informe final de auditoria municipio de villanueva ......las leyes 42 de 1993 y 330 de 1996, dispuso...

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INFORME FINAL DE AUDITORIA

MUNICIPIO DE VILLANUEVA

AUDITORIA MODALIDAD REGULAR

VIGENCIA 2012-2013

PLAN GENERAL DE AUDITORIAS – 2014

YOPAL, OCTUBRE DE 2014

mailto:[email protected]

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CARMENZA MOTTA RODRIGEZ Contralora Departamental de Casanare

FLADY ALEXANDER SIERRA ACOSTA Vicecontralor

ANNY YOMARY BELTRAN MOLANO Directora de Vigilancia Fiscal

EQUIPO AUDITOR:

LIGIA MILENA MOLANO MONROY Profesional Universitario Líder Grupo de Auditoría

BIBIANA MARCELA AVELLA Profesional Universitario

HENRY ARLEY WILCHES TORRES Profesional Universitario

LIBARDO ROJAS Profesional Universitario


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TABLA DE CONTENIDO

1 PRESENTACIÓN .............................................................................................. 7 2 OBJETIVOS ...................................................................................................... 8 2.1 OBJETIVO GENERAL ............................................................................... 8 2.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS ...................................................................... 8 3 ALCANCE DE LA AUDITORIA .......................................................................... 8 4 RESULTADOS DE LA AUDITORÍA .................................................................. 9 4.1 CONCEPTO SOBRE GESTIÓN Y RESULTADOS. .................................. 9

4.1.1 Gestión Contractual ................................................................................ 9 4.1.2 Rendición de la Cuenta ........................................................................... 9 4.1.3 Gestión Administrativa .......................................................................... 10 4.1.4 Opinión sobre los Estados Contables. .................................................. 11 4.1.5 CONCEPTO SOBRE EL FENECIMIENTO ........................................... 11

4.2 ANALISIS PRESUPUESTAL Y FINANCIERO ........................................ 12 4.2.1 Aspectos Presupuestales Vigencia 2012 - 2013 ................................... 12 4.2.2 Vigencias Futuras ................................................................................. 19 4.2.3 Aspectos contables y financieros vigencias 2012 - 2013 ...................... 22 4.2.4 Constitución de Fiducias ....................................................................... 30 4.2.5 Opinión sobre los estados financieros del Municipio de Villanueva vigencia 2012-2013 ......................................................................................... 30

4.3 PROCESO TALENTO HUMANO ............................................................ 31 4.3.1 Revisión Hojas de vida del Personal de planta ..................................... 32 4.3.2 Liquidación de Nómina.......................................................................... 34 4.3.3 Contratos de Prestación de Servicios ................................................... 35 Viáticos ............................................................................................................ 39 4.3.4 Programas de Talento Humano ............................................................ 40 4.3.5 Pago de Jornales .................................................................................. 42 4.3.6 Actos Administración de Delegación ..................................................... 44

4.4 CONTROL INTERNO ............................................................................... 44 4.5 SENTENCIAS JUDICIALES .................................................................... 47 4.6 ALMACEN ............................................................................................... 48 4.7 GESTION DOCUMENTAL ....................................................................... 49 4.8 PROCESO CONTRACTUAL ................................................................... 50 4.9 TRAMITE DE DENUNCIAS .................................................................... 63 5 TABLA GENERAL DE HALLAZGOS .............................................................. 68 5.1 HALLAZGOS FISCALES ........................................................................ 70


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INDICE DE TABLAS

Tabla 1 Rendición y Revisión de la Cuenta ...........................................................10

Tabla 2Evaluación Gestión Administrativa ............................................................10

Tabla 3Concepto de Fenecimiento ........................................................................11

Tabla 4Estructura Presupuesto de Ingresos .........................................................12

Tabla 5Comportamiento de Recaudo 2012 ...........................................................14

Tabla 6Comportamiento Recaudo 2013 ................................................................15

Tabla 7Estructura de Ejecución Presupuestal de Gastos vigencia 2012 .............17

Tabla 8Estructura de Ejecución Presupuestal de Gastos Vigencia 2013 .............18

Tabla 9Vigencias Futuras ......................................................................................19

Tabla 10Proyectos Vigencias Futuras ...................................................................20

Tabla 11Balance General Comparativo 2013-2012 (Cifras en miles de Pesos)....23

Tabla 12Estado de Actividad Económica y Social (Cifras en miles de Pesos) ......24

Tabla 13Comparativo Contabilidad Vs Almacén Vigencia 2012............................26

Tabla 14 Comparativo Contabilidad Vs Almacén Vigencia 2013...........................27

Tabla 15Documentos no encontrados por Funcionario .........................................32

Tabla 16Documentos no Encontrados Hojas De Vida ..........................................33

Tabla 17Comparativo Personal De Planta vs Contratos Prestación de Servicios Vigencia 2012 ........................................................................................................36

Tabla 18Comparativo Personal de Planta Vs Contratos Prestación de Servicios vigencia 2013 ........................................................................................................36

Tabla 19Comparación Objetos Contractuales Vs Funciones Administrativas (2012) ..............................................................................................................................37

Tabla 20Comparación Objetos Contractuales Vs Funciones Administrativas .......38

Tabla 21 Relación de Informes presentados por la Oficina de Control Interno .....45


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Tabla 22 Muestra de Contratos Auditados Vigencia 2012 ....................................51

Tabla 23 Muestra de Contratos Auditados Vigencia 2013 ....................................51

Tabla 24 Estudio de mercado Paquetes Nutricionales. .........................................55

Tabla 25 Estudio de mercado – Talleres ...............................................................59


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LISTA DE GRAFICOS

Gráfico 1Presupuesto Definitivo Vs Adiciones Presupuestales .............................13

Gráfico 2Presupuesto Definitivo Vs Recaudo........................................................13

Gráfico 3Composición de le Ejecución de Ingresos 2012 .....................................15

Gráfico 4Composición Ingresos 2013 ...................................................................16

Gráfico 5Estructura de Presupuesto de Gastos Comparativa 2012-2013 .............16

Gráfico 6Estructura de Ejecución de Gastos por Vigencia 2012 ...........................18

Gráfico 7Estructura de Ejecución de Gastos por vigencia 2012 ...........................19

Gráfico 8Estructura de Gastos ..............................................................................25

Gráfico 9Estructura Planta de Personal ................................................................31

Gráfico 10Comparativo Personal De Planta Vs Contratos Prestación de Servicios ..............................................................................................................................35

Gráfico 11Comparativo personal de planta vs Contratos Prestación de servicios vigencia 2013 ........................................................................................................37

1


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PRESENTACIÓN

La Contraloría Departamental de Casanare, en cumplimiento de las funciones señaladas en la Constitución Política y demás disposiciones legales, en especial las leyes 42 de 1993 y 330 de 1996, dispuso dentro del Plan General de Auditorias PGA-2014 realizar una Auditoria, tipo modalidad regular Municipio de Villanueva, vigencia 2012-2013. Para el desarrollo de la auditoría se tuvieron en cuenta las Normas de Auditoria Gubernamentales Colombianas y las contenidas en la Resolución 376 de 2011 mediante la cual se adopta la tercera versión del Proceso Auditor, se destaca de manera especial el trabajo de campo que se realizó en la entidad y que permitió la verificación directa de documentos y procedimientos para obtener un mayor nivel de objetividad en la evaluación. En este orden, se evaluaron los procesos Contable, Financiero y Presupuestal, Contratación, Almacén e Inventarios, Recurso Humano, Sentencias Judiciales; tomándose los aspectos más relevantes y constituyéndose posteriormente los respectivos hallazgos, así como las recomendaciones pertinentes para finalmente elaborar el Plan de Mejoramiento.


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8

2 OBJETIVOS

2.1 OBJETIVO GENERAL Verificación del cumplimiento de lo dispuesto en las diferentes normas que rigen las actuaciones administrativas para cada una de las áreas revisadas.

2.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS

Evaluar la razonabilidad de los Estados Financieros.

Verificar la ejecución presupuestal.

Verificar el cumplimiento de las normas contractuales.

Establecer que los procedimientos contractuales se hayan realizado conforme

a lo establecido en la Ley.

Verificar que los pagos realizados se hayan soportado debidamente.

Verificar que al momento de efectuar los pagos se hayan realizado

correctamente las retenciones y descuentos de Ley.

Verificar el cumplimiento de las normas para manejo de Inventarios y Almacén.

Verificar la situación de los pasivos pensionales del Municipio.

Verificar las vigencias futuras aprobadas, sus respectivos actos administrativos

y ejecución.

Verificar las fiducias constituidas con recursos propios por la Administración del

Municipio.

Verificar las acciones adelantadas por la oficina de Control Interno de la

entidad, en especial sobre la realización de auditorías internas.

Verificar la Cuenta Fiscal rendida por el Municipio a diciembre 31 de las

vigencias 2012 y 2013 y emitir un concepto sobre el Fenecimiento de la misma.

3 ALCANCE DE LA AUDITORIA

La Auditoria Regular al Municipio de Villanueva comprenderá las acciones adelantadas por la entidad en los procesos básicos de Control Interno, Contratación vigencias 2012-2013, Presupuesto, Tesorería, Talento Humano, Actuaciones Judiciales y Archivo.


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9

4 RESULTADOS DE LA AUDITORÍA

4.1 CONCEPTO SOBRE GESTIÓN Y RESULTADOS.

La Contraloría Departamental de Casanare, como resultado de la auditoría realizada, determina que el concepto del Control de Gestión, es desfavorable, como consecuencia de los resultados de la evaluación de gestión contractual, revisión de la cuenta, legalidad, gestión administrativa y financiera, en la cual se determina las siguientes variables: 4.1.1 Gestión Contractual

De la muestra seleccionada, se examinó si los contratos celebrados se ajustaron a los principios generales de economía, transparencia, responsabilidad y selección objetiva, así mismo, se examinó si en los mismos, con antelación a su celebración, se realizaron los estudios previos, cumpliendo con las formalidades legales exigidas por las normas contractuales regulatorias de la materia, es decir, si en los mismos se hicieron los análisis de necesidades técnicas, presupuestales, jurídicas, de conveniencia, de la modalidad de contratación, de las calidades a cumplir y de la justificación del valor de la contratación; obteniendo una calificación no favorable en esta revisión, de acuerdo a las observaciones que se expone en el presente informe. 4.1.2 Rendición de la Cuenta El Municipio de Villanueva rindió la cuenta de las vigencias 2012 y 2013 y una vez realizado el estudio de los documentos que soportan legal, técnica, financiera y contablemente las operaciones realizadas a través de las variables de oportunidad, suficiencia y calidad, se emite un concepto favorable de acuerdo a lo contemplado en la Resolución de rendición electrónica de la Contraloría Departamental de Casanare.

De acuerdo con las variables evaluadas tal como se muestra en la Tabla 1, se conceptúa que la rendición de la cuenta del Municipio de Villanueva es favorable, debido a la calificación de 73 sobre 100 puntos, observándose que el Municipio Villanueva, cumplió con la oportunidad de la rendición de la cuenta, puesto que esta se realizó dentro del plazo establecido para ello, no obstante, se evidenciaron deficiencias en la suficiencia, toda vez, que algunos formatos no contemplaban la totalidad de la información, al igual que deficiencias relacionadas con inconsistencias de los formatos rendidos, que afectan la calidad y veracidad de la información, los cuales dan lugar a las siguientes observaciones:

El formatoF20 de reporte contratación, refleja sobreestimación el valor del contratado, toda vez, que se incluye en el campo “valor total del contrato” el mismo valor para las columnas determinadas para diligenciar la fuente, sin especificar el monto comprometido para cada una.


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10

En los Informes anexos, se reporta El Informe de Control Interno contable, como reporte del Informe de Control Interno de Gestión.

El informe de Control Interno Contable, no se reporta de acuerdo a los lineamientos de la Contaduría General de la Nación, los cuales adopta la Contraloría Departamental de Casanare, para efectos de su rendición.

Tabla 1 Rendición y Revisión de la Cuenta

Variables a Evaluar Calificación

Parcial Ponderación

Puntaje Atribuido

Oportunidad en la rendición de la cuenta 10,0 0,10 1,0

Suficiencia (diligenciamiento total de formatos y anexos)

7,0 0,30 2,1

Calidad (veracidad) 7,0 0,60 4,2

SUBTOTAL CUMPLIMIENTO EN RENDICIÓN Y REVISIÓN DE LA CUENTA 7,3

Fuente. Contraloría Departamental. Guía Metodológica Proceso Auditor.

4.1.3 Gestión Administrativa

La Gestión Administrativa se evaluó mediante las siguientes líneas de auditoria, conceptuando, que la Gestión Administrativa es desfavorable, debido a la calificación de 56 sobre 100 puntos, y a las observaciones determinadas en el presenta informe:

Tabla 2Evaluación Gestión Administrativa

Variables a evaluar Ponderación Calificación

Parcial Puntaje

Atribuido

Proceso Financiero, Presupuestal y Contable 0.2 5 1

Vigencias Futuras 0.1 5 0.5

Fiducias 0.1 10 1

Pasivo Pensional 0.1 10 1

Recursos Humanos 0.2 2 0.4

Sentencias judiciales (defensa-acciones repetición)

0.1 10 1

Almacén e inventarios 0.1 5 0.5

Control Interno 0.1 2 0.2

TOTAL CALIFICACION 1

5,6

RANGOS DE CALIFICACIÓN PARA CONCEPTO GESTION ADMINISTRATIVA

Rango Concepto 70 o más puntos FAVORABLE Menos de 70 puntos DESFAVORABLE


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4.1.4 Opinión sobre los Estados Contables.

Opinión Negativa Para la Contraloría Departamental de Casanare, los Estados Contables, no presentan razonablemente la situación financiera del Municipio de Villanueva a 31 de diciembre de 2011, 2012 y 2013, de conformidad con los principios y normas de Contabilidad Pública en Colombia, emitidas por la Contaduría General de la Nación; en razón, a la incertidumbre que se presenta en el grupo del activo y a las observaciones de acuerdo a lo expuesto dentro del numeral 4.2.5.

4.1.5 CONCEPTO SOBRE EL FENECIMIENTO

Con base en la calificación total de 47 puntos sobre 100, respecto de los componentes de la Gestión Contractual, Rendición de la Cuenta, la Gestión Administrativa, la Contraloría Departamental de Casanare, No Fenece la cuenta del Municipio de Villanueva de las vigencias 2012- 2013, aunado a la opinión de los Estados Financieros negativa, tal como se ilustra en la siguiente tabla:

Tabla 3Concepto de Fenecimiento

Concepto Ponderación

% Calificación

Puntaje Atribuido

Gestión Contractual 0.4 5 2.0

Rendición de la Cuenta 0.1 7.3 0.7

Gestión Administrativa 0.3 6.2 1.9

Opinión sobre los Estados Contables 0.2 0.5 0.1

TOTAL CALIFICACION 1 19 4.7 Fuente. Contraloría Departamental de Casanare

A continuación se presentan los rangos utilizados en la evaluación para el fenecimiento y para emitir el concepto de la gestión fiscal y de cada uno de los componentes:

RANGOS DE CALIFICACIÓN PARA EL FENECIMIENTO

Rango Concepto

70 o más puntos FENECE

Menos de 70 puntos NO FENECE


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4.2 ANALISIS PRESUPUESTAL Y FINANCIERO

4.2.1 Aspectos Presupuestales Vigencia 2012 - 2013

El Concejo Municipal de Villanueva, mediante Acuerdo No. 011 del 25 de Noviembre de 2011, aprobó el Presupuesto de Rentas y Gastos para la vigencia comprendida entre el 1 de enero y el 31 de diciembre de 2012, el Alcalde Municipal en uso de sus facultades constitucionales, legales procedió a emitir el Decreto por medio del cual se liquidó el presupuesto de rentas e ingresos y los gastos e Inversión, para la administración central por la vigencia en mención, por valor $10.417.321.678.

Mediante Acuerdo No. 17 del 29 de Noviembre de 2012, el Honorable Concejo de Villanueva, aprobó el Presupuesto de Rentas y Gastos para la vigencia comprendida entre el 1 de enero y el 31 de diciembre del 2013, posteriormente el Alcalde Municipal, procedió a emitir la Decreto 067 del 18 diciembre del 2013, por medio del cual se liquidó el presupuesto de rentas e ingresos y los gastos e Inversión para la Administración Central por la vigencia en mención, por valor de $12.399.770.400 4.2.1.1 Presupuesto de Ingresos De acuerdo con las Ejecuciones Presupuestales emitidas por la Secretaria de Hacienda Municipal, la Alcaldía de Villanueva, presento la siguiente estructura en el presupuesto de ingresos para las vigencias 2012 y 2013.

Tabla 4Estructura Presupuesto de Ingresos

AÑO PRESUPUESTO

INICIAL ADICIONES REDUCCIONES

PRESUPUESTO DEFINITIVO

TOTAL RECAUDO

% REC

2,012 10,417,321,678 17,749,200,374 243,947,927 27,922,574,125 28,643,672,801 97%

2,013 12,399,770,400 26,162,874,109 255,923,945 38,306,720,564 39,710,736,599 96%

Fuente: Ejecuciones Presupuestales – SIA

Durante la vigencia 2012, con las modificaciones presupuestales, las finanzas del Municipio tuvieron una afectación neta de $ 17.505.252.447 equivalente a un 168% del presupuesto inicialmente aprobado. Para la vigencia 2013, la afectación fue de$25.906.950.164, generando un aumento al presupuesto inicial en un 209%, estas adiciones significativas surgidas en las dos vigencias señaladas obedece a la incorporación de los recursos de capital, es decir, al monto por concepto del superávit fiscal obtenido al cierre de la vigencia anterior respectivamente. (Ver Grafica No 01).


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13

Gráfico 1Presupuesto Definitivo Vs Adiciones Presupuestales

Fuente: Ejecuciones Presupuestales Vigencias 2013-2012

Durante la vigencia 2012, recaudó ingresos por valor de $ 28.643.672 (miles) equivalentes al 97% del valor presupuestado, igualmente para la vigencia 2013,recaudó $39.710.736 (miles), alcanzando el 96% del presupuesto definitivo, tal como se ilustra en la siguiente gráfica:

Gráfico 2Presupuesto Definitivo Vs Recaudo

Fuente: Ejecuciones Presupuestales Vigencias 2012 -2013

2012 2013

27,922,574 38,306,720

17,749,200

26,162,874

PRESUPUESTO DEFINITIVO ADICIONES

-

10,000,000

20,000,000

30,000,000

40,000,000

2012 2013

PRESUPUESTO DEFINITIVO 27,922,574 28,643,672

RECUAUDO 38,306,720 39,710,736

PRESUPUESTO DEFINITIVO VS RECAUDO


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14

Comportamiento de Recaudo Vigencia 2012

A continuación se refleja el comportamiento del recaudo por cada uno de los conceptos de rentas, donde en términos generales cada aforo del ingreso alcanzo y en la mayoría supero, la meta de recaudo, en términos generales el indicador de recaudo fue del 103%, siendo el de mayor nivel de ejecución el aforo de “Ingresos no Tributarios”, como se observa en la siguiente tabla:

Tabla 5Comportamiento de Recaudo 2012

DESCRIPCION APROP.

