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Manual de estudios Consultor Funcional Módulo MM Nivel Inicial

© CVOSOFT IT ACADEMY | ISBN: 978-987-27549-9-0 | [email protected] | www.cvosoft.com 1

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In ic io Nueva Un idad:

Unidad 1: Introducción al Sistema SAPEsta unidad incluye una descripción del sistema de estudio, una presentación

institucional, una guía para instalación e instrucciones de uso del acceso gráfico a

SAP y una introducción al sistema SAP.

Curso: Consultor Funcional Módulo MM Nivel Inicial

CVOSOFT IT Academy Formación en Sistemas.

Le damos la Bienvenida a una nueva unidad!

Unidad 1: Introducción alSistema SAP



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:: Descripción de Unidad

· MÓDULO: Inicial

· UNIDAD: Introducción al sistema SAP

Carrera Consultor Funcional en Módulo MM



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:: Lecciones Unidad 1: Introducción al Sistema SAP

Las siguientes lecciones componen a esta unidad de estudios:

Lección: Sistemas ERP y generalidades de SAPVeremos que es el sistema SAP, como está constituido, su relación con los procesos de negocios de la Empresa y como se interconecta con otros

sistemas.

Lección: Descripción e Integración de módulos de SAPTe instruimos acerca de los módulos que constituyen el sistema, ejemplos de los beneficios de la integración y medios para compartir la información

entre los departamentos de la empresa.

Lección: Acceso al Sistema y generalidades de utilizaciónTe introducimos en el conocimiento de la forma de acceso al sistema y sus funcionalidades, elementos gráficos del entorno y recursos prácticos que

facilitan y optimizan su uso.

Lección: Objetos gráficos de la pantalla y su utilizaciónEsta lección está orientada a sumar conocimientos de los objetos gráficos de SAP, sus barras de herramientas, accesos a las funcionalidades mediante

las transacciones y configuraciones personales que facilitan el uso.

Lección: Búsqueda de Información y AyudaAprenderás conceptos tales como buscar información y familiarizarnos con la ayuda provista por el sistema.

Lección: Integración de MM con otros módulosAnalizaremos y comprenderemos la integración de MM con los restantes módulos. Ejemplos prácticos serán el material ideal para fijar conocimientos

de los procesos y la documentación asociada.



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Lecc ión :

Sistemas ERP y generalidades de SAPVeremos que es el sistema SAP, como está constituido, su relación con los procesos

de negocios de la Empresa y como se interconecta con otros sistemas.

Curso: Consultor Funcional Módulo MM Nivel Inicial Unidad: Unidad 1: Introducción al Sistema SAP


El nombre del Sistema SAP proviene de los vocablos ingleses Systems Applications Program.

Imagen 1.1 Systems Applications Program

Se trata de un sistema del tipo denominado ERP, seguramente el más potente, seguro y estable a nivel mundial, que

incluye todos los procesos de negocios de una compañía, esto es, la gestión administrativa y contable, compras y

ventas, planificación y control de la producción, informes de lo más diversos, entre muchísimas otras prestaciones.

Imagen 1.2 Módulos principales de SAP

1 | ¿Qué es SAP?



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Además de las más variadas funcionalidades, incorpora una poderosa herramienta de parametrización que permite

adaptar sus características a los más diversos rubros, tipos de empresa, particularidades de cada país, entre otros.

Para aquellos que tiene algo o mucha experiencia en el uso de sistemas y funcionamiento de la compañías,les proponemos pensar en los procesos de cada sector (Compras, Ventas, Administración, etc.), la informacióninvolucrada, los controles, etc., y eso los aproximará a la comprensión del funcionamiento global del sistema SAP.

Además de ser una poderosa herramienta de gestión, SAP permite ser conectado a otros sistemas externosmediante el diseño de partes de programas que lo comunican y habilitan para el intercambio de información conlos mismos. Se los denomina Interface.

¿ Cómo compatibilizamos ambas herramientas de gestión ?

Acudiremos a nuestros programadores, que mediante el lenguaje ABAP incorporado a SAP, diseñarán las herramientas

necesarias para que la información de ingresos y egresos de mercadería y su valorización viajen y se incorporen a ese

sistema externo.

No profundizaremos, por el momento, en esta posibilidad, pero si, quiero invitarte a pensar en otros ejemplos y las

muchas posibilidades que brinda esta herramienta al óptimo funcionamiento de una empresa.

Seguramente conozcas otros sistemas denominados ERP, algunos nacionales y otros extranjeros. Entodos los casos, se orientan a gestionar información de todos los procesos de las empresas.

Planteemos una posibilidad a modo de ejemplo... Una compañía gestiona la provisión de materiales yservicios mediante SAP, pero el inventario y la valorización del stock se realiza con un sistema propio dela empresa.

Sin duda, esta poderosa herramienta diferencia a SAP de cualquier otro sistema ERP, ya que amplía lasposibilidades de diversificar sus funcionalidades, a la vez de permitir desarrollar nuevas aplicacionesasociadas al sistema original.



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Imagen 1.3 Adaptabilidad al sistema original

Pensemos en algunos procesos típicos de empresas grandes y de complejos procesos de negocios:

Los procesos comerciales (ventas) difieren en cada uno de los países y de acuerdo al conjunto de clientes.

Cada línea de producción utiliza sus propios criterios para reposición de insumos y cálculo de costos.

