il ciclo di progetto e il piano di progetto€¦ · fase intermedia definizione dei ... parte del...

“Il Ciclo di Progetto eil Piano di Progetto”g

Alessandro De NiscoUniversità del Sannio

Corso di “Tecniche di Gestione dei Progetti Complessi”Corso di “Tecniche di Gestione dei Progetti Complessi”

Il Ciclo di IL CICLO DI VITA DEL PROGETTO IL CICLO DI VITA DEL PROGETTO Progetto

RISORSERISORSERISORSERISORSE

TEMPOTEMPOTEMPOTEMPO

IDEAZIONEIDEAZIONE VALUTAZIONEVALUTAZIONE PIANIFICAZIONEPIANIFICAZIONE REALIZZAZIONEREALIZZAZIONE MANUTENZIONEMANUTENZIONE


FASE INIZIALEFASE INIZIALE FASE INTERMEDIAFASE INTERMEDIA FASE FINALEFASE FINALE

Il Ciclo di

DUE APPROCCI PARALLELI…DUE APPROCCI PARALLELI…Progetto

CICLOCICLO DIDI VITAVITA “TECNICO”“TECNICO” i l d l di tti itàCICLOCICLO DIDI VITAVITA “TECNICO”“TECNICO”:: include la sequenza di attivitàche vengono svolte per ottenere il risultato (ideazione,valutazione, pianificazione, esecuzione e controllo)

CICLOCICLO DIDI VITAVITA “ORGANIZZATIVO”“ORGANIZZATIVO”:: comprende l’insiemeCICLOCICLO DIDI VITAVITA ORGANIZZATIVOORGANIZZATIVO :: comprende l insiemedelle decisioni e delle attività necessarie per garantirel’esecuzione ottimale delle attività previste dal ciclo tecnico(definizione obiettivi, individuazione dello sponsor,(definizione obiettivi, individuazione dello sponsor,individuazione delle risorse, definizione dei ruoli, etc.)


Il Ciclo di

IL CICLO DI VITA “TECNICO” DEL PROGETTO: LE FASIIL CICLO DI VITA “TECNICO” DEL PROGETTO: LE FASIProgetto

FASI DEL OGGETTO INPUT OUTPUTFASI DEL PROGETTO

OGGETTO INPUT ATTIVATORE

OUTPUT REALIZZATO

IDEAZIONE Intuizione di un nuovo Idea di una persona o Decisione di approfondire la obiettivo da raggiungere e prima definizione delle sue caratteristiche

rilevazione di un problema da risolvere

bontà dell’idea o di verificare meglio i termini del problema

VALUTAZIONE E FATTIBILITA’

Analisi approfondita delle caratteristiche dell’idea e

Decisione di approfondimento

Studio di fattibilità, indicazione su comeFATTIBILITA caratteristiche dell idea e

del problemaapprofondimento indicazione su come

procedere. Decisione di procedere o di annullare il progetto

PIANIFICAZIONE OPERATIVA E

Definizione delle modalità di esecuzione del progetto

Decisione di procedere Piano di progettoOPERATIVA E ORGANIZZAZIONE

esecuzione del progetto.Organizzazione dei lavori e delle risorse

REALIZZAZIONE E CONTROLLO

Avvio dei lavoriVerifica periodica

Specifiche del piano di progetto

Report periodici di avanzamento dei lavori

dell’andamentoValutazione di qualità del risultato

Risultato di progetto consegnato

ESERCIZIO E MANUTENZIONE

Utilizzo del risultato di progetto e messa a punto di

Risultato consegnato Report periodici di efficienza ed efficacia


MANUTENZIONE p g peventuali ulteriori esigenze dell’utilizzo dei risultati del

progetto

Il Ciclo di IL CICLO DI VITA “ORGANIZZATIVO”: IL CICLO DI VITA “ORGANIZZATIVO”: ALCUNI QUESITI A CUI RISPONDEREALCUNI QUESITI A CUI RISPONDERE

Progetto

COSA SI DOVRA’ REALIZZARE?