DEFINITIVA RECAUDO

ACUMULADO %

RECAUDO %

PART

PRESUPUESTO DE INGRESOS 27,922,574,124.96 28,643,672,800.70 103%

PRESUP. DE RENTAS Y REC. CAPITAL 27,922,574,124.96 28,643,672,800.70 103% 100%

INGRESOS CORRIENTES 17,174,651,188.56 17,919,706,737.32 104% 63%

INGRESOS TRIBUTARIOS 5,873,410,000.00 6,824,755,805.00 116% 24%

INGRESOS NO TRIBUTARIOS 169,479,000.00 221,808,323.50 131% 1%

RENTAS CONTRACTUALES 10,000.00

RENTAS OCASIONALES 477,516,000.00 501,077,429.20 105% 2%

CONTRIBUCIONES 20,000.00

APORTES 30,000.00

PARTICIPACIONES 4,788,964,212.36 4,527,607,778.00 95% 16%

FONDO LOCAL DE SALUD 5,621,618,976.20 5,634,297,460.62 100% 20%

FONDOS ESPECIALES 243,603,000.00 210,159,941.00 86% 1%

RECURSOS DE CAPITAL 10,747,922,936.40 10,723,966,063.38 100% 37%

Fuente: Ejecuciones Presupuestales – Secretaria de Hacienda Municipal

En la vigencia 2012, la mayor representatividad está dada por los ingresos corrientes que alcanzaron el 63% del total recaudado, representado principalmente en los impuestos tributarios, con una participación del 24% en los Recursos del Fondo Local de Salud con el 20% y las participaciones en un 16%. Se resaltan los recursos de capital ocupan un 38% del recaudo efectivo de la vigencia.


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Gráfico 3Composición de le Ejecución de Ingresos 2012


Comportamiento de Recaudo Vigencia 2013

En la vigencia 2013, el ingreso en la mayoría de conceptos superó la meta de recaudo, pues alcanzó una ejecución total del 104% del presupuesto definitivo los ingresos.

Tabla 6Comportamiento Recaudo 2013

DESCRIPCION

APROP. DEFINITIVA RECAUDO

ACUMULADO % RECAUDO

% PART

PRESUPUESTO DE INGRESOS ALCALDIA 38,306,720,564 39,784,236,599.44 104% 100%

PRESUP. DE RENTAS Y REC. CAPITAL 35,196,662,275 36,625,178,309.44 104% 98%

INGRESOS CORRIENTES 20,259,253,227 21,880,485,735 108% 55%

INGRESOS TRIBUTARIOS 4,902,510,000 7,699,014,563 157% 19%

INGRESOS NO TRIBUTARIOS 147,500,000 292,858,110 199% 1%

RENTAS CONTRACTUALES 10,000

RENTAS OCASIONALES 432,020,000 508,561,521 118% 1%

CONTRIBUCIONES 20,000 3,118,425 15592% 0%

APORTES 30,000

PARTICIPACIONES 6,341,166,676 6,071,346,416 96% 15%

FONDO LOCAL DE SALUD 8,015,996,551 7,118,828,230 89% 18%

FONDOS ESPECIALES 420,000,000 186,758,469 44% 0%

RECURSOS DE CAPITAL 14,937,409,048 14,744,692,575 99% 37%

ASIGNACIONES DIRECTAS 2,399,125,474 2,301,125,474 96% 6%

DISPONIBILIDAD INICIAL 784,432,816 784,432,816 100% 2%


INGRESOS TRIBUTARIOS

24%

INGRESOS NO TRIBUTARIOS

1%

RENTAS CONTRACTUALES

0%

RENTAS OCASIONALES

2%

PARTICIPACIONES 16%

FONDO LOCAL DE SALUD 19%

FONDOS ESPECIALES 0%

RECURSOS DE CAPITAL

38%


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16

Los Ingresos Tributarios son los de mayor participación en el total de los ingresos con un participación del 55%, seguido los recursos de capital que corresponden al 37% del total recaudado en la vigencia 2013.

Gráfico 4Composición Ingresos 2013

Fuente: Ejecuciones Presupuestales – Secretaria de Hacienda

Durante la vigencia fiscal 2012 la Alcaldía Municipal de Villanueva, contó con un presupuesto definitivo de Gastos de $27.922.574 (miles), de los cuales comprometió la suma de $14.167.340 (miles), ejecutándose el 51%. Para la vigencia 2013 el presupuesto definitivo fue de $38.306.820 (miles) de los cuales se comprometió la suma de $21.980.045 (miles) equivalente al 57%, como se puede observar en la siguiente gráfica:

Gráfico 5Estructura de Presupuesto de Gastos Comparativa 2012-2013


INGRESOS TRIBUTARIOS

19% INGRESOS NO TRIBUTARIOS

1%

RENTAS OCASIONALES

1%

CONTRIBUCIONES 0%

PARTICIPACIONES 15%

FONDO LOCAL DE SALUD

18%

FONDOS ESPECIALES

1%

RECURSOS DE CAPITAL

37%

ASIGNACIONES DIRECTAS

6%

DISPONIBILIDAD INICIAL

2%

-

5,000,000,000

10,000,000,000

15,000,000,000

20,000,000,000

25,000,000,000

30,000,000,000

35,000,000,000

40,000,000,000

PRESUPUESTOINICIAL

MODIFICACIONES PRESUPUESTODEFINITIVO

COMPROMISOS

2,012 10,498,031,678 17,424,542,447 27,922,574,125 14,167,340,349

2,013 12,399,770,400 25,906,950,164 38,306,720,564 21,980,045,727


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17

Tabla 7Estructura de Ejecución Presupuestal de Gastos vigencia 2012

RUBRO APROPIACION

DEFINITIVA COMPROMISOS

GIROS ACUMULADOS

SALDO APROPIACION

% EJEC

% PART

PRESUPUESTO DE GASTOS

27,922,574,124.96 14,167,340,349.13 13,960,364,692.93 13,755,233,775.83 51% 100%

GASTOS DE FUNCIONAMIENTO

4,183,050,727.70 3,267,053,021.80 3,239,053,021.80 915,997,705.90 78% 23%

CONCEJO MUNICIPAL 206,520,867.00 163,311,230.00 163,311,230.00 43,209,637.00 79% 1%

PERSONERIA MUNICIPAL

85,005,000.00 84,901,286.00 84,901,286.00 103,714.00 100% 1%

GASTOS DE ADMINISTRACION

3,891,524,860.70 3,018,840,505.80 2,990,840,505.80 872,684,354.90 78% 21%

GASTOS DE INVERSION SGP

5,652,971,260.93 4,529,853,177.41 4,469,898,073.71 1,123,118,083.52 80% 32%

INVERSION SOCIAL 5,139,722,499.23 2,060,388,794.56 2,053,388,794.56 3,079,333,704.67 40% 15%

INVERSION SECT. SOCIALES REGALIAS MPIOS. NO PRODUC.

30,000.00

30,000.00

INVERSION APORTES Y CONVENIOS

1,238,922,249.36 608,668,973.00 608,668,973.00 630,253,276.36 49% 4%

F.L.S. RECURSOS PROPIOS

156,000,000.00 130,965,698.00 130,965,698.00 25,034,302.00 84% 1%

FONDO LOCAL DE SALUD

4,235,266,445.82 3,012,034,952.54 3,012,034,952.54 1,223,231,493.28

71% 21%

REGALIAS EXTRACCION DE

MATERIALES 9,029,023.00

9,029,023.00

REGALIAS TRANSPORTE DE HIDROCARBUROS

30,000.00

30,000.00

INVERSION REGALIAS PETROLERAS

30,000.00

30,000.00

INVERSION SUPERAVIT REGALIAS REGIMEN

ANTERIOR 992,695,818.92 527,961,147.82 415,940,595.32 464,734,671.10 53% 4%

RECURSOS DEL BALANCE F.L.S.

6,314,826,100.00 30,414,584.00 30,414,584.00 6,284,411,516.00 0% 0%


La ejecución total del presupuesto los gastos de la Administración Central fue relativamente baja, solo alcanzó el 51% del total presupuestado, donde el mayor nivel de ejecución se presentó en los Gastos de Inversión con recursos del Sistema General de Participaciones, con una participación del 32% del total de compromisos, seguido de los gastos de funcionamiento que ocupan el 23% del total del presupuesto de la entidad. (Ver Grafica 6)


_______________________________________________________________________________


18

Gráfico 6Estructura de Ejecución de Gastos por Vigencia 2012

Fuente: Ejecución Presupuestal de Gastos

Comportamiento de compromisos Vigencia 2013

La Alcaldía Municipal de Villanueva durante la vigencia fiscal 2013, comprometió recursos por valor de $21.980.045. miles, equivalente al 57% de la apropiación definitiva proyectada para la vigencia 2013, se efectuaron giros por valor $18.742.414 (miles), que equivalen al 85% del monto comprometido.

Tabla 8Estructura de Ejecución Presupuestal de Gastos Vigencia 2013

DESCRIPCION APROP.

DEFINITIVA COMPROM.

ACUMULADOS GIROS

ACUMULADOS SALDO

APROPIACION %

EJEC %PAR

T

PRESUPUESTO DE GASTOS ALCALDIA 38,306,720,564

21,980,045,727 18,742,414,234 16,326,674,837 57% 100

GASTOS DE FUNCIONAMIENTO 5,327,553,483 4,691,517,210 4,641,308,490 636,036,273

88% 21%

GASTOS DE INVERSION SGP 7,319,680,470 5,749,581,305 5,462,789,798 1,570,099,165 79% 27%

INVERSION SOCIAL RECURSOS PROPIOS

6,901,207,132 2,907,869,467 2,278,206,550 3,993,337,665 42% 13%

INVERSION APORTES Y CONVENIOS

2,516,921,617 1,146,335,279 846,109,549 1,370,586,338 46% 5%

F.L.S. RECURSOS PROPIOS 335,010,000 296,125,454 296,125,454 38,884,546 88% 1%

FONDO LOCAL DE SALUD 5,368,417,853 3,791,135,364 3,791,135,364 1,577,282,489 71% 17%

RECURSOS DEL BALANCE F.L.S.

6,942,435,678 373,516,490 373,516,490 6,568,919,188 5% 2%

INVERSION SUPERAVIT REGALIAS REGIMEN ANTERIOR

485,436,042 -

485,436,042 0% 0%

GASTOS SISTEMA GENERAL DE REGALIAS

2,325,625,474 2,253,410,450 1,032,379,518 72,215,024 97% 10%

GASTOS DE INVERSION DISPONIBILIDAD INICIAL

784,432,816 770,554,708 20,843,020 13,878,108 98% 4%

Fuente: Ejecuciones Presupuestales vigencia 2013

Gastos de Funcionamiento

23%

Gastos de Inverision SGP

32%

Gastos de Inversion ICLD

15%

Inversion Aportes y Convenios

4%

Fondo Local de Salud Recursos

Propios 1%

Fondo local de salud 21%

Inversion Superavit Regalias

4%

Recursos del Balance

0.2%


_______________________________________________________________________________


19

En la ejecución total del presupuesto, los gastos que presentan el mayor nivel de Inversión se dio con los recursos del Sistema General de Participaciones que alcanzaron el 26%, seguido de los gastos de funcionamiento que ocupan el 21%y las apropiaciones destinadas al Fondo Local de Salud.

Gráfico 7Estructura de Ejecución de Gastos por vigencia 2012

Fuente: Ejecución Presupuestal de Gastos

4.2.2 Vigencias Futuras

El Concejo Municipal de Villanueva, Mediante Acuerdo No. 018 del 10 de septiembre del 2013, autorizo al Alcalde para asumir compromisos con cargos de vigencias futuras, específicamente con apropiaciones del presupuesto de inversión del 2014, por valor de $999.723.900 para financiar los siguientes proyectos:

Tabla 9Vigencias Futuras

PROYECTO VALOR

VIGENCIA FUTURA

PLAZO(Meses)

Servicio Integral del Adulto mayor en el Municipio de Villanueva 576,867,500.00 10

Apoyo a los Programas actividades tendientes a implementar la política pública de infancia y adolescencia en el Municipio de Villanueva

9,360,000.00 10

Ampliación continuidad y auditoria de la cobertura de afiliación al Sistema General de Seguridad Social del Municipio de Villanueva Casanare

42,262,400.00 10

Prevención de los riesgos que inciden en la salud pública de la población del Municipio de Villanueva Casanare

58,720,000.00 10

Aprovechamiento de tiempo libre a través de actividades deportivas dirigidas a la población

93,312,000.00 10

Aprovechamiento de tiempo libre a través de actividades artísticas dirigidas a la población

193,602,000.00 10

Funcionamiento 25,600,000.00 10

TOTAL 999,723,900.00


Gastos de Funcionamiento

21%

Gastos de Inverision SGP

26%

Gastos de Inversion

ICLD 13%

Inversion Aportes y Convenios

5%

Fondo Local de Salud Recursos

Propios 2%

Fondo local de salud 17%

Recursos del Balance FLS

2%

Gastos Sistema General de Regalias

10%

Gastos Disponibilidad

Inicial 4%


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20

Aunado lo anterior, mediante el Acuerdo No. 022 del 2 de octubre de 2013, el Concejo Municipal, autorizo al alcalde para comprometer vigencias futuras por valor de $3.0005.326.679 para gastos de funcionamiento y $ 2.036.822.929 para inversión en los siguientes proyectos:

Tabla 10Proyectos Vigencias Futuras

PROYECTO VALOR VIGENCIA

FUTURA

Apoyo a los programas y actividades tendientes a implementar la política pública de infancia y adolescencia en el Municipio de Villanueva

40,000,000

Construcción y mejoramiento de viviendas dignas y confortables del Municipio de Villanueva Casanare

212,789,453

Apoyo Procesos de instancias de planeación en el Municipio de Villanueva Casanare 54,450,000

Formulación de Revisión General y Ajuste del esquema de Ordenamiento Territorial del Municipio de Villanueva Casanare

219,000,000

Apoyo a la fuerza pública y al plan integral de seguridad y convivencia ciudadana 124,000,000

Contrato interadministrativo 195/2013 Mejoramiento canales de aguas lluvias al aeropuerto y vía escuela veredal el triunfo segunda etapa del Municipio de Villanueva

997,783,476

Garantizar el servicio de asistencia técnica directa rural y medio ambiental, transferencia de tecnología y promoción empresarial para los pequeños y medianos productores del Municipio de Villanueva

388,800,000

TOTAL $2,036,822,929


H 1VIGENCIAS FUTURAS.

De acuerdo con el Departamento Nacional de Planeación, las vigencias futuras permiten planificar y financiar proyectos bajo una óptica de largo plazo y superar la limitación natural que representa la anualidad del presupuesto público. De este modo, las vigencias futuras se suelen utilizar para la realización de grandes proyectos de infraestructura, u otros proyectos económicos y sociales que resultan estratégicos para el país, cuyo horizonte excede una vigencia . En este sentido, las autorizaciones de vigencias futuras brindan seguridad financiera a proyectos que están llamados a representar políticas de Estado, en contraste con políticas de gobierno, para evitar que su desarrollo se vea afectado por los ciclos políticos. (Subrayado nuestro)1 En el anterior orden de ideas, al revisar, al Acuerdo No. 018 del 2013, que autoriza vigencias futuras para diferentes líneas de inversión, se observa que los proyectos objeto de las apropiaciones futuras no corresponden precisamente a grandes proyectos de alto impacto, que ameriten comprometer recursos de vigencias futuras, conllevando a infringir el principio presupuestal de anualidad, sino que obedecen a

1Concepto 037200-201220002927 Contraloría General de Medellín


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21

programas sociales en cumplimiento de las funciones misionales del Municipio, que deben estar planeados tanto técnica, operativa como financieramente en cada vigencia, es el caso de los proyectos de: “Servicio integral del Adulto mayor”, aún más si tiene que el indicador de ejecución presupuestal superavitario al cierre de la vigencia, fue del 57%. Respecto al Acuerdo No. 022 del 2013, se observó que en el contenido no se señala el código de registro del Banco de Proyectos, como tampoco certificación del Banco de Proyectos que avale los mismos, tan solo se relacionan unos objetos contractuales, sin que se evidencie a que proyecto y programa del Plan de Desarrollo corresponde, de lo cual se puede inferir que este mecanismo fue utilizado para contratar anticipadamente estos objetos, es así que para el caso de los gastos de funcionamiento, el monto autorizado, en este acuerdo, corresponde al 55% del presupuesto apropiado para la vigencia 2014. Al respecto de este hecho económico, este Ente de Control concluye los siguientes aspectos:

El acto administrativo no describe, las justificaciones que soportan la necesidad de asumir vigencias futuras para gastos de funcionamiento que comprende: compra de papelería, combustible, arrendamientos, servicios funerarios, seguros, entre otros, en razón a que estas erogaciones deben programarse en virtud del principio de anualidad, por lo cual no es posible adquirir compromisos que excedan en su ejecución la vigencia respectiva. De otra parte, resulta inexplicable cuando en la ejecución presupuestal de gastos de la vigencia 2013, la Alcaldía reporta un saldo de apropiación de gastos de funcionamiento (Rubro 2.1.33 Gastos Generales ) por valor de $444.742.290, indicando así un nivel de ejecución con respecto a lo presupuestado del 68%, y por ende disponibilidad de recursos de la respectiva vigencia. De acuerdo con las anteriores observaciones, este ente de Control constituye un hallazgo administrativo, ya que se evidencia riesgo de incumplimiento de los principios presupuestales de anualidad y programación integral que señala el Decreto 111 de 1996. H 2 PUBLICACION PROYECTOS DE INVERSION.

