INSTITUTO DISTRITAL DE RECREACIÓN Y DEPORTE - IDRD - OFICINA DE CONTROL INTERNO

INFORME PORMENORIZADO DEL ESTADO DEL CONTROL INTERNO - LEY 1474, Estatuto Anticorrupción -

PERIODO EVALUADO: Del 12 de noviembre de 2013 al 11 de marzo de 2014

INTRODUCCIÓN

El presente informe está basado en las actividades realizadas en el periodomencionado, así como los avances y dificultades que el Instituto ha presentadofrente a sus objetivos trazados y su misión. Como insumo se toman los resultadosy/o observaciones obtenidas en el Informe Ejecutivo Anual de Control Internopresentado en el mes de febrero de 2014 al DAFP, así como los seguimientos ylas auditorias internas realizadas por la Oficina de Control Interno a los diferentesprocesos del Instituto.

Ademas para este periodo evaluado se solicito información de los avances paracada uno de los subsistemas del Modelo Estándar de Control Interno - MECI a laSecretaría General – Área de Atención al Ciudadano, Oficina Asesora dePlaneación y Área de Talento Humano, principalmente.

EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO AL SISTEMA DE CONTROL INTERNO–MECI

1. ANÁLIS POR SUBSISTEMAS

1.1. SUBSISTEMA DE CONTROL ESTRATÉGICO

AVANCES

De acuerdo a los resultados obtenidos en el Informe Ejecutivo Anual y de lasauditorias realizadas por esta Oficina se observo que se adelantaron actividadesdel proyecto de Transparencia, Probidad y Lucha Contra la Corrupción paramantener y fortalecer el compromiso ético de todos los funcionarios y servidoresdel IDRD, mediante el desarrollo de jornadas de sensibilización sobre esta 1

materia, incluyendo la socialización del nuevo Estatuto Anticorrupción (Ley 1474de 2011), mediante charlas abiertas dirigidas a todos los funcionarios ycontratistas de la entidad, dictadas en el salón principal de la sede administrativapor profesionales externos, para lo que también se realizaron cineforos,representaciones teatrales llegando a los puestos de trabajo, y así mismo,actividades fuera de la sede, para la ciudadanía usuaria de algunos parques,Recreovias y Festiparques.

Para difundir la cultura del control interno se emitieron piezas comunicacionalesmensualmente, dirigidas a los funcionarios y contratistas, enviadas a los correoselectrónicos institucionales, fondos de pantalla de los computadores y por elaplicativo ORFEO – Sistema de Gestión documental.

Para esta vigencia y en cumplimiento de los lineamientos establecidos por elDepartamento Administrativo del Servicio Distrital en su circular 047 de 2012, elIDRD procedió a remitir la Resolución 225 del 24 de abril de 2013, por la cual seadoptó el Plan Institucional de capacitación 2013, teniendo en cuenta que deacuerdo con la directiva citada anteriormente, era necesario armonizar una políticade capacitación para los servidores públicos del Distrito Capital, considerando losparámetros de la política de empleo digno y decente, establecida en el "Plan deDesarrollo Bogotá Humana."

Por lo anterior los eventos de capacitación que se programaron a través del ÁreaDesarrollo Humano de la Subdirección Administrativa y Financiera en este periodofueron los siguientes: Taller Seminario “Taller Aspectos Técnicos del Modelo deContabilidad para Empresas no emisoras de valores, que no captan o administranahorro del Público a partir de las NIIF”; Observatorio del Tercer Sector, Seguridady Privacidad de la Información en las Ciudades Inteligentes, Formador deformadores; Congreso Gestión Documental Desafío y Reto; Gestión DocumentalElectrónica 2013 y Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso.Además de la capacitación virtual Diplomado virtual Plan de Desarrollo Distrital

Para la presente vigencia, el IDRD adopto mediante Resolución 062 del 14 defebrero expedida por la Dirección General, el Plan Institucional de Capacitación,que contiene el temario aprobado por la Comisión de Personal en sesión del 4 defebrero de 2014.

A continuación se relaciona los eventos de capacitación que ha programado elÁrea Desarrollo Humano, en el periodo comprendido del 1 de enero al 28 de

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febrero de 2014: Conferencia sobre Plan Anual de Adquisiciones, Sistema deRendición Electrónica de Cuentas e Informes, Decreto 1510 de 2013, TallerPolíticas de Inversión y del Riesgo, Jornada de Actualización en ContrataciónEstatal, Jornadas de Inducción al Servicio y Manejo de Libre Office. Además de lacapacitación virtual Diplomado: Normas Internacionales de Información Financiera.