QUANTO VERRA’ A COSTARE?

CHI PORTERA’ AVANTI LA REALIZZAZIONE DEL PROGETTO?

QUALI PRODOTTI O SERVIZI SI REALIZZERANNO A SEGUITO DELL’ATTIVITA’ DI PROGETTO?

QUALI SONO LE RISORSE DISPONIBILI?

QUANDO IL PROGETTO PUO’ DIRSI CHIUSO?QUANDO IL PROGETTO PUO DIRSI CHIUSO?

COME VALUTARE I RISULTATI?


Il Ciclo di

I DUE APPROCCI SONO STRETTAMENTE INTEGRATI…I DUE APPROCCI SONO STRETTAMENTE INTEGRATI…Progetto

APPROCCIO TECNICO

Condivisione idea o bl

FASEINIZIALE

APPROCCIO ORGANIZZ.

Identificare gli obiettiviTrovare lo sponsor e il committente

++

--problemaStudio di fattibilitàDecisioneProgettazione in dettaglio

INIZIALE Trovare lo sponsor e il committente ufficiale

Identificare i fattori di successoIdentificare le risorseIdentificare una “cultura” di progetto

CU

RE

ZZ

AC

UR

EZ

ZA

Progettazione in dettaglioPianificazione operativa

p gVerificare se esistono sistemi di

programmazione e controllo, sistemi di premi/punizioni adeguati al progetto

ON

E E

IN

SIC

ON

E E

IN

SIC

RIS

CH

IOR

ISC

HIO

RIS

OR

SER

ISO

RSE

Sviluppo e realizzazioneRilascio, test e consegna

FASE INTERMEDIA

Definizione dei ruoliUtilizzo del team full-timeRiconoscimento del project

manager++--T

EN

SIO

TE

NSI

O

FASE

gRiconoscimento dall’organizzazione

++

Utilizzo e miglioramentoFASEFINALE Definizione di un piano di

disinvestimenti++ -- --

Il Piano di LO STRUMENTO DI ORGANIZZAZIONE E GESTIONELO STRUMENTO DI ORGANIZZAZIONE E GESTIONEDEL CICLO DI PROGETTO: IL PIANO DI PROGETTODEL CICLO DI PROGETTO: IL PIANO DI PROGETTO

Progetto

Il piano di progetto è un documento formalizzato che descrive come p p gsi possono realizzare gli obiettivi del progetto, considerando che le

risorse disponibili sono limitate nel tempo, nella quantità e nella tipologiatipologia.

Il piano è il risultato del processo di pianificazione ossia diIl piano è il risultato del processo di pianificazione ossia di definizione delle attività da svolgere, di descrizione delle modalità

con cui interagiscono e interdipendono, di definizione e allocazione d ll i ll i tti ità di t ifi i di d fi i i d idelle risorse nelle varie attività, di tempificazione e di definizione dei

costi associati al lavoro.


Il Piano di

LE FINALITA’ DEL PIANO DI PROGETTOLE FINALITA’ DEL PIANO DI PROGETTOProgetto

DIVENTARE UNA BASE PER LO SVOLGIMENTO DELLEATTIVITA’: oltre che uno strumento di pianificazione è anchepuno strumento di gestione

DEFINIRE E RISOLVERE I PROBLEMI: la fissazione degliobiettivi e la loro classificazione permettono di analizzare iproblemi e formulare strategie alternative

AGIRE SULLA COMUNICAZIONE: il piano di progetto è unoAGIRE SULLA COMUNICAZIONE: il piano di progetto è unostrumento di comunicazione e una fonte di informazioni siaper il team che per il resto dell’organizzazione


