hvordan lykkes med digitaliseringsprosjekter i …...hvordan lykkes med digitaliseringsprosjekter i...

Hvordan lykkes med

digitaliseringsprosjekter

i offentlig sektor

- prosjektveiviseren.no

Kurs 25.4.2013

VELKOMMEN- MÅL MED KURSET

Direktoratet for forvaltning og IKT

Gi en introduksjon til beste praksis innenfor prosjektmetodikk, med særlig fokus på Prosjektveiviseren.no Sette prosjektmetodikk inn i en større sammenheng i forhold til god IT-styring i offentlig sektor Skape engasjement for prosjektarbeid i offentlig sektor Bidra til flere vellykkede prosjekter og økt gjennomføringsevne

PROGRAM FØR LUNSJ

• 09.00 Velkommen og mål med kurset v/Elin Kristine Fjørtoft, Difi

• 09.15 Digitaliseringsprosjekter i et større bilde v/Jens Nørve, Difi

• 09.45 Betydning av endringsledelse for gevinstrealisering v/Siw Anita Vik, Difi

• 10.15 Prince2® og god praksis for prosjektgjennomføring, v/ Herman Valen, Difi

• 10.30 Mål med prosjektveiviseren v/Elin Kristine Fjørtøft, Difi

• 10.45 Pause

• 11.15 Demonstrasjon av Prosjektveiviseren v/Jens Nørve og Elin Kristine

Fjørtoft, Difi.


PROGRAM ETTER LUNSJ

• 12.30 LUNSJ

• 13.15 Gruppearbeid

• 13.45 Gevinstrealisering og samfunnsøkonomisk analyse v/Terje Grønli,

DFØ

• 15.00 Pause

• 15.15 Oppsummering og avslutning

• 15.30 Slutt


EN KORT PRESENTASJONSRUNDE

• Målgruppen for kurset er prosjektledere og eiere av

prosjektmetodikken i offentlige virksomheter.

• Vi tar en rask runde hvor dere sier navn og arbeidssted,

samt hvilken rolle dere har i forhold til innføring av

prosjektmetodikk i deres virksomhet.


Oslo 17/04/09 Direktoratet for forvaltning og IKT

DIGITALISERINGSPROSJEKTER I ET STØRRE BILDE

Januar

…. 2006 2007 2009 2008

HISTORISK UTVIKLING

++ 2010

ALLE EGNEDE OFFENTLIGE TJENESTER SKAL TILBYS DIGITALT TIL INNBYGGERNE

BETYDNINGEN AV DIGITALISERINGEN – DN 2.2.2013

29.04.2013

Kommisjonens viktigste anbefaling er

at ledere på alle nivåer i forvaltningen

systematisk arbeider med å styrke sine

egne og organisasjonenes

grunnleggende holdninger og kultur

knyttet til

•risikoerkjennelse,

•gjennomføringsevne,

•samhandling,

•IKT-utnyttelse, og

•resultatorientert lederskap

INNSTILLING FRA KOMMUNAL- OG FORVALTNINGSKOMITEEN OM REPRESENTANTFORSLAG FOR BEDRE KOORDINERING OG

STRATEGISK STYRING AV IKT-PROSJEKTER I OFFENTLIG SEKTOR

Innspill fra stortingsrepresentantene Geir Jørgen Bekkevold (Krf), Hans Olav Syversen (Krf) og Kjell Ingolf Ropstad (Krf), 24.januar 2013

1. Stortinget ber regjeringen sikre en reell samling av det politiske og administrative ansvaret for alle store, statlige IKT-prosjekter i ett departement som gis myndighet til å utøve en overordnet, strategisk IKT-styring på tvers av ulike etater

2. Stortinget ber regjeringen sikre en bedre styring av det enkelte, statlige IKT-prosjekt, der kompetanseoppbygging og etablering av incentiver for kostnadseffektive løsninger, som er rimelige å forvalte, prioriteres. Departementet som gis ansvar for overordnet IKT-styring, bør inngå i prosjektorganisasjonene med et eierperspektiv og være en pådriver for at midlene brukes best mulig.

3. Stortinget ber regjeringen sikre at det stilles mer gjennomgående krav til gjennomføring av kost-nytte-analyser i statlige IKT-prosjekter, slik at kostnader og kompleksitet i prosjektene kan begrenses i størst mulig grad.