Para el área de Talento Humano se realizaron las siguientes modificaciones a losformatos que se relacionan a continuación y que hacen parte del procedimientoCAPACITACIÓN Y FORMACIÓN:

• Ficha Evaluación del Aprendizaje Individual. Modificado el 27 de noviembrede 2013. Se incluyó la Sección Numero 2 "FORTALEZAS PARA ELAPRENDIZAJE".

• Ficha de Formulación del Proyecto Aprendizaje en Equipo. Modificado el 27de noviembre de 2013. Se modifico el texto "SITUACIÓN PROBLEMICA"por "PROBLEMA DE APRENDIZAJE". En la Sección 3. Plan deAprendizaje se cambio el nombre la columna "Evaluación del Aprendizaje"por "Indicador asociado".

• Formato autorización Permisos. Modificado el 17 de diciembre de 2013. Seunifica estas solicitudes en un solo formato.

Adicionalmente, se creo el formato Registro de Cumplimiento Horario Laboral porDependencia/Área, en cumplimiento de lo señalado en la Resolución 819 de 2013.

En cuanto a los cambios de personal ocurridos en el periodo evaluado, con corte afebrero 28 de 2014 se encuentran en encargo (57 personas), nombradas en elperiodo de Libre Nombramiento (2 personas) y retiradas (1), retirados de CarreraAdministrativa (3 personas), Trabajadores Oficiales retirados (1).

En desarrollo de las políticas de salud ocupacional que tienen como objeto mejorarlas condiciones y el medio ambiente de trabajo, así como la salud en el trabajo,que conlleva la promoción y el mantenimiento del bienestar físico, mental y socialde los empleados públicos del IDRD, el Área Desarrollo Humano apoyó lasactividades realizadas por el Comité Paritario de Salud Ocupacional y al Plan deGestión Ambiental PIGA.

También se habilitaron a los funcionarios de planta para diligenciar y actualizar sus

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hojas de vida en el Sistema General de Información administrativa SIGIA delServicio Civil Distrital (Rad 102773 de mayo.)

En el mes de febrero Mediante exposición del Director General dirigida a todos losfuncionarios, se transmitieron lineamientos de política pública y orientaciónestratégica de la entidad, incluyendo objetivos, proyectos y logros a obtener.

Se efectuó seguimiento de nivel directivo a la gestión en materia del Sistema deControl Interno por medio de los Comités de Calidad y Control Interno, dondeparticiparon los funcionarios de ese nivel y cuyas sesiones se dejaron registradasen las actas No. 39 y 40, disponibles para la consulta a través de la Internet delInstituto – aplicativo ISOLUCION.

Se continua con el proceso administrativo de desconcentración con la unidad deDesarrollo Comunitario, adscrita a la Dirección General, se capacitaron losEquipos Locales de Recreación, Deporte y Actividad Física y se puso en marchauna nueva estrategia de intervención con estos componentes, orientada a ofrecermejor respuesta a las necesidades particulares de cada una de las localidades dela ciudad, para acercar la entidad a los usuarios, mejorar el servicio y plantearacciones específicas que aseguren y restituyan a los ciudadanos el derecho a larecreación, el deporte, la actividad física, el aprovechamiento del tiempo libre y laapropiación de los parques y escenarios públicos.

Por medio de la Oficina Asesora de Planeación se coordinó el establecimiento delos Planes Operativos de las dependencias 2014, para esta vigencia los planesoperativos de las nuevas áreas de Desarrollo y Gestión Comunitaria y el Área deCostos y Estudios Económicos, teniendo en cuenta que estas fueron creadasmediante Memorando No 20133100107923 y Memorando No 20133100304763respectivamente en 2013.

Se efectúo el seguimiento a la ejecución programada en la vigencia 2013,producto de lo cual se consolido un informe final, obteniendo la siguienteconclusión:

“En términos generales la evaluación de los resultados del Plan Operativo IDRDpor dependencias a 31 de diciembre de 2013, presenta una situación en la cual el87,21% de las 258 metas programadas muestra una ejecución del 100% osuperior, y el 12,79% equivalente a 33 metas, presenta una ejecución inferior al100%.

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Los rangos de cumplimiento de las 33 metas con ejecución menor al 100% es elsiguiente:

Nueve metas con ejecución entre 99 % y 80%, nueve metas con ejecución entre79 % y 60%, tres metas con ejecución entre 59 % y 40%, una meta con ejecuciónentre 39% y 20% y once metas con ejecución entre 19 % y 0%.

Con relación al año 2012, encontramos una disminución del 2,53% en relación alas metas cuyo cumplimiento fue del 100% en el 2013”.

En cuanto a la Política de Administración de Riesgos, se ajustó y publicó unanueva versión para el 2014, incorporando ademas del concepto de los riesgos degestión y el de riesgos de corrupción.

Se efectuó ejercicio de identificación, análisis y valoración de riesgos, cubriendotodos los procesos de la entidad, en las mesas de trabajo participaron 87funcionarios, con los que se estableció un nuevo Mapa de Riesgos de Gestión ysu plan de manejo para el año 2014, el cual se encuentra sistematizado por mediodel aplicativo“ISOLUCION”, se utilizó la metodología establecida por elDepartamento Administrativa de la Función Pública, en la guía para laadministración del riesgo, vigente desde 2011.

Se identificaron 48 riesgos de los cuales su clasificación se subdivide en: 5estratégicos, 33 operativos, y de cumplimiento y 6 financieros, igualmente suvaloración se clasifica en: 19 riesgos extremos, 13 riesgos valorados como altos ,11 como moderados y 5 valorados como bajos.

Considerando que la lucha anti-corrupción se trata de una política de Estado, y asímismo, hace parte del Plan de Desarrollo Bogotá Humana (Artículo 38); seconfiguró y puso en marcha el PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE ATENCIÓN ALCIUDADANO del IDRD, para la vigencia del año 2014, en cumplimiento de la Ley1474 de 2011 y el Decreto 2641 de 2012, adelantado mediante la gestión a cargode la Oficina Asesora de Planeación encargada de facilitar su proceso deelaboración y consolidación. La implementación de este Plan estuvo a cargo delas diferentes áreas y su seguimiento se efectuó por parte de la Oficina de ControlInterno. Tanto el Plan, constituido por cuatro componentes, como son el Mapa deRiesgos de Corrupción, el Plan Para Mejorar la Atención al Ciudadano, laEstrategia de Racionalización de Trámites y el Plan de Rendición de Cuentas;

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como los informes de su seguimiento, fueron publicados en la página Web delIDRD (www.idrd.gov.co), donde permanecen disponibles para su consulta.

Se adelantaron en general las acciones incluidas en el Plan para Mejorar laAtención al Ciudadano y la Estrategia de Racionalización de Trámites. Lasacciones del Mapa de Riesgos de Corrupción y del Plan de Rendición de Cuentasavanzaron parcialmente en la vigencia de 2013.

Para el año 2014 se aprobó un presupuesto de $210.245.953.000 para laejecución de los once (11) proyectos que viene adelantando de la vigenciaanterior.

En lo transcurrido del año 2014 se ha recibido la solicitud de re formulación delProyecto de inversión 708 - “CONSTRUCCIÓN Y ADECUACIÓN DE PARQUES YESCENARIOS PARA LA INCLUSION” el día 21 de febrero de 2014 y se atendió el27 de febrero mediante Memorando No 20141200060633. La solicitud dereformulación corresponde a la meta No 6 “ Adecuar y/o mejorar parquesvecinales” y la solicitud es la disminuir el numero de parques vecinales de 21 a 17.

DEBILIDADES

Ha carecido de operatividad los grupos de GESTORES DE ÉTICA y del EQUIPOMECI, integrados en años anteriores con funcionarios de la entidad. El grupo deGestores de Ética del IDRD que se conformó por Resolución 070 de 2010, paraliderar la sensibilización y arraigo de la cultura ética y de servicio en las prácticasde la administración en concordancia con los principios y valores distritales, nooperó durante la vigencia de 2013. El Equipo MECI que se creó en años anteriorespara apoyar el proceso y las actividades de mantenimiento del Modelo MECI, bajolas orientaciones del representante de la dirección, tampoco ha operado en esteperiodo.

Insuficiencia de recursos para estructurar y desarrollar planes para gestionar laconsecución y provisión de trabajadores adicionales a los disponibles en la plantaactual de acuerdo estudios por actualizar sobre necesidades a corto, mediano ylargo plazo, sobre los recursos humanos que requiere la entidad para cadadependencia.

