaja, koulukuraattori, ym. Seuraavaan on listattu näistä keskeisimmät:Oppija Oppija on henkilö opetustoimen näkökulmasta.

Sisältää kaikki palvelun loppukäyttäjäroolit (poislukien viranomaisroolit).

Hakeutuja Henkilö joka etsii tietoa koulutuksesta ja harkitsee hakeutumista koulutukseen

Hakija Henkilö, joka on jättänyt hakemuksen koulutukseen. Oppija: oppilas, opiskelija, muu oppija Jonkin oppilaitoksen piirissä opiskeleva henkilö.Tutkinnon suorittaja Opinnäytteen antaja, ei oppijan roolissaOppivelvollinen Henkilö, joka on lain mukaan oppivelvollinen -

riippumatta siitä, onko hän jossakin muussa tässä kuvatussa oppijan roolissa

Oppijan lähiomainenHuoltaja Alaikäisen edunvalvojaSijaishuoltaja Lastensuojelun kautta nimetty alaikäisen oppijan

sijaishuoltajaEdunvalvoja Holhousviranomaisen määräämä henkilö, joka edustaa

vajaavaltaista.Muu lähiomainen Esim. muu perheenjäsen

Opetustoimen rooleista voidaan tunnistaa muutamia yleisiä rooleja, jotka toistuvat eri variaatioissa eri koulutusasteissa:


Opetustoimen ammattihenkilöYleiset opetustoimen ammattihenkilöroolit

Opettaja Opetusta antava opetustoimen ammattihenkilö, yleisnimike

Luokanopettaja / luokanvalvoja / ryhmänohjaaja Opettaja, jolla on vastuu opetusryhmästä. Luokanopettaja opettaa koko luokkaa useimmissa aineissa.

Aineopettaja Opettaa oman erityisalansa kokonaisuuksiaErityisopettaja Vastaa erityistä tukea tarvitsevan nuoren tai lapsen

opetuksestaOpinto-ohjaaja, oppilaanohjaaja Antaa tukea oppijan opiskeluun, erityisesti

siirtymävaiheissa, valinta- ja pulmatilanteissa.

Avustaja Kouluavustaja, päiväkotiryhmän avustaja tms.

Koulutusasteen sisällä kyseisiä yleisiä rooleja tarkennetaan koulutusasteittain eri alaluokkiin. Nämä yleisten roolien alaluokat on kuvattu roolitaulukossa kursiivilla tekstillä:

Esiopetuksen roolitPäiväkodin johtaja - vastaa esiopetuksen johtamisesta Vastaa esiopetuksen johtaja

Erityislastentarhanopettaja - erikoistunut esiopetukseen

Vastaa esiopetuksesta. Erityisopettajan alaluokka

Lastentarhanopettaja - erikoistunut esiopetukseen Vastaa esiopetuksesta. Opettajan alaluokka

Avustaja- esiopetus Esiopetuksen avustavia tehtäviä suorittava henkilö. Avustajan alaluokka

Perusopetuksen roolitLuokanvalvoja Ks. Luokanvalvoja yllä.Luokanopettaja Alakoulun opettaja, joka opettaa koko luokkaa

useimmissa aineissa. Aineenopettaja Aineenopettaja opettaa erityisesti tiettyä ainetta

mahdollisesti millä tahansa asteella (perusopetus, 2. aste tms.). Aineopettajan alaluokka

Avustaja - perusopetus Kouluavustaja. Avustajan alaluokkaErityisopettaja Vastaa erityistä tukea tarvitsevan lapsen opetuksesta ja

kasvatuksesta. Ks. Erityisopettaja.Erityisluokanopettaja Vastaa erityistä tukea tarvitsevan lapsen opetuksesta ja

kasvatuksesta perusopetuksen luokilla 1-6. Erityisopettajan alaluokka.

Opinto-ohjaaja, oppilaanohjaaja Ks Opinto-ohjaaja. Yläkoulussa tästä vastaa opinto-ohjaaja.

Lukion koulutuksen roolitLuokanvalvoja Ks. Luokanvalvoja yllä.Aineopettaja Opettaa oman erityisalansa kokonaisuuksiaOpinto-ohjaaja Ks. Opinto-ohjaajaErityisopettaja Vastaa erityistä tukea tarvitsevan nuoren opetuksesta ja

kasvatuksestaAmmatillisen koulutuksen roolit

Opettaja Ks. OpettajaAmmatillinen erityisopettaja Ks. ErityisopettajaOpinto-ohjaaja Ks. Opinto-ohjaajaERKO Erityisopetuksen koordinaattori

ERVA Erityisopetuksesta vastaavaKoulutuspäällikkö Vastaa oman koulutusalansa toiminnasta,

opetushenkilöstön esimies, vastaa opetuksen suunnittelusta


Aikuiskoulutuksen roolitOpettaja Ks. OpettajaAikuiskoulutuspäällikkö Ks. KoulutuspäällikköVastuukouluttaja Kouluttaja, jonka vastuulla on opiskelijan

henkilökohtaistamisprosessi ja koulutuksen läpivienti. Tutkintovastaava On tutkinnon järjestäjän vastuuhenkilö. Tutkintovastaava

on vastuussa tutkinnon kaikista ko. näyttötutkintoon liittyvistä tutkintoasioista (tutkinnon järjestämissopimukset, rahoitus, tiedotus, tutkintotoimikuntien kanssa tehtävä yhteistyö, arvioijat, tutkintotilaisuuksien aikataulutus ja järjestelyt jne.)

Koulutussuunnittelija Suunnittele koulutuksen rakenteita ja resursoi koulutusten läpiviennin.

Asiakasvastaava/-yhteyshenkilö Koulutusorganisaation henkilö, joka on nimetty tietyn asiakasorganisaation asiakasvastaavaksi.

Asiakasorganisaation vastuuhenkilö Esim. oppisopimustarkastaja, työvoimaneuvoja. Ko. henkilölle voidaan järjestää pääsy koulutuksen järjestäjän opintohallinnon järjestelmää.

Korkeakoululaitoksen roolitOpettaja Opettaa oman erityisalansa kokonaisuuksiaAvustaja - assistentti Esim. laskuharjoitusassistentti, Avustajan alaluokka

Vapaan sivistystyön roolitOpettaja Opettaa oman erityisalansa kokonaisuuksia

Varsinaista opetuksen ammattihenkilöstöä tukevat muut koulutuksen järjestäjän roolit:Opintohallinnon hallinnolliset roolit

Opintosihteeri Opintosihteeri, koulusihteeri, koulutussihteeri, koulutusassistentti

Valintapääkäyttäjä Oikeus hallinnoida valintatietoa tietojärjestelmissäTarjontapääkäyttäjä Oikeus hallinnoida tarjontatietoa tietojärjestelmissäOsoitetun osaamisen tunnustaja Muualla suoritetun tutkinnon, osatutkinnon tai

suorituksen tunnustaminen ja rinnastaminenOpintohallintopääkäyttäjä Opintohallintojärjestelmän pääkäyttäjä

Oppisopimuspalveluiden roolitOppisopimuspäällikkö Oppisopimuspalvelujen suunnittelijaKoulutustarkastaja Koulutustarkastaja käynnistää oppiopimuskoulutuksen,

osallistuu koulutuksen suunnitteluun, ostaa tietopuolisen opetuksen oppilaitoksesta sekä hyväksyy oppisopimuksen.

Koulutussuunnittelija

Oppilashuollon roolitKoulukuraattori Auttaa ja tukee oppilaita ja heidän perheitään

sosiaalityön keinoinKoulupsykologi Koulunkäyntiin ja oppimiseen liityvien asioiden parissa

työskentelevä psykologi.Sosiaaliohjaaja Sosiaaliohjaaja toimii sosiaalisen tuen, neuvonnan ja

ohjauksen tehtävissä

Johtamisen roolitOpetustoimen johtaja Koko organisaation opetustoimialan johtaja. Antaa

määräyksiä koskien koko koulutusorganisaatiota.Rehtori Oppilaitoksen johtaja. Tehtävänä on johtaa oppilaitosta:

valvoo ja kehittää oppilaitoksen toimintaa, vastaa resursoinnista, talousarvioesityksestä ja sidosryhmäyhteistyöstä.

Koulutusjohtaja / tulosaluejohtajaKoulutuspäällikköOpetuslautakunta Laatii ohjeita ja linjauksia kunnallisessa opetustoimessa

- luottamuselin

Muut koulutuksen järjestäjän roolitKoulutukseen hakeutumisen ohjaajat Mm. opinto-ohjaajat, sosiaalikuraattorit,

ammatinvalintapsykologit, työvoimaneuvojat jne


Työelämäyhteistyöstä voidaan tunnistaa seuraavat roolit:Työnantajien roolit

Työssäoppimisen ohjaaja, työpaikkaohjaaja Ohjaa työssäoppimisjaksojen aikana oppijoitaTyöpaikkakouluttaja Oppisopimuskoulutuksen rooliNäyttötutkinnon arvioija Arvioi näyttötutkintosuorituksenTyössäoppimispaikkasopimuksen sopimusyhteyshenkilö

Yrityksen tai julkisen hallinnon organisaation työssäoppimisen sopimuksien hallinnoija

Asiakasyritysten roolitTilaaja Tilaa opetusta yrityksen tarpeiden mukaisesti

Työelämäyhteistyön roolit koskevat erityisesti ammatillista koulutusta ja aikuiskoulutusta.

Edellisten lisäksi voidaan vielä tunnistaa tekninen rooli:Tietojärjestelmien hallinnan roolit

Järjestelmän tekninen pääkäyttäjä Opintohallintojärjestelmän tai sen osien tekninen pääkäyttäjä, voi myöntää muille rooleille käyttöoikeuksia

Roolikuvaukset toimivat tietoarkkitehtuurin, prosessien täsmentämisen ja erityisesti käyttövaltuushallinnan pohjana.

Roolit on kuvattu myös Liitteessä 1, KA-taulukot.

5.4. KäsitteistöProsessien ja toiminnan käsittelemät kohteet voidaan koota erilaisiin käsitteisiin ja käsitehierarkioihin. Erityisesti prosessien ja toiminnan ulottaminen eri organisaatioiden ja tietojärjestelmien välille joustavaksi kokonaisuudeksi edellyttää eri toimijoilta ja ratkaisuilta keskenään yhteensopivia käsitteitä. Tietojen tulee ”kulkea” eri prosessien, toimijoiden ja järjestelmien välillä merkitykseltään samana joustavasti ja mahdollisimman ajantasaisesti prosessin edellyttämällä tavalla.

Käsitteistö voidaan jäsentää monitasoisena:

Käsitteet ja sanastot

Päätiedot ja näiden väliset suhteet

Päätietojen ominaisuudet eli tietojen sisäinen rakenne ja tietokentät (attribuutit)

Tietoelementtien arvolistat – koodistot tms.

Tietojen loogiset ja fyysiset säilytysratkaisut - tietovarannot

Kansallisessa opintohallinnon viitearkkitehtuurissa tietoarkkitehtuuri rakentuu yleisestä konkreettiseen kokonaisarkkitehtuurimenetelmän mukaisesti tarkentuen. Tietoarkkitehtuurissa määritetään ensin opintohallinnon käsitteiden pääperiaatteet ja nämä tarkentuvat sitten päätiedoiksi ja päätietovarannoiksi seuraavaa tarkentamisperiaatetta soveltaen:


Tässä tavassa mallinnus aloitetaan käsitteelliseltä tasolta, josta päädytään loogisen tason mallinnuksen kautta toteutusvaiheessa tehtäviin fyysisen tason tietomalleihin. Nämä tasot kytkeytyvät suoraan KA-menetelmäkehyksen abstraktiotasoihin.

Kansallisen opintohallinnon viitearkkitehtuurin käsitteistö ja sanasto noudattaa tavoitetilassa kansallisten opetustoimen arkkitehtuurilinjausten mukaisesti OKM:n Koulutus- ja tiedepoliittisen osaston määrittämiä käsitteistöjä ja sanastoja.

Opetus- ja koulutussanasto (OKSA) kattaa opintohallinnon keskeisten käsitteiden lisäksi laajasti myös muita opetuksen ja koulutuksen käsitteitä. Kyseinen sanasto toimii myös kansallisen opintohallinnon käsitteistön pohjana. Sitä täydennetään tarpeen mukaan opintohallinnon tarkentuvilla käsitteillä.

Opintohallinnon keskeisimpiä ydinkäsitteitä ovat (tässä listattu karkeasti opintohallinnon elinkaariprosessia soveltaen):

Henkilö (sisältävät oppijan ja opetushenkilön tms.)

Tutkintorakenne

Tutkinto

Opetussuunnitelma

Haku

Valinta

Opetus

Koulutus


Opiskelun tai koulunkäynnin keskeytyminen

Arviointi

Lisäksi kyseisessä sanastossa on kuvattu muut opetustoimen käytössä olevat julkisen hallinnon ydinkäsitteet.

Esimerkki Opetuksen käsitekaaviosta (koulutusorganisaatio):

KOOSTUMUSHIERA RKIA FUNKTIO MONIULOTTEISUUS

oppi-la itos

koulutusorga nisa a tioorganis aatio ta i ha llinnollinen y ks ikkö, jos s a anne taan opetus taja jo lla on rehtor i ta i muu johtaja

e rityiskouluoppilaitos , jonkaopetus on tarko itettuv ammais uuden ,s a irauden ,kehityks es s äv iiv äs tymis en ta i muunv as taav an s y y nv uoks i er ity is tä tukeatarv its ev alle oppijalle

toise na ste e noppila itosto is en as teenkoulutus taantav aoppilaitos

ope tusasteen

mukaan

lukioy le is -s iv is täv ääkoulutus taantava to is enas teenoppilaitos

a m m a tilline noppila itosammatillis taperus koulutus taantav a to is enas teen oppilaitos

a m m a tilline ne rityisoppila itosammatillinen oppilaitos , jonkaopetus on tarko itettu oppijoille ,jo illa on todettu tarv e s aadaopinnois s aan jaja tkos ijo ittumis es s aan er ity is iäopetus - ja opis ke lijahuollonpalv e lu ita

pa lo-, poliisi- java rtiointia loje noppila itosammatillinenoppilaitos , jos s ajär jes tetäänturv allis uus - jas uoje lua lankoulutus ta

korke a koulukoulutus organis aatio ,joka jär jes tääkorke inta ,tu tkimukseenperus tuv aatie tee llis tä ta iammatillis ta opetus ta

yliopistokorkeakoulu , jonka tehtäv änäon edis tää v apaatatutkimus ta ja tie tee llis tä jata itee llis ta s iv is ty s täs ekä antaa tutkimukseenperus tuv aa korkeintaopetus ta

a m m a ttikorke a koulukorkeakoulu , jonka tehtäv änä ontar jo ta ty öelämän v aatimuks iin s ekätutkimuks een, ta itee llis iin jas iv is ty ks ellis iin lähtökohtiin perus tuv aaopetus ta , joka tähtää ammatillis iinas iantuntija tehtäv iin

M a a n-puolustus-korke a koulu

suom e n-kie line noppila itosoppilaitos , jonkaopetus kie li ons uomi ruotsin-

kie line noppila itosoppilaitos , jonkaopetus kie li onruots i

vie raskie line noppila itosoppilaitos , jonkaopetus kie li on muukuin maankans a llis kie li

ka ksi-kie line noppila itosoppilaitos , jos s akäy tetään kahtaopetus kie ltä

va pa a nsivistystyönoppila itosy le is s iv is täv ää jaei- tu tkintotav oitte is takoulutus ta jär jes täv äoppilaitos

ka nsa nopistov apaan s iv is ty s ty önoppilaitos , joka to imiis is äopp ila itos muoto is es ti jaantaa kokopäiv ä is täopetus ta

ke sä yliopistov apaan s iv is ty s ty önoppilaitos , joka tar joaaav ointakorkeakouluopetus ta jav as taa alueens a muih inos aamis - jas iv is ty s tarpeis iin ottaenhuomioon my öskorkeakoulutetun v äes tön

ka nsa la isopistov apaan s iv is ty ty ön oppilaitos , jokapohjautuu paikallis iin ja a lueellis iins iv is ty s tarpeis iin , antaa pääas ia ss ailta-a ikaan s ijo ittuv aa aiku isopetus ta jatar joaa mahdollis uuks ia omaehto is e lleoppimis e lle ja kans a lais v a lmiuks ienkehittämis e lle

opintoke skusv apa an s iv is ty s ty ön oppilaitos ,jonka taus talla on jär jes tö,puolue ta i ammattiliitto ja jokatar joaa taus taorganis aatio lleenkoulutus palv e lu ja s ekä v älittääs en toteu ttamille koulutuks illekoulutus tukea

a m m a tilline ne rikoisoppi-la itosteo llis uuden ta ipa lv e lua lan y r ity ks enoppilaitos , joka tar joaay r ity ks en omiintarpeis iin pohjautuv aakoulutus ta

kielen

mukaan

opiskeluntavoitteisuuden

mukaan

koulutuksenjärjestä jän

mukaan

m uu

m uu

m uu

m uu

se n mukaankenelle tarko ite ttu

m uum uu

ope tuspistepaikka, jos s akoulutus organis aatiojär jes tää opetus ta ta ikoulutus ta

perus -opetus taantavaoppi-la itos

pe ruskouluoppilaitos , jokaantaay hdeks äks iv uodeks imito itettuaperus opetus ta

ka nsa n-opisto a m m a -

tilline nope tta ja -korke a -koulu

m uu

Sanastossa on erilaisia termejä, joista voidaan muodostaa hierarkioita ja päätietoja, joita hyödynnetään opintohallinnon eri prosesseissa.


Opintohallinnon päätietoja on käsitelty tarkemmin loogisessa tavoitearkkitehtuurissa jäljempänä.

Eräs tilastoinnin ja johtamisen kannalta haastava käsite liittyy opintojen keskeyttämiseen – miten määritetään yhdenmukaisesti kaikissa oppilaitoksissa opiskelun keskeyttäneet. Tällä on myös nuorisotakuun myötä keskeinen kytkentä kuntien vastuulla olevaan etsivään nuorisotyöhön.

KOOSTUMUSHIERA RKIA FUNKTIO MONIULOTTEISUUS

opis k elun ta i k oulunk äy nn ink es k ey ty m inen

opiske lu -oike ude npe ruutta m ine nkou lu tuks enjär jes tä jän ta ikorkeakoulunto imenpide , jo llas ov e ltumattomaks ios oittautuneenopis ke lijanop is ke luoikeusperuutetaan

opiske lu -oike ude nm e ne ttä m ine ns äännös tennoudattamattajä ttämis es tä s euraav ato imenpide , jos s aopis ke lija menettääop is ke luoikeutens a

opintoje nke ske yttä m ine n (1)to imenpide , jos s aopis ke lija ilmoittaaluopuv ans aopis ke luoikeudes taan

m ä ä rä a ika ine ne rotta m ine nkur inp itorangais tus ,jos s a oppilas ta iop is ke lija ero te taankoulu tus organ is aatios tata i korkeakoulus tamääräajaks i

k es k ey ty m inenop is k eluo ik eudenpo is tum is eenliit ty väs tä s y y s tä

k es k ey ty m inenk urinp ido llis es tas y y s tä

k es k ey ty m inenop is k eli jan ta ioppilaan toim es ta

koulunkä ynninke ske yttä m ine ntilanne , jos s a oppilaslakkaa s uor ittamas taoppiv elv o llis uuttaan

opiske luoike usoikeus s uor ittaa tu tkin to ta ios allis tua kou lu tuks een ta iopetuks een

opintoje n työvoim a polittine nke ske yttä m ine nto imenpide , jos s a y liop is to -op is ke lijailmoittaa luopuv ans a op is ke luoikeudes taanv ä lia ika is es ti v ähin tään v uoden ajaks i,jona aikana häntä ei ty öttömy y s turv a la inmukaan pidetä päätoimis ena opis ke lijana

m uu

opintoje nke ske yttä m ine n (2)tilanne , jos s a opis ke lija eiole s uor ittanut op into jaantietty y n aikaan mennes s äja hänenopis ke luoikeutens akats otaan loppuneen

Opintojen keskeytyminen voi täten johtua kolmesta eri syystä. Opiskelijan opiskeluoikeus saattaa päättyä, opiskelija voi itse keskeyttää opinnot tai oppilaitos voi keskeyttää opiskeluoikeuden kurinpidollisista syistä. Erityisesti nuoren opiskelun keskeytyminen tai opinnoista pois jääminen voidaan jäsentää vielä koulutuspoliittisesta näkökulmasta seuraavasti:

Positiivinen keskeyttäminen:

o Nuori on löytänyt toisen yhteiskunnan kannalta mielekkään vaihtoehdon ko. opinnoille


o Opinnot ovat keskeytyneet esimerkiksi toisen opiskelupaikan, työpaikan tai asevelvollisuuden suorittamisen takia

Tarkistettava keskeyttäminen:

o Nuori on keskeyttänyt opinnot osin tuntemattomasta syystä tai väliaikaisesti. Nuoren tilanne on hyvä tarkistaa

Negatiivinen keskeyttäminen:

o Opinnot ovat keskeytyneet tai nuori ei ole päässyt / hakeutunut lainkaan opiskelemaan eikä hänellä ole selkeää muuta uravaihtoehtoa ja hän on syrjäytymisvaarassa.

Yllä olevaan kuvaan on Jyväskylän koulutuskuntayhtymän laatiman kaavion pohjalta kuvattu erilaisia keskeyttämisen polkuja ja käsitteistössä hallittavia erilaisia keskeytymisen syitä. Vastaavia käsitteitä on hyvä hyödyntää myös kansallisesti eri opintohallintoratkaisuissa ja prosesseissa.

Edellä oleva eri keskeyttämissyiden kartta on hyvä esimerkki siitä, miten erilaiset käsitteet, toimijat ja käsitteet nivoutuvat yhteen prosessien avulla. Seuraavaksi tässä kansallisessa opintohallinnon viitearkkitehtuurissa käsitelläänkin yleisimpiä opintohallinnon prosesseja.

Opintohallinnon ydinkäsitteet on kuvattu tarkemmin ja laajemmin Liitteessä 3.


6. Loogisen tason arkkitehtuurilinjaukset

6.1. Prosessikartta

6.1.1. Opintohallinto osana kansallisia koulutuksen pääprosessejaOpetustoimen prosesseja voidaan ylimmällä prosessikarttatasolla arvioida ja jäsentää useasta eri näkökulmasta. Seuraavaan on koottu tavoitetilan ylimmän tason prosessikartta.

