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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

DE LA RAMA ADMINISTRATIVA DEL

INSTITUTO ELECTORAL DEL ESTADO DE QUERÉTARO

2

ÍNDICE

I. INTRODUCCIÓN ................................................................................................................ 5

II. OBJETIVO GENERAL ......................................................................................................... 6

III. ESTRUCTURA ORGÁNICA .............................................................................................. 6

IV. GLOSARIO ......................................................................................................................... 8

V. MANUALES DE PROCEDIMIENTOS ............................................................................. 11

1. CONSEJO GENERAL ........................................................................................................... 11

1.1 COMISIONES ELECTORALES ........................................................................................... 11

REALIZACIÓN DE LAS SESIONES DE LAS COMISIONES ELECTORALES

PERMANENTES, TRANSITORIAS Y UNIDAS. .................................................................... 13

ELABORACIÓN DE MINUTAS ............................................................................................... 19

1.2 COORDINACIÓN DE COMUNICACIÓN SOCIAL .............................................................. 25

ELABORACIÓN DE SÍNTESIS INFORMATIVA. ................................................................... 27

PRODUCCIÓN DEL PROGRAMA DE RADIO “EXPRESIONES PARA ELEGIR”. .............. 31

PRODUCCIÓN DE PUBLICACIONES INSTITUCIONALES ................................................ 34

2. SECRETARÍA EJECUTIVA .................................................................................................. 38

2.1 DIRECCIÓN EJECUTIVA DE ORGANIZACIÓN ELECTORAL, PRERROGATIVAS Y

PARTIDOS POLÍTICOS ............................................................................................................. 38

ELABORACIÓN Y DISTRIBUCIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN Y MATERIAL

ELECTORAL. .......................................................................................................................... 40

ELABORACIÓN DEL CATÁLOGO DE ESPACIOS PUBLICITARIOS PARA UTILIZACIÓN

DE PROPAGANDA ELECTORAL. ......................................................................................... 50

DESIGNACIÓN DE SECRETARÍAS TÉCNICAS. ................................................................. 55

LOCALIZACIÓN DE ESPACIOS PARA SEDES DE LOS CONSEJOS DISTRITALES Y

MUNICIPALES. ....................................................................................................................... 61

2.2 DIRECCIÓN EJECUTIVA DE EDUCACIÓN CÍVICA Y PARTICIPACIÓN CIUDADANA

..................................................................................................................................................... 65

EJECUCIÓN DE ACTIVIDADES EN MATERIA DE EDUCACIÓN CÍVICA Y

PARTICIPACIÓN CIUDADANA. ............................................................................................. 67

3

IMPLEMENTACIÓN DE CAPACITACIÓN DIRIGIDA AL FUNCIONARIADO DEL

INSTITUTO ELECTORAL DEL ESTADO DE QUERÉTARO. .............................................. 70

PROMOCIÓN DE CAMPAÑAS PARA LA INSCRIPCIÓN DE LA CIUDADANÍA AL

PADRÓN ELECTORAL, ASÍ COMO DE INFORMACIÓN EN MATERIA DE DELITOS

ELECTORALES. ..................................................................................................................... 76

2.3 COORDINACIÓN JURÍDICA: .............................................................................................. 79

RECEPCIÓN, CLASIFICACIÓN Y DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS ........................... 81

2.4 COORDINACIÓN ADMINISTRATIVA ................................................................................ 85

REEMBOLSO Y MANEJO DEL FONDO DE CAJA CHICA ................................................... 87

COMPROBACIÓN DE GASTOS. ........................................................................................... 95

SISTEMA AUTOMATIZADO DE ADMINISTRACIÓN Y CONTABILIDAD

GUBERNAMENTAL. ............................................................................................................. 102

2.4.1 RECURSOS FINANCIEROS ........................................................................................... 106

TRANSFERENCIA ELECTRÓNICA A LOS PARTIDOS POLÍTICOS POR CONCEPTO

DE FINANCIAMIENTO PÚBLICO ........................................................................................ 108

PAGO DE NÓMINA QUINCENAL Y EMISIÓN DE RECIBOS DE NÓMINA. ...................... 113

ELABORACIÓN DE CHEQUES. ........................................................................................... 117

EMISIÓN DE PAGOS POR BANCA ELECTRÓNICA. ........................................................ 121

OTORGAMIENTO DE GASTOS A COMPROBAR. ............................................................ 125

REGISTRO CONTABLE. ...................................................................................................... 130

PAGO DE IMPUESTOS Y CUOTAS DE SEGURIDAD SOCIAL. ....................................... 133

ELABORACIÓN DE CONCILIACIONES BANCARIAS. ...................................................... 138

ELABORACIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS. ................................................................ 142

2.4.2 RECURSOS HUMANOS Y FINANCIEROS ................................................................... 145

MOVIMIENTOS AFILIATORIOS ANTE EL INSTITUTO MEXICANO DEL SEGURO

SOCIAL. ................................................................................................................................. 147

CONTRATACIÓN E INTEGRACIÓN DE EXPEDIENTES DEL PERSONAL. .................... 152

INCORPORACIÓN AL SEGURO COLECTIVO DE VIDA Y PAGO DE PRIMAS. ............. 160

ENTERO DE CUOTAS AL INSTITUTO MEXICANO DEL SEGURO SOCIAL Y AL

SISTEMA DE AHORRO PARA EL RETIRO. ....................................................................... 165

4

2.4.3 SERVICIOS GENERALES .............................................................................................. 171

REQUISICIÓN Y ENTREGA DE SERVICIOS, MATERIALES, SUMINISTROS Y BIENES

MUEBLES. ............................................................................................................................. 173

SOLICITUD Y EJECUCIÓN DEL MANTENIMIENTO A BIENES MUEBLES E INMUEBLES . 182

MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO DE LOS VEHÍCULOS PROPIEDAD

DEL INSTITUTO. .................................................................................................................. 188

PRÉSTAMO DE VEHÍCULOS. ............................................................................................. 197

2.5 COORDINACIÓN DE INFORMÁTICA .............................................................................. 203

ACTUALIZACIÓN DE CONTENIDOS DEL SITIO WEB. .................................................... 205

SOPORTE TÉCNICO. .......................................................................................................... 211

DESARROLLO DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN .......................................................... 214

PRÉSTAMO DE BIENES INFORMÁTICOS. ....................................................................... 217

INSTALACIÓN DE BIENES Y PROGRAMAS INFORMÁTICOS. ...................................... 222

MANTENIMIENTO DE BIENES INFORMÁTICOS. ............................................................. 227

2.6 UNIDAD DE ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA.................................................. 233

SOLICITUD DE ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA Y EJERCICIO DE LOS

DERECHOS ARCO. .............................................................................................................. 235

2.7 UNIDAD TÉCNICA DE FISCALIZACIÓN ......................................................................... 241

FISCALIZACIÓN ORDINARIA: ASOCIACIÓN POLÍTICA ESTATAL. .............................. 243

FISCALIZACIÓN ORDINARIA: ORGANIZACIÓN CIUDADANA. ....................................... 284

5

I. INTRODUCCIÓN

En cumplimiento a lo establecido en el título segundo capítulo primero del

Reglamento Interior del Instituto Electoral del Estado de Querétaro, las áreas

que conforman la estructura orgánica de este Instituto, han elaborado el manual

de procedimientos de la rama administrativa, el cual es un instrumento de apoyo

fundamental para el desarrollo de las funciones del personal electoral, respecto

de su conformación, organización objetivos y funcionamiento.

El propósito de este documento es proporcionar una perspectiva general de los

aspectos más relevantes de las diferentes tareas a desarrollar con el fin de

mantener un óptimo rendimiento en las actividades que se realizan; por lo que se

han actualizado e incorporado los procedimientos en el ramo administrativo que

se ejecutan en esta Institución, mismos que permiten orientar al personal

electoral sobre el funcionamiento del Instituto; conformando así, una guía que

permite instruir la forma en que deben operar e intervenir en el desempeño de sus

labores.

Asimismo, en el manual, se explica la manera en que está organizado el

Instituto; el cual como organismo público es un ente que concreta su actuar a

través de personas quienes no son permanentes; ante este cambio, es

necesario crear documentos y mecanismos que permitan identificar la forma

en que ejecutan su trabajo a través de sus atribuciones y competencias

garantizando la continuidad en el trabajo que se realiza.

Es importante señalar, que este documento está sujeto a actualización en la

medida que se presenten variaciones en la ejecución de actividades y en la

normatividad establecida, en cuanto a la estructura orgánica y atribuciones del

Instituto.

Por último, el manual de procedimientos está dirigido a todo el personal que

labora en el Instituto Electoral del Estado de Querétaro, y a la ciudadanía en

general para que den cuenta y conozcan con exactitud de los procesos y

funciones que se desempeñan en este órgano electoral.

6

II. OBJETIVO GENERAL

El manual de procedimientos busca servir como instrumento y guía de apoyo para el

personal que presta sus servicios laborales en el Instituto Electoral del Estado de

Querétaro; por lo que, contiene en forma ordenada, secuencial y detallada, las

actividades derivadas de las funciones y atribuciones designadas a cada una de las

áreas de este Instituto.

III. ESTRUCTURA ORGÁNICA

INSTITUTO ELECTORAL DEL ESTADO DE QUERÉTARO

I. CONSEJO GENERAL 1.1 PRESIDENCIA 1.2 COMISIONES ELECTORALES 1.2.1 Comisión de Vinculación 1.2.2 Comisión de Educación Cívica y Participación

Ciudadana 1.2.3 Comisión de Organización Electoral, Prerrogativas y

Partidos Políticos 1.2.4 Comisión Editorial 1.2.5 Comisión Jurídica 1.2.6 Comisión de Fiscalización 1.2.7 Comisión de Transparencia y Acceso a la

Información Pública 1.2.8 Comisión de Igualdad Sustantiva y Derechos

Humanos 1.2.9 Comisión de Seguimiento al Servicio Profesional

Electoral Nacional 1.3 COORDINACIÓN DE COMUNICACIÓN SOCIAL

II. SECRETARÍA EJECUTIVA

2.1 DIRECCIÓN EJECUTIVA DE ORGANIZACIÓN ELECTORAL, PRERROGATIVAS Y PARTIDOS POLÍTICOS

7

2.1 DIRECCIÓN EJECUTIVA DE EDUCACIÓN CÍVICA Y PARTICIPACIÓN CIUDADANA

2.2 DIRECCIÓN EJECUTIVA DE ASUNTOS JURÍDICOS 2.2.1 Coordinación Jurídica 2.2.1.1 Oficialía de Partes 2.2.2 Coordinación de Instrucción Procesal 2.3 UNIDAD TÉCNICA DE FISCALIZACIÓN 2.4 UNIDAD DE ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA 2.5 COORDINACIÓN ADMINISTRATIVA 2.5.1 Recursos Humanos y Financieros 2.5.2 Servicios Generales 2.6 COORDINACIÓN DE INFORMÁTICA

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IV. GLOSARIO

ADQUISICIÓN: La compra de cualquier bien mueble y/o consumible.

ARQUEO DE CAJA CHICA: Documento donde se analizan las transacciones

del efectivo del fondo revolvente durante un lapso de tiempo determinado.

BANCA ELECTRÓNICA: Sistema electrónico por el cual se obtienen los

servicios bancarios a través de equipos automatizados que proporcionan la

rapidez y seguridad necesarias para llevar a cabo operaciones bancarias, tales

como: traspasos entre cuentas, pago a cuentas de terceros, transferencias

interbancarias, consulta de saldos, entre otros.

CONCILIACIONES BANCARIAS: Documento que muestra los movimientos

de la cuenta de bancos en contabilidad comparado con la información de la

Institución Bancaria.

CONSEJO GENERAL: Es el órgano superior de dirección, responsable de

vigilar el cumplimiento de las disposiciones constitucionales y legales en

materia electoral.

CONSEJOS ELECTORALES: son órganos temporales que tienen por objeto la

preparación, desarrollo y vigilancia de los procesos electorales en sus

respectivos distritos y municipios.

CONSEJEROS Y CONSEJERAS ELECTORALES: Personas integrantes del

Consejo General del Instituto Electoral del Estado de Querétaro.

DERECHOS ARCO: Los derechos de acceso, rectificación, cancelación y

oposición al tratamiento de datos personales.

FINANCIAMIENTO PÚBLICO: Recursos públicos que se entrega a los

partidos políticos para el sostenimiento de actividades en los términos

previstos por la Ley Electoral.

FONDO FIJO DE CAJA CHICA: Recursos financieros que se asignan y

otorgan como fondo a una unidad responsable del gasto para el cumplimiento

de sus programas, objetivos y metas.

FORMATO: Es una pieza de papel impresa que contiene datos fijos y espacios

en blanco para ser llenados con información variable que se usa en los

9

procedimientos de oficina. Una forma puede constar de varias copias, que

pueden tener destinos o usos diversos.

IMPUESTOS FEDERALES: Son las obligaciones fiscales que debe cubrir el

Instituto Electoral del Estado de Querétaro a las autoridades hacendarias del

Gobierno Federal como consecuencia de sus operaciones normales.

IMPUESTOS LOCALES: Se refiere a la contribución que indica la Ley de

Ingresos del Estado de Querétaro.

INFOPREL: Sistema de Información del Proceso Electoral; plataforma

informática para la gestión de la información que se genera durante el proceso

electoral.

INSTITUTO: El Instituto Electoral del Estado de Querétaro, organismo público

local en materia electoral en la entidad en los términos que prevé la

Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos, la Constitución Política

del Estado de Querétaro y las leyes que emanan de ambas.

PERSONAL ELECTORAL: Persona que labora en el Instituto.

PÓLIZA DE CHEQUE O DE EGRESO: Documento contable que se conserva

como soporte del pago en el cual quedan registrados los conceptos del gasto.

PRÉSTAMO INTERBIBLIOTECARIO: préstamo que se realiza

eventualmente entre bibliotecas y consiste en la posibilidad de compartir en

forma equitativa el uso de los distintos acervos bibliográficos.

REGISTRO CONTABLE: La información financiera deberá mostrar los

ingresos y egresos que sustentan el patrimonio del Instituto y que son la base

para el logro de los programas, proyectos y objetivos.

SAACG: Es una herramienta informática desarrollada por el INDETEC dirigida

a municipios y organismos públicos descentralizados de estados y municipios

que requieren de una aplicación más robusta para soportar mayor número de

operaciones, para facilitar e integrar sus operaciones presupuestales,

administrativas, contables y financieras, construyendo automáticamente la

contabilidad con un enfoque de gestión.

SERVICIO: Actividad que realiza un prestador o prestadora de servicio con el

fin de atender aspectos profesionales, técnicos o de mantenimiento a

instalaciones y/o equipos.

SOLICITUD DE MANTENIMIENTO: Formato mediante el cual el área

respectiva solicitará la reparación y/o servicio de algún bien, propiedad del

Instituto Electoral del Estado de Querétaro. Con este formato se requerirán

10

también servicios para los inmuebles que se tienen en arrendamiento, tales

como: pintura, electricidad, plomería, etc.

SUA: (Sistema Único de Autodeterminación) es el Programa informático para

determinar importes y conceptos para el pago de las cuotas obrero-patronales

por conceptos de IMSS, Retiro, Cesantía y Vejez e INFONAVIT.

PRINCIPIOS RECTORES: principios bajo los cuales el Instituto cumple sus

funciones los cuales son: certeza, imparcialidad, independencia,

máxima publicidad, objetividad, legalidad y probidad.

11

CONSEJO GENERAL

MANUALES DE PROCEDIMIENTOS DE LAS

COMISIONES ELECTORALES DEL CONSEJO GENERAL

12

HOJA DE IDENTIFICACIÓN DE FIRMAS Y RÚBRICAS

ELABORÓ EL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LAS COMISIONES ELECTORALES DEL CONSEJO GENERAL

NOMBRE Y PUESTO FIRMA RÚBRICA

Licda. Tania Yolotzin López Orozco

Secretaria Técnica de la Comisión

Lic. Oscar Ulises Murillo Rodríguez

Secretario Técnico de la Comisión


VALIDACIÓN DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LAS COMISIONES ELECTORALES DEL CONSEJO GENERAL


M. en A. Gerardo Romero Altamirano

Consejero Presidente del Consejo General


DICTAMINACIÓN DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LAS COMISIONES ELECTORALES DEL CONSEJO GENERAL


Lic. José Eugenio Plascencia Zarazúa

Secretario Ejecutivo

FECHA DE ELABORACIÓN O

ACTUALIZACIÓN

NOVIEMBRE 2017

13

DENOMINACIÓN DEL PROCEDIMIENTO

REALIZACIÓN DE LAS SESIONES DE LAS COMISIONES ELECTORALES PERMANENTES, TRANSITORIAS Y UNIDAS.

PROPÓSITO

Desahogar los asuntos de competencia de las Comisiones Electorales del Consejo

General respecto a las actividades que realicen los órganos del Instituto Electoral del

Estado de Querétaro.

POLÍTICAS DE OPERACIÓN

1. Serán consideradas comisiones permanentes:

Organización Electoral, Prerrogativas y Partidos Políticos;

Educación Cívica y Participación Ciudadana;

Jurídica;

Editorial;

Vinculación;

Fiscalización;

Igualdad Sustantiva y Derechos Humanos;

Transparencia y Acceso a la Información Pública;

De Seguimiento al Servicio Profesional Electoral Nacional; y

De Asuntos Internacionales.

2. Las comisiones permanentes se conformarán por tres integrantes del Consejo

General con derecho a voto y dos representantes con acreditación ante el propio

Consejo, eligiéndose a quien fungirá como titular de la Presidencia, así como

una Secretaría y una Vocalía, si así lo determina el colegiado; estos cargos no

podrán recaer en representantes.

3. Las comisiones unidas serán presididas por la Presidencia de éstas,

respectivamente; en caso de que sesionen más de dos comisiones, la

Presidencia y la Secretaría deberán elegirse de entre las Presidencias restantes.

La votación que se emita en Comisiones unidas contará en lo individual,

14

independientemente de que algún integrante pertenezca a más de una

Comisión.

4. Se consideran comisiones transitorias aquellas que dejan de tener vigencia una

vez cumplido el objetivo para el que fueron creadas; así como las que por Ley,

tienen tal carácter.

5. La Secretaría del Colegiado, al expedir la convocatoria a sesión deberá

acompañarla de los documentos relativos a los puntos del orden del día

propuesto, y ésta deberá ser notificada a los órganos colegiados que

corresponda. La convocatoria será firmada por la Presidencia de la Comisión

respectiva.

6. La lista de asistencia contendrá los nombres de Consejeros y Consejeras

electorales integrantes de la Comisión, representantes de los partidos políticos,

los Consejeros y Consejeras electorales que no sean integrantes del Colegiado,

así como los órganos operativos y técnicos que hayan sido convocados.

7. La Secretaría Técnica de la Comisión generará un archivo de respaldo que

incluirá:

Copia de la convocatoria de estrados.

Copia de la lista de asistencia.

Copia del guion que servirá de apoyo al Presidente de la Comisión, para el

desahogo de la sesión.

Copia de los documentos anexos que se hayan enviado con la convocatoria,

o que se consideren relevantes para el tema que será tratado en la sesión.

8. La lista de asistencia deberá estar firmada por quienes estén presentes en la

sesión, con el propósito de que la Presidencia de la Comisión, verifique el

quórum e instale la sesión.

9. En caso de que alguna otra persona convocada llegue a la sesión, después de

que se haya verificado el quórum y se haya instalado la sesión, La Secretaría

Técnica deberá informar de su incorporación, a la Presidencia de la Comisión.

15

10. La Secretaría Técnica deberá tomar nota de la hora en la que la sesión dio inicio

y en que concluyó, además de lo que considere trascendente durante el

desarrollo de la sesión, lo anterior para que sirva de apoyo en la elaboración de

la minuta.

11. La Secretaría Técnica de la Comisión deberá anexar las notas recabadas durante

la sesión al archivo generado, así como los documentos que hayan sido

aprobados durante la sesión.

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO


PERMANENTES, TRANSITORIAS Y UNIDAS

Responsable

Actividad Documentos

Involucrados

Secretaría Técnica de la

Comisión

1. Elabora el proyecto de convocatoria correspondiente para la celebración de sesión, ya sea ordinaria, extraordinaria o unidas; según sea el caso. 6

Proyecto de Convocatoria

Presidencia de la Comisión

2. Revisa el proyecto de la convocatoria y realiza las observaciones necesarias en su caso.

Secretaría Técnica de la Comisión

3. Atiende las observaciones realizadas, recaba la firma de la Presidencia de la Comisión y;


Comisión

4. Publica la convocatoria en estrados y en el sitio de internet del Instituto.

Convocatoria a sesión.

16



Responsable


Involucrados


Comisión

5. Notifica la convocatoria a integrantes del Órgano Colegiado, remitiéndola a la Coordinación de Comunicación Social y a Servicios Generales, para su conocimiento.


Comisión

6. Elabora un guion para desarrollo de la sesión el cual remite a la Presidencia de la Comisión para revisión y realización de observaciones en su caso.

Guion de respaldo

Presidencia de la

Comisión

7. Revisa el guion y si es necesario realiza observaciones.


8. Atiende las observaciones realizadas al guion y procede a realizar su modificación. Lo remite a la Presidencia y Secretaría de la Comisión.


9. Elabora la lista de asistencia de la sesión.

Lista de Asistencia


10. Realiza el pase de lista de asistencia, previamente al desahogo de la sesión.


11. Propone el orden del día a tratar según el carácter de la sesión.

Guion de la Sesión

17



Responsable


Involucrados

Presidencia y Secretaría de la

Comisión

12. Desahogo de la sesión.

Documentos anexos que se hayan enviado con la convocatoria o que se consideren relevantes para el tema que será tratado en la sesión.

TERMINA PROCEDIMIENTO

NORMATIVIDAD APLICABLE

Artículos 65, 66 y 67 de la Ley Electoral del Estado de Querétaro. Artículos 18, 48, 50, 53 y 55 del Reglamento Interior del Instituto Electoral

del Estado de Querétaro.

18

DIAGRAMA DE PROCEDIMIENTO


Electoral


Electoral

Revisa el proyecto de la convocatoria y realiza las

observaciones necesarias en su caso.

¿Realiza observaciones?

No

Revisa el guion y si es necesario realiza sus

observaciones.

¿Realiza observaciones?

No

Propone el orden del día a tratar según el carácter de la sesión.

Desahogo de la sesión.

Si

Si

Elabora el proyecto de convocatoria correspondiente

extraordinaria o unidas cual sea el caso.

Atiende las observaciones realizadas y recaba la firma

del Presidente de la Comisión.

Publica la convocatoria en estrados y en el sitio de

internet del Instituto.

Notifica la convocatoria a los y las integrantes del Órgano

Colegiado remitiéndola a la Coordinación de

Comunicación Social y a Servicios Generales, para su

conocimiento.

Elabora el guion para el desarrollo de la sesión el cual remite a la Presidencia de la Comisión para revisión y

realización de observaciones en su caso.

Atiende las observaciones realizadas al guion y procede a realizar su modificación.

Lo remite a la Presidencia y Secretaría de la Comisión.

Elabora la lista de asistencia de la sesión.

Realiza el pase de lista de asistencia, previamente al

desahogo de la sesión.

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ELABORACIÓN DE MINUTAS PROPÓSITO

Generar un documento en el que se detallen de manera sucinta los puntos del orden

del día desahogados en las sesiones celebradas por las Comisiones Electorales del

Consejo General del Instituto Electoral del Estado de Querétaro.


1. La Secretaría Técnica de la Comisión, elaborará una minuta de cada sesión, que

contendrá los temas relevantes tratados durante el desahogo de la misma.

2. La elaboración de la minuta deberá estar apoyada en las notas tomadas durante

la sesión por la Secretaría Técnica. Se contará también con el apoyo de la

Coordinación de Comunicación Social para obtener el respaldo en audio y

video, para tal fin.

3. La redacción de la minuta se deberá atender lo siguiente:

Redactarse en tiempo pasado;

Cuidar la redacción y sintaxis;

La primera intervención de cada participante, deberá asentarse precedida

por el nombre y cargo de quien la realiza, en las posteriores, se indicará

indistintamente el nombre o el cargo;

Resumir el sentido de las ideas y argumentos que exponen quienes

intervienen durante la sesión;

Únicamente se transcribirá textualmente a petición expresa de quien en su

momento haya intervenido en la sesión y así lo considere necesario;

Deberá quedar asentado, en el punto correspondiente, el nombre del o los

documentos que, en su caso, acompañaron a la convocatoria. Se registrará

que se conoció de su contenido, así como las observaciones que se hicieron

a los mismos y el sentido de su aprobación, en su caso;

20

Si la comisión o comisiones conocieran de algún procedimiento, deberá

darse cuenta del mismo, así como el sentido de las participaciones y la

determinación que se tome;

4. En un plazo no mayor a tres días hábiles, la Secretaría Técnica turnará a las

personas titulares de las Consejerías Electorales que intervinieron en la

respectiva sesión, una minuta preliminar para recoger sus observaciones.

5. Las personas titulares de las Consejerías Electorales entregarán la minuta con

observaciones, si fuera el caso, en un plazo de hasta tres días hábiles; en el

supuesto que no se regrese la minuta en tal plazo, se entenderá que no se

formulan observaciones.

6. La Secretaría Técnica subsanará las observaciones señaladas por las personas

titulares de las Consejerías Electorales, en un plazo de hasta dos días hábiles y

turnará nuevamente para rúbricas y firmas.

7. Mediante oficio firmado por la Presidencia de la comisión o comisiones, se

entregará la minuta a la Secretaría Ejecutiva del Consejo General, junto con los

documentos aprobados en la sesión respectiva.

21


ELABORACIÓN DE MINUTAS

Responsable


Involucrados


1. Solicita a la Coordinación de Comunicación Social el audio o video de la sesión y elabora el proyecto de minuta.

Audio o video de la

sesión realizada. Proyecto de minuta


2. Somete el proyecto de minuta a consideración de la Presidencia, Consejeros y Consejeras Electorales integrantes de la Comisión que asistieron a la sesión, para que emitan en su caso las observaciones correspondientes.

Presidencia e Integrantes

de la Comisión

3. Revisan el proyecto de minuta, realizando las observaciones correspondientes.


4. Elabora la minuta final con las adecuaciones señaladas por los Consejeros, Consejeras Electorales y la Presidencia de la Comisión.

Minuta final

Integrantes de la Comisión

5. Rubrican la minuta final.

22

Presidencia de la

Comisión

6. Remite mediante oficio la minuta a la Presidencia del Consejo General, a la Secretaría Ejecutiva y en su caso a las áreas técnicas y operativas correspondientes para su conocimiento y archivo.

Oficio de remisión de minuta

23

ELABORACIÓN DE MINUTAS

Responsable


Involucrados


7. Remite la minuta a las instancias correspondientes para la ejecución de los acuerdos adoptados según sea el caso.



8. Remite la minuta a la Coordinación de Informática para su publicación en el sitio de internet del Instituto.



9. Integra el expediente de la sesión y procede al archivo.

Expediente de la sesión Archivo



Artículo 19 y 20 del Reglamento Interior del Instituto Electoral del Estado de Querétaro.

Lineamientos para la Elaboración, Entrega de Minutas y Dictámenes de las Sesiones de las Comisiones Permanentes, Unidas y Transitorias del Instituto Electoral del Estado de Querétaro.

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Presidencia de la

Comisión Electoral

Integrantes de la

Comisión Electoral

Secretaría Técnica de

la Comisión Electoral

Revisan el proyecto de minuta, realizando las observaciones

correspondientes.

¿Hacen Si

observaciones?

No

La Presidencia, Consejeras y Consejeros Electorales integrantes de la Comisión rubrican la minuta final.

Elabora oficio por el cual remite la minuta a la Presidencia del Consejo General, a la

Secretaría Ejecutiva y en su caso a las áreas técnicas y operativas correspondientes para

su conocimiento y archivo.

Remite la minuta a las Instancias correspondientes para la ejecución de los acuerdos adoptados según sea el

caso.

Remite la minuta a la Coordinación de Informática para su publicación en el

sitio de internet del Instituto.

Solicita a la Coordinación de

Comunicación Social el audio o video de la sesión y elabora un

proyecto de minuta.

Somete el proyecto de minuta a consideración de la Presidencia, Consejeros y Consejeras Electorales

integrantes de la Comisión que asistieron a la sesión, para que emitan en su caso las

observaciones correspondientes.

Atiende las observaciones con las adecuaciones señaladas por los

Consejeros, Consejeras Electorales y el Presidente de la Comisión.

Elabora la minuta final

Integra el expediente de la sesión y

25

CONSEJO GENERAL

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA COORDINACIÓN DE COMUNICACIÓN SOCIAL

26


ELABORÓ EL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA COORDINACIÓN DE COMUNICACIÓN SOCIAL


L.C.P. Héctor Maqueo González

Coordinador de Comunicación Social


VALIDACIÓN DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA COORDINACIÓN DE COMUNICACIÓN SOCIAL


L.C.P. Héctor Maqueo González

Coordinador de Comunicación Social


DICTAMINACIÓN DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA COORDINACIÓN DE COMUNICACIÓN SOCIAL





ACTUALIZACIÓN

NOVIEMBRE 2017

27

DENOMINACIÓN DE PROCEDIMIENTO

ELABORACIÓN DE SÍNTESIS INFORMATIVA.