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Carencia de documentación formalizada sobre suscripción y evaluación deacuerdos de gestión, según lo establecido en el Titulo VIII de la Ley 909 de 2004(Art 50), para todos aquellos funcionarios que ocupen cargos que conllevenejercicio de responsabilidad directiva en la entidad.

Escasa pertinencia del plan para orientar proceso de la gestión de Proyectos UEL,con sus objetivos y metas específicas para impulsarlo; considerando que esteproceso no operó con nuevos proyectos en lo transcurrido de la vigencia del año2013 y se viene presentando desde el 2011 una drástica reducción de suoperación con respecto a vigencias anteriores. En la Oficina de Asuntos Locales(OAL) del IDRD no se han recibido desde el año 2010, nuevos proyectosprovenientes de las Alcaldías Locales, para ser tramitados por esta dependenciapor medio de los dos procedimientos que tienen a cargo, como son los deFormulación y Viabilización de Proyectos y Ejecución y Seguimiento de ProyectosUEL.

Dentro de la Secretaría General de la entidad esta incorporada la funciónde:“Dirigir y coordinar las investigaciones disciplinarias sobre faltas cometidas porparte de los funcionarios del instituto, en relación con deberes y obligaciones queles corresponden como servidores públicos”. Al respecto, es de anotar que dada laindependencia que debería tener dentro de la estructura de la organización, launidad responsable de las funciones disciplinarias, se considera como uninconveniente que el área de Control Interno Disciplinario sea parte de otradependencia como se mantiene establecida en el Instituto, encabeza de laSecretaría General.

Se presentó baja información registrada en ISOLUCIÓN, sobre el análisis yconceptos referidos a la efectividad de las actividades ejecutadas para mitigar losriesgos de gestión que se pretendían controlar por parte de responsables deimplementar las acciones y hacerles seguimiento de primer nivel.

Particularmente, en cuanto al Plan de Riesgos de Gestión del proceso deAdquisición de Bienes y Servicios y su riesgo de “Declaratoria desierta deprocesos contractuales”, se denotó carencia de la implementación de la medidaprogramada para mitigarlo (“Realizar una capacitación a las personasresponsables de la formulación de pliegos de condiciones”) y por ende de suefectividad. Al respecto, se reportaron 40 procesos desiertos desde enero adiciembre de 2013.

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En cuanto al PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE ATENCIÓN AL CIUDADANO delIDRD, se apreció débil la gestión en el desarrollo de dos de sus cuatrocomponentes, considerando que hubo demora en la conformación del Mapa deRiesgos de Corrupción y del Plan de Rendición de Cuentas y por ende en laimplementación de sus acciones, ya que solamente hasta la tercera semana dediciembre de 2013 fueron aprobados en el Comité de Calidad y Control Interno.

Ante el Riesgo de Gestión denominado “Declaratoria desierta de procesoscontractuales”, calificado como Alto; se sugiere implementar acciones efectivaspara mitigarlo y evitar que potencialmente pueda llegar a convertirse en Extremo yprovocar más efectos adversos para el cumplimiento de los propósitosinstitucionales.

En cuanto a la planeación y ejecución del PAC se evidenciaron falenciasanalizadas en el Comité Financiero del 21 de enero de 2014, recursos que seprogramaron para este periodo y no se han ejecutado a la fecha, con llevandoposibles recursos a ser destinados como reservas y posteriormente ser castigadospara siguiente vigencia. La Oficina de Control Interno sugirió revisar la planeacióny hacer ajustes al PAC programado.

1.2. SUBSISTEMA DE CONTROL DE GESTIÓN

AVANCES

La Ejecución del Presupuesto de Gastos e Inversiones del año 2013 fue del 87%(Gastos 85% y de Inversión el 87%).

Se mantuvieron mecanismos que le facilitan a los interesados ante el IDRD larecepción, registro y atención de sus sugerencias, recomendaciones, peticiones,necesidades, quejas y/o reclamos. Por parte de la administración se ejercieroncontroles para asegurar la oportunidad en la producción de las respuestas y sucalidad. Para la atención de las solicitudes recibidas por correo electrónico, seefectuó seguimiento interno a la elaboración de las respuestas y su publicación enel sistema Distrital de Quejas y Soluciones. El Instituto midió el nivel desatisfacción de los peticionarios con las respuestas, actualizó la información delicono de Atención al Ciudadano de la pagina Web y se capacitó al personal de losSupercades.