Al consultar la página web, específicamente en el link “planeación y ejecución”, para efectos de verificar la radicación de los proyectos de inversión objeto de las vigencias futuras, se determinó que estos no se encuentran publicados, tal como lo establece el artículo 77 de la Ley 1474 del 2011, que al tenor dispone: “Sin perjuicio de lo ordenado

en los artículos 27 y 49 de la Ley 152 de 1994 y como mecanismo de mayor transparencia en la contratación pública, todas las entidades del orden nacional, departamental, municipal y distrital deberán publicar en sus respectivas páginas web cada proyecto de inversión, ordenado según la fecha de inscripción en el Banco de Programas y Proyectos de Inversión


_______________________________________________________________________________


22

nacional, departamental, municipal o distrital, según el caso”. En consecuencia de lo anterior, esta Contraloría configura un hallazgo administrativo.

4.2.3 Aspectos contables y financieros vigencias 2012 - 2013

Para el desarrollo de la auditoría contable y financiera se aplicaron conceptos normativos y técnicos que enmarcan y condicionan el sistema integrado contable público y que buscan como objetivo, que la información generada en los estados financieros de los entes públicos sea confiable, oportuna, comprensible, periódica y comparable, siguiendo las mejores prácticas contables y asumiendo que el ente público debe ser responsable de su información contable y financiera.

H 3MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS DE CONTABILIDAD

La Entidad no tiene documentado un manual de procedimientos contables, que incluya aspectos relacionados con políticas de depreciación, amortización, provisión de cartera, costos y demás aspectos inherentes al proceso contable de la entidad, por consiguiente se configura un hallazgo administrativo. Principales Libros de Contabilidad

Se verifico que los libros principales Diario Columnario, Libro de inventarios y Libro Mayor y Balance, se llevan de manera sistematizada en un Software Prosoft. El proceso contable de la Alcaldía consolida información de: Unidad de Servicios Públicos en liquidación, Fondo Local de Salud, Fondo de Gestión de Riesgos, Concejo y Personería Municipal. Sistema de Control Interno Contable

Se observó el Informe Anual de Control Interno Contable de la vigencia 2013, elaborado por Asesor de Control Interno de la entidad, asignando una calificación de 4.74 sobre 5 con un adecuado grado de desarrollo. No obstante el resultado del concepto del proceso contable es considerado por este Ente de Control como desfavorable, tal como se indicó anteriormente.

4.2.3.1 Balance General

De acuerdo a las cifras del Balance General, al cierre de la vigencia 2013, el Municipio de Villanueva, alcanzó un total de activos por valor de $98.743 millones de los cuales el 56% está representado por la cuenta de Propiedad Planta y Equipo, siendo esta la más representativa, seguido de la cuenta de efectivo que equivale al 19% del total de los activos. En cuanto a la variación relativa se resalta el


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23

incremento significativo presentado en la cuenta de Inversiones, con un incremento del 178%, lo cual obedece a la constitución de Certificados de Depósito a Término. A 31 de Diciembre de 2013, los pasivos ascendieron a $10.168 (miles), cuenta, que presento un incremento del 1071%, con respecto a la vigencia 2013, lo cual obedece al aumento del saldo de la cuenta “2453” “Recursos recibidos en Administración” registro que surge en virtud de los Convenios Interadministrativos con la Gobernación por valor de $5.966. Millones El Patrimonio del Municipio al cierre de la vigencia 2013, presentó un aumento del 2.63% con respecto a la anterior, reflejando un saldo de $88.575 (millones), como consecuencia del movimiento reflejado en la cuentas de “Resultado del Ejercicio” y Superávit por valorización”.

Tabla 11Balance General Comparativo 2013-2012 (Cifras en miles de Pesos)

Fuente: Secretaria de Hacienda

4.2.3.2 Estado de Actividad Económica y Social

En la tabla siguiente se refleja el comportamiento del Estado de Actividad Financiera Económica y Social del Municipio de Villanueva, durante las vigencias 2012 y 2013.

PERIODO

ACTUAL

31/12/2013

ACTIVO 98,743,887 87,176,653 13.27% 100%

CORRIENTE 33,755,258 26,919,787 25.39% 34%

11 Efectivo 19,004,642 16,468,856 15.40% 19%

12 Inversiones 4,850,173 1,740,174 178.72% 5%

13 Rentas por Cobrar 570 - 0%

14 Deudores 9,899,873 8,710,757 13.65% 10%

15 Inventarios - 0%

NO CORRIENTE 64,988,629 60,256,866 7.85% 66%

12 Inversiones 990,001 1%

16 Propiedad Planta y Equipo 55,543,883 53,217,145 4.37% 56%

19 Otros Activos 8,454,745 7,039,721 20.10% 9%

TOTAL PASIVO 10,168,044 867,733 1071.79% 100%

24 Cuentas por Pagar 9,966,782 76,780 12880.96% 98%

25 Obligaciones Laborales 1,153 1,819 -36.61% 0%

27 Pasivos Estimados - - 0%

29 Otros Pasivos 200,109.00 789,134.00 -74.64% 2%

PATRIMONIO (7) 88,575,843 86,308,920 2.63% 100%

31 Hacienda Pública 88,575,843 86,308,920 2.63%

TOTAL PASIVO Y PATRIMONIO 98,743,887 87,176,653 13.27%

COD CUENTA

PERIODO

ANTERIOR

31/12/2012

% VARIACION % PART


_______________________________________________________________________________


24

Tabla 12Estado de Actividad Económica y Social (Cifras en miles de Pesos)

CODIGO CUENTAS PERIODO ACTUAL

31/12/2013

PERIODO ANTERIOR 31/12/2012

% VARIACION

% PART

INGRESOS OPERACIONALES 26,889,198 20,189,563 33% 100%

41 Ingresos Fiscales 8,504,336 8,362,087 2% 32%

42 Venta de Bienes 3,329 2,220 50% 0%

43 Venta de Servicios 0 17,892 -100% 0%

44 Transferencias 18,381,533 11,807,364 56% 68%

GASTOS OPERACIONALES 16,392,076 15,562,592 5% 100%

51 De Administración 4,050,538 3,476,354 17% 25%

54 Transferencias 507,269 446,906 14% 3%

55 Gasto Social 11,834,269 11,639,332 2% 72%

EXCEDENTE (DÉFICIT) OPERACIONAL 10,497,122 4,626,971 127%

OTROS INGRESOS 968,601 19,320 4913%

48 Otros ingresos 968,601 880,175 10% 4%

OTROS GASTOS -1,588,914 -98,038 1521%

58 Otros gastos -1,588,914 -98,038 1521% -10%

EXCEDENTE (DÉFICIT) DEL EJERCICIO 13,054,637 5,605,184 133%


El Estado de Actividad Financiera, Económica, Social al cierre de la vigencia 2013, refleja a que los ingresos operacionales están constituidos por las transferencias, las cuales se constituyen en la fuente principal de ingresos con el 68%, seguido de los “Ingresos Fiscales” con un saldo de $8.504. (miles)equivalentes al 32% del total de los Ingresos, como se muestra en gráfica N° 8. Se observa que el total de gastos operacionales ascendió a $16.392 (millones), estructurados así: el 72% ($11.834 millones) para Gasto Social; 25% ($4.050 millones) para gastos de administración y las transferencias con el 3% de participación ($507 millones), como se refleja en la tabla anterior. Respecto de los gastos no operacionales, se resalta el saldo de la cuenta “Otros Gastos”, por valor de $1.588 millones, en los cuales se registra en la cuenta auxiliar“580802001” un saldo de 13.302.500 con saldo contrario a la naturaleza de la cuenta, que según pruebas de auditoría se evidenció que obedece al registro erróneo originado de Almacén afectando la cuenta “Perdida en baja de activos”.


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25

Gráfico 8Estructura de Gastos

Fuente: Estado Actividad Económica y Social vigencia 2013

4.2.3.3 Observaciones a los Estados Financieros En desarrollo de la auditoría modalidad regular y de acuerdo a la evaluación que se está realizando a los Estados Financieros, a continuación se dan a conocer observaciones preliminares las cuentas afectan en mayor proporción la razonabilidad de los mismos. Rentas por Cobrar

El Balance General de la vigencia 2012, no refleja causación alguna por concepto de “Rentas por Cobrar” y en la vigencia 2013, tan solo registra movimiento en la cuenta “130526”Degüello ganado mayor, por lo que se concluye que la administración municipal, no causa ningún tipo de movimiento de rentas por cobrar por los diversos impuestos municipales de los cuales se genera mayor índice recaudo, es el caso del impuesto predial e industria y comercio vigencia actual o anterior. Es evidente que la Administración Municipal, para efectos del registro de la “Rentas por Cobrar” utiliza el sistema de caja, mas no el de devengo o causación establecido en el artículo 117 del Régimen de Contabilidad Pública que a su tenor dispone: “Los hechos financieros, económicos, sociales y ambientales deben reconocerse en el momento en que sucedan, con independencia del instante en que se produzca la corriente de efectivo o del equivalente que se deriva de estos”. En la visita de auditoría se determinó que la administración, aún no tiene implementado un sistema de información para el manejo del impuesto predial, este se encuentra en proceso de depuración de información, como tampoco se tiene implementados procesos de liquidaciones oficiales de conformidad del artículo 448 del Estatuto de Rentas Municipal, de tal forma que permita aplicar el sistema de causación de las rentas por cobrar. Por lo anterior, se presenta subestimación en la cuenta 1300 “Rentas por Cobrar” por una cifra indeterminada.

0%

Ingresos Fiscales

32%

Venta de Bienes

0%

Venta de Servicios

0%

Transferencias

68%


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26

Otras Transferencias (Cuenta 141314)

En esta cuenta a nivel auxiliar, se reflejan saldos por cobrar como consecuencias de los convenios suscritos con la Gobernación de Casanare, llama la atención que estos saldos corresponden a vigencias mayores a cinco años, es decir del año 2008 y 2009, lo cual obedece a situaciones administrativas que en cierto grado pueden afectar la razonabilidad de los estados financieros, por lo que se advierte a la Administración Municipal tomar medidas tendientes a la liquidación de estos convenios y finiquitar el proceso de cobro al Departamento. Propiedad Planta y Equipo (Cuenta 16) Al efectuar el cruce de saldos de contabilidad de las cuentas del grupo 16, respecto al reporte de información del Almacén Municipal estructurada por grupo de elementos se evidencia diferencias en las dos vigencias auditadas tal como se muestra en las siguientes tablas:

Tabla 13Comparativo Contabilidad Vs Almacén Vigencia 2012

GRUPO ALMACEN

CUENTA CONTABLE

CLASE DE ELEMENTO SALDO

ALMACEN SALDO

CONTABILIDAD DIFERENCIA

206 16800200001 21,222,633.00 20,642,700.00 579,933.00

207 16700100001 EQUIPOS PARA COMUNICACIONES 71,576,540.00 79,250,573.17 (7,674,033.17)

208 16550100001 EQUIPO Y MAQ.PARA CONSTRUCCION

177,022,370.00 125,900,790.00 51,121,580.00

209 16550600001 EQUIPOS Y MAQUINAS DEPORTE 22,571,362.00 22,600,296.56 (28,934.56)

210 16600200001 EQUIPOS LABORAT. Y ACCESORIOS 12,078,480.00 15,958,480.00 (3,880,000.00)

211 16600900001 EQUIPOS MEDICINA Y VETERINARIA 3,761,286.00 3,786,286.74 (25,000.74)

212 16650200001 EQUIPOS PARA OFICINA Y DIBUJO 116,906,401.00 107,116,486.09 9,789,914.91

213 16750200001 EQUIPOS TRANSP. Y ACCESORIOS 762,322,934.00 845,788,734.80 (83,465,800.80)

214 16551100001 HERRAMIENTAS Y ACCESORIOS 41,048,982.00 39,044,943.00 2,004,039.00

215 16550500001 INSTRUMENTOS MUSIC. ACCESORIOS

46,463,351.00 46,575,140.00 (111,789.00)

216 16659000001 LIBROS BIBLIOTECA Y MAPOTECA 3,125,334,665.00 3,042,857,428.65 82,477,236.35

218 16650100001 MOBILIARIO Y ENSERES 218122207 224,092,893.65 (5,970,686.65)

219 161000001 SEMOVIENTES 12,750,000.00 8,200,000.00 4,550,000.00

220 19100400001 VESTUARIO 4429332

4,429,332.00

224 16700200001 EQUIPOS Y ACCESORIOS INFORMAT. 284232235 318,867,263.38 (34,635,028.38)

226 16659000001 OTROS ELEMENTOS DEVOLUTIVOS 31791250

31,791,250.00

301 16450200001 ACUEDUCTOS 13400081006 18,173,998,958.00 (4,773,917,952.00)

303 16450200002 ALCANT. 5563563935 5,732,928,961.07 (169,365,026.07)

304 16500900001 CENTRALES ELEC. CONSTR. Y ESTR 3463549918 3,583,040,610.17 (119,490,692.17)

305 16459000001 CARRETERAS 1185530989 753,985,146.50 431,545,842.50

306 16400100001 EDIFICIOS Y CONSTRUCCIONES 5249548742 15,171,458,497.00 (9,921,909,755.00)


_______________________________________________________________________________


27

307 MINAS 14334221

14,334,221.00

309 16450200001 PLANTAS 2038865216 1,349,706,617.00 689,158,599.00

310 16050100001 TERRENOS 5814551166 8,253,441,420.00 (2,438,890,254.00)

311 16050100002 TERRENOS CON EDIFICIOS O CONST 4961000817 1,096,270,570.00 3,864,730,247.00

312 16050200003 OTROS INMUEBLES 146276627

146,276,627.00

313 16509000001 OTRAS REDES LINEAS Y CABLES 46879970

46,879,970.00

314 16150100002 CONSTRUCCIONES EN CURSOS 3935252366 3,925,864,396.00 9,387,970.00

315 19700900001 SERVIDUMBRES 20650000

20,650,000.00

BIENES NO INCLUIDOS INVENTARIOS 6,213,590,489.00 (6,213,590,489.00)

TOTAL 50,791,719,001.00 69,154,967,680.78

Fuente Reportes de Almacén Municipal y Estados Financieros

Tabla 14 Comparativo Contabilidad Vs Almacén Vigencia 2013

GRUPO ALMACEN

CUENTA CONTABLE

CLASE DE ELEMENTO SALDO

ALMACEN SALDO

CONTABILIDAD DIFERENCIA

201 16551100001 ARMAS 140,000.00 39,044,943.00 (38,904,943.00)

206 16800200001 EQUIPOS PARA COMEDOR Y COCINA 24,139,933.00 23,548,500.00 591,433.00

207 16700100001 EQUIPOS PARA COMUNICACIONES 81,929,469.00 87,764,171.33 (5,834,702.33)

208 16550100001 EQUIPO Y MAQ.PARA CONSTRUCCION

177,022,370.00 125,900,790.00 51,121,580.00

209 16550600001 EQUIPOS Y MAQUINAS DEPORTE 23,693,082.00 23,722,016.56 (28,934.56)

210 16600200001 EQUIPOS LABORAT. Y ACCESORIOS 12,078,480.00 24,058,480.00 (11,980,000.00)

211 16600900001 EQUIPOS MEDICINA Y VETERINARIA 3,761,286.00 3,786,286.74 (25,000.74)

212 16650200001 EQUIPOS PARA OFICINA Y DIBUJO 329,421,929.00 319,632,014.09 9,789,914.91

213 16750200001 EQUIPOS TRANSP. Y ACCESORIOS 771,022,934.00 854,488,734.80 (83,465,800.80)

214 16551100001 HERRAMIENTAS Y ACCESORIOS 41,048,982.00

41,048,982.00

215 16550500001 INSTRUMENTOS MUSIC. ACCESORIOS

46,463,351.00 46,575,140.00 (111,789.00)

216 16659000001 LIBROS BIBLIOTECA Y MAPOTECA 3,223,335,368.00 3,142,408,131.65 80,927,236.35

218 16650100001 MOBILIARIO Y ENSERES 300,841,707.00 306,812,393.65 (5,970,686.65)

219 16100100001 SEMOVIENTES 12,750,000.00 8,200,000.00 4,550,000.00

220 19100400001 VESTUARIO 41,754,472.00

41,754,472.00

224 16700200001 EQUIPOS Y ACCESORIOS INFORMAT. 482,725,499.00 517,360,527.38 (34,635,028.38)

226 16659000001 OTROS ELEMENTOS DEVOLUTIVOS 31,791,250.00

31,791,250.00

301 16450200001 ACUEDUCTOS

13,400,081,006.00

169,365,022.00

13,230,715,984.00

303 16450200002 ALCANT. 5,563,563,935.00 9,072,761,445.00 (3,509,197,510.00)

304 16500900001 CENTRALES ELEC. CONSTR. Y ESTR 3,463,549,918.00 3,583,040,610.17 (119,490,692.17)

305 16459000001 CARRETERAS 1,201,538,568.00 - 1,201,538,568.00

306 16400100001 EDIFICIOS Y CONSTRUCCIONES 9,726,368,289.00 20,064,934,935.91 (10,338,566,646.91)

307 MINAS 14,334,221.00

14,334,221.00

309 16450200001 PLANTAS 2,038,865,216.00 20,293,698,300.00 (18,254,833,084.00)


_______________________________________________________________________________


28

310 16050100001 TERRENOS 5,814,551,166.00 14,467,031,909.50 (8,652,480,743.50)

311 16050100002 TERRENOS CON EDIFICIOS O CONST 5,134,752,956.00 1,270,022,709.10 3,864,730,246.90

312 16050200003 OTROS INMUEBLES 146,276,627.00

146,276,627.00

313 16509000001 OTRAS REDES LINEAS Y CABLES 46,879,970.00

46,879,970.00

314 16150100002 CONSTRUCCIONES EN CURSOS 3,935,252,366.00

3,935,252,366.00

315 19700900001 SERVIDUMBRES 20,650,000.00

20,650,000.00

TOTAL 56,110,584,350.00 74,444,157,060.88 (18,333,572,710.88)

Fuente Reportes de Almacén Municipal y Estados Financieros

De la comparación de información de las dos fuentes (Contabilidad y Almacén) se observan inconsistencias de clasificación contable tales como:

Se observa que el Grupo 216 denominado “Libros biblioteca y mapoteca” del sistema de inventarios está registrado en la cuenta contable “16659000001” “otros muebles enseres equipo de oficina”, cabe precisar que al analizar la información por detalle de los elementos agrupados en este, los mismos corresponden a los libros y diseños, es así que la clasificación del código contable no obedece a la dinámica de la cuenta de conformidad con Plan Único de Cuentas en el cual existe una cuenta del grupo de “Cargos Diferidos” en la cual se clasifican esta clase de bienes.

