Analiza lacunelor conform standardului ISO 9001

Conform standardului international ISO 9001, analiza lacunelor denumita si analiza lipsurilor reprezinta o evaluare a conformitatii companiei fata de o serie de cerinte ale standardului de management al calitatii elaborat de Organizatia Internationala pentru Standardizare (ISO).

Aceasta analiza se desfasoara de obicei in cadrul unui audit intern sau extern al practicilor de afaceri ale companiei. Auditorii clasifica lacunele in abateri majore sau minore. Abaterile majore trebuie tratate si rezolvate inainte ca o companie sa poata primi certificarea ISO 9001.

Organizatia Internationala pentru Standardizare este o organizatie nonprofit care isi are sediul la Geneva, in Elvetia, si al carei scop este sa armonizeze standardele pentru dezvoltarea tehnologica si practicile de afaceri. ISO invita peste 160 natiuni sa participe la definirea acestor standarde. Peste 19400 standarde au fost emise de la infiintarea ISO, care a avut loc 1947.

Originea ISO 9001

ISO 9001 provine dintr-un standard militar britanic denumit BS5750. Liniile sale directoare controlau strict conformitatea asamblarii din procesul de productie a bombelor pentru a elimina exploziile din fabrici. BS5750 a servit drept fundament pentru standardul ISO 9001, care isi dorea sa stabileasca o metodologie de management al calitatii care sa se aplice si aplicatiilor civile.

Principiile ISO 9001

ISO 9001:2008 incurajeaza documentarea proceselor din organizatie si monitorizarea stricta a rezultatelor proceselor. Atunci cand aceste rezultate se incadreaza intr-un interval neasteptat, angajatii studiaza posibilele cauze ale abaterilor si implementeaza noi instructiuni care elimina riscul ca aceste abateri sa mai apara vreodata. Uneori, documentatia procesului este precisa, insa angajatii trebuie sa fie instruiti din nou.

Lacunele

O companie care isi pregateste angajatii pentru certificarea ISO 9001 poate angaja un consultant care sa evalueze cat de bine respecta compania acest standard. Cu ocazia auditului final de certificare, auditorul petrece cateva zile observand angajatii si comparand documentatia proceselor cu activitatile lor. Atunci cand apare o diferenta, auditorul noteaza lacuna si evalueaza gravitatea abaterii. Lacunele mari sunt etichetate drept “majore,” iar celelalte sunt categorisite drept “minore.”

Rezolvarea lacunelor

Exista trei optiuni pentru a rezolva lacunele. Prima dintre ele consta in recalificarea angajatului daca problema a fost una de fabricatie.

A doua consta in consultarea documentatiei procesului, cautand daca aceasta lasa loc pentru interpretare. Angajatii pot restrange etapele procesului pentru a elimina variabilitatea.

Cea de-a treia optiune analizeaza daca criteriile de reusita/nereusita sunt corespunzatoare si, daca este nevoie, determina alte specificatii care sa reflecte asteptarile clientilor.

Avantajele ISO 9001

Prof. David Levine de la Scoala de Afaceri Berkeley’s Haas a Universitatii din California a studiat avantajele certificarii ISO 9001. De la lansarea standardului ISO 9001, peste un milion de organizatii din peste 170 tari l-au adoptat. Dintre cele o mie de companii pe care Levine le-a monitorizat intr-o perioada de 11 ani, o crestere de 9 % a vanzarilor a fost atribuita implementarii acestui standard international.

Conform ORDINULUI nr. 24 din 20 iulie 2007 (Ordin nr. 24/2007 actualizat in 2010), emitent: Autoritatea Naţională de Reglementare in Domeniul Energiei, privind aprobarea Regulamentului pentru atestarea operatorilor economici care proiecteazã, executã, verificã şi exploateazã instalaţii electrice din sistemul electroenergetic, aceste societati (care doresc sa obtina atestare ANRE / acreditare ANRE / certificare ANRE / prin consultanta ANRE) sunt obligate sa detina fie o certificare ISO 9001, fie doar dovada implementarii si functionarii sistemului de management conform cu ISO 9001 (iar in cazul atestatului ANRE E2, se cere si certificarea ISO 14001).

Imbunatatirea relatiilor de afaceriISO 9001 este o strategie de management care imbunatateste relatiile de afaceri ale

unei companii

ISO 9001 este un program de certificare dezvoltat de Organizatia Internationala pentru Standardizare.

Punerea in practica a acestui standard ISO poate fi considerata o strategie de afaceri, cu scopul cresterii eficientei generale a companiei.

