harpège dossier de présentation - amue · 2009-11-24 · univers business objects (b.o.) ......
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Amue- Département Services- Accompagnement produits actualisé le :11/03/2008
HHaarrppèèggee
Dossier de présentation
AMUE- Département Services - Accompagnement produits actualisé le : 11/03/2008
TABLE DES MATIERES
1. PRESENTATION DE L’APPLICATION ......................................................................................................3
2. UN PRODUIT EVOLUTIF ..............................................................................................................................5
3. LES FONCTIONNALITES DE BASE............................................................................................................5
3.1. LE PARAMETRAGE ..................................................................................................................................6
3.1.1. les structures..................................................................................................................................6
3.1.2. Les implantations géographiques et les locaux.............................................................................6
3.1.3. Structures, personnels, postes et emploi : les liens .......................................................................7
3.1.4. les habilitations .............................................................................................................................7
3.1.5. le niveau de gestion des congés ou contrats..................................................................................8
3.1.6. les visas locaux..............................................................................................................................8
3.2. LA GESTION DES EMPLOIS ......................................................................................................................8
3.3. LA GESTION DES POSTES ........................................................................................................................9
3.4. LA GESTION DES PERSONNELS ...............................................................................................................9
3.5. LA GESTION DES LIENS POSTE/AGENT ET AGENT/STRUCTURES DE L’ETABLISSEMENT ......................11
3.6. LE DOMAINE « FONCTIONS » ................................................................................................................12
3.7. LES MODULES DE GESTION COLLECTIVE ..............................................................................................16
3.8. L’EXPLOITATION DES DONNEES ...........................................................................................................17
3.8.1. Editions standard ........................................................................................................................17
3.8.2. Univers Business Objects (B.O.) .................................................................................................17
3.9. L’INTERFACE ENTRE HARPEGE ET L'APPLICATION DE PAYE SUR BUDGET PROPRE, ASTRE .................18
4. PRECISIONS TECHNIQUES.......................................................................................................................19
5. ACCOMPAGNEMENT DES ETABLISSEMENTS A L’IMPLANTATION...........................................21
5.1. LES SEMINAIRES ET VISITES .................................................................................................................21
5.2. LES FORMATIONS .................................................................................................................................22
5.3. LA DOCUMENTATION ............................................................................................................................22
5.4. L’AIDE PERSONNALISEE DU CONSULTANT HARPEGE...........................................................................22
6. PREPARATION DE L’ETABLISSEMENT ................................................................................................23
6.1. DEFINITION DES OBJECTIFS ..................................................................................................................23
6.2. PRISE DE DECISION ET CALENDRIER .....................................................................................................23
6.3. CONSTITUTION DES EQUIPES ................................................................................................................23
6.4. PREVISION DES RESSOURCES................................................................................................................24
6.5. LA DEFINITION DES STRUCTURES ET DES IMPLANTATIONS ..................................................................24
6.6. ORGANISATION DU TRAVAIL AUTOUR D'HARPEGE ...........................................................................25
6.7. REPRISE DES DONNEES .........................................................................................................................25
6.8. L’UNIVERS BUSINESS OBJECTS ............................................................................................................26
6.9. COMMUNICATION.................................................................................................................................26
7. PRESENTATION DU PRODUIT .................................................................................................................26
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1. PRESENTATION DE L’APPLICATION
HARPEGE, HARmonisation de la GEstion des PErsonnels, est un projet qui a été initié en 1994. Cette
application est destinée à couvrir la gestion des ressources humaines dans les établissements de l’enseignement
supérieur.
La forte implication des universitaires et des établissements dans le projet, fait d’HARPEGE un produit
spécifique prenant en compte, dans le respect du cadre réglementaire, les besoins de chacun.
HarpègeHarpègeHarpègeHarpège est :
• Au service des personnels de l’enseignement supérieur
■ Informations exhaustives, fiables, dont la confidentialité est assurée
• Dossier unique évitant la dispersion des informations relatives à un agent.
• Historisation de la carrière et / ou des contrats d’un agent.