De acuerdo con las anteriores diferencias expuestas se concluye incertidumbre en el saldo de la cuenta 16 Propiedad Planta y Equipo. Otros Activos Cuenta (19)

Cargos Diferidos (1910)

Para efectos de establecer la razonabilidad de esta cuenta se solicitó reporte de almacén por el grupo (1) de las vigencias 2012 y 2013, en el cual se clasifica esta clase de bienes en el sistema prosoft, y se homologa con la cuenta contable 19 (Otros Activos), de lo cual se encontró que el reporte tan solo contenía algunos movimientos de ingreso de bienes de consumo, mas no de reporte de saldos finales, por consiguiente se concluye una limitación en el alcance de la prueba sustantiva de auditoría, hallándose incertidumbre respecto a la razonabilidad del saldo de esta cuenta.

Reserva Financiera Actuarial (Cuenta 1901049)

En el Balance General a 31 Diciembre de 2013, esta cuenta presenta un saldo de $7.552.506 (millones), que corresponde al saldo del encargo fiduciario por la reserva actuarial, el cual es coherente con el reportado como Aportes del Municipio en la página web del Ministerio de Hacienda y Crédito Público.


_______________________________________________________________________________


29

Con respecto al saldo al cierre de la vigencia 2012, de la citada cuenta presenta una diferencia de $108.632 (miles) tal como se ilustra a continuación:

Saldo cuenta 190102 (Reserva Actuarial) $6.817.865

Saldo Aportes (Ministerio de Hacienda) $6.926.497

Recursos Recibidos en Administración (Cuenta 245301)

Al cierre de 31 de Diciembre 2013, esta cuenta refleja un saldo de $5.966.792 millones, la cual, al revisar el libro auxilia se refleja que corresponde a un registro de una nota de contabilidad por el valor global, que según información de contabilidad obedece a registro de ajuste por operación reciproca con la Gobernación de Casanare, situación que genera incertidumbre, toda vez, que no se conoce el detalle del hecho económico origen de la contabilización. Cabe señalar que en el 2012 esta cuenta no presenta saldo.

Superávit por Valorización

Los Balances Auditados vigencias 2012 y 2013, no reflejan saldo alguno en la cuenta “3115” “Superávit por Valorización”, lo cual indica que la entidad no ha efectuado el procedimiento de actualización de bienes que establece el numeral 18 del Manual de Procedimientos Contables, proceso que debe realizarse con una periodicidad tres (3) años. Impuestos Tributarios No se encontró registro contable que aplique el procedimiento para la causación del Impuesto Predial determinado en el numeral 2 (Capitulo II) del Manual de Procedimientos Contables contenido en el Régimen de Contabilidad Pública. Pérdida de Baja de Activos Revisado el libro auxiliar de esta cuenta se evidenció afectación contable por valor de $13.302.500, al indagar sobre el origen del hecho económico se determinó que este no obedece a baja de activos sino a un error de clasificación como consecuencia de la afectación de baja de inventarios de bienes de consumo que corresponden a gastos de bienestar social y materiales y suministros.


_______________________________________________________________________________


30

H4 SUBESTIMACION DE SALDOS

Teniendo en cuenta las observaciones planteadas respecto a los Estados Financieros, se constituye un hallazgo administrativo por una subestimación en los saldos de las cuentas de Del Grupo 13 “Rentas por Cobrar”. H 5 INCERTIDUMBRE EN LOS SALDOS

Teniendo en cuenta las observaciones planteadas respecto a los Estados Financieros, se constituye un hallazgo administrativo por incertidumbre en los saldos de las cuentas de del Grupo 16 “Propiedad Planta y Equipo”, Grupo 19 “Cargos Diferidos”, Cuenta 245301 “Recursos Recibidos en Administración”,

H 6 PROCEDIMIENTOS REGIMEN CONTABLE

Teniendo en cuenta las observaciones planteadas respecto a los Estados Financieros, se constituye un hallazgo administrativo por inobservancia al Régimen Contable Publico, para efectos del Registro de las Rentas por Cobrar y Superávit por Valorización.

4.2.4 Constitución de Fiducias

De acuerdo a certificación expedida por la Secretaría de Hacienda, según reportes de inversiones en fiducias realizados a la Contraloría Departamental, a través del SIA, por los bimestres de las vigencias 2012 y 2013, se evidencio que el Municipio no ha invertido recursos en fideicomisos o negocios fiduciarios” 4.2.5 Opinión sobre los estados financieros del Municipio de Villanueva vigencia

2012-2013

La Contraloría Departamental de Casanare, con fundamento en las facultades otorgadas por el artículo 267 de la Constitución Política, practicó Auditoría Modalidad Regular al Municipio de Villanueva, a través del examen a los Estados Financieros preparados con corte a Diciembre 31 del 2012 y 2013, y de la comprobación de que las operaciones financieras se realizaron conforme a las normas legales y de procedimientos aplicables, así como a la evaluación del sistema de Control Interno.

La preparación de los Estados Financieros y de la información analizada es responsabilidad de la Administración Municipal y el de la Contraloría Departamental de Casanare, consiste en producir un informe en el cual se exprese una opinión sobre la razonabilidad de dichos estados.

La revisión se llevó a cabo de acuerdo con normas, políticas y procedimientos de auditoría prescritos por la Contraloría Departamental de Casanare, y la Resolución


_______________________________________________________________________________


31

No. 386 del 2011, por medio de la cual se adopta la tercera versión proceso auditor, por lo tanto requirió acorde con ellas, la planeación y la ejecución del trabajo, de manera que el examen proporcione una base razonable para fundamentar la opinión y los conceptos expresados en el informe. El control incluyó el examen, sobre la base de pruebas selectivas; de las evidencias y documentos que soportan la gestión de la entidad; las cifras o revelaciones; presentación del balance y cumplimiento de las disposiciones legales. Por lo que el examen proporciona una información suficiente para fundamentar la opinión y los conceptos expresados en el informe de auditoría. Para la Contraloría Departamental de Casanare, los Estados Financieros señalados, no presentan razonablemente la situación financiera del Municipio de Villanueva a 31 de diciembre de 2012 y 2013 de conformidad con las normas de Contabilidad Pública, en razón, a la incertidumbre que se presenta en el saldo de las cuentas Propiedad Planta y Equipo que representa el 56% del total de los Activos y demás observaciones contables expuestas en el numeral Observaciones a los Estados Financieros del presente informe.

4.3 PROCESO TALENTO HUMANO

La Alcaldía de Villanueva, realizo un ajuste a su estructura organizacional y fue aprobada mediante Acuerdo Municipal No.006 del 8 de Julio del 2010; esta se encuentra conformada así: Despacho del Señor Alcalde y seis (6) Secretarias de Despacho como lo son: (Desarrollo Social, General, Planeación, Hacienda, Obras Públicas y Ambiente y Desarrollo Económico), cuenta con dos (2) Unidades (Comisaria de Familia y Unidad Técnica), siete (7) oficinas (Control Interno, Talento Humano, Almacén, Inspección de Policía, Banco de Proyectos y Sisben) y dos Programas (Recreación, Deporte, Cultura y Turismo y Vivienda) adscritas a las Secretarias de Despacho, de la Secretaria de Desarrollo Social y la última a Planeación.

Gráfico 9Estructura Planta de Personal

Fuente: Oficina Talento Humano Municipal

11% 2%

23%

22%

42% DIRECTIVO

ASESOR

PROFESIONAL

TECNICO

ASISTENCIAL


_______________________________________________________________________________


32

La planta de la Administración Municipal, está conformada por 64 cargos, donde se encontró que los niveles más representativos obedecen al 42% en el nivel asistencial, seguido de un 23%, en el nivel profesional y muy cerca el nivel técnico con un 22% de la plata, tal como se muestra en la gráfica 9. 4.3.1 Revisión Hojas de vida del Personal de planta Con el fin de dar cumplimiento a la normatividad vigente para la vinculación de los funcionarios a la Administración, el equipo auditor seleccionó de forma aleatoria una muestra del 30% de las hojas de vida existentes, con el fin de verificar en cada expediente de hoja de vida, la existencia de los siguientes documentos de conformidad con la Circular No. 004 del 2003, emitida por el Archivo General de la Nación, así:

Decreto de nombramiento

Acta de posesión

Hoja de vida en formato de la Función Pública actualizado

Formato de declaración de rentas y bienes

Afiliación al sistema de seguridad social en salud, Pensión, Riesgos Profesionales y Cajas de compensación familiar

Actos administrativos de liquidación de vacaciones

Acto administrativo de liquidación de cesantías

Actos administrativos de novedades de personal (permiso, licencias, renuncia, viáticos, etc.)

Certificado de antecedentes fiscales, disciplinarios y judiciales.

Evaluación de Desempeño A continuación se presentan los cuadros de resumen de análisis de las 18 hojas de vida de objeto de revisión, por esta Contraloría De dicha revisión se concluye que el documento que más carece en las hojas de vida corresponde al Formato de Hoja de vida debidamente actualizado, como se muestra en la siguiente tabla:

Tabla 15Documentos no encontrados por Funcionario

ITEM NOMBRE FUNCIONARIO NUMERO DE DOCUMENTOS

PENDIENTES

1 ELKIN ALMONACID HERRERA 0

2 MARCO AURELIO APARICIO NEIRA 5

3 YURNEY DAZA LINARES 2

4 WILLAM CRUZ POVEDA 4

5 CARLOS ARTURO CHAVERRA HENAO 1

6 SONIA PATRICIA RODRIGUEZ GONZALEZ 2

7 CALIXTO CORTEZ VERA 2


_______________________________________________________________________________


33

8 MARTHA VIVIANA RODRIGUEZ PEDRAZA 1

9 LIDA ZAIRA PEREZ ROLDAN 1

10 ROSAURA SALDAÑA PLAZAS 3

11 MARTHA ALEIDA RODRIGUEZ GUERRERO 1

12 DORA MARITZA REAL SILVA 5

13 EDGAR AVELLA CHAPARRO 1

14 MANUEL ENRIQUE CAVIADES CARO 3

15 LUZ MARINA GARCIA M 1

16 JUAN MANUEL BONILLA 4

17 JULIETA MORENO FERNANADEZ 1

18 MARIA ADEINA CEGUA 1

TOTAL 38

Como se muestra en la tabla No16“Documentos no encontrados”, no se

encontraron en las respectivas carpetas de hojas de vida un total de 38 documentos. La carpeta con mayor número de documentos pendientes corresponde a los funcionarios: MARCO AURELIO APARICIO, y DORA MARITZA REAL SILVA, con 5 documentos faltantes en cada uno de los expedientes

Tabla 16Documentos no Encontrados Hojas De Vida

ITEM DOCUMENTO REVISADO NUMERO DE

DOCUMENTOS NO ENCONTRADOS

1 RESOLUCION DE NOMBRAMIENTO 0

2 ACTA DE POSESION 0

3 HOJA DE VIDA FUNCION PUBLICA 0

4 FORMATO DE DECLARACION DE RENTAS Y BIENES 2

5 FORMATOS DE HOJA DE VIDA DESACTUALIZADOS 17

6 AFILIACION A SALUD 0

7 AFILIACION A PENSIONES 0

8 AFILIACION RIESGOS PROFESIONALES 1

9 AFILIACION CAJAS DE COMPENSACION FAMILIAR 0

10 ACTOS ADMINISTRATIVOS DE LIQUIDACION DE VACACIONES 2

11 ACTO ADMINISTRATIVO DE LIQUIDACION CESANTIAS 3

12 ACTOS ADMINISTRATIVOS DE NOVEDADES (PERMISO, LICENCIAS, RENUNCIA, VIATICOS, ETC)

2

13 ANTECEDENTES FISCALES 5

14 ANTECEDENTES DISCIPLINARIOS 3

15 ANTECEDENTES JUDICIALES 3

16 EVALUACION DESEMPEÑO 0

TOTAL DE DOCUMENTOS FALTANTES 38

Fuente: Archivo Hojas de Vida


_______________________________________________________________________________


34

H 7 HOJAS DE VIDA

De la revisión de hojas de vida se concluye:

Expedientes de hojas de vida sin foliar

Documentación en desorden

Formatos sin actualizar

Mal estado de algunos de los documentos (doblados, con humedad y polvo)

Documentos sin firmar

La Contraloría Departamental, advierte que la inexistencia de los documentos señalados en las anteriores tablas observándose inobservancia a lo señalado en la Ley 190 de 2005, respecto del control sobre el reclutamiento de los Servidores Públicos. Por lo anterior, se configura un hallazgo de tipo administrativo.

NOMBRAMIENTO CARGO VACANTE

En el proceso auditor se pudo determinar el cargo Código 206, Grado 16 denominado “Líder de Recreación, Deporte, Cultura y Turismo de la entidad”, se encuentra vacante desde el 30 de mayo de 2012 sin mediar encargo alguno; lo cual indica inobservancia al artículo 34 del Decreto 1950 de 1973, el cual cita: “Cuando se

trata de vacancia temporal, el encargado de otro empleo solo podrá desempeñarlo durante el término de esta, y en el caso de definitiva hasta por el término de tres (3) meses, vencidos los cuales el empleo deberá ser provisto en forma definitiva. Al vencimiento del encargo, quien lo venía ejerciendo cesará automáticamente en el desempeño de las funciones de éste y recuperará la plenitud de las del empleo del cual es titular, si no lo estaba desempeñando

simultáneamente”. Situación que está incluida en hechos de una denuncia trasladada por Este ente de Control a la Procuraduría General de la Nación. 4.3.2 Liquidación de Nómina

Durante el proceso auditor, se encontró que la escala salarial de la Alcaldía de Villanueva para el periodo 2012,se fundamentó en el Acuerdo No. 015 del 30 de octubre de 2012, el cual autoriza un incremento salarial del 5.8% haciéndolo retroactivo desde el mes de enero de la citada vigencia, sin embargo, al revisar las nóminas se encontró que el pago se hizo efectivo en tiempo real a partir del mes de enero con un incremento del 6%, observándose con ello, que no obedeció a un pago retroactivo, toda vez que el Alcalde tomó la decisión, sin mediar acto administrativo que lo autorizara, inobservando lo señalado en el numeral 6 del artículo 313 de la Constitución Política. Cabe indicar que este hecho ya es objeto de investigación por parte de la Procuraduría General de la Nación.


_______________________________________________________________________________


35

De otra parte, se evidenció que la Administración Municipal, tomo las medidas pertinentes tendientes a recuperar el mayor valor girado por concepto de nómina, correspondiente a la diferencia del porcentaje autorizado por el Concejo Municipal respecto al efectivamente pagado. Con respecto a la vigencia 2013, se estableció que los pagos de nómina se ajustan, a lo señalado en el Acuerdo No. 014 del 31 de agosto de 2013. 4.3.3 Contratos de Prestación de Servicios Vigencia 2012

La Administración Municipal, durante la vigencia 2012, celebró un total de 50 Contratos de Prestación de Servicios, por un valor de $402.344.067, de los cuales el 60% obedecen actividades administrativas, resaltándose la Secretaría de Desarrollo Social, como la dependencia con mayor número de contratos suscritos, con un indicador del 34%, equivalentes a 17 contratos, seguido de la Secretaria de planeación con el 25%, como se aprecia en la siguiente gráfica:

Gráfico 10Comparativo Personal De Planta Vs Contratos Prestación de Servicios

Fuente. Oficina Talento Humano

0%

5%

10%

15%

20%

25%

30%

35%

40%

45% 41%

9%

17%

8% 9% 9% 6%

4%

26%

22%

6% 6%

34%

2%

PERSONAL DE PLANTA

CONTRATOS DE

PRESTACION DE

SERVICIOS


_______________________________________________________________________________


36

Tabla 17Comparativo Personal De Planta vs Contratos Prestación de Servicios Vigencia 2012

SECRETARIAS CONTRATOS DE PRESTACION DE

SERVICIOS

CONTRATOS DE PRESTACION DE

SERVICIOS (%)

PERSONAL DE PLANTA

PERSONAL DE PLANTA

(%)

Despacho 2 4% 26 41%

Planeación 13 25% 6 9%

General 11 22% 11 17%

Obras Publicas 3 6% 5 8%

Hacienda 3 6% 6 9%

Desarrollo Social 17 34% 6 9%

Ambiente y Desarrollo Económico

1 2% 4 6%

TOTAL 50 100% 64 100%


Vigencia 2013

Con respecto al 2013, la Administración Municipal, celebró un total de 115 Contratos de Prestación de Servicios, por un valor de $1.426.257.455, un 56% más que el año anterior, observando que el 42% de ellos obedecen al desarrollo de funciones netamente administrativas, así mismo, se identificó que se asignan contratos de manera consecutiva a un mismo contratista con objetos similares más de una vez durante el año. Se resalta para esta vigencia, la contratación suscrita con la Secretaria de Desarrollo Social con 62 contratos equivalente al 54%, seguido por la Secretaria General con un 22%; como se puede apreciar en la siguiente tabla:

Tabla 18Comparativo Personal de Planta Vs Contratos Prestación de Servicios vigencia 2013

SECRETARIA

CONTRATOS DE

PRESTACION DE SERVICIOS

CONTRATOS DE PRESTACION DE SERVICIOS (%)

PERSONAL DE PLANTA

PERSONAL DE PLANTA

(%)

Despacho 2 2% 20 31%

Planeación 19 17% 9 14%

General 22 19% 12 18%

Obras Publicas 4 3% 6 9%

Hacienda 6 5% 6 9%

Desarrollo Social 62 54% 8 12%

Ambiente y Desarrollo Económico

0 0% 4 6%

TOTAL 115 100% 65 100%


_______________________________________________________________________________


37


Gráfico 11Comparativo personal de planta vs Contratos Prestación de servicios vigencia 2013


Ahora bien, al efectuar comparativo preciso de las actividades contractuales respecto de las contempladas en el manual de funciones para algunos cargos, se determinaron similitud, en los siguientes contratos relacionados en las Tabla 19 y 20, así:

Tabla 19Comparación Objetos Contractuales Vs Funciones Administrativas (2012)

TEM SECRETARIA CONTRATO

No. CONTRATISTA OBJETO

VALOR DEL CONTRATO

FUNCIONES ADMINISTRATIVAS

(Manual de Funciones)

1 Secretaria de Planeación

10 MONICA

MILENA MUÑOZ

Prestación de servicios profesionales para la asistencia técnica en la elaboración y evaluación de proyectos de inversión en metodología general ajustada

$ 8.400.000

Asistir técnicamente a todas las dependencias que operen proyectos en la formulación de proyectos de inversión, utilizando las metodologías establecidas por el DNP.


