informe final de auditorÍas de control interno al … · informe la oficina de control interno en...
TRANSCRIPT
OFICINA DE CONTROL INTERNO
INFORME FINAL DE AUDITORÍAS DE CONTROL INTERNO AL PROCESO:ADMINISTRACIÓN Y MANTENIMIENTO DE PARQUES Y ESCENARIOS - IN SITU POR
PARQUE
BOGOTÁ D.C. AGOSTO DE 2015
1
TABLA DE CONTENIDO
INFORME 3
PARQUES VISITADOS/ LOCALIDAD 4
INTRODUCCIÓN 5
OBJETIVO GENERAL 6
OBJETIVOS ESPECIFICOS 6
ALCANCE DE LA AUDITORÍA 7
METODOLOGIA 7
RECURSOS DE AUDITORÍA 8
DOCUMENTACIÓN DE REFERENCIA 9
RESULTADOS DE AUDITORIA 9
GENERALIDADES
• Mantenimiento 10
• Gestión Administrativa 11
• Aprovechamiento Económico 12
• Gestión Documental 12
HALLAZGOS 13
OPORTUNIDADES DE MEJORA 24
ANEXO CD ( FICHAS TECNICAS) 25
2
INFORME
La Oficina de Control Interno en procura del Mejoramiento Continuo del IDRD, en
cumplimiento de las actividades de seguimiento y evaluación a los controles, desarrollo en el
Proceso de Auditoria la revisión a la Gestión Documental, al Aprovechamiento Económico,
al Mantenimiento, a la Gestión Administrativa y Estado Físico en general de los Parques y
Escenarios administrados directamente por el IDRD. En el cual se siguen presentando
debilidades en los controles y en el desarrollo de los procedimientos del proceso misional
“Administración y Mantenimiento de Parques y Escenarios”.
Se aplicó la metodología (tres fases) de Auditoría de Gestión de una forma integral, para lo
cual se contó con el recurso humano de Auditores de la Oficina de Control Interno; se
realizaron visitas a sesenta (70) parques, desde Metropolitanos y Zonales hasta Escenarios
Deportivos. Teniendo en cuenta lo anterior se encontró durante las diferentes visitas diez
(10) hallazgos y en cada visita las Oportunidades de Mejora, que se detallan en cada ficha
que se levantó de cada parque visitado; además de las observaciones y/o
recomendaciones.
En cuanto a la atención por parte de los funcionarios, se destaca que existió colaboración y
disposición para atender las diferentes visitas de Auditoria en los Parques. Sin embargo es
de aclarar que durante las visitas se atendió la misma por el personal de seguridad y en
muchos de los casos por los Auxiliares Administrativos.
Acompañando este Informe se encuentran los anexos de cada uno de los Parques y
Escenarios visitados y Auditados, con su respectiva fecha de visita, hora, descripción de
aspectos básicos como la Localidad, el nombre del administrador, auxiliar administrativo,
aspectos relevantes del escenario, gestión administrativa, gestión documental,
aprovechamiento económico, mantenimiento, aspectos logísticos y un registro fotográfico
3
con sus respectivas observaciones y/o sugerencias; de lo cual se derivan unas
oportunidades de mejora y hallazgos los cuales se evidenciaron en las visitas de campo.
Parques Visitados / Localidad - Cuadro N° 1
4
CUADRO DE VISITAS AUDITORIA 2015
PARQUE LOCALIDAD
PIJAOS RAFAEL URIBE URIBE
ALTABLANCA USAQUEN
ALCAZERES BARRIOS UNIDOS
PARQUE SIMON BOLIVAR TEUSAQUILLO
ARBORIZADORA ALTA CIUDAD BOLIVAR
ATABANZA SUBA
BOSQUES DE SAN CARLOS RAFAEL URIBE URIBE
RENACIMIENTO MARTIRES
SAN JOSE DE BAVARIA SUCA
CASTILLA KENNEDY
CAYETANO CAÑIZALEZ KENNEDY
CEAD BARRIOS UNIDOS
CIUDAD JARDIN ANTONIO NARIÑO
CIUDAD MONTES ANTONIO NARIÑO
CLARELANDIA BOSA
COMPLEJO ACUATICO BARRIOS UNIDOS
CONCORDIA SANTAFE
CORDOBA SUBA
DIANA TURBAY RAFAEL URIBE URIBE
EDUARDO SANTOS LOS MARTIRES
SERVITA USAQUEN
ESTADIO TABORA ENGATIVA
ESTADIO TECHO KENNEDY
FAMACO USME
FONTANAR DEL RIO SUBA
GAITAN CORTES SAN CRISTOBAL
GAITANA SUBA
GIMNASIO DEL SUR RAFAEL URIBE URIBE
GIMNASIO NORTE BARRIOS UNIDOS
HIPPIES CHAPINERO
IGUALDAD KENNEDY
JAZMIN PUENTE ARANDA
LA AMISTAD KENNEDY
LA ANDREA USME
LA FRAGUA ANTONIO NARIÑO
LACHES SANTAFE
NUEVA AUTOPISTA USAQUEN
LAS CRUCES SANTAFE
VILLA LUZ ENGATIVA
MEISSEN CIUDAD BOLIVAR
MILENTA PUENTE ARANDA
MOLINOS II RAFAEL URIBE URIBE
ARBORIZADORA ALTA CIUDAD BOLIVAR
MORALBA SAN CRISTOBAL
MORATO SUBA
NACIONAL SANTAFE
NUEVO MUZU TUNJUELITO
OLAYA RAFAEL URIBE URIBE
PALACIO DE LOS DEPORT ES BARRIOS UNIDOS
PALESTINA BOSA
LA VIDA USAQUEN
PLAZA DE TOROS SANTAFE
POLO BARRIOS UNIDOS
PRIMERO DE MAYO SAN CRISTOBAL
QUIROGA RAFAEL URIBE URIBE
RECREO BOSA
PRD – UCAD BARRIOS UNIDOS
SAN CRISTOBAL SAN CRISTOBAL
SANTA ISABEL LOS MARTIRES
SERENA ENGATIVA
LA ESTANCIA CIUDAD BOLIVAR
TERCER MILENIO SANTAFE
TIBABUYES SUBA
TIMIZA KENNEDY
PIJAOS URIBE URIBE
VALLES DE CAFAM USME
VILLA ALEMANA USME
VILLA DE LOS ALPES SAN CRISTOBAL
VILLA DEL RIO BOSA
VILLA MAYOR ANTONIO NARIÑO
CONTRY RAFAEL URIBE URIBE
INTRODUCCIÓN
El Modelo de intervención que lleva el IDRD, a través de la Subdirección Técnica de
Parques y Escenarios, y en especial el área de administración de escenarios para atender la
misión de sostenibilidad y administración de los Parques y Escenarios del Distrito, es una
división territorial en siete (7) grandes zonas que toman las diferentes localidades y las
agrupan funcionalmente con el fin de Coordinar aspectos como el mantenimiento, así como
el esquema de Administradores y Auxiliares Administrativos que atienden las solicitudes de
los usuarios y velan por la buena imagen de los Parques; El esquema busca
funcionalidades, en el sentido de orientar: la labor de un equipo de trabajo con la dirección,
o liderazgo de un profesional especializado que desde el Área de Administración de
Escenarios, orienta las acciones a seguir en cada uno de los Parques a su cargo; esto con
el fin de darles el tratamiento necesario para brindar un mejor servicio a la comunidad.
