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NORMA PARA ELABORAR, ACTUALIZAR, AUTORIZAR, APROBAR Y REGISTRAR, LOS MANUALES DE ORGANIZACIÓN DE LOS ÓRGANOS ADMINISTRATIVOS, LOS MANUALES DE FUNCIONAMIENTO ESPECÍFICO Y LOS MANUALES DE INTEGRACIÓN Y FUNCIONAMIENTO DE COMITÉS O COMISIONES DEL INSTITUTO MEXICANO DEL SEGURO SOCIAL

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ÍNDICE

Página

1 Fundamento jurídico 5

2 Objetivo 5

3 Ámbito de aplicación 5

4 Responsables de la aplicación de la norma 5

5 Definiciones 6

6 Documentos de referencia 9

7 Disposiciones 9

7.1 Generales 9

7.2 Elaboración o actualización 10

7.3 Autorización 11

7.4 Aprobación 12

7.5 Registro 12

7.6 Difusión 13

7.7 Control 13

7.8 Requisitos para la presentación de manuales 13

7.9 Interpretación 16

Transitorios 16

Apéndices

Apéndice A Lineamientos para la elaboración y/o actualización de Manuales de Organización de los órganos administrativos

17

A.1 Generales 18

A.1.1 Consideraciones técnicas 18

A.2 Estructura de los manuales de organización 19

A.2.1 Carátula 19

A.2.2 Índice 20

A.2.3 Introducción 20


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ÍNDICE

Página

A.2.4 Objetivo 20

A.2.5 Marco jurídico-administrativo 20

A.2.6 Atribuciones 20

A.2.7 Políticas 21

A.2.8 Organigrama estructural 21

A.2.9 Funciones sustantivas 21

Anexos

Anexo 1 Hoja de autorización para manuales 22

Anexo 2 Hoja de usos múltiples para manuales 25

Apéndice B Lineamientos para la elaboración y/o actualización de Manuales de Funcionamiento Específico

28

B.1 Generales 29

B.1.1 Consideraciones técnicas 29

B.2 Estructura de los manuales de funcionamiento específico

30

B.2.1 Hoja de autorización para manuales de funcionamiento específico

30

B.2.2 Índice 30

B.2.3 Introducción 30

B.2.4 Objetivo 31

B.2.5 Marco jurídico-administrativo 31

B.2.6 Organigrama 31

B.2.7 Funciones sustantivas 31

Apéndice C Lineamientos para la elaboración y/o actualización de manuales de integración y funcionamiento de comités o comisiones

32

C.1 Generales 33

C.1.1 Consideraciones técnicas 33

C.2 Estructura de los manuales de integración y funcionamiento de comités o comisiones

33


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ÍNDICE

Página

C.2.1 Hoja de autorización para manuales de integración y funcionamiento de comités o comisiones

34

C.2.2 Índice 34

C.2.3 Introducción 34

C.2.4 Objetivo 34

C.2.5 Marco jurídico-administrativo 34

C.2.6 Atribuciones 34

C.2.7 Políticas 34

C.2.8 Integración del comité o comisión 34

C.2.9 Funcionamiento del comité o comisión 34

C.2.10 Disposiciones y criterios de operación del comité o comisión

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1 Fundamento jurídico Con fundamento en lo dispuesto en los artículos 251 fracciones VIII y XXXVII, 264 fracciones XIV y XVII y 268 fracciones IX y XII, de la Ley del Seguro Social; publicada en el Diario Oficial de la Federación el 21 de diciembre de 1995 y sus reformas posteriores; artículo 31 fracciones II, XII y XX , artículo 66 fracciones XI y XVI y artículo 69 fracciones X y XXVIII del Reglamento Interior del Instituto Mexicano del Seguro Social, publicado en el Diario Oficial de la Federación el 18 de septiembre de 2006 y sus reformas posteriores, se expide la siguiente: NORMA PARA ELABORAR, ACTUALIZAR, AUTORIZAR, APROBAR Y REGISTRAR, LOS MANUALES DE ORGANIZACIÓN DE LOS ÓRGANOS ADMINISTRATIVOS, LOS MANUALES DE FUNCIONAMIENTO ESPECÍFICO Y LOS MANUALES DE INTEGRACIÓN Y FUNCIONAMIENTO DE COMITÉS O COMISIONES DEL INSTITUTO MEXICANO DEL SEGURO SOCIAL. 2 Objetivo Establecer las disposiciones a las que deberán sujetarse la Secretaría General, Órganos Normativos, Órgano Interno de Control en el IMSS, Órganos de Operación Administrativa Desconcentrada y Órganos Operativos para elaborar, actualizar, autorizar, aprobar y registrar los Manuales de Organización de los órganos administrativos, los Manuales de Funcionamiento Específico y los Manuales de Integración y Funcionamiento de Comités o Comisiones, para contar con una estructura estandarizada en los manuales del IMSS, facilitando con ello su consulta y comprensión. 3 Ámbito de aplicación Es de observancia obligatoria para los Órganos Normativos, Órgano Interno de Control en el IMSS, Órganos de Operación Administrativa Desconcentrada y Órganos Operativos. 4 Responsables de la aplicación de la norma

Las y los titulares de la Secretaría General, Órganos Normativos, Órgano Interno de Control en el IMSS, Órganos de Operación Administrativa Desconcentrada y Órganos Operativos del Instituto, facultados de acuerdo con el Reglamento Interior del Instituto Mexicano del Seguro Social vigente.


