informe final municipalidad de las condes · adjunto, sírvase encontrar copia de informe final n°...

CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA

informe FinalMunicipalidad de

Las Condes

ha : 25 de noviembre de 2009N° Informe 247/2009

Por ordori del GontraiPRiSC1LA JARA

Akolotigádliké balÓ15 'ríe M 'di:validadas

GengraiENTES


DIVISIÓN DE MUNICIPALIDADESSUBDIVISIÓN DE AUDITORIA E INSPECCIÓN

ÁREA AUDITORÍA 2

REF. 88.643/09

REMITE INFORME FINAL QUE INDICADMSAI 882109

SANTIAGO, 2 5NOV 9*65735

Adjunto, sírvase encontrar copia de Informe

Final N° 247 de 2009, debidamente aprobado, sobre auditoría al macroproceso de

abastecimiento, efectuada en esa Municipalidad.

AL SEÑORALCALDE DE LAMUNICIPALIDAD DELA CONDES


DIVISIÓN DE MUNICIPALIDADESSUBDIVISIÓN DE AUDITORÍA E INSPECCIÓN

ÁREA DE AUDITORÍA 2

REF. 88.643109

REMITE INFORME FINAL QUE INDICADMSAI 882/09

SANTIAGO, 2 9011 O a 9* 6 5 7 3 e

Adjunto, sírvase encontrar copia delInforme Fina! N° 247 de 2009, de esta Contraloría General, con el fin de que, en laprimera sesión que celebre el concejo municipal, desde la fecha de su recepción,se sirva ponerlo en conocimiento de ese órgano colegiado entregándole copia delmismo.

Al respecto, Ud. deberá acreditar ante estaContraloría General, en su calidad de Secretario del concejo y ministro de fe, elcumplimiento de este trámite dentro del plazo de diez días de efectuada esasesión.

Saluda a tamJnte a Ud.

P Orden del Contralor GeneralPRISCLA JARA FUENTES

AbogadoSubjefe (»sien de Municiirlid3des

AL SEÑORSECRETARIO MUNICIPAL DELA CONDES

„,•.151.-,

SaE ,,,Avyyer.3-'

CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICADIVISIÓN DE MUNICIPALIDADES

SUBDIVISIÓN DE AUDITORÍA E INSPECCIÓNÁREA DE AUDITORÍA 2

PMET. N°: 16.027/2009REF. N°: 88.643/2009DMSAI N°: 882/2009

INFORME FINAL SOBRE AUDITORIA ALMACROPROCESO ABASTECIMIENTO ENLA MUNICIPALIDAD DE LAS CONDES.

SANTIAGO, 2 5 NOV. 2009

En cumplimiento del plan anual defiscalización de esta Contraloría General para el año 2009, se efectuó una auditoría detransacciones, en la Municipalidad de Las Condes.

Objetivo

La auditoría tuvo por finalidad comprobar laveracidad y fidelidad de las cuentas, de acuerdo con la normativa contable emitida poresta Contraloría General, y la autenticidad de la documentación de respaldo, deconformidad con lo dispuesto en el artículo 95 de la ley N° 10.336, así como verificarel cumplimiento de los procesos de adquisición de bienes y servicios, en concordanciacon la ley N° 19.886, de Bases sobre Contratos Administrativos de Suministro yPrestación de Servicios.

Metodología

Las labores desarrolladas se llevaron a cabosobre la base de normas y procedimientos de control aceptados por la ContraloríaGeneral de la República, incorporando el análisis de información relevante relacionadacon la materia examinada, una evaluación del entorno de control interno general y delos riesgos de la entidad, la aplicación de pruebas de validación y la utilización deotros medios técnicos estimados necesarios en las circunstancias.

Universo

El período revisado comprendió desde el 1 dejulio de 2008 al 30 de abril de 2009, durante el cual, de acuerdo con los antecedentesrecopilados, el monto total de egresos imputados a los subtítulos 22 y 29, sobregastos en bienes y servicios de consumo y adquisición de activos no financieros,respectivamente, ascendieron a $ 16.816.979.174.-.

A LA SEÑORAPRISCILA JARA FUENTESSUBJEFE DIVISIÓN DE MUNICIPALIDADESPRESENTE VP

/' Contralor Generaldula kepública


SUBDIVISIÓN DE AUDITORIA E INSPECCIÓN

ÁREA DE AUDITORÍA 2-2-

El examen se efectuó mediante un muestreoaleatorio simple, con un nivel de confianza del 95% y una tasa de error de 3%,parámetros estadísticos aprobados por esta Entidad Fiscalizadora, lo que determinóuna muestra de $ 2.133.021.302.-, equivalente al 13% del total del universo antesidentificado.

La información utilizada fue proporcionadapor el director de control y puesta a disposición de esta Contraloría con fecha 7 dejunio de 2009.

Cabe señalar que, con carácter confidencial,mediante oficio N° 47.362, del 31 de agosto de 2009, fue puesto en conocimiento dela autoridad edilicia el preinforme con las observaciones establecidas al término de lavisita, con la finalidad de que formulara los alcances y precisiones que, a su juicio,procedieran, lo que se concretó por oficio N° 1/1558 de 2009.

