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Redacción para administrativasAutor: Tools Management & Consultancy

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Presentación del curso

La redacción de documentos de empresa es una de las tareas más comunes decualquier administrativa. Sin embargo, cada texto necesita una redacción diferenteya sea una carta, un informe o una solicitud. En este curso gratis, realizado con lacolaboración de Tools and Management, una consultora especializada en temas deempresa, le ofrecemos las reglas básicas para redactar cualquier tipo de documento.

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1. La comunicación escrita

Le sorprenderá, seguramente, que exista la necesidad de estudiar la comunicaciónoral. Aprender a hablar es una de las primeras cosas que hacemos y practicamoscada día en nuestra vida. Puesto que gran parte del trabajo realizado en la oficina sehace oralmente, será necesario que los diálogos, mensajes, preguntas einstrucciones, en general, toda la información que se intercambia con otraspersonas sea clara, segura, comprensible y cortés.

Es evidente que los modos y costumbres son ahora menos formales. En muchoscentros de trabajo los compañeros se llaman entre sí por su nombre de pila, yalgunos proveedores, clientes y personal en general, pueden también adoptar estapráctica. De este modo, poco a poco, se va produciendo una relajación en el tipo delenguaje empleado, con un aumento en el uso de frases coloquiales, expresionescorrientes como las que se utilizan en los ambientes familiar o de amigos.

Sin embargo, a algunas personas puede no gustarles ese tipo de trato y debemostener el tacto suficiente para reconocer este tipo de situaciones. Deberemos portanto mantener un tono agradable y cordial en las conversaciones, tomando ejemplode sus superiores y compañeros más experimentados, que conocerán mucho mejorlas costumbres de la empresa, hasta que haya adquirido la confianza suficiente paradesarrollar su estilo personal. Obviamente, no se trata de ser impersonal, pero nohay que olvidar que no podemos arriesgarnos a causar ningún tipo de incomodidad.

La recepción.- Cualquiera que sea la localización de tu empresa y el tipo de servicioque se realice, tendrás que ser capaz de tratar con eficacia las visitas personales. Enlas grandes empresas, especialmente en aquellas en las que la seguridad es unfactor importante, posiblemente exista un procedimiento fijado en el que participascuando recibes visitas personales. Puede ser una parte de tu trabajo explicar y poneren marcha el procedimiento con tacto para evitar inconvenientes o contratiemposcon los visitantes.

Tal vez tengas que disculpar el retraso de tu jefe. En este caso, o si la visita llegademasiado pronto, puede que debas entretener al visitante. Evita conversacionessobre cuestiones espinosas tratando de no aparecer como una fuente deinformación confidencial o un chismoso/a. En algún caso tu jefe puede pedirte queactúes como sustituto cuando él no esté disponible.

Puedes encontrar problemas cuando se presente una visita que no ha sido citada.Tendrás que utilizar todo tu tacto si quieres evitar que la persona se sienta ofendidacuando tu jefe no puede atenderla. Dependiendo de las circunstancias y delconocimiento de la empresa, puedes hacer lo siguiente:

-Invitarle a esperar

-Sugerirle una fecha para una cita futura

-Intentar atenderle uno mismo

-Buscar otro miembro de la plantilla que pueda atenderle

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-Buscar otro miembro de la plantilla que pueda atenderle

Obviamente, hay que evitar dar la impresión de que la visita no es bienvenida oresulta incómoda, y, si aún así, el individuo se enfada e insiste en ver a alguien paraemitir una queja, debes asegurarte que en ningún momento es mal atendido.

Sin embargo, hay circunstancias en las cuales tendrás que desembarazarte de unavisita. Debes entonces, mostrarte firme, aunque sin abandonar los buenos modales.Te encontrarás también con situaciones en las que tu jefe tiene que ser rescatado.

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2. La comunicación escrita - Proporcionarinformación

Entre las diferentes tareas que tengas que realizar, tal vez una de ellas sea el tenerque proporcionar todo tipo de informaciones a los visitantes, a las personas quellaman por teléfono o a los mismos compañeros. Puede ser que tengas que decir auna persona que no está familiarizada con la estructura del edificio cómo encontrarun despacho particular, o explicarle cómo puede llegar desde la estación, en cocheetc. Puede que tengas que enseñar a otras personas de la plantilla cómo hacer unacosa, por ejemplo cómo utilizar una fotocopiadora o explicarle el funcionamiento dela caja.

El problema a la hora de suministrar este tipo de información está en que olvides undetalle esencial. Es difícil ponerse en el lugar de alguien que no está familiarizadocon lo que estás describiendo; en este caso, también te ayudará el elaborar un plancon antelación.

-Asegúrate de que los detalles están claros

-Ten a mano cualquier documentación que necesites consultar

-Da los detalles con un orden lógico

-Si estás dando instrucciones para el uso de un equipo, cerciórate de quecualquier cosa que necesites este disponible y en funcionamiento

Cuando des indicaciones o instrucciones:

1.Comprueba que has captado la atención de la persona a la que prestas ayuda.

2.Transmite la información en palabras y expresiones precisas y apropiadas deloyente.

3.Desarrolla la información cuidadosamente para que el oyente tenga tiemposuficiente para captar cada detalle.

4.Si estás demostrando el funcionamiento de un equipo, será mejor que separes laexplicación de la acción para evitar confusiones.

5.Invita al oyente a comprobar o repetir la información para asegurarte sucomprensión.

Puede que, en algunos casos, tengas que entregar información escrita paraacompañar o confirmar tus indicaciones o instrucciones.

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3. La comunicación escrita - Presentación de ideas

Todo discurso puede dividirse en tres partes: la apertura, el cuerpo y la conclusión.

1.La apertura:

-Persigue captar la atención del oyente

-Dejar una buena sensación

-Ha de tener una estructura lógica y un orden secuencial

2.El Cuerpo:

-Desarrollo de la sesión

-Personalizar el mensaje

-Despertar el interés

-Ayudarse de Diagramas, Transparencias y Diapositivas

3.Conclusión:

-Resumir el contenido

-Proponer o resolver

-Agradecimiento

Consideraciones generales de la comunicación escrita.- La escritura, es uno de losmedios de comunicación más antigua de la humanidad.