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La o el Titular de la Unidad de Personal, a través de la o el Titular de la Coordinación de Nómina de Mando, Evaluación y Mejora de Procesos de Recursos Humanos, será responsable de vigilar, en primera instancia, el cumplimiento de las disposiciones de la presente norma. 5 Definiciones Para efectos de la presente norma se entenderá por: 5.1 ámbito de competencia: Ejercicio de autoridad jurisdiccional que un órgano practica dentro de un marco facultativo de acción, mismo que determina sus límites y alcances. Se refiere al área de responsabilidades o atribuciones conferidas a un órgano administrativo. 5.2 CNMEMPRH: Coordinación de Nómina de Mando, Evaluación y Mejora de Procesos de Recursos Humanos. 5.3 CTOMP: Coordinación Técnica de Organización y Mejora de Procesos. 5.4 DA: Dirección de Administración. 5.5 DEO: División de Estructuras Organizacionales. 5.6 desagregación de funciones: Situación organizacional en donde una función general se segmenta y la realizan más de dos unidades administrativas. 5.7 Órgano Normativo: Secretaría General y Direcciones Normativas establecidas en el artículo 3 del Reglamento Interior del IMSS vigente 5.8 duplicidad de funciones: Situación organizacional en la que una unidad administrativa o puesto, realiza o tiene asignadas funciones y responsabilidades idénticas a otro puesto de igual jerarquía, puesto superior o inferior, dentro de un mismo proceso o con cualquier otro puesto ubicado en la estructura organizacional del Instituto. 5.9 estructura orgánica: Sistema de organización formal del Instituto, en el que las unidades administrativas de los órganos que lo integran, denotan las responsabilidades asignadas, derivadas de las atribuciones conferidas en el RIIMSS, o manuales de organización, a través de la asignación de funciones y jerarquización de sus mandos, estableciendo la interrelación y coordinación de los mismos. 5.10 estructura organizacional: Incluye el conjunto de estructura orgánica, estructura ocupacional, y estructura salarial de la unidad de que se trate.


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5.11 estructura ocupacional: Relación de puestos-plazas mediante la cual se integran los órganos, donde cada uno de ellos tiene funciones definidas, delimitadas y concretas, que permiten el cumplimiento de una atribución y que tienen un grado de responsabilidad determinado o, en su caso, de autoridad. 5.12 estructura salarial: Relación de niveles salariales para cada uno de los puestos de mando y de nómina ordinaria del Instituto, acorde a los niveles jerárquicos, así como a las funciones y responsabilidades asignadas. 5.13 funciones sustantivas: Conjunto de actividades afines que identifican la razón de ser de la Secretaría General, Órganos Normativos, Órgano Interno de Control en el IMSS, Órganos de Operación Administrativa Desconcentrada y Órganos Operativos. 5.14 Instituto o IMSS: Instituto Mexicano del Seguro Social. 5.15 manual de funcionamiento específico: Documento que detalla el esquema de funcionamiento de los órganos de operación administrativa desconcentrada y órganos operativos y contiene introducción; objetivos, organigrama y funciones sustantivas, correspondientes a un determinado Órgano Operativo. 5.16 manual de integración y funcionamiento: Documento que establece los criterios para la integración, organización y esquema de funcionamiento de un comité o comisión creado al interior del Instituto, en cumplimiento a un ordenamiento superior. 5.17 manual de organización: Documento que detalla el esquema de funcionamiento de la estructura orgánica vigente y contiene los siguientes apartados; introducción, objetivo, antecedentes históricos, marco jurídico-administrativo, atribuciones, políticas, organigrama estructural y funciones sustantivas correspondientes a una determinada unidad administrativa. 5.18 nivel jerárquico: Relación de orden e interdependencia específica de cada puesto, clasificada de acuerdo con el grado de responsabilidad y funciones dentro de una estructura orgánica, ocupacional y salarial. 5.19 ordenamiento superior: Se considera como tal a los mandatos legales, reglamentarios y disposiciones administrativas de carácter general publicados en el Diario Oficial de la Federación, incluidos los promulgados por los Órganos Superiores del Instituto y que den sustento a la creación de un comité o comisión al interior.

NOTA: El Artículo 2°, inciso VII del RIIMSS define como Órganos Superiores a la Asamblea General, el H. Consejo Técnico, la Comisión de Vigilancia y a la Dirección General.

5.20 organigrama estructural: Representación gráfica de la Secretaría General, Órganos Normativos, Órgano Interno de Control en el IMSS, Órganos de Operación Administrativa Desconcentrada y Órganos Operativos, que conforman al Instituto; en la cual se reflejan en


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forma esquemática los niveles jerárquicos y salariales, las denominaciones, los tramos de control, las cadenas de mando, así como los canales formales de comunicación, de coordinación e interrelación de los puestos que forman la estructura. 5.21 órganos operativos: Las Unidades de Servicios Médicos y no Médicos, las Subdelegaciones, las Oficinas para Cobros y otras unidades administrativas, de acuerdo al Reglamento Interior del IMSS vigente. 5.22 Órganos de Operación Administrativa Desconcentrada: Los integran los órganos jerárquicamente subordinados a la Dirección General que tienen u operan con autonomía de gestión en los aspectos técnicos, administrativos o presupuestarios, como son las Delegaciones y Unidades Médicas de Alta Especialidad, de acuerdo al Reglamento Interior del IMSS vigente. 5.23 puesto de mando: Es aquella posición de trabajo que tiene la facultad y responsabilidad de dirigir, administrar, autorizar y hacer cumplir las normas y lineamientos institucionales. Las y los ocupantes de estos puestos, realizan funciones derivadas directamente de las atribuciones contenidas en el RIIMSS y de los manuales de organización correspondientes. 5.24 RIIMSS: Reglamento Interior del Instituto Mexicano del Seguro Social. 5.25 sistemas electrónicos de consulta: Portales institucionales habilitados para consulta de los documentos normativos internos; Sistema de Información Normativa de Intranet y Marco Normativo de Internet. 5.26 traslape de funciones: Situación específica en la que las funciones de un puesto, en alguna etapa del proceso, son iguales a las funciones de otro puesto que participa en el mismo, no observando límites claros o etapas definidas en sus responsabilidades. 5.27 UMAE: Unidades Médicas de Alta Especialidad. 5.28 unidad administrativa: Cada una de las áreas que conforman a la Secretaría General, Órganos Normativos, Órgano Interno de Control en el IMSS, Órganos de Operación Administrativa Desconcentrada y Órganos Operativos, con funciones sustantivas y administrativas propias, que se distinguen y diferencian entre sí. 5.29 validación: Opinión técnica favorable de cumplimiento con las disposiciones establecidas en esta norma, que emite la CTOMP, dependiente de la CNMEMPRH. 5.30 vigencia: El día mes y año a partir del cual es aplicable un documento normativo interno que comprende desde la fecha de su entrada en vigor hasta que quede sin efecto.


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6 Documentos de referencia Ley Orgánica de la Administración Pública Federal, publicada en el Diario Oficial de la

Federación el 29 de diciembre de 1976 y sus reformas.