15 NESTOR

HUMBERTO PERILLA


$ 11.200.000

Evaluar técnicamente los proyectos de inversión

radicados y registrados en el banco, (…).


17 JORGE LEDIN LEMUS PEREZ

Prestación de servicios profesionales para la estructuración de proyectos de inversión que requieren ser elaborados en metodología general ajustada

$ 8.400.000

Apoyar a la administración municipal en la formulación de proyectos de inversión de acuerdo a las ofertas de los programas nacionales, departamentales y de

0%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

31%

14% 18%

9% 9% 12%

6% 2%

17% 19%

3% 5%

54%

0%

PERSONAL DE PLANTA


_______________________________________________________________________________


38


20 MONICA

MILENA MUÑOZ


$ 5.600.000

cooperación”

5 Secretaria de

Desarrollo Social 17

JOSE DANILO VANEGAS

Mantenimiento a todo costo de la piscina semi olímpica del

municipio de Villanueva Casanare

$ 3.500.000

Realizar las actividades de

Aseo, limpieza y ornato de las dependencias o sedes de la Administración Municipal, en los horarios y periodicidad que le sea indicado

Ejecutar los trabajos de mantenimiento menores a las instalaciones o dependencias de la Administración Municipal

Ejecutar los trabajos de mantenimiento de las zonas Verdes o del entorno de las edificaciones o dependencias de la Administración Municipal.

6 Secretaria de


NELSON ENRIQUE GOMEZ

VILLAMIZAR

Realizar actividades con el apoyo a la supervisión del contrato de cooperación No. 013 del 2012, cuyo objeto es : “Brindar asistencia técnica primaria integral a los adultos mayores del nivel I y II del Sisben, o en condiciones de vulnerabilidad del Municipio de Villanueva, con el fin de mejorar su calidad de vida y disminuirla

$ 10.000.000

Realizar la interventoría y supervisión de los contratos derivados de los programas del sector, garantizando el cumplimiento de las metas de desarrollo

7 Secretaria de


NELSON ENRIQUE GOMEZ

VILLAMIZAR

Realizar actividades con el apoyo a la supervisión del convenio interadministrativo 002/2012, el cual tiene como objeto: “Realizar actividades de promoción de estilos de vida saludable para el control integral de factores de riesgos para la salud familiar y comunitaria en el Municipio de Villanueva.

$ 10.000.000

Fuente: Contraloría Departamental de Casanare

Tabla 20Comparación Objetos Contractuales Vs Funciones Administrativas

ITEM SECRETARIA CONTRATO

No. CONTRATISTA OBJETO

VALOR DEL CONTRATO

FUNCIONES ADMINISTRATIVAS (Manual

de Funciones)


6 MONICA MILENA

MUÑOZ P


$ 9.600.000

Asistir técnicamente a todas las dependencias que operen proyectos en la formulación de proyectos de inversión, utilizando las metodologías establecidas por el DNP.”

Evaluar técnicamente los proyectos de inversión

radicados y registrados en el banco, (…)”

Apoyar a la administración municipal en la formulación de proyectos de inversión de acuerdo a las ofertas de los programas nacionales, departamentales y de cooperación”


_______________________________________________________________________________


39


37 CLAUDIA PATRICIA

CORREA REYES

Servicio Webmaster para actualizar y mantener actualizado el sitio Web municipal y sus diferentes redes sociales como acción de integración de la gobernabilidad por parte de los actores municipales

$ 21.900.000

Administrar y alimentar la

página Web del municipio con la información de actividades programadas, proyectos en ejecución y cumplimientos de meta

.Dirigir y operar el programa de gobierno en línea, ejecutando todas las operaciones relacionadas con esta política

3 Secretaria de

Desarrollo Social

35

JHON ALEXANDER

LAGUNA RODRIGUEZ

Realizar mantenimiento general a las instalaciones de la piscina semi olímpica del Municipio de Villanueva, manteniéndola en óptimas condiciones de salubridad e higiene apta para prestar un buen servicio a la comunidad

Realizar las actividades de Aseo, limpieza y ornato de las dependencias o sedes de la Administración Municipal, en los horarios y periodicidad que le sea indicado

Ejecutar los trabajos de mantenimiento menores a las instalaciones o dependencias de la Administración Municipal

Ejecutar los trabajos de mantenimiento de las zonas Verdes o del entorno de las edificaciones o dependencias de la Administración Municipal.

4 Secretaria de

Hacienda 41

ZORAIDA VEGA MENDEZ

Prestar servicio como apoyo a la gestión documental generada en la Secretaria de Hacienda

$ 5.120.000

Planificar, manejar, organizar,

operar y controlar el subproceso de gestión documental; cumplimiento con las políticas y normas sobre archivo; garantizando las organización, sistematización, seguridad y disposición de la información documental de la administración municipal; y brindando la atención a los clientes internos y externos.

Fuente: Contraloría Departamental de Casanare

H 8 NOMINA PARALELA

Si bien es cierto, el Estatuto de Contratación permite celebrar contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión, estos aplican siempre y cuando las labores a desarrollar no sean propiamente públicas o administrativas; sin embargo, de acuerdo a lo expuesto en este capítulo, se concluye que la Administración Municipal celebró durante las dos vigencias auditadas, 165 Contratos de Prestación de Servicios (C.P.S.), resaltándose que el 47%, de los objetos contratados, obedecen a actividades que aparentemente son de naturaleza administrativa, incurriendo en riesgo de establecer verdaderas relaciones laborales y que por su permanencia se le denomina nóminas paralelas.

En consecuencia de lo anterior, este Ente de Control, insta a la Administración Municipal, a tomar las medidas administrativas pertinentes para que no se siga presentando esta clase de faltas; razón por la cual, configura un hallazgo administrativo. Viáticos


_______________________________________________________________________________


40

La Alcaldía Municipal, durante las vigencia 2012, efectuó pagos por concepto de viáticos por un monto de $75.248.211; mientras que en el 2013, su valor ascendió a $151.646.694, dejando ver un incremento aproximado del 50% de un año al otro; dichos viáticos se determinaron de conformidad con los señalado en los Decretos 1345 del 22 de Junio del 2012 y 1007 del 21 de mayo del 2013, expedidos por la Presidencia de la República y por los cuales se rige esta entidad, dado que no se observó acto administrativo interno de adopción. H 9 LEGALIZACIÓN VIÁTICOS

En el proceso auditor, determinó que la Administración Municipal, no tiene de manera documentada procedimientos relacionados con el reconocimiento y legalización de viáticos, lo cual evidencia falencias administrativas, en el sentido que no cuenta con parámetros de control interno que permitan verificar su cumplimiento.

Mediante pruebas de auditoría, se seleccionó una muestra de actos administrativos que otorgan comisiones de viáticos, correspondientes a las dos vigencias auditadas con el objeto de verificar los respectivos soportes de legalización, encontrándose, que los informes de comisión carecen de la suficiente información que dicho soporte administrativo, por consiguiente seconfigura un hallazgo administrativo.

4.3.4 Programas de Talento Humano

4.3.4.1 Plan de Bienestar Social e incentivos: La Alcaldía Municipal, para las vigencias 2012 y 2013, adoptó el Plan Anual de Bienestar Social e Incentivos, mediante Resoluciones No. 046 del 09 de Marzo del 2012 y 198 del 18 de abril del 2013, así mismo, formuló de manera integral el Plan de Bienestar Social, Capacitación e Incentivos y Salud Ocupacional para las citadas vigencias. Como resultado del proceso auditor, respecto a la formulación y ejecución del plan integral ,este Ente de Control determina las siguientes observaciones:

Programa de Bienestar Social

Para el diseño del programa de bienestar social, la entidad no efectuó estudio de las necesidades, con el fin de establecer prioridades y seleccionar alternativas, de ejecución tal como lo establece el artículo 25 del Decreto 1567 de 1998, como tampoco se dio observancia a los lineamientos del Departamento Administrativo de la Función Pública, determinadas como; tipo de proyecto, ubicación, beneficiarios, fases y prioridades, costos y ejecutor.


_______________________________________________________________________________


41

4.3.4.2 Programa de Plan de Formación y Capacitación

De acuerdo con las pruebas de auditoría, se determinó que la Administración Municipal, para efectos de la formulación y ejecución del plan de formación y capacitación no cumplió con la totalidad de las obligaciones contempladas en el artículo 11 del Decreto 1568 de 1998, que a su tenor dispone: a) Identificar las necesidades de capacitación, utilizando para ello instrumentos técnicos que

detecten las deficiencias colectivas e individuales, en función del logro de los objetivos institucionales; b) Formular, con la participación de la Comisión de Personal, el plan institucional de capacitación, siguiendo los lineamientos generales impartidos por el Gobierno Nacional y guardando la debida coherencia con el proceso de planeación institucional; c) Establecer un reglamento interno en el cual se fijen los criterios y las condiciones para acceder a los programas de capacitación; d) Incluir en el presupuesto los recursos suficientes para los planes y programas de

capacitación, de acuerdo con las normas aplicables en materia presupuestal;

e) Programar las actividades de capacitación y facilitar a los empleados su asistencia a las mismas; f) Establecer previamente, para efectos de contratar actividades de capacitación, las condiciones que éstas deberán satisfacer en cuanto a costos, contenidos, metodologías, objetivos, duración y criterios de evaluación; g) Llevar un archivo de la oferta de servicios de capacitación tanto de organismos públicos como de entes privados, en el cual se indiquen la razón social, las áreas temáticas que cubren, las metodologías que emplean, así como observaciones Evaluativas acerca de la calidad del servicio prestado a la entidad; h) Evaluar, con la participación de la Comisión de Personal, el impacto del plan de capacitación, adoptando y aplicando para ello instrumentos técnicos e involucrando a los empleados; i) Presentar los informes que soliciten el Departamento Administrativo de la Función Pública y la Escuela Superior de Administración Pública; j) Ejecutar sus planes y programas institucionales con el apoyo de sus recursos humanos o de otras entidades, de sus centros de capacitación o los del sector administrativo al cual pertenecen, de la Escuela Superior de Administración Pública o de establecimientos públicos o privados legalmente autorizados, o con personas naturales o jurídicas de reconocida idoneidad. La contratación se ceñirá las normas vigentes sobre la materia. k) Diseñar los programas de inducción y de re inducción a los cuales se refiere este decreto- Ley e impartirlos a sus empleados, siguiendo las orientaciones curriculares que imparta la Escuela Superior de Administración Pública bajo la orientación del Departamento Administrativo de la Función Pública.


_______________________________________________________________________________


42

4.3.4.3 Programa de Salud Ocupacional

De acuerdo con la revisión efectuada al cumplimiento legal en materia de Salud Ocupacional respecto de las vigencias auditadas, este Ente de Control concluye los siguientes aspectos:

En la visita auditoria, no se encontró un programa de Salud Ocupacional correspondiente a las vigencias auditadas de acuerdo con lo establecido, al Decreto 614 de 1984, Ley 1562 del 2012 y demás disposiciones legales.

No se evidencio el acto administrativo de conformación del Comité Paritario de Salud Ocupacional operante durante las dos vigencias.

No se evidencio el formato de Registro del Comité de Salud ocupacional ante el Ministerio de Protección Social.

La Administración solo presenta, un cronograma de actividades, para la vigencia 2013, sin ninguna clase de soporte en la ejecución de este.

H10 PLANES Y PROGRAMAS DE TALENTO HUMANO

En el anterior orden de ideas, este Ente de Control configura un hallazgo administrativo, para ser incluido en el plan de mejoramiento, con el fin que la entidad tome medidas, correctivas, relacionados con los procedimientos de formulación y elaboración de dichos planes, acatando lo señalado en la Ley 1562 del 2012, Decreto N° 1567 del 1998, Decreto 1227 del 2005 y demás disposiciones en esta materia.

H 11 ACTOS ADMINISTRATIVOS

En la revisión de una muestra de actos administrativos, se observó, que mediante la Resolución No. 198 del 18 de Abril del 2013, se adoptó el programa “Plan de Bienestar Social” y con el mismo consecutivo y fecha de Resolución, se dio, “POR LA

CUAL SE CONCEDE UNA COMISION Y SE ORDENA EL RECONOCIMIENTO Y PAGO DE

VIATICOS Y GASTOS DE TRANSPORTE A DOS FUNCIONARIAS”; denotando desorden administrativo que conlleva a cometer esta clase de errores que causan vicios a los actos administrativos, por tal razón, este Ente de Control, constituye un hallazgo de tipo administrativo.

4.3.5 Pago de Jornales

H 12HD1 HF1 PAGO DE JORNALES

Durante las vigencias 2012 y 2013 la Alcaldía de Villanueva, realizo pagos por valor total de $ 68.177.807 por concepto de Jornales de trabajo. En el proceso auditor, se evidencio como soporte los comprobantes de egreso y las correspondientes


_______________________________________________________________________________


43

certificaciones por parte de la oficina de Talento Humano, donde hace referencia a la actividad desempeñada para efecto de autorizar el desembolso de los dineros. Tal como se demuestra en las siguientes imágenes.

Sin embargo, se observó que no existe soporte o evidencia que demuestre, de una parte, la forma de vinculación del personal objeto del pago, dado que la única evidencia corresponde a los comprobantes de egreso, y de otra parte carece de evidencias válidas y suficientes de la ejecución del servicio contratado. Lo anteriormente expuesto se enmarca como un presunto daño patrimonial, toda vez, que el desembolso de este dinero no se encuentra justificado a través de acto administrativo que justifique la labor objeto del pago en cuanto a su contratación y


_______________________________________________________________________________


44

ejecución. En consecuencia lo anterior, se configura un hallazgo administrativo con presunto alcance disciplinario, y fiscal por el valor girado por concepto de pago de los Jornales de Trabajo correspondiente a $ 68.177.807. 4.3.6 Actos Administración de Delegación

H 13ACTOS ADMINISTRATIVOS DE DELEGACIÓN

Se profiere la Resolución No. 316 del 28 de Mayo del 2014, no cuenta con una debida coherencia entre el Considerando y el Resuelve teniendo que en cuenta uno de considerandos cita textualmente: “Que como consecuencia de lo anterior, se requiere la

designación de un alcalde en encargo, en aras de no entorpecer el normal funcionamiento de

la entidad”,sin embargo, en la parte resolutiva se encarga al Doctor Manuel Enrique Caviedes como Secretario de Despacho de la Secretaria de planeación para asistir al comité Departamental de justicia transicional en la ciudad de Yopal como delegado de Alcalde mas no se decide sobre el encargo de las funciones del mismo .Aunado a lo anterior el acto administrativo no cita con precisión por cuánto tiempo se separara el Alcalde de sus funciones. Por lo anterior este Ente de Control, encuentra inconsistencia y ambigüedad en el citado acto administrativo, por lo que, este Ente de Control, configura un hallazgo administrativo.

4.4 CONTROL INTERNO

Para efectos de la evaluación efectuada por este Ente de Control al Sistema de Control Interno, además de lo enunciado para el proceso de talento humano, se focalizo al componente de evaluación establecido en el Decreto 1599 de 2005, en el cual la oficina de Control Interno o quien haga sus veces cumple un papel fundamental. H 14 INFORMES DE CONTROL INTERNO Cabe precisar que la matriz de evaluación del Modelo Estándar de Control Interno - MECI de acuerdo con los lineamientos del Departamento Administrativo de la Función Pública, no fue reportada a la Plataforma SIA, a esta solicitud, la entidad expuso el Informe de Control Interno Contable, siendo este documento de otra naturaleza. De otra parte al indagar sobre la presentación de los demás informes de orden legal a que están obligados los Jefes de Control Interno, el profesional de apoyo contratado, suministro la siguiente información de la que se concluye que tan solo realizó lo pertinente a un informe de los 11 indagados, sin embargo en el informe de réplica se presentaron soportes de elaboración de ocho (8) informes como se muestra en la


_______________________________________________________________________________


45

siguiente tabla. Sin embargo, se señala que su publicación no fue oportuna, razón por la cual se configura un hallazgo administrativo.

Tabla 21 Relación de Informes presentados por la Oficina de Control Interno

Fuente Informe De Replica

Con respecto a la designación del Jefe de Control Interno, en la visita de auditoría, se evidencio, que desde el 19 de febrero del 2013, se encuentra vacante el cargo de

SI NO

1

Informe Ejecutivo Anual,

sobre el avance del

Sistema de Control Interno

de cada vigencia

Certificación por parte del DAFP de la

presentación de los informes de las vigencias

2012 y 2013

X

17/02/2013 Vigencia 2012 y 27/02/2014

vigencia 2013 en la plataforma del

DAFP.

2Informe Austeridad en el

GastoX

3Informe Control Interno

Contable

Evaluación e informe de Informe de Control

Interno Contable periodo 2013 y el Informe de

Control Interno Contable de la vigencia 2013 de

fecha febrero de 2014.

X

20/02/2013 Vigencia 2012 Y 13/02/2014

Vigencia 2013 en la página de la

Contaduría General de la Nación. Y el

informe de Control Interno Contable

publicado el 21/05/2014 Vigencia 2013

en la página del Municipio.

4

Informe de evaluación

Institucional por

dependencias

X

5

Informe pormenorizado del

estado del Sistema de

Control Interno

Informe pormenorizado con corte al 29 de

febrero de 2012 y el Informe pormenorizado con

corte a 21 de agosto de 2012. Y para la vigencia

2013 se realizó el informe pormenorizado de

fecha 30 de diciembre de 2013.

x

6Informe sobre las quejas,

sugerencias y reclamos.

En la página web del Municipio, existe el enlace

de las PQR (peticiones, quejas y reclamos) el

cual está a disposición de toda la población y

los entes de control, es este el medio por el

cual toda la comunidad puede solicitar sus

peticiones o expresar sus quejas o reclamo.

X

Se encuentra publicado en la página

web del Municipio de Villanueva,

Casanare.

7

Seguimiento al plan

anticorrupción y atención

al ciudadano

Matriz de Seguimiento con corte a Octubre de

2013X 16/10/2013 en la página del Municipio

8

Seguimiento avances de

los planes de

mejoramiento

X

9Informe sobre posibles

actos de corrupción.

Matriz de Seguimiento con corte a Octubre de

2013 X 16/10/2013 en la página del Municipio

10

Seguimiento a la Relación

de Acreencias a favor de la

entidad, Pendientes de

Pago

La administración cuenta con los balances de

acreencias pendientes de pago de la vigencia

2012 y 2013, las cuales al cierre de cada

vigencia se realizan.