Kokonaishallinnan näkökulmasta kansallisen koulutuksen prosessit on kansallisessa koulutuksen kokonaisarkkitehtuurissa jaettu karkeasti kolmeen eri pääluokkaan:

Opetuksen ja koulutuksen suunnittelu- ja päätösprosessit

Opetuksen ja koulutuksen operatiiviset prosessit, joita ovat ohjaus-, toiminta- ja seurantaprosessit

Opetuksen ja koulutuksen arviointiprosessit

Prosessit muodostavat syklisen kokonaisuuden. Suunnitteluprosessi kytkeytyy päätöksenteon, joka johtaa toiminnan ohjaamiseen ja toimintaan. Toimintaa seurataan ja arvioidaan. Arviointi on taas pohjana seuraavan kierroksen suunnitteluun. Prosessikokonaisuutta kuvataan alla olevassa kuvassa.

Opetustoimialan ohjaavan tahon suunnitteluprosessit

Opetustoimialan ohjaavan tahon päätösprosessit

Ope

tuks

en ja

kou

lutu

ksen

jä

rjest

äjie

n su

unni

ttelu

pros

essi

t

Oppilaitoksen hallinnolliset prosessit opetuksen järjestämiseksi

Opetustoimialan ohjaavan tahon tavoite-ja tulossopimusprosessit

Hakeutumiseen liittyvät prosessit

Oppimiseen liittyvät prosessit

Työhaun prosessit

Toim

inna

n ja

tulo

ksel

lisuu

den

arvi

oint

ipro

sess

it

Suunnittelu ja päätös-prosessit

Operatiiviset prosessit

Arviointi-prosessit


Tätä ylätason prosessikarttaa voidaan tarkentaa seuraavasti:

Yllä olevat2 kansalliset koulutuksen prosessit ovat kuitenkin selvästi opintohallinnon sisältöä laajempia, joten vain osa niistä sisältyy opintohallinnon kokonaisuuteen. Kun prosesseja tarkastellaan opintohallinnon näkökulmasta ja avataan vielä kansallisia koulutuksen pääprosessien aliprosesseja, voidaan opintohallinnon prosessien nähdä sisältävän seuraavat pää- ja osaprosessit.

2 ks. Opetustoimen kokonaisarkkitehtuuri 1.0 25.11.2010, liite 1 Opetustoimen tavoitetilan viitearkkitehtuurin perusteet.


Yllä olevassa kaaviossa on punaisella peitetty ne prosessikokonaisuudet, jotka eivät suoraan ole osa opintohallinnon prosessikokonaisuutta. Opintohallinnon toiminnot kattavat näin yllä olevan kuvan peittämättömät pääprosessit sekä harmaalla merkityt aliprosessit.

6.1.2. Opintohallinnon pääprosessi elinkaarinäkökulmastaOpintohallinnossa korostuu aiemmin kuvattu kokonaisvaltainen koulutuksen johtamisen ja toteuttamisen prosessi elinkaarinäkökulmasta – se käynnistyy kansallisten periaatteiden määrittelyjen vastaanotolla ja arvioinnilla, koulutuksen ja opetuksen toteutuksen suunnittelulla ja kulkee läpi opetuksen aina arviointiin ja johtamiseen asti. Opintohallinnon pääprosessi halutaankin nähdä erityisesti elinkaarinäkökulmasta. Tällöin ylimmällä tasolla opintohallinnon elinkaariprosessi voidaan jäsentää seuraavasti:


Elinkaariprosessi käynnistyy koulutuksen suunnittelulla. Koulutuksen järjestäjä laatii koulutuksen suunnittelun strategiset linjaukset johtamisprosessin ja tilastoinnin sekä raportoinnin tietojen ja resursseihin liittyvien reunaehtojen pohjalta. Kansallisten opetussuunnitelmien ja tutkinnon perusteiden ja taloudellisten reunaehtojen puitteissa koulutuksen järjestäjä laati opetussuunnitelmat ja koulutuksen yleisen lukuvuosisuunnittelun. Tämä jäsentyy tämän jälkeen koulutustarjonnan määrittämiseksi ja valintaperusteiden kuvaamiseksi kansallisten määräysten puitteissa. Tässä vaiheessa paikallinen koulutuksen järjestäjän prosessi kytkeytyy jo kiinteästi kansalliseen prosessiin, jossa avoimet opiskelupaikat julkaistaan kansallisessa hakupalvelussa. Koulutuksen järjestäjä valitsee asetettujen valintaperusteiden ja hakujen pohjalta opiskelijat eri koulutusohjelmiin.

Edellisten rinnalla käynnistyy jo tarkempi opetuksen toteutussuunnittelu, jossa määritetään eri tutkintoihin liittyvät oppimisjaksot sekä näiden varsinaiset toteutukset. Tämä sisältää sekä henkilö-, tila- että välineresurssien varaamisen varsinaiseen opetuksen toteuttamiseen. Opiskelijat käynnistävät opinnot, ilmoittautuvat läsnä olleiksi ja hakeutuvat tai ilmoittautuvat oppimisjaksojen toteutuksiin.

Opetus- ja opiskeluvaiheen aikana toteutetaan varsinainen opiskelu ja opetus. Tämä sisältää sekä lähiopetuksen, etäopetuksen että esimerkiksi työssäoppimisjaksot. Opiskelua tukevat opinto-ohjaus, oppijoiden, huoltajien ja opetushenkilöstön välinen vuorovaikutus, oppilashuolto ja erilaisiin muutoksiin reagoivat ja muutoksia ennakoivat prosessit. Arviointivaiheessa


arvioidaan opiskelijoiden oppimista ja osaamista. Hyväksytyt ja arvioidut suoritukset kirjataan ja opintojen edistyessä hyväksytään osatutkinto- ja tutkintosuorituksia. Tavoitetilassa nämä suoritus- ja tutkintotiedot toimitetaan kansalliseen Opetushallituksen operoimaan Todennetun osaamisen rekisteriin (TORiin).

Tilastointi ja raportointi vastaavat toimintona opintohallinnon elinkaariprosessin päätevaiheessa koulutuksen tuloksellisuuden arvioinnista sekä sisäisesti että kansallisesti. Koulutuksen järjestäjä toimittaa Tilastokeskukselle ja Opetushallitukselle tarvittavat tilasto- ja tuloksellisuustiedot.

Varsinaista elinkaariprosessia tukevat elinkaaren päävaiheiden läpi kulkevat tukiprosessit:

Työelämäyhteistyön prosessia hyödynnetään erityisesti ammatillisessa koulutuksessa ja aikuiskoulutuksessa. Se sisältää esimerkiksi yhteistyöyritysten sopimusten hallinnan, työpaikkaohjaajien osaamisen ja perehdytyksen hallinnan, työelämäyhteistyön lupiin ja ilmoituksiin liittyvät tehtävät sekä työnantajien ja koulutuksen järjestäjien vuorovaikutukseen liittyviä aliprosesseja

Ura- ja rekrytointipalvelut tukevat opiskelijaa tämän siirtymisessä työelämään tai jatko-opintoihin

Johtamis- ja seurantaprosessi sisältää kaikkien vaiheiden strategiseen, taktiseen ja operatiiviseen ohjaamiseen liittyvät tehtävät. Se sisältää johtamiseen tarvittavan tiedon kokoamisen, resurssien hallintaan liittyvät johtamistehtävät

Muut tukiprosessit ovat pitkälti päätasolla toimialariippumattomia tukiprosesseja, joita voidaan hyödyntää myös opintohallinnon ulkopuolella. Näitä ovat esimerkiksi taloushallintoon, henkilöstöhallintoon, sähköiseen asianhallintaan ja arkistointiin sekä palkkahallintoon liittyvät prosessit. Muut tukiprosessit sisältävät myös opintohallintoa tukevat tekniset prosessit kuten teknologia-alustan ja päätelaitteiden ylläpitoon ja käyttäjien tukeen liittyvät prosessit sekä tietohallinnon muut tukiprosessit.

Opintohallinnon prosesseissa käsitellään edellä olevista käsitteistä johdettuja päätietoja ja opintohallinnon automatisointia ja sujuvaa toteutusta tuetaan tarvittavilla tietojärjestelmäpalveluilla. Näitä käsitellään seuraavaksi tässä kansallisessa opintohallinnon viitearkkitehtuurissa.

6.2. Opintohallinnossa käsiteltävät päätiedotKäsitteistä voidaan prosessien avulla tunnistaa keskeisimmät päätiedot, joita opintohallinnon prosesseissa käsitellään. Nämä tiedot tulee määrittää omiksi tietoelementeikseen ja niiden eheys tulee voida varmistaa opintohallinnon prosessien kaikissa vaiheissa.

Tässä tunnistettu lista opintohallinnon keskeisimpiä tietoryhmiä / päätietoja on alustava ja sitä tulee tarkentaa osana jatkokehitystä.

Seuraavat tiedot tunnistettiin keskeisimmiksi päätiedoiksi opintohallinnossa:


Henkilö

o Oppija (ks. roolit)

o Opetushenkilö (ks. roolit, erityisesti opettaja)

o Huoltaja

o Yhteyshenkilö

Organisaatio (hierarkinen)

o Koulutuksen järjestäjä

Oppilaitos

Tutkinto (rakenteinen)

o Tutkinnon osa

Oppimisjakso

Oppimistapahtuma

Opetussuunnitelma

Koulutustarjonta

Haku

Valinta

Opinto-oikeus

HOPS

Opinto-ohjelma

o Toteutussuunnitelma

Läsnäolotieto

Opintosuoritus

Tutkintosuoritus

Opetusresurssi (esim. väline)

Arviointi

Palaute

Edellisten käsitteiden varsinaisten kertyvien tietojen koosteena syntyy vielä seurannaistietona Tilasto.

Tutkintotiedon jäsentyminenEräs keskeisimpiä erityisesti joustavissa opintopoluissa ja opiskelijaliikkuvuudessa huolellisesti hallittavia tietokokonaisuuksia on Tutkinto. Tutkintorakenne määritetään kansallisesti yleissivistävässä ja ammatillisessa koulutuksessa ns. eOPS-palvelussa, joka tuo periaatteet sille, miten koulutuksen järjestäjä määrittää oman tutkintotietonsa. Käytännön tasolla koulutuksen järjestäjä jäsentää Opetushallituksen määrittämät ohjaavat määritykset opetuksen toteutuksiksi seuraavasti:


Tutkinnon suoritus rakentuu täten hierarkkisesti seuraavasti:

Yllä olevassa kuvassa oppimistapahtumaa on määritetty mahdollisesti oppimisjaksoa pienemmäksi osaksi, joka voi koostua yhdestä tai useammasta oppitunnista tai se voi olla esim. itseopiskelukokonaisuus, joka ei sisällä lainkaan lähiopetusta.

Tutkinnon rakenteisuutta voidaan tarkastella vielä useammasta eri näkökulmasta:

OKM:n ja OPH:n tutkintorakenteen määritysten näkökulma

Opetuksen toteutuksen suunnitelman näkökulma

Oppijan näkökulma (opiskelun näkökulma)


Yllä oleva kuva on yleistys ja soveltuu erityisesti ammatilliseen koulutukseen. Kaikilla koulutusasteilla ei esimerkiksi ole tutkinnon osia, niissä voi kuitenkin olla esimerkiksi vastaavan rakenteen opintokokonaisuuksia.

Opiskelijaliikkuvuus ja joustavat opintopolut sekä paikallisen opintohallinnon prosessien kytkeminen kansallisiin oppijan palveluihin edellyttää koulutuksen järjestäjiltä yhtenäistä tietorakennetta ja erityisesti tietojen jäsennystä yllä kuvatun mukaisesti.

Yllä olevassa kuvassa on katkoviivalla kuvattu vaihtoehtoisia vaiheita ja polkuja.

Opetuksen toteutuksen ajoitus

Edellä kuvatun koulutuksen ja opetuksen suunnittelun sekä opiskelun sisällöllisen tarkastelun lisäksi voidaan käsitellä opetuksen toteutuksen ajoitukseen liittyviä tietorakenteita.

Opetuksen toteutuksen ajoitus voidaan määrittää esimerkiksi seuraavaan hierarkiaan:

Lukuvuosi

o Lukukausi

Opetusjakso

Kansallisessa opintohallinnon viitearkkitehtuurissa ei anneta tarkkoja suosituksia jaksotuksiksi. Opetuksen toteutukset tulee kuitenkin voida tavoitetilassa koota kyseisen hierarkian mukaisiin jaksoihin. Koulutuksen järjestäjät voivat keskenään alueellisesti tai koulutusasteen sisällä laatia suosituksia jaksotuksista (esim. nelijaksoinen tai viisijaksoinen lukuvuosi). Yhtenäiset opetusjaksomallit voivat edistää opiskelijaliikkuvuutta ja joustavia opintopolkuja koulutuksen järjestäjien välillä.

Toimija, henkilö vai oppijaOpintohallinnon viitearkkitehtuurissa noudatetaan kansallisessa Oppijan verkkopalveluarkkitehtuurissa määritettyä toimijahierarkiaa. Siinä oppijan


tiedot voidaan laajentaa tarvittaessa myös ns. toimijatiedoksi, jolloin samalla pääkäsitteellä voidaan määrittää myös muiden henkilöroolien tai organisaatioiden tietoja. Opintohallinnossa suositellaan kuitenkin ainakin pitkällä aikavälillä siirtymistä laajempaan toimijakäsitteeseen, jossa opintohallinnon toimijat – oppija, opetushenkilö, työnantaja tai esim. asiakasorganisaatio mallinnetaan ja hallitaan roolipohjaisesti. Tämä käsitehierarkia hallinnoi henkilöiden ja organisaatioiden perustietoja, organisaatiohierarkioita sekä näiden erilaisia rooleja.

Tyypillisesti henkilön ja organisaation tiedot jaetaan perustietoihin ja prosessikohtaiseen roolitietoon. Perustietoa ovat vain prosessiriippumattomat tiedot sekä yhteys- ja viestintätiedot.

Toimijatiedon hierarkia on seuraava: Toimija (esim. tutkinnon myöntäjä, oppija)

o Henkilö

henkilön perustiedot

o Organisaatio

organisaation perustiedot

organisaatiosuhde

o Yhteystiedot (yhteinen malli sekä henkilölle että organisaatiolle)

puhelinnumero

sähköinen yhteystieto

osoite

Toimijan tiedot voidaan kytkeä täten roolitietoon. Sama henkilö voi tällöin toimia yhteisillä perustiedoilla järjestelmässä ja prosesseissa esimerkiksi yhtä aikaa oppijan ja opetushenkilöstön rooleissa roolikohtaisten tietojen ja oikeuksien sekoittumatta, kuitenkin varmistaen, ettei samaa perustietoa taltioida opintohallinnon tietovarantoihin useaan kertaan.

Henkilön perustiedot voidaan mallintaa seuraavasti:


Henkilon_perustiedot• Henkilo_ID• Hetu• Sukunimi• Etunimet• Kutsumanimi• Kotikunta• Turvakielto• Siviilisääty• Henkilon_tila• Henkilon_tila_pvm

Kansalaisuus• Kansalaisuus_ID• Maatunnus

Henkilon_kieli• Kieli_ID• Kieli• Kielityyppi

Yhteystieto• Yhteystieto_ID• Yhteystieto_kuvaus

Osoite• Osoite_ID• Osoite (ks. VTJ)• Osoitetyyppi

Puhelinnumero• Puhelinumero_ID• Puhelinnumero• Puhelinnumerotyyppi• Puhelinnumerolaji

Sahkoinen_yhteystieto

• Sahkoinen_yhteys_ID• Sahkoinen_yhteystieto• Sähköinen_yhteystieto-

tyyppi

1..*

0..*

1..*

0..*

0..*

0..*

Kuvauksissa kaikki ID-loppuiset kentät kuvaavat yksilöiviä tunnisteita ja yllä lihavoitu teksti tarkoittaa, että kyseisten tietojen päätietolähde on VTJ, mikäli kyseisen henkilön tiedot löytyvät VTJ:stä.

Henkilön perustiedot jäsentyvät seuraan luokkajäsennykseen:

Henkilon_perustiedot, joka on henkilön perustietojen ja siihen liittyvien luokkien kokoava pääluokka

Kansalaisuus, joka on henkilöön liittyvien kansalaisuuksien luokka

Henkilon_kieli, joita voi olla useita

Yhteystieto, johon voidaan koota loogisia kommunikointitietoja (esim. vapaa-ajan asunnon osoite, puhelinnumero ja vapaa-ajan sähköpostiyhteys)

o Osoite

o Puhelinnumero

o Sahkoinen_yhteystieto, joka kuvaa sähköisiä tapoja kommunikoida ko. henkilön kanssa

Henkilo_ID:nä käytetään oppijan kohdalla jatkossa kansallista opiskelijatunnusta. Opiskelijatunnus on määritetty OID-rakenteena.

Toimija, henkilö- ja organisaatiotiedon mallinnusta on käsitelty laajemmin Kunnan asiakastiedon pääjäsennyksessä3.

MetatiedotVarsinaisen opintohallinnon prosesseissa tarvittavan päätiedon sekä näiden ominaisuuksia kuvaavan attribuuttitiedon lisäksi kullekin päätiedolle tulee määrittää metatiedot kansallisen Oppijan verkkopalveluarkkitehtuurissa kuvatun mallin mukaisesti.

3 KuntaIT - Asiakastiedon pääjäsennys v1_0.doc


Metatiedoilla voidaan esimerkiksi varmistaa, että tiedon versiointi ja muutokset voidaan jäljittää selkeästi ja yksiselitteisesti. Metatiedot kuvaavat tiedon käsittelyhistoriaa ja versiota. Toteutustavasta riippuen tämä tulee määrittää joko kokonaan tai osittain omalla tietorakenteella tai tämä voidaan toteuttaa automaattisesti tietovarannon teknisen toteutuksen (tietokannan) omilla sisäisillä välineillä.

Metatiedot• Asiakas_meta_ID• Muutoksen_aikaleima• Muutoksen_voimaantulo• Muutoksen_tekija• Muutettu_arvo_vanha• Muutettu_arvo_uusi

Versio• Versio_ID• Versio• Version_voimaantulo• Version_viimeinen_voimas

saolopaiva

Muutettavuus• Muutettavuus_ID• Muutettavuus_arvo

Tarkistusaika• tarkistus_ID• Tarkistettu_aikaleima

Keskeisimmät päätiedot tulee versioida. Kaikista muutoksista tulee tallentaa vähintään:

Muutoksen tekemisen aikaleima

Muutoksen voimaantulon aikaleima

Muutoksen tekijä: merkkijono

Muutettu arvo – uusi

Muutettu arvo – vanha

Muutoslokin lisäksi palveluun tulee liittää käsittelyloki (ks. jäljempänä), johon taltioidaan vastaavalla tavalla tieto tutkintotiedon muusta käsittelystä: luotu, katsottu, poistettu.

Esimerkiksi tutkintotietoon, valintatietoihin, tutkintorakenteisiin ja toimijatietoon voidaan tallentaa myös versiotieto. Keskeistä versiotietoa on:

Versio: numero

Version voimaantulopäivä: pvm

Version viimeinen voimassaolopäivä: pvm

Versiotietoa tai muutoksen voimaantuloa voidaan hyödyntää muutoksissa, jotka tulevat voimaan ennalta tunnettuina ajanhetkinä (esim. oppilaitosten yhdistäminen, tutkintorakenteen muutos tms.)

Tietojen kuvaaminenOpintohallinnossa käsiteltävät tiedot tulee edellisen päätietoryhmittelyn ylätason mallin pohjalta kuvata JHS 143 (Asiakirjojen kuvailun ja hallinnan metatiedot) sekä JHS 170 (Julkishallinnon XML-skeemat) suosituksen mukaisesti ja uudelleenkäytön helpottamiseksi julkaista rakenteellisina xml-dokumentteina.

6.3. Loogiset päätietovarannotOpintohallinnon loogiset tietovarannot voidaan jakaa viiteen eri luokkaan:


Kansalliset koulutuksen päätietovarannot

Koulutusaste- tai seututasoiset opintohallinnon tietovarannot

Koulutuksen järjestäjän opintohallinnon tietovarannot ja

Koulutuksen järjestäjän yleiset tietovarannot

Koulutuksen järjestäjän tekniset tietovarannot

Tavoitetilassa korostuu paikallisten tietovarantojen kiinteä kytkeminen kansallisiin ja soveltaen myös koulutusastekohtaisiin tietovarantoihin. Opintohallinnon loogiset tietovarannot kytketään palvelurajapinnoin toisiinsa siten, että saman tiedon taltioimista moneen paikkaan pyritään välttämään. Kaikissa tapauksissa huolehditaan siitä, että edellä kuvatuilla päätiedoilla on aina yksi päätietolähde (Master Data Source, MDS), josta luotettavin tieto on kullakin ajanhetkellä saatavissa. Esimerkiksi tulevaisuudessa oppijan tutkintotiedon päätietolähde on kansallinen Todennetun osaamisen rekisteri (TOR). Jos paikallisessa opintohallinnon prosessissa tarvitaan luotettavaa tietoa oppijan aikaisemmista tutkinnoista, se selvitetään TORin kautta.

Koulutuksen järjestäjät voivat tarpeensa mukaan koota koulutusasteille tai seudullisesti tai kumppaniensa kanssa opintohallinnon tietoja esimerkiksi vaikuttavuustietojen vertailua varten myös muihin yhteisiin tietovarantoihin. Nämä koulutusastekohtaiset tai seudulliset tietovarannot eivät kuitenkaan toimi päätietolähteinä, vaan päätiedot kootaan joko kansallisiin päätietovarantoihin tai paikallisiin, koulutuksen järjestäjän omiin loogisiin tietovarantoihin. Tätä periaatetta on kuvattu tarkemmin jäljempänä integraatioperiaatteiden yhteydessä.

Päätietolähteet palvelunaPaikallisiin päätietolähteisiin suositellaan määritettävän ja toteutettavan palvelurajapinta, jonka kautta operatiiviset järjestelmät hyödyntävät päätietolähteissä olevaa tietoa.

Päätietolähteen yleinen hyödyntämisprosessi on yleensä seuraava:


1. Kansalliset koulutuksen päätiedot (erityisesti TORin tiedot) tulevat koulutuksen järjestäjän paikallisiin päätietolähteisiin pääsääntöisesti palvelukutsuina tarpeen mukaan ajantasaisina. Opintohallinnossa mahdollisesti tarvittavat muista kansallisista perustietovarannoista saatavat tiedot (esim. väestötietojärjestelmän tiedot tai paikkatiedot) haetaan puolestaan yleensä ajastettuina massasiirtoina tai kertakutsuina.

