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ING Trade Finance Services L’encaissement documentaire
Wholesale Banking
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Contenu
Avant-propos ................................................................................................................................ 2
Définition........................................................................................................................................ 3
Introduction et notion de risque .............................................................................................. 4
Mécanisme .................................................................................................................................... 5
Contestations lors de la présentation des documents ....................................................... 7
Les modes d'utilisation ............................................................................................................... 8
L'encaissement documentaire payable à vue .................................................................. 8
L'encaissement documentaire payable à usance ........................................................... 8
L'encaissement payable à usance, avec aval bancaire .................................................. 9
L'escompte de la traite dans le cadre d'un encaissement .......................................... 10
La traite ou effet simple ....................................................................................................... 11
Les conditions de l'encaissement : application des Règles .............................................. 13
Les documents ........................................................................................................................... 14
Les documents financiers .................................................................................................... 14
Les documents commerciaux ............................................................................................ 14
Procédures ................................................................................................................................... 15
L'ordre d'encaissement de l'exportateur belge .............................................................. 16
La transmission de l'ordre d'encaissement par la banque remettante (ING) à la banque présentatrice (correspondant étranger) ........................................................... 17
L'encaissement par la banque présentatrice et le transfert des fonds .................... 17
Exemple de bordereau de remise .......................................................................................... 18
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Avant-propos
Les entreprises qui importent et exportent beaucoup ont souvent besoin de méthodes de paiement qui limitent les risques liés aux transactions internationales. Un encaissement documentaire est un mode de règlement intermédiaire entre vos Crédits documentaires 1 et vos activités en « Open Account ».
Dans les pages suivantes, vous trouverez un aperçu du fonctionnement des différentes sortes d’encaissements documentaires et des conditions qu'il convient de prendre en considération. En résumé : un véritable guide qui vous indiquera la voie vers l'optimalisation de vos transactions d'importation et d'exportation.
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Si après avoir lu cette brochure,
vous souhaitez plus d’information, n’hésitez pas à contacter votre contact habituel
chez ING
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Définition L'encaissement documentaire est une technique de paiement par laquelle l'exportateur remet les instructions d'encaissement ainsi qu'un ou plusieurs documents (facture, documents de transport et d'assurance) à son banquier (banque remettante). Ces documents sont ensuite remis à l'importateur par l'intermédiaire de sa banque (banque présentatrice), soit contre paiement, soit contre acceptation d'une lettre de change payable à une échéance déterminée.
Le délai d'exécution dépend essentiellement du temps nécessaire pour transmettre les documents, les présenter et effectuer le paiement.
En d'autres termes, il dépend essentiellement du pays de destination et de la manière de procéder à l'envoi (par poste ou par courrier rapide).
Cette opération est régie par les Règles Uniformes relatives aux Encaissements Documentaires (RUE), publiées par la Chambre de Commerce Internationale, publication 522 du 1.1.1996.
Vous pouvez la commander via ING ou sur le site ICC BusinessBookstore http://store.iccwbo.org/
Dans cette procédure, les banques n'interviennent que comme mandataires de leurs clients respectifs. Elles ne s'engagent qu'à exécuter les instructions de leurs clients.
Les banques doivent vérifier que les documents reçus paraissent correspondre à ceux énumérés dans l'ordre d'encaissement et doivent aviser immédiatement la partie qui leur a adressé l'ordre d'encaissement de tout document manquant.
L'obligation d'examen des documents par les banques ne va pas au-delà.
Il s'agit là de la différence fondamentale entre un encaissement documentaire et un crédit documentaire.
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Introduction et notion de risque Les modes de règlement contre documents se sont surtout répandus en matière de ventes maritimes ; le transport par mer fait, en effet, souvent l'objet de connaissements. Le connaissement maritime est le seul document représentatif d'une marchandise. De plus, les connaissements pouvant être et étant le plus souvent créés à ordre, le transfert du droit à la possession de la marchandise résulte d'un simple endossement.
Par conséquent, en stipulant dans un contrat de vente, qu'une fourniture sera payée contre remise des connaissements, on introduit une modalité équivalente, en principe, à un paiement contre délivrance de la marchandise.
Il n'en va pas de même pour les autres modes de transport, comme le transport routier par exemple: le CMR n'est pas un document représentatif d'une marchandise.
Il atteste simplement l'expédition de la marchandise. Celle-ci sera automatiquement délivrée au destinataire dont le nom figure sur le CMR.
Mais si l'acheteur est de mauvaise foi ou insolvable, et refuse la levée des documents, le vendeur est obligé d'entreposer les marchandises, qui sont entre-temps arrivées à destination, et de chercher un autre acheteur ou bien de faire rapatrier les biens. Les deux possibilités lui occasionneront des frais importants et imprévus. De plus, il devra attendre longtemps le produit de ses marchandises.
