TELEMATIKA INDONESIA

PedomanInvestasi TI

Tim Koordinasi Telematika Indonesia

Februari 2001

ii

Daftar Isi

Pengantar............................................................................................................................ii

BAB I. Pedoman Proposal Investasi TI...........................................................................11.1. Perencanaan Investasi TI............................................................................................................1

1.1.1. Tinjauan Umum........................................................................................................................11.1.2. Komponen Perencanaan Investasi TI.......................................................................................1

1.2. Pedoman Pembuatan Proposal Investasi TI...............................................................................51.2.1. Proposal Bagian I......................................................................................................................51.2.2. Proposal Bagian II..................................................................................................................101.2.3. Ringkasan................................................................................................................................11

BAB II. Seleksi Investasi TI..........................................................................................132.1. Tinjauan Umum.......................................................................................................................132.2. Proses Seleksi Investasi TI.......................................................................................................14

2.2.1. Penyaringan Awal...................................................................................................................142.2.2. Analisis Proyek.......................................................................................................................152.2.3. Tinjauan Proyek oleh Tim Peninjau (TP)...............................................................................162.2.4. Penilaian Proyek Utama..........................................................................................................17

BAB III. Pedoman Kontrol Investasi TI.......................................................................253.1. Tinjauan Umum.......................................................................................................................253.2. Alur Proses...............................................................................................................................253.3. Deskripsi Proses.......................................................................................................................25

BAB IV. Tinjauan Evaluasi Pasca-Implementasi........................................................344.1. Tujuan Evaluasi Pasca-Implementasi......................................................................................344.2. Kategori Tinjauan Evaluasi Pasca-Implementasi.....................................................................354.3. Deskripsi Proses Tinjauan Evaluasi Pasca-Implementasi........................................................354.4. Komponen Evaluasi Pasca-Implementasi................................................................................374.5. Tahapan Evaluasi Pasca-Implementasi....................................................................................39

Daftar TabelTabel 1. Template Proposal Investasi.............................................................................................12Tabel 2. Lembar Faktor Teknis......................................................................................................19Tabel 3. Lembar Faktor Strategis...................................................................................................19Tabel 4. Ringkasan Tabel Portofolio TI.........................................................................................21Tabel 5. Daftar Biaya Siklus Hidup...............................................................................................26Tabel 6. Daftar Dokumentasi.........................................................................................................28Tabel 7. Daftar Resiko Proyek.......................................................................................................29Daftar GambarGambar 1. Proses Investasi TI.........................................................................................................13Gambar 2. Grid Penempatan Prioritas............................................................................................20Gambar 3. Contoh Peninjauan Proposal TI....................................................................................22Daftar LampiranLampiran 1(A). Proses Kontrol Perencanaan Modal dan Investasi TI..........................................41Lampiran 1(B). Laporan Manajer Layanan/Proyek – Biaya dan Jadwal Milestone Proyek..........42Lampiran 1(C). Laporan Manajer Layanan/Proyek – Analisis Pengaruh Proyek.........................43Lampiran 2. Tinjauan Umum Evaluasi Kinerja.............................................................................44Lampiran 3. Efisiensi dan Efektifvitas...........................................................................................44Lampiran 4. Lembar Pedoman Pembobotan Teknis dan Strategis................................................47

Pengantar

i

Proses investasi TI terdiri dari 3 tahap fundamental yaitu tahap seleksi, kontrol, dan evaluasi. Selama tahap seleksi, suatu organisasi menyeleksi investasi TI yang paling mendukung kebutuhan-kebutuhan misinya dan mengidentifikasi dan menganalisis resiko dan pengembalian tiap investasi sebelum mendanai investasi tersebut. Selama tahap kontrol, organisasi memastikan bahwa implementasi investasi TI tersebut masih sejalan dengan perencanaan proyek. Setiap ada pertambahan biaya investasi, proyek tetap berlangsung selama masih sesuai misinya, dan pada tingkat biaya serta resiko yang telah diperkirakan. Selama tahap evaluasi, realisasi dan hasil dibandingkan dengan perencanaan yang sebelumnya dilakukan. Hal ini dilakukan untuk menilai pengaruh investasi pada kinerja misi, mengidentifikasi perubahan atau modifikasi yang diperlukan terhadap investasi, dan memperbaiki proses manajemen investasi berdasarkan pengalaman.

Setiap tahap memerlukan pedoman yang jelas. Tahap seleksi memerlukan pedoman untuk menyaring, membobot, dan menyeleksi proposal investasi TI. Pedoman ini dapat juga digunakan oleh suatu organisasi yang akan mengajukan proposal investasi TI. Tahap kontrol memerlukan pedoman untuk mengontrol implementasi investasi TI yang sedang berlangsung. Pada akhirnya, tahap evaluasi memerlukan pedoman untuk mengaudit investasi TI, yang akan dijelaskan dalam Tinjauan Evaluasi Pasca Implementasi (TEPI).

Dokumen ini terdiri dari 4 bagian:

1. Pedoman Proposal Investasi TI;2. Pedoman Seleksi Investasi TI;3. Pedoman Kontrol Investasi TI;4. Tinjauan Evaluasi Pasca Implementasi.

Materi yang disajikan dalam pedoman ini dibuat berdasarkan studi pustaka pada beberapa sumber pedoman investasi TI di Amerika Serikat, dengan beberapa penyesuaian terhadap kondisi di tanah air. Dokumen yang diacu adalah: "VA IT Capital Investment Guide" dan "US General Services and Administration Capital Planning and IT Investment Guide".

Jakarta, Februari 2001.

ii

BAB I. Pedoman Proposal Investasi TI

Investasi Teknologi Informasi (TI) mencakup semua investasi yang berkaitan dengan TI dan sumberdaya informasi, termasuk juga semua jenis biaya siklus hidup, misalnya peralatan, perangkat lunak, jasa di bidang TI, perancangan sistem informasi atau aplikasi, pengembangan, dan pemeliharaan, baik yang dilakukan oleh pihak pemerintah maupun non-pemerintah.

Dokumen ini terdiri dari dua bagian, yaitu:1. Perencanaan Investasi TI; dan2. Pedoman Proposal Investasi TI.

I.1. Perencanaan Investasi TII.1.1. Tinjauan Umum

Pada saat akan membuat proposal investasi TI, suatu organisasi harus merencanakan investasi tersebut. Hal tersebut dilakukan dengan langkah-langkah sebagai berikut:

A. Menyusun Struktur Organisasi (task force) Tim Investasi TI;B. Analisis kebutuhan fungsional;C. Identifikasi alternatif: studi kelayakan (teknologi, ekonomi, social),

riset pasar, dan benchmarking;D. Analisis Biaya dan Manfaat (ABM);E. Analisis Resiko TI.

I.1.2. Komponen Perencanaan Investasi TI I.1.2.1. Struktur Tim Investasi TI (Task Force)

Pada saat permulaan suatu investasi TI, perlu dibentuk suatu tim investasi yang terpadu. Tim tesebut akan memastikan bahwa investasi yang dilakukan akan berhasil dengan melakukan beberapa hal sebagai berikut:

- Membantu manajer proyek dalam memperoleh persetujuan investasi TI dari Badan Koordinasi Teknologi Informasi Nasional (BKTIN) atau organisasi pemerintah yang memiliki wewenang untuk melakukan seleksi proposal investasi.

- Menyediakan dukungan untuk proyek selama tahapan kontrol, dan membantu BKTIN secara berkala dalam mengevaluasi sistem tersebut.

I.1.2.2. Analisis Kebutuhan Fungsional

Analisis kebutuhan fungsional meliputi penentuan kebutuhan-kebutuhan yang harus dipenuhi untuk mengimbangi kesenjangan kinerja antara program yang telah direncanakan dan kenyataan yang terjadi. Analisis tersebut akan mengidentifikasi beberapa hal sebagai berikut:

- Kriteria, sasaran atau hasil pokok;

- Definisi mengenai hal-hal yang sering digunakan dalam investasi TI (misalnya: input, output, proses);

1

- Penentuan peringkat atas kebutuhan-kebutuhan berdasarkan tingkat kepentingan;

- Dekomposisi dari kebutuhan fungsional menjadi self-contained features.

Apabila memungkinkan, kebutuhan-kebutuhan sistem TI akan dirumuskan dengan menggunakan arsitektur sistem terbuka yang akan mencakup beberapa karakteristik sebagai berikut:

- Aplikasi-aplikasi pengguna tidak terikat pada perangkat keras atau lunak tertentu;

- Fungsi-fungsi baru dapat ditambahkan dari kontrak-kontrak yang berbeda tanpa usaha yang berarti;

- Sistem lain dapat dihubungakan dengan sistem yang ada dengan mudah;

- Sistem tersebut sesuai dengan Kerangka Prasarana pada Kerangka Teknologi Informasi Nasional (KTIN).

I.1.2.3. Identifikasi Alternatif: studi kelayakan, riset pasar dan benchmarking

Studi kelayakan akan mengidentifikasi pendekatan alternatif untuk memenuhi kebutuhan-kebutuhan misi dan menghilangkan kekurangan-kekurangan yang ada. Suatu studi kelayakan tidak menjelaskan kebutuhan fungsional secara detail atau pilihan dari suatu desain sistem.

Analisis pasar digunakan untuk mencari informasi awal tentang alternatif-alternatif yang tersedia di sektor komersial. Berikut ini adalah beberapa informasi yang harus dikumpulkan pada awal survey pasar:

- Ketersediaan dari barang-barang komersial untuk memenuhi kebutuhan, dan apakah hal-hal tersebut memerlukan modifikasi;

- Kegiatan memodifikasi suatu barang untuk memenuhi kebutuhan dan termasuk biaya-biaya yang terkait;

- Kebiasaan untuk memberikan jaminan dan potongan harga untuk produk-produk tertentu;

- Peraturan dan perundangan yang dapat diterapkan pada akuisisi produk-produk tertentu;

- Kemampuan distribusi dan dukungan dari pemasok-pemasok yang mungkin;

Benchmarking memungkinkan suatu institusi untuk membandingkan proses dan solusi TI mereka, dengan proses dan solusi di institusi pemerintahan lainnya, perusahaan swasta, dan bahkan bagian-bagian lain dari institusi. Tim benchmarking tersebut, secara umum mengidentifikasi proses yang telah ditargetkan untuk investasi TI, mengukur proses tersebut melalui penelusuran literature, mengunjungi atau mensurvei partner yang lain, dan kemudian msmilih alternatif terbaik.

I.1.2.4. Analisis Biaya dan Manfaat (ABM) Investasi TI

Seleksi dari berbagai alternatif terbaik sebaiknya berdasarkan pada analisis yang sistematis dari biaya dan manfaat yang diharapkan.

2

Perkiraan manfaat dan biaya akan memperlihatkan secara detail tentang perubahan kinerja dan anggaran sebagai hasil dari pelaksanaan investasi. Suatu ABM digunakan untuk membantu penilaian mengenai apakah suatu investasi akan dilaksanakan dan untuk mengevaluasi pendekatan-pendekatan alternatif lainnya.

Elemen ABM

ABM akan mencakup dan menunjukkan elemen-elemen berikut ini:

- Perkiraan-perkiraan dasar yang jelas, yang digunakan untuk dapat memperkirakan manfaat dan biaya di masa datang;

- Evaluasi sarana alternatif untuk mencapai tujuan program;

- Rencana berkala evaluasi yang berorientasi pada hasil dari biaya, manfaat, dan program aktual;

- Efektifvitas yang diakibatkan oleh investasi.

Prinsip ABM

- Manfaat dan biaya sebaiknya dikuantifikasi dan diuangkan terhadap hal-hal yang dapat dipraktekkan secara maksimal;

- Harus membertimbangkan semua jenis biaya dan manfaat.

- Manfaat dan biaya harus diukur terhadap keseluruhan siklus hidup setiap proyek;

- Jika jumlah dan waktu dari manfaat dan biaya belum memiliki kepastian, maka analisis yang dilakukan harus menunjukkan kepastian tersebut melalui penilaian yang tepat.

- Analisis sebaiknya tidak hanya mempertimbangkan ukuran-ukuran kuantitatif dari manfaat dan biaya tetapi juga pengukuran kualitatif yang merefleksikan nilai-nilai yang belum dapat segera dikuantifikasikan.

Pentahapan ABM

Proses ABM mencakup beberapa langkah sebagai berikut:

- Mengidentifikasi asumsi-asumsi dan hambatan-hambatan;

- Mengidentifikasi alternatif dan jadwalnya, termasuk juga manfaat dan biaya untuk setiap alternatif;

- Mengevaluasi alternatif-alternatif tersebut dengan menggunakan Net Present Value;

- Melakukan analisis sensitivitas dan resiko;

- Mengembangkan ukuran pencapaian kinerja dan sasaran untuk memonitor proyek.

I.1.2.5. Analisis Resiko Investasi TI

Resiko adalah bagian yang tidak terpisahkan dari setiap penanaman modal untuk investasi. Jika resiko proyek tidak diperhatikan maka akan dapat menyebabkan biaya proyek yang tinggi. Namun, resiko proyek dapat dikurangi dengan cara mengidentifikasi dan mengontrol resiko

3

proyek selama tahap pengembangan proposal, dan hal tersebut akan berpengaruh secara signifikan pada keberhasilan keseluruhan proyek.

Komponen Analisis Resiko

Ada 3 komponen resiko yang signifikan, yaitu: resiko Keuangan, Teknis, dan Jadwal.

Resiko keuangan adalah segala resiko yang dapat menyebabkan pemerintah atau lembaga keuangan lainnya untuk mengeluarkan biaya tak terduga. Resiko-resiko tersebut biasanya dinyatakan dalam satuan dollar pada saat mempertimbangkan variablel yang mempengaruhinya.

Resiko keuangan dapat berasal dari variable-variabel di bawah ini:

- Biaya yang melewati batas;

- Pengeluaran biaya untuk menyelesaikan permasalahan di bidang hukum;

- Biaya atas kehilangan data/informasi;

- Kegagalan atau penggantian perangkat keras atau perangkat lunak.

- Potensi biaya tambahan karena kepercayaan terhadap suatu vendor tertentu tanpa memperhatikan biaya.

Resiko teknis menunjukan resiko yang muncul karena proposal tidak memiliki pendugaan yang akurat terhadap siklus hidup proyek. Hal tersebut bisa saja terjadi karena kegagalan dalam memperkirakan manfaat dari proyek, perkiraan biaya proyek yang tidak akurat, perkiraan lama (waktu) proyek yang tidak tepat, kegagalan dalam mencapai tingkat kinerja sistem yang memadai, kegagalan dalam mengintegrasikan system baru dengan system yang ada, atau kegagalan dalam mengintegrasikan proses dan prosedur secara organisasional.

Resiko jadwal adalah tingkatan dimana kerangka waktu yang diperkirakan dan tanggal penyelesaian untuk semua kegiatan utama dalam proyek dapat memenuhi batas waktu dan mengatasi hambatan-hambatan yang menyebabkan perubahan dalam organisasi. Beberapa hal yang dapat dijadikan sebagai bahan pertimbangan adalah sebagai berikut:

- Batas waktu yang ditetapkan dalam peraturan;

- Ketersediaan sumberdaya dalam selang waktu.

Dalam hal ini, perlu diperhatikan juga konsesi yang diperoleh dalam penjadwalan, outsorcing, atau perubahan lingkungan teknis.

Evaluasi Resiko

Proses evaluasi resiko terdiri dari 3 langkah yaitu mengidentifikasi dan memberikan bobot resiko, justifikasi, dan kontrol. Langkah pertama dalam proses ini adalah identifikasi dan pembobotan resiko-resiko proyek. Dalam proses identifikasi dan pembobotan resiko yang diasosiasikan dengan proposal proyek dapat digunakan “template” resiko (lihat tabel 1). Setiap resiko yang teridentifikasi perlu diberi bobot berdasarkan suatu penilaian dari kemungkinan dan pengaruh. Hasil akhir

4

dari langkah ini adalah bobot resiko yang digunakan dalam proposal dan setiap resiko.

Jika resiko telah teridentifikasi dan diberi bobot, maka langkah kedua adalah justifikasi. Langkah ini dievaluasi dengan menggunakan "Bobot Kualitas Resiko" yang terdapat dalam template Capital Investment Proposal Criteria (lihat table 1). Langkah ini memberikan kesempatan kepada tim penyusun proposal untuk dapat memperbaiki alasan dan kesimpulan mereka berkaitan dengan setiap resiko individu.

Langkah terakhir adalah membuat rencana kontrol untuk mengurangi resiko-resiko yang terkait. Langkah ini dievaluasi dengan menggunakan "Rencana Kontrol Kualitas Resiko" yang terdapat dalam model Capital Investment Proposal Criteria (Lihat appendix 4). Langkah ini mensyaratkan tim penyusun proposal untuk menentukan kontrol resiko berdasarkan sumber daya yang tersedia, dan mengidentifikasi pihak-pihak yang bertanggung jawab.