Poco a poco, los escritos de todo tipo han ido evolucionando hacia ladespersonalización. Es decir, cada texto se redacta de una manera, tiene un estilo,forma, esquema propio. Vamos aprendiendo métodos de creación automáticos, quenos ahorran tiempo, los avances tecnológicos, todavía ayudan más al hombre.

Pero ya no creamos, ya no redactamos, tan sólo reproducimos unos esquemasaprendidos: cada escrito tiene su estilo y cada estilo su escrito.

La correspondencia comercial, las cartas comerciales, han ido recogiendo toda estacosecha de despersonalización. Cada texto está totalmente clasificado, tiene unmodelo propio.

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4. Fallos de correspondencia

Hay que suprimir todo lo que sea superfluo, sea en información u adjetivos. Lasmuletillas carecen de significado real, pero hay manera de erradicarlas.

El uso endémico del gerundio es otro fallo del "lenguaje comercial".

Otro mal terrible son las redundancias o las llamadas "frases con doble refuerzo".Consisten en usar dos vocablos con igual significado o en unir adjetivos consignificados similares.

Por otra parte, la redacción es confusa y repetitiva.

No deben aparecer en sus cartas las siguientes frases:

-Agradeciéndole por anticipado

-En respuesta a

-Les anticipamos las gracias

-Prontas noticias

-Aprovechamos la ocasión

-Quedamos a su disposición

-En espera de

-Quedo de usted

-De nuestra consideración

-Espero verme honrado

-Quedamos a sus órdenes

-Nos complace

-Ponemos en su conocimiento

-Con el agrado de siempre

-Nos es grato

-Q.e.s.m. ( que estrecha su mano)

-Quedamos a la espera

-Tener el gusto de

-Deseando

-Se hace del conocimiento de

-Sin más por el momento,

-Quedo atento y seguro servidor

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-Esperando su pronta respuesta

-Su muy afecto amigo

-Su affmo. s.s. ( su afectísimo y seguro servidor)

-A sus órdenes

-La presente tiene por objeto

-Confirmándole

-Le suplicamos

-Se sirva notificarnos

-A la mayor brevedad posible

-De orden del señor

-Damos respuesta

-Se reitera de Ud. su atto. y affmo. ( se reitera de usted su atento y afectísimo)

-Rogándoles

-Les anunciamos

-Les informamos

-Nos reiteramos gustosos

-Nos permitimos

-A la espera

-Habiendo tenido conocimiento

-Cumplimentando...

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5. La carta comercial

Actualmente, la correspondencia comercial ha perdido parte de la función queejercía en épocas anteriores como único contacto entre una compañía y sus clientesu otras firmas, ya que se suele acudir a métodos más rápidos y directos decomunicación, pero no por ello hemos de creer que pierde importancia.

Las partes de una carta comercial son las siguientes:

- El membrete

Encabeza la carta y debe aportar esta información básica:

- Logotipo (optativo).

- Nombre completo de la empresa o la persona.

- Breve identificación (por ejemplo, maquinaria de construcción, pediatra,asesoría jurídica, psicóloga, etc.).

- Dirección (calle, número, piso, ciudad, código postal, provincia, país).

- Apartado postal.

- Número de teléfono (telex, telefax, telegramas).

Actualmente es muy usual que el papel de cartas de una empresa tenga elmembrete impreso. Es una forma útil de introducir los datos más importantes de laempresa que envía la carta, ya que incluye la siguiente información:

Muchas veces el membrete va acompañado de logotipo o anagrama de la empresa,que puede estar impreso a varias tintas.

El membrete suele estar bien en la parte izquierda del papel u ocupando todo elancho superior de la hoja.

Es norma común que las empresas que utilizan membrete lo incluyan no tan sólo enel papel de la carta, sino también en los sobres. En estos casos aparecerá impresoen la parte anterior del sobre, al pie del mismo y no en la solapa.

También puede informar sobre:

- La instancia o el departamento que envía la carta.

- Otras filiales, sucursales u oficinas.

- Miembros de la presidencia, el consejo de administración, la gerencia o laadministración.

- Lemas de la empresa.

- Las referencias del destinatario y del remitente.

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6. La fecha

La fecha se escribe en el ángulo superior derecho del papel dejando de dos atres líneas después del membrete, debe incluir el día, mes y año. Se escribeexactamente debajo del membrete, procurando que armonice con éste.

Acostumbra a no escribirse la localidad del remitente cuando ésta aparece en elmembrete. Si no, debe citarse anteponiéndose al día y después de una coma.

Como normas generales de escritura cabe recordar que no es aconsejable emplearnúmero para citar el mes, sino que debe aparecer el nombre en minúscula yprecedido de la preposición "de" (que no siempre se suele incluir).

El destinatario.- Es muy importante que se cite al destinatario de igual manera en elsobre que en el interior de la carta - ya sea un particular o una empresa, eltratamiento debe ser el mismo.

Aquí se puede incluir una breve alusión al asunto de que trata la carta.Generalmente esta alusión está precedida por la palabra "Referencia".

Referencias y asunto.- Aunque no siempre se incluyen, son dos factoresimportantes en la correspondencia comercial, ya que facilitan operacionesposteriores de clasificación y archivo de las cartas.

Referencias y asunto figuran en el margen superior izquierdo del papel. Lasprimeras suelen describirse después del membrete, mientras que el asunto -resumen del objeto de la carta - aparecerá, normalmente, por debajo deldestinatario.

El saludo.- En las cartas comerciales el saludo es uno de los componentesprimordiales, ya que es el inicio de la carta, el primer contacto con el destinatario. Atal efecto se han estandarizado una serie de expresiones y fórmulas típicas desaludo que son las más empleadas:

- Señor:

- Muy señor mío:

- Muy señor nuestro:

- Muy señor mío y amigo:

- Muy señor nuestro y amigo:

- Estimado cliente:

- Distinguido señor:

- De mi (nuestra) consideración (más distinguida):

Estas expresiones se escriben en el margen izquierdo, dos líneas después de ladirección, y deben usarse en plural o singular, femenino o masculino comocorrespondan.