Il est un fait que l'exportateur peut intenter un procès à l'acheteur, mais une procédure dans un pays étranger coûte cher, sans parler des discordances en jurisprudence qui peuvent exister dans les pays intéressés.
Il y a encore un risque supplémentaire pour le vendeur si les documents sont remis à l'acheteur contre l'acceptation d'une traite. Une fois la traite acceptée et les documents dans les mains de l'acheteur, le vendeur perd le droit de disposition sur les marchandises.
Mais qui dit que la traite sera honorée à l'échéance ?
L'utilisation ou non d'un encaissement documentaire dépend donc principalement du climat de confiance existant entre l'acheteur et le vendeur.
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Mécanisme L'exportateur, après avoir procédé à l'expédition de la marchandise, remet les documents représentatifs de cette marchandise (facture, connaissements maritimes plus éventuellement d'autres documents) à ING via un bordereau de remise (exemple page 18, disponible sur demande).
Contrairement au crédit documentaire, les documents présentés ne sont pas vérifiés par la banque. Cette dernière en contrôle toutefois certains éléments: discordances éventuelles quant au mode de paiement pouvant apparaître entre les documents, signatures, endos. Le but de ce contrôle étant de permettre la liquidation sans entrave de l'encaissement documentaire par les différents intervenants.
Les documents sont ensuite transmis via un courrier rapide par ING (banque remettante) au banquier de l'importateur (banque présentatrice) accompagnés d'un bordereau de remise.
Ce bordereau reprend les différentes instructions permettant au banquier étranger de procéder à l'encaissement des documents, depuis la transmission des documents à l'importateur jusqu'au paiement final par ce dernier.
Ces instructions sont notamment:
• Le mode de réalisation de l'encaissement documentaire (à vue ou à usance)
• Les instructions en cas de non-paiement (à vue) ou de non-acceptation d'une traite (à usance) et aval le cas échéant
• La description des documents présentés ainsi que la marchandise
• Le banquier de couverture en fonction de la devise de l'encaissement documentaire
• L'application des Règles Uniformes relatives aux Encaissements Documentaires
• ...
A réception des documents, la banque présentatrice informe son client (l'importateur) de la présentation des documents.
Ce n'est que contre paiement (pour les encaissements à vue) ou contre acceptation d'une traite et aval (par la banque du tiré) le cas échéant (pour les encaissements à usance) que les documents sont finalement remis à l'importateur.
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On le voit ici clairement, l'encaissement documentaire est un procédé intermédiaire qui, sans donner à l'exportateur la certitude d'être payé, l'assure toutefois que l'acheteur ne pourra entrer en possession de la marchandise avant de l'avoir payée (documents contre paiement) ou tant qu'il n'a pas accepté une traite à échéance déterminée et tirée sur lui par l'exportateur (documents contre acceptation), ceci pour autant qu'il s'agisse bien sûr d'une expédition maritime pour laquelle le jeu complet de connaissements (parfois à l'ordre d'une banque) transite par le canal bancaire.
Pour le transport aérien, la marchandise est parfois consignée à l'ordre d'une banque.
L’article 10a des Règles mentionne toutefois :
« Les marchandises ne doivent pas être expédiées directement à l’adresse d’une banque ou consignées à ou à l’ordre d’une banque sans l’accord préalable de cette banque.
Toutefois, si des marchandises sont expédiées directement à l’adresse d’une banque ou consignées à ou à l’ordre d’une banque pour remise à un tiré contre paiement ou acceptation ou suivant d’autres termes et conditions, sans l’accord préalable de ladite banque, celle-ci n’aura aucune obligation de prendre livraison des marchandises, l’expéditeur continuant à en assumer la responsabilité et les risques y afférents ».
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Contestations lors de la présentation des documents Outre les cas de mauvaise foi et d'insolvabilité de l'importateur, il arrive parfois que ce dernier conteste le paiement pour diverses raisons:
• Les conditions de délivrance des documents ne sont pas conformes aux stipulations du contrat commercial (exemple les modalités de paiement ne correspondent pas)
• Le montant facturé est supérieur à celui de la commande
• La marchandise a été expédiée tardivement
• La marchandise n'est pas encore arrivée à destination
• Les documents sont parvenus après l'arrivée de la marchandise, lui occasionnant des frais d'entreposage qu'il ne veut pas supporter
• Il souhaite inspecter la marchandise avant de donner son accord
• Il manque des documents indispensables au dédouanement (certificat phytosanitaire, etc.) 2
• La licence d'importation n'a pas encore été obtenue
• Le jeu de connaissements est incomplet
• Etc.
