intensidade da informaÇÃo e origem do conhecimento
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INTENSIDADE DA INFORMAÇÃO E
ORIGEM DO CONHECIMENTO:
RELAÇÃO COM GESTÃO DA
INFORMAÇÃO E FATORES
MODERADORES
Esther Zhi Hong Zheng
Marly Carvalho
FERNANDO JOSÉ BARBIN LAURINDO
Dada a crescente importância da gestão do conhecimento em projetos,
uma vez que ele foi incorporado na última edição do PMBoK, a
presente pesquisa investiga os fatores que influencia a gestão do
conhecimento. Objetiva-se identificar ferramentas tecnológicas
utilizadas para suportar a criação, compartilhamento, armazenamento
e reuso do conhecimento. Além disso, ele objetiva investigar as fontes
do conhecimento, que podem ser internas ou externas à organização. A
abordagem de pesquisa foi uma revisão sistemática de literatura, e
análise de conteúdo. Os resultados mostraram que quanto maior a
intensidade de informações nos projetos, maior necessidade de gestão
do conhecimento. Entretanto, essa relação pode ser alterada de acordo
com o ambiente organizacional e fatores pessoais. A pesquisa
identifica as principais variáveis e propõe um modelo conceitual.
Palavras-chave: Gestão do conhecimento, Tecnologia da informação,
Gerenciamento de projetos
XXXVIII ENCONTRO NACIONAL DE ENGENHARIA DE PRODUCAO “A Engenharia de Produção e suas contribuições para o desenvolvimento do Brasil”
Maceió, Alagoas, Brasil, 16 a 19 de outubro de 2018.
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1. Introdução
A gestão do conhecimento objetiva trazer vantagem competitiva, melhorar o desempenho,
transferir conhecimento e desenvolver práticas colaborativas. Contudo, é necessário ter uma
abordagem adequada à organização, não se trata de uma "receita de bolo" (TERZIEVA 2014).
O ambiente dos negócios está mudando a uma velocidade cada vez maior (COLLYER E
WARREN, 2009), tendo uma força de trabalho móvel e transitória (PMI, 2017). Essas
características ambientais levam à necessidade de um rigoroso processo de identificação do
conhecimento, e transferência para o público alvo, para não perder o conhecimento (PMI,
2017).
A gestão do conhecimento especialmente em organizações orientadas a projetos, com times
fragmentados e temporários, tem papel crucial afetando uma das medidas de sucesso de um
projeto é no conhecimento criado (TODOROVIĆ et al. 2015).
Embora a ISO21500 já trouxesse um processo de lições aprendidas, foi só na 6ª edição do
guia Project Management Body of Knowledge - PMBoK, que o assunto ganhou um tópico
específico no capítulo de Integração (PMI, 2017).
No contexto de gestão de projetos, a literatura discute diversos assuntos sobre gestão do
conhecimento, como modelos de gestão do conhecimento, seu impacto no desempenho do
projeto, problemas e desafios, entre outros (TODOROVIĆ et al., 2015).
Outro tema relevante é o impacto da TI sobre a gestão do conhecimento, que pode ser afetado
por fatores técnicos e organizacionais. Nesse sentido, identificar quais são os recursos em TI e
os fatores moderadores organizacionais e técnicos é um tema relevante para pesquisas futuras.
Adicionalmente, a visão dos diferentes stakeholders quanto ao relacionamento de TI com as
capacidades em gestão do conhecimento também deve ser entendida em maior profundidade
(MAO et al. 2016).
Havendo esse contexto, este estudo visa identificar as ferramentas tecnológicas utilizadas para
gerenciamento do conhecimento. Além disso, visa investigar as fontes de conhecimento que
podem ser originadas interna ou externamente à organização.
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O trabalho está estruturado em cinco seções: o primeiro, que é a introdução apresentada,
seguido da apresentação dos métodos utilizados no trabalho, dos resultados da pesquisa, e
uma discussão e apresentação de conclusões, limitações e sugestões de trabalhos futuros.
2. Métodos de Pesquisa
Para obter a primeira amostra foram selecionados artigos dentro da base de dados ISI Web of
Science por incluir artigos que foram publicados em periódicos indexados com fator de
impacto calculado pelo JCR (Journal Citation Report). Além disso, estas bases de dados
fornecem metadados essenciais para análise bibliométrica, incluindo resumos, referências,
número de citações, lista de autores e palavras-chave. Foram considerados todos os artigos
registrados na base até dezembro de 2017 na busca.