PROPÓSITO

Mantener informados a los Consejeros y Consejeras electorales, personal electoral y

ciudadanía en general, difundiendo información sobre el acontecer cotidiano en

materia electoral, así como de las actividades y funciones realizadas por el Instituto

Electoral del Estado de Querétaro.


1. Procesar un mecanismo para implementar la información de medios de

comunicación sobre la materia político electoral.

2. Contar con ejemplares de periódicos nacionales y locales para consultar.

3. Revisar páginas web informativas para consulta de información político electoral

nacional y local.

4. Procesar y capturar la información más relevante consultada en los medios de

comunicación consultados.

5. Transmitir y organizar la información de manera jerárquica y temáticamente:

Instituto Electoral del Estado de Querétaro.

Información de interés electoral.

Información acerca de Partidos Políticos.

Notas de ocho columnas o principales.

Legislatura.

Poder Ejecutivo.

Poder Judicial.

Municipios del Estado.

Información General.

Columnas y opinión.

28

6. Redactar la información relevante en materia político electoral.

7. Fotocopiar y recortar las notas donde la información mencione al Instituto


8. Incluir las notas recortadas en la Síntesis Informativa publicada en el sitio web

institucional www.ieeq.mx.


ELABORACIÓN DE SÍNTESIS INFORMATIVA

Responsable


Involucrados

Coordinación de Comunicación Social

1. Recibe los periódicos locales y nacionales del día para su revisión.

Periódicos nacionales y

locales.


2. Revisa y selecciona la información general y en materia político-electoral, más relevante.

Síntesis Informativa

Coordinación de Comunicación Social y

personal electoral.

3. Capturan la información seleccionada en el formato para la Síntesis Informativa local y nacional.


personal electoral.

4. Revisan la información publicada en páginas de noticias en internet.

Personal electoral

5. Escanea la información relativa al Instituto Electoral del Estado de Querétaro, la anexa a la Síntesis Informativa local y general un archivo en formato PDF.

Formato PDF relativo a la información.

http://www.ieeq.mx/

29

ELABORACIÓN DE SÍNTESIS INFORMATIVA

Responsable


Involucrados


personal electoral.

5. Envían por correo electrónico la Síntesis Informativa local y nacional a los Consejeros, personal, directivo y titulares de las áreas del Instituto.

Personal electoral

6. Suben la Síntesis Informativa local y nacional a la página web institucional www.ieeq.mx, en el apartado Sala de Prensa > Síntesis Informativa.



Artículo 108 fracciones II y IV del Reglamento Interior del Instituto Electoral del Estado de Querétaro.

http://www.ieeq.mx/

30


Personal Electoral Coordinación de Comunicación

Social

Recibe los periódicos locales y nacionales del día

para su revisión.

Revisa y selecciona la información general y en

materia político-electoral, más relevante.

Capturan la información seleccionada en el

formato para la Síntesis Informativa local y

nacional.

Escanea la información relativa al Revisan la información publicada en

Instituto Electoral del Estado de páginas de noticias en internet.

Querétaro, la anexa a la Síntesis

Informativa local y general un

archivo en formato PDF.

Envían por correo electrónico la

Síntesis Informativa local y nacional

a los Consejeros y Consejeras,

personal y titulares de las áreas del

Instituto.

Suben la Síntesis Informativa local y nacional a

la página web institucional www.ieeq.mx, en el

apartado Sala de Prensa > Síntesis Informativa.

http://www.ieeq.mx/

31

DENOMINACIÓN DE PROCEDIMIENTO

PRODUCCIÓN DEL PROGRAMA DE RADIO “EXPRESIONES PARA ELEGIR”.

PROPÓSITO

Cumplir con los fines del Instituto Electoral del Estado de Querétaro, a través de la

transmisión y difusión de la información, actividades institucionales y político-

electorales de interés a la ciudadanía en general de una manera oportuna, veraz y

objetiva.


1. “Expresiones para Elegir” se transmite en coproducción con radio Universidad

Autónoma de Querétaro a través de la radiofrecuencia 89.5 FM y la plataforma

institucional www.ieeq.mx. Además de contar con la presencia del personal

electoral, personal de instituciones educativas y organismos que nos dan a

conocer su opinión sobre los temas que se van abordando en cada programa y

que son de gran relevancia.

2. Transmitir el programa de radio “Expresiones para Elegir” el segundo y último

miércoles de cada mes, por la frecuencia de radio Universidad Autónoma de

Querétaro 89.5 FM, a las 10:00 de la mañana.

3. Elaborar el guion temático acorde a las actividades del Instituto Electoral del

Estado de Querétaro y temas relevantes para la ciudadanía.

4. En cada emisión promover la cultura democrática, educación cívica y

participación ciudadana en el Estado, y los fines Institucionales.

5. La grabación o conducción en vivo para el programa “Expresiones para Elegir”

en el estudio de Radio UAQ.

6. La Coordinación de Comunicación Social monitoreará la transmisión del

programa de radio el día y hora acordadas a través de Radio UAQ y de la de la

radio frecuencia 89.5 FM, el sitio web www.radio.uaq.mx y en el sitio web

institucional www.ieeq.mx.

http://www.ieeq.mx/

http://www.radio.uaq.mx/

http://www.ieeq.mx/

32


PRODUCCIÓN DEL PROGRAMA DE RADIO “EXPRESIONES PARA ELEGIR”

Responsable


Involucrados


1. Elabora el guion para el programa de radio “Expresiones para Elegir”.

Guion de radio.

1. Coordinación de Comunicación Social 2.Personal electoral

2. Asisten con la persona o personas invitadas, al estudio de Radio Universidad Autónoma de Querétaro para grabar o conducir en vivo el programa.

Personal electoral

3. Edita el programa y genera una versión del audio en formato mp3.

Audio del programa en formato mp3, en su caso.

Personal electoral

4. Entrega el audio del programa en formato mp3 a Radio UAQ mediante oficio.

Oficio de remisión de

programa a la UAQ.

Personal electoral

5. Monitorea el programa el día y hora establecidos para verificar su transmisión a través de la frecuencia 89.5 FM.

Personal electoral

6. Remite a la Coordinación de Informática el programa en formato mp3 para su colocación en la página institucional.

Oficio de remisión de

programa a la Coordinación de Informática.

Coordinación de Informática

7. Recibe el programa en formato mp3 y lo sube a la página web institucional www.ieeq.mx, en el apartado Sala de Prensa > Programa de radio.


http://www.ieeq.mx/

33


Artículo 53 fracción I de la Ley Electoral del Estado de Querétaro. Artículo 108 fracciones II, III, V y VI del Reglamento Interior del Instituto


DIAGRAMA DE PROCEDIMI ENTO

Coordinación de

Comunicación Social

Personal Electoral del

IEEQ

Coordinación de

Informática

Elabora el guion para el

programa de radio

“Expresiones para Elegir”.

Asisten con la persona o

personas invitadas, al estudio de

Radio Universidad Autónoma de

Querétaro para grabar o

conducir en vivo el programa.

Edita el programa y genera una

versión del audio en formato mp3.

Entrega el audio del

programa en formato mp3

a Radio UAQ mediante

oficio.

Monitorea el programa el día y

hora establecidos, para verificar

su transmisión a través de la

frecuencia 89.5 FM.

Recibe el programa

en formato mp3 y lo

sube a la página

web institucional

www.ieeq.mx, en el

apartado Sala de

Prensa > Programa

de radio.

http://www.ieeq.mx/

34


PRODUCCIÓN DE PUBLICACIONES INSTITUCIONALES

PROPÓSITO

Difundir información objetiva sobre hechos y situaciones de interés público, así como

de las actividades que se desarrollan en el Instituto Electoral del Estado de Querétaro

para el conocimiento de la ciudadanía a través de información oportuna, veraz y

objetiva, la cual es contenida en las producciones institucionales.


1. El Instituto Electoral del Estado de Querétaro a través de la Coordinación de

Comunicación Social, promueve la cultura democrática, educación cívica y

participación ciudadana en el Estado, a través de la variedad de publicaciones

institucionales.

2. Dentro de las publicaciones institucionales se deben elaborar y difundir con un

enfoque de pluralidad, imparcialidad, objetividad y permanencia, comunicados y

publicaciones relativas a las actividades del Instituto.

3. Asimismo se desarrollan vínculos con instituciones para difusión de información

impresa y así cumplir con la labor informativa.

4. De igual modo se difunde información institucional y temas actuales de interés

en materia político-electoral, para su conocimiento.

35



Responsable


Involucrados

Comisión Editorial

1. Instruir a la Coordinación de Comunicación Social para la elaboración de la publicación.

Minuta de la sesión.


2. Recibe la instrucción de la Comisión Editorial o del área que requiera producir una publicación.

Oficio de instrucción.


3. Solicita por medio de oficio, la información que se requiera por escrito para elaborar la publicación.

Oficio de solicitud de

información.


4. Da instrucciones al personal electoral encargado del diseño, respecto de las líneas a seguir para la formación del documento.

Personal electoral

5. Recibe y atiende las instrucciones y procede con el diseño y elaboración del documento.

Ejemplar

Personal Electoral

6. Elabora una versión completa del ejemplar para su revisión.


7. Obtiene la autorización firmada del documento final de la Comisión Editorial o del área que solicitó la publicación en su caso.

36


Responsable


Involucrados

Personal electoral

8. Ya autorizado, se prepara la versión final en el formato digital que corresponda para su impresión.

Personal electoral

9. Se imprime o se envía a la imprenta de acuerdo al documento que se trate.

Ejemplar publicado



Artículo 53 fracción I de la Ley Electoral del Estado de Querétaro. Artículo 108 fracciones III, IV y V del Reglamento Interior del Instituto


37

Recibe y atiende y procede c

elaboración

las i on el del d

nstrucciones diseño y cumento.


Comisión Editorial Coordinación de

Comunicación Social

Personal Electoral del IEEQ

Instruir a la Coordinación de Comunicación Social para la

elaboración de la publicación.

Recibe la instrucción de la Comisión Editorial o del área

correspondiente.

Solicita por medio de oficio, la información que se requiera por

escrito para elaborar la publicación.

Da instrucciones al personal electoral encargado del diseño,

respecto de las líneas a seguir para la formación del documento.

Obtiene la autorización firmada del documento final de la Comisión

Editorial o del área que solicito la publicación en su caso.

o

Elabora una versión completa del

ejemplar para su revisión.

Al obtener la autorización, prepara la versión final en el formato digital

que corresponda para su impresión.

Se imprime o se envía a la imprenta de acuerdo al documento que se trate.

38

SECRETARÍA EJECUTIVA

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA DIRECCIÓN EJECUTIVA DE ORGANIZACIÓN

ELECTORAL, PRERROGATIVAS Y PARTIDOS POLÍTICOS

39


ELABORÓ EL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA DIRECCIÓN EJECUTIVA DE ORGANIZACIÓN ELECTORAL, PRERROGATIVAS Y PARTIDOS POLÍTICOS

NOMBRE Y PUESTO FIRMA RÚBRICA L.C.P. y A.P. Karla Isabel Olvera

Moreno

Coordinadora de Organización Electoral, Prerrogativas y Partidos Políticos.

C. Pedro Gerardo Ayala Ortíz Secretario Técnico adscrito a la

Dirección Ejecutiva de Organización Electoral, Prerrogativas y Partidos

Políticos.




Lic. Roberto Ambriz Chávez

Director Ejecutivo de Organización Electoral, Prerrogativas y Partidos

Políticos.







ACTUALIZACIÓN

MAYO 2019

40


ELABORACIÓN Y DISTRIBUCIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN Y MATERIAL ELECTORAL.

PROPÓSITO

Contribuir con el buen desarrollo y desempeño del sistema electoral para que la

ciudadanía con derecho de emitir su voto, cuente con los insumos necesarios para

la emisión del sufragio.


1. Dirigir la entrega oportuna de la documentación electoral a cada uno de los

consejos distritales y municipales.

2. Elaborar la propuesta de modelos de documentación y material electoral

para ser entregados a la Secretaría Ejecutiva para su posterior

aprobación en la sesión del Consejo General.

3. Consolidar la política funcional con la normatividad existente para la

elaboración de políticas internas logrando una mayor calidad en el proceso

del Programa de producción de la documentación y material electoral.

4. Establecer lineamientos y criterios de fácil entendimiento para distribuir la información necesaria en el diseño, formación, producción y recepción-entrega de la documentación y material electoral.

5. Coadyuvar con las instituciones electorales nacionales e instituciones

educativas en el estudio del mejoramiento práctico en el diseño y formación

de la documentación y material electoral.

6. A través de los consejos distritales y municipales, dar seguimiento en la

entrega de los insumos necesarios a la Presidencia de las mesas directivas de

casilla para la correcta ejecución de sus funciones.

41


ELABORACIÓN Y DISTRIBUCIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN Y MATERIAL ELECTORAL

Responsable

Actividad

Documentos

Involucrados

Dirección Ejecutiva de Organización Electoral,

Prerrogativas y Partidos Políticos

1. Elabora la propuesta de Modelos de

documentación y material electoral,

misma que contiene especificaciones

técnicas de elaboración y la remite a

la Dirección Ejecutiva de

Organización Electoral del INE, para

validación, en su caso.

Modelos de documentación y material electoral.

Dirección Ejecutiva de Organización Electoral

del INE

2. Notifica observaciones o valida en su caso Modelos de documentación y material electoral y se envían a Secretaría Ejecutiva.

Secretaría Ejecutiva

3. Solicita a la Secretaría Técnica de la Comisión de Organización Electoral a través de oficio, su inclusión como punto del orden del día para su aprobación y r e m i s i ó n al Consejo General.

Oficio de solicitud

42


Responsable

Actividad

Documentos

Involucrados

Consejo General

4. Emite el Acuerdo por el que aprueba

los formatos de la documentación y

materiales electorales que se utilizarán

durante el proceso electoral e instruye

al Comité de Adquisiciones,

Enajenaciones, Arrendamientos y

Contratación de Servicios del Instituto

para que realice la adjudicación del

contrato, mediante licitación pública o

adjudicación directa.

Acuerdo del Consejo General del Instituto Electoral del Estado de Querétaro, que aprueba los formatos de la documentación y materiales electorales.



5. Elaborar informe detallado entre

noviembre y diciembre de las acciones

realizadas para el diseño Impreso y

electrónico a la Dirección Ejecutiva de

Organización Electoral del INE a través

de la Unidad Técnica de Vinculación

con los Organismos Públicos Locales.

Informe.

43


Responsable

Actividad

Documentos

Involucrados

Comité de Adquisiciones, Enajenaciones,

Arrendamientos y Contratación de Servicios

6. Dictamina y realiza adjudicación de

contrato mediante licitación pública o

adjudicación directa a proveedores para la

elaboración y producción de documentación

y material electoral.

Contrato con el proveedor para la elaboración y producción de documentación y material electoral.



7. Se reúne con la empresa proveedora

para la entrega de las “Fichas técnicas de

documentación y material electoral”,

respectivamente, que describe las

especificaciones técnicas de los formatos

y material de elaboración, cantidades y

fechas de entrega de los mismos.

Fichas técnicas documentación y material material electoral.

de



8. Se hace entrega a la empresa proveedora

de los Modelos de documentación electoral

en primera etapa de la documentación

genérica para su producción.

Fichas técnicas de documentación electoral.

de

44


Responsable

Actividad

Documentos

Involucrados



9. Supervisión en planta, en la elaboración de la primera etapa de la documentación electoral genérica, por parte del personal de esta Dirección y la DEOE del INE. Así como también, con el proveedor que producirá el material electoral.

Reporte de supervisión

en planta en la elaboración de la documentación y material electoral.



10. Segundo Informe detallado en la última semana de febrero, respecto a acciones realizadas para la aprobación y adjudicación. En su caso avances en producción.



11. Una vez vencido el término de registro de coaliciones, se hace entrega a la empresa proveedora de los modelos de documentación en segunda etapa de la documentación que contiene los logos de los partidos políticos y candidaturas independientes, en su caso, contendientes por elección para su producción.

Fichas técnicas de

documentación electoral.

45


Responsable

Actividad

Documentos

Involucrados



12. Supervisión en planta en la elaboración de la segunda etapa de la documentación electoral que contiene los logos de los partidos políticos y candidaturas independientes, en su caso contendientes.


en planta en la elaboración de la documentación electoral.



13. Una vez vencido el término de registro de candidaturas, se hace entrega a la empresa proveedora, de los modelos de documentación electoral en tercera etapa de la documentación para su producción.

Fichas técnicas de

documentación electoral



14. Supervisión en planta en la elaboración de la tercera etapa de la documentación electoral que contiene los nombres de las y los candidatos de los partidos políticos y candidaturas independientes contendientes, por parte del personal de esta Dirección.


en planta en la elaboración de la documentación electoral.

46

ELABORACIÓN Y DISTRIBUCIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN

Y MATERIAL ELECTORAL

Responsable

Actividad

Documentos

Involucrados



15. Una vez terminada la producción, entrega a la empresa proveedora el “Concentrado de cantidades a entregar por consejo e lectoral de documentación electoral”, para la separación por competencia y cantidad de la documentación por consejo electoral que corresponda.

Concentrado de

cantidades a entregar por consejo electoral de documentación electoral.

Empresa Proveedora

16. Entrega la documentación electoral en planta y se acomoda en el transporte terrestre según el orden de entrega a los consejos electorales. Por su parte, el proveedor encargado de la producción del material electoral, igualmente acomoda en el transporte terrestre y entrega en oficinas del Instituto Electoral del Estado de Querétaro.

Recibos.



17. Distribución inmediata por parte del personal de esta Dirección a los consejos electorales, con base en las rutas de entrega que para el caso particular se elaboran en la Dirección.

47


Responsable

Actividad

Documentos

Involucrados

Consejos electorales

18. Acopio y agrupamiento por casilla de la documentación electoral que será entregada a las y los Capacitadores Asistentes Electorales (CAEs).

Folios de Boletas

electorales y recibos.

Capacitadores Asistentes

Electorales (CAEs)

19. A más tardar 20 días antes de la jornada electoral, se acuerda con la Junta Local del INE, la logística para la entrega de la documentación electoral a las presidencias de las mesas directivas de c asilla para su instalación y funcionamiento.

Recibos.



Artículo 41 de la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos. Artículos 156, 160, 182, 183 del Reglamento de Elecciones, cláusula segunda, 7.2, inciso b).

Artículo 75 fracciones II y III de la Ley Electoral del Estado de Querétaro.

50


ELABORACIÓN DEL CATÁLOGO DE ESPACIOS PUBLICITARIOS PARA UTILIZACIÓN DE PROPAGANDA ELECTORAL.

PROPÓSITO

Otorgar a las Candidaturas Independientes, Partidos políticos y Coaliciones,

espacios para la difusión de su propaganda electoral, procurando la justa

distribución de ubicaciones y contenido.


1. Establecer los dispositivos de coordinación por parte de los organismos

encargados de la organización, para la colocación y fijación de propaganda

electoral.

2. Identificar los espacios que pueden ser utilizados en los distintos

municipios que componen nuestra entidad para difundir la propaganda

electoral.

3. Establecer los lineamientos para designación de los espacios publicitarios

a cada Partido Político, Coalición o Candidatura Independiente.

4. Constituir los elementos a emplear y difundir durante el periodo de

campañas para candidaturas independientes, partidos políticos y coaliciones,

con el propósito de obtener el voto, de acuerdo a las condiciones

establecidas en la Constitución Política del Estado de Querétaro, las Ley

Electoral del Estado de Querétaro y las demás Leyes Generales sobre la

materia.

5. Establecer las reglas para la fijación, colocación y retiro de la propaganda

electoral, de acuerdo a los espacios publicitarios designados por la

autoridad competente, absteniéndose pintar en propiedades privadas y

públicas, atendiendo a lo establecido por la Ley Electoral del Estado de

Querétaro.

51


ELABORACIÓN DEL CATÁLOGO DE ESPACIOS PUBLICITARIOS PARA

UTILIZACIÓN DE PROPAGANDA ELECTORAL

Responsable

Actividad

Documentos

Involucrados



1. Solicita mediante oficio a cada uno de los ayuntamientos, un listado de aquellos espacios que son susceptibles de ser utilizados para difundir los mensajes para el proceso electoral.

Oficio de solicitud.

Ayuntamientos

2. Recibe la solicitud y procede a verificar y llevar a cabo un listado de espacios, bastidores y mamparas que se encuentran en condiciones.

Oficio de respuesta a la

solicitud.



3. Procede a realizar el Catálogo de espacios, integrando los disponibles dentro de cada uno de los municipios del Estado de Querétaro.

Catálogo de espacios.


4. Celebra los convenios para colaboración con los Ayuntamientos.

Convenio de colaboración

con los Ayuntamientos.


5. Propone el Catálogo de espacios publicitarios a la Comisión de Organización Electoral del Consejo General para su aprobación.

Oficio de remisión y Catálogo de los espacios ubicados para propaganda electoral.

52

ELABORACIÓN DEL CATÁLOGO DE ESPACIOS PUBLICITARIOS PARA

UTILIZACIÓN DE PROPAGANDA ELECTORAL

Responsable

Actividad

Documentos

Involucrados


6. Numera los lugares de uso común, a aquellos espacios conformados de dos caras se les asigna un solo número, de tal manera que ambas caras sean ocupadas. Se considera que debe generarse la numeración por distrito. En el caso de existir coaliciones se llevará a cabo según el convenio suscrito por los Partidos Políticos.

Consejo General

7. Si no hay observación alguna al Catálogo de espacios publicitarios, se lleva a cabo la distribución a los Partidos Políticos, Coaliciones y Candidaturas Independientes de manera equitativa, mediante sorteo.

Acuerdo del Consejo General del Instituto Electoral del Estado de Querétaro, que aprueba el catálogo presentado por la Secretaría Ejecutiva.

Consejo General

8. Realiza el sorteo por

municipio o distrito. En primer

término se depositan en un

recipiente de material transparente

“A” la totalidad de papeletas

que contiene el número que se le

asignó a cada espacio a sortear y

en el otro recipiente “B” se

depositan las papeletas con el

emblema de aquellos Partidos

Políticos, coaliciones y

Candidaturas Independientes con

derecho a postularse en el

municipio o distrito electoral

correspondiente.

Acuerdo del Consejo General del Instituto Electoral del Estado de Querétaro, que aprueba la distribución mediante sorteo de las mamparas y bastidores entregados por las autoridades municipales.

53

ELABORACIÓN DEL CATÁLOGO DE ESPACIOS PUBLICITARIOS

PARA UTILIZACIÓN DE PROPAGANDA ELECTORAL

Responsable

Actividad

Documentos

Involucrados

Cada acción se anotará en una relación con el número de lugar que se extrajo y el Partido Político, Coalición o candidatura independiente que resulto en turno.

Consejo General

9. Al finalizar el sorteo, elaborará una relación que contendrá, número de identificación del lugar de uso común, sección electoral, ubicación, dimensiones y denominación del Partido Político, Coalición o Candidatura Independiente que corresponda. Esta relación se firmará por la Secretaría Ejecutiva, la Comisión de Organización Electoral, Prerrogativas y Partidos Políticos, e integrantes del Consejo General.

Acuerdo del Consejo

General del Instituto Electoral del Estado de Querétaro que contiene número de identificación del lugar de uso común, sección electoral, ubicación, dimensiones y denominación del partido político o coalición que corresponda para colocación de publicidad y propaganda electoral.

Medios Partidos Políticos,

Coaliciones y

Candidaturas Independientes

10. Reciben los espacios para uso de manera temporal para su propaganda política.

Partidos Políticos,

Coaliciones y

Candidaturas

Independientes

11. Retiran su propaganda una vez cumplido el objetivo, a más tardar treinta días naturales dando aviso al Consejo General.



Artículo 41 de la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos.

Artículos 103, 104 y 105 de la Ley Electoral del Estado de Querétaro.

55


DESIGNACIÓN DE SECRETARÍAS TÉCNICAS.

PROPÓSITO

Reclutamiento y selección de los postulantes para ocupar la Secretaría Técnica que integrará

los veintisiete consejos electorales que tendrán la encomienda de preparar, desarrollar y vigilar

las elecciones durante el Proceso Electoral correspondiente.


1. Requisitos legales para ocupar la Secretaría Técnica:

Ser ciudadano mexicano, con residencia en el Estado y estar en pleno ejercicio de sus

derechos políticos;

Contar con título de licenciatura en derecho;

Someterse al procedimiento de selección que implemente la Secretaría Ejecutiva;

No haber desempeñado cargo, función, comisión o empleo en algún partido político,

durante los seis años anteriores a la elección; y

No desempeñar empleo en la Federación, en los estados o en los municipios, al día de

su designación.

2. Los aspirantes deberán entregar la documentación requerida y realizar su registro

en la página electrónica del Instituto www.ieeq.mx, o en su caso en las oficinas centrales

del Instituto en la Dirección Ejecutiva de Organización Electoral, Prerrogativas y

Partidos Políticos.

3. Se impartirá un curso a las y los aspirantes que será llevado a cabo por personal de

las distintas áreas del Instituto, además de las Consejerías Electorales del

Consejo General; en su caso, también podrán colaborar instituciones académicas o

instituciones especializadas en la material electoral.

4. Considerando las funciones que corresponde desarrollar a la Secretaría Técnica se

realizará una evaluación a las y los aspirantes sobre la materia jurídica electoral.

5. Se realizará una etapa de entrevista que contemplará la experiencia laboral,

conocimientos e interés en la materia, habilidades, aptitudes, disposición y

disponibilidad del aspirante.

6. Se realizará una lista con los nombres de las propuestas para titulares y

suplentes de las secretarías técnicas la cual se remitirá a la Secretaría Ejecutiva, para

su posterior entrega al Consejo General para que sean designados mediante sesión.

http://www.ieeq.mx/

56

DESIGNACIÓN DE SECRETARÍAS TÉCNICAS

Responsable


Involucrados

Dirección Ejecutiva de

Organización Electoral,

Prerrogativas y

Partidos Políticos

1. Elaboración y remisión a los

integrantes de las Comisiones de

Educación Cívica y Participación

Ciudadana, Organización

Electoral, Prerrogativas y Partidos

Políticos, del Procedimiento de

Reclutamiento y Selección de

secretarías técnicas, que

ejercerán sus funciones en los

consejos distritales y municipales

durante el proceso electoral

correspondiente.

Procedimiento de

Reclutamiento y Selección

de secretarías técnicas.

Comisiones unidas de

Educación Cívica y

Organización Electoral

2. Aprobación y remisión al

Consejo General del

Procedimiento de Reclutamiento

y Selección de secretarías

técnicas.

Consejo General

3. Aprobación de la convocatoria pública, mediante sesión.

Acuerdo del Consejo General

que aprueba la convocatoria.

Coordinación de

Comunicación Social y Coordinación de

Informática

4. Publicación de la Convocatoria

de selección de las y los

aspirantes interesados en fungir

como titulares de las secretarías

técnicas.

Convocatoria pública dirigida

a las y los aspirantes

interesados en fungir como

titulares de las secretarías

técnicas.

57


Responsable


Involucrados

Aspirantes

5. Realizan su registro en la página de internet, o entregan la documentación en oficinas centrales del Instituto.

Documentación en copia simple según los requisitos de la convocatoria pública.



6. Recepción de documentación.

Documentación en copia simple según los requisitos de la convocatoria pública.



7. En caso de existir observaciones se les hace saber a las y los aspirantes a fin de que éstas sean subsanadas.

Correo electrónico.

Titulares de las Consejerías del Consejo

General; Dirección Ejecutiva de Organización Electoral,


8. Impartición del curso a las y los aspirantes a secretarías técnicas.

Presentaciones del curso en página de internet.

58

as.


Responsable


Involucrados


Organización Electoral, Prerrogativas y

Partidos Políticos

9. Recepción de documentación. Documentación en copia

simple según los requisitos de la convocatoria pública.



10. En caso de existir observaciones se les hace saber a las y los aspirantes a fin de que éstas sean subsanadas.

Correo electrónico.

Titulares de las Consejerías del Consejo

General; y Dirección Ejecutiva de Organización Electoral,


11. Impartición del curso a las y los aspirantes a secretarías técnicas.

Presentaciones del curso en la página de internet.


Organización Electoral, Prerrogativas y

Partidos Políticos

12. Aplicación de examen a

las y los aspirantes en materia jurídico electoral.

Examen de la materia jurídico electoral.



13. Realizan la evaluación curricular considerando a las y los 54 aspirantes que hayan obtenido las mejores calificaciones.

Las Direcciones Ejecutivas de Organización Electoral, Prerrogativas y

Partidos Políticos; de Educación Cívica y

Participación Ciudadana; y de Asuntos Jurídicos

14. Realización de entrevista a las y los aspirantes.

Cédulas de evaluación.

59


Responsable


Involucrados



15. Remite la lista de

titulares y suplentes de las

secretarías técnicas a la

Secretaría Ejecutiva.

Lista con los nombres de las

propuestas para titulares y

suplentes de las secretarías

técnicas.


16. Hace llegar a las

consejerías electorales la lista

de las propuestas.

Lista con los nombres de las

propuestas.

Consejo General

17. Aprobación mediante

sesión de la lista de titulares y

suplentes de las secretarías

técnicas y se realiza la toma de

protesta.

Acuerdo que aprueba la

designación de las y los

titulares de las secretarías

técnicas.



18. Notifica personalmente el

nombramiento a las personas

que sean designadas titulares

y suplentes de las secretarías

técnicas.

Notificación personal

Durante el periodo de actividad designado, las diferentes áreas del Instituto realizarán

capacitaciones y cursos con el objetivo de coadyuvar en el buen funcionamiento y

desempeño en las actividades realizadas por las secretarías técnicas.