Las variadas localizaciones lo exponen a diversas tributaciones de impuestos y reportes legales.

La Empresa produce partes del producto terminado en diversas localizaciones y debe integrarlas en un solopunto geográfico.

La Empresa posee proveedores y clientes en distintos puntos del país y el exterior.

La Empresa fabrica insumos en una planta y lo utiliza en otra para la producción.

La empresa posee filiales en diversos países y en cada uno de ellos debe adaptar su funcionamiento a lamodalidad, legislación y costumbres locales.

Como los anteriores, pueden mencionarse una infinidad de ejemplos asociados al funcionamiento normal de una

compañía de gran envergadura.



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Imagen 1.4 Pantallas de algunos documentos

SAP será capaz de satisfacer cada uno de estos requerimientos ... gracias a su poderosa construcción,flexibilidad de la parametrización, la experiencia y creatividad de los consultores.



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Lecc ión :

Descripción e Integración de módulos de SAPTe instruimos acerca de los módulos que constituyen el sistema, ejemplos de los

beneficios de la integración y medios para compartir la información entre los

departamentos de la empresa.



El siguiente esquema representa los distintos módulos que conforman el sistema y su correspondiente descripción.

Imagen 1.1 Descripción de los módulos principales de SAP

En el gráfico pueden observarse cada uno de los módulos principales de SAP y que en su conjunto es lo que

constituye la versión denominada R/3.

Aunque el curso se encuentre focalizado en el módulo denominado MM, proveniente de la abreviatura en inglés de

"Material Management" o "Gestión de Materiales" en español, será de importancia central conocer los principios básicos

de los módulos restantes que la empresa utiliza y que interactúan permanentemente con éste.

1 | Módulos que constituyen SAP



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1.1 | Gestión Financiera

Se encarga del registro contable de los movimientos económicos de la empresa (excepto aquellos generados

automáticamente por otros sectores), definición de las cuentas de mayor para imputación de movimientos, gestión de

cobros a clientes y pagos a proveedores, cierres de períodos, balances, consolidación entre empresas. Es el

responsable de cumplir con todos los requisitos legales, impositivos y financieros de la compañía.

1.2 | CO Controlling

Es un módulo alimentado por todos los procesos de negocios del sistema, y mediante el cual se pueden efectuar los

mas diversos análisis y controles de costos, estadísticas e informes, entre otros.

1.3 | MM Material Management

Es el encargado de todo el proceso de adquisición de materiales y servicios, su planificación, recepción y verificación

de las facturas de proveedores.

1.4 | SD Ventas y Distribución

Se ocupa de toda la relación con los clientes, desde la preventa, venta, relación con MM para la adquisición de los

bienes y servicios requeridos por los clientes, planificación y preparación de la entrega, transporte y facturación a los

clientes.



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1.5 | PP Planificación de la Producción

Es el módulo responsable de la gestión de producción, esto es, definición de procesos, ámbitos y recursos para su

desarrollo, solicitudes a MM para la provisión de materias primas, herramientas y maquinaria, a RR.HH. para satisfacer

las necesidades de mano de obra, control de los ciclos de productivos y los recursos involucrados, entre muchos otros.

1.6 | PM Mantenimiento de la Planta

Será el módulo encargado de la gestión de mantenimiento de los espacios físicos, maquinarias, etc. de la empresa.

Relacionado con otros módulos permitirá la planificación, registro, seguimiento y control del mantenimiento de las

plantas.

1.7 | HR Recursos Humanos

Es el responsable de todas las actividades e información referentes a la gestión de los Recursos Humanos de la

empresa.

1.8 | WF Workflow

No puede ser considerado un módulo de las características de los anteriores, sino una poderosa herramienta de

automatización y control de tareas que facilita y agiliza procesos.



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1.9 | AM Activos Fijos

Se ocupa de la gestión de información de los bienes de uso de la empresa, su registro y determinación de las

amortizaciones.

¿ A qué nos referimos cuando afirmamos que SAP es un sistema donde todos sus componentes se encuentran

integrados ?

Para aclarar la idea de este concepto mencionaremos a continuación una serie de características, a saber:

Todos los procesos de SAP impactan en forma directa o indirecta en dos o mas módulos

Pensemos en el caso donde el Área de Ventas (" SD") concreta una operación con un cliente por la venta de unproducto que la empresa fabrica y no posee en stock. La actividad del mencionado sector "disparará" un procesodonde el Departamento de Producción (" PP") inicia la fabricación del mismo, demandando del Área de Compras(" MM") la adquisición de los insumos necesarios. El Área de Mantenimiento (" PM") asegurará el correctofuncionamiento de la planta y los responsables de Administración (" FI") y Tesorería (" TR") se asegurarán dedisponer de los recursos económicos y financieros suficientes. No olvidemos que el Área de Recursos Humanos ("HR") deberá asegurar la disponibilidad de la mano de obra requerida para el proceso.

La información generada por un sector puede ser transferida a otro, a fin de informar acerca de lasnecesidades surgidas por la operación iniciada

El documento denominado Pedido de Venta al cliente, generado por SD, origina la creación automática de unaSolicitud de Compra que recibe MM como resultado de la necesidad de adquisición de bienes y servicios.

En la práctica, de acuerdo a la envergadura de la empresa y la complejidad de sus procesos denegocios, pueden ser instalados varios de los módulos o sólo algunos de ellos.

