İSGBYS (İş Sağlığı Güvenliği Bilgi Yönetim Sistemi Yazılımı)

OSGB/Firma Yetkilisi Kullanım Kılavuzu

1. Sisteme Giriş Sisteme, AKY Bilişim, ISGBYS Yazılımı Yetkilisi tarafından size verilen Kullanıcı Adı ve Şifre ile giriş yapılır.

2. Admin Paneli Kullanımı İlk açılan ekran görüntüsü OSGB/Firma yetkilisi ekranıdır. Bu ekranın üstünde yer alan kısımda ‘ISGBYS’ yazısına tıklandığında anasayfaya, ‘OSGB Yönetim’ yazısına tıklandığında alt menülere ve ‘Ayarlar’ yazısına tıklandığında şifre değiştirme ekranları açılır.

Şekil 2: Admin Paneli Anasayfa

‘OSGB Yönetim’ yazısına tıklandığında, yazının altında açılan menülere ulaşılır.

Şekil 3: OSGB Yönetim Menüsü

Şekil 1: Kullanıcı Giriş Ekranı

3. ISG Profesyonelleri ‘ISG Profesyonelleri’ yazısına tıklandığında aşağıdaki ekran açılacaktır. Bu ekranda firmanız bünyesinde çalışan İSG Profesyonelleri (İş Güvenliği Uzmanları, İş Yeri Hekimleri) eklenebilecektir, eklenen İSG Profesyonellerinin bilgileri ve hizmet verdiği firma işyeri bilgileri güncellenebilecektir.

Şekil 4: ISG Profesyonelleri Ekranı

‘Ekle’ butonuna tıklandığında aşağıdaki ekran açılacaktır. Bu ekranda ‘Kullanıcı Adı’ yazan yere İSG Profesyonelinizin sisteme giriş yaparken kullanacağı kullanıcı adı (Ad, Soyad , Mail adresi, TC Kimlik No. gibi) girilecektir. Bundan sonra İSG Profesyoneliniz sisteme bu kullanıcı adı ile girecektir. ‘Kullanıcı adı’ girildikten sonra, girişi yapılan İSG Profesyonelinin ‘TC Kimlik No’, ‘Adı’, ‘Soyadı’, ‘Belge Tipi’ (İş Güvenliği Uzmanı veya İşyeri Hekimi), ‘E-Mail’ ve ‘Tel No’ bilgileri girilir. ‘E-Mail’ adresi bölümüne İSG Profesyonelinin kullandığı şahsi-şirket maili girilecektir. ‘Tel No’ bilgisi zorunlu değildir. Tüm bilgiler girildikten sonra ISGBYS yazılımı girilen e-mail adresine şifre oluşturmak için mail gönderecektir. İSG Profesyoneli gönderilen maildeki linke tıklayarak kendi şifresini oluşturacaktır. Hizmet verilen İşyerlerinin kaydı daha önce yapıldıysa, İSG Profesyoneline atama yapılabilmektedir.

Şekil 5: ISG Profesyoneli Kayıt Ekranı

4. İşyeri Ekleme Ekranı Şekil 3’te yer alan OSGB Yönetim yazısına tıklandığında açılan menülerden ‘İşyerleri’ yazısına tıklandığında aşağıdaki ekran açılacaktır. İşyeri ekleme işlemi 2 farklı şekilde yapılabilmektedir. Firma bilgilerini girerek teker teker ekleme ya da Excel ortamında aynı anda birden fazla ekleme şeklinde yapılabilmektedir.

Şekil 6: İşyeri Ekleme Ekranı

1. Tekli İşyeri Ekleme Ekranı; ‘İşyerleri’ ekranında ‘Ekle’ butonuna basıldığında aşağıdaki

İşyeri ekleme ekranı açılacaktır. Bu ekrana ‘İşyeri Adı ve 26 Haneli ‘SGK Sicil No’ bilgisinin girilmesi zorunludur. Diğer kısımlar zorunlu olmamasına rağmen girilmesi tavsiye edilmektedir. Firma bilgileri girildikten sonra sisteme daha önce kayıt edilmiş İSG Profesyonelleri kaydedilen firmaya alt kısımdaki ‘Ekle’ butonuna tıklanarak atanabilir.