El resultado de la fiscalización, considerandoel examen practicado y la respuesta al preinforme entregada por esa autoridadalcaldicia, se resume a continuación:

I.- SOBRE EVALUACIÓN DE CONTROL INTERNO

En general, la Municipalidad de Las Condescumple con los elementos esenciales de control interno, que permiten mantener unadecuado funcionamiento de las diferentes direcciones existentes, de conformidad alo establecido en la ley N° 18.695, Orgánica Constitucional de Municipalidades.

Sin embargo, de la revisión efectuada a losinformes emitidos por la dirección de control, en el marco de su programa anual deauditorías, fue posible apreciar que, en general, cumple con las labores que lecompeten, no obstante carece de profesionales especialistas en obras, lo que se hacenecesario dada la relevancia de esta materia en la comuna y el gran número deprocesos relacionados con ellas.

Por otra parte, se constató que esa corporaciónedilicia cuenta con tres bodegas de recepción de materiales, dependientes de ladirección de administración y finanzas, las que disponen de un sistema computacionaladquirido a la empresa PROEXSI, que permite el control de las adquisiciones.

En lo referente al control administrativo de losbienes susceptibles de inventariarse, se evidenció que dispone de un programacomputacional contratado a la Sociedad Inversiones UNGA S.A., que permiteidentificar los equipos mediante un código de barras.

Asimismo, se comprobó que la municipalidaddio cumplimiento al artículo 1° transitorio de la ley N° 19.886, de Bases sobreContratos Administrativos de Suministro y Prestación de Servicios, por cuantomediante el decreto alcaldicio sección 1 a N° 4.803, de 7 de diciembre de 2007, aprobóel nuevo manual de procedimiento de adquisiciones.

Adicionalmente, se constató que elaboró paralos años 2008 y 2009 el plan anual de compras que contempla el artículo 12° de lacitada ley.



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Sobre la carencia de profesionalesespecialistas en obras, esa autoridad no se pronuncia, no obstante, cabe consignarque el contar con ese personal en la dirección de control permitiría una mayorefectividad del sistema de control interno en materia de obras.

II.- SOBRE EXAMEN DE CUENTAS

1.- Contrataciones directas no justificadas.

El proceso de contratación ejecutado por laMunicipalidad de Las Condes se ajusta a lo dispuesto en la ley N° 19.886, salvo loscasos de contratación directa que se indican en los párrafos siguientes, respecto delos cuales la entidad edilicia omitió la licitación, contraviniendo lo estipulado en elartículo 8° de la referida ley, el que establece cuando procede la licitación privada o eltrato o contratación directa. A mayor abundamiento, cabe recordar que el artículo 8°,letra h) de la ley N° 19.886 –de Bases sobre Contratos Administrativos de Suministro yPrestación de Servicios- establece que procederá la licitación privada o el tratodirecto, entre otros casos, cuando el monto de la adquisición sea inferior al límite quefije el reglamento, mientras que el decreto N° 250, de 2004, del Ministerio de Hacienda–Reglamento de la ley N° 19.886-, prevé en sus artículos 10, N° 8, y 51, que si lascontrataciones son iguales o inferiores a 100 unidades tributarias mensuales, seaplicará trato directo.

A continuación se mencionan las situacionesobservadas:

a) Por decreto alcaldicio, sección l a N° 1.840, de 01 de Abril de 2009, esa entidadedilicia autorizó la contratación directa con la Sociedad Grunwald Ortiz Ltda., parala prestación de los servicios inherentes a sala cuna y jardín infantil, para hijos defuncionarios de la municipalidad. El valor del servicio por los niños que asistan alnivel sala cuna ascendía a la suma de hasta 6 UF y, para el nivel de jardín infantil,la suma de hasta 5,5 UF.

Esa entidad comunal fundamentó dichacontratación en el artículo 10, número 7, letra f) del decreto N° 250, de 2004,del Ministerio de Hacienda -reglamento de la ley N° 19.886, de Bases sobreContratos Administrativos de Suministro y Prestación de Servicios-, según dacuenta el acto administrativo en estudio.

Al respecto, se observa que la citada causal noha sido debidamente comprobada ni acreditada en el decreto en comento, porcuanto no se proporcionaron los antecedentes que permitieran justificarfundadamente que no existían otros proveedores que otorgaran la seguridad yconfianza que motivó la contratación.

En este contexto, se debe precisar que nobasta la simple referencia a las disposiciones legales y reglamentarias quecontienen la causal que fundamenta la contratación directa, tal como se hahecho en la especie, sino que por su carácter excepcional requiere unaacreditación efectiva y documentada de las razones que motivan suprocedencia.



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Cabe señalar que, si bien, de losantecedentes puestos a disposición de este Organismo de Control se apreciaque esa municipalidad ha suscrito con anterioridad contratos con la SociedadGrunwald Ortiz Ltda., ello no permiten inferir circunstancias que impidan llevar acabo un proceso de compras público ajustado a las reglas generales de la leyN° 19.886 (aplica dictamen N° 34.004, de 2007).

La autoridad edilicia en su respuesta,manifiesta que dictámenes de este Organismo de Control, indican que la elección delestablecimiento es atribución municipal, previa solicitud de la madre funcionaria, por loque es esta última quien decide la sala cuna a la cual llevar sus hijos, restando a laentidad contratante el pago de los mismos, en los términos que sean legalmentepertinentes.