2 | Integración del Sistema



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Imagen 2.1 Interacción de documentos entre Procesos de Ventas y Compras

El desarrollo o continuación de un proceso en un determinado módulo puede depender de la ejecución deeventos en otro

Los responsables de SD ya han iniciado el proceso de Ventas y solicitado la adquisición a MM, pero deberánquedar a la espera de que el producto sea comprado o recibir respuesta de PP, si debiera ser fabricado, paraestablecer con el cliente la fecha de entrega y por tanto, continuar con el proceso SD.

Imagen 2.2 Secuencia de operaciones de Venta, Adquisición, Almacenamiento y Finanzas

El sistema SAP trabaja con una base de datos integrada para todo el sistema

Esto permite que la información global del sistema pueda ser completada, compartida y usada por diversosoperadores del mismo. Por ejemplo, los usuarios de SD pueden consultar el estado del proceso de adquisición delos bienes o servicios que solicitara a Compras para acordar con el cliente las condiciones de entrega.

El Área de Finanzas (FI) podrá consultar el estado de las Compras y Ventas para prever los recursos económicosy financieros, sin necesidad de recurrir a responsables de MM y SD.



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Imagen 2.3 Indicación de secuencia de operaciones de Venta, Compra y Finanzas

La información de SAP puede ser compartida con actores externos a la empresa (Proveedores y Clientes)

Mediante las debidas interfaces y autorizaciones, los proveedores pueden acceder a los requerimientos demateriales y servicios planificados a mediano y largo plazo, lo que les permitirá planificar su propia producción.

Los Clientes podrán conocer el estado de la oferta y stock de productos de la empresa, los futuros lanzamientosde nuevos productos o campañas de promoción, que les permitan planificar las compras en forma mas acertada yconveniente.

Los conceptos de la sección anterior son sumamente importantes para comprender como funciona SAP ysu potencialidad, así que te propongo, lo revises y pongas mucha atención en cada uno de los puntosmencionados.

Imagínate trabajando con SAP !!! En un tiempo más serás un experto !!!



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El Departamento de Ventas (SD) contacta a un cliente y le vende un dispositivo electrónico que habitualmente es

producido por la compañía (inhouse). Para satisfacer este requerimiento, debe informar al Sector Productivo (PP) con

toda la información involucrada (producto, cantidad, fecha de entrega prometida, detalle particulares, etc.).

Imagen 3.1 Interrelación de actividades entre diferentes módulos del sistema

Basado en esta información, los responsables del Departamento de Producción, analizan los recursos necesarios

(materia prima, maquinaria, mano de obra, etc.) y en función de ello, solicitan a los sectores correspondientes la

provisión de los elementos necesarios.

A Recursos Humanos (HR) podrán solicitar la contratación de empleados adicionales o la previsión de horas extras de

la dotación actual; al Área de Compras (MM) le informarán de los recursos técnicos o logísticos que serán requeridos y

por otra parte, Tesorería (TR) deberá hacer la previsión adecuada para la satisfacción de gastos adicionales y su

financiación.

3 | Ejemplos prácticos Análisis

Hasta aquí, hemos mencionado solamente los procesos globales y los sectores involucrados ... masadelante, veremos que todas estas etapas e interacciones estarán documentadas mediante registros quecada sector hará en el sistema y que en forma automática impactará en las actividades de los restantessectores involucrados en el proceso.

Recordemos, como dijimos al principio, que los reportes incluidos en SAP pueden ser utilizados con muydiversos objetivos, según sea el sector que los demande, de manera que son provistos por una serie deprestaciones que intentan adaptar los resultados a las necesidades de cada uno de ellos.



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Llegado el momento de pensar en procesos y alternativas, te invito a analizar que decisiones entrarían en juego para

cada sector frente a las siguientes situaciones particulares :

3.1 | El producto vendido puede ser producido por la empresa o comprado a terceros

¿ Quienes deberán analizar las ventajas o desventajas de cada una de las opciones ?

¿ Qué sectores intervendrán en la decisión ?

¿ Qué factores intervienen en la decisión ?

3.2 | Dentro del proceso productivo hay etapas que pueden ser realizadas por laempresa o subcontratadas.

¿ Quienes analizan las opciones y toman la decisión ?

¿ Hay factores técnicos y económicos que intervienen ?

3.3 | El producto no puede ser entregado al cliente bajo las condiciones vendidas.

¿ Quienes deben participar para el manejo del posible conflicto con el cliente ?

¿ Qué consideraciones técnicas, económicas o financieras pueden presentarse en casos de esta naturaleza? Quien decide al respecto ?



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Lecc ión :

Acceso al Sistema y generalidades deutilizaciónTe introducimos en el conocimiento de la forma de acceso al sistema y sus

funcionalidades, elementos gráficos del entorno y recursos prácticos que facilitan y

optimizan su uso.



El acceso al sistema SAP se hace mediante el denominado SAPGUI el cual, contiene todos los ambientes a los cuales

el usuario puede ingresar. Por razones de seguridad y a manera de identificación de cada individuo, se le provee un

código de usuario y contraseña que deberá tipear en cada oportunidad que ingrese al sistema.

En el siguiente esquema se visualizan, para un dado un usuario, los ambientes a los que podrá acceder :

Imagen 1.1 SAP Logon y los diferentes ambientes definidos de acceso a SAP

Cada ambiente será identificado mediante un texto descriptivo y definido mediante parámetros técnicos que lo asocian

al lugar físico al que se conectará.