X No se publicaron

11

Seguimiento a los

contratos colgados en la

plataforma del SECOP.

La administración cumplidamente reporta cada

proceso contractual al portal de contratación

SECOP, como se puede observaren este

mismo.

X

Se publica cada proceso en su tiempo

pertinente como se puede observar en

el portal SECOP.

ITEM INFORME SOPORTE

EJECU

TADO FECHA DE PUBLICACION


_______________________________________________________________________________


46

Asesor de Control Interno, y a la fecha de la auditoría, el Secretario de Despacho, de la Secretaria General, ha asumido, las funciones del cargo, como se manifiesta, en el oficio TH-2014-040, del 03 de julio del 2014, sin mediar, algún acto administrativo que lo formalice, por lo que Esta Contraloría advierte sobre dar observancia al artículo 8 de la Ley 1474 de 2011. La Administración Municipal, en vista de la ausencia del funcionario para desempeñar labores de Asesor de Control Interno, realizo un proceso de convocatoria pública para el cargo, y a la fecha de la visita de auditoría, el proceso no había sido finiquitado, en razón a que los postulantes no allegaron los documentos de acreditación de la experiencia, situación que genera incertidumbre respecto a la legalidad del proceso observándose falencias en los procedimientos administrativos; por lo tanto, este de control exhorta a la Administración Municipal a tomar las medidas pertinentes.

H 15 ROLES DE LA OFICINA DE CONTROL INTERNO

Siendo la oficina de Control Interno el componente fundamental dentro del proceso de evaluación del Sistema de Control Interno, se concluye que la Administración Municipal ,ha hecho caso omiso, en aplicación, de los roles a desempeñar por parte del Asesor de esta oficina o quien haga sus veces, de acuerdo a los señalado por el Departamento Administrativo de la Función Pública, (DAFP), encontrando lo siguiente:

1. Administración del Riesgo: No se evidencio que la Alcaldía Municipal, contara con una política clara, que permitiera mitigar el riesgo de los recursos con los que cuenta la entidad, de tal forma, que conlleve a lograr de la manera más eficiente el cumplimiento de sus objetivos de la entidad.

2. Acompañamiento y Asesoría: De acuerdo a la visita de auditoría, este Ente de Control, concluye que no existe un adecuado acompañamiento y asesoría, observándose falencias de tipo administrativo, que deben ser del resorte, de la oficina de control interno de la entidad, lo que deja ver claramente, falta de identificación de necesidades y el planteamiento de las posibles soluciones del caso.

3. Evaluación De Seguimiento: En los procesos revisados en la visita de auditoría a

esta entidad, se evidencio falta de evaluación, dado quela entidad no contó con un plan de auditorías, al igual no se suscribieron planes de mejoramiento internos que permitan tomar acciones correctivas y de mejora a sus procesos administrativos.

4. Fomento de la cultura de auto control: La entidad, no cuenta con el manejo apropiado de controles, que vayan de la mano, con cada una de las dependencias de la entidad, con el fin, de dar una mejora al proceso evolutivo de la entidad.


http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=43292#8

_______________________________________________________________________________


47

5. Relación entes Externos: En este último rol, se observó, que no fue directamente la oficina de Control Interno, ni el profesional de apoyo contratado, para esta oficina quien llevo a cabo, el enlace para el desarrollo de la presente auditoria; siendo, esta oficina facilitadora de los requerimientos solicitados por los organismos de control.

Lo anterior, deja ver el riesgo de incumplimiento de los parámetros establecidos por el Departamento Administrativo de la Función Pública (DAFP), para el buen desarrollo de las funciones que debe ejercer el Asesor de Control Interno o quien haga sus veces, para el logro de sus objetivos institucionales. Por tal razón, este ente de control, insta a la Administración Municipal, a tomar las medidas pertinentes, a las que diera lugar; por tal razón, se enmarca un hallazgo administrativo.

4.5 SENTENCIAS JUDICIALES De acuerdo a la información solicitada a la Alcaldía con respecto al estado de las sentencias judiciales, el Doctor Fabián Eugenio Jaramillo Lopera quien representa al Municipio de Villanueva, presenta respuesta presentada en la que se refiere a 6 demandas judiciales, las cualesse relacionan a continuación: 1. JUZGADO PRIMERO ADMINISTRATIVO, Nulidad y Restablecimiento del

Derecho No. 2012-0082 de CARMEN ROSA TORRES RAMOS contra el Municipio de Villanueva.

2. JUZGADO PRIMERO ADMINISTRATIVO, Nulidad y Restablecimiento del Derecho No. 2012-0094 de NANCY YARLENE DIAZ ZAMORA contra el Municipio de Villanueva.

3. JUZGADO PRIMERO ADMINISTRATIVO, Nulidad y Restablecimiento del

Derecho No. 2012-0112 de HUGO ANTONIO LOPEZ GUEVARA contra el Municipio de Villanueva.

4. TRIBUNAL ADMINISTRATIVO DE CASANARE, Acción popular No. 2012-212 de

CARLOS ANTONIO MONDRAGON, contra el Ministerio de Ambiente y otros. 5. JUZGADO PRIMERO ADMINISTRATIVO, Reparación Directa No. 2012-129, LUZ

MIRIAN RESTREPO MARIN y otros contra la Rama Judicial y otros (Municipio de

Villanueva).

6. JUZGADO PROMISCUO DEL CIRCUITO de Monterrey Casanare, demanda de

pertenencia de vivienda de interés social No. 2013-20, de ARIEL LOZANO

SIACHOQUE, contra el Municipio de Villanueva Casanare.

En consecuencia, las dos (2) primeras sentencias relacionadas anteriormente, fueron falladas en primera instancia, con fallo absolutorio a favor del Municipio, los demás


_______________________________________________________________________________


48

procesos aún se encuentran en diferentes estados a nivel de los juzgados administrativos y tribunal correspondiente. Como quiera que las demandas aúnno presentan fallo, por ahora no son susceptibles de acciones de repetición ni de reparación directa, dado que no se conoce, si serán con fallo condenatorio o absolutorio. Sin embargo, de acuerdo a la información suministrada, existen dos (2) sentencias judiciales que fueron canceladas, las cuales se encuentran relacionadas presupuestalmente, por lo que este Ente de Control advierte a la Administración Municipal a presentar las acciones de repetición correspondientes ya que se encuentran enmarcadas dentro de los tiempos que determina la Ley 678 de 2001.

4.6 ALMACEN

Al verificar de manera aleatoria el consecutivo de altas y bajas de Almacén, firmas del responsable y quien recibe, fecha, se observa que se encuentra debidamente diligenciado con sus correspondientes contratos de compraventa de los elementos ingresados al Almacén Municipal, así mismo debidamente archivado. De otra parte, se observó que existe un procedimiento de Paz y Salvo para la entrega del inventario por parte de funcionarios salientes. H 16 ADMINISTRACION DE RECURSOS FISICOS De acuerdo a pruebas de auditoría practicadas por el equipo auditor al área de Almacén, se determinaron los siguientes aspectos:

Los elementos de la Administración Municipal no se encuentran paqueteados, además en el momento de la visita de auditoría, no se observó ningún elemento individualizado para su correspondiente registro y control.

Se observó, que el Almacén Municipal, lleva un control y seguimiento a los elementos objeto de perdida, toda vez, que se encontró un registro de denuncias por situaciones presentadas de elementos desaparecidos a nombre del Municipio.

No se tiene establecido un sistema de almacenamiento y conservación de los estudios y diseños contratados por la Alcaldía Municipal, estos son trasladados a las dependencias según su objeto.

Se tiene establecido un comité de baja de inservibles para el remate de los elementos obsoletos, sin embargo, al momento de la visita de auditoría la Alcaldía Municipal se encuentra en el proceso de remate de algunos bienes.

La entidad no tiene control de los bienes entregados y recibidos en comodato, no se evidencio relación de los mismos.


_______________________________________________________________________________


49

La administración se encuentra en encuentra en proceso de actualización delos inventarios, dado que el último se realizó en el año 2012.

De acuerdo a lo expuesto anteriormente, se configura un hallazgo administrativo a fin de que la Administración Municipal,tome las medidas pertinentes que conlleven al mejor desempeño y funcionalidad en los procesos para el manejo de Almacén y conservación de sus Inventarios. 4.7 GESTION DOCUMENTAL Se realizó visita almacén para verificar las instalaciones y el almacenamiento de toda la documentación que maneja la Alcaldía de Villanueva, como se puede apreciar en el siguiente registro fotográfico:


_______________________________________________________________________________


50

H 17ADMINISTRACION DE ARCHIVO

De acuerdo a la inspección ocular realizada al archivo de la entidad, se observó lo siguiente: La Alcaldía de Villanueva no cuenta con un Comité de archivo adoptado por acto administrativo, para definir políticas, programa de trabajo y toma de decisiones de acuerdo a lo establecido en el artículo 19 del Reglamento general de archivos. La entidad no cuenta con tablas de retención documental según lo establece el artículo 24 Ley 594 de 2000, de tal forma que permitan la organización de todos los documentos y su correspondiente registro para consulta interna. En cuanto a los documentos de las historias laborales, no se evidencian identificados ni colocados en carpetas individuales. No se observó un programa de gestión documental definido a través de una base de datos para la identificación de los documentos que reposan en los archivos. Como se observa en el registro fotográfico, las instalaciones destinadas para el funcionamiento del archivo, no cumplen con las condiciones de almacenamiento, medio ambiental, y de seguridad, los documentos no se encuentran debidamente legajados en carpetas, foliados, y en un orden consecutivo guardado en cajas. Por lo anterior, se concluye que la Alcaldía no tiene control y seguimiento a las actividades de gestión documental, tal como lo establece la Ley 594 de 2000, en consecuencia se configura un hallazgo administrativo 4.8 PROCESO CONTRACTUAL De acuerdo con la información reportada para las vigencias 2012 y 2013, a través del Sistema Integral de Auditorias SIA, por la Administración Municipal de Villanueva, en ejercicio del control posterior y selectivo, basados en los procedimientos señalados en la Resolución No. 386 de 2011, “Por la cual se adopta la tercera versión del Proceso

Auditor para la Contraloría Departamental de Casanare”,se tomó una muestra aleatoria con el fin de evaluar su ejecución Para efectos de la evaluación de la gestión contractual de la vigencia 2012 se tomó una muestra de 19 contratos que ascienden a $1.369.189.863, equivalentes al 82% de los recursos propios, como se refleja en la siguiente tabla:


_______________________________________________________________________________


51

Tabla 22 Muestra de Contratos Auditados Vigencia 2012

Para efectos de la evaluación de la gestión contractual de la vigencia 2013, se tomó una muestra de 16 contratos que asciende a $2.862.066.662, equivalentes al 84% de los recursos propios, como se refleja en la siguiente tabla:

Tabla 23 Muestra de Contratos Auditados Vigencia 2013

De acuerdo a las pruebas de auditoría practicadas por el equipo auditor y a los soportes de los diferentes procesos contratuales auditados, a continuación se presentan los contratos que como resultado de dichas pruebas y análisis realizados, dieron origen a la existencia de hallazgos de tipo administrativo, con presunta incidencia disciplinaria y/o fiscal, así:

CLASE DE CONTRATONO

CONTRATOS

VALOR

CONTRATOS

VALOR

FINANCIACIÓN

RECURSOS

PROPIOS

CONTRATOS

AUDITADOS

VALOR

CONTRATOS

% AUDITADO VS

RECURSOS

PROPIOS

CONTRATO DE PRESTACION DE

SERVICIOS Y DE APOYO A LA GESTION93 1,222,821,095. 415,759,207 10 122,290,000

CONVENIOS DE COOPERACION 18 1,826,124,434. 466,300,928 1 513,800,000

CONSULTORIA 3 42,740,000 42,888,680 2 130,660,000

OBRA 12 887,920,9910 406,124,203 5 549,439,863

SUMINISTRO 22 424,164,430 360,262,643 1 80,000,000

ARRENDAMIENTOS 2 12,908,300 1,700,300.00 0

TOTAL 150 17,665,718,163 1,693,035,9610 19 1,396,189,863

82%

CLASE DE CONTRATO NO

CONTRATOS

VALOR

CONTRATADO

VALOR

FINANCIACIÓ

N RECURSOS

PROPIOS

CONTRATOS

AUDITADOS

VALOR

CONTRATOS

AUDITADOS

% CONTRATOS

AUDITADOS VS

RECURSOS

PROPIOS

CONTRATO DE PRESTACION DE

SERVICIO Y DE APOYO A LA GESTION192 3,031,402,286 1,411,063,255 8 762,133,625

CONTRATOS DE TRANSPORTE 3 32,139,600 15,180,400 0 0

CONVENIOS DE COOPERACION 3 320,434,311 4,200,000 3 1,270,947,412

CONSULTORIA 11 1,242,986,521 77,599,700 0 0

OTROS 8 2,070,664,412 560,570,365 0 0

INTERVENTORIAS 2 100,673,539 107,455,521 0 0

OBRA 12 3,171,949,519 105,826,255 2 788,825,125

SUMINISTRO 28 1,546,633,426 885,258,274 3 40,160,500

TOTAL 260 12,533,845,484 3,378,425,170 16 2,862,066,662

84.72%


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CONTRATO Nº 013/28 DE SEPTIEMBRE DE 2012

CLASE: CONVENIO

OBJETO: BRINDAR ASISTENCIA PRIMARIA INTEGRAL ALOS ADULTOS MAYORES DEL NIVEL 1Y2 DEL SISBEN O EN CONDICIONES DE VULNERABILIDAD DEL MUNICIPIO DE VILLANUEVA CON EL FIN DE MEJORAR SU CALIDAD DE VIDA Y DISMINUIR LAS CONDICIONES DE RIESGO.

CONTRATISTA: CORPORACION ALIANZA TIERRA

VALOR: $513.700.000

PLAZO: TRES(3) MESES

OBSERVACIONES

H 18 HD2 FALENCIAS DE PLANEACION De acuerdo a los soportes hallados en el expediente contractual, se observó que la suscripción del convenio surgió a iniciativa de la entidad cooperante, como programa autónomo de esta, sin embargo, este ente de Control llama la atención al respecto, ya que precisamente estos fundamentos no fueron planteados en el estudio previo, siendo este documento fundamental de la fase de planeación contractual. El soporte económico planteado en los estudios previos que sustenta el presupuesto oficial, describe actividades cuyo asignación del costo se efectúa de forma global, sin que se determine las características y valor de cada uno de los elementos a suministrar para el caso de los paquete nutricionales, kit de aseo y kit de dormitorio. El estudio de mercado se soporta en cotizaciones presentadas por otras entidades sin ánimo de lucro, determinadas de forma general, sin especificaciones técnicas ni valores unitarios asignados a cada variable de ejecución determinada en el estudio previo. Por otra parte, esta Contraloría, resalta el hecho que los recursos ejecutados con este convenio se efectuó en los últimos tres (3) meses de la vigencia y corresponden al 148% de lo recaudado por concepto de Estampilla pro Adulto mayor, durante la vigencia 2012, lo cual pone en evidencia una falta de planeación e inconsistencia en la ejecución del programa, pues denota de parte de la Administración Municipal, el afán de comprometer los recursos, sin tener en cuenta la eficiente y eficaz inversión de los mismos y lo que es más importante, el cumplimiento del objetivo del programa que es garantizar la atención permanente de los adultos mayores. Al analizar las actividades a desarrollar a través del convenio, se observa que las mismas en un 100% fueron subcontratadas, situación que deja en entredicho la idoneidad del contratista. Una palpable situación que deja en entredicho la capacidad del contratista, es la contratación la de los denominados “servicios de salud integral” pues en el expediente


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contractual, no se encontró soporte documental alguno que permita establecer si el contratista se encontraba debidamente inscrito en el Registro Especial de Prestadores de Servicios de Salud, conforme a lo señalado en el artículo 26 del Decreto 1011 de 2006 y el párrafo 4 del artículo 10 de la Resolución No. 1043/2006, requisito esencial para su contratación. Para corroborar este aspecto, este Ente de Control consultó en la página web del Ministerio de Protección Social en el link “Registro de Prestadores” encontrando que la Empresa contratista no registra servicio alguno. Cabe precisar que los servicios de salud integral, pese a que fueron subcontratados, es la Empresa contratista la directamente responsable. En el anterior orden de ideas, se concluye incumplimiento al contenido de los elementos mínimos que deben contener los estudios previos como se indica en el numeral 2.111 del Decreto 734 de 2012, al igual falencias en la aplicación del principio de planeación y como manifestación del principio de economía, por consiguiente se configura un hallazgo administrativo con presunto alcance disciplinario.

ACTIVIDADES DE EJECUCION De acuerdo a las actividades contratadas en el convenio objeto de análisis, a continuación se exponen las observaciones sujetas a presuntos hallazgos, en el proceso auditor: Actividad 4.2.1.12 Paquetes nutricionales Una de las actividades previstas para la ejecución del convenio según el estudio previo era la de suministrar 600 paquetes nutricionales, sin embargo, el costo de los paquetes nutricionales se planteo de forma global por valor de $150.000 cada uno, y sin describir los productos que lo conforman. A efectos de determinar la existencia o no de un posible sobrecosto, la Contraloría Departamental, realizó estudio de mercado local a través de tres cotizaciones, a los siguientes establecimientos del Municipio de Villanueva: “Tienda Universal y/o Rodrigo Alexia Alarcón, Tienda San Isidro y/o Luis German Ramirez” y Auto Servicio Optimus. La cotización obedece exactamente a los productos que conforman el paquete nutricional según los estudios previos. Para la determinación del costo del paquete nutricional, se tomó como referencia la cotización con mayor valor que corresponde a la del AUTO SERVICIO OPTIMUS la cual detalla un costo de $74.900 A continuación se Establece comparativo de las cotizaciones solicitadas:


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Para efectos de estimar el valor de mercado, se incluyó como mayor valor del paquete costos adicionales por concepto de embalaje, empaque y personal de apoyo de entrega, transporte, que fueron sustentados en el informe de réplica, determinándose un valor de referencia objetivo, que al confrontarlo con el valor contratado, se estableció un presunto sobrecosto en esta actividad y por ende un presunto hallazgo fiscal por valor de $31.789.200, como se ilustra en la siguiente tabla:

COTIZACION

AUTOSERVICIO

OPTIMUS

TIENDA SAN

ISIDRO

TIENDA LA

UNIVERSAL

PRODUCTO UNIDAD MARCA CANT VALOR TOTAL VALOR TOTAL

VALOR

TOTAL

ARROZ LB CASANARE 4 4,600.00 5,000.0 5,400.0

SPAGUETIS LB LA NIEVE 2 2,400.00 2,800.0 3,200.0

PASTA PARA SOPA LB LA NIVE 2 2,400.00 2,800.0 3,200.0

FRIJOL LB SU DESPENSA 2 4,000.00 6,400.0 6,400.0

LENTEJA FORTIFICADA LB SU DESPENSA 3 3,450.00 3,750.0 3,600.0

ALVERJA VERDE LB GRANOS GIRARDOT 2 2,300.00 2,600.0 2,000.0

AITE BOTELLA Frasco 1000cc EL PURISIMO 1 4,200.00 4,400.0 4,800.0

SALCHICHA RES Lata 150 Gr LA RONDA 2 4,300.00 3,800.0 4,000.0

ATUN EN AGUA Lata 175 Gr LA SOBERANA 2 4,800.00 5,900.0 5,400.0

PANELAS TRAPICHE SAN DIEGO 4 14,000.00 4,800.0 2,400.0

LECHE EN POLVO ENTERA Lata 900 Gr KLIM 1 21,850.00 15,850.0 15,000.0

BOCADILLO BARRA UNIDAD LONJA VELEÑO 1 1,000.00 1,200.0 1,300.0

GALLETAS Paquete 18 UnidMuuu 1 2,200.00 1,900.0 1,800.0

CHOCOLATE Lb Regional 1 3,400.00 3,400.0 2,000.0

TOTAL ANTES DE IMPUESTOS 74,900.00 64,600.0 60,500.0


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Tabla 24 Estudio de mercado Paquetes Nutricionales.