Otro tipo de fórmulas son aquéllas empleadas en los casos que la carta se dirija apersonalidades o que sean de carácter oficial. En estos casos se puede utilizar:

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- Excelentísimo señor.

- Honorable señor.

Aunque hemos de recomendar que se eviten siempre las fórmulas demasiadoextensas y rebuscadas, pues tan sólo se trata de un saludo.

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7. La introducción

La introducción, tal como su nombre indica, sirve para iniciar e introducir elcontenido de la carta. El estilo de la introducción es siempre cortés, aunque el temade la carta sea una reclamación, pero también directo. Es decir, debe ser una formaclara y concisa de comenzar el cuerpo de la carta:

- La presente tiene por objeto el comunicarle...

- En respuesta a su carta del día 6 del presente mes...

- Acusamos recibo de su carta del 4 de noviembre...

- Les suplicamos sírvanse ponerse en contacto...

- De conformidad con su atento pedido de fecha...

- Sentimos mucho no poder contestar afirmativamente a ...

- Confirmándole nuestra carta del día 7 del corriente...

- A nuestro pesar nos vemos obligados a reclamarles el envío urgente del génerosolicitado con fecha.

- Me es grato comunicarle que.

Como podemos observar estas expresiones ayudan a redactar la carta, ya que deforma directa, están abordando el tema por el que se lleva a cabo lacorrespondencia.

Exposición o cuerpo de la carta.-

Una vez establecido el plan, basado en las respuestas a las preguntas anteriores,toda información con que cuenta se utilizará así.

INTRODUCCIÓN: en ella se dirá algo que atraiga como un potente imán la atencióndel lector. Una vez leída, no le quedará más remedio que seguir adelante. Procureque este inicio sea excelente, pues es el punto donde muchas cartas son echadas aun lado.

DESARROLLO: en esta segunda fase se exponen los datos que pueden despertar elinterés del lector. Argumentos, hechos y beneficios, debidamente ordenados,conducen al interés por el objeto, que debe transformarse en el deseo de obtenerlo.

CONCLUSIÓN: por último, hay que lograr incitar al lector a actuar, ya sea comprarun producto, para una cuenta o mudar de opinión.

INTRODUCCIÓN - DESARROLLO - CONCLUSIÓN

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En esta estructura se irán montando las distintas piezas que formarán todo elcuerpo de la carta.

El cuerpo de la carta es la exposición lógica, ordenada y concreta del contenido dela misma. Es muy importante destacar en este apartado que, además del estilo alque nos referiremos más adelante, el contenido no debe tratar más de un tema; esdecir, de forma concisa y con estilo concreto pero cortés, debe de quedar expuestoun único tema. Para ello se deben redactar párrafos cortos, que irán precedidos ono de sangría, dependiendo del tipo o estilo de la carta.

Es norma pulcra dejar una línea en blanco entre párrafos.

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8. Fórmulas de cierre y despedida

El escrito finaliza siempre con una fórmula cortés, al igual que el saludo odespedida, que introducirá la firma:

-Le saluda atentamente

-Sin otro particular, le saludo atentamente

-Reciba un cordial saludo

-Muy atentamente

Aunque casi siempre esta última expresión está precedida por otra en la que seconcluye pidiendo respuesta, disculpando las molestias, etc. Es una forma más deresumir todo el contenido de la carta. Para ello se utilizaran fórmulas como lassiguientes:

-En espera de sus noticias...

-Si desea recibir información más detallada...

-Con mi agradecimiento anticipado...

-Disculpen las molestias ocasionadas...

Deben ser breves y recogerse, a ser posible, en dos frases. Se escribe a la izquierdao a la derecha.

La antefirma y la firma.- La firma debe figurar al final de la carta y se escribe acuatro espacios de la despedida. Es un factor muy importante, ya que autentifica yda valor a la carta. Casi siempre se acompaña de una aclaración de firma, en la quese incluye el cargo y el nombre del firmante. También puede escribirse a laizquierda o a la derecha. La antefirma se compone de :

- Nombre completo de la persona que escribe

- Su título o cargo

La firma se hará siempre de puño y letra, inmediatamente después de la despedida,sobre la antefirma, con tinta azul. Evite el uso de bolígrafos o tintas de otro color.

Anexos.- Son aquellos documentos que se adjuntan a la carta. Deben citarse en elmargen izquierdo de la hoja, introducidos por la palabra Anexos, detallándose eltipo de documentos que son.

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9. Los estilos de mecanografiado

La forma tradicional de escribir cartas es en ESTILO SEMIBLOQUE , es decir párrafossangrados, pero cada vez más se impone la carta en ESTILO BLOQUE o, incluso,BLOQUE EXTREMO.

Al escribir sus cartas NUNCA OLVIDE los siguientes consejos:

1.DETERMINE CLARAMENTE EL OBJETIVO

2.EVITE IRRITAR AL LECTOR.

3.ESCOJA CUIDADOSAMENTE EL TONO DE LA CARTA.

4.REÚNA TODOS LOS DATOS POSIBLES SOBRE EL DESTINATARIO

5.EVITE FRASES como ésta: "Si ya envió el talón, ignore este ávido".

6.PROCURE QUE NO SE TRANSPARENTE DEMASIADO EL PROPÓSITO DE SU CARTA DEMODO QUE NO RESULTE HIRIENTE.

Las abreviaturas: un principio básico en relación con las abreviaturas es noabusar de ellas. utilice sólo las necesarias y sobre todo las obligatorias, comoSr., Sra., Srta., en las direcciones. Sin embargo, estas mismas abreviaturas nodeben utilizarse en el saludo ni dentro del texto.