Ley General de Responsabilidades Administrativas, publicada en el Diario Oficial de la Federación el 18 de julio de 2016, vigente a partir del 19 de julio de 2017.

“Norma para la elaboración, autorización y registro de los documentos normativos

internos del IMSS”, clave 1000-001-001, con fecha 01/01/2018. Código de Ética de los servidores públicos del Gobierno Federal, publicado en el Diario

Oficial de la Federación el 20 de agosto de 2015 y sus reformas.

Código de Conducta y Prevención de Conflicto de intereses de las y los Servidores Públicos del Instituto Mexicano del Seguro Social, aprobado por el H. Consejo Técnico mediante Acuerdo: ACDO.SA2.HCT.011215/283.P.DA, de fecha 01 de diciembre de 2015.

Guía de Lenguaje Incluyente, emitida por la Dirección Jurídica del IMSS, mediante

oficio circular 0952174000/0018, de fecha 22 de enero de 2016. 7 Disposiciones 7.1 Generales

7.1.1 El lenguaje empleado en el presente documento, no busca generar ninguna distinción ni marcar diferencias entre hombres y mujeres, por lo que las referencias o alusiones en la redacción hechas hacia un género representan a ambos sexos. 7.1.2 El incumplimiento de las disposiciones incluidas en el presente documento por los servidores públicos involucrados, en el presente documento, será causal de las responsabilidades que resulten conforme a la Ley General de Responsabilidades Administrativas y demás disposiciones aplicables al respecto. 7.1.3 El personal realizará sus labores con apego al Código de Conducta y de Prevención de Conflictos de Interés de las y los Servidores Públicos del Instituto Mexicano del Seguro Social, con los Principios Constitucionales (Legalidad, Honradez, Lealtad, Imparcialidad y Eficiencia) y con los valores del IMSS (Buen trato y vocación de servicio; Respeto a los derechos humanos y a la igualdad, integridad y prevención de conflictos de interés en el uso del cargo y asignación de recursos públicos; y, superación personal y profesional),


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aprobados por el Consejo Técnico mediante Acuerdo ACDO.SA2.HCT.011215/283.P.DAED, de fecha 01 de diciembre de 2015 7.1.4 Las funciones sustantivas, disposiciones y criterios de operación plasmados en los manuales, deberán ser congruentes con las atribuciones conferidas en la Ley del Seguro Social, el RIIMSS, o en el instrumento jurídico–administrativo que sustente su creación, y no deberá existir duplicidad, desagregación ni traslape de funciones entre las unidades administrativas que integran el Instituto 7.1.5 La CTOMP adscrita a la CNMEMPRH, será la única instancia autorizada para asesorar y validar que se dé cumplimiento a las disposiciones establecidas en la presente Norma referentes a la elaboración de los manuales de funcionamiento específico, así como para registrar los manuales de organización de los órganos administrativos y de integración y funcionamiento de los comités o comisiones que operan al interior del Instituto. 7.1.6 La CTOMP validará que la redacción de las funciones establecidas en los manuales de la Secretaría General, Órganos Normativos, Órgano Interno de Control en el IMSS, Órganos de Operación Administrativa Desconcentrada y Órganos Operativos; encausen a que el personal realice sus funciones apegados a lo establecido en el Código de Conducta y Prevención de Conflicto de Intereses de las y los Servidores Públicos del Instituto Mexicano del Seguro Social, así como a lo establecido en la Guía de Lenguaje Incluyente. 7.2 Elaboración o Actualización 7.2.1 El contenido de los manuales no podrá ser modificado parcialmente, por lo que cualquier cambio implicará una actualización, debiendo observar las disposiciones establecidas en la presente Norma. 7.2.2 Es responsabilidad de las y los titulares de la Secretaría General, Órganos Normativos, Órgano Interno de Control, Órganos de Operación Administrativa Desconcentrada y Órganos Operativos el contenido descrito en los manuales de organización, manuales de funcionamiento específico y en los manuales de integración y funcionamiento de comités o comisiones del Instituto, de conformidad con establecido por la “Ley General de Responsabilidades Administrativas”. 7.2.3 Para la elaboración o actualización de los manuales de organización, la Secretaría General, Órganos Normativos, Órgano Interno de Control en el IMSS, Órganos de Operación Administrativa Desconcentrada y los Órganos Operativos, deberán solicitar mediante oficio o correo electrónico a la CTOMP, las asesorías técnicas necesarias. 7.2.4 La CTOMP dará seguimiento para que la Secretaría General, Órganos Normativos y el Órgano Interno de Control en el IMSS, (para el eficaz desempeño de las atribuciones que les confiere la Ley del Seguro Social, el RIIMSS y demás disposiciones reglamentarias y administrativas, así como los acuerdos del Consejo Técnico y las que les encomiende el


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Director General del Instituto), establezcan sus funciones en los manuales de organización a partir de su estructura orgánica vigente autorizada, dentro de un término máximo de 30 días hábiles. 7.2.5 Los Órganos Normativos serán los encargados de elaborar y/o actualizar los manuales de organización de los órganos de operación administrativas desconcentradas y operativas, y validarán las adecuaciones, o aprobarán las incorporaciones propuestas enviadas por los propios órganos de operación administrativa desconcentrada u operativos para la inclusión a los manuales. 7.2.6 Concluidas las revisiones a los manuales, la CTOMP remitirá mediante oficio o correo electrónico con base en las disposiciones de la presente norma, la opinión técnica favorable o, en su defecto, las observaciones de carácter técnico y/o las recomendaciones que considere necesarias hasta que el documento pueda ser liberado para su autorización. 7.2.7 La Secretaría General, los Órganos Normativos, Órgano Interno de Control en el IMSS, Órganos de Operación Administrativa Desconcentrada y Órganos Operativos, son responsables de mantener actualizados sus manuales registrados en el ámbito de competencia. 7.2.8 Los manuales de organización, deberán de ser actualizados cuando exista modificación a su estructura orgánica, modificación a sus funciones sustantivas, o por lo menos cada tres años. Sobre esto último, se deben revisar los procesos para verificar que se encuentren vigentes y en caso de que no exista modificación a su contenido, el titular de la unidad administrativa ratificará su contenido mediante oficio y en la “Hoja de autorización” (anexo 1), se pondrá una leyenda que haga referencia al oficio de ratificación. En el caso del Manual de Organización del Instituto Mexicano del Seguro Social, se podrá actualizar al año de que se tenga alguna modificación de la estructura, de alguna atribución o de alguna función, que contempla este documento. 7.2.9 Cuando existan diversos movimientos organizacionales en una misma Dirección Normativa, en un periodo de 30 días hábiles, éstos se considerarán en la actualización de un sólo manual, cuya fecha de vigencia será aquella del movimiento más reciente. 7.3 Autorización 7.3.1 Las o los titulares de la Secretaría General, Órganos Normativos y del Órgano Interno de Control en el IMSS, serán quienes firmen de autorización la “Hoja de autorización para manuales” (anexo 1) de los manuales de organización, y los manuales de integración y funcionamiento de comités o comisiones. Para los manuales de funcionamiento específico, la “Hoja de autorización para manuales” (anexo 1) será firmada por la o el titular del Órgano Operativo responsable. 7.3.2 En la “Hoja de autorización para manuales” (anexo 1) de organización, integración y funcionamiento, se deberá mencionar el o los nombres y apellidos completos de la o el


