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Il report direzionale nella media impresa:il caso EUTRON spa, 20 Novembre 2006
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Gli argomenti dell’intervento
Presentazione dell’Azienda
• Il gruppo Itema
• Eutron spa
Il Controllo di Gestione operativo
• Il controllo di gestione in Eutron
• Il reporting in Eutron
Il Controllo di Gestione
• Le informazioni nelle organizzazioni
• La contabilità direzionale
• La figura del controller
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Il gruppo ItemaPresentazione del Gruppo
Itema Group rappresenta una delle più importanti realtà mondiali nel settore meccanotessile:
• Fatturato consolidato nel 2005 pari a 655 Milioni di Euro
• 12 siti produttivi
• 3.250 dipendenti
• 4 aree di business ITEMA
ITEMA SPINNING(Filatura)
ITEMA WEAWING(Macchine tessili)
ITEMA ACCESSORIES(Accessori)
ITEMA ELECTRONICS(Elettronica)
SAVIO SULTEX ITEMA SHANGHAIPROMATECH FIRST EUTRON
SOMET VAMATEX
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EutronPresentazione di Eutron
Eutron è un’azienda nata nel 1986 specializzata nello sviluppo, nella progettazione, nell’ingegnerizzazione e nella produzione di schede ed apparati elettronici ed industriali.
Mission e vision
Il nostro lavoro
Fornire soluzioni hi-tech nel settore dell’elettronica industriale tramite la progettazione, l'ingegneria e la produzione di sistemi elettronici, instaurando con i nostri clienti e i nostri fornitori una partnership di lungo periodo e di reciproca soddisfazione.
Cio' che vogliamo essere
Una delle prime 5 aziende di Electronic Outsourcing in Italia ed una delle più importanti aziende in Europa nell'ambito dei servizi di Electronic Manufacturing a valore aggiunto. Il partner ideale non solo per competenza, competitività e flessibilità, ma anche per talento, impegno e passione.
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1995 1996 1997 1998 1998 1999 2000 2001 2002 2003 2004 2005 2006
EutronLa crescita dell’azienda
Dalla sua fondazione ad oggi Eutron ha vissuto un periodo di forte espansione e sviluppo:
• Fatturato consolidato 2005 pari a 55 Milioni di Euro;
•Fatturato previsionale 2006 72 Milioni di Euro;
•1,4 milioni schede elettroniche prodotte (dato 10/2006);
•260 milioni di componenti piazzati (dato 10/2006).
•200 dipendenti
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EutronBusiness
Telecom
Industrial Automation
Vending Systems
Automotive
Building Automation
Computer & Peripheral
Domotics
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L’analisi del processo produttivo
Input OutputProduzione
Materiali Diretti Schede elettronicheReparti produttivi e di controllo
SMT PTH Collaudi
Controllo QualitàPrototipi
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Analisi del processo: il reparto SMT
Circuito Stampato
Semilavorato in SMT Ispezione ottica automatica
Montaggio automatico
Polimerizzazione
Serigrafia
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Analisi del processo: il reparto PTH
Saldatura
Montaggiocomponenti che
non possonosubire il
trattamentotermico
Montaggio componenti Semilavorato in SMT
Scheda pronta perIl collaudo
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Analisi del processo: il reparto Collaudi
Test funzionale
Test statico
• Sonde mobili• Letto d’aghi
Scheda pronta perIl collaudo
Scheda pronta perIl CQ
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Gli argomenti dell’intervento
Presentazione dell’Azienda
• Il gruppo Itema
• Eutron spa
Il Controllo di Gestione operativo
• Il controllo di gestione in Eutron
• Il reporting in Eutron
Il Controllo di Gestione
• Le informazioni nelle organizzazioni
• La contabilità direzionale
• La figura del controller
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Le organizzazioni e le informazioni
Le organizzazioni di persone hanno bisogno di una molteplicità di risorse che devono essere efficacemente finanziate e remunerate
Per poter operare in modo corretto devono pertanto conoscere quante risorse stanno impiegando e se il loro utilizzo è conveniente.