• Prévisions des dates de passage à un échelon ou chevron supérieur…
■ Temps de réponse accélérés aux demandes individuelles…
• Edition du dossier de synthèse à la demande de l’intéressé
■ … et entre services
• Convivialité et amélioration de la communication interne, notamment lors d’une mobilité
■ Simplification du traitement des dossiers dans le cadre des mutations des personnels
• Transfert du dossier d’un agent d’un établissement à un autre (état civil, adresses, situation familiale,
références bancaires, carrière, positions, contrats…)
☎☎☎☎ Le transfert d’un agent d’un établissement à l’autre nécessite la mise en place d’une cryptographie
afin de protéger la confidentialité des informations. Cette cryptographie relève de la responsabilité de
chaque établissement émetteur.
• Transfert des données agent des IUFM : dans le cadre de l’intégration des IUFM, il a été mis à disposition
des établissements un outil qui leur permet d’automatiser le transfert de différentes données lorsque
l’IUFM et l’université sont utilisateurs d’Harpège (les individus et les agents + les postes, les occupations
et les affectations + les structures)
• Au service des gestionnaires
■ Gestion du quotidien simplifiée
• Système d’habilitations : accès limité aux seuls gestionnaires expressément autorisés
• Consultation synthétique de la situation de l’agent à une date donnée
• Simplicité des mises à jour
• Editions paramétrables de listes, d’étiquettes - adresses, d’états récapitulatifs…
• Cartographie des personnels au sein de l’établissement
• Contrôle de la pleine utilisation du potentiel
• Fichiers paramétrables directement exploitables par des logiciels bureautiques d’utilisation courante
• Réponses automatisées à certaines enquêtes (consommation des emplois…)
• Aide au calcul des rompus de temps partiel
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■ Amélioration des relations entre services
• Possibilité de fournir des extraits du fichier personnel pour l’utilisation de données non confidentielles.
Ce qui peut s’avérer utile dans la gestion des accès aux restaurants universitaires, parkings, mises à jour
des annuaires…
• Au service de l’établissement
■ Un système fiable
• Description détaillée des structures de l’établissement
• Recensement de tous les personnels : fonctionnaires et assimilés, contractuels, vacataires gérés par
l’établissement et personnes travaillant dans l’établissement mais gérées par d’autres organismes
• Homogénéisation des règles de gestion des emplois, des postes et des personnels qui facilite les actes
transversaux et les actes de gestion collective
• Triptyque “ Structure/ Emplois et Poste/ Agent” au service d’une bonne visibilité sur :
- l’utilisation rationnelle des moyens
- la répartition des agents entre les différents services et composantes de l’établissement
• Gestion et édition des arrêtés de congés déconcentrés et des contrats déconcentrés
■ Un outil souple
• Respect des choix d’organisation (décentralisée ou non, partagée, intégrée ou non, rapprochée …) faits
par les établissements
• Possibilité de raccordement à des outils locaux
■ Un outil de pilotage
• Contrôle de l’utilisation du potentiel de l’établissement en postes et en ressources humaines
• Vision claire des emplois délégués par le ministère, des postes issus de ces emplois et de ceux financés
sur budget propre
• Consultation des modalités et congés sur une période d’observation
• Très nombreuses possibilités de fabrication de tableaux de bord par le biais de l’univers Business Objects
attaché au logiciel
• Aide à la gestion prévisionnelle des emplois et des compétences
■ Un outil de gestion collective
• Gestion des promouvabilités ITARF
• Gestion des listes électorales
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2. UN PRODUIT EVOLUTIF
HARPEGE, en exploitation depuis 1997, est actuellement utilisé par 89 établissements, qui participent aux
évolutions du produit. Non seulement l’application s’adapte en fonction des besoins des utilisateurs mais intègre
aussi de façon continue les évolutions réglementaires.
La version actuellement exploitée (1.12.2) a été livrée en février 2008.
Les prochaines évolutions porteront prioritairement sur :
1/ Migration technologique vers la version 10gas d'Oracle pour la mise en œuvre d'une version
"webisée" d'Harpège (une architecture technique de type n-tiers).