Artículo 41 de la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos.

Artículos 61, 75, 80, fracción II, 85, 86 y 87 de la Ley Electoral del Estado de Querétaro.

Artículo 1 0 4 de la Ley General de las Instituciones y Procedimientos Electorales.

60


Aprobación de la convocatoria pública,

mediante sesión.

Publicación de la Convocatoria de selección de

las y los aspirantes interesados en fungir como titulares de las secretarías

técnicas.

Realizan el registro en la página del Instituto

www.ieeq.mx, y en caso de que los aspirantes así lo requieran el registro será realizado por la Dirección Ejecutiva de Organización Electoral, Prerrogativas y

Partidos Políticos.

Recepción de documentación.

En caso de existir

observaciones se les hace saber a las y las aspirantes a fin de que estas sean subsanadas.

Impartición del curso en materia electoral, en tres

módulos.

Aplicación de examen a las y los aspirantes en la materia

jurídico electoral.

Realizan la evaluación curricular considerando a las y

los 54 aspirantes que hayan obtenido las mejores

calificaciones.

Realización de entrevista a las y los aspirantes.

La Secretaría remite la lista con las propuestas al

Consejo General.

Se remite a la Secretaría Ejecutiva la lista con las

propuestas para titulares y suplentes de las secretarías

técnicas.

Se aprueba mediante sesión a los titulares y suplentes de las secretarías técnicas y se realiza la toma de protesta.

Notifica personalmente el nombramiento a las personas designadas como secretarías

técnicas

Coordinación de

Comuniciación Social y Coordinación de

Informática

Consejo General

Aspirantes

Dirección Ejecutiva de Organización

Electoral, Prerrogativas y

Partidos Políticos

http://www.ieeq.mx/

http://www.ieeq.mx/

61


LOCALIZACIÓN DE ESPACIOS PARA SEDES DE LOS CONSEJOS DISTRITALES Y MUNICIPALES.

PROPÓSITO

Localización de las propuestas de inmuebles, para la elaboración del catálogo de inmuebles

que será sometido a consideración del Consejo General para la designación de las sedes de

los consejos distritales y municipales.


1. Instalar en cada una de las cabeceras de los distritos y municipios del Estado un consejo

distrital o municipal.

2. Vigilar el cumplimiento y adecuado funcionamiento de los consejos distritales y

municipales de acuerdo a las normas que establece la Ley Electoral del Estado de

Querétaro, así como intervenir en la preparación, vigilancia y desarrollo de los procesos

electorales en sus respectivos distritos y municipios.

3. Localizar inmuebles que se encuentren en condiciones óptimas que sirvan como sedes

de los veintisiete consejos distritales y municipales que funcionarán durante el proceso

electoral.

4. Verificar de manera minuciosa que los domicilios garanticen condiciones de

seguridad al personal del consejo distrital o municipal de que se trate,

representantes de partidos políticos y ciudadanía en general que acuda a realizar sus

trámites a dichos inmuebles.

5. Verificar que los inmuebles cuenten con los espacios suficientes para el desarrollo de

las sesiones de cómputo y recuentos administrativos.

6. Verificar que los espacios se encuentren en lugares cuyas referencias sean

fácilmente identificables.

7. Se realizará mediante sesión del Comité de Adquisiciones, Enajenaciones,

Arrendamientos y Contratación de Servicios del Instituto la aprobación de la

ubicación y realización de la adjudicación del contrato de arrendamiento.

62


LOCALIZACIÓN DE ESPACIOS PARA SEDES DE LOS CONSEJOS ELECTORALES

Responsable

Actividad

Documentos

Involucrados



1. Se encarga de localizar

inmuebles que se encuentren en condiciones óptimas que sirvan como sedes de los veintisiete consejos distritales y municipales que funcionarán durante el proceso electoral.

Orden y distritación del INE.



2. Realizan la verificación de manera minuciosa de los domicilios, para garantizar las condiciones de seguridad al personal electoral que realizará sus funciones en los consejos distritales y municipales de que se trate, representantes de partidos políticos y ciudadanía en general que acuda a realizar sus trámites a dichos inmuebles, los cuales se deben encontrar en lugares cuyas referencias sean fácilmente identificables, además de contar con los espacios suficientes para el desahogo de las sesiones de cómputo y recuentos administrativos.


Organización Electoral,

Prerrogativas y

Partidos Políticos

3. Elabora el Catálogo de inmuebles

que serán sedes de los consejos

distritales y municipales; y remite a

la Secretaría Ejecutiva.

Catálogo de

inmuebles que serán

sedes de los consejos

distritales y

municipales.

Oficio de remisión.

63

Consejo General 4. Aprobación del acuerdo por el

que se determinan los domicilios

de los consejos distritales y

municipales.

Acuerdo por el

que se determinan los

domicilios de los

consejos distritales y

municipales.

Comité de Adquisiciones,

Enajenaciones, Arrendamientos y

Contratación de Servicios del Instituto.

5. Mediante sesión del Comité de

Adquisiciones, Enajenaciones,

Arrendamientos y Contratación de

Servicios del Instituto se aprueba

la ubicación y realiza la

adjudicación del contrato de

arrendamiento.

Dictamen del Comité de Adquisiciones.

Contrato de arrendamiento de los inmuebles



Artículo 104 de la Ley General de las Instituciones y Procedimientos Electorales.

Artículos 53, 83, 84 y 85 de la Ley Electoral del Estado de Querétaro.

Reglamento del Comité de Adquisiciones, Enajenaciones, Arrendamientos y Contratación de Servicios del Instituto Electoral del Estado de Querétaro.

64



Consejo General

Comité de Adquisiciones, Enajenaciones

Arrendamientos y Contratación de Servicios

del Instituto.


Se encarga de localizar inmuebles que se encuentren en condiciones

óptimas que sirvan como sedes de los veintisiete consejos

distritales y municipales que funcionarán durante el proceso

electoral.

Realizan la verificación para

garantizar las condiciones de seguridad al personal electoral

en los consejos distritales y municipale, los cuales se deben de encontrar en lugares cuyas

referencias sean facilmente identificables.

Mediante sesión del Comité de Adquisiciones, Enajenaciones,

Arrendamientos y Contratación de Servicios del Instituto se aprueba la ubicación y realiza la adjudicación y

realiza la adjudicación del contrato de arrendamiento.

Aprobación del acuerdo por el que se determinan los domicilios

de los Consejos Distritales y Municipales.

65


MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA DIRECCIÓN EJECUTIVA DE EDUCACIÓN CÍVICA Y PARTICIPACIÓN

CIUDADANA

66

ELABORACIÓN DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA

DIRECCIÓN EJECUTIVA DE EDUCACIÓN CÍVICA Y PARTICIPACIÓN CIUDADANA


Lic. Daniel Dorantes Guerra Director Ejecutivo de Educación Cívica y

Participación Ciudadana

VALIDACIÓN DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA DIRECCIÓN EJECUTIVA DE EDUCACIÓN CÍVICA Y PARTICIPACIÓN CIUDADANA


Lic. Daniel Dorantes Guerra Director Ejecutivo de Educación Cívica y



DICTAMINACIÓN DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA DIRECCIÓN EJECUTIVA DE EDUCACIÓN CÍVICA Y PARTICIPACIÓN CIUDADANA




FECHA DE ELABORACIÓN O ACTUALIZACIÓN

ABRIL 2019

67

EJECUCIÓN DE ACTIVIDADES EN MATERIA DE EDUCACIÓN CÍVICA Y PARTICIPACIÓN CIUDADANA.

PROPÓSITO

Imp lementar las ac t iv idades inc lu idas en e l catá logo de la D i recc ión, a f in de

promover y fo r ta lecer la educac ión c ív ica, la par t i c ipac ión c iudadana, los

derechos y obl i gac iones de la c iudadanía , as í como la cu l tu ra po l í t i ca -

democrá t ica en e l estado de Queré taro.


Dentro de las competencias de la Dirección Ejecutiva de Educación Cívica y Participación Ciudadana, se encuentran:

Las referentes a la elaboración y ejecución de los programas en materia de educación cívica y participación ciudadana.

La orientación a la ciudadanía sobre el ejercicio de sus derechos políticos.

La organización de cursos en materia de educación cívica.

El diseño de campañas de educación cívica en coordinación con otras instituciones.

A partir de ello, la Dirección Ejecutiva tendrá un acercamiento constante con los distintos sectores sociales a fin de implementar en cada uno de ellos las actividades que se encuentren insertas dentro del catálogo de dicha área.

La ejecución deberá llevarse a cabo con esmero, de manera eficaz y eficiente, así como atendiendo a las particularidades de cada grupo social en el que se desarrollen.

Para los efectos anteriores, el funcionariado de la Dirección, será sensible a las necesidades de las personas a quienes se dirija cada una de las actividades, respetando sus derechos humanos y

velando por el cumplimiento irrestricto a los principios constitucionales rectores en materia electoral.

68

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO EJECUCIÓN DE ACTIVIDADES EN MATERIA DE EDUCACIÓN CÍVICA

Y PARTICIPACIÓN CIUDADANA

Responsable


involucrados

Dirección Ejecutiva de Educación Cívica y


1. Acercamiento a la instancia correspondiente, o en su caso, solicitud escrita (física o electrónica) o verbal formulada por ésta, para implementar alguna de las actividades que desarrolla la Dirección Ejecutiva a fin de promover y fortalecer la educación cívica, la participación ciudadana, los derechos y obligaciones de la ciudadanía, así como la cultura política-democrática en el estado de Querétaro.

Deberá documentarse cuando el procedimiento inicie con solicitud escrita (física o electrónica).


Participación Ciudadana / instancia

correspondiente

2. Se acuerda con la instancia correspondiente la actividad a desarrollar, así como fechas y horarios para su implementación.

Al respecto, la instancia con la que se pacte la implementación de alguna actividad, proporcionará, en su caso, la información que la Dirección Ejecutiva de Educación Cívica y Participación Ciudadana le requiera para llevarla a cabo.

No aplica.



3. En caso de que la naturaleza de la actividad a desarrollar lo requiera, se solicitará de forma escrita (física o electrónica) o verbal la intervención de otras áreas del Instituto, para que coadyuven en el ámbito de sus respectivas competencias.

Deberá documentarse

cuando se trate de solicitud escrita (física o electrónica).

Otras áreas del Instituto 4. En caso de actualizarse el punto

anterior, se atienden los requerimientos

solicitados.

No aplica



5. Ejecución de la actividad. Formato de ejecución de

actividades. TERMINA PROCEDIMIENTO


Artículos 53, fracciones I, II, III, V y VII, así como 76, fracciones I, V y VI, de la Ley Electoral del


70


IMPLEMENTACIÓN DE CAPACITACIÓN DIRIGIDA AL FUNCIONARIADO DEL INSTITUTO

ELECTORAL DEL ESTADO DE QUERÉTARO.

PROPÓSITO

Desarrollar y actualizar los conocimientos, habilidades, destrezas y capacidades laborales del

funcionariado, que permitan un desempeño profesional responsable y eficaz en el

cumplimiento de los fines del Instituto.


Dentro de las competencias de la Dirección Ejecutiva de Educación Cívica y Participación

Ciudadana, se encuentra la concerniente a elaborar y coordinar la aplicación de los programas de

capacitación permanente al funcionariado del Instituto.

En atención a ello, la Dirección Ejecutiva desarrollará un programa de capacitación pertinente y

adecuado a las necesidades de su funcionariado, que permita:

La actualización en el puesto de trabajo, a partir de la implementación

de actividades orientadas a mejorar el desempeño del funcionariado.

El desarrollo de competencias laborales, mediante la ejecución de

actividades que busquen desarrollar las actitudes que hacen

competente al funcionariado en el puesto de trabajo, tales como: la

solución de problemas, trabajo en equipo, compromiso institucional,

entre otras.

Una alta especialización, a partir de capacitación en aquellos cargos

en los que se requieren criterios con un particular grado de

especificidad.

71


IMPLEMENTACIÓN DE CAPACITACIÓN DIRIGIDA AL FUNCIONARIADO

DEL INSTITUTO ELECTORAL DEL ESTADO DE QUERÉTARO

Responsable


involucrados

Secretaría Ejecutiva 1. Instrucción a las Direcciones Ejecutivas, Coordinaciones y Unidades, para que remitan a la Dirección Ejecutiva de Educación Cívica y Participación Ciudadana las propuestas de reactivos a incluir en el cuestionario para detectar las necesidades de capacitación del funcionariado del Instituto.

Circular.

Direcciones Ejecutivas, Coordinaciones y

Unidades

2. Remisión por parte de las Direcciones Ejecutivas, Coordinaciones y Unidades a la Dirección Ejecutiva de Educación Cívica y Participación Ciudadana, de las propuestas de reactivos a incluir en el cuestionario para detectar las necesidades de capacitación del funcionariado del Instituto.

Oficios.



3. Integración y remisión a la Secretaría Ejecutiva del cuestionario para detectar las necesidades de capacitación del funcionariado del Instituto.

Oficio.

Secretaría Ejecutiva 4. Aprobación, con o sin observaciones, del

cuestionario para detectar las necesidades

de capacitación del funcionariado del

Instituto.

Oficio.



5. Aplicación del cuestionario para detectar

las necesidades de capacitación del

funcionariado del Instituto.

Cuestionarios escritos

(físicos o electrónicos) respondidos por el funcionariado del Instituto.

72



6. Procesamiento y análisis de los

resultados obtenidos con motivo de la

aplicación del cuestionario para detectar las

necesidades de capacitación del

funcionariado del Instituto.

No aplica.


Educación Cívica y Participación

Ciudadana

7. Remisión a la Coordinación

Administrativa del catálogo de necesidades

de capacitación del funcionariado del

Instituto.

Oficio.

Coordinación Administrativa

8. Investigación de mercado para detectar

capacitadoras y capacitadores, o

instituciones viables para atender las

necesidades en materia de capacitación, así

como remisión de la misma a la Dirección

Ejecutiva de Educación Cívica y

Participación Ciudadana.

Cotizaciones y oficio.



9. Remisión a la Secretaría Ejecutiva de la

propuesta del programa de capacitación a

ejecutar.

Oficio.

Secretaría Ejecutiva 10. Aprobación, con o sin observaciones, del

programa de capacitación.

Oficio.

Secretaría Ejecutiva 11. Establecimiento de convenios de

colaboración y apoyo con instituciones de

educación superior, así como de contratos

con especialistas y/o consultorías, para la

impartición y cumplimiento de las

actividades programadas.

Convenios y contratos.



12. En su caso, diseño conjunto con quien

realizará la impartición de la capacitación

aprobada, de los materiales de apoyo que

serán utilizados.

Materiales de apoyo.

73



13. Notificación al funcionariado del

Instituto, sobre el calendario de actividades

de capacitación.

Circular.



14. Seguimiento a la ejecución de la

capacitación.

No aplica.



15. En su caso, aplicación de evaluaciones

de las actividades, respecto del

funcionariado, así como de las

capacitadoras y los capacitadores.

Formatos de evaluación.



16. En su caso, notificación al funcionariado

del Instituto, sobre los resultados obtenidos

en las evaluaciones de las actividades,

respecto del funcionariado, así como de las

capacitadoras y los capacitadores.

Circular.



17. Presentación a la Secretaría Ejecutiva de

un informe sobre la ejecución de cada una

de las actividades de capacitación.

Oficio.



Artículo 76, fracción III, de la Ley Electoral del Estado de Querétaro.

76


PROMOCIÓN DE CAMPAÑAS PARA LA INSCRIPCIÓN DE LA CIUDADANÍA AL PADRÓN

ELECTORAL, ASÍ COMO DE INFORMACIÓN EN MATERIA DE DELITOS ELECTORALES.

PROPÓSITO

Coadyuvar con el Instituto Nacional Electoral, así como con las instancias ministeriales de los ámbitos

federal y local en las campañas, ejecutadas en el ámbito de sus respectivas competencias, para

promover la inscripción y actualización de datos de la ciudadanía en el Padrón Electoral, así como en las

de información en materia de delitos electorales.


Dentro de las competencias de la Dirección Ejecutiva de Educación Cívica y Participación Ciudadana, se

encuentran:

La referente a coadyuvar con el Instituto Nacional Electoral en las campañas para promover la

inscripción de los ciudadanos en el Padrón Electoral.

La concerniente a colaborar con la instancia federal especializada en delitos electorales,

difundiendo temas de la materia.

En ese sentido, al tratarse de facultades colaborativas, el desarrollo de las acciones que implemente la

Dirección Ejecutiva, deberán circunscribirse a los acuerdos que se fijen, tanto con el Instituto Nacional

Electoral, como con la Fiscalía Especializada en Delitos Electorales de la Fiscalía General de la

República, así como con la Fiscalía General del Estado de Querétaro.

77


PROMOCIÓN DE CAMPAÑAS PARA LA INSCRIPCIÓN DE LA CIUDADANÍA AL PADRÓN

ELECTORAL, ASÍ COMO DE INFORMACIÓN EN MATERIA DE DELITOS ELECTORALES

Responsable


involucrados

Dirección Ejecutiva de Educación Cívica

y Participación Ciudadana

1. Acercamientos con la instancia correspondiente del Instituto Nacional Electoral, con la Fiscalía Especializada en Delitos Electorales de la Fiscalía General de la República, así como con la Fiscalía General del Estado de Querétaro, a fin de conocer las campañas que dichas instituciones desarrollan, en el ámbito de sus respectivas competencias, para promover la inscripción de la ciudadanía al padrón electoral, y de información en materia de delitos electorales.

No aplica.

Secretaría Ejecutiva 2. Se acuerdan con las instancias señaladas en el punto anterior, la firma de los convenios de colaboración que se estimen convenientes.

Convenios de

colaboración.

Dirección Ejecutiva de Educación Cívica

y Participación Ciudadana

3. Se ejecutan los compromisos acordados en los respectivos convenios de colaboración.

Los que estipulen los

convenios respectivos.



Artículo 53, fracciones III, IV y VI, así como 76, fracciones IV y VIII, de la Ley Electoral del


78


Acercamientos con la instancia correspondiente del Instituto Nacional Electoral, con la Fiscalía Especializada en Delitos Electorales de la Fiscalía General de la República, así como con la Fiscalía General del Estado de Querétaro, a fin de conocer las campañas que dichas instituciones desarrollan, en el ámbito de sus respectivas competencias, para promover la inscripción de la ciudadanía al padrón electoral, y de información en materia de delitos electorales.

Acuerda con las instancias, la firma de los convenios de colaboración que

se estimen convenientes.

Ejecuta los compromisos acordados en los respectivos convenios de colaboración.

Secretaría Ejecutiva Dirección Ejecutiva de

Educación Cívica y Participación Ciudadana

79


MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA COORDINACIÓN JURÍDICA:

OFICIALÍA DE PARTES

80


ELABORÓ EL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA OFICIALÍA DE PARTES


Lic. Rosa Martha Gómez Cervantes Coordinadora Jurídica y Titular de la

Oficialía de Partes


VALIDACIÓN DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA OFICIALÍA DE PARTES


Dr. Juan Rivera Hernández Director Ejecutivo de Asunto Jurídicos


DICTAMINACIÓN DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA OFICIALÍA DE PARTES





ACTUALIZACIÓN

ABRIL 2019

81


RECEPCIÓN, CLASIFICACIÓN Y DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS

PROPÓSITO

Sistematizar la recepción, registro y distribución de la correspondencia, documentación y objetos que se presenten en la Oficialía de Partes del Instituto Electoral del Estado de Querétaro con motivo de sus funciones.


1. Todo tipo de documentación u objetos dirigida al Instituto o áreas del mismo, que se

relacionen con las funciones propias de este organismo deberán recibirse en la Oficialía

de Partes.

2. La Oficialía de Partes contará con una persona Titular y una persona encargada.

3. Quien ostente la titularidad de la Oficialía de Partes será responsable de coordinar la

recepción y entrega de la documentación que sea presentada ante el Instituto.

4. La documentación interna del Instituto que circula dentro de las diferentes áreas no será

registrada por la Oficialía de Partes.

5. La documentación recibida se clasifica obedeciendo su naturaleza.

6. El horario para la recepción de documentación estará comprendido de las 8:00 a las 16:00

horas en días hábiles, considerando como tales los días lunes a viernes de cada semana.

Durante el proceso electoral todos los días y horas son hábiles.

82


Responsable Actividad Documentos Involucrados

Oficialía de Partes/Persona

Encargada

1. Revisa y recibe la documentación presentada en la Oficialía de Partes dirigida al Instituto o áreas del mismo.

Documentación y anexospresentados.


Encargada

2. Emisión del acuse de recibo correspondiente por duplicado, para lo cual:

a) Mediante el reloj checador se coloca fecha y hora de recepción, así como el sello oficial, folio asignado de manera consecutiva.

b) Se ingresa al sistema INFOPREL y a través del mismo se emite el acuse de recibido, el cual se imprime en la parte posterior tanto del original como en la copia correspondiente, en el cual deberá constar los datos referidos en el inciso anterior, además de remitente y destinatario, descripción del número de fojas que integren el documento, así como de la documentación y anexos que la acompañen, mismos que deberán digitalizarse.

Tanto en el sello colocado mediante el reloj, como en el acuse impreso, se deberá asentar el nombre y la firma de la persona encargada de la Oficialía de Partes.

Documentación recibida y anexos.

Acuse de recibo.

Oficialía de Partes/ Persona

Encargada

3. Clasifica la documentación recibida de acuerdo a su

naturaleza en atención a los Lineamientos de la

Oficialía de Partes del Instituto.



Encargada

4. Registrará consecutivamente la documentación

recibida en el libro de gobierno, en donde se

asentará la información relativa a la fecha y hora de

recepción, número de folio, remitente y destinatario;

así como un apartado en el que conste la fecha, hora de

recepción y el sello oficial del área competente.

Libro de Gobierno.

Oficialía de

Partes/Persona Encargada

Área del Instituto competente

5. Entrega la documentación recibida al área

competente del Instituto, en atención al destinatario y

asunto de que se trate.


Libro de Gobierno.

Acuse físico

(copia simple de primer foja de

documentación).

83


Responsable Actividad Documentos Involucrados


Encargada

6. Digitaliza el acuse emitido por el área

correspondiente e integra de manera completa en el

archivo físico y digital, diario, mensual y anual según

sea el caso.

Documento con anexo para archivo de la Oficialía de partes en digital.



Artículo 110, 111 y 112 del Reglamento Interior del Instituto Electoral del Estado de Querétaro.

Lineamientos de la Oficialía de Partes del Instituto Electoral del Estado de Querétaro.

84

DIAGRAMA DE PROCEDIMIENTO Oficialía de Partes Áreas del Instituto que corresponda

Revisa y recibe la documentación presentada en la Oficialía de Partes.

Emisión del acuse de recibo respectivo por duplicado, asentando el sello oficial y el acuse del sistema INFORPREL, en los cuales deberá constar la firma de la persona encargada de la Oficialía de Partes, así como los datos correspondientes, entre otros, el folio, fecha y hora de recepción.

Clasifica la documentación de acuerdo a su naturaleza, en términos de los Lineamientos de la Oficialía de Partes del Instituto.

Registra consecutivamente la documentación recibida en el Libro de Gobierno en el cual se asentarán los datos correspondientes.

Entrega de documentación al área competente del Instituto. Acusa de recibo en el Libro de Gobierno,

así como en el acuse físico, en el que se señalará la fecha y hora de recepción, así como el sello del área correspondiente. Digitaliza el acuse emitido por el área

correspondiente e integra el archivo físico y digital atinente.

85


MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA COORDINACIÓN ADMINISTRATIVA

86


ELABORÓ EL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA COORDINACIÓN ADMINISTRATIVA


M. en I. Oscar Torres Rodríguez

Coordinador Administrativo

C.P. Arturo Hernández Baltazar

Técnico Electoral adscrito a la Coordinación Administrativa


VALIDACIÓN DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA COORDINACIÓN ADMINISTRATIVA





DICTAMINACIÓN DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA COORDINACIÓN ADMINISTRATIVA





ACTUALIZACIÓN

NOVIEMBRE 2017

87


REEMBOLSO Y MANEJO DEL FONDO DE CAJA CHICA

PROPÓSITO

Establecer un control eficiente de los gastos menores que realizan las distintas áreas

del Instituto, pagados en efectivo del fondo fijo, teniendo especial cuidado de que se

opere dentro de la normatividad vigente.


1. Se dispondrá de un fondo fijo para realizar los pagos en efectivo de los gastos

menores realizados por las diferentes áreas del Instituto, estos pagos se

podrán realizar siempre y cuando no excedan el monto equivalente a treinta

veces el valor de la unidad de medida de actualización.

2. Quién ejerza la titularidad de la Coordinación Administrativa será responsable

del manejo del fondo fijo, que se entrega en custodia para cubrir los gastos

menores necesarios para la operación y cuyo registro aparecerá en la

contabilidad como caja. Esta responsabilidad podrá ser delegada a alguna

persona adscrita a la Coordinación Administrativa.

3. Durante los procesos electorales se podrá asignar fondo fijo a los órganos del

Instituto, cuando así se requiera y por autorización de la Secretaría Ejecutiva.

4. Para el manejo del fondo fijo se atenderá los siguiente:

a) El importe asignado será autorizado por la Secretaría Ejecutiva previa

solicitud de la Coordinación Administrativa.

b) Quien funja como responsable del fondo fijo, deberá firmar una carta

responsiva, así como los anexos que se deriven por ampliaciones o

reducciones sobre el monto.

c) El área de Recursos Humanos y Financieros será responsable de realizar

arqueos, cuando menos una vez al mes, debiendo existir en cada fondo fijo

88

la cantidad entregada, ya sea en documentación comprobatoria o en

efectivo; de este acto se levantará la constancia correspondiente.

d) Quien funja como responsable del fondo fijo deberá verificar el

cumplimiento de requisitos fiscales de los comprobantes recibidos o en su

caso lo establecido en los Lineamientos Administrativos y del Control del

Gasto del Instituto.

e) Queda prohibido usar el fondo fijo para el cambio de cheques a cualquier

persona física o moral, así como préstamos de índole personal.

f) Los gastos correspondientes a la atención del personal del Instituto serán

cubiertos con el fondo fijo, y por persona no excederán el equivalente a tres

veces el valor de la unidad de medida de actualización

g) Durante los procesos electorales se podrá asignar fondo fijo a los órganos

del Instituto, cuando así se requiera y por autorización de la Secretaría

Ejecutiva.

5. El monto autorizado del fondo fijo será revolvente cada vez que se considere

necesario para tener recursos disponibles, el reembolso se hará por medio de

cheque nominativo al momento en que se realice la comprobación, con la

documentación que cumpla con los requisitos establecidos en la normatividad.

89



Responsable


Involucrados


1. En el caso que proceda, proporciona recursos al área solicitante para realizar el pago de gastos menores de bienes o servicios, para posteriormente hacer su comprobación.

Vale provisional de caja


2. Codifica con actividad y cuenta contable los comprobantes, recaba las firmas correspondientes.

Facturas y comprobantes


3. Recibe las facturas, comprobantes y anexos, motivos del gasto.

Factura y/o recibo de gastos


4. Procede a la verificación de la suficiencia presupuestal en las partidas correspondientes en el SAACG, así como que los comprobantes, cumplan con todos los requisitos fiscales y revisa que los comprobantes que lo requieran tengan anexando la requisición o el formato de mantenimiento correspondiente del área solicitante.


5. Si existe algún gasto que no cuente con suficiencia presupuestal será devuelto para que el área en cuestión solicite la transferencia correspondiente.

Factura y/o Recibo

de gastos. Formato


6. En el caso que así lo requiera, solicita la transferencia para dotar de suficiencia presupuestal a la cuenta correspondiente, por medio de oficio donde ese especifique de que cuenta se va a hacer la disminución.

Oficio de

especificación de la disminución.

Coordinación

Administrativa

7. Si el comprobante no cumple con los requisitos solicitados, será devuelto a la persona que realizó el gasto para que recabe los elementos que hagan falta.

Factura recibo de

gastos

90


Código Fiscal de la Federación. Ley de General de Contabilidad Gubernamental. Artículos 19, 20 y 21 de los Lineamientos Administrativos y del Control del

Gasto del Instituto Electoral del Estado de Querétaro. Manual de Contabilidad del Instituto Electoral del Estado de Querétaro.


Responsable


Involucrados

Coordinación

Administrativa

8. Los comprobantes que cumplan todos los requisitos se numeran y se realiza la captura en el formato RF-041 con la codificación de acuerdo al SAACG. Se integra el formato firmado a los comprobantes y se turna al Titular de la Coordinación Administrativa para visto bueno.

Formato RF-041 Factura Recibo de gastos Requisición formato


9. Revisa el registro de los comprobantes y la suma de las cantidades del formato RF-041 con la documentación comprobatoria anexada, firma el formato de visto bueno y lo turna a Recursos Humanos y Financieros.

Recursos Humanos y Financieros

10. Recibe el formato RF-041 con documentación soporte y procede a verificar que cumpla con los requisitos establecidos. Elabora el cheque nominativo del reembolso y hace entrega de éste a quien tiene a su cargo el manejo del fondo fijo.

Cheque

Conecta con Procedimiento CA-RF-03

“Elaboración de Cheques”

Coordinación

Administrativa

11. Recibe el cheque y lo cobra en la institución bancaria correspondiente. Teniendo el efectivo lo integra al Fondo Fijo.


