情報システム部門のタスク管理とit全般統制～ excel管理からの脱却～ (its...

Shimadzu Business Systems

情報システム部門のタスク管理と IT全般統制～ Excel管理からの脱却～

2012/7/21 SBS ITS事務局赤羽根 © 2012 島津ビジネスシステムズ


話者紹介

赤羽根（Twitter @akahane92）島津製作所業務系システム子会社 → 開発技術者 → 障害対策専任

→ 内部統制

→ 基盤技術標準化 (いまここ)


内部統制

島津製作所グループ

IT全般統制業務システム情報系子会社委託

今日お話しする事


内部統制

島津製作所グループ

IT全般統制業務システム情報系子会社委託

初年度整備

監査の為だけの記録が大量に発生



統合管理全面導入

経過効用

情報視点



第一部背景、導入全体像(15分) 第二部何が改善されたのか(15分) 第三部失敗/問題 →対策/工夫(10分)

（質疑応答 5分）



第一部背景、導入全体像


ITS使ってる？

内部統制 IT全般統制知ってる？

深く関わってる？

教えて！


少し説明します。


内部統制 IT全般統制とは？


巨額粉飾・不正監査

株式市場の機能正常化

内部統制

内部統制・IT全般統制とは？


金融商品取引法

内部統制報告書

二重責任の原則



ITシステムへの依存

IT全般統制


業務処理

統制

決算開示

統制

IT全般統制

全社的な統制


内部統制・IT全般統制三行要約

内部統制１）株主と株式市場を騙すな。２）三重チェック。自己点検内部監査外部監査３）重大な虚偽があれば、罰則あり。


内部統制・IT全般統制三行要約

IT全般統制

１）１１７のCheck項目でシステム全生涯を記録せよ。２）「記録と承認」無きあらゆるシステム変更は不許可。３）記録は直ちに提出できる状態に整備。


内部統制・IT全般統制

業務用ITシステムに関わる限り、不可避。

課題管理システム導入 Excel脱却。３年間の格闘


課題管理システム導入の全体像

達成要件背景モデル事案モデル一貫性モデル旧管理法と課題問題の核心 ITSによる部分的解決統制項目との対応 [図解] 全体像 / WorkFlow / 計測

要求モデル

阻害要因

実現モデル


課題管理システム導入の全体像 – 達成要件

業務用ITシステムの全般的な管理記録は内部統制や各種認証 (ISO, FDA Part11, ISMS, ITIL, 省庁監査)の要求に答えなければならない。

•目的合理性

•品質管理

•セキュリティー

•記録と整合 •精査と承認 •トレーサビリティー

要件結果


課題管理システム導入の全体像 - 背景モデル

課題 3 ～課題・要望問合せ受付調査と確認状況報告方針決定対処と確認結果報告

時間課題 2 ～変更

問合せ受付調査と確認状況報告方針決定対処と確認結果報告

時間課題１～トラブル

問合せ受付

調査と確認

状況報告

方針決定

対処と確認

結果報告

時間

複数ユーザー複数ユーザー複数ユーザー

複数ユーザー複数ユーザー複数担当者

C事業部

B事業部

A事業部 X System

Y System

Z System

関係者増加／事案多様化／システム増加・分散

N ： N ： N


課題 3 ～課題・要望問合せ受付調査と確認状況報告方針決定対処と確認結果報告

時間課題 2 ～トラブル

問合せ受付調査と確認状況報告方針決定対処と確認結果報告

時間課題１～タスク

問合せ受付

調査と確認

状況報告

方針決定

対処と確認

結果報告

時間

複数ユーザー複数ユーザー

複数の

国内外支社・販社担当者

複数ユーザー複数ユーザー複数の

国内外部門・担当者

課題管理システム導入の全体像 - 背景モデル

Global Issue Tracking System

N ： N ： N


課題管理システム導入の全体像 – 事案モデル

事案

作成者担当者関係者

経緯意志決定

履歴資料

成果物


課題管理システム導入の全体像 – 一貫性モデル

統制項目の管理記録が一貫性を維持

DS 8 問合せ管理

ユーザー

DS10 障害管理

AI 6 変更管理




要求モデル

阻害要因

実現モデル


課題管理システム導入の全体像 – 旧管理法と課題

媒体汎用（紙、Eメール、Excel）

管理その場限り