Il Piano di LA STRUTTURA DEL PIANO DI PROGETTO E GLILA STRUTTURA DEL PIANO DI PROGETTO E GLI

STRUMENTI TECNICI PER LA SUA REALIZZAZIONESTRUMENTI TECNICI PER LA SUA REALIZZAZIONEProgetto

1.1. OBIETTIVI DEL PROGETTO OBIETTIVI DEL PROGETTO (cosa deve essere fatto)(cosa deve essere fatto)

2.2. ATTIVITA’ DA SVOLGERE ATTIVITA’ DA SVOLGERE WBS E FORME DERIVATE(Come deve essere fatto)(Come deve essere fatto)

3.3. COMPETENZE NECESSARIE COMPETENZE NECESSARIE (Quali conoscenze, capacità)(Quali conoscenze, capacità)

DERIVATE

MATRICE DI RESPONSABILITA’

4.4. DEFINIZIONE E DEFINIZIONE E ASSEGNAZIONE (Chi lo deve ASSEGNAZIONE (Chi lo deve fare)fare)

55 SCHEDULING DEL PROGETTOSCHEDULING DEL PROGETTO

RESPONSABILITA

RETICOLO, DIAGRAMMA DI

5.5. SCHEDULING DEL PROGETTO SCHEDULING DEL PROGETTO (Quando si deve fare)(Quando si deve fare)

6.6. DEFINIZIONE E DEFINIZIONE E ASSEGNAZIONE DI RISORSE ASSEGNAZIONE DI RISORSE

GANTT

BUDGET DI PROGETTO

ECONOMICHE (Quanto costa)ECONOMICHE (Quanto costa)

7.7. SISTEMA DI CONTROLLO SISTEMA DI CONTROLLO (Come verificare)(Come verificare)

SISTEMA DI REPORTING, SISTEMA INFORMATIVO


8.8. ATTENZIONE E MODALITA’ ATTENZIONE E MODALITA’ DI SOLUZIONE DEI DI SOLUZIONE DEI PROBLEMI (Quali rischi)PROBLEMI (Quali rischi)

Il Piano di

CAPITOLO 1. GLI OBIETTIVICAPITOLO 1. GLI OBIETTIVIProgetto

Il piano di progetto comincia con una definizione chiara deglip p g gobiettivi del progetto, in termini di risultati da conseguire (e“prodotti da consegnare”). In fase di definizione degli obiettivi èutile applicare il test SMART dove SMART sta per:pp p

SEMPLICE (Simple)MISURABILE (Measurable)RAGGIUNGIBILE (Achievable)REALISTICO (Realistic)ACCETTABILE COME TEMPI (Time scale)


EsempioLA VALUTAZIONE DEGLI OBIETTIVILA VALUTAZIONE DEGLI OBIETTIVI

Esempio

Nel caso della costruzione di una casa sono stati definiti iti bi tti iseguenti obiettivi:

l’edificio deve essere a prova di intemperieogni camera da letto deve poter contenere un letto doppiog p ppdeve essere previsto il posto per parcheggiare un veicoloil soggiorno deve essere confortevole e accogliented ll i i d t d l i didalla cucina si deve poter accedere al giardinola cucina deve poter essere arredata con mobili standard

Si discuta se questi obiettivi rispondono ai requisiti del testSMART e se eventualmente ve ne sono alcuni in conflitto traloro


loro

Il Piano di

CAPITOLO 2. LE ATTIVITA’ DA SVOLGERECAPITOLO 2. LE ATTIVITA’ DA SVOLGEREProgetto

Per il raggiungimento di ciascun obiettivo devo essere svoltegg guna o più attività, ciascuna delle quali a sua volta puòscomporsi in una serie di compiti elementari. In questa fasesi tratta di censire, stilandone l’elenco, le attività e i compiti, , pnecessari al raggiungimento degli obiettivi individuati.Si tratta di un’attività delicata in quanto richiede una pienacondivisione della struttura e delle attività del progettocondivisione della struttura e delle attività del progetto.L’output di questa fase è la Work Breakdown Structure (WBS)