Las actividades que se diseñan desde el Área de Administración de Escenarios tienen el
propósito que el Parque o Escenario cuente con los recursos necesarios para la
administración y mantenimiento, y que estos recursos permitan el funcionamiento normal y
su objeto misional permanente.
La Subdirección Técnica de Parques como ordenador del gasto, contrata el mantenimiento
en aspectos como la infraestructura, zonas duras, mobiliario urbano, cerramientos, campos
de fútbol, aseo, vigilancia, espejos de agua entre otros.
Por otro lado, para la Administración de los Parques y Escenarios, dada la falta de personal
de Planta, se contrata el servicio de apoyo con OPS en calidad de administradores o
auxiliares administrativos, los cuales asumen las labores de administración, en un esquema
de supervisados con los Coordinadores de Parques del Área de Administración de
Escenarios, desarticulados en el manejo local, creando serios problemas de
5
desconcentración y administración de los mismos.
La Oficina de Control Interno, consciente de la importancia Misional de los Parques y
Escenarios como espacios de encuentro para la comunidad, en aspectos como la
recreación, el deporte, la cultura y el aprovechamiento del tiempo libre, programó la
realización de una Auditoria al Proceso misional de Parques evaluando aspectos como la
Gestión Administrativa, el Aprovechamiento Económico, la Gestión Documental, el
Mantenimiento de los Parques y Escenarios de las diferentes localidades.
OBJETIVO GENERAL
Verificar de forma integral las actividades de carácter funcional, local y Distrital, aplicando
el ciclo PHVA a procesos, procedimientos, recursos humanos y físicos, PAX (personas
beneficiadas), meta; tanto en recreación, deportes y actividad física. Así como la
administración y mantenimiento de Parques y Escenarios.
OBJETIVOS ESPECÍFICOS
1. Evaluar el Mantenimiento de la infraestructura, zonas duras, mobiliario, cerramientos,canchas de fútbol, en general de los espacios administrados por el IDRD.
2. Evaluar la planeación de los recursos y el desarrollo de los programas demantenimiento, sujeto a los recursos disponibles.
3. Verificar que el Manual de Aprovechamiento Económico se esté aplicandodebidamente.
4. Verificar el cumplimiento de algunas obligaciones de los contratos establecidos en elproceso de Administración y Mantenimiento de Parques y Escenarios.
5. Evaluar la gestión de los Administradores, Auxiliares, Orientadores, etc.
6. Seguimiento a los Planes de Mejoramiento (hallazgos, no conformidades, accionescorrectivas y preventivas y observaciones) internos y de entes de control y vigilancia,verificando las acciones pactadas, seguimientos realizados, soportes entregados yfechas de cumplimiento.
6
ALCANCE DE LA AUDITORÍA
La Oficina de Control Interno en cumplimiento del Plan de Auditorías y evaluaciones internas
de la vigencia de 2015 con miras al mejoramiento Institucional, inicio y desarrollo la Auditoria
estudiando manuales, procedimientos de cada proceso, así como las actividades a
desarrollar, las programaciones de actividades, los recursos humanos y físicos y finalizó con
la presentación de este informe preliminar, con el fin de que la Subdirección Técnica de
Parques y Escenarios, genere las acciones pertinentes para corregir las desviaciones del
proceso y las evaluaciones a que halla lugar.
METODOLOGIA
La auditoría se realizó de acuerdo con el procedimiento de auditorías internas de control
interno y a las normas de auditoría generalmente aceptadas, las cuales incluyen,
indagaciones, entrevistas, sondeo y obtención de evidencias, encaminadas a recopilar la
información necesaria para apoyar las conclusiones.
Lo anterior se desarrolló en tres fases: 1ra.Fase -Revisión Documental: donde se evaluó el
Informe de gestión, los formatos respectivos, verificación del Manual de Aprovechamiento
Económico, la gestión del administrador y supervisión de solicitudes de préstamo.
2da.Fase -Recorrido: Verificar el estado del Parque, mantenimiento, infraestructura,
mobiliario del parque, aseo, vigilancia, orientadores, realizar encuestas a los usuarios de la
percepción del parque y del administrador, apropiación social y eventualidades del mismo.