Añade, que actualmente cuenta con 15contratos celebrados con diversas instituciones, por lo que se estimó que no eranecesario proporcionar antecedentes que permitieran justificar fundadamente que noexistían otros proveedores que otorgaran la seguridad y confianza que motivó lacontratación. Del mismo modo, señala que la observación podría entenderse si elmunicipio tuviera como única sala cuna el contrato aludido.

Asimismo, manifiesta que el dictamen N°34.004 de 2007, que sirvió de justificación a la observación planteada, no resultaríaaplicable a la materia en análisis, porque se refiere a una situación jurídicacompletamente diferente, como es una consultoría.

Además, expresa que en el mismo portalchilecompra se establece que aunque existan varias salas cunas en el medio, si sólouna en especial es capaz de garantizar confianza y seguridad suficientes, estacircunstancia debe ser justificada en la correspondiente resolución de trato directo.

En seguida, indica que el fundamento quedebería contener la correspondiente resolución, se basaría en los estándares decalidad e higiene en la atención de menores que siempre ha demostrado la institucióncontratada.

Luego, señala que, entiende la observación,por cuanto en la contratación directa no se probó fundadamente en los vistos deldecreto alcaldicio, la circunstancia de no existir otros proveedores que otorguen esaconfianza y seguridad.

Finalmente, agrega que ha instruido aldepartamento de recursos humanos que modifique los decretos de la especie, enorden a incorporar una justificación en los términos exigidos por este Organismo deControl.

En razón de lo expuesto, correspondeconfirmar la observación formulada, mientras no sean puestos a disposición de esteOrganismo, los antecedentes que acrediten las medidas dispuestas al efecto.



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través del decreto alcaldicio, sección 1 a N° 5.092, de 3 de diciembre de 2008,esa entidad comunal autorizó el trato o contratación directa con la agencia depublicidad ALCO S.A. para la prestación del servicio de asesoría en el áreapublicitaria y comunicacional, por el período comprendido entre la fecha depublicación del decreto en el portal mercado público y el 31 de mayo de 2009,por un monto ascendente a $ 2.399.999.- IVA incluido, por el mes de diciembrey $ 2.502.857.- IVA incluido, por el período enero y mayo de 2009.

Al respecto, cabe señalar, en primer término,que esa entidad invoca en la contratación que se sanciona a través del actoadministrativo en estudio, el número 7, letra f), del artículo 10° del decreto N°250, de 2004, del Ministerio de Hacienda, para justificar la utilización delprocedimiento contractual de trato directo.

Conforme a la norma citada, es posible acudira dicha modalidad cuando por la magnitud e importancia que implica lacontratación se hace indispensable recurrir a un proveedor determinado,debiendo, en todo caso, acreditarse que dicho trato es necesario en razón de laconfianza y seguridad que se derivan de su experiencia comprobada en laprovisión de los bienes o servicios requeridos, y siempre que se estimefundadamente que no existen otros proveedores que otorguen esa seguridad yconfianza.

Sin embargo, los antecedentes tenidos a lavista por esta Entidad Fiscalizadora no acreditan de manera suficiente laconcurrencia de los elementos que configuran la hipótesis excepcionalcontenida en el artículo 10°, número 7, letra f), ya citado, puesto que nojustifican las razones por las cuales la agencia de publicidad ALCO S.A. estaríaen una situación especial respecto de otras entidades que pudieren otorgar lasmismas prestaciones comprendidas en el convenio en análisis.

Efectivamente, las justificaciones contenidasen los antecedentes que forman parte integrante del acto administrativo enestudio, resultan insuficientes, por cuanto, consta del certificado N° 260, de2008, del departamento de relaciones públicas y prensa de esa entidad, que lacontratación es realizada para dar continuidad al proceso de cambio de laimagen institucional iniciada por ALCO S.A.

En este sentido, corresponde precisar que,ese municipio por decreto sección 1 a N° 2.496, de 19 de mayo de 2008, ratificóla contratación directa con la agencia de publicidad ALCO S.A., para laprestación de una serie de servicios relacionados con publicidad y difusión, nopara el cambio de imagen corporativa.

El edil en su respuesta, en lo sustancial,sostiene que, conforme a lo señalado por este Organismo de Control, el serviciocuestionado será licitado públicamente el año 2010.

De acuerdo a lo precedentemente expuesto,se estima pertinente alzar la observación planteada, en el entendido de que esaautoridad dará cumplimiento a la medida que informara, lo cual será verificado enfuturas fiscalizaciones.



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ediante decreto alcaldicio, sección l a N° 5.021, de 27 de noviembre de 2008,esa municipalidad autorizó el trato o contratación directa con la SociedadEducación Preescolar Ltda. para la prestación de los servicios de jardín infantily sala cuna, por montos de $ 180.000.- y $ 150.000.-, por los conceptos demensualidad y matrícula, respectivamente, por cada niño que asista, sin que sehaya acreditado la concurrencia de la causal señalada en el artículo 10, número7, letra f) del decreto N° 250, de 2004, del Ministerio de Hacienda.

En el caso analizado, cabe indicar que aúncuando existe un contrato suscrito en el pasado con la sociedad mencionada,dicha circunstancia no constituye fundamento suficiente para omitir un procesode compras públicas ajustado a la ley N° 19.886.