Eksempler på styring

Regjeringens IT-styring - Nasjonale grep (strategi, juss…) - Nasjonal prioritering og styring sektorovergripende IKT-tiltak - Nasjonal prioritering og styring av IT-prosjekter

Departementenes IT-styring av underliggende virksomheter

Virksomhetsleders IT-styring i egen organisasjon

Prosjekteierstyring av IT-prosjekter

Prosjektleders styring

Leverandørstyring

Tverrsektoriell styring av felleskomponenter


Enkel informasjon på Internet

Målgrupperettet kommunikasjon

Individuelt tilpasset kommunikasjon

(Vertikal integrasjon)

Samhandling med andre virksomheter

(Horisontal integrasjon)

Kompleksitet

Nytt

e

MÅLBILDET REALISERES GJENNOM PROSJEKTER

Nå-

situasjon

Ledelsens

strategiske

mål

ILLUSTRASJON AV EN VIRKSOMHET – «HUSET»

Prosjekt-

portefølje

Program Prosjekt

Drift og forvaltning

Visjon

Strategi/virksomhetsplan

Støttefunksjoner

Virksomhetsledelse

Ressurser/kompetanse

ET KONKRET EKSEMPEL…

VIRKSOMHETSSTRATEGI OG IT-STRATEGI

Betydningen av endringsledelse for gevinstrealisering

25. april 2013

Siw Anita Vik, LEO

[email protected]

mailto:[email protected]

Skal si noe om….

• Utgangspunkt: Å lede endringsprosjekter på en god måte har stor betydning for gevinstrealisering

– Kort om endringsledelse som begrep og fenomen

– Difis rapport «Å lede digitale endringsprosjekter – hva er suksesskriteriene?» Hva fant vi?


Endring og ledelse

• Endringsledelse – et begrep med mange forståelser og (teoretiske) tilnærminger

• Å lede og drive endringsprosesser er viktig fordi gevinster realiseres ved at mennesker tar i bruk og nyttiggjør seg nye IT-løsninger

• Endringsledelse definisjon:

– «Å lede ansatte og organisasjonen gjennom en endringsprosess slik at virksomheten oppnår forventede resultater»

«Styrte» endringsprosesser

Fryse

(stabilisere)

Fremtidig

ønsket

tilstand

Tine opp

Nå-situasjon

Flytte

”Gap” som

krever ledelse

Nye ideer, behov og løsninger

Ideer forkastes

Kultur

Lewin, 1947

Betydningen av kultur

Dato Direktoratet for forvaltning og IKT

Difis kartlegging av suksesskriterier i ledelse av digitale endringsprosjekter

• Målet var å identifisere suksesskriterier og formidle erfaringer

om ledelse i digitale endringsprosjekter – lederatferd og

lederpraksis

• Følgende forutsetninger ble valgt:

– Endringen er planlagt og styrt - og IT utgjør

en vesentlig del

– Prosjektet er vellykket

– Fokus på suksess og positive drivere for endring

– Praksisperspektivet skal ligge til grunn


To endringsprosjekter – Perform i SPK og EFFEKT (UDI)

• To ganske forskjellige «prosjekt» • Perform – som følge av pensjonsreformen

– Kostnad: 1 milliard – Kvalitet: Ny IT-infrastruktur, nytt saksbehandlersystem – Tid: Ferdig 1.1.2012

• EFFEKT – samordning av IT-løsninger på utlendingsfeltet – Kostnad: 570 millioner – Kvalitet: Helelektronisk saksbehandling, felles

elektronisk arkiv, elektronisk samhandling – Tid: 2007 - 2013


Men også mange likheter….

• Gode strategiske valg blir tatt tidlig i prosjektet – Brukte læring fra tidligere IT- prosjekter

– Jobbet med å få på plass eierskap og gode samarbeidsrelasjoner med overordnet departement

– Konseptfasen fikk klargjort de overordnede rammene

– Prosjektene løftes ut og etableres som egne enheter

– Modige og tydelige toppledere med symbolfunksjon

– God og bred lederforankring


Flere likheter….

• Daglig hands-on ledelse blir viktig i gjennomføringen – Mellomledere som oversettere og lynavledere – Å skape engasjement og begeistring ved å vise til

«small wins» – Beredskap (og mot!) til å justere, forkaste og tilføre

nye tiltak og aktiviteter underveis – Instrumentell endringsledelse krever milepæler

og styringsindikatorer som navigasjons- instrumenter

• Endringsprosjektene skaper ringer i vann!


Oppsummering

• Strategisk og operativ endringsledelse er viktig for å lykkes med IT-prosjekter og realisere gevinster

• Endringer krever endring av kultur – bli bevisst på hva som fremmer og hemmer endringer i din virksomhet

• Endringskompetanse må bygges internt – hvem setter dette på dagsorden?


PRINCE 2 OG GOD PRAKSIS

PRINCE 2 OG GOD PRAKSIS

• Prinsipper – Prince 2 er basert på 7 styrende prinsipper som

stammer fra læring fra gode og dårlige prosjektet.

• Temaer – Dette er sider ved prosjektledelse som må følges opp

gjennom hele prosjektløpet

• Prosessene – Dette er den trinnvise progresjon av prosjektets

livsløp

MÅL MED PROSJEKTVEIVISEREN


MÅL MED PROSJEKTVEIVISEREN

1. Prosjektveiviseren bidrar til bedre planlegging, prosjekteierstyring, fokus

på gevinstrealisering mv Den er dermed ett av flere virkemidler som bidrar

til flere vellykkede prosjekter

2. Felles modell for offentlig sektor gir mulighet for felles erfaring og læring

på tvers i offentlig sektor. Det er ikke hensiktsmessig at alle offentlige

virksomheter etablerer ulike prosjektmodeller med ulikt språk og

begrepsbruk.

3. En prosjektmodell i regi av det offentlige, bidrar til å ivareta IT-politiske

føringer (Digitaliseringsrundskrivet) og eksisterende veiledere, og

retningslinjer som gjelder for prosjekter med offentlig finansiering

integreres i modellen.

4. En felles prosjektmodell i offentlig sektor, legger til rette for mer effektivt

samarbeid med leverandør- og konsulentmiljøene


HVA SKAL TIL FOR Å LYKKES?

• Ledelse

• Kompetanse

• Organisering


ENGLAND


DANMARK

HVA HAR DIFI LAGT VEKT PÅ I VERSJON 2.0?

Baseres på beste praksis innen prosjektledelse

nasjonalt og internasjonalt

Minst mulig egenutvikling

Helhetlig modell som dekker alt fra innsats i tidlig

fase til etterfølgende gevinstrealisering


HVA HAR DIFI LAGT VEKT PÅ I VERSJON 2.0?

Modellen har en klar struktur Faseinndelt

Beskrivelse av aktiviteter i hver fase

Innholde beslutningspunkter

Maler

Ledelsesprodukter

Modellen har klart definerte roller og ansvar Beskrivelse av prosjektorganisasjon

Rollebeskrivelser

Tydelig relasjonen mellom linjeorganisasjon og prosjektet


PROSJEKTVEIVISEREN 2.0


PROSJEKTVEIVISEREN – STATENS STANDARDAVTALER, ANSKAFFELSER OG SMIDIG

Forholdet mellom prosjektveiviseren, ankaffelser.no og

SSAene

Henvisning fra PV til anskaffelser.no hva angår innkjøp

Innkjøpstrategi

Valg av avtaletype (SSAene)

Smidig

PV kan benyttes for alle typer gjennomføringsmodeller

- fra smidig til fossefall

Sammensatte prosjekter

Standard programvare med noe utviklingselementer

Rene utviklingsprosjekter


Computerworld Nr.4

– fredag 25.januar

2013

LUNSJ - CA 12.30-13.15


GRUPPEARBEID – CA 13.15-13.45

Dersom Prosjektveiviseren skal kunne bidra til flere vellykkede

digitaliseringsprosjekter, må den implementeres i den enkelte virksomhet.

Diskuter ut fra følgende fokus:

I hvilken grad har deres virksomhet allerede etablert en felles, helhetlig

prosjektmetodikk?

Hva er det viktig å huske på når man skal implementere en felles

prosjektmetodikk?

Hvordan må Prosjektveiviseren evt. tilpasses for å være egnet for prosjektene

i din virksomhet?»

Sett dere sammen i grupper på mellom 4 og 6 personer. Sitt gjerne

sammen med kollegaer fra egen virksomhet.

Send svar på oppgaven til: [email protected]

29.04.2013 Side 41 © Direktoratet for økonomistyring

Terje Grønli

INNFØRING I SAMFUNNSØKONOMISK ANALYSE OG GEVINSTREALISERING

Sid

e

42

© Senter for statlig økonomistyring

En samfunnsøkonomisk analyse er en

systematisk vurdering av alle relevante fordeler

og ulemper som alternative tiltak vil føre til for

samfunnet

HVA ER EN SAMFUNNSØKONOMISK ANALYSE?

EKSEMPLER

Videoovervåking ikke verdt pengene

Kameraer på t-bane og trikk kan forebygge krim og

hærverk, men koster for mye å installere og

vedlikeholde, mener Ruter

Velger iPad fremfor nytt nødnett

- Regjeringen og justisminister landet på valg av

teknologi, før man hadde utredet behovene.

Side 43 © Direktoratet for økonomistyring 29.04.2013

Side 44 © Senter for statlig økonomistyring

TRINN 1: BESKRIVE PROBLEM OG MÅL

GJØR I HVERT FALL DETTE

Gi begrunnelse for behov for tiltak Hva skjer hvis ingenting gjøres?

Hvilke udekkede behov tilsier at det bør iverksettes tiltak?

Gi mål for tiltaket Er forslaget forankret i strategiplan eller andre

styringsdokumenter?

Hvilke konkrete resultater forventes tiltaket å gi for interne og

eksterne interessenter?



TRINN 2: SPESIFISERE TILTAK


Identifiser de to mest relevante tiltakene for å nå

målene fastsatt i trinn 1.

Beskriv kort tiltakene og gi en begrunnelse for

hvorfor de er valgt.



TRINN 3: BESKRIVE OG VERDSETTE VIRKNINGER


Kvalitativ beskrivelse av nytten For både interne og eksterne interessenter

Kvantitativ beskrivelse av investeringskostnad i

år 0.

Kvalitativ beskrivelse av eventuelle drifts- og

vedlikeholdskostnader



TRINN 4: BEREGNE SAMFUNNSØKONOMISK LØNNSOMHET


Gi en vurdering av når kostnadene ved tiltaket

kommer

Gi en vurdering av når nytten av tiltaket kommer



TRINN 5: SYNLIGGJØRE USIKKERHET


Kvalitativ usikkerhetsanalyse av de viktigste

kostnadsvirkningene

Kvalitativ usikkerhetsanalyse av de viktigste

nyttevirkningene

Eventuelle risikoreduserende tiltak dersom det

anses nødvendig



TRINN 6: GI EN SAMLET VURDERING OG ANBEFALE


Gi en oppsummerende faglig vurdering

Anbefal hvilket tiltak som bør velges

Utform et forslag til vedtak som leder(gruppen)

kan ta stilling til.


GEVINSTREALISERING


GEVINSTREALISERING

Prosessen hvor man henter ut

forhåndsdefinerte og eventuelle

ikke-planlagte gevinster av et

prosjekt

HVORFOR JOBBE AKTIVT MED GEVINSTREALISERING?

Fokuserer på hvordan oppnå gevinster

Støtter opp under politiske initiativer og mål

Øker fokuset på samfunns- og brukereffekter

Identifiserer gevinster for ulike aktører

DFØ-MODELLEN


TRINN 1

• Prosjektmandat og Prosjektforslag

• Samfunnsøkonomisk analyse

• Gevinstplan

• Gevinstkart

• Interessentanalyse

• Gevinstrealiseringsplan

• Nullpunktsmåling

Sid

e

60

© Direktoratet for økonomistyring 29.04.2013

GEVINSTREALISERINGSPLAN

En operativ handlingsplan for

virksomhetsledelsen til bruk i oppfølgingen av

prosjektets resultater

Utvikles i prosjektets planleggingsfase og

oppdateres gjennom prosjektets levetid


62

GEVINSTREALISERINGSPLAN: EKSEMPEL

1.

Mål/

Gevinst

2.

Indikator

3.

Hvor

effekten

oppstår

4.

Når

effekten

inntreffe

r

5.1.