I.2. Pedoman Pembuatan Proposal Investasi TIProposal investasi TI akan disiapkan dalam dua bagian. Bagian pertama akan disiapkan dan diajukan sebagai bagian dari dokumentasi yang diperlukan pada tahap seleksi investasi TI. Bagian dua hanya akan diajukan apabila telah ada persetujuan dan pendanaan dari proyek/sistem utama sebagai bagian dari tahap pengadaan.

I.2.1. Proposal Bagian IPada bagian I, suatu proposal investasi TI sebaiknya terdiri dari:

I.2.1.1. Aspek Dasar

Aspek dasar terdiri dari pernyataan misi, sasaran, tujuan, dan kebutuhan suatu investasi TI.

MisiMisi mendefinisikan dasar untuk semua investasi TI. Investasi TI harus mendukung KTIN yang ada, terutama Kerangka Dasar. Pernyataan misi mendefinisikan tujuan dasar dari organisasi dengan fokus pada program dan kegiatan utamanya.Misi sebaiknya menyatakan:- Apa saja pengaruh investasi TI terhadap organisasi?- Bagaimana investasi TI tersebut mendukung peluang-peluang yang

saling berkaitan dalam KTIN?

Sasaran dan TujuanSetelah menyatakan misi, proposal tersebut harus menjelaskan sasaran dan tujuan umum jangka panjang serta penyelesaian yang terencana, menguraikan tentang bagaimana instansi tersebut melaksanakan misi tersebut.

5

Pernyataan KebutuhanPerkenalkan rencana tersebut dengan pernyataan kebutuhan yang singkat, dan meringkas latar belakang teknis. Bahas alternatif tambahan yang layak dengan berdasarkan pada riset pasar, dan usaha internal.

I.2.1.2. Aspek Manajemen

Aspek manajemen terdiri dari:

Tim Proyek

Manajemen dan Pengawasan (Kontrol) investasi TI merupakan faktor signifikan dalam mencapai keberhasilan dalam penyelesaian investasi TI.

Proposal tersebut sebaiknya menjelaskan:

- Struktur manajemen yang akan diimplementasikan pada investasi TI;

- Mengidentifikasi pejabat senior dalam manajemen dan komite, atau kelompok, untuk menanggulangi kekurangan yang terdapat pada manajemen investasi TI.

Metodologi Rekayasa (Engineering) Sistem

Rekayasa adalah proses yang terdiri dari analisis, desain, konstruksi, verifikasi, dan manajemen dari entity-entiti teknis atau sosial. Beberapa pertanyaan berikut ini harus ditanyakan dan dijawab:

- Masalah apa yang harus diselesaikan?

- Karakteristik apa yang digunakan untuk menyelesaikan masalah tersebut?

- Bagaimana cara agar entiti dan penyelesaian tersebut dapat direalisasikan?

- Bagaimana cara mengkonstruksikan entiti tersebut?

- Pendekatan apa yang akan digunakan untuk menemukan kesalahan yang terjadi pada desain dan konstruksi entiti?

- Bagaimana cara entiti tersebut dapat didukung dalam jangka panjang, apaila penggguna meminta dilakukan koreksi dan adaptasi, dan pentajaman dari entity tersebut?

Pekerjaan yang berhubungan dengan rekayasa sistem dapat dikategorikan ke dalam tiga langkah umum. Tiap langkah tertuju pada satu atau lebih pertanyaan tertulis di atas. Semua langkah sebaiknya tercakup dalam proposal investasi TI.

- Tahap definisi memfokuskan pada apa. Agen TI akan mengidentifikasi informasi apa saja yang akan diproses, fungsi apa saja dan kinerja yang diinginkan, sifat sistem apa yang diharapkan, interface apa yang akan dibangun, hambatan desain apa saja yang ada, dan kriteria pengesahan apa saja yang dibutuhkan untuk mendefinisikan sistem yang sukses.

- Tahap pengembangan memfokuskan pada bagaimana. Yaitu, selama pengembangan pembuat sistem akan mendefinisikan bagaimana data dikonstruksikan, bagaimana fungsi diimplementasikan sebagai

6

arsitektur sistem, bagaimana detail prosedural akan diimplementasikan, bagaimana interface dikarakteristikan, dan bagaimana pengujian dilakukan.

- Tahap pemeliharaan memfokuskan pada perubahan yang berhubungan dengan perbaikan kesalahan, adaptasi yang dibutuhkan sebagai perkembangan lingkungan sistem, dan perubahan selama peningkatan untuk memenuhi kebutuhan pelanggan. Empat jenis perubahan dilakukan selama tahap pemeliharaan, yaitu: perbaikan, adaptasi, pentajaman, dan pencegahan.

Untuk proyek rekayasa perangkat lunak, banyak terdapat model proses perangkat lunak, misalnya: model linear sequential, model prototyping, model Rapid Application Development (RAD), model pengembangan concurrent, model spiral, model component assembly, model metode formal, dan teknik generasi keempat. Model yang akan digunakan dalam proyek sebaiknya dinyatakan dalam proposal.

Jadwal Proyek TI

Proposal sebaiknya menjelaskan jadwal untuk setiap proyek TI (jadwal rekayasa sistem).

I.2.1.3. Aspek Prasarana

Prasarana teknis KTIN menyediakan sebuah acuan bagi proyek untuk bermigrasi ke standar umum yang didukung dalam suatu departemen.

Suatu proposal sebaiknya menjelaskan beberapa hal berikut:

- Prasarana yang tersedia;

- Model teknologi, model data, dan model aplikasi yang akan dibuat;

- Bagaimana prasarana yang akan dibuat dapat memenuhi prinsip dasar dari kerangka prasarana pada KTIN, yaitu:

- standar (interoperabilitas);- sekuriti;- pengumpulan data;- akses informasi;- teknologi yang terjamin.

- Bagaimana posisi investasi dari KTIN dapat memberikan hubungan kerja yang memiliki manfaat timbal-balik internal dan eksternal kepada departemen;

- Bagaimana posisi investasi KTIN dapat memperoleh keuntungan dari teknologi inovatif dalam kinerja dari penyampaian fungsi bisnis dan jasa.

I.2.1.4. Aspek Keuangan

Suatu proposal sebaiknya menjelaskan segala biaya pencapaian sasaran untuk pengadaan dan alas an yang mendukung mereka. Bahas konsep-konsep biaya yang digunakan, seperti biaya siklus-hidup. Kantor yang memesan harus menunjukkan aplikasi dari analisis biaya yang seharusnya untuk pengadaan sistem utama.

7

I.2.1.5. Analisis Biaya dan Manfaat

Tiap proposal TI harus mencakup analisis biaya dan manfaat (ABM).

ABM tersebut sebaiknya menyediakan:

- informasi manajemen yang penting mengenai alokasi pegawai;

- sumberdaya keuangan;

- sumberdaya informasi yang mendukung proyek.

Organisasi yang mengajukan sebaiknya menunjukkan Analisis Alternatif, Survey Kepuasan Pelanggan, Biaya, Jadwal, dan Analisis Resiko sebagai bagian dari ABM. Organisasi tersebut harus memastikan tingkatan detail yang cukup memadai. Sebagai contoh, mereka harus menjelaskan hasil, baik dalam pengertian biaya siklus-hidup, penghematan siklus-hidup, dan rasio biaya-manfaat untuk tiap alternatif yang dianalisis. Sebagai tambahan, mereka juga harus melengkapi analisis dan dokumentasi mengenai Return of Investment sebagai lampiran. Mereka juga harus menyertakan segala data pilot/prorotipe dan ukuran kinerja dengan tujuan agar perbaikan dapat dikuantifikasi melalui pengukuran hasil-hasil program.

I.2.1.6. Analisis Resiko

Resiko adalah suatu hal yang pasti ada dalam setiap investasi. Pengidentifikasian dan pengawasan terhadap resiko investasi dapat mempengaruhi secara signifikan terhadap kesuksesan suatu investasi. Dalam hal ini, resiko TI sebaiknya dievaluasi dengan berdasarkan pada tiga pengendali resiko: resiko teknis, resiko jadwal, dan resiko keuangan.

Resiko Teknis

Resiko teknis akan menjelaskan:

- Bagaimana investasi TI akan dilaksanakan (misalnya: pengembangan system software sendiri atau penggunaan system informasi komersial di luar daftar sistem perangkat lunak;

- Bagaimana teknologi akan diintegrasikan ke dalam sistem yang ada;

- Bagaimana cara meminimalisir resiko teknis dari sistem yang tidak bekerja sebagaimana mestinya.

Resiko Jadwal

Analisis resiko jadwal sebaiknya menjelaskan:

- Resiko jadwal yang diketahui atau terantisipasi. Menyediakan rencana untuk meminimalisasir resiko jadwal selama pelaksanaan proyek;

- Apa yang akan dicapai termasuk tahapan siklus-hidup (misalnys: studi kelayakan, desain, pengembangan, implementasi, operasi, pemeliharaan, evaluasi) dan milestone utama lainnya (misalnya: definisi masalah, pengembangan kontrak penghargaan, pilot, pengujian) untuk setiap tahun dengan pendanaan proposal yang diajukan;

8

- Tindakan perbaikan yang akan diambil jika jadwal proyek berbeda dengan rencana;

- Persentase yang telah dibuat sebagai perbedaan yang dapat ditoleransi yang jika melebihi akan ada tindakan perbaikan.

Resiko Keuangan

Resiko keuangan sebaiknya menjelaskan:

- Segala resiko finansial;

- Bagaimana meminimalisasi resiko finansial dari pengembalian investasi yang rendah;

- Bagaimana anda menunjukkan biaya operasi yang berlebihan dihubungkan dengan keterlambatan jadwal;

- Rencana tindakan perbaikan yang akan dilakukan jika biaya proposal berbeda dengan rencana;

- Persentase yang telah dibuat sebagai perbedaan yang dapat ditoleransi, yang jika melebihi, maka tindakan perbaikan akan dilakukan.

I.2.1.7. Pelayanan Pelanggan

Semua investasi TI sangat bergantung pada kemampuan dan penerimaan pelanggan terhadap produk. Suatu penilaian akan penerimaan pelanggan adalah sangat penting bagi kemampuan proyek untuk menyelesaikan misinya.

Proposal tersebut sebaiknya menjelaskan:

- Kualitas Jasa . Kualitas merujuk pada ukuran dari perbaikan kinerja dari pelayanan pelanggan dimana insiatif diserahkan pada pelanggan;

- Waktu Tunggu . Waktu tunggu merujuk pada suatu ukuran dari pengurangan waktu tunggu per pelanggan yang dilayani;

- Peningkatan Jumlah Pelanggan Baru yang Dilayani . Hal ini merujuk pada jumlah tertentu dari pelayanan pelanggan baru yang dilayani dan melebihi garis-batas yang ada sebagai hasil dari implementasi inisiatif;

- Peningkatan Manfaat . Hal ini merujuk pada peningkatan pada manfaat yang didapat oleh pelanggan, program dan jasa, yang sebelumnya tidak tersedia di bawah hukum yang berlaku kepada pelanggan yang ada atau yang baru;

- Akses yang meningkat kepada Pelanggan yang ada . Hal ini merujuk kepada akses yang dilakukan oleh pelanggan terhadap pengguna sistem yang tersedia dari hasil implementasi inisiatif.

9

I.2.2. Proposal Bagian IIBagian II akan berperan sebagai “rencana tindakan”, yang mencakup:

I.2.2.1. Sumber

Indikasi sumber persediaan yang menjanjikan yang dapat memenuhi kebutuhan. Tunjukkan hasil dari riset dan analisis pasar, dan dampaknya pada berbagai komponen perencanaan.

I.2.2.2. Jadwal Proyek (yang lebih rinci)

Beberapa prinsip dasar yang dinyatakan di bawah menjadi acuan dalam penjadwalan proyek TI:

- Penggolongan. Suatu proyek harus digolongkan ke dalam beberapa kegiatan dan tugas yang dapat diatur. Untuk dapat menyelesaikan proses penggolongan tersebut, maka produk dan proses yang tercakup harus didekomposisikan.

- Keterhubungan. Keterhubungan dari tiap golongan kegiatan atau tugas harus ditentukan. Beberapa tugas harus dilakukan secara berurutan, sedangkan yang lainnya secara paralel. Beberapa kegiatan tidak dapat berjalan jika produk yang dihasilkan oleh yang lain belum tersedia. Kegiatan-kegiatan lainnya dapat berlangsung secara mandiri.

- Alokasi Waktu. Setiap tugas yang akan dijadwalkan harus dialokasikan berdasarkan jumlah unit-unit kerja (misal: person-days of effort). Selain itu, tiap tugas harus memiliki tanggal mulai dan tanggal penyelesaian sebagai fungsi keterhubungan dan apakah tugas tersebut akan dilaksanakan secara penuh-waktu atau paruh-waktu.

- Pengesahan Usaha. Setiap proyek memiliki jumlah staf tertentu. Pada alokasi waktu, seorang manajer proyek harus memastikan bahwa jumlah orang yang dialokasikan tidak melebihi jumlah waktu yang diberikan. Sebagi contoh adalah suatu proyek yang memiliki tiga penugasan usaha. Pada hari yang telah ditentukan, 7 tugas yang ada harus diselesaikan. Tiap tugas membutuhkan 0.50 person day of effort. Usaha tersebut telah mengalokasikan tenaga yang berlebih dibandingkan yang dibutuhkan untuk menyelesaikan proyek tersebut.

- Penentuan Tanggungjawab. Setiap tugas yang telah dijadwalkan akan ditugaskan kepada anggota tim tertentu.

- Penentuan Dampak. Setiap tugas yang telah dijadwalkan memiliki dampak tertentu. Untuk proyek perangkat lunak, biasanya dampak adalah merupakan suatu produk kerja (misal, desain modul) atau sebagian dari produk kerja. Seringkali produk-produk kerja digabungkan dalam deliverables.

- Penentuan Milestones. Setiap tugas untuk sekelompok tugas harus diasosiasikan dengan milestone proyek. Sebuah milestone dikatakan telah selesai apabila satu atau lebih produk kerja telah ditinjau kualitasnya dan telah dibuktikan.

10

I.2.2.3. Prosedur Seleksi Sumber

Bahas prosedur seleksi sumber untuk akuisisi, termasuk penentuan waktu untuk pengajuan dan evaluasi proposal.

I.2.2.4. Pembuatan Kontrak

Pembuatan kontrak membahas seleksi jenis kontrak, pilihan, dan metode, termasuk kontrak modular untuk perolehan sistem utama. Secara khusus membahas:

a. Jenis kontrak apa yang lebih diinginkan dan mengapa dipilih?b. Jenis kontrak lain yang dipertimbangkan dan mengapa tidak

dipilih?

I.2.2.5. Penganggaran dan Pendanaan

Hal ini menjelaskan bagaimana perkiraan anggaran, dan perkiraan jadwal untuk memperoleh dana pada tiap poin yang dibutuhkan.

I.2.2.6. Deskripsi Produk

Hal ini menjelaskan pilihan tipe deskripsi produk. Analisis riset pasar akan menyediakan informasi yang dibutuhkan.

I.2.2.7. Prioritas

Jika diperlukan, membahas kepentingan kebutuhan yang bisa menentukan jadwal penyampaian/kinerja yang pendek.

I.2.2.8. Sistem Informasi Manajemen/Sistem Manajemen Kinerja

Membahas sebagaimana diperlukan mengenai manajemen sistem yang akan digunakan oleh pemerintah untuk memonitor kinerja kontraktor. Membahas secara spesifik:

a. Apakah system ini merupakan sistem manajemen yang bernilai; dan

b. Bagaimana sistem tersebut:- mengidentifikasi jumlah dari pekerjaan yang telah direncanakan

yang secara aktual selesai;- membandingkan kerja aktual yang selesai dan kerja pada

rencana, dan biaya aktual dengan biaya yang direncanakan; dan- membuat deviasi atas persentase sasaran.

I.2.2.9. Pengujian dan Evaluasi

Menjelaskan program pengujian untuk tiap langkah utama dari akuisisi sistem utama.

I.2.3. RingkasanAgar dapat memastikan suatu institusi telah mengikuti prosedur yang dibutuhkan sebagaimana dinyatakan dalam pedoman, dapat digunakan Tabel 1 di bawah ini. Institusi harus mengisi dengan tanda () jika tugas terkait telah selesai dilakukan.