En un espacio de trabajo verdadero se visualizan los siguientes ambientes :

1 | Acceso al sistema Login



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1.1 | DEV Desarrollo

Se trata de un ámbito que será utilizado por consultores y programadores para testear las modificaciones y

parametrizaciones que se apliquen al sistema, de manera de asegurar su correcto funcionamiento.

1.2 | QA Control de Calidad

Los cambios aplicados al ambiente de Desarrollo son "migrados" (ver Migrar información) a este ambiente para que el

responsable a cargo, efectúe los testeos necesarios para comprobar el correcto funcionamiento de las modificaciones.

1.3 | PRD Producción

Corresponde al ambiente de trabajo de la empresa y sitio donde se encuentra la información original, por tanto, sólo

deberán ser transferidos los cambios con la total certeza de su correcto funcionamiento y resguardando que los

usuarios no vean alteradas sus tareas diarias o alterada la información presente.

Al acceder al sistema el usuario encontrará la siguiente pantalla que completará para ingresar al sistema :

Imagen 1.2 Datos solicitados para el acceso a SAP

Nótese que le son solicitados los datos correspondientes al Mandante, Código de Usuario, Contraseña e Idioma con el

cual trabajará.

Quizás no te quede muy claro para que existen tres ambientes diferentes, pero piensa que con lacomplejidad de SAP, cualquier cambio que se realice en su configuración, debe ser exhaustivamenteprobado tanto por el consultor como el usuario responsable, para asegurar su aplicación en el ambientede trabajo de la empresa, no aparezcan desagradables sorpresas que algo no funcione correctamente eimpida la realización de actividades de muchísimos usuarios.



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Cuando un usuario es ingresado al sistema, se lo asocia con el denominado Perfil (o Profile, en inglés), esto es, una

colección de datos que lo identifican y asocian con sus posibilidades y modalidad de trabajo. Para entender esto con

claridad, veamos una pantalla típica del usuario :

Imagen 2.1 Datos generales del usuario

Se observan los datos personales y de contactos. Avanzando en el perfil, encontraremos los denominados Valores

Fijos, que determinarán características tales como, Formato de fecha, Formato de Número, Idioma, Impresora

predeterminada, entre otros.

Otra segmento importante de datos del usuario se refiere a los Valores fijos o de configuración asociada al país, tal

como se representa en el siguiente gráfico :

2 | Datos del Usuario



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Imagen 2.2 Valores fijos asignados en el perfil del usuario

A la información mencionada se adiciona otra, que quizás no resulte tan simple de comprender, pero que es

denominado Parámetro y cuya función es definir ciertos valores propuestos para el usuario al momento de confeccionar

documentos. Algunos de los datos a los que se hace referencia pueden ser visualizados en el siguiente esquema :

Imagen 2.3 Parámetros asignados en el perfil del usuario

Pueden observarse las definiciones de la Sociedad, Grupo de Compras, entre otros.

Quizás ya tengas tu usuario de SAP; este es un buen momento para que analices y recuerdes los datosprincipales que te serán solicitados y que podrás modificar cuando sea necesario.



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Cuando el usuario ingresa al sistema mediante su identificación, el sistema determina una serie de roles autorizaciones

que lo habilitan para realizar tareas y acceder a la información.

Los denominados Roles son los objetos asignados a cada individuo para su trabajo con SAP.

A modo de ejemplo, citaremos algunos casos prácticos :

Gestión de documentos de Compras

Los usuarios podrán participar de la gestión del Proceso de Compras mediante el registro de documentos.

Serán diversas las tareas que podrán desarrollar cada uno de los usuarios y varios los ámbitos en los cuales participar.

Veamos un ejemplo :

Pedido de Compra: el usuario podrá tener asignadas algunas de las siguientes tareas :

Crear Pedidos

Modificar Pedidos

Visualizar Pedidos

Aprobar (Liberar) Pedidos

3 | Roles

Un usuario no estará habilitado a ninguna función que no se encuentre definida en los roles que tieneasignado.



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Las autorizaciones otorgadas le permitirán solamente efectuar tareas según los siguientes ámbitos :

Para uno o más Centros y Almacenes

Para uno o más Tipos de Documentos

Para uno o más Centros de Costos

Éstos son sólo algunos de los ejemplos que permiten que cada usuario pueda desarrollar correctamente sus labores,

pero por otro lado, aseguran que, ni por error, ni intencionalmente, pueda alterar o acceder a información a la cual no

está autorizado.

Tanto la creación como asignación de los Roles es una atribución de los especialistas de Basis o del área de

Seguridad (denominado Security, en inglés), pero son los Consultores SAP los que deben definir los parámetros que

intervienen en su diseño, esto es :

Imagen 3.1 Contenido general de la definición de un rol

Transacción : código del procedimiento con el cual se accede a la funcionalidad, ejemplo de ellos son lossiguientes : ME21N, ME52N, ME28, etc.

Objetos : información clave para acceder al procedimiento (Sociedad, Centro, Centro de Costo, Clase deDocumento, Tipo de Material, etc.).

Autorización : el alcance del rol puede permitir la creación, modificación, eliminación, aprobación, etc. deldocumento en cuestión.

Una de las principales fortalezas de SAP es, justamente, su seguridad. Nadie puede hacer nada para lo cual noesté expresamente autorizado.