2. Kukin päätieto tallennetaan koulutuksen järjestäjän omaan opintohallinnon päätietovarantoon (MDS). Samalla tallennetaan myös aikaleima ko. tiedosta

3. Operatiiviset järjestelmät käyvät hakemassa opintohallinnon MDS:stä tietoja tarpeen mukaan (tässä pyynnössä saattaa olla mukana ajantasaisuusvaatimus).

4. Paikallinen MDS tarkistaa pyydetyn tiedon. Jos tietoa ei löydy opintohallinnon MDS:stä tai se on liian vanha ko. prosessin vaiheeseen, MDS:ään toteutettu palvelu hakee tiedon kertahakuna kansallisesta tietovarannosta

5. MDS palauttaa tiedon operatiiviselle järjestelmälle, operatiivisen järjestelmän kannalta asiakkaan perustieto tulee aina koulutuksen järjestäjän omasta MDS:stä.

Yllä kuvatulla palvelurajapinnalla operatiivisten järjestelmien tai loogisten palvelukokonaisuuksien ei tarvitse tietää, mistä ajantasainen niiden tarvitsema tieto itse asiassa tulee.

Kaikki päätiedot tulee versioida.

6.3.1. Kansalliset koulutuksen päätietovarannotKeskeisimmät koulutuksen kansalliset, opintohallintoon liittyvät päätietovarannot ovat Oppijan verkkopalveluarkkitehtuurin mukaisesti.


Kyseiset päätietolähteet on kuvattu tarkemmin Oppijan verkkopalveluarkkitehtuuridokumentaatiossa.

TOR – paikallinen vs. kansallinen tutkinto.

Suoritetut tutkinnot ja osatutkinnot myönnetään oppilaitoksessa paikallisesti. Nämä tiedot kopioidaan tämän jälkeen mahdollisimman nopeasti kansalliseen Todennetun osaamisen rekisteriin TORiin. TOR toimii kansallisena tutkintotietojen pysyväisarkistona. Mikäli tarvitaan kiistämätöntä, virallista tietoa oppijan tutkinnoista tai suorituksista, tämä saadaan jatkossa kansallisesta TORista. Kaikki suoritus- ja tutkintotieto, joka on myönnetty oman koulutuksen järjestäjän ulkopuolella, haetaan aina TORista. Näitä tietoja ei taltioida kopiona paikalliseen tutkintotietovarantoon silloin, kun ne ovat saatavissa kansallisesta TORista.

Paikallinen tutkintotietovaranto voi säilyttää pitkäaikaissäilytyksessä kopiota koulutuksen järjestäjällä suoritetuista tutkinnoista, mutta vain TOR muodostaa pysyväisarkiston.

Säilytysaikoja voidaan tarkentaa TORia koskevalla lainsäädännöllä ja tämä tulee tarkistaa ennen paikallisten tutkintotietojen säilytysaikojen lyhentämistä.

6.3.2. Koulutusaste- tai seututasoiset opintohallinnon tietovarannotPaikallisesti (tai useamman koulutuksen järjestäjän yhdessä toteuttama) hallinnoitavat opintohallinnon keskeiset loogiset tietovarannot ovat:


6.3.3. Koulutuksen järjestäjän paikalliset opintohallinnon päätietovarannot

OppijatOppijoiden perustiedot, oppijat tunnistetaan paikallisessa opintohallinnossa kansallisen opiskelijatunnuksen pohjalta. Oppija on roolitasoinen tarkennus ja osa laajempaa käsitettä Henkilö, joka puolestaan on osa laajempaa kokonaisuutta Toimija.

OpetushenkilöstöSisältää opetushenkilöstön perustiedot sekä tarkemman kuvauksen opetushenkilöstön roolista ja tarvittaessa erityisosaamisesta (esim. minkä aineen opettaja). Opetushenkilö on roolitasoinen tarkennus ja osa laajempaa käsitettä Henkilö, joka puolestaan on osa laajempaa kokonaisuutta Toimija.

Työelämän yhteyshenkilötErityisesti työnantajien ja työssäoppimispaikkojen sopimusyhteyshenkilöt ja työpaikkaohjaajat. Yhteyshenkilö on roolitasoinen tarkennus ja osa laajempaa käsitettä Henkilö, joka puolestaan on osa laajempaa kokonaisuutta Toimija.

Normit, määräyksetPaikallinen tietovaranto, johon kootaan koulutuksen ja opetustoimen keskeiset normit ja määräykset. Voidaan tarvittaessa myös jättää paikalliselta tasolta pois, mikäli nämä kootaan kansallisesti, helposti saatavasti yhteen.


Paikallinen koulutustarjontaTietovaranto, jossa koulutuksen järjestäjä ylläpitää paikallisesti tarjottavaa koulutustarjontaa (esim. tilauksesta räätälöity yrityskoulutus).

TutkintorakenneTietovaranto, johon taltioidaan ko. koulutuksen järjestäjää koskevat tutkintorakenteet ja tutkinnot.

OpetussuunnitelmatOpetussuunnitelmien tietovaranto.

Haut ja valinnatHaettavissa olevat opiskelupaikat ja erityisesti tiedot opiskelijavalinnoista. Kytketään tiiviisti kansallisiin Hakeutujan palveluiden tietovarantoihin. Vältetään paikallisia päällekkäisiä kopioita. Voidaan mahdollisesti toteuttaa tulevaisuudessa kokonaan kansallisena tietovarantona.

TyössäoppimispaikatTietovaranto, johon taltioidaan erityisesti ammatillisen koulutuksen työssäoppimispaikat ja näiden perustiedot. Voidaan käyttää myös muilla koulutusasteilla harjoittelu- ja TET-paikkojen hallintaan. Yhteyshenkilöt ja työpaikkaohjaajat taltioidaan työnantajien yhteyshenkilötietovarantoon. Työssäoppimispaikkojen organisaatiotiedon päätietolähteinä voidaan tyypillisesti käyttää kansallisia perustietovarantoja – lähinnä yhteisötietovarantoa YTJ:tä.

Oppimisjaksot ja opetustapahtumatOppimisjaksoja, opetustapahtumia ja rinnakkaisia opintojaksototeutuksia koskevat tiedot. Opiskelijat hakeutuvat tai ilmoittautuvat opintojaksototeutuksiin.

ResurssitLaaja looginen tietovaranto (voi koostua useista fyysisistä tietovarannoista), joka sisältää tiedot opetuksessa ja oppimisessa käytettävistä tiloista, välineistä, lisensseistä, laitteista ja muista resursseista. Näitä voidaan resurssienhallinnan avulla varata ja sovittaa esimerkiksi kalenteriin. Esimerkiksi lukujärjestykset voidaan nähdä resurssien ja opintojaksototeutusten kytkemisenä kalenteriin.

HOPSHenkilökohtainen oppimissuunnitelma. Opetuksen henkilökohtaistamista ja oppijan oppimisen suunnittelua koskeva tietovaranto.

OpintosuorituksetYksittäisten oppimistapahtumien ja oppimisjaksojen suoritustietojen tietovaranto. Myös nämä tiedot voidaan mahdollisesti tulevaisuudessa siirtää


koulutuksen järjestäjältä kansalliseen TORiin. Tällä mahdollistetaan koulutuksen järjestäjien välinen opiskelijaliikkuvuus tilanteissa, joissa uusi opintosuoritus edellyttää aikaisempia opintosuorituksia. Koulutuksen järjestäjän opintohallintokokonaisuuteen jää paikallinen kopio näistä suorituksista.

TutkintosuorituksetKyseinen tietovaranto sisältää tiedon koulutuksen järjestäjällä suoritetuista tutkinnoista. Nämä tiedot välitetään kansalliseen TORiin, joka toimii tutkintotietojen kansallisena päätietolähteenä. Esimerkiksi vain TOR toimii tutkintotiedon pysyväisarkistona.

Ammattiosaamisen näytöt, tutkintotilaisuudetTietovaranto ammattiosaamisen näytöistä ja tutkintotilaisuuksista

PalauteHenkilöiden palautteiden tietovaranto. Voi sisältää opiskelijoiden palautteen lisäksi esim. opetushenkilöstön, työpaikkaohjaajien ja huoltajien palautetietoa.

Tilastot, raportitMuusta tiedosta koostetietona koottavat tilastot ja raportit, voidaan joskus koota tietovarastoon, DW.

Edellä olevia loogisia opintohallinnon päätietovarantoja täydentävät monet muut tietovarannot, kuten esim. poissaoloja, koulukuljetuksia, yksittäisiä oppimisjakson aineistoja tms. koskevat tietovarannot. Opintohallinnossa hyödynnetään luonnollisesti lisäksi myös muuta tukitietoa. Nämä tiedot määritetään opetus- ja koulutussanaston mukaisesti hyödyntäen kansallisia koulutuksen tietomalleja, mutta yhteentoimivuus ja esimerkiksi joustavat opintopolut eivät edellytä näiden loogisten tietovarantojen täsmällistä kansallista jäsentämistä.

6.3.4. Koulutuksen järjestäjän yleiset tietovarannot

Taloustieto, HRTaloustieto ja henkilöstötieto muodostavat kumpikin oman päätietolähteensä. Opintohallinnon järjestelmät ja prosessit hyödyntävät koulutuksen järjestäjän yleisiä tietovarantoja taloustietoon ja henkilöstön yleiseen työsuhteen hallintaan ja palkkahallintaan.

Nämä ovat tyypillisesti vain loogisella tasolla yhtenäisiä tietovarantoja ja toteutustasolla muodostuvat useista erillisistä, kuitenkin hallituista tietokannoista.


eAMSeAMS on sähköiseen asianhallintaan ja arkistointiin liittyvä tehtäväluokitukseen perustuva määritys, jossa kuvataan kunkin tehtävän käsittelyvaiheet tarkenteineen ja sen yhteyteen liittyvät asiakirjatyypit, tarvittaessa tarkenteet sekä näiden Arkistolaitoksen SÄHKE-määräysten mukaiset oletusmetatietoarvot. Se sisältää tiedon hallintaa ja käyttöä ohjaavat metatiedot, joita tarvitaan operatiivisissa järjestelmissä.

eAMS ohjaa tietojärjestelmillä tuotettujen asiakirjatietojen sähköistä hallintaa, käsittelyä ja säilytystä niiden koko elinkaaren ajan. Se toimii keskitettynä asiakirjallisten tietojen hallintavälineenä, jonka avulla turvataan sähköisen tietopääoman hallinta ja käytettävyys sekä säilyminen. Lisäksi tarpeettoman tiedon hävittäminen tapahtuu sen avulla luotettavasti.

Opintohallinnon kytkentää sähköiseen asianhallintaan on kuvattu tarkemmin jäljempänä.

ArkistoKoulutuksen järjestäjän (arkistonmuodostajan) sisäinen sähköinen arkisto pitkäaikaissäilytettäville asiakirjoille. Kytkeytyy sähköiseen asianhallintaan ja sähköiseen arkistointiin Arkistolaitoksen SÄHKE-määräyksen mukaisesti.

DokumentitDokumentäärisen ja asiakirjallisen tiedon varasto, jossa olennaista on dokumenttien versiointi ja hallittu säilytys. Liittyy esimerkiksi sopimuksenhallintaan.

Dokumenttivarasto ei tarkkaan ottaen ole varsinainen päätietovaranto, koska sen tietoaineistoa ei ole tarkasti jäsennetty tiettyyn tietoryhmään. Dokumenttien hallinta on kuitenkin osana opintohallintoa katsottu niin laajaksi ja haasteelliseksi alueeksi, että dokumentit halutaan keskittää yhteen hallittavaan palveluun.

On hyvä huomata, että tietojärjestelmien tietovarannoissa muodostuu henkilörekistereitä, joista rekisterinpitäjän tulee laatia rekisteri- ja/tai tietosuojaselosteet. Tieto henkilörekisteri- ja tietojärjestelmäselosteista muodostaa metatietoineen oman loogisen tietovarantonsa, joka tulee taltioida huolellisesti ja olla jatkuvasti saatavissa. Tässä yhteydessä tämä on nähty erityisesti asiakirjallisena/dokumentäärisenä tietona joka taltioidaan loogisella tasolla Dokumenttitietovarantoon. Rekisteriselosteet voidaan vaihtoehtoisesti määrittää myös kokonaan omaksi loogiseksi tietovarannokseen.

CRMAsiakkuudenhallinnan päätietovaranto, tieto koulutuksen järjestäjän asiakkuuksista, asiakkuushistoriasta, tarjouksista tms. Koskee lähinnä koulutuksen järjestäjiä, jotka tarjoavat koulutuspalveluja yrityksille ja muille yhteisöille.


PaikkatietoOppilaitoksiin tai muuhun opintohallinnon palvelutietoon liitettävä geograafinen tai paikkaa koskeva tieto – spatiaalitieto.

Suostumukset / tiedonluovutusvaltuudetSisältää henkilöiden (erityisesti oppijoiden, mutta myös huoltajien ja opetushenkilöstön sekä työpaikkaohjaajien) tiedonluovutuksiin liittyvät tiedot. Tämä voidaan jäsentää kolmeen osittain itsenäiseen toiminnalliseen kokonaisuuteen:

SuostumusHenkilö suostuu tietojen hyödyntämiseen tai luovuttamiseen

ValtuutusHenkilö valtuuttaa toisen henkilön toimimaan tai asioimaan puolestaan, valtakirja.

TietopyyntöViranomaisten välinen pyyntö tiedon luovuttamisesta viranomaisten välillä.

6.3.5. Koulutuksen järjestäjän tekniset tietovarannot

TapahtumalokiKeskitettyyn tapahtumalokiin taltioidaan järjestelmiin ja tiedon käsittelyyn liittyvät olennaiset muutokset ja käsittelyt. Niiden avulla voidaan varmistaa opintohallinnon tietojen tietoturvallisuus ja erityisesti kiistämättömyys.

Mikäli käsitellään korkean tietosuojan alaista tietoa, tämän tiedon käsittely tulee kokonaisuudessaan kirjata tapahtumalokiin.

SOA-palvelukatalogi, UDDITämä tarkoittaa teknistä SOA-palvelukatalogia (UDDI), johon on koottu tiedot hyödynnettävistä SOA-palveluista.

IDMIdentiteetinhallintaan liittyvä käyttövaltuudet sisältävä tietovaranto.

Edellä kuvatut loogisen tason tietovarannot voidaan toteuttaa usealla fyysisen tason tietokantaratkaisulla. Yhteen tietokantaan voidaan mahdollisesti liittää useita loogisia tietovarantoja. Tässä arkkitehtuurissa ei vielä oteta kantaa edellä kuvattujen tietovarantojen fyysiseen (Millä-taso) toteutukseen.

6.4. Tietojärjestelmäpalveluiden looginen jäsennys

6.4.1. Tietojärjestelmäpalveluiden rakentuminen SOA-periaatteinTavoitetilassa opintohallinnon sähköisiä palveluita suositellaan kehitettävän hallitusti palvelukeskeisen arkkitehtuurin SOA-periaatteiden mukaisesti


soveltaen siten, että opintohallinnon tietojärjestelmien kehittämisessä hyödynnetään toisiinsa palvelurajapinnoin kytkettyjä, kohtuullisen suuria tietojärjestelmäpalvelukomponentteja ainakin silloin, kun näitä on turvallisesti ja hallitusti saatavissa.

Tämä sovellettu SOA-periaate vastaa seuraaviin koko julkishallinnon arkkitehtuuriperiaatteisiin4:

Kehitä tai hanki järjestelmiä toimintalähtöisesti

o Tietojärjestelmien kehittämisen tai hankinnan on perustuttava toiminnan vaatimuksiin. Ensisijaisesti on määriteltävä toiminnalliset vaatimukset ja prosessit sekä niiden tarvitsemat palvelut.

Vältä päällekkäisiä ratkaisuja

o Yhdenmukaista toimintaa tukevista tietojärjestelmistä ei tule olla päällekkäisiä tietoteknisiä ratkaisuja. Jo tehtyä on hyödynnettävä ja rinnakkaisten ratkaisujen kehittämistä on vältettävä. Uudelleenkäyttö on oltava lähtökohtana kehitettäessä tietojärjestelmiä.

o Toimintamalleja on yhdenmukaistettava siten, että eri organisaatiot voivat käyttää yhteisiä ratkaisuja.

Varmista yhteentoimivuus

o Tietojärjestelmien on tuettava toimintojen yhteentoimivuutta ja mahdollistettava tarvittava tietojen yhteiskäyttö.

o Yhteentoimivuuden vaatimus koskee myös palveluita, tuotteita ja laitteita.

o Tietojärjestelmien arkkitehtuurien ja standardien mukaisuus sekä yhteentoimivuus muiden tietojärjestelmien kanssa tulee varmistaa.

o Tietojärjestelmien avoimiin ja dokumentoituihin rajapintoihin sekä yleisiin standardeihin tulee kiinnittää erityistä huomiota.

Minimoi toimittajariippuvuus

o Tietojärjestelmissä ja sovelluksissa on vältettävä sitoutumista suljettuihin teknologiaratkaisuihin (rajapinnat, määritykset, koodi) ja yksittäisiin tuotetoimittajiin. Hyvä toimittajahallinta ja standardien mukaisten avoimien ratkaisujen käyttäminen edistävät tämän tavoitteen saavuttamista.

Palvelukeskeinen arkkitehtuuri (Service-Oriented Architecture, SOA) antaa mahdollisuuksia sekä eristää tietojärjestelmäpalveluita erillisiksi toimiviksi osiksi että yhdistää palveluita tarvittaessa. Järjestelmien toiminnallisuus (liiketoimintalogiikka) rajataan pääsääntöisesti ohjelmallisen rajapinnan taakse – vastakohtana palvelut, joita voi käyttää vain loppukäyttäjän käyttöliittymän kautta. Tällöin on mahdollista hyödyntää kyseistä tietojärjestelmäpalvelua

4 Julkisen hallinnon arkkitehtuuriperiaatteet 1.0


ohjelmallisesti yhteiskäyttöisiä komponentteja muissa palveluissa ja toiminnoissa. Avoimella dokumentoidulla rajapinnalla tarkoitetaan rajapintaa, jonka teknologiana on käytetty jotain yleisesti tiedossa olevaa ja dokumentoitua protokollaa ja tiedostomuotoa.

SOA-periaatteiden keskiössä ovat sähköisesti saatavat palvelut, komponentit, jotka ovat näin järjestelmien toiminnan edellytys. Palvelukeskeisen arkkitehtuurin käyttö ei määrää käytettäviä standarditeknologioita. Tämän sijaan SOA asettaa vaatimuksia itse tietojärjestelmäpalveluille. Keskeisiä periaatteita SOA-palveluille ovat:

Palveluiden pitää olla karkeustasoltaan erilaisia ja toisistaan koostettavissa

Palvelulla pitää olla hyvin määritellyt ja standardeihin nojautuvat rajapinnat (rajapintaperiaatteet, erityisesti avoimet rajapinnat)

Palveluiden tulee olla löyhästi kytkettyjä (integraatioperiaatteet)

Palveluiden tulee olla helposti haettavissa (palvelukatalogi)

Palveluiden tulee olla liiketoimintalähtöisiä (unohtamatta teknisessä ympäristössä välttämättömiä teknisiä tukipalveluita)

Palveluiden tulee olla uudelleenkäytettäviä

Opintohallinnon sähköiset palvelut perustuvat tavoitetilassa kerrokselliseen tietojärjestelmäarkkitehtuuriin sekä mahdollisuuteen keskitettyyn palvelujen ohjaukseen, mutta tässä vaiheessa ei oteta kantaa varsinaiseen ohjauskerroksen toteutustapaan. Tämä voidaan tarkemmin määrittää koulutuksen järjestäjien omassa kokonaisarkkitehtuurissa.

Tärkeimmät opintohallinnon tietojärjestelmäpalveluiden suunnittelussa ja toteutuksessa noudatettavat SOA-ratkaisuperiaatteet ovat:

Uudelleenkäytettävyys

Systemaattisuus

Palvelevuus toiminnan näkökulmasta

Yhteentoimivuus

Joustavuus ja laajennettavuus

Tämä voidaan tiivistää seuraavaksi opintohallinnon sähköisten ratkaisujen suunnittelun yleisperiaatteeksi:

Samaan toiminnalliseen kokonaisuuteen pyritään rakentamaan vain yksi palvelu, jota voidaan hyödyntää useissa prosesseissa tai järjestelmissä.

Kun sähköinen palveluympäristö muodostuu palvelukomponenteista, järjestelmien rajat hämärtyvät. Perinteiset järjestelmät korvautuvat tiettyyn palveluun tai prosessiin sovitetusta joukosta palvelukomponentteja. Tämä ei kuitenkaan korvaa kokonaan prosessi- tai tukityyppikohtaisia tietojärjestelmäpalveluita vaan nämä erityispiirteet vain nivotaan kokonaisiksi palveluiksi yhteisten palvelukomponenttien avulla.


6.4.2. Tietojärjestelmäpalveluiden kerrosarkkitehtuuriSeuraavaksi kuvattu tietojärjestelmäpalveluiden looginen jäsennys on tuoteriippumaton kuvaus yleisestä tavoitetilan sähköisten tietojärjestelmäpalveluiden ja palvelukomponenttien kokonaisuudesta ja jäsennyksestä. Se voidaan fyysisellä tasolla toteuttaa yhdellä tai useammalla tietojärjestelmällä.

Opintohallinnon ja laajemmin koulutuksen järjestäjän tietojärjestelmäpalvelut ja sähköinen palveluympäristö jäsennetään tavoitetilassa soveltaen edellä kuvattua SOA-perusmallia

Opintohallinnon tietojärjestelmäpalvelut voidaan jäsentää seuraaviin loogisiin kerroksiin:

Ylimpänä loogisena kerroksena on käyttöliittymäkerros, jonka kautta käyttäjät käyttävät tietojärjestelmäpalveluita ja käsittelevät tietovarantojen tietoa. Asiointia varten käyttöliittymäkerroksen läheisyyteen toteutetaan asioinnin teknisiä peruspalveluja kuvaava kerros.

Tietojärjestelmäpalveluja ja tiedon liikkumista järjestelmissä ja niiden välillä voidaan ohjata palvelujen ohjauskerroksen avulla.

Palvelukerros muodostuu SOA-periaatteiden pohjalta mahdollisimman avointen ja dokumentoitujen rajapintojen välityksellä kytketyistä tietojärjestelmäpalveluista.

Alimmaksi kerrosmallissa on kuvattu tietovarantokerros, jonne varsinainen palvelujen käsittelemä tieto taltioidaan.

Yleinen tietojärjestelmäpalveluiden jäsennys voidaan kuvata seuraavasti.


Tulevat opintohallinnon ratkaisujen tietojärjestelmäpalvelut pyritään rakentamaan yllä kuvatun jäsennyksen pohjalta.