La banque présentatrice doit, au cas par cas, agir dans l'intérêt des deux parties, conformément aux instructions reçues et dans le respect des Règles.
Toutefois, en ce qui concerne les marchandises, l'article 10b des Règles:
"Les banques n'ont aucune obligation de prendre quelque mesure que ce soit – incluant entreposage et assurance, etc. – visant les marchandises auxquelles se rapporte un encaissement documentaire, même si des instructions spécifiques sont données à cet effet. Les banques ne prendront pareilles dispositions que dans les cas où elles acceptent de le faire et dans les limites de leur acceptation ...".
2 La base de données « Market Access Database » fournit des renseignements aux entreprises qui exportent de l’UE sur les conditions d’importation des pays tiers - http://madb.europa.eu/madb/indexPubli.htm
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Les modes d'utilisation Il a déjà été question d'une distinction entre "Documents contre paiement" d'une part et les "Documents contre acceptation" d'autre part.
Les deux systèmes sont examinés de façon plus approfondie ci-après:
L'encaissement documentaire payable à vue
(Documents contre paiement ou "documents against payment" D/P – Cash against Documents CAD)
L'importateur effectue le paiement contre remise des documents, qui lui donnent la preuve que les marchandises ont réellement été expédiées à son adresse ou ont été embarquées à bord d'un navire.
L'exportateur reste propriétaire de la marchandise jusqu'au paiement, de sorte qu'en cas de carence de l'acheteur il puisse exercer ses privilèges.
L'encaissement documentaire payable à usance
(Documents contre acceptation ou "documents against acceptance" D/A)
L'exportateur accorde un délai de paiement, mais il ne remettra les documents donnant droit à la livraison des marchandises que contre acceptation d'une traite par l'acheteur.
Par l'intermédiaire des banques, les documents sont présentés contre acceptation et les montants perçus à l'échéance.
Les documents sont remis au tiré (l'importateur) contre acceptation de la traite annexée, dont l'échéance peut être:
• à XX jours après vue
• à une échéance déterminée (par exemple à 60 jours de la date de la facture)
La traite acceptée:
• Peut être renvoyée à l'exportateur qui pourra ainsi éventuellement la faire escompter dans son pays. Dans ce cas, la traite devra, à l'échéance, être à nouveau renvoyée en vue d'être présentée au tiré pour paiement.
• Peut être conservée jusqu'à l'échéance auprès de la banque présentatrice. Ici, la banque présentatrice avisera la banque remettante que la traite est acceptée et la conservera en vue de la présenter pour paiement à l'échéance, sans engagement de sa part.
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L'encaissement payable à usance, avec aval bancaire
Avec un D/A, l'importateur a l'avantage de recevoir les marchandises non encore payées.
Pour pallier le risque de non-paiement à l'échéance d'une traite acceptée (l'acceptation n'étant qu'une promesse de payer), l'exportateur peut demander l'insertion dans le contrat de vente d'une clause d'aval de la traite par une banque établie dans le pays de l'acheteur. Bien entendu, l'aval doit provenir d'une banque sûre, qui n'est autorisée à délivrer les documents à l'importateur que pour autant que la traite soit bien avalisée. L'aval est donc recueilli avant la remise des documents, la mention habituelle étant « bon pour aval de la signature du tiré ». Cette formule est naturellement plus onéreuse pour l'importateur.
L'aval étant un engagement par lequel la banque (l'aval) qui appose sa signature sur une traite garantit solidairement le paiement de l'effet à l'échéance, sa valeur dépend évidemment de la notoriété de la banque qui marque aval. Une banque qui a donné son aval ne devrait en principe pas renier son engagement. Certaines législations locales pourraient toutefois l'amener à retarder le paiement à l'échéance.
L'exportateur devrait donc se renseigner sur la législation en vigueur dans le pays de destination, les restrictions douanières ainsi que les us et coutumes.
Votre département juridique pourra également vous renseigner en ce qui concerne la valeur de l'aval dans certains pays.
Particularité à l'import
Lorsque ING (banque présentatrice) avalise une traite pour compte de son client importateur, elle sait que sa signature garantit le paiement de l'effet à l'échéance.
ING doit donc auparavant évaluer le risque crédit qu'elle prend sur son client.
Lors de la mise en place d'une ligne pour garantie donnée, en fonction du risque crédit, des sûretés peuvent être exigées (gages divers, cautions etc...).