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titular de la Secretaría General, Órganos Normativos correspondientes, Órgano Interno de Control en el IMSS, y en su caso la Dirección General. 7.3.3 En el caso de los Manuales de Organización de las Jefaturas de Servicios, y Coordinaciones Delegacionales, así como de los Órganos Operativos, la o el titular de la Coordinación Normativa encargada de su funcionamiento, deberá enviar para autorización el manual que resultó con opinión técnica favorable, según corresponda del ámbito delegacional u operativo. 7.4 Aprobación 7.4.1 Corresponde a la DA someter al H. Consejo Técnico la aprobación de los manuales de organización de los órganos de operación administrativa desconcentrada y operativos del Instituto que requieran de la misma. Para los casos de los manuales de funcionamiento específico, solo serán aprobados por los responsables de su utilización. 7.5 Registro 7.5.1 La CTOMP, adscrita a la CNMEMPRH de la Unidad de Personal, será el área encargada de realizar el registro de los manuales de organización de los órganos administrativos y los de integración y funcionamiento de comités o comisiones. 7.5.2 Las o los titulares de la Secretaría General, Órganos Normativos o del Órgano Interno de Control en el IMSS, son las instancias que deberán solicitar mediante oficio a la DA, el registro de los manuales de organización de los órganos administrativos y de integración y funcionamiento de comités o comisiones. 7.5.3 Para el registro de los manuales de organización de los órganos administrativos y de integración y funcionamiento de comités o comisiones, la Secretaría General, Órganos Normativos o del Órgano Interno de Control en el IMSS, deberán presentar:

a) Dos juegos impresos a una cara en original del manual autorizado. La hoja de autorización de ambos juegos deberá imprimirse a color y en papel opalina.

b) Archivo electrónico en formato Word del manual.

c) En su caso, archivo electrónico en formato PDF del “Ordenamiento Superior” que

sustente la creación del comité o comisión al interior del Instituto.

d) Los incisos b) y c), deberán ser grabados, y entregados en un dispositivo electrónico. 7.5.4 La CTOMP, en un término de 3 días hábiles posteriores a la recepción de la solicitud, entregará a la Unidad Administrativa correspondiente, un tanto original con el sello de “Validación y Registro” con fecha y folio del documento aprobado.


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7.6 Difusión

7.6.1 La CTOMP, mediante dispositivo electrónico remitirá el manual registrado a la División de Normatividad y Mejora Regulatoria, adscrita a la Coordinación de Modernización y Competitividad, para que sea incorporado en el Catálogo Normativo Institucional, y su publicación en los sistemas electrónicos de consulta del IMSS.

7.6.2 La CTOMP es responsable de verificar que cada uno de los manuales de organización de los órganos administrativos, y los de integración y funcionamiento de comités o comisiones, enviados con el sello de validación y registro, estén incorporados en el Catálogo Normativo Institucional y en las páginas electrónicas de Internet e Intranet del instituto. 7.7 Control 7.7.1 La CTOMP es responsable de mantener archivados y en resguardo un ejemplar de los 2 originales registrados de los manuales de organización de los órganos administrativos y los de integración y funcionamiento de comités o comisiones autorizados. 7.7.2 La Secretaría General, Órganos Normativos y el Órgano Interno de Control en el IMSS, serán los responsables de mantener en sus respectivas áreas archivados y resguardados un ejemplar de los 2 originales registrados de los manuales registrados, para responder a los órganos fiscalizadores en las auditorías que se lleven a cabo en sus ámbitos de competencia. 7.8 Requisitos para la presentación de manuales

7.8.1 Configuración de la página

Los manuales deberán estar elaborados en procesador de texto (aplicación Word de Microsoft) y estar configurado en papel tamaño carta, con los siguientes márgenes:

- Superior 3 centímetros - Inferior 2 centímetros - Izquierdo 2 centímetros - Derecho 2 centímetros - Encabezado 1 centímetro - Pie de página 1 centímetro


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7.8.2 Cuerpo del documento

La página inicial de los manuales será la “Hoja de autorización para manuales” y deberá contener los elementos señalados en el Apéndice “A”, (anexo 1) Esta hoja permite distinguir el nombre del documento así como el o los nombres y apellidos completos, cargo y firma autógrafa del servidor público facultado que lo autoriza.

El contenido de los manuales deberá redactarse en la “Hoja de usos múltiples”,

Apéndice “B” (anexo 2) Los márgenes superior e inferior no deberán ser rebasados por el texto del encabezado

o del pie de página, tampoco invadir el cuerpo destinado a la descripción del documento. Los capítulos y subcapítulos que conforman el cuerpo de los manuales deberán ser

enumerados de acuerdo con el orden establecido en el índice, utilizando numeración arábiga decimal.

Ejemplo:

8 Funciones sustantivas 8.1 Dirección de Administración 8.1.1 Unidad de Personal 8.1.1.1 Coordinación de Nómina de Mando, Evaluación y Mejora de Procesos de

Recursos Humanos 8.1.1.1.1 Coordinación Técnica de Organización y Mejora de Procesos 8.1.1.1.1.1 División de Estructuras Organizacionales 8.1.1.1.1.2 División de Información y Seguimiento de Auditoría La denominación de los capítulos, párrafos, numerales e incisos, deberá anotarse en

fuente Arial 12 y negritas utilizando mayúsculas y minúsculas; asimismo deberá presentar una alineación justificada del texto.