- a D. g. (a Dios gracias)

- afmo. (afectísimo)

- atta. (atenta)

- attmte. (atentamente)

-q.b.s.m. (que besa su mano)

-s.s.s. (su seguro servidor)

-Ud., V., Uds., Vds. (usted, ustedes)

Aunque debe evitarse el uso indiscriminado, sobre todo en el texto, las abreviaturasocupan un lugar importantísimo en la correspondencia comercial. Por esta razón,hemos reunido algunas de las más usuales en el ámbito comercial:

a/c. a cuenta cje. corretaje

acept. aceptación col. columna

admón. administración com. comisión

admor. Administrador ap. aparte

ch/ cheque apdo. apartado

art. artículo D., Da. don. doña

atn. atención D / A documentos contra aceptación

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avda., av. avenida dcha. derecha

depto. Departamento B/L Bill of Lading (conocimiento de embarque) d/f, d/fha díasfecha

B.O. Boletín oficial D / L Decreto Ley

doc. docena, documento c / cargo

D / P documentos contra pago C / A cuenta de ahorros

Dr. Doctor Cía., cía compañía

dto. Descuento cap. capital, capítulo

dupdo. Duplicado cénts., cts. céntimos, centavos

c/, cta. cte. cuenta corriente d / v días vista

Cf., cfr. compárese ed. edición

c.f.s. coste, flete y seguro Ef., ef. efectos

cgo. cargo efvo. efectivo

E.M. Estado Mayor O / orden

Emª. Eminencia onz. onza

Emmo. Eminentísimo O / p orden de pago

entlo. entresuelo O/telegr. orden telegráfica

etc. Etcétera p.a. por autorización, por ausencia

Excª. Excelencia P / pagaré

expete. expediente p., pág. página

pp., págs. Páginas pbro., presb. presvítero

F.C., f.c. ferrocarril P.D. posdata

fº., fol. folio Fr. fray

P / d porte debido P.P. por poder, porte pagado

fra. factura pdo. pasado

G / giro p. ej. por ejemplo

gral. general p.o., p/o por orden

gtos. gastos Pº paseo

Hnos. hermanos pral. principal

prof. Profesor ib., ibíd. ibídem

prov. Provincia íd. ídem

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pta., ptas. peseta, pesetas Ilmo., Ilma. Ilustrísimo, Ilustrísima

Iltre. ilustre R/ , r / remesa

I.p.f. imposición a plazo fijo Rbí. recibí

ít. ítem Rev., Rdo. reverendo

izqda. izquierda Rev., Rda. reverenda

Rmo., Rma. reverendísimo/ma R.O. Real Orden

L / letra de cambio Rte. remite

lib., L libra l.c. loco citato (en el lugar citado)

Lic., Licdo licenciado S. san, santo

m.e. moneda extranjera s.a. sin año

m.n. moneda nacional S.A. Sociedad Anónima

m/cgo., n/cgo., s/cgo. mi, nuestro, S.A. de C.V. Sociedad Anónima de

su cargo Capital variable

m/cta., n/cta., s/cta. mi, nuestra, S.A.E.Sociedad Anónima Española

su cuenta S.A.R. Su Alteza Real

Mons. Monseñor S.C.L. Sociedad Cooperativa Libre

Mro., Mtro. maestro S.C.M. Sdad de Crédito Mercantil

S.M. Su Majestad Sdad. Gral. Sociedad en General

N.ª S.ª Nuestra Señora S.E. Su Excelencia

N.B. Nota Bene S. en C. Sociedad en Comandita

n. número s.e.u.o. salvo error u omisión

S/G sin gastos suc. sucursal

sig., sigs., siguiente, siguientes t. tomo

S.L. Sdad. Lda. Sociedad Limitada t m tonelada métrica

Smo. santísimo V., v. véase

Sr. señor V.A. Vuestra Alteza

Sra. señora V.E. Vuestra Excelencia

Srta. señorita v.g., v. gr. verbigracia

S.R.L. Sociedad de Responsabilidad V.M. Vuestra Majestad

Limitada V.B. visto bueno

S.S. Su Santidad vol., vols., volumen, volúmenes

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SS.AA. Sus Altezas V.S. Vuestra Señoría

SS.MM. Sus Majestades

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10. Las mayúsculas y la puntuación (I)

Como es natural, un buen personal de oficina domina las reglas básicas de laortografía.

-Cuando la despedida consiste en una sola palabra, ésta va seguida de coma, Porejemplo: Atentamente, ; Cordialmente,.

Saludos y tratamientos:

-Reyes y príncipes:

-Señor/Señora

-Serenísimo Señor/Serenísima señora

(Observe que las reinas y princesas reciben el tratamiento de señora aunque esténsolteras).

-Majestad/Vuestra Majestad, Alteza/Vuestra Alteza.

-Presidentes, ministros, miembros de tribunales supremos y de cuentas,gobernadores, rectores y vicerrestores de universidades:

-Excelentísimo Señor. Honorable. Excelencia/Vuestra Excelencia (V.E.)

En muchos países de utiliza una fórmula más sencilla:

-Señor Presidente o Excelentísimo Señor Presidente.

-Embajadores:

-Honorable Señor Embajador. Señor.

-Cardenales:

-Eminencia Reverendísima o Eminentísimo y Reverendísimo Señor. VuestraEminencia Reverendísima (V.E.R.)

-Canónigos:

-Muy ilustre Señoría. Usía o Vuestra Señoría.

Conviene aclarar que existe una notable diferencia entre España eHispanoamérica en cuanto al uso de los tratamientos. Puede decirse que enEspaña hay todavía una actitud más conservadora, en tanto que las nacionesamericanas prefieren expresiones más sencillas.

Despedidas: es preciso despojar a la carta comercial de la pomposidad y laverborrea:

-No utilice abreviaturas en la despedida.:

Incorrecto: L.s.r. Con afto. Atte.

Correcto: Le saluda respetuosamente, con afecto, atentamente.

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11. Las mayúsculas y la puntuación (II)

Continuamos hablando de las reglas establecidas para escribir con mayúscula

-Se escribe con mayúscula la primera letra de la palabra inicial.

Incorrecto: con Cordiales Saludos, Reciba Nuestros Atentos Saludos, Se DespideMuy Atentamente

Correcto: reciba nuestros atentos saludos, se despide muy atentamente.

