1  

   

Samsök under luppen‐ en översyn av organisation, användning 

och nytta samt några scenarier för framtida utveckling

Margareta Nelke, I.C. at Once 2009‐12‐01 

2 Innehåll Förord .................................................................................................................................. 4 Sammanfattning .................................................................................................................. 4 Bakgrund ............................................................................................................................. 7 Översynen ........................................................................................................................... 8 

Avgränsningar ............................................................................................................. 9 Intressenterna ................................................................................................................... 10 Kungl. biblioteket och Avdelningen för nationell samverkan ....................................... 10 Kungl. biblioteket ...................................................................................................... 10 Avdelningen för Nationell samverkan ...................................................................... 11 

Samverkansbiblioteken ................................................................................................. 12 Samsökkonsortiet ......................................................................................................... 12 Leverantören ................................................................................................................. 13 ExLibris ...................................................................................................................... 13 Fujitsu ........................................................................................................................ 14 Några tjänster och produkter ................................................................................... 14 I pipeline .................................................................................................................... 15 Ärendehantering och påverkan ................................................................................ 15 Rättigheter till ExLibris CKB ....................................................................................... 16 

Hantering och upphandling av e‐resurser ........................................................................ 16 Samsökning allmänt .......................................................................................................... 18 Samsök .............................................................................................................................. 19 Systemen ....................................................................................................................... 19 Samsöka .................................................................................................................... 19 Tillgängliggöra ........................................................................................................... 21 Exponera ................................................................................................................... 23 Administrera ............................................................................................................. 23 Några problem med MetaLib och SFX ...................................................................... 23 Kommande utveckling av MetaLib och SFX .............................................................. 24 Avtal och överenskommelser ................................................................................... 24 

Support och ärendehantering ....................................................................................... 26 Uppdrag och ansvarsfördelning .................................................................................... 26 LD:s uppdrag och roll ................................................................................................ 27 Ansvars‐ och arbetsfördelning .................................................................................. 27 Kommunikation, kunskapsöverföring och dokumentation ...................................... 29 

Nyttan av central hantering av Samsök ........................................................................ 30 Användning av Samsök ................................................................................................. 31 Nyttan av Samsök ......................................................................................................... 34 Resursförbrukning och kostnader ................................................................................. 36 KB:s resursförbrukning .............................................................................................. 36 Konsortiebibliotekens resursförbrukning ................................................................. 37 Sammanfattning av resursförbrukningen ................................................................. 37 

Synergi med andra applikationer .................................................................................. 38 Samsök och LIBRIS .................................................................................................... 38 

3

Andra applikationer .................................................................................................. 38 Diskussion, slutsatser och allmänna rekommendationer ................................................. 39 

Allmänt ...................................................................................................................... 39 Centrala funktionen .................................................................................................. 41 Konsortiet – LD:s målgrupp ...................................................................................... 42 Systemen ................................................................................................................... 43 Finansieringen ........................................................................................................... 44 Övrigt ......................................................................................................................... 45 Sammanfattning av allmänna rekommendationer .................................................. 46 

Scenarier och vägval ......................................................................................................... 46 En vision ........................................................................................................................ 47 

Scenarierna ....................................................................................................................... 48 A. Behålla i nuvarande form ......................................................................................... 48 B. Avveckla helt eller delvis ........................................................................................... 48 B1. Avveckla hela tjänsten Samsök ........................................................................... 48 B2. Avveckla samsökningsdelen, behålla länkservern .............................................. 48 

C. Behålla Samsök men förändra och utveckla ............................................................. 49 C1. Outsourca drift och support till leverantören .................................................... 49 C2. Utveckla och utöka utbudet av stöd och tjänster .............................................. 49 C3. Understödja egen utveckling på biblioteken ...................................................... 50 C4. Kombination av C2 och C3 med delad målgrupp ............................................... 50 C5. Samma konsortium för Samsök och Bibliotek 24 ............................................... 51 

Rekommendation om vägval ............................................................................................ 51 Referenser ......................................................................................................................... 52 Bilagor ............................................................................................................................... 54 1. Begrepp ..................................................................................................................... 54 2. Översynens organisation .......................................................................................... 55 3. Konsortiebiblioteken ................................................................................................. 56 4. Insamlandet av synpunkter ....................................................................................... 57 Enkäten ..................................................................................................................... 57 Fokusgrupper på KB .................................................................................................. 59 Workshop med biblioteken ...................................................................................... 59 Analysworkshop ........................................................................................................ 60 

  

4

Förord Rapportens är upplagd med tre huvudavsnitt. Först en beskrivande del som redovisar resultaten från intervjuer, fokusgrupper, workshopar, enkäten och litteratur, därefter en analysdel med slutsatser och allmänna rekommendationer och slutligen en del med scenarier och rekommendationer om vägval. I bilagedelen finns en lista över begrepp som används i rapporten.   Att göra denna översyn har varit en spännande resa i en viktig del av Sveriges informationsförsörjning. Vägen framåt har ideligen delat sig i sidospår, vissa har följts, medan andra har måst lämnas därhän. Det har varit en utmaning att fokusera på huvudspåret och behandla det på ett tillräckligt uttömmande sätt utan att gå in alltför mycket på detaljer. Vissa områden har därför blivit summariskt behandlade medan andra är utförligare. Jag hoppas dock att rapporten ska ge det stöd i beslut om kommande utveckling som den är avsedd för. Jag vill tacka alla som lämnat bidrag till översynen. Ett speciellt tack till projektledaren Anders Söderbäck för värdefull hjälp och gott samarbete.  Råå i december 2009 Margareta Nelke 

Sammanfattning Syftet med översynen som är beställd av Riksbibliotekarien är att ge underlag för framtida utvecklingen och inriktningen av tjänsten Samsök i enlighet med Samsökkonsortiets behov och Avdelningens för nationell samverkan uppdrag.   Översynen omfattar huvudsakligen  • Nulägesbeskrivning av viktiga frågeställningar och utmaningar inom konsortiet, på 

KB och hos övriga intressenter • Inventering av intresset för Samsök hos alla samverkansbibliotek • Analys och framtagande av något/några scenarier för den framtida utvecklingen. 

 Översynen är inte 

• En utvärdering av MetaLib/SFX funktionalitet och tekniska prestanda • En utvärdering av slutanvändarnas upplevelse och behovsuppfyllelse • En undersökning av alternativa system och lösningar • En undersökning av Bibliotek24 • En undersökning av leverantörerna av e‐resurser. 

 Översynen startade i juni med ett arbetsmöte och fullbordades i november 2009. Under sommaren genomfördes en webbenkät med en del som riktade sig till alla samverkansbibliotek och en del som riktade sig enbart till konsortiebiblioteken. Därefter följde fokusgrupper på KB och diskussioner med konsortiebiblioteken i form av en 

5

workshop. I oktober genomfördes en workshop för att analysera scenarierna. Intervjuer genomfördes med Riksbibliotekarien, chefen för Avd. för nationell samverkan och Fujitsu. Parallellt med detta studeras ett antal interna och externa dokument.    En betydande investering i form av inköp av information och system och hantering ligger i e‐resurserna. De är en omistlig och ständigt växande del av informationsförsörjningen till högre utbildning och forskning. Denna översyn visar att tjänsten Samsök, som består av samsökning (MetaLib) och länkning till fulltext (SFX), ger ett viktigt bidrag till att investeringarna i e‐resurser ska komma slutanvändarna till godo.   Problem finns emellertid och de rör framför allt MetaLib. Användningen av och den upplevda nyttan med MetaLib är lägre än för SFX. En del bibliotek använder inte MetaLib till annat än att exponera sina databaser mm.  Samsökningsfunktionen upplevs som bristfällig och bibliotekarierna är i vissa fall ovilliga att presentera den funktionen för slutanvändaren.  SFX däremot används betydligt mer och upplevs ha stor nytta.   Samsökkonsortiet består av 39 universitets‐, högskole‐ och specialbibliotek.1 Biblioteken är av olika storlek och inriktning. Samtliga av de större universitets‐ och högskolebiblioteken är med i konsortiet med ett undantag (Lund). Vid Samsöks start fanns endast delade instanser och gemensamma gränssnitt, men nu har de större biblioteken egen SFX‐instans vilket innebär att de utformar sina egna gränssnitt och sköter en del av hanteringen själva. De mindre biblioteken ligger i allmänhet kvar på delad SFX‐instans. Samtliga bibliotek utom två ligger på delad MetaLib‐instans och vissa av dem har köpt in extern programvara för att själva anpassa gränssnittet enligt egna önskemål.    Idag har Enheten för Libris‐systemen och databaslicenser, som jag i denna rapport har tagit mig friheten att förkorta till LD, huvudsakligen ansvar för drift och utveckling/anpassning av de delade instanserna och av de gemensamma gränssnitten, men de har också en del stöd till biblioteken med egen instans. En uppgift är t.ex. att vid årsskiftet aktivera e‐resurser som innefattas av de centrala avtalen.   LD:s uppdrag, uppgifter och ansvarsområden är inte tillräckligt tydligt vare sig för biblioteken eller för LD själv. Större tydlighet och transparens efterlyses.   Andra områden som behöver förtydligas är ärendehanteringen och supporten, där man också gärna ser en större transparens från bibliotekens sida. Trepartsförhållandet Samsökkonsortiet – LD – Fujitsu/ExLibris komplicerar bilden och kräver att alla parter vet vad som gäller. Mer behöver regleras i avtal och skriftliga överenskommelser än vad som är reglerat idag.  LD dubbla roll som leverantör och samarbetspartner till biblioteken finns också med i bilden.  

1 Under hösten har Polishögskolan begärt utträde ur konsortiet, vilket innebär att konsortiet i november 2009 består av 38 bibliotek

6  En vision för den långsiktiga utvecklingen och några scenarier har tagits fram och provats in en analysworkshop. Scenarierna var  

• A. Behålla Samsök i nuvarande form • B. Avveckla Samsök helt eller delvis 

o B1. Avveckla hela tjänsten Samsök o B2. Avveckla samsökningsdelen, behålla länkservern 

• C. Behålla Samsök men förändra och utveckla o C1. Outsourca drift och support till leverantören o C2. Utveckla och utöka utbudet av stöd och tjänster o C3. Understödja egen utveckling på biblioteken o C4. Kombination av C2 och C3 med delad målgrupp o C5. Samma konsortium för Samsök och Bibiotek24 

 Scenario A och B1 bedömdes som orealistiska. A på grund av att det inte är ett hållbart koncept för framtiden och B1 på grund av att det om det genomförs får starkt negativa konsekvenser både för biblioteken och för KB.  Översynen rekommenderar scenario C4 och rekommenderar därtill att möjligheten att outsourca vissa delar undersöks för att frigöra resurser. Vidare bör frågan om att LD ska fortsätta aktivera resurser i centrala avtal tas upp till prövning. LD behöver slutligen differentiera sin målgrupp och tydligt erbjuda olika tjänster och stöd till de två målgrupperna som föreslås.   Övriga rekommendationer är 

• En strategiskt inriktad expertgrupp med representanter från biblioteken och från KB för dessa frågor bör inrättas för att sätta fokus på de övergripande frågorna om hanteringen av (e‐)resurser. 

• LD har kvar sin roll som central funktion och samordnare. • Större tydlighet kring vad LD ska göra, för vem, vilket mandat LD har och vilka 

mål som ska uppnås på kort och lång sikt. Kommuniceras till alla parter.  • LD blir medlem i SAMSA. • Kraven på biblioteken som ingår i Samsökkonsortiet bör specificeras mer, t.ex. 

grad av aktivitet för att vara medlem. • Åtgärder för att få upp aktiviteten hos biblioteken när det gäller MetaLib bör 

prioriteras.  • Bättre transparens behövs i operativa frågor som ärendehantering, 

supportfrågor, ansvarsfördelning, mm men också i strategiska som vision, uppdrag, mål och planer för kommande år. 

• Oklarheter i ansvars‐ och arbetsfördelning bör utredas och kommuniceras till alla parter  

o Vem ansvarar för vilken vidareutveckling och anpassning 

7

o Vem ansvarar för vilka utbildningsinsatser. • En utbildningsplan bör upprättas för att biblioteken ska kunna se vilken 

utbildning som erbjuds och när den sker.  • Rutiner på LD bör införas för dokumentation och kunskapsöverföring.  • Möjligheterna till någon form av samfinansiering bör undersökas. • Arbetet med att integrera Samsök och LIBRIS bör fortsätta. • Tjänsten nylanseras och byter i samband med det namn. 

Bakgrund  2004 startades på dåvarande Librisenheten, Kungl. biblioteket ”Portalenprojektet” på Riksbibliotekariens uppdrag. Projektets syfte var att underlätta för samverkansbiblioteken att hantera och synliggöra sina e‐resurser för användarna. Detta inom ramen för det övergripande målet ”Förbättra och effektivisera informationsförsörjningen inom högre utbildning och forskning”.2   Under året genomfördes en upphandling av en portal och en länkserver som resulterade i kontrakt med Fujitsu Services A/S, agent för ExLibris programvaror MetaLib och SFX. Parallellt skapades ett konsortium av de 43 samverkansbibliotek som valde att delta från starten.   2006 gick projektet in i förvaltningsfas med dåvarande Librisenheten som ansvarig för drift och first line‐support. I början fanns endast delade instanser, en för MetaLib och en för SFX.   Samsök har utvärderats tidigare. Vid Jönköpings högskola genomfördes 2006 en studie dels över bibliotekets förväntade nytta för hanteringen av sina e‐resurser av att införa Samsök och dels över hur studenterna använde Samsök. Vid Stockholms universitetsbibliotek jämfördes 2006 studenterna användning av Google Scholar med MetaLib. 3 2007 utvärderades Samsök av Librisenheten med hjälp av en webbenkät. Sex huvudområden undersöktes:  

• Librisenhetens information, support och utbildning till de deltagande biblioteken  • Egna instanser  • Samarbetet i konsortiet  • Bibliotekens aktivitet  • Samsök som sökverktyg, förbättringsförslag  • Utveckling 4 

 Samsök och dess delar MetaLib och SFX utvecklas och förändras. Samtidigt sker en utveckling på biblioteken i takt med att man använder Samsök mer och för fler uppgifter 

2 Årsredovisning KB 2004) 3 Samsök 2006; Haya, Widmark & Nygren 2006 4 Hiort af Ornäs 2007 

8 och i takt med att publiceringen av e‐material ökar. Denna utveckling leder till att biblioteken blir bättre informerade beställare som har möjlighet att ställa högre krav. Kraven från slutanvändaren på enkel sökning och snabb åtkomst av fulltexten ökar också.  En alltmer komplicerad verklighet och ökade krav leder, samtidigt som resurserna är knappa, lätt till frustration både hos användare och hos biblioteken, men också en önskan att förbättra situationen. Det läggs ner mycket resurser på biblioteken att köpa in e‐publikationer. Information av god kvalitet är en viktig del av den högre utbildningens och forskningens infrastruktur. Det är viktigt att studenter och forskare kan hitta och få tag på sin information så snabbt och så enkelt som möjligt.  Några frågeställningar som utkristalliserat sig ur detta och som föranledde beslutet att göra en översyn av Samsök är 

”Om inte Samsök fanns 

idag, skulle vi då startat 

det?” • Har biblioteken verkligen nytta av Samsök för att fullfölja sina 

uppdrag?  • Vilka förväntningar har biblioteken på KB/LD, deras roll, deras 

ansvarsområde? Riksbibliotekarien 

•  Vad fungerar och var finns stötestenarna? • Hur ska KB gå vidare med Samsök? 

 I texten har jag tagit mig friheten att förkorta ”Enheten för Libris‐systemen och databaslicenser” till LD, det är alltså inte KB:s egen förkortning. 

Översynen Översynens syfte är att ge underlag för framtida utveckling och inriktning av tjänsten Samsök i enlighet med Samsökkonsortiets behov och Avdelningens för nationell samverkan uppdrag. Översynen är beställd av Riksbibliotekarien och den primära målgruppen för översynen är, förutom Riksbibliotekarien, LD samt biblioteken i Samsökkonsortiet. Sekundär målgrupp är Nationella referensgruppen, övriga samverkansbibliotek och Fujitsu.  Översynen omfattar huvudsakligen  • Nulägesbeskrivning av viktiga frågeställningar och utmaningar inom konsortiet, på 

KB/LD och hos övriga intressenter (t.ex. leverantör) • Inventering av intresset för Samsök hos alla samverkansbibliotek • Analys och framtagande av något/några scenarier för den framtida utvecklingen.  Organisationen kring översynen består av en styrgrupp, en referensgrupp, projektledare och konsult. Deltagarna framgår av bilaga 2. Styrgruppen har ett beslutande mandat, medan referensgruppen, som utsetts av styrelsen för SAMSA Samsökkonsortiets användargrupp, har en rådgivande roll.   Översynen startade i juni 2009 med ett arbetsmöte. Under sommaren lades en webbenkät ut till samverkansbiblioteken. I slutet av augusti och början av september 

9 genomfördes diskussioner på KB i fokusgrupper och i mitten av september träffades representanter för 12 bibliotek för att diskutera viktiga Samsökfrågor i en workshop. Konsulten träffade Fujitsu i oktober och i strax efter genomfördes en workshop för att analysera några scenarier som tagits fram. Dessutom gjordes en konsekvensanalys av scenarierna.  Deltagarna i workshopen kom från styrgruppen, LD och referensgruppen. Arbetet med att samla in fakta och synpunkter från olika intressenter avslutades med telefonintervjuer med Gunilla Herdenberg, chef för Avdelningen för nationell samverkan och riksbibliotekarie Gunnar Sahlin. Parallellt har ett antal interna och externa dokument studerats vilka framgår av referenslistan. Frågor, svarsfrekvens och deltagarna i fokusgrupper och workshopar framgår av bilaga 4. 