Los capítulos deberán iniciar con una separación a doble espacio y en aquellos casos en

donde éstos inicien en una nueva página, deberán ubicarse inmediatamente debajo del margen superior de la página.

El texto deberá situarse a un espacio por debajo del capítulo, párrafo, numeral o inciso.

El texto, párrafos, numerales e incisos del documento deberán presentar una alineación

justificada, sin sangría e interlineado sencillo en fuente Arial 12 y negritas utilizando mayúsculas y minúsculas.


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7.8.3 Asignación de claves

Las y los titulares de la Secretaría General, los Órganos Normativos y Órgano Interno de

Control en el IMSS, deberán asignar las claves a los manuales de conformidad con lo establecido en este apartado, mismas que serán validadas por la CTOMP dependiente de la CNMEMPRH, previo a su registro.

La clave de los manuales se compondrá de 10 dígitos: los primeros 4 corresponden a la

clave presupuestal de la unidad administrativa emisora del documento; los siguientes 3 indican el tipo de documento: para los manuales de organización de los órganos administrativos el número 002 y para los manual de integración y funcionamiento los dígitos 021; los últimos tres dígitos corresponden al número consecutivo del documento emitido por la unidad administrativa.

Ejemplos: “Manual de Organización de la Dirección de Prestaciones Médicas”, clave 2000-002-001

2000 - 002 - 001 Unidad presupuestal de la Dirección de Prestaciones Médicas

Tipo de documento (clave predeterminada para manuales de organización)

Número consecutivo del documento

“Manual de Funcionamiento Específico del Hospital General “La raza””, clave 2000-022-001

2000 - 022 - 001 Unidad presupuestal de la Dirección de Administración

Tipo de documento (clave predeterminada para el rubro de “otros”)

Número consecutivo del documento


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“Manual de Integración y Funcionamiento del Comité y de los Subcomités Delegacional y de la UMAE de Bienes Muebles”, clave 1000-021-001

1000 - 021 - 001 Unidad presupuestal de la Dirección de Administración

Tipo de documento (clave predeterminada para manuales de integración y funcionamiento)

Número consecutivo del documento 7.9 Interpretación

7.9.1 Corresponde a la DA a través de la CNMEMPRH de la Unidad de Personal, interpretar la presente norma y resolver los casos no previstos en la misma.

Transitorios

Primero: La presente norma entrará en vigor a partir de la fecha en que se registre en el Catálogo Normativo Institucional, previa aprobación del H. Consejo Técnico.

Segundo: La presente norma actualiza y deja sin efecto a la “Norma que establece las

disposiciones para elaborar, autorizar y registrar los Manuales de Organización, de los Órganos Administrativos y los Manuales de Integración y Funcionamiento de Comités y Comisiones del Instituto Mexicano del Seguro Social”, clave 1000-001-019 y fecha de registro 2 de octubre de 2012.


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APÉNDICE A

Lineamientos para la elaboración y/o actualización de Manuales de Organización de los órganos administrativos


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A.1 Generales La Secretaría General, Órganos Normativos, Órgano Interno de Control en el IMSS, Órganos de Operación Administrativa Desconcentrada y los Órganos Operativos, para la elaboración y/o actualización de los manuales de organización, deberán tomar como referencia a los puestos de estructura orgánica representados en el último organigrama autorizado. Es responsabilidad de las y los titulares de la Secretaría General, Órganos Normativos, Órgano Interno de Control en el IMSS, Órganos de Operación Administrativa Desconcentrada y Órganos Operativos, realizar lo dispuesto en la presente norma, en la elaboración y/o actualización de sus manuales de organización. A.1.1 Consideraciones Técnicas La Secretaría General, los Órganos Normativos, el Órgano Interno de Control en el IMSS, los Órganos de Operación Administrativa Desconcentrada y los Órganos Operativos, deberán observar lo siguiente:

a) La DA integrará el Manual de Organización del IMSS con base en los manuales de organización específicos autorizados de la Secretaría General, los Órganos Normativos y los de Operación Administrativa Desconcentrada, a partir de las funciones sustantivas vigentes de cada unidad administrativa que conforman la estructura básica del IMSS,

b) Una vez validado, el Manual de Organización del IMSS, por la o el titular de la Dirección General, la Coordinación de Modernización y Competitividad, procederá a su envío a la Comisión Federal de Mejora Regulatoria (COFEMER) para obtener el Manifiesto de Impacto Regulatorio (MIR).

c) El Manual de Organización del IMSS deberá ser autorizado por la o el titular de la

Dirección General y aprobado por el H. Consejo Técnico del Instituto, a propuesta de la o el titular de la Dirección General, para proceder a su registro y difusión por la DA y su publicación en el DOF a través de las gestiones realizadas por la Dirección Jurídica.

d) El Manual de Organización de las UMAE, será único y deberá ser elaborado por la

Dirección de Prestaciones Médicas, solicitando la opinión de las UMAE que seleccione, y de las Direcciones Normativas en los términos de lo establecido en la presente norma.


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e) El Manual de Organización de las UMAE deberá ser autorizado por la o el titular de la

Dirección General, aprobado por el H. Consejo Técnico del Instituto, a propuesta de la o el titular de la Dirección General, registrado por la DA y difundido por la Dirección de Prestaciones Médicas.

f) Los Órganos Normativos responsables de elaborar y autorizar los Manuales de Organización de los Órganos Operativos, deberán solicitar por escrito la opinión de:

I. Las unidades administrativas, que por el ámbito de su responsabilidad, tengan

injerencia en el funcionamiento de dichos órganos; con el fin de que validen las funciones y atribuciones descritas; o, en su caso, emitan comentarios y/o sugerencias de modificación.