91


“Elaboración de cheques”


Coordinación Administrativa Recursos Humanos y

Financieros

Recibe las facturas y comprobantes, motivos del gasto.

Revisa que los comprobantes cumplan con los requisitos fiscales y

que los comprobantes que lo requieran tengan adjunta la requisición del área que solicita el servicio.

¿Cumplen con los requisitos?

Si No

Ordena las facturas por grupo de Se devuelve a la persona que

gasto y realiza la codificación de realizó el gasto para que recabe

acuerdo al plan de cuentas. nuevamente la factura o el comprobante que haga falta.

Vacía en el Formato RF-041

Comprobación de Fondo Fijo la Recibe el nuevo comprobante

información correspondiente y o factura.

turna toda la documentación. Recibe el formato de comprobación

del fondo fijo de caja con documentación soporte y procede a verificar que todo venga en orden y

con su requisición.

Elabora el cheque.

Hace entrega del cheque al Recibe el cheque y lo cobra en la Coordinador para que pueda

institución bancaria cobrarlo. correspondiente.

Teniendo el efectivo lo integra al

Fondo Fijo.

92

ANEXOS

COMPROBACIÓN DE FONDO FIJO

93

INSTRUCTIVO PARA EL LLENADO DEL FORMATO RF-041

1. Número de consecutivo que maneja el área.

2. Fecha de elaboración del formato.

3. Nombre de la persona designada para el manejo del fondo fijo.

4. Número de folio (consecutivo).

5. Fecha de verificación de saldo en el Sistema Contable SAACG.

6. Saldo disponible en el Sistema Contable SAACG.

7. Número de Cuenta Contable.

8. Número de la factura.

9. Fecha en que fue expedida la factura.

10. Nombre por quien fue expedida la factura.

11. Importe total de la factura.

12. Nombre y firma del responsable del fondo fijo (Persona designada de la

Coordinación Administrativa).

13. Nombre y firma de quien revisó (Titular del área de Recursos Humanos y

Financieros).

14. Nombre, firma y área de quien autorizó (Titular de la Secretaría Ejecutiva).

94

RECIBO

95


COMPROBACIÓN DE GASTOS.

PROPÓSITO

Establecer un mecanismo oportuno de la comprobación de los gastos realizados en el

Instituto Electoral del Estado de Querétaro, con el fin de que las áreas responsables

operen dentro de la normatividad vigente, sujetándose a las políticas de austeridad,

racionalidad y disciplina presupuestal.


1. Toda documentación comprobatoria deberá sustentarse con el oficio que

mencione el objeto de la comisión, partidas presupuestales afectables y la

actividad del Programa Operativo Anual respectivo, el Formato de Comisión

correspondiente y los documentos originales, los cuales deberán ser

comprobantes fiscales que cumplan los requisitos establecidos en el artículo

29-A del Código Fiscal de la Federación vigente, y en su caso, el formato de

recibo, así como el informe de actividades realizadas a efecto de avalar el

cumplimiento de la comisión.

2. La comprobación de gastos de los recursos otorgados al personal para atender

asuntos oficiales, no deberá exceder de 5 días hábiles posteriores a la

conclusión del encargo o comisión o efectuado el gasto.

En el año en que se celebren elecciones, el periodo de comprobación de gastos

será de hasta 10 días naturales, aplicable para el personal eventual de los

Consejos Distritales y Municipales, y personal de base que desempeñe

actividades fuera del Instituto inherentes al Proceso Electoral.

3. Cuando el monto de los gastos efectuados sea menor al total asignado, el

personal deberá regresar la diferencia en efectivo y el área de Recursos

Humanos y Financieros realizará el depósito bancario a la cuenta institucional,

elaborando para ello la ficha de depósito correspondiente.

96

Si el personal no entrega la diferencia en efectivo, se procederá a realizar el

descuento respectivo del saldo vía nómina. De ser una cifra mayor a los

ingresos que perciba quincenalmente, se levantará un acta administrativa en

la que se indique la irregularidad y las medidas administrativas aplicables.

4. En caso de que el gasto haya sido mayor a lo solicitado, éste deberá ser

justificado y debe estar indicado en el formato de comisión correspondiente. El

excedente será depositado mediante transferencia bancaria a la cuenta de

nómina de la persona que labora en este Instituto.

5. En el supuesto de que se cancelara la comisión o el encargo, la persona

encargada tiene 24 horas para devolver el importe entregado; de no hacerlo se

levantará acta administrativa en la que se indique la irregularidad y las

medidas administrativas aplicables.


COMPROBACIÓN DE GASTOS

Responsable


Involucrados

Personal Electoral

1. Elabora el Formato RF-061 “Formato de Comisión” en dos tantos, anexando la documentación comprobatoria e informe de actividades y lo entrega al área de Recursos Humanos y Financieros.

Formato RF-061.


2. Recibe y realiza la verificación de los comprobantes fiscales, origen de la comprobación del gasto. Cuando la documentación no cumple con los requisitos, se devuelve al personal correspondiente, indicando la causa y le solicita nuevamente la comprobación de gastos.

Comprobantes

fiscales.

Personal Electoral

3. Recibe y recaba en forma correcta la documentación comprobatoria y los entrega.

Comprobantes fiscales.

97


Responsable


Involucrados

Recursos

Humanos y Financieros

4. Cuando la documentación cumple con los requisitos, estampa el sello de recibido y se procede a su resguardo para el registro contable de la comprobación de gastos.

Comprobantes/

Formato RF-061


5. Cuando la cantidad comprobada es menor a la que a la que fue entregada para cumplimiento de la comisión, el personal electoral entregará la diferencia a Recursos Humanos y Financieros y se procederá a realizar el depósito bancario correspondiente por concepto de sobrante de gastos. Se deberá anexar el comprobante de depósito en la póliza generada.

Comprobante depósito bancario/Póliza


6. Si la cantidad erogada es mayor al monto otorgado como gastos a comprobar, se realizará el pago de la diferencia determinada por medio de transferencia bancaria a la cuenta de nómina del personal.

Comprobante

transferencia/Póliza


7. Se registra en el sistema automatizado de contabilidad e imprime póliza de egresos o diario, según sea el caso y se turna a la persona titular de la Coordinación Administrativa y de la Secretaría Ejecutiva para su firma de revisión y autorización.

Póliza contable


“Registro Contable”


8. Recibe póliza, hace una revisión de la documentación que la integra y que su registro esté de conformidad con las claves contables y presupuestales. Procede a su firma de conformidad.

Póliza contable

98


Responsable


Involucrados

Recursos


9. Turna a la Secretaría Ejecutiva para recabar la firma en el espacio de “Autorizado por”, una vez firmada la póliza, la archiva en la carpeta correspondiente.

Póliza contable



Artículos 9 fracción V, 10, 14 y 16 fracciones II, III y IV; 22, párrafo segundo y 40, fracción VIII de los Lineamientos Administrativos y de Control del Gasto del Instituto Electoral del Estado de Querétaro.

99



Recursos Humanos y Financieros Personal Electoral

Recibe y realiza la verificación de los

documentos fiscales.

Elabora el Formato RF-061 de Comisión en dos tantos, anexando la

documentación comprobatoria e informe de actividades.

¿Cumple con los

requisitos fiscales?

Devuelve al personal indicando la No

causa y le solicita nuevamente la

comprobación de gastos.

Si

Estampa el sello de recibido y se procede a su resguardo para el

registro contable.

Recibe y recaba en forma correcta la documentación comprobatoria y los

entrega.

¿La cantidad comprobada es

menor?

Se realiza el pago de la diferencia por medio de

transferencia bancaria a la cuenta de nómina del personal.

Realiza el depósito bancario por concepto de sobrante de gastos y anexa comprobante del depósito.

Registra en el sistema automatizado de

contabilidad e imprime la póliza contable.

Recibe póliza, hace una revisión de la documentación que la integra y que su registro esté de conformidad con


“Registro Contable”.

las claves contables y presupuestales. Turna al Secretario Ejecutivo para la

firma en el espacio de “Autorizado por”.

Archivo

Fin

100

ANEXO

FORMATO RF-O61

101

INSTRUCTIVO DE LLENADO DEL FORMATO RF-061

1. Nombre de la persona quien se le asigna la comisión.

2. Departamento al que pertenece.

3. Puesto que ocupa.

4. Vehículo asignado y el número de placas.

5. Descripción de la comisión asignada.

6. Fecha en que se realizó la comisión.

7. Anticipo para gastos otorgado.

8. Anotar el importe por día y por concepto.

9. Suma total del importe erogado por los días según sea el concepto.

10. Suma total por concepto y día.

11. Monto del anticipo de gastos otorgado.

12. Diferencia total del monto erogado por la comisión.

13. Nombre y firma del Jefe inmediato.

14. Firma de quien realiza la comisión.

15. Nombre y firma de la persona titular de la Coordinación Administrativa.

16. Nombre y firma de la persona titular de la Secretaría Ejecutiva.

102


SISTEMA AUTOMATIZADO DE ADMINISTRACIÓN Y CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL.

PROPÓSITO

La administración y control de los recursos presupuestales del Instituto Electoral del

Estado de Querétaro, con el objetivo de proveer los recursos necesarios que permitan el

adecuado funcionamiento de los órganos del Instituto y el cumplimiento de sus fines,

por lo que las erogaciones deberán estar previstas en el presupuesto y justificadas con

el Programa Operativo Anual respectivo.


1. El Instituto Electoral del Estado de Querétaro será responsable de su

contabilidad, de la operación del Sistema Automatizado de Administración y

Contabilidad G u b e r n a m e n t a l .

2. El sistema, al que deberán sujetarse los entes públicos, registrará de manera

armónica, delimitada y específica las operaciones presupuestarias y contables

derivadas de la gestión pública, así como otros flujos económicos.

3. Se generarán estados financieros, confiables, oportunos, comprensibles,

periódicos y comparables, los cuales serán expresados en términos

monetarios.

4. La contabilidad se basará en un marco conceptual que representa los

conceptos fundamentales para la elaboración de normas, la contabilización,

valuación y presentación de la información financiera confiable y comparable

para satisfacer las necesidades de los usuarios.

5. La contabilidad gubernamental deberá permitir la expresión fiable de las

transacciones en los estados financieros y considerar las mejores prácticas

contables nacionales e internacionales en apoyo a las tareas de planeación

financiera, control de recursos, análisis y fiscalización.

103

6. La contabilidad deberá contener registros auxiliares que muestren los avances

presupuestarios y contables, que permitan realizar el seguimiento y evaluar el

ejercicio del gasto público y la captación del ingreso, así como el análisis de

los saldos contenidos en sus estados financieros.

7. Para el registro único de las operaciones presupuestarias y contables, los

entes públicos dispondrán de clasificadores presupuestarios, listas de cuentas

y catálogos de bienes o instrumentos similares que permitan su interrelación

automática.

8. La contabilización de las operaciones presupuestarias y contables deberá

respaldarse con la documentación original que compruebe y justifique los

registros que se efectúen.



GUBERNAMENTAL

Responsable


Involucrados


1. Recibe Información en documentación.

Documentación para registrar.


2. Si hay fondo presupuestal se ingresan los datos y se hace el registro de acuerdo al sistema automatizado de administración y contabilidad gubernamental clasificando: las pólizas de ingresos, egresos, cheques y diario.

Coordinación

Administrativa

3. Si no se cuenta con fondo presupuestal, solicita autorización de la/el Titular de la Coordinación Administrativa para el traspaso de una cuenta presupuestal que contenga presupuesto a la cuenta que carece de fondos, con el objetivo de hacer el registro.

Oficio de solicitud de autorización.


4. Concilia los registros contables y presupuestales.

104


GUBERNAMENTAL

Responsable


Involucrados

Coordinación

Administrativa

5. Emite la información financiera, contable y presupuestal; remite los estados financieros de la/el Titular de la Coordinación Administrativa.

Estados financieros.

Titular de la Coordinación

Administrativa.

6. Revisa y aprueba los estados financieros.


7. Elabora los Informes trimestrales, semestrales y anual.

Informe trimestral, semestral y anual.

Titular de la Coordinación Administrativa.

8. Rendición de la Cuenta Pública a la Dirección de Planeación y Finanzas del Estado de Querétaro.

Rendición de cuenta/Informe



Código Fiscal de la Federación. Ley de Contabilidad Gubernamental. Ley de Disciplina Financiera. Artículo 103 y 104, fracciones II, IV y V del Reglamento Interior del Instituto

Electoral del Estado de Querétaro. Artículos 5, 6, 7 y 14 de los Lineamientos Administrativos y de Control del

Gasto del Instituto Electoral del Estado de Querétaro.

105


Titular de la Coordinación

Administrativa


Si hay fondo presupuestal se ingresan los datos y se hace el registro de

Recibe información en acuerdo al sistema automatizado de documentación. administración y contabilidad

gubernamental clasificando: las pólizas de ingresos, egresos, cheques

y diario.

¿Hay fondo

presupuestal? No

Solicita autorización del Titular de la Coordinación Administrativa, Titular del

Autoriza el traspaso área que efectúo el gasto para Si

presupuestal. el traspaso de una cuenta presupuestal que contenga presupuesto a la cuenta que

carece de fondos, con el Ingresa los datos y se hace el registro objetivo de hacer el registro. de acuerdo al sistema automatizado

de administración y contabilidad gubernamental clasificando: las

pólizas de ingresos, egresos, cheques, diario y el gasto.

Concilia los registros contables y presupuestales.

Emite la información financiera, contable y presupuestal; remite

Revisa y aprueba los los estados financieros al Titular

estados financieros. de la Coordinación

Administrativa.

Elabora Informe mensual, trimestral, semestral y anual.

Rendición de la Cuenta Pública a la

Dirección de Planeación y Finanzas


106


MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA COORDINACIÓN

ADMINISTRATIVA:

RECURSOS FINANCIEROS

107


ELABORÓ EL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL ÁREA DE RECURSOS FINANCIEROS DE LA COORDINACIÓN ADMINISTRATIVA

NOMBRE Y PUESTO FIRMA RÚBRICA C.P. Bernardo Ramos Soto

Encargado de Recursos Humanos y Financieros


VALIDACIÓN DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL ÁREA DE RECURSOS FINANCIEROS DE LA COORDINACIÓN ADMINISTRATIVA





DICTAMINACIÓN DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL ÁREA DE RECURSOS FINANCIEROS DE LA COORDINACIÓN ADMINISTRATIVA





ACTUALIZACIÓN

NOVIEMBRE 2017

108


TRANSFERENCIA ELECTRÓNICA A LOS PARTIDOS POLÍTICOS POR CONCEPTO DE FINANCIAMIENTO PÚBLICO

PROPÓSITO

Realizar en tiempo y forma la transferencia mensual de recursos económicos para el

financiamiento público que se otorga a los partidos políticos, con la finalidad de que

se realicen sus actividades electorales, sociales y políticas.


1. Es un derecho de los partidos políticos debidamente acreditados, recibir el

financiamiento público de manera individual en término de las Leyes y

ordenamientos aplicables.

2. El financiamiento público otorgado a cada partido político, le será entregado

de manera directa, a través del depósito del mismo en la cuenta bancaria

registrada ante el instituto.

3. Los partidos políticos tendrán la obligación de registrar dicha cuenta ante el

Consejo General por conducto de la Secretaría Ejecutiva, así como de notificar,

con la debida anticipación, cualquier cambio.

4. El financiamiento público deberá prevalecer, en todo caso, sobre otros tipos de

financiamiento.

5. Sólo tendrán derecho a financiamiento público los partidos políticos que hayan

obtenido el tres por ciento de la votación válida emitida en el proceso electoral

local anterior en el Estado de Querétaro.

6. Las cantidades que en su caso determinen para cada partido político, serán

entregadas en ministraciones mensuales conforme al calendario presupuestal

que se apruebe anualmente por el Consejo General del Instituto.

109

7. Los partidos políticos tienen la obligación de emitir los recibos que amparen

los depósitos por concepto de financiamiento público de acuerdo al formato

que apruebe el Consejo General del Instituto para este efecto.


TRANSFERENCIA ELECTRÓNICA A LOS PARTIDOS POLÍTICOS POR

CONCEPTO DE FINANCIAMIENTO PÚBLICO

Responsable


Involucrados

Consejo General

1. Aprueba el Programa Operativo Anual y el Presupuesto de Egresos del año fiscal en el cual se establecen los montos asignados a los partidos políticos como parte del financiamiento público, así como el Acuerdo del Consejo General respectivo al financiamiento público.

Programa Operativo Anual y Presupuesto de Egresos.


2. Recibe copia con base en el presupuesto aprobado anualmente por el Consejo General del Instituto Electoral del Estado de Querétaro, verifica el detalle de las ministraciones correspondientes a cada partido político.

Calendario

presupuestal


3. Recibe oficios de cada partido político mediante el cual se hace del conocimiento, o se ratifica en su caso, la cuenta bancaria en la que habrá de depositarse el financiamiento público correspondiente.

Oficio signado por cada partido político


4. Remite a la Coordinación Administrativa copia de los oficios signados por los partidos políticos en el que informan el número de la cuenta bancaria en la que habrá de depositar el financiamiento público.

Copia de oficios de partidos políticos

110



Responsable


Involucrados


5. Recibe copia de los oficios relacionados con la cuenta bancaria oficial de los partidos políticos, para el depósito del financiamiento público. Remite copia al área de Recursos Humanos y Financieros para su aplicación mensual y procede a su archivo.

Copia de oficios Reporte de depósito

bancario


6. En caso de que se determine alguna multa o sanción a un partido político, informará por medio de oficio a la Coordinación Administrativa el importe que será descontado de la ministración del mes correspondiente.

Oficio


7. Procede a realizar vía transferencia bancaria electrónica el depósito del importe autorizado a la cuenta del partido político, correspondiente al mes en curso, siempre y cuando se cuente con suficiencia presupuestal. Se imprime y resguarda el comprobante bancario.

Comprobante de depósito bancario.


8. En el mes de la ministración, cada partido político hace entrega del recibo del financiamiento público con copia de su estado de cuenta bancario, se hace el cotejo y acusa de recibo.

Recibo de partido político/Estado de Cuenta.

Recursos


9. Elabora la póliza de egreso, anexando como soporte documental el recibo del financiamiento público que entrega cada partido político y el reporte de depósito vía banca electrónica, recabando la firma de las funcionarias y funcionarios del Instituto.

Póliza contable

111



Responsable


Involucrados

Conecta con procedimiento CA-RF-06



10. Archiva en carpeta de pólizas la documentación generada, en el mes correspondiente.

Póliza contable



Artículo 104, inciso c), de la Ley General de Instituciones y Procedimientos Electorales.

Artículo 50 de la Ley General de Partidos Políticos. Artículos 36, fracción I, 38, 39, fracción I, inciso d) y 40 de la Ley Electoral del

Estado de Querétaro. Artículos 24, 25, 26 y 27 de los Lineamientos Administrativos y de Control del

Gasto del Instituto Electoral del Estado de Querétaro.

112


Consejo

General

Secretaría Ejecutiva Coordinación

Administrativa

Recursos

Humanos y

Financieros

Aprueba el Programa Operativo Anual y el

Presupuesto de Egresos del año fiscal

en el cual se establecen los montos

asignados a los partidos políticos como parte del financiamiento

público, así como el Acuerdo del Consejo General respectivo al

financiamiento público.

Recibe copia con base en el presupuesto aprobado

anualmente por el Consejo General del Instituto Electoral

del Estado de Querétaro, verifica el detalle de las

ministraciones correspondientes a cada

Recibe oficios de cada partido

político mediante el cual se hace del conocimiento, o se ratifica en su caso, la cuenta bancaria en la

que habrá de depositarse el financiamiento público

correspondiente.

Remite a la Coordinación Administrativa copia de los

oficios signados por los partidos políticos en el que informan el número de la cuenta bancaria en la que

habrá de depositar el financiamiento público.

Recibe copia de los oficios relacionados con

la cuenta bancaria oficial de los partidos

políticos, para el depósito del

financiamiento público. Remite copia al área de Recursos Humanos y Financieros para su

aplicación mensual y procede a su archivo.

En caso de que se

o sanción a un partido político, informará por

medio de oficio a la Coordinación

Administrativa el importe que será descontado de la ministración del mes

correspondiente.

Procede a realizar vía

electrónica el depósito del

cuenta del partido político,

curso, siempre y cuando se

presupuestal. Se imprime y

bancario.

En el mes de la ministración, cada partido político hace

entrega del recibo del financiamiento público con

copia de su estado de cuenta bancario, se hace el cotejo y

acusa de recibo.

Elabora la póliza de egreso, anexando como soporte documental el recibo del

financiamiento público que entrega cada partido político y el reporte de depósito vía

banca electrónica, recabando la firma de las

Archiva en carpeta de pólizas la documentación generada, en el

mes correspondiente.

Archiva en carpeta.

113


PAGO DE NÓMINA QUINCENAL Y EMISIÓN DE RECIBOS DE NÓMINA.

PROPÓSITO

Efectuar el pago por medio de banca electrónica de remuneraciones al personal de

base y eventual, con base en las partidas que se establezcan en el Presupuesto de

Egresos aprobado por el Consejo General y la legislación fiscal vigente; así como

proporcionar el comprobante de pago de las remuneraciones establecidas en el

contrato individual de trabajo.


1. Corresponde al área de Recursos Humanos y Financieros generar la nómina quincenal del personal de base y eventual en el sistema contable- administrativo respectivo, así como los pagos anuales de prestaciones y finiquitos de personal, en su caso.

2. El recibo de nómina deberá ser firmado únicamente por la persona que se

indica en el mismo.

3. Únicamente podrán efectuarse pagos al personal de base fuera de las fechas programadas, con la autorización de la Secretaría Ejecutiva.

4. El personal del Instituto Electoral del Estado de Querétaro deberá contar con

tarjeta de débito emitida por la institución bancaria que tiene a su cargo el contrato de nómina por el Instituto Electoral del Estado de Querétaro.

5. El pago de nómina se realizará exclusivamente vía transferencia bancaria

electrónica en la cuenta asignada al personal.

6. Se considera como nómina el documento en el que se registra el pago de sueldo

al personal que presta sus servicios al Instituto; integrado por las percepciones,

retenciones fiscales, contribuciones de seguridad social, amortización por

créditos con el Instituto de Fondo Nacional de la Vivienda para los

Trabajadores, y las que en su caso procedan.

114


PAGO DE NÓMINA QUINCENAL Y EMISIÓN DE RECIBOS DE NÓMINA

Responsable


Involucrados


1. Elabora el reporte de las incidencias presentadas en la quincena en curso.

Reporte de incidencias

Recursos


2. Elabora el listado de nómina en archivo electrónico con la relación de las percepciones y deducciones a aplicar en la quincena correspondiente al personal, y verifica que las cantidades sean correctas.

Listado de nómina


3. Remite una impresión del listado a la Coordinación Administrativa para su revisión y autorización.

Listado de nómina


4. Revisa el listado de nómina y si no es necesario hacer algún cambio, procede a la firma de autorización para realizar el pago respectivo, en caso contrario Recursos Humanos y Financieros hace los cambios pertinentes.

Listado de nómina


5. Una vez que el listado de nómina es revisado y aprobado, se ejecuta la validación y aplicación en el portal bancario correspondiente, se imprimen los comprobantes de depósito bancario y se resguarda una copia en la carpeta de nóminas en el apartado de la quincena correspondiente junto con los documentos originales que avalan las incidencias presentadas.

Comprobación de depósitos bancarios.

Recursos 6. Se ingresa al sistema de nómina y se

115


timbran los recibos generados para ser validados por el Sistema de Administración Tributaria, y a su vez son enviados por correo electrónico a cada persona.

Recibos de nómina

PAGO DE NÓMINA QUINCENAL Y EMISIÓN DE RECIBOS DE NÓMINA

Responsable


Involucrados


7. Se imprimen los recibos de nómina y son entregados al personal. Recaba la firma en el original y entrega la copia a la trabajadora o trabajador.

Recibos de nómina


8. Archiva los recibos de nómina en la Carpeta de Nómina en la quincena correspondiente


9. Finalmente procede a realizar el registro contable elaborando la póliza de egresos adjuntando los comprobantes de depósitos bancarios.

Póliza contable




10. Se archiva en la carpeta de pólizas la documentación generada en el mes correspondiente.

Póliza de egresos



Artículo 104, fracción X, del Reglamento Interior del Instituto Electoral del Estado de Querétaro.

Artículos 10, 13, fracción, I, 35, 40, 41 y 42, de los Lineamientos Administrativos y de Control del Gasto del Instituto Electoral del Estado de Querétaro.

Artículo 24, del Manual de Prestaciones del Personal del Instituto Electoral del Estado de Querétaro.

116

Conecta con procedimiento CA-RF-06 “Registro Contable”


Coordinación

Administrativa


No

Procede a revisar el listado de nómina.

¿Las cantidades son correctas?

Si

Firma el listado de nómina de autorización

para realizar el pago respectivo.

Elabora el reporte de las incidencias presentadas en la

quincena en curso.

Elabora el listado de nómina en archivo electrónico con la relación de las percepciones y deducciones a aplicar al personal. Verifica que las cantidades sean correctas.

Remite una impresión del listado a la Coordinación

Administrativa para su revisión y aprobación.

Se ejecuta la validación y aplicación en el portal bancario, se imprimen los comprobantes de depósito bancario y se

resguardan en las carpetas correspondientes.

Se ingresa al sistema de nómina y se timbran los recibos generados para ser validados por el Sistema de

Administración Tributaria, y a su vez son enviados por correo electrónico a cada persona.

Se imprimen los recibos de nómina y son entregados al personal. Recaba la firma en el original y entrega la copia al

trabajador(a).

Realiza el registro contable elaborando la póliza de egresos correspondiente adjuntando los comprobantes bancarios.

Archiva en carpeta

Fin

117

ELABORACIÓN DE CHEQUES.

PROPÓSITO

Elaborar los cheques que permitan a las diversas áreas del Instituto Electoral del

Estado de Querétaro realizar el pago de bienes y servicios, así como cumplir con los

compromisos establecidos de acuerdo con su función y al Programa Operativo Anual

del año fiscal aprobado por el Consejo General del Instituto Electoral del Estado de

Querétaro.


1. Los pagos efectuados mediante cheque deberán ser elaborados por el área de

Recursos Humanos y Financieros e invariablemente deberá consignar firmas

mancomunadas de las personas autorizadas.

2. Sólo se elaborarán cheques de nómina para el personal de nuevo ingreso que

no tenga su tarjeta de débito para su pago vía electrónica, así como para el

pago de servicios funerarios y al término de una relación laboral.

3. Los cheques nominativos sólo serán elaborados si cumplen con la

documentación de soporte correspondiente.

4. Los cheques para gastos a comprobar, fondo fijo de caja chica y servicios tales

como agua, luz, teléfono y arrendamientos, se elaboran en el momento en que

se recibe la documentación correspondiente para el pago oportuno.

5. Para los pagos de bienes y servicios deberá presentarse el comprobante fiscal

con los requisitos establecidos en el artículo 29-A del Código Fiscal de la

Federación, requisición elaborada por el área solicitante o el oficio donde se

solicita la erogación.

6. Los cheques elaborados para las y los representantes de los partidos políticos,

serán únicamente entregados como dieta por la asistencia y participación a las

sesiones ordinarias del Consejo General de este Instituto y deberán estar

soportados por las listas de asistencia de la session correspondiente.

118


ELABORACIÓN DE CHEQUES

Responsable


Involucrados


1. Recibe la documentación soporte para el pago correspondiente. Revisa que la documentación este completa y cumpla con los requisitos establecidos.

Documentación de soporte


2. Cuando los documentos no cumplen con los requisitos, se solicita a la persona responsable que se integre de la manera correcta.

Documentación soporte


3. Cuando la documentación es correcta y se cuenta con suficiencia presupuestal, entra al portal bancario y verifica los saldos.


4. Elabora el cheque a nombre del beneficiario, capturando en la póliza de cheque la información correspondiente.

Reporte de Banca


5. Anexa al cheque la documentación soporte y procede a recabar la firma de las personas facultadas para ello.

Oficio de transferencia/ Ficha de depósito


6. Lleva para revisión y firma las pólizas de cheques a la Coordinación Administrativa y a la Secretaría Ejecutiva.

Cheque / Documentación de soporte


7. Resguarda los cheques para su entrega a cada uno de las y los beneficiarios.


8. Una vez entregados los cheques a los beneficiarios procede a su archivo en la carpeta de cheques del mes correspondiente al pago.

Póliza de Cheque

119

ELABORACIÓN DE CHEQUES

Responsable


Involucrados


9. Finalmente se procede a realizar el registro contable elaborando la póliza de cheque adjuntando los comprobantes correspondientes.



Artículo 29-A del Código Fiscal de la Federación. Artículo 16, fracción II y 17 de los Lineamientos Administrativos y de Control

del Gasto del Instituto Electoral del Estado de Querétaro.

120



Recibe la documentación soporte para el pago

correspondiente.

Revisa de que comprobantes cumplan con los requisitos y cuente con la documentación completa.


No Si

Se solicita a la persona responsable que

integre la información de la manera correcta. Entra al portal bancario y verifica los saldos.

Elabora un cheque a nombre del beneficiario, capturando en la póliza la

información solicitada.

Anexa al cheque la documentación

soporte y procede a recabar la firma de las personas facultadas para ello.

Lleva para revisión y firma las pólizas de cheques a la Coordinación Administrativa

y a la Secretaría Ejecutiva.

Resguarda los cheques para su entrega a

cada uno de los beneficiarios.

Entrega el cheque al beneficiario y se

realiza registro contable.