11

No. Aktivitas SelesaiPerencanaan Investasi TI

A Membuat Struktur Tim Investasi TI B Melakukan Analisis Kebutuhan FungsionalC Mengidentifikasi alternatif:C.1 Studi KelayakanC.2 Riset PasarC.3 BenchmarkingD Melakukan Analisi Biaya & Manfaat Investasi TIE Melakukan Analisis Resiko Investasi TI

Membuat Proposal TIProposal Bagian I

F Aspek DasarF1 MisiF.2 SasaranF.3 TujuanF.4 KebutuhanG Aspek ManajemenG.1 Tim Investasi TIG.2 Metodologi Perancangan SistemG.3 Jadwal Investasi TI (global)H Aspek InfrastrukturH.1 Infrastruktur yang adaH.2 Teknologi, data and aplikasi model yang akan dibangunH.3 Bagaimana infrastruktur memenuhi prinsip dasar KTIN H.4 Bagaimana investasi memposisikan KTIN untuk dapat

memperoleh kerjasama yang mutual H.5 Bagaimana investasi memposisikan KTIN untuk dapat

memperoleh keuntungan dari teknologi dalam kinerja dari fungsi aktivitas TI dan layanan

I Analisis Biaya dan ManfaatJ Analisis ResikoJ.1 Deskripsi Resiko TeknisJ.2 Deskripsi Resiko JadwalJ.3 Deskripsi Resiko KeuanganJ.4 Rencana Kontrol ResikoK Pelayanan PelangganK.1 Kualitas LayananK.2 Waktu TungguK.3 Peningkatan jumlah pelanggan baruK.4 Peningkatan manfaatK.5 Peningkatan akses ke pelanggan lamaL Aspek Keuangan (global)

Proposal Bagian IIM SumberN Jadwal Proyek (detail)O Prosedur Penyeleksian SumberP Pembuatan KontrakQ Penganggaran dan Pendanaan (detail)R Deskripsi ProdukS PrioritasT Informasi ManajemenU Rencana Pengujian dan Evaluasi

Tabel 1. Template Proposal Investasi

12

BAB II. Seleksi Investasi TI

II.1. Tinjauan UmumProses investasi TI adalah suatu pengambilan keputusan manajemen dan proses pelaporan yang mencakup program investasi TI, dari konsep permulaan sampai pada penyelesaian selanjutnya. Proses pengambilan keputusan dan pelaporan digambarkan pada diagram berikut ini:

Gambar 1. Proses Investasi TI.

Seleksi

Penilaian/Pernyataan dasar dari Kebutuhan/Mission/Sasaran/Tujuan

Analisis Kebutuhan FungsionalStudi Kelayakan dan Riset PasarAnalisis Biaya dan ManfaatAnggaranPendahuluan Rencana ProyekPendahuluan Rencana Akuisisi Rencana Jaminan KualitasDeskripsi Berdasar KinerjaSistem ManajemenRencana Manajemen ResikoLembar Ringkasan ProyekRencana Keamanan

Kontrol

Pengembangan/Modernisasi/Enhancement Steady State

Checklist ProyekBiaya Siklus-HidupDokumentasiResiko ProyekBiaya & Jadwal

Evaluasi

Tinjauan Evaluasi Pasca-Implementasi (TEPI)

Penilaian TPI:MisiDeskripsi SistemOperasiKontrol PerubahanKeamananDokumentasiHasil (Keluaran)Manajemen

Kepuasan Pelanggan/PenggunaPengaruh Misi/ProgramKemampuan TeknisPengukuran dari Kinerja Aktual

Vs. HarapanTemuan/RekomendasiEvaluasi atas Isu yang menonjol

Menyetujui

13

Pedoman ini menyediakan petunjuk untuk evaluasi analitik yang berhubungan dengan keputusan investasi TI dengan tujuan strategis pada KTIN. Dijelaskan secara implisit dalam analisis, mengenai komponen sukses kritis yang mengandung arti investasi dengan kemungkinan sukses yang tinggi (Tujuan, biaya, jadwal, sasaran dan ukuran kinerja, serta strategi akuisisi). Untuk proyek-proyek utama, tinjauan awal membuat basis proyek dan tinjauan yang selanjutnya mengkonfirmasi kemajuan proyek. Tinjauan secara berkala memungkinkan penyelesaian awal dari masalah-masalah yang mungkin timbul.

II.2. Proses Seleksi Investasi TITim Peninjau (TP)

Proses seleksi akan dilaksanakan oleh suatu tim peninjau yang anggotanya terdiri dari:a. Steering Committee;b. Peninjau Teknis;c. Peninjau Manajemen;d. Peninjau Bisnis.

Aspek teknis, manajemen, dan strategis dari investasi akan ditinjau oleh anggota tim pada saat yang bersamaan.

Tugas

Beberapa tugas di bawah ini harus ada dalam proses seleksi:

a. Penyaringan Awal;b. Analisis Proyek;c. Tinjauan proyek yang terdiri dari tiga macam tinjauan, yaitu:

- tinjauan oleh Tim Peninjau Teknis (TPT);- tinjauan oleh Tim Peninjau Manajemen (TPM);- tinjauan oleh Tim Peninjau Bisnis (TPB) dan penentuan akhir.

d. Penilaian proyek utama.

Acuan ini hanya menerangkan tim peninjau dari sisi fungsinya, dan tidak secara spesifik menyebutkan SDM atau lembaga peninjau yang akan menjalankan fungsi peninjauan tersebut. Hal ini dimaksudkan agar tim ini dapat diimplementasikan secara fleksibel sesuai jenis investasi TI yang akan diajukan serta jenis (jenjang) lembaga pengajunya. Pada bagian akhir diberikan contoh untuk menggambarkan bagaimana tim ini bekerja untuk proyek TI di tingkat biro departemen pemerintah.

II.2.1. Penyaringan AwalAnalisis awal dari proyek otomasi mengasumsikan penyelesaian dari langkah-langkah dan dokumen-dokumen yang diperlukan oleh peraturan untuk mendukung proses pengambilan keputusan. Dokumen-dokumen tersebut sewajarnya mencakup semua bagian dari butir-butir yang terdaftar berikut ini, dan tergantung pada tahapan siklus-hidup suatu proyek:- Penilaian awal: Pernyataan kebutuhan, misi, sasaran, dan tujuan;- Analisis Kebutuhan Fungsional;- Studi Kelayakan dan Riset Pasar;

14

- Analisis Alternatif termasuk Analisis Biaya dan Manfaat, Analisis Resiko dan Sensitivitas;

- Evaluasi Sekuritas/Penilaian Resiko;- Rencana Proyek;- Rencana Jaminan Kualitas;- Deskripsi dari Sistem Manajemen berbasis Kinerja untuk memonitor dan

mengukur kinerja;- Rencana Manajemen Resiko;- Pernyataan kerja berbasis Kinerja;- Rencana Sekuritas;- Rencana untuk Aset/Investasi TI yang sedang digunakan;- Dokumentasi Desain Sistem;- Rencana Pengujian dan Hasil (termasuk kontrol keamanan);- Rencana Pelatihan;- Sertifikasi Keamanan dan Pernyataan Akreditasi;- Tinjauan Pasca Implementasi; dan- Dokumentasi Keamanan yang Diperbaharui.

Suatu analisis biaya dan manfaat dalam beberapa bentuk sebaiknya dilakukan terleih dahulu sebelum mengajukan proyek untuk dipertimbangkan. Analisis tersebut sebaiknya mencakup evaluasi alternatif dan penentuan dari pengembalian investasi (ROI). Mekanisme penilaian dalam proses evaluasi memberikan keuntungan bagi rasio biaya-manfaat yang paling efektif. Pendanaan bagi proyek otomasi memerlukan dokumentasi untuk mendukung keputusan untuk mengajukan insiatif sebagai bagian dari proses anggaran.

II.2.2. Analisis ProyekInformasi mengenai ringkasan proyek menyediakan kasus bisnis, manfaat, resiko, jadwal, dan data biaya untuk digunakan dalam proyek pemeringkatan dan pembuatan keputusan pendanaan. Tim Proyek Terpadu, di bawah pengarahan manajer proyek akan menyelesaikan informasi proyek sebelum pengajuan permohonan untuk persetujuan proyek.

Informasi ini biasanya tersedia sebagai suatu by-product dari manajemen proyek dan proses perencanaan. Tim ini juga melengkapi suatu penilaian awal teknis dan strategis dari proyek utama dengan melengkapi “Lembaran Faktor Teknis” (lihat table 2) dan “Lembaran Faktor Strategis” (lihat tabel 3) yang telah tergabung ke dalam proses penilaian pada tahap seleksi I-TIPS. Tim proyek TI tersebut, bekerja sama dengan CIO (Chief Information Officer), meringkas informasi untuk setiap proyek dan tiap portofolio TI secara keseluruhan menjadi lembar singkat eksekutif dan membuat suatu jaringan penempatan prioritas untuk dievaluasi oleh Tim Peninjau Teknis (TPT). Lembar ringkasan tersebut merangkum kasus bisnis proyek, manfaat, resiko, biaya dan informasi jadwal. Penempatan prioritas tersebut dirangkum ke dalam satu bagian yang menggambarkan informasi penilaian strategis dan teknis dari tiap proyek.

15

II.2.3. Tinjauan Proyek oleh Tim Peninjau (TP)Setelah Tim Proyek Terpadu membuat dokumentasi, maka proses seleksi akan dilanjutkan dengan proses peninjauan yang dilakukan oleh Tim Peninjau (TP). Proses prninjauan ini terdiri dari 3 sub-tugas: tinjauan teknis, tinjauan manajemen dan tinjauan bisnis. Sub-tugas tersebut dapat terlaksana secara bersamaan dengan anggota tim yang terkait. Hal ini akan menyederhanakan proses birokrasi sehingga dapat mengurangi keterlambatan.

II.2.3.1. Tinjauan Tim Peninjau Teknis (TPT)

Fungsi dari Tim Peninjau Teknis (TPT) adalah untuk meninjau proyek-TI dengan pertimbangan untuk anggaran tahun yang akan datang. Tiap proyek TPT meninjau:- kasus kegiatan TI;- manfaat;- resiko;- biaya;- jadwal;- informasi teknis; dan- informasi penilaian strategis.

Tinjauan TPT ini dipusatkan pada kelayakan teknis dan memastikan semua proyek teranalisis secara efektif dan semua informasi teknis yang diperlukan untuk membuat keputusan prioritas tersedia di dalam suatu paket. TPT membuat rekomendasi mengenai kapan untuk menginisiasi, melanjutkan, mengubah, atau memperbaiki atau tidak melanjutkan setiap proyek TI yang diusulkan. TPT dapat memberikan input kepada Tim Peninjau Bisnis untuk keputusan akhir.

II.2.3.2. Tinjauan Tim Peninjau Manajemen (TPM)

Fungsi dari Tim Peninjau Manajemen (TPM) adalah untuk menyetujui semua proyek TI dari unit-unit yang mengajukan proposal investasi TI. Kriteria yang dipertimbangkan adalah:- Memastikan bahwa sasaran dan tujuan dari unit tersebut mendukung

misi KTIN;- Keberadaan komitmen sponsor terkait dalam manajemen senior dari

unit;- Pengaruh pada pengguna akhir;- Kegiatan TI yang berbobot (termasuk kemungkinan dari pencapaian

manfaat yang diusulkan);- Tingkatan dari pendanaan yang dibutuhkan;- Kelayakan dari waktu yang telah ditetapkan; - Kompetensi Tim Proyek yang diakui.

Tim ini meninjau perkembangan dari tim proyek untuk menentukan apakah proyek yang telah disetujui sebelumnya diperbolehkan untuk dilanjutkan sebagaimana yang telah direncanakan (misalnya: cakupan proyek, perbaikan anggaran atau waktu dengan mempertimbangkan informasi baru yang timbul karena kegiatan tersebut, atau akan dibatalkan). Tim tersebut juga meninjau kinerja dari uji-coba proyek sebelum menentukan persetujuan. Tidak ada inisiatif dari unit terkait yang dapat dilanjutkan sebelum mendapatkan persetujuan dari TPM. Jika

16

insiatif sudah disetujui, maka TPM akan meninjau rencana TI Vs. biaya dan manfaat yang sudah dikeluarkan, untuk memastikan bahwa manfaat yang diajukan telah tercapai dan menjadi masukan bagi pengambilan keputusan berikutnya.

Dewan Terkait. Misi TPT adalah untuk mengajukan dan memonitor kebijakan dan program TI agar konsisten dengan unit yang bersangkutan. Bagi kebanyakan investasi TI, TPT akan mengevaluasi resiko teknis, meninjau sensitivitas jadwal dan biaya, meninjau pengaruh pada organisasi, kebutuhan desain ulang proses kegiatan TI, pelatihan pegawai, dan kebutuhan sumberdaya teknis. Temuan dan rekomendasi dari TPT tersebut akan diberikan kepada TPM.

II.2.3.3. Tinjauan Tim Peninjau Bisnis (TPB) dan Penentuan Akhir

Tim Peninjau Bisnis (TPB) membuat keputusan akhir mengenai pembauran dari proyek baru dan yang sedang berjalan untuk memastikan tahun anggaran berikutnya. Rekomendasi ini direfleksikan dalam pengajuan anggaran unit. Dalam membuat penentuan akhir dari proyek yang berlangsung untuk tahun anggaran berikutnya, TPB mempertimbangkan rekomendasi dari TPT dan TPM dan meninjau kasus kegiatan TI, manfaat, resiko, biaya dan jadwal, dan informasi peringkat strategis dan teknis untuk tiap proyek. Tinjauan TPB difokuskan pada kebutuhan bisnis dan faktor strategis unit tersebut. Selama tahap seleksi/pendanaan investasi TI, TPB memilih untuk mendanai berbagai proyek pengembangan dan pemeliharaan dan menyetujui proyek-proyek tersebut. Proses monitor proyek-proyek tersebut dijelaskan dalam pedoman Kontrol Investasi TI (Bab 3) dan Tinjauan Evaluasi Pasca-Implementasi (Bab 4).

II.2.4. Penilaian Proyek UtamaII.2.4.1. Tujuan

Tujuan dari penilaian ini adalah untuk menyediakan analisis komperehensif apakah keputusan dari TPB dapat dijadikan dasar. Model ini mengidentifikasi proyek otomasi apakah signifikan secara teknis dan mempunyai konsekuensi strategis agar dievaluasi dan dikontrol secara terus-menerus. Proses ini merupakan bantuan visual untuk memeringkat (ranking) proyek-proyek, dan mengidentifikasi proyek-proyek, yang mungkin memerlukan pengawasan untuk memastikan kelayakannya.

II.2.4.2. Asumsi-asumsi

TPB terdiri dari eksekutif senior yang memiliki pengetahuan mengenai kebutuhan bisnis dan informasi KTIN, visi strategis, dan tanggungjawab untuk mengimplementasikan infrastruktur informasi KTIN. TPB didukung oleh TPT dan BKTIN, yang terdiri dari pemuka-pemuka TI. TPT dan BKTIN menyediakan informasi pendukung dan perincian mengenai sistem tertentu kepada TPB. Pengambilan keputusan oleh eksekutif mencakup pertimbangan atas semua faktor yang mempengaruhi kemungkinan sukses sebagaimana isu strategis yang digambarkan dalam usaha kerja. Proses keputusan dilakukan secara fleksibel untuk

17

menyediakan gambaran lengkap mengenai usaha yang diajukan dan pada saat yang sama memperbolehkan penekanan pada faktor-faktor strategis yang signifikan. Tujuan dari identifikasi proyek-proyek utama adalah untuk memastikan ketersediaan semua sumberdaya dan layanan penasihat yang mungkin untuk mendukung proyek-proyek tersebut. Penetapan dari proyek-proyek utama yang sudah diberi prioritas merupakan suatu refleksi dari perhatian manajemen level atas dengan memastikan kesuksesan yang terkait dengan sumberdaya atau tujuan yang signifikan.

II.2.4.3. Skenario Operasional

Tim Proyek Terpadu mempersiapkan proyek dan informasi ringkasan portofolio untuk TPT. Ringkasan informasi tersebut menunjukkan kasus kegiatan TI, manfaat, biaya dan resiko, dan menunjukkan proyek individu dan kombinasi teknis dan penilaian faktor strategis. TPT mengevaluasi informasi ringkasan dan peringkat dengan penekanan pada faktor teknis. TPB mengevaluasi ringkasan informasi dan peringkat dengan menekankan pada faktor-faktor strategis dan menerapkan prioritas pendanaan. Portofolio proyek akan ditinjau secara berkala. Jika keadaan strategis/teknis kian memburuk, maka sumberdaya dari TPT dan jaminan kualitas staf harus diadakan kepastian kualitas untuk membantu dalam mengevaluasi proyek tersebut dan membawa kembali pada jalan yang semestinya. Jika proyek tidak layak lagi, maka TPB dapat menunda dan mengarahkan sumberdaya kepada proyek yang lebih layak.