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L'escompte de la traite dans le cadre d'un encaissement
L'exportateur peut également demander à sa banque d'escompter les traites acceptées par l'acheteur et avalisées par le banquier de ce dernier. Dans ce cas précis, l'exportateur bénéficie d'une garantie de paiement à l'échéance.
Un escompte Sans Recours peut donc être envisagé, en fonction du pays de destination et de la banque qui a avalisé la traite.
S'agissant d'un risque pris sur le pays et les banques étrangères, ce type d'escompte n'entre pas dans les lignes de crédit du client.
La marge relative à la prime de risque sera fonction du risque pris sur le pays et la banque étrangère.
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La traite ou effet simple
(= sans documents commerciaux) - également "Remise simple" ou "clean collection"
La traite libre (ou traite ordinaire ou encore remise simple) se distingue de l'encaissement documentaire par le fait qu'elle est adressée à l'importateur sans aucun document commercial.
Conformément aux dispositions arrêtées avec l'exportateur, l'importateur doit la payer ou l'accepter dès la première présentation. N'apportant aucune garantie de paiement ou d'acceptation, la traite libre ne doit être utilisée que si l'acheteur est connu pour tenir ses engagements.
Par rapport au règlement sur simple facture, elle présente comme avantages :
• La possibilité pour l'exportateur de mobiliser sa créance auprès de son banquier, c'est-à-dire de transformer sa créance à terme en liquidités ;
• La matérialisation de la créance en un effet de commerce, permettant, en cas de défaut de paiement de déclencher le recouvrement selon les règles du droit cambiaire applicables dans le pays de l'importateur.
Par précaution, le vendeur devra se renseigner auprès des banques sur ces règles du droit cambiaire applicables dans les pays concernés.
Pour information, la plupart des banques présentatrices refusent de protester les traites impayées à l’échéance.
Selon le contrat, la traite peut être tirée :
• « A vue », lorsqu'elle doit être payée à première présentation ;
• « A x » jours de vue (30 — 60 — 90 jours), à compter de l'acceptation de la traite ;
• « A x » jours de date de facturation ou d'expédition.
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Huit mentions sont obligatoires en Belgique pour assurer la validité de la traite ou lettre de change :
1. La dénomination de "lettre de change"
2. Le mandat pur et simple de payer une somme déterminée
3. Le nom de celui qui doit payer (le tiré)
4. L'indication de l'échéance
5. Celle du lieu où le paiement doit s'effectuer
6. Le nom de celui auquel ou à l'ordre duquel le paiement doit être effectué
7. L'indication de la date et du lieu où la traite est créée
8. La signature de celui qui émet la traite (donneur d’ordre/tireur).
Si la traite libre n'apporte aucune garantie de paiement à l'échéance à l'exportateur, alors que la marchandise a été la plupart du temps livrée, la possession d'une telle traite, à condition qu'elle soit acceptée, pourrait faciliter le recouvrement judiciaire de la créance.
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Les conditions de l'encaissement : application des Règles Les documents envoyés pour encaissement, doivent être accompagnés d'un ordre d'encaissement (bordereau de remise) dans lequel les directives complètes et précises sont données. Les banques ne sont autorisées à agir que conformément aux directives contenues dans l'ordre d'encaissement précité et conformément aux Règles.
Si la banque chargée du recouvrement ne peut, pour quelque raison que ce soit, se conformer aux instructions contenues dans l'ordre d'encaissement qu'elle a reçu, elle doit immédiatement en avertir la banque remettante.
Les Règles traitent des points suivants:
• Dispositions générales et définitions
• Forme et structure des encaissements
• Forme de la présentation
• Obligations et responsabilités
• Paiement
• Intérêts, commissions et dépenses
• Autres dispositions
Le champ d'application de ces Règles s'étend aussi bien aux relations entre l'exportateur (donneur d’ordre) et la banque à laquelle il confie l'opération de recouvrement, qu'aux relations qui peuvent exister entre la banque précitée et son correspondant qui est habilité à assurer l'exécution de l'opération, ainsi que l’importateur (tiré).
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Les documents Les documents financiers
L'expression "documents financiers" vise des lettres de change, billets à ordre, chèques, reçus de paiement ou autres instruments analogues utilisés pour obtenir un paiement.
L'expression "encaissement simple" vise un encaissement de documents financiers non accompagnés de documents commerciaux.
Les documents commerciaux
L'expression "documents commerciaux" vise des factures, des documents maritimes, documents de propriété ou autres documents analogues, ou tout autre document quel qu'il soit, autres que les documents financiers.
L'expression "encaissement documentaire" vise un encaissement de documents commerciaux accompagnés ou non de documents financiers.