2/ Interfaçage d'Harpège avec d'autres systèmes :
--> Automatisation de l'interface avec la paye sur ressources propres,
--> Reprise des travaux de conception de l'interface avec la paye sur budget Etat,
--> Livraison de l'interface avec l'application du service des Pensions dans le cadre de la mise en œuvre
du CIR : Compte Individuel Retraite.
3/ Poursuite des travaux d'adaptation d'Harpège aux besoins des IUFM.
En outre, le partenariat AMUE/CICG (Centre Interuniversitaire de Calcul de Grenoble) concernant le
développement d’un outil de gestion des primes et indemnités des personnels, diffusé en novembre 2004 aux
adhérents de l’AMUE, pourrait déboucher sur une proposition d’intégration entre HARPEGE et ce produit.
3. LES FONCTIONNALITES DE BASE ARCHITECTURE FONCTIONNELLE D’HARPEGE
Responsabilité Structurelle
Fonction élective / nominative
Fiche d’activité
GESTION COLLECTIVE
Listes électorales
Promouvabilités
ITARF
Occupation /Affectation
Individu
Position
Carrière
CongésModalités
SS
TT
RR
UU
CC
TT
UU
RR
EE
SS
Congés
Contractuels Fonctionnaires et assimilés
Production d’arrêtés
Modalités
Contrat
Poste
Emploi
Production d’arrêtés
Agent
Fiche de poste
PPRRIIMMEESS
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3.1. LE PARAMETRAGE
3.1.1. les structures
Les structures d’HARPEGE sont la description de l’établissement. Elles doivent permettre la visibilité de
l’établissement sur la répartition des moyens (postes) et des personnels au sein de ses différentes composantes
et/ou services. Un établissement qui décide d’utiliser HARPEGE doit donc impérativement décrire les
différentes structures dont il est constitué sous la forme d’une arborescence dont la racine est l’établissement lui-
même.
Le paramétrage des structures permet de s’adapter à tous les choix d’organisation fait par les
établissements :
• Cela consiste à représenter sous forme arborescente l’ensemble des composantes, départements et
services pour chaque établissement (exemple)
IUT
Biochimie 2è. cycles 3è. cycles
Dépt. Chimie Secrétariat
UFR Sciences
Vidéo
Mediathèque Service de Prêt
S.C. Documentation
Enseignants
ATOS ITARF Budg. Univ.
IATOSS
G.R.H.
Transferts Diplômes
Scolarité
Services généraux
ETABLISSEMENT
• Les liens Structure / Agent, Structure / Emploi, Structure / Poste permettent d’avoir une image de la
répartition des moyens (emplois et postes) et des agents (enseignants, IATOSS, personnels de
bibliothèque) entre les différentes structures de l’établissement.
Le degré de ramification de l’arborescence sera donc cohérent avec le niveau de visibilité souhaité
par la direction de l’établissement.
3.1.2. Les implantations géographiques et les locaux
➘ La définition des locaux de travail va permettre le repérage et la restitution de l’adresse de travail
d’un agent affecté à une structure lorsque celle-ci est répartie sur différents lieux, comme par exemple
sur plusieurs étages, bâtiments, voire sur plusieurs villes.
➘ Le paramétrage des locaux de travail permet également de lier les agents au bureau de vote le plus
proche de leur lieu géographique de travail dans le module « Listes électorales ».
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3.1.3. Structures, personnels, postes et emploi : les liens
Poste
Agent
Est financé par
peut êtreattribué à
peut êtrelocalisé dans
x %
x %
occupe
x %
x %
Emploiest délégué à
et donc appartient à Etablissement
UFR A UFR B IUT Sce commun
DépartementA
DépartementB
LaboratoireX
Laboratoire Y
Service 1 Service 2
est affectée à 1 AffectationPrincipale pour
l'agentOccupation
3.1.4. les habilitations
■ Définition des habilitations
• Les habilitations de traitement
Accès à des menus ou sous menus d’HARPEGE en création ou en consultation. Pour un utilisateur
identifié et reconnu, seul les menus auxquels il est habilité apparaissent à l’écran.
Ex : tel gestionnaire pourra traiter des carrières mais pas des emplois et des postes.
• Les habilitations de données
Pour un traitement autorisé, il est possible de le restreindre à un ou plusieurs types de population, à un
ou plusieurs types de contrats, à une ou plusieurs structures.