Şekil 7: Tekli İşyeri Ekleme Ekranı

2. Excel İçe Aktarma özelliği ile Toplu İşyeri Ekleme Ekranı: İşyeri Ekleme ekranında ‘İçe Aktar’ butonuna tıklandıktan sonra aşağıdaki pencere açılacaktır. Açılan pencerede toplu ekleme için öncelikle ISGBYS tarafından hazırlanan ‘Excel Taslağı’ indirilmelidir.

‘Excel Taslağı’ yazısına tıklanmasına rağmen indirme işlemi başlamadıysa, adres çubuğu (giris.isgbys.com yazısının bulunduğu yer, en sağ ucunda) ‘Pop-up’lar engellendi’ yazısına tıklanarak her zaman izin ver seçeneği seçilmelidir.

Şekil 8: Pop-up Engeli Kaldırma Ekranı

İndirilen ‘Excel Taslağı’ indirilip, doldurulduktan sonra, ‘Dosya’ bölümündeki büyüteç logosuna tıklanarak seçilip kaydedilmelidir. Excel dosyasına İSGKatip ’ten indirilmiş dokümanda bulunan firma ve SGK No. bilgileri eklenebilir. Sistem bu bilgileri tanıyacaktır. Daha önce sisteme kaydedilmiş ISG Profesyonelleri eklendiğinde, eklenen işyerleri, İSG Profesyonellerine atanacaktır.

Şekil 9: 2. Excel İçe Aktarma özelliği ile Toplu İşyeri Ekleme Ekranı

5. Çalışan Ekleme Ekranı Şekil 3’te yer alan OSGB Yönetim yazısına tıklandığında açılan menülerden ‘Çalışanlar yazısına tıklandığında aşağıdaki ekran açılacaktır. Bu bölümde hizmet verilen firmaların çalışan bilgileri sisteme kaydedilecektir. Çalışan ekleme işlemi 2 farklı şekilde yapılabilmektedir. Çalışan bilgilerini girerek teker teker ekleme ya da Excel ortamında aynı anda birden fazla ekleme şeklinde yapılabilmektedir.

Şekil 10: Çalışan Ekleme Ekranı

1. Tekli Çalışan Ekleme Ekranı; ‘Çalışanlar’ ekranında ‘Ekle’ butonuna tıklandığında

aşağıdaki Çalışan ekleme ekranı açılacaktır. Bu ekrana çalışanın sadece ‘TC Kimlik No’, ‘Adı’, ve ‘Soyadı’ bilgilerinin girilmesi zorunludur. Diğer bölümlerin doldurulması, İşe Giriş ve Periyodik Muayene ve E-Reçete kullanımında İşyeri Hekimlerine kolaylık sağlayacaktır, bu yüzden doldurulması tavsiye edilir. Çalışan bilgileri girildikten sonra ‘İşyerleri’ yazısının altındaki ‘Ekle’ butonuna tıklanarak çalışanın çalıştığı işyeri seçilir ve ‘Kaydet’ butonuna tıklanır.

Şekil 11: Tekli Çalışan Ekleme Ekranı

2. Excel İçe Aktarma özelliği ile Toplu Çalışan Ekleme Ekranı: Çalışan Ekleme ekranında

‘İçe Aktar’ butonuna tıklandıktan sonra aşağıdaki pencere açılacaktır. Açılan pencerede toplu ekleme için öncelikle ISGBYS tarafından hazırlanan ‘Excel Taslağı’ indirilmelidir.