Actividad 4.3 Actividades de Capacitación De acuerdo con el estudio previo, esta actividad consistía en garantizar dos (2) capacitaciones con duración mínima de 30 horas, cuyos temas planteados fueron: Filigrana, Artesanías en porcelanicron, artesanías en fommy y elaboración de accesorios en material reciclado, sin embargo, según los soportes de ejecución, se evidenció que los talleres fueron dictados únicamente en fommy y filigrana, se señala además que en el estudio previo, los ítems de las actividades de capacitación, fueron planteadas con valores globalizados.

PRODUCTO UNIDAD MARCA VT UNITARIO CANT VALOR TOTAL

ARROZ LB CASANARE 1150 4 4,600

SPAGUETIS LB LA NIEVE 1200 2 2,400

PASTA PARA SOPA LB LA NIVE 1200 2 2,400

FRIJOL LB SU DESPENSA 2000 2 4,000

LENTEJA FORTIFICADA LB SU DESPENSA 1150 3 3,450

ALVERJA VERDE LB GRANOS GIRARDOT 1150 2 2,300

AITE BOTELLA Frasco 1000cc EL PURISIMO 4200 1 4,200

SALCHICHA RES Lata 150 Gr LA RONDA 2150 2 4,300

ATUN EN AGUA Lata 175 Gr LA SOBERANA 2400 2 4,800

PANELAS TRAPICHE SAN DIEGO 3500 4 14,000

LECHE EN POLVO ENTERALata 900 Gr KLIM 21850 1 21,850

BOCADILLO BARRA UNIDAD LONJA VELEÑO 1000 1 1,000

GALLETAS Paquete 18 Unid Muuu 2200 1 2,200

CHOCOLATE Lb Regional 3400 1 3,400

74,900

Pro cultura 749

Pro deporte 0.5% 374.5

Pro anciano 2,996

Otros 1,498

TOTAL 5,618

80,518

COSTO TOTAL ESTUDIO DE MERCADO 48,310,800

COSTO ADICIONAL SEGÚN REPLICA (Suma Embalaje, personal de Entrega y Gastos de Transporte) 9,900,000

DE EMBALAJE Y EMPAQUE (Según Replica Alcaldia) 900,000

PERSONAL DE APOYO DE ENTREGA 2,400,000

TRANSPORTE 173 entregas 3 (costo según replica) 6,600,000

58,210,800

90,000,000

31,789,200

TOTAL COSTO PAQUETE NUTRICIONALES CONTRATADO

TOTAL ANTES DE IMPUESTOS

costos adicionales

COTIZACION OPTIMUS

2.5%

5.0%

COSTO UNITARIO PAQUETE NUTRICIONAL SEGÚN ESTUDIO DE MERCADO CDC

TOTAL COSTO PAQUETE NUTRICIONAL SEGÚN CDC

TOTAL SOBRECOSTO (600 PAQUETES)

600 PAQUETES

1.0%

0.5%

4.0%


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No obstante lo anterior, en el informe de réplica la Administración Municipal discrimino los costos de la actividad como se enuncian en los siguientes cuadros: ESPECIFICACION Y COSTOS CAPACITACION I FILIGRANA

MATERIAL PARA CAPACITACION FILIGRANA

DESCRIPCION CANTIDAD VALOR UNITARIO VALOR TOTAL

Una (1) tijera plana 40 3.300,00 132.000,00

Una (1) tijera zic-zac 40 4.200,00 168.000,00

Dos (02) estilites de filigrana 40 11.000,00 440.000,00

Una (01) tijera de corte decorativo 40 4.250,00 170.000,00

Tres (03) paquetes de papel filigrana de 2 mm 40 8.000,00 320.000,00



Un (01) paquete de papel filigrana de 6 mm 40 6.000,00 240.000,00

Un (01) paquete de papel filigrana de 12 mm 40 7.000,00 280.000,00

Un (1) paquete de papel Bond 40 2.500,00 100.000,00

Un (1) paquete de papel silvestre 40 4.000,00 160.000,00

Un (1) paquete de papel tranzado 40 4.000,00 160.000,00

Un (1) paquete de papel Corrugado 40 4.000,00 160.000,00

Un (1) octavo de papel de angel 40 1.200,00 48.000,00

Tres (03) pliegos de papel craff 40 2.200,00 88.000,00

Un (1) pegante líquido de 245 gramos 40 3.000,00 120.000,00

Cajas de cartón 40 1.500,00 60.000,00

frascos de plástico 40 1.000,00 40.000,00

Papel periódico 40 350,00 14.000,00

Papel craff 40 2.200,00 88.000,00

VALOR TOTAL MATERIAL 3.668.000,00

LOGISTICA PARA CAPACITACION


Capacitadora 1 3.800.000,00 3.800.000,00

Auxiliar de capacitación 2 1.200.000,00 2.400.000,00

Alquiler de mesas 14 2.300,00 193.200,00

Alquiler de sillas 40 1.000,00 240.000,00

Caja de guantes 6 5.519,00 33.114,00

REFRIGERIOS (diez días) 400 4.100,00 1.640.000,00

Hidratación: agua en bolsa (diez dias) 800 400,00 320.000,00


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Otros gastos, papelería, fotocopias, impresiones 1 251.000,00 251.000,00

Exhibición de artesanías en encuentro Intergeneracional(Alquiler de carpa, mesas, silla) 1 230.000,00 230.000,00

TOTAL LOGISTICA 9.107.314,00

SUBTOTAL CAPACITACION 12.775.314,00

IMPUESTOS

PROCULTURA, PRO DEPORTES, ADULTO MAYOR 5,5 702.642

RETENCION POR SERVICIOS 4 511.013

OTROS 4 511.013

TOTAL IMPUESTOS 13,5 1.724.667

SUBTOTAL 14.499.981

AJUSTE 19

TOTAL CAPACITACIONES 14.500.000

Fuente: Informe de Replica

CAPACITACION II FOMMY

MATERIAL PARA CAPACITACION FOAMY


Lamina Fommy 4 mm 40 6.500,00 260.000,00

Laminas 2 mm 40 3.500,00 140.000,00

lamina corcho de 15 x 10 cms 40 3.000,00 120.000,00

vinilos y tizas 40 7.500,00 300.000,00

pega Fommy 40 5.000,00 200.000,00

cenefa marca Fommy 40 3.000,00 120.000,00

Algodón siliconado 40 6.500,00 260.000,00

Tabla de balso de 10 cm de ancho 40 6.000,00 240.000,00

lamina de espuma Fommy 4 mm 40 24.000,00 960.000,00

Paquete de tiras 40 7.000,00 280.000,00

Pintura Metalizada 40 3.500,00 140.000,00

Piedras 40 3.000,00 120.000,00

VALOR TOTAL MATERIAL 3.140.000,00



Capacitadora 1 3.800.000,00 3.800.000,00




Caja de guantes 6 5.519,00 33.114,00


Hidratación: agua en bolsa (diez días) 800 400,00 320.000,00


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Transporte a veredas durante 10 días 1 750.000,00 750.000,00


SUBTOTAL CAPACITACION 12.775.314,00

IMPUESTOS

PROCULTURA, PRO DEPORTES, ADULTO MAYOR 5,5 702.642

RETENCION POR SERVICIOS 4 511.013

OTROS 4 511.013

TOTAL IMPUESTOS 13,5 1.724.667

SUBTOTAL 14.499.981

AJUSTE 19

TOTAL CAPACITACIONES 14.500.000

Fuente: Informe de Replica


DESCRIPCION CANTIDAD VALOR

UNITARIO VALOR TOTAL

Capacitadora 1 3.800.000,00 3.800.000,00




Caja de guantes 6 5.519,00 33.114,00


Hidratación: agua en bolsa (diez días) 800 400,00 320.000,00


Transporte a veredas durante 10 días 1 750.000,00 750.000,00


De acuerdo a lo anterior, la Contraloría Departamental realizó estudio de mercado en lo concerniente al taller de Fommy, para lo cual tomó como referente la cotización solicitada al Establecimiento Comercial “Talleres Rosi”, con las características determinadas en estudio previo ,realizando un comparativo de los precios y así determinar un parámetro objetivo. En cuanto al taller de Filigrana, la Contraloría, establece los costos tomando los determinados por la Administración Municipal en su escrito de réplica, incluyendo entre estos los costos de la capacitadora, el auxiliar de capacitación, el material y la hidratación suministrada a los participantes.


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Respecto a los costos adicionales que aducen en la réplica, este Ente de Control, no encuentra justificados los demás costos relacionados con la logística para la capacitación, en razón a lo siguiente:

No se evidenció soporte técnico y económico de los gastos por concepto de

alquiler de sillas y mesas. El estudio Previo no precisó las variables que determinaran “el todo costo de la

actividad”. Los costos de refrigerios y transporte fueron contratados en otro ítem

independiente en el contrato. Inexistencia de la ejecución económica de los componentes de logística

relacionados en la réplica. Los otros gastos de papelería, fotocopias, e impresiones, no presentan

justificación técnica ni económicamente en ejecución de esta actividad. El registro fotográfico, no presenta información mínima requerida para ser

considerada como evidencia plena de ejecución recursos, tales como fecha de la fotografía, lugar y descripción de esta.

En conclusión, de acuerdo al análisis efectuado por la Contraloría Departamental para esta actividad, conllevó a la determinación de un presunto sobrecosto por valor de $11.812.900, por lo que se configura en un presunto hallazgo fiscal, como se expone en la siguiente tabla:

Tabla 25 Estudio de mercado – Talleres

CONCEPTO

VALOR

UNITARIO

VALOR

TOTAL

CAPACITADORADOS (2) TALLERES (30) Horas (40 personas)

TALLER DE FOMY Y FILIGRANA SEGÚN COTIZACION 3,800,000 7,600,000

AUXILIAR DE CAPACITADORA (2) (COSTO SEGÚN REPLICA) 1,200,000 2,400,000

COSTO MATERIAL FOMY (SEGÚN ESTUDIO DE MERACADO

CONTRALORIA)

($50.000*40

PERSONAS) 2,000,000

MATERIAL FOMNY 50,000

Lamina foamy 4mm 6,000

Lamina foamy 2mm 3,500

Lamina cocho 15*10 2,000

Vinilos (3) 4,500

Algodón siliconado 6,000

Lamina de espuma 22,000

Tiras de Foammy 6,000

HIDRATACION (COSTO SEGÚN REPLICA) 320,000

3,668,000

15,988,000

Procultura 1.00% 159,880

Prodeporte 0.5% 0.50% 79,940

Proanciono 4.00% 639,520

Otros (Pólizas e ICA) 2.00% 319,760

TOTAL VALOR DE LA ACTIVIDADE SEGÚN ESTUDIO CDC 17,187,100

29,000,000

11,812,900

COSTO MATERIAL FILIGRANA (SEGUN COSTOS PRESENTADOS EN LA

REPLICA)

COSTO POR TALLER PARA 40 PERSONAS INCLUIDO CAPACITADOR Y

MATERIAL

COSTOS ADICIONALES

VALOR CONTRATADO

VALOR DIFERENCIA VR CONTRATADO - COSTO DETERMINADO CDC

(PRESUNTO SOBRECOSTO)


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H 19 HF2 PRESUNTO SOBRECOSTO

Conforme al estudio de mercado realizado por Esta Contraloría, con las mismas características de tiempo, modo y lugar, para estas dos actividades citadas se determina un presunto sobrecosto, como consecuencia se configura un hallazgo administrativo con presunto alcance fiscal por la suma de $31.789.200 (Suministro de paquetes nutricionales) y $11.812.900 (Actividades de capacitación), para un total de $43.602.100.

CONVENIO Nº: 08/8 DE NOVIEMBRE DE 2013

CLASE: CONTRATO DE COOPERACION

OBJETO:

AUNAR ESFUERZOS ENTRE EL MUNICIPIO VILLANUEVA CASANARE Y EL CUERPO DE BOMBEROS VOLUNTARIOS DE VILLANUEVA CON EL ANIMO DE FORTALECER EL ORGANISMO DE SOCORRO CON EL FIN DE PREVENIR Y ATENDER EVENTOS DE EMERGENCIA Y DESASTRE EN LOS MESES DE NOVIEMBRE DE DICIEMBRE DE 2013 Y VIGENCIA 2014.

CONTRATISTA: CUERPO DE BOMBEROS VOLUNTARIOS

APORTE DEL MUNICIPIO: $ 454.000.000

APORTES COOPERANTE $ 25.400.000

VALOR TOTAL $ 479.400.000

PLAZO: TRECE (13) MESES

OBSERVACIONES

Al analizar el estudio previo como documento que materializa la planeaciòn contractual, se concluyen los siguientes aspectos:

No se decribe de manera clara y precisa el estudio de la necesidad de los bienes y servicios relacionados en el item 4.4 “Soporte Economico”.

El numeral “4.1 Especificaciones tecnicas del objeto o producto a contratar” del estudio previo, plantea el objeto contractual, sin precisar variables y caracteristicas tecnicas de los elementos determinados como ejecucion economica, aspecto importante, todavez que se relacionan elementos tecnicos de la institucion.

El numeral 4.4 “Soporte Economico” se fundamenta en la resolucion 3580 de 2007, que establece el valor mínimo del contrato en salarios mínimos mensuales para la contratacion con los Cuerpos de Bomberos Voluntarios, sin embargo no se precisa estudio de mercado que soporte la asignacion del costo de cada uno de los elementos que se vinculan como forma de ejecucion de los recursos.


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De acuerdo con lo anterior, se observan falencias de planeación , como manifestación del principio de economía consagrado en el artículo 25 de la Ley 80 de 1993, en consecuencia se adicional al hallazgo denominado H18HD2 “FALENCIAS EN LA PLANEACION” Ahora bien, en cuanto a los soportes de ejecucion determinados en el literal 4.4 de los estudios previos del convenio,se determinan las siguientes actividades en las cuales se estipulan las siguientes observaciones:

Compra combustible: El soporte presentado de compra de combustible por valor de $17.419.817 tan solo obedece a una factura de venta sin registrar fecha, al igual que no se anexaron soportes idoneos que permitan establecer cantidad y periodo de consumo del combustible por parte del Parque automotor de la Insitucion.

Capacitación (Comerciantes):Los soportes de capacitacion obedecen a una serie de planillas firmadas y algunas registran fecha de 24 y 26 diciembre, dias en los cuales resulta inconsistente la ejecucion de esta actividad pues son periodos de un alto nivel de ocupacion para los comerciantes, además, no se evidenciaron soportes tecnicos de las capacitaciones, tales como tipo, tema, metodologia,numero de asistentes presentaciones etc, al igual que registro fotografico que permitan justificar el costo oneroso de $60.000.000.

Por lo anterior y en virtud de que el convenio aun se encuentra en ejecución, la Contraloría Departamental de Casanare, en ejercicio del control de advertencia establecido en el artículo 5°, numeral 7 del Decreto-Ley 267 de febrero 22 de 2000, y de conformidad con las facultades conferidas por la Constitución y la Ley, se permite ADVERTIR al municipio de Villanueva:

1. Sobre la necesidad de adoptar de manera pronta y eficaz las medidas de control e intervención necesaria para y seguimiento de las actividades, relacionadas en el literal 4.4 de los estudios previos del convenio, referente a las capacitaciones de los comerciantes y a la compra de combustible, puesto que se han realizado inversiones de recursos públicos por valor de SETENTA Y SIETE MILLONES CUATROCIENTOS DIECINUEVE MIL OCHOCIENTOS DIECISIETE PESOS ($77.419.817) correspondientes al valor de las actividades contratadas sin soportes de ejecución.

La Contraloría Departamental de Casanare realizaría, de acuerdo con lo establecido en las Leyes 42 de 1993 y 330 de 1996, el control posterior sobre las situaciones objeto de esta función de advertencia. En consecuencia, y en espera de una decidida gestión para la defensa de los intereses de los habitantes del municipio de Villanueva,


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le solicitamos que en el término de diez (10) días hábiles siguientes a su recibo, remita a este Despacho un informe con las acciones correctivas implementadas por la administración municipal sobre los asuntos anteriormente expuestos.