II. Las y los titulares de los Órganos Operativos, podrán emitir sugerencias que

permitan enriquecer las funciones y mejorar el contenido del manual respectivo. NOTA: En ambos casos, el plazo máximo de respuesta será de 5 días hábiles. La información remitida fuera del mismo, no será considerada. A.2 Estructura de los manuales de organización Está compuesta por los siguientes apartados:

- Carátula (Hoja de autorización para manuales (anexo 1) (A.2.1) - Índice (A.2.2) 1. Introducción (A.2.3) 2. Objetivo (A.2.4) 3. Marco jurídico-administrativo (A.2.5) 4. Atribuciones (A.2.6) 5. Políticas (A.2.7) 6. Organigrama estructural (A.2.8) 7. Funciones sustantivas (A.2.9)

A.2.1 Carátula

a) Deberá utilizarse la “Hoja de autorización para manuales” (anexo 1) y considerarla como página inicial en la numeración de las hojas del documento.

b) Anotar la clave del manual, su denominación del manual y los datos del Titular del

Órgano Normativo que la autoriza (nombre y apellidos completos, cargo de la o el servidor público y firma), conforme con lo establecido en el (anexo 1) del presente apéndice.


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c) El título del documento debe permitir su rápida identificación, ser congruente con el

contenido del mismo (auto-explicativo) y se debe escribir sin punto al final. A.2.2 Índice Anotar los apartados así como los anexos que integran el manual y el número de las páginas en que se localizan, utilizar la “Hoja de usos múltiples para manuales” (anexo 2). A.2.3 Introducción Describir los elementos que determinaron la necesidad de la elaboración y/o actualización del Manual de Organización de la Secretaría General, Órganos Normativos, Órgano Interno de Control en el IMSS, Órganos de Operación Administrativa Desconcentrada y Órganos Operativos, y una breve reseña de los antecedentes históricos, lo que proporcionará información referente a su justificación. A.2.4 Objetivo Describir el propósito (por qué y para qué) de la elaboración o actualización de los manuales de organización de la Secretaría General, Órganos Normativos, Órgano Interno de Control en el IMSS, Órganos de Operación Administrativa Desconcentrada y Órganos Operativos, indicar o identificar algún beneficio de forma clara, precisa y realista. La redacción debe iniciar con un verbo en infinitivo. A.2.5 Marco jurídico-administrativo Incluir los ordenamientos jurídicos (Leyes, Decretos, Reglamentos, Acuerdos, entre otros) en orden jerárquico, así como las disposiciones administrativas emitidas por un Órgano Superior del Instituto, que sustentan la existencia, acciones y procesos, de los Órganos Normativos, Órgano Interno de Control en el IMSS, Órganos de Operación Administrativa Desconcentrada y Órganos Operativos del Instituto. Una vez determinados los ordenamientos jurídicos, en la redacción, deberán listarlos considerando citar los artículos, fracciones, apartados, numerales, incisos o párrafos en su caso; así como la fecha inicial de su publicación e incluir la leyenda: “y sus reformas”. A.2.6 Atribuciones Especificar las atribuciones de la Dirección General, la Secretaría General, Órganos Normativos, Órgano Interno de Control en el IMSS, Órganos de Operación Administrativa Desconcentrada y Órganos Operativos, de conformidad con lo establecido en el RIIMSS vigente, o en otros ordenamientos superiores. En el caso de los Órganos Operativos,


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deberán establecer las correspondientes a la unidad administrativa responsable de la prestación del servicio. A.2.7 Políticas Redactarlas iniciando con un verbo en tiempo futuro del modo indicativo, relacionarlas de acuerdo con la importancia o prioridad de criterios estratégicos para orientar el cumplimiento de sus atribuciones; asimismo deberá emplearse el uso del lenguaje incluyente. A.2.8 Organigrama estructural Incluir el (o los) organigrama(s) de la estructura orgánica vigente que se tenga autorizada en la CTOMP, adscrita a la CNMEMPRH, sin que contenga los niveles salariales, incluyendo la fecha de vigencia de dicha estructura orgánica. A.2.9 Funciones sustantivas A.2.9.1 Enlistar con numeración arábiga; redactarlas de manera breve, clara y precisa, iniciar con un verbo en infinitivo, verificar que las funciones asignadas a la Secretaría General, Órganos Normativos, Órgano Interno de Control en el IMSS, Órganos de Operación Administrativa Desconcentrada y Órganos Operativos, cuenten con el respaldo en sus unidades administrativas subordinadas, de conformidad con los instrumentos jurídicos correspondientes y empleando lenguaje incluyente. A.2.9.2 Describir de acuerdo con su naturaleza, ya sea de dirección, de planeación, de supervisión, de evaluación o de control, así como el carácter de sustantiva o administrativa, en el orden de importancia con el que ocurren en la ejecución de los procesos y de conformidad con los niveles jerárquicos definidos para la Secretaría General, Órganos Normativos, Órgano Interno de Control en el IMSS, Órganos de Operación Administrativa Desconcentrada y Órganos Operativos, estableciendo una correspondencia funcional entre éstos, para identificar la interrelación y mecanismos de comunicación que se requieren para la ejecución de los procesos. A.2.9.3 Analizar las fases de los procesos que implican interacción entre la Secretaría General, Órganos Normativos, Órgano Interno de Control en el IMSS, Órganos de Operación Administrativa Desconcentrada y Órganos Operativos, para delimitar las responsabilidades y ámbitos de competencia que le corresponden a cada uno, de conformidad con lo establecido en el RIIMSS o manuales de organización correspondientes.


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ANEXO 1

Hoja de autorización para manuales


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ANEXO 1 Hoja de autorización para manuales de organización

INSTRUCTIVO DE LLENADO

No. DATO ANOTAR 1. Clave del manual

La clave del manual, la cual se compone de 10 dígitos, mismos que se encuentran definidos en la disposición 7.8.3 (Asignación de claves) de la presente norma, en fuente Arial 14 y negritas.

2. Logosímbolo Utilice el logosímbolo básico en color verde de acuerdo a la “Norma que establece las disposiciones para la correcta aplicación y reproducción del Logosímbolo del Instituto Mexicano del Seguro Social”, clave G000-001-001, de la Unidad de Comunicación Social, en el lado superior derecho de la hoja.

3. Nombre del manual La denominación del manual, con las siguientes especificaciones: en fuente Arial 14, en mayúsculas, en negritas y sin punto final a partir del renglón 15 de la página.