Ex : notre gestionnaire habilité “ carrières ” pourrait n’être autorisé qu’à traiter des enseignants
chercheurs et, de surcroît, seulement ceux qui ont pour structure d’affectation l’UFR de Droit et
Sciences économiques.
■ A chaque gestionnaire est attribué une habilitation de données et une habilitation de traitement, d’où :
• Définition claire des compétences de chacun et donc des profils de gestionnaires.
� Domaine de responsabilité de tous les utilisateurs dûment établi. Ainsi lorsqu’un poste est prêté à
une autre structure, la seconde peut visualiser les informations relatives à ce poste mais en aucun
cas les modifier. Seule la structure auquel il continue d’être attribué, pourra saisir des
modifications.
• Confidentialité des données assurée
• Restriction des actions possibles liées aux habilitations indépendante du micro-ordinateur utilisé.
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3.1.5. le niveau de gestion des congés ou contrats
Le paramétrage du niveau de gestion permet de définir l’entête de l’édition et le signataire d’un arrêté de congé
ou du contrat : en fonction du niveau de déconcentration de l’acte, l’arrêté pourra être produit par
l’établissement avec l’en-tête et les visas adéquats, ou en dehors de l’établissement. Il pourra également être visé
dans ou en dehors de l’établissement.
3.1.6. les visas locaux
Ce paramétrage permet, en tant que de besoin, d’intégrer les visas locaux de chaque établissement dans les
éditions d’arrêtés de congés ou les contrats.
3.2. LA GESTION DES EMPLOIS
HARPEGE prend en compte les nouvelles procédures et règles de gestion mises en œuvre au niveau de
l’administration centrale : les emplois ouverts au budget de l’Etat font l’objet de mesures de délégation qui sont
enregistrées dans la base de données de l’établissement. Ces emplois sont délégués par programme/titre et pour
une durabilité soit permanente, soit temporaire à compter d’une date d’effet.
L’établissement a également la possibilité, à son niveau, de consolider les moyens non consommés (les rompus)
du fait d’agents bénéficiant du temps partiel ou d’une cessation progressive d’activité.
- -
- Délégation d’emplois d’Assistant Ingénieur Recherche et Formation –
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3.3. LA GESTION DES POSTES
L’application permet de créer les postes soit à partir des emplois délégués (budget Etat), soit sur ressources
propres.
1- Postes budget Etat
Ils sont définis en fonction des besoins identifiés par l’établissement en termes de
- Compatibilité Corps ou Contrats et Catégorie d’emploi délégués ;
- Attribution facultative à une structure par les instances de l’établissement ;
- Localisation souhaitable mais facultative dans une structure ;
- Caractéristiques : Section CNU pour les postes d’enseignants-chercheurs, Discipline pour ceux des
enseignants du second degré, Branche d’activité professionnelle pour les postes ITARF, Spécialité pour
les postes ATOS ;
- Dates de création et, le cas échéant, de suppression.
- Identification d’un poste créé à partir d’un emploi délégué -
2- Postes budget propre
- Corps : par assimilation au corps de fonctionnaire correspondant ;
- Structure de localisation ;
- Profil ;
- Dates de création et, le cas échéant, de suppression.
3.4. LA GESTION DES PERSONNELS
Tous les individus qui interviennent dans l’établissement sont pris en compte par l’application HARPEGE, y
compris, par exemple, les chercheurs hébergés en provenance d’organismes de recherche tels que l’INRIA,
l’INRA, le CNRS, l’IRD, etc.
Les personnels sont d’abord pris en compte en tant qu’individus, puis comme agents s’ils sont gérés par
l’établissement.
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Individus hébergés :
On peut saisir pour chaque individu hébergé, une structure de travail de l’établissement, mais également un
équivalent corps, grade et catégorie fonction publique issue de la nomenclature HARPEGE.
Données concernant les agents gérés par l’établissement :
• Fonctionnaires et assimilés : Corps, grade, échelon, chevron sont historisés, y compris les périodes de stage,
les bonifications indiciaires, la notation, la spécialisation de l’agent qui renvoie aux caractéristiques du poste,
mais aussi les positions statutaires, les modalités de service, la majorité des congés et absences.