II.2.4.4. Peralatan Pendukung

Lembar Faktor Teknis (Tabel 2) mencakup faktor teknis kritis untuk keperluan penilaian. Lembar tersebut telah digabung ke dalam proses penilaian seleksi. Peninjau teknis yang mengisi lembar ini.

Lembar Faktor TeknisIsu Poin

Umuma) Strategi Akuisisi (maks 4 poin)b) Manajemen Keamanan (maks 6 poin)

Lengkapi satu tahapan saja (Pengembangan atau operasional)Pengembangan

1. Prasarana TI (maks 6 poin)2. Manajemen Investasi TI (maks 10 poin)

a) Pengaruh Keorganisasian (maks 4 poin)b) Jadwal (maks 2 poin)c) Metodologi (maks 4 poin)

Total Poin3. Layanan Pelanggan (maks 10 poin)

a) Kualitas (maks 2 poin)b) Waktu Tunggu (maks 2 poin)c) Penambahan Pelanggan Baru (maks 2 poin)d) Peningkatan Manfaat (maks 2 poin)e) Peningkatan Akses ke Pelanggan yang Ada

(maks 2 poin)

18

Total Poin4. Analisis Biaya dan Manfaat (maks 12 poin)5. Analisis Resiko (maks 10 poin)

a) Bobot Resiko (maks 6 poin) Resiko Teknis (maks 2 poin) Resiko Jadwal (maks 2 poin) Resiko Keuangan (maks 2 poin)

Total Poin Bobot Resikob) Kualitas Analisis Resiko (maks 2 poin)c) Kualitas Pengawasan Resiko Plan(maks 2 poin)

Total Poin6. Analisis Keuangansensitivitas biaya (maks 8 poin)

Operasional/Prasaranaa) Jadwal (maks10 poin)b) Resiko Teknis (maks10 poin)c) Memenuhi Kebutuhan Operasional (10 poin)d) Menyelesaikan Permasalahan Pelanggan (10 poin)

T o t a l

Tabel 2. Lembar Faktor Teknis..

Lembar Faktor Strategis mencakup suatu pilihan dari faktor-faktor yang berhubungan dengan isu manajemen dan hubungan dengan perencanaan strategis yang menunjang proses pengambilan keputusan. Lembar ini menyediakan kesempatan kepada TPB untuk mengubah keputusan untuk mendukung inisiatif unit yang penting. Lembar tersebut telah digabung dalam proses penilaian seleksi. Peninjau manajemen mengisi lembar ini.

Lembar Faktor StrategisIsu Poin

1. Pengaruh Strategisa) Pada Organisasi (maks 4 poin)b) Resiko tidak berlanjut (maks 4 poin)

2. Batasan Penerima Manfaata) Cross-Functionality (maks 4 poin)b) Quality of Work Life (maks3 poin)

3. Penjajaran Strategis (maks10 poin)4. Tingkatan Perhatian Eksekutif (maks 9 poin)5. Efektivitas Misi

a) Kinerja Misi yang Ditingkatkan (maks 8 poin)b) Pelayanan terhadap Pelanggan yang Ditingkatkan

(internal dan eksternal) (maks 8 poin)T o t a l

Tabel 3. Lembar Faktor Strategis.

19

IPT bekerjasama dengan CIO, meringkas informasi penilaian untuk keseluruhan portofolio TI ke dalam Grid Penempatan Prioritas untuk TPT dan TPB. Grid ini adalah sarana untuk memadukan penilaian strategis dan teknis untuk mengidentifikasi Proyek-proyek Utama. Proyek-proyek tersebut adalah calon untuk dilakukan tinjauan Kontrol dan Evaluasi secara periodik. Penilaian proyek secara keseluruhan ditentukan dengan mencari perpotongan dari penilaian teknis dan strategis pada grid (Lihat Gambar. 2).

Grid Penempatan PrioritasJika perpotongan dari faktor strategis dan teknis berada dalam blok Prioritas Utama (A), maka proyek tersebut memiliki prioritas yang tinggi. Proyek Prioritas Utama memiliki kemungkinan yang tinggi untuk mengalami kesuksesan teknis berikut juga manfaat strategis kepada agen dan kepentingan manajemen yang banyak. Peninjau bisnis yang mengisi lembar ini.

D C B A5045403530252015105

5 10 25 20 25 30 35 40 45 50

Penilaian TeknisPenilaian Faktor Strategis

Gambar 2. Grid Penempatan Prioritas.

Jika perpotongan antara faktor teknis dan strategis berada dalam blok B (Moderate Potential), maka proyek ini perlu untuk dimonitor secara berkala untuk memastikan bahwa agar tetap layak. Proyek yang memiliki penilaian strategis yang tinggi tapi rendah pada teknisnya dapat dijamin untuk mendapatkan perhatian karena resiko teknisnya yang lebih tinggi dan kepentingan strategis yag signifikan. TPT akan lebih sering mengevaluasi proyek tersebut, misalnya suatu proyek dengan nilai strategis (49-66) akan mendapat nilai C karena resiko teknisnya, walaupun proyek ini layak dari segi strategisnya.

Proyek yang berpotensi rendah adalah proyek yang memiliki resiko teknis disertai dengan sedikit manfaat strategis atau minat manajemen.

Proyek yang berada dalam blok D, menggambarkan resiko signifikan dan dibutuhkan untuk berpikir kembali atau perlu pekerjaan yang banyak sebelum proyek tersebut menjadi layak.

20

TPB sebaiknya membuat penentuan tahunan dari proyek-proyek yang akan dinyatakan sebagai Proyek Utama Prioritas Utama sesuai dengan hasil evaluasi secara periodik, karena kepentingan strategis terhadap KTIN dan/atau resiko teknis. Tinjauan ini akan dilengkapi untuk memastikan proyek tetap layak. Jika masalah berkembang, maka proyek tersebut akan mendapat prioritas dalam menerima tambahan staf pendukung CIO. Hasil dari penilaian teknis dan strategis serta evaluasi TPT dan TPB akan diringkas dalam Ringkasan Tabel Portofolio TI (Lihat Tabel. 4). Tabel tersebut mendaftar proyek-proyek dan menunjukkan nilai teknis dan strategisnya mereka, prioritas, tipe proyek, dan frekuensi tinjauan atau jadwal dan pada lembar ringkasan yang meringkas portofolio TI dan informasi proyek.

Ringkasan Tabel Portofolio TI

Nama Proyek

Nilai Teknis

Nilai Strategis

Prioritas (Top/ Mid/

Low)Proyek Jadwal

Tinjauan

Tahap Tipe

Tabel 4. Ringkasan Tabel Portofolio TI.

Contoh Proses Tinjauan Proposal TI Gambar di bawah ini, akan menguraikan satu contoh proses peninjauan investasi TI oleh tim peninjau yang memiliki anggota peninjau teknis, peninjau manajemen dan peninjau bisnis. Di sini investasi TI diajukan oleh biro suatu departemen pemerintah. Satu departemen membawahi beberapa dirjen, satu dirjen membawahi beberapa direktorat, dan satu direktorat membawahi beberapa biro. Dalam contoh di atas, biro mengajukan proposal TI. IPT (Integrated Project Team) dalam proyek TI ini tidak hanya melibatkan tim dalam biro tersebut, namun juga melibatkan SDM dari direktorat, dirjen dan pejabat (ketua) departemen.

21

Keterangan garis:

Gambar 3. Contoh Peninjauan Proposal TI.

Proses review berlangsung sebagai berikut:1. Tim Peninjau Teknis (TPT) meninjau aktivitas TI yang diajukan, manfaat, resiko,

biaya, jadwal, informasi teknis dan informasi penilaian strategis seperti kebutuhan desain ulang proses bisnis, pelatihan pegawai, kebutuhan sumber daya teknis, dan pengaruh proyek yang diajukan terhadap biro. Tim Peninjau Teknis (TPT) memastikan bahwa proyek ini layak secara teknis, dan semua informasi teknis yang diperlukan tersedia dalam paket / proposal. Dalam melakukan review ini, technical review member berkoordinasi dengan tim proyek dari biro pengaju. Ketika dokumen-dokumen yang diperlukan belum lengkap, tim proyek dari biro harus segera memenuhinya sesuai permintaan peninjau. Dalam proses review, lembar faktor teknis berikut ini harus dilengkapi:

Lembar Faktor TeknisIsu Poin

Umuma) Strategi Akuisisi (maks 4 poin)b) Manajemen Keamanan (maks 6 poin)

Lengkapi satu tahapan saja (Pengembangan atau operasional)Pengembangan

1. Prasarana TI (maks 6 poin)2. Manajemen Investasi TI (maks 10 poin)

a) Pengaruh Keorganisasian (maks 4 poin)b) Jadwal (maks 2 poin)c) Metodologi (maks 4 poin)

Total Poin3. Layanan Pelanggan (maks 10 poin)

a) Kualitas (maks 2 poin)

Departemen

Dirjen

Direktorat

Biro

Dirjen

Direktorat

Biro Technical Review Member

Management Review Member

Business Reviewer Member

Steering Committee

Membawahi (dalam satu departemen)

Memberikan masukan berupa hasil tinjauan

Melakukan koordinasi dalam proses tinjauan

22

b) Waktu Tunggu (maks 2 poin)c) Penambahan Pelanggan Baru (maks 2 poin)d) Peningkatan Manfaat (maks 2 poin)e) Peningkatan Akses ke Pelanggan yang Ada (maks 2

poin) Total Poin4. Analisis Biaya dan Manfaat (maks 12 poin)5. Analisis Resiko (maks 10 poin)

a) Bobot Resiko (maks 6 poin) Resiko Teknis (maks 2 poin) Resiko Jadwal (maks 2 poin) Resiko Keuangan (maks 2 poin)

Total Poin Bobot Resikob) Kualitas Analisis Resiko (maks 2 poin)c) Kualitas Pengawasan Resiko Plan(maks 2 poin)

Total Poin6. Analisis Keuangansensitivitas biaya (maks 8 poin)

Operasional/Prasaranaa) Jadwal (maks10 poin)b) Resiko Teknis (maks10 poin)c) Memenuhi Kebutuhan Operasional (10 poin)d) Menyelesaikan Permasalahan Pelanggan (10 poin)

T o t a l

Panduan untuk menentukan besarnya poin nilai terdapat dalam lampiran “Kriteria Penilaian Investasi TI”. Hasil dari tinjauannya diberikan kepada Tim Peninjau Manajemen (TPM) dan Tim Peninjau Bisnis (TPB).

2. Management review member meninjau hal-hal yang berhubungan dengan manajemen dan perencanaan strategis yang menunjang proses pengambilan keputusan. Management review member berkoordinasi dengan tim proyek dari direktorat. Dalam proses review, lembar faktor strategis ini harus dilengkapi:

Lembar Faktor StrategisIsu Poin

1. Pengaruh Strategisa) Pada Organisasi (maks 4 poin)b) Resiko tidak berlanjut (maks 4 poin)

2. Batasan Penerima Manfaata) Cross-Functionality (maks 4 poin)b) Quality of Work Life (maks3 poin)

3. Penjajaran Strategis (maks10 poin)4. Tingkatan Perhatian Eksekutif (maks 9 poin)5. Efektivitas Misi

a) Kinerja Misi yang Diperbaiki (maks 8 poin)b) Pelayanan Pelanggan yang Diperbaiki (internal dan

eksternal) (maks 8 poin)T o t a l

23

Panduan untuk menentukan besarnya poin nilai terdapat dalam lampiran “Kriteria Penilaian Investasi TI”. Hasil dari tinjauannya diberikan kepada Tim Peninjau Bisnis (TPB).

3. Tim Peninjau Bisnis (TPB), dengan memanfaatkan hasil tinjauan tim peninjau teknis dan manajemen, kemudian membuat prioritas diantara semua proyek-proyek yang sedang diajukan, kemudian membuat keputusan akhir. Business review member memilih untuk mendanai proyek-proyek yang memiliki prioritas tinggi. Dalam proyek tingkat biro ini, Business review member berkoordinasi dengan dirjen. Dalam proses review, lembar grid penempatan prioritasberikut ini harus dilengkapi:

D C B A5045403530252015105

5 10 25 20 25 30 35 40 45 50

Penilaian TeknisPenilaian Faktor Strategis

4. Steering committee

Steering committee memonitor semua proses review proyek TI. Ketika ada deadlock atau kemacetan di satu tahap, steering committee menentukan jalan keluarnya. Steering committee juga merupakan tim yang concern terhadap status dan perkembangan KTIN secara keseluruhan. Untuk proyek di tingkat biro, steering committee dapat berkoordinasi dengan dirjen.

24

BAB III. Pedoman Kontrol Investasi TI

III.1. Tinjauan UmumTujuan dari proses kontrol adalah untuk menyediakan informasi investasi TI mengenai proyek di keseluruhan unit bagi pembuat keputusan seperti manajer senior, manajer proyek, dan anggota tim.

Proses kontrol melengkapi sarana untuk memelihara pembuatan keputusan dan manajemen investasi TI dengan cara menyediakan informasi bagi manajer senior, manajer proyek, dan anggota tim. Informasi tersebut adalah sebagai berikut:

- Pandangan BKTIN terhadap investasi TI;- Evaluasi dampak investasi TI;- Perbandingan antara perkiraan biaya dan manfaat dengan hasil nyata;- Jadwal implementasi proyek dan penyimpangannya;- Sumberdaya kontraktor yang dipergunakan dan hambatan-hambatan

sumberdaya yang potensial.- Kebutuhan dan kerangka waktu pelatihan, merefleksikan pengaruh regional;- Identifikasi keamanan yang tumpang-tindih diantara aplikasi; dan- Identifikasi penyimpangan biaya proyek.

III.2. Alur ProsesProses kontrol investasi TI dijelaskan pada Lampiran 1(A). Bagan Alur Proses Kontrol.

III.3. Deskripsi ProsesProses kontrol terdiri dari beberapa langkah sebagai berikut:

Langkah 1. Informasi Kriteria Penyaringan Kontrol InputTujuan dari informasi kriteria penyaringan kontrol input adalah untuk memastikan proyek untuk selalu mempunyai informasi terbaru untuk digunakan oleh manajer proyek untuk membuat pilihan.

Proses ini terdiri dari empat langkah, yaitu:

a. Meninjau informasi penyaringan kontrolPilihan pada penyaringan kontrol memberikan tim investasi suatu daftar mengenai hal-hal untuk dipertimbangkan dalam menyelesaikan perbaikan. Langkah ini sangat kritis untuk membantu manajer proyek dalam membandingkan proyek dan tergabung dalam menu pilihan Penyaringan Kontrol. Tim investasi sebaiknya meninjau secara berkala pilihan pada penyaringan kontrol untuk melihat apakah ada tugas-tugas tambahan yang harus dilakukan.

Daftar Penyaringan Kontrol Menetapkan Tim Proyek Terpadu; Mengidentifikasi resiko saat ini (jika ada); Dokumentasi yang diperbaharui; dan

25

Informasi biaya dan jadwal yang diperbaharui.b. Meninjau informasi biaya siklus-hidup

Tujuan dari tinjauan ini adalah untuk memastikan bahwa semua biaya tetap berlaku dan untuk membantu dalam mengisi bagian Jadwal dan Biaya Kontrol. Pemeriksaan dan pembaharuan berkala terhadap informasi akan mencegah kepanikan pada saat-saat terakhir dalam mendapatkan informasi ini. Informasi biaya siklus-hidup sebaiknya menggambarkan identifikasi yang realistis mengenai semua biaya operational dan pendukung. Daftar biaya siklus hidup dapat dilihat pada Tabel 5.

Daftar Biaya Siklus-hidup Perangkat Keras/Peralatan

Client desktop workstations, laptops, and peripherals

Servers; local workgroup and enterprise servers

Communications hardware (hubs, routers, bridges, switches)

Power protection devices Memory upgrades Off-line storage devices Network cabling Network interface cards Lab or test equipment (% of use

dedicated to specific project) Network upgrades Auxiliary furnishings (printer

stands, etc.)