En su respuesta, la autoridad ediliciareproduce lo informado por este Ente Fiscalizador, por lo que se confirma lo advertidoinicialmente.

d) Mediante decreto alcaldicio, sección l a N° 993, de 28 de enero de 2008, esaentidad comunal, autorizó el trato directo con doña Carmen Gloria CorreaEspinosa, para la prestación de los servicios de grabación y transcripción de lassesiones y comisiones del concejo municipal, de las sesiones del consejoeconómico y social comunal, como de cualquier otra comisión que se leencargue en relación con las actividades comunales y municipales, por unmonto ascendente a $ 43.800.- por hora, impuestos incluidos, a contar de lafecha de publicación del decreto en el portal chilecompra, hasta el 31 dediciembre de 2008. En este caso, la entidad ha justificado la utilización delprocedimiento de contratación directa, aludiendo la causal contenida en el artículo10, número 7, letra f) del decreto N° 250, de 2004, del Ministerio de Hacienda.

En tales condiciones y, en atención a loprecedentemente consignado, debe observarse que la contratación en comentono se ajustó a lo dispuesto en la norma citada, por cuanto no se proporcionaronlos antecedentes que acrediten que no existan otros proveedores que otorgaranla seguridad y confianza que motivó la contratación.

Igual situación se presentó en la contrataciónde la señora Correa Espinosa, aprobada por decreto alcaldicio, sección 1 a N°799, de 22 de enero de 2009, por los mismos servicios ya indicados, durante elperíodo comprendido entre la fecha de publicación del decreto en el portalmercado público y el 31 de mayo de 2009, cuyo monto ascendió a $ 47.000.-por hora, impuestos incluidos.

A este respecto, el Alcalde (S) indica que laseñora Correa Espinosa presta el servicio hace años y que, por no enmarcarse dentrode las funciones habituales y permanentes del municipio, no es procedentecontratarla vía subtítulo 21.

Agrega, que el reconocimiento de las vocesde los miembros que componen los organismos a los que asiste, es fundamental parauna labor exitosa, lo que unido a la urgencia con que debe ser entregada el actatranscrita, hacen del todo pertinente contratar a la citada profesional y no a otrapersona.



7Del mismo modo, sostiene que dada la

confidencialidad que deben tener las actas del concejo en preparación, se requierecontar con una profesional probada e idónea en la materia, antes que ellas seanconvertidas en públicas.

Sin perjuicio de lo anterior, indica que haestimado pertinente instruir a la secretaría municipal, estudiar la situación y corregir elprocedimiento de contratación en las condiciones que resulten legalmente pertinentes.

En atención a que no se acompañanantecedentes que acrediten las medidas propuestas al efecto, se mantiene laobservación inicialmente formulada.

e) Según decreto alcaldicio, sección 1 a N° 731, de 23 de enero de 2008, esaentidad contrató a don Mario Enrique Serrano Hernández, para la prestación deservicios de fotografía, a través de la modalidad de trato directo, por la sumamensual de $ 1.269.463.-, a contar de la fecha de publicación del decreto en elportal chilecompra hasta el 31 de diciembre de 2008.

La citada contratación no se ajusta a lodispuesto en el artículo 10, número 7, letra f) del decreto N° 250, de 2004, delMinisterio de Hacienda, toda vez que esa entidad no proporcionó antecedentesque permitieran estimar fundadamente que no existen otros proveedores queotorgaran la seguridad y confianza que impulsó la contratación.

Sobre el particular, es necesario señalar quesi bien existen antecedentes de contrataciones anteriores, ellas por sí solas nopermiten inferir circunstancias que impidan llevar a cabo un proceso decompras público ajustado a las reglas generales de la ley N° 19.886 (aplicadictamen N° 34.004, de 2007).

Idéntica situación se presenta en lacontratación del señor Serrano Hernández durante el período comprendidoentre la fecha de publicación del decreto N° 491, de 2009 en el portal mercadopúblico y el 31 de marzo de 2009.

La autoridad edilicia en su respuesta informaque ha instruido al departamento de relaciones públicas y prensa, corregir elprocedimiento de contratación, por lo que próximamente llamará a propuesta pública.

Teniendo en consideración que esa autoridadno aportó los antecedentes que den cuenta de las medidas adoptadas, la observaciónadvertida se mantiene.

f) Mediante decretos alcaldicios N°s 645 –modificado por decreto N° 3.959, de2008- y 5.025, ambos de 2008, esa municipalidad autorizó contratacionesdirectas con la Sociedad Anónima Vitamina Worklife, para la prestación deservicios de sala cuna y jardín infantil, fundamentando la adjudicación en lacausal señalada en el artículo 10, número 7, letra f) del decreto N° 250, de2004, del Ministerio de Hacienda.

Al respecto, se debe observar que losantecedentes a los cuales se hace referencia en los considerandos de dichosactos no constituyen suficiente fundamentación para disponer por trato directolas respectivas contrataciones, por cuanto no se acreditó que otrosproveedores no otorgaran la seguridad y confianza que motivó la adjudicación.



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En torno a este acápite, el edil reproducelatamente lo informado por este Organismo, por lo que corresponde mantener laobservación hasta que acredite su regularización.

2.- Requisitos exigidos a los oferentes que no se ajustan a lo dispuesto en losartículos 4° y 6° de la ley N° 19.886.