Informe Técnico

No se encontro informe tecnico que de certeza de las actividades generales estipuladas en la clausula septima del convenio, que a su tenor literal dispone:

La clausula septima del convenio dispone como actividades a desorrollar las siguientes: 1. Realizar acciones de prevencionde emergencias hacia la comunidad en general a través de los medios masivos que se disponga en la localidad, sin exluir acciones de prevencion hacia grupos y gremios especificos de poblacion, incluyendo visitas de inspeccion y verificacion a actores determinandires de la dinamica socieocnimica municipal en concertacion con el supervisor y/o CMRG. 2. Dar cobertura institucional a los eventos institucionales que contemplen presencia masiva de poblacion. 3. Hacer parte del comité operativo del CMGR. 4. Atender oportunamente las emergencias relacionadas con inundacion, incendios, explosiones , calamidades conexas y accidentes de transito en el Municipio. 5. Investigar las causas de las emergencias que atiendan y presentar su informe oficial a las autoridades correspondientes.6.servir de organismo asesor del Municipio en contra de incendios forestales y calamidades conexas ademas de los eventos que se puedan derivar de la temporada invernal.7. Apoyar y participar del Consejo Municipal para la Gestion del Riesgo en asuntos bomberiles cuando estos lo requieran. 8. Coordinar con el CMGR todas las necedidades en la prevencion, atencion mitigacion de desastres naturales y antropicos. 9. Inspeccionar mensualmente las zonas de riesgo mensualmente del area urbana y rural e informar al CMGR. 10. Atender oportunamente las emergencias que se presenten y las llamdas de auxilio que se prsenten los siete días de la semana y durante 24 horas de la semana. 11. Revisar establecimientos comerciales y crtificar las condicoines de seguridad y prevencion de incendios necesarioas para su funcionamento e infomar lo pertinente a la autoridad competente. 12. Controlar rigurosamente y periodicamente la fabricación expendio y manipulacion de articulos pirotecnicos13. Apoyar las difrentes acciones adoptadas por el CMGR en relacion con la Gestion Local del Riesgo.

H20 HD3FALENCIAS EN LA SUPERVISION

De acuerdo con las anteriores observaciones citadas producto de la revisión de los convenios 013 de 2012 y 08 de 2012,se concluye falencias en la labor de supervisión la cual se encuentra inmersa en el Artículo 82 de la Ley 1474, que establece: “(…) Por

su parte, los interventores responderán civil, fiscal, penal y disciplinariamente, tanto por el cumplimiento de las obligaciones derivadas del contrato de interventoría, como por los hechos u omisiones que les sean imputables y causen daño o perjuicio a las entidades, derivados de la celebración y ejecución de los contratos respecto de los cuales hayan ejercido o ejerzan las

funciones de interventoría”, en concordancia con los artículos 83 y 84 de la Ley 1474 de 2011, trasgrediendo presuntamente el numeral 1 del artículo 34 de la Ley 734 de


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2002. Por lo que se configura un hallazgo administrativo con presunta incidencia disciplinaria. 4.9 TRAMITE DE DENUNCIAS Durante el proceso auditor se incorporaron y tramitaron cuatro (4) denuncias ciudadanas, así:

Denuncia Radicada CDC 900.19.3.-119 del 14 de Enero de 2014

ASUNTO: PRESUNTAS IRREGULARIDADES EN EL CONTRATO N° 005 DEL 03 DE OCTUBRE DEL 2013, RELACIONADO CON LA COMPRAVENTA DE PRENDAS DEPORTIVAS, COMO APOYO A LOS DOCENTES DEL MUNICIPIO DE VILLANUEVA. Teniendo en cuenta la documentación allegada por y después de haberla verificado y revisado, se observó lo siguiente:

Resultados del Estudio

De acuerdo a la denuncia que fue asignada, en situación del contrato suscrito entre la Alcaldía de Villanueva y la Señora Martha Yaneth Piñeros, se solicitó en el desarrollo de la auditoria, el expediente contractual objeto de revisión, con el fin de indagar y dar trámite a la misma, observando, que en el expediente del contrato, se evidencio actas de Ingreso a Almacén No 038 de fecha 7 de octubre de 2013, y la respectiva acta de entrega Denuncia: ASUNTO: PRESUNTAS IRREGULARIDADES, EN EL MANEJO DE LA PLANTA DE

PERSONAL DE LA ALCALDÍA DE VILLANUEVA, COMO SE DESCRIBEN A

CONTINUACIÓN:

1. “El 10 de agosto del 2012, mediante Resolución Administrativa 316, la Secretaria de Despacho, de la Secretaria General de la Alcaldía Municipal, encargada en el empleo denominado Técnico Administrativo, Código 367, grado 13, a la funcionaria Rosaura Saldaña Plazas.

CONTRATO N° OBJETO DEL CONTRATOVALOR

CONTRATOPLAZO CONTRATISTA

005 del 2013

COMPRAVENTA DE PRENDAS DE VESTIR DEPORTIVAS

COMO APOYO A LOS DOCENTES DEL MUNICIPIO DE

VILLANUEVA CASANARE, QUE PARTICIPARAN EN LA XXV

JORNADA DE CAPACITACION PEDAGOGICA. DEPORTIVA,

RECREATIVA Y CULTURALA REALIZARSE EN EL MUNICIPIO

EN EL MUNICIPIO DE TRINIDAD CASANARE

$ 10.172.000 DIEZ (10) DIASMARTHA YANETH

PIÑEROS LEON


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2. Mediante Resolución Administrativa 074 del 13 de febrero del 2013, le realizan prorroga del encargo antes descrito.

3. Mediante Resolución Administrativa 334 del 21 de Junio del de 2013, autoriza el traslado de la Funcionaria Rosaura Saldaña Plazas, que se encuentra en encargo del empleo, Técnico Administrativo, código 367 grado 13, desde el 14 de del 2012, resolviendo en el artículo primero, de este Acto Administrativo reubicar a la funcionaria, para realizar funciones de su cargo en la Secretaria de Planeación Municipal, aun sabiendo que el empleo denominado Técnico Administrativo, código 367, grado 13, sus funciones están relacionadas netamente, con el programa de Recreación, Deporte, Cultura y Turismo de la Secretaria de Desarrollo Social, conforme lo describe el Decreto 041 del 2010, (Manual de Funciones)

4. En la restructuración Administrativa aprobada mediante Acuerdo Municipal 006 del 2010, se creó el cargo de líder de Vivienda, código 206, grado 16, el cual se encuentra vacante desde el 31 de diciembre de 2011.

5. Con sorpresa y tal como consta en los anexos la funcionaria Rosaura Saldaña Plazas, identificada con cedula de ciudadanía 23.332.809, quien es titular del empleo, de carrera administrativa denominado, Auxiliar Administrativo, código 407, grado 08, hoy se encuentra realizando funciones, del cargo denominado Líder de Programa de Vivienda, código 206, grado 16, empleo con una denominación, totalmente diferente por la que supuestamente fue reubicada.

6. Tal como se evidencia en la respuesta que da la Doctora Yareth Rodríguez Zuleta, Profesional Universitario de Talento Humano, a la Concejal Nohora Calderón, el cargo de Líder del Programa de Deporte, Recreación, cultura y Turismo, Código 206, grado 16, el cual, se encuentra vacante, desde el primero de junio del 2012, fue contratado por el Señor Jaime Fauner Lara Vega, bajo la figura de CONTRATO DE PRESTACION DE SERVICIOS PROFESIONALES 019 DEL 2014, cuyo objeto es prestar los servicios profesionales para el apoyo a la supervisión, fortalecimiento, coordinación, seguimiento y control, a los programas de recreación, deportes y cultura a cargo de la secretaría de desarrollo social, DEL Municipio, por un término de seis meses y un valor de $21.000.000 millón de pesos; ¿si este cargo se encuentra vacante en la nómina de la Alcaldía Municipal, y su naturaleza es de carrera administrativa, porque se contrata?

7. En esta misma respuesta, también se certifica de los demás cargos que a la fecha se encuentren vacantes y que su naturaleza es de carrera administrativa, por lo que los funcionarios, que tenemos este derecho adquirido, no entendemos por que contratan personal y no nos dan la oportunidad de ascenso a quienes por derecho y cumplimiento de requisitos lo tenemos.

8. Además, del cargo descrito en el numeral 4, también se creó el cargo de PROFESIONAL UNIVERSITARIO, SISTEMAS DE INFORMACION, pero con sorpresa no se nombre de planta si no que se contratan aparentemente las funciones a fines del cargo con el Señor ELVER CORTEZ GONZALEZ Y LA SEÑORA CLAUDIA CORREA REYES”.

Una vez, revisadas las circunstancias anteriormente expuestas por el denunciante durante el proceso auditor; la Contraloría Departamental, ha realizado el debido traslado del expediente, a la Procuraduría General de la Nación; toda vez, que las mencionadas situaciones, son de su competencia.


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DENUNCIA N° 900.19.3.19-2013

ASUNTO: POR PRESUNTO INCUMPLIMIENTO EN LA EJECUCIÓN DE ACTIVIDADES Y LIQUIDACIÓN DEL CONTRATO C.O-011-2012 CUYO OBJETO CORRPONDE A “MEJORAMIENTO Y REHABILITACIÓN DE VÍAS RURALES EN LAS VEREDAS AEROPUERTO, COLMENA Y DE VÍAS URBANAS EN EL MUNICIPIO DE VILLANUEVA,

DEPARTAMENTO DE CASANARE” POR VALOR INICIAL DE $115’365.687.

RESULTADOS Y ANÁLISIS

Una vez revisada el Acta de Liquidación Final, del contrato N° 011 de 2012, del 31 de Diciembre de 2012 se precisa lo siguiente: Teniendo en cuenta la fecha de liquidación del contrato y la circunstancia especial del tiempo transcurrido a la fecha 18 meses después, es claro determinar que este tipo de obras de mejoramiento y rehabilitación de vías rurales y urbanas, es bastante difícil establecer las condiciones en que se ejecutaron las obras en virtud al desgaste propio de las mismas por los efectos de la transitabilidad y rodadura propia por el tráfico al que se encuentran sometidas dichas vías, por el desgaste propio de las escorrentías que se presentan sobre las mismas en épocas de invierno, condiciones que dificultan un dictamen objetivo. Por los contenidos documentales que acompañan al expediente, se puede comprobar que el contrato cuyo objeto es “MEJORAMIENTO Y REHABILITACIÓN DE VÍAS RURALES EN LAS VEREDAS AEROPUERTO, COLMENA Y DE VÍAS URBANAS EN EL MUNICIPIO DE VILLANUEVA, DEPARTAMENTO DE CASANARE” fue terminado y ejecutado en su totalidad 100%, sin observaciones por parte de la interventoría, certificación que convalida el ingeniero JUAN RAMON BULLA NEIRA Secretario de Obras Públicas en su calidad de supervisor del contrato. Por los anteriores argumentos expuestos, el auditor no encuentra mérito para que se continúe investigación alguna para la presente denuncia. DENUNCIA N° 900.19.3.09-2014 ASUNTO: POR PRESUNTAS IRREGULARIDADES EN LA CONSTRUCCIÓN DE UN ACUEDUCTO EN LA VEREDA EL FICAL DEL MUNICIPIO DE VILLANUEVA. CASANARE, EL CUAL LLEVA MAS DE UN AÑO DE TERMINADA LA OBRA Y NO ESTÁ PRESTANDO NINGUN SERVICIO. (Contrato N° 006/2010)


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RESULTADOS Y ANÁLISIS

El 17 de Marzo de 2014, con oficio S.O.P. N° 053, el Secretario de Obras Públicas remite a la Contraloría, informe solicitado referente a todo lo pertinente con la ejecución del contrato ycopia de la respuesta al derecho de Petición enviado a los señores Edilberto López; Baudilio Garzón, Jorge Eliecer García, Bertha López y Yury Bernal de la Junta de Acción Comunal Vereda El Fical. Se verifica la Resolución N° 1284 de 16 de Octubre de 2013 “Por medio dela cual se

expide Autorización Sanitaria Favorable de una Concesión de Agua para consumo

humano”emitida por la Secretaria de Salud de Casanare. Una vez revisada el Acta de Liquidación del contrato N° 006 de 2010, (Fecha de la liquidación 06 Marzo de 2013- Folio 22) y por los contenidos en cantidades y valores que acompañan al Acta de Liquidación final, se puede comprobar que el contrato cuyo objeto es “CONSTRUCCIÓN DEL ACUEDUCTO VEREDA EL FICAL DEL MUNICIPIO DE VILLANUEVA, DEPARTAMENTO DE CASANARE”, fue terminado y ejecutado en su totalidad 100%, sin observaciones por parte de la Administración ni la interventoría, certificación que refrenda el ingeniero MISAEL ANTONIO NIÑO, Secretario de Obras Públicas y el Ingeniero BIENVENIDO LEDESMA R. en su calidad de supervisor del contrato. El informe técnico presentado por el Profesional de apoyo Ing. BIENVENIDO LEDESMA R. supervisor del contrato,cita que a la fecha se encuentra en óptimo estado y que la secretaría de obras públicas, realiza labores de aseo general y mantenimiento de tableros electrónicos, llenado de tanques para evitar la cristalización de las tuberías. Sin embargo cabe precisar que a la fecha se está tramitando la Concesión de aguas ante la autoridad ambiental. El caso trata de la Licencia Ambiental, para la concesión de aguas, expedida por Corporinoquia, que es precisamente la que no se tiene a la fecha y por lo cual la Administración Municipal, no ha podido disponer en funcionamiento a la comunidad, el acueducto veredal objeto de la presente denuncia, pese a que la obra civil se encuentra totalmente terminada. Con la anterior actuación la Administración Municipal incurre paralelamente en la violación de varios principios del estatuto contractual, entre otros el principio de responsabilidad consagrado en el artículo 26 de la Ley 80/93 que estipula: “Numeral

3o. Las entidades y los servidores públicos, responderán cuando hubieren abierto licitaciones o concursos sin haber elaborado previamente los correspondientes pliegos de condiciones, términos de referencia, diseños, estudios, planos y evaluaciones que fueren necesarios, o cuando los pliegos de condiciones o términos de referencia hayan sido elaborados en forma incompleta, ambigua o confusa que conduzcan a interpretaciones o decisiones de carácter subjetivo por parte de aquellos.


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Los servidores públicos están obligados a buscar el cumplimiento de los fines de la contratación, a vigilar la correcta ejecución del objeto contratado y a proteger los derechos de la entidad, del contratista y de los terceros que puedan verse afectados por la ejecución del

contrato”.De acuerdo a esta situación expuesta. Ante estas deficiencias en la planeación contractual, esta Contraloría determina, un hallazgo administrativo con presunto alcance disciplinario, el cual se adiciona al H18HD2. “FALENCIAS DE PLANEACION”. Por las circunstancias especiales en que dicha obra se encuentra, La Contraloría emitirá Función de Advertencia a la Administración de Villanueva, como medida de prevención para evitar que se incurra en descuido, y con el paso del tiempo se terminen perdiendo los recursos invertidos, en el caso remoto de no conseguir la Licencia Ambiental y en consecuencia no poder colocar en funcionamiento dicho acueducto, se estarían afectando gravemente los recursos públicos allí invertidos y además generaría una situación para la comunidad.


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5 TABLA GENERAL DE HALLAZGOS

CODIGO DESCRIPCION H.A H.D H.F H.P

H1 VIGENCIAS FUTURAS

El acto administrativo no describe, las justificaciones que soportan la necesidad de asumir vigencias futuras para gastos de funcionamiento

X

H2 PUBICACION PROYECTOS DE INVERSION

Incumplimiento al artículo 77 de la ley 1474 de 2011

X

H3 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS DE CONTABILIDAD

La Entidad no tiene documentado un manual de procedimientos contables.

X

H4 SUBESTIMACION DE SALDOS

Subestimación en los saldos de las cuentas de Del Grupo 13 “Rentas por Cobrar”

X

H5 INCERTIDUMBRE EN LOS SALDOS

Incertidumbre en los saldos de las cuentas de del Grupo 16 “Propiedad Planta y Equipo”, Grupo 19 “Cargos Diferidos”, Cuenta 245301”Recursos Recibidos en Administración”.

X

H6 PROCEDIMIENTOS REGIMEN CONTABLE

Inobservancia al Régimen Contable, para efectos del Registro de las Rentas por Cobrar y Superávit por Valorización.

X

H7 HOJAS DE VIDA

Inexistencia de los documentos señalados en la ley 190 de 2005 respecto del Control sobre el Reclutamiento de los Servidores Públicos.

X

H8 NOMINA PARALELA

Contratos de Prestación de servicios cuyas actividades contractuales obedecen a actividades contempladas en el manual de funciones de funcionarios de planta.

X

H9 LEGALIZACIÓN VIÁTICOS

Informes de la comisión que otorga los viáticos carecen de la suficiente información para efectos de su legalización

X


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H10 PLANES Y PROGRAMAS DE TALENTO HUMANO

Administración Municipal, no cuenta con Planes y programas internos de orden legal relacionados con el proceso de talento humano, que cumplan con la reglamentación aplicable (Decreto 1567 de 1998, Decreto 1227 de 2005 ley 1562 de 2012 y demás disposiciones legales).

X

H11 ACTOS ADMINISTRATIVOS

Desorden administrativo en cuanto a numeración de Actos administrativos, profiriendo dos de diferente índole con el mismonúmero consecutivo.

X

H12HD1F1 PAGO DE JORNALES

Pago de jornales sin vinculación contractual, ni soportes de ejecución de actividades.

X X X

H13 ACTOS ADMINISTRATIVOS DE DELEGACIÓN

Incumplimiento al artículo 11 la ley 489 de 1998

X

H14 INFORMES DE CONTROL INTERNO

No rendición de los Informes de control interno de conformidad con las normatividad relacionada.

X

H15 ROLES OFICINA DE CONTROL INTERNO

Inexistencia de actividades relacionadas con los roles de la oficina de control interno de acuerdo con los lineamientos del DAFP

X

H16 ADMINISTRACION DE RECURSOS FISICOS

Deficiencia en el manejo de Almacén y conservación de los inventarios.

X

H17 ADMINISTRACION DE ARCHIVO

La alcaldía no tiene control y seguimiento de las actividades de la oficina de archivo tal como lo establece la ley 594 de 2000

X

H18HD2

FALENCIAS DE PLANECIÓN

Falencias en la aplicación del principio de planeación y como manifestación del principio de economía Convenio 013 de 2012 Convenio 08 de 2013

X X

H19HF2 PRESUNTO SOBRECOSTO

Cancelación de Paquetes nutricionales y actividades de capacitación con presunto sobrecosto. Convenio 013 de 2012

X X


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70

H20 HD3

FALENCIAS DE SUPERVISION

Se concluye deficiencias en las labores de supervisión, según lo establecido en el artículo 83 y subsiguientes de la Ley 1474 de 2011 Convenio 013 de 2012 Convenio 08 de 2012

X X

5.1 HALLAZGOS FISCALES

ITEM DESCRIPCION

PRESUNTO

VALOR

FISCAL

1 PAGO DE JORNALES $ 68,177,807

2 PRESUNTO SOBRECOSTO Convenio 013 2012

$43.602.100

TOTAL $111.779.907


informe final de auditoria municipio de villanueva ......las leyes 42 de 1993 y 330 de 1996, dispuso...

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