La antefirma y la firma: a menos que sea muy extensa, la despedida forma unaunidad visual con la antefirma. Este grupo final se compone de: breve despedida,nombre de la compañía, rúbrica, nombre del firmante y cargo, en este orden.

La segunda página:

-Las hojas deben ser de la misma calidad de la primera.

-Es conveniente incluir el nombre y la fecha en las demás páginas. Por si algunaqueda separada.

-Se numeran las páginas siguientes a la primera. Normalmente en el margeninferior.

Posdatas: jamás la incluya, pues indica poca atención o un descuido. Hay unaexcepción, se trata de las posdatas hechas con toda la intención hechas en lascartas de ventas.

Los números:

-Evite expresiones como "cien aniversario" o "quinientos aniversario". Elijacorrectamente los números cardinales, ordinales y partitivos.

-La numeración romana se utiliza principalmente para señalar los siglos, el ordense sucesión de los reyes o capítulos, departamentos, partes de una cosa, etc. Losnúmeros romanos deben escribirse siempre en letras versales o mayúsculas.

Además de la uniformidad debe mantenerse un criterio lógico. Y así cuando lascantidades sean muy abundantes debe recurrirse a las cifras. Pero si sólo se refiere auna cantidad dentro de un texto, hay que preferir las letras.

-La escritura de los porcentajes. El error más frecuente consiste en escribir "cienpor cien" o "cien por ciento". debe escribirse: ciento por ciento.

En estas expresiones no debemos mezclar cifras y letras.

Se debe dejar un espacio entre 100 y %, pues son dos elementos diferentes. Otrodetalle es que el signo tanto por ciento en %, pero el de tanto por mil es con dosceros en el divisor.

Conviene conocer los signos matemáticos más frecuentes. Cuando el ordinalacompaña directamente al nombre, evite las cifras en favor de las letras. Recuerde

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que los ordinales primero y tercero del masculino pierden la "o" final en estos casos.

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12. Tipos de cartas comerciales - Ofertas

Veamos algunos tipos de cartas comerciales.

Las ofertas: es uno de los escritos comerciales más empleados, ya que cubre unamplio sector de las comunicaciones de una empresa. Hemos de distinguir variostipos de ofertas:

1.Oferta de servicios de un particular a una empresa: es lo mismo que decir queun particular solicita empleo. La carta puede ser la contestación a un anuncio deoferta de empleo o bien un intento del interesado por conseguir trabajo en unaempresa.

El escrito debe reflejar los intereses del particular, a la vez que ha de causar buenaimpresión en el receptor. No olvide que la carta le está representando, usted tieneque cuidar el estilo y la forma además del contenido, pues está creando un contactocon la empresa y éste ha de ser favorable.

El solicitante debe expresar con precisión, detalle y concisión los intereses que tieneen solicitar dicho empleo y, a la vez, debe mostrar sus cualidades. Para ello, lascartas suelen acompañarse del currículum vitae del solicitante, que aportará toda lainformación sobre sus conocimientos y experiencia.

La empresa responderá a la oferta del particular. Si decide aceptar al solicitante,normalmente, pedirá más información sobre él/ella y/o concertará una entrevista.Si, por el contrario, no le interesa contratar los servicios del particular la respuestaha de ser clara y precisa, explicitando los motivos de la negativa.

Cuando un particular redacta una carta para ofrecer sus servicios, sus datospersonales, en vez de escribirse en el ángulo superior izquierdo del papel, figuran alfinal del texto después de la firma. De esta forma el ángulo superior izquierdo esutilizado, normalmente, por aquellas entidades que tienen el membrete impreso enel papel - cosa que no ocurre habitualmente si se trata de un particular-.

Siguiendo este esquema el primer componente de la carta es la fecha, en la quedeberá especificarse la localidad desde donde se remite.

En las ofertas de servicios de un particular a una empresa es, generalmente,imprescindible la presentación del currículum vitae. En el currículum vitae elinteresado debe hacer una relación de toda su experiencia profesional y académica,además de aportar sus datos personales. La información se detallaesquemáticamente, pero siempre se puede acompañar de documentos quecertifiquen lo dicho -aunque en un primer momento es preferible entregar tan sóloel currículum y , si se le pide, presentar la documentación acreditativa.

No siempre es una carta, sino que muchas empresas prefieren que se entreguepersonalmente. Es norma que si se envía por correo se acompañe de una carta brevede presentación.

Sobre todo sea claro y conciso en la presentación de los datos y no mienta niexagere sus aptitudes o experiencia profesional, es totalmente inútil. Recuerdeque el currículum debe brindar una buena imagen de usted.

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13. Tipos de cartas - Ofertas de empleo

La oferta de empleo está un poco al margen de la correspondencia comercial, puesno se trata de una carta. Normalmente, cuando una empresa necesita personal,realiza la demanda por medio de un anuncio en uno o varios periódicos.

Estos anuncios suelen redactarlos o bien la editorial del periódico, o bien la empresaen cuestión. A tal fin creemos oportuno hacer mención de la composición y estilo deestas ofertas.

Los anuncios pueden dividirse en dos grupos, dependiendo del espacio que ocupan:

- Anuncios breves: muy concisos, tan sólo se explicita el tipo de empleo que seofrece y dónde deben acudir los interesados.

- Anuncios largos: son más explicativos, solicitan unos requisitos y, la mayoría delas veces, aportan información sobre remuneración y ventajas que ofrece laempresa.

Los anuncios suelen estar construidos por más de un cuerpo de letra. Conmayúsculas se indica el empleo para el que se solicita personal. Casi siempre eltexto va encabezado por una expresión que sirve de llamada de atención al lector:Necesitamos; Atención; No pase de largo este anuncio.

No es obligatorio que la empresa dé su nombre, por ello en muchas ocasionesencontramos anuncios con fórmulas del tipo: Empresa líder en el ramo de laconstrucción...; aunque hay empresas que prefieren incluir su nombre e, incluso, ellogotipo.

El particular interesado responderá a estos anuncios ofreciendo sus servicios, esdecir, siguiendo las fórmulas que hemos visto al inicio.