De las validaciones practicadas en el portalmercado público, se advirtió que esa municipalidad exigió a los oferentes en lostérminos de referencia de las licitaciones públicas, que se individualizan en anexo,requisitos que no se ajustan a lo dispuesto en los artículos 4° y 6° de la ley N° 19.886.

En este contexto, cabe señalar que lajurisprudencia administrativa de esta Contraloría General, contenida entre otros, en eldictamen N° 41.106, de 2007, ha precisado que no es admisible impedir la libreconcurrencia de oferentes a los procesos concursables, en cuanto sean personasnaturales o jurídicas, ni establecer requisitos de experiencia, sin perjuicio de laatribución de la entidad convocante para establecer este último como elemento deevaluación, de acuerdo al artículo 38 del decreto N° 250, de 2004, del Ministerio deHacienda, que aprueba el reglamento de la citada Ley 19.886.

En su respuesta, el edil manifiesta que,efectivamente, se solicitaron requisitos de experiencia en términos diferentes a losestablecidos en la norma legal expuesta y jurisprudencia administrativa de este Ente deControl.

Asimismo, destaca que se impartióinstrucciones a las distintas unidades, para que den cumplimiento a las exigenciascontenidas en los artículos 4° y 6° de la ley N° 19.886, en términos de ajustar susrequerimientos a un formato único propuesto -que acompaña-, obtenido del portal y quecontiene todos los requisitos exigidos por la ley y jurisprudencia.

Concluye, señalando que la dirección decontrol, se encuentra efectuando charlas informativas a las unidades municipales quesolicitan bienes y servicios, con el objetivo de reforzar los conocimientos sobre lanormativa legal.

De conformidad con lo expresado por elAlcalde (S) y del análisis de los documentos adjuntos a su respuesta, se levanta laobservación, cuya regularización efectiva será verificada en futuras fiscalizaciones.

3.- Bases administrativas que no cumplen con el contenido mínimo establecido en elartículo 22, N° 6, del decreto N° 250, de 2004, del Ministerio de Hacienda, que fijael reglamento de la ley N° 19.886.

En primer lugar, cabe recordar que el citadoreglamento, prevé en su artículo 22 N° 6 que, las bases deben contener la naturaleza yel monto de las garantías que la entidad licitante estime necesarias para asegurar laseriedad de las ofertas presentadas y el fiel y oportuno cumplimiento del contratodefinitivo, así como la forma y oportunidad en que se restituirán a los oferentes dichasgarantías.

a) Por decreto alcaldicio, sección l a N° 3.991, del 31 de octubre de 2006, esemunicipio aprobó las bases administrativas, técnicas y anexos, de la licitaciónpública destinada a contratar los servicios de mantención y renovación de losárboles de la comuna, ID N° 2560-31-LP06.


SUBDIVISIÓN DE AUDITORÍA E INSPECCIÓNÁREA DE AUDITORIA 2

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obre el particular, cabe reparar que en el punto A.4.2., de las aludidas bases,denominado "garantía de fiel cumplimiento del contrato y de buena ejecución delas obras", no se consignó la forma y oportunidad en que se restituirá al oferentedicha garantía, lo que no se ajusta con lo dispuesto en el artículo N° 22,número 6, del decreto N° 250, de 2004, del Ministerio de Hacienda, el cualestablece como contenido mínimo de las bases, entre otras materias, la forma yoportunidad en que se restituirán a los oferentes dichas garantías.

b) Del examen de las bases administrativas, técnicas y anexos de la propuesta"servicios veterinarios y de identificación para especies caninas y felinas de lacomuna de Las Condes", ID N° 2560-26-LP07, aprobadas mediante decretoalcaldicio, sección l a N° 3661, de 29 de agosto de 2007, se observó que en elpunto A.4.5., sobre "garantía de fiel cumplimiento del contrato", se omitió laforma y oportunidad en que se restituirá al proveedor dicha garantía.

Sobre la materia observada, el Alcalde (S)manifiesta que el primer caso observado, se refiere a una propuesta pública cuyasbases administrativas, técnicas y anexos, fueron estudiadas y aprobadas el año 2006.

Asimismo, recuerda que, entre el inicio de laaplicación de la ley N° 19.886 y la dictación de su reglamento, ha surgido un importantenúmero de dictámenes de este Organismo de Control e instrucciones de la Dirección deCompras y Contratación Pública, que han permitido mejorar los procedimientos.

Agrega que, efectivamente, no se consideró enel punto A.4.2., de las bases, la forma y oportunidad en que se restituiría al oferente lagarantía de fiel cumplimiento del contrato y de buena ejecución de las obras.

No obstante lo anterior, señala que, en el puntoA.9.2. denominado "procedimiento al término del contrato", se consignó que para ladevolución de la garantía de fiel cumplimiento, el contratista debía acompañar,certificado de la Inspección del Trabajo, que acredite que no existen reclamospendientes de algún trabajador, ligado al contrato de licitación; boleta bancaria o pólizade seguro por la suma de 500 U.F. con una vigencia de siete meses contados desde lafecha de término del contrato, que deberá entregar en el departamento de tesorería conel objeto de garantizar el pago de indemnizaciones, remuneraciones o deudasprevisionales a las que fuere judicialmente condenada a pagar la municipalidad.