3ra Fase - Verificación del cumplimiento de algunas obligaciones de contratos establecidos
para el proceso de Administración y Mantenimiento de Parques y Escenarios.
7
RECURSOS DE AUDITORÍA:
Para el desarrollo de la presente Auditoria se designó a profesionales con conocimientos en
las áreas Ingeniería, Administrativas, Económicas y Deportivas, vinculados a la Oficina de
Control Interno, Kelly Johanna Serrano, Víctor Manuel Muñoz, Jairo Antonio Palacios Peña y
Carlos Arturo Cruz Luengas; se contó con el transporte, recurso fotográfico, mapa del
Sistema de Información Geográfica, directorio y borradores de visita.
1. Ejecución de acuerdo con el mapa del Sistema de Información Geográfico del IDRD y
el listado de los parques se trazaron rutas de visita de trabajo.
2. Se estableció un cronograma de visitas.
3. Se hizo la presentación del equipo auditor al Administrador y/o Auxiliares
Administrativos; en caso de no encontrarlos se realizó el recorrido con los Guardas de
Vigilancia, informando el alcance de la auditoría.
4. Se indago sobre los últimos informes de gestión y las dificultades presentadas.
5. Se hizo reconocimiento en terreno de las instalaciones y se hizo un registro
fotográfico sobre lo observado.
6. Se realizaron entrevistas a los usuarios para verificar la conformidad de los mismos y
su sentido de pertenencia con el parque.
DOCUMENTACIÓN DE REFERENCIA
1. Procedimiento: Control de producto y/o servicio no conforme de la administración y
mantenimiento de Parques y Escenarios.
2. Procedimiento: Mantenimiento de Parques y Escenarios.
8
3. Manual de Aprovechamiento Económico.
4. Procedimiento: Permiso uso temporal de Parques y Escenarios administrados por el
IDRD.
5. Procedimiento: Préstamo de uso de módulos ubicados en Parques y Escenarios
administrados por el IDRD.
RESULTADOS DE AUDITORIA
En general el estado físico y funcionamiento de los parques visitados se consideró
satisfactorio por parte de la auditoria, cumple con el objetivo misional de servicio a la
comunidad y constituye un valioso e irreemplazable activo, no solo para la administración
Distrital, si no para los ciudadanos y ciudadanas que hagan uso de estos espacios.
Sin embargo, se detectaron situaciones puntuales que disminuyen las buenas condiciones
del servicio, que requerirían de la toma oportuna de decisiones y acciones correctivas, con
el fin de optimizar su funcionamiento. En el anexo (70 folios) se presentan las fichas
específicas de cada parque visitado acompañadas de fotografías, observaciones,
oportunidades de mejora y hallazgos sobre cada uno de los parques visitados.
Las visitas se desarrollaron de martes a viernes dentro de horarios de 8:00 AM a 5:00 PM.,
de las cuales el 30% de las visitas fueron atendidas por los Administradores, el 30% por
Auxiliares Administrativos, en un 27% por el personal de seguridad y un 13% por ninguno de
los anteriores. Aclarando que el 13%, que no fue atendido, corresponde a los Parques o
Escenarios que no cuentan con módulo administrativo y que cuando fue atendida por el
Administrador, en algunos casos estuvo presente el Auxiliar Administrativo.
Así mismo, a continuación se exponen los aspectos generales más relevantes que son
objeto de observación.
9
1. MANTENIMIENTO : En las visitas, se pudo verificar en general un buen estado en el
mantenimiento de los Parques, sin embargo se encontraron deficiencias puntuales (Ver
anexos cada Parque); en mantenimiento de zonas duras, césped, equipos de actividad
Física y Recreación, estructuras con grietas, canchas sin demarcación, falta de
mantenimiento en baños, cerramientos, falta de mantenimiento en espejos de agua, goteras
y humedades en algunos coliseos; falta plateo en algunos árboles, reparación en algunas
zonas de adoquines y de zonas duras, mantenimiento de juegos infantiles y estaciones de
ejercicio.
A pesar que en la mayoría de Parques cuenta con señalización y/o información, aún se hace
insuficiente para la práctica de deportes extremos, vías de evacuación e información en
general de utilización de los espacios. Por otro lado se encuentran algunas señales
vandalizadas, otras mal ubicadas, (caso Simón Bolívar), contradictorias, carteleras con
información comercial, carteleras con información en desuso.
Es necesario que la señalización de todos estos Espacios Públicos Administrados por el
IDRD sea homogénea y obedezca a la normativa, y que se mantenga en condiciones
óptimas.
Se evidenció, que existen intervenciones de mantenimiento y/o nuevas obras, contratos de
obra, en donde no se colocan avisos de información, con los datos respectivos como son
número de contrato e información de lo que se está realizando etc, tal como se designa en
los contratos y/o obligaciones.
Finalmente en cada ficha de Parque, se registró un material fotográfico en el cual se
presentan las imágenes de las actividades, que tienen fallas por falta de mantenimiento, por
falta de gestión y sobre el cual la Subdirección Técnica de Parques debe tomar correctivos.
10
2. GESTION ADMINISTRATIVA: Al realizar las visitas, se encontró que muchos de los
administradores, no se encontraban laborando en el Parque a la hora de las visitas, esto
teniendo en cuenta que las visitas se realizaron en un 95% en los horarios de martes a
viernes de 8:00 AM a 5:00 PM, el argumento en la mayoría de los casos, es que estaban en
actividades en la sede del IDRD; otros después de llamarlos telefónicamente acudían al
Parque. Revisar en la ficha de cada Parque.