Ofertas de servicio de una empresa: las empresas suelen enviar ofertas de susservicios a particulares o a otras empresas. Y, normalmente, acostumbran a empleareste método: colegios, bancos o entidades clínicas.

En la mayoría de los casos es un medio de promoción, además no siempre las cartasvan remitidas a un cliente o individuo en particular, sino que son más impersonales,dirigiéndose a la población en general, Sin selección. Son las, corrientemente,denominadas "propaganda".

Al contrario de lo dicho hasta el momento sobre la brevedad del estilo comercialque caracteriza la correspondencia comercial, este tipo de escritos suelen emplearpárrafos largos, pues deben detallar los servicios que ofrecen. Suelen ser demasiadorepetitivos.

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14. Tipos de cartas - Ofertas comerciales (I)

Se diferencian de las ofertas de servicios porque, generalmente, lo que ofrecen sonproductos, mercancías. Las grandes empresas envían este tipo de correspondencia asus clientes para informarles de las innovaciones que sacarán al mercado, es unaforma de promocionar el nuevo género. El planteamiento de la carta no es muydiferente de las ofertas de servicios de la empresa, muchas veces se interrelacionan.

Es muy importante que la carta intente ser convincente, que provoque elinterés del destinatario pero sin abrumarlo.

Circulares.- Son escritos que responden a un estilo de comunicados, pues sueleninformar sobre cambios en una empresa (cambio de dirección, disolución de unafirma, fundación de una nueva empresa. etc.).

El estilo de estos comunicados es muy privado, ya que la mayoría de las veces sedirige a un círculo se personas muy limitado y cerrado (por ejemplo accionistas deuna empresa). Dentro de este grupo de personas se enviará el mismo texto decircular, sin variar el contenido.

Es curioso observar que en las circulares muchas veces se cita el nombre del juezpresente en los actos llevados. Es lógico, pues no debemos olvidar el carácter oficialde estos escritos.

Los bancos también suelen enviar circulares a sus clientes acerca de, por ejemplo,las condiciones con que dicha entidad abre cuentas de crédito o, también, avisandoa los clientes del pago de intereses de bonos.

Reclamaciones.- Los escritos de reclamación son aquellos que dirige un particular oempresa a otra firma para expresar su queja en los servicios (mercancías en malestado, facturas equivocadas, cambios en los pedidos de género...).

Las reclamaciones se componen de dos escritos: el primero, que es la reclamaciónpropiamente dicha, y el segundo que es la respuesta a dicha reclamación.

Debe cuidarse mucho la redacción de estas cartas, pues aquello que se trata en elcontenido son temas "delicados" -el remitente se está quejando por algún motivo-que pueden malinterpretarse.

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15. Tipos de cartas - Ofertas comerciales (II)

Continuamos hablando sobre cómo redactar las ofertas comerciales en elámbito administrativo.

Normas prácticas:

-Sobre todo no deje transcurrir mucho tiempo entre el momento en que hadetectado problemas con los envíos y el momento de enviar su reclamación. Esimportante que estos trámites se realicen sin demora. Además si, en su queja,existe la posibilidad de una retirada y/o cambio de mercancías el tiempo que tardeen enviar la reclamación le perjudicará en cuenta propia -perderá beneficios-.

-Detalle al máximo su reclamación (número de factura, clase de género,modelo, número de referencia, etc.) para que no vuelvan a surgir problemas.También debe especificar los motivos por los que reclama.

-El tono de la carta debe ser cortés pero exigente -se está usted quejando, nosaludando a la empresa- .

-Aunque esté muy descontento de la empresa a la que enviará su reclamaciónno lo demuestre en la carta. En principio usted no pretende enemistarse con ella-aunque estos temas nunca se sabe cómo acaban-. Por lo tanto sea exigente y muyclaro en sus quejas.

La empresa que recibe una reclamación tiene el deber de enviar una respuesta. Éstase llevará con la mayor rapidez posible, si no el reclamante volverá a insistir y,teniendo en cuenta que se trata de un cliente y una situación comprometida, hayque evitar al máximo la pérdida de tiempo.

Si la empresa acepta su culpa la carta que remitirá será de disculpa, intentandosolucionar el/los problema/as con la mayor rapidez. También es aconsejable que seexplique la causa del equívoco.

Si, por el contrario, la respuesta es negativa deberá enviar al algún representantepara que solucione el problema.

La empresa que no está muy convencida de una queja ha de asegurarse de ella. Lamejor solución es enviar al representante se la zona.

Sobre todo discúlpese siempre de los problemas y demoras que ha podido ocasionaral remitente se la reclamación. El estilo de la carta ha de ser muy correcto o cortéssino correrá el peligro de perder un cliente.

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16. Tipos de cartas - Órdenes de pedido

Las cartas u órdenes de pedido sirven para que una empresa que ha entrado entratos con otra le realice un encargo de compra.

Por este motivo es muy importante redactar el escrito con la mayor claridad yprecisión, pues de esta forma se evitarán errores y equívocos que obligarían ademorar la entrega.

No se trata de un estilo de carta de párrafos largos, sino todo lo contrario.Comienza con una introducción -del tipo "Les ruego me envíen"- y a continuaciónse detalla, al máximo, el género que se desea adquirir.

Hay una serie de datos que deben incluirse siempre en estas cartas:

- Datos del comprador y del vendedor

- Métodos de transporte

- Fecha en la que debe hacerse la entrega

- Forma de pago y los términos (bonificaciones, descuentos)

- Detallar al máximo el género (cantidad, modelo, referencia).

- Posibilidad o prohibición de fraccionar los envíos

Hay muchas empresas que, para tal fin, tienen ya papel impreso en forma de ordende pedido. De esta forma el mecanógrafo ahorra mucho tiempo, pues tan sólo ha derellenar los espacios vacíos del formato del impreso con los datos necesarios.

En muchas ocasiones la empresa que ordena un pedido lo cancela. Para realizar unaacción de este tipo debe hacerlo con la mayor brevedad, pues sino causará molestiasa la firma que debía enviar la mercancía.

La mayoría de las veces se cancela por teléfono por ser mucho más rápido. Laempresa enviará una carta de contestación se que el pedido ha sido anulado.

Una vez que la empresa recibe la orden de pedido envía una carta en respuesta a lafirma remitente. A dicho escrito se le conoce como "Aviso de envío".

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17. Tipos de cartas - Aviso de envio

Hemos de distinguir dos clases de aviso o anuncio de envío:

- Los de mercancías

- Los de fondos

Aviso de envío de mercancías.- Son cartas de respuesta a las órdenes de pedido. hayuna serie de datos que deben figurar en estos escritos:

- Datos del comprador y del vendedor

- Descripción del género pedido y, por lógica, enviado. Debe detallarse al máximo lamercancía, incluyendo cantidades precio por unidad, importe total, etc.

- Transporte que utilizará para realizar el envío

- Condiciones de pago

Estas cartas deben archivarse siempre, pues de esta forma, si surge algún error enel envío del pedido la empresa receptora tiene material y documentos para poderreclamar.

Aviso de envío de fondos.- En este tipo de escritos se envían cheques, talones oletras acompañada de una carta de presentación.

Es aconsejable dejar muy claro el numero de talón o cheque, evitando correccionessobre el escrito. No se equivoque o provocará malentendidos.

También se suelen redactar cartas de envío de factura. se aconseja incluir comoanexo una copia de la misma.

Acuse de recibo.- Los acuses de recibo, junto con los recibos, son el tercer y últimopaso de la operación comercial. Es decir, una vez que la empresa que, en unprincipio, realizó una orden de pedido y con el correspondiente acuse de envío yacorroborado, deberá enviar, a su vez, un acuse de recibo para manifestar suconformidad.

Es aconsejable que la firma remitente haga constancia en el acuse de recibo si elpedido de género era correcto y si no sufrió ningún deterioro durante el transporte.si tiene alguna reclamación que hacer, hágala. Usted está pagando unos servicios yéstos deben ser correctos.

Actualmente los acuses de recibo siguen la fórmula de impreso. Es decir, paraahorrar tiempo en este tipo de quehaceres tan comunes a una empresa, se tienenacuses de recibo preimpresos que tan sólo se han de rellenar.

No lo olvide: la nueva correspondencia comercial está cada vez más

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No lo olvide: la nueva correspondencia comercial está cada vez másdespersonalizada. Los impresos y formularios rompen con el esquema típico de lacarta. Es necesario ahorrar tiempo, por lo que si usted quiere estar en la línea de lonuevo emplee impresos.

Los recibos son aquellos documentos que reconocen haber recibido una empresauna cantidad de dinero de otra.

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18. Tipos de cartas - La factura

La factura es un tipo de documento que el vendedor envía al comprador en el quedetalla el género comprendido en la venta.

Cada empresa suele tener unas facturas impresas de antemano -en las queacostumbran a figurar el membrete de la firma-.

Los datos que se incluyen, normalmente en una factura son los siguientes.

- Datos del vendedor y comprador

- Lista detallada de los artículos comprendidos de la venta

- Precio por unidad e importe total

- Impuestos y retenciones

- Descuentos (si se llevan a cabo)

- Plazo de pago

Es conveniente que la empresa las haga acompañar de una pequeña carta depresentación. Sobre todo no envíe una factura con tachaduras ni enmiendas, puespueden suscitar errores.

Los albaranes.- Los albaranes los entrega la empresa vendedora a la compradora enel momento de hacer la entrega. Especifican de forma detallada el género omercancía objeto del envío.

Se consignarán los siguientes datos:

- Datos del vendedor y del comprador.

- Número de código u orden.

- Descripción de la mercancía (calidad, cantidad, modelo, precio por unidad y total).

Al igual que las facturas, los albaranes suelen estar impresos, con lo que tan sólo sedebe mecanografiar la descripción y detalle de la mercancía, al igual que encualquier papel de carta, el membrete ya figura impreso.

Cuando una empresa redacta un albarán suele hacerlo por triplicado -tres copias-de esa forma puede enviar dos y retener uno en sus archivos.

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19. Tipos de cartas - Boletines de garantía (I)

Indican el envío de la garantía de una máquina, por ejemplo. Son escritos breves quesuelen acompañarse del certificado de garantía.

También hay empresas que envían cartas avisando a su cliente de que el plazo degarantía del objeto en cuestión ha finalizado.

Este tipo de correspondencia se lleva a cabo tanto entre empresas como entre unaempresa y un particular.

Informes.- El informe se utiliza para conseguir noticias acerca de un suceso,negocio o persona. En un tipo de escrito muy empleado en la correspondenciacomercial, pues normalmente una empresa necesita información sobre otra antes dellevar a cabo un negocio conjunto.

Según el contenido del informe podemos distinguir varios tipos:

1.Informes personales: una empresa solicita a otra información sobre una personaen concreto a la que , normalmente, piensa contratar. La firma interesada se dirigiráa la remitida para que le informe sobre la capacidad de trabajo de la persona encuestión.

El encargado de redactar el escrito se respuesta debe hacerlo con la mayorobjetividad y veracidad. No debe reflejar para nada su opinión personal, sino quedebe ceñirse a los datos que se le solicitan. Tanto si el informe es positivo comonegativo debe realizarse con concisión - es preferible no comprometerse demasiadoy enviar tan sólo los datos precisos.

Si es usted la empresa que solicita recuerde que la información que reciba estotalmente confidencial y debe mantenerse con la mayor reserva y discreción.

2.Informes comerciales: cuando una empresa desea iniciar un negocio con otra,suele solicitar informes acerca de ella a otra empresa con la que haya comerciadoanteriormente.

En este caso se suele pedir datos sobre capital de la empresa, solvencia en losnegocios, personal que la configura, comportamiento comercial, etc.

No es aconsejable incluir en la respuesta observaciones u opiniones personales puespueden influir en el resultado final del acuerdo al que quieren llegar las empresas.

La firma que responda a una solicitud de informes comerciales no debecomprometerse en ningún momento, por lo que sugerimos sea conciso/acontestando tan sólo a aquella información que se le pide.