Y aún así, el sistema registra los cambios realizados a la información para realizar una auditoría posterior, si fuera

necesaria.

Sólo resta comentarte que suelen ser diferentes los roles o sus características según el ambiente donde se apliquen,

esto es, Desarrollo, Control de Calidad o Producción.



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Lecc ión :

Objetos gráficos de la pantalla y su utilizaciónEsta lección está orientada a sumar conocimientos de los objetos gráficos de SAP,

sus barras de herramientas, accesos a las funcionalidades mediante las transacciones

y configuraciones personales que facilitan el uso.



En lecciones anteriores vimos como ingresar al sistema y mencionado las características básicas. A continuación

veremos el entorno del sistema para comprender como está constituido y que función cumple cada uno de las

porciones de pantalla.

La imagen presentada a continuación indica los distintos elementos que conforman la pantalla inicial de SAP, esto es,

el "Menú de Funciones", "Barra de Herramientas", "Barra de Título" (transacción e información básica), "Barra

Accesoria" y "Árbol de transacciones" (Estándar y Favoritos).

Imagen 1.1 Pantalla inicial de SAP y sus secciones

1 | Pantalla principal Componentes

Ya queda presentada la apariencia de SAP!!! Te familiarizarás rápidamente cuando empieces a trabajar ypracticar con el sistema.



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Como puede apreciarse, los elementos gráficos de SAP guardan similitud con Windows, en cuanto a la presencia de

un Menú de Funciones, para accesos a las opciones del sistema de acuerdo al segmento en que nos encontremos, las

Barras de Herramientas cuyos botones proporcionarán acceso rápido a las funciones habituales y una sector descripto

como Árbol de Transacciones, esto es, un recursos gráfico para ir internándonos en sucesivos niveles hasta encontrar

el acceso a la función requerida.

El siguiente esquema presenta y describe las funciones de los botones de la Barra de Herramientas principal de SAP.

Imagen 2.1 Descripción de los botones de la Barra principal

Si quedara alguna duda sobre la utilización de los botones, lo iremos aclarando a medida que le vayamos dando uso

en el trascurso de las lecciones.

A continuación se presenta un esquema de la barra de botones correspondiente a un documento que crearemos mas

adelante. Presta atención a los botones luego practica en SAP para recordar sus funciones.

2 | Barra de Herramientas



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Imagen 2.2 Descripción de los botones de la barra asociada a un documento

En el siguiente esquema podemos ver el despliegue de un primer nivel en el árbol de transacciones y un comentario

muy importante a tener en cuenta, a saber:

Imagen 3.1 Árbol de transacciones para acceso a las funcionalidades de SAP

Como puede verse, al hacer click en la flecha amarilla junto a la opción "Logística", se despliega un nuevo nivel, a

partir del cual accederemos al nivel siguiente, que en este caso corresponde a "Gestión de Materiales" y proporciona

acceso al nivel inferior a éste.

3 | Árbol de Transacciones



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El esquema siguiente nos indica la ruta mediante la cual llegaremos a ella:

Imagen 3.2 Ejemplo de ruta del Árbol de transacciones para acceder a una actividad

Siguiendo el camino correcto, estaríamos describiendo la siguiente ruta :

Transacción MM01

En el esquema observarás el camino para acceder a la transacción "MM01" y la referencia a su utilidad,esto es, "creación de un nuevo material en forma inmediata".

Tomemos un ejemplo concreto, deseamos acceder a una transacción que nos permita crear un nuevomaterial dentro del sistema. Para ello, deberemos seguir los pasos anteriores hasta acceder a lafuncionalidad correspondiente.



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Imagen 3.3 Secuencia de segmentos del Árbol de transacciones

Nótese que puede ser mostrado el código correspondiente a la transacción escogida, esto es MM01.

Crear un material

Siguiendo los pasos indicados en el menú alcanzaremos la transacción deseada :

> Menú de SAP |> Gestión de materiales |> Maestro de materiales |> Material |> Crear en general

No te desesperes

Cuando descubras la cantidad inmensa de opciones y caminos que hay en el árbol. Te iré indicandootras formas rápidas y fáciles para acceder a todas las funcionalidades de SAP.



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De manera similar a como Windows maneja las ventanas que permiten trabajar con varios programas y/o archivos

simultáneamente, SAP permite trabajar con varias de las denominadas " Sesiones".

En la Barra de Herramientas encontraremos un botón que permitirá abrir nuevas sesiones, en cada una de las cuales

podremos efectuar tareas diferentes.

Los esquemas siguientes representan una réplica de las pantallas para algunas de las sesiones mencionadas y que

estarán activas simultáneamente, a saber :

Crear un nuevo Pedido para un proveedor

Imagen 4.1 Pantalla modelo correspondiente a un Pedido de Compra

4 | Trabajar con varias Sesiones

Por ejemplo, en una sesión podremos estar creando un Pedido para un proveedor, en otra consultandolos datos del material que necesitamos comprarle, en una tercera ejecutando un reporte que nos indiquela cantidad que requerimos adquirir y así sucesivamente.



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Consultar los datos de un material

Imagen 4.2 Ejemplo de la pantalla de Datos básicos de un material

Analizar un reporte de compras realizadas

Imagen 4.3 Ejemplo de resultado de la información suministrada por un Reporte

Donde podrás observar, aunque no puedas interpretar su contenido, que son aplicaciones o tareas diferentes dentro del

sistema.