Archiva en carpeta

Fin

121

EMISIÓN DE PAGOS POR BANCA ELECTRÓNICA.

PROPÓSITO

Elaborar los pagos de bienes y servicios que permitan a las diversas áreas del Instituto

Electoral del Estado de Querétaro, cumplir con los compromisos establecidos de

acuerdo con su función y al Programa Operativo Anual aprobado a través de

transferencia bancaria electrónica.


1. Los pagos efectuados mediante transferencia electrónica bancaria deberán ser

elaborados por el área de Recursos Humanos y Financieros, y solicitarse en el

momento en que se entrega la documentación original a Servicios Generales

para su revisión.

2. Los pagos por medio de transferencia electrónica bancaria sólo serán

elaborados si cumplen con el comprobante fiscal, requisición, oficio de

solicitud del pago, los días lunes en horario laboral.

3. Recursos Humanos y Financieros capturará y archivará la documentación

junto con el comprobante de pago vía banca electrónica.

4. Es necesario contar con el nombre o razón social del titular, número de la

cuenta y clave bancaria estandarizada (CLABE), nombre del banco y plaza

destino.


122

TRANSFERENCIA BANCARIA ELECTRÓNICA

Responsable


Involucrados

Servicios Generales

1. Recibe la documentación soporte para el pago de bienes y servicios.


Servicios Generales

2. Procede a la revisión de que los comprobantes cumplan con los requisitos fiscales que establece el artículo 29-A del Código Fiscal de la Federación.


Servicios Generales

3. Cuando no cumpla con los requisitos, pide al prestador del bien o servicio que entregue la documentación que cumpla con los requisitos.

Servicios Generales

4. Cuando la documentación cumple con los requisitos, y se cuenta con suficiencia procesal, turna a Recursos Humanos y Financieros para el pago.


5. Entra a la página de banca personal del banco correspondiente y elabora la transferencia bancaría electrónica al proveedor por el monto y concepto descrito en documentación del pago.

Comprobante de

depósito bancario


6. Anexa al comprobante de la transferencia bancaria electrónica la documentación soporte.

Comprobante/

Documentación


7. Procede a realizar el registro contable del pago de acuerdo a la codificación del catálogo de cuentas.

Póliza de egresos.




8. Lleva para firma de revisión y autorización las pólizas de egresos a la Coordinación Administrativa y Secretaria Ejecutiva.

Pólizas de egresos


123

TRANSFERENCIA BANCARIA ELECTRÓNICA

Responsable


Involucrados


9. Teniendo la póliza de egresos firmada, la archiva en la carpeta del mes que corresponde el pago.



Artículo 29-A Código Fiscal de la Federación. Artículo 16 y 18 de los Lineamientos Administrativos y de Control del Gasto

del Instituto Electoral del Estado de Querétaro.

124

Conecta con Procedimiento CA-RF-06 “Registro Contable de Egresos”.


Servicios Generales Recursos Humanos y Financieros

Recibe la documentación soporte para el pago de

bienes y servicios.

Revisa de que los comprobantes cumplan con los requisitos fiscales que establece el artículo 29-A del Código Fiscal de la

Federación.


No Si

Pide a la/el proveedor Entra a la página de banca personal del banco

del servicio que Turna al área de

correspondiente y elabora la transferencia entregue la

Recursos Humanos y bancaría electrónica al proveedor por el monto y

documentación que Financieros para el

concepto descrito en documentación del pago.

cumpla con los pago.

requisitos.

Anexa al comprobante de la transferencia bancaria electrónica la documentación soporte.

Procede a realizar el registro contable del pago de

acuerdo a la codificación del catálogo de cuentas.

Lleva para firma de revisión y autorización las

pólizas de egresos a la Coordinación

Administrativa y a la Secretaría Ejecutiva.

Archiva en carpeta

Fin

125

OTORGAMIENTO DE GASTOS A COMPROBAR.

PROPÓSITO

Dotar con recursos económicos al personal electoral, para solventar gastos que se

deriven en el cumplimiento de las actividades de las comisiones que por su naturaleza

se deban cubrir previamente a la expedición de una factura.


1. Se aplicará al personal electoral que requiera recursos económicos para

atender asuntos oficiales como: viáticos, alimentos, combustibles, entre otros,

y para la adquisición de materiales y suministros, cuyo gasto exceda el

equivalente a los 30 veces la unidad de medida de actualización

2. La unidad ejecutora podrá autorizar la petición de los gastos a comprobar

derivados de las actividades previstas en el Programa Operativo Anual. Para

ello remitirá un oficio a la Secretaría Ejecutiva en el que se indique el asunto

oficial que deba atenderse.

3. La solicitud de gastos a comprobar deberá de hacerse al menos con 24 horas

de anticipación de la ejecución de la comisión o del gasto.

4. La persona encargada del área de Recursos Humanos y Financieros procederá

a realizar la transferencia bancaria por el importe derivado del cálculo para

asignación de viáticos o gastos a comprobar a la cuenta del personal que se ha

habilitado para el depósito de nómina.

5. Solo se expedirán cheques por concepto de gastos a comprobar, cuando por

necesidades del servicio sea imposible realizarse por medio de tarjeta de

débito.

6. En caso de cancelar la comisión o gasto, el personal dispone de 72 horas para

devolver el monto solicitado, de lo contrario, se procederá a realizar el

descuento respectivo vía nómina.

126

OTORGAMIENTO DE GASTOS A COMPROBAR

Responsable


Involucrados

Titular de área

del Instituto

1. Solicita el recurso mediante oficio dirigido a la Secretaría Ejecutiva, en el cual se especifica la justificación de la comisión o el requerimiento.

Oficio de solicitud


2. Autoriza y remite copia del Oficio a la Coordinación Administrativa.

Copia del oficio


3. Recibe copia oficio, realiza el cálculo correspondiente del recurso económico a otorgar y remite a Recursos Humanos y Financieros para elaboración de la transferencia electrónica bancaria o del cheque.


4. Recibe la copia del oficio autorizado y procede a la elaboración de la transferencia bancaria o cheque nominativo.


5. Se realiza el registro contable elaborando la póliza de egresos correspondiente adjuntando los comprobantes de depósitos bancarios.

Cheque y formato de

recibo




6. Recabadas las firmas correspondientes, archiva en carpeta de pólizas la documentación generada en el mes correspondiente.

Póliza de Cheque



Artículos 13 fracción III y 22 de los Lineamientos Administrativos y de Control del Gasto del Instituto Electoral del Estado de Querétaro.

ANEXO

127

Conecta con procedimiento CA-RF-06 “Registro Contable”.


Servicios

Generales

Titular de área

del Instituto

Coordinación

Administrativa

Recursos Humanos

y Financieros

Autoriza y remite copia del

oficio a la Coordinación

Administrativa.

Solicita el recurso mediante oficio a la Secretaría Ejecutiva,

en el cual se especifica la

justificación del recurso solicitado.

Realiza el cálculo correspondiente y remite a Recursos Humanos y

Financieros para elaboración de la

transferencia electrónica bancaria o del cheque.

Recibe la copia del oficio autorizado y procede a la

elaboración de la transferencia bancaria o cheque nominativo.

Informa del depósito a la persona designada, en caso de elaborar

cheque, lo entrega a la persona y pide firme el formato de recibo.

Realiza el registro contable elaborando la póliza de egresos.

Recaba la firma de la persona

titular de la Secretaría Ejecutiva y de la Coordinación Administrativa

en la póliza de egresos.

Archiva en carpeta

Fin

ANEXO

128

ANEXO

129

INSTRUCTIVO DE LLENADO DEL FORMATO

1. Nombre de la persona quien se le asigna la comisión.

2. Breve descripción de la actividad asignada con número de oficio y actividad del

Programa Operativo Anual.

3. Fecha de inicio de la comisión.

4. Fecha de conclusión de la comisión.

5. Lugar en la que se desarrollará la comisión.

6. Puesto de la persona asignada.

7. Concepto e importes desglosados de los recursos económicos a utilizar.

Verificar que los importes no rebasen el monto autorizado de acuerdo a la tabla.

8. Solicitud del anticipo a depositar en la cuenta de la persona asignada, con

número y letra.

9. Autorización por la persona titular de la Coordinación Administrativa.

130


REGISTRO CONTABLE.

PROPÓSITO

Registrar y clasificar el origen, destino y manejo de los recursos públicos bajo los

principios que establece la contabilidad gubernamental, cuyo fin servirá para generar

los estados financieros que son la base para la fiscalización del presupuesto otorgado

al Instituto Electoral del Estado de Querétaro.


1. La contabilidad del Instituto deberá apegarse a los principios básicos de

contabilidad gubernamental así como a la legislación aplicable en materia

fiscal, laboral, presupuestal y de transparencia.

2. El registro contable de las operaciones financieras se conciliarán mensualmente

por el área de Recursos Humanos y Financieros, mismo que deberá estar

respaldado por la documentación original comprobatoria.

3. Ejecutar en el sistema automatizado de contabilidad las pólizas de ingresos,

egresos y diario, con sus respectivos soportes documentales e integrar los

estados financieros de acuerdo a los criterios y disposiciones que establece la

Ley General de Contabilidad Gubernamental.

4. La documentación generada derivado de los procedimientos CA-RF-01 al CA-RF-

06 que contenga información contable, presupuestal o financiera será

resguardada en las carpetas de pólizas en el mes correspondiente.

131


REGISTRO CONTABLE

Responsable


Involucrados


1. Toma y revisa que la documentación resguardada en las carpetas de pólizas este completa y confirma que la erogación este establecida en las actividades del Programa Operativo Anual vigente.

Documentación /Comprobantes


2. Procede a ejecutar el sistema automatizado de contabilidad y registra la operación afectando las cuentas contables y presupuestales, generando así la póliza de egresos, cheque, ingresos o diario, según sea el caso.

Póliza contable


3. Imprime la póliza contable generada y anexa la documentación como respaldo de la operación, procede a revisar que la operación y el registro sea el correcto y firma en el espacio de “Hecho por”.

Póliza contable


4. Envía la póliza generada a la persona titular de la Coordinación Administrativa para una segunda revisión.

Póliza contable


5. Recibe las pólizas contables y verifica que las cuentas contables y presupuestales, así como la documentación soporte sea la correcta y firma en el espacio de "Revisado por" y lo turna a la Secretaría Ejecutiva para su autorización.

Póliza contable


6. Una vez firmadas las pólizas y procede a archivarlas en la carpeta de pólizas del mes correspondiente.

Póliza contable


132


Artículos 14, 33 y cuarto transitorio fracción II de los Lineamientos Administrativos y de Control del Gasto del Instituto Electoral del Estado de Querétaro.


Coordinación Administrativa Recursos Humanos y Financieros

Toma y revisa que la documentación resguardada esté

completa y confirma que la erogación esté establecida en

las actividades del Programa Operativo Anual.

Procede a ejecutar el sistema automatizado de contabilidad

y registra la operación afectando las cuentas contables y

presupuestales, generando así la póliza de egresos, ingresos

o diario.

Imprime la póliza contable generada y anexa la

documentación como respaldo de la operación, procede a

revisar que la operación y el registro sea el correcto y

firma en el espacio de “Hecho por”.

Recibe las pólizas contables y verifica que las

cuentas contables y presupuestales, así como la Envía la póliza generada a la persona titular de la documentación soporte sea la correcta y firma en Coordinación Administrativa para una segunda revisión.

el espacio de "Revisado por" y lo turna a la

Secretaría Ejecutiva para su autorización.

Recibe las pólizas firmadas

Archivar en la

carpeta

Fin

133


PAGO DE IMPUESTOS Y CUOTAS DE SEGURIDAD SOCIAL.

PROPÓSITO

Cumplir con la obligación fiscal que tiene el Instituto Electoral del Estado de Querétaro

de efectuar el pago de contribuciones federales como son: ISR retenciones por

salarios, ISR 10% de retenciones por honorarios, ISR 10% de arrendamiento de

inmuebles y el impuesto del 2% sobre nómina. De la misma manera, efectuar los pagos

de las cuotas obrero-patronales por conceptos de IMSS, retiro, cesantía y vejez e

INFONAVIT en los plazos y términos establecidos en las normas aplicables.


5. Es obligación del Instituto Electoral del Estado de Querétaro hacer el pago

mensualmente al Servicio de Administración Tributaria y al Instituto Mexicano

del Seguro Social los impuestos retenidos y las cuotas obrero-patronales

respectivamente.

6. Presentar las declaraciones de los impuestos retenidos a que se refiere este

manual a través de medios electrónicos que al efecto señale el Servicio de

Administración Tributaria.

7. El área de Recursos Humanos y Financieros realizará las retenciones al salario

por los conceptos del Impuesto Sobre la Renta y en materia de seguridad social

ordenados por el Instituto Mexicano del Seguro Social.

8. El área de Recursos Humanos y Financieros creará al final de cada mes el pasivo

por los impuestos y cuotas que apliquen, realizando la conciliación que

corresponda.

134


PAGO DE IMPUESTOS Y CUOTAS DE SEGURIDAD SOCIAL

Responsable


Involucrados

Recursos


1. Genera el reporte de cuotas obrero- patronales del Sistema Único de Autodeterminación (SUA) del IMSS, del mes en curso para generar el pasivo de lo que se pagará al mes siguiente.

Reporte SUA


2. Genera el reporte analítico de la cuenta de servicios personales de acuerdo a los conceptos que establece la Ley de Hacienda para hacer la provisión del mes del impuesto local del 2% sobre nómina, así como cargar información en la página de RECAUDANET.

Reporte analítico


3. Genera el auxiliar de ISR para verificar que estén provisionadas las retenciones por sueldos, honorarios y arrendamientos.

Reporte de retenciones de impuestos


4. Procede al registro de Provisión de Impuestos en la póliza de diario correspondiente.

Póliza contable

Recursos


5. Al mes siguiente, emite los reportes auxiliares de la cuenta de Impuestos por Pagar, en las que aparecen las retenciones y provisiones correspondientes.

Reportes auxiliares


6. Revisa las provisiones y genera el archivo del SUA de las cuotas obrero- patronales. Se ingresa a la página de RECAUDANET, para generar línea de captura del 2% sobre nómina. Así como se ingresa a la página del SAT para generar línea de captura del ISR.

Reporte de liquidación

Recursos 7. Se procede a realizar el pago vía

135

Humanos y F. transferencia bancaria. Pago

PAGO DE IMPUESTOS Y CUOTAS DE SEGURIDAD SOCIAL

Responsable


Involucrados


8. En caso de realizar el pago vía cheque del 2% sobre nómina, se genera el mismo a nombre de Gobierno del Estado de Querétaro, se anexa impresión de línea de captura y se procede a pagarlo en la ventanilla del banco.

Póliza de cheque


“Elaboración de Cheques”


9. Realiza el pago de las cuotas obrero- patronales y del ISR mediante transferencia bancaria electrónica.

Comprobante de depósito bancario


“Emisión de pagos por banca electrónica”


10. Procede al registro de la póliza contable para registra cancelación del pasivo contra bancos.

Póliza contable




12. Archiva en las pólizas en las carpetas correspondientes.

Póliza contable



Artículos 96, 97,106 y 116 de la Ley del Impuesto Sobre la Renta. Artículo 70 y 71 de la Ley del Seguro Social. Artículos 70, 71 y 72 primer párrafo de la Ley de Hacienda del Estado de

Querétaro. Artículo 13, fracción I, 35, 40, fracción III y IV, de los Lineamientos

Administrativos y de Control del Gasto del Instituto Electoral del Estado de Querétaro.

136

Revisa las provisiones y genera el arch de las cuotas obrero-patronales. Se ing página de RECAUDANET, para gener

captura del 2% sobre nómina. Así com a la página del SAT para generar línea

del ISR.

ivo del SUA resa a la

ar línea de o se ingresa de captura

Conecta con Procedimiento CA-RF-03 “Elaboración de Cheques”.



Genera el reporte de cuotas

obrero-patronales del Sistema Único de Autodeterminación

(SUA) del IMSS. Genera el reporte analítico de la cuenta de servicios personales de acuerdo a los conceptos que establece la Ley de Hacienda para hacer la provisión del mes del impuesto local del 2% sobre

nómina, así como se carga información en la página de

RECAUDANET.

Genera el auxiliar de ISR para verificar que

estén provisionadas las retenciones por sueldos, honorarios y arrendamientos.

Procede al registro de Provisión de Impuestos

en la póliza de diario correspondiente.

Al mes siguiente, emite los reportes auxiliares de la cuenta de Impuestos por Pagar, en las que

aparecen las retenciones y provisiones.

Se procede a realizar el pago vía transferencia

bancaria.

En caso de realizar el pago vía cheque del 2% sobre nómina, se genera el mismo a nombre de Gobierno

del Estado de Querétaro se anexa impresión de línea de captura y se procede a pagarlo en la ventanilla

del banco.

(1)

137

(1) Realiza el pago de las cuotas obrero- patronales e ISR mediante transferencia

bancaria electrónica y en su caso ISN mediante cheque.

Conecta con Procedimiento CA-RF-04 “Emisión de pagos por banca

electrónica”.

Emite comprobante de pago de cuotas obrero-

patronales, ISR e ISN.

Procede al registro de la póliza de egresos para

registra cancelación del pasivo contra bancos.

Conecta con Procedimiento CA-RF-06 “Registro Contable”.

Archiva en carpeta de las pólizas.

Fin


138

ELABORACIÓN DE CONCILIACIONES BANCARIAS.

PROPÓSITO

Verificar que los saldos de bancos reportados en los estados de cuenta emitidos por las

instituciones bancarias concilien con los registros contables de las cuentas, cheques e

inversiones del Instituto Electoral del Estado de Querétaro.


1. El área de Recursos Humanos y Financieros, efectuará mensualmente las

conciliaciones bancarias de las cuentas de cheques auxiliándose con el estado

de cuenta que se genera de la banca electrónica. En el caso de la conciliación

de la cuenta de inversión se realizará de acuerdo a la fecha de la entrega del

recurso.

2. El área de Recursos Humanos y Financieros, generará del portal bancario los

estados de cuenta el primer día hábil de cada mes, verificando los saldos de

los estados reportados por el banco contra los saldos en el sistema contable

del Instituto.

3. El área de Recursos Humanos y Financieros emitirá mensualmente el reporte

de conciliación correspondiente para su posterior inclusión en los estados

financieros. En caso de existir diferencias, debe hacerla del conocimiento de la

Coordinación Administrativa para que sean aclaradas ante la Institución

bancaria.

139

ELABORACIÓN DE CONCILIACIONES BANCARIAS

Responsable


Involucrados

Recursos


1. Genera del portal bancario el primer día hábil de cada mes, los estados de cuenta de las instituciones bancarias en las que el Instituto tiene depositados sus recursos financieros.

Estados de cuenta


2. Genera el reporte de movimientos auxiliares del catálogo del sistema automatizado de contabilidad en el que se detallan los movimientos bancarios del mes, así como el saldo contable final.

Reporte auxiliar de bancos

Recursos


3. Cuando los Estados de cuentas bancarias estén completos, realiza las conciliaciones bancarias correspondientes; verifica que coincida el saldo en libros con el saldo en bancos.


4. Revisa y analiza que todos los cargos y abonos del banco estén correspondidos por el Instituto.


5. Cuando no coinciden los movimientos por causas imputables al banco, solicita al mismo efectúe la aclaración respectiva.

Oficio

Recursos


6. Cuando no coinciden los movimientos por causas imputables al Instituto, elabora las pólizas derivadas de las conciliaciones y las registra.

Póliza contable

140


7. Elabora el reporte de conciliaciones. Anexa los mismos a los Estados Financieros y los envía a la Coordinación Administrativa para su aprobación y recabar la firma de "autorizado".

Reporte de conciliaciones


Artículo cuarto transitorio, fracción II, inciso a) de los Lineamientos Administrativos y de Control del Gasto del Instituto Electoral del Estado de Querétaro.

ELABORACIÓN DE CONCILIACIONES BANCARIAS

Responsable


Involucrados


8. Procede a su archivo en la carpeta de Conciliaciones Bancarias, en el mes correspondiente.


141

Solicita al b aclaració

anco e n resp

fectúe la ectiva.



Elab las c

No

ora las pólizas d onciliaciones y l

Se generan los estados de las cuentas bancarias, en el portal correspondiente

el primer día hábil de cada mes.

Genera el reporte de movimientos auxiliares del catálogo del sistema

automatizado de contabilidad

Realiza las conciliaciones bancarias

correspondientes, verifica que coincida el saldo en libros con el saldo en

bancos.

Revisa y analiza que todos los cargos y abonos del banco estén correspondidos

por el IEEQ.

¿Coinciden los

No movimientos?

¿Causas imputables

al Banco? Si

erivadas de as registra.

Elabora el reporte de

conciliaciones y anexa los Estados Financieros.

Envía a la Coordinación Administrativa para su

aprobación y recabar la firma de "autorizado"

Archiva en carpeta.

Fin

142

ELABORACIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS.

PROPÓSITO

Dar a conocer la situación financiera y el ejercicio del presupuesto asignado al Instituto

Electoral del Estado de Querétaro en el cumplimiento de las actividades aprobadas en

el Programa Operativo Anual.


1. El área de Recursos Humanos y Financieros integrará la información contable y

presupuestal que muestre la situación financiera-presupuestal del órgano

electoral.

2. Mensualmente se realizará el cierre contable emitiendo los estados financieros y

sus anexos durante los primeros 5 días hábiles del mes.

3. Dentro de los 15 días naturales de cada mes se debe proporcionar la información

contable financiera y presupuestal a la Secretaría Ejecutiva y Contraloría

General.

4. Los estados financieros deberán elaborarse de conformidad a las normas y

metodología para la emisión de información financiera y estructura de los

estados financieros contables del Consejo Nacional de Armonización Contable.

143

ELABORACIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS

Responsable


Involucrados


1. Registra y revisa los movimientos contables para llevar a cabo el cierre del mes.

Pólizas

Recursos


2. Genera los estados financieros consistentes en el balance general y el estado de resultados así como la balanza de comprobación y las conciliaciones bancarias.

Estados información contable presupuestal.

e

y


3. Turna a la Coordinación Administrativa los documentos anteriores para que revise y verifique los saldos de los mismos.

Estados e información contable y presupuestal.


4. Recibe y verifica los saldos de los estados financieros generados.

Estados e inf. contable y presupuestal.

Coordinación

Administrativa

5. Cuando los saldos de los estados no son correctos, solicita al área de Recursos Humanos y Financieros corregir errores.

Oficio

Coordinación

Administrativa

6. Cuando los saldos son correctos, remite los estados financieros a la Secretaría Ejecutiva y Contraloría General mediante oficio.

Oficio


7. Entrega la información a las áreas correspondientes y archiva el acuse en la carpeta de oficios enviados.

Oficio



Artículo 104 fracción II y V del Reglamento Interior del Instituto Electoral del Estado de Querétaro.

Artículo cuarto transitorio, fracción II, inciso a) de los Lineamientos Administrativos y de Control del Gasto del Instituto Electoral del Estado de Querétaro.

144


Coordinación Administrativa Recursos Humanos y Financieros

Registra y revisa los movimientos contables para llevar a cabo el cierre del mes.

Genera los estados financieros e información contable y presupuestal en el sistema

automatizado de contabilidad. De acuerdo a lo establecido en la Ley de Contabilidad

Recibe la información y verifica que los saldos de los estados financieros sean Turna a la Coordinación Administrativa los

correctos. estados financieros generados para que revise y verifique los saldos de los mismos.

¿Los saldos son correctos?

No Si

Solicita a Recursos Humanos y Remite los estados financieros a la

Financieros corregir errores. Secretaría Ejecutiva y Contraloría

General mediante oficio.

Entrega la información a las áreas correspondientes.

Archiva el acuse

Fin

145



DE LA COORDINACIÓN ADMINISTRATIVA:

RECURSOS HUMANOS Y FINANCIEROS

146


ELABORÓ EL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL ÁREA DE RECUSROS HUMANOS DE LA COORDINACIÓN ADMINISTRATIVA

NOMBRE Y PUESTO FIRMA RÚBRICA C.P. Bernardo Ramos Soto

Encargado de Recursos Humanos y Financieros


VALIDACIÓN DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL ÁREA DE RECUSROS HUMANOS DE LA COORDINACIÓN ADMINISTRATIVA





DICTAMINACIÓN DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL ÁREA DE RECUSROS HUMANOS DE LA COORDINACIÓN ADMINISTRATIVA





ACTUALIZACIÓN

NOVIEMBRE 2017

147


MOVIMIENTOS AFILIATORIOS ANTE EL INSTITUTO MEXICANO DEL SEGURO SOCIAL.

PROPÓSITO

Este procedimiento tiene como objetivo que el personal de base y eventual contratados

por el Instituto Electoral del Estado de Querétaro, sean formalmente inscritos al

Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS), así como comunicar las bajas y

modificaciones de su salario.


1. El área de Recursos Humanos y Financieros es responsable de registrar e

inscribir al personal que labora en el Instituto ante el IMSS, así como de realizar

los movimientos de baja y modificaciones de los salarios del personal del


Ante el IMSS

2. Quien ejerce la titularidad de la Secretaría Ejecutiva representa legalmente al

Instituto Electoral del Estado de Querétaro ante el Instituto Mexicano del Seguro

Social (IMSS) para los tramites afiliatorios de las y los trabajadores.

3. Para el cumplimiento de esta obligación, el Instituto deberá aplicar las normas

emitidas por el IMSS sobre características de los sistemas vía Internet IDSE

(IMSS desde su empresa) para el manejo de la información y calendarización de

entrega.

4. Para que el personal electoral así como beneficiarios (as) puedan recibir el

derecho a la salud, asistencia médica, el otorgamiento de una pensión, entre

otros, las prestaciones que les corresponden deberán cumplir los requisitos

señalados por la Ley del Seguro Social.

5. El plazo para notificar al IMSS los movimientos afiliatorios, se hará dentro de los

cinco días naturales siguientes a la fecha en que ocurran.

148

6. Cada trabajador (a) del Instituto Electoral del Estado de Querétaro está obligado

a proporcionar y tramitar ante el IMSS los nombres de los familiares

derechohabientes, así como los documentos comprobatorios que se le soliciten.

7. El IMSS expedirá a las y los beneficiarios un documento de identificación

afiliatoria a fin de que puedan ejercer los derechos que la Ley les confiere.

Ante el SAR

8. El Instituto Electoral del Estado de Querétaro está obligado a enterar el importe

de las aportaciones correspondientes al SAR, mediante la constitución de

depósitos de dinero a favor de cada persona, en la forma y términos previstos en

la Ley.

9. Las aportaciones patronales se calcularán en forma bimestral, por el equivalente

al 2% del salario base de cotización con que este dado de alta el personal ante el

Instituto Mexicano y serán cubiertos con cargo al presupuesto.

10. Dichas aportaciones se harán por bimestres vencidos, el pago se efectuará a

más tardar el día 17 de los meses de enero, marzo, mayo, julio, septiembre y

noviembre de cada año.

11. El personal al ser dados de alta ante el IMSS, automáticamente entran al

régimen obligatorio del Seguro del Retiro, Cesantía en Edad Avanzada y Vejez.

Se encuentra sujeto al régimen previsto en las Leyes de Seguridad Social, sobre

el sueldo base de cotización.

149


MOVIMIENTOS AFILIATORIOS ANTE EL INSTITUTO MEXICANO DEL

SEGURO SOCIAL

Responsable


Involucrados


1. Procede a la captura de datos para informar al IMSS del movimiento a realizar: reingreso (alta), modificación salarial o baja, según el caso.

Número de

Seguro Social


2. Cuando el personal no ha sido dado de alta en el sistema del IMSS o por alguna razón no cuenta con el número de seguridad social, se le orienta para que asista a las oficinas de Afiliación y Vigencia en la subdelegación del IMSS para que solicite su número de Seguridad Social.

Personal Electoral

3. Asiste a la subdelegación del IMSS y obtiene su número de Seguridad Social o realiza el trámite por INTRANET.

Número de Seguro Social

Personal Electoral

4. Entrega copia de número de Seguridad Social al área de Recursos Humanos y Financieros.


5. Captura en la pantalla del IDSE (IMSS desde su empresa).

DATOS DE LA EMPRESA:

* Registro patronal * Dígito verificador DATOS DEL TRABAJADOR:

* Número de Seguridad Social * Digito Verificador * Apellido Paterno * Apellido Materno * Nombre (s) * Salario Diario Integrado (en su caso) * Tipo de Trabajador * Tipo de Salario * Tipo de Jornada de Trabajo * Fecha de Movimiento

MOVIMIENTOS AFILIATORIOS ANTE EL INSTITUTO MEXICANO DEL

150

SEGURO SOCIAL

Responsable


Involucrados

* Unidad de Medicina Familiar * Número de Guía * Clave del Trabajador * Causa de la Baja (en su caso) * CURP y RFC.


6. Procesa la información, revisa y envía al IMSS con la firma digital del Instituto. Recibe de inmediato (sobre el mismo sistema) un acuse donde se confirma que se hizo correctamente el movimiento.

Acuse de información

Recursos


7. 24 horas después consulta en el sistema del IDSE (IMSS desde su empresa), si los movimientos afiliatorios realizados fueros aceptados o rechazados.


8. Cuando el movimiento es rechazado, revisa las causas, se captura nuevamente la información correcta y se envía nuevamente.


9. Cuando el movimiento es aceptado, se imprime el acuse de aceptación del movimiento.

Acuse de aceptación


10. Archiva en el expediente del personal.




Artículo 15, fracción I y III de la Ley del Seguro Social.