Perangkat Lunak Purchased COTS applications Periodic COTS license fees Desktop/workgroup software Network operating systems Application development tools Network and systems management

applications Help desk tools for management Contractor supplied development

and maintenance

Labor (Fully Burdened) Installation costs Maintenance In-house development and modification Requirements

development/documentation Testing System and network

administration/management Help desk support Acquisition/contracting Procedures development IT staff training and education End-user training Supplemental staffing Data maintenance Research and planning

Prasarana Upgrades or additions to

telecommunications backbone Upgrades to power lines

Lain-lain Biaya Kontraktor Biaya Penyimpanan Data Supplies (diskettes, toner, printer

ribbons, paper, etc.) Biaya fasilitas (system-related floor

space and utilities costs) Konsultan

Tabel 5. Daftar Biaya Siklus Hidup.

c. Meninjau DokumentasiTujuan tinjauan ini adalah untuk memastikan bahwa semua dokumen tersedia dalam I-TIPS (Information Technology Investment Portofolio System) untuk membantu dalam mengisi bagian Biaya dan Jadwal Kontrol. I-TIPS menyediakan perpustakaan dokumentasi sehingga semua dokumentasi proyek

26

dapat disimpan pada satu lokasi. Tim investasi meninjau dokumentasi proyek pada basis berkala untuk penyelesaian dan ketepatan. Jika dokumentasi sudah lengkap, maka akan dimasukkan ke dalam I-TIPS oleh tim investasi. BKTIN memerlukan dokumentasi tertentu untuk tiap proyek. I-TIPS memungkinkan manajer proyek untuk melampirkan dokumen tersebut secara elektronik. Walaupun demikian, tidak semua proyek memerlukan tiap bagian dari dokumentasi ini, juga beberapa dari dokumen ini dapat berupa sebagian dari dokumen lainnya. Tim investasi akan menentukan dokumen apa yang diperlukan pada awal proyek. Sangatlah penting untuk mencakup informasi yang diperlukan oleh BKTIN ke dalam dokumen proyek. Daftar dokumentasi dapat dilihat pada Tabel 6 di bawah ini:

Daftar Dokumentasi Analisis Alternatif

Answer the Three Pesky Questions. Does the investment in a major capital asset

support core/priority mission functions that need to be performed by the Federal Government?

Does the investment need to be undertaken by the requesting agency because no alternative private sector or government source can better support the function?

Does the investment support work processes that have been simplified or otherwise redesigned to reduce cost, improve effectiveness, and make maksimum use of commercial, off-the self technology?

Rencana Proyek Milestones utama beserta jadwal Deliverables Critical path decision poin Sumberdaya Tim Proyek Terpadu

Rencana Akuisisi – Bagian Pertama Pernyataan kebutuhan Kondisi signifikan yang mempengaruhi

akuisisi Kemampuan atau kinerja Tradeoffs Resiko Kontrak modular

Penilaian Dasar dan Pernyataan Kebutuhan Baseline assessment criteria Functionality Full life cycle cost Expected funding levels cost Security Plan Capacity to manage asset Existing resource baseline Performance gap

Rencana Keamanan Informasi Pemerintah

yang dilindungi dari penyalahgunaan, kehilangan dan akses ilegal

Tanggungjawab Keamanan yang ditugaskan

Rencana keamanan

Analisis Biaya & Manfaat Dugaan dan hambatan Alternatif beserta jadwal, biaya, and manfaat Analisis resiko dan sensitivitas Sasaran dan ukuran kinerja untuk memonitor

proyek

Studi Kelayakan dan Riset Pasar Kelayakan:

KetersediaanTerjangkauBiaya & Manfaat

Riset Pasar:Ketersediaan akan barang-barang komersial untuk memenuhi kebutuhan, dan apakah memerlukan modifikasiKemampuan distribusi and dukungan dari pemasok

Analisis Kebutuhan Fungsional Performance criteria, goal, or ultimate output Definition of the common uses of the IT

investment Ranking of each requirement in order of

importance Decomposition of functional requirements into

self- contained features Requirements should be described in terms of:

Business outcomePurposeS/SO program components involvedOperating constraintsMissionCapabilitySchedule and cost objectives

Rencana QA Proses Siklus-Hidup Tinjauan mandiri secara berkala

Rencana Manajemen Resiko Resiko termasuk biaya, jadwal dan teknis Resiko potensial

Bencana/Recovery and Contingency Plan Strategy for mission performance and recovery

from loss of existing support Plans for continuous testing of the system

27

sistem yang ditinjau oleh pakar keamanan Peraturan sistem Isu-isu pelatihan Kemampuan

menghadapi masalah Interconnectivity

security addressed Tinjauan kontrol

keamanan

Rencana Akuisisi – Bagian Kedua Source of supply Competition description Source selection procurement Contracting consideration Budgeting and funding Product description Priorities Contractor vs. Government preference Performance Management System Test and evaluation Logistics considerations Indicate Government furnished property Indicate Government furnished information

Plans for asset/ IT Investments:Operational analysisSteady State PlanSchedule Post Implementation ReviewAsset Disposal Plan

Tinjauan Pasca-Implementasi System reviewed and documented on a regular

basis PIR conducted by an independent evaluation

team Customer user satisfaction reviewed Internal business reviewed Strategic impact and effectiveness reviewed Innovation reviewed

Tabel 6. Daftar Dokumentasi.

d. Meninjau Resiko ProyekTujuan dari identifikasi resiko yang mungkin mempengaruhi proyek tersebut atau yang lainnya adalah untuk menyediakan sarana untuk memonitor informasi terperinci mengenai segala konflik yang potensial bagi manajer proyek, tim investasi, dan BKTIN. Seleksi investasi memerlukan perencanaan resiko. Investasi TI dapat dihubungkan dengan berbagai faktor resiko, baik internal maupun eksternal. Proses manajemen resiko yang dapat diulang dapat membantu BKTIN untuk mengurangi kegagalan pada investasi TI. Manajemen resiko adalah suatu metode yang terorganisir untuk mengidentifikasi dan mengukur resiko dan mengembangkan, memilih, dan mengatur pilihan untuk menangani resiko-resiko tersebut. Daftar resiko proyek dapat dilihat pada Tabel 7.

Daftar Resiko Proyek Resiko Strategis

Penjajaran dengan strategi bisnis keseluruhan Clarity of expression of anticipated project outcomes. Presence of metrics to verify the successful completion of each project phase.

Resiko Keuangan Size of expenditure required. Existence of cost/benefit analysis. Existence of defined payback and time frame of payback. Reputation and financial status of vendor(s).

28

Resiko Manajemen Proyek Experience of project management teams Existence of work plan for entire life cycle. Degree of development of measurable milestones. Length of time for project implementation. Existence of system for tracking unresolved issues. Definition of user and development skill requirements.

Resiko Teknologi Plan for validating that user needs are met. Existence of load test in accordance with industry standards Evaluation of technology options. Maintainability and ability to upgrade key technologies. Vendor's ability to implement technology.

Resiko Keamanan Penilaian resiko; Implementasi kontrol keamanan; Security training and awareness; Contingency planning & disaster recovery; Comply with security policy.

Manajemen/Resiko Perubahan Development of acceptance plan; Experience and ability of existing staff to support new system; Organization's familiarity with proposed hardware/software environment; Development of system operating procedures; Impact to organization of system failure; Magnitude of change introduced by system; Number of business units impacted.

Tabel 7. Daftar Resiko Proyek.

Langkah 2. Informasi Biaya dan Jadwal Kontrol InputTujuan dari memasukkan Informasi Biaya dan Jadwal Kontrol Input adalah untuk melacak apakah proyek utama akan mempengaruhi atau dipengaruhi oleh proyek utama lainnya, dan untuk melacak perkembangan dari seluruh proyek utama.

a) Tahapan Awal:Tahapan awal adalah suatu proses yang dilakukan sebagai bagian dari proses perencanaan dan seleksi. Hal ini mengidentifikasikan milestone, biaya, dan jadwal yang telah direncanakan untuk tiap proyek untuk tahun anggaran berikutnya.

Informasi berikut ini harus dikumpulkan untuk tahap awal:

Milestone. Mengidentifikasi satu atau lebih kegiatan milestone untuk diselesaikan pada tahun terkait. Suatu peristiwa atau milestone dapat berupa "Pelatihan daerah 4, 5, dan 6 mengenai Oracle" atau "Menyebarkan Sistem HR ke daerah 1, 2, dan 3". Hal tersebut sangat penting untuk dijelaskan sejelas-jelasnya. "Pelatihan Daerah 4, 5, dan 6 mengenai Oracle" menjelaskan lebih jelas daripada sekedar "Pelatihan Pengguna" atau "Pelatihan Pengguna mengenai Oracle".Milestone dapat memperluas keseluruhan anggaran belanja, sementara dapat dimengerti bahwa milestone kadang-kadang berjalan melewati tahun anggaran. Untuk pelaporan yang akurat, suatu milestone sebaiknya terpisah untuk menjelaskan apa yang sudah diselesaikan pada tahun anggaran yang bersangkutan.

29

Tanggal Mulai - Rencana. Tanggal milestone utama dimulai.Tanggal Selesai - Rencana. Tanggal milestone utama akan berakhir.Durasi Jam - Rencana. Jumlah total jam yang direncanakan untuk dicurahkan pada milestone.Biaya - Rencana (BR). Biaya yang diasosiasikan dengan milestone. Biaya yang direncanakan sebaiknya tidak pernah melampaui biaya total yang dilaporkan dalam informasi Biaya Siklus-Hidup.

b) Pembaharuan Bulanan dan Empat-bulanan:Jika basis sudah dibangun dan tahun anggran dimulai, maka insiatif memasuki proses Kontrol dan peninjauan regular dimulai. Pengembangan/Pemeliharaan/dan Peningkatan (PPP) proyek ditinjau pada basis bulanan dan proyek stady state ditinjau pada basis empat-bulanan. Tinjauan tersebut memfokuskan pada perolehan biaya dan jadwal aktual bagi tiap milestone dan memperkirakan tingkatan penyelesaian untuk tiap milestone.

Selama peninjauan, beberapa informasi berikut ini sebaiknya dikumpulkan:Tanggal Mulai - Aktual. Jika pekerjaan pada milestone telah dimulai sejak tanggal terakhir dilaporkan, maka tanggal mulai aktual sebaiknya direkam dalam field ini. Tanggal Selesai - Aktual. Jika milestone telah selesai sejak tanggal terakhir dilaporkan, maka tanggal selesai aktual sebaiknya direkam dalam field ini. Hal ini akan merefleksikan kerangka waktu yang sebenarnya bahwa milestone ini telah diselesaikan dan akan dibandingkan dengan tanggal mulai dan selesai yang telah direncanakan untuk menentukan perbedaan dalam jadwal.Durasi Jam - Aktual. Jumlah jam yang terpakai pada milestone ini direkam dalam field ini.Persentase Penyelesaian. Manajer proyek harus menilai persentase penyelesaian untuk tiap milestone. Penilaian ini sebaiknya dikumpulkan dari paket manajemen proyek atau metodologi dimanan manajer proyek menggunakannya untuk mengelola dan mengontrol proyek tersebut.Biaya - Aktual. Biaya Kumulatif untuk tiap milestone sebaiknya dilaporkan. Hal ini akan merefleksikan biaya sebenarnya dan akan dibandingkan dengan biaya yang direncanakan untuk menentukan perbedaan dalam biaya.

c) Calculated field:Jika informasi telah diperbaharui melalui Tahapan Awal dan proses diperbaharui, maka informasi berikut ini sebaiknya dikumpulkan:Durasi Hari - Rencana. Jumlah hari kalendar milestone ini direncanakan sampai akhir. Hal ini merefleksikan perbedaan antara tanggal mulai dan selesai yang direncanakan.Durasi Hari - Aktual. Jumlah hari kalendar milestone ini berakhir. Hal ini merefleksikan perbedaan antara tanggal mulai dan selesai aktual.Tanggal Mulai - Jadwal Target. Hal ini akan mencocokkan Tanggal Mulai - Jadwal Aktual dan akan digunakan untuk memperhitungkan Durasi Target - Hari dan Target Durasi - Jam.Tanggal Selesai - Jadwal Target. Jika milestone terselesaikan kurang dari 100%, maka hal ini adalah tanggal target perkiraan yang diperbaharui dimana milestone akan diselesaikan berdasar pada persentase penyelesaian dan Durasi Target - Hari. Jika milestone ini terselesaikan 100%, maka hal ini akan cocok dengan Tanggal Selesai - Jadwal Target.Durasi Target - Hari. Jika milestone terselesaikan kurang daari 100%, maka hal ini adalah durasi perkiraan yang telah diperbaharui dengan berdasar pada persentase penyelesaian dan jumlah hari yang telah digunakan pada milestone ini. Jika milestone ini 100% terselesaikan, maka hal ini akan cocok dengan Durasi Hari Aktual.

30

Durasi Target - Jam. Jika milestone terselesaikan kurang dari 100%, maka hal ini adalah jumlah jam perkiraan yang diperbaharui yang akan digunakan pada milestone ini dengan berdasar pada persentase penyelesaian dan jumlah jam yang sudah terpakai pada milestone ini. Jika milestone ini 100% terselesaikan, maka hal ini akan cocok dengan Durasi Target - Jam.Nilai yang Didapat. Informasi Biaya Nilai yang Didapat (IBND): Nilai dari pekerjaan yang selesai diekspresikan dalam bentuk anggaran yang ditetapkan ke pekerjaan itu. Penentuan dari nila yang didapat bergantung pada jenis usaha yang digunakan untuk mengukur nilai yang didapat, tetapi proses BKTIN akan menggunakan metode perkiraan persentase terselesaikan untuk pengukuran nilai yang didapat untuk mengukur kinerja milestone. Metode ini menjadikan perkiraan bulanan mengenai persentase kerja terselesaikan dapat dilakukan oleh individu yang bertugas pada paket kerja. Perkiraan ini diekspresikan sebagai nilai kumulatif untuk 100% dari nilai milestone. Nilai yang didapat tersebut kemudian dikalkulasikan dengan mengaplikasikan persentase tersebut pada anggaran total untuk pekerjaan tersebut.

Langkah 3. Melakukan Tinjauan InvestasiTujuan dari Peninjauan Investasi adalah untuk menjamin informasi telah dimasukkan dan untuk mengurangi konflik milestone antara proyek tersebut dan proyek layanan lainnya.

Lihat Lampiran 1(B) dan 1(C) untuk menampilkan laporan tersebut.

Langkah 4. Tinjauan Investasi BKTINTujuan dari tinjauan ini adalah untuk memastikan bahwa konflik yang terjadi antara proyek dapat dikurangi dan tujuan investasi organisasi dapat dicapai. Proses tinjauan terdiri atas tiga laporan, yaitu:- laporan mengenai target;- milestone proyek; dan- lembar data proyek.

contoh:No.

ProyekNama Proyek Perbedaan

Biaya %Perbedaan Jadwal %

1 Proyek A + 3% + 3% Over cost, Ahead Schedule2 Proyek B + 6% - 7% Over cost, Behind Schedule3 Proyek C + 6% - 2% Over cost, Behind Schedule4 Proyek D - 15% + 3% Under cost, Ahead Schedule5 Proyek E - 1% - 1% Under cost, Behind Schedule

31

a. Pelaporan Target Proyek

Over Cost/Behind Schedule Over Cost/Ahead of Schedule>10%+10%

2 3+5%

0%

1

5

-5%

-10%

4Under Cost/Behind Schedule Under Cost/Ahead of Schedule

b. Jadwal Milestone Proyek

Jadwal Milestone Proyek

Kantor Layanan/

Staf

Inisiatif (Nama Proyek

Milestone Utama

Planned Start Date

Planned End Date

Actual Start Date

Actual End Date

ZXY Proyek A Rencana Akuisisi

03/01/1999 03/30/1999 04/01/1999 04/15/1999

Pengujian 03/16/1999 03/26/1999 04/05/1999 N/APelatihan 03/28/1999 10/10/1999 04/07/1999 N/A

Proyek B

32

c. Lembar Data Proyek

Lembar Data Proyek

Kantor Layanan/Staf

Inisiatif (Nama Proyek)

Milestone Utama

Status Keamanan

TI

Analisis Resiko

ZXY Proyek A Rencana AkuisisiPengujianPelatihan

Proyek B

33

BAB IV. Tinjauan Evaluasi Pasca-Implementasi

Suatu tinjauan evaluasi pasca-implementasi menilai dampak untuk memeriksa apakah investasi terssebut mencapai hasil yang diinginkan dan memenuhi ukuran dampak strategis yang diperkirakan oleh organisasi tersebut, dalam lingkup jadwal dan biaya yang telah direncanakan.

Untuk menentukan kesuksesan suatu investasi, organisasi tersebut perlu untuk mengevaluasi kinerja sistem setelah diimplementasikan. Melalui Tinjauan Evaluasi Pasca-Implementasi, organisasi tersebut menentukan apakah investasi tersebut memenuhi tujuan dan mengevaluasi pengembangan dan menajemen yang mendukung investasi. Tinjauan ini juga membandingkan pengeluaran total investasi aktual dengan biaya investasi yang diperkirakan.