En cuanto al conocimiento sobre gestión administrativa por parte de la mayoría de
funcionarios, sean de contrato o de planta temporal; sobre procesos institucionales son
insuficientes, algunos desconocen aspectos de las normas, los documentos del proceso, sus
cambios y versiones; además en los documentos entregables, se tiene confusión, de cual es
el mecanismo de entrega, su forma y la importancia de organizarlos en archivos
documentales.
Se hace importante, reforzar las instrucciones del procedimiento para entregar el informe de
gestión de la administración del parque, ya que se evidenció que los lineamientos no son
claros y algunos no saben, sí radicar o enviar por correo electrónico, o simplemente no lo
presentan.
El Administrador o Auxiliar Administrativo, en función de la buena imagen de los Parques
asignados deben promover y coordinar las actividades deportivas y recreativas, divulgando
los programas institucionales entre la comunidad y los entes locales; situación que no se
observa en las actuales condiciones de los administradores, sean estos de contrato o de
planta, como lo disponen las obligaciones de los contratos y las funciones de los
administradores de los parques.
3. APROVECHAMIENTO ECONOMICO: Debido a las rotaciones y cambios de
Administrador y Auxiliares Administrativos, se han encontrado liquidaciones de bodegas o
11
de permisos de Aprovechamiento Económico, las cuales estaban mal liquidadas, pues se
tenían en algunos casos las medidas erradas, para su cálculo o problemas de interpretación;
es importante que estas situaciones de carácter económico, sean revisadas y controladas
con apego a las disposiciones del Manual de Aprovechamiento Económico; labor que es
necesaria, como una Política de Control y Auto control por parte de los funcionarios de la
Subdirección Técnica de Parques y especialmente de la Labor de los Administradores y
Auxiliares Administrativos que hacen las veces de Administrador.
4. GESTION DOCUMENTAL: En la mayoría de los Parques y Escenarios, se hace
necesario revisar las razones por las cuales los Administradores y Auxiliares Administrativos
no diligencian todo el formato de obligaciones y prohibiciones, en algunas ocasiones firma
solo el solicitante y el administrador no. El formato del préstamo contiene en cara posterior
una serie de casillas diseñadas para controlar las consignaciones y la liquidación del
préstamo, sin embargo esta no se esta cumpliendo. Las carpetas deben estar rotuladas con
el formato V3, Gestión Documental con el fin de clarificar la información. Para el caso de las
actas, planes de manejo, solicitudes, contratos, entre otros de los programas de la Alcaldía y
de otras entidades Locales y Distritales, ésta debe hacer parte de la documentación exigida
a las instituciones, las cuales deben cumplir con los procedimientos, y aplicar los valores de
“Aporte Institucional”, ya que este rubro es el valor agregado que el IDRD proporciona a las
otras entidades en su quehacer social. Estos problemas de forma en la Gestión Documental
se subsanan con capacitación y actualización permanente.
12
HALLAZGOS
1) Hallazgo Módulo de Ventas y Vendedores Ambulantes
Se evidenció en las visitas de campo, algunos módulos de comida, que se encontraban con
el permiso vencido, el módulo no contaba con extintor, ni el botiquín necesario y
reglamentario. Es necesario que se fortalezcan los controles del tiempo establecido en el
Manual de Aprovechamiento Económico, para el trámite del permiso, en cuanto a la
radicación, verificación y aprobación de los documentos de la solicitud; para la emisión del
permiso con oportunidad. Adicionalmente se analice el tiempo otorgado del permiso de
aprovechamiento económico en caso de venta de comidas (tres meses); que sean por
periodos más largos debido a que la distribución de alimentos tiene unas condiciones
especiales y un periodo de tres meses es relativamente corto para el desgaste
administrativo que genera y la responsabilidad que asume el IDRD en los tiempos muertos
en que los módulos no cuenten con el permiso vigente. En los casos que el Administrador
sea el Supervisor del Contrato de Aprovechamiento, debe establecer una periodicidad en las
visitas y dejar documentadas las visitas, con actas o registros de control.
Existen vendedores ambulantes sin autorización, situación que se presenta desde hace
varios años y de la cual la Subdirección Técnica de Parques debe generar un plan de acción
que posibilite la legalización o terminación de estas prácticas, que se vuelven recurrentes en
los Parques y que se heredan de administración en administración.
En el caso particular del Parque Simón Bolívar, al verificar las carpetas de módulos, se
revisó el módulo “�Mustafa”, cuyo permiso se encontraba vencido desde años atrás y del cual
se tiene como última consignación la de Marzo de 2015, situación que va en contra del
Manual de Aprovechamiento Económico. Adicionalmente la persona que administra el
módulo no hizo entrega de los baños públicos al IDRD, que en cumplimiento la normativa
13
sobre la administración de baños en espacios públicos el Instituto viene adelantando.
En las visitas realizadas se encontraron módulos de comidas en diferentes parques los
cuales están siendo utilizados como bodega para escuelas de formación deportiva sin
aprovechamiento económico, así como bodega para materiales de los contratistas de
mantenimiento, otros como puestos de vigilancia; usos en general para lo que no están
diseñados.
Posiblemente existen incumplimientos normativos y procedimentales por vigilancia y control,
manejo y gestión, Ley 87 de 1993, Ley 1474 de 2011 y Manuales Internos del IDRD. (Ver
fichas anexas de Parques).
Con respecto a la respuesta de la Subdirección Técnica de Parques memorando
20156100264353 del 27 de julio de 2015.
A las acciones propuestas por la Subdirección Técnica de Parques: “Se exigirá a los
beneficiarios del permiso del módulo contar con la instalación de extintor y botiquín, en caso
de no contar con ellos...( )... Frente al caso del módulo dado en aprovechamiento
económico del señor Mustafa, esto se encuentra en pleito jurídico”. La Oficina de Control
Interno recomienda continuar con las acciones propuestas que resuelvan las situaciones
encontradas, por lo tanto deja abierto el hallazgo para su trámite pertinente.