Artículos 40, fracción IV y cuarto transitorio, fracción I, incisos e) y d) de los

Lineamientos de Administrativos y de Control del Gasto del Instituto Electoral


151



Procede a la captura de datos para informar al IMSS del movimiento a realizar: reingreso (alta), modificación salarial o baja, según el caso.

¿La persona cuenta con su Número de

Seguridad Social? No

Si

Asiste a la subdelegación del IMSS

y obtiene su número de Seguridad

Entrega copia de número de

Seguridad Social al área de

Recursos Humanos y Financieros.

Se le orienta para que asista a las oficinas de Afiliación y Vigencia en

la subdelegación del IMSS para que solicite su número de

Seguridad Social.

Social o realiza el trámite por

INTRANET.

Captura en la pantalla del IDSE (IMSS desde su empresa) el movimiento de alta, modificación salarial o baja, según sea el caso así como en SUA y sistema

de nómina.

Procesa la información, revisa y envía al IMSS. Recibe de inmediato un acuse

donde se confirma que se hizo correctamente el movimiento.

24 horas después consulta en el sistema del IDSE los movimientos afiliatorios.

¿Fueron aceptados?

Si

No Revisa las causas y captura

la información correcta.

Imprime el acuse de aceptación del

movimiento.

Archiva en expediente del personal

Fin

152


CONTRATACIÓN E INTEGRACIÓN DE EXPEDIENTES DEL PERSONAL.

PROPÓSITO

Mantener permanentemente actualizados los documentos que integran los

expedientes del personal de base y eventual activo, así como la elaboración del

contrato laboral del nuevo personal e integración de sus expedientes laborales.


1. El área Recursos Humanos y Financieros, integrará un expediente de cada uno

de los integrantes del personal electoral del Instituto Electoral del Estado de

Querétaro.

2. El área de Recursos Humanos contará con un sistema de archivo documental,

con el objeto de facilitar la localización rápida de los expedientes personales del

personal del Instituto.

3. Únicamente tendrá acceso al archivo y manejo de los expedientes el personal

autorizado para tal efecto.

4. El área de Recursos Humanos y Financieros deberá revisar y actualizar de

manera semestral los expedientes del personal electoral con los documentos

derivados de la relación laboral, fiscal y personal. El personal presentará

comprobantes actualizados cuando así se requiera.

5. Los titulares de las áreas informarán a la Coordinación Administrativa el tipo de

plaza a cubrir y el periodo que laborará en el Instituto.

153


CONTRATACIÓN E INTEGRACIÓN DE EXPEDIENTES DEL PERSONAL

Responsable


Involucrados

Área solicitante

1. De acuerdo al Programa General de Trabajo y Presupuesto del año en curso, autorizado por el Consejo General, elabora oficio para solicitar se cubra la vacante existente y lo turna a la Secretaría Ejecutiva para su autorización.

Oficio de solicitud de la vacante.


2. Recibe el oficio y revisa si procede a la contratación y lo autoriza. Lo turna al área de Recursos Humanos y Financieros para la elaboración de expediente y contrato.


3. Recibe oficio de autorización y solicita la documentación al nuevo personal.

Formato para integración de expedientes


4. Recibe la documentación de la personal, en caso de que la información no esté completa, se le informa al personal y se dan 2 días hábiles de prórroga para entregar los documentos faltantes.

Documentación personal


5. Cuando la información esté completa, se envían los datos personales y oficios a la Coordinación Jurídica para la elaboración del contrato laboral de acuerdo a la duración de la actividad encomendada.

Contrato laboral

Recursos


6. Recaba firmas en 2 tantos del contrato y entrega un tanto al nuevo personal. Archiva el contrato de trabajo por tiempo determinado original en el expediente del personal.

Contrato Laboral


7. Llena el Formato para integración de expedientes, y se hace la anotación de los documentos entregados.

Formato para integración de expedientes

CONTRATACIÓN E INTEGRACIÓN DE EXPEDIENTES DEL PERSONAL

154

Responsable


Involucrados


8. Elabora Formato Único RH-052 para carpeta de documentos, el cual se llenará con los datos plasmados en los documentos entregados.

Formato único RH-052


9. Realiza movimientos afiliatorios ante el IMSS.


Conecta con Procedimiento CA-RH-01 Movimientos afiliatorios ante el

Instituto Mexicano del Seguro Social.


10. Entrega al personal la identificación oficial expedida por la Coordinación de Comunicación Social que lo acredita como personal del Instituto.

Identificación

Personal electoral

11. Recibe Identificación oficial y firma de recibido en la copia de la misma.

Acuse de recibo


12. Archiva todos los documentos, resguarda y actualiza los expedientes del personal para control y revisión de las auditorias que en su caso procedan.

Documentos

personales e institucionales


13. Antes de finalizar el plazo por el cual se elaboró el contrato determinado, se solicita al área correspondiente que se elaboré el oficio para la elaboración de un nuevo contrato o en su caso se solicite la elaboración del contrato por tiempo indeterminado.

Oficio


14. Recibe el oficio para la contratación, y la Coordinación Jurídica procede a la elaboración del nuevo contrato. Archiva en expediente del trabajador.

Oficio/Contrato

Laboral


15. Sí el contrato es elaborado por tiempo indeterminado, se procede a contratar el seguro de vida.

Póliza de Seguro

Conecta con Procedimiento CA-RH-03

“Incorporación al Seguro Colectivo de Vida y Pago de Primas”


155


Artículo 83 Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos del Estado de Querétaro.

Artículos 38, 39 y cuarto transitorio, fracción I, inciso c) de los Lineamientos de Administrativos y de Control del Gasto del Instituto Electoral del Estado de Querétaro.

156


Secretaría

Ejecutiva

Área

solicitante

Recursos Humanos y

Financieros

Personal Electoral

Recibe el oficio y revisa si se procede a la contratación y lo

autoriza.

Elabora oficio para solicitar se cubra la vacante existente y

lo turna a la Secretaría Ejecutiva para su autorización.

Recibe oficio de autorización y solicita la

documentación al nuevo personal para

integrar su expediente y contrato.

Recibe la documentación del personal

¿La documentación está completa?

Si

Se solicita a la Coordinación Jurídicas la elaboración del contrato laboral por tiempo

determinado con una duración de acuerdo a la duración de la actividad encomendada.

Recaba firmas en 2 tantos del contrato y

entrega un tanto al nuevo personal.

Archiva original en

expediente del personal.

Llena el Formato para integración de

expedientes, anotando los documentos entregados.

Elabora Formato Único RH-052 para carpeta de documentos, el cual se llenará con los

datos plasmados en los documentos entregados.

(1)

No

Tiene 2 días hábiles de prórroga para

entregar los documentos

faltantes.

Recibe la

documentación faltante.

157

Conecta con Procedimiento CA-RH-02 “Movimientos Afiliatorios ante el IMSS y el

SAR”

Conecta con Procedimiento CA-RH-04 “Incorporación de Seguro Colectivo de Vida

y Pago de Primas”



(1) Realiza movimientos afiliatorios ante el IMSS.

Recibe identificación oficial y firma de Entrega al Funcionario la identificación oficial expedida por recibido en la copia de la misma.

la Coordinación de Comunicación Social que lo acredita como Funcionario del Instituto.

Archiva todos los

documentos en el

expediente del personal

Antes de finalizar el plazo de tres meses, solicita que se elabore

al funcionario su contrato de trabajo por el tiempo establecido en el nuevo oficio de contratación o por tiempo indeterminado.

Recibe oficio para contrato determinado o indeterminado y elabora contrato de trabajo.

Archivo

Si el contrato es indeterminado, se procede a contratar el

Seguro Colectivo de Vida.

Fin

ANEXOS

158

FORMATO ÚNICO RH-052.

160


INCORPORACIÓN AL SEGURO COLECTIVO DE VIDA Y PAGO DE PRIMAS.

PROPÓSITO

El objetivo de este procedimiento es incorporar al personal de base del Instituto

Electoral del Estado de Querétaro al seguro colectivo de vida, para su protección

mediante la indemnización a las y los beneficiarios del personal asegurado, así como la

renovación oportuna del pago de las primas correspondientes.


1. Corresponde a la Coordinación Administrativa proponer a la Secretaría Ejecutiva

el plan de Seguro Institucional para el personal electoral, dentro del presupuesto

de egresos que apruebe el Consejo General.

2. Tiene derecho a esta prestación toda persona que se encuentren en la plantilla

de personal de base del Instituto.

3. El costo total de este seguro de vida es por cuenta del Instituto Electoral del


4. La suma asegurada es general para todo el personal de base y el monto depende

la póliza contratada.

5. Para incluir al personal al seguro de vida colectivo, la compañía aseguradora

solicita el llenado de un cuestionario al personal electoral para evaluar su

inclusión en la póliza.

6. Las bajas del personal electoral del Instituto y por consiguiente de la

colectividad se harán llegar a la compañía aseguradora por medio de oficio

firmado por la Secretaría Ejecutiva.

7. La compañía seguradora remite la póliza de seguro colectivo y el recibo que

indica el importe de la prima que se debe cubrir.

161

8. La forma de pago es anual conforme a la política establecida con la compañía

aseguradora.


INCORPORACIÓN AL SEGURO COLECTIVO DE VIDA Y PAGO DE PRIMAS

Responsable


Involucrados


1. Solicita a la compañía aseguradora el formato de Consentimiento Individual.

Formato de Consentimiento Individual


2. Recibe formato de consentimiento individual y lo entrega al personal de base del Instituto.


Personal Electoral base

3. Recibe y llena formato y lo regresa al área de Recursos Humanos y Financieros.



4. Remite a la compañía aseguradora los formatos originales del personal electoral de base que vayan a ser asegurados mediante oficio firmado por la Secretaría Ejecutiva, anexando copia de identificación, dentro de los treinta días naturales siguientes a la fecha de alta.

Oficio de remisión y

Formatos

Compañía Aseguradora

5. Recibe la documentación señalada en el punto anterior y acusa de recibido.

Acuse de documentación


6. En el plazo de quince días son remitidas las carátulas de la Póliza de Seguros al Instituto Electoral del Estado de Querétaro.

Carátulas de Pólizas


7. Recibe las carátulas y revisa que los datos contenidos correspondan a cada integrante del personal electoral de base.

162

INCORPORACIÓN AL SEGURO COLECTIVO DE VIDA Y PAGO DE PRIMAS

Responsable


Involucrados


8. Cuando no están correctos los datos de la carátula, son remitidas nuevamente mediante oficio firmado por la Secretaría Ejecutiva a la compañía aseguradora para que sean corregidas y posteriormente entregadas a cada integrante del personal electoral sujeto al este procedimiento

Oficio y Carátulas de Pólizas


9. Cuando las carátulas están correctas, se toma una fotocopia para entregar la original al personal y la copia para archivo en Recursos Humanos.


10. Remite el recibo de pago de primas de seguro de vida institucional, con su correspondiente factura.

Recibo de Pago


11. Recibe y revisa la factura y anexos para programar el pago por transferencia bancaria electrónica o cheque.

Factura Cheque /

Comprobante Transferencia

Conecta con Procedimiento CA-RF-03 “Elaboración de Cheques”

o

Conecta con Procedimiento CA-RF-04 “Transferencia Bancaria Electrónica”


12. Proporciona copia del recibo del seguro colectivo de Vida al área de Servicios Generales.

Copia de Seguro


13. Integra al expediente del seguro colectivo de Vida.



Artículo 23 del Manual de Prestaciones de los Funcionarios del Instituto Electoral de Querétaro.

163

Recibe y llena forma Área de Recurso

Financi

to y lo s Hum eros.

regresa al anos y

En el plazo de

remitidas las

Póliza de Seg

quinc

carát

uros al

e días son

ulas de la

Instituto.


Recursos Humanos y

Financieros

Personal Electoral de Base Compañía

Aseguradora

Solicita a la compañía aseguradora el formato de Consentimiento Individual.

Recibe formato de Consentimiento Individual y lo

entrega al personal electoral de base del

Instituto.

Remite a la compañía aseguradora los formatos originales del personal electoral de

base mediante oficio firmado por la Secretaría Ejecutiva, anexa copia de identificación.

Remite a la compañía aseguradora los formatos originales del personal electoral de

base mediante oficio firmado por la Secretaría Ejecutiva, anexa copia de identificación.

Recibe las carátulas y revisa que los datos

contenidos en las carátulas correspondan a cada integrante del personal electoral sujeto al este

procedimiento

Recibe las carátulas y revisa que los datos contenidos en las carátulas correspondan a cada integrante del personal electoral sujeto

al este procedimiento

¿Los datos

Si son No

Fotocopia las carátulas Remite nuevamente para entregar la mediante oficio firmado

original al trabajador y por la Secretaría la copia para archivo en Ejecutiva a la

Recursos Humanos. Compañía Aseguradora para que sean

corregidas.

(1)

Recibe la documentación y

164

Conecta con Procedimiento

CA-RF-03 “Elaboración de

Cheques”


CA-RF-04 “Transferencia

Bancaria Electrónica”


Recursos Humanos y Financieros Compañía Aseguradora

(1) Remite el recibo de pago de primas de seguro de vida institucional, con su correspondiente factura.

Recibe y revisa la factura y anexos para programar el pago

por transferencia bancaria electrónica o cheque.

Recibe y revisa la factura y anexos para programar el pago

Cheque Transferencia ¿Forma de

pago?

Proporciona copia del recibo del seguro colectivo de Vida al

área de Servicios Generales.

Integra al expediente del

Seguro Colectivo de

Fin

165


ENTERO DE CUOTAS AL INSTITUTO MEXICANO DEL SEGURO SOCIAL Y AL SISTEMA DE AHORRO PARA EL RETIRO.

PROPÓSITO

Enterar al Instituto Mexicano del Seguro Social, el importe de las aportaciones obrero

patronales relativas al IMSS, al INFONAVIT y al Sistema de Ahorro para el Retiro del

personal del Instituto Electoral del Estado de Querétaro.


IMSS

1. El entero de cuotas del personal electoral deberá realizarse de acuerdo a la

normatividad establecida en la Ley del Seguro Social.

2. El Instituto Electoral del Estado de Querétaro enterará al IMSS de las cuotas

obrero-patronales de acuerdo al Calendario de Pagos de Nómina y por mes

vencido.

3. El salario que se tomará en cuenta para el pago de las cuotas, será el mismo con

el que se encuentra registrado en el IMSS, que es el salario diario integrado de

acuerdo al Capítulo II “De las Bases de cotización y de las Cuotas” de la Ley del

Seguro Social.

4. El Sistema Único de Autodeterminación (SUA) es entregado por el IMSS a cada

empresa para la determinación de cuotas obrero-patronales, en el se registran

todos los datos de cada persona que labora en el Instituto, como son: nombre,

número de seguridad social, fecha de ingreso, salario diario integrado y las

incidencias y/o movimientos ocurridos en el mes.

5. El IMSS provee mes con mes el reporte de manera detallada con los

movimientos que la empresa realizó por cada persona y por lo tanto el monto a

pagar de las cuotas obrero-patronales.

166

SAR e INFONAVIT

6. El entero de cuotas del personal del Instituto Electoral del Estado de Querétaro

deberá realizarse de acuerdo con la normatividad establecida en la Ley del

INFONAVIT.

7. Las aportaciones que efectúe el Instituto al Sistema de Ahorro para el Retiro

(SAR) será por el importe equivalente al 2% del salario diario integrado de cada

persona.

8. Las Aportaciones de Cesantía y Vejez serán de acuerdo al artículo 168 fracción III

de la Ley del Seguro Social.

9. Las aportaciones se harán por bimestres vencidos a más tardar el 17 de los

meses de enero, marzo, mayo, julio, septiembre y noviembre.

10. El salario que se tomará en cuenta para el pago de las aportaciones, será el

mismo que se encuentra registrado en el IMSS, que es el salario diario integrado

previsto en el capítulo II “De las Bases de cotización y de las Cuotas” de la Ley

del Seguro Social.

167


ENTERO DE CUOTAS AL INSTITUTO MEXICANO DEL SEGURO SOCIAL Y

AL SISTEMA DE AHORRO PARA EL RETIRO

Responsable


Involucrados


1. Captura en el Sistema Único de Autodeterminación (SUA) los movimientos realizados ante el IMSS, se posiciona en actualizar datos del personal y se despliega una pantalla solicitando los siguientes datos: * Número de Seguridad Social del trabajador. * Fecha de

Alta. * R.F.C. * Apellidos y Nombre (s). * Tipo de trabajador. * Jornada de

trabajo. * Trabajador

pensionado. * Salario diario

integrado. * Clave/Nombre de

ubicación. * Datos de trabajador con crédito INFONAVIT, número de crédito, descuento, fecha de inicio.

Expediente del personal.


2. Registra en el SUA los movimientos e incidencias que se tuvieron durante el periodo, como: * Incapacidades. * Modificaciones salariales. * Bajas de personal. * Ausencias.

Oficio/reporte de incidencias


3. Obtiene reporte de movimientos e incidencias del SUA que servirán de soporte para posibles descuentos o bajas de nómina.

Reporte de movimientos e incidencias


4. Genera del SUA el reporte de pago de cuotas obrero-patronales: mensual para el IMSS o bimestral para el SAR e INFONAVIT.

Reporte de pago

de cuotas ENTERO DE CUOTAS AL INSTITUTO MEXICANO DEL SEGURO SOCIAL Y

168

AL SISTEMA DE AHORRO PARA EL RETIRO

Responsable


Involucrados


5. Imprime la información detallada de las cuotas obrero-patronales a pagar de cada trabajadora o trabajador.

Reporte de pago de cuotas


6. Coteja la información generada por el SUA y la enviada por el IMSS/INFONAVIT (IDSE) para detectar los posibles errores.


7. Cuando la información es incorrecta, procede a la verificación de los datos y comprobantes de incidencias para corregir la omisión correspondiente.


8. Cuando la información es correcta genera el pago mensual y obtiene la información para el pago.

Pago


9. Imprime del SUA el resumen definitivo del pago mensual o bimestral a realizar de las cuotas obrero- patronales.

Pago

Conecta con Procedimiento CA-RF-07 “Pago de Impuestos y Cuotas de

Seguridad Social”


10. Teniendo el comprobante de pago y archiva junto con reporte y resumen de las aportaciones obrero-patronales.

Comprobante de pago/ Transferencia



Capitulo II “De las Bases de Cotización y de las Cuotas” y Artículo 71, 72 y 168, fracción III de la Ley del Seguro Social.

Artículos 29 y 30 de la Ley del Instituto del Fondo Nacional de la Vivienda para los Trabajadores.

Artículos 40, fracciones IV, V y cuarto transitorio fracción I, inciso e) y d) de los Lineamientos Administrativos y de Control del Gasto del Instituto Electoral del Estado de Querétaro.

169



Captura en el Sistema Único de Autodeterminación (SUA) los

movimientos realizados ante el IMSS, se posiciona en actualizar datos del personal y se despliega una pantalla solicitando los datos del

Funcionario y si tiene crédito INFONAVIT.

Registra en el SUA los movimientos e incidencias que se tuvieron durante el periodo.

Obtiene reporte de movimientos e incidencias del SUA que

servirán de soporte para posibles descuentos o bajas de nómina.

Genera del SUA el reporte de pago de cuotas obrero- patronales: mensual para el IMSS o bimestral para el SAR

e INFONAVIT.

Imprime la información detallada de las cuotas obrero-

patronales a pagar de cada trabajadora o trabajador.

Coteja la información generada por el SUA y la enviada

por el IMSS/INFONAVIT para detectar los posibles errores.

¿La información

Si es correcta? No

Procede a la verificación de los datos y Genera el pago mensual y obtiene la

comprobantes de incidencias para

información para el pago. corregir la omisión correspondiente.

Imprime del SUA el resumen definitivo del pago mensual o (1) bimestral a realizar de las cuotas obrero-patronales.

170

(1) Conecta con Procedimiento CA-RF-06“Pago de Impuestos Federales, Locales y Cuotas de Seguridad

Social”.



Teniendo el comprobante de pago y archiva junto con reporte y

resumen de las aportaciones obrero-patronales.

171



DE LA COORDINACIÓN ADMINISTRATIVA:

SERVICIOS GENERALES

172


ELABORÓ EL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL ÁREA DE SERVICIOS GENERALES DE LA COORDINACIÓN ADMINISTRATIVA

NOMBRE Y PUESTO FIRMA RÚBRICA C. Andrés Pérez Pérez

Encargado de Servicios Generales


VALIDACIÓN DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL ÁREA DE SERVICIOS GENERALES DE LA COORDINACIÓN ADMINISTRATIVA





DICTAMINACIÓN DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL ÁREA DE SERVICIOS GENERALES DE LA COORDINACIÓN ADMINISTRATIVA





ACTUALIZACIÓN

NOVIEMBRE 2017

173


REQUISICIÓN Y ENTREGA DE SERVICIOS, MATERIALES, SUMINISTROS Y BIENES MUEBLES.

PROPÓSITO

Establecer los mecanismos de control para solicitar y surtir las requisiciones de

servicios, materiales, suministros y bienes muebles de activo fijo de las diferentes

áreas del Instituto para la adecuada ejecución de sus funciones.


1. El área de Servicios Generales será responsable de suministrar oportunamente

los materiales y servicios necesarios, requeridos por las áreas del Instituto para

su adecuado funcionamiento.

2. El área de Servicios Generales y la Coordinación Administrativa adoptarán los

formatos respectivos en los cuales se realizarán las solicitudes de insumos,

bienes o servicios requeridos por cada una de las áreas.

3. La solicitud de adquisición de bienes y servicios deberá realizarse mediante el

Formato SG-011 denominado Requisición, a excepción de los siguientes

conceptos:

• Gastos de viaje;

• Actividades cívicas y reuniones oficiales;

• Atención al personal, y

• Pago de servicios originados por las actividades de las Comisiones

Permanentes del Consejo General.

4. Las áreas solicitantes, serán las responsables de llenar su requisición y obtener

los requisitos de control administrativo establecidos, incluyendo todas las

características o especificaciones técnicas de los bienes o servicios solicitados.

174

5. A petición del área solicitante, se considera la pertinencia de adquirir una marca

o contratar con una empresa determinada. El área solicitante de los bienes o

servicios deberá incluir la justificación plena e indubitable, que contendrá entre

otros elementos las ventajas que representan para el Instituto.

6. Las cotizaciones que se soliciten a los proveedores de bienes y servicios podrán

recabarse de manera personal o por correo electrónico.


REQUISICIÓN Y ENTREGA DE SERVICIOS, MATERIALES, SUMINISTROS

Y BIENES MUEBLES

Responsable


Involucrados

Área solicitante

1. Elabora en original y copia el Formato SG-041 Requisición para la adquisición de bienes muebles, de servicios, señalando especificaciones técnicas, anexando en su caso, muestra o catálogo, así como justificación de actividad y partida presupuestal, así como que exista suficiencia y la entrega a Servicios Generales.

Formato SG-041

Servicios Generales

2. Recibe Requisición en original y copia, verificando que el llenado sea el correcto. Acusa de recibido y regresa la copia.

Servicios

Generales y Coordinación Administrativa

3. Analiza y verifica con la Coordinación Administrativa el monto del material solicitado y se determina si las adquisiciones se realizarán con proveedores dictaminados previamente por el Comité.

Servicios Generales y


4. Cuando no es el caso, se determina cuántas cotizaciones requerirán para la solicitud, atendiendo lo que dispone para tal efecto los Lineamientos Administrativos y de Control del Gasto.

175


Y BIENES MUEBLES

Responsable


Involucrados

Servicios Generales

5. Solicita cotización a los proveedores de acuerdo a las especificaciones de la requisición.

Cotización

Servicios Generales

6. Recibe las cotizaciones de los proveedores y revisa que cumplan con las características requeridas.

Servicios Generales

7. Cuando es necesaria más de una cotización se elabora cuadro comparativo de ofertas.

Cuadro comparativo

Servicios Generales

8. Presenta las requisiciones de las áreas, anexando, en su caso, las cotizaciones respectivas, en la sesión del Comité de Adquisiciones, Enajenaciones Arrendamientos y Contratación de Servicios del Instituto

Cuadro comparativo/ Formato SG-041

Comité de Adquisiciones, Enajenaciones Arrendamientos y Contratación de Servicios del

Instituto

9. En sesión, como punto del orden del día, se presenta a los integrantes del Comité las requisiciones recibidas y cuadros comparativos que procedan. Una vez revisadas las requisiciones las autorizan.

Servicios Generales

10. Confirma la compra al proveedor elegido para el surtido de bienes o la prestación del servicio solicitado.

Proveedor o Proveedora

11. Entrega el bien y la factura a Servicios Generales de acuerdo a la requisición.

Factura Formato SG-041

Servicios Generales

12. Recibe bienes y procede a la entrega al área solicitante y recaba firma de recibido en la requisición correspondiente.

Servicios Generales

13. Elabora la Orden de Compra y separa para firmas autorizadas entrega al área de Recursos Humanos y

176


Y BIENES MUEBLES

Responsable


Involucrados Financieros:

*Facturas *Requisiciones, *Cotizaciones y *Cuadros Comparativos.

Orden de compra


14. Recibe la documentación y realiza la transferencia bancaria o el cheque, según corresponda y revisa la factura.

Póliza de cheque Póliza de egresos


o


Servicios Generales

15. Integra el expediente consecutivo de las órdenes de compra.



Artículo 104 fracciones VI y VIII del Reglamento Interior del Instituto Electoral del Estado de Querétaro.

Artículo 43 al 48 de los Lineamientos Administrativos y de Control del Gasto del Instituto Electoral del Estado de Querétaro

Artículo 8 fracción I, IV, VII, 24, 26 del Reglamento del Comité de Adquisiciones, Enajenaciones, Arrendamientos y Contratación de Servicios del Instituto Electoral del Estado de Querétaro.

177


Comité de

Adquisiciones,

Enajenaciones

Arrendamientos y

Contratación de

Servicios del

Instituto

Coordinación

Administrativa

Servicios Generales

Área Solicitante

Recibe Requisición en original y copia, verificando que el llenado sea el

correcto. Acusa de recibido y regresa la copia.

Elabora en original y copia el Formato SG- 041 Requisición para

la adquisición de

Analizan y verifican el monto del material. bienes muebles o de

servicios.

¿Existe suficiencia

Se determinan si se Se determina cuántas

realizará según lo cotizaciones requerirán para la

dictaminado por el solicitud. Comité.

Solicita cotización a proveedores.

Recibe las cotizaciones de proveedores y revisa que cumplan con las características requeridas.

¿Se solicitó más de 1 cotización?

Presenta las Confirma la compra al

En sesión, como punto requisiciones de las proveedor o proveedora que

del orden del día, se áreas, anexando se eligió para el surtido de

presenta a los integrantes cotizaciones respectivas bienes o la prestación del

del Comité las en sesión del Comité. servicio solicitado. requisiciones recibidas y cuadros comparativos que procedan. Una vez

revisadas las El Proveedor o proveedora entrega a

requisiciones, las (1) Servicios Generales los bienes

autorizan. solicitados y la factura para el pago.

178


CA-RF-04 “Transferencia

Bancaria Electrónica”



Cheques”


Servicios Generales Recursos Humanos y Financieros

1. Procede a la entrega al área solicitante, recaba firma

de recibido en la requisición correspondiente.

Elabora la Orden de Compra y separa para firmas Recibe la documentación y realiza la transferencia autorizadas entrega a Recursos Humanos y Financieros: bancaria o el cheque, según corresponda y revisa la *Facturas factura. *Requisiciones, *Cotizaciones y *Cuadros Comparativos.

¿Forma de pago?

Transferencia Cheque

Integra el expediente consecutivo de las

órdenes de compra.

Fin

179

ANEXOS

FORMATO SG-041 “REQUISICIÓN DE COMPRA”.

180

INSTRUCTIVO DE LLENADO DEL FORMATO SG-041 “REQUISICIÓN DE

COMPRA”.

1. Nombre del área solicitante.


3. Número de Folio consecutivo que maneje el área solicitante.

4. Tipo de material que se solicita (material de limpieza, impresiones, mobiliario y

equipo, papelería, etc.).

5. Cantidad de bienes o artículos solicitados.

6. Descripción detallada de cada uno de los bienes solicitados, incluyendo datos

técnicos en su caso.

7. Unidad de medida que corresponda según el tipo del bien solicitado (caja, pieza,

etc.).

8. Servicios Generales anotará aquí la cantidad que está entregando al área

solicitante.

9. Indicar para qué trabajos se requiere el bien/artículo solicitado incluyendo la

partida presupuestal.

10. Nombre y firma de la persona responsable del área solicitante.

11. Nombre y firma de quién revisó (Titular de la Coordinación Administrativa)

12. Nombre y firma de quien autorizó (Firma de quién ejerza la presidencia del

Comité del Adquisiciones, Enajenaciones, Arrendamientos y Contratación de

Servicios, cuando sea necesario aprobar dicha solicitud de requisición mediante

sesión).

13. Nombre y firma de la persona que recibe los bienes o materiales.

181

FORMATO SG-051 “ORDEN DE COMPRA.

182


SOLICITUD Y EJECUCIÓN DEL MANTENIMIENTO A BIENES MUEBLES E INMUEBLES

PROPÓSITO

Conservar y mantener en óptimas condiciones de operación los bienes muebles como

son equipos de: comunicación, computación, oficina, servicio audiovisual y transporte,

así como de los inmuebles donde se encuentran la bodega y oficinas del Instituto



1. El mantenimiento de bienes muebles e inmuebles, atenderá lo siguiente:

• El área que requiera alguno de esos servicios, lo solicitará a través del

Formato SG-011 “Mantenimiento de Bienes Muebles e Inmuebles” que serán

revisados y autorizados por la Coordinación Administrativa y Secretaría

Ejecutiva respectivamente.