Datakild

e

5.2.

Frekvens

på

målinger

5.3.

Ansvarli

g for å

rapporte

re data

6.

Ansvarli

g for å

realisere

7.

Nødvendi

ge tiltak

8.

Sentrale

risiko-

faktorer

Gevinst

1

Tids-

gevinst

for

skatte-

etaten

Sparte

minutter/

Times-

verk, års-

verk

Be-

sparelser

i kr per år

Virksom-

het

Fra okt.

2005

(Innføring

av ny

løsning)

Saksbe-

handlings

register

Evt ny

tids-

studie

Hvert

kvartal

Den

enkelte

region/

kontor

Den

enkelte

skatte-

etat

(region/

kontor)

Opplæring

Info

Motivasjon

- Intranett

–avd.møte

Lavere

endrings

vilje enn

forutsatt

Opplæri

ng tar

lengre

tid enn

antatt

Gevinst

2

Økt

kvalitet

og til-

gjenge-

lighet for

brukerne

Bruker-

tilfredshet

Andel

brukere

som

benytter

seg av

løsningen

Brukere/

samfunn

Fra okt

2005

(Innføring

av ny

løsning)

Bruker-

undersøk

else

Statistikk

Hvert

kvartal

Den

enkelte

region/

kontor

Skatte-

etaten

Info

Integrering

med bl.a.

Altinn og

Min ID

Lavere

oppslutn

ing fra

bruker

Bruker-

grupper

faller

utenfor

TRINN 2

Etablere eierskap

Jevnlig kontakt med gevinstrealisererne

Gjennomføre gevinstrealiseringsplanen

Sid

e

63


TRINN 3

Dokumentere realiserte gevinster

Undersøke om det er grunnlag for mer

gevinstrealiseringsarbeid

Avsluttende rapport om prosjektets gevinstrealisering

Sid

e

64


DOKUMENTERE REALISERTE GEVINSTER

Hensikten er å se i hvilken grad de forventede

gevinstene er realisert som forutsatt

Må vurdere når målingen skal skje

Mange måter å måle på: Utvikle måleindikatorer

Evalueringer


KONTAKTINFORMASJON

Terje Grønli

E-post: [email protected]

Telefon: 90 13 28 87


mailto:[email protected]

PAUSE 15.00 – 15.15

OPPSUMMERING OG AVSLUTNING 15.15 – 15.30

NETTVERK OG SAMLINGER

• Storsamling Difi: 29.1.2013, se presentasjoner – http://www.prosjektveiviseren.no/2013/02/storsamling-29-januar

• Innovasjon, gjenbruk og deling: 1.3.2013, se presentasjoner – http://www.prosjektveiviseren.no/2013/03/%C3%A5pent-m%C3%B8te-om-prosjektveiviseren-

1mars-2013

• Difi-kurs i Prosjektveiviseren 25.4 – Dagens kurs, foiler vil bli lagt ut

• Vi blir for tiden invitert til å holde en rekke presentasjoner og innlegg.

• Digitaliseringskonferansen 29-30.5 – SAS-hotellet i Oslo. Har du husket å melde deg på? Se difi.no


http://www.prosjektveiviseren.no/2013/02/storsamling-29-januar





http://www.prosjektveiviseren.no/2013/03/%C3%A5pent-m%C3%B8te-om-prosjektveiviseren-1mars-2013












VEIEN VIDERE

• Etablere et robust forvaltningsregime for prosjektveiviseren.no

• Utbredelse og kompetanseheving – Fortsette dialogen med nettverket og brukerne, med sikte

på å understøtte deres kompetansebehov – Difi vurderer å gå i dialog med markedet for å få innspill til

hvordan Difi eventuelt kan gjennomføre en anskaffelsesprosess på området

– Dialogkonferanse i juni?

• Storsamling i august (dato ikke avklart)


VEIEN VIDERE (2)

• Økt nordisk samarbeid på PPP-området?

• Et bedre felles kompetansegrunnlag for IKT-styring i Danmark, Sverige, Norge og UK?

• En særlig takk til våre

svenske venner, som vi nå

vil fortsette dialogen med


hvordan lykkes med digitaliseringsprosjekter i …...hvordan lykkes med digitaliseringsprosjekter i...

Documents