¿ Qué ocurre si continuamos abriendo nuevas sesiones?

Llegará un momento en el que recibiremos el siguiente mensaje de SAP.



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Imagen 4.4 Mensaje modelo suministrado al usuario por SAP

Como responde SAP cuando dos usuarios tratan de modificar el mismo registro simultáneamente (proveedor, material,

cliente) ?

Intentamos cambiar el Pedido mostrado mientras está pero siendo modificado actualmente por otro usuario, SAP nos

informa mediante un mensaje de error, que ese documento está siendo tratado por otro usuario (o nosotros mismos en

otra sesión, como es este caso), tal como se observa en el siguiente mensaje :

SAP nos estará indicando que ya hemos abierto 6 (seis) sesiones, lo cual es el máximo admitido.

No obstante, suelen ser suficientes !!!

5 | Bloqueo de documentos o registros



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Imagen 5.1 Mensajes recibidos por el usuario frente al bloqueo de un documento

Los dos ejemplos presentados son algunos de los numerosos casos que pueden presentarse.

Como recurso práctico para acceder mas rápidamente a las transacciones habituales, SAP permite la incorporación de

un Menú propio del usuario denominado " Favoritos" y que contendrá características similares al Menú de SAP pero

adaptado a las necesidades de cada individuo.

6.1 | Favoritos Generalidades

El siguiente esquema presenta el menú de Favoritos definido por el usuario y el efecto de las sucesivas aperturas de

los niveles. Nótese que admite la creación de un árbol de carpetas y la inclusión de transacciones en cada una de

ellas, permitiendo su clasificación y un mejor ordenamiento de las funciones, tal como representa la imagen siguiente :

En éstos casos, el segundo usuario que intenta acceder a los datos, podrá hacerlo pero sólo en modode visualización, es decir, estará imposibilitado de modificarlos.

Sólo podrá hacerlo cuando el actual usuario abandone la edición de los datos.

6 | Favoritos Acceso rápido a transacciones



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Imagen 6.1 Ejemplo de un Árbol de Favoritos creado por un usuario

6.2 | Gestión de Favoritos

En el esquema siguiente podrás observar el menú que se despliega al elegir la opción de favoritos y desde el cual

podrás efectuar todas las operaciones necesarias, esto es :

Imagen 6.2 Menú de opciones para la gestión de Favoritos

Insertar carpeta : permite agregar una nueva carpeta bajo el punto en el cual estamos posicionados(seleccionado).

Insertar transacción : permite agregar en la carpeta actual una nueva transacción.

Insertar otros objetos : permite incluir diversos objetos, de los cuales el que mas útil nos podría ser, esagregar una dirección web (Internet) para acceder directamente desde este favorito.

Download a PC : permite guardar en el disco un archivo Excel o de texto con la información de toda laestructura de Favoritos, de manera de poder utilizarlos en otro ambiente de SAP.

Upload de PC : permite subir los Favoritos al ambiente de SAP, utilizando el archivo Excel o de texto dondefueran guardados previamente, de manera de tenerlos disponibles en presente ambiente.



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Mencionemos muy someramente, de que otras funciones disponemos para gestionar y facilitar la creación y

modificación de los favoritos, a saber :

Eliminar los objetos creados y no deseados

Modificar las posiciones para facilitar el ordenamiento y su uso

Modificar las descripciones de Carpetas y Transacciones

Agregar Transacciones, referencias a archivos o sitios web

Aunque ya hemos mencionado algunas vías mediante las cuales acceder a las funcionalidades o transacciones de

SAP, el siguiente esquema resume todas las posibilidades con las que contaremos.

Imagen 7.1 Ejemplo de opciones para acceso a una misma transacción

Como habrás observado, esta será una forma rápida y simple de acceder transacciones (funciones), porlo que, bien valdrá la pena tomarte tu tiempo en crearlos cuando accedas y te familiarices con elsistema.

7 | Acceso a Transacciones



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El gráfico deja en claro que podremos acceder mediante las siguientes tres procedimientos :

Ingresando el código en la casilla de transacciones

Ejecutando una de las transacciones incluidas en los favoritos

Ejecutando la transacción desde el menú estándar de SAP



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Lecc ión :

Búsqueda de Información y AyudaAprenderás conceptos tales como buscar información y familiarizarnos con la ayuda

provista por el sistema.



Supongamos que estamos creando un documento de compras; sin duda, tendremos que indicar el material que

deseamos adquirir o el servicio a contratar. SAP almacena en un archivo toda la información de los mismos, lo que

veremos más adelante, lo denomina Maestro de datos.

El siguiente caso, nos ubica en un documento de compras, donde deberemos especificar el Grupo de Compradores, el

que será seleccionado de una lista previamente guardada en la parametrización del sistema, tal como se refleja en el

esquema siguiente, a saber :

Imagen 1.1 Modelo de pantalla donde se solicita un dato al usuario

1 | Búsqueda de Información

Si el depósito cuenta con miles de productos diferentes, con seguridad no recordaremos el código decada uno de ellos. SAP nos provee de una poderosa herramienta de búsqueda para obtener lainformación deseada.

En nuestro será el código del material; pero será fácil imaginarnos el caso donde buscáramos clientes,proveedores, ciudades, monedas, entre muchos otros.