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La dependencia encargada de recibir y tramitar PQRS, mantuvo la atenciónpermanentemente de las peticiones, quejas, reclamos de la ciudadanía y sellevaron controles sobre la efectividad de esta gestión. El área de Atención alCliente y Defensoría del Ciudadano del IDRD dio tramite a los requerimientos yprodujo informes periódicos donde analizó la información llegada por estos mediosy los temas sobre los que más atención demandan de acuerdo con los asuntostratados por la comunidad.

En la actualización y mejoramiento de procedimientos tenemos como nuevos lossiguientes: control de equipos de medición – documentación, estabilidad de obraen mantenimiento de parques y escenarios, permiso del uso temporal de parquesy escenarios administrados por el IDRD y aprobación proyecto especifico decesión parques y equipamientos constancia de visita de inspección.

En el año 2013 de 82 indicadores definidos en los diferentes procesos del Sistemade Gestión de la Calidad, el 37,80% (31 indicadores) no cumplieron con la metadel indicador, un 10,97% (9 indicadores) no se midió en la vigencia por no contarcon información para su reporte.

Los indicadores de los procesos se clasificaron de la siguiente forma: - Siete (7) indicadores de efectividad, de los cuales cuatro cumplieron con la metaprogramada, dos de ellos no la cumplieron y el indicador de “Efectividad de lasCapacitaciones”, no se midió debido a que las capacitaciones estaban a cargo delDASC.

- Treinta y seis (36) indicadores de eficacia, de los cuales 20 cumplieron con lameta programada y los cinco indicadores de “Prevención del Daño Anti-jurídico” nose pudieron medir.

- Treinta y nueve (39) indicadores de eficiencia, de los cuales estos 17 cumplieroncon la meta programada y tres no se pudieron medir, los dos indicadores delproceso “Gestión de Proyectos UEL” y el indicador de “Acciones de Mejora”relacionado con Control Interno Disciplinario.

Con el fin de revisar y actualizar los indicadores existentes para la vigencia 2014,buscando que no generaran duplicidad de información, se verificó que dichainformación no se reporte por otros medios. Así mismo, se definió que losindicadores de eficacia especialmente para los procesos misionales se tomaranlos ya definidos en el Informe Ejecutivo. 9

Revisado el comportamiento de los indicadores en vigencias anteriores, se definiócon los dueños de procesos realizar la reformulación o eliminación de algunos deellos, se reformularon 6 y se eliminaron 22 por las razones anteriormentemencionadas. A la fecha se han definido 72 indicadores que están pendiente devalidación por los responsables de los procesos.

Formalmente las comunicaciones internas continúan fluyendo por diferentescanales como son por el aplicativo de correspondencia “ORFEO”, correoselectrónicos y carteleras ubicadas, entre otros medios, ademas de manerapersonal en comités y encuentros, reuniones entre integrantes de los grupos detrabajo con funcionarios de la planta y contratistas de apoyo.

Se continuo con la transmisión de manera masiva por diversas vías electrónicascomo son por el sitio Web (http://www.idrd.gov.co); Facebook(http://www.facebook.com/prensa.idrd); y en Twitter ( https://twitter.com/IDRD) ycorreos electrónicos. Para facilitar a los usuarios las consultas, se tieneestablecido enlace desde la pagina Web del Instituto con el Sistema Distrital deQuejas y Soluciones, con la Guía de Trámites y Servicios de la Alcaldía Mayor,con los sitios Web de las entidades distritales restantes del sector de CulturaRecreación y Deportes y con los entes externos de control.

Dentro del sitio Web del IDRD existía información dispersa sobre la gestióngeneral. A final del año 2013 se definió la información a publicar bajo el subtitulode RENDICION DE CUENTAS, con los resultados de la gestión, que se decidióreunir, organizar y reubicar bajo un solo lugar, para lo que se gestionó crear en lapantalla principal un botón de enlace denominado con ese nombre bajo el cualagruparla. En diciembre de 2013 se solicitó a la Oficina Asesora deComunicaciones el link para publicar en la página Web: 1. Proyectos de inversión,2. Plan de acción,3. Informe ejecutivo ,4. Plan operativo, 5. Informe de gestión, 6.Informes de atención al cliente, 7. Ejecución presupuestal, 8. Estados financieros,9. Información de los procesos en los que tienen interés los particulares que seadelanten en la Oficina Jurídica,10. Informe del sistema de Control Interno.