‘Excel Taslağı’ yazısına tıklanmasına rağmen indirme işlemi başlamadıysa, adres çubuğu (giris.isgbys.com yazısının bulunduğu yerin en sağ ucunda) ‘Pop-up’lar engellendi’ yazısına tıklanarak her zaman izin ver seçeneği seçilmelidir.

Şekil 12: Pop-up Engeli Kaldırma Ekranı

İndirilen ‘Excel Taslağı’ indirilip, doldurulduktan sonra, ‘Dosya’ bölümündeki büyüteç logosuna tıklanarak seçilip kaydedilmelidir. Çalışanların çalıştığı işyeri ‘İşyeri’ yazısının altındaki bölümden seçilmelidir. Daha önce sisteme kaydedilmiş İşyerleri eklendiğinde, eklenen çalışanlar, İşyerine atanacaktır.

Şekil 13: Excel İçe Aktarma özelliği ile Toplu Çalışan Ekleme Ekranı

6. Doküman Takibi Ekranı Şekil 3’te yer alan OSGB Yönetim yazısına tıklandığında açılan menülerden ‘Doküman Takibi’ yazısına tıklandığında aşağıdaki ekran açılacaktır. Bu bölümde OSGB/Firma yetkilisi uzman veya hekimlerinin ISGBYS yazılımın yüklemiş olduğu dokümanların kontrol, takibini ve eklenmesini yapmaktadır. Öncelikle daha önce ISGBYS yazılımına kaydedilen bir işyeri, ‘İşyeri’ yazısının altından seçilmelidir. İşyeri seçimi yapıldıktan sonra sistem, o işyerine eklenen dokümanları getirecektir. OSGB/Firma Yetkilisi doküman eklemek isterse ‘+ Yeni Başlık Ekle’ yazısına tıklamalı ve aşağıdaki şekilde görüldüğü gibi bir ‘Konu Başlığı’ yazmalıdır.

Şekil 14: Doküman Takibi Ekranı

‘Konu Başlığı’ girildikten sonra, girilen başlığın sağ tarafındaki yeşil ‘+’ butonuna tıklayarak açılan pencerece yeni doküman girişi yapılabilir. ‘Yeni Doküman’ penceresinde dokümanın hazırlanma ve geçerlilik bitiş tarihi girilmelidir. Kullanıcı isterse ‘Açıklama’ bölümünün altındaki bölüme, gün girişi yaparak geçerlilik süresi bitmeden uyarı maili ile bilgilendirilecektir. Kullanıcı mail ile bildirim yapılacak mail adreslerini kendisi girebilmektedir. Eklenecek dosyalar ‘Ekle’ butonuna tıklandıktan sonra açılan ‘büyüteç’ butonuna tıklanarak seçilecektir. Son olarak ‘Kaydet’ butonuna tıklanarak doküman ISGBYS yazılımına kaydedilecektir.

Şekil 15: Doküman Ekleme Ekranı

Eklenen dokümanlar, daha sonra üzerlerine tıklanarak indirilebilmektedir. Aşağıdaki şekilde sisteme yüklenen bir örnek doküman, Risk Değerlendirme Raporu.xlsx yazısı üzerine tıklanarak indirilebilir. İndirme işlemi başlamadıysa Pop-up engeli kaldırılmadır.

Şekil 16: Doküman Düzenleme ve İndirme Ekranı

İSGBYS (İş Sağlığı Güvenliği Bilgi Yönetim Sistemi Yazılımı)

İSG Profesyoneli Kullanım Kılavuzu Şekil numaraları eklenecek

1. Sisteme Giriş Sisteme giriş yapılabilmesi OSGB/Firma yetkilisi tarafından sisteme kaydınızın yapılması gerekmektedir. Sisteme kaydınız yapıldıktan sonra mail adresinize aşağıda göründüğü gibi 2 adet mail gelecektir. Gelmemesi halinde Spam/Gereksiz E-Posta kutunuzu kontrol ediniz. İlk gelen mail şifrenizi oluşturacağınızı ‘Kullanıcı Hesabı Aktivasyonu’ mailidir. Diğer mail ise sizi bilgilendirme amaçlı sizlere, OSGB/Firma yetkilisi tarafından atanan firma ünvanlarını içermektedir.