Actualmente, suele emplearse un tipo de formulario para este tipo de informes que

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envía la empresa interesada junto con una breve carta de presentación. La casa querecibe el formulario lo rellena con los datos que se le solicitan y lo remite a laempresa interesada.

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20. Tipos de cartas - Boletines de garantía (II)

Continuamos hablando de los diferentes tipos de boletines.

3.Otros informes: Tan sólo nos quedan por comentar los informes bancarios yaquellos que redactan representantes y viajantes de una empresa.

Los informes bancarios suelen solicitarse para comprobar las condicioneseconómicas de un particular o una empresa. En principio, la entidad bancaria noestá obligada a facilitar esta información a no ser que el cliente en cuestión hayadado permiso.

Los representantes y viajantes de una empresa deben redactar un informe para lafirma que representan sobre las gestiones, contactos y negocios que han llevado acabo. Estos escritos deben detallarse al máximo a fin de evitar cualquier tipo deduda.

Puntos fundamentales para lograr una buena redacción de informes:

- El remitente está solicitando a una empresa información sobre un particular ofirma determinada.

- Casi siempre remitente y remitido crean un primer contacto con los informes, esdecir, no se conocen de antemano.

- De punto anterior se desprende que la empresa que envía el informe debemostrarse en todo momento cortés y breve, quizá pueda conseguir un nuevo cliente.

- A ser posible no debería figurar en el informe el nombre de la empresa oparticular de la que se solicitan informes.

- Recuerda siempre el carácter confidencial de la información que reciba.

Aspectos que no hay que olvidar al redactar una carta de respuesta de informes:

- Sobre todo y ante todo las respuestas deben ser redactadas con OBJETIVIDAD. A laempresa que solicita informes no le interesa para nada su opinión personal, por lotanto, no la incluya.

- El estilo de redacción ha de ser breve y conciso, no detalle demasiado lainformación, no debe comprometerse.

- Los datos que incluya deben ser correctos y verdaderos. Si cree que no poseeinformación para explicar envíe una carta de disculpa.

Si sigue estos consejos conseguirá evitar malentendidos y usted no secomprometerá. La redacción breve le facilitará la explicación objetiva y precisa. Nodebe preocuparle enviar informes de carácter negativo, siempre que esté seguro dela información que envía.

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21. Tipos de cartas - Correspondencia bancaria

Los bancos se han convertido en una de las entidades más solicitadas por elcomercio y la industria. Su función primordial como "templo del ahorro", lugardonde se almacenaba el dinero con el fin de recibir unos intereses, ha pasado a lahistoria.

Actualmente los bancos son una de las entidades que más facilitan la actividadcomercial de las empresas -y también de los particulares -, pues a través de ellos sepueden tramitar muchos de los temas que, antes, se consideraban internos a laempresa.

Facturas, pagarés, moneda extranjera, comercio exterior, crédito, etc., son algunasde las prestaciones de la banca que ayudan en la economía y agilizan los trabajos.

La correspondencia bancaria es bastante reducida. Hemos de tener en cuenta quelas cartas remitidas por los bancos suelen ser siempre impresos especiales yformularios (son notificaciones, información sobre intereses, extractos, recibos,operaciones realizadas en una cuenta...). Ejemplo de impreso:

Dichos formularios impresos son informativos y mantienen al cliente al corriente delestado de su(s) cuenta(s).

Algunas cartas, también previamente impresas, acompañan a algunos de losimpresos.

En resumen, la correspondencia bancaria se reduce a aquellos escritos remitidos porparticulares o empresas en solicitud de algún servicio de los que ofrece el banco.Podemos citar algunos de estos ejemplos:

- Petición de créditos

- Anulación de cuenta corriente

- Domiciliación de pagos

- Extractos

- Anticipos de letras

- Solicitud de transferencias

- Petición de talonario, etc.

El banco puede responder bien mediante una carta breve y concisa, bien mediantealgún tipo de formulario que el remitente deberá rellenar con sus datos.

Recuerde: sea concreto, conciso y breve en sus peticiones. Sobre todo incluya lasreferencias de nº de cuenta corriente o libreta de ahorro, de esta forma evitará

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posibles equívocos y los trámites se realizarán más rápidamente. Si el banco del queUd. es cliente le envía un escrito citándole, debe acudir siempre a la cita - nunca sesabe lo que pueden comunicar -.

Para las solicitudes de apertura de cuentas corrientes el banco suele dispones deunos formularios impresos a tal efecto que tan sólo deben cumplimentarse con losdatos del solicitante.

El empleo de formularios reduce mucho el tiempo dedicado a estas labores.

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22. Tipos de cartas - Correspondencia bursátil

Normalmente las empresas - y también particulares- invierten su dinero en Bolsa,comprando y vendiendo, a ritmo frenético, valores con los que pretenden sacar unprovecho en la subida o bajada de los mismos. Los valores son títulos, documentosque representan el dinero invertido en una empresa o un préstamo al estado que secotizan en la Bolsa.

La correspondencia bursátil no es muy amplia, y más actualmente que se estáautomatizando rápidamente y que los formularios - al igual que contábamos en lacorrespondencia bancaria- están acaparando todas las necesidades en lo querespetan a esta correspondencia.

Generalmente todas las operaciones que realiza una empresa en la Bolsa las lleva acabo a través de un Agente de Cambio y Bolsa, un corredor de comercio o un Bancoo Caja de Ahorros. Por lo tanto, los escritos bursátiles se realizan entre estaspersonas. Cuando una empresa desea comprar o vender acciones transmite la ordena uno de estos intermediarios.

Hemos de destacar varios tipos de valores con los que se puede "jugar" en la Bolsa:

- Por una parte encontramos los fondos públicos -cada vez que hay una partida deellos se nos comunica a partir de los medios de comunicación- un ejemplo son losfondos de Deuda del Estado

- Los fondos privados: de los que se pueden adquirir acciones (participación en elcapital de una empresa, los beneficios son variables) u obligaciones (título departicipación de una empresa que produce un interés fijo.

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