As palavras de busca utilizadas foram (“knowledge management” e "information technology"
e “project"). Filtraram-se apenas textos do tipo artigo, resultando em 135 artigos na base ISI
Web of Science. Para selecionar os mais relevantes para análise de conteúdo, calculou-se o
fator de impacto corrigido de cada artigo (I) com base no número de citações (C) e o fator de
impacto do periódico onde foi publicado, obtido pelo Journal Citation Report (JCR),
conforme equação (1) desenvolvida por Carvalho et al (2013).
I=C*(JCR+1) (1)
Listaram-se os artigos em ordem decrescente de fator de impacto, realizou-se uma análise de
Pareto e foram selecionados os primeiros 28 artigos (21% do total), representando 80% do
fator de impacto total da amostra para análise de conteúdo. Para considerar artigos recentes
(publicados há menos de cinco anos) que não receberam citações por serem novos, foram
selecionados 6 trabalhos publicados a partir de 2013, totalizando uma amostra de 34 artigos.
Para análise de conteúdo, a estratégia de codificação inicial adotada foi separar os trechos dos
artigos que tratam de: (1) fatores de sucesso e fracasso na implantação de gestão de
conhecimento; (2) práticas, técnicas e ferramentas de TI para a gestão do conhecimento. Após
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a codificação inicial em cada artigo, realizou-se uma segunda rodada de codificação em um
segundo nível, agrupando itens semelhantes e denominando-os de forma coerente.
A partir dos principais temas identificados, algumas outras referências dos assuntos correlatos
foram buscadas, de forma orgânica, para complementar as discussões.
3. Resultados da Análise de Conteúdo
3.1. Processo de Gestão do Conhecimento
A gestão de conhecimento está atrelada a área de gestão da integração. Para o PMBOK é um
processo de execução, enquanto para a ISO21500, é um processo de encerramento. Segundo o
PMI (2017), gestão do conhecimento é um processo de criação de conhecimentos novos, e
reutilização de conhecimentos existentes para atingir os objetivos do projeto, e contribuir para
o aprendizado organizacional.
O processo de gestão de conhecimento foca nos fluxos de conhecimento e no seu processo de
criação, compartilhamento e distribuição (ALAVI E LEIDNER, 2001). Tsern e Lin (2004)
propõem um framework de gestão do conhecimento que corresponde ao processo de
problematização, criação, compartilhamento, arquivo e armazenamento, e reuso do
conhecimento.
A criação e compartilhamento do conhecimento pode ser tanto tácito quanto explícito.
Segundo Takeuchi e Nonaka (2008), a criação do conhecimento se dá em um processo
espiralar de transformação de conhecimento tácito em explícito, e vice-versa, que começa
com a socialização (tácito-tácito), externalização (tácito-explícito), combinação (explícito-
explícito) e internalização (explícito-tácito).
De acordo com Alavi e Leidner (2001), o arquivamento do conhecimento é um aspecto
importante da gestão do conhecimento, pois apesar de conhecimentos serem aprendidos, os
mesmos podem ser também esquecidos. Segundo os autores, esse armazenamento se dá de
diferentes formas: em documentações escritas, em bases de dados de informações
estruturadas, em procedimentos documentados e nas redes de indivíduos.
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3.1. Origem do Conhecimento
Um dos fatores que influencia as práticas e ferramentas adotadas de gestão do conhecimento é
a origem desse conhecimento. Mitchell (2006) identifica que os conhecimentos podem ser
externos ou internos, sendo necessário acessar e importar os externos e sintetizar os internos.
O conhecimento externo pode vir principalmente de parceiros e fornecedores. Esposito e
Evangelista (2014) identificaram que há dificuldades em internalizar esses conhecimentos,
pois existe uma barreira dos parceiros em compartilhar as informações e conhecimentos, para
proteger seus ativos intelectuais.
Apesar do acesso ao conhecimento interno da organização ser menos difícil, não significa que
ela seja fácil. Carrillo e Chinowsky (2006) identificaram que a falta de acesso ao
conhecimento é uma barreira. O acesso é tanto aos detentores do conhecimento quanto aos
documentos que explicitam o conhecimento (PETTER; VAISHNAVI, 2008).
Internamente, o conhecimento pode estar dentro da equipe gestora do conhecimento, ou em
outras áreas. Lee et al. (2017) analisaram as fronteiras da gestão do conhecimento das
equipes, e perceberam que conhecimentos de atividades com maior incerteza tendem a
permanecer dentro da equipe. Eles propuseram ainda que quanto maior a relação de
interdependência entre as atividades das equipes, mais permeável deveria ser a fronteira de
troca de conhecimentos.