Analogamente anche gli attori esterni necessitano di informazioni per esprimere giudizi e legittimare le organizzazioni, comprando i loro prodotti e finanziandole o investendo in esse.
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Le organizzazioni e le informazioniLe informazioni contabili
Le informazioni contabili di suddividono in 4 importanti tipologie:
•Le informazioni operative rappresentano la maggior parte delle informazioni contabili( es: stipendi, acquisti, vendite, etc.) e sono la principale fonte degli altri tipi di informazioni contabili;
•Le informazioni di bilancio usate sia dal management, sia da terzi sono informazioni pubbliche e servono per presentare l’organizzazione al mondo esterno;
•Le informazioni fiscali sono informazioni finalizzate alla dichiarazione dei redditi distinte da quelle contenute nel bilancio civilistico;
•Le informazioni della contabilità direzionale si tratta di informazioni specificatamente preparate per assistere il management e sono quelle che maggiormente ci interessano
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La contabilità direzionale e le fasi del controllo
La contabilità direzionale è una disciplina relativamente recente e che in breve tempo ha espresso la maggior parte dei principi su cui ancora adesso si fondano i principali sistemi di gestione.
Le fasi principali del controllo direzionale sono:
•La pianificazione strategica stabilisce quali programmi porre in atto e quali risorse assegnare a ciascun programma in maniera approssimata con orizzonte pluriennale;
•Il budget è un piano quantitativo espresso in termini monetari relativo ad uno specifico orizzonte temporale;
•Misurazioni e reporting attraverso reports o rendiconti manageriali fornisce misurazioni delle risorse utilizzate, dei risultati ottenuti e degli scostamenti dai dati di budget;
•Valutazione è il processo di valutazione dei dati raccolti per poter eventualmente implementare azioni correttive.
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La figura del controller
Il controller è la persona che si occupa della gestione delle informazioni relative al reporting ed alla contabilità direzionale occupandosi:
•Della raccolta dei dati;
•Della loro formalizzazione;
•Dell’analisi e la relativa presentazione al management aziendale nella forma più consona al singolo interesse
Il reporting e la figura del controllerLa fase di reporting serve come misurazione di dati sia contabili sia extra contabili come supporto del management sulle azioni da intraprendere e sui risultati ottenuti
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Gli argomenti dell’intervento
Presentazione dell’Azienda
• Il gruppo Itema
• Eutron spa
Il Controllo di Gestione operativo
• Il controllo di gestione in Eutron
• Il reporting in Eutron
Il Controllo di Gestione
• Le informazioni nelle organizzazioni
• La contabilità direzionale
• La figura del controller
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Il controllo in Eutron
L’architettura del sistema di controllo in Eutron è strutturata su due macroaree di intervento che si differenziano per:
• Tipologia di dati analizzati ( Economici - Gestionali)
• Frequenza di analisi (Mensili – Settimanali – Giornalieri)
• Destinatari (Funzioni intermedie – Alta direzione)
Le macroaree di intervento sono:
Area Gestionale Area Economica
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L’analisi gestionale
Definizione
L’oggetto dell’analisi è costituito dall’insieme dei fenomeni aziendali rilevanti dal punto di vista gestionale / organizzativo.
• Report Settimanale
• La gestione delle commesse
• L’analisi dei flussi di materiale
• Le analisi di redditività per prodotto / cliente
Destinatari
• Responsabili di funzione
• Management intermedio
Frequenza di analisi
• In alcuni casi giornaliera – Settimanale - Mensile
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L’analisi economica
Definizione
Destinatari
Frequenza di analisi
L’oggetto dell’analisi è costituito dall’insieme dei fenomeni aziendali rilevanti dal punto di vista economico che determinano la redditività dell’azienda
• Contabilità analitica
• Programmazione, stesura ed analisi del Budget
• Redazione Conto economico
• Alta direzione
• Management di funzione
• Mensile – Trimestrale - Annuale
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L’analisi gestionale: il Report settimanaleObiettivi: cosa voglio controllare?