Potrivit site-ului organizatiei, ISO 9001 are ca obiectiv imbunatatirea satisfactiei consumatorilor in raport cu furnizaorii.

Avantajul evident al certificarii ISO 9001 consta in cresterea abilitatii firmei de a satisface nevoile consumatorilor, asigurand revenirea acestora si repetarea actului de achizitie.

In afara acestuia mai sunt si alte beneficii care au potentialul de a face o afacere mai viabila sau chiar mai profitabila.

Performanta dovedita prin ISO 9001ISO 9001 presupune existenta unei structuri organizationale solide pentru a asigura

eficienta

Din punctul de vedere ISO, standardele din seria ISO 9001 includ o abordare sistemica in gestionarea proceselor unei organizatii, unde se pune accentul pe crearea de produse care satisfac asteptarile consumatorilor.

Implementarea ISO 9001 include un protocol care permite verificarea pe o baza repetitiva a eficacitatii standardului; acest protocol include efectuarea unui audit ISO care verifica daca aplicarea standardului conduce la o gestionare eficienta a proceselor afacerii.

Printre alte protocoale incluse in procesul de implementare ISO se numara auditurile efectuate de clienti sau cele efectuate de un organism certificator.

ISO pretinde ca ultima optiune este cea mai populara datorita perceptiei de credibilitate datorate unei agentii de certificare independenta.

Cresterea eficientei si a veniturilorProductia standardizata si fluida duce la cresterea eficientei si marirea veniturilor

In ciuda faptului ca ISO 9001 creeaza anumite inconveniente legate de aspectele financiare si de timp presupuse de procesul de certificare, totusi avantajele pe termen lung depasesc cu mult costurile pe termen scurt.

Odata ce afacerea primeste certificarea ISO 9001 iar procesele interne sunt definite, operationalizate si standardizate, in consecinta va creste eficienta generala prin reducerea timpului alocat instruirii.

Activarea pe o baza stadardizata se reflecta imediat in cresterea productivitatii companiei, iar acesta duce la cresterea veniturilor.

Ridicarea moraluluiCunosterea impactului activitatii individuale asupra companiei duce la cresterea

moralului lucratorului

O activitate de productie fluida si eficienta imbunatateste moralul angajatilor prin crearea de atributii de serviciu tangibile, cu impact asupra activitatii de ansamblu a companiei.

Ca parte a implementarii ISO 9001 compania dezvolta sarcini si responsabilitati pentru muncitori, obiective pentru management, proceduri de instruire si o imagine bine definita a impactului individual asupra activitatii generale a companiei.

Mai putine erori de productieCerintele ISO 9001 presupun eliminarea din productie a proceselor redundante

ISO 9001 micsoreaza numarul de erori de productie prin fluidizarea proceselor si documentarea orcaror modificari care apar in cadrul aparatului de productie.

Chiar si cele mai mici schimbari trebuie documentate pentru a asigura eficienta maxima.

Imbunatatirea relatiilor cu furnizorii si consumatoriiISO 9001 cultiva relatiile durabile de afaceri cu cei mai buni furnizori

Aplicarea standardului ISO 9001 imbunatateste relatiile companiei cu furnizorii deoarece printre cerintele incluse in aplicarea acestuia se numara si urmarirea si identificarea erorilor din cadrul activitatii de productie.

Astfel se poate determina usor daca apar neconformitati in cadrul materiei prime folosite in productie sau de-a lungul procesului de fabricatie.

Alta cerinta importanta a standardului se refera la documentarea si inregistrarea surselor de materii prime, catalogarea si impartirea pe loturi a acesteia, pentru identifcarea si remedierea facila a tuturor eventualelor neconformitati.

Aceste doua actiuni presupun ca organizatia sa faca o ancheta interna riguroasa si temeinica inaintea acuzarii furnizorului de livrare de materie prima sub normele de calitate agreate, ducand implicit la cultivarea unor relatii pe termen lung fructuoase si mutual avantajoase cu companiile care livreaza cele mai bune materiale.

Clientela firmei va avea incredere in continuarea afacerii cu o companie certificata ISO 9001 deoarece acest standard de calitate, universal acceptat, sugereaza eficienta, temeinicie si servicii dedicate, de calitate – astfel asigurandu-se satisfarea superioara a consumatorilor, obiectivul de maxima intiietate a ISO 9001.

ISO 9001 necesita efectuarea de inregistrari usor de regasit a tuturor acestor tipuri de actiuni, care au ca obiectiv crestrea responsabilitatii angajatilor.

Ca o consecinta a acestui set de masuri se minimizeaza schimbarile negative ce pot aparea in aparatul de productie ducand la erori de fabricatie.