Enseguida, expresa que de lo señalado puedeinferirse la forma y oportunidad en que el municipio restituirá al oferente la garantía defiel cumplimiento del contrato y de buena ejecución de las obras.

Del mismo modo, agrega que, ese municipio,en su permanente búsqueda de mejorar los procesos administrativos, ha generadobases tipo, que contienen, de forma igualitaria y perentoria, para los procesos licitatorios,los requisitos exigidos por la ley y jurisprudencia administrativa, por lo que la observaciónha sido subsanada y actualmente no podría presentarse.

Por último, en relación al segundo casoobservado, señala que la situación es semejante a la anterior, por lo que debereproducirse íntegramente las argumentaciones anotadas.

Conforme las medidas adoptadas por elAlcalde (S), y los antecedentes adjuntos al efecto, se levanta la observaciónplanteada.



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RAS OBSERVACIONES

1.- Resoluciones no publicadas en el Sistema de Información.

Se advirtió que las resoluciones que autorizanel trato o contratación directa con los proveedores que a continuación se indican, nofueron publicadas en el portal mercado público, infringiendo lo señalado en el artículo50 del decreto N° 250, de 2004, del Ministerio de Hacienda.

DecretoN°

Fecha Proveedor Orden de CompraN°

731 23-01-08 Mario Enrique SerranoHernández

2345-193-G108

993 28-01-08 Carmen Gloria Correa Espinoza 2345-203-G108

1698 31-03-08 Ximena Alarcón AsesoríasInmobiliarias E.I.R.L.

2345-886-G108

2480 16-05-08 Isabel Rosalba Flores Hewstone 2345-1356-G108

2566 26-05-08 María Eugenia HerrerosFernández

2345-1390-G108

3041 26-06-08 Lilian Jijena Oddo E.I.R.L. 2345-1729-G108

1174 19-02-09 Lilian Jijena Oddo E.I.R.L. 2345-611-SE09

En su respuesta, el edil reconoce que almomento de verificación no se encontraban publicadas en el portal las resoluciones y,que como lo indicó la Dirección de Compras y Contrataciones Públicas, cuando seefectuó la migración de datos al nuevo portal www.mercadopublico.cl, parte de lainformación resultó excluida, advirtiéndose vacíos que no son responsabilidad defuncionarios municipales.

Agrega, que las referencias relativas alhistorial no se encontraban publicadas, siendo la citada dirección la encargada.

Añade a continuación, que efectuadas lasconsultas a la aludida dirección, se constató que, efectivamente, durante el primersemestre del año 2008, se produjeron situaciones como las planteadas por esteOrganismo de Control.

Concluye, señalando que, con el objetivo desubsanar la observación, se dispuso la publicación de los antecedentes referidos.

De acuerdo con los planteamientosefectuados y las medidas tomadas por la autoridad, se estima pertinente dejar sinefecto la observación planteada, cuyo cumplimiento será verificado en futurasfiscalizaciones.

2.- Contratos de arrastre que han sido renovados automáticamente.

En el año 1990 esa municipalidad suscribiódos contratos con la Empresa Constructora y Comercial El Alba Ltda., para laprestación de servicios de construcción, reparación y mantención de dependenciasmunicipales, campamentos, escuelas, establecimientos de salud, sedes comunitarias

otros bienes de propiedad municipal o nacionales de uso público, los que fueronaprobados mediante decretos alcaldicios N°s 1413 y 1759, de ese mismo año.



- 11 -11111 Al respecto, debe objetarse en los aludidos

contratos las cláusulas que establecen que el plazo de duración será de un año acontar de la fecha de suscripción del mismo y, que se renovará tácita y sucesivamentepor períodos iguales, si ninguna de las partes da aviso de término con a lo menos 30días de anticipación, por cuanto con ellas se ha extendido su vigencia por más de 18años, lo que no aparece conciliable con el sistema de licitación pública establecido enla ley N° 19.886, cuya finalidad es asegurar la libre concurrencia de una pluralidad deproponentes, con el objeto de seleccionar la oferta más conveniente al interés delservicio público requirente (aplica dictamen N° 48.524, de 2006).

Sobre la materia observada, la autoridadalcaldicia expresa que el artículo 3° transitorio de la ley N° 19.886, establece que loscontratos administrativos que se regulan en esta ley, cuyas bases hayan sidoaprobadas antes de su entrada en vigencia, se regularán por la normativa legalvigente a la fecha de aprobación de las dichas bases de licitación.

En seguida, sostiene, en lo sustancial, quemediante ordinario alcaldicio N° 1/760 de 2006, esa municipalidad consultó a esteOrganismo de Control, las implicancias del citado precepto, en relación con loscontratos suscritos antes de la publicación de la ley, materia que es objeto de laobservación.

Luego, expresa que, mediante oficioN° 59.197 de 2006, este Ente Fiscalizador dio respuesta, señalando que los contratoscuyas bases administrativas hayan sido aprobadas con anterioridad a la ley, quedanexcluidos de su regulación, debiendo someterse a aquella legislación vigente a laépoca de dicha aprobación, por lo que ese municipio se ajustó estrictamente a loindicado en el aludido dictamen.