En cuanto a los procesos planeados y adelantados de contratación, estos sepublican para disponibilidad de todos los interesados a través de la página Web deSECOP y “Contratación a la Vista”, lo cual los hace visibles y susceptibles delcontrol social. Así mismo, la información fundamental de los aspectos financieros,contractuales, planes y proyectos de inversión y sobre la administración engeneral, se reportó sistemáticamente hacia entes externos de control.

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En cumplimiento de los objetivos y misión de la entidad se destaco el desarrollo delas siguientes actividades:

- Se realizó en el mes de noviembre la segunda versión del Foro Internacional dela Bicicleta “Bogotá vive un nuevo tiempo”, con expertos quienes trataron temascomo uso, promoción y alternativas del denominado “caballito de acero”. Losinvitados internacionales son Jessica Tantalean, gerente de Transporte NoMotorizado de Lima (Perú), Iván de la Lanza de México y Matt Rendell, autor deun libro sobre la materia.

- Bogotá se coronó nuevamente campeón de los II Juegos Nacionales Recreativosy Deportivos Comunales que se realizaron desde el 21 de noviembre en la ciudadde Manizales. Las figuras de Bogotá en estas justas fueron todos los integrantesde la delegación quienes mostraron un gran compromiso con su ciudad, siendorespetuosos, solidarios y teniendo un gran sentido de pertenencia por los coloresamarillo y rojo que identifica a la Capital de la República. Con 72 deportistasBogotá la Capital de la República participo en fútbol de salón, baloncesto, ajedrez,atletismo, rana, minitejo, tejo, trompo y domino en masculino y femenino en lascategorías A (hasta 39 años ) y B (mayores de 40 años).

- Los deportes urbanos y nuevas tendencias (DUNT) se presentaron en el Salóndel Ocio y la Fantasía (SOFA) que se llevo a cabo del 14 al 17 de noviembre enCorferias, con exhibiciones de softcombat, capoeira, parkour, en la parte exteriorhabrá BMX, skateboarding, bike polo dirt jump y flatland entre otros.

- En desarrollo del programa 40 Horas del IDRD Carlos “El Pibe” Valderramaescogió a Jesús David Vitola del colegio Gerardo Paredes y Leydi Tatiana Duartedel colegio Federico García para que lo acompañen a un campamento deportivoque se llevará a cabo en Ecuador, donde charlará con técnicos y personalvinculado al deporte; este programa de 40 Horas ha beneficiado a cerca de 3.574niños de cerca de 50 colegios del Distrito Capital de manera gratuita.

- Los deportistas del registro de Bogotá aportaron el 20 % de las 414 medallas queobtuvo la delegación de Colombia en el histórico triunfo en los recientementeconcluidos Juegos Bolivarianos de Perú. Los capitalinos consiguieron 80 preseas,de las cuales 28 fueron oro de 166 en total, 25 plata y 26 bronces.

- DOS MILLONES QUINIENTAS MIL PERSONAS participaron en CICLOVIANOCTURNA , Con la masiva presencia de bogotanos en los diferentes sectores

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del circuito de 83 kilómetros y las 11 estaciones recreoculturales, se cumplióexitosamente la versión 16 de la Ciclovía Nocturna en la ciudad capital. El IDRD,organizador del certamen, informa que se estima en dos millones quinientas milpersonas quienes salieron a disfrutar de este evento, uno de los principales en laprogramación decembrina de la Administración Distrital, el cual contó además conmúsica en vivo y cuatro espectáculos de fuegos pirotécnicos.

- Con actividades en tres parques y 840 deportistas en acción, comienza lacelebración del Festival de Escuelas Deportivas avaladas por el IDRD, entre el 8de febrero y 1 de marzo. Se disputará en fútbol con participación de 40 escuelas y720 jugadores y baloncesto, con 10 centros de formación y 120 participantes

- Un grupo de 400 orientadores fueron contratados, por parte del IDRD, durante elpresente año, para que atiendan y ayuden a un uso adecuado de los parquespúblicos bogotanos. Este programa inicia con la capacitación de 130 jóvenespertenecientes a las diferentes barras de los equipos de fútbol asentadas en laciudad, con el objetivo de garantizarles oportunidades laborales en beneficiopropio y de su familia. Los escenarios cubiertos con este servicio son inicialmente,Simón Bolívar, El Tunal, Unidad Deportiva El Salitre, Timiza, Nacional, PatioBonito, Complejo Acuático, San Andrés y Cayetano Cañizares, entre otros.