- Carrière d’un enseignant chercheur : élément de carrière -
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• Agents contractuels sur budget de l’Etat ou sur ressources propres : équivalent corps de la fonction
publique, durée du contrat, type et périodicité de rémunération. Modalités de service et congés sont
également pris en compte pour les contractuels.
- Contrat d’un contractuel CDI SAIC –
3.5. LA GESTION DES LIENS POSTE/AGENT ET AGENT/STRUCTURES DE
L’ETABLISSEMENT
Le concept d’occupation formalise le lien entre un poste et un agent.
Occupation d’un poste de professeur d’université par un professeur d’université
Occupation d’un poste par un contractuel pendant la durée du contrat
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Le concept d’affectation formalise le lien entre d’une part un poste occupé par un agent, et d’autre part une
structure de l’établissement.
- Affectation d’un professeur d’université dans une structure –
Occupation et affectation sont des liens solidaires : dans la plupart des cas, une occupation de poste par un agent
(c’est-à-dire consommation de moyens) est liée à une affectation dans une structure de l’établissement ;
réciproquement, un agent ne saurait être affecté dans une structure sans consommer de moyens.
3.6. LE DOMAINE « FONCTIONS »
Ce domaine permet de passer d’une gestion administrative à une gestion « qualitative » du personnel,
notamment à travers la possibilité de décrire finement les profils de postes et les activités exercées par
les agents. Il permet la gestion dans HARPEGE de 3 types de fonctions :
• Les fonctions de responsabilités structurelles :
Objectif : recenser les responsabilités structurelles exercées par les personnes ayant une activité au sein
de l’établissement.
Une responsabilité structurelle se définit comme une charge administrative d’une structure ou mission
se rapportant au fonctionnement de l’établissement.
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Ex : Président d’Université du Moulins, Directeur de l’UFR X, Directeur du laboratoire Y…
L’onglet « mise à jour » permet d’associer une fonction de responsabilité à un individu dans une structure donnée.
• Les fonctions nominatives et électives
2 sous-types :
�Les fonctions relevant d’une instance
�Les fonctions d’expertise, de conseil et autres
Objectif : recenser les fonctions électives et nominatives exercées par les personnes ayant une activité
au sein d’une instance (dans ou hors établissement) ou d’autres fonctions
Ex. : assesseur, vice-Président, personnalité extérieure, conseiller d’établissement, auditeur, directeur
de CIES…
Agence de Mutualisation des Universités et Etablissements - 14 -
• Les fonctions professionnelles
Objectif : tenir à jour un référentiel des fiches de poste permettant de décrire le besoin de
l’établissement et d'établir la cartographie des fiches de postes En parallèle, suivre les activités effectives des agents au travers des fiches d’activités établies
périodiquement ou à certains moments privilégiés.
Pour les IATOS, les fiches de postes peuvent être directement héritées de la nomenclature REFERENS,
qui constitue une base modifiable.
Exemple de fiche de poste enseignant :
On peut saisir des informations dans les 3 onglets « Enseignement », « Recherche » et
« Commentaires ».
Fiche de poste BIATOSS :
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On peut saisir des informations dans les 4 onglets Activités
élémentaires/compétences/connaissances/Contexte de travail
Fiche d’activités :
Il existe 3 types de fiches d’activités :
- Enseignant
- BIATOSS
- Chercheur
La fiche d’activité comporte les mêmes onglets que la fiche de poste de même catégorie.
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LES MODULES DE GESTION COLLECTIVE
Le module « Promouvabilités ITARF » permet d’éditer la liste des agents ITARF promouvables de corps (par
liste d’aptitude) ou de grade (par tableau d’avancement hors examens professionnels) selon les critères définis
par le statut (décret 85-1534 modifié par le décret 2002-133 du 1er février 2002). Il permet également d’éditer le
dossier de chaque agent promouvable proposé par l’établissement.
- Liste des agents promouvables au tableau d’avancement d’un grade donné –
Le module « Listes électorales » permet d’éditer les listes électorales par collège pour toutes les élections
instituées par les