EsempioLA WBS PER LA COSTRUZIONE DI UNA CASALA WBS PER LA COSTRUZIONE DI UNA CASA

Esempio

Progetto Progetto CasaCasaC sC s

FondamentaFondamenta Corpo CasaCorpo Casa CoperturaCopertura

ScavoScavo FondazioniFondazioni MuratureMuratureFiniture Finiture I tI t

Intonaci Intonaci E t iE t i

SolaioSolaioTegole Tegole

Ri ti tiRi ti tiRivestimenti Rivestimenti

E t iE t iInterneInterne EsterniEsterni RivestimentiRivestimentiEsterniEsterni


Il Piano di

CAPITOLO 3. LE COMPETENZE NECESSARIECAPITOLO 3. LE COMPETENZE NECESSARIEProgetto

L’esecuzione delle attività di progetto richiede una serie dip gcompetenze e capacità tecniche, organizzative e relazionali. Inquesto capitolo devono essere succintamente descrittecompetenze e capacità richieste, indipendentemente dal fattop p , pdi possederle o di averle rappresentate nelle persone facentiparte del team al momento in cui si ragiona su questo aspetto.In un processo di pianificazione corretto la scelta delleIn un processo di pianificazione corretto la scelta dellepersone dipende innanzitutto dall’analisi del contesto e dalladefinizione delle capacità e conoscenze effettivamente utili, esuccessivamente verificata con la loro effettiva disponibilitàsuccessivamente verificata con la loro effettiva disponibilità


Esempio IL TEAM DI PROGETTO PER LA COSTRUZIONEIL TEAM DI PROGETTO PER LA COSTRUZIONEDI UNA CASADI UNA CASA

Esempio

UNUN INGEGNEREINGEGNERE CHECHE SISI OCCUPIOCCUPI DELLADELLAUU G GG G CC SS OCCUOCCUPROGETTAZIONEPROGETTAZIONE DELLADELLA STRUTTURASTRUTTURAUNUN ARCHITETTOARCHITETTO CHECHE SISI OCCUPIOCCUPI DELDEL DESIGNDESIGN DEGLIDEGLIINTERNIINTERNIINTERNIINTERNIUNUN GEOMETRAGEOMETRA CHECHE SEGUASEGUA II LAVORILAVORI ININ CANTIERECANTIERE…………..………………..COSACOSA MANCA?MANCA?


Il Piano di

CAPITOLO 4. DEFINIZIONE E ASSEGNAZIONECAPITOLO 4. DEFINIZIONE E ASSEGNAZIONEProgetto

U lt d fi it l tti ità l t i hi t èUna volta definite le attività e le competenze richieste èpossibile individuare le persone e le altre risorse (ad esempiomezzi fisico-tecnici) necessarie e, se disponibili, assegnarel i i tti i iti bilità P ti l t tilloro i rispettivi compiti e responsabilità. Particolarmente utilein questa fase è lo strumento della matrice di responsabilità,che consente di stabilire “chi fa cosa” nonché di definire imeccanismi di interazione fra le persone coinvolte.


Esempio LA MATRICE DI RESPONSABILITA’: LA MATRICE DI RESPONSABILITA’: …..CHI FA COSA?…..CHI FA COSA?

Esempio

FASI ATTIVITA’ Ing P.M Arch Geom Operai Operai

Fondamenta

ScavoScavo

Fondazioni

Corpo Casa

Muratura

Finiture interne

Intonaci esterniIntonaci esterniRivestimenti

esterniCopertura

Solaio

Tegole


C=coordina D= decide O=opera I= viene informato Co= viene consultato

Il Piano di

CAPITOLO 5. SCHEDULING DEL PROGETTOCAPITOLO 5. SCHEDULING DEL PROGETTOProgetto

Solo a questo punto si hanno le informazioni necessarie perq p pdeterminare esattamente i tempi di progetto: obiettivi, attività e,quello che più conta, la disponibilità temporale delle risorsecoinvolte. In questo capitolo si descrivono le attività nella loroq psequenza e nell’eventuale loro parallelismo; sulla base dellerisorse coinvolte, è possibile stimare i tempi di inizio e di fine diogni attività e dell’intero progetto.g p gDi particolare ausilio in questa fase sono le tecniche dirappresentazione reticolare (la più nota delle quali è il Pert) e ildiagramma di Ganttdiagramma di Gantt