Yllä kuvattu jäsennys kuvaa pitkän aikavälin tavoitetilaa, jota kohti pyritään nykyisten järjestelmien ja ratkaisujen luonnollisten elinkaarien mukaisesti.

Yllä olevaan kuvaan ei ole kuvattu ICT-palveluntuotannon edellyttämiä työvälineitä, kuten esimerkiksi palvelupyyntöjen hallintajärjestelmää, konfiguraationhallintajärjestelmää tai valvontajärjestelmiä. Nämä kannattaa kuitenkin toteuttaa koulutuksen järjestäjän organisaatiotasoisiksi yhteisiksi ratkaisuiksi koko tietojärjestelmäympäristöön siltä osin, kun palveluntuotannon työvälineet ylipäätään kuuluvat koulutuksen järjestäjän vastuulle.

6.4.3. Opintohallinnon tietojärjestelmäpalveluiden kokonaisjäsennysTavoitetilassa opintohallinnon loogiset tietojärjestelmäpalvelut jäsentyvät kansallisiin (OPH vastaa, kuvassa vasemmalla), paikallisiin (koulutuksen järjestäjä, kuvassa oikealla) sekä mahdollisiin koulutusastekohtaisiin (esimerkiksi ammatillisen koulutuksen benchmark-tietojen palvelut, kuvassa keskellä) seuraavasti:


Huom. Yllä oleva kaavio kuvaa ideaalista tavoitetilan rakennetta. Kaikilla koulutuksen järjestäjillä ei välttämättä ole käytössä kaikkia yllä olevassa kaaviossa määritettyjä osakokonaisuuksia tai kerroksia.

Käyttöliittymäkerroksen palvelutKäyttöliittymäkerroksen palveluilla tarkoitetaan ratkaisuja, joilla käyttäjät – sekä koulutuksen järjestäjän opetushenkilöstö, kumppanit, sidosryhmät että opiskelijat – pääsevät käsiksi sähköisiin palveluihin ja tietojärjestelmiin (tietojärjestelmäpalveluihin). Tämä sisältää normaalin työasemakäyttöliittymän lisäksi esimerkiksi mobiilikäyttöliittymän palvelut. Palvelut voidaan koota esimerkiksi roolipohjaisiin selainpohjaisiin sähköisiin palvelunäkymiin.

On huomattava, että opintohallinnon palvelut tarvitsevat tämän käyttöliittymäpalvelun lisäksi pääsyn varsinaisiin sähköisiin palveluihin sekä keskeisimmät tekniset tukipalvelut.

Asiointikerroksen palvelutAsioinnin peruspalveluiden palvelukerros tuo asiakkaille ja sähköiselle työntekijän työpöydälle olennaisimmat tietoa tarjoavat tekniset palvelut. Asiointipalvelukerros ei itsessään sisällä varsinaisia substanssipalveluja vaan lähinnä tekniset apuvälineet näiden kokoamiseksi käyttöliittymiin.

Koko asiointipalvelukerros kannattaa toteuttaa pääsääntöisesti organisaatiotasoisesti, mikäli se on mahdollista. Toimintokohtaisia ratkaisuja kannattaa pyrkiä välttämään. Esimerkiksi suuren kaupungin


asiointipalvelukerros kannattaa toteuttaa kaupunkitasoisesti ja vain poikkeustapauksissa toimialakohtaisesti.

Sähköisen asioinnin palveluita on kuvattu jäljempänä tarkemmin yleisten teknisten tukipalveluiden kohdalla.

Palvelujen ohjauskerroksen palvelutPalvelujen ohjauskerroksessa hallitaan tietojen liikkumista eri järjestelmäkokonaisuuden osien ja järjestelmien välillä. Sähköisten palvelujen ohjaukseen tarvitaan vähintään parametroitava sääntömoottori, jolla erilaisia sovelluslogiikan palveluita voidaan ohjata. Usein varsinaisen tietojen välittämisen hoitaa keskitetty integraatioratkaisu.

Seuraavassa on esitelty palvelujen ohjauskerroksen keskeiset komponentit. Osaa niistä tarvitaan vain, jos palvelujen ohjausmalliksi valitaan keskitetty integraatioratkaisu. Koulutuksen järjestäjä voi myös oman harkintansa mukaan olla käyttämättä keskitettyä integraatioratkaisua.

ESB-palveluväylä, integraatioratkaisu

Integraatioratkaisu on keskitetty tietojärjestelmäpalvelu, joka välittää tietoa tietojärjestelmäpalveluilta ja tietovarannoilta toiselle.

Integraatiopalvelu ja ESB-väylä on kuvattu tarkemmin jäljempänä yleisten teknisten tietojärjestelmäpalveluiden yhteydessä.

SOA-palvelukatalogi

SOA-palvelukatalogin tavoitteena on hallita, organisoida ja uudelleenkäyttää määritettyjä ja toteutettuja SOA-palveluita. SOAn tarkoituksena on määrittää palvelut riittävän hienorakenteisesti, jotta niitä voidaan hyödyntää ja uudelleenkäyttää muita objektiorientoituja ratkaisumalleja paremmin.

Prosessimoottori

Prosessimoottorin avulla hallitaan ja suoritetaan liiketoiminta- ja toiminnanohjausprosesseja ja niihin kuuluvia sähköisiä SOA-palveluja ns. orkestrointiperiaatteen mukaan. Orkestroinnin yleisenä etuna pidetään sitä, ettei yksittäisten web-sovelluspalveluiden tarvitse tietää muista palveluista eikä niiden tarvitse tietää olevansa osa isompaa kokonaisuutta eli osallistumisesta prosessiin. Prosessimoottorin tarve korostuu esim. sähköisen asianhallinnan myötä sekä silloin, jos organisaation toimintaa jäsennetään erityisesti prosessien kautta tai toiminnan ohjaus ja johtaminen nousee organisaatiossa keskeiseksi tarpeeksi (esim. työjonojen tai työkuormien hallinta).

Prosessimoottorin suositellaan tukevan sekä BPMN-kuvauskielen suoraa hyödyntämistä että BPEL-kuvausmallia.

Keskeisiä prosessimoottorin toimintoja ovat:

Prosessin rekisteröinti

Prosessin instanssin käynnistys


Prosessin instanssin lopetus

Prosessin instanssin keskeytys

Prosessin instanssin vaiheen peruuttaminen

Prosessin instanssin siirtäminen seuraavaan vaiheeseen

Uuden prosessikuvauksen esittely

Prosessin metatietoskeeman vaihtaminen

Prosessin instanssin haku

Prosessin ja prosessin instanssin suorituksen raportointi

Prosessin poistaminen suoritukseen sallittavien joukosta

Prosessien suunnittelun ja mallintamisen tulee tukea henkilöpohjaisen työnkulun suunnittelun ja mallintamisen lisäksi järjestelmien välisten sekä henkilöiden ja järjestelmien välisiä työnkulkujen suunnittelua ja mallinnusta.

Hyvä prosessimoottori kykenee esittämään määritellyt työnkulut, niiden osapuolet, toimenpiteet ja keskeiset tietovirrat (prosessit) esim. prosessikuvauksen muodossa. Samoin mallinnettuja prosesseja voi kopioida järjestelmässä uuden prosessimäärittelyn pohjaksi tai tuoda järjestelmään ja viedä järjestelmästä ulos.

Prosessimoottorin tulee tarjota myös tuki automatisoiduille sekä aikapohjaisille toiminnoille, jotka aktivoivat uusia työnkulkuja, tapahtumia, viestien lähetyksiä tai hälytyksiä.

Keskitetty integraatioratkaisu ei välttämättä edellytä prosessimoottorin käyttöä. Usein prosessimoottorin täysimääräinen käyttö edellyttää hyvin tarkkaan määritettyjä prosesseja ja kokonaan SOA-pohjaista järjestelmäympäristöä. Koulutuksen järjestäjän suositellaan arvioivan huolellisesti prosessimoottorin soveltuvuutta omaan palvelukokonaisuuteensa. Myös prosessimoottorin käyttöönotto kannattaa vaiheistaa riittävän pitkälle aikavälille.

Palvelunohjauksen säännöstö

Sääntökone on prosessimoottoria hiukan yksinkertaisempi erityisesti ylläpidon kannalta. Varsinaisen prosessinohjauksen sijaan sääntökoneeseen määritetään sääntöjä, joiden avulla voidaan suorittaa toimenpiteitä eri tapahtumille säännöissä määriteltyjen ehtojen ja toimintojen mukaan. Erityisesti alkuvaiheessa osa koulutuksen järjestäjän prosesseista voidaan tarvittaessa mallintaa ja hallita myös säännöstöjen avulla.

Prosessimoottori sisältää useimmiten myös sääntökoneen. Sääntökonetta ei välttämättä tarvita erillisenä, mikäli prosessimoottori sisältä myös säännöstöpalvelun.

TietojärjestelmäpalvelutOpintohallintoon kytkeytyvät ns. toimintalogiikan tietojärjestelmäpalvelut on kuvattu tarkemmin luvussa 6.5.

Tietovarantokerroksen palvelut


Tietovarantokerrokseen sisältyvät edellä kuvatut opintohallinnon keskeiset tietovarannot. Tietovarantoihin kytkeydytään palvelurajapintojen kautta.

6.5. Opintohallinnon tietojärjestelmäpalvelujen tarkennettu kuvausKerrosarkkitehtuurissa sovelluskerroksen palvelut sisältävät varsinaiset toimintalogiikan tietojärjestelmäpalvelut. Nämä voidaan jakaa opintohallintoon suoraan kuuluviin tietojärjestelmäpalveluihin sekä toimintoriippumattomiin yhteisiin tietojärjestelmäpalveluihin. Opintohallinnon tietojärjestelmäpalvelut kytketään palvelujen ohjauskerroksen kautta sekä toisiinsa että kansallisiin ja koulutusastekohtaisiin palveluihin.

Tyypillisiä muuallakin kuin opintohallinnossa tarvittavia yleisiä tietojärjestelmäpalveluita, joita muut tietojärjestelmäpalvelut hyödyntävät, ovat mm.:

Yhteiset toiminnalliset tietojärjestelmäpalvelut

o Taloushallinnon tietojärjestelmäpalvelut

o Henkilöstöhallinnon tietojärjestelmäpalvelut

o Organisaatioviestinnän tietojärjestelmäpalvelut

Tekniset tietojärjestelmäpalvelut

o Tunnistaminen

o Käyttövaltuushallinta

o Aikaleimapalvelut (laitteiden kellojen synkronointi)

o Integraatiopalvelut

Edellisten lisäksi julkisen hallinnon viranomaisen tulee liittää prosessit asianhallintaansa. Asianhallinta- ja asiakirjanhallintapalvelut kytkevät viranomaispäätöksiin liittyvät prosessit sähköiseen asianhallintaan ja arkistointiin jo asian vireillepanosta asti koko kyseisen asian elinkaaren. Tämä toteutetaan erillisellä SÄHKE 2 –määräysten mukaisella tietojärjestelmäkokonaisuudella, jossa asianhallinnan keskeiset vaiheet on kuvattu organisaation (arkistonmuodostajan) eAMS-kuvaukseen. Tätä on kuvattu tarkemmin jäljempänä.

Opintohallinnon loogiset tietojärjestelmäpalvelut voidaan tunnistaa strategisista tarpeista, prosesseista ja käsiteltävistä tiedoista käsitteellisestä Mitä-tasosta loogiseen Miten-tasoon seuraavan periaatteen mukaisesti:


Opintohallinnolle keskeisimmät tietojärjestelmäpalvelut ovat tämän analyysin pohjalta seuraavat:


Edellä olevaan kaavioon on kuvattu myös joitakin opintohallinnon arkkitehtuurin rajauksissa tarkastelun ulkopuolelle jätettyjä osakokonaisuuksia. Nämä täydentävät palvelukomponentit on kuvattu kaaviossa kursiivilla tekstillä. Näitä ei määritetä tässä kuvauksessa tarkemmin.

6.5.1. Koulutuksen suunnittelun ja valmistelun tietojärjestelmäpalvelut Keskeisimmät koulutuksen suunnittelun ja valmistelun tietojärjestelmäpalvelut ovat:

Koulutuksen yleisen suunnittelun tietojärjestelmäpalvelut

o Koulutuksen suunnittelu

o Tutkintorakenteiden hallinta

Opetuksen toteutuksen suunnittelun tietojärjestelmäpalvelut

o Opetussuunnitelmien hallinta

o Opetustarjonnan hallinta

o Opetusryhmien hallinta

o Opetusresurssien hallinta

o Muu resurssienhallinta

Huom. ajallisesti osa opetuksen toteutuksen suunnittelun tietojärjestelmäpalveluista sijoittuu myös opiskelijavalintojen elinkaarenvaiheeseen tai jopa sen jälkeen. Se jatkuu siis useampaan opintohallinnon elinkaaren vaiheeseen. Opiskelijoiden mahdollisesti keskeyttäessä opintoja, opetuksen toteutuksen resursointia voidaan optimoida myös opiskelun ja opetuksen prosessivaiheessa.

Koulutuksen suunnittelu

Koulutuksen suunnittelun palvelukomponentti sisältää koulutuksen ylätason suunnittelun toiminnallisia palveluja, esimerkiksi:

Valmistelu

OKM-ohjeiden arviointi

Tasosopimusvalmistelu (tai vastaava OKM:n kanssa tehtävän sopimuksen valmistelu ja hallinta)

Raamisuunnittelu

Aloituspaikkojen sopiminen ja vahvistaminen

Tämä tietojärjestelmäpalvelu kytkeytyy tiiviisti myös johtamisen tietojärjestelmäpalveluihin. Raporttien ja tilastojen kautta saadaan taustatietoa koulutuksen suunnittelun tueksi.

Tutkintorakenteiden hallinta


Tutkintorakenteiden hallinta sisältää koulutuksen järjestäjän omien tutkintojen sisältöjen sovittamista OPH:n määrittämien kansallisten tutkintorakenteiden (eOPS) pohjalta.

Opetussuunnitelmien hallinta

Opetussuunnitelmien hallinta sisältää esimerkiksi:

Opetussuunnitelmien laatimisen ohjeistuksen hallinta

Opetussuunnitelmien sovittaminen tutkintorakenteisiin

Opetussuunnitelmien määrittäminen

Opetussuunnitelmien vahvistaminen ja hyväksyntä

Opetus- ja tutkintotarjonnan hallinta

Opetustarjonnan hallinnassa tietojärjestelmäpalvelu tukee mm. seuraavia toimintoja:

Tutkinnon ja tutkinnon osien opetuksen toteuttamisen jäsentäminen toteutettaviin ja tarjottaviin osiin

Oppimisjaksojen toteutusten (tätä kutsutaan yleisesti opintojaksototeutuksiksi OJT) määrittely. Samasta oppimisjaksosta (esim. Matematiikka 1) voi olla useita rinnakkaisia toteutuksia.

Opetusryhmien hallinta

Opetusryhmien hallinta sisältää yleisen tason opetusryhmien ja toteutusten määrittelyn tietojärjestelmäpalvelut

Huom. Opetusryhmien hallinnan tietojärjestelmäpalvelua hyödynnetään myös myöhemmissä opintohallinnon elinkaaren vaiheissa, kun oppijoiden määrät ja sijoittuminen eri opetusryhmiin tarkentuu. Ryhmien hallinnan avulla voidaan optimoida opetusresursseja.

Opetusresurssien hallinta

Opetusresurssien hallinta sisältää tietojärjestelmäpalvelut, jolla opetushenkilöstö (avustajat) ja muut opetuksen henkilöresurssit – esim. näyttötutkintojen arvioijat, työpaikkaohjaajat tms. resursoidaan ja kohdennetaan eri oppimisjaksojen toteutuksiin.

Palvelu sisältää mahdollisuuden kytkeä opetusresurssit kalenteriin, ryhmiin, toteutuksiin ja muihin resursseihin.

Muu resurssienhallinta

Muu resurssienhallinta on laaja kokonaisuus, joka sisältää tietojärjestelmäpalvelut mm. seuraavien resurssien hallintaan – lähinnä varaaminen kalenteriin ja varattavissa olevien resurssien hallinta:

Tilavarausten hallinta (luokkatilat, verstaat, keittiöt, yhteistilat tms.)


Välineiden varausten hallinta (opetusvälineet, ammatin erityisvälineet)

Lisenssien resursointi

Muiden fyysisten resurssien hallinta

Yleisesti ottaen resurssivarauksella tarkoitetaan tietyn varattavissa olevan resurssipooliin kuvatun resurssin varaamista tietylle aikavälille tai tiettyyn ajanhetkeen. Resurssi- ja ajanvaraustoiminnoilla voidaan hallita ajallisesti erilaisten resurssien käyttöä. Varaustoiminnallisuus on tässä tarkoitettu erityisesti koulutuksen järjestäjän sähköiseen resurssi- ja ajanvaraukseen, mutta sitä voidaan tarjota rajoitetusti tarpeen mukaan myös ulkoisille käyttäjille - opiskelijoille, huoltajille tai työpaikkaohjaajille.

Tyypillisiä varattavia kohteita ovat vastaanottoajat, palveluajat, tilavaraukset ja välinevaraukset.

Yleisiä toimintoja ovat:

Varattavien resurssien hallinta – mitä on varattavissa (varattavan palvelun tuotteistaminen)

Varattavien kohteiden ja säännöstöjen hallinta asiakasrooleittain – kuka saa varata mitäkin

Varattavissa olevien resurssien ja aikojen selailu

Varausten hallinta - luominen, poistaminen ja muokkaaminen

o Keston ja toistuvuuden hallinta (moniajanvaraus, sarja-ajanvaraus, ryhmäajanvaraus)

Resurssien kohdistaminen varauksiin

o Resurssien priorisointi

o Varatun resurssin poistaminen varattavien joukosta (varauskalenteri)

Varausviestintä

o Kuittaus resurssin varaajalle (sähköposti, mobiili)

o Kuittaus resurssille (henkilö) tai resurssin hallinnoijalle

o Muistutusviestit varauksesta

Mahdollisuus ilmoittaa varauksen perumisesta

o Sekä varaaja että resurssi

o Mahdollinen peruutusaikojen tehostettu jakelu jonoon ilmoittautuneille asiakkaille

Varausraportointi

Toteutustavasta riippuen, resurssienhallinta voi edellyttää useita fyysisiä tietojärjestelmiä. Kuitenkin keskitetyn toteutuksen avulla voidaan joustavammin ottaa huomioon ajanvarauksen kokonaiskuva sekä erityispiirteet


mm. resurssien väliset riippuvuudet, standardit ja mahdolliset integraatiot ulkoisiin järjestelmiin.

6.5.2. Opiskelijavalintojen tietojärjestelmäpalvelutKeskeisimmät koulutuksen suunnittelun ja valmistelun tietojärjestelmäpalvelut ovat:

Koulutustarjonnan hallinta

Hakuneuvonta

Opiskelijavalinta

Koulutustarjonnan hallinta

Koulutustarjonnan hallinta tarkoittaa tässä haettavissa olevien koulutusten tarjonnan hallintaa. Nämä ovat siis ns. uusien aloituspaikkojen hakuja – eivät yksittäisiä oppimisjaksoja, johon jo koulutusohjelmaan tms. aikaisemmin valitut opiskelijat voivat ilmoittautua tai hakeutua.

Koulutustarjonnan hallinta sisältää toimenpiteet ja menetelmät, jolla koulutuksen järjestäjä valmistelee haettavissa olevan koulutustarjontansa, hyväksyy sen sisäisesti ja välittää tämän tiedon OPH:n kansallisesti toteutettaviin Hakeutujan palveluihin.

Koulutustarjonnan hallinta sisältää valintaperusteiden jäsennetyn määrittämisen. Valintaperusteet tulee toteuttaa rakenteisessa muodossa siten, että OPH:n keskitettyjen Hakeutujan palvelun valintalogiikka voi automaattisesti laatia hakijoista ns. valintaesityslistan annettujen valintaperusteiden ja oppijoiden aikaisemman todennetun osaamisen tai valintakoetulosten perusteella. Valintaperusteiden mallinnus voi olla varsin kompleksista, joten toteutustasolla on mahdollista, että se muodostaa oman kokonaisuutensa.

Hakuneuvonta

Hakuneuvonta sisältää erityisesti asiantuntijan esimerkiksi opintotoimiston kautta antamaa neuvontaa hakeutuville oppijoille. Tätä voidaan tukea erilaisilla sähköisillä sisällöillä:

Usein kysytyt kysymykset

Lisäohjeet

Haettavien kokonaisuuksien riippuvuudet

Reaaliaikainen ”kysy neuvoa” chat -toiminto

Tässä kannattaa huomioida myös kansallisen koulutuksen verkkopalveluiden sisältö ja sen tuomat mahdollisuudet.

Opiskelijavalinta


Opiskelijavalintapalvelu sisältää uusien opiskelijoiden valinnan sähköiset palvelut. Tämä kytkeytyy hyvin tiiviisti jatkossa kansallisiin Hakeutujien palveluihin5.

Keskeisemmät opiskelijavalinnan vaiheet, joita tällä sähköisellä palvelulla tuetaan ovat:

Opiskelijan hakeutuminen tiettyyn koulutukseen

o Hakija hakee koulutukseen. Prosessiin kuuluu hakemuksen täyttäminen, mahdollisuus muuttaa hakulomaketietoja, hakemusten (muodolliset) tarkistukset.

Valintakokeiden toteuttaminen

Hakukohdekohtainen valinta

Sijoittelu ja valintapäätös

o Kansallisissa palveluissa toteutetaan valinta- ja sijoitteluajot, nämä toimitetaan koulutuksen järjestäjälle, joka tekee varsinaisen valintapäätöksen. valintapäätös,

Valinnasta tiedottaminen hakijoille

Tämä tietojärjestelmäpalvelu sisältää myös valintojen etenemisen seurannan ominaisuudet.

Huom. Joskus sama hakemus voi sisältää yhtä aikaa ns. haun (valintaperusteiden mukaan tehty sijoittelu, on mahdollista ettei oppijaa valita) sekä ilmoittautumisen (koulutuksen järjestäjällä on velvollisuus ottaa oppija koulutukseen, ei voi jättää valitsematta). Esimerkiksi esiopetukseen tai perusopetuksen 1. luokalle hakeutuminen sisältää nämä molemmat komponentit. Esiopetukseen sinänsä ilmoittaudutaan, koska kunnan velvollisuutena on järjestää kuntalaiselle ko. opetuksen, mutta huoltajat voivat samalla hakea esiopetuspaikkaa tietyssä oppilaitoksessa tai toimipaikassa, missä koulutuksen järjestäjällä on tässä mahdollisuus poiketa hakemuksen toiveesta.

Huom. Hakeutumisen palveluissa tarkistetaan aina, hakeeko ko. oppija ensimmäistä kertaa Suomen koulutusjärjestelmään määritettyjä koulutuspalveluita. Jos kyseessä on tällainen ensikertainen hakija, niin hänelle annetaan OPH:n kansallisissa Hakeutumisen palveluissa hänen koko elämänsä kestävä kansallinen opiskelijatunnus, jolla ko. oppija tunnistetaan kaikissa koulutuksen palveluissa.

Edellisiä tukevat vielä opiskelun rahoituksen hallintaan liittyvät tietojärjestelmäpalvelut, jotka on kuitenkin jätetty tämän viitearkkitehtuurin tarkastelun ulkopuolelle.

6.5.3. Opetuksen ja opiskelun tietojärjestelmäpalvelutKeskeisimmät koulutuksen suunnittelun ja valmistelun tietojärjestelmäpalvelut ovat:

Opintojen valmistelun palvelut

5 Ks. Oppijan verkkopalveluarkkitehtuuri / TOR ja Hakeutujan palvelut - kohdearkkitehtuuri


o Lukuvuosi-ilmoittautumisen palvelut

o Opintojaksototeutuksiin hakeutumisen palvelut

o Henkilökohtaistamisen palvelut

Opintohallinnon opiskeluun liittyvät palvelut

o Läsnäolon hallinta

o Opinto-ohjaus

o Palautteen hallinta

o Opinnäytetöiden hallinta

Osaamisen todentamiseen liittyvät palvelut

o Näyttöjen ja kokeiden järjestäminen

o Oppimisen ja osaamisen arviointi

o Opintosuoritusten hallinta

o Tutkintosuoritusten hallinta

Lukuvuosi-ilmoittautumisen palvelut

Lukuvuosi-ilmoittautumisen palvelukokonaisuus sisältää sekä oppijan että koulutuksen järjestäjän opetushenkilöstön lukuvuositasoisen ilmoittautumisen tietojärjestelmäpalvelut.

Oppijalle tämä sisältää sähköisen välineen ns. läsnä olevaksi ilmoittautumiseen. Monilla koulutusasteilla ei ole erillistä oppijan tekemää lukuvuosi- tai lukukausi-ilmoittautumista, vaan oppija käytännössä vain aloittaa opinnot. Tällöin koulutuksen järjestäjän opettajilla tai opintosihteereillä tulee olla mahdollisuus vahvistaa opintojen aloittaminen ko. lukuvuonna tai lukukautena, joka vastaa lukuvuosi-ilmoittautumista. Tätä tietoa tarvitaan koulutuksen tilastoinnissa ja opintohallinnon johtamisessa.

Opintojaksototeutuksiin hakeutumisen palvelut

Kuten edellä määriteltiin, suoritettavat tutkinnot jakautuvat tutkinnon osiin ja suoritettaviin oppimisjaksoihin. Samansisältöisestä oppimisjaksosta tai tutkinnon osasta voi olla useita rinnakkaisia toteutuksia (opintojaksototeutukset, OJT), joihin oppijat varsinaisesti hakeutuvat tai ilmoittautuvat. Kaikilla koulutusasteilla tai kaikissa opinnoissa opiskelijoilla ei ole tarvetta tai oikeutta erikseen hakea tai ilmoittautua eri toteutuksiin vaan koulutuksen järjestäjä määrittää nämä kohteet suoraan. Tätä opintojaksototeutuksiin hakeutumisen tietojärjestelmäpalvelukokonaisuutta käytetään vain, jos oppijoilla on mahdollisuus valita opintojaksototeutuksia, joihin hän osallistuu.

Oppijan tutkintoon sisältyvät haettavissa olevat opintojaksototeutukset määritetään ja julkaistaan tällä tietojärjestelmäpalvelulla. Oppijat voivat selailla heidän tutkintoonsa sopivia (voidaan tarkentaa HOPSin tai muun opetuksen henkilökohtaistamissuunnitelman avulla) opintojaksototeutuksia ja


ilmoittautuvat tai hakeutuvat näihin toteutuksiin. Tämä tietojärjestelmäpalvelu sisältää myös oppijoiden sijoittelun ja valinnan ko. opintojaksototeutuksiin ja opiskelijaryhmien muodostamisen toiminnot.

Jatkossa erityisesti tällä tietojärjestelmäkokonaisuudella voidaan tukea joustavasti OKM:n KESU-strategiassa kuvattuja joustavien opintopolkujen tavoitteita. Opintojaksototeutuksia voidaan mahdollisesti vähintään rajatusti tarjota myös oman oppilaitoksen ulkopuolelle muualla opiskeleville oppijoille. Vastaavasti oman oppilaitoksen opiskelijat voivat mahdollisesti hallitusti suorittaa opintoja tietyissä opintojaksototeutuksissa myös ns. oman oppilaitoksen ulkopuolella. Käytännössä opintojaksototeutuksiin hakeutumisen palvelut muodostavat tällöin tiukasti kansallisiin oppijan palveluihin sekä koulutuksen järjestäjien välisiin palveluihin kytkeytyvän kokonaisuuden.

Hakeutumista muualta tarjottaviin opintojaksototeutuksiin voidaan tarvittaessa hallita ja rajoittaa esimerkiksi HOPSin avulla, opintojaksototeutusten näkyvyyden rajoituksin (jakso näkyy vain tietyille koulutuksen järjestäjille) sekä mahdollisesti kiintiöin tai muiden valintaperusteiden määrittämisen kautta.

Opiskelija voi hakea oman oppilaitoksensa opintojaksototeutuksiin ensivaiheessa luonnollisesti oman oppilaitoksensa sähköisen palvelun kautta. Toisen koulutuksen järjestäjän opintojaksototeutuksiin suositellaan tavoitetilassa haettavan kansallisen palvelun kautta. Koulutuksen järjestäjien keskinäisiä opiskelijaliikkuvuuden hakeutumisjärjestelmiä tai sähköisiä palveluita tulee välttää. Joka tapauksessa mahdollisten koulutuksen järjestäjien keskinäiset opiskelijaliikkuvuuden palvelukokonaisuudet suositellaan määritettävän kansallisen mallin mukaisesti, jotta ne voidaan tulevaisuudessa kytkeä myös kansallisiin palveluihin.

Haku toisen koulutuksen järjestäjän opintojaksototeutukseen tai tutkinnon osaan toteutuu tavoitetilassa pääpiirteittäin seuraavan prosessin mukaisesti:

Koul

utuk

sen

tote

uttaj

aorg

anisa

atio

(Tot

eutt

aja-

ORG

)O

pisk

elija

n ”o

ma”

opp

ilaito

s (ko

ti-O

RG)

Vast

uuta

hoO

pett

aja

OH-

järje

stel

mä

Opi

nto-

ohja

aja

tms.

OH-

järje

stel

mä

Opi

skel

ija

Kesk

itett

yES

B-vä

ylä,

m

uunn

okse

t

OKM

Opp

ijan

kans

allis

et

palv

elut

Luo opetustarjonta, kirjaa

valintaperusteet

Toteuttaja_ORGinopetustarjonta

Määritä jakso valmiiksi ja haettavaksi

oppilaitoksen ulkopuolelta

Koti_ORGintarjonta (luotu

aiemmin)

Luo toteutus-suunnitelman

Katsele opetustarjontaa

Katsele toteutus-suunnitelmia

Koti_ORGintoteutukset

(luotu aiemmin)

Liitä jakso HOPSiin

Jakso HOPSiin, tila U=ulkoinen

Huom. Jatkossa HOPS voidaantallentaa mahdollisesti myös kansalliseen palveluun

Käy HOPS-keskustelu, hyväksy ulkoinen toteutus HOPSiin, sijoitus

tutkintoon

Vaihtoehto:

Viesti 1, Kytkettävissä

pois

Tila HOPSissaT=Toivottu

Ilmoittaudu (hae) toteutukselle,

Suostumus suoritus-tietojen välitykseen

Toteutus edellyttää

aiempia opinto-suorituksia?

Käsittele ilmoittautuminen

Ilmoittautuneetopiskelijat

Opiskelija hyväksytään

jaksolle?

Viesti 2, viesti

hylkäys-päätöksestä

Tila HOPSissaI=Ilmoittautunut

Tila HOPSissaY=Hylätty

Ulkoinenopiskelijahyväksytty jaksolle

Ei

Tila HOPSissaH=Hyväksytty

Suorita opintojakso

Opiskelija suorittaa jakson toteuttavan

ORGin välineillä

Arvioi opintosuoritus tai

osaaminen

Opinto arvioitu

Tila HOPSissaA=Arvioitu

Kutsu 7

Viesti 3, opinto

arvioitu, anna palaute

Katso opinnon arviointia

Seuraa ohjattavanopiskelijan opintoa

Suorittaauusinnan

(hylätty tai korottaa

arvosanaa?

Ei

Uusintatentin / näytön

suorittaminen toteuttavan ORGin

välineillä

KylläAnna palautetta oppimis-jaksosta

Palautteen antaminen

toteuttavan ORGin välineillä

Mahdollinenopettajan

vastinepalautteeseenViimeistele_op

etustarjonta(näkyvyys=

all)

Viimeistele_opetustarjonta(näkyvyys=

all)

Hae_opetustarjonta(laajuus=all

)

Hae_opetustarjonta(laajuus=all

)

Ilmottaudu_toteutukseen(toteut

us=X, opiskelija=X)

Ilmottaudu_toteutukseen(toteut

us=X, opiskelija=X)

Hyväksy_ilmoittautuminen(

toteutus=x, opiseklija=x

Hyväksy_ilmoittautuminen(

toteutus=x, opiseklija=x

Hylkää_ilmoittautuminen(t

oteutus=x, opiskelija=x)

Hylkää_ilmoittautuminen(t

oteutus=x, opiskelija=x)

Arvioi_opinto(toteutus=x, opiskelija=x, kotiORG=x)

Arvioi_opinto(toteutus=x, opiskelija=x, kotiORG=x)

Opiskelijaliikkuvuuden prosessi: SOA-ESB kutsumalli (tietoa ei taltioida koulutuksen järjestäjältä toiseen vaan haetaan tarvittaessa); Kytketty oppijan kansallisiin palveluihin, tilanne mahdollisessa laajennetussa jatkovaiheessa (EI vielä vahvistettu)

Luo_opetustarjonta(tot_ORG)

Luo_opetustarjonta(tot_ORG)

Luo_toteutus_suunnitelma

(jakso=X)

Luo_toteutus_suunnitelma

(jakso=X)

Toteuttaja_ORGintoteutus-

suunnitelmat

Hae_toteutus-suunnitelmat()

Hae_toteutus-suunnitelmat()

Hae_opintosuoritukset(opiskelija

=X)

Hae_opintosuoritukset(opiskelija

=X)

Kyllä

Ei Ei

Palveluväylä tietää kutsujen parametrien perusteella, mihin kutsu tulee välittää - sekä sisäiset että ulkoiset palvelut

Sijoita_kansalliseen_tutkinto-

rakenteeseen()

Sijoita_kansalliseen_tutkinto-

rakenteeseen()Taltioi_tutkintosuori

tus()

Taltioi_tutkintosuoritus()

Tässä mallissa oppijan kansalliset palvelut sisältävät tutkintorakenteiden hallinnan, opiskelupaikkojen tarjonnan/haun ja tutkintotietojen hallinnan TORissa lisäksi myös kansallisen ratkaisun toteutustarjonnan kokoamiseen, toteutuksiin ilmoittautumisen palvelun sekä laajennetun TORin, joka sisältää myös opintosuoritukset.

Ilmoittaudu_toteutukseen(opiskelija=x,

toteutus=x)

Ilmoittaudu_toteutukseen(opiskelija=x,

toteutus=x)

Kun koti-ORG myöntää tutkinnon, se toimitetaan TORiin

Opiskelijanperustiedot, jakson tiedot

Julkaise_Opintojakso_tarjonta()

Julkaise_Opintojakso_tarjonta()

Julkaise_toteutussuunnitelma(opintojak

so=X)

Julkaise_toteutussuunnitelma(opintojak

so=X)Hae_toteutussuunni

telmat()

Hae_toteutussuunnitelmat()Hae_tarjontaHae_tarjonta Hae_opintosuorituk

set(opiskelija=X)

Hae_opintosuoritukset(opiskelija=X)

Luo_päätös_valinnasta_toteutukseen(o

piskelija=x, toteutus=x)

Luo_päätös_valinnasta_toteutukseen(o

piskelija=x, toteutus=x)

Määritä_suoritus_arvio(arvio=X, opiskelija=X, toteutus=X)

Määritä_suoritus_arvio(arvio=X, opiskelija=X, toteutus=X)

Lukukaudenalku (syksy, kevät, kesä)

Ilmoittautumisaikaumpeutuu

Opintojaksototeutustarjonnan näkyvyyttä eri oppilaitoksen opiskelijoille voidaan rajoittaa opintojaksototeutuksen hakeutumisen palvelukutsujen näkyvyysparametrin avulla.

Yllä olevassa prosessimallissa on oletettu käytettävän keskitettyä integraatioratkaisua ja palveluväylää. Se on yleistetty yhdeksi uimaradaksi prosessikaavion keskelle. Käytännössä se on todennäköisesti organisaatiokohtainen.

Henkilökohtaistamisen palvelut

Henkilökohtainen opinto- tai oppimissuunnitelma on tässä yleinen toimintokokonaisuus opiskelun ja tutkinnon suorittamisen henkilökohtaistamisen hallintaan. Opetuksen ja oppimisen henkilökohtaistamisen hallinnan tietojärjestelmäpalvelusta käytetään tässä dokumentissa yleisesti lyhennettä HOPS-väline. Sitä käyttävät sekä oppija itse että koulutuksen järjestäjä. Se on työkalu opintojen ja tutkinnon suorittamisen suunnitteluun sekä opiskelun lähtökohtien ja päämäärien selkiyttämiseen sekä opintojen läpiviennin oppijakohtaisten erityispiirteiden määrittämiseen. Siihen sisältyy opintosuunnitelma aikatauluineen, oppimistavoitteet sekä mahdollisuus itsearviointiin opintojen edetessä.

Oppija tai opinto-ohjaajan roolissa toimiva työntekijä voi koota HOPSiin oppijan kannalta tarkoituksenmukaisimmat oppimisjaksot ja näiden läpiviennin aikataulutetun polun oppijan koulutustavoitteiden saavuttamiseksi.

HOPS-väline tukee oppijaa ottamaan itse vastuuta omasta oppimisestaan ja koulutuksestaan läpi elinikäisen oppimisen.

Joustavissa opintopoluissa voi olla mielekästä hallita HOPSia ainakin osittain koulutuksen järjestäjäriippumattomasti, esimerkiksi osana kansallisia oppijan palveluita. Tämä tarkentuu myöhemmässä kehittämisessä.

Läsnäolon hallinta

Läsnäolon hallinnan tietojärjestelmäpalvelukokonaisuudella sekä oppija itse että koulutuksen järjestäjän opetushenkilöstö voi hallita oppijan läsnäolotietoja. Tämä tieto voidaan jäsentää päivittäisen läsnäolon hallintaan sekä keskeyttämisen hallintaan. Keskeyttämistiedot jäsennetään edellä kuvatun tietojäsennyksen mukaisesti.

Läsnäolon hallinnan toiminnallisuus on hyvä ulottaa myös ns. ekstranet / ulkoisen käyttöliittymän palveluihin, jotta esimerkiksi työpaikkaohjaajat voivat tarvittaessa pitää kirjaa opiskelijoiden läsnäolosta.

Opinto-ohjaus

Opinto-ohjaus (perusopetuksessa oppilaan ohjaus) on toimintaa, joka pyrkii ohjaamaan oppijoita opiskelussa, uravalinnoissa ja jatko-opintoja koskevissa kysymyksissä sekä ohjaamaan opiskelijat työelämään.

Opinto-ohjaukseen kuuluu usein oppijoiden auttaminen aine- ja kurssivalinnoissa, auttaminen oppimisongelmissa sekä henkilökohtainen ohjaus. Opinto- ja oppilaan ohjaus on paljolti oppilaiden ja opiskelijoiden, opettajien ja huoltajien yhteistoimintaa.


Opinto-ohjauksen tietojärjestelmäpalvelukokonaisuus kytkeytyy tiiviisti esimerkiksi HOPS-palvelukokonaisuuteen sekä oppimista tukeviin yhteistyöpalveluihin.

Palautteen hallinta

Palautteen hallinnan tietojärjestelmäpalveluilla tarkoitetaan sähköisiä palautteen kokoamisen ja käsittelyn palveluita. Nämä kattavat:

Spontaanin palautteen hallinnan

Ennalta määritetyn rakenteisen palautekyselyn hallinnan

Toiminnan laadun arviointiin sisältyy oppijan, opetushenkilöstön ja kumppanien odotusten, tarpeiden, kehittämisehdotusten ja laadun täyttymisen kokoaminen, seuranta sekä erityisesti näiden analysointi sekä kehittämisehdotusten laatiminen.

Sähköisiä palautteen hallinnan välineitä voidaan käyttää kaikille toimijaryhmille ja ne sisältävät mm. seuraavat perustoiminnallisuudet:

Spontaanin, vapaamuotoisen palautteen sähköinen kanava

Määrämuotoisten sähköisten kyselyiden ja niiden kohderyhmien hallintaväline

Sähköisten kyselyiden keskitetty palvelu

Vastaamattomien asiakkaiden muistuttaminen

Kyselyiden tulosten automaattinen tilastollinen ja graafinen analysointi

Kyselyiden tulosten keskinäinen vertailu

Palautteen taltiointi

Opinnäytetöiden hallinta

Opinnäytetöiden hallinnan tietojärjestelmäpalvelut sisältävät opinnäytteiden ja opinnäytetöiden aiheiden ja niiden etenemisen ja tämän tuen hallinnan toiminnallisuudet.

Toimintoja ovat:

Opinnäytetöiden perustietojen hallinta

o Opinnäytetöiden aihe ja tutkinto, johon se kuuluu

o Opiskelija

o Ohjaaja

o Milloin käynnistetty

Opinnäytetöiden ohjaamisen hallinta

o Opinnäytetöiden vaihetieto

o Ohjaukseen liittyvien toimenpiteiden loki


o Muistutusrajojen asettaminen – milloin opinnäytetyön etenemisestä tulee tiedustella seuraavaksi – ja hälytykset ohjaajalle

o Opinnäytteen suorittaminen, suorituksen hyväksyjät, arvosanat

Opinnäytetöiden taltiointi metatietoineen kuuluu tyypillisesti osaksi dokumentinhallintaa tai arkistotoimintoa, joka tässä tavoitearkkitehtuurissa on jäsennetty omaksi kokonaisuudekseen. Tyypillisesti sähköisen taltioinnin lisäksi tässä hyödynnetään manuaaliarkiston hallinnan toimintoja taltioimaan esimerkiksi opinnäytteen tiedot ja fyysinen sijainti. Opinnäytetyön olemassaolo ja linkki kyseiseen manuaaliarkistonhallintaan on hyvä taltioida myös opintohallinnon kokonaisuuteen.

Tulevaisuudessa opinnäytetyön metatiedot voidaan mahdollisesti taltioida Oppijan kansalliseen palveluun osaksi TOR-kokonaisuutta. Tämä tarkentuu Oppijan kansallisten palvelujen kehittyessä.

Tutkintotilaisuuksien, ammattiosaamisen näyttöjen ja kokeiden järjestäminen

Tämä tietojärjestelmäpalvelu sisältää tutkintotilaisuuksien, ammattiosaamisen näyttöjen ja kokeiden/tenttien järjestämiseen liittyvät perustoiminnallisuudet.

Tämä kokonaisuus kytkeytyy sekä resurssienhallintaan, opetushenkilöstön resurssien hallintaan että oppimisjaksojen sisältöihin.

Oppimisen ja osaamisen arviointi

Oppimisen ja osaamisen arviointi sisältää kaikki opintojen ja osaamisen arviointiin liittyvät toiminnot. Tässä hyödynnetään sekä sanallisia arvioita että erilaisia ko. suoritukseen tai osaamiseen liittyvien kvantitatiivisten arvosanojen hallintaa. Tietojärjestelmäpalvelu tukee sanallisen arvion (voi olla rakenteinen) lisäksi useita rinnakkaisia arvosana-asteikkoja, kuten esimerkiksi:

Boolean: Hyväksytty/hylätty

Luokitteluasteikko

Järjestysasteikko

Välimatka-asteikko (numeerinen, voidaan tehdä aritmeettisia operaatioita)

Arviointi sisältää myös itsearvioinnin toiminnallisuudet sekä mahdollisesti toimintoja vertaisarvioinnin tukeen.

Opintosuoritusten hallinta

Opintosuoritusten hallinta sisältää tässä keskeisimmät toiminnallisuudet, joilla taltioidaan, selaillaan ja tarvittaessa muutetaan opintosuorituksia. Kokonaisuus sisältää myös oppijoiden opintosuoritusten siirtämisen kansallisiin palveluihin sekä oppijoiden ja opettajien käyttöön.


Tutkintosuoritusten hallinta

Järjestelmässä voidaan hyväksyä ja myöntää tutkintoja. Tietojärjestelmäpalvelu sisältää ominaisuudet, joilla voidaan seurata, ovatko tutkintoon sisältyvät osatutkinnot ja oppimisjaksot kaikki hyväksytysti suoritetut. Tämä tietojärjestelmäpalvelu sisältää myös tuen tutkintosuorituksen myöntämisen prosessille.

Huom. Tässä viitearkkitehtuurissa ei ole erillistä toimintoa varsinaiselle todistukselle, koska tavoitetilassa ”todistus” suoritetusta tutkinnosta muodostuu kansalliseen Todennetun osaamisen rekisteriin luotettavasti taltioidusta tutkintosuorituksesta, joka on liitetty tiettynä päivänä tiettyyn oppijaan ja jonka on myöntänyt tietty koulutuksen järjestäjä. Kansallisesta palvelusta tämä voidaan tarvittaessa tulostaa, mutta sähköisessä tietovarannossa (tässä arkistossa) oleva tutkintosuoritus on ns. virallinen. Paikalliseen opintohallintojärjestelmään voidaan tarvittaessa siirtymäkauden ajaksi toteuttaa vastaava palvelu osaksi tätä tutkintosuoritusten hallinnan tietojärjestelmäpalvelukokonaisuutta.

Näiden lisäksi varsinaista opiskelua tukevat tämän viitearkkitehtuurin ulkopuolelle määritetyt tietojärjestelmäpalvelut:

Koulukuljetuksia ja logistiikan hallintaa koskevat tietojärjestelmäpalvelut

Oppimisympäristöt ja niissä olevien aineistojen hallintaa koskevat palvelut

Pedagogisten apuvälineiden sähköiset palvelut sekä näiden inventointia hallinnoivat tietojärjestelmäpalvelut

Materiaalimaksujen hinnoitteluun ja hallinnointiin liittyvät palvelut – tämä kytkeytyy koulutuksen järjestäjän taloushallintoon

Näiden lisäksi opiskelua voidaan tukea myös muilla oppijaa ja oppimista tukevilla tiedoilla, jotka eivät välttämättä kuitenkaan jäsenny kokonaisiksi tietojärjestelmäpalveluiksi.

6.5.4. Opintojen jälkeiset tietojärjestelmäpalvelutKoulutuksen järjestäjä voi haluta olla yhteydessä entisiin opiskelijoihinsa. Näitä tukevat tietojärjestelmäpalvelut on koottu omaan palvelukokonaisuuteensa, jonka tietojärjestelmäpalvelut ovat:

Alumnitoiminta, yhteydenpito aikaisempiin opiskelijoihin

Lisäopintojen markkinoinnin hallintapalvelut

Alumnitoiminta, yhteydenpito aikaisempiin opiskelijoihin

Tämä tietojärjestelmäpalvelukokonaisuus sisältää yleiset aikaisempien opiskelijoiden yhteydenpitoon liittyvät toiminnot. Toiminnallisuudella voidaan viestiä aikaisemmille opiskelijoille ja pitää kirjaa, mitä yhteydenottoja millekin


opiskelijaryhmälle on tehty. Kokonaisuus sisältää aikaisempien opiskelijoiden ryhmittelyominaisuudet esimerkiksi tutkinnon, tutkinnon ajankohdan tai vapaamuotoisen ryhmittelyperusteen mukaisesti.

Lisäopintojen markkinoinnin hallintapalvelut

Lisäopintojen markkinointiin liittyvät toiminnot kytkeytyvät kiinteästi yhteydenpitotoimintoon. Markkinoinnin hallintapalvelut sisältävät vielä lisäkoulutusmahdollisuuksien riippuvuuksien hallinnan – sen avulla voidaan lisäopintomahdollisuuksia kohdentaa sellaisille aikaisemmille opiskelijoille tai asiakasorganisaatioille, joille kyseinen lisäkoulutus on relevantti.

Lisäopintojen markkinointipalvelut voidaan yhdistää yleiseen CRM-palveluun, mikäli tämä tukee markkinointia aikaisemmille opiskelijoille tai heidän työnantajilleen.

6.5.5. Oppimista tukevat yhteistyöpalvelutEri toimijoiden yhteistyötä hallinnoivat ja tukevat palvelut on koottu omaan kokonaisuuteensa. Keskeisimmät oppimista tukevat yhteistyön tietojärjestelmäpalvelut ovat:

Opiskelijaviestintäpalvelut

Kodin ja koulun yhteistyön palvelut

Työelämäyhteistyön palvelut

Oppilashuolto

Suostumustenhallinnan palvelut

Opiskelijaviestintäpalvelut

Opiskelijaviestinnän palvelut sisältävät opetushenkilöstön ja opiskelijoiden työryhmä- ja viestintäratkaisut. Tämä sisältää sekä luotetun opiskelijakohtaisen turvallisen viestintäratkaisun asiointia varten, ns. opiskelijan omat sivut / profiilin hallintapalvelun että työryhmä- ja vuorovaikutusratkaisut - kollaboraatiovälineet.

Kollaboraatiovälineet sisältävät esim.:

Oppijan sähköposti, sähköpostin varastoinnin ja yleisen sähköisen kalenterin

Pikaviestintä- ja läsnäolopalvelut

Työryhmätilan

o Dokumenttien jako

o Kalenteri

o Tehtävät

o Ryhmän jäsenten hallinta

o Viestit ja tiedotteet


o Wiki- ja blogipalvelut

Verkkokokousratkaisut – sähköinen konferenssityökalu, joka sisältää työpöydän tai työpöydän ikkunoiden jakamisen muille osallistujille

SMS-viestinvälitys

Kriisiviestintäpalvelu

Kodin ja koulun yhteistyön palvelut

Kodin ja koulun yhteistyön (kumppanuuden) tietojärjestelmäpalveluilla tarkoitetaan systemaattista viestintäratkaisua koulutuksen järjestäjien ja oppijoiden huoltajien ja heidän nimeämien perheyhteisön jäsenien välillä.

Yhteistyöpalvelut voidaan jakaa kahteen pääosaan:

Yleisiin käyttäjäviesteihin, joihin ei odoteta vastaanottajalta reagointia

Vastaanottajalta toimenpidettä edellyttäviin käyttäjäviesteihin - toimenpidepyyntöihin

Viestinnän perusperiaate on, että kaikki viestit tallentuvat vastaanottajan kumppanuustilille (Huoltajan tai oppijan kansio tms.). Ns. yleisviestit voidaan ratkaisusta lähettää tämän lisäksi myös vastaanottajan määrittämään sähköpostiin. Toimenpidettä tai erityisesti luottamuksellista tietoa sisältävä viesti tallennetaan vain kumppanuustilille ja käyttäjille lähtee näistä vain yleisluontoinen ilmoitus käydä katsomassa kumppanuustililtä ko. viesti.

Kumppanuustilillä tarkoitetaan opintohallintoon liittyvää asiointitiliratkaisua. Mikäli koulutuksen järjestäjällä on jo toimintaansa laajempi asiakkaan asiointitiliratkaisu, ei ole tarkoituksellista toteuttaa erillistä kumppanuustiliä, vaan hyödyntää organisaation kaikissa asiointipalveluissa hyödynnettävää tiliä (esim. kuntalaisen yleinen asiointitili), mikäli tämä tarjoaa riittävät toiminnot myös opintohallintoa varten. Tästä syystä asiointitiliä ei ole määritelty kattavasti tässä dokumentissa. Kumppanuustili-käsitteeseen on kuvattu vain kodin ja koulun välisen yhteistyön tarvitsemia erityispiirteitä ko. geneerisestä asiointitilistä.

Kumppanuustilille voidaan tuoda oppijan suorituksista ja opiskelun keskeisistä tapahtumista tietoa huoltajille. Tämä voi olla yleistä tiedotusta tai toimenpiteitä edellyttäviä asioita (toimenpidepyyntöjä). Järjestelmäpalvelu muistuttaa automaattisesti huoltajia ja käyttäjiä toimenpidepyyntöihin vastaamisesta ennen niille asetettua määräaikaa. Tämä on parametroitavissa toimenpidepyyntökohtaisesti.

Käyttäjä pystyy normaalin sähköpostin tavoin lukemaan viestejä kumppanuustililtä sekä arkistoimaan ja poistamaan sinne tulleita viestejä. Käyttäjä pystyy myös suorittamaan viestissä pyydetyn toimenpiteen kumppanuustilillä turvallisesti ja hallitusti. Näin esimerkiksi suostumuspyynnöt voidaan lähettää huoltajille joukkoviestinä ja kuitenkin yksittäiset suostumukset ovat aina huoltajakohtaisia.

Yhtenäisen palvelukomponentin piirteet:


Viestintä on roolipohjaista. Esim. kaikki oppijan palveluita tuottavat koulutuksen järjestäjän työntekijät (käyttövaltuuksien puitteissa) voivat nähdä, mitä viestejä ryhmän lasten huoltajille on lähetetty, ketkä ovat vastanneet ja mitä on vastattu.

Ratkaisu mahdollistaa keskitetyn vastausten ja toimenpiteiden seurannan. Koulutuksen järjestäjän työntekijä voi seurata, ketkä ovat vastanneet toimenpidepyyntöihin.

Ratkaisu mahdollistaa viestipohjien kautta yksinkertaisen logiikan lisäämisen toimenpidepyyntöihin (esim. ilmoittautumisissa ilmoittautuneiden lukumäärän laskeminen – esim. oppilaitoksen tapahtumaan ilmoittautuminen)

Ratkaisu mahdollistaa viesteissä välitettyjen toimenpiteiden liittämisen suoraan opintohallinnon muiden palveluiden käsittelylogiikkaan. Esim. suostumukset, kalenterivaraukset, ilmoittautumiset.

Ratkaisu mahdollistaa viestinnässä riittävän tietosuojan

Kaikki huoltajan huollettavat voidaan koota yhden huoltajan tunnuksen taakse, kuitenkin siten, etteivät huollettavien tiedot sekoitu keskenään

Ratkaisun tulee tulevaisuudessa tukea myös laajempaa perheyhteisön hallintaa. Lasten kasvatusympäristö on viime vuosina monipuolistunut. Aikaisemman ydinperheen lisäksi perheeksi mielletään erilaiset uusioperheet, sateenkaariperheet ja muut laajemmat perheyhteisöt. Myös isovanhempien rooli kasvatuksessa on kasvanut.

Huoltajuus

Huoltaja tarkoittaa oikeustieteessä lapsen huoltajaa eli henkilöä, joka vastaa lapsen hoidosta, kasvatuksesta, valvonnasta ja muusta huolenpidosta. Huoltajuus määräytyy pääsääntöisesti lapsen syntymän yhteydessä. Lapsen syntymän yhteydessä määräytynyttä huoltajuutta voidaan muuttaa joko tuomioistuimen tekemällä päätöksellä tai vanhempien välisellä sopimuksella lapsen huollosta, jonka sosiaaliviranomainen vahvistaa. Huoltaja vastaa lasten palveluja ja asioita koskevista merkittävistä päätöksistä. Huoltajuustieto saadaan Väestötietojärjestelmästä.

Perhe- ja yhteisötietojen hallinta

Kodin ja koulun yhteistyön tietojärjestelmäpalvelukokonaisuuteen suositellaan kehitettävän perhe- ja yhteisötietojen hallinnan komponentti, jonka avulla voidaan mallintaa ja hallita lapsen perheen ja muiden kasvatukseen osallistuvien läheisten (lapsen tärkeä henkilö) muodostamia verkostoja ja yhteisöjä. Lähtökohta on, että huoltajille ja iän karttuessa rajoitetusti lapselle itselleen annetaan sähköisen asioinnin kautta mahdollisuus ylläpitää perheyhteisötietoja. Vastuu perheyhteisötiedoista ja niiden ajantasaisuudesta on siis aina lapsen huoltajilla. Koulutuksen järjestäjän työntekijät eivät varsinaisesti ylläpidä perheyhteisötietoja.

Työelämäyhteistyön palvelut


Työelämäyhteistyö kattaa erityisesti työssäoppimiseen ja näyttötutkintoihin liittyvät yhteistyön tietojärjestelmäpalvelut. Työelämäyhteistyön palvelut koskevat täten erityisesti 2. asteen ammatillista koulutusta ja aikuiskoulutusta, joissa koulutuspalveluja annetaan tiiviisti yhdessä työnantajien kanssa. Näitä voidaan luonnollisesti soveltaen hyödyntää myös perusopetuksessa ja lukiokoulutuksessa (TET-jaksojen hallinta) tai korkeakouluopetuksessa (harjoittelujaksot).

Työelämäyhteistyö tarkoittaa tässä siis lähinnä oppimista ja opintoja tukevaa työnantajayhteistyötä – ei esimerkiksi markkinointiin tai asiakkuuksiin liittyviä toimintoja.

Työelämäyhteistyön tietojärjestelmäpalvelut kattavat keskeiset toiminnot koulutuksen järjestäjän ja työnantajan välillä oppimista tukevan työelämäyhteistyön näkökulmasta seuraavasti:

Työelämän yhteistyöorganisaatioiden asiakkuudenhallinta kattaa esimerkiksi koulutuksen järjestäjän ja työnantajien työssäoppimista koskevien sopimusten hallinnan sekä työpaikkaohjaajien rekisteröinnin ja heidän perustietojensa hallinnan. Nämä tiedot voidaan kytkeä varsinaisiin työssäoppimisjaksoihin ja näyttöihin. Tämä kokonaisuus sisältää myös työpaikkaohjaajille annetun koulutuksen hallinnan välineet. Näiden kautta voidaan esimerkiksi pitää kirjaa, mitä koulutuksia työpaikkaohjaajille on annettu, mitkä ovat olennaisia heidän ohjaamien koulutusten kannalta ja milloin koulutuksia on annettu. Raportoinnin ja hakujen kautta voidaan selvittää, keiltä ohjaajilta puuttuu koulutuksia.

Työssäoppimistarjonnan hallinnalla halitaan kumppaneiden sopimusten pohjalta, mitä työssäoppimispaikkoja eri kumppaneilla voi olla tarjolla. Vastaavasti hallitaan työssäoppimistarvetta. Nämä tiedot yhdistämällä voidaan kattavasti määrittää, hallita ja seurata työssäoppimisjaksoja. Työssäoppimisjaksojen hallinnan avulla kohdennetaan opiskelijoita ja työpaikkaohjaajia sekä ohjaavia opettajia oppimisjaksoille. Tätä kokonaisuutta täydennetään työssäoppimispaikan vahvistamisen toiminnallisuudella


(opiskelija ottaa vastaan hänelle tarjotun työssäoppimispaikan ja/tai työnantaja ja työpaikkaohjaaja vahvistavat kyseisen jakson toteutumisen).

Työssäoppimisjaksot viedään läpi ohjaavan opettajan ohjauksessa. Ohjaava opettaja ohjeistaa ja seuraa jaksojen edistymistä työssäoppimisjaksojen ohjauksen eri tietojärjestelmäpalveluilla.

Yllä kuvattujen toimintojen lisäksi työssäoppimisen hallintaan liittyy tieto opiskelijan vakuutuksista (lähinnä tieto näiden olemassaolosta ja kattavuudesta).

Näyttöjen arviointi on tässä viitearkkitehtuurissa kuvattu osaksi yleistä osaamisen arvioinnin tietojärjestelmäpalvelukokonaisuutta.

On hyvä huomata, että työelämäyhteistyö on laaja kokonaisuus, jonka kehittäminen edellyttää merkittävää panostusta. Tässä on kuvattu työelämäyhteistyöstä vain sen kaikkein keskeisimmät ylätason piirteet, joita tulee täsmentää tarkennetussa suunnittelussa.

Oppilashuolto

Oppilashuollolla tarkoitetaan oppijan hyvän oppimisen, hyvän psyykkisen ja fyysisen terveyden sekä sosiaalisen hyvinvoinnin edistämistä ja ylläpitämistä sekä niiden edellytyksiä lisäävää toimintaa. Oppilashuolto perustuu kansanterveyslaissa tarkoitettuun kouluterveyshuoltoon, lastensuojelulaissa tarkoitettuun koulunkäynnin tukemiseen. Oppilashuollon tavoitteet ja keskeiset periaatteet määritellään perusopetuksen opetussuunnitelman perusteissa.

Oppilashuollon keskeisenä tavoitteena on luoda terve ja turvallinen oppimis- ja kouluympäristö, suojata mielenterveyttä ja ehkäistä syrjäytymistä sekä edistää kouluyhteisön hyvinvointia.

Oppilashuollon palvelut muodostavat oman opintohallinnon tietojärjestelmäpalvelukokonaisuuden, joka kytkeytyy vahvasti terveydenhuollon tietovarantoihin ja ratkaisuihin.

Suostumustenhallinnan palvelut

Suostumusten hallinnan (tai laajemmin tiedonluovutusvaltuutukset) tietojärjestelmäpalvelut jäsennetään kolmeen osittain itsenäiseen toiminnalliseen kokonaisuuteen:

Suostumus

Valtuutus

Tietopyyntö

Erityisesti suostumukset ja valtuutukset tulee ottaa kattavasti huomioon koko järjestelmäkokonaisuudessa. Opintohallinnon tietojärjestelmäpalvelut eivät saa siirtää tietoa operatiivisista tietojärjestelmistä tai tietovarannoista toisiin järjestelmiin, tulosteisiin, hakuihin, raportteihin tai käyttöliittymiin, sähköiseen asiointiportaaliin tai sähköiselle työpöydälle ilman voimassa olevaa suostumusta, valtuutusta tai käsittelijän roolin mukaisia käyttövaltuuksia.

Suostumus


Suostumuksella tarkoitetaan asiakkaan antamaa suostumusta viranomaiselle, jolla hän sallii viranomaisen käyttää itseään koskevaa tietoa tai suostumusta toimenpiteeseen. Toimenpiteet, jotka eivät edellytä suostumusta, on yleensä eritelty lainsäädännössä.

Suostumukset jaetaan kahteen luokkaan:

Tiedonluovutusta koskevat suostumukset

Toimenpidesuostumukset

Suostumustenhallintaan kuuluu myös käyttäjän antama suostumus sähköisen asiointikanavan käyttöön viranomaistasolla. Viranomainen voi tarkistaa suostumuksenhallintapalvelusta, onko oppija tai hänen huoltajansa antanut suostumuksensa asiointitilin ja sähköisen asioinnin käyttöön koulutuksen palveluissa. Tarkistaminen tapahtuu käyttäen suostumuksenhallintaan toteutettua käyttöliittymää tai valmista suostumuksen tarkistamisen rajapintaa. Asiakas voi koska tahansa perua suostumuksensa ja tämä tulee ottaa huomioon sähköisiä palveluita kehitettäessä.

Opintohallinnon suostumuksenhallinnan tietojärjestelmäpalvelun tulee tukea mallia, jossa suostumus tarvitaan esim. molemmilta huoltajilta. Huoltajan on hyvä pystyä valtuuttamaan toinen huoltaja näissä tapauksissa myös yleisellä suostumuksella ainakin rajoitetusti edustamaan itseään näissä suostumusasioissa. Esimerkiksi perusopetuksessa toinen huoltaja voisi valtuuttaa toisen huoltajan toimimaan puolestaan siten, että esimerkiksi suostumukseen: ”lapsesta saa ottaa perusopetuksessa valokuvan luokan yhteiskuvaa varten” ei tarvittaisi kahden vanhemman suostumusta. Huoltajan tulee kuitenkin pystyä helposti mitätöimään tämä suostumus tai valtuutus.

Valtuutus

Valtuutuksilla tarkoitetaan mahdollisuutta valtuuttaa toinen taho toimimaan puolestaan viranomaisasioinnissa. Opintohallinnossa tämä ns. puolesta-asiointi koskee lähinnä vain lapsen huoltajia.

Sähköisen asioinnin asiakasrajapinnan – portaalin tai asiointitilin – pitää jaotella edustettavien palvelut ja viestit selkeästi omiin ryhmiinsä, jotta ne eivät mene sekaisin valtuutetulle henkilölle suoraan omien viestien kanssa.

Tietopyyntö

Tilanteessa, jossa lainsäädäntö ei yksiselitteisesti salli yleistä kyseessä olevan tiedon luovutusta eikä oppija tai huoltaja ole antanut etukäteen suostumusta tiedon luovuttamiseen, on tietoa erikseen pyydettävä tietopyynnöllä. Tämä voidaan tehdä esimerkiksi silloin, kun tieto on tarpeen oppijan edun vuoksi tai silloin, kun tieto on tarpeen oppijan välttämättömien etujen ja oikeuksien turvaamiseksi eikä oppijalla itsellään ole edellytyksiä arvioida asian merkitystä.

Tietopyyntöjen hallinnassa tiedon pyyntö ja luovutettu tieto kirjataan siten, että tällaiset tiedonluovutukset voidaan luotettavasti jälkeenpäin jäljittää.


Edellisiä yhteistyön tietojärjestelmäpalveluita tukevat vielä kirjasto- ja tietopalvelut. Kirjastopalvelut ovat yleinen palvelukokonaisuus, mutta kuitenkin niin keskeinen oppimisen tukipalvelu, että se haluttiin nostaa erikseen esiin.

6.5.6. Opiskelijatietojen hallinnan tietojärjestelmäpalvelutOpiskelijan perustietojen hallintaan liittyvät tietojärjestelmät erotetaan varsinaisesta opiskeluun liittyvästä roolitiedosta. Opiskelijatietopalvelut kattavat vain opiskelijaan suoraan henkilönä liittyvien tietojen hallinnan.

Opiskelijan perustietojen hallinta

Opiskelijan erityistietojen hallinta

Opiskelijan perustietojen hallinta

Opiskelijan perustietojen hallinnalla tarkoitetaan oppijan ydintietoa, joita ovat mm.:

ID

Nimet

Kutsumanimi

Virallinen osoite

Kotikunta

Siviilisäätö

Äidinkieli

Muut kielet (esim. asiointikieli tms.)

(huoltajuustieto)

Oppija tunnistetaan kansallisen opiskelijatunnuksen avulla. Oppijan perustietojen päätietolähde on Väestötietojärjestelmä. Tähän voidaan liittää kuitenkin myös esimerkiksi oppijan itse hallinnoimia sähköisiä yhteystietoja (ks. tietomalli edellä).

Opiskelijan erityistietojen hallinta

Opiskelijan erityistietojen hallinnan tietojärjestelmäpalveluilla hallitaan oppijan henkilöön liittyviä tietoja kuten ruokavalioon liittyvät tiedot, allergiat, tms.

6.5.7. Johtamista ja toiminnan kehittämistä tukevat tietojärjestelmäpalvelutOpintohallinnon ja opetuksen johtamista tuetaan seuraavilla tietojärjestelmäpalvelukokonaisuuksilla:

Tilastointi- ja raportointipalvelut

Tilannekuvapalvelut

Ennustemallit


Johtamisen tietojärjestelmäpalvelut muodostavat johtamista tukevan kokonaisuuden, joka auttaa koulutuksen järjestäjän johtoa kaikilla sen tasoilla tuottamalla yhteenvetoja, säännöllisiä ja toistuvia raportteja sekä tilannekuvatietoa.

Tekeminen: Johtamisen tietojärjestelmäkokonaisuus tyypillisesti:

Kerää tietoja toimintaympäristöstä koulutuksen suunnittelua varten

Kerää tietoja opintohallinnosta ja sen toiminnasta

Varastoi ja ylläpitää tietoa

Tarjoaa johdon hyödylliseksi määrittämää tietoa johdolle

Lähteet: Johdon tietojärjestelmä saa tietoa:

Opintohallinnon prosesseista

o Resurssit, edistyminen, läsnäolo, tilojen käyttöaste, suoritetut tutkinnot, keskeytykset jne.

Kansallisista ja alueellisista koulutustarpeita, työllisyyttä ja jatkokoulutuksiin etenemisestä tilastoista ja aineistoista

Yhdistää ja järjestelee dataa

Tuottaa informaatiota, jolla voi seurata ja hallita prosesseja

Johtamisen tietojärjestelmäpalvelukokonaisuus on kokonaisratkaisu, joka tukee koulutuksen toiminnan johtamista tuomalla esille erilaisista tietojärjestelmistä ja tietovarannoista suodatettua, toiminnan johtamisessa tarvittavaa mittaritietoa.