- Con la presencia del Director del IDRD, Javier Suárez, cerca de 2.200estudiantes de colegios públicos y privados de la Capital de la República, seinauguraron y comenzaron los Festivales Escolares Supérate Intercolegiados en elparque Polideportivo El Salitre.

DEBILIDADES

El Manual de Contratación del IDRD, adoptado por medio de la Resolución No.037 del 21 de enero de 2013 quedo parcialmente desactualizado considerandoque posteriormente surgió el Decreto 1510 de julio de 2013 sobre compras ycontratación pública.

Aun cuando por medio del Comité Financiero se realizó seguimiento mensual a laejecución presupuestal, en la planeación de la contratación y su desarrollooportuno, se presentaron múltiples cambios que afectaron la posibilidad decompletar la ejecución del total del presupuesto, quedando sin ejecutar el 13%(Del presupuesto de Gastos el 15% y de Inversión el 13%).

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No se encuentra formalmente documentada dentro del Sistema de Gestión de laCalidad las políticas de operación y los procedimientos específicos paradeterminar, estandarizar y controlar las actuaciones que debe desarrollar la nuevaunidad de trabajo denominada de Gestión y Desarrollo Comunitario y para eldesarrollo de las competencias y funciones de los Equipos Locales de Recreación,Deporte y Actividad Física que ubican sus operaciones fuera de la sedeadministrativa principal y hacen parte de esa unidad.

La Oficina de Control Interno en cumplimiento del articulo 76 de la Ley 1474 de2011 – Estatuto Anticorrupción, realizó una evaluación al seguimiento deestándares para la atención de las peticiones, quejas, reclamos y soluciones –PQRS, observando lo siguiente: (i) Fortalecer los informes con análisisestadísticos para dar herramientas a la administración para la toma de decisiones.(ii) Se recomienda, buscar una estrategia que permita cambiar la situación frenteal resultado del indicador de satisfacción del ciudadano por cuanto no se cumplióla meta del 85% en el segundo semestre de 2013, teniendo en cuenta que enpromedio el nivel de satisfacción solamente alcanzo el 64% de satisfacción delciudadano. (iii) Recomendamos hacer seguimiento a las respuestas que requiereel peticionario, teniendo en cuenta que el ciudadano al no estar muchas veces deacuerdo con las respuestas que presenta el IDRD acude a los entes de controlcongestionando la administración.

Se denotaron debilidades en el Área de Apoyo a la Contratación en cuanto afalencias en la programación y planeación; retraso en la contratación (2 mesesaproximadamente). Se evidencian baja efectividad de los controles de la gestióndocumental realizada para poder conformar y mantener completos, ordenados,actualizados y depurados los expedientes físicos y electrónicos de los contratos yfacilitar la disponibilidad y consulta de esta información a los diferentesinteresados de manera oportuna e integral, incluyendo a los entes de controlexterno. Se presentó dificultad en la entrega de información en forma oportuna,ordenada y completa a la Contraloría de Bogotá, dejando en riesgo al DirectorGeneral de ser sancionado.

En cuanto a la supervisión de los contratos y convenios en el cumplimiento de susfunciones para su control y seguimiento, en especial en cuanto a la oportunapresentación de informes correspondiente que se deben rendir.

La no existencia de una Oficina de Sistemas autónoma con presupuestoindependiente, le podría traer a futuro riesgos altos al Instituto.

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La migración de una aplicación de ofimática (Office) a otro (LibreOffice), hacausado dificultades y demoras operativas en el trabajo diario de los funcionariosque se realiza en los computadores personales, por insuficiente conocimiento delmanejo de esta nueva herramienta ofimática|.

Se aprecia una insuficiente claridad en cuanto a los lineamientos a seguir enmateria de la rendición social de cuentas. Así mismo, debilidad en controles paradeterminar el tipo de información institucional que debe mantenerse a disposiciónde la comunidad y la oportunidad con que se deba publicar en la pagina Web.

1.3. SUBSISTEMA DE EVALUACIÓN

AVANCES

En la presente vigencia la Alcaldía Mayor de Bogotá posesiono al nuevo Jefe de laOficina de Control Interno del Instituto en cumplimiento del EstatutoAnticorrupción, Ley 1474 de 2011.