台帳方式

課題・「現実」を表現できない。・不完全な追跡可能性、再利用性。・投入努力に見合わない。


課題管理システム導入の全体像 – 旧管理法と課題

媒体汎用（紙、Eメール、Excel）

管理二次元・その場限り

台帳方式

課題・「現実」を表現できない。・不完全な追跡可能性、再利用性。・投入努力に見合わない。

問題の核心

汎用媒体では事案の複雑性と管理フローを表現できない。

目的に特化した媒体と支援機能が必要。




要求モデル

阻害要因

実現モデル


課題管理システム導入の全体像 – ITSによる部分的解決

ITS （Issue Tracking System）

１事案＝チケットｎ枚 (n>=1) チケット番号＝永続的に一意

全てのITシステムProjectが利用監査用のSampling母数を一発抽出障害管理(DS10)のみ電子承認


課題管理システム導入の全体像 – 統制項目との対応

全ての事案は４種のトラッカー

に分類され統制項目と下記の関係を持つ

事案

作成者担当者関係者

経緯意志決定

履歴資料

成果物

問合せ

要望・課題

タスク

障害・バグ

DS8.4 問合せ

DS10 障害管理

DS6 変更管理 DS13.2.1 Job管理 DS13.2.2 臨時Job

DS13.2.4 ﾃﾞｰﾀ強制変更




要求モデル

阻害要因

実現モデル


課題管理システム導入の全体像 - 全体像

Project A

問合せ

要望・課題

障害・バグ

タスク

Project B

問合せ

要望・課題

障害・バグ

タスク

課題管理システム (ITS)

自動化ツールビルドテスト

リリース

構成管理ツール •Subversion, CVS •版数管理（差分・結合・分派）

■日常業務に浸透 •トータルで負担減少 •状態の掌握が容易 •コミュニケーション促進 ■トレーサビリティー一意性永続的な連鎖性履歴追跡性 ■変化への適応状況変化を記録し追従する。後々の参照が容易になる。

（未着手）


【図解】チケット駆動型事案管理のワークフロー

課題管理フロー

担当者アサイン期日設定

解決策検討解決策実施

解決不可能？

課題管理システム（ITS: Issue Tracking System)

課題記入

解決策検討解決策実施

承認

解決策確認会

報告

新規

受付担当

調査中

完了

調査中対応中解決

対応中解決

課題発見者

各システムリーダー/

サブリーダー

課題解決担当者

IT構築チームリーダー

PMO/ 関連チーム

A

対応システムの判定

A

対応システムの判定

YES

No

解決策確認会

A

＜凡例＞

プロセスステータス

判断 A 接続


ITS導入の経過

330名 56,000枚 102 PJ

2011 2010 2012


ITS導入の経過完了率９０%

月２０００枚

2011 2010 2012


第二部何が改善されたのか


初期の状況

何が改善されたのか - 【背景】


網羅不達

標準不在

連携未熟

何が改善されたのか - 【背景】


何が改善されたのか – 【効用】

効用

コスト

低減

統制

レベル向上

業務

見える化


何が改善されたのか -【効果の程度感】評価対象 Before After 統制実現統制の為だけの作業日々のITS利用が

そのまま証跡

自己点検管理資料が多様『収集・評価』が困難

統合・規格化『収集・評価』が容易

監査対応三重チェックが大変

追加Samplingが大変

何度でもSampling → 可

Ticket→ 数Click→ 証跡


何が改善されたのか -【効果の程度感】評価対象 Before After 統制実現１００７０

自己点検１００３０

監査対応１００５０


ITSは道具に過ぎない。「ふるまい」が変化したことが重要。

何が改善されたのか - 【ふるまい】

「あ、それ、ITSのチケット切っときますね。」 →行動様式：記録・公示・責任

「しかたないな。このチケット私にアサインして下さい。」 →行動様式： (渋々) チーム連帯責任

「あ、関連チケットにしておこう。」

→行動様式：自己益行動→情報連鎖→価値増加


何が改善されたのか - 【ルール】

チケットベースの開発・運用

No Ticket, No Work.

No Ticket, No Commit.

No TestCode, No Merge.


何が改善されたのか - 【全体最適】

『なぜ、 ITSならばキチンと入力してくれるの？』

『楽だから。』



『楽だから。』

１）日常業務として無理なく、２）「人と事案」を「記録・連携」できて、３）振り返った時に有効な資産となるから。



『楽だから』

１）日常業務として無理なく、２）「人と事案」を「記録・連携」できて、３）振り返った時に有効な資産となるから。

局所最適型（自己利益的）行動が

全体最適型（統制負担軽減・情報資産化・品質貢献）

の均衡を実現していた。

結果として


第三部失敗問題対策工夫


知的生産の技術梅棹忠夫先生

『忘却の装置』『分類するな、検索せよ』『情報容器の規格化』

参考文献１／２

チケットを京大式カードの延長線と考えるんや！（想像）


Redmineによるタスクマネジメント実践技法小川明彦氏、阪井誠氏著

『TiDDの可能性』『自動化の可能性』

参考文献２／２


失敗・問題・対策・工夫

ITS全面導入難しい局面も。


失敗・問題・対策・工夫

１０ルール


失敗・問題・対策・工夫－【基底】 1) 入力項目を削減 → テンプレートチケット 2) ITSは１つ。 → チケット番号の一意性＝生命線 3) 情報流通の透明化 →情報システム部門メンバーは全てを閲覧可能


失敗・問題・対策・工夫－【技術】 4) 応答性能主要画面 100ms未満 → MySQL5 BufferPool 1.5GB REE1.8.7 + Passenger ■メモ Redmine2.xへのUpdateは見送り中。理由：応答性能の改善待ち。チケット１枚表示に700~1000ms。評価環境： MySQL5.1, Ruby1.9, CentOS6 原因想定： http://twilog.org/akahane92/date-120602 1)RoR3のStack増によるGC問題(http://goo.gl/LSrs7 ) 2)RedmineのRoR3-ActiveRecordへの対応が手付かずな点(@marutosijp, 38:50, http://t.co/Bl1EWzdz)が原因だろうか。

http://twilog.org/akahane92/date-120602�



http://t.co/wtMvXrRW�

http://t.co/wtMvXrRW�

http://twitter.com/marutosijp�

http://twitter.com/marutosijp�

http://t.co/Bl1EWzdz�


失敗・問題・対策・工夫－【技術】 5) Redmine改造、Plug-inは最小限 → 性能・安定性・Update追従運転 1,112日障害７回 MTBF 158日 MTTR 19.8H 稼働率 99.5% 324万PV


失敗・問題・対策・工夫－【支援】 6) 事務局重要 → Project乱立、CustomField増加を防ぎ、利便性と統制の均衡を維持。 7) 過去データは資産 → 事務局が漏らさず移行支援 ExcelをMacroでWiki構文化し、 Ticketの説明欄へ。大好評。


失敗・問題・対策・工夫－【統一】 8) トラッカー、ステータスを統一 → トラッカー４種、ステータス９種全ての現場で共用できるよう、綿密に検討。

1.新規 6.対応中(E) 2.受付担当 7.解決 3.調査中 8.完了 4.調査中(E) 9.承認 5.対応中


失敗・問題・対策・工夫－【割れ窓理論】 9) 放置チケット対策 1.チケット Mash-Day 2. 「完了理由」対処不要 / 対処完了再現不能 / 応答途絶無効 / 却下 / 保留 3.週次完了率集計 → 社内掲示板


週次完了率集計

※青字はITSへのリンク


失敗・問題・対策・工夫－【利便】 10) 申請チケット Ticket First実現に役立つ。

テンプレートチケットの作り方 1. 初期値を記載したチケットを作成（※永遠に未完了） 2. チケット「コピー」のリンクURLをClipboardへ写し取る 3. リンクとしてWiki等にURLを貼付。『”申請”: / i ts /pro jects /foobar/ i ssues/11473/copy』

●


まとめ


一意識別 ↓

関連維持 ↓

追跡可能 ↓

信頼可能

IT全般統制

ISO

ITIL

FDA (Part 11)

省庁監査

統制要求

統制コスト低減

組織論的属人性

の低減（見える化）

現実の業務を表現可能

なタスク管理ツール

入力コストに見合うTool

＜ユーザー体験＞

いつでもどこでも

素早く必ず見つかる

休みやすく

【統制要求】

【管理手法】

【現場の要求】

【経営要求】

個人の利益を動機とする局所最適型行動規範が、（結果として）経営に資する知識管理システムとして、全体最

適型の均衡を得ていた。


協力

島津ビジネスシステムズ


島津製作所のご紹介事業領域・分析計測・医用機器・航空機器・半導体機器・油圧, 光学


ご静聴ありがとうございました

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