Manifiesta, además, que acoge lasdisposiciones jurisprudenciales y que mediante decreto alcaldicio sección 1 a N° 3.640de 2009, se contrató a DICTUC S.A., para los servicios de asistencia técnica en laelaboración de un itemizado de precios unitarios de referencia, a fin de efectuar unllamado a licitación, con el objeto de poder reemplazar el contrato suscrito con laempresa Constructora El Alba.

En último lugar advierte que, al tenor de lasconclusiones contenidas en los dictámenes N°s 48.524 de 2006 y 46.746 de 2009,ese municipio llamará a un nuevo proceso de licitación, una vez concluido el contratocelebrado con DICTUC S.A.

En virtud de lo expuesto, se levanta laobservación, cuya regularización efectiva será verificada en futuras fiscalizaciones.

3.- Imputaciones contables.

La revisión de las operaciones permitiódeterminar que los siguientes comprobantes de egresos, correspondientes a laadquisición de agua purificada a la Sociedad Comercial e Industrial Agua Chile EdénS.A., presentaban distintas imputaciones contables, aún cuando obedecían al mismotipo de gasto, a saber:


SUBDIVISIÓN DE AUDITORÍA E INSPECCIÓN

ÁREA DE AUDITORÍA 2-12-

N°EbfikItttECHA FACTURA MONTO

$ITEM DETALLE

2761 29/09/2008 514305 113.526.- 22-09-999-002"Otros

arriendos"

Garrafón aguapurificada,

arriendo mensualde dispensadorGarrafón agua

purificada2837 03/10/2008 528392 104.720.- 22-05-002-001

"ServiciosBásicos de

Agua"3226 06/11/2008 530395 545.540.- 22-09-005-002

"Arriendos demáquinas y

equipos"

Garrafón aguapurificada

Al respecto, cabe señalar que, considerandola naturaleza de los aludidos desembolsos, se debió ajustar su clasificación a laimputación 22.01.001, alimentos y bebidas para personas, según el clasificadorpresupuestario vigente para el año 2008.

Sobre este acápite, el Alcalde (S) sostieneque el gasto efectuado mediante egreso N° 2.761 de 2008, se encuentracorrectamente imputado, por cuanto se refiere al arriendo de máquina dispensadorade agua.

Agrega, que el citado desembolso no seencuentra incluido en el contrato de arrendamiento suscrito al efecto, sino que en unaorden de compra especial, siendo imputado según el clasificador presupuestario, alarriendo de otros bienes no contemplados en asignaciones anteriores.

Asimismo, manifiesta que, en la orden decompra N° 2345-1108-R108 de 2008, se puede constatar que la adquisicióncorresponde al arriendo por un mes de 5 dispensadores de agua, con 6 garrafones deagua purificada, de 20 litros cada uno.

Respecto del segundo egreso, indica que fueimputado a la observada cuenta, porque corresponde a la adquisición de 40garrafones.

A continuación, el Alcalde (S) reconoce que,desde el punto de vista de la naturaleza del gasto, debería clasificarse en la cuentaseñalada por este Organismo de Control, situación que tendrá en consideración parafuturas imputaciones.

Por último, en cuanto a la imputación delegreso N° 3.226 de 2008, señala que, fue registrado en la cuenta 22-09-005-002"arriendo de máquinas y equipos", considerando el contrato vigente por el arriendomensual de 23 máquinas dispensadoras de agua y sus correspondientes garrafones.

De acuerdo con los planteamientosefectuados, corresponde dejar sin efecto la objeción planteada.



-13-

so de teléfonos celulares

La indagación practicada estableció que, esaentidad edilicia mediante instructivo N° 7, de 2006, impartió normas sobre el uso delos teléfonos celulares asignados a los funcionarios municipales.

El numeral 10 del acto administrativo enestudio consigna que los funcionarios cuyos números figuren en la nómina dellamados que no correspondan a los propios del servicio y exceso de minutos, debenreintegrar las sumas cobradas por esos conceptos, bajo apercibimiento de iniciarselos procedimientos sumariales correspondientes, en caso de no efectuar dichoreintegro. Agrega que, la municipalidad podrá hacer efectiva las responsabilidadesadministrativas, cuando corresponda.

Sobre el particular, se comprobó que unnúmero menor de funcionarios no ha dado cumplimiento a lo dispuesto en el citadoinstructivo, como asimismo, que esa entidad edilicia no ha instruido procesos sumarialessobre la materia.

En relación con lo anterior, esa autoridadmanifiesta que este Organismo de Control no consideró la investigación sumariaordenada mediante decreto alcaldicio sección l a 3.431 de 2005, que fuera elevada asumario administrativo, como consecuencia de las deudas impagas que presentabanfuncionarios municipales. Asimismo, indica que aún cuando dicho proceso fuesobreseído, los involucrados reintegraron las sumas.

Del mismo modo, expresa que el departamentode administración, a contar de julio de este año, gestionó con la empresa prestadora delservicio, el corte automático en caso de cumplimiento de los montos asignados.Complementa lo anterior, adjuntando informe N° 1.943 de 2009, del citado departamentoque indica que, a la fecha, no se encuentran pendientes de pago consumos de telefoníacelular de años anteriores.

Por último, señala que, mediante la dictacióndel instructivo N° 8 de 23 de septiembre de 2009, se readecuó la normativa interna sobreel uso de telefonía fija y celular.