IV.1. Tujuan Evaluasi Pasca-ImplementasiTinjauan Evaluasi Pasca-Implementasi (TEPI) dilakukan setelah implementasi sistem untuk memungkinkan suatu organisasi mengevaluasi tugas dan mengukur nilai yang didapat melalui sumberdaya informasi dalam mendukung tujuan strategis suatu organisasi. TEPI menyediakan dokumentasi atas kesuksesan dari suatu sistem dan alasan-alasan kesuksesan tersebut.

TEPI adalah suatu alat untuk menentukan apakah investasi teknologi tersebut menghasilkan manfaat yang diharapkan terhadap proses, produk, atau jasa yang didukung oleh organisasi tersebut. Sebagai tambahan, TEPI menyediakan suatu standard pendekatan dalam mengevaluasi suatu dampak investasi dan, untuk itu, mendukung pengertian di antara manajemen TI, manajemen pengguna, dan manajemen eksekutif dari hubungan antara investasi TI dan sasaran strategis organisasi. Evaluasi formal yang sistematis ini menciptakan suatu bahasa umum yang dapat digunakan untuk mengkomunikasikan kinerja TI kepada semua pihak yang berminat dan terlibat.

Manajemen organisasi dapat menggunakan ukuran dampak untuk memonitor kecenderungan dalam kegiatan TI dan untuk melacak efek dimana berbagai intervensi, kebijakan, dan/atau kegiatan berlangsung. TEPI memungkinkan manajemen organisasi untuk memudahkan perencanaan dan pengembangan yang lebih baik dalam lingkup manajemennya.

Selama proses pengembangan, tim investasi akan memonitor semua pengeluaran yang berhubungan dengan investasi melalui sistem pelacakan biaya. Dengan menganalisis pengeluaran aktual yang dibandingkan dengan pengeluaran yang telah direncanakan, maka tim investasi dapat memperbaiki tehnik perkiraan biaya dan memperbaiki perkiraan investasi di masa depan.

Hal yang paling penting adalah dengan melakukan tinjauan akhir atas suatu sistem, maka manajemen eksekutif dapat memperoleh masukan-balik pada keputusan sumberdaya informasi mereka.

34

IV.2. Kategori Tinjauan Evaluasi Pasca-Implementasi

Ada dua kategori TEPI:

Kategori 1

Meninjau investasi TI setelah investasi tersebut telah beroperasi (atau dibatalkan) selama 6-12 bulan. Tinjauan ini seringkali mengadakan kunjungan ke lapangan terpilih untuk mewawancarai pelanggan dan teknisi.

Kategori 2

Dilaksanakan 3-6 bulan setelah tanggal penyelesaian yang direncanakan untuk akusisi TI. (Pembelian perangkat keras, perangkat lunak, jasa kontrak/konsultan atau upgrade jaringan telekomunikasi). Hal ini akan menjadi tinjauan jarak jauh dimana data dikumpulkan melalui kuesioner survey atau teleconferencing. Tim peninjau dapat mengunjungi field station untuk mengesahkan informasi. Jika suatu investasi telah diimplementasikan secara keseluruhan atau dibatalkan, TEPI dapat dilaksanakan. Tinjauan ini akan terjadi pada saat 3-12 bulan setelah suatu investasi mencapai titik akhir dan dilakukan oleh suatu kelompok selain tim pengembangan investasi, dengan tujuan agar memastikan hal tersebut dilakukan secara independent dan obyektif.

IV.3. Deskripsi Proses Tinjauan Evaluasi Pasca-Implementasi

Persiapan untuk TEPI secara aktual dimulai selama tahap awal dari pengembangan investasi. Organisasi harus menentukan ukuran kinerja dan manfaat yang diharapkan selama tahap perencanaan investasi. Ukuran kinerja dan manfaat yang diharapkan tersebut kemudian disetujui oleh stakeholder sistem dan manajemen organisasi.

Akhirnya, tim investasi memastikan bahwa sistem dan metode yang sesuai tersebut untuk mengumpulkan dan melacak ukuran telah diimplementasikan sehingga pelaporan kinerja investasi dapat dipelihara di keseluruhan siklus-hidup investasi dan/atau setelah implementasi sistem. Ukuran tersebut akan tersedia apabila organisasi tersebut diminta untuk melakukan TEPI.

Tim investasi sebaiknya mengukur dampak paling sedikit dua kali; pertama sesudah membuat basis ukuran dampak sebelum mengimplementasikan layanan yang berhubungan dengan investasi dan lagi setelah layanan penuh tersedia. Perbedaan dua ukuran akan menggambarkan perbaikan yang direaliasasikan dari investasi TI.

Pada penyelesaian investasi TI utama, manajer organisasi tersebut bertanggung jawab untuk mengkoordinasikan tinjauan tersebut pada saat 3-6 bulan setelah implementasi sistem. Untuk mendukung usaha ini, maka beberapa langkah berikut sebaiknya diimplementasikan dalam organisasi:

- Manajer investasi sebaiknya memastikan bahwa dampak investasi (ukuran kinerja) yang ditentukan oleh pengguna utama dari sistem tersebut sebelum inisiasi investasi dapat diperoleh secara andal melalui sistem pelacakan dan pelaporan yang sah.

35

- Ukuran kinerja sebaiknya dikumpulkan sebelum implementasi dan dilakukan lagi 3-6 bulan setelah implementasi. Periode pasca-implementasi ini akan memberikan pertimbangan dari kurva pembelajaran awal dari pengguna sistem dan menyediakan perbandingan yang lebih sah terhadap ukuran terdahulu. Ukuran investasi ini melaporkan manfaat aktual yang diterima dari investasi TI. Ukuran investasi akhir dilaporkan kepada QAT.

- Organisasi tersebut sebaiknya memastikan staf dan manajemen yang tepat untuk berpartisipasi dalam TEPI. Suatu produk dari tinjauan adalah suatu pelaporan investasi yang menyediakan elemen yang diidentifikasi pada bagian berikutnya. Berikut adalah staf yang sebaiknya tercakup dalam tinjauan: Tim Investasi dan Manajemen—Kontribusi mereka sebaiknya difokuskan

pada pelajaran yang dipelajari dalam proses manajemen investasi. Pelajaran ini dapat menuju pada suatu perubahan dan perbaikan dalam manajemen investasi di masa depan.

Staf pengguna—Fokus mereka adalah pada ukuran kinerja dan manfaat seperti halnya pelajaran yang dipelajari dari proses manajemen investasi. Staf pengguna tersebut sebaiknya membandingkan ukuran kinerja terhadap pengukuran-pengukuran awal dan menentukan apakah investasi yang telah direalisasikan sesuai kinerjanya dan manfaatnya dengan apa yang telah direncanakan.

Manajemen eksekutif organisasi—Fokus mereka adalah pada manfaat yang didapat dari sistem. Karena mereka menyetujui investasi tersebut, maka mereka perlu mengetahui apakah investasi yang dilakukan memperoleh manfaat sebagaimana yang diharapkan sewaktu keputusan awal ditentukan.

Pelanggan yang terpengaruh langsung oleh sistem—Fokus mereka adalah pada layanan. Jika mungkin, kelompok ini sebaiknya ikut serta untuk mengukur manfaat yang diaplikasikan pada mereka dan segala pelajaran yang dipelajari selama proses implementasi.

Berikut ini adalah tiga aspek penting yang sebaiknya dievaluasi sebagai bagian dari TEPI yang lengkap:

1. Pelanggan

Survey seharusnya dilakukan untuk menentukan kepuasan pengguna terhadap produk akhir. Sebaiknya ada pandangan yang terfokus pada kesempurnaan investasi dalam mendukung berbagai proses bisnis organisasi. Banyak manfaat yang tidak nyata yang teridentifikasi pada mulanya akan berhubungan dengan bagaiman pelanggan dan pengguna berpendapat mengenai investasi akhir.

2. Pengaruh Misi/Program

Pendekatan yang lebih seksama sebaiknya dilakukan untuk menentukan apakah sistem yang telah diimplementasi telah mencapai pengaruh yang diinginkan, dan apakah pengaruh ini masih sejalan dengan sasaran misi. Suatu penilaian juga harus dilakukan pada aspek-aspek investasi yang lebih spesifik, seperti perkiraan penghematan biaya yang telah dicapai, pemenuhan arsitektur TI, evaluasi produk informasi (akurasi, ketepatan waktu, kecukupan, dan ketepatan informasi), dan identifikasi dari pemeliharaan tambahan atau isu keamanan.

36

3. Kemampuan Teknis

Suatu evaluasi sebaiknya dilakukan berdasarkan aspek-aspek teknis investasi, baik saat ini atau di masa depan. Evaluasi seperti itu dapat difokuskan pada faktor-faktor seperti kompetensi dari gugus-kerja untuk menggunakan sistem yang baru dan kepuasan pegawai atau penyimpanan, perluasan penggunaan teknologi, dan keahlian metodologis dari tim pengembangan.

Untuk melaksanakan TEPI, suatu organisasi dapat menggunakan unit internal bersangkutan seperti unit audit atau dioutsource ke pihak ketiga.

IV.4. Komponen Evaluasi Pasca-ImplementasiDi bawah ini adalah elemen-elemen yang sebaiknya tercakup dalam Tinjauan Evaluasi Pasca-Implementasi:

1. Deskripsi Sejarah Investasi

Menyediakan tinjauan eksekutif mengenai cara penyelesaian masalah teknis yang dipilih untuk memenuhi tujuan investasi. Secara singkat menjelaskan perubahan dari desain asli yang terjadi selama rangkaian pengembangan investasi. Penggabungan tinjauan singkat dari kronologi investasi yang memusatkan perhatian pada perubahan-perubahan pada pengembangan dan implementasi sistem.

2. Sejarah Biaya

Menyediakan laporan keuangan mengenai biaya aktual untuk pengembangan investasi dengan menggunakan format daftar biaya seperti halnya yang disiapkan untuk Biennial Operating Plan (BOP), menunjukkan suatu sejarah biaya yang terencana yang merefleksikan amandemen BOP yang disetujui dan jadwal BOP yang diperbaharui. Hal ini akan menunjukkan semua perubahan dari perkiraan BOP pertama melalui semua pembaharuan sampai pada jadwal biaya akhir yang diajukan. Termasuk suatu perbandingan dari biaya aktual dan yang direncanakan, dan menjelaskan perbedaan-perbedaan utama. Pada saat menjelaskan perbedaan-perbedaan tersebut, dijelaskan bagaimana biaya berubah, menjelaskan pengaruh dari perubahan tersebut, dan secara singkat menjelaskan apa yang menyebabkan tiap perubahan tersebut.

3. Deskripsi Metodologi Manajemen Investasi dan Pengembangan Sistem

Menjelaskan metodologi manajemen investasi utama dan metodologi pengembangan sistem yang digunakan untuk mengembangkan sistem, termasuk suatu penjelasan mengenai bagian-bagian dari metodologi pengembangan sistem yang sedang digunakan dan yang tidak sedang digunakan, dan menjelaskan pengaruh dari keputusan-keputusan tersebut. Termasuk perbandingan antara tanggal yang direncanakan pada mulanya untuk milestone dan dapat diterapkan pada tanggal aktual, dan secara singkat menjelaskan perbedaan-perbedaan utama dalam jadwal. Pada saat menjelaskan perbedaan-perbedaan tersebut, jelaskan bagaimana jadwal berubah, pengaruh dari perubahan-perubahan tersebut, dan apa yang menyebabkan tiap perubahan tersebut.

37

4. Ukuran Kinerja

Menyediakan suatu daftar dari ukuran kinerja yang pada awalnya digunakan untuk memperbaiki investasi. Menyediakan suatu perbandingan atas ukuran kinerja awal terhadap ukuran kinerja aktual bagi sistem. Termasuk penjelasan tentang bagaimana investasi tersebut mengubah organisasi dan/atau penyampaian dari layanan.

5. Pelajaran yang Dipelajari

Menjelaskan pelajaran yang didapat selama investasi ini. Pelajaran tersebut akan menunjukan perbaikan proses perencanaan dan pengembangan yang dapat digunakan untuk investasi yang akan datang. Hal-hal tersebut dapat mencakup pelajaran yang dipelajari mengenai (tetapi tidak dibatasi pada hal-hal tersebut saja):

proses manajemen investasi;

proses pengembangan sistem;

metodologi kontrak yang digunakan;

pelatihan yang diterima dan/atau disediakan;

kegiatan konversi;

bagian lain dari proses pengembangan investasi yang sepertinya memerlukan perubahan untuk investasi yang akan datang;

teknologi yang pernah digunakan;

perangkat lunak yang digunakan;

perbaikan dalam tim investasi;

perubahan dalam peraturan dan perundangan untuk menghilangkan batasan dari usaha-usaha yang akan datang. Termasuk rekomendasi bagi perbaikan untuk investasi yang lebih baik bagi organisasi di masa depan. Menjelaskan praktek-praktek terbaik yang pernah terjadi dalam investasi ini yang sebaiknya diulangi untuk investasi berikutnya.

6. Pengaruh terhadap Sistem

Secara singkat menjelaskan pengaruh dari sistem pada manajer, pengguna, dan pelanggan. Menyediakan feedback bagi manajemen eksekutif mengenai kesuksesan sistem, manfaat yang didapat, dan perbaikan dalam ukuran kinerja, termasuk masukan dari pengguna mengenai kesuksesan sistem, manfaat yang didapat, dan perbaikan ukuran kinerja.

Elemen-elemen fokus utama dari TEPI adalah:

1. Arsitektur TI dan Prasarana Telekomunikasi (termasuk Keamanan dan Kontrol Internal);

2. Ukuran Kinerja;3. Manajemen Investasi;4. Penerimaan Pelanggan;5. Dukungan Proses Bisnis;6. Gugus-Kerja dengan Kinerja Tinggi;7. Biaya Vs. Penghematan

38

IV.5. Tahapan Evaluasi Pasca-Implementasi

Ada empat langkah dalam melaksanakan suatu TEPI. Tiap langkah memiliki sejumlah tugas-tugas. Tugas-tugas tersebut adalah perencanaan, koordinasi, eksekusi, dan pelaporan:

Tahap 1 - Perencanaan

Setelah tim peninjau dipilih, maka tim itu harus mengumpulkan dokumentasi mengenai investasi TI dan mengembangkan rencana tinjauan. Rencana tersebut sebaiknya mencakup pengenalan, daftar tujuan tinjauan, identifikasi elemen-elemen fokus, dan menyediakan suatu jadwal pengajuan. Jika tiga langkah pertama telah dilaksanakan, maka pimpinan tim akan menjadwalkan pertemuan pertama dengan pelaksana program. Dalam pertemuan tersebut, tim peninjau akan menjelaskan rencana tinjauan dan mengidentifikasi Point of Contact (POC) dari pelaksana program. Sebagai tambahan, tim peninjau akan mengidentifikasi segala informasi yang diperlukan dari pelaksana program. Informasi latar belakang adalah analisis biaya dan manfaat yang asli, rencana dukungan investasi, dan ukuran kinerja yang tersedia dalam Capital Investment Proposal atau IT Acquisition Request Package. Dokumentasi tambahan yang mungkin diperlukan oleh tim tersebut dari pelaksana program akan mencakup informasi kinerja yang terbaru, pedoman pelatihan, dan skema arsitektur local.

Tahap 2 - Koordinasi

Bekerjasama dengan POC dari pelaksana program, tim peninjau akan menyempurnakan rencana tinjauan, menentukan lokasi-lokasi yang akan dikunjungi dan jadwal kunjungan lokasi. Jika lokasi tersebut akan dikunjungi, maka pimpinan tim peninjau akan meminta pelaksana program untuk mengidentifikasikan POC untuk setiap lokasinya. Anggota tim peninjau akan menghubungi tiap POC, mengenai aturan dan tanggungjawab tim, tujuan dari tinjauan dan elemen-elemen yang menjadi fokus. Anggota tim akan meminta POC untuk memberitahukan responden-responden yang khusus yang teridentifikasi oleh tim dan juga untuk merekomendasikan responden tambahan. POC akan melakukan hal-hal sebagai berikut:

Memberitahu manajemen lokasi setempat mengenai kunjungan;

Mengatur uraian singkat pada waktu penerimaan;

Mengkoordinasikan dan menjadwalkan responden; dan

Memastikan semua responden telah mendapatkan salinan pertanyaan interview.

Tim peninjau akan menyediakan POC dengan salinan dari rencana tinjauan dan pertanyaan paling lambat 10 hari sebelum kunjungan dilakukan.