• Se elaborará una orden de servicio a cargo del área en la que se encuentre

resguardado el bien.

• Tratándose de mantenimiento a bienes inmuebles, se deberá contar con

la autorización del arrendador justificando dicha acción.

2. Se proporcionará el servicio de mantenimiento a los bienes muebles e

inmuebles con proveedores escritos en el Padrón de Proveedores del Instituto, y

en su caso, con los autorizados por el Comité de Adquisiciones, Enajenaciones,

Arrendamientos y Contratación de Servicios del Instituto.

3. Todo servicio de mantenimiento se atenderá en un plazo no mayor a 3 días

hábiles.

4. El mantenimiento especial que se solicite, estará sujeto a lo indicado por el

proveedor o prestador(a) de servicio, en cuanto el tiempo que se requiera, así

como a las refacciones.

183

5. Al finalizar el mantenimiento, el solicitante evaluará el trabajo y firmará de

conformidad en el Formato SG-011 “Mantenimiento de Bienes Muebles e

Inmuebles”.

6. Tratándose de los inmuebles que arrenda el Instituto Electoral del Estado de

Querétaro, solicitará al arrendador su autorización para modificar o remodelar

los espacios.


SOLICITUD Y EJECUCIÓN DEL MANTENIMIENTO A BIENES MUEBLES E

INMUEBLES

Responsable


Involucrados

Área solicitante

1. Solicita mediante formato SG-011 “Mantenimiento de Bienes Muebles e Inmuebles”, la realización de algún trabajo relacionado con el mantenimiento de los bienes inmuebles y/o muebles que tiene bajo su resguardo.

Formato SG-011

Servicios Generales

2. Contacta a la /el proveedor(a) inscrito en el Padrón de Proveedores o el asignado por el Comité y le adjudica el contrato.

Padrón de proveedores

Proveedor o Proveedora

3. Realiza el trabajo encomendado.

Servicios Generales

4. Verifica los trabajos realizados, recaba firmas de aceptación del servicio requerido.

Formato SG-011

Área solicitante

5. Al finalizar el trabajo y estando de acuerdo, el solicitante firmará de recibido en el Formato correspondiente.

Formato SG-011

Servicios Generales

6. Elabora la Orden de Compra y entrega la factura de la/el proveedor(a) a el área Recursos Humanos y Financieros para su pago.

184

SOLICITUD Y EJECUCIÓN DEL MANTENIMIENTO A BIENES MUEBLES E

INMUEBLES

Responsable


Involucrados

Recursos


7. Recibe y revisa que la factura cumpla con todos los requisitos fiscales.

Orden de Compra o Servicios.

Factura Póliza de cheque Póliza de egresos





Artículo 104 fracciones VII y XIV del Reglamento Interior del Instituto Electoral del Estado de Querétaro.

Artículo 49 de los Lineamientos Administrativos y de Control del Gasto del Instituto Electoral del Estado de Querétaro.

185


Servicios Generales Recursos Humanos y

Financieros

Área solicitante Proveedora/

Proveedor

Contacta al proveedor inscrito en el

Padrón de Proveedores o el

asignado por el Comité y le

adjudica el contrato.

Verifica los trabajos realizados, recaba firmas de aceptación del servicio

requerido.

Elabora la Orden de Compra y entrega la factura del proveedor a Recursos Humanos y Financieros

para su pago.

Cheque



Cheques”

Solicita mediante formato SG-011 la realización de

algún trabajo relacionado con el mantenimiento de los

bienes inmuebles y/o muebles que tiene bajo su

resguardo.

Al finalizar el trabajo y estando de acuerdo, el solicitante firmará de

recibido en el Formato correspondiente.

Recibe y revisa factura.

¿Forma de Transferencia

Conecta con

Procedimiento CA-RF-04

“Transferencia Bancaria

Electrónica”

Archiva en expediente

Fin

Realiza el trabajo

encomendado.

186

ANEXOS

FORMATO SG-011 “MANTENIMIENTO DE BIENES MUEBLES E INMUEBLES”.

187

INSTRUCTIVO DE LLENADO DEL FORMATO SG-011 “MANTENIMIENTO DE BIENES

MUEBLES E INMUEBLES”.

1. Número de folio consecutivo que maneja el área.


3. Nombre de la/el solicitante.

4. Área administrativa a la que pertenece el solicitante.

5. Especificar el nombre del bien.

6. Marca del bien mueble.

7. Especificar detalladamente la causa del daño o servicio a realizar en el bien.

8. Nombre, firma y área administrativa de la/el solicitante.

9. Nombre y firma de quien revisó (Coordinación Administrativa).

10. Nombre y firma de quien autorizó (Secretaria Ejecutiva).

11. Nombre, firma y área administrativa que recibe de conformidad la

reparación/mantenimiento.

188


MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO DE LOS VEHÍCULOS PROPIEDAD DEL INSTITUTO.

PROPÓSITO

Conservar y mantener en óptimas condiciones de operación el parque vehicular

propiedad del Instituto Electoral del Estado de Querétaro.


1. El mantenimiento de vehículos del Instituto se realizará previa solicitud del

titular, personal que tenga a su resguardo el mismo, en el Formato SG-031

“Mantenimiento de Vehículo” atendiendo a la programación y kilometraje.

2. Servicios Generales programará una cita con la concesionaria automotriz según

la marca del vehículo e informará al solicitante sobre la fecha de entrega del

vehículo.

3. Por ningún motivo se realizará mantenimiento a unidades vehiculares que no

sean propiedad del Instituto.

4. Cuando el vehículo requiera alguna atención que se valore de emergencia, el

personal que conduce la unidad deberá requerir a la aseguradora que atienda la

situación; en caso de no hacerlo, el personal se responsabilizará de los daños

que por su acción u omisión se produzcan. Asimismo, deberá informar a su

superior(a) jerárquico(a) de manera inmediata sobre el incidente y al área de

Servicios Generales.

189


MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO DE LOS VEHÍCULOS

PROPIEDAD DEL INSTITUTO

Responsable


Involucrados

Área solicitante

1. Elabora el formato SG-031 “Mantenimiento de Vehículo”, indicando el servicio requerido y/o fallas que presenta la unidad y lo entrega a Servicios Generales.

Formato SG-031 “Mantenimiento de Vehículo”

Servicios Generales

2. Recibe el Formato SG-031 “Mantenimiento de Vehículo” y concreta la cita con la agencia automotriz.


Servicios Generales

3. Informa al personal la fecha y hora programada por el prestador de servicios para realizar el mantenimiento de vehículo.

Servicios Generales

4. En la fecha y hora programada entrega el vehículo al concesionario.

Formato SG-011

Agencia

5. Recibe el vehículo, previo llenado del formato de entrada al taller y verifica la vigencia de la póliza de mantenimiento, así como de la inspección al mismo por parte del personal de la agencia, se anotará el tipo de servicio a realizar y firman ambas partes de conformidad.

Formato de entrada al taller

Agencia

6. En caso de que se detecte alguna falla, avisará de inmediato a Servicios Generales para que se proceda en consecuencia.

Servicios Generales

7. En la fecha acordada de entrega por la Agencia, procede a ir por el vehículo, revisando que se haya realizado el servicio y mantenimiento completo, a la par recibe por correo electrónico la factura correspondiente al pago del mismo.

Factura

MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO DE LOS VEHÍCULOS

190

PROPIEDAD DEL INSTITUTO

Responsable


Involucrados

Servicios Generales

8. Entrega el vehículo al personal, éste verifica el servicio y firma de conformidad en el Formato SG-031.


Servicios Generales

9. Genera la Orden de Compra para su autorización y entrega la factura con el Formato SG-031 a Recursos Humanos y Financieros.

Pólizas de egresos


10. Recibe los documentos, los revisa y procede a realizar el pago mediante transferencia bancaria electrónica.

Factura Formato SG-031 “Mantenimiento de Vehículo”


“Transferencia Bancaria Electrónica”

Servicios Generales

11. Registra en el Formato SG-032 “Control Vehicular de Servicios” el servicio que se le hace al vehículo y archiva.

Formato SG-032



Artículo 104, fracción XIV del Reglamento Interior del Instituto Electoral del Estado de Querétaro.

Artículo 56 de los Lineamientos Administrativos y de Control del Gasto del Instituto Electoral del Estado de Querétaro.

191





Financieros

Personal

Electoral

Agencia

Recibe el Formato SG-031 “Mantenimiento de Vehículo” y concreta la cita con la agencia

automotriz.

Informa al personal la fecha y hora programada

para realizar el mantenimiento de vehículo.

En la fecha y hora programada recoge el

vehículo al personal y lo lleva con la Concesionaría.

En la fecha acordada de entrega por la Agencia, procede a ir por el vehículo,

revisando que se haya realizado el servicio y mantenimiento completo.

Entrega el vehículo al personal, éste

verifica el servicio y firma de conformidad

en el Formato SG-031. Genera la orden de compra para su autorización y entrega la factura con el Formato SG-031 a Recursos Humanos

y Financieros.

Recibe los documentos, los revisa y procede a realizar el pago mediante transferencia bancaria electrónica.

Registra en el Formato SG-032 “Control Vehicular de Servicios”.

Archivo

Fin

Elabora el Formato SG-031 indicando el

servicio requerido y/o fallas que presenta la

unidad.

Recibe el vehículo, llena el formato de entrada al taller, y

anota el tipo de servicio a realizar y

firman ambas partes de conformidad.

192

ANEXOS

FORMATO SG-031 “MANTENIMIENTO DE VEHÍCULO”

193

INSTRUCTIVO DE LLENADO DEL FORMATO SG-031 “MANTENIMIENTO DE

VEHÍCULO”.

1. Número de folio consecutivo que maneja el área.


3. Nombre del solicitante.

4. Área administrativa a la que pertenece el/la solicitante.

5. Número de inventario.

6. Marca del vehículo.

7. Número de placas del vehículo.

8. Modelo del vehículo.

9. Kilometraje del vehículo a la hora de solicitar el servicio.

10. Marca con una “X” en el recuadro correspondiente e indica el servicio que

solicita.

11. Marca con una “X” en el recuadro correspondiente e indica la herramienta con la

que cuenta el vehículo.

12. Informa el motivo por el cual se solicita el servicio de mantenimiento.

13. Nombre, firma y área administrativa de la/el solicitante.

14. Nombre y firma de quien revisó (Coordinación Administrativa).

15. Nombre y firma de quien autorizó (Secretaría Ejecutiva).

16. Nombre, firma y área administrativa que recibe de conformidad el vehículo.

194

FORMATO SG-032 “CONTROL VEHICULAR DE SERVICIOS”

195

INSTRUCTIVO DE LLENADO DEL FORMATO SG-032 “CONTROL VEHICULAR

DE SERVICIOS”.

1. Marca del vehículo.

2. Número de motor del vehículo.

3. Tipo del vehículo.

4. Número de serie del vehículo.

5. Modelo del vehículo.

6. Color del vehículo.

7. Número de placas.

8. Nombre del personal a quien está asignado el vehículo.

9. Fecha de afinación.

10. Fecha de revisión de frenos.

11. Fecha de alineación y balanceo;

12. cantidad de llantas nuevas.

13. Fecha de verificaciones (Primera y Segunda).

14. Número de factura.

15. Fecha de la factura.

16. Razón Social de donde se efectuó el servicio.

17. Importe de la factura.

18. Importe total por los servicios del primer trimestre.

19. Importe total por los servicios del segundo trimestre.

20. Importe total por los servicios del tercer trimestre.

196

21. Importe total por los servicios del cuarto trimestre.

22. Suma total de los cuatro trimestres.

23. Nombre y firma de la persona Titular de Servicios Generales.

24. Nombre y firma de la persona Titular de la Coordinación Administrativa.

197


PRÉSTAMO DE VEHÍCULOS.

PROPÓSITO

Brindar el apoyo vehicular al personal de las distintas áreas del Instituto, para efectuar

las comisiones oficiales que se les encomiende en colaboración en este órgano

electoral.


1. Para el adecuado desempeño de sus funciones, el Instituto contará con

vehículos, de acuerdo a sus necesidades, mismos que serán asignados por la

Secretaría Ejecutiva a las áreas que lo requieran, para lo cual la Coordinación

Administrativa elaborará los resguardos correspondientes.

2. Cuando se requiera el uso de algún vehículo por más de un día y el área no

cuente con éste o se requiera de adicionales a los asignados, la persona Titular

del área deberá solicitarlo por oficio dirigido a la Coordinación Administrativa,

estableciendo el nombre de la persona comisionada, las actividades a

desarrollar y la duración de las mismas.

3. La solicitud deberá realizarse al menos el día anterior a aquel en que se vaya a

utilizar y dentro del horario de labores, tratándose de proceso electoral, la

solicitud será atendida de acuerdo a la disponibilidad y de manera inmediata.

4. Para la entrega del vehículo al personal, éste deberá registrar su salida en el

sistema del Instituto con la credencial que lo acredita como tal y presentar su

licencia de manejo vigente.

5. A la entrega del vehículo, el personal deberá registrar la entrega del mismo en el

sistema, así, Servicios Generales verificará que el vehículo esté en las

condiciones que le fue entregado.

198

6. En caso de que se advierta algún daño, anomalía o falta de equipamiento del

vehículo provocado por el mal uso, el conductor será el responsable de cubrir los

gastos originados por dichos daños.

7. Cuando los daños sean consecuencia de algún siniestro o accidente, se

determinará con base a los peritajes correspondientes la responsabilidad del

servidor público.


PRÉSTAMO DE VEHÍCULOS

Responsable


Involucrados

Titular de área

1. Solicita a la Coordinación Administrativa a través de oficio, un vehículo para la realización de la comisión oficial.

Oficio de solicitud a la Coordinación Administrativa


2. Recibe oficio y determina con Servicios Generales qué vehículo se va a prestar.

Registro en bitácora

Servicios Generales

3. Entrega las llaves y el vehículo al personal, hace el registro en la Bitácora de la hora de salida del vehículo y del personal con la identificación del Instituto y su licencia de manejo vigente.

Personal electoral

4. Al término del periodo del préstamo, registra la entrada del vehículo en la bitácora y hace entrega del vehículo y las llaves a Servicios Generales o vigilante en turno.

Servicios Generales

5. Recibe y revisa con el personal designado, las condiciones físicas, mecánicas, gasolina del vehículo y kilometraje de llegada.

Servicios Generales

6. Cuando el vehículo no presenta ninguna anomalía, se recibe automóvil y las llaves.

Oficio de recepción

199

PRÉSTAMO DE VEHÍCULOS

Responsable


Involucrados

Servicios Generales

7. Cuando el vehículo presenta algún daño, se solicita al personal que informe por medio de oficio a la Secretaría Ejecutiva, los motivos que ocasionaron el daño al vehículo.

Factura

Personal electoral

8. Elabora oficio describiendo las causas que ocasionaron el daño al vehículo.

Oficio de descripción del daño en general


9. Recibe oficio evaluando la información proporcionada por el personal y lo remite a la Coordinación Administrativa para realizar las acciones necesarias.

Oficio de remisión


10. Recibe el oficio e instruye a Servicios Generales realizar las acciones según sea el caso.

Oficio de instrucción

Servicios Generales

11. Evalúa el vehículo y lo lleva al taller correspondiente.


Conecta con Procedimiento CA-SG-03

“Mantenimiento Preventivo y Correctivo de los Vehículos Propiedad del

Instituto”

Servicios Generales

12. Recibe factura, genera orden de compra, anexa oficio y solicita el pago del servicio.

Factura

Personal electoral

13. Cubrirá los gastos originados por dichos daños cuando hayan sido ocasionados por el mal uso al conducir.

Factura Póliza de egresos


14. Recibe factura y realiza el pago por medio de transferencia bancaria.




200


Artículo 104 fracción, XIV Reglamento Interior del Instituto Electoral del Estado de Querétaro.

Artículos 53 y 54 de los Lineamientos Administrativos y de Control del Gasto del Instituto Electoral del Estado de Querétaro.

201


CA-SG-03 “Mantenimiento

Preventivo y Correctivo de los

Vehículos Propiedad del

Instituto”


Secretaría

Ejecutiva

Titular

del área

Coordinación

Administrativa

Servicios Generales Recursos

Humanos y

Financieros

Solicita a la Coordinación

Administrativa un vehículo para realizar

una comisión.

Recibe oficio y determina con Servicios qué

vehículo se va a prestar.

Entrega las llaves y el

registro en la bitácora

datos del personal.

Al término del préstamo, registra

la entrada del vehículo en la

bitácora y hace entrega del vehículo

y las llaves.

Recibe oficio

evalúa la información y lo

remite a la Coordinación

Administrativa para realizar las

acciones necesarias.

Recibe oficio e

instruye a Servicios

Generales realizar las acciones según

sea el caso.

Recibe y revisa con el personal designado, las

condiciones del vehículo.

¿Presenta alguna

anomalía?

No

Se recibe automóvil

y las llaves

Evalúa el vehículo y lo lleva al taller

correspondiente.

(1)

Si

Elabora oficio describiendo las

causas que ocasionaron el

daño al vehículo.

202





Financieros

Personal Electoral

(1) Recibe factura, anexa oficio y solicita el pago del

servicio.

¿El daño fue ocasionado por

irresponsabilidad?

No

Si

Recibe factura y realiza el pago por medio

de transferencia bancaria.

Fin

Cubrirá los gastos originados

por dichos daños cuando hayan sido ocasionados por

el mal uso al conducir

203



COORDINACIÓN DE INFORMÁTICA

204


ELABORÓ EL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA COORDINACIÓN DE INFORMÁTICA


I.C.S. Raúl Islas Matadamas

Coordinador de Informática


VALIDACIÓN DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA COORDINACIÓN DE INFORMÁTICA


I.C.S. Raúl Islas Matadamas

Coordinador de Informática


DICTAMINACIÓN DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA COORDINACIÓN DE INFORMÁTICA





ACTUALIZACIÓN

NOVIEMBRE 2017

205


ACTUALIZACIÓN DE CONTENIDOS DEL SITIO WEB.

PROPÓSITO

Mantener actualizada la información de las páginas web que conforman el sitio de

internet oficial del Instituto Electoral del Estado de Querétaro, para consulta del

personal del Instituto y de la ciudadanía en general.


1. El personal del Instituto que requiera incorporar, modificar, sustituir o eliminar

los contenidos del sitio web del Instituto, deberán hacerlo mediante una

solicitud.

2. Las solicitudes deberán presentarse en el formato establecido y en los casos que

proceda la información a publicar deberá entregarse en formato electrónico.

3. Todas las solicitudes deberán ser autorizadas por el jefe o jefa a cargo (cuando

así proceda).

4. Las solicitudes deberán ser entregadas a la Coordinación de Informática y ésta

deberá atenderlas de forma inmediata.

5. Toda aquella información que deba publicarse, será proporcionada por el área

responsable de su generación, excepto aquellos casos en los que el personal

tenga establecido un procedimiento para actualizar el sitio WEB de forma

inmediata.

206


ACTUALIZACIÓN DE CONTENIDOS DEL SITIO WEB

Responsable


Involucrados

Personal del Instituto

1. Solicita la actualización de algún contenido del sitio web.

Formato solicitud


2. Recibe la solicitud de actualización y en su caso, la información anexa en formato electrónico.

Solicitud/Archivo electrónico


3. Analiza la solicitud, el formato y el contenido de la información anexa.


4. Cuando el archivo electrónico se encuentre dañado o en algún formato no manipulable por la Coordinación de Informática, se auxiliará al personal electoral solicitante para solventar el problema.

Archivo electrónico


5. Turna la solicitud al personal adscrito a la Coordinación de Informática.

Formato de solicitud


6. Opera el programa aplicable para ajustar los contenidos del sitio Web institucional en forma local.

Programa


7. Revisan que todos los contenidos anexados en forma electrónica cumplan con lo solicitado.


8. Almacenan los contenidos en forma remota mediante el protocolo de comunicación para transferencia de archivos (FTP) en el servidor donde se encuentra hospedado el sitio web del Instituto.


9. Revisan la funcionalidad del sitio web institucional con los contenidos actualizados.

Sitio web

207

ACTUALIZACIÓN DE CONTENIDOS DEL SITIO WEB

Responsable


Involucrados


10. Informan al Coordinador o Coordinadora de Informática la conclusión de la actividad y archiva la solicitud.

Formato de solicitud


11. Notifica que la actualización de contenidos ha sido realizada.

Oficio de notificación



Artículo 127 del Reglamento Interior del Instituto Electoral del Estado de Querétaro.

Lineamientos para la Utilización de las Tecnologías de la Información y Comunicaciones del Instituto Electoral del Estado de Querétaro.

208


Coordinación de Informática Personal Electoral

Recibe la solicitud de

Analiza la solicitud, el formato y el actualización y en su

contenido de la información anexa. caso, la información anexa en formato

electrónico.

¿El archivo No

electrónico anexo

es correcto?

Si

Turna la solicitud al personal electoral

de la Coordinación de Informática.

Opera el programa correspondiente

para manipular los contenidos del sitio

web institucional en forma local.

Revisa que todos los contenidos

anexados en forma electrónica

cumplan con lo solicitado.

Almacena los contenidos en forma local y

mediante el protocolo de comunicación para

transferencia de archivos (FTP) en el servidor

donde se encuentra hospedado el sitio web

del Instituto.

Revisa la funcionalidad del sitio web

institucional con los contenidos

actualizados.

Informa al Coordinador o Coordinadora de

Informática la conclusión de la actividad y

archiva la solicitud.

Notifica a quien realizó la solicitud.

Solicita la actualización de algún

contenido del sitio Web.

La Coordinación de Informática auxilia

al personal del Instituto para solventar

el problema.

209

ANEXOS

FORMATO DE SOLICITUD DE ORDEN WEB

210

INSTRUCTIVO DE LLENADO DEL FORMATO DE SOLICITUD DE ORDEN WEB

1. Número consecutivo del formato, el cual controla cada área del Instituto.

2. Datos generales del área que solicita.

3. Descripción de la publicación, contemplando la ubicación en la página

institucional y el periodo.

4. Describir los anexos en su caso.

5. Observaciones que se consideren necesarias.

6. Plazo en el que se observará la publicación.

7. Firmas de la/el solicitante y la Coordinación de Informática.

211


SOPORTE TÉCNICO.

PROPÓSITO

Proporcionar al personal del Instituto Electoral del Estado de Querétaro, asistencia

técnica especializada en materia de informática para solventar problemas que puedan

presentar, mientras hacen uso de determinado servicio, programa o equipo de

cómputo.


1. El personal electoral que requiera apoyo técnico para solventar alguna

necesidad en materia de informática, deberá solicitarlo de manera oportuna.

2. El personal se limitará a solicitar apoyo técnico respecto de las actividades

relativas a su función, así como de los bienes y servicios que pertenezcan al



SOPORTE TÉCNICO

Responsable


Involucrados

Personal Electoral

1. Solicita apoyo técnico a la Coordinación de Informática, indicando en forma verbal su necesidad.


2. Analiza la solicitud y en su caso, brinda la solución.


3. Si la solución brindada no es satisfactoria, determina si es necesario trasladarse físicamente, realiza una conexión remota o solicitar apoyo externo.


4. Se traslada al sitio, analiza el problema y en su caso, brinda la solución.

212

SOPORTE TÉCNICO

Responsable


Involucrados


5. Utiliza un software para establecer una conexión remota con el usuario o usuaria, analiza el problema y en su caso, brinda la solución.

Software de acceso


6. Establece comunicación con la ayuda externa para plantear el problema y de manera coadyuvante brindar una solución.


7. Informa al personal que realizó la solicitud sobre la solución otorgada.


8. Registra la información relativa a la solicitud y la solución proporcionada en el formato de reporte de servicio.

Reporte de servicio



Artículo 106, fracción VIII del Reglamento Interior del Instituto Electoral del Estado de Querétaro.

Lineamientos para la Utilización de las Tecnologías de la Información y Comunicaciones del Instituto Electoral del Estado de Querétaro.

213


Personal Electoral Coordinación de Informática

Solicita apoyo técnico a la Coordinación de Informática, indicando en forma verbal su

necesidad.

Brinda la solución.

No

Brinda la solución.

No

Establece comunicación con la ayuda externa para plantear el problema y de

manera coadyuvante brindar una solución.

Si

Analiza la solicitud y, en su caso,

brinda la solución.

¿Es posible

No

¿Requiere trasladarse?

Si

Se traslada al sitio, analiza el

problema.

¿Es posible brindar una

Realiza una conexión remota y analiza el problema.

¿Se brindó una solución?

Si

Informa al personal que realizó

la solicitud, sobre la solución

Registra la información relativa a la solicitud y la solución

proporcionada en el formato de reporte de servicio.

214


DESARROLLO DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN

PROPÓSITO

Realizar actividades tendientes al desarrollo, mantenimiento y optimización de los

sistemas informáticos del Instituto Electoral del Estado de Querétaro, para hacer más

eficiente el trabajo del personal electoral, así como satisfacer las necesidades con la

utilización del sistema informático.


1. El personal del Instituto Electoral del Estado de Querétaro que requiera solventar

alguna necesidad mediante el desarrollo de sistemas de información, deberán

solicitarlo en forma oportuna y a través de su jefe o jefa a cargo cuando así

proceda.

2. El personal se limitará a realizar solicitudes respecto de las actividades relativas

a su función.



Responsable

Actividad Documento

Involucrado

s

s

Personal Electoral

1. Plantea el/los requerimiento(s) a la Coordinación de Informática.

Coordinación de informática

2. Analiza el/los requerimiento(s) y elabora un documento de descripción para presentarlo al solicitante.

Documento descripción

de

Personal Electoral

3. Revisa el documento de descripción y lo aprueba o rechaza emitiendo sus observaciones al respecto.

Documento descripción

de


4. Si el documento es rechazado, se hacen los ajustes correspondientes y se presenta nuevamente.

Coordinación 5. Elabora el documento que contiene

215

de informática los pasos detallados que realizará el sistema en cada proceso.

Casos de uso


Responsable


Involucrados


6. Elabora el documento que contiene la estructura y relación que guardan los archivos de la base de datos que será utilizada por el sistema.

Diagrama Entidad- Relación.


7. Elabora el cronograma y define la fecha de entrega del sistema.

Cronograma


8. Delega actividades de desarrollo al personal adscrito a la Coordinación de Informática.


9. Elije la plataforma de desarrollo y realiza las actividades, procede a realiza las pruebas de desempeño.

Sistema


10. Si las pruebas son satisfactorias, elabora el diccionario de datos y el formato de orden de desarrollo.

Diccionario de datos y orden de desarrollo


11. Informa a la Coordinadora o Coordinador de Informática de la conclusión del desarrollo del sistema de información.


12. Elabora el “Manual de Usuario”. Manual de usuario


13. Notifica al personal electoral solicitante la conclusión del desarrollo del sistema mediante oficio.




Artículo 106, fracción II del Reglamento Interior del Instituto Electoral del Estado de Querétaro.

Lineamientos Administrativos y de Control del Gasto del Instituto Electoral del Estado de Querétaro.

216

Analiza el/los r elabora un docu

para presenta

equeri mento de

rlo al s

miento(s) y descripción

olicitante.



Plantea el/los requerimiento(s) a la

Coordinación de Informática.

Revisa el documento de descripción y lo

aprueba o rechaza emitiendo sus

observaciones al respecto.

Hace los ajustes correspondientes y se Si

presenta nuevamente. ¿Lo rechaza?

Elabora el documento que contiene los

pasos detallados que realizará el

sistema en cada proceso.

Elabora el documento que contiene la estructura y relación que guardan los archivos de la base de datos que será

utilizada por el sistema.

Elabora el cronograma y define la

fecha de entrega del sistema.

Elije la plataforma de desarrollo y

Delega actividades de desarrollo al realiza las actividades, procede a

realiza las pruebas de

personal de a la Coordinación de desempeño. Informática.

No

¿Pruebas

satisfactorias?

Si

Elabora el diccionario de datos y

el formato de orden de desarrollo. Elabora el Manual de usuario

Informa al Coordinador o

Coordinadora de Informática de Notifica al personal electoral solicitante la la conclusión del desarrollo del

conclusión del desarrollo del sistema sistema de información.

mediante oficio.

217


PRÉSTAMO DE BIENES INFORMÁTICOS.

PROPÓSITO

Proporcionar en calidad de préstamo, bienes informáticos al personal electoral que lo

requieran, con la finalidad de que puedan dar cumplimiento a las actividades que les

sean encomendadas.


1. El personal del Instituto Electoral del Estado de Querétaro que requiera el

préstamo de alguno de los bienes informáticos para su utilización fuera de las

instalaciones del Instituto, deberán solicitarlo por escrito a la Coordinación de

Informática atendiendo el procedimiento que se determine.

2. En ningún caso el préstamo será superior a 7 días y estará sujeto a la

disponibilidad de bienes que tenga la Coordinación.

3. El bien no podrá ser utilizado con propósitos de índole personal.


PRÉSTAMO DE BIENES INFORMÁTICOS

Responsable


Involucrados

Personal Electoral

1. Realiza la solicitud de algún bien informático.


2. Determina si el bien solicitado se encuentra disponible.


3. Si el bien se encuentra disponible, elabora el Formato de Préstamo de Bienes Informáticos, en caso contrario, notifica al personal solicitante.