Avgränsningar Några avgränsningar fastställdes i början av arbetet. Översynen är inte  

• en utvärdering av MetaLib/SFX funktionalitet och tekniska prestanda • en utvärdering av slutanvändarnas upplevelse och behovsuppfyllelse • en undersökning av alternativa system och lösningar • en undersökning av Bibliotek24 • en undersökning av leverantörerna av e‐resurser. 

10  

Intressenterna Huvudintressenterna för Samsök specificeras nedan. De svarta linjerna motsvarar huvudintressenterna för Samsököversynen.    

 

 

Kungl. biblioteket och Avdelningen för nationell samverkan 

Kungl. biblioteket  Kungl. biblioteket har som ett av sina uppdrag ett samordningsansvar för informationsförsörjningen till högre utbildning och forskning. I instruktion för KB uttrycks det med texten ”att svara för frågor om samverkan mellan forskningsbibliotek i 

11

fråga om bl.a. försörjning av litteratur och utnyttjande och utveckling av tjänster baserade på informationsteknik”.5   Den i september framlagda kulturpropositionen förslår att uppdraget ska utvidgas till att omfatta även folk‐ och länsbibliotek. ”Kungl. biblioteket bör ges ett särskilt uppdrag när det gäller att svara för nationell överblick, främja samverkan och driva på utvecklingen inom biblioteksväsendet samt att, i samråd med länsbiblioteken, kontinuerligt följa bibliotekens arbete. Uppdraget omfattar dock inte forsknings‐ och högskolebiblioteken. Regeringen avser att ge Kungl. biblioteket i uppdrag att ta fram en plan för hur detta praktiskt ska genomföras.”6 När man läser detta kan man få intrycket att KB:s uppdrag inte skulle omfatta forskningsbiblioteken, men så är inte fallet enligt uppgift från Riksbibliotekarien. Kungl. Bibliotekets uppdrag gentemot forskningsbiblioteken är oförändrat. Kungl. biblioteket kommer också i fortsättningen att tillhöra Utbildningsdepartementet.7   På KB är det Avdelningen för nationell samverkan som arbetar med dessa frågor i samarbete med interna och externa intressenter.  

Avdelningen för Nationell samverkan Avdelningens för nationell samverkan uppdrag är att ha ansvar för nationella samordnings‐ och utvecklingsuppgifter. Det är ett omfattande uppdrag som inkluderar både operativa och strategiska uppgifter, bl.a. utveckling och drift av LIBRIS‐systemen, databaslicenserna, Samsök, Open Access‐programmet, SwePub‐projektet, hantera projektbidrag, katalogiseringsfrågor inklusive metadatafrågor, svensk övergång till Dewey, samordna söktjänster med SLBA och Riksarkivet, utveckla samarbetet med Kulturrådet och andra aktörer inom ABM‐området, arbeta med standardiseringsfrågor och statistik.8 Drivkraften för verksamheten är att vara ett bra stöd för biblioteksverksamheten inom forskning och högre utbildning. För att säkerställa att verksamheten ligger i linje med bibliotekens behov har en inflytandestruktur arbetats fram. Den är uppbyggd av ett antal expert‐ och referensgrupper samt Nationella referensgruppen som är remissinstans och rådgivare i strategiska frågor. Nationella referensgruppen träffas fyra gånger om året och består av representanter från nio bibliotek och ett arkiv. Expert‐ och referensgrupperna arbetar mest med operativa, men också i viss mån strategiska frågor. Följande grupper finns för närvarande: Bålstadepågruppen, Expertgrupp biblioteksstatistik, Expertgrupp digitalisering, Expertgrupp Fråga biblioteket, Expertgrupp kompetensfrågor, Expertgrupp LIBRIS samkatalog samt Styrgrupp för nationella licenser för e‐resurser.  

5 Förordning 2008:1421 6 Tid för kultur 2009 sid. 41 7 När denna rapport skrivs har dock ännu inte beslutet om kulturpropositionen tagits i riksdagen. 8 Avd. för nationell samverkan ‐ uppdrag 2009

12 Nationell Samverkan har huvudsakligen en operativ roll, men arbetar också med strategiska frågor och då i samverkan med referens‐ och expertgrupper. Samtidigt med att producera och drifta har avdelningen en framåtblickande roll: vad händer i omvärlden, nationellt och internationellt, vilka nya möjligheter finns eller kommer att finnas?  Avdelningen för nationell samverkan består av enheterna Libris‐systemen och databaslicenser (LD) och Samordning och utveckling. Avdelningen har (oktober 2009) 39 tillsvidaretjänster och fyra tidsbegränsade tjänster varav 24 tillsvidaretjänster och en tidsbegränsad tjänst på LD.  LD:s huvuduppgifter är att vidareutveckla och ha hand om driften för LIBRIS samkatalog, att hantera de centrala avtalen om e‐resurser och att ha hand om driften av Samsök. 

Samverkansbiblioteken 39 universitets‐ och högskolebibliotek och ytterligare 39 specialbibliotek uppfyller kriterierna för samverkansbibliotek (för en förteckning över dessa se KB:s webbplats www.kb.se/bibliotek/samverkansbibliotek/biblioteken). Kriterierna är bl.a. att bibliotekets huvuduppgifter ska vara att betjäna svensk forskning och utveckling, att biblioteket är offentligt finansierat, i varje fall till viss del, och att allmänheten ska kunna besöka det och då använda dess resurser avgiftsfritt.   Biblioteken väljer aktivt om de vill vara samverkansbibliotek. I förmånerna ett samverkansbibliotek kan ha, om de så väljer, ingår Samsök och de centrala avtal för databaser som LD hanterar. I samband med upphandlingen av portalen/Samsök gick en förfrågan ut till alla samverkansbibliotek, oavsett storlek och inriktning, om de var intresserade att ta del av tjänsten. Av de 58 tillfrågade biblioteken valde 43 att gå med och med dessa bibliotek bildades Samsökkonsortiet. 

Samsökkonsortiet  I juni 2009 då översynen startade bestod Samsökkonsortiet av 39 universitets‐, högskole‐ och specialbibliotek. Huvuddelen av universitets‐ och högskolebibliotek är med i Samsökkonsortiet men även sex specialbibliotek är medlemmar. Bibliotekens storlek varierar från 279 till fyra anställda. Sju bibliotek är små (1‐10 anställda), 17 är medelstora (11‐35 anställda), 10 är stora (36‐100 anställda) och 5 är mycket stora (över 100 anställda). (Se bilaga 3 för lista över Samsökkonsortiebiblioteken.)  I enkäten tillfrågades de samverkansbibliotek som inte är medlemmar i Samsökkonsortiet om intresset av medlemskap. Tre bibliotek är intresserade och ytterligare fem är eventuellt intresserade. Den förväntade nyttan av ett medlemskap är bättre åtkomst till e‐resurserna och förbättrad användarvänlighet.  Sex av de åtta konsortiebibliotek med delad SFX‐instans som inte besvarat enkäten kontaktades för att utröna intresset av att fortsatt vara medlemmar i konsortiet. Det 

13

visade sig att det finns intresse hos merparten av dessa bibliotek, men att deras aktivitet är låg. Däremot har ett av biblioteken som besvarade enkäten hoppat av konsortiet efter att enkäten genomfördes.  Från början befann sig samtliga bibliotek i samma delade instans, men efterhand köpte fler och fler bibliotek egna SFX‐instanser. När enkäten genomfördes hade 22 av biblioteken egen SFX‐instans och 17 bibliotek i konsortiet ingick i den delade SFX‐instans sfxlibris, vilket är en minskning med 4 sedan 2007.9 Efter enkäten har ytterligare två bibliotek lämnat den delade SFX‐instansen (förutom det bibliotek som hoppat av konsortiet). Två bibliotek har egen MetaLib‐instans.    Nio bibliotek har publik ingång till Samsök: Högskolan i Kalmar, Kungliga biblioteket, Luleå universitetsbibliotek, Malmö högskola, PRV, SLU, Umeå, Uppsala, Vitterhetsakademiens bibliotek.  Konsortiebiblioteken bildade våren 2008 en användargrupp, SAMSA, som träffas några gånger per år. I styrelsen ingår representanter för fyra bibliotek. SAMSA diskuterar problem och önskemål om förbättringar men är också ett forum för erfarenhetsutbyte och spridandet av tips och idéer. KB/ LD är inte medlemmar av SAMSA men deltar i vissa möten med informationsinslag. Även Fujitsu inbjuds till mötena då och då.  Samsökkonsortiet ska inte förväxlas med konsortiet för nationella licenser (BIBSAM‐konsortiet). När det i denna rapport står konsortiet och konsortiebibliotek menas Samsökkonsortiet om inget annat anges.  

Leverantören 

ExLibris Leverantören av MetaLib och SFX är ExLibris, en av de större aktörerna på marknaden för bibliotekssystem. Företaget har ca 4 600 kunder i 77 länder och 460 anställda på 10 kontor i Europa, Nordamerika, Asien och Australien inklusive tre större utvecklingskontor i Hamburg, Jerusalem och Chicago. ExLibris ägs sedan 2008 av det New York‐baserade riskkapitalbolaget Leeds Equity Partners. I ExLibris sortiment av produkter och tjänster ingår bibliotekssystemen Aleph och Voyager, ERM‐systemet Verde, samsökningsverktyget MetaLib, länkningsverktyget SFX, Primo (”discovery and delivery”), rekommendationsservice bX samt digitaliseringsverktygen DigiTool och Rosetta.   ExLibris omsättning år 2008 var 74 miljoner USD. 43 % går till service och support och man satsar 34 % på utveckling.  

9 Haapalainen 2007

14

Fujitsu Fujitsu A/S är distributör av MetaLib och SFX i Sverige och Danmark. För dessa produkter är Fujitsu enligt avtal med ExLibris både återförsäljare och support. Fujitsu A/S har totalt 13 personer som arbetar med biblioteksdelen av verksamheten, vilket innebär förutom försäljning och support, även utbildning och viss utveckling. Två av dessa personer finns på Linköpingskontoret och resten är lokaliserade till Köpenhamn. Biblioteksverksamheten har tillgång till Fujitsus övriga resurser när det gäller administration, projektledning och tekniska tjänster som hårdvara, operativsystem och nätverk.   Fujitsu gör viss egen utveckling av tilläggsprodukter till de andra ExLibris system, men har inte några sådana för MetaLib och SFX.   Svenska kunder inom kommuner och landsting (Bibliotek24 och EiRA10) har outsourcat sin drift av MetaLib och SFX till Fujitsu. Fujitsu har två modeller för outsourcing, dels ett fast åtagande och dels inhopp i akuta situationer. I det sistnämnda fallet kan kunden ha en ”timbank” med förutbetalda timmar som sedan tas ut vid behov. I ett fall har Fujitsu tagit över driften helt och hållet inklusive servrar, men de kan också sköta driften på kundens servrar (detta gäller t.ex. Bibliotek24). 

Några tjänster och produkter ExLibris gick för ett och halvt år sedan ut med att alla kommande produkter ska ha en ”Open Platform”. Det innebär att alla funktion som finns i en applikation också ska kunna anropas (och få utförd) från en extern miljö. ExLibris garanterar också att dokumentera API:erna till sina applikationer och att kunderna har tillgång till denna dokumentation samt att all nyutveckling ska göras tillgänglig enligt Open Platform. Samtidigt har man skapat en webbplats, EL Commons, på Exlibrisgroup.com med syftet att kunderna där ska kunna utbyta erfarenheter och programvara som man själva har utvecklat. MetaLib och SFX fungerar delvis för Open Platfom och Primo, ExLibris nya produkt för ”discovery and delivery”, är helt framtagen för Open Platform.   Primo skördar från olika databaser och skapar ett centralt index (integrerad sökning). Primos gränssnitt har utvecklats efter synpunkterna från MetaLibs gränssnitt men ska vara enklare att justera även utan hjälpverktyg. Till Primo kan knytas ett antal knowledgebaser, både egenskapade, från ExLibris och från andra leverantörer.   Kommande planerade releaser av Primo är v3 1/1 2010, v3.1 kvartal 3 2010 och v4 kvartal 2 2011.   ExLibris håller på att bygga upp ett centralindex, Primo Central, med metadata från olika e‐resurser. Primo Central släpps i början av 2010. Biblioteken ske kunna abonnera på Primo Central som ett tillägg till Primo.  

10 Se nedan under Begrepp (bilaga 1)

15

 Hittills har ExLibris tecknat avtal med följande leverantörer: 

• BMJ Publishing Group • Hindawi • DOAJ • National Library of Medicine • Pubmed • BioMedCentral • Alexander Street Press • Organisation for Economic Cooperation and Development (OECD) • Project MUSE • The National Academy of Science (PNAS) • IOP Publishing • American Institute of Physics (AIP) • 13 AIP associate publishers, including SIAM, SPIE and The Astronomical Society • EBSCO • Journal of Bone and Joint Surgery (JBJS) • AIP‐hosted societies 

 Enligt uppgift från Fujitsu är inte ExLibris tanke att överge parallellsökningskonceptet, som idag MetaLib representerar, till förmån för integrerad sökning, som Primo representerar. Man ser behovet av båda möjligheterna. Det kommer alltid att finnas e‐resurser som inte kan höstas in i centrala index och som man behöver kunna hitta information i med hjälp av parallellsökning.  

I pipeline ExLibris arbetar också på en ny tjänst, URM ‐ Unified resource management, ett back office‐system som ska innefatta administration och cirkulation och integrera hanteringen av fysiska, elektroniska och digitaliserade resurser.  Planerad beta av denna tjänst är andra halvåret 2011 och i början av 2012 beräknas den bli allmänt tillgänglig.11 Beslut är inte taget om det blir en klient‐ eller webbaserad lösning. Ännu längre fram ligger förverkligandet av planer på ett front office‐system för samsökning, länkning till fulltext och rekommendationsservice (URD2 – Unified Resource Discovery and Delivery).  

Ärendehantering och påverkan Fujitsu är first line‐support gentemot LD och tidigare var LD first line‐support gentemot konsortiebiblioteken. Enligt Fujitsu har det fungerat relativt bra, men det är inte alltid tydligt var ”felet” och därmed var ansvaret ligger. Nyligen har rutinerna gjorts om och biblioteken hänvisas direkt till ansvarig i stället för att alltid gå till LD först. Kunderna har också nyligen fått möjlighet att få tillgång till ExLibris ärendehanteringssystem Pivotal 

11 ExLibris report 2009

16 där de kan rapportera in och följa sitt ärende. När det gäller CKB ska kunder gå direkt till ExLibris.   ExLibris internationella användargrupp är IGeLU som varje höst har en stor konferens för diskussioner och information om nya produkter mm. ExLibris nordamerikanska användargrupp, ELUNA, har sin årliga konferens på våren.  Fujitsu har en påverkanskanal i regelbundna distributörsmöten. Fujitsu samlar upp synpunkter från regionala användarföreningar som SAMSA men uppmanar också sina kunder att gå direkt till ExLibris via IGeLU. De flesta krav från konsortiebiblioteken samlas upp och förmedlas av LD, men ett önskemål om förbättring har kommit från SAMSA till Fujitsu: möjligheten att felanmäla direkt till ExLibris. 

Rättigheter till ExLibris CKB ExLibris har rättigheterna till innehållet i sin CKB. Kunderna har tillgång till ExLibris CKB så länge de prenumererar på den. Vill de byta leverantör kan de göra ett uttag av de ISSN och ISBN som de har aktiverat. De har alltså rätt att göra uttag av sina objekt och sitt bestånd och flytta till nästa leverantör. Det finns specificerat vilka standardverktyg som kan användas för sådan export. De har inte rätt till ämnesord, beskrivningar och organiseringen av innehållet i CKB och informationen om vilka tidskrifter och e‐böcker som ingå i vilka paket. Rättigheterna beträffande CKB är inte reglerade i huvudavtalet mellan KB och Fujitsu, men det finns enligt Fujitsu en generell skrift om detta.  

Hantering och upphandling av e‐resurser  Hanteringen av e‐resurser blir en allt större del av totala hanteringen på biblioteken. 2008 hanterade universitets‐ och högskolebibliotek knappt 312 000 periodikatitlar, knappt 1 655 000 e‐böcker (titlar) och drygt 624 000 övriga digitala dokument. När det gäller tidskrifter har periodika i elektronisk form sedan länge passerat tryckt periodika. 2008 hanterades drygt 54 000 periodikatitlar i tryckt form på svenska universitets‐ och högskolebibliotek. Den stora ökningen sker på e‐bokssidan där en ökning med 276 % skett under perioden 2004 – 2008.  

17

 Universitets‐ och högskolebibliotekens bestånd (1 000‐tal) av periodika, e‐böcker och övriga digitala dokument 2004‐200812  Hantering av e‐resurser skiljer sig på flera sätt från hantering av fysiskt material. En viktig skillnad är proceduren när det gäller att sprida materialet vidare. När man skaffar e‐resurser skaffar man en licens som reglerar hur och av vem materialet får användas. Licensen kan gälla enstaka exemplar (t.ex. styckvis inköpta e‐böcker) eller paket med en samling e‐tidskrifter eller e‐böcker som någon gemensam nämnare (t.ex. gemensam utgivare eller ämnesområde).  E‐resurserna är upphandlade med centrala avtal (BIBSAM‐konsortiet) som LD hanterar eller lokala avtal som varje bibliotek själva hanterar. Central upphandling sker av ett 70‐tal databaser, tidskriftspaket och e‐bokspaket. Licenserna som ingår i de centrala avtalen upphandlas av ansvarsbiblioteken och av LD. En nyligen genomförd förändring innebär att samtliga licenser med några undantag ska upphandlas av LD. Lokal upphandling sker också på respektive bibliotek och då hanteras licenserna där. De centrala avtalen representerar ett värde på knappt 228 miljoner för år 2009.   Av synpunkter från biblioteken framgår att man i allmänhet är nöjd med att KB/LD sköter upphandlingen och tycker att det är bra att överföringen från ansvarsbiblioteken till KB har ägt rum. En central upphandling innebär stor arbetsbesparing på biblioteken och en starkare förhandlingsposition gentemot leverantörerna.   På Avdelningen för nationell samverkan var tidigare licens‐ och Samsök‐verksamheten i två olika avdelningar, men under 2009 slogs dessa samman till Enheten för Libris‐systemen och databaslicenser vilket underlättar den starka synergi som finns mellan databaslicenserna och Samsök.  

12  Forskningsbiblioteken2008 och motsvarande statistik för 2004‐2007

18  De samverkansbibliotek som så önskar kan ingå i BIBSAM‐konsortiet för de centrala avtalen. På KB:s webbplats, www.kb.se/bibliotek/centrala‐avtal/databaserna/Databaser‐per‐institution, finns förteckning över bibliotek och vilka databaser de är anslutna till.   I enkäten tillfrågades biblioteken om hur många e‐resurser, definierat som IRD‐poster i MetaLib och targets i SFX, de ger sina slutanvändare tillgång till.  När det gäller MetaLib besvarade 29 bibliotek frågan och av dem ger fyra bibliotek tillgång till upp till 100, tolv bibliotek mellan 100 och 300 och sex bibliotek över 300. Två bibliotek svarade 0 resurser och fem svarade Vet ej. När det gäller centrala avtalen har man inte riktig koll på antalet, hälften av de 27 som besvarade frågan uppgav Vet ej. När det gäller lokala avtal besvarade endast 25 bibliotek frågan och fem av dessa svarade Vet ej (ett bibliotek svarade 0). Av de övriga ger åtta bibliotek tillgång till upp till 50, tre bibliotek ger tillgång till mellan 50 och 100 och sex bibliotek ger tillgång till över 100 e‐resurser. (Siffrorna är bibliotekens uppskattningar. Det var tydligt att det var svårt att ta fram det faktiska antalet och det var också tydligt att frågorna väckte en del irritation.) 

Samsökning allmänt Samsökning innebär att flera databaser och andra e‐resurser kan sökas samtidigt med ett standardiserat gränssnitt. Fördelarna är många: användaren behöver inte veta i vilken databas eller annan e‐resurs informationen kan finnas och behöver inte lära sig de olika sökspråken för de olika databaserna. Resultatet presenteras ofta på ett enhetligt sätt och med dubbletterna borttagna. Några nackdelar är att sökning sker i minsta gemensamma nämnaren eftersom de olika databaserna har olika fältstruktur, vilket gör att möjligheterna till både recall (den grad till vilken det relevanta resultatet som finns i databasen kommer fram vid sökningen) och precision (den grad till vilken endast relevant resultat kommer fram i sökningen) minskar.   Det finns många begrepp för samsökning och det råder en viss begreppsförvirring. Begreppet federated searching används ofta, ibland som en övergripande term. Man använder också termer som integrerad sökning / integrated searching, metasökning / MetaSearch (ett ExLibris varumärke), parallellsökning / parallel searching, broadcast searching och samtidig sökning / simultaneous searching, cross‐database searching. Jag har valt att använda termerna parallellsökning och integrerad sökning för de två huvudspåren för samsökning: 

1. använda de olika källornas egna ursprungsindex och göra parallella sökningar i dessa (parallellsökning) 

2. att skapa ett eget centralt index genom att hösta in innehållet (antingen fulltext eller metadata) i de olika källorna till en egen ”databrunn” för att kunna söka i denna (integrerad sökning).  

19 Samsökningen kan kombineras med en länkserver som gör det möjligt att koppla samman sökresultatet med de e‐resurser som biblioteken abonnerar på för att få tillgång till fulltexten.  

Samsök Samsök är namnet på den tjänst, bestående av MetaLib och SFX, som KB erbjuder samverkansbiblioteken. Begreppet ”Samsök” i denna rapport innebär alltså tjänsten och ska inte förväxlas med ”samsökning”.  

Systemen  Samsök består av systemen MetaLib, portalprogramvara för samsökningen, och SFX, länkservern för åtkomst av fulltexten. Samsök innehåller följande huvudfunktioner:  

Samsöka information i databaser och andra e‐resurser,  Tillgängliggöra. Länka till den elektroniskt fulltexten eller till beställning av tryckt material när man fått träff på relevant material Exponera. Synliggöra bibliotekets e‐resurser databas‐ och tidskriftslistor (A‐Z) 

 Förutom det kan Samsök i viss utsträckning användas för att administrera e‐resurser.   En resurs förekommer som källa (source) till SFX, målet (target), t ex fulltext i SFX och samsökningsbar resurs i MetaLib.  Att aktiverar ett biblioteks resurs innebär att göra den resursen tillgänglig för bibliotekets användare och att ange beståndsuppgifter, vilken period abonnemanget omfattar, för e‐tidskrifterna. Aktiveringen görs antingen av LD eller av biblioteket själva.  

Samsöka Programvara/instans 

Vem ansvarar  

Innehåll/funktion  Arbetsinsats 

MetaLib‐CKB  ExLibris  IRD poster Konfigureringar 

Beskriva resurser Konfigurera databaser och andra resurser  Uppdatera med nya resurser Korrigera 

MetaLib  ExLibris  Samsökning enligt parallellsökning 

Underhålla, utveckla nya releaser 

MetaLib‐instans 

LD Bibl. (lokalt gränssnitt) 

Kopia av MetaLib‐CKB Bibliotekens avtal Centralt gränssnitt Lokalt gränssnitt 

Uppdatera från ExLibris MetaLib‐CKB. Aktivera bibliotekens avtal. Underhålla det centrala gränssnittet. Anpassa gränssnittet till lokala varianter. 

Se nedanstående bild för visualisering av MetaLibs funktioner och ansvarsfördelning. 

20  

ExLibris MetaLib CKB

Uppdatering från ExLibrisEn gång per månad

LD ansvarar för uppdateringar och distribuerar centrala avtalfrån lokal knowledgebase

Delad instans, bibliotekansvarar för information 

om avtal

Egna instanser, bibliotek ansvarar för information 

om avtal

LD ansvarar för gemensamt gränssnitt

PRV ansvarar

Jönköping ansvarar

Hårdvara i KB:s datorhall, LD 

ansvarar för drift

MetaLib X‐server

Egna gränssnitt mot MetaLib (t.ex. Xerxes)

Bibliotek ansvarar för utveckling av gräns‐snitt samt för drift av 

hårdvara

SFX: MetaLib är konstrueratför att fungera tillsammansmed SFX, och när enresurs sökts fram i MetaLibär det enkelt att skicka användaren vidare till SFX.

Visualisering MetaLib  MetaLibs funktion är att i samma gränssnitt och med samma sökspråk söka samtidigt i olika källor. Källorna är databaser, e‐böcker, e‐tidskrifter, fria resurser på Internet, mm. Varje bibliotek kan göra sin egen unika samling av källor som kan samsökas. Samlingen kan också delas upp på ämneskategorier som varje bibliotek kan definiera. Gränssnittet kan skräddarsys och anpassas till lokala förhållanden med MetaLibs X‐server (ett API) och med hjälp av t.ex. programvaran Xerxes. Xerxes använder MetaLibs CKB och sökmotor, men har ett eget, anpassningsbart gränssnitt. Xerxes är inte en ExLibris‐produkt utan har utvecklats av University of California som en Open source‐produkt.  För användaren innebär MetaLib, förutom att de kan söka i olika källor samtidigt på samma sätt, också att resultatet av sökningen presenteras i en sammanslagen lista där dubbletter tagits bort eller i separata resultatlistor för de olika källorna.  Två bibliotek har egna MetaLib‐instanser, vilket innebär att de har köpt loss rättigheterna till lokala anpassningar av gränssnittet. Dessa köptes in innan lokal anpassning var möjlig på annat sätt. Den varianten har inte tagits med i ovanstående 

21 tabell eftersom endast det endast gäller två bibliotek.  Ytterligare ett bibliotek uppger i enkäten planer på att skaffa egen MetaLib‐instans.   ExLibris äger och hanterar den centrala knowledgebasen – CKB – med beskrivningar av e‐resurserna, s.k. IRD och konfigureringar som bl.a. möjliggör att de disparata databaserna kan sökas med samma sökspråk. MetaLib‐CKB uppdateras månatligen och innehöll i oktober 2009 2 046 resurser, en ökning med 1 027 resurser sedan 2006.13 

Tillgängliggöra Programvara/instans 

Vem ansvarar  

Innehåll/funktion  Arbetsinsats 

SFX‐CKB  ExLibris  Konfigureringar av targets  Vilka resurser som ingår i vilka paket 

Förhandla med e‐resursleverantörer  Uppdatera med nya targets Konfigurera targets Underhålla Korrigera 

sfxglobal (kopia av SFX‐CKB) 

LD  Samtliga targets från ExLibris SFX‐CKB 

Uppdatera från ExLibris SFX‐CKB 

sfxbibsam  LD  Targets med centrala avtal Bibliotekens aktiverade targets 

Aktivera targets i SFX‐CKB för samtliga medlemmar i de centrala avtalen 

sfxlibris  

LD  Targets med lokala avtal  Targets som är fria resurser Bibliotekens med delad instans aktiverade targets 

Uppdatera med lokala avtal och fria resurser (som inte kommer från SFX‐CKB) Aktivera targets för biblioteken med delad instans  

Egen SFX instans 

Biblioteken  Respektive biblioteks aktiverade targets 

Aktivera egna resurser Anpassa till lokala förhållanden Underhålla 

Se nedanstående bild för visualisering av SFX funktioner och ansvarsfördelning.  

13 MetaLib Central KnowledgeBase report October 2009

22

ExLibris / SFX CKB

Lokal knowledgebase(sfxglobal)

sfxbibsam

sfxlibris

SFXJonSFXGub

SFXVxuSFXKib

SFX...

Uppdatering av lokal knowledgebase från ExLibris en gång per månad

LD ansvarar för centrala avtal

LD och bibliotek delar ansvar 

för lokala avtal och fria resurser

Egna SFX‐instanser

Bibliotek ansvarar förlokala avtal och fria

resurser

Information hämtas frånlokal knowledgebase

Information hämtasfrån lokal knowledge‐base

Information hämtas frånlokal knowledgebase

Resurser aktiverade på sfxbibsam blir synliga även i sfxlibris

Resurser aktiverade på sfxbibsam blir synliga även i egna instanser

Gränssnitt sfxlibris(sfx‐meny, az‐lista)

LD ansvarar för att ta emot upp‐

dateringar

LD ansvarar för gränssnitt

Gränssnitt egna SFX‐instanser(SFX‐meny, AZ‐lista)Bibliotek ansvarar för 

egna gränssnitt

Egna gränssnitt mot SFX, integrering med andra system

Bibliotek ansvarar för utveckling av gräns‐snitt samt för drift av 

hårdvara

ExLibris ansvarar

Hårdvara i KB:s datorhall, LD 

ansvarar för driftKällor för att hitta resurser att någenom SFX kan vara t.ex.:MetaLib, Google Scholar, PubMed,LIBRIS…

SFX api

 Visualisering SFX  När användaren hittat referensen till den information hon behöver är nästa steg att få tag på fulltexten.  SFX är länkservern som möjliggör länkning från referensen till bibliotekets resurser. I första hand handlar det om tidskriftsartiklar och böcker i elektronisk form, men det är också möjligt att länka till beställningsformulär för fjärrlån och till den egna bibliotekskatalogen med referenser till dess fysiska bestånd.   Konsortiemodellen för SFX består av sfxbibsam där de centrala avtalen samlas, sfxlibris som är den delade instansen där lokala avtal och fria resurser samlas och bibliotekens egna SFX‐instanser (för närvarande 22 stycken). Ytterligare ett bibliotek planerar att skaffa egen SFX‐instans enligt uppgift i enkäten. LD har ansvar för sfxbibsam och sfxlibris, varje bibliotek ansvarar själv för sin egen SFX‐instans. De bibliotek som har egna SFX‐instanser framgår av bilaga 3.  

23

SFX CKB uppdateras varje månad och innehöll juni 2008 knappt 540 000 ISSN (en ökning med 18 % från 2005), knappt 500 000 ISBN (en ökning med 189 % från 2005), knappt 16 000 Other objects (2005 fanns inga Other objects i CKB), och drygt 1 800 targets14 (en ökning med 87 % från 2005).15   Den stora expansionen ligger på e‐böcker. 

Exponera En viktig funktion för Samsök är att synliggöra de resurser som biblioteken köpt in så att de används optimalt. Tidskrifts‐ och databaslistor kan skapas och exponeras i ett gränssnitt som också tillåter titelsökning. Från titellistan kan sedan användaren länka till respektive databas eller tidskrift.  

Administrera Uppdatering av samsökningsbara resurser i MetaLib och tagets i SFX sker dels genom månatliga uppdateringar från ExLibris CKB och dels genom att LD eller biblioteken själva uppdaterar med egna eller gemensamma resurser.   För att administrera, anpassa och utveckla gränssnittet används verktyg som SFX API och MetaLibs X‐server.   I enkäten ställdes frågor om användningen av API:er för SFX och MetaLib (X‐server). Sju bibliotek använder MetaLibs X‐server; för gränssnittet (med hjälp av Xerxes), för att exponera sina databaser och för samsökning från egna söktjänster. Fyra bibliotek använder SFX API. Användningsområden som nämndes var att integrera information i sin OPAC, att länka till fulltext från egna söktjänster, att presentera lokal tidskriftslista med lokala SFX‐menyer och att integrera med publikationsdatabas och stöd för bibliometri.   Samsök är i sig inget verktyg för att administrera ett biblioteks elektroniska resurser, ett s.k. ERM‐system, men kan i viss utsträckning användas för detta ändamål. ExLibris har en egen programvara för detta ändamål, Verde. I enkäten uppgav sex bibliotek att de skaffat detta verktyg. Ytterligare tio bibliotek har planer på att skaffa in ett ERM‐system. 

Några problem med MetaLib och SFX Samsökning i sig är långt ifrån problemfritt eftersom ett antal källor med olika struktur och format ska sökas tillsammans med samma gränssnitt. Det betyder bl.a. längre svarstider vilket är en av de stora stötestenarna både för slutanvändarna och för bibliotekarierna. Resultatet kommer gradvis. Först visas endast en del av resultatet och användaren måste klicka på ”hämta fler” för fullständigt resultat. Undersökningar har visat att användaren ofta inte klickar på ”hämta fler” och alltså får ett ofullständigt 

14 Med ”Target” menas i detta sammanhang paketavtal. 15 Libris inspirationsdag 2008‐04‐02; Uppgifter från IGeLU)

24

resultat.16 En annan nackdel är att ExLibris CKB inte innehåller tillräckligt antal relevanta resurser. Det krävs en aktiv lobbying från bibliotekens sida för att få in sin regions resurser. Bakom varje knowledgebas ligger ett antal förhandlingar med leverantörerna. I vissa fall medger inte leverantören tillgång till den konfigureringsinformation som krävs. I andra fall är konfigurering inte möjlig. Beskrivningarna av resurserna som leverantörerna lämnar till ExLibris CKB har ibland brister. De är ofullständiga och identifikationsnumren är felaktiga (går till tryckt källa i stället för e‐resurs). Det gemensamma gränssnittet har också varit en källa till missnöje med MetaLib. Flera bibliotek har dock skaffat sig möjlighet att anpassa det själva som nämnts ovan.   Länkningen till fulltexten är beroende av att targets och bibliotekens beståndsuppgifter är korrekta både i ExLibris CKB och i LD:s SFX‐instanser. Att hålla CKB och instanserna uppdaterade och se till att informationen om targets och bestånd är korrekt är en av utmaningarna med SFX.  

Kommande utveckling av MetaLib och SFX  MetaLibs nya version kallas MetaLib next generation och innebär ”ett Primo‐liknande gränssnitt” och en reviderad version av meta‐sökmotorn (men fortfarande parallellsökning) i bakgrunden. Det kommer alltså ingen ny version av MetaLibs gränssnitt utan man satsar på Primos gränssnitt. MetaLib next generation kommer att erbjudas kunderna senast samtidigt som Primo v3.1 releasen kvartal 3 2010.   Kopplingen mellan MetaLib och Primo är, förutom att MetaLibs nya gränssnitt blir ”Primo‐liknande”, också att Primo förutom att söka i eget index, kan göra ett anrop till MetaLib och göra en parallellsökning. Om man är MetaLib‐kund kommer man att kunna köpa licenser för Primo, hela eller delar av det, för att få funktionen integrerad sökning inklusive möjligheten att bygga egna index. Det finns en möjlighet att Primo Central kommer att släppas för MetaLib next generation, men något officiellt besked har ännu inte kommit om detta.  SFX nästa version (v4) har planerad release kvartal 2 2010. Den kommer medföra bl.a. nytt administrativt gränssnitt, statistikfunktioner och sökgränssnitt för e‐böcker. (Källa Fujitsu)  Naturvårdsverket är ett av konsortiebiblioteken som nu testar Primo. 

Avtal och överenskommelser  Systemavtalen hanteras av LD för de gemensamma MetaLib‐ och SFX‐instanserna. Varje bibliotek hanterar avtalen för sina egna instanser.  Följande avtal finns med Fujitsu A/S om systemen. Kort beskrivning av innehållet har också tagits med. 

16 Haya 2006

25  

• Huvudavtalet från 2004, Agreement A portal application system, mellan Kungl. biblioteket och Fujitsu Services A/S. Avtalet reglerar leverans och installation, pris, test och acceptans, garanti, rättigheter mm. I ”Purchase and right to use” står t.ex. att köparen har rätt att använda systemet även utan underhållsavtal. Bilaga A innehåller prisinformation och i bilagor B och C regleras leveransen mer i detalj.  

 • Avtal mellan Kungl. biblioteket och Fujitsu Services A/S Danmark, 2006 avser två 

SFX‐instanser. Avtalet reglerar bl.a. pris, underhållsavgift, vilken utbildning som ingår (en utbildningsdag för fyra personer), underhåll och support (underhållsavgift ger rätt till uppdatering av SFX databas och tillgång till nya versioner, LIBRIS är first line‐support) MetaLib (rätt till obegränsat antal samtida MetaLib‐användare för den egna organisationen inom LIBRIS gemensamma MetaLib licens). 

 • Principavtal mellan Kungl. Biblioteket och Fujitsu Services A/S Danmark, 2006. 

Avtalet utgör basen för individuella avtal mellan leverantören och varje universitet/högskola för tillköp av individuell SFX‐instans. Reglerar bl.a. pris, underhållsavgift, utbildning, installation, underhåll och support, rätt till MetaLib användare. I detta avtal står också att mindre organisationer äger rätt att dela SFX‐instans och det hänvisas till en särskild förteckning eller skriftligt medgivande från leverantören.   

• ”Licens‐ underhålls‐ och supportavtal” mellan Fujitsu A/S och Kungl. biblioteket undertecknades slutet av oktober 2009. Avtalet reglerar bl.a. rätten till mjukvaran och licenserna, vilka användare licensen gäller, vad KB/LD kan göra eller inte kan göra med programmet (t.ex. inte tillåtet att utföra programändringar) och användning av tredje man (det är t.ex. tillåtet att outsourca efter skriftligt medgivande).  

 Huvudavtalets från 2004 struktur är ganska snårig med hänvisningar till Request for Proposals, IT företagen Agreement 90 (General Condition), ESCROW agreement (ESCROW 2000), Fujitsu Services A/S tender (inklusive bilagor) daterad 2004, samt bilagorna A‐C.  Det nya avtalet från 2009 är betydligt klarare än 2004 års huvudavtal.   Rättigheterna till ExLibris CKB är inte reglerade i dessa avtal.  Vad beträffar skriftliga överenskommelser mellan konsortiebiblioteken och KB så finns det en sådan om anslutning till MetaLib ”Förbindelse för universitet, högskolor och vissa icke högskoleanknutna forskningsinstitutioner (nedan kallade Deltagande institution) avseende anslutning till KB/LIBRIS MetaLib‐portal”. Deltagande institution förbinder sig att ta del av instruktioner som KB/LIBRIS meddelar för administrationen och att se till att deras personal får information och utbildning om vilka åtaganden anslutningen innebär.  

26  Konsortiebiblioteken har framfört synpunkten att de har svårt att få en överblick över avtalen och vad de innefattar. 

Support och ärendehantering Hanteringen när det gäller supporten har nyligen ändrats. Tidigare var LD first line för all support både för bibliotek med delade och med egna instanser. Supportkedjan var då biblioteket → LD → Fujitsu → ExLibris. Denna rutin har skapat viss irritation hos alla parter. Fördelen med den var att biblioteken inte behövde hålla reda på vem som hanterar vilka ärenden. Nackdelen att processen kunde ta lång tid och att den inte var transparent, det var inte synligt för biblioteken vem som tog sig an deras ärende och när svaret kunde förväntas komma. Nyligen har den ersatts med en överenskommelse mellan Fujitsu och LD om vem som är first line för vilka ärenden. Överenskommelsen skickades ut till biblioteken i september. LD fortsätter att vara first line för frågor som gemensamma frågor och Fujitsu är first line för supportfrågor om egna instanser och aktivering av lokala resurser på dessa. LD är driftsorganisation för både centrala och lokala instanser och ska kontaktas vid driftsstörningar och åtkomstproblem.  Planerna för supportärenden är att LIBRIS kundservice ska kunna besvara fler av supportfrågorna för Samsök än vad som sker idag. På LIBRIS kundservice pågår implementering av ett ärendehanteringssystem, EPiDesk, som syftar till att förenkla hanteringen och göra den mer transparent.  Det finns också, som nämnts, möjlighet för biblioteken att vända sig direkt till ExLibris i frågor som rör CKB via CRM‐systemet Pivotal.  När det gäller utvecklingen av själva systemen är processen från det att kraven ställs till dess att de eventuellt uppfylls relativt lång och passerar flera instanser. Det finns olika vägar att gå. En kedja är konsortiebiblioteket → SAMSA → LD → Fujitsu → Distributörsmöten → ExLibris. En annan kedja är konsortiebiblioteket → SAMSA → IGeLU → ExLibris.  Inte heller denna process är transparent. Biblioteken upplever att deras synpunkter hamnar i ett vakuum och de är osäkra på vad som sker med deras önskemål om vidareutveckling.   Transparent ärende‐ och supporthantering efterlyses av biblioteken.    Användargrupperna SAMSA respektive IGeLU fyller en viktig funktion som kanal och påtryckningsgrupp för vidareutveckling.   

Uppdrag och ansvarsfördelning Samsök ingår som nämnts tidigare i KB:s uppdrag informationsförsörjning till högre utbildning och forskning. En av drivkrafterna som ligger bakom utvecklandet av tjänsten Samsök är att studenter och forskare ska kunna få tag på den information de behöver i 

27 sitt arbete på ett snabbt och enkelt sätt. En annan drivkraft är att ge forskningsbiblioteken stöd i fullföljandet av sitt uppdrag gentemot sina respektive organisationer.  

LD:s uppdrag och roll  LD:s uppdrag är inte specifikt definierat utan har vuxit fram med tiden. men arten och graden av uppdraget är otydligt, likaså vilket mandat LD har. Något tydligt mål för Samsök‐verksamheten finns inte heller. Otydligheten i dessa saker bidrar i till en osäkerhet på LD och på konsortiebiblioteken om LD:s åtaganden gentemot konsortiebiblioteken. Det bidrar också till otydlighet om vem som har ansvar för vad i vissa frågor och en bristande matchning av förväntningar på båda håll. Det saknas också en långsiktig plan för LD:s arbete med Samsök. På LD vill man ha ett tydligt uppdrag och mandat och tydliga mål och även konsortiebiblioteken uttrycker önskemål om det.  

”Är Librisenhetens 

uppgift att bara 

tillhandahålla servrar 

gratis?” 

LD 

Ansvars‐ och arbetsfördelning  Fördelningen av ansvar upplevs i de flesta fall som tydlig men vissa områden fungerar sämre. Trepartsförhållandet med Samsökkonsortiet – LD – Fujitsu/ExLibris komplicerar bilden. LD är t.ex. både leverantör till konsortiet och medlem av konsortiet. Fujitsu är distributör och support och har eget ansvar för vissa frågor, men fungerar till stor del som instans även för frågor som ExLibris har ansvar för. Konsortiebiblioteken, både de med egen och delad instans har eget ansvar för vissa frågor och slutligen finns leverantörerna av e‐resurser i bakgrunden med ansvar att leverera korrekt och tillförlitlig information till ExLibris CKB.  Det finns formella överenskommelser mellan LD och konsortiebiblioteken när det gäller vissa frågor men mer kan regleras. Biblioteken och även LD efterlyser större tydlighet och ser gärna att uppdrag och ansvarsområden regleras i skriftliga överenskommelser. Ett önskemål är att bilda ett mer ”formellt” konsortium för att reglera samarbetet mellan KB och biblioteken.  De frågetecken som finns gäller i dagens situation framför allt utveckling, gränssnitt, utbildning samt support och ärendehantering.   Drift LD har driften av Samsök som sitt ansvar och sin arbetsuppgift. Detta är tydligt för alla inblandade. Det finns ingen önskan från LD:s sida att släppa driften av Samsök. 

”Vad är vitsen med att 

drifta om man inte 

utvecklar?”  Utveckling 

LD Formellt och avtalsmässigt är det ExLibris som har ansvaret för utvecklingen av MetaLib och SFX. Det finns emellertid möjlighet för LD 

28 och biblioteken att utveckla/anpassa vissa funktioner inom ramen för avtalet med Fujitsu.   På LD skulle man vilja göra mer utvecklingsinsatser än vad man har mandat för och resurser till idag. Genom kontakten med konsortiebiblioteken och genom att själv arbeta med systemet ser man både behoven och möjligheterna. Biblioteken i sin sida förväntar sig vissa utvecklingsinsatser från LD:s sida när det t.ex. gäller anpassning av gränssnitten. Mer tydlighet vad biblioteken kan förvänta sig att LD ska göra och vad LD förväntar sig att biblioteken ska göra behövs.   Uppdatering När det gäller uppdateringen av information från ExLibris CKB och andra håll (t.ex. fria resurser) med e‐resurser i de olika instanserna är det också relativt klart vem som ansvarar för vad. LD ansvarar för att ta emot uppdateringarna från ExLibris CKB och få in dem i MetaLib‐ och SFX‐instanserna. De fria resursernas IRD poster och konfigureringar uppdateras av LD, som antingen hämtar dem från ExLibris CKB eller skapar dem själva i MetaLib‐instansen. Vissa fria resurser finns alltså i ExLibris CKB men de regionala kommer sällan in där och kräver då mer arbetsinsats i form av beskrivning, konfigurering, mm för att kunna aktiveras.   Biblioteken med egen instans ansvarar för att sådan information hämtas in i deras respektive instanser. Men detta är inte helt klart för alla bibliotek, vissa förväntar sig, enligt LD, att LD ska göra det.  Aktivering LD ansvarar för aktivering i SFX av bibliotekens centrala avtal samt vissa lokala avtal med paketlösning. Merparten av denna aktivering sker strax efter årsskiftet eftersom merparten av avtalen löper per kalenderår och är då en resurskrävande insats. När det gäller lokala avtalen har biblioteken med egen instans ett tydligt ansvar att aktivera dessa. Bibliotek med delad SFX‐instans aktiverar i görligaste mån sina lokala avtal, men även LD gör här en arbetsinsats när det gäller paketlösningar. Det finns en osäkerhet om vems ansvar det är att aktivera vilket avtal när det gäller de lokala avtalen.    Gränssnitt ”Basgränssnitten” står ExLibris för men anpassningar kan ske på LD och/eller på biblioteken. LD ansvarar för de gemensamma gränssnitten till delade instanser. De bibliotek som har egen instans ansvarar för sina gränssnitt och de bibliotek som gör anpassningar av gränssnittet med MetaLibs X‐server och Xerxes eller andra ”hjälpprogram” ansvarar för sina varianter av gränssnitten.  Även med egen instans är inte biblioteken helt fria att utforma sina gränssnitt, viss hänsyn måste tas till de centrala gränssnitten.  

29

 som opedagogisk.  

När det gäller de gemensamma gränssnitten har de olika bibliotek förstås olika uppfattningar. Någon behöver ta det slutliga beslutet och det finns en oklarhet om LD har det mandatet.   Support Oklarheterna här rör vem biblioteken ska vända sig till i vilka ärenden. Den nya rutinen har nyligen kommunicerats och förväntas lösa en del av problemen. LD vill mycket tydligt kommunicera att biblioteken med egna instanser ska vända sig till Fujitsu för support.  Utbildning När det gäller utbildning har alla parter ansvar. Fujitsu har avtalsreglerat ansvar för utbildning i systemen. LD ansvarar för utbildning om delade instanser. Biblioteken har ansvar för att utbilda slutanvändarna och de på delad instans har också ansvar för att se till att deras personal är informerade om och utbildade i hantering av den delade instansen.  ”Leverantören säger att 

detta är så enkelt och 

intuitivt, men så är det 

inte.” 

 En del av den utbildning och information som behövs verkar emellertid falla mellan stolarna. Biblioteken och även LD har ingen klar bild av vilka utbildningsinsatser vilka utbildningsinsatser som behöver göras och vem som i så fall ska ansvara för dem. Det finns ingen utbildningsplan.   Ett bibliotek 

 Biblioteken vill ha bättre koll på kommande utbildningsinsatser och dessutom finns visst missnöjde med Fujitsus utbildning som upplevs

Kommunikation, kunskapsöverföring och dokumentation För ”organiserad” kommunikation mellan LD och biblioteken används Samsökwikin som en plats att samla anvisningar, uppdateringsinformation, manualer, checklistor, FAQ och annan information som konsortiebiblioteken har nytta av och bör ta del av. Den är lösenordsskyddad och avsedd för personal vid KB och konsortiebiblioteken. Denna wiki har nyligen arbetats om. Den gamla portalwikin fick i undersökningen ”Samsök så här långt”17 kritik för att den var svår att hitta i och för brist på möjligheter till interaktion för biblioteken. Den nya wikin har inte utvärderats på liknande sätt men verkar bra och lättnavigerad.  

Kommunikation sker också i möten som anordnas i LD:s eller i SAMSA:s regi.   ”Biblioteken ställer krav på Libris att 

de ska kommunicera, men hur bra är 

vi bibliotek på att kommunicera med 

Libris? ” 

Kommunikationen upplevs på båda håll som ensidig: LD kommunicerar ut till biblioteken. Båda parter ser detta som ett problem och skulle vilja ändra på det.  

Ett bibliotek 

17 Hiort af Ornäs 2007

30 Kunskapsöverföringen på LD sker huvudsakligen från person till person, vilket har en inbyggd sårbarhet. I och med att ganska få personer hittills arbetat med Samsök är vissa moment beroende av en person. Det är en sårbar lösning och konsortiebibliotek har också uttryckt oro över vad som händer när denna person inte finns tillgänglig. Det är också sårbart om arbetsprocedurerna bara finns i den personens huvud och inte dokumenteras. På LD arbetar man nu på att lösa den situationen med olika åtgärder. En åtgärd är att lära upp kundservice att via ärendehanteringens svarsbank svara kunderna direkt och en annan är att lära upp fler personer i viktiga moment, framför allt att lära upp licenshandläggare i aktivering av avtal.  

En del av arbetet dokumenteras, för det mesta på enskilda individers initiativ. Det finns ingen formaliserad rutin för vad som ska dokumenteras, vem som är ansvarig för vilken dokumentation, vem som ska ta del av den och hur spridning och arkivering ska ske. Vidare finns brister i dokumenten i att ange metadata som datum och författare/ansvarig.  

Nyttan av central hantering av Samsök  När portalenprojektet startade var tanken att ha central administration och ett gränssnitt. En så centraliserad lösning visade sig inte vara det som biblioteken ville ha. Visserligen sparade den arbete men den gav inte utrymme för lokala anpassningar och gränssnitt som upplevdes som mer önskvärda än arbetsbesparingarna. Följden blev att hälften av konsortiebiblioteken nu har skaffat egen SFX‐instans och att biblioteken anpassar gränssnittet till egna förhållanden och önskemål.   Att LD har hand om driften ses av de flesta som självklart, men åsikten att den lika gärna kan ligga hos någon annan finns också.   Att ta emot uppdateringar från ExLibris CKB och vid behov lägga in fria resurser i sfxlibris är uppgifter som behöver vara centraliserade.   Så länge LD upphandlar de centrala licenserna är det rationellt att också hantera dem i Samsök och aktiverar bibliotekens e‐resurser som inkluderas i de centrala avtalen. Biblioteken har stor nytta av denna tjänst och har anpassat sina resurser efter det. En central hantering är emellertid endast rationell under förutsättning att biblioteket har samtliga titlar i ett paket och att flera bibliotek har samma paket. Med flexibla avtal och styckvisa licenser blir hanteringen tidsödande och vitsen med central hantering försvinner.   Flera av biblioteken framhöll att Sverige behöver ett nationellt system för hanteringen av informationsresurser, både i elektronisk och i tryckt form. Det är inte effektivt att varje bibliotek själva ska arbeta med detta. Central hantering och samordning behövs.  Man efterlyste också en förutsättningslös och leverantörsoberoende diskussion för den 

31 långsiktiga inriktningen. En viktig del i den är att se på hur omvärlden arbetar med frågan och ta del av andras erfarenheter.   En idé för samverkan omkring detta är att skapa ett Library Lab där kompetenser från biblioteken och KB kan arbeta med utveckling.  

Användning av Samsök  Allmänt bedömde man att SFX används i betydligt större utsträckning än MetaLib både av slutanvändarna och av bibliotekspersonalen.  

”Idag går utvecklingen så 

snabbt att det inte går att följa 

den på alla bibliotek. Skapa ett 

utvecklingscentrum, Library 

Lab, med poolade resurser.” 

Ett bibliotek 

     Ingen  Liten  Medel  Ganska 

stor/Stor18

MetaLib  Slutanvändarna  9 (30 %)  11 (37 %)  2 (6 %)  8 (27 %)   Bibl.personalen  7 (23 %)  13 (43 %)  3 (10 %)  7 (23 %) SFX  Slutanvändarna  4 (13 %)  4 (13 %)  2 (6 %)  21 (68 %)   Bibl.personalen  1 (3 %)  5 (16 %)  4 (13 %)  21 (68 %) Den uppskattade användningen hos slutanvändarna och bibliotekspersonalen av MetaLib och SFX, antal och % av de bibliotek som besvarat enkäten19   Bilden bekräftas av den systemgenererade användarstatistiken (se diagram ”Besökare MetaLib och SFX”). T.o.m. september i år hade t.ex. MetaLib ca 20 % och SFX ca 80 % av det totala antalet besökare. Man måste dock ta med i bilden att en sökning i MetaLib kan generera flera fulltextartiklar när man jämför statistiken. Det betyder inte att det ena systemet är viktigare än det andra.   Användningen av Samsök ökar för både MetaLib och SFX, dock i lägre grad för MetaLib.  Första året (fr.o.m. april 2006) hade MetaLib drygt 31 000 besökare och år 2009 (t.o.m. september) var man uppe i drygt 86 000 besökare. SFX hade motsvarande perioder drygt 57 500 respektive knappt 353 000 besökare (se diagram nedan, staplarna för 2009 innefattar prognos av användningen för hela året, månaderna oktober – december är uppskattningar). Tyvärr går det inte att få fram statistik per bibliotek med delad instans men andra uppgifter tyder på att aktiviteten för MetaLib är låg hos en del bibliotek något som också påverkar användningen.   

18 Ett skrivfel i enkäten, skulle vara Mycket stor. 19 Bas: 30 bibliotek (MetaLib), 31 bibliotek (SFX)

32

 Besökare MetaLib och SFX.20  Den potentiella användargruppen hos universitets‐ och högskolebiblioteken i Samsökkonsortiet var 2008 omkring 260 000 studenter och 20 000 forskare, lärare och övrig forskande och undervisande personal.21 För att få en uppskattning av hur stor andel av den potentiella användargruppen som använder MetaLib respektive SFX har november månad 2008 valts ut. Denna månad hade MetaLib 13 616 och SFX 39 901 unika besökare, vilket motsvarar 5 % respektive 14 % av den potentiella användargruppen.      Allmänt sett är användningen av elektroniskt material av stor betydelse. De 280 000 studenterna och 28 000 forskare, lärare och övrig forskande och undervisande personal vid landets samtliga universitet och högskolor använde under 2008 ca 12 miljoner fulltextartiklar och ca 4 miljoner e‐böcker (mätt i antal nedladdningar). Det innebär ca 39 artiklar och 13 e‐böcker per potentiell användare.22 Under 2000‐talet har det skett en stark ökning av antal nedladdade elektroniska publikationer och år 2006, året då Samsök sattes i drift, tar ökningen ett tydligt språng. En slutsats, som dock inte kan bekräftas, är att Samsök har påverkat och stimulerat användningen av det elektroniska aterialet.  

 

m 

20 2006: statistik fr.o.m. april; 2007: ofullständig statistik för maj-augusti (MetaLib) och juli (SFX). Dessa månaders användning har uppskattats. 2009: statistik t.o.m. september. Användningen månaderna oktober – december har uppskattats. Statistiken redovisar antal unika besökare per månad. 21  Universitet & högskolor 2009. 22 Forskningsbiblioteken 2008

33

 Nedladdningar(1 000‐tal) av e‐resurser vid svenska universitets‐ och högskolebibliotek 2004‐200823    I enkäten tillfrågades biblioteken om vad de använder MetaLib respektive SFX till. Databasförteckning för att synliggöra e‐resurser, för referenstjänsten, erbjuda samsökning och administrera e‐resurser är de vanligaste användningsområdena för MetaLib. För SFX är det tillgång till fulltexten, tidskriftslista för att synliggöra tidskrifterna, för att administrera e‐resurser för referenstjänsten och för informationssökning för slutanvändarnas räkning.   Rangordningen av användningsområdena för MetaLib är (procentsatsen är andelen bibliotek som uppger att de använder denna funktion).  

1. Synliggöra e‐resurserna/databasförteckning (74 %) 2. I referenstjänsten (68 %) 3. Erbjuda samsökning av en del av e‐resurserna (58 %) 4. Administrera e‐resurser (58 %) 5. Informationssökning för slutanvändare (55 %) 6. Ge tillgång till fulltext (52 %) 7. Erbjuda samsökning av bibliotekets katalog med andra e‐resurser (35 %) 8. Erbjuda samsökning av alla e‐resurserna (35 %) 9. Skapa ämnesguider (29 %) 10. Erbjuda alerter/stående uppdateringar (10 %) 11. Lämna information om upphovsrättslagstiftningen (6 %) 

 Inget bibliotek använde MetaLib som hjälp vid katalogiseringen. En del bibliotek använder endast databaslistan, inte samsökningsfunktionen, i MetaLib.   

23 Forskningsbiblioteken 2008 och motsvarande statistik för 2004‐2007

34  Motsvarande rangordning för SFX är 

1. Tillgång till fulltext (87 %) 2. Synliggöra e‐tidskrifterna/tidskriftslista (81 %) 3. I referenstjänsten (74 %) 4. Administrera e‐resurser (74 %) 5. Informationssökning för slutanvändare (64 %) 6. Databasförteckning (10 %) 7. Hjälp vid katalogiseringen (10 %) 8. Lämna information om upphovsrättslagstiftningen (10 %) 

Nyttan av Samsök Att tillgängliggöra e‐resurserna för slutanvändarna upplevs enligt enkäten vara den största nyttan med både MetaLib och SFX. 28 % av biblioteken mycket stor nytta av MetaLib och 80 % mycket stor nytta av SFX för detta ändamål. Minsta nytta hade man vid administration av avtal för e‐resurserna. Drygt hälften av biblioteken upplevde ingen nytta av MetaLib och 40 % upplevde ingen nytta av SFX för dessa ändamål. Bilden är liknande när det gäller övrig intern administration av e‐resurserna. Men det är värt att nämna att nio bibliotek upplevde mycket stor nytta av SFX vid administration av avtalen (motsvarande andel för MetaLib är två bibliotek).   Undersökning av totala nyttan visar att man helt klart är mest nöjd med SFX: 73 % av biblioteken anger mycket stor nytta med SFX, medan motsvarande för MetaLib är 13 %. Ett bibliotek tycker att de inte har någon nytta av SFX och fem bibliotek tycker att de inte har någon nytta av MetaLib. (Se diagram nedan. Kategorierna Ganska stor och Mycket stor är där sammanslagna.) 

”SFX är Guds gåva till 

biblioteken.” 

Ett bibliotek 

35

 Andelen (%) bibliotek som bedömer graden av upplevd nytta av MetaLib24.    

 Andelen (%) bibliotek som bedömer graden av upplevd nytta av SFX25.   

24 Bas 30 utom för Tillgängliggöra e-resurserna där basen är 29 och för Total nytta där basen är 31. 25 Bas 30 utom för Samsöka e-resurser där basen är 29.

36 De bibliotek som har egen SFX‐instans upplever enligt enkäten större nytta med SFX än de bibliotek som har delad instans. Andelen bibliotek med egen SFX‐instans som upplever nyttan som mycket stor är 82 %, jämfört med 50 % för de med delad SFX‐instans. Det finns också viss samstämmighet mellan större upplevd nytta även av MetaLib och egen SFX‐instans.  Inte oväntat finns också ett samband mellan hur mycket resurser (mätt i % av heltid) som man lägger ner på Samsök och hur stor nytta man upplever sig ha. Sambandet gäller framför allt SFX. Alla de nio bibliotek som lägger ner med än 50 % av en heltid har mycket stor nytta av SFX. Ett av dessa bibliotek upplever mycket stor nytta och ytterligare fem ganska stor nytta med MetaLib.  Både av enkäten och diskussionerna i workshop och fokusgrupper framgår att ytterligare bibliotek planerar att i en nära framtid att ersätta sina nuvarande databas‐ och tidskriftslistor med MetaLibs och SFX. Man framhåller nyttan av att ha centralt skapade listor. Det sparar mycket tid på biblioteken att slippa underhåll av egna listor.  

Resursförbrukning och kostnader Hur mycket resurser i form av pengar och personalens arbetstid som Samsök har kostat i inköp och drift anges nedan. Uppgifterna baseras på avtal och uppgifter från LD samt konsortiebibliotekens uppskattningar i enkäten. 

KB:s resursförbrukning Investeringskostnaden på KB är (1 000 kr) Systemen inkl. installation (2005)      800  Två SFX instanser (2006)        160 Totalt              960  Den årliga driftskostnaden är (1 000 kr) Underhåll av systemen (MetaLib, SFX, Oracle)  233 CKB service            145 Totalt              378            Underhålls‐ och supportkostnaderna är 20 % av licenspriset.   Ytterligare kostnader tillkommer, exempel är kostnader för extra konsulthjälp, utbildning mm.   Enligt uppskattningar på LD var arbetsinsatsen på KB i slutet av portalenprojektet (2006) ca sex heltidstjänster. I nuvarande förvaltningsfas är arbetsinsatsen 3,5 heltidstjänster för drift och support.  

37 Konsortiebibliotekens resursförbrukning Kostnaden på biblioteken är, förutom arbetsinsats, inköp och årlig licensavgift för egen SFX‐ och MetaLib‐instans. En SFX‐instans kostar 80 000 i inköp och den årliga licensavgiften är 20 000 kr.   Arbetsinsatsen för Samsök vid konsortiebibliotek med delad SFX‐instans Totalt har 17 konsortiebibliotek delad instans (SFX och MetaLib). Nio bibliotek med delad instans besvarade enkäten och sex av dessa kunde uppskatta tidsåtgången som varierar mellan 0 och 30 %. Den totala arbetstiden för de sex biblioteken är 52,5 %, vilket gör en genomsnittlig arbetsinsats på 8,75 % per bibliotek.   Proportionerligt fler bibliotek med delad instans kunde inte ange hur stor arbetsinsats de ägnar åt administration av Samsök. Den genomsnittliga siffran för tidsåtgången är mycket ungefärlig eftersom så få bibliotek har uppskattat tiden och spannet mellan minsta och högsta tidsåtgång är relativt stort (fördelningen på svaren är 0 %, 0 %, 2,5 %, 5 %, 15 % och 30 %).   Arbetsinsatsen för Samsök vid konsortiebibliotek med egen SFX‐instans Av de 22 konsortiebibliotek som har egen SFX instans kunde 20 bibliotek i enkäten uppskatta tidsåtgången. (Enkäten besvarades av samtliga bibliotek med egen instans.) Denna varierar mellan 5 % och 200 %.  Den totala arbetstiden för de 20 biblioteken är 1625 % vilket gör en genomsnittlig arbetsinsats på 81,25 %  Arbetsinsatsen för lokal anpassning av MetaLib respektive SFX En av frågorna i enkäten rörde lokal anpassning av MetaLib och SFX. Relativt många bibliotek uppger att de inte lägger ner någon arbetsinsats på lokal anpassning av MetaLib (38 %) och SFX (38 %) och relativt många visste inte hur mycket arbetsinsats de lägger ner på sådan anpassning (28 % för MetaLib och 32 % för SFX). Det vanligaste var annars att lägga ner 1‐5 % av en heltid på sådan anpassning (17 % för MetaLib och 21 % för SFX.)  

Sammanfattning av resursförbrukningen Inköpskostnad och årliga licenskostnader (1000 kr)   KB  Egen 

instans Totalt 

Investeringskostnad per bibliotek 

  80   

Total investeringskostnad  960  1 760  2 720 Årlig drift‐ och licenskostnad per bibliotek 

  20   

Total årlig drift‐ och licenskostnad 

378  440  818 

 

38 Arbetsinsatsen (% av heltid)   KB  Delad instans  Egen instans  Totalt Arbetsinsats per bibliotek    8,75  81,25   Total arbetsinsats   350  148,75  1 787,50  2 286,25  Den uppskattade totala arbetsåtgången på konsortiebiblioteken uppgår således till drygt 19 heltidstjänster och den totala arbetsåtgången med även KB inräknat uppgår till knappt 23 heltidstjänster. Arbetstiden representerar en kostnad på drygt 10 miljoner fördelat på konsortiebiblioteken (8,550 miljoner) och på KB (1,575 miljoner).26  Tiden för att installera och sjösätta MetaLib och SFX på biblioteken har inte beräknats. Bortsett från den tid som varje bibliotek har lagt ner på egna applikationer har många bibliotek också deltagit i olika gemensamma arbetsgrupper. 

Synergi med andra applikationer 

Samsök och LIBRIS MetaLib Den synergi som idag finns mellan MetaLib och LIBRIS är att LIBRIS kan samsökas med andra e‐resurser i MetaLib. Däremot kan inte MetaLib samsökas med LIBRIS. Önskemål finns om att få träff på även avtalsresurser vid sökning i LIBRIS. Frågan har diskuterats en hel del men några svårigheter finns bl.a. behörighetskontrollen.  

”Integrera med Libris, då 

får man ett jättetydligt 

mål för LD.” 

LD 

 SFX När det gäller SFX har man kommit längre. I LIBRIS kommer att finnas länk till SFX. Under 2009 testas export av poster och beståndsuppgifter till LIBRIS från SFX på Karolinska institutet och Stockholm står på tur. I planerna finns också import av tryckta tidskrifter från LIBRIS till SFX och fulltextlänkning via SFX från externa källor.  Biblioteken välkomnar denna utveckling, som de har framfört som ett starkt önskemål och de förutser att de och deras användare kommer att ha mycket stor nytta av funktionen. 

Andra applikationer Flera bibliotek arbetar med att utveckla applikationer baserade på MetaLib och SFX för sina användare. Några exempel är Jönköping, PRV, Naturvårdsverket, Luleå och det finns säkert fler. Via SAMSA och andra nätverk kan biblioteken ta del av varandras erfarenheter.   Några exempel: 

26 Beräknat på en årlig kostnad på 450 000 kr för en heltidstjänst inklusive sociala och andra påslag

39

• SFX används för att skapa katalogposter för e‐tidskrifter i LIBRIS och i den lokala katalogen . 

• Export till Google Scholar via SFX. • MetaLib används som administrativt system för att lagra information om 

bibliotekets e‐resurser och back office information. • SFX API används för att integrera i publikationsdatabas och som stöd för 

bibliometri.  

Diskussion, slutsatser och allmänna rekommendationer  

Allmänt Besluten om Samsöks framtid bör ske inom ramarna för KB:s nationella uppdrag och utifrån KB:s strategier och framtidsplaner. Den framtida lösningen bär utformas med hänsyn till hur väl den tillgodoser bibliotekens behov för att fullfölja sina uppdrag. Såväl kulturutredningen som resulterat i en proposition som autonomiutredningen påverkar framtiden för Samsök. Kulturutredningen genom att KB:s nationella uppdrag kommer att utökas till samtliga offentligt finansierade bibliotek. Autonomiutredningen genom att förslaget ökad självständighet bland landets universitet och högskolor kan motverka centrala initiativ.  Vad får man då för investeringen på nästan 3 miljoner som Samsök kostat och 800 000 kr i driftskostnad och 23 heltidstjänster (motsvarande ett värde på ca 10 miljoner) som Samsök kostar per år?  Samsök är en viktig beståndsdel i Samsökkonsortiebibliotekens utbud av tjänster och ett viktigt verktyg för effektiv informationsförsörjning till svensk utbildning och forskning. Ett stort antal användare: studenter, forskare och andra är beroende av att samsöknings‐ och fulltextlänkningsfunktionerna fungerar.  Jämfört med det ”gamla” alternativet att söka i varje databas för sig och sedan beställa fram den fulltexten man behövde (om inte databasen innehöll fulltext) antingen från bibliotekens egna samlingar eller som fjärrlån är samsökning och fulltextlänkning klart överlägset. Samsökning och fulltextlänkning tillhör otvivelaktigt nutiden och framtiden.  Samtidigt ökar kraven i takt med att möjligheterna ökar och t.ex. Google Scholar erbjuder ett enkelt samsökningsgränssnitt och även ett hyfsat sökresultat. Mycket av informationen i databaser och tidskrifter täcks dock inte av Google Scholar och utmaningen är att erbjuda tillgång till detta material på ett sådant sätt att det verkligen används. Undersökningar har pekat på diskrepansen mellan slutanvändarens och bibliotekariens uppfattning om och krav på en bra söktjänst. Slutanvändaren är starkt influerad av söktjänster på Internet, speciellt Google och lättanvändbarhet och snabbhet till fulltexten är mer avgörande för valet av söktjänst än informationens kvalitet och tillförlitlighet.27   

27 Online catalogs 2009

40

Det är knappast kontroversiellt att betona vikten av att de resurser som biblioteken har och som representerar en betydande investering synliggörs på bästa sätt. Om KB upphandlar centrala licenser för 228 miljoner kr per år bör KB också ta sin del av ansvaret för att de används effektivt.  Bättre exponering leder till bättre utnyttjande och bättre stöd till utbildning och forskning.   Vad är alternativet för biblioteken till Samsök? Alternativet är alltså knappast att inte ha något system alls för samsökning, exponering och fulltextlänkning utan det är att i så fall att välja något annat system eller utveckla ett eget. Det finns fler system som säljs av systemleverantörer eller utvecklats vid bibliotek – ELIN i Lund är ett exempel.  Att undersöka vad som finns beträffande andra system än MetaLib och SFX och göra en jämförelse ligger emellertid utanför ramen för denna översyn. ExLibris är dock en väletablerad aktör på marknaden som dessutom satsar mycket på utveckling.   Flera faktorer i omvärlden påverkar valet av den kommande lösningen för Samsök. Ett exempel är ”Open”‐rörelserna. Open Access bidrar till att antal fria resurser som biblioteken vill erbjuda tillgång till växer. Open source när det gäller program sätter press på leverantörerna att bli mer öppna i sina lösningar (Open Platform). Open Data Commons, t ex. projektet ‡biblios.net, hävdar att rätten till data som katalogposter ska vara öppen.28   Frågan om katalogposternas kommersialisering är för övrigt intressant och påverkar hela biblioteksväsendet. Kommersiella aktörer som förlag, internetbokhandlare, söktjänster och informationsaggregatorer har intresse av bibliografisk information/metadata och hävdar upphovsrätten om de själva skapar sådan information. OCLC reglerar också användningen av katalogposter medan katalogposterna i t.ex. LIBRIS är fria att använda.    Andra diskussioner som pågår och som också har viss relevans gäller vilken ambitionsnivå biblioteken ska ha när det gäller sökning (krav på precision och recall). Vidare vilken katalogiseringsnivå ska man lägga sig på både för egen katalogisering och den man ska kräva när informationsleverantörens data ska in i en CKB. Ytterligare en fråga är om katalogens beständighet, kan man acceptera ”flyktiga” kataloger eller inte? Kan man nöja sig med ”good enough” och kommer man i så fall åt informationen och vad händer med bibliotekens varumärke som är förknippat med god kvalitet? ”Good enough” kan upplevas som en lättnad och kanske är det denna trend som kommer att segra (vilket den troligen kommer att göra så småningom.) 

28 Rapport från arbetsgruppen för framtidsfrågor 2009

41  

 

Centrala funktionen Samsök passar in i KB:s uppdrag informationsförsörjning och ligger bra placerad i Avdelningen för nationell samverkan. Samverkan mellan Samsök, centrala databaslicenser och LIBRIS‐systemet gynnas av att de numera är organiserade i samma enhet inom avdelningen. Avdelningen har emellertid många och sinsemellan ganska olika uppgifter ‐ stora och små, operativa och strategiska. För en utomstående verkar det ganska orimligt att så många disparata uppgifter ska kunna utföras med nuvarande resurser.  Nationell samverkan har både en operativ och en strategisk roll, men den operativa är dominerande och ska också vara det enligt ledningen. Alltför många operativa uppgifter hämmar emellertid ofta möjligheten att blicka framåt och utåt och utforma strategier för framtiden.   Är det så att medan man arbetar febrilt med att upphandla licenser, drifta, supporta, aktivera resurser mm för biblioteken så förblir de strategiska frågorna omkring e‐resurshantering olösta? Kanske inte fullt så illa, men mer tydlighet och fokus på de strategiska uppdragen är önskvärd: vad ska göras, vem har ansvaret, hur ska det åstadkommas? Kanske ska LD släppa några av sina operativa uppgifter, t.ex. drift och aktivering av resurser, för att kunna arbeta mer strategiskt. 

”De (avd. för Nationell 

samverkan)är mycket operativa 

men måste ha ett strategiskt 

tänkande” 

Riksbibliotekarien 

  En strategiskt inriktad expertgrupp med representanter från biblioteken och från KB bör inrättas för att sätta fokus på de övergripande frågorna beträffande (e‐)resurshantering. Denna grupp bör också ha ansvaret att bevaka vad som händer i omvärlden och titta förutsättningslöst på olika lösningar.  När det gäller Samsök saknas tydligt uppdrag, mandat och mål för vad LD ska göra och inte göra. En del av osäkerheten som nu finns kring LD:s grad av service till biblioteken, vilket mandat LD har att bestämma om centrala lösningar och vad som ska uppnås på kort och lång sikt, skulle då försvinna både på LD och på biblioteken. Samarbetet skulle underlättas. Därför behövs avsett vilken framtida lösning som väljs tydlighet kring vad LD ska göra, för vem, vilket mandat LD har och vilka mål som ska uppnås på kort och lång sikt.   Viss osäkerhet finns också kring vem som har ansvar för vad. LD:s dubbla roll som leverantör gentemot konsortiebiblioteken och kund gentemot Fujitsu bidrar till denna osäkerhet och den dubbla rollen påverkar samarbetet med konsortiebiblioteken. LD ingår t.ex. idag inte i SAMSA, vilket de bör göra framöver enligt min mening. Alla parter tjänar på en enad front gentemot leverantören (även leverantören). Det skulle också 

42 bidra till att lösa problemet med ensidig kommunikation från LD till biblioteken om LD var en SAMSA‐medlem i stället för som nu bara en presentatör vid SAMSA‐möten.   Även om biblioteken nu är mycket nöjda med den centrala aktiveringen av de centrala avtalen kan man fråga sig om konceptet är hållbart i längden. Antalet styckvis inköpta e‐resurser ökar, e‐böckerna är starkt på frammarsch i ExLibris CKB och med nuvarande takt går de snart om tidskrifterna, ”fasta” paketlösningar blir mindre populära till förmån för flexibilitet. Mycket tyder på att biblioteken, oavsett om den centrala aktiveringen fortsätter eller inte, ändå själva behöver aktivera en stor del av sina resurser. Kanske det är bättre att då satsa på ERM‐system som hjälper biblioteken i denna hantering. Redan idag verkar det som om många av biblioteken inte har full koll på sina avtal, ett ERM‐system skulle förhoppningsvis avhjälpa den bristen.  Frågan är också om det är någon vits med att ha kvar en central hantering när många bibliotek väljer att ha egen instans och lokalanpassat gränssnitt. Det gäller med några undantag de större biblioteken som har egen instans. även dessa bibliotek är emellertid beroende av arbetet som utförs på LD. Detta arbete och den delade instansen är också en förutsättning för att de mindre biblioteken alls ska kunna delta i Samsökkonsortiet. I båda fall krävs en samordning om modellen med ett konsortium ska behållas. Det mesta talar därför för att LD har kvar sin roll som central funktion.   När det gäller de interna rutinerna är ett problem sårbarheten i och med att så få personer på LD arbetar med vissa moment. LD blir en flaskhals för t.ex. aktiveringen av resurser; ett problem som man aktivt arbetar på att lösa genom att lära upp fler personer. Ett ytterligare sätt att minska sårbarheten är att dokumentera. Här finns det brister som skulle kunna åtgärdas med rutiner för vad som ska dokumenteras, vem som är ansvarig för vilken dokumentation, vem som ska ta del av den och hur spridning och arkivering ska ske.   Överhuvudtaget efterlyses bättre transparens i operativa frågor som ärendehantering, supportfrågor, ansvarsfördelning, mm men också i strategiska som vision, uppdrag, mål och planer för kommande år.  Med transparens menas att samtliga parter (inom rimliga gränser och med beaktande av att viss information eventuellt ska vara sekretessbelagd) ska ha tillgång till detta. Vilka avtal som finns och vad de innehåller är en ytterligare sak som konsortiebiblioteken har dålig koll på och som de skulle behöva få bättre överblick över. Samsökwikin kan vara en plats även för sådan information.  

Konsortiet – LD:s målgrupp Samsökkonsortiets bibliotek skiljer sig sinsemellan en hel del både när det gäller inriktning och storlek. Konsortiebiblioteken har därför mycket olika behov av stöd och support. Nu har LD samma typ av tjänster till alla. Det är ett svårt uppdrag och det skapar lätt splittring av resurserna och frustration hos alla parter. LD bör därför diversifiera sitt utbud av tjänster för att matcha de olika bibliotekens behov. Första 

43 steget är att dela upp biblioteken i olika målgrupper. LD:s nuvarande målgrupp för arbetet är hela gruppen konsortiebibliotek. Den bör delas upp i två grupper. Målgrupp 1: Större bibliotek och/eller bibliotek med egen SFX‐instans Målgrupp 2: Mindre bibliotek och/eller bibliotek med delad SFX‐instans  Storleken är en kritisk faktor när det gäller möjligheterna att ha specialkompetens för Samsök. På mindre bibliotek (målgrupp 2) har man inte resurser för att arbeta med Samsök och då är det också svårare att ha och underhålla kompetens inom området. Det blir lätt en ond cirkel: dåligt med resurser leder till att man inte har tid att arbeta med systemet vilket i sin tur medför att det fungerar sämre och därför blir svårare att vara motiverad att lägga resurser på det.  Biblioteken i målgrupp 1 har både resurser och kompetens för och intresse av att arbeta med egen utveckling och anpassning medan målgrupp 2 vill ha och har behov av mer service från centralt håll.  Det skulle vidare vara en fördel för konsortiet om även kraven på de deltagande bibliotekens grad av aktivitet specificeras. Hur aktiva, både med SFX och med MetaLib måste de vara för att få fortsätta vara medlemmar i konsortiet? 

Systemen Även om MetaLib används och uppskattas mer än vad den allmänna bilden av det ger vid handen, är det ingen tvekan om att SFX är långt populärare och att biblioteken satsar betydligt mer på SFX. Det i sin tur är givetvis beroende av slutanvändarens förståelse och uppskattning av MetaLib respektive SFX (som i sin tur till viss del är beroende av bibliotekariernas syn på dessa produkter).  MetaLib har ett dåligt rykte som har uppstått genom upplevd bristande funktionalitet som t.ex. långa svarstider, krångligt användargränssnitt, bristfälliga uppgifter i ExLibris CKB i kombination med alltför höga förväntningar från början. Många bibliotekarier har svårt för MetaLib och deras inställning påverkar arbetet med lära känna systemets möjligheter och att anpassa det till lokala förhållanden.  Det påverkar också om och hur MetaLibs funktioner erbjuds slutanvändaren. I enkäten framgår att de bibliotek som lägger ner mer resurser på MetaLib och SFX också är mera nöjda med dessa. Tiden de lägger ner ökar deras kunskap om systemet och dess möjligheter och de lokala anpassningarna gör att det fungerar smidigare både för bibliotekspersonalen och för slutanvändarna. Biblioteken har själva del i ansvaret för att Samsök ska fungera optimalt och mycket att vinna på att ta det ansvaret. Det finns inga gratisluncher, det gäller även för Samsök.  

”MetaLib fastnade hos 

bibliotekarierna – de 

förstod inte MetaLib och 

ville inte visa det för 

slutanvändaren.” 

Ett bibliotek 

 Hur ska då LD ska förhålla sig till drift, support och utbildning? När det gäller driften är ett alternativ till dagens lösning att outsourca den till leverantören. Fördelen skulle vara att frigöra resurser på LD för andra ändamål, t.ex. strategiska frågor som ju inte kan 

44 outsourcas. Konsortiebiblioteken är nöjda med LD:s sätt att hantera driften, men tanken på outsourcing är inte helt främmande, i varje fall för några av dem, under förutsättning att det inte blir en dyrare och sämre lösning. En annan aspekt är problemet för LD med att drifta ett system som man inte själv har utvecklat och vars utveckling man har föga kontroll över.   Support är i sig en källa till gnissel och potentiellt missnöje – resurserna tycks aldrig täcka behovet. Support av Samsök har sin beskärda del av detta. Men det lagts ner en del arbete på att den ska fungera bättre, genom att bl.a. dela upp ansvaret för first line‐support mellan Fujitsu och LD. Det står emellertid ganska klart att biblioteken, då främst i målgrupp 2, har behov av mer stöd och support än vad det är möjligt att erbjuda med dagens lösning. Om LD utökade sin kapacitet för stöd med att sätta igång, att anpassa gränssnitt, aktivera avtal mm skulle det betyda mycket för de mindre biblioteken och kanske också medföra att fler bibliotek ansluter sig till konsortiet. En satsning här skulle innebära ett bättre utnyttjande av de medel som totalt läggs ner på information och system.   Stöd behövs också i form av utbildning och vidareutbildning. I enkäten och i diskussionerna har som nämnts tidigare framkommit att många bibliotek inte har tillräcklig kunskap om Samsök och hur det kan användas. Det är svårt för mindre bibliotek att ha den tid och kompetens som krävs för att utnyttja Samsök fullt ut. En kombination av ökad utbildningsinsats och ökat stöd från LD:s sida till de mindre biblioteken är att rekommendera. Samtidigt är det viktigt att även de större biblioteken erbjuds vidareutbildning. Även här kan man anpassa utbudet efter målgruppen och erbjuda olika typer av utbildning till de olika grupperna. Liksom när det gäller support är det inte orimligt att biblioteken med egen instans också vänder sig till Fujitsu när det gäller vidareutbildning inom vissa områden.  En utbildningsplan bör upprättas för att biblioteken ska kunna se vilken utbildning som erbjuds och när den sker. Planen ska också innehålla till vem utbildningen vänder sig, när den ska hållas och vem som ansvarar.  Jag vill understryka vikten av att med olika åtgärder få upp aktiviteten hos biblioteken, speciellt när det gäller MetaLib. Oavsett framtida lösningar kommer detta att behövas.   

Finansieringen Det finns anledning att se över finansieringsfrågan. Det är inte givet att KB ska finansiera gemensamma och delade instanser samt LD:s insatser även i fortsättningen. Föreställningen ”att biblioteken vill ha allt och det ska vara gratis” stämmer inte. Biblioteken, i varje fall en del av dem, är beredda att betala för tjänster som de behöver och som de finner prisvärda. De finner det inte orimligt att KB fakturerar ut en del av kostnaderna. Samfinansiering kan erbjuda möjlighet att utöka kapaciteten för sådant som behöver förstärkas och har den fördelen för biblioteken att de kan ställa andra krav än på en 

”Om arbetet utförs centralt är 

det inte orimligt att en del av 

kostnaden faktureras. Det kan 

te sig ganska billigt att betala 

en faktura till KB i jämförelse 

med att göra det själv. ” 

Ett bibliotek 

45 gratistjänst (”money rules”). Det gäller i så fall att hitta en modell för samfinansieringen som inte tar för mycket tid i administration. Det ska också vara klart och tydligt vad biblioteken ska vara med och betala och vad de får för pengarna – inte samfinansiering för ”allmän utveckling”. Ett förslag som kommit upp är att biblioteken är med och finansierar en central programmeringsresurs på LD som kan hjälpa biblioteken med lokala anpassningar.  

Övrigt Några prioriterade funktionalitetsfrågor är att få en bättre lösning för samsökningsdelen, att förenkla möjligheterna att lokalt anpassa gränssnittet, att möjliggöra även hantering av fysiska resurser i samma system och att förenkla hanteringen av e‐böcker (få en dem i ExLibris CKB, sfxlibris och sfxbibsam på ett enklare sätt). Det finns en förhoppning att MetaLib next generation och Primo kan lösa en del av nuvarande funktionalitetsbrister. Denna översyn har inte syftet att utreda tekniken och tekniska lösningar, men det finns kunskap både på LD och bland konsortiebibliotek som kan användas i frågan.    Vissa önskemål har kommit om att ha möjlighet att byta leverantör om så krävs eller att använda fler leverantörer. I det sammanhanget har t.ex. frågan om rättigheterna till innehållet i ExLibris CKB kommit upp. Det är inte klart för alla vad som gäller här och frågan behöver förtydligas. Kanske en tydlig passus om detta bör föras in i avtal mellan KB och leverantören.   Leverantörernas strävan är givetvis att knyta kunderna till sig och få dem att köpa mer av produkterna och tjänsterna. Det kräver i allmänhet mer ansträngning att kroka in nya kunder än att få nuvarande kunder att köpa mer. En bra och stabil kundrelation är också något som seriösa leverantörer uppskattar och ExLibris är inte något undantag. Strategin att arbeta från Open Platform är säkerligen ett svar på bibliotekens önskan att kombinera produkter från olika håll. Samtidigt ska inte den öppna plattformen vara så öppen att den kan utnyttjas till ExLibris nackdel.  Kunderna å sin sida vill ha flexibilitet men de är också intresserade av att ha en stabil och bra leverantörsrelation.   Största möjliga valfrihet har förstås kunden som själv utvecklar sin lösning. Men det är få bibliotek som har av resurser och kompetens för utveckling och vidareutveckling av ett så omfattande och komplicerat system. Även om sådana resurser skulle finnas är det enligt min erfarenhet ingen bra lösning att själv utveckla något som redan finns i godtagbar form på marknaden. Det räcker inte heller som bekant att utveckla ett system, det måste ständigt vidareutvecklas för att matcha nya krav och tekniker.   Till sist: Samsök är ett belastat namn, De flesta associerar till samsökningsfunktionen MetaLib när de hör ordet. De tänker då inte på att även SFX ingår i tjänsten Samsök. Samsök har också därmed en negativ belastning hos de som upplever stora problem med MetaLib. Tjänsten bör byta namn och lanseras på nytt. Lämpligt tillfälle är i 

46 samband med att någon ny funktion eller tjänst införs (från LD:s eller ExLibris sida). Det är i så fall också bra att upprätta en kommunikationsplan för nylanseringen.  

Sammanfattning av allmänna rekommendationer (se också rekommendationerna under Scenarier och vägval) 

• En strategiskt inriktad expertgrupp med representanter från biblioteken och från KB för dessa frågor bör inrättas för att sätta fokus på de övergripande frågorna om hanteringen av (e‐)resurser. 

• LD har kvar sin roll som central funktion och samordnare. • Större tydlighet kring vad LD ska göra, för vem, vilket mandat LD har och vilka 

mål som ska uppnås på kort och lång sikt. Kommuniceras till alla parter.  • LD blir medlem i SAMSA. • Kraven på biblioteken som ingår i Samsökkonsortiet bör specificeras mer, t.ex. 

grad av aktivitet för att vara medlem. • Åtgärder för att få upp aktiviteten hos biblioteken när det gäller MetaLib bör 

prioriteras.  • Bättre transparens behövs i operativa frågor som ärendehantering, 

supportfrågor, ansvarsfördelning mm, men också i strategiska som vision, uppdrag, mål och planer för kommande år. 

• Oklarheter i ansvars‐ och arbetsfördelning bör utredas och kommuniceras till alla parter  

o Vem ansvarar för vilken vidareutveckling och anpassning o Vem ansvarar för vilka utbildningsinsatser. 

• En utbildningsplan bör upprättas för att biblioteken ska kunna se vilken utbildning som erbjuds och när den sker.  

• Rutiner på LD bör införas för dokumentation och kunskapsöverföring.  • Möjligheterna till någon form av samfinansiering bör undersökas. • Arbetet med att integrera Samsök och LIBRIS bör fortsätta. • Tjänsten nylanseras och byter i samband med det namn. 

Scenarier och vägval  En långsiktig vision och några scenarier för Samsöks framtida utveckling har tagits fram. Scenarierna har diskuterats och en konsekvensanalys har genomförts i en workshop med representanter från LD och konsortiebiblioteken. Konsekvenserna har bedömts utifrån möjlighet att genomföra scenariot och om det genomförs, hur stor påverkan har det då på biblioteken och på KB/LD och har det positiv eller negativ påverkan.  Det har inte varit möjligt att utreda de ekonomiska konsekvenserna av de olika scenarierna, men vissa kräver mer resurser och vilka det är framgår nedan.   Scenarierna för Samsöks framtid har testats utifrån följande kriterier: Scenarierna ska 

• falla inom ramen för KB:s uppdrag • tillgodose konsortiebibliotekens behov och uppdrag 

47

• vara långsiktigt hållbara (ett femårsperspektiv) • vara realistiska att genomföra. 

 Den slutliga utformningen av visionen, nedanstående scenarier och rekommendationer om scenarierna är jag ansvarig för, den är inte resultatet av konsensus eller majoritetsbeslut i analysgruppen (även om gruppens synpunkter givetvis starkt har bidragit till utformningen). 

En vision De olika diskussionerna och synpunkterna från olika håll har mynnat ut i att det finns behov av att formulera en långsiktig vision för det fortsatta arbetet med Samsök. Visionen är tänkt att tjäna som ledstjärna och om den antas ska beslut om Samsök testas mot visionen och lösningar som leder mot förverkligandet av visionen ska väljas. Visionen ska också beaktas vid förhandlingar med leverantörer av program och e‐resurser.  Visionen för den framtida utvecklingen av tillgängliggörande och hantering av e‐resurser är ett system som bygger på största möjliga öppenhet och möjlighet att kombinera produkter från olika leverantörer. Systemet har samsökningsfunktioner, både för integrerad sökning i centralt metadataindex och parallellsökning i olika index. Knowledgebaser från olika leverantörer ska kunna väljas. Systemet har också möjlighet till länkning till fulltext eller beställning av fulltext och att exponera bibliotekets e‐resurser för användarna. En administrationsfunktion för att hantera avtal och licenser ska finnas. Systemet ska bygga på existerande produkter på marknaden, men tillåta anpassningar och egen vidareutveckling både centralt och lokalt. KB har även fortsättningsvis en drivande och samordnande nyckelroll och utformar tillsammans med strateger från biblioteken inriktningen på utvecklingen.  På analysworkshopen ansåg gruppen att vägen framåt är att skapa ett eget centralt metadataindex för integrerad sökning. Jag har emellertid svårt att köpa detta rakt av. Jag har heller inte det underlag som krävs för att kunna bedöma om den lösningen är den bästa utifrån en sammanvägning av olika aspekter; sökning, underhåll, förhandlingar med informationsleverantörerna, etc. och har därför valt att lämna den frågan öppen. Det ligger heller inte inom ramen för denna översyn. Jag kan dock förutse att bygga ett så omfattande centralt index som skulle krävas för en nationell lösning är ett mycket stort arbete. Är det överhuvudtaget något som ska göras på nationell nivå? Vilka motsvarande index finns redan eller håller på att byggas upp? Frågan är av stor betydelse för Samsöks framtid och erfarenheter från andra håll (Lund och Danmark m.fl.) kan användas för att gå djupare in i den.  

48 Scenarierna 

A. Behålla i nuvarande form Detta scenario innebär att nuvarande Samsök behålls och utvecklas endast på ”vanligt” sätt genom att införliva nya MetaLib och SFX versioner och ett urval av relaterade produkter. Uppgifter och ansvarsfördelning är i stort sett desamma och som idag pågår endast ett kontinuerligt förbättringsarbete. KB/LD har hand om drift och support som idag.  Detta scenario är givetvis fullt möjligt att genomföra på kort sikt men är inte en hållbar lösning för framtiden. Faktorer som talar emot det är bl.a. 

• Konsortiebiblioteken är en disparat målgrupp med olika resurser och inriktning. Att ha samma tjänst till alla är inte hållbart.  

• Vissa bibliotek vill ha och genomför lokal utveckling och anpassning, medan andra är fullt nöjda med gemensamt gränssnitt och central hantering. 

• Fler biblioteken vill ha möjlighet att kunna välja fritt de tidskrifter eller böcker de behöver i stället för att köpa hela paket, flexibilitet i detta är orationellt att hantera centralt. 

• Frågan om kopplingen till LIBRIS måste lösas. • KB:s förändrade uppdrag gör att frågan om integrering av Bibliotek24 måste 

lösas. 

B. Avveckla helt eller delvis 

B1. Avveckla hela tjänsten Samsök Detta scenario, som innebär att KB lägger ner hela tjänsten Samsök och lämnar åt biblioteken att finna egna lösningar, skulle innebära stora negativa konsekvenser både för biblioteken och för KB. Inget i översynen pekar på att en sådan lösning skulle vara nödvändig. Det scenariot bedöms vara orealistiskt och överges därför. 

B2. Avveckla samsökningsdelen, behålla länkservern Detta scenario innebär att KB lägger ner samsökningsdelen av Samsök och biblioteken söker sina egna lösningar. Samsökningsdelen är nuvarande MetaLib och dess efterföljare, MetaLib next generation.  Detta scenario har tagits fram på grund av missnöje med MetaLib, att MetaLib används i mindre grad än SFX och på grund av att en del bibliotek inte använder MetaLib för samsökning utan endast för att exponera sina databaser. SFX däremot är man i allmänhet mycket nöjd med. Frågan har rests om LD under dessa omständigheter ska satsa resurser på MetaLib.  Scenariot bedöms som fullt möjligt att genomföra rent tekniskt och avtalsmässigt. Konsekvenserna blir däremot stora på biblioteken, dock inte fullt så stora på KB/LD. De 

49

bibliotek som påverkas mest är de som har byggt egna gränssnitt och andra applikationer baserade på MetaLib och de som inte har resurser att upphandla och hantera egna MetaLib‐instanser eller andra samsökningssystem, då framför allt de mindre biblioteken. Många av de större biblioteken är också starkt beroende av MetaLib. På KB/LD skulle det innebära att resurser frigörs för att satsa på andra uppgifter, t.ex. uppfylla visionen ovan, men samtidigt innebär det troligen att bibliotekens förtroende för KB/LD minskar vilket kan påverka hela KB/LD:s arbete för att fullfölja sitt uppdrag informationsförsörjning.  

C. Behålla Samsök men förändra och utveckla29 

C1. Outsourca drift och support till leverantören Skillnaden mot idag är att LD släpper sin operativa roll och outsourcar applikationsnära drift och support till leverantören. LD och biblioteken har kvar aktiveringen av avtalen med samma arbetsfördelning som idag.  Scenariot har tagits fram baserat på problem det innebär att ha drift av ett system som inte är egenutvecklat. LD får därmed ett ansvar för ett system som de inte har möjlighet att påverka genom utveckling. LD:s roll blir både leverantörens som användarna riktar sina krav mot och användarens som själv har krav att ställa på leverantören, både motpart och medpart till konsortiebiblioteken.   Detta scenario bedöms som möjligt att genomföra. Konsekvenserna av att bli beroende av leverantören för drift och support är bl.a. ekonomiska. Ett sådant scenario är inte politiskt möjligt om inte biblioteken själva betalar för drift och support. Jämfört med dagens lösning blir det givetvis dyrare för biblioteken genom att kostnaden försvinner från KB och allokeras ut till biblioteken. Fördelarna skulle vara att arbetskraft frigörs på LD för andra mer strategiska uppgifter i samband med Samsök.  Det bör noteras att det inte finns någon önskan hos LD att släppa driften, snarare tvärtom. 

C2. Utveckla och utöka utbudet av stöd och tjänster Skillnaden mot idag är att LD får en tydlig roll som upphandlare och utvecklare av gemensamma funktionaliteter som t.ex. gränssnitt och ERM‐system och arbetar aktivt med att det ska implementeras och fungera på biblioteken, inklusive utbildning. LD:s support till biblioteken utökas både vid införandet av nya releaser och program, för lokala anpassningar och för den dagliga driften.    Scenariot har tagits fram på grund av problem med MetaLib‐delen av Samsök och behov av mer stöd för utveckling, anpassning och kompetensutveckling hos framför allt de mindre biblioteken som idag finns på den delade MetaLib‐instansen. 

29 Den utveckling som är möjlig inom ramen för avtalet med leverantören.

50  Scenariot är genomförbart, men kräver mer resurser. Konsekvenserna är relativt stora och övervägande positiva både för LD och för framför allt de mindre biblioteken. En effekt skulle vara att de bibliotek som idag inte har kommit igång med MetaLib på grund av brist på resurser och kompetens skulle få stöd och praktisk hjälp från LD för att komma igång med positiva effekter för informationsförsörjningen vid dess lärosäte som följd. Scenariot är positivt även för LD. 

C3. Understödja egen utveckling på biblioteken Detta scenario innebär att LD arbetar aktivt för att utveckling och anpassning av Samsök ska ske av biblioteken i stället för av LD. LD får mera rollen av samordnare. Drift och support sköts av LD eller outsourcas till leverantören.   Bakgrunden till detta scenario är att framför allt de större biblioteken redan nu gör en hel del anpassning och utveckling för att få en funktionalitet som passar just det lärosätet.  De har också skaffat egna SFX‐instanser för att kunna utveckla själva och har både resurser och kompetens att göra det.  Denna utveckling kommer med största sannolikhet att fortsätta.   Scenariot bedöms som möjligt att genomföra (beträffande drift och support, se scenario C1), men kräver mer resurser.  Scenariot har relativt stor påverkan både på biblioteken och på LD. Scenariot har positiva konsekvenser för de större biblioteken men tydligt negativa för de mindre. Detta scenario är det som mest öppnar vägen mot att förverkliga visionen. 

C4. Kombination av C2 och C3 med delad målgrupp Scenariot innebär att konsortiebiblioteken delas in i två målgrupper: 1) Större bibliotek och/eller bibliotek med egna instanser. 2) Mindre bibliotek och/eller bibliotek med delade instanser. LD har olika utbud av tjänster till biblioteken beroende på vilken målgrupp de tillhör.   LD arbetar enligt scenario C2 endast till för målgrupp 2. Målgrupp 1 köper all support och utbildning av leverantören.  LD:s arbete enligt scenario C3 riktar sig endast till biblioteken som tillhör målgrupp 1.  Detta scenario är framtaget ur det faktum att dessa båda målgrupper har relativt stora skillnader i fråga om resurser och kompetens och har därmed olika behov av LD.   Scenariot bedöms som genomförbart, men kräver mer resurser.  Scenariot har stor påverkan både på LD och på biblioteken. En positiv konsekvens är att biblioteken får en tjänst från LD som är mer anpassat till deras behov än dagens lösning samma koncept för alla. En annan positiv konsekvens är att detta scenario samtidigt som det öppnar vägen mot visionen inte för den skull lämnar de mindre biblioteken i 

51 sticket.  För KB har scenariot fördelen att LD mer tydligt får både en strategisk och en operativ roll vilket är positivt för den framtida utvecklingen.   Lösningen kräver att mer resurser läggs på stöd till de mindre biblioteken och arbete på att utveckla Samsök så att bibliotekens egen utveckling underlättas. Någon form av samfinansiering med biblioteken och/eller outsourcing av vissa operativa uppgifter enligt scenario C1 skulle kunna finansiera det och/eller frigöra arbetskraft på LD. 

C5. Samma konsortium för Samsök och Bibliotek 24 Med anledning av KB:s utökade uppdrag utformades på styrgruppens begäran ett scenario om att föra in Bibliotek24 i en Samsök‐lösning.  Scenariot bedöms som orealistiskt att genomföra inom ramen för Samsök, men genomförbart inom ramen för en mer öppen lösning enligt visionen. Detta scenario behöver givetvis undersökas närmare för att se vilken synergi som finns mellan Samsök och Bibliotek24 och hur en samverkan bäst kan åstadkommas. 

Rekommendation om vägval  Baserat på ovanstående rekommenderar jag att en långsiktig vision antas med den inriktning som anges ovan under ”En vision”.  Vidare rekommenderar jag att KB går vidare med något eller några av scenarierna inom gruppen C Förändra och utveckla. Att behålla Samsök‐konceptet som det är idag bedöms inte som en hållbar lösning för framtiden. Men att helt kasta ut Samsök eller bara behålla SFX‐delen bedöms inte heller som en bra lösning – fördelarna uppväger inte de negativa konsekvenserna för biblioteken. Översynen mynnar ut i slutsatsen att den bästa lösningen är att behålla Samsök med både samsöknings‐ och länkningsdelen (MetaLib och SFX och dess efterföljare) men att förändra det i en sådan riktning att visionen på sikt kan uppfyllas.   Det scenario som är mest positivt för KB och biblioteken är scenario C4 och det rekommenderas härmed.  Scenario C4 bygger på att LD erbjuder olika typer av stöd till de större biblioteken respektive de mindre biblioteken. LD behöver stärka sitt stöd till de mindre biblioteken. För att visionen ska kunna uppfyllas behöver LD dessutom få en tydlig och en mer strategisk roll än idag och beredas möjlighet att tillsammans med biblioteken driva utvecklingen framåt.   Oavsett vilket vägval KB gör måste man troligen på sikt finna andra lösningar för aktiveringen så att biblioteken själva kan aktivera sina egna e‐resurser både de med lokala och centrala avtal. Det kanske fungerar idag, men LD är en flaskhals i systemet och med mer flexibla avtal, när mängden ökar vilket den hittills har gjort, kan 

52 situationen snabbt bli ohållbar. Frågan bör tas upp till prövning. Men det är då viktigt att se över hur biblioteken kan hantera detta på ett rationellt sätt, t.ex. med hjälp av ett ERM‐system.   Man behöver också differentiera sin målgrupp och besluta sig för vilka tjänster som ska erbjudas till vilka bibliotek samt var tydlig i sin kommunikation av detta.   Om LD släpper aktiveringen och dessutom outsourcar vissa operativa uppgifter enligt scenario C1 kan resurser frigöras för att förverkliga det rekommenderade scenariot. Översynen tar dock inte helt ställning till frågan om outsourcing – det måste i så fall undersökas närmare.  Om LD ska fortsätta med Samsök rekommenderas en nylansering inklusive kommunikationsplan av tjänsten. Tjänsten bör då också byta namn till ett som associeras med helheten i konceptet (både samsökning, länkning och ev. andra funktionaliteter som kan komma till) och som har en positiv laddning.  

