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INFORME DE AUDITORIA INTERNA DE CALIDAD

FECHAS DE REALIZACiÓN DE LAAUDlTDRíA

l FECHA DE ENTREGA DEL INFORME -t_~2_3__ ~ 10

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2014

PROCESO AUDITADO lRESPONSABLE (S) DEL PROCESO

(Nombre I Cargo)

__ ~~~~G_;_S_T_I_Ó_N_D_O_C_U_M_E_N_T_A_L ~

CARLOS HERNÁN HERMIDA ISSA

SECRETARio GENERAL - ÁREA DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA

EQUIPO AUDITOR

L AUDITOR L1DER

1- AUDITORESLCOMPAÑANTES

OBJETIVO DE LA AUDlTORIA:

EDUARDO TORRES LUGO .L _

~L~ YADIRA GOMEZ GARCIA

Verificar el mejoramiento continuo del Sistema de Gestión de la Calidad del Instituto Distrital de Recreación y Deporte, asi como sueficacia. eficiencia y efectividad, asi como el cumplimiento de los requisitos establecidos en la norma (NTC GP 1000:2009 e ISO9001:2006), los legales y demás requisitos complementarios.

ALCANCE DE LA AUDITORíA:

Procesos Estratégicos, Misionales, Apoyo y Evaluación y Mejora - Sede administrativa y en campo (Vistas a obras, parques,escenarios, actividades recreativas y deportivas)

FORTALEZAS DEL PROCESO:1. La generación de un documento y/o diagnostico del área de Archivo y Correspondencia en el cual retoma evaluaciones ylo informesde vigencias anteriores (entes de control y administraciones anteriores) y aspectos que están ocurriendo en la presente vigencia, con elfIn de generar acciones para fortalecer y mejorar este proceso. Es de suma importancia que se documenten las conclusiones y/oobservaciones de este informe en acciones de mejora (acciones correctivas, preventivas ylo oportunidades de mejora) con susrespectivos planes de mejoramiento, asf como la presentación y seguimiento por parte del Comité de Archivo.

2. El trabajo que se esta realizando con el Archivo de Bogotá por medio de mesas de trabajo en consecuencia del concepto derevisión y evaluación de la Tabla de Retención Documental. TRD dellDRD (Oficio No. 226012 del 1 de septiembre de 2014) en dondese busca la aprobación de las TRD por parte de esta entidad.

OBSERVACIONES Y SUGERENCIAS DE MEJORA:

1. En el procedimiento MProcedimiento de AdministraCión de CorrespondenciaM V5 - Actividad No. 3, enuncia en sus lineamientos deoperación que cuando se presenten problemas en el funcionamiento del sistema de Gestión Documental (ORFEO), se utilizara el plande contingencia el protocolo establecido en la Circular Interna No. 12 del 15 de abril de 2009 (se recomienda subir este documento alaplicativo ISOLUCION): colocar un sello al documento a radicar que contiene la fecha de entrega, se sugiere que este sello vengaacompañado del timbre que se esta colocando a todos los documentos que se suben a ORFEO, dado que se consigna la hora derecibido, para poder posteriormente realizar un seguimiento ylo trazabílidad a este documento si se requiere.

2. Se observo que se presentan un atto porcentaje de devoluciones en la entrega de comunicaciones externas se recomienda analizarlas situaciones del porque se devuelven para disminuir este porcentaje (medir y controlar esta actividad con indicadores), paraposteriormente tomar acciones de mejora y no incurrir en tantas devoluciones.

NÚMERO DE NO CONFORMIDADES AREPORTAR

-- -'--4

CONTROL. EVALUACiÓN Y SEGUIMIENTO - V5

<"'~••••" ••~"._ .•.-INFORME DE AUDITORIA INTERNA DE CALIDAD

OBSERVACIONES Y SUGERENCIAS DE MEJORA:

3. Que el Comité lome una decisión urgente sobre los documentos de gestión que no se reclaman (anexos de las comunicaciones) dada la acumulación quese esta presentando de documentos (mas de 12 estanterías llenas), las cuales se tramitan por ORFEO, como por ejemplo: bloquear en el sistema la opciónde imprimir (sugerencia del area de archivo). actividad que esta audiloria considera viable, pero acompañada de otras actividades y políticas de operaciónque puedan lograr mejorar esta actividad.

4, Se recomienda evaluar los formatos del proceso y los registros que se generan en el cumplimiento de las actividades, dado que pueden proporcionarevidencia de las operaciones y/o actividades que desarrolla el área, como por ejemplo la base de datos .Devoluciones Comunicaciones Ofíciales~ utilizada enel control de las comunicaciones externas.