2) Hallazgo Elementos de Inventario diferentes fuentes
Se evidencian elementos de diferentes inventarios en un gran número de Parques, los
cuales no están en condiciones aptas de bodegaje; unos se encuentran apilados generando
mal aspecto del Parque. Adicionalmente, se encontraron elementos en buenas condiciones
y/o pertinentes para la verificación del estado, los cuales se encuentran almacenados desde
algún tiempo atrás. Al realizar el inventario por parte de los Administradores y/o Auxiliares se
14
pueden encontrar objetos que pueden utilizarse en este mismo escenario o en otros
escenarios. Por tanto se hace necesario que la Subdirección Técnica de Parques realice un
proceso de inventario de los elementos, diferenciando el responsable de cada elemento, su
estado y su destino final. Posterior a este proceso, los elementos deben tener su soporte en
almacén del Instituto, con el fin de determinar si se entrega a los recicladores, se traslada y
se da de baja como disposición final. Todo lo anterior con miras al mejoramiento ambiental,
evitar que los mismos se vuelvan a usar por su precariedad y optimizar los recursos.
Se evidenció que el programa 40X40, viene trabajando por lo menos seis (6) semanas antes
de la fecha de visita de Auditoría, la falta de diligencia en la entrega de materiales
deportivos, pues para la fecha de visita se encontraban embodegados, una serie de
elementos del programa. Se sugiere que este material una vez se adquiere, entre a almacén
del IDRD y sea entregado de forma ágil a los estudiantes y profesores quienes tienen la
necesidad de utilizarlo.
Posiblemente existen incumplimientos normativos y procedimentales por vigilancia y control,
manejo y gestión, Ley 87 de 1993, Ley 1474 de 2011 y Manuales Internos del IDRD. (Ver
fichas anexas de Parques).
Con respecto a la respuesta de la Subdirección Técnica de Parques memorando
20156100264353 del 27 de julio de 2015.
A las acciones propuestas por la Subdirección Técnica de Parques: “Se remitirá
comunicación a los administradores y auxiliares de los parques donde se les recuerde que
las zonas de módulos de comidas, ...( )... y dispongan de contenedores en varios parques
para el almacenamiento de los elementos deportivos utilizados en los programas del IDRD.”
La Oficina de Control Interno está de acuerdo con las acciones propuestas, por lo tanto deja
abierto el hallazgo para su trámite pertinente.
15
3) Hallazgo Intervención en Mantenimiento
Se observó que las intervenciones en zonas duras específicamente, en lo que tiene que ver
con juegos infantiles, la intervención consistió en retirar el material dañado y proceder luego
a la aplicación de la carpeta asfáltica; sin embargo en esta actividad se observa una
operación inadecuada, ya que en otras se encontró material vegetal creciendo en medio de
la mezcla asfáltica, lo que mostraría la falta de limpieza previa a la intervención y a futuro se
puede presentar deterioro por grietas y desmoronamiento del piso. Adicionalmente como los
elementos instalados en las zonas (juegos infantiles) tienen un anclaje al piso y no fueron
retirados al momento de apisonar esta carpeta asfáltica, los rodillos no alcanzan a cubrir la
zona donde se encuentra el anclaje y por supuesto no existe consistencia en el piso. (ver
ficha de Parques).
Adicionalmente algunos Administradores y/o equipos de vigilancia se comprometieron a
custodiar máquinas y elementos de los contratistas; este tipo de custodias compromete a la
Administración, posibilita acciones delictivas, reduce costos de bodega a los contratistas y
en general, generan problemas en la gestión Administrativa de los Parques, por tal razón es
necesario que se establezca una acción de mejora que subsane este tipo de compromisos.
Por otra parte, en algunas áreas deportivas se presentan daños en la carpeta asfáltica;
situación que ha generado cierta confusión en cuanto al mantenimiento del Escenario
Atabanza, ya que por la información recibida de la Profesional del Área de Escenarios
encargada de la zona, dicho escenario es vecinal, cuando en indagación con la
Subdirección Técnica de Construcciones, se pudo constatar que dicho Escenario es Zonal, y
por lo tanto, el Escenario debe ser mantenido por el IDRD. Además el convenio No. 001 de
2011, entre el IDRD y CORPOATABANZA firmado el 6 de enero de 2011, cataloga al
Parque como Zonal. Se sugiere que la Subdirección Técnica de Parques tome acciones en
16
mantenimiento junto con la corporación como lo norma el POT.
Posiblemente existen incumplimientos normativos y procedimentales por vigilancia y control,
manejo y gestión, Ley 87 de 1993, Ley 1474 de 2011 y Manuales Internos del IDRD. (Ver
fichas anexas de Parques).
Con respecto a la respuesta de la Subdirección Técnica de Parques memorando
20156100264353 del 27 de julio de 2015.
A las acciones propuestas por la Subdirección Técnica de Parques: “Frente a este hallazgo,
es importante aclarar que no es en todos los parques, esta situación se presentó en el
parque Moralba por la dificultad para compactar debajo de los juegos infantiles sin el retiro
de los mismos, la cual ya fue corregida ...( )...lo anterior, de acuerdo a la asignación de
recursos” La Oficina de Control Interno en razón a lo expresado por la Subdirección en
cuanto a la situación del Parque Moralba realizará el monitoreo de la acción correctiva y con
relación a las acciones sobre las maquinarias y su bodegaje así como la situación del
Parque Atabanza deja abierto el hallazgo para su respectivo plan de mejoramiento.
