5/24/2016 Indiana Archives and Records Administration’s Accession Profile Use in Bagger

https://saaers.wordpress.com/2016/05/17/indiana­archives­and­records­administrations­accession­profile­use­in­bagger/ 1/5

Indiana Archives and Records Administration’sAccession Profile Use in Bagger

By Tibaut Houzanme and John Scancella This post is the seventh in our Spring 2016 series on processing digital materials. This quick report forthe practitioner drew from the “Bagger’s Enhancements for Digital Accessions” post prepared for theLibrary of Congress’ blog The Signal. ———

ContextIn the past, the Indiana Archives and Records Administration (IARA) would simply receive, hash andplace digital accessions in storage, with the metadata keyed into a separate Microsoft Access Database.Currently, IARA is automating many of its records processes with the APPX­based Archival EnterpriseManagement system (AXAEM). When the implementation concludes, this open source, integratedrecords management and digital preservation system will become the main accessioning tool. For now,and for accessions outside AXAEM’s reach, IARA uses Bagger.  Both AXAEM and Bagger comply withthe BagIt packaging standard: accessions captured with Bagger can later be readily ingested by AXAEM.IARA anticipates time gains and record/metadata silos reduction.

Initial Project ScopeIARA aims to capture required metadata for each accession in a consistent manner. Bagger allows thisto be done through a standard profile. IARA developed a profile inspired by the fields and drop­downmenus on its State Form (SF 48883). When that profile was initially implemented, Bagger scrambled themetadata fields order and the accession was not easily understood. John Scancella, the lead Baggerdeveloper at the Library of Congress implemented a change that makes Bagger now keep the metadatasequence as originally intended in the profile. IARA then added additional metadata fields forpreservation decisions.

Scope Expansion and Metadata FieldsWith  colleagues’ feedback, it appeared IARA’s profile could be useful to other institutions. A genericversion of the profile was then created, that uses more generic terms and made all the metadata fieldsoptional. This way, each institution can decide which fields it would enforce the use of. This makes thegeneric profile useful to most digital records project and collecting institutions.

The two profiles display similar  metadata fields for context (provenance, records series), identity,integrity, physical, logical, inventory, administrative, digital originality, storage media or carriers types,appraisal and classification values, format openness and curation lifecycle information for eachaccession. Together with the hash values and files size that Bagger collects, this provides a frameworkto more effectively help evaluate, manage and preserve long term digital records.

5/24/2016 Indiana Archives and Records Administration’s Accession Profile Use in Bagger

https://saaers.wordpress.com/2016/05/17/indiana­archives­and­records­administrations­accession­profile­use­in­bagger/ 2/5

Below are the profile fields:

Figure 1: IARA Profile with Sample Accession Screen (1 of 2)

5/24/2016 Indiana Archives and Records Administration’s Accession Profile Use in Bagger

https://saaers.wordpress.com/2016/05/17/indiana­archives­and­records­administrations­accession­profile­use­in­bagger/ 3/5

The fictitious metadata  values in the figures above are for demonstration purposes and include hashvalue and size in the corresponding text file below:

Figure 2: IARA Profile with Sample Accession Screen (2 of 2)

5/24/2016 Indiana Archives and Records Administration’s Accession Profile Use in Bagger

https://saaers.wordpress.com/2016/05/17/indiana­archives­and­records­administrations­accession­profile­use­in­bagger/ 4/5

This test accession used  random files accessible from the Digital Corpora and Open Preservation

Figure 3: Metadata Fields and Values in the bag­info.txt File after Bag Creation

5/24/2016 Indiana Archives and Records Administration’s Accession Profile Use in Bagger

https://saaers.wordpress.com/2016/05/17/indiana­archives­and­records­administrations­accession­profile­use­in­bagger/ 5/5

websites.

Adopting or Adapting ProfilesTo use the IARA’s profile, its generic version or any other profile in Bagger, download the latest version(as of this writing 2.5.0). To start an accession, select the appropriate profile from the dropdown list. Thiswill populate the screen with the profile­specific metadata fields. Select objects, enter values, save yourbag.

For detailed instructions on how to edit metadata fields and obligation level, create  a new or change anexisting profile to meet your project/institution’s requirements, please refer to the Bagger User Guide inthe “doc” folder inside your downloaded Bagger.zip file.

To comment on IARA’s profiles, email erecords[at]iara[dot]in[dot]gov. For Bagger issues, open a GitHubticket. For technical information on Bagger and these profiles, please refer to the LOC’s Blog.

———

Tibaut Houzanme is Digital Archivist with the Indiana Archives and Records Administration. JohnScancella is Information Technology Specialist with the Library of Congress.

Share this: