Identifying, Forecasting, Comparing Cost and Benefits

Sistem komputer yang diajukan harus selalu mempertimbangkan cost dan benefit secara bersamaan karena mereka saling berkaitan dan saling bergantung satu sama lain. Meskipun analis sistem mencoba untuk mengajukan sebuah sistem yang memenuhi kebutuhan informasi yang bervariasi, keputusan untuk meneruskan sistem yang diusulkan tersebut akan didasarkan kepada analisis cost dan benefit, bukan pada kebutuhan informasi saja. Dalam banyak hal, benefit diukur dengan menggunakan cost.

Analis sistem dibutuhkan untuk memprediksi variabel kunci tertentu sebelum proposal sistem diserahkan kepada klien. Analis sistem mempunyai banyak model peramalan yang dapat digunakan. Syarat pokok untuk memilih sebuah model adalah tersedianya data historis. Jika data historis tidak tersedia, seorang analis harus pindah ke salah satu dari metode judgement, yaitu estimasi dari arus penjualan, survey atau meninjau estimasi permintaan pelanggan, studi Delphi (sebuah persetujuan umum peramalan yang dikembangkan secara independen oleh sekelompok ahli), membuat skenario, atau mengambarkan analogi historis.

Jika data historis tersedia, persoalan selanjutnya antara teknik yang implementasikan meliputi apakah peramalan bersifat memenuhi syarat (kondisional) atau tidak memenuhi syarat (unkondisional). Kondisional menyiratkan bahwa ada sebuah hubungan antara variabel dalam model atau itu seperti hubungan sebab-akibat yang terjadi. Metode umum dalam kelompok termasuk korelasi, regresi, indikator , ekonometrik, dan metode input-output.

Peramalan unkondisional berarti analis tidak diharapkan untuk menemukan atau mengidentifikasi hubungan sebab-akibat. Maka dari itu, analis sistem menggunakan metode low-cost, easy-to-implement alternatives. Termasuk dalam kelompok ini, graphical judgement, moving average, dan analisis kronologi data. Karena metode ini praktis, dapat diandalkan, dan menghemat biaya.

Benefits dan costs dapat dianggap sebagai tangible dan intangible. Tangible benefits adalah manfaat yang dapat diukur dalam moneter yang bertambah ke organisasi melalui penggunaan sistem informasi. Contohnya adalah sebuah peningkatan dalam kecepatan memproses, akses informasi yang lebih sering daripada sebelumnya, manfaat kekuatan superior komputer yang beroperasi, dan mengurangi jumlah waktu kerja karyawan yang dibutuhkan dalam menyelesaikan tugas spesifik. Meskipun pengukuran tidak selalu mudah, tangible benefits dapat secara aktual diukur secara moneter, sumber daya, atau penghematan waktu.

Benefits lain yang menambah ke organisasi dari penggunaan sistem informasi, sulit untuk diukur tetapi penting, yaitu intangible benefits. Intangible benefits termasuk memperbaiki proses membuat keputusan, meningkatkan akurasi, menjadi lebih kompetitif dalam melayani pelanggan, memelihara nama baik perusahaan, dan meningkatkan kepuasan bekerja bagi karyawan dengan cara mengeliminasi tugas yang tidak perlu dan membosankan. Intangible benefits sangat penting

dan dapat memiliki dampak jangka panjang bagi perusahaan karena itu berhubungan dengan orang di luar dan di dalam perusahaan.

Meskipun intangible benefits dari sistem informasi adalah fakor penting yang harus dipertimbangkan ketika mengambil keputusan apakah akan dijalankan dengan sebuah sistem, sebuah sistem yang dibangun semata-mata dengan mempertimbangkan intangible benefits tidak akan berhasil. Tangible dan intangible benefit harus ada dalam proposal karena menyajikan keduanya akan memungkin pembuat keputusan dalam bisnis untuk membuat keputusan yang diinformasikan dengan baik tentang sistem yang diajukan.

Tangible dan intangible costs menyajikan konsep serupa dengan tangible dan intangible benefits di atas. Tangible costs dapat diproyeksikan secara akurat oleh analis sistem dan akuntan dalam perusahaan. Yang termasuk tangible costs adalah biaya peralatan seperti komputer, biaya sumber daya, honor analis sistem, honor programer, dan gaji karyawan lainnya. Biaya ini biasanya ditetapkan dengan baik dan dapat ditelusuri sungguh dengan mudah, dan biaya itu akan membutuhkan pengeluaran kas dari perusahaan.

Intangible costs sulit untuk diestimasi dan mungkin tidak diketahui. Termasuk ke dalamnya kehilangan keunggulan kompetitif, kehilangan reputasi untuk menjadi yang pertama dengan sebuah inovasi atau leader dalam sebuah bidang, menurunnya citra perusahaan karena peningkatan ketidakpuasan pelanggan, dan pengambilan keputusan yang kurang efektif karena tidak pas waktunya atau informasi tidak dapat akses. Ini tidak mungkin diproyeksikan secara moneter dengan akurat. Untuk membantu pembuat keputusan yang akan menilai atau mempertimbangkan sistem yang diajukan dan semua implikasi-implikasinya, intangible costs harus dimasukkan meskipun sulit untuk dikuantifikasi.

Ada beberapa teknik yang dikenal baik untuk membandingkan costs dan benefits daripada sistem yang diajukan. Yaitu break-even analysis, cash-flow analysis, dan present value analysis. Semua teknik di atas menyediakan cara yang terus terang dari mendapatkan informasi untuk pengambil keputusan tentang kepantasan daripada sistem yang diajukan.

Analis sistem dapan menggunakan break-even analysis untuk menentukan kapasitas break-even dari sistem informasi yang diajukan. Titik di mana total biaya dari sistem yang sekarang dan sistem yang diajukan berpotongan merepresentasikan titik break-even, titik di mana menjadi menguntungkan bagi perusahaan untuk mendapat sistem informasi yang baru. Total biaya termasuk biaya berulang selama operasi sistem ditambah biaya pengembangan yang terjadi hanya sekali ketika menginstal sistem baru, ini adalah tangible costs. Break-even analysis sangat berguna ketika bisnis sedang tumbuh dan volume adalah sebuah variabel kunci dalam biaya.

Cash-flow analysis menguji arah, ukuran, dan pola aliran kas yang dihubungkan dengan sistem yang diajukan. Pengajuan penggantian sistem informasi lama dengan dengan sistem informasi yang baru, jika sistem informasi yang baru tidak mendatangkan kas tambahan bagi perusahaan, maka proyek tersebut hanya mengeluarkan kas saja. Sistem yang baru tidak dapat

dibenarkan dengan basis mendatangkan pendapat dan harus diuji secara cermat dengan tangible benefits lainnya.

Sistem yang diajukan seharusnya meningkatkan pendapatan melebihi kas yang dikeluarkan. Lalu, ukuran aliran kas harus dianalisis bersama pola aliran kas yang diakibatkan oleh pembelian sistem baru. Di samping itu, umur manfaat dari sistem informasi tersebut.

Present value analysis membantu analis sistem untuk menyajikan pembuat keputusan bisnis nilai waktu investasi dalam sistem informasi sebaik cash-flow analysis. Present value merupakan sebuah cara untuk menaksir semua pengeluaran ekonomis dan pendapatan dari sistem informasi atas umur ekonomisnya, dan untuk membandingkan biaya hari ini dengan biaya di masa depan dan benefits hari ini dengan benefits di masa depan. Uang hari ini lebih bernilai atau lebih baik daripada nilai uang di masa depan karena ketidakpastian dan dipengaruhi inflasi.