4) Hallazgo Préstamos de Escenarios
Se pudo evidenciar, que las solicitudes realizadas por algunas Ligas Deportivas, no cuentan
con los documentos requeridos, como por ejemplo: Plan de Manejo, cuando el administrador
o Auxiliar determinan, que es necesario diligenciarlo dadas las condiciones del préstamo,
algunas exceden la instalación de vallas publicitarias. Las Ligas Deportivos solicitan
espacios de horarios extensos, reservando franjas que exceden el tiempo dispuesto para los
préstamos, ocupan los escenarios con usos exclusivos dejando a un lado a la comunidad y
a otras organizaciones deportivas, ejemplo Liga de Natación, Liga de Fútbol Salón, Liga de
17
Patinaje; además de esto, se manifiesta que se han realizado torneos en los cuales las ligas
cobran la participación y el IDRD entrega el escenario sin aprovechamiento económico. Por
otra parte en el caso de préstamos con “Aporte Institucional”, es necesario que se
documenten los mismos, tal como lo exige el Manual de Aprovechamiento, teniendo en
cuenta que en Parques como el Simón Bolívar, Gimnasio Norte entre otros, estos no tienen
las documentaciones completas. En este sentido, es necesario sumar las actividades o
programaciones que en el marco del trabajo local, está realizando el Área de Desarrollo y
Gestión Comunitaria y que cumplan con el procedimiento establecido.
En el caso particular del Complejo Acuático, el proceso de ingreso a las piscinas y la
utilización de algunos espacios se pregunta ¿Por qué, el Complejo Acuático siendo un
escenario administrado directamente con el IDRD, el cual cuenta con personal
administrativo, y se rige por el Manual de Aprovechamiento Económico?, sin embargo, el
procedimiento que se sigue actualmente para el ingreso, deja la operación del ingreso al
IDRD, pero la validación de los deportistas a ingresar está en manos de las ligas
(subacuáticas, natación, clavados, nado sincronizado), este proceso no es consecuente con
el procedimiento establecido con el Manual de Aprovechamiento Económico, ya que el IDRD
pierde autonomía frente a sus escenarios, facilitando que organismos deportivos mixtos
tomen decisiones administrativas. En visita a la Liga de Natación, se indagó sobre el valor
que paga un Club afiliado a esta, dicho valor es de $2'090.000 anuales y cada deportista
antiguo en su afiliación a la Liga debe pagar $67.000 y si el deportista es nuevo pagará
$104.000 anuales; lo anterior no guarda proporción frente al no pago de las ligas y los
clubes al IDRD. Ésta situación administrativa de ingreso,y de administración del escenario,
debe ser motivo de análisis por parte de la Subdirección Técnica de Parques, focalización
del problema y toma de decisiones administrativas frente a terceros privados (Ligas y
Clubes), que de manera urgente solucionen estas desviaciones administrativas en la
18
Gestión del IDRD. Sugiriendo democratizar y ampliar la cobertura a mas ciudadanos del
Distrito Capital.
Posiblemente existen incumplimientos normativos y procedimentales por vigilancia y control,
manejo y gestión, Ley 87 de 1993, Ley 1474 de 2011 y Manuales Internos del IDRD. (Ver
fichas anexas de Parques).
Con respecto a la respuesta de la Subdirección Técnica de Parques memorando
20156100264353 del 27 de julio de 2015.
A las acciones propuestas por la Subdirección Técnica de Parques: “Se han realizado
mesas de trabajo adelantadas por los equipos del Área de Promoción...( )... para que este
sea el documento tipo para los siguientes permisos o contratos con las diferentes ligas”. La
Oficina de Control Interno en cuanto a este hallazgo pone de presente situaciones como
documentos, el plan de manejo, la instalación de vallas publicitarias, los horarios, las
reservas de franja, cobro de los espacios públicos por parte de terceros, exclusividad de
espacios deportivos entre otros, y casos particulares como el Complejo Acuático, el Parque
el Quiroga, Cayetano Cañizares, PRD entre otros, por tanto el hallazgo se mantiene para la
elaboración del plan de mejora.
5. Hallazgo Diseños y Adecuaciones
Con respecto a la respuesta de la Subdirección Técnica de Parques memorando
20156100264353 del 27 de julio de 2015 al hallazgo cinco (5) y a las acciones propuestas
por la Subdirección Técnica de Parques: “En cuanto al muro de Valles de Cafam ...( )...
están a cargo de la Subdirección Técnica de Construcciones.” La Oficina de Control Interno
19
en cuanto a este hallazgo considera que es objeto de la Subdirección Técnica de
Construcciones, sin embargo, se realizará un monitoreo al progreso en el mantenimiento del
muro del Parque Valles de Cafam, por lo anterior, se levanta el hallazgo.
En consecuencia se dara traslado del hallazgo a la dependencia pertinente, Subdirección
Tecnica de Construcciones STC.
6. Hallazgo Monumentos y Obras Artísticas
Se ha observado que en los Parques administrados por el IDRD, se encuentran una serie de
monumentos, estatuas, construcciones que tienen valor histórico y cultural, sobre los cuales
no existe un plan de mantenimiento, o por lo menos un inventario actualizado, que posibilite
la responsabilidad de la administración sobre dichos elementos. Se debe establecer un
inventario de estos elementos y analizar la posibilidad de generar un mecanismo donde se
tengan claras las responsabilidades de cada entidad frente a estos monumentos que están
dentro de los parques administrados por el IDRD.
Si es del caso solicitar apoyo de la Secretaria de Cultura Recreación y Deporte, con el fin de
evitar el deterioro de los mismos.
Existe por ejemplo un monumento en el costado sur oriental del Parque Eduardo Santos,
que consiste en un Pedestal y un monumento en granito de la Virgen, con una altura de tres
a cuatro metros. La cual tiene un peso desproporcionado a la estructura que lo sostiene,
generando riesgo inminente para trabajadores, comunidad usuaria y visitante del Parque. En
años anteriores se realizaron unas mesas de trabajo con la Curia, la Secretaria de Cultura,
el IDRD y otras entidades con el fin de tomar decisiones sobre el mantenimiento y custodia
de este bien. Sin embargo esto no ha tenido solución, la Mesa de trabajo no esta
20
funcionando y el riesgo persiste. Por lo tanto la Subdirección de Parques debe solucionar
esta situación en coordinación con otras entidades, evitando de esta forma riesgos para la
comunidad.