A partir dessa discussão, pode-se dizer que existem três ambientes onde o conhecimento pode
ser criado, compartilhado, armazenado e reutilizado, conforme a Figura 1: dentro da equipe
interna do projeto, dentro da equipe externa do projeto (fornecedores e parceiros) e demais
equipes dentro da organização.
Figura 1 – Diferentes origens do conhecimento
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3.2. Intensidade da Informação e Complexidade
Seguindo a lógica de Lee et al. (2017), da interdependência das atividades, é possível
relacionar à proposta de Porter e Millar (1985). Eles exploram o conceito de cadeia de valor, e
que as indústrias estão caminhando para processos com grande intensidade de informação ao
longo da cadeia, e nesse contexto de grande volume de informações, a TI desempenha um
papel importante, começando com o processamento dos dados.
Porter e Millar (1985) colocam que cadeias de alta intensidade de informação, há muitos
fornecedores e clientes envolvidos. Pode-se dizer então que a intensidade da informação em
projetos está relacionada a complexidade do projeto.
Vidal et al. (2010) conceituam que complexidade segundo categorias: tamanho, variedade,
interdependências, dependência contextual. Essas categorias trazem aspectos organizacionais
e tecnológicos.
3.3. Tecnologias Empregadas
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Carrillo e Chinowsky (2006) dizem que a estratégia de gestão do conhecimento pode ser de
duas naturezas: centrada no homem ou em TI. Chang e Wang (2009) citam alguns aspectos de
TI: o orçamento investido em infraestrutura de TI, as características da infraestrutura
existente, a capacidade para aplicar recursos em gestão do conhecimento, os recursos
humanos dedicados a TI e uso de ferramentas como intranet e internet.
Lee et al. (2017) afirmam que a TI ajuda a acumular conhecimentos, e permite sua
reutilização, integrando e padronizando conhecimentos fragmentados, e reduzindo custos de
comunicação e limites da troca de conhecimentos entre equipes.
Na literatura é possível identificar várias ferramentas de TI na gestão do conhecimento. Os
mais citados são os repositórios de conhecimento e sistemas de gerenciamento de
documentação (GREY; MEISTER, 2006; TSERNG; LIN, 2004; PETTER; VAISHNAVI,
2008; LIN, 2011; YANG et al., 2012; ESPOSITO; EVANGELISTA, 2014). Na mesma linha,
Malone et al. (1999) estudam o uso de softwares de mapeamento de processos, identificando
atividades, ator e relações de interdependência entre as atividades.
Carrillo e Chinowsky (2009) citaram que a falta de acesso a base de dados em tempo real é
uma das barreiras à gestão do conhecimento. Nesse sentido, diversos outros autores falam do
uso de data warehouses e técnicas de mineração de dados (CHA et al., 2008; ALHAWARI et
al., 2012; YANG et al., 2012; ESPOSITO; EVANGELISTA, 2012). Su et al. (2006), e Chen e
Su (2006) por exemplo, exploraram a utilização de ferramentas de CRM, e Saldanha et al.
(2017) estudaram o papel que ferramentas como CRM e analytics na geração de inovação.
Outra ferramenta bastante citada é o social software: serviços de social networking, wikis e
plataformas colaborativas, comunidades virtuais, e fóruns de discussão virtual
(PIRKKALAINEN; PAWLOWSKI, 2014; LIN, 2011; GRAY; MEISTER, 2006; TSERNG;
LIN, 2004).
Além desses, há outras ferramentas de comunicação, como o telefone, e-mail e
videoconferência (GRAY; MEISTER, 2006; YANG et al., 2012; ESPOSITO;
EVANGELISTA, 2014), intranets e extranets (CHANG; WANG 2009; CARAYANNIS,
1998; ESPOSITO; EVANGELISTA, 2014; LIN, 2011) e plataforma de cursos online
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(TSERNG; LIN, 2004). Bowden et al. (2006) citam especificamente o uso de soluções
mobile.
Dentro do contexto de gestão de projetos, PMI (2017) cita sistemas de gestão da informação
de cronograma, de autorização de trabalhos, de indicadores de desempenho, de gerenciamento
de configurações, entre outros.
Apesar de existir várias ferramentas, aspectos de design precisam ser considerados.
Anantatmula (2008) diz que o papel da TI no sucesso dos projetos depende de como os
sistemas foram projetados na organização. Martinsons et al. (2017) levantaram alguns fatores
de fracasso: baixa conectividade, dificuldade de uso das aplicações, ferramentas ou
equipamentos e custos excessivos para operar e manter o sistema.
Vaccaro et al. (2010) dizem que a TI irá ajudar na comunicação se as ferramentas forem
fáceis de serem utilizadas. Pirkkalainen e Pawlowski (2014) explicam que as ferramentas
precisam ter as funcionalidades necessárias, disponibilidade e interoperabilidade com outras
ferramentas e sistemas, usabilidade e qualidade.