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Procédures Les Règles relatives aux encaissements de la Chambre de commerce internationale (« encaissement » signifie le traitement par les banques, selon les instructions reçues, de documents financiers — lettres de change émises pour obtenir le paiement — et commerciaux — factures, titres de transport, d'assurance, etc.) codifient les conditions s'appliquant à tout encaissement de documents et précisent les responsabilités des banques intervenantes.
Sont intéressés par la remise documentaire :
• L'exportateur ou donneur d’ordre, qui tire une lettre de change (traite) sur son client, la remet à son banquier en lui demandant de procéder au recouvrement : c'est le donneur d'ordre ;
• La banque remettante, qui reçoit les documents de l'exportateur ou donneur d’ordre, et qui a la mission d'assurer le recouvrement ;
• La banque correspondante, qui est chargée par la banque remettante de poursuivre l'encaissement ou l'acceptation ;
• La banque présentatrice, banquier de l'acheteur étranger, qui sera chargée de payer, pour compte dudit acheteur, le montant de la traite domiciliée sur ses caisses. La banque correspondante peut être aussi la banque présentatrice ;
• l'importateur, ou tiré, sur qui est tirée la traite.
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L'ordre d'encaissement de l'exportateur belge
L'exportateur a expédié la marchandise. Il détient maintenant le document de transport auquel il joindra la facture et, si nécessaire, les certificats d'assurance et d'origine, la liste de colisage et de poids, etc.
Check-list préalable de l'exportateur (non exhaustive):
• Les documents exigés par l'acheteur et convenus dans le contrat de vente sont-ils tous réunis ?
• Sont-ils complets et établis correctement ?
• Tous les documents exigés impérativement par le pays de destination sont-ils joints et les prescriptions quant à l'établissement de ces documents sont-elles respectées (légalisées, prescriptions quant à la langue des documents etc. ?)
• Les documents sont-ils valablement signés ?
• Si les connaissements, certificats d'assurance et effets ne sont pas déjà établis à l'ordre de l'acheteur ou de la banque présentatrice, portent-ils les endos nécessaires pour les rendre négociables ?
Pour réaliser la remise documentaire, l'exportateur adresse une lettre d'instructions, (bordereau) à laquelle seront joints la traite et les documents commerciaux afférents à l'opération.
Les mentions figurant sur ce bordereau de remise sont notamment:
• Les intervenants
• Les conditions de remise des documents (D/P – D/A)
• Les précisions concernant la description de la marchandise et les conditions de son expédition
• Le détail des documents – les banques devront s'assurer de la nature et du nombre des documents annoncés
• Les frais et leur répartition
Dans le cas de documents à délivrer contre acceptation :
• Les instructions concernant l'effet après acceptation par le tiré: soit à renvoyer, soit à conserver par le banquier dans le pays du tiré, en vue d'encaissement à l'échéance.
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La transmission de l'ordre d'encaissement par la banque remettante (ING) à la banque présentatrice (correspondant étranger)
A réception du bordereau et des documents, ING contrôlera les documents en se basant uniquement sur les Règles, dont l'article 12a stipule: "les banques doivent vérifier que les documents reçus ont l'apparence d'être ceux énumérés dans l'ordre d'encaissement. Elles doivent signaler sans délai tout document manquant ou non conforme à cette énumération ... à la partie dont elles ont reçu l'ordre d'encaissement".
Après ce contrôle, ING envoie les documents à la banque chargée de l'encaissement dans le pays du tiré, avec toutes les instructions nécessaires.
L'obligation d'examen des documents par les banques ne va pas au-delà.
L'encaissement par la banque présentatrice et le transfert des fonds
S'il s'agit d'un encaissement sous la forme de documents contre paiement, le tiré prendra normalement possession des documents en payant le montant dû à la banque présentatrice qui transférera ce montant à la banque remettante.
NB. l'article 18 précise: "Dans le cas de documents payables dans une devise autre que celle du pays de paiement (devise étrangère) et sauf instructions contraires dans l'ordre d'encaissement, la Banque présentatrice ne doit remettre les documents au tiré contre paiement dans ladite devise étrangère que si celle-ci peut être immédiatement remise, conformément aux instructions données dans l'ordre d'encaissement".
S'il s'agit d'un encaissement sous la forme de documents contre acceptation, le tiré acceptera une lettre de change par lequel il s'engage à payer à l'échéance. Suivant les instructions de l'ordre d'encaissement, l'acceptation restera auprès de la banque présentatrice ou sera retournée à la banque remettante.
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Exemple de bordereau de remise
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Bien que cette brochure ait été écrite avec le plus grand soin, ING décline toute responsabilité quant à son contenu.
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