Formato de Préstamo


4. Entrega el bien al personal, indicándole en forma precisa la cantidad y el tipo de artículos o accesorios que se incluyen.

PRÉSTAMO DE BIENES INFORMÁTICOS

218


Lineamientos Administrativos y de Control del Gasto del Instituto Electoral del Estado de Querétaro.

Responsable


Involucrados


5. Archiva el Formato de Préstamo de Bienes Informáticos.



6. Devuelve el bien al personal de la Coordinación de Informática.

Personal Electoral

7. Verifica que el bien devuelto se encuentre completo y en buenas condiciones, de conformidad al Formato inicial y almacena el bien.


8. Verifica que el bien devuelto se encuentre completo y en buenas condiciones, de conformidad al Formato inicial y almacena el bien.



219


Personal Electoral Coordinación de Informática

Realiza la solicitud de algún bien informático.

Recibe el bien informático y firma el

Formato de Préstamo de Bienes

Informáticos.

Devuelve el bien al personal de la

Coordinación de Informática.

¿El bien se encuentra

disponible?

Si

Elabora el Formato de Préstamo de

Bienes Informáticos

Entrega el bien al personal,

indicándole en forma precisa la

cantidad y el tipo de artículos o

accesorios que se incluyen.

Archiva el Formato de Préstamo de

Bienes Informáticos.

Verifica que el bien devuelto se

encuentre completo y en buenas

condiciones, de conformidad al

Formato inicial.

Almacena el bien.

No

Notifica al personal

solicitante.

220

ANEXO

FORMATO DE PRÉSTAMO DE BIENES INFORMÁTICOS

221

INSTRUCTIVO DE LLENADO FORMATO DE PRÉSTAMO DE BIENES

INFORMÁTICOS

1. Número consecutivo del formato el cual administra la Coordinación de

Informática.

2. Datos generales de la/el solicitante.

3. Descripción del equipo que se requiere.

4. Justificación del préstamo.

5. Firmas de la/el solicitante y quien autoriza el préstamo.

222


INSTALACIÓN DE BIENES Y PROGRAMAS INFORMÁTICOS.

PROPÓSITO

Instalar adecuadamente los bienes y programas informáticos que requiera el personal

del Instituto Electoral del Estado de Querétaro para el desempeño de sus funciones y

contribuir al cumplimiento de los fines y tareas del propio Instituto.


1. Deberá solicitarse por escrito y a través de su superior(a) la instalación de un

bien informático así como los programas informáticos que se requieran.

2. Solo podrá ser instalado un bien si existen las condiciones necesarias para su

funcionamiento.

3. No podrán ser instalados programas de cómputo cuando:

El programa no cuente con una licencia a favor del Instituto, con excepción

de aquellos con licencia pública general o distribución gratuita.

El programa pueda provocar daños a cualquier equipo.

El programa no haya sido adquirido por el Instituto.

El programa solicitado no tiene por objeto cumplir con las funciones que

competen al personal.

Se tenga otro programa con características similares.

4. Las claves de acceso que se proporcionan deberán conservarse en la

confidencialidad.

223


INSTALACIÓN DE BIENES Y PROGRAMAS INFORMÁTICOS

Responsable


Involucrados

Personal Electoral

1. Solicita la instalación de algún bien o programa informático a la Coordinación de Informática mediante oficio.

Oficio de Solicitud


2. Determina si el bien o programa solicitado está disponible y si existen las condiciones necesarias para el funcionamiento del bien.


3. Si existen las condiciones necesarias para el funcionamiento del bien, se instala el equipo y en su caso, los programas de cómputo solicitados.


4. En caso contrario al punto anterior, se notifica al personal electoral solicitante mediante oficio.



5. En su caso crea una cuenta de usuario para el equipo institucional y protege con contraseña la cuenta de Administrador del equipo.


6. Crea una cuenta de correo electrónico institucional en el servidor de correo del dominio ieeq.mx y la configura en el equipo en su caso.


7. Elabora el Formato de Resguardo de Bienes Informáticos.

Formato de Resguardo de Bienes Inf.


8. Firma el formato.


9. Archiva el formato y notifica al Coordinación de informática la conclusión de la instalación.


10. Notifica al personal solicitante mediante oficio, que el bien informático ha sido instalado correctamente.



224


Lineamientos para la utilización de las tecnologías de la información y comunicaciones del Instituto Electoral del Estado de Querétaro.



¿El bien se

encuentra

disponible?

No

Si

¿Existen las

condiciones para su

funcionamiento?

Si

Notifica al personal solicitante

mediante oficio, que el bien

informático ha sido instalado

No

¿El bien es un

equipo de

cómputo?

Si

Crea una cuenta de usuario en el dominio

ieeq.mx y protege con contraseña la

cuenta de Administrador del equipo.

Crea una cuenta de correo electrónico

institucional en el servidor de correo del

dominio ieeq.mx y la configura en el equip

Elabora el Formato de Resguardo de

Bienes Informáticos.

Archiva el formato.

Notifica a la Coordinación de

Informática la conclusión de la

instalación.

Solicita la instalación de algún bien informático a la

Coordinación de Informática mediante oficio.

Se notifica al personal electoral

solicitante mediante oficio.

No

o.

Firma el formato.

225

ANEXO

FORMATO DE RESGUARDO DE BIENES INFORMÁTICOS

226

INSTRUCTIVO DE LLENADO FORMATO DE RESGUARDO DE BIENES

INFORMÁTICOS.

6. Descripción de los bienes informáticos que estarán en resguardo.

7. Observaciones relativas al equipo que se estimen pertinentes.

8. Firmas de la persona solicitante y persona que recibe el equipo.

227


MANTENIMIENTO DE BIENES INFORMÁTICOS.

PROPÓSITO

Proporcionar el mantenimiento preventivo destinado a la conservación de todos los

bienes informáticos o instalaciones del Instituto, para garantizar su buen

funcionamiento, fiabilidad, así como prevenir incidencias provocadas por fallos en los

equipos.


1. La Coordinación de Informática elaborará anualmente el programa de

mantenimiento preventivo para los bienes informáticos del Instituto Electoral del


2. El programa de mantenimiento deberá ser aprobado por la Secretaría Ejecutiva

del Instituto Electoral del Estado de Querétaro previo a su ejecución.


MANTENIMIENTO DE BIENES INFORMÁTICOS

Responsable


Involucrados


1. Elabora el Programa de Mantenimiento Preventivo para los bienes informáticos del Instituto y lo turna a la Secretaría Ejecutiva para su aprobación.

Oficio /Programa de mantenimiento


2. Aprueba el Programa de Mantenimiento Preventivo e informa a la Coordinación de Informática para que proceda a su ejecución.

Oficio de notificación de aprobación.

Coordinación de

Informática

3. Instruye al personal adscritos a la Coordinación de Informática ejecutar el mantenimiento a los bienes informáticos en apego al programa

228

elaborado.


Responsable


Involucrados


4. Si el bien requiere de un mantenimiento especializado.

Conecta con el procedimiento Solicitud y Ejecución del Mantenimiento de

Bienes Muebles e Inmuebles (CA-SG-02).


5. Realiza limpieza externa y en su caso, interna del bien informático utilizando el material y herramienta adecuados.


6. Realiza en su caso, lubricación de engranes y mecanismos de fricción.


7. Realiza la revisión de los dispositivos de entrada y salida, así como una comprobación de errores en las unidades de almacenamiento.


8. Realiza en su caso, una desfragmentación de archivos y un análisis completo con el software antivirus instalado.


9. Realiza en su caso, una revisión de programas instalados para verificar que cumplan con las disposiciones señaladas en los Lineamientos para la utilización de las tecnologías de la información y comunicaciones del Instituto Electoral del Estado de Querétaro, en caso de incumplimiento se desinstalan los programas.


10. Elabora el Formato de Servicio de Mantenimiento y notifica al titular de la Coordinación de Informática.

Formato de Servicio de Mantenimiento


11. Supervisa el mantenimiento realizado y actualiza el Avance del Programa de Mantenimiento

Programa de mantenimiento

229

Preventivo.


Responsable


Involucrados


12. Notifica y entrega copia al personal electoral que tiene bajo su resguardo el bien.

Formato de Servicio de mantenimiento



Lineamientos para la utilización de las tecnologías de la información y comunicaciones del Instituto Electoral del Estado de Querétaro.

230


Secretaría Ejecutiva Coordinación de Informática

Aprueba el Programa de Mantenimiento Preventivo e informa al Coordinador de Informática para

que proceda a su ejecución.

Instruye al personal adscrito a la


ejecutar el mantenimiento a los

bienes informáticos en apego al

programa elaborado.

Si el bien requiere de un

mantenimiento especializado, se

conecta con el procedimiento

Solicitud y Ejecución del

Mantenimiento de Bienes

Muebles e Inmuebles (CA-SG-02).

Elabora el Programa de Mantenimiento

del Instituto y lo turna a la Secretaría

Realiza limpieza externa y, en su caso, interna del bien informático utilizando el material y herramienta adecuados.

Realiza, en su caso, lubricación de

Realiza la revisión de los dispositivos de

entrada y salida, así como una

comprobación de errores en las

unidades de almacenamiento.

Realiza una desfragmentación de archivos y un análisis completo con el

software antivirus instalado.

Realiza una revisión de programas instalados

para verificar que cumplan con las disposicione

señaladas en los Lineamientos para las

Tecnologías de la Información y Comunicacione

del Instituto Electoral del Estado de Querétaro.

s

s

Desinstala los

incumplan con los los

lineamientos. lineamientos?

Supervisa el mantenimiento realizado Elabora el Formato de

y actualiza el Avance del Programa de Servicio de Mantenimiento

Mantenimiento Preventivo. Informática.

Notifica y entrega copia al personal electoral

que tiene bajo su resguardo el bien.

231

ANEXOS

FORMATO DE SERVICIO DE MANTENIMIENTO

232

INSTRUCTIVO DE LLENADO DEL FORMATO DE SERVICIO DE

MANTENIMIENTO

1. Numero consecutivo del formato.

2. Fecha en la que se realiza el mantenimiento.

3. Nombre del personal y el área a la que se encuentra adscrito.

4. Indicar con el símbolo √ para determinar que el servicio indicado se ha realizado

y, en su caso, se agregan observaciones sobre el particular.

5. Comentarios y recomendaciones finales sobre el equipo.

6. Nombre, firma y cargo del personal que ejecutó el mantenimiento del Titular de

Coordinación de Informática y del personal que tiene bajo su resguardo el

equipo.

233


MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA UNIDAD DE ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA

234


ELABORÓ EL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA UNIDAD DE ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA

NOMBRE Y PUESTO FIRMA RÚBRICA Lic. en D. Oscar Hinojosa Martínez

Titular de la Unidad de Acceso a la Información Pública


VALIDACIÓN DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA UNIDAD DE ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA

NOMBRE Y PUESTO FIRMA RÚBRICA Lic. en D. Oscar Hinojosa Martínez

Titular de la Unidad de Acceso a la Información Pública


DICTAMINACIÓN DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA UNIDAD DE ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA





ACTUALIZACIÓN

NOVEIMBRE 2017

235


SOLICITUD DE ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA Y EJERCICIO DE LOS DERECHOS ARCO.

PROPÓSITO

La sustanciación de las solicitudes relativas al acceso a la información pública y

ejercicio de los derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición al

tratamiento de datos personales a través de la Unidad de Acceso a la Información

Pública del Instituto Electoral del Estado de Querétaro.


1. Supervisar el cumplimiento de las disposiciones constitucionales, legales y

reglamentarias por parte del personal electoral adscrito al Instituto Electoral del

Estado de Querétaro en materia de transparencia.

2. La Unidad Acceso a la Información Pública es la encargada de dar trámite a las

solicitudes de acceso a la información, así como aquellas peticiones que tengan

que ver con el ejercicio de los derechos de acceso, rectificación, cancelación y

oposición a la publicación de datos personales.

3. La Unidad de Acceso a la Información Pública funge como enlace entre los

solicitantes de información pública y el Instituto Electoral del Estado de

Querétaro.

4. Las solicitudes que se realicen podrán presentarse a través de:

I. Oficialía de Partes del Instituto Electoral;

II. Correo electrónico a las cuentas oficiales de la Unidad de Información o

de quien sea Titular;

III. La página del Instituto Electoral en el apartado de Transparencia

Focalizada, mediante el vínculo de Solicitud de Información Pública;

IV. La Plataforma Nacional de Transparencia, y

236

VI. Todas aquellas que se señalan en la Ley General y la Ley Estatal.

5. En caso de que la solicitud de información o del ejercicio de los derechos ARCO

sea presentada ante cualquiera de las Unidades Administrativas, éstas deberán

remitirla de forma inmediata a la Unidad de Acceso a la Información Pública.

6. De todas las solicitudes de información o del ejercicio de los derechos ARCO, se

llevará un registro consecutivo en el libro de Gobierno de la Unidad de Acceso a

la Información Pública, así como en el sistema de gestión, por lo que se

integrará un expediente para el trámite respectivo.

7. Se podrán presentar solicitudes verbales o consultas directas para lo cual

únicamente se llevará un registro para fines estadísticos.

8. Cuando la información solicitada se encuentre disponible en el sitio de Internet

del Instituto Electoral, la Unidad de Acceso a la Información Pública, dará

respuesta en la que indicará el apartado en donde se encuentra dicha

información.

9. La Unidad de Acceso a la información Pública deberá notificar a la peticionaria o

peticionario, los costos de reproducción o certificación de la documentación

solicitada en su caso.

10. Todas las notificaciones que se efectúen para el trámite de solicitudes de

información o ejercicio de los derechos ARCO, se realizarán en el domicilio o

medio que señaló la persona solicitante.

237


SOLICITUD DE ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA Y EJERCICIO DE

LOS DERECHOS ARCO

Responsable


Involucrados

Solicitante

1. Presenta solicitud de Información o de ejercicio de los derechos ARCO, vía Plataforma Nacional de Transparencia (PNT); vía Oficialía de Partes; por correo electrónico o verbalmente.

Solicitud

Unidad de Acceso a la Información

Pública

2. Si la solicitud se presenta vía Oficialía de Partes o por correo electrónico, se registra en la PNT y posteriormente en el Sistema de gestión de la Unidad de Acceso a la Información Pública del Instituto (Nubia), para contabilizar las solicitudes.

Solicitud de registro


Pública

3. Si la solicitud es recibida directamente vía PNT, únicamente se registra en el Sistema de Gestión de la Unidad de Acceso a la Información Pública del Instituto (Nubia), para contabilizar las solicitudes.

Expediente


Pública

4. Radica la solicitud recibida y ordena integrar el expediente respectivo, anexando los registros de la Plataforma Nacional de Transparencia y del Sistema de Gestión de la Unidad de Acceso a la Información Pública.


Pública

5. Revisa la información requerida y la competencia de Instituto a fin de dar respuesta.

238

SOLICITUD DE ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA Y EJERCICIO DE

LOS DERECHOS ARCO

Responsable


Involucrados


Pública

6. En caso de que se solicite información relativa a las atribuciones de las diferentes áreas del Instituto, se les requiere para que reúnan la información necesaria con el objetivo de dar respuesta a la solicitud; si no es así continúa con el procedimiento.

Oficio de solicitud


Pública

7. En su caso las áreas reúnen la información requerida y la remiten a la Unidad de Acceso a la Información Pública.


Pública

8. Prepara respuesta indicando a la persona solicitante dónde se encuentra la información para su consulta en la página institucional.

Oficio de respuesta


Pública

9. Procede a dar respuesta a la solicitud, a través del registro en el Sistema de Solicitudes de Información del Estado de Querétaro (Infomex) y de la vía mediante la cual se presentó la solicitud o comparecencia de la persona solicitante en su caso, anexando oficio en el cual se contiene la respuesta con la información solicitada.


239


Artículos 6, fracción VI y 16, párrafo segundo de la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos.

Ley General de Transparencia y Acceso a la Información Pública. Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Estado de

Querétaro. Artículo 73 de la Ley Electoral del Estado de Querétaro. Artículos 3 y 48 de la Ley General de Protección de Datos Personales en

Posesión de Sujetos Obligados. Artículo 112 al 115 del Reglamento Interior del Instituto Electoral del Estado

de Querétaro. Artículos del 5 al 13 de los Lineamientos en Materia de Transparencia y

Acceso a la Información Pública.

240


Unidad de Acceso a la Información Pública Oficialía de Partes Solicitante

Si la solicitud se presenta vía Oficialía de Partes o

por correo electrónico, se registra en la PNT y

posteriormente en el Sistema de gestión de la

Unidad de Acceso a la Información Pública del

Instituto (Nubia), para contabilizar las solicitudes.

Si la solicitud es recibida directamente vía PNT,

únicamente se registra en el Sistema de Gestión de

la Unidad de Acceso a la Información Pública del

Instituto (Nubia), para contabilizar las solicitudes.

Radica la solicitud recibida y ordena integrar el

expediente respectivo, anexando los registros de la

Plataforma Nacional de Transparencia y del Sistema

de Gestión de la Unidad de Acceso a la Información

Pública.

Revisa la información requerida y la competencia de Instituto a fin de dar respuesta.

¿Existe solicitud referente a otras

áreas de Instituto?

Remite información Remite oficio de solicitud necesaria a la Unidad de de información al área Acceso a la Información correspondiente. Pública.

Procede a dar respuesta a la solicitud, a través del registro en el

Sistema de Solicitudes de Información del Estado de Querétaro

(Infomex) y de la vía mediante la cual se presentó la solicitud o

comparecencia del solicitante en su caso.

En caso de que la solicitud se presente vía escrito,

recibe y remite la solicitud a la Unidad de Acceso a la

Información Pública

Presenta solicitud

de Información o

de ejercicio de los

derechos ARCO,

vía PNT

(Plataforma

Nacional de

Transparencia); vía

Oficialía de Partes;

por correo

electrónico o

verbalmente.

241


MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA UNIDAD TÉCNICA DE FISCALIZACIÓN

242


ELABORÓ EL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA UNIDAD TÉCNICA DE FISCALIZACIÓN

NOMBRE Y PUESTO FIRMA RÚBRICA L.A.E. Sandra Zermeño Ortiz

Técnica Electoral adscrita a la Unidad Técnica de Fiscalización


VALIDACIÓN DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA UNIDAD TÉCNICA DE FISCALIZACIÓN

NOMBRE Y PUESTO FIRMA RÚBRICA L.A.E. Sandra Zermeño Ortiz

Técnica Electoral adscrita a la Unidad Técnica de Fiscalización


DICTAMINACIÓN DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA UNIDAD TÉCNICA DE FISCALIZACIÓN





ACTUALIZACIÓN

NOVIEMBRE 2017

243


FISCALIZACIÓN ORDINARIA: ASOCIACIÓN POLÍTICA ESTATAL.

PROPÓSITO

Revisión de los estados financieros que presenten las Asociaciones Políticas Estatales,

para emitir el dictamen correspondiente, mismo que se enviará a la Comisión de

Fiscalización del Instituto Electoral del Estado de Querétaro.


1. Las Asociaciones Políticas deberán presentar los estados financieros que

contengan el estado de situación financiera, estado de actividades, estado de

cambios en la situación financiera y relaciones analíticas respecto al

financiamiento privado y autofinanciamiento, por periodos trimestrales, en el

plazo y términos que disponga la legislación aplicable.

2. La Unidad Técnica de Fiscalización, en un término de tres meses contados a

partir del vencimiento del plazo para la presentación de los estados financieros

previstos, emitirá su dictamen, mismo que se someterá a la consideración de la

Comisión de Fiscalización del Instituto.

3. El Instituto Electoral del Estado de Querétaro podrá requerir a las autoridades

estatales o municipales, así como a los particulares, la información, documentos

y registros necesarios para compulsarlos con los datos asentados en los estados

financieros presentados por las asociaciones políticas.

4. Derivado de la presentación de los estados financieros, se podrán generar

observaciones. Las asociaciones políticas deberán dar respuesta a las

observaciones dentro del plazo de los diez días hábiles siguientes a la fecha en

que se notifique. En caso de observaciones posteriores, el plazo para responder

será de tres días hábiles.

5. La Unidad Técnica de Fiscalización emitirá el dictamen el cual podrá ser en

sentido aprobatorio o no aprobatorio.

244

6. Con los estados financieros las asociaciones políticas deberán presentar la

siguiente documentación comprobatoria:

I. Pólizas de ingresos, egresos y diario.

II. Documentación soporte.

III. Relaciones analíticas.

IV. Estados de cuenta bancarios en su caso, documento que acredite la

cancelación de la cuenta bancaria.

V. Formatos establecidos en el Catálogo vigente.

VI. Demás documentación que ampare los ingresos y egresos.

VII. Respaldo digital de la contabilidad en el programa informático.



Responsable


Involucrados

Asociación Política Estatal

1. Presenta en la Oficialía de Partes del Instituto los estados financieros, documentación legal comprobatoria y formatos correspondientes.

Estados financieros y documentación.

Oficialía de

Partes

2. Recibe los documentos, acusando de recibido mediante sello y remite a la Unidad Técnica de Fiscalización.

Unidad Técnica de Fiscalización

3. Recibe los documentos, abre el expediente registrando la clave que corresponda en el libro de gobierno de la Unidad, notifica en estrados, revisa y analiza los estados financieros.

Proveído de radicación expediente


4. De la revisión y análisis se pueden generar observaciones.

Formato 30AP.


5. Si existen observaciones, elabora proveído donde se ordena remitirlas mediante oficio acompañado del formato respectivo (Si no existen observaciones pasar a paso 9), notifica

Oficio y formato 30AP

245


Responsable


Involucrados

en estrados (otorga asesoría y orientación para la entrega de los estados financieros).


6. Recibe oficio y formato de las observaciones para su respuesta.


7. Remite contestación a las observaciones y documentación necesaria.

Documentación y formato 31AP.


8. Elabora proveído de recepción de la contestación a observaciones. Revisa la contestación e integra los documentos al expediente inicial, de la revisión se pueden generar observaciones posteriores, si es así, se regresa al paso 5.

Proveído/expediente


9. Formula dictamen en los términos establecidos en el Reglamento de Fiscalización del Instituto Electoral del Estado de Querétaro para someterlo a consideración de la Comisión de Fiscalización.

Dictamen



Artículos 31, 33 fracciones I y IV, 35 fracciones I, IV y VI, 45, 46, 47, 48, 61 fracción XXIII, 68, último párrafo, 73, 74 y 156 de la Ley Electoral del Estado de Querétaro.


Título I y II del Reglamento de Fiscalización del Instituto Electoral del Estado de Querétaro.

246


Oficialía de

Partes

Unidad Técnica de Fiscalización Asociación Política

Estatal

Recibe los documentos,

acusando de recibido

mediante sello y remite

a la Unidad Técnica de

Fiscalización.

Recibe los documentos, abre el expediente registrando la clave que corresponda en el libro de gobierno de la Unidad, notifica en

estrados, revisa y analiza los estados financieros.

De la revisión y análisis se pueden

generar observaciones.

Si existen observaciones, elabora proveído donde

se ordena remitirlas mediante oficio acompañado

del formato respectivo, notifica en estrados

(otorga asesoría y orientación para la entrega de

los estados financieros).

Si ¿Existen

contestaciones?

Si

No

¿Existen

contestaciones posteriores?

Formula dictamen en los

términos establecidos en el Elabora proveído de

Reglamento de Fiscalización recepción de la contestación

del Instituto Electoral del a observaciones. Revisa la

Estado de Querétaro para contestación e integra los

someterlo a consideración de documentos al expediente la

Comisión de Fiscalización. inicial de la revisión se pueden generar observaciones posteriores.

Presenta en la Oficialía de

Partes del Instituto los estados financieros, documentación legal

comprobatoria y formatos correspondientes.

Recibe oficio y formato de

las observaciones para su

respuesta.

Remite contestación a las

observaciones y

documentación necesaria.

247

ANEXOS

284


FISCALIZACIÓN ORDINARIA: ORGANIZACIÓN CIUDADANA.

PROPÓSITO

Revisión y realización de los dictámenes correspondientes a los informes sobre el

origen monto y destino de los recursos financieros que presente la organización

ciudadana, para someterlos a consideración y aprobación de la Comisión de

Fiscalización del Instituto Electoral del Estado de Querétaro.


La organización ciudadana deberá presentar los estados financieros que contengan el

estado de situación financiera, estado de actividades, estado de cambios en la

situación financiera y relaciones analíticas respecto al financiamiento privado y

autofinanciamiento, de manera mensual, en los formatos indicados en los

Lineamientos que contienen el catálogo de cuentas y formatos para las organizaciones

de la ciudadanía que pretenden constituirse como partido político local, los cuales

deberán entregarse a más tardar el viernes de la semana siguiente del cierre del

ejercicio mensual que se informa.

La Unidad Técnica de Fiscalización, en el plazo de un mes contado a partir del

vencimiento del plazo para la presentación de los estados financieros, emitirá su

dictamen, mismo que se someterá a la consideración de la Comisión de Fiscalización

del Instituto.

El Instituto Electoral del Estado de Querétaro podrá requerir a las autoridades estatales

o municipales, así como a los particulares, la información, documentos y registros

necesarios para compulsarlos con los datos asentados en los estados financieros

presentados por la organización ciudadana.

Derivado de la presentación de los estados financieros, se podrán generar

observaciones. La organización de la ciudadanía deberá dar respuesta a las

observaciones dentro del plazo de los tres días hábiles siguientes a la fecha en que se

notifique. En caso de observaciones posteriores, el plazo para responder será de dos

días hábiles.

285

La Unidad Técnica de Fiscalización emitirá el dictamen el cual podrá ser en sentido

aprobatorio o no aprobatorio.

Con los estados financieros la organización ciudadana deberá presentar la siguiente

documentación c o m p r o b a t o r i a :

I. Pólizas de ingresos, egresos y diario.

II. Documentación soporte.

III. Relaciones analíticas.

IV. Estados de cuenta bancarios y documento que acredite la cancelación de

la cuenta bancaria, en su caso.

V. Formatos establecidos en el Catálogo vigente.

VI. Demás documentación que ampare los ingresos y egresos.

VII. Respaldo digital de la contabilidad en el programa informativo.


FISCALIZACIÓN ORDINARIA: ORGANIZACIÓN CIUDADANA

Responsable


Involucrados

Organización

Ciudadana

1. Presenta en la Oficialía de Partes del Instituto los estados financieros, documentación legal comprobatoria y formatos c o r re s pond ie nt es .

Estados f inancieros y documentación.

Oficialía de

Partes

2. Recibe los estados financieros, acusando de recibido mediante sello y remite a la Unidad Técnica de Fiscalización.


3. Recibe los estados financieros y la documentación legal comprobatoria, abre el expediente registrando la clave que corresponda en el libro de gobierno de la Unidad, notifica en estrados, revisa y analiza los estados financieros.

Proveído de radicación expediente


4. De la revisión y análisis se pueden generar observaciones.

Formato 30AP.

286

FISCALIZACIÓN ORDINARIA: ORGANIZACIÓN CIUDADANA.

Responsable


Involucrados


5. Si existen observaciones, elabora proveído donde se ordena remitir el formato respectivo (Si no existen observaciones pasar al paso 9), notifica en estrados (otorga asesoría y orientación para la entrega de los estados financieros).

Oficio y formato 30AP

Organización Ciudadana

6. Recibe las observaciones para su respuesta.

Organización Ciudadana

7. Remite contestación a las observaciones y documentación necesaria.

Documentación y formato 31AP.


8. Elabora proveído de recepción de la contestación a observaciones. Revisa la contestación e integra los documentos al expediente inicial de la revisión se pueden generar observaciones posteriores, si es así, se regresa al paso 5.

Proveído/expediente


9. Formula dictamen el cual remite a la Comisión de Fiscalización para ponerlo a consideración en sesión notificando en estrados.

Dictamen



Artículos 26, 37, 45, 68 párrafo cuarto, 73, 74 y 208 último párrafo de la Ley Electoral del Estado de Querétaro.


Título I y II del Reglamento de Fiscalización del Instituto Electoral del Estado de Querétaro.

287


Oficialía de

Partes

Unidad Técnica de Fiscalización Organización

Ciudadana

financieros, acusando de recibido mediante

sello y remite a la Unidad Técnica de

Fiscalización.

Recibe los estados financieros y la

documentación legal comprobatoria, abre el expediente registrando la clave que

corresponda en el libro de gobierno de la Unidad, notifica en estrados, revisa y analiza

los estados financieros.

De la revisión y análisis se pueden

generar observaciones.

Si existen observaciones, elabora proveído donde

se ordena remitir el formato respectivo (Si no

existen observaciones pasar a paso 9), notifica en

estrados (otorga asesoría y orientación para la

entrega de los estados financieros).

Si ¿Existen

contestaciones?

Si

No

¿Existen

contestaciones posteriores?

Formula dictamen el cual remite a la Comisión de Elabora proveído de

Fiscalización para ponerlo a recepción de la contestación consideración en sesión a observaciones. Revisa la notificando en estrados. contestación e integra los

documentos al expediente inicial, de la revisión se pueden generar observaciones posteriores, si es así, se regresa al paso 5.

Partes del Instituto los

documentación legal

correspondientes.

Recibe las observaciones

para su respuesta.

Remite contestación a las observaciones y documentación necesaria.

288

ANEXOS

ieeq.mxieeq.mx/contenido/normatividad/manuales/proyecto_manual_de... · 2 Índice i. introducciÓn

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