De conformidad con lo expresado por esaautoridad y del análisis de los documentos adjuntos a su respuesta, se da por superadala deficiencia advertida, sin perjuicio de que en futuras visitas de fiscalización severificará el cumplimiento de la medida adoptada.

5.- Inventarios de bienes.

En relación con los registros de inventario, esmenester señalar en primer lugar que, mediante instructivo N° 1, de 2006, esa entidadcomunal impartió instrucciones a los funcionarios sobre el control y mantención de losbienes muebles municipales.

Las validaciones practicadas en las oficinas ydependencias municipales demostraron que no todos los bienes llevan en un lugarvisible el número de orden que les corresponde en el inventario respectivo,contraviniendo con ello lo dispuesto en la letra j) del citado instructivo.

Además se determinó que, aún cuando esaentidad dispone de un sistema computacional de inventario, los registroscorrespondientes a las siguientes unidades se encontraban desactualizados, a saber:



-14-

-...,,L.11 Dependencia Fecha última actualizaciónMantención de vehículos 01-09-2005Bodega municipal 01-12-2005Dirección de aseo y ornato 13-12-2005Departamento de aseo 13-12-2005Talleres generales 23-12-2005Primer Juzgado Policía Local 18-05-2006Segundo Juzgado Policía Local 30-05-2006Contraloría municipal 23-06-2006

Referente a esta materia, la autoridad ediliciamanifiesta que, de acuerdo a lo informado por el departamento de administración, losinventarios de bienes muebles municipales no se encuentran desactualizados.

Agrega, que el sistema computacionaladquirido a la empresa sociedad de inversiones UNGA S.A., dispone de pistola láser eimpresora de etiquetas con código de barras, lo que permite conocer el historial yubicación en forma electrónica de los bienes. Sin embargo, reconoce tardanza en lalabor de etiquetado, dado que el sistema implementado incluía un número insuficientede ellas, situación que fue subsanada.

Confirma, luego, que no se encontraba a lavista la hoja mural que detalla los bienes de la dirección de aseo, talleres generales,mantención de vehículos, bodega municipal y juzgado de policía local, por cuanto seencontraban en proceso de traslado a otras dependencias.

Complementa lo anterior, adjuntando copia deplanillas de inventario y hojas murales, de las aludidas unidades municipales.

Finalmente, informa que ha impartidoinstrucciones en orden a dar cabal cumplimiento a las observaciones formuladas poreste Organismo de Control.

En virtud de los argumentos planteados, y delos nuevos documentos acompañados, se acoge la respuesta entregada por esemunicipio.

IV.- SOBRE AUDITORÍAS ANTERIORES

Sobre el particular, se procedió a efectuar unseguimiento a las observaciones señaladas en el informe DMSAI N° 492, de 2007,complementado y reconsiderado parcialmente por esta Institución Fiscalizadoramediante oficio N° 47.497, del mismo año, emitido en el marco de una investigaciónacerca de la participación del Alcalde señor Francisco de la Maza Chadwick enempresas inmobiliarias.

En relación con lo anterior, cumple manifestarque en el informe sobre socios y sociedades emitido por DICOM EQUIFAX, de fecha31 de julio de 2009, consta que el señor De la Maza Chadwick concurrió comoaccionista en la constitución de la Constructora (narco S.A., RUT 96.513.310-0; no

stante, en las declaraciones de intereses y patrimonio efectuadas por esa autoridaden enero de 2009, no incluye a la empresa citada.


SUBDIVISIÓN DE AUDITORÍA E INSPECCIÓN

ÁREA DE AUDITORÍA 2- 15 -

En este contexto, cabe señalar, además, quepor certificado SIN°, de 3 de agosto de 2009, el Conservador de Bienes Raíces deSantiago informó que la sociedad Constructora !narco S.A., inscrita a fs. 2.703, con elN° 1384, del año 1987, del Registro de Comercio, no presenta término al 30 de juliode 2009.

En torno a este acápite, el Alcalde (S)argumenta que, el 16 de febrero de 1989, don Francisco de La Maza Chadwick cedióel total de las acciones de la Sociedad Constructora (narco S.A., por lo que desde esafecha no tiene participación accionaria alguna en ella, directa y/o indirecta, según dacuenta el certificado del registro de accionistas de la empresa, emitido con data 31 deagosto de 2009, que acompaña.

Analizados los antecedentes proporcionadosen la respuesta, se levanta la observación formulada.

CONCLUSIÓN

Atendidas las consideraciones expuestasdurante el desarrollo del presente trabajo, corresponde concluir respecto de lasobservaciones contenidas en el capítulo II, sobre examen de cuentas, el municipiodeberá implementar las acciones correctivas pertinentes, con el fin de acreditarefectiva y documentada las razones que motivan la utilización del procedimiento decontratación directa, cuya efectividad será comprobada en próximas visitas que serealicen a la entidad, conforme las políticas de este Organismo sobre seguimiento delos programas de fiscalización.

Transcríbase al Alcalde y al concejo municipalde Las Condes.

SALUDA ATENTAMENTE A UD.,

LUISA VARGAS 1ÑOF

JEFA APEA AUDITORSUBDIVISIÓN ALIOITORIA E INSPECCIÓNDIVISIÓN DE MUNICIPALIDADES

informe final municipalidad de las condes · adjunto, sírvase encontrar copia de informe final n°...

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