En cuanto a la Evaluación al Sistema de Control Interno Contable y EstadosContables vigencia 2013, se realizó la auditoria de acuerdo al formato establecido(CBN-019), obteniendo una calificación de ADECUADO, Informe Final remitido ala Contaduría General de la Nación y posteriormente a la Contraloría de Bogotácuando se solicite por medio del aplicativo SIVICOF.

Se aseguró la evaluación y mejora continua de los procesos y procedimientos, pormedio de las auditorías internas de los controles de gestión, de calidad y de lasauditorias externas independientes de que fue objeto la entidad cubriendo diversostópicos durante la gestión de 2013, cuyos resultados se aprovecharon paraestablecer planes de mejoramiento de los procesos y de los procedimientos demanera continua.

DEBILIDADES

Fortalecer los controles para asegurar la coherencia de los Planes deMejoramiento Individual frente a las funciones que desarrollen los empleadoscorrespondientes.

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2. ESTADO GENERAL DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO

Con base en las diferentes evaluaciones, auditorias de calidad y gestión realizadadurante la vigencia de 2013 y 2014, en concepto de la Oficina de Control Interno,se considera que el Sistema de Control Interno del IDRD en dicho el periodo,brindó una seguridad razonable para que la Entidad diera cumplimiento a suobjeto social, responsabilidades y a las funciones asignadas, en atención a losobjetivos y metas generales trazadas. Se catalogó como adecuado, considerandola existencia y operatividad que mantuvieron los Subsistemas de ControlEstratégico, de Gestión y de Evaluación efectivamente configurados de acuerdocon la estructura del Modelo Estándar de Control Interno para el EstadoColombiano – MECI, involucrando todos los elementos contemplados por estemodelo.

Igualmente se concluyó que el Sistema de Gestión de la Calidad del Instituto esadecuado, eficaz, eficiente y se fortaleció para poder mejorar las auditoriasinternas, viéndose ello reflejado en que mantuvo el certificado de calidad delICONTEC, una vez que fue realizada en el año 2013 la auditoria de re-certificacióncorrespondiente.

Teniendo en cuenta que en algunos aspectos se observaron las debilidadesseñaladas en cuanto a los controles, es conveniente implementar lasrecomendaciones registradas en el presente informe al tomarlas comooportunidades para gestionar mejoras, especialmente en materia de:

- Operatividad de los grupos de Gestores de Ética y del Equipo MECI.

- Formalización de documentación de suscripción y evaluación de acuerdos degestión de directivos.

- Planes para orientar proceso de la gestión de Proyectos a cargo de UEL – OAL.

- Independencia de la unidad responsable de las funciones disciplinarias dentro dela organización.

- Gestión integral de administración de los riesgos.

- Desarrollo planeado de la contratación para lograr la completa ejecución delpresupuesto.

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ALCALDlA MAYORDE BOGOTÁ O.C.

cut.TlJAA. RECR£ACION Y DEPORTElrclrbftOO,,1rQj(leR~ V [)e.poIl.

- Actualización del Manual de Contratación del lORD.

- Formalización de procedimientos de la unidad de Gestión y DesarrolloComunitario y de sus equipos.

- Medición de la efectividad de los medios de comunicación e impacto a nivelexterno e interno.

- Efectividad de la gestión documental en expedientes físicos y electrónicos de loscontratos activos.

- Supervisión sobre la ejecución de los contratos.

- La integración y cumplimiento de la meta del plan de desarrollo "Bogotá Humana"la implementación en un ciento por ciento en las entidades del distrito de unSistema Integrado de Gestión (SIG); el lORD para fortalecer y cumplir lanormatividad vigente debe implementar el Sistema Integrado de Gestiónarticulando los subsistemas de Gestión de Calidad, Control Interno, DesarrolloAdministrativo, Gestión Documental y Archivo, Seguridad de la Información,Gestión Ambiental, Responsabilidad Social y Seguridad y Salud Ocupacional.

- Fortalecer controles sobre los Planes de Mejoramiento Individual de losfuncionarios, definiendo objetivos y metas esperadas en este campo y realizandosu seguimiento y evaluación.

- Se sugiere nuevamente que en el Comité de Calidad y Control Interno interioricey le de relevancia al mapa de riesgos y a los indicadores de gestión, así como anivel general del personal del Instituto.

OcwkLUIS FRANCI CANTE CÉSPEDESJEFE OFICINA DE CONTROL INTERNO

Proyectó: Eduardo Torres Lugo - Profesional EspeCializado, Oficina de Controllntern~_

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