Referenser • Avdelningen för Nationell samverkan – uppdrag 2009. • DEFF databrønde for artikler og e‐bøger (2008) Rapport med anbefalinger til 

Styregruppen fra de to afklaringsprojekter. DEFF Danmarks elektroniske fag‐ og forskningsbibliotek  

• ExLibris report by Matti Shem Tov. 4th IGeLU conference, Helsinki 6‐9th September 2009 (Hämtat från http://colab.mpdl.mpg.de/mediawiki/Trip_Report:_4th_IGeLU_Conference,_Helsinki,_6‐9th_September_2009 2009‐11‐02) 

• Forskningsbiblioteken 2008. Mediebestånd, låneverksamhet, personal, driftskostnader m.m. Kungl. biblioteket/Statistiska Centralbyrån 2009 samt motsvarande forskningsbiblioteksstatistik för  2004, 2005, 2006 och 2007. 

• Förordning (2008:1421) med instruktion för Kungl. Biblioteket. SFS nr 2008:1421 • Haapalainen, M. (2007) SFX konsortium i Sverige • Haya, G., Widmark, W. & Nygren, E (2006) Studenters upplevelse av 

samsökningsverktyg – Metalib och Google scholar. InfoTrend nr 3, 2006 • Hiort af Ornäs, Åsa (2007) Samsök så här långt : resultat av enkätundersökning 

oktober ‐07 • Libris inspirationsdag 2008‐04‐02. Fujitsu • MetaLib Central KnowledgeBase report. October 2009 • Online catalogs : what users and librarians want (2009) OCLC Online Computer 

Library Center, Inc. • Rapport från arbetsgruppen för framtidsfrågor (2009). SUHF. Forum för 

bibliotekschefer 2009‐05‐07 • Regleringsbrev för budgetåret 2008 avseende Kungliga biblioteket. 

Utbildningsdepartementet 2007‐12‐13 

53

• Samsök: handlingsbarhet, behovsinriktad användarstudie och tutorial. Delrapport 1 och Slutrapport. (2006) Högskolebiblioteket i Jönköping 

• Samuelsson, M. (2009) Autonomiutredningen sätter käppar i hjulet. Biblioteksbladet, nr 5, 2009 

• Självständiga lärosäten : betänkande av Autonomiutredningen (2008) SOU 2008:104 

• Tid för kultur. Regeringens proposition 2009/10:3 • Universitet & högskolor. Högskoleverkets årsrapport 2009. Rapport 2009:12 R • Universitets‐ och högskolebibliotek i förändring. Omvärldsanalys och 

framtidsscenarier (2009) Svensk biblioteksförening • Årsredovisningar. Kungliga biblioteket. 2004 och 2008 

 Telefonintervjuer med riksbibliotekarie Gunnar Sahlin och chefen för Nationell samverkan Gunilla Herdenberg. Intervju med Kristian Wallin, Fujitsu Betabib. Daniel Forsmans blogg Presentationer från informationsmöten, o.dyl.  Interna dokument som t.ex. avtal och överenskommelser Webbplatser som t.ex. www.bibliotek24.org www.eira.nu www.ExLibris.com   www.kb.se/libris/samsok  www.oclc.org/worldcat/catalog/policy  

54  

Bilagor 

1. Begrepp   API   Application Programming Interface. En regeluppsättning för hur viss 

programvara kan kommunicera med annan programvara Bibliotek24  Ett projekt för samsökning av e‐resurser inom kommunbibliotek 

Använder verktygen MetaLib och SFX bX   ExLibris produkt som ger en presentation av användarnas preferenser 

(Andra som beställt denna bok har också beställt…) CKB   Central KnowledgeBase  CRM  Customer Relationship Management EiRA  Konsortie för upphandling av e‐tidskrifter och databaser inom 

landstingen. Vissa landsting använder verktygen MetaLib och SFX för sökning och åtkomst 

ELIN   Electronic Library Information Navigator. Utvecklat på Biblioteksdirektionen, Lunds universitet 

ELUNA  ExLibris Users of North America. ExLibris nordamerikanska användargupp ERM     Electronic resource management Integrerad sökning 

Används i denna rapport som begrepp för samsökning som sker i ett centralt index med inhöstad metadata eller fulltext (jfr parallellsökning) 

IGeLU  International Group for ExLibris Users. ExLibris internationella användargrupp  

IRD‐poster  Information Resource Description. Beskrivning av posterna inklusive viss bibliografisk information 

LD   förkortning som används i denna rapport av Enheten för Libris‐systemen och databaslicenser, den är inte KB:s officiella förkortning 

MetaLib CKB   Den del av ExLibris CKB som innehåller IRD och konfigureringar för dessa resurser  

MetaLib X‐server      Ett API som möjliggör skräddarsydda gränssnitt för MetaLib 

OPAC     Online public access catalog Parallellsökning   

Används i denna rapport som begrepp för den typ av samsökning som sker i databasernas ursprungsindex (jfr integrerad sökning) 

SAMSA   Samsöks användargrupp SFX API   Ett API som möjliggör att skräddarsy gränssnitt mot SFX  SFX CKB   Den del av ExLibris CKB som innehåller targets och konfigureringar för 

dessa resurser  SFX instanser 

55     sfxglobal – KB:s kopia av Exlibris CKB 

sfxbibsam – den SFX‐instans som KB ansvarar för och som innehåller de centrala avtalen sfxlibris – delad SFX‐instans för de konsortiebibliotek som inte har egna/lokala instanser 

SFX source  Tjänsten (databasen, bibliotekskatalogen, tidskriftslistan mm) varifrån SFX länkar till fulltexten 

SFX target   målet för en länk som genereras av SFX, e‐resurs eller paket av resurser (bok, tidskrift, databas, webbresurs)  

Target     Används dels om målet för fulltextlänkningen (se SFX target) eller som      synonym till paketavtal URM   Unified resource management. ExLibris bibliotekssystem som är under 

utveckling XERXES    Ett program som utvecklats vid Univ. of California för anpassning av 

MetaLibs gränssnitt 

2. Översynens organisation Styrgrupp Wilhelm Widmark, Stockholms universitetsbibliotek Karin Grönvall, Södertörns högskolebibliotek Inger Melin, Jönköpings högskolebibliotek Maria Hedenström, LD Marja Haapalainen, LD  Referensgrupp  Mats Almkvist, Umeå universitetsbibliotek Linda Lindström, Karolinska institutets bibliotek  Urban Andersson, Göteborgs universitetsbibliotek Eva Sejmyr, Linköpings universitetsbibliotek Tomas Johansson, Stockholms universitetsbibliotek Daniel Forsman, Jönköpings högskolebibliotek Kristin Olofsson, LD  Projektledare  Anders Söderbäck, LD  Konsult Margareta Nelke, I.C. at Once  

56

3. Konsortiebiblioteken Namn  Antal 

anställda 2008 

Egen SFX‐instans 

Besvarat enkäten 

Almedalsbiblioteket  7 X Anna Lindh‐biblioteket  15  Blekinge Tekniska Högskola, biblioteket 14 X X Chalmers bibliotek  52 X X Gymnastik‐ och idrottshögskolans bibliotek 4 X Göteborgs universitetsbibliotek  192 X X Handelshögskolan i Stockholm, biblioteket 10 X Högskolan i Dalarna, biblioteket  15 X Högskolan i Borås, biblioteket  32 X X Högskolan i Gävle, biblioteket  19  Högskolan i Halmstad, biblioteket  16  Högskolan i Jönköping, biblioteket  24 X X Högskolan i Kalmar, biblioteket  16 X Högskolan i Kristianstad, biblioteket  9 X Högskolan i Skövde, biblioteket  12  Högskolan i Väst, biblioteket  15  Karlstads universitetsbibliotek  34 X X Karolinska institutets bibliotek  120 X X Kungl. Biblioteket  279 X X Kungl. Tekniska högskolan  51 X X Linköpings universitetsbibliotek  87 X X Luleå universitetsbibliotek  39 X X Malmö högskola, biblioteket  40 X X Mittuniversitetets bibliotek  36  Mälardalens högskola, biblioteket  24 X X Naturvårdsverkets bibliotek  4 X Nordiska museets bibliotek  7  Patent‐ och registreringsverkets bibliotek 19 X X Polishögskolans bibliotek  8 X Riksdagsbiblioteket  38 X X Stockholms universitetsbibliotek  127 X X Sveriges Lantbruksuniversitets bibliotek 48 X X Södertörns högskola, biblioteket  34 X X Totalförsvarets forskningsinstitut (FOI) Ingen uppgift  Umeå universitetsbibliotek  98 X X Uppsala universitetsbibliotek  181 X X Vitterhetsakademiens bibliotek  15 X Växjö universitetsbibliotek  34 X X Örebro universitetsbibliotek  34 X X 

Konsortiebiblioteken: antal anställda,30 vilka som har egen instans31 och vilka som besvarat enkäten  30 Källa för antal anställda: Forskningsbiblioteken 2008 31 Biblioteken vid Högskolan i Jönköping och Patent‐ och registreringsverket har dessutom egna MetaLib‐instanser.  

57

4. Insamlandet av synpunkter 

Enkäten Under sommaren genomfördes en webbaserad enkät till samverkansbiblioteken. Enkäten bestod av två delar, en som riktade sig till de samverkansbibliotek som inte är medlemmar i Samsökkonsortiet och en mer utförlig som riktade sig till konsortiebiblioteken. Totalt skickades enkäten ut till 73 bibliotek32, varav 39 konsortiebibliotek. Två bibliotek anser sig inte tillhöra konsortiet trots att de står på listan, dessa har behandlats som icke‐konsortiebibliotek. 46 bibliotek besvarade enkäten vilket gör en total svarsfrekvens på 63 %. Bland konsortiebiblioteken är svarsfrekvensen 79 % (31 konsortiebibliotek besvarade enkäten). Svarsfrekvensen för samverkansbibliotek som inte är konsortiebibliotek är 43 % (15 av 35 bibliotek). För korstabulering delades biblioteken in i 4 kategorier: Litet 1‐10 anställda, medel 11‐35 anställda, stort 36‐100 anställda och mycket stort över 100 anställda.  Frågorna som ställdes var: 1. Allmänt 

1. Ditt namn 2. Din arbetsplats/bibliotek 

2. Medlemskap 1.  Är ditt bibliotek medlem i Samsökkonsortiet? Ja Nej 2. Varför inte 3. Är ditt bibliotek intresserat av att bli medlem i Samsökkonsortiet? Ja Nej Vet ej 4. Om Ja: Vilken nytta förväntas ditt bibliotek få av ett medlemskap? 

3. Användning 1. I hur stor utsträckning upplever du att bibliotekspersonalen använder MetaLib SFX (Ingen, Liten, Medel, Ganska stor, Stor) 2. I hur stor utsträckning upplever du att slutanvändarna använder MetaLib respektive SFX (Ingen, Liten, Medel, Ganska stor, Stor) 3. Till hur många slutanvändare (ungefärligt antal) vänder sig tjänsten Samsök (MetaLib/SFX) vid ditt bibliotek? 4. Hur många e‐resurser (antal), definierat som IRD‐poster i MetaLib och targets i SFX, ger ni bibliotekets slutanvändare tillgång till? MetaLib; Central SFX instans (SFXBibsam); Lokal SFX instans alt. SFXLibris 5. För hur många av e‐resurserna (antal), definierat som i fråga 4, finns skriftligt avtal mellan ditt bibliotek och leverantören? MetaLib; Central SFX instans (SFXBibsam); Lokal SFX instans alt. SFXLibris 6. Till vad används MetaLib respektive SFX? 

Administrera e‐resurser Hjälp vid katalogiseringen 

32 Fem av de mindre specialbiblioteken saknades i KB:s adressunderlag och fick därför inte enkäten. 

58

Tidskriftslista för att synliggöra e‐tidskrifterna Databasförteckning för att synliggöra databaserna och andra e‐resurser I referenstjänsten I informationssökning för slutanvändares räkning Erbjuda slutanvändare samsökning av alla e‐resurser Erbjuda slutanvändare samsökning av en del av e‐resurserna Erbjuda slutanvändarna samsökning av bibliotekets katalog tillsammans med andra e‐resurser Skapa ämnesguider Ge slutanvändaren möjlighet att få alerter/stående uppdateringar Ge slutanvändaren tillgång till fulltext Lämna information om villkoren för bruk enligt upphovsrättslagstiftningen Annat, vad? 

4. Upplevd nytta 1. Hur upplever du ditt biblioteks nytta av att använda MetaLib för (Ingen, Liten, Medel, Ganska stor, Mycket stor) 

Administrera avtal för e‐resurser Övrig intern administration av e‐resurser Tillgängliggöra e‐resurser för slutanvändarna Samsöka e‐resurser 

2. Hur upplever du ditt biblioteks nytta av att använda SFX för (Ingen, Liten, Medel, Ganska stor, Mycket stor) 

Administrera avtal för e‐resurser Övrig intern administration av e‐resurser Tillgängliggöra e‐resurser för slutanvändarna Samsöka e‐resurser 

3. Hur stor total nytta upplever du att ditt bibliotek har av MetaLib SFX (Ingen, Liten, Medel, Ganska stor, Mycket stor) 4. Vad är det bästa med SFX? 5. Vad är det bästa med MetaLib? 6. Vad är det sämsta med SFX? 7. Vad är det sämsta med MetaLib? 

5. Verktyg och resurser 1. Har ditt bibliotek egen SFX instans? Ja Nej 2. Om Nej: Har ditt bibliotek planer på att skaffa egen SFX instans? 3. Har ditt bibliotek egen MetaLib instans? Ja Nej 4. Om Nej: Har ditt bibliotek planer på att skaffa egen MetaLib instans? 5. Använder ditt bibliotek SFX API? Ja Nej Vet ej 6. Om Ja: Till vad använder ditt bibliotek SFX API? 7. Använder ditt bibliotek MetaLibs API (X‐server)? Ja Nej Vet ej 8. Om Ja: Till vad använder ditt bibliotek MetaLibs API (X‐server)? 9. Hur många personer (antal) arbetar totalt med administration av Samsök (MetaLib/SFX) på ditt bibliotek? 

59

10. Hur mycket resurser i procent av heltid lägger ditt bibliotek totalt på administration av Samsök (MetaLib/SFX)? 11. Hur mycket resurser i procent av heltid lägger ditt bibliotek på lokal anpassning av SFX? 12. Hur mycket resurser i procent av heltid lägger ditt bibliotek på lokal anpassning av MetaLib? 13. Har ditt bibliotek köpt in ett ERM‐system 14. Om Ja: Vilket? 15. Om Nej: Har ditt bibliotek planer på att skaffa in ett ERM system? 16. Om ditt bibliotek har planer på att skaffa in ett ERM system, vilket i så fall? 

6. Tre viktiga frågeställningar 1. Nämn tre viktiga frågeställningar som översynen av Samsök bör belysa 2. Övriga kommentarer och synpunkter 

Fokusgrupper på KB I slutet av augusti och början av september genomfördes två fokusgrupper på KB. Deltagare var, förutom projektledaren och konsulten, Karin Grönvall, Anna Lundén, Tomas Friberg, Marja Haapalainen, Niklas Willén, Kristin Olofsson, Elisabeth Mannerfeldt, Frida Jacobson, Ilona Johanson och Maria Hedenström. Frågeställningarna som diskuterades var 

1. Relationen Samsök – LIBRIS samkatalog 2. Ansvars‐ och arbetsfördelningen mellan KB (Enheten för Libris‐systemen 

och databaslicenser) /Fujitsu /ExLibris /konsortiebiblioteken‐egen instans/konsortiebiblioteken – delad instans  

3. Ärendehantering och support inkl. kommunikation  4. Nytta av att KB‐Librisenheten håller i/samordnar MetaLib respektive SFX 

Workshop med biblioteken En workshop med representanter från biblioteken genomfördes i september. Deltagare var, förutom projektledaren och konsulten, Maria Ahlbäck, PRV, Lars Bjørnshauge, Biblioteksdirektionen Lunds universitet; Hans Danelid, Högskolan Dalarna; Ulrika Domellöf Mattsson, Naturvårdsverket; Marie‐Louise Fendin, Handelshögskolan; Cecilia Heyman, Stockholms universitet; Britt‐Marie Klinghagen, Karlstads universitet; Ulf‐Göran Nilsson, Högskolan i Jönköping; Eva Norling, Blekinge tekniska högskola; Christina Rask, Luleå tekniska universitet; Katarina Standár, Uppsala universitet; Linda Trygg, Malmö högskola  Frågeställningarna som diskuterades var  

1. Bibliotekens nytta av Samsök för att fullfölja sitt uppdrag 2. Bibliotekens förväntningar på Samsök kontra behov 3. Ansvarsfördelningen konsortiebiblioteken / KB: Libris‐ och licensenheten 

/ Fujitsu / ExLibris 4. Ärendehantering och kommunikation mellan konsortiebiblioteken / KB: 

Libris‐ och licensenheten/ Fujitsu / ExLibris 

60

5. Framtidsscenarier 

Analysworkshop   En analysworkshop med representanter från biblioteken, styrgruppen och KB genomfördes i oktober för att analysera scenarierna. Deltagare var, förutom projektledaren och konsulten, från KB Kristin Olofsson, Marja Haapalainen, Anna Lundén; från styrgruppen: Karin Grönvall Södertörns högskolebibliotek och Wilhelm Widmark, Stockholms universitetsbibliotek; från referensgruppen Eva Sejmyr, Linköpings universitetsbibliotek och Linda Lindström, Karolinska institutets bibliotek.