Tahap 3 - Pelaksanaan

Tim peninjau melaksanakan rencana tinjauan. Jika rencana mencakup kunjungan lapangan, maka anggota tim akan memberikan uraian singkat pada saat masuk dan keluar lokasi bagi pihak manajemen dan tiap responden di lokasi tersebut. Setelah kunjungan lapangan, anggota tim peninjau akan

39

mengkonsolidasikan catatan individu mereka selama melakukan wawancara. Pimpinan tim akan menggunakan hasil penggabungan tersebut untuk mempersiapkan laporan kunjungan tim, untuk menyediakan dokumentasi atas temuan tim, dan sebagai informasi persiapan sebelum mengunjungi lokasi berikutnya. Pimpinan tim akan memberikan uraian singkat secara reguler kepada pihak manajemen mengenai perkembangan tim seperti halnya pada saat kepulangan kembali dari tiap kunjungan.

Tahap 4 - Pelaporan

Jika tim telah menyelesaikan tinjauan dan analisis mereka, maka akan dipersiapkan suatu naskah pelaporan. Pimpinan tim akan mengajukan naskah laporan kepada kantor program untuk ditinjau dan dikomentari terhadap temuan dan rekomendasi. Setelah menerima komentar dari kantor program, pimpinan tim akan menyempurnakannya untuk dipresentasikan kepada Dewan CIO. Dewan CIO akan meninjau dan jika diperlukan mengubah laporan tersebut, dan memperhatikan secara seksama temuan dan rekomendasi. Jika laporan telah disetujui oleh Dewan CIO, maka laporan itu akan diberikan pada pelaksana program untuk ditindaklanjuti. Pelaksana program akan menyediakan rencana tindakan bagi Dewan CIO yang merinci kegiatan-kegiatan apa saja yang akan dilakukan oleh organisasi sebagai respon atas tiap rekomendasi dan kapan tindakan tersebut akan diselesaikan.

40

LAMPIRAN 1(A). Bagan Alur Proses KontrolProses Kontrol Perencanaan Modal dan Investasi TI

YA

LANJUTKAN ATAU MODIFIKASI

MONITOR

TIDAK

YA

TIDAK

TINDAKAN INVESTASI LANGSUNG

MULAI

Kriteria Penyaringan Kontrol Input

InformasiBiaya and Jadwal

Kontrol Input

Melakukan Tinjauan Proyek

Memasuki Proses Evaluasi– Mengadakan Tinjauan

Evaluasi Pasca-Implementasi (TEPI)

ApakahTindakan Perbaikan Diperlukan

?

Apakah Tindakan Proyek

Diperlukan?

BATAL ATAU SISTEM

BEROPERASI

Mengembangkan Tindakan Perbaikan

Tinjauan Proyek BKTIN

Mengembangkan Tindakan Proyek

Memutuskan untuk

melanjutkan, membatalkan,

atau memodifikasi

proyek

41

LAMPIRAN 1(B) – Biaya dan Jadwal Milestone Proyek

Laporan Manajer Layanan/Proyek – Biaya dan Jadwal Milestone ProyekNama Layanan:

Inisiatif (Nama Proyek)

Milestone Utama

Tanggal Mulai

Rencana

Tanggal Selesai

Rencana

Tanggal Mulai Aktual

Tanggal Selesai Aktual

Biaya Rencana

Biaya Aktual

Persentase Penyelesaian

Perbedaan Jadwal

Perbedaan Biaya

42

LAMPIRAN 1(C) – Analisis Pengaruh Proyek

Laporan Manajer Layanan/Proyek – Analisis Pengaruh ProyekNama Layanan:

Inisiatif (Nama Proyek) Milestone Utama Penerima Manfaat

LangsungKontraktor yang

Digunakan Status Keamanan TI Analisis Resiko

43

LAMPIRAN 2

Tinjauan Umum Evaluasi KinerjaUkuran Kinerja adalah sebagai berikut:

Penilaian atas efektivitas dan efisiensi dari suatu investasi dalam mendukung pencapaian misi, sasaran, dan tujuan kuantitatif suatu organisasi melalui aplikasi berbasis pada dampak, dapat diukur, dan kriteria kuantitatif, dibandingkan pada basis awal yang dibuat, terhadap aktivitas, operasi, dan proses.

Ukuran kinerja adalah proses dimana suatu organisasi membuat parameter kinerja dalam program, investasi, dan akuisisi yang memperoleh hasil yang diinginkan dalam mendukung sasaran misi. Parameter-parameter tersebut mencakup:

- Kondisi basis awal, dimana tingkatan kinerja sebelum inisiasi investasi;

- Tingkatan kinerja saat ini yang dihasilkan dari usaha investasi;

- Tolak-ukur, dimana tingkatan kinerja yang didapat dari studi mengenai praktek-praktek terbaik;

- Sasaran bagi tingkatan kinerja yang diinginkan, biasanya didasarkan pada tolak-ukur; dan

- Threshold, yaitu tingkatan kinerja dimana investasi tidak lagi mencapai hasil yang dapat diterima.

Efisiensi dan EfektifvitasKinerja sebaiknya dievaluasi dengan menggunakan dua kriteria: efektivitas dan efisiensi. Efektivitas menunjukkan bahwa suatu organisasi melakukan hal yang tepat, sementara efisiensi menunjukkan bahwa suatu organisasi melakukan sesuatu secara optimal. Beberapa hal yang dapat mengidentifikasi tiap hal tersebut mencakup:

Efektivitas EfisiensiApakah organisasi telah mencapai misi dan tujuannya?

Apakan tarif kewajiban cocok dengan anggaran tahunan?

Apakah pengguna akhir dari produk/jasa memuaskan pelanggan?

Apakah investasi selesai tepat waktu dan sesuai dengan anggaran?

Apakah kerja yang dilakukan berkualitas tinggi?

Berapa banyak produk/jasa yang dibuat? Berapa banyak FTE diperlukan?

Mengembangkan Ukuran Kinerja

Ada empat langkah utama dalam mengembangkan ukuran kinerja investasi (basis awal internal):1. Mengidentifikasi investasi, misi dan tujuan investasi, eksternal, basis awal

fungsional, tolak-ukur, dan posisi target investasi. Apa nama investasi dan siapa pengguna dan pelanggannya? Apa jenis investasinya dan apa saja usaha-usaha kerjanya? Apa saja yang menjadi misi dan tujuan investasi tersebut?

44

Apa saja yang menjadi tujuan fungsional?

2. Tentukan ukuran kinerja dasar. Hal-hal apa saja yang menjadi ukuran manfaat (contoh: adaptabilitas,

komunikasi, waktu proses, kecepatan, turnaround, understandability)? Hal-hal apa saja yang menjadi ukuran biaya (contoh: jumlah investasi

dollar yang dibutuhkan untuk mencapai milestone atau investasi yang diperlukan untuk melakukan suatu fungsi)?

Hal-hal apa saja yang menjadi ukuran jadwal (contoh: receipt of deliverables required, design reviews, dan sign offs, pencapaian atas kemampuan awal investasi, penyelesaian dari suatu konstruksi atau instalasi)?

3. Mengesahkan kelayakan atas ukuran kinerja. Hal-hal apa saja yang dibutuhkan untuk penghitungan ukuran kinerja jika

data telah dikumpulkan, dan siapa yang mengumpulkan data tersebut? Bagimana cara untuk memeriksa dan mengesahkan hasil tersebut untuk

memastikan bahwa hal tersebut sudah akurat? Apa saja yang menjadi biaya dari pengumpulan data?

4. Menyempurnakan dasar pengukuran kinerja dan menentukan suatu metodologi untuk melacak hasil eksternal investasi. Memastikan bahwa kumpulan dari ukuran kinerja menentukan dampak

yang diinginkan. Meraih kesepakatan bagi basis pengukuran kinerja. Mengadakan usaha-usaha pengumpulan data untuk mendapatkan nilai-nilai

berkala dari ukuran dalam basis.

Mengidentifikasi dan melacak secara akurat ukuran kinerja yang akan meningkatkan kontrol terhadap dampak investasi seperti halnya memperbaiki keseluruhan manajemen investasi. Sebagai tambahan, proses ini akan memperbaiki seleksi investasi di masa datang dengan mengetahui jenis-jenis investasi yang akan memberikan pengaruh positif kepada sasaran kinerja yang telah dibuat.

Sumber DataSumber data bagi ukuran kinerja VA dapat ditemukan dalam:

- Rencana Strategis Organisasi;

- Rencana Strategis SI/TI.

45

LAMPIRAN 3

Komponen Pier Focus

TINJAUAN ELEMEN FOCUS SUMBER INFORMASI POTENSIAL

Penyejajaran Misi Rencana Strategis TI Organisasi

Arsitektur TI & Prasarana Telekomunikasi Telecommunications Sizing Study

Rencana Keamanan

Arsitektur Teknis Organisasi

Wawancara & Survey Pelanggan

Analisis Biaya & Manfaat

Studi Kelayakan Teknis

Ukuran Kinerja Statement of Work

Analisis Biaya & Manfaat

Analisis Kasus Bisnis/Analisis Kebutuhan

Tinjauan Terdahulu

Manajemen Proyek Analisis Kebutuhan

Statement of Work

Tinjauan Terdahulu

Penerimaan Konsumen Wawancara Langsung

Survey & Kuesioner

Teleconferencing

Dukungan Proses Bisnis Wawancara & Survey Pelanggan

Gugus-Kerja Kinerja Tinggi Materi Pelatihan

Wawancara & Survey Pelanggan

Biaya Vs. Penghematan Analisis Biaya & Manfaat

46

LAMPIRAN 4

Lembar Pedoman Pembobotan Teknis dan Strategis

FAKTOR TEKNIS

A. Faktor Teknis Umum

A. 1. Strategi Akuisisi (maksimal 4 poin)

Empat Poin Rencana akuisisi telah selesai, kontrak sudah diserahkan, sudah ada statement of work berdasarkan kinerja, proyek/kontrak akan atau sedang diawasi menggunakan sistem manajemen nilai hasil berbasis kinerja (kecuali kontrak mencakup dukungan operasi berjalan atau recurring services dan sistem pengawasan nilai hasil tidak applicable).

Tiga Poin Akuisisi tersedia, tetapi penyerahan kontrak belum terjadi.Satu Poin Strategi akuisisi telah diinvestigasi.Nol Poin Tidak ada pembahasan mengenai strategi akuisisi.

A.2. Manajemen Resiko/Keamanan (maksimal 6 poin)

Gunakan pertanyaan yang berhubungan dengan keamanan untuk membobot bagian ini:1) Apakah ada penilaian resiko/evaluasi keamanan yang terkini - atau, jika sistem sedang

dikembangkan, apakah evaluasi telah dijadwalkan atau didanai?2) Apakah ada rencana keamanan terkini - atau, jika sistem sedang dikembangkan, apakah

penyelesaian rencana keamanan telah terjadwal atau didanai?3) Apakah sertifikasi dan akreditasi terkini telah disetujui untuk sistem ini - atau, jika sistem

sedang dikembangkan, apakah akreditasi dan sertifikasi telah terjadwal dan didanai?4) Apakah rencana tak terduga telah dikembangkan, didokumentasikan, dan diuji - atau, jika

sistem sedang dikembangkan, apakah persiapan dan pengujian rencana tak terduga tersebut telah terjadwal dan didanai?

5) Apakah seseorang telah ditunjuk sebagai penanggungjawab untuk memastikan bahwa kontrol keamanan yang memadai telah dirancang/dikembangkan/ diimplementasikan/dipelihara secara khusus untuk sistem ini?

Enam Poin Ya telah menjawab semua kelima pertanyaan.Empat Poin Ya telah menjawab paling tidak untuk pertanyaan 1,2, dan 4.Dua Poin Ya telah menjawab paling tidak 2 pertanyaan.Nol Poin Tidak menjawab semua lima pertanyaan (jika sistem beroperasi, tidak ada

evaluasi keamanan, rencana atau dokumentasi keamanan lainnya yang terkini. Jika sistem sedang dikembangkan, evaluasi keamanan, dan pengembangan rencana dan dokumentasi lainnya belum rampung, terjadwal, atau didanai)

B. Pengembangan

B.1. Prasarana TI (maksimal 6 poin)

Gunakan pertanyaan yang berhubungan dengan prasarana untuk membobot bagian ini:1) Apakah prasarana yang sudah direncanakan memenuhi prinsip dasar kerangka prasarana

KTIN?2) Apakah investasi akan memposisikan KTIN untuk mendapatkan kerjasama dengan

keuntungan mutual secara internal dan eksternal terhadap departemen?2) Apakah investasi akan memposisikan KTIN untuk mengambil keuntungan dari teknologi

dalam kinerja penyampaian fungsi dan layanan aktivitas TI?3) Apakah prasarana yang telah direncanakan sesuai dengan prasarana yang ada?

47

4) Apakah ada kemampuan atau pengalaman yang cukup dengan teknologi yang direncanakan dalam organisasi?

5) Apakah perangkat keras, lunak dan pendukung tersedia di pasaran?

Enam Poin Ya telah menjawab semua pertanyaanLima poin Ya telah menjawab 5 pertanyaanEmpat poin Ya telah menjawab 4 pertanyaanTiga poin Ya telah menjawab 3 pertanyaanDua poin Ya telah menjawab 2 pertanyaanSatu point Ya telah menjawab 1 pertanyaanNol poin Tidak menjawab semua pertanyaan

B.2.1. Pengaruh Keorganisasian (maksimal 4 poin)

Menilai pengaruh sistem terhadap pengetahuan, kemampuan, dan pelatihan pegawai jika sistem diimplementasikan.

Empat Poin Sistem tidak memerlukan pelatihan pegawai.Tiga Poin Sistem memerlukan adanya pelatihan untuk satu sampai dua kelompok yang

terdaftar dalam tabel pegawai dan pelatihan.Dua Poin Sistem memerlukan pelatihan dari tiga kelompok yang terdaftar dalam tabel

pegawai dan PelatihanSatu Poin Pengguna sistem dan manajer perlu pelatihan.Nol Poin Sistem cenderung memerlukan kemampuan baru untuk mengoperasikan

dan/atau memelihara termasuk melatih manajer, pegawai sistem, pengguna sistem, dan lainnya.

B.2.2. Jadwal (maksimal 8 poin)

Pada umumnya akan lebih mudah untuk memperkirakan proyek 3 bulan dibandingkan dengan proyek 5 bulan. Pengaruh eksternal, seperti tanggal mulai yang meleset, ketidakmampuan untuk menyerahkan kontrak pada waktunya untuk memenuhi jadwal, atau kehilangan pegawai, kesemuanya itu dapat mempengaruhi jalur kritis suatu proyek. Dengan menggunakan kriteria di bawah ini, dapat dievaluasi kemungkinan pencapaian jadwal tahun ini:

Delapan Poin Perkiraan jadwal tahun depan tidak akan terpengaruh.Enam Poin Faktor-faktor pada jalur kritis dapat mempengaruhi jadwal tahun ini

sebanyak 10%.Empat Poin Faktor-faktor pada jalur kritis dapat mempengaruhi jadwal tahun ini

sebanyak 20%.Dua Poin Faktor-faktor pada jalur kritis dapat mempengaruhi jadwal tahun ini

sebanyak 30%.Nol Poin Faktor-faktor pada jalur kritis dapat mempengaruhi jadwal tahun ini

sebanyak 40% atau lebih.

B.2.3 Metodologi (maksimal 4 poin)

Gunakan pertanyaan yang berhubungan dengan metodologi untuk membobot bagian ini:1) Apakah investasi TI menggunakan metodologi yang mudah?2) Apakah institusi mengidentifikasi informasi apa yang akan diproses, apa fungsi dan

kinerja yang diinginkan, sifat sistem apa yang dapat diterima, interface apa yang harus dibuat, hambatan desain apa saja yang muncul, dan kriteria validasi apa yang diperlukan untuk menentukan keberhasilan sistem (tahap pendefinisian)?

3) Apakah institusi mengetahui bagaimana data dikonstruksi, fungsi apa yang akan diimplementasikan sebagai model sistem, detail prosedur apa yang akan diimplementasikan, bagaimana interface dikarakterisasikan, dan bagaimana pengujian dilakukan (Tahap Pengembangan)?

4) Apakah rencana pemeliharaan institusi telah baik, misalnya, perbaikan kesalahan, adaptasi yang diperlukan sejalah dengan pertumbuhan lingkungan sistem, dan perubahan

48

terhadap peningkatan yang dibawa oleh kebutuhan pelanggan yang berubah (Tahap Peneliharaan?

Berikan satu poin untuk tiap nomer jika jawabannya adalah 'ya'.

B.3 Layanan Pelanggan (maksimal 10 poin)

Gunakan pertanyaan yang berhubungan dengan pelanggan untuk membobot bagian ini:1) Kualitas layanan. Kualitas merujuk kepada ukuran perbaikan kinerja layanan pelanggan

yang inisiatifnya disediakan oleh pelanggan.2) Waktu tunggu. Waktu tunggu merujuk pada ukuran pengurangan waktu tunggu per

pelanggan yang dilayani.3) Peningkatan jumlah pelanggan yang dilayani. Merujuk kepada jumlah tertentu dari

pelanggan baru dan melampaui garis batas yang ada sebagai hasil dari implementasi inisiatif.