Şekil 17: ISGBYS’den gelen Mailler

‘Kullanıcı Hesabı Aktivasyonu’ konulu maili açtığınızda ‘Kullanıcı Adı’ bilgisi aşağıda yazacaktır. ‘Buraya tıklayarak’ yazısına tıkladığınızda, kullanıcı şifrenizi oluşturacağınız bir pencere açılacaktır.

Şekil 18: Kullanıcı Hesabı Aktivasyon Maili

Açılan sayfada karşınıza şifre belirleme ekranı açılacaktır. Bu ekranda iki bölüme de bundan sonra ISGBYS yazılımında kullanacağınız şifrenizi girmelisiniz. Şifreler girilip ‘Kaydet’ butonuna basıldığında ISGBYS yazılımına giriş yapacağınız, oturum açma sayfası gelecektir.

Şekil 19: Yeni Şifre Belirleme Ekranı

Oturum açma ekranında ‘Kullanıcı Hesabı Aktivasyonu’ mailinde yazan ‘Kullanıcı Adı’ ve sizin belirlediğiniz Şifre yazıldıktan sonra ‘Giriş’ butonuna tıklayarak sisteme giriş yapabilirsiniz.

Şekil 20: Oturum Açma Ekranı

Sisteme giriş yapıldığında aşağıdaki ekran açılacaktır. Açılan ekran anasayfadır. Bu ekranda ‘Onayınızı Bekleyen İşyerleri’ kısmından size atanan işyerlerini onaylamanız gerekmektedir. İşyerlerini seçip ‘Onayla’ butonuna tıklandığında onay verme işleminiz tamamlanmış olacaktır.

Şekil 21: ISGBYS ISG Profesyoneli Anasayfa Ekranı

2. Eğitim Kayıt İşlemleri Eğitim kayıt işlemlerine giriş için ‘Menü’ çubuğundan ‘Eğitim’, ‘Eğitim Bilgisi Kayıt’ linkine tıklanacaktır. ‘Eğitim Bilgisi Kayıt’ ekranı aşağıdaki gibidir. Bu ekranda ‘İşyeri’ seçimi, ‘Eğitim Tarihi’, ‘Eğitim Yeri’, ‘Eğitim Türü’ girilmelidir.

Şekil 22: Eğitim Bilgisi Kayıt Ekranı

‘Eğitim Konusu ve Süreleri’ altında yer alan ‘+Ekle’ butonuna tıklandığında aşağıdaki ekran açılacaktır. ‘Eğitim Konusu’ seçimi Bakanlık tarafından belirlenen konular arasından seçilecektir. Bu konular ‘Seçiniz’ bölümüne tıklandığı anda aşağıdaki gibi açılacaktır. Eğitimi veren kişi İSG Profesyonelinden farklı biri ise ‘Eğitimi Veren (TC Kimlik No)’ bölümüne farklı bir TC Kimlik No. girilebilir. Son olarak seçilen konuda verilen eğitim süresi girilmelidir. Bu işlemler bittikten sonra yeşil ‘✔’ işaretine tıklanmalıdır.

Şekil 23: Eğitim Konu Ekleme Ekranı

Eğitim Bilgisi Kayıt ekranına eğitim verilen katılımcıları eklemek için, ‘Katılım Listesi’ yazısı altındaki ‘+Ekle’ butonuna tıklayarak katılımcıları ekleyebilirsiniz. Tüm bölümler doldurulduktan sonra sağ üstte yer alan ‘Gönder’ butonuna tıklayarak Bakanlık veri tabanına veri gönderimini tamamlayabilirsiniz.