5. Establecer copias de seguridad (backup) o utilizar la red interna del área de la información que se maneja en las bases de datos "DevolucionesComunicaciones Oficiales" comunicaciones externas (Contrato con REOEX) y los datos de registro, seguimiento y control de los resultados de medición de losOalaloggers.

6. Evaluar y lener en cuenta las especificaciones técnicas existentes sobre los espacios y las instalaciones determinados (7 bodegas) para salvaguardar losarchivos, con el fin de garantizar su seguridad y el correcto funcionamiento de los archivos, segun la ley 594 de 2000 y Acuerdo 49 de 2000.

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DESCRIPCiÓN DE HALLAZGOS

No Conformidades Reales

No.

1

2

3

4

Requisito

41 Requisitos Generales hteralCI

823 Seguimiento y medición delos procesos

4.1 RequiSitos Generales literalCl

8,53 Acción Preventiva

Descripción

,Se evidenció que los Procedimientos y Instructivos del proceso estan desaclualizados. cuentan¡Ieondocumentos del año 2008,2010 Y 2011, incumpliendo el requisito 4.11ileral C), como porejemplo: -Procedimiento de Admmistración de Correspondencia" VS: Actividad 1 • "Lascomunicaciones se reciben en la ventanil/a de radicación del área de apoyo a la Contrataciónentre otras, -Procedimiento Gestión de Archivo" V5 - Actividad 1 'Cuando se presentencambios en e/listado maestro de documentos, para lo cua' se debe recibir trimestralmente lasmodificaciones que se requieran por parte de la Oficina Asesora de Planeación", entre otras,Procedimiento Control de Documentos y el Instructivo para la Elaboración de Documentos(estos dos ultimas a cargo de la Oficina Asesora de Planeación", entre otros procedimientos einstructivos del proceso

Se observa que no se han tomado acciones frente a las observaciones descritas en el Acta delmes de julio de 2014 del Comité de Archivo, en cuanto a los temas de:

1, Eliminación de la duplicidad en el inventario de la planoteca,2. Plan de Acción del Fondo Documental Acumulado y la Elaboración de las TVD3. Anexos Comunicaciones Oficiales4. Instructivo de eliminación documental

Igualmente se advierte que no se ha realizado el Comité de Archivo en el tiempo (cada 3meses) descnto en la Resolución No. 772 de 2006, Articulo Sexto.

De acuerdo al procedimiento "Gestión de Archivo. V4. Actividad No 6, no se evidencia elcronograma de trasferencias documentales 2014. observando que se están recibiendo cajasde trasferencias de los parques y escenarios y están siendo almacenados en el Palacio de losDeportes, para su postenor revisión, Igualmente no se evidencian las Tablas de ValoraciónDocumental, segun Actividad No. 17 del mismo procedimiento y Acuerdo No 002 de 2004

Se evidencia falta de acciones preventivas en el control en las 7 bodegas destinadas para elArchivo Documental cuando las condiciones ambientales de las bodegas no cumplen losparámetros descritos en la Resolución No. 49 del 2000 - Articulo 4°, como se observo en labodega CEAD en el mes de septiembre en los días 23 al 27 (horas de la madrugada) y octubre8,9 Y 10 de 2014 (todo el dial, registrando en los Dataloggers humedades por encima de los60%, y en la bodega del Palacio de los Deportes la cual no se ha realizado ningun control detemperatura y humedad relativa a la fecha

Igualmente se han presentado interrupciones en el monitoreo dado que han desconectado losDataloggers y no cuentan con batenas. en el mes de agosto de 2014 no se llenen registros enlos días 26 al 30, bodega CEAD.

OBSERVACIONES GENERALES

PONSABlE OEl PROCESO

1. ¿El proceso cumple con los requisitos establecidos? (NTC GP 1000 e ISO 9001, legales y complementarios)

El proceso de Gestión de Archivo cumple en general con los requisitos establecidos en las normas NTC GP 1000 e ISO 9001,legales y complementarios, exceptuando los numerales enunciados en el presente documento y la normatividad que se enunciaen las observaciones y no conformidades

2, ¿Se concluye de manera expresa si el proceso es eficaz, eficiente y efectivo?

El proceso en general es eficaz, eficiente y efectivo como se puede evidenciar con el cumplimiento de las metas y objetivospropuestos asi como el manejo de los recurosos.

RESPONSABLE OEl PROCESO

CONTROL, EVALUACiÓN y SEGUIMIENTO - V5

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