Johtamisen tietojärjestelmäpalvelut on jaoteltu aikanäkökulman mukaan seuraavasti:

TilannekuvaRaportointi, analysointi Ennustaminen

NykyhetkiTulevaisuus-näkökulma

Historia-näkökulma

Raportointi- ja analysointivälineet tyypillisesti käsittelevät historiatietoa. Tilannekuvaratkaisuilla saadaan lähes reaaliaikaista tietoa nykyisestä tilanteesta operatiivista päätöksentekoa varten. Ennustamisvälineet puolestaan pyrkivät muodostamaan kuvan tulevasta lyhyellä tai jopa hyvinkin pitkällä aikavälillä. Johtamiseen tarvitaan parhaimmillaan kaikkia edellä kuvattuja tietoja.


Yleisimmin johdon tietojärjestelmällä käsitetään raportointiin (BI, Business Intelligence) ja sen taustalla olevaan tietovarastointiin (DW, Data Warehouse) liittyvät toiminnalliset kokonaisuudet.

Tilastointi ja raportointi

Raportointitoiminnot toteutetaan raportointivälineillä joko suoraan operatiivisista tietolähteistä tai tietovaraston kautta. Raportointi räätälöidään sitä tarvitsevien työntekijä-, johto- ja asiakasroolien mukaisesti.

Raportit voidaan jakaa seuraaviin luokkiin:

Staattiset vakioraportitEi valintalistojen valintoja eikä raportin ulkoasun muokkausta käyttäjäkohtaisesti. Raporttien sisältö ja ulkoasu on luotu valmiiksi. Raportin sisältö vaihtuu dynaamisesti esimerkiksi päivämäärän mukaan jolloin käyttäjän ei tarvitse erikseen valita päivämäärärajausta raportin ajohetkellä.

Vakioraportit joissa voidaan valita rajausehtojaKuten staattiset vakioraportit, mutta käyttäjä voi tarpeensa mukaan antaa raportoitavalle tiedolle ennalta määriteltyjä rajausehtoja (prompt), esimerkiksi aikarajauksen ja kustannuspaikkanumeron.

Ad-hoc raportointi, ns. dynaaminen raportointiKäyttäjä voi muokata raportin sisältöä (lisätä/poistaa tietueita), käyttäjä voi luoda kokonaan uusia raportteja, ns. porautumisominaisuus summatasolta tarkemmalle tasolle. Dynaamisen raportoinnin käyttö tulee rajata vain kohdennetuille käyttäjille. Dynaaminen raportointi tuotantojärjestelmästä saattaa olla suorituskykyriski. Tämä tulee ottaa huomioon dynaamista raportointia kehitettäessä.

Tilannekuva

Tilannekuvalla tarkoitetaan reaaliaikaista tai lähes reaaliaikaista kokonaiskäsitystä tarkasteltavan kokonaisuuden tilasta, niihin vaikuttaneista tekijöistä, eri osapuolten tavoitteista ja tapahtumien mahdollisista kehitysvaihtoehdoista, jota tarvitaan päätösten tekemiseksi tietystä asiasta tai asiakokonaisuudesta.

Akuuttiin johtamiseen ja koordinointiin liittyviä tehtäviä hoidetaan tilannekuvajärjestelmäpalvelun avulla. Tilannekuvajärjestelmän avulla informaatio on mahdollista esittää myös selkeästi analysoituna siten, että tieto on mahdollisimman helposti kohderyhmän ymmärrettävissä.

Tilannekuvan tehtävänä on myös välittää akuuttiin tilanteeseen liittyvä informaatio niin, että organisaatio tuntee operatiivisten palveluiden tilan ja voi tehdä informaation perusteella omaan toimintaan liittyvät päätökset. Esimerkiksi palvelujen laatua uhkaava tilanne tulee tunnistaa mahdollisimman aikaisessa vaiheessa (tässä ilmaisevien kontrollien merkitys on olennainen). Mitä aikaisemmassa vaiheessa hallintatoimet voidaan aloittaa, sitä paremmin palvelujen laatu ja tehokkuus voidaan taata.


Akuutteihin tilanteisiin liittyvän päätöksenteon tulee olla oikea-aikaista. Päätöksentekokyky laskee olennaisesti, jos tilannekuvatietoisuus on olennaisilta osin puutteellinen.

Ennustevälineet, skenaarioanalyysi

Tulevaisuuteen suuntaavien ennustevälineiden tarkoitus on tarjota erilaisten alkuparametrien ja mallinnusten avulla tietoa tulevasta tilanteesta.

Skenaarioanalyysi on ennakoivaan mallintamiseen luettava analytiikan muoto, jossa tarkastellaan vaihtoehtoisia tapahtumakulkuja ja niiden lopputulemia.

Laajemmassa merkityksessään skenaarioanalyysi voi tarkoittaa myös kvalitatiivista analyysia, jossa asiantuntija hahmottelee erilaisia tulevaisuudenkuvia – usein tyystin ilman matemaattisia menetelmiä. Tästä näkökulmasta skenaarioanalyyseja on harrastettu aikojen alusta asti missä tahansa toiminnassa, johon liittyy epävarmuutta. Kun puhutaan monimutkaisemmista ja tarkkuusvaatimuksiltaan raskaamman sarjan analyyseista, mukaan tulevat myös kvantitatiiviset menetelmät.

Laajoja ennustevälineitä suositellaan kehitettävän opintohallinnon johtamisen tueksi hyvin harkitusti. Niiden käyttö edellyttää usein erityisosaamista.

Mikäli raportointia halutaan kehittää laajemmin kohti syvempää johdon tietojärjestelmäkokonaisuutta, voidaan tämän kehittämistä suunnitella alla kuvatun kehittämisportaikon mukaan:

Johtamisen tietojärjestelmäpalvelut tulee liittää kiinteästi julkaisujärjestelmiin ja käyttöliittymärajapinnan palveluihin, jotta raportit voidaan julkaista hallitusti ja helposti eri kanavissa.


6.5.8. Organisaatiotasoiset hallinnolliset tietojärjestelmäpalvelutOrganisaatiotasoiset hallinnolliset tietojärjestelmäpalvelut ovat koulutuksen järjestäjän toimintaa pitkälti toimialariippumattomasti tukevia tietojärjestelmäpalveluita, joita tarvitaan laajasti myös opintohallinnon ulkopuolella.

Kuten teknisiäkin tukipalveluita, myös hallinnolliset tukipalvelut tulee toteuttaa organisaatiossa vain kerran siten, että ne palvelevat kaikkien niitä hyödyntävien toimintojen tarpeita. Keskeisimmät opintohallintoa tukevat organisaatiotasoiset hallinnolliset tietojärjestelmäpalvelut ovat:

Henkilöstöhallinta, työsuhteen hallinta ja palkkahallinto

Taloushallinta

Organisaatiotietojen hallinta

Osaamisenhallinta

Sähköinen asianhallinta ja arkistointi

Henkilöstöhallinnan palvelutHenkilöstöhallinnon palveluilla tarkoitetaan normaaleja organisaation henkilöstöhallinnon palveluja kuten:

Palkkahallinto

Työsuhteen hallinta

Lomat ja niiden hallinta

jne.

Työsuhteen hallinta ja palkkahallinta kytkeytyvät kiinteästi opintohallintoon. Oppimisjaksojen ja koulutuksen kannattavuuden ja kustannusten arvioimiseen tulee pystyä arvioimaan eri resurssien kustannuksia – mukaan lukien opettajien palkkakustannukset. Vastaavasti opettajien suunnitellut ja toteutuneet tuntimäärät ovat palkanmaksun peruste, joten nämä tiedot tulee pystyä välittämään palkkahallintoon opintohallinnon järjestelmäkokonaisuudesta.

Taloushallinnan palvelutTaloushallinnolla tarkoitetaan koulutuksen järjestäjän oman yleisen taloudenpidon keskeisiä komponentteja, kuten:

Kirjanpito

Budjetointi

Ostoreskontra

Myyntireskontra

Laskutus

Maksuliikenne

Perintä

Konsernitilinpäätös


Käyttöomaisuuskirjanpito

Hinnoittelu

Taloushallintoa tarvitaan osana palveluketjua ja sähköistä asiointia kaikkiin maksullisiin palveluihin.

Hinnoittelupalvelulla tarkoitetaan eri palvelujen keskitettyä hinnoittelupalvelua ja hinnastojen hallintaa. Nämä voidaan toteuttaa myös osana taloushallintajärjestelmäkokonaisuutta.

Hinnoittelupalvelu sisältää logiikan, jolla hinnastohinnat yhdistetään tuotekatalogiin ja tilattuun volyymiin. Tässä tapauksessa tuotekatalogi ja volyymitiedot sijaitsevat opintohallinnon ydinjärjestelmissä ja tietovarannoissa.

Maksamisen ratkaisut tarkoittava tässä yleisiä maksamisen perusratkaisuja ja liitetään loppuasiakkaiden kohdalla pääsääntöisesti valtakunnallisiin maksamisen ratkaisuihin, kuten VETUMA-maksamiseen.

Organisaatiotietojen hallintaErilaisissa prosesseissa on tärkeää tai hyödyllistä pystyä käsittelemään henkilöitä ryhminä tai yhteisöinä - organisaatioina. Yhteisöjen hallintaa varten kannattaa toteuttaa yksi keskitetty ratkaisu.

Yhteisötietojen hallinnan avulla voidaan mallintaa ja hallita asiakkaiden, yhteistyökumppaneiden, sidosryhmien ja muiden toimijoiden muodostamia verkostoja ja yhteisöjä. Nämä voivat olla joko yhteisöjen itse määrittelemiä tai koulutuksen järjestäjän määrittelemiä.

Lähtökohta on, että asiakkaille voidaan myös antaa sähköisen asioinnin kautta mahdollisuus ylläpitää yhteisötietojaan. Esimerkiksi koulutusta tilaava asiakasyritys voi tämän palvelun avulla ylläpitää omien yhteyshenkilöidensä roolitietoja. Näin vastuu näiden tietojen ajantasaisuudesta voidaan antaa yhteisöjen vastuuhenkilöille tai jäsenille itselleen.

Yhteisötietojen hallinnan tarkat toiminnallisuudet määritetään tarkemmin myöhemmässä kehittämisessä.

Yhteisötietoja voidaan hyödyntää viestinnässä.

OsaamisenhallintaOsaamisenhallinta voi kuulua joko pelkästään opintohallintoon tai kytkeytyä lähemmin osaksi henkilöstöhallintoa. Tässä suositellaan käytettävän Oppijan verkkopalveluarkkitehtuurissa kuvattua kompetenssimallia:

Kompetenssitiedon tietomalli määritetään henkilön kyvykkyystiedoksi (kompetenssiksi) seuraavasti:


”Kompetenssi” - CV

Osaaminen

Työkokemus

Intressit ja tavoitteetMuu osaaminen

Työhistoria

Tehtävät / projektit

”Nimike & titteli”

Näytteet, julkaisut Metatiedot

Ammattioikeudet

Koulutus

Todennettu osaaminen

Muu koulutus

Henkilön perustiedot

Osasuoritukset

Kansallisen Todennetun osaamisen rekisterin ensimmäisessä vaiheessa toteutetaan yllä olevasta kuvasta pääasiassa ruskealla pohjalla kuvatut osuudet.

Opintohallinnon kytkentä koulutuksen järjestäjän sähköiseen asianhallintaanOpintohallinnon ratkaisuissa ei sinänsä toteuteta koulutuksen järjestäjän (tarkemmin arkistonmuodostajan) sähköistä asianhallintaratkaisua eikä eAMSin määrittelyä tai sen tarjoamia palveluita.

Opintohallinnon toimintojen ja sähköisen asioinnin tietorakenteet ja palvelut tulee kuitenkin suunnitella ja toteuttaa siten, että niiden avulla tehtyihin sähköisiin asiointitapahtumiin (sekä sisäiset että ulkoiset) voidaan myöhemmin liittää organisaation sähköisen asiankäsittelyn arkistonmuodostussuunnitelman eAMSin mukaiset asioiden metatiedot osana laajempaa sähköisen asian- ja asiakirjahallinnan ratkaisukokonaisuutta.

Tämä tarkoittaa erityisesti rakenteisia sähköisen asioinnin ja päätöksenteon sähköisiä lomakkeita, joihin voidaan liittää myöhemmin määritettävät eAMS-metatiedot. On huomattava, että kyseinen vaatimus koskee myös viranomaisen tekemiä päätöksiä, lisätietopyyntöjä tms. ”virallisia” toimenpiteitä myös koulutuksenjärjestäjän sisäisessä asiankäsittelyssä (esim. päätös valittavista opiskelijoista) ulkoisen sähköisen asioinnin lisäksi.

Opintohallinnon tietojärjestelmäratkaisuissa tulee varautua eAMS-SOA-palveluiden käyttöön seuraavasti.

Lähtötilanne

Perinteisesti sähköiset lomakkeet siirtävät tietoa tietojärjestelmille seuraavasti:


Täytä lomake

Tietojärjestelmän logiikka / palvelu

Tietokanta

Sähk

. asio

inti

Järje

stel

mä-

palve

lut

Tiet

ovar

anto

Tämä pitäisi pystyä arkistoimaan, missä metatiedot?

…

Kyseinen sähköinen ratkaisu ei kuitenkaan ole arkistointikelpoinen. Jos esimerkiksi lomake on hakulomake (esim. tukihakemus), tämä on organisaation asianhallinnassa asian vireillepano, jonka tulisi sisältää eAMSin kyseiselle asialle määrittämät metatiedot sekä vireillepanosta tulisi jäädä sähköisesti arkistoitavaksi kelpaava asiakirja. Kumpikaan vaatimuksista ei yllä kuvatussa mallissa täyty. Tämä johtaisi siihen, ettei kyseinen sähköinen vireillepano ole lainkaan arkistointikelpoinen eikä organisaatio täytä sille asetettuja arkistointivaatimuksia.

Tavoitetila

Tavoitetilassa hyödynnetään seuraavaa mallia:

Luo lomake

Tietojärjestelmän logiikka / palvelu

Tietokanta

Sähk

. asio

inti /

kä

yttö

liitty

mä

Järje

stel

mä-

palve

lut

Tiet

ovar

anto

Hakemus tallennetaan erikseen, esim. pdf-A

eAM

S SO

A-pa

lvelu Hae ko. asian

metatiedot

Täytä lomake

Asiakirjat

Sähköinen lomake hakee oikeat metatiedot eAMS-palvelusta Luo arkistoitava

asiakirja

Hyödynnetään Kohti Kumppanuutta Data Hubia

…

Tässä sähköinen lomake (yhtä hyvin siis opintohallinnon sisäinen käyttöliittymä) kutsuu eAMS-SOA-palvelua, joka käsiteltävän asian asialuokan perusteella palauttaa lomakepalvelulle kyseiseen asiaan kuuluvat metatiedot, joista käyttäjän täytettäväksi luodaan ne kentät, joita ei voida automaattisesti määrittää (suurin osa metatiedoista saadaan yleensä automaattisesti – esim. aikaleima, asiakirjatyyppi, asianumero tms.).


Lomakkeen (tai käyttöliittymän kautta tehdyn tapahtuman) lähettämisen yhteydessä ko. lomakkeen tiedot tallennetaan erikseen asianhallintajärjestelmän palvelun kautta asiakirjaksi asiakirjavarantoon. Tyypillisesti käytetään arkistointikelpoista pdf-A –muotoa.

Lomakkeen tiedot tallennetaan myös koulutuksen järjestäjän operatiivisiin tietokantoihin, josta kyseistä tietoa voidaan hyödyntää operatiivisten järjestelmien kautta.

Yllä kuvatut punaiset palvelut ja tietovarannot eivät kuulu koulutuksen järjestäjän opintohallinnon ratkaisukokonaisuuteen, mutta koulutuksen järjestäjän opintohallinnon ratkaisuissa tulee varautua niiden käyttöön.

Kansallisissa oppijan palveluissa sovelletaan omaa sähköistä asianhallintaa ja sähköistä arkistointia. TORissa ja Hakeutujan palveluissa käsiteltävät asiat ja tiedot (esim. valinnat, tutkinnot) arkistoidaan kansalliseen päätearkistoon jatkossa keskitetysti.

Sähköisten lomakkeiden ja käyttöliittymien yleinen tietomalli

Sähköisen asioinnin ratkaisuihin ja päätöksenteon käyttöliittymäpalveluihin tulee saada tuotua eAMSin määrittämät, kyseiselle asialle määritetyt metatiedot. Tämän tulee heijastua sähköisen asioinnin lomakkeiden ja käyttöliittymien tietorakenteisiin.

Sähköisen asioinnin lomakkeet on hyvä jatkossa toteuttaa XML-muotoisina hyödyntäen JHS-170 –suosituksen määrityksiä. Sähköisen asioinnin sähköiset lomakkeet tulee koostaa siten, että ne rakentuvat kahdesta toisiinsa kytketystä XML-päärakenteesta:

Lomake_X<lomake_X>

<asialuokka>10 30 00 13</asialuokka><asiakirjatyyppi_id>1234</asiakirjatyyppi_id>

</lomake_X>

Substanssitiedot<hakemus_X>

<tieto_A>Matti Meikäläinen</tieto_A>……

</hakemus_X>

AMS_metatiedot<AMS-metatiedot>

<asialuokka>10 30 00 13</asialuokka><asianumero>456</asianumero><identifiointitunnus>123456</identifiointitunnus>……

</AMS-metatiedot>


Sähköisen asioinnin lomakkeiden sekä käyttöliittymien tulee rakentua automaattisesti yllä kuvattujen XML-rakenteiden pohjalta.

AMS-metatietoihin liitetään vielä erillinen metatieto, joka kuvaa, voidaanko kyseinen metatieto hakea automaattisesti (esim. käyttäjä, aikaleima) vai edellyttääkö se käyttäjältä manuaalista syöttöä. Suurin osa voidaan täyttää automaattisesti vasta, kun asia pannaan vireille (lomake tallennetaan).

Mikäli yllä olevaan päälomakkeeseen lisätään vielä tarkempi tieto <rekisterinpitaja>, joka kuvaa kyseistä rekisterinpitäjää, ko. rakennetta voidaan hyödyntää konserni- ja moniorganisaatioympäristössä joustavasti. Tämä mahdollistaa esimerkiksi koulutuksen järjestäjän kumppanien ja erilaisten yhteenliittymien yhteisen sähköisen asianhallintaratkaisun toteuttamisen.

6.5.9. Organisaatiotasoiset tekniset tietojärjestelmäpalvelutOpintohallinto hyödyntää koulutuksen järjestäjän yleisiä, toimialariippumattomia teknisiä tietojärjestelmäpalveluja. Nämä tekniset tukipalvelut ovat tyypillisesti loppukäyttäjille läpinäkyviä eikä niitä käytetä sellaisenaan vaan osana muita asiakkaalle näkyviä palveluita.

Koulutuksen järjestäjän tekniset tukipalvelut tulee toteuttaa vain kerran siten, että ne palvelevat kaikkien niitä hyödyntävien osastojen ja prosessien tarpeita.

Keskeisimmät opintohallinnossa hyödynnettävät tekniset tietojärjestelmäpalvelut ovat:

Tunnistamisen palvelut

Identiteetinhallinnan palvelut (käyttövaltuushallinta)

EBS / integraatiopalvelut

Lokipalvelut

Julkaisujärjestelmäpalvelut

Sähköisen asioinnin yleiset palvelut

Tunnistamisen palvelut

Pääsynhallinta koostuu kahdesta pääkomponentista: Luotettavasta tunnistamisesta sekä tunnistetun käyttäjän roolipohjaisesta käyttövaltuushallinnasta.

Tunnistamisella tarkoitetaan tässä tunnistamiseen liittyviä yleisiä tietojärjestelmäpalveluita tietojärjestelmiin ja tietoihin pääsyn näkökulmasta.

Tunnistaminen voidaan liittää:

henkilöihin

organisaatioon

tietojärjestelmiin

asiakirjoihin (myös koneisiin, laitteisiin jne.),

tietoliikenteen osapuoliin


Tunnistamista tarvitaan

käyttövaltuuksien myöntämiseen

käyttövaltuuksien hallintaan

kirjautumiseen sähköisiin palveluihin

kertakirjautumisen periaatteen toteuttamiseen

viranomaisten väliseen turvattuun asiointiin

viestin salaukseen

Tavoitetilassa opintohallinnossa pyritään mahdollisimman pitkälle hyödyntämään kansallisia tunnistamisratkaisuja ja välttämään uusien kokonaan omien tunnistamispalvelujen suunnittelemista ja toteuttamista.

Oppijoiden tunnistamiseen käytetään tavoitetilassa yhtenäistä koulutuksen järjestäjän keskitettyä palvelua. Mikäli edellytetään vahvaa tunnistamista, pyritään käyttämään kansallista Vetuma-ratkaisua silloin, kun se on mahdollista.

Ns. virallisten yhteisöjen tunnistamiseen hyödynnetään Katso-palvelua. Katso-palvelu todennäköisesti päättyy 2013 aikana ja korvautunee työ- ja elinkeinoministeriön kehittämällä Rooli- ja valtuutuspalvelulla (Rova).

Viranomaiset voidaan tavoitetilassa tunnistaa myös Virtu-palvelun avulla. Virtu perustuu luottamusverkostomalliin, jossa eri koulutuksen järjestäjät voivat keskenään luottaa toisen organisaation jo tekemään tunnistamiseen.

Koulutuksen järjestäjien tulee seurata myös muita koulutuksen kansallisten tunnistautumisratkaisujen kehittymistä.

Identiteetinhallinnan palvelut (käyttövaltuushallinta)

Identiteetinhallinnan tai käyttövaltuushallinnan avulla sallitaan ja rajataan tunnistettujen käyttäjien pääsyä eri tietojärjestelmiin, tietoihin ja palveluihin. Käyttövaltuudet tulee tavoitetilassa toteuttaa kokonaisuudessaan roolipohjaisesti.

Keskitetyn käyttövaltuushallinnan avulla voidaan hallita kokonaisuudessaan käyttäjien käyttövaltuuksia eri rooleissa ja järjestelmissä. Sen laaja käyttö helpottaa käyttövaltuuksien hallinnointia, helpottaa muutoksia ja huolellisesti toteutettuna parantaa tietoturvallisuutta.

Keskitetyn identiteetinhallinnan ja käyttövaltuushallinnan ratkaisuja voidaan mahdollisesti hyödyntää myös tiedonluovutusvaltuutuksien hallintaan. Tiedon omistaja määrittää käyttövaltuuksien myöntämisperiaatteet ko. tietojärjestelmän käsittelevään tietoon.

EBS / integraatiopalvelut

Palveluväylä (ESB, Enterprise Service Bus) on pääasiallisesti asynkroniseen viestintään tarkoitettu väylä, jota pitkin palvelut välittävät tietoja toisillensa. Palveluväylä sisältää varsinaisen sanomanvälityksen lisäksi erilaisia


integraatiopalvelukomponentteja kuten sanomaväylät, sanomarikastin, sanomamuunnin tms6.

Palveluväylän tehtävänä on toimia koosteisten ratkaisujen osien välisen tiedonvaihdon kanavana. Palveluväylä liittää järjestelmät ja järjestelmäpalvelut toisiinsa hallitusti ja luotettavasti.

Organisaation sisäistä ratkaisua voidaan laajemmin käyttää sanomanvälittäjänä myös ulkoisissa järjestelmissä – keskitettynä integraatiopalveluna.

Varsinaiset opintohallinnon integraatioperiaatteet on kuvattu tarkemmin jäljempänä.

Lokipalvelut

Keskitetty tapahtumaloki taltioi järjestelmiin ja tiedon käsittelyyn liittyvät olennaiset muutokset ja käsittelyt. Jatkossa yleisen tietoturvallisuuden ja erityisesti kiistämättömyyden takia tapahtumalokit kannattaa pyrkiä yhdistämään.

Mikäli käsitellään korkean tietosuojan alaista tietoa, tämän tiedon käsittely tulee kokonaisuudessaan kirjata tapahtumalokiin.

Keskeisiä keskitetyn tapahtumalokin vaatimuksia ovat:

Kattava muutosloki ja jäljitettävyysRatkaisujen tulee dokumentoida kaikki järjestelmään tallennettujen tietojen ja dokumenttien käsittelyyn ja tallentamiseen sekä käyttöoikeuksien antamiseen, muuttamiseen ja poistamiseen liittyvät tapahtumat ja kirjaa tapahtumatiedot tapahtuma- ja muutoslokiin automaattisesti. Lokitapahtuman tietosisältö on vähintään:

o muutoksen kohde

o tapahtumatyyppi

o tekijä/muuttaja,

o aikaleima,

o uusi arvo

o vanha arvo

Käyttövaltuushallinnan lokitiedotKaikista käyttövaltuuksien hallinnan toimenpiteistä on tallennuttava keskitettyyn tapahtumalokiin tietoa, jota voidaan käyttää käyttövaltuuksien valvonnassa. Lokitiedon tulee olla suojattu muutoksia vastaan

Lokitietojen muuttumattomuuden varmistaminenRatkaisussa lokitiedot tallennetaan muualle kuin siihen tietokoneeseen ja tietovarantoon, jossa ne syntyvät. Lokitietoja on konekielisessä muodossa säilytettävä erillisessä tietovarannossa, johon on erilliset käyttövaltuudet. Tämä vähentää mahdollisten tietomurtojen jälkien peittelemistä.

6 Ks. ValtIT, valtion integraatioarkkitehtuuri


Lokitietojen seuranta ja raportointiRatkaisuun tulee toteuttaa välineet määriteltyjen lokitietojen ja lokitapahtumien seurantaan ja raportointiin. Vain valtuutetuilla pääkäyttäjillä on pääsy lokitietoihin.

Lokitietojen lajittelu ja näkymätLokitietoja voi lajitella kohteen, tapahtumatyypin, tekijän ja tapahtuma-ajan mukaan. Näkymiin voidaan antaa oikeudet rooleittain, esim. virhetilanteet, statistiikka, käyttäjän tekemät tapahtumat

Lokitietojen salaaminenLokitieto tulee voida salata.

Lokitietojen käsittelylokiKorkean tietosuojatason takia lokitietojen käsittelystä tulee pitää erillistä salattua lokia, johon on erilliset käyttövaltuudet. Varsinaisen tapahtumalokin käsittelyyn oikeutetulla henkilöllä ei saa olla pääsyä lokitietojen käsittelylokiin.

Varsinaisen tapahtumalokin ja lokitietojen käsittelylokin ns. admin-käyttötunnukset ja käyttäjät tulee siis eristää toisistaan, jotta vältytään ns. vaarallisilta työyhdistelmiltä.

Sähköisen asioinnin yleiset palvelut

Personointi

Personointipalvelun taustalla on sähköisen asioinnin profiili; oppija-, työssäoppimispaikkojen yhteyshenkilö-, työntekijä- ja roolikohtaiset näkymät järjestelmiin ja tietoon.

Sisältää erityisesti käyttäjän käyttöliittymän ja asioinnin peruspalveluiden henkilökohtaisen räätälöintitiedon.

Mitkä palvelut ovat luontevia ko. asiakas/työntekijäroolille

Mitä palveluja käyttäjä haluaa käyttää / nähdä

Mitkä tiedotteet ja viestit halutaan viestiä juuri ko. kohderoolille. Esim. tietty ohjeistus näkyy vain tietyille kumppaniasiakkaiden käyttäjille tai vain tietyt palvelut ovat loppuasiakkaan käynnistettävissä.

Asioinnin peruspalvelut

Asioinnin peruspalveluilla tarkoitetaan teknisiä asioinnin tukiratkaisuja kuten salasanojen vahvuustarkastukset, sivustojen käyttöraportointi, viestintä, asianhallinnan lisätietopyyntöjen hallinta tai asiakkaan siirtämän aineiston haittaohjelmistojen hallinta.

Karttakäyttöliittymä on tyypillinen esimerkki asioinnin peruspalvelusta, jota voidaan tarvita esimerkiksi oppilaitosten sijaintiin ja näiden palveluiden esittämiseen liittyviin toimintoihin. Kartan varsinainen sisältö määräytyy sitten prosessin ja siihen liittyvän tiedon mukaan. Karttakäyttöliittymän kehittämisessä suositellaan hyödynnettävän ympäristöministeriön Sähköisen asioinnin ja demokratian edistämisohjelman (SADe-ohjelma) ns. Rakennetun


Ympäristön palvelukokonaisuushankkeessa (RYPK) määriteltyjä karttakäyttöliittymän arkkitehtuuriperiaatteita soveltaen.

Peruspalvelut sisältävät myös tarvittaessa kalenteritietojen hallinnan ja tätä kautta liittymän resurssivaraukseen. Kalenteria voidaan käyttää myös raportointivälineenä ja mahdollisesti käyttöliittymänä.

Asioinnin peruspalveluihin kuuluvat myös sähköiset lomakkeet ja näiden tarjoaminen oppijoiden ja opetushenkilöstön käyttöliittymäkerrokseen.

Julkaisunhallinta

Julkaisunhallinnalla tarkoitetaan tyypillistä julkaisujärjestelmän hallintaratkaisua, joka sisältää esim.

Julkaisurakenteen hallinta (esim. tyylisivut, portletit/web partit, rakenteet)

Sivustojen hallinta (esim. yksittäisten sivustojen sisällön hallinta)

Sisällön julkaisun hallinta (esim. julkaisun automatisointi, ajastukset, toimimattomien linkkien hallinta)

6.6. IntegraatioperiaatteetTavoitetilassa kansallisiin, koulutuksen järjestäjän sisäisiin ja opintohallinnon sisäisiin järjestelmiin, prosesseihin ja tietovarantoihin kytkeytyvät opintohallinnon tietojärjestelmäpalvelut edellyttävät nykyistä enemmän liittymiä ja rajapintoja. Liittymien rakentamisen, operoimisen ja sanomaliikenteen hallinnan kannalta keskitetty integraatioratkaisu ja integraatioita ohjaava säännöstö voivat tuoda merkittävän toteutusedun. Tämä tulee arvioida koulutuksen järjestäjäkohtaisesti.

Palvelunohjauskerroksessa hallitaan tietojen liikkumista eri järjestelmäkokonaisuuden osien välillä. Sähköisten palvelujen ohjaukseen voidaan hyödyntää kahta päästrategiaa, orkestrointia tai koreografiaa.

Orkestrointi

Orkestrointi perustuu malliin, jossa koostamislogiikka ja hallinnointi suoritetaan keskitetysti esim. prosessimoottoriin mallinetuilla prosesseilla, tyypillisesti SOA-palveluissa ESB-palveluväylän kautta.

ESB, väylä, prosessinohjaus

Palvelu Palvelu

PalveluPalvelu

Koreografia


Koreografia perustuu hajautettuun malliin, jossa koostamislogiikalle ja toimintaprosessille ei ole yhtä yksittäistä omistajaa eikä hallinnoitsijaa. Tyypillisesti koreografiassa prosessiin osallistuvien osapuolten täytyy vaihtaa niiden väliseen vuorovaikutukseen liittyviä sääntöjä keskenään. Ratkaisu ei edellytä keskitettyä prosessimoottoria eikä ns. palveluväylää, mutta siinäkin voidaan hyödyntää yhteistä integraatiovälinettä.

Palvelu Palvelu

PalveluPalvelu

Keskeisin ero orkestroinnin ja koreografian välillä on se, että orkestroinnissa prosessin ohjausta suorittaa ulkoinen osapuoli ja koreografiassa ohjaus suoritetaan osapuolten kesken7.

Useimmat julkisen hallinnon organisaatiot ovat tavoitearkkitehtuurissaan valinneet sähköisten palvelujen ohjausmallikseen orkestroinnin, mutta suurin osa nykyisistä järjestelmätoteutuksista on tehty koreografiaperiaatteella. Hyvin laajoista orkestrointikokonaisuuksista on vielä melko vähän kokemuksia. On hyvä huomata, että kaikissa palveluohjausmalleissa sovelluslogiikkaa on käytännössä enemmän tai vähemmän joka tapauksessa jaettava sekä prosessinohjauslogiikkaan että itse tietojärjestelmäpalveluiden koodiin.

Opintohallinnon tietojärjestelmäpalveluiden ohjauksessa suositellaan edettävän hallituin ja vaiheistetuin askelin kohti ns. orkestrointimallia.

Integraatioratkaisun sijoittuminen loogiseen palvelukerrosmalliin on kuvattu loogisessa tietojärjestelmäpalvelujäsennyksessä edellä.

Opintohallinnon integraatio koulutuksen kansallisiin palveluihin tulee toteuttaa siten, että rajapinnat tukevat vähintään8:

WebService palvelukutsuja (tai nopeampia REST-kutsuja)

Viestimuotoiset tiedot välitetään XML-muodossa, pääsääntöisesti sftp-protokollalla

Viestin metatiedoissa kuvataan lähettävän kutsuketjun aloittaneen osapuolen tiedot ja kohteen tiedot

UTF-8 –merkistöä

Samoja rajapintoja suositellaan käytettävän myös organisaation sisäisiin DW- ja raportointitietovarantoihin

Ensisijainen integraatioiden ratkaisutapa on hyödyntää päätietolähteessä olevaa tietoa suoraan ns. palvelukutsulla (esim. WS-I tai REST) aina tarpeen mukaan, mikäli tiedonsiirron molemmat osapuolet tätä mallia tukevat. Pääsääntöisesti uusissa järjestelmissä ja järjestelmäpalveluissa pyritään

7 Nicolai M. Josuttis. SOA in Practice - The Art of Distributed System Design. O'Reilly Media, 20078 https://confluence.csc.fi/pages/viewpage.action?pageId=7604219

https://confluence.csc.fi/pages/viewpage.action?pageId=7604219


mahdollisuuksien mukaan WebServices- tai REST-rajapintoihin niiden joustavuuden ja yleiskäyttöisyyden vuoksi. Erityisesti reaaliaikaisissa rajapinnoissa hyödynnetään tätä tekniikkaa.

Toissijainen ratkaisutapa on siirtää tieto päälähteestä kohteeseen automaattisesti siirtosanomana. Yleiset sanomapohjaiset rajapinnat toteutetaan XML-sanomilla, ellei kyseiseen sanomaan ole määritelty muuta tarkempaa standardia. Siirtosanomia käytettäessä tulee varmistaa niissä kulkevien henkilötietojen tietosuoja.

Ratkaisuissa hyödynnetään aina kansallisia ja kansainvälisiä standardeja sanomamuotoja ja rajapintakuvauksia, mikäli sellaisia on saatavilla.

Paikallisen opintohallinnon kokonaisuuden kytkeminen kansallisiin palveluihin

Paikallisen opintohallintohallinnon tietojärjestelmäkokonaisuuden liittäminen kansalliseen järjestelmään voidaan toteuttaa joko suoraan tai sitten koulutuksen järjestäjän integraatioratkaisun kautta seuraavasti:

Kuvaan on merkitty myös tilanteet, joissa koulutuksen järjestäjä kokoaa raportti- ja koostetietoa omaan tietovarastoratkaisuunsa (DW) ja/tai koulutusastekohtaiseen vertailutietovarantoon.

Integraation perusperiaate on, että tietojen siirto kansallisten ja paikallisten tietovarantojen välillä toteutetaan tietoturvallisesti siten, että tietojen muuttumattomuus ja tiedon lähde tiedonsiirrossa voidaan varmistaa. Tämän perusteella:

Järjestelmät kytketään kansallisiin koulutuksen tietovarantoihin operatiivisista tietovarannoista

Koulutuksen järjestäjä voi avointen rajapintojen kautta hyödyntää myös omiin tarpeisiinsa kansallisiin palveluihin kytkeytyviä tietoja.


6.7. TietovirratSeuraavaan on kuvattu opintohallintokokonaisuuden keskeisimmät eri tietojärjestelmäpalveluiden ja päätietovarantojen väliset tietovirrat sekä paikallisesta opintohallinnon ja ulkoisten tietovarantojen ja järjestelmien välillä että koulutuksen järjestäjän sisällä opintohallinnon ja muiden koulutuksen järjestäjän tietojärjestelmien ja tietovarantojen välillä. Nuolen suunta kuvaa tyypillistä tiedon kulkusuuntaa ja seliteteksti ylätasolla kyseisessä liittymässä liikkuvaa tietoa.

RajapinnatFyysisen tason rajapintaratkaisuja ei tässä vaiheessa määritetä tarkasti. Tämä tarkentuu varsinaisten ratkaisujen ja tietojärjestelmien kehittämisen yhteydessä myöhemmin.

Seuraavaan on kuvattu tarkemmin paikallisen opintohallinnon rajapinnat kansallisiin koulutuksen palveluihin tavoitetilassa. Rajapinnat on sijoitettu opintohallinnon pääprosessin vaiheisiin:


Yllä mustalla kuvatut rajapinnat syntyvät pääsääntöisesti OKM:n johtaman SADe-ohjelmaan kuuluvan Oppijan palvelukokonaisuushankkeen aikana 2015 mennessä. Punaisella kuvatuista rajapinnoista ei ole vielä päätöksiä, mutta ne on suunniteltu toteutettavan SADe-hanketta seuraavassa kehittämisessä.

Paikallisen opintohallintokokonaisuuden ja OPH:n hallinnoiman kansallisen oppijan palvelukokonaisuuden välille syntyy näin 14 keskeistä rajapintaa. Tästä voidaan havaita, että paikallinen opintohallinto kytkeytyy kansallisiin palveluihin tavoitetilassa lähes kaikissa opintohallinnon pääprosessin vaiheissa. Kyseessä ei ole pelkästään tekninen kytkentä, vaan koko opintohallintotoiminto kytkeytyy prosessina osaksi kansallista kokonaisprosessia ja teknisten liittymien lisäksi myös koulutuksen suunnittelun ja läpiviennin prosesseja tulee muuttaa.

Seuraavaan on vielä koottu ylätason kuvaukset eri rajapinnoista ja niissä liikkuvista tiedoista.

Nimi Kuvaus Liikkuvat tiedot0: Koodistot OPHOrg: Koulutuksen koodistot Kansalliset koulutuksen koodistot

1: Tutkintorakenne OPHOrg: Kansallisen tutkintorakenteen tiedot

eOPS. Opetussuunnitelmien ja tutkintojen perusteet rakenteisessa ja sähköisessä muodossa paikalliselle koulutuksen järjestäjälle, joka tarkentaa tämän omalta osaltaan.

2: Koulutustarjonta, valintaperusteet

Org OPH: Koulutustarjontatiedon ja näiden valintaperusteiden siirto Hakeutujan palveluihin

Viedään kansallisen avoimen rajapinnan kautta Hakeutujan palveluihin (Opintopolku). Huom. Voidaan toteuttaa myös suoraan kansalliseen palveluun, sen välineillä.

3: Valintaesitys OPH Org: Yhteishaun ja muun hakeutumisen valintaesityslista paikallisesti päätettäväksi. Opiskelijat

Koulutuksen järjestäjä, koulutusohjelma, tutkinto, opiskelija (ID:nä kansallinen oppijanumero), tiedot oppijoiden


identifioitu kansallisella opiskelijatunnuksella (oppijanumero).

valintaperusteissa arvioiduista tiedoista (esim. aikaisempi todennettu osaaminen) järjestettynä valintaesityksen mukaiseen järjestykseen.

4: Opiskelijavalintatiedot

Org OPH: Päätökset oppilaitokseen valituista uusista opiskelijoista

Koulutuksen järjestäjä tekee itsenäisesti päätöksen, jonka se kirjaa kansallisessa palvelussa. Tämä tieto siirretään sen jälkeen paikalliseen opintohallintojärjestelmään.

Huom. Aikuiskoulutuksessa päätös tehdään paikalliseen järjestelmään, nuoli on toisin päin.

4b: Paikan vastaanotto

OPH Org: Opiskelupaikan vastaanoton vahvistaminen tai hylkäys

Opiskelija ottaa kansallisessa palvelussa opiskelupaikan vastaan tai ilmoittaa, ettei otakaan paikkaa vastaan. Tämä tieto välitetään koulutuksen järjestäjälle: Opiskelija_id, koulutus/linja_id; koulutuksen järjestäjä

5: Lukuvuosi-ilmoittautumistieto

Org OPH: Kansalliseen palveluun siirretään tieto lukuvuosi-ilmoittautuneista

Opiskelijatunnus, lukuvuosi-johon-ilmoittauduttu, aikaleima, oppilaitos

6: OJT-tarjontatieto Org OPH: Koulutuksen järjestäjä lähettää valittavaksi tarjoamansa opintojaksototeutukset (mikäli valinnan varaa)

OJT-kuvaus, tutkintotieto, oppilaitoksen ko. OJT:n yksilöivä tunniste, valintaperusteet (esim. kiintiöt), muut OJT-tiedot, voimassaolo, aikaleima

7: HOPS-tieto OPH Org: Opiskelija määrittää yhdessä koulutuksen järjestäjän kanssa oman HOPSinsa. Tämä toimitetaan rakenteisessa muodossa (XML) myös kansalliseen palveluun. Mikäli kansallisessa palvelussa on ko. palvelu, oppija voi myös laatia HOPSin kansalliseen palveluun, josta se voidaan hakea paikalliseen järjestelmään.

Opiskelijatunnus, tutkintotieto, suunnitellut opintojaksot (ID), tavoiteaika / OJT, kytkentä TORin opintosuoritustietoon, mikäli suoritetut jaksot ovat OJT:n edellytys

8: OJT-hakeutuminen OPH Org: Opiskelija hakee / ilmoittautuu opintojaksototeutukseen (sekä oppilaitoksen sisäinen että opiskelijaliikkuvuudessa oppilaitoksen ulkopuolinen opiskelija)

Opiskelijatunnus, OJT-ID, tutkintotieto, tässä yhteydessä tuodaan oppilaitoksen ulkopuolisen opiskelijan kohdalla kansallisesta TORista myös kyseisen opiskelijan opintosuoritustiedot, mikäli aikaisemmin suoritetut opintojaksot ovat haettavan opintojaksototeutuksen edellytyksenä.

9: OJT-valintatieto Org OPH: Oppilaitos lähettää valintatiedon opiskelijalle kansalliseen palveluun

Opiskelijatunnus, OJT-ID, aikaleima

10: Läsnäolotieto Org OPH: Oppilaitos lähettää tiedon opiskelijan läsnäolosta kansalliseen palveluun

Opiskelijatunnus, läsnäolokoodi, (voimassaolo), oppilaitostunnus, aikaleima

11: Opintosuoritukset Org OPH: Oppilaitos lähettää tiedon opiskelijan hyväksytystä opintosuorituksesta ja arvosanasta

Opiskelijatunnus, opintosuoritustieto, arvosana, aikaleima, myöntäjäoppilaitos, myöntäjä (henkilö)


TORiin12: Osatutkinto-suoritukset

Org OPH: Oppilaitos lähettää tiedon opiskelijan hyväksytystä osatutkinnosta ja sen arvosanasta TORiin

Opiskelijatunnus, osatutkintotieto, arvosana, aikaleima, myöntäjäoppilaitos, myöntäjä (henkilö)

13: Tutkintosuoritukset

Org OPH: Suoritetun tutkinnon siirto TORiin

Opiskelijatunnus, Tutkintotieto, arvosana, aikaleima, myöntäjäoppilaitos, myöntäjä (henkilö). Ks. Oppijan kansalliset palvelut / TOR

14: Tilastotiedot Org OPH; Org Tilastokeskus; Org Kela: Koulutustilastot

OKM:n ja tilastokeskuksen edellyttämät tiedot. Tätä liittymää voidaan hyödyntää myös koulutusastekohtaisissa benchmarking-tietojen vaihdossa.

Rajapinnat kansallisten palvelujen ja paikallisen opintohallinnon välillä mahdollistavat strategisissa tavoitteissa tunnistetut joustavat opintopolut. Tavoitetilassa haku, valinta, läsnäolo ja opintosuoritus sekä tutkintosuoritustieto ovat jatkuvasti kaikkien koulutuksen järjestäjien saatavissa. Tämä helpottaa opiskelijaliikkuvuutta koulutuksen tarjoajien ja oppilaitosten välillä ja tätä kautta tehostaa koko kansallisen koulutusjärjestelmän resurssien käyttöä.

7. Liitteet Liite 1, KA-taulukot

Liite 2, Analyysi keskeisimmistä KESUn opintohallintoon vaikuttavista linjauksista

Liite 3, Opetus- ja koulutussanasto (OKSA), https://confluence.csc.fi/pages/viewpage.action?pageId=8688189

Kansallisia koulutuksen arkkitehtuurikuvauksia: https://confluence.csc.fi/display/kshj/Arkkitehtuuri

https://confluence.csc.fi/display/kshj/Arkkitehtuuri

https://confluence.csc.fi/pages/viewpage.action?pageId=8688189

it-johtamisen toimintamalli€¦ · web viewmahdolliset opintohallinnon riippuvuudet kuntien omiin...

Documents