3. Sağlık Verileri ve İşe Giriş ve Periyodik Muayene İşlemleri Bu bölüm yalnızca işyeri hekimlerinde bulunmaktadır. Menüden ‘Çalışan’ kısmı tıklanıp, ‘İşe Giriş ve Periyodik Muayeneler’ bölümüne giriş yapılacaktır. Bu bölümde çalışanlara işyeri hekimleri tarafından verilen ‘İşe Giriş ve Periyodik Muayene Formu’ doldurulurken, bakanlığa çalışanların sağlık verileri de gönderilebilecektir. Kırmızı yıldız işareti bulunan kısımların doldurulması zorunludur.

Şekil 24: İşe Giriş ve Periyodik Muayene Ekranı

Form doldurulduktan sonra ‘Kaydet’ butonuna basıldığında form kaydedilecektir. Kaydettikten sonra açılan ‘İndir’ butonu ile İşe Giriş ve Periyodik Muayene formu excel ortamında bilgisayarınıza indirilecektir. İndirilen formun çıktısı alınabilir. Bakanlığa gönderilmesi gereken sağlık verileri formun en alt kısmındaki ‘Muayene Sonuçları’ kısmıdır. ‘+Ekle’ butonuna tıklanarak işyeri hekiminin, çalışan hakkındaki sonuç ve kanaat bilgileri girilecektir.

Şekil 25: Muayene Sonuçları

ISGBYS yazılıma kaydedilen İSGBYS yazılımı tarafından tutulmaktadır. Daha sonra ulaşmak için ‘Aç’ butonu kullanılacaktır. Bilgilendirme; Bakanlık veri tabanına gönderilecek veriler sadece; Çalışan TC Kimlik No ve Çalışan muayene sonuçlarıdır. İşe Giriş ve Periyodik Muayene formundaki diğer bilgiler bakanlığa gönderilmeyecektir.

4. E-Reçete Ekranı E-Reçete özelliğini kullanabilmek için öncelikle, menüde yer alan ‘Ayarlar’ sekmesi altındaki ‘Doktor İşlemleri’ bölümünü açıp İşyeri hekimi bilgilerinizi girmeniz gerekmektedir. Bu bölümünün doğru doldurulabilmesi için öncelikle; https://medeczane.sgk.gov.tr/doktor/login.jsp adresine TC Kimlik No ve Medula şifreniz ile giriş yapmanız ve bu adresteki bilgilerin aynısını girmeniz önerilmektedir. Branş kodu işyeri hekiminin uzmanlık alanını ifade eder. (Örnek; Pratisyen Hekim, Acil Tıp, Göğüs Hastalıkları gibi) ‘SGK Kullanıcı Adı’, TC Kimlik No, ‘SGK Kullanıcı Şifresi’ ise işyeri hekiminin SGK Medula Şifresi’dir. ‘Sertifika Kodu’, ‘Yok’, Tesis Kodu ise 11-İl Plaka Kodu-9903 (Örnek: 11069903, 11349903 gibi) girilmelidir. İşlemler tamamlanınca ‘Kaydet’ butonuna tıklanacaktır.

Bu bölüm 2018 yılı itibari ile İşyeri Hekimlerinin kullanmak zorunda olduğu E-Reçete kullanım ekranıdır Sisteme kayıtlı olmayan çalışanları ‘Yeni Kişi Oluştur’ butonundan, sisteme kayıtlı çalışanları ‘Hasta’ bölümüne Ad veya TC Kimlik bilgilerini girerek seçebilirsiniz.

5. Tehlike Kaynakları Verisinin Girişi Bu bölüme menü ‘İşyeri’ sekmesi altındaki ‘Risk Analizi’ bölümünden ulaşılmaktadır. Bu bölümde; bakanlığın 2018 yılı sonunda belirleyeceği bir tarihte, bakanlığın istediği tehlike kaynakları konuları seçilerek, bakanlık veri tabanına gönderilecektir. Bakanlık Tehlike Kaynakları verilerini henüz zorunlu tutmamıştır.

Şekil 26: Tehlike Kaynakları Ekranı