Il report settimanale si suddivide principalmente in 5 macro aree:
•Vendite;
•Acquisti;
•Magazzino;
•Finanza;
•Qualità.Destinatari
• Alta direzione
• Funzione Commerciale – Ufficio acquisti – Produzione- Logistica - Amministrazione
Livello di analisi
• L’analisi deve essere modulare determinando sia dati di sintesi che valori di dettaglio
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Il report settimanale in Eutron
Il report settimanale è costituito da un insieme di dati strutturati in modo da fornire un adeguato livello di aggregazione e di dettaglio come richiesto dall’alta direzione e dai vari enti interessati.
Pag 10Dettaglio situazione finanziaria
Pag 9Dettaglio Stock
Pag 8Situazione Stock (Generale - Wip - PF)
Pag 7Dettaglio Ritardi (Per Cliente e Per Periodo Temporale)
Pag 6Preconsuntivo Ordini Clienti
Pag 5Andamento Fatturato (Settimanale - Mensile - Stimato)
Pag 4Preconsuntivo Fatturato e Ordini Clienti VS Budget 2006 VS 2005
Pag 3Portafoglio Ordini Clienti Rolling 12 Mesi (Per Cliente)
Pag 2Portafoglio Ordini Clienti Rolling 12 Mesi (Per Tipologia Ordine)
Pag 1Report Settimanale Dati Gestionali
INDICE REPORT
In particolare la prima pagina è l’aggregato dei vari dati che, come vedremo, vengono esplosi nelle successive pagine
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Il report settimanale dei dati gestionaliArea Vendite
In quest’area vengono raggruppati i dati relative alle vendite effettuate ed in particolare a:
•Fatturato;
•Portafoglio ordini clienti.
Rappresenta l’area di maggiore interesse per l’alta direzione in quanto fornisce un riassunto dei risultati ottenuti ed una previsione sui risultati futuri.
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Il report settimanale dei dati gestionaliArea Vendite
La pagina relativa agli ordini clienti da una situazione della composizione degli ordini clienti rolling 12 mesi per tipologia valorizzata.
Si possono individuare 4 macro tipologie:
•Ordini aperti soggetti ad una continua schedulazione da parte del cliente;
•Ordini chiusi ordini composti da singole righe d’ordine non variabili;
•Ordini effettivi ordini confermati da parte del cliente;
•Ordini previsionali ordini di tipo cautelativo per consentire approvvigionamenti di materiale e sopperire a lead time elevati.
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Il report settimanale dei dati gestionaliArea Vendite
Fornisce una visione rolling 12 mesi del portafoglio clienti per tipologia d’ordine
Influenzano la sensibilitàdel commerciale sullo scenario futuro
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Rit nov-06 dic-06 gen-07 feb-07 mar-07 apr-07 mag-07 giu-07 lug-07 ago-07 set-07 ott-07
Aperto Eff. Aperto Prev. Chiuso Norm Chiuso Prot Chiuso Rip Chiuso Eutron Chiuso Comp. Chiuso Prima Prod Chiuso Rip PF Previs. Comm
Dati intenzionalmente alterati per ragioni di riservatezza
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Il report settimanale dei dati gestionaliArea Vendite
Portafoglio ordini per cliente
Valorizzazione rolling 12 mesi per cliente
Composizione ritardi per cliente, per tipologia e per anno
Visione globale della situazione dei ritardi delle consegne
Maggior dettaglio sui ritardi datati
Dati intenzionalmente alterati per ragioni di riservatezza
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Il report settimanale dei dati gestionaliArea Vendite
Notevole importanza rivestono i dati di preconsuntivo in quanto permettono di dare una visione d’insieme relativa all’anno in corso dei risultati ottenuti e delle previsioni fino a chiusura.