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El símbolo que llamaremos Matchcode, ubicado la derecha del dato (" ")nos permitirá acceder a la siguiente pantalla

:

Imagen 1.2 Listado de valores para escoger uno de ellos de una tabla de SAP

Y desde ella, seleccionaremos y obtendremos uno de los valores presentes.

Este caso, fue simple pués la lista a la que accedimos, tiene apenas unas pocas opciones. ¿ Cuál será el caso de un

archivo que nos permita seleccionar un valor entre miles, o decenas de miles ? Bastará ver el ejemplo siguiente para

comprenderlo claramente :

Imagen 1.3 Ejemplo de ingreso de datos para selección de registros

Idéntico resultado obtendríamos si al posicionarnos sobre el campo o dato requerido pulsamos la tecla"F4".



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El esquema nos muestra que al pulsar sobre el símbolo de "Buscar" (o matchcode), se abrirá una ventana, en la cual

podremos ingresar una descripción parcial o completa del dato que estamos buscando.

En este caso, tratamos de encontrar un código de material y para ello ingresamos una parte de la descripción (u otro

de los datos disponibles) del registro deseado ("*Material de Modelo*") lo que nos permitirá acceder a un listado

reducido, desde el cual, elegir el deseado, tal como muestra el esquema siguiente :

Imagen 1.4 Resultado obtenido a partir del filtro anterior

En este caso, aquellos materiales que contengan la palabra "Material de Modelo" tal como se indica a continuación :

* Material de Modelo*¿ Cuál sería el resultado si buscáramos materiales con la clave de búsqueda "*Material de Modelo*1*" ? Lo muestra la

siguiente imagen :

Resumiendo el procedimiento; nos posicionamos sobre el código del material, hacemos click en elmatchcode y en la pantalla de selección que aparece, podremos definir nuestro criterio de búsqueda



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Imagen 1.5 Resultado más limitado al aplicar una especificación diferente

Presentaremos varios ejemplos para que pensemos cual sería el criterio en cada caso.

ESAP * Todos aquellos que comiencen con el texto "ESAP"

ESAP * Material * Similar al anterior y contenga la palabra "Material"

ESAP * Material * 1 * Similar al anterior, pero que contenga el número "1"

En SAP, será muy fácil buscar información... y con un poco de práctica te resultará casi automático.



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SAP viene provisto con una poderosa herramienta de ayuda, tanto para la aplicación en general, como para los casos

donde necesitamos asistencia en los procesos, o en situaciones donde necesitamos aclaraciones acerca de los datos

solicitados por el sistema.

En el esquema siguiente vemos un ejemplo, en el cual, posicionamos el cursor en un campo del documento, por

ejemplo, el " Grupo de Compras" y pulsamos la tecla "F1" para acceder a la ayuda, como muestra el esquema

siguiente :

Imagen 2.1 Pantalla de ayuda provista por SAP

Tal como mencionáramos, la ayuda será referida en este caso, al dato indicado esto es, el Grupo de Compras,

pudiendo observarse que recibimos la explicación correspondiente.

Como se muestra en el esquema siguiente, si el dato fuera una fecha, SAP mostrará un calendario del cual tomar la

fecha deseada :

2 | Ayuda del Sistema



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Imagen 2.2 Calendario disponible para la selección de una fecha



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Lecc ión :

Integración de MM con otros módulosAnalizaremos y comprenderemos la integración de MM con los restantes módulos.

Ejemplos prácticos serán el material ideal para fijar conocimientos de los procesos y

la documentación asociada.



Cuando hablamos de integración del sistema SAP nos estamos refiriendo a un punto en el cual, pocos usuarios, tanto

básicos como avanzados, prestan la debida atención y quizás es uno de los puntos que más los destacan a la hora de

participar de una nueva implementación, mejoras o actualizaciones.

Como ya te hemos mencionado, el módulo MM involucra una serie de actividades que SAP divide en submódulos para

facilitar su gestión y división de actividades dentro de las empresas. Mencionamos algunos de ellos y sus funciones

principales.

Imagen 1.1 Detalle de los Submódulos de SAP correspondientes al Módulo MM

1 | Integración de MM con otros módulos

Por esto te sugerimos, no solo, aprender en profundidad el módulo de tu interés, sino de todo lo referidoa su interacción con Ventas, Producción, Administración, entre otros, pués te dará posibilidad deconvertirte en un referente de excelente nivel para la participación en proyectos de suma envergadura.



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PURCompras : comprende las compras externas de materiales y servicios. Determina las posibles y mejoresfuentes de aprovisionamiento y controla la recepción de los bienes y su facturación.

MRP Planificación de necesidades : planifica las necesidades de compra basada en los requerimientosactuales y consumos históricos.

IM Gestión de Stock : encargado del inventario físico de los materiales, tanto en cantidades como valores.Control de movimientos del almacén (entradas, salidas, transferencias, etc.).

IV Verificación de Factura : responsable de la recepción, chequeo y registro de las facturas deproveedores. Comparación de las facturas con los pedidos de compra y recepción de la mercadería (en cantidady precio).

Pensemos en algunos ejemplos simples :

1.1 | Ventas (SD)

Un vendedor contacta un cliente para ofrecerle y venderle un producto que nuestra empresa revende. Cuando concreta

la venta, el producto puede encontrase en stock o debe ser adquirido a un proveedor. En éste último caso, el Área de

Ventas deberá gestionar la adquisición del bien a través del Departamento de Compras MM generando los documentos

necesarios. Un vez definida la fecha de recepción del producto, el Responsable de Compras deberá informar a Ventas

para acordar la entrega al cliente.

1.2 | Producción (PP)

El área productiva de la empresa planifica sus tareas a fin de producir los bienes requeridos por la demanda. Para ello,

hace uso de los insumos en stock o comunica al Departamento de Compras acerca sus necesidades generando los

documentos correspondientes. Compras adquirirá lo solicitado y pondrá los materiales a disposición del área

correspondiente.

Nos preguntamos como pueden impactar éstas actividades con otros módulos, o éstos, influir en losprocesos de MM.



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1.3 | Tesorería (TR)

Mediante las solicitudes o reportes correspondientes, éste área recibirá los planes de gastos o inversión que llevará a

cabo el Departamento de Compras. Por un lado, Tesorería informará los recursos disponibles para adquisición de

bienes, y por otro, recibirá información del uso progresivo que se vaya dando, a fin de hacer las previsiones

correspondientes.

1.4 | Recursos Humanos (HR)

Cuando el Área de Compras es el encargado de recibir las necesidades de contratación de mano de obra o servicios,

se convierte en el interlocutor del Departamento de RR.HH. para el suministro de los recursos a las área solicitantes.

De manera similar podríamos mencionar muchos otros casos de interacción entre MM y los módulos restantes, como

así también, entre éstos otros. Sólo a modo de referencia mencionaremos algunos :

Los materiales vendidos son fabricados por la empresa, por lo cual, las actividades de ventas (SD) serángeneradores de Órdenes de Producción (PP).

Los materiales solicitados por producción deben atravesar el proceso de Control de Calidad (QM), con locual, éste departamento deberá informar al área productiva del resultado y la disponibilidad o no de los insumosadquiridos.

El Departamento de Administración y Finanzas (FICO) controla las actividades de proveedores y clientes(en conjunto con MM y SD) y puede determinar su bloqueo para actividades comerciales mediante una decisióncompartida.

Queda sobrentendido que todas éstas actividades conjuntas entre módulos de SAP y los sectores asociados de la

empresa, estarán registrados mediante los documentos correspondientes, de manera que, no sólo se lleven adelante

los procesos requeridos, sino que se logren automatizar buen número de ellos y que cada participante reciba la

información necesaria para su mas eficiente desenvolvimiento.

¿ Te quedaron claros los ejemplos mencionados ?

Te propongo que uses tu imaginación para agregar mas escenarios de procesos que se presentanhabitualmente en las empresas.



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Un recurso muy importante de SAP es su posibilidad de comunicarse con sistemas externos, ésto es, intercambiar

información con otros sistemas que complementan sus funciones.

Imagen 2.1 Gráfico que refleja la comunicación de SAP con otros sistemas

¿ Qué información deberá fluir en ambas direcciones? Mencionaremos algunas, a modo de referencia:

2 | Interacción con sistemas externos

Supongamos que la empresa incorpora SAP como sistema central, pero por razones operativas oeconómicas, desea mantener ciertas prestaciones mediante sistemas ya incorporados.

Analicemos un ejemplo muy interesante; se toma la decisión de implementar SAP, pero conservando unsistema encargado de la Gestión de Clientes y Ventas, al que denominaremos "SESistema Externo". Sedecide que se utilizará las herramientas de control de crédito y reporting de SAP, por lo cual, deberáexistir un flujo permanente de información entre ambos sistemas.

Por otro lado, se desea incorporar los recursos de Preventa o Soporte de Ventas de SAP para lacaptación de nuevos clientes.



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2.1 SAP SE : en SAP registrarán todos los clientes potenciales para la gestión de promoción, perodeberá viajar al SE cuando sea convertido en un cliente definitivo, cuyos datos completos serán registrados enSAP.

2.2 SE SAP : cuando se realice una venta al cliente, el SE deberá verificar el control de crédito, previoa la autorización de la operación. La información de la venta deberá ser enviada a SAP a fin de alimentar susherramientas de reporting y actualizar el crédito disponible por el cliente.

2.3 SE SAP : los pagos y los correspondientes reclamos serán gestionados por el SE, por tanto, lainformación deberá viajar a SAP para actualizar el crédito del cliente y los reportes disponibles, a la vez degestionar la cuenta corriente mediante herramientas en SAP.

Como un muy interesante ejercicio mental, te proponemos pensar en ejemplos donde se presenten los siguientes

escenarios :

Imagen 2.2 Cuadro que refleja un análisis de interconexión entre SAP y un sistema externo

De manera similar al ejemplo anterior, deberás imaginar el flujo de información entre ambas aplicaciones.

Comprendido este procedimiento, podemos introducirnos en el concepto de los que en el mundo de SAP se denomina

Interface, estas son, herramientas, especialmente diseñadas para comprender el funcionamiento y la información de

cada uno de los participantes.

No ahondaremos mucho en este tema, porque sería muy técnico, pero bastará con comprender que se tratan de

programas que comunican ambas aplicaciones, tomando información de una y transportándola a la otra con la

frecuencia y validaciones definidas, acordes a cada necesidad.

¿ No resulta fácil entender el tema de interfaces, no ?

Pero es interesante que lo conozcas para comprender como se desarrollan procesos cuando SAPcomparte funcionalidades con otros sistemas... y logran entenderse de maravillas.



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