Posiblemente existen incumplimientos normativos y procedimentales por vigilancia y control,
manejo y gestión, Ley 87 de 1993, Ley 1474 de 2011 y Manuales Internos del IDRD. (Ver
fichas anexas de Parques).
Con respecto a la respuesta de la Subdirección Técnica de Parques memorando
20156100264353 del 27 de julio de 2015.
A las acciones propuestas por la Subdirección Técnica de Parques: “En el primer semestre
se adelantó un contrato ...( )...y establecer acciones pertinentes.” La Oficina de Control
Interno teniendo en cuenta los argumentos presentados, mantiene el hallazgo para la
elaboración del plan de mejora. Sobre el punto del inventario, este es necesario que se
tenga actualizado permanentemente por parte de la Subdirección Técnica de Parques.
7. Hallazgo Gestión Documental
Se evidenció la existencia de algunos fondos documentales los cuales tienen que ser
asumidos por la Secretaria General como responsables del proceso, con el fin de orientar la
acción que se debe realizar con respecto a la disposición de los archivos que se tienen
almacenados por ejemplo en el CEAD y algunas trasferencias que están pendientes en el
Palacio de los Deportes; con el fin de evitar su deterioro y pérdida, dadas las condiciones de
humedad, aireación, disposición y seguridad. Al mismo tiempo se encontraron una serie de
archivos documentales que no se conoce su origen, sus fechas y en general se encuentran
en malas condiciones en algunos Parques (ver fichas). Por tanto se hace necesario tomar
21
medidas que permitan su recuperación, su análisis y si es del caso su transferencia al
Archivo Central.
Adicionalmente se encontró durante la visita, que parte de la documentación no se
encontraba en el Escenario, sobre todo lo referente a la vigencia de 2015, ella se hallaba en
el IDRD, para revisión de algunos Coordinadores o Gerentes de Zona del Área de
Administración de Parques y Escenarios, esta situación es necesario verificarla, ya que se
pone en riesgo la documentación con el traslado para el IDRD de documentos que se
pueden perder. Estos gerentes deben desplazarse a los parques para hacer verificación de
las funciones de calificación del personal sin poner en riesgo la gestión documental.
Por último se presentan en los Parques eventualmente incidentes de seguridad o accidentes
que involucren a los usuarios los cuales no se están relacionando en las casillas del informe
mensual creadas para este fin. Esta información sirve para medir los indicadores de riesgo
que la Subdirección de Parques tiene en el mapa de riesgos del Instituto.
Posiblemente existen incumplimientos normativos y procedimentales por vigilancia y control,
manejo y gestión, Ley 87 de 1993, Ley 1474 de 2011 y Manuales Internos del IDRD. (Ver
fichas anexas de Parques).
Con respecto a la respuesta de la Subdirección Técnica de Parques memorando
20156100264353 del 27 de julio de 2015.
A las acciones propuestas por la Subdirección Técnica de Parques: “Frente a este hallazgo
se resalta que los archivos que se encuentran en el CEAD y Palacio de los Deportes son del
Área de Archivo y Correspondencia – Secretaria General del IDRD, el Área de
Administración de Escenarios ha facilitado estos espacios informando que no son los
idóneos para la conservación de los documentos.” La Oficina de Control Interno, por lo tanto
22
deja abierto el hallazgo para su trámite pertinente y solicita tomar medidas o acciones
urgentes que resuelvan esta situación.
8. Hallazgo Piscinas
Se evidencia la ausencia de elementos y/o productos del botiquín especial para piscinas,
como lo establece la resolución 1510 de 2011, es necesario hacerlo visual y disponible a los
deportistas, entrenadores, visitantes, al público en general; empotrarlo a la pared junto con
la señalización requerida.
En el caso del Complejo Acuático, se observó que a ciertas horas del día se pueden
presentar en las piscinas (ejemplo la piscina de niños) la llegada de cuatro colegios al
mismo tiempo, algunos de ellos con 40 niños; la ocupación puede superar 120 niños en la
piscina, cuando el máximo de esta es 90 usuarios, por tal razón la programación de las
actividades, la llegada de los niños, la evacuación de los mismos, lo anterior de ser una
actividad cuidadosa, que permita generar calidad de servicio tanto, para la enseñanza como
para el bienestar de los niños y por ende la buena imagen Institucional.
De otra parte es importante tener en cuenta y replicar a otros Escenarios con piscina, el
caso del Complejo Acuático, que cuenta con cuatro (4) piscinas y para la fecha de visita se
tienen cuatro (4) salvavidas contratados para los dos turnos; regularmente se ha contado
con cinco (5) salvavidas pero lo ideal es tener ocho (8). La Ley 1209 de 2008, en su articulo
14, explica en su Artículo 14. “Protección de menores y salvavidas. Queda prohibido el
acceso a las áreas de piscina a menores de doce (12) años de edad sin la compañía
de un adulto que se haga responsable de su seguridad. Esta medida no exime a los
responsables de los establecimientos que tengan piscina o estructuras similares de
tener el personal de rescate salvavidas suficiente para atender cualquier emergencia.
23
En todo caso, dicho personal de rescate salvavidas no será inferior a una (1) persona
por cada piscina y uno (1) por cada estructura similar”.
Posiblemente existen incumplimientos normativos y procedimentales por vigilancia y control,
manejo y gestión, Ley 87 de 1993, Ley 1474 de 2011 y Manuales Internos del IDRD. (Ver
fichas anexas de Parques).