4. Autorización

El grado académico (opcional); el o los nombres y apellidos completos de la persona titular; la denominación del puesto de la o del titular de la Secretaría General, Órganos Normativos y Órgano Interno de Control en el IMSS, responsables de la emisión del manual con mayúsculas y minúsculas en Arial 14, negritas con texto centrado, así como su firma.

5. Leyenda En el extremo inferior derecho de la hoja, se deberá incluir en fuente Arial 7 en cursiva, empleando mayúsculas y minúsculas, y texto justificado la siguiente leyenda: “El personal realizará sus labores con apego al Código de Conducta y de Prevención de Conflictos de Interés de las y los Servidores Públicos del Instituto Mexicano del Seguro Social, utilizando lenguaje incluyente y salvaguardando los principios de igualdad, legalidad, honradez, lealtad, imparcialidad y eficiencia que rigen el servicio público, así como con pleno respeto a los

derechos humanos y a la no discriminación”.


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ANEXO 2

Hoja de usos múltiples para manuales


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NOMBRE DEL MANUAL DE ORGANIZACIÓNNOMBRE DEL MANUAL DE ORGANIZACIÓN

NOMBRE DEL MANUAL DE ORGANIZACIÓN

Clave: XXXX-XXX-XXXPágina A de Z

1 2

3

4 5


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ANEXO 2

Hoja de usos múltiples para manuales INSTRUCTIVO DE LLENADO

No. DATO ANOTAR 1. Logosímbolo Utilice el logosímbolo básico en color verde de

acuerdo a la “Norma que establece las disposiciones para la correcta aplicación y reproducción del Logosímbolo del Instituto Mexicano del Seguro Social”, clave G000-001-001, de la Unidad de Comunicación Social, en el lado superior derecho de la hoja.

2. Nombre del manual encabezado

La denominación del manual con las siguientes especificaciones: en fuente Arial 12, en mayúsculas, en negritas

3. Cuerpo del documento Describir el nombre de cada uno de los capítulos que integran los manuales, en negritas, con mayúscula inicial, mantener dos espacios entre el nombre del capítulo y el siguiente.

4. Página

El número de página específico con relación al número total de páginas que integran el manual anotado a partir de la segunda hoja, de conformidad con los “Lineamientos para la elaboración de manuales”, (Apéndice A) en el numeral A.2.2 en fuente Arial 10 y negritas.

5. Clave del manual

La clave asignada al documento, conforme a lo establecido en la disposición 7.8.3. (Asignación de claves) de la presente norma, en fuente Arial 10 y negritas.


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APENDICE B

Lineamientos para la elaboración y/o actualización de Manuales de Funcionamiento Específico


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B.1 Generales Los Órganos de Operación Administrativa Desconcentrada y los Órganos Operativos, para la elaboración y/o actualización de los manuales de funcionamiento específico, deberán tomar como referencia las necesidades de los servicios y el impacto que causará en la aplicación de su contenido. Los Órganos de Operación Administrativa Desconcentrada y los Órganos Operativos, aplicarán lo dispuesto en la presente norma, en la elaboración y/o actualización de los manuales de funcionamiento específico. La DA, a través de la CTOMP adscrita a la CNMEMPRH, deberá apoyar y asesorar técnicamente a los enlaces del ámbito normativo que representen a los de los Órganos de Operación Administrativa Desconcentrada y Órganos Operativos, en la elaboración y actualización de sus manuales de funcionamiento específico que se integren al interior del Instituto. B.1.1 Consideraciones Técnicas Los Órganos de Operación Administrativa Desconcentrada y los Órganos Operativos, deberán observar en la elaboración o actualización de los manuales de funcionamiento específico lo siguiente:

a) Los Manuales de Funcionamiento Específico de las UMAE deberán ser autorizados por el Órgano Operativo responsable.

b) Los Manuales de Funcionamiento Específico deberán ser elaborados, autorizados y

difundidos por las o los titulares de los órganos operativos correspondientes.

c) Los Órganos Operativos encargados de los servicios que se otorgan en el ámbito de su competencia, serán responsables de elaborar, actualizar y autorizar los Manuales de Funcionamiento Específico de los Órganos Operativos a su cargo, para ello deberán solicitar por escrito la opinión de:

I. Los responsables de los servicios, que por el ámbito de su responsabilidad,

tengan injerencia en el funcionamiento de dichas áreas; con el fin de que validen las funciones descritas; o, en su caso, emitan comentarios y/o sugerencias de modificación.

II. Los responsables de los servicios, podrán emitir sugerencias que permitan

enriquecer las funciones y mejorar el contenido del manual de Funcionamiento Específico respectivo.


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En ambos casos, el plazo máximo de respuesta será de 5 días hábiles. La información remitida fuera del mismo, no será considerada.

Los manuales de funcionamiento específico deberán elaborarse cuando el Órgano Operativo esté sujeto a observar las normas oficiales mexicanas específicas de organización y funcionamiento; o en su caso, el Órgano Normativo apruebe su creación. Los manuales de funcionamiento específico deberán contar con una estructura orgánica de nómina ordinaría registrada, misma de la que dependerán las áreas operativas que conformen el organigrama estructural interno que el Órgano Normativo apruebe así como la persona titular de la Dirección del Órgano Operativo. Los manuales de funcionamiento específico, por ser un documento exclusivo para la operación interna del Órgano Operativo que lo gestiona, no estarán obligados a registrarse en el Catálogo Normativo ni a la publicación en los medios electrónicos institucionales. Sólo deberán de ser actualizados y controlados por los Órganos Normativos que lo hayan emitido. Podrán ser enviados a la Coordinación Técnica de Organización y Mejora de Procesos para su validación y asesoría técnica.

B.2 Estructura de los Manuales de Funcionamiento Específico Está compuesta por los siguientes apartados:

- Carátula (Hoja de autorización para manuales (anexo 1) (B.2.1) - Índice (B.2.2) 1. Introducción (B.2.3) 2. Objetivo (B.2.4) 3. Marco Jurídico-administrativo (B.2.5) 4. Organigrama (B.2.6) 5. Funciones sustantivas (B.2.7)

NOTA: La Carátula e Índice, para redactar el contenido de este manual, se tomará como referencia la misma información del Apéndice A. B.2.3 Introducción Describir los elementos que determinaron la necesidad de la elaboración y/o actualización del Manual de Funcionamiento Específico de los servicios que otorgan los Órganos de Operación Administrativa Desconcentrada u Órganos Operativos, lo que proporcionará información referente a su justificación.