EsempioUN ESEMPIO DI PERTUN ESEMPIO DI PERT

Esempio

FINITURE INTERNEMURATURE

SCAVO FONDAZIONI

RIVESTIM. ESTERNI

TEGOLE. ENDSTART

INTONACIESTERNI SOLAIO


Il Piano di CAPITOLO 6. DEFINIZIONE E ASSEGNAZIONE DI CAPITOLO 6. DEFINIZIONE E ASSEGNAZIONE DI

RISORSE ECONOMICHERISORSE ECONOMICHEProgetto

In molti progetti l’importo massimo disponibile delle risorsei h è d t i t N l di il i dieconomiche è predeterminato. Nel predisporre il piano di

progetto l’aspetto economico viene affrontato con le seguentilogiche:

si calcolano gli importi necessari alla luce della realizzazioneottimale del progetto

si verificano i costi necessari alla luce dell’importosi verificano i costi necessari alla luce dell importodisponibile per verificarne la plausibilità e avere eventualielementi di contrattazione

oltre a quantificare gli importi economici è indispensabiledeterminare le varie voci che incidono sul costo del progetto ecome esse si ripartiscono tra le diverse attività da svolgere


Il Piano di

CAPITOLO 7. IL SISTEMA DI CONTROLLOCAPITOLO 7. IL SISTEMA DI CONTROLLOProgetto

Tra i contenuti del piano di progetto debbono essere esplicitatip p g pcriteri e modalità con cui si intende controllare l’effettivoandamento del progetto. Due temi sono particolarmente rilevantial riguardo:g

la scelta dell’oggetto del controllo: generalmente il processodi controllo riguarda la qualità del risultato conseguito, i tempi ei costii costi

la definizione degli indici di valutazione e delle caratteristichela definizione degli indici di valutazione e delle caratteristichedel sistema informativo


Il Piano di CAPITOLO 8. INDIVIDUAZIONE E SOLUZIONECAPITOLO 8. INDIVIDUAZIONE E SOLUZIONE

DI PROBLEMIDI PROBLEMIProgetto

In questa fase devono essere individuati i fattori di rischio cheIn questa fase devono essere individuati i fattori di rischio chepossono incidere sulla buona riuscita del progetto e valutarnela probabilità di accadimento e l’impatto sulle attività dasvolgeresvolgere.E’ buona norma inserire in questo capitolo un “registro deirischi”, che contiene l’elenco di tutti i rischi individuati, conl’i di i d ll b bilità d ll’i tt i dil’indicazione della probabilità e dell’impatto e una serie diindicazioni su come comportarsi nel caso in cui si manifestino.


EsempioIL PIANO DEI RISCHIIL PIANO DEI RISCHI

Esempio

RISCHIO LIVELLO PROBABILITA’ DATA:RISCHIO (A-M-B) (A-M-B) DATA:

Descrizione:

Conseguenze: Azioni:


COSA FARE A CASACOSA FARE A CASAASSEGNO

LUCIDI E APPUNTI: studia i lucidi integrandoli con gliappunti presi in aula

LIBRO DI TESTO: puoi trovare molti dei concetti visti inLIBRO DI TESTO: puoi trovare molti dei concetti visti inaula sul libro di testo “Organizzare e Gestire Progetti” –Cap. 3, pagg. 36-53


il ciclo di progetto e il piano di progetto€¦ · fase intermedia definizione dei ... parte del...

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