Con respecto a la respuesta de la Subdirección Técnica de Parques memorando
20156100264353 del 27 de julio de 2015.
A las acciones propuestas por la Subdirección Técnica de Parques: “Frente a la ausencia de
elementos y/o productos del botiquín se informa que el 2 de julio se entregó el botiquín ...(
)..., en atención a la cantidad de usuarios en el complejo acuático se incrementó en dos
salvavidas en este escenario.” La Oficina de Control Interno considera que las acciones
emprendidas en cuanto al botiquín y frente al número de salvavidas son pertinentes, sin
embargo frente al sobrecupo se mantiene el hallazgo, para la elaboración del plan de
mejora.
9. Hallazgo Producto No Conforme
Se evidencia que en los Escenarios no se diligencia el formato de “Producto no Conforme”;
en beneficio de los usuarios y del servicio. Situación que se da por ejemplo en el caso de los
juegos infantiles, que si bien se ha hecho la solicitud de mantenimiento, esta no ha tenido
tratamiento correctivo. El Administrador o quien lidere la Gestión al interior del Parque, debe
diligenciar el formato, darle el tratamiento que cierre el escenario o que lo aislé y reportarlo a
la Subdirección Técnica de Parques para dar el tratamiento correspondiente.
Posiblemente existen incumplimientos normativos y procedimentales por vigilancia y control,
24
manejo y gestión, Ley 87 de 1993, Ley 1474 de 2011 y Manuales Internos del IDRD. (Ver
fichas anexas de Parques).
Con respecto a la respuesta de la Subdirección Técnica de Parques memorando
20156100264353 del 27 de julio de 2015.
A las acciones propuestas por la Subdirección Técnica de Parques: “Se informa que el
formato de control de producto no conforme se eliminó del sistema de gestión de calidad
desde marzo del 2015 y se incluyo como parte del informe de gestión, se realizo
capacitación en el tema durante los mes de abril y mayo por localidades, dado el hallazgo
se continuará con la capacitación y solicitud que documenten el producto no conforme.” La
Oficina de Control Interno considera que a pesar de fusionar el formato de Producto no
Conforme en el Informe Mensual de Gestión, los Administradores y/o Auxiliares de los
parques no diligencian el producto no conforme, siendo esta una herramienta administrativa
de mejora continua, por tanto, el hallazgo se mantiene.
10. Hallazgo Personal Administrativo y Rotaciones:
Se evidencia falta de vigilancia y control en la entrega de inventarios y documentos, en el
momento de las rotaciones del personal Administrativo (Administradores y/o Auxiliares) tanto
de funcionarios de planta como contratistas, debe seguir un protocolo o procedimiento
desde el Sistema de Gestión de Calidad, donde se establezca un punto de control que
mediante el diligenciamiento de un formato u otra herramienta administrativa de uso
universal (contratistas, planta) se obligue a la entrega formal de los escenarios y se
observen entre otras las siguientes situaciones:
a. Carpetas físicas
b. Archivos magnéticos 25
c. Archivo documental
d. Permisos vigentes con su respectiva liquidación y/o estado financiero en caso de
aprovechamiento económico y en el caso de préstamos en los cuales se otorguen aportes
institucionales ( Alcaldía Local, Hospital, Secretaria de Integración Social, etc.); su relación,
programación y estado.
e. Mantenimiento del parque
f. Inventario de consumo con su respectivo estado
g. Programación por escenario
h. Módulos
i. Recorrido del parque verificando: registros, tacos, toma corrientes, llave de gas si es del
caso, tanques de agua, entre otros, anexando material fotográfico.
Esta obligación puede estar en las que se propongan en las minutas contractuales.
Posiblemente existen incumplimientos normativos y procedimentales por vigilancia y control,
manejo y gestión, Ley 87 de 1993, Ley 1474 de 2011 y Manuales Internos del IDRD. (Ver
fichas anexas de Parques).
Con respecto a la respuesta de la Subdirección Técnica de Parques memorando
20156100264353 del 27 de julio de 2015.
A las acciones propuestas por la Subdirección Técnica de Parques: “Se cuenta con el
instrumento del acta de entrega contratista, formato que se actualizará en su nombre y
numerales del formato y su uso será para la entrega de parques y/o escenarios en el
momento de los cambios de personal. De la misma manera, indico que los responsables de
verificar lo que reciben y entregan en cada parque son los administradores y auxiliares.” La
26
Oficina de Control Interno en sus diferentes visitas no evidenció en su gran mayoría el
diligenciamiento de dicha acta; y en cuanto a los entregables deben estar consignados en
dichas actas, por tanto, el hallazgo se mantiene.
OPORTUNIDADES DE MEJORA
En cada visita a los Parques y Escenarios se creó una ficha que contiene principalmente
aspectos como la Gestión Administrativa, el Aprovechamiento Económico, la Gestión
Documental, el Mantenimiento, el Recurso Humano y finalmente una serie de material
fotográfico de evidencia. Estas fichas tratan cada uno de los aspectos por separado y hacen
además una observación a cada imagen fotográfica con el fin de darles el tratamiento
adecuado desde los orígenes de los problemas. Las oportunidades de mejora detectadas
también se encuentran en las fichas. Si el problema está en los aspectos o en el material
fotográfico se debe darle el tratamiento correspondiente, plan de mejora o acción correctiva,
desde el Administrador y/o Auxiliar Administrativo o desde la Subdirección Técnica de
Parques en el caso de que estas sean trasversales a todos los Parques y Escenarios.
Cordialmente
LUIS FRANCISCO CANTE CÉSPEDES
JEFE OFICINA DE CONTROL INTERNO
Proyecto: Kelly Johanna Serrano – Contratista
Víctor Manuel Muñoz – Contratista
Jairo Antonio Palacios Peña – Profesional Especializado – Grado 06
27