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B.2.4 Objetivo Describir el propósito de los servicios que otorgan los Órganos de Operación Administrativa Desconcentrada u Órganos Operativos, de forma clara, precisa y realista. La redacción debe iniciar con un verbo en infinitivo. B.2.5 Marco jurídico-administrativo Incluir los ordenamientos jurídicos (Leyes, Decretos, Reglamentos, Acuerdos, entre otros) en orden jerárquico, así como las disposiciones administrativas emitidas por un Órgano Superior del Instituto, que sustentan la existencia, acciones y procesos, del Órgano Operativo del Instituto. Una vez determinados los ordenamientos jurídicos, en la redacción, deberán listarlos considerando citar los artículos, fracciones, apartados, numerales, incisos o párrafos en su caso; así como la fecha inicial de su publicación e incluir la leyenda: “y sus reformas”. B.2.6 Organigrama Incluir el organigrama de la estructura orgánica vigente de nómina ordinaria que se tenga autorizada en la CTOMP, adscrita a la CNMEMPRH, sin que contenga los niveles salariales, incluyendo la fecha de vigencia de dicha estructura orgánica. B.2.7 Funciones sustantivas B.2.7.1 Enlistar con numeración arábiga; redactarlas de manera breve, clara y precisa, iniciar con un verbo en infinitivo, verificar que las funciones de los Órganos Operativos responsables, cuenten con el respaldo del órgano operativo responsable de su autorización, de conformidad con los instrumentos jurídicos correspondientes y empleando el uso del lenguaje incluyente. B.2.7.2 Deberán ser descritas de acuerdo con su naturaleza, de carácter sustantiva o administrativa, en el orden de importancia con el que ocurren en la ejecución de los procesos jerárquicos definidos por los Órganos de Operación Administrativa Desconcentrada y Órganos Operativos, para identificar la interrelación y mecanismos de comunicación que se requieren para la ejecución de los procesos. B.2.7.3 Analizar las fases de los procesos que implican interacción con los mismos Órganos Operativos, para delimitar las responsabilidades y ámbitos de competencia, de conformidad con lo establecido en el o los manuales de funcionamiento específico correspondientes.


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APÉNDICE C

Lineamientos para la elaboración y/o actualización de Manuales de Integración y Funcionamiento de Comités y Comisiones


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C.1 Generales La DA, a través de la CTOMP, adscrita a la CNMEMPRH, de la UP, llevará a cabo el registro de los Manuales de Integración y Funcionamiento de Comités o Comisiones cuando exista un ordenamiento superior que disponga que el Instituto integre un Comité o Comisión. C.1.1 Consideraciones técnicas Los Órganos Normativos, Órganos de Operación Administrativa Desconcentrada y los Órganos Operativos, deberán observar en la elaboración o actualización de manuales de integración y funcionamiento de comités o comisiones lo siguiente: Deberán elaborarse conforme con las disposiciones establecidas en los “Lineamientos para la elaboración de manuales de integración y funcionamiento de comités o comisiones” de la presente norma

a) Deberán ser elaborados, autorizados y difundidos por los Órganos Normativos correspondientes y aprobados por el H. Consejo Técnico del Instituto y registrados por la DA.

b) Los Órganos Normativos responsables de la elaboración y autorización, deberán

solicitar por escrito la opinión de las Direcciones Normativas involucradas en la integración del comité o comisión, con el fin de que validen las disposiciones relativas al funcionamiento y criterios de operación, o, en su caso, emitan comentarios y/o sugerencias de modificación en un plazo no mayor a 5 días hábiles. La información remitida fuera del plazo señalado no será considerada.

c) Deberán de estar regulados por un comité institucional, mismo que vigilará el

funcionamiento de cada uno de ellos en el ámbito de su competencia.

C.2 Estructura de los Manuales de Integración y Funcionamiento de Comités o Comisiones Está compuesta por los siguientes apartados:

- Carátula (Hoja de autorización para manuales (anexo 1) (C.2.1) - Índice (C.2.2) - Introducción (C.2.3) - Objetivo (C.2.4) - Marco jurídico-administrativo (C.2.5) - Atribuciones (C.2.6) - Políticas (C.2.7) - Integración del comité o comisión (C.2.8)


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- Funcionamiento del comité o comisión (C.2.9) - Disposiciones y criterios de operación del comité o comisión (C.2.10)

NOTA: Desde la Carátula hasta las Atribuciones, para redactar el contenido de este manual, se tomará como referencia la misma información del Apéndice A. C.2.7 Políticas Redactar iniciando con un verbo en tiempo futuro del modo indicativo, relacionarse de acuerdo con la importancia o prioridad de criterios estratégicos para orientar el cumplimiento de sus funciones; asimismo deberá emplearse el uso del lenguaje incluyente. C.2.8 Integración del comité o comisión Deberá de existir un ordenamiento superior que disponga que el Instituto integre un comité o comisión. Para la integración de los comités o comisiones, se deberá de tomar en cuenta lo establecido en la Ley, disposición y/o en el ordenamiento superior, y sus comentarios deberán de realizarse en el ámbito de su competencia. C.2.9 Funcionamiento del comité o comisión C.2.9.1 La redacción de las funciones asignadas a cada integrante del comité o comisión, iniciarán con un verbo en infinitivo y deberán ser descritas en el orden de importancia con el que ocurre la ejecución de los procesos y de conformidad con las diferentes responsabilidades asignadas a cada integrante. C.2.9.2 Las funciones asignadas a cada integrante del comité o comisión deberán reflejar los procesos de trabajo desarrollados, evitando omisiones, traslapes, duplicidades o desagregación de las mismas. C.2.10 Disposiciones y criterios de operación de comité o comisión Describir todas aquellas disposiciones y criterios de operación que regularmente están contemplados en el ordenamiento superior que obliga al Instituto a constituirlos. En caso de no existir disposiciones y/o criterios de operación en ese documento, se podrán utilizar y adecuar al contexto los descritos en otros Manuales de Integración y Funcionamiento ya registrados.

imss - norma para elaborar, actualizar...

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