Para Lin (2011), a qualidade do sistema pode ser traduzida como a acurácia do conhecimento,
a relevância para o trabalho, a confiabilidade e a facilidade de acesso dentro do sistema. Ela
diz que a qualidade do sistema está positivamente correlacionada a implantação dos sistemas
de gestão do conhecimento.
Com relação à facilidade de acesso, Petter e Vaishnavi (2010) mapearam na literatura sete
princípios para o design da gestão do conhecimento. É importante também que os
conhecimentos estejam organizados para ter desempenho eficaz e eficiente, provendo
capacidades de buscas avançadas.
3.4. Aspectos Organizacionais
Há diversos aspectos organizacionais que influenciam na gestão do conhecimento. Chang e
Wang (2009) discutem a estratégia da organização na implantação: criação de equipes
dedicadas, clareza nos objetivos, treinamento das equipes, integração do desenvolvimento
organizacional à gestão do conhecimento, e entendimento dos requisitos dos funcionários para
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a gestão do conhecimento. Isso é reforçado por Reich et al. (2014), que citam o alinhamento
entre a equipe de TI, as áreas de negócio e as equipes de governança, e a congruência entre os
artefatos que representam o conhecimento e valores da organização. Martinsons et al. (2017)
afirmam que a falta de alinhamento entre os esforços de gestão do conhecimento aos objetivos
estratégicos também leva ao fracasso da gestão do conhecimento.
Além disso, é preciso ter suporte da alta administração (CHANG; WANG, 2009;
CARRILLO; CHINOWSKY, 2006; PIRKKALAINEN; PAWLOWSKI, 2014; LIN, 2011;
TEERAJETGUL et al., 2009; MARTINSONS et al., 2017; OLANIRAN, 2017; SALDANHA
et al., 2017). Teerajetgul et al. (2009) falam que os gestores precisam principalmente gerir o
conhecimento tácito, para acelerar a inovação. Segundo o PMI (2017), é necessário liderança
para comunicar claramente a visão, e servir de inspiração para a equipe do projeto engajar no
conhecimento e objetivos de conhecimento adequados.
Outro aspecto é relativo à cultura de disseminação de conhecimento. Por um lado, a pode ser
motivada intrinsecamente (REZGUI et al., 2010), porém a organização deve criar uma
atmosfera de aprendizado, dar espaço e tempo aos funcionários para brainstorming e
incentivar a troca de conhecimento (CHANG; WANG, 2009). Diversos autores citam
mecanismos de recompensa para compartilhamento de conhecimento (CHANG; WANG,
2009; CARRILLO; CHINOWSKY, 2006; PETTER; VAISHNAVI, 2008; REZGUI et al.,
2010; PIRKKALAINEN; PAWLOWSKI, 2014; LIN, 2011; TEERAJETGUL et al., 2009),
embora nem sempre eles impactem no quanto o conhecimento é trocado.
As organizações devem promover práticas formais de integração dos conhecimentos,
Patnayakuni et al. (2009) exploram o papel do trabalho em equipe, e das tomadas de decisão
participativas. O primeiro promove um processo espiralar de geração de conhecimento e ajuda
a ampliar as fronteiras do conhecimento. Já o segundo permite o compartilhamento de
informações, e a interpretação do assunto sob diferentes perspectivas.
Na mesma linha, Takeuchi e Nonaka (2008) afirmam que a autonomia dos indivíduos também
é uma condição necessária, pois aumenta a motivação das pessoas para criação de novos
conhecimentos.
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3.5. Aspectos Pessoais
O último grupo de fatores identificados diz respeito às pessoas, que possuem o conhecimento.
Um dos aspectos mais citados é sobre a confiança uns nos outros para compartilharem
informações (CHANG; WANG, 2009; VACCARO et al., 2010; REZGUI et al., 2010; REICH
et al., 2014; PIRKKALAINEN; PAWLOWSKI, 2014; TEERAJETGUL et al., 2009). Reich et
al. (2014) deixam claro que a confiança não é somente entre indivíduos da equipe, mas
também entre equipes.
Teerajetgul et al. (2009) colocam que a confiança pode ser na pessoa e suas habilidades, na
organização, de que as pessoas irão agir primeiramente em função dos objetivos
organizacionais. A confiança leva a atitude de compartilhamento e gestão do conhecimento,
(CHANG; WANG, 2009, LIN, 2011; TEERAJETGUL et al., 2009).