Permettono di evidenziare eventuali scostamenti dai valori di budget per poter intraprendere azioni correttive e fare analisi sull’andamento globale ( azione di controllo, feedback)
Preconsuntivo Vs Budget
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1.500
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3.500
Gen Feb Mar Apr Mag Giu Lug Ago Set Ott Nov Dic
Fatt. Netto Ordini Clienti Budget 2006
Dati intenzionalmente alterati per ragioni di riservatezza
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Il report settimanale dei dati gestionaliArea Vendite
Ulteriore dettaglio nel preconsuntivo per cliente
Permette di individuare i clienti più importanti, la loro incidenza sul fatturato attuale e sul punto di chiusura del periodo in corso.
Dati intenzionalmente alterati per ragioni di riservatezza
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2.500
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10.000
12.500
15.000
17.500
20.000
22.500
25.000
27.500
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Sett. Progr. Stimato Budget Rev 0 Budget Rev 1
Area Vendite
Il report settimanale in Eutron
Grafico del fatturato
Focus :
•Fatturato settimanale;
•Fatturato progressivo;
•Scostamenti dai valori di budget( azioni di controllo, feedback);
•Andamento a tendere a fine anno
Dati intenzionalmente alterati per ragioni di riservatezza
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Area Acquisti
Il report settimanale in Eutron
Riporta i dati relativi agli ordini emessi evidenziando:
•I valori relativi alle consegne nei prossimi 3 mesi conoscere l’esborso futuro
•I valori relativi all’acquisti di materie prime dei prossimi 2 mesi coincide con il lead time medio dei componenti;
•L’incidenza degli ordini di tipo aperto valori elevati spostano la criticitàdell’approvvigionamento sul fornitore
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Area Magazzino
Il report settimanale in Eutron
Il magazzino è una realtà molto critica all’interna delle aziende:
•Troppo elevato Rappresenta capitale immobilizzato, eccessivo indebitamento, occupa risorse economiche importanti;
•Livelli bassi rischio di mancata produzione e ritardi sulle consegne
Focus da parte dell’alta direzione sul livello ottimale
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1.000,000
1.200,000
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Area Magazzino
Il report settimanale in Eutron
Grafico relativo al valore totale del magazzino e scostamento dal valore obiettivo( azione di controllo, feedback);
Grafici del livello dei singoli magazzini:
•Prodotti finiti;
•WIP;
•Componenti;
•Scarti ed obsoleti;…etc.
Dati intenzionalmente alterati per ragioni di riservatezza
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Area Finanza
Il report settimanale in Eutron
In quest’area vengono riportati i valori di tipo economico che provengonodirettamente dalla contabilità generale ponendo l’attenzione su:
•Crediti scaduti su diversi intervalli temporali valori elevati scoprono economicamente l’azienda e rappresentano eventuali rischi di insolvenza del cliente: viene riportato il dettaglio del singolo cliente
•Posizione debitoria valori elevati trasmettono criticità dell’azienda verso l’esterno influendo sul valore globale( per contro vengono riportati eventuali crediti IVA)
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Area Qualità
Il report settimanale in Eutron
Sono dati relativi all’efficienza dell’azienda dal punto di vista produttivo:
•Puntualità valori elevati di puntualità delle consegne rappresentano il livello di soddisfazione del cliente e quindi la visibilità dell’azienda all’esterno;
•Difettosità indicano la percentuale di schede riparate in garanzia rispetto al numero di schede prodotte ( ulteriore indice di soddisfazione del cliente per il prodotto)
•Fail sono un indicatore della bontà del processo produttivo globale e quindi sia della qualità sia degli strumenti, sia della professionalità degli operatori
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Conclusioni
La fase di misurazione e reporting riveste un ruolo fondamentale all’interno del processo del controllo direzionale ( fase di controllo, feedback)
Le informazioni devono essere:
•Sufficientemente precise sono alla base delle decisioni del management;
•Tempestive per intraprendere immediatamente azioni correttive;
•Pertinenti all’informazione richiesta e che si vuole fornire il management necessita di informazioni sintetiche;
•Comprensibili non devono indurre confusione;
•Devono fornirne una visione d’insieme dell’intera azienda in modo sintetico la direzione generale deve capire immediatamente la situazione globale in cui si trova l’azienda