4) Peningkatan manfaat. Merujuk pada peningkatan manfaat pelanggan, program dan layanan, yang sebelumnya belum ada.

5) Peningkatan akses ke pelanggan yang ada. Merujuk pada peningkatan akses pelanggan ke pengguna yang ada dari sistem yang ada sebagai hasil dari implementasi inisiatif.

Untuk tiap kondisi, berikan nilai 2 untuk perbaikan dengan analisis, 1 untuk tidak ada pengaruh atau penjelasan terbatas, dan 0 untuk kosong atau tidak diisi.

B.4. Pengaruh Biaya dan Manfaat (maksimal 12 poin)

Ukur nilai sistem dalam satuan dollar. Rasio biaya dan manfaat sistem adalah merupakan indikator utama. Rasio ini dikembangkan dengan menggunakan acuan biaya dan manfaat standar, dan spreadsheet yang disebarkan oleh organisasi. Acuan standar memastikan bahwa semua penyelidikan sistem mencakup sekumpulan biaya dan definisi manfaat dalam pengertian yang mirip. Spreadsheet standar membantu sponsor sistem dalam perhitungan biaya dan manfaat. Makin tinggi rasio biaya dan manfaat maka nilainya akan semakin baik.

Duabelas Poin Rasio biaya dan manfaat lebih dari atau sama dengan 2.Sepuluh Poin Rasio biaya dan manfaat lebih dari atau sama dengan1.8, kurang dari 2.0.Delapan Poin Rasio biaya dan manfaat lebih dari atau sama dengan 1.6, kurang dari 1.8.Tujuh Poin Rasio biaya dan manfaat lebih dari atau sama dengan 1.4, kurang dari 1.6.Lima Poin Rasio biaya dan manfaat lebih dari atau sama dengan 1.2, kurang dari1.4.Tiga Poin Rasio biaya dan manfaat lebih dari 1 tetapi kurang dari 1.2, atau analisis

biaya dan manfaat telah selesai dilakukan tetapi hasilnya tidak sesuai secara kuantitatif dengan keadaan sekarang, tetapi dapat mengidentifikasi adanya manfaat yang positif atau penghematan biaya.

Satu Poin Rasio biaya dan manfaat sama dengan 1.Nol Poin Rasio biaya dan manfaat kurang dari 1 atau biaya melebihi manfaat atau

tidak ada analisis biaya dan manfaat yang telah dilakukan.

B.5. Analisis Resiko (maksimal 10 poin)

Perhatikan hal-hal berikut ini: Skor resiko untuk resiko teknis. Skor resiko untuk resiko jadwal. Skor resiko untuk resiko keuangan. Kualitas analisis resiko. Kualitas rencana kontrol resiko.

Untuk tiap hal, berikan skor 2 untuk perbaikan dengan analisis, skor 1 jika tidak ada pengaruh atau penjelasan yang terbatas, skor 0 jika kosong atau tidak tertuju.

49

B.6. Analisis Keuangan (maksimal 8 poin)

Mengevaluasi sensitivitas atau kualitas dari perkiraan biaya.Delapan Poin Biaya proyek atau operasional tidak akan berfluktuasi dari perkiraan.Enam Poin Situasi yang terjadi mengakibatkan biaya sistem tahun ini melebihi anggaran

sebanyak 10%.Empat Poin Situasi yang terjadi mengakibatkan biaya sistem tahun ini melebihi anggaran

sebanyak 20%.Dua Poin Situasi yang terjadi mengakibatkan biaya sistem tahun ini melebihi anggaran

sebanyak 30%.Nol Poin Proyek yang kompleks dan perkiraan biaya memerlukan perbaikan

tambahan. Pengembangan perangkat lunak diperlukan dan mewakili 40% dari biaya perkiraan.

C. Operasional/Prasarana

C.1. Jadwal (maksimal 14 poin).

Untuk mendapatkan kondisi penjadwalan sistem yang stabil, maka yang perlu diperhatikan adalah isu-isu produktivitas. Hal tersebut mencakup pendugaan untuk mengetahui kelayakan suatu sistem dalam menyediakan produk dan jasanya kepada pelanggan pada tahun depan.

Empatbelas Poin Produk dan jasa tahun ini akan dilakukan secara rutin dan tepat waktu.Duabelas Poin Pada tahun depan, telah direncanakan modifikasi kecil, tetapi produk dan

jasa akan tepat waktu secara rutin.Sembilan Poin Faktor-faktor akan mempengaruhi jadwal tahun ini sebesar 10-20%.Enam Poin Faktor-faktor akan mempengaruhi jadwal tahun ini sebesar 21-30%.Tiga Poin Faktor-faktor akan mempengaruhi jadwal tahun ini sebesar 31-50%.Nol Poin Jadwal produk terganggu secara rutin oleh permasalahan operasional.

C.2. Resiko Teknis (maksimal 14 poin)

Menilai pendekatan teknis yang digunakan untuk mempertahankan sistem. Hal ini adalah suatu kombinasi dari perangkat keras, lunak dan prasarana. Untuk sistem yang lebih kuno, berbagai pertimbangan diperlukan untuk masalah-masalah yang ada dengan mengabaikan vendor dalam memelihara teknologi lama. Jika teknologi yang digunakan adalah teknologi mutakhir dan didukung oleh lingkungannya, maka resikonya akan menjadi lebih kecil.

Empatbelas Poin Sistem yang digambarkan beroperasi dengan layak dan menggunakan teknologi terbaru dan mutakhir.

Duabelas Poin Sistem beroperasi dengan layak, tetapi dengan melakukan beberapa perbaikan akan meningkatkan kinerja.

Sembilan Poin Sistem memiliki beberapa masalah operasional tetapi terus beroperasi dengan menggunakan teknologi yang ada.

Enam Poin Sistem berjalan dengan baik tetapi menggunakan perangkat lunak dan/atau perangkat keras yang sudah ketinggalan zaman dan secepatnya memerlukan perancangan/produksi ulang.

Tiga Poin Sistem tidak memadai dan menggunakan perangkat lunak dan/atau perangkat lunak yang sudah ketinggalan zaman dan secepatnya memerlukan perancangan/produksi ulang.

Nol Poin Sistem tidak memadai dan tidak ada rencana untuk memperbaiki atau mengganti sistem tersebut.

50

C.3. Memenuhi Kebutuhan Operasional (maksimal 14 poin).

Faktor ini berkaitan dengan kemampuan untuk memenuhi dan mengantisipasi kebutuhan pelanggan.

Empatbelas Poin Kebutuhan pengguna sistem/pelanggan telah disurvey secara resmi dan kapasitas sistem yang ada melebihi kebutuhan jangka pendek.

Duabelas Poin Kebutuhan pengguna sistem/pelanggan telah disurvey secara resmi dan kapasitas sistem yang ada mendekati titik jenuh dan memerlukan peningkatan secepatnya.

Sembilan Poin Kebutuhan pengguna sistem/pelenggan telah disurvey secara resmi dan kapasitas yang ada telah penuh, menyebabkan timbulnya keterlambatan atau kerusakan sistem.

Six Poin Tidak ada survey resmi mengenai kebutuhan pengguna sistem/pelanggan yang dilakukan dan pelanggan/pengguna sistem seringkali mendapatkan permasalahan operasional.

Three Poin Tidak ada survey resmi yang dilakukan tetapi pelanggan/pengguna sistem tidak memberikan keluhan atau permintaan akan perubahan.

Zero Poin Tidak ada survey resmi mengenai kebutuhan pengguna sistem/pelanggan yang dilakukan dan tidak ada informasi mengenai kapasitas sistem.

C.4. Menyelesaikan Permasalahan Pelanggan (maksimal 14 poin)

Faktor ini berkaitan dengan kemampuan untuk menanggapi persoalan pelanggan dan untuk merespon secara tepat.

Empatbelas Poin Suatu proses resmi untuk melakukan survey secara berkala terhadap pengguna sistem mengenai kinerja sistem dan kebutuhan-kebutuhan di masa depan. Suatu kontak tunggal disediakan bagi pengguna sistem untuk melaporkan masalah atau pertanyaan mengenai operasi.

Duabelas Poin Adanya proses resmi untuk melakukan survey reguler terhadap pengguna sistem mengenai kinerja sistem dan kebutuhan masa depan.

Sembilan Poin Adanya Proses resmi untuk melakukan survey reguler terhadap pengguna sistem hanya mengenai kinerja sistem saat ini.

Enam Poin Adanya proses resmi untuk melakukan survey resmi terhadap pengguna sistem mengenai kesenangan relatif mereka kepada sistem tersebut dan tidak ada informasi kuantitatif yang diperoleh.

Tiga Poin Tidak ada proses resmi yang digunakan, tetapi hubungan individual yang sering dilakukan terhadap pengguna meningkatkan kewaspadaan petugas operasional akan masalah-masalah yang mungkin timbul.

Nol Poin Tidak ada proses resmi yang digunakan untuk melakukan survey terhadap pengguna sistem mengenai pengalaman mereka.

FAKTOR-FAKTOR STRATEGIS1.a. Resiko Keorganisasian (maksimal 6 poin)

Menilai sistem dalam lingkup pengaruh keorganisasian dari kebutuhan proses sistem.Enam poin Sistem ini tidak/tidak akan memerlukan reorganisasi.Empat poin Jika sistem memerlukan reorganisasi di pusat.Dua poin Jika sistem memerlukan reorganisasi sebagian.Satu point Jika sistem ini menimbulkan reorganisasi di satu layanan.Nol poin Jika sistem ini menimbulkan reorganisasi pada basis instansi.

51

1.b. Resiko jika tidak Melakukan (maksimal 6 poin)

Enam poin Kegiatan dapat berlangsung dan sasaran dapat terpenuhi tanpa melakukan apapun.

Tiga poin Kegiatan dapat berlangsung tetapi tidak dapat memenuhi sasaran kinerja atau dibangun ulang.

Satu poin Tidak dapat melanjutkan kegiatan yang ada (misal: kegiatan akan terhenti).

2.a. Cakupan Kegunaan (maksimal 6 poin)

Enam poin Sistem ini akan/sedang digunakan oleh publik di keseluruhan pemerintah.Lima poin Sistem ini akan/sedang digunakan pada basis instansi.Tiga poin Sistem ini akan/sedang digunakan oleh kantor layanan/staf atau oleh

beberapa daerah.Dua poin Sistem ini digunakan oleh satu daerah.Satu poin Sistem ini akan/sedang digunakan oleh pusat.

2.b. Kualitas Masa Produktif (maksimal 5 poin).

Mengukur peningkatan kualitas masa produktif yang ditujukan untuk sistem.

Lima Poin Pengaruh positif yang nyata pada kualitas masa produktif mempengaruhi pegawai dalam jumlah yang besar.

Tiga Poin Kontribusi positif kepada kualitaas masa produktif akan sangat menghasilkan. Misalnya: sistem akan meningkatkan tanggungan kesehatan, pekerjaan boleh diselesaikan dari rumah, atau mempermudah akses fisik ke teknologi, dengan demikian akan ada peningkatan moral pegawai atau kepuasan kerja.

Satu Poin Pengaruh kecil positif pada kualitas masa produktif.Nol Poin Tidak ada pengaruh positif pada kualitas masa produktif. Sistem akan

membuat pekerjaan yang diperlukan menjadi tidak nyaman (misal: data entry tambahan)

3. Penyesuaian Strategis (maksimal 12 poin)

Mengukur tingkat dukungan dari investasi yang diajukan terhadap strategi E-Government yang dinyatakan dalam KTIN.

Strategi E-Government: Terwujudnya transparansi dan akuntabilitas dalam manajemen sumber daya publik. Peningkatan efisiensi, produktivitas, dan efektivitas pada aministrasi kepemerintahan. Online government

Duabelas Poin Pemetaan dan keterhubungan yang jelas untuk semua strategi E-Government.Delapan Poin Proyek yang diajukan dan sistem yang ada memetakan dua strategi E-Government.Empat Poin Proyek yang diajukan atau sistem yang ada memetakan satu strategi E-

Government.Nol Poin Proyek yang diajukan atau sistem yang ada tidak memetakan strategi E-

Government.

4. Tingkat Kepentingan Eksekutif (maksimal 11 poin)

Mengukur tingkat dukungan pihak eksekutif terhadap investasi yang diajukan. Pembobotan dilakukan terutama dengan berdasar pada dokumentasi yang jelas mengenai pentingnya sistem TI terdapat dalam dokumen perencanaan.

Sebelas Poin Sistem ini mendapatkan dukungan eksekutif dan dibutuhkan secara hukum.Delapan Poin Ditugaskan secara hukum.Lima Poin Tidak ditugaskan secara hukum, tetapi mendapatkan perhatian eksekutif.

52

Tiga Poin Tidak ditugaskan secara hukum, tetapi dapat dibenarkan berdasar pada mission critical dan/atau cakupan kegunaan.

Nol Poin Tidak mendapatkan dukungan eksekutif, tidak diperlukan secara hukum, dan tidak ada dukungan dari sistem.

5. Efektivitas Misi

Mengukur pengaruh sistem pada pelanggan internal dan eksternal. Hal tersebut adalah ukuran dari kemampuan sistem untuk memperbaiki kinerja dari program pendukung atau operasional. Perbaikan ini dapat diukur secara kuantitatif, tetapi bukan dalam dollar. Pengaruh ekonomis didapat dari rasio biaya dan manfaat. Bagaimanapun juga, manfaat yang sama dapat diukur dalam pengertian yang berbeda.Sebagai contoh, perbaikan dapat diekspresikan dalam arti menyelesaikan tugas lebih cepat (jam atau menit), menyediakan sistem komputer untuk penggunaan pelanggan (jam per bulan disimpan dalam waktu untuk cadangan sistem), atau berbagai keadaan yang mirip lainnya.

5.a. Kinerja Misi yang Meningkat (maksimal 10 poin).

Menilai perbaikan yang diharapkan dalam misi KTIN.

Misi KTIN adalah: Menyediakan akses universal terhadap informasi bagi publik secara adil dan merata. Mengkoordinasikan dan mendayagunakan informasi secara optimal. Meningkatkan efisiensi dan produktivitas. Meningkatkan kualitas dan kuantitas SDM. Meningkatkan pemanfaatan prasarana TI termasuk peraturan dan perundangan yang

mendukung.

Sepuluh Poin Proyek yang diajukan atau sistem yang ada memetakan semua misi KTIN.Delapan Poin Proyek yang diajukan atau sistem yang ada memetakan empat misi KTIN.Enam Poin Proyek yang diajukan atau sistem yang ada memetakan tiga misi KTIN. Empat Poin Proyek yang diajukan atau sistem yang ada memetakan dua misi KTIN. Dua Point Proyek yang diajukan atau sistem yang ada memetakan satu misi KTIN. Nol Poin Proyek yang diajukan atau sistem yang ada tidak memetakan semua misi

KTIN.

5.b. Perbaikan Layanan ke Pelanggan. (maksimal 10 poin)

Menilai perbaikan layanan yang diinginkan ke pelanggan (internal dan eksternal). Jika bobot lebih tinggi, maka kualitas layanan pelanggan akan lebih ditingkatkan (Lihat Lampiran 1, II.C.3).

Sepuluh Poin Sistem ini mengharapkan perbaikan kinerja di 3 atau lebih bidang layanan pelanggan yang berpengaruh atau sebanyak 50% di satu bidang layanan pelanggan. Tidak ada perbedaan sasaran kinerja yang diharapkan atau telah terjadi.

Delapan Poin Sistem ini mengharapkan untuk meningkatkan kinerja di 3 atau lebih bidang layanan pelanggan yang berpengaruh. Perbedaan sasaran kinerja diharapkan atau telah terjadi kurang dari 10%.

Lima Poin Sistem ini mengharapkan perbaikan di 2 atau lebih area layanan pelanggan yang berpengaruh atau sebesar 50% di satu area layanan pelanggan. Perbedaan sasaran kinerja sebesar 10% sampai 30% mungkin terjadi atau telah terjadi.

Dua Poin Sistem ini mengharapkan untuk meningkatkan 2 atau lebih bidang layanan pelanggan yang berpengaruh atau sebesar 30% di satu area layanan pelanggan. Perbedaan sasaran kinerja lebih dari 30% cenderung untuk terjadi atau telah terjadi atau sasaran kinerja belum dibuat untuk proyek ini.

Nol Poin Tidak ada perbaikan yang diharapkan dan/atau sasaran kinerja telah dibuat untuk proyek ini.

53