Lin (2011) evidenciou que o julgamento que a pessoa faz de si mesma sobre o quanto suas
capacidades poderão prover conhecimentos de valor para a organização também influencia
positivamente na gestão do conhecimento.
Teerajetgul et al. (2009) discutem as competências e habilidades individuais (a compreensão
das atividades de outros membros da equipe, e a capacidade de aplicar regras de forma
flexível e adaptativa). Nesse mesmo sentido, o PMI (2017) também reforça que habilidades
interpessoais como escuta ativa facilitam a gestão do conhecimento, por meio da capacidade
de “reconhecer, esclarecer e confirmar, entender e remover as barreiras que afetam
negativamente a compreensão”. As habilidades interpessoais são especialmente importantes
para promover práticas integrativas informais, complementares às formais (PATNAYAKUNI
et al., 2009).
4. Discussões
A partir da literatura, foi elaborado um modelo conceitual dos constructos, conforme a Figura
2:
Figura 2 – Síntese dos constructos investigados
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O trabalho trouxe para uma mesma discussão a relação da necessidade da TI e de gestão do
conhecimento em função da intensidade das informações ao longo dos processos dos projetos,
e da origem do conhecimento. O conhecimento pode ser criado dentro do projeto, fora do
ambiente da organização, mas pode ser compartilhado, armazenado e reutilizado internamente
à organização, ou pode ser criado internamente, compartilhado externamente, armazenado e
reutilizado internamente. Diversas combinações devem ser possíveis.
Dessa forma, seguem as seguintes proposições:
P1: Conhecimentos fora da equipe interna do projeto demandam maior necessidade de
mecanismos de gestão do conhecimento e utilização de ferramentas de tecnologia da
informação.
P2: Projetos com alta intensidade de informação, ou seja, projetos com alta
complexidade em tamanho, variedade, interdependência e/ou dependência contextual,
demandam maior necessidade de mecanismos de gestão do conhecimento e utilização
de ferramentas de tecnologia da informação.
Além disso, identificaram-se na literatura alguns aspectos do ambiente organizacional que o
conhecimento é criado, compartilhado, armazenado e reutilizado, ou seja, como as
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organizações promovem a gestão do conhecimento. Esses fatores organizacionais poderão
alterar a relação entre a origem do conhecimento e a intensidade de informação com a
necessidade de mecanismos de gestão do conhecimento e ferramentas de TI. Assim:
P3a: Fatores organizacionais moderam a relação entre origem do conhecimento e
gestão do conhecimento e uso de ferramentas de TI.
P3b: Fatores organizacionais moderam a relação entre a intensidade da informação e a
gestão do conhecimento e uso de ferramentas de TI.
Da mesma forma, foram levantados alguns fatores pessoais, como a relação de confiança
entre as pessoas. Esses fatores também irão moderar a relação entre a origem do
conhecimento e a intensidade de informação com a necessidade de mecanismos de gestão do
conhecimento e ferramentas de TI:
P4a: Fatores pessoais moderam a relação entre origem do conhecimento e gestão do
conhecimento e uso de ferramentas de TI.
P4b: Fatores pessoais moderam a relação entre a intensidade da informação e a gestão
do conhecimento e uso de ferramentas de TI.
Por fim, mas não menos importante, foram levantadas diversas ferramentas tecnológicas que
são utilizadas para suportar o processo de gestão do conhecimento, porém mais do que isso,
foram identificados requisitos tecnológicos que promovem ou inibem o uso das ferramentas
de TI. Portanto, desdobram-se:
P5a: Requisitos de TI moderam a relação entre origem do conhecimento e gestão do
conhecimento e uso de ferramentas de TI.
P5b: Requisitos de TI moderam a relação entre a intensidade da informação e a gestão
do conhecimento e uso de ferramentas de TI.
A Figura 3 representa as relações propostas:
Figura 3 – Modelo conceitual
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5. Conclusões
O trabalho apresentado procura contribuir para a literatura e para a prática com insights sobre
o que deve ser levado em consideração para fazer a gestão dos conhecimentos
organizacionais. Um framework de análise é proposto com quatro proposições a serem
investigadas em trabalhos futuros. Sugere-se que seja feito estudos de caso, para entender
como na prática as organizações gerenciam o conhecimento de seus projetos, e identificar
eventuais outros fatores que não tenham sido levantados na literatura. Adicionalmente, seria
possível também realizar uma survey para testar as hipóteses sugeridas.
O trabalho apresenta limitações associadas a revisão de literatura feita, associada às bases de
dados e strings de busca, podendo ser ampliada em trabalhos futuros. Uma possibilidade seria
juntar as buscas de “knowledge management” AND “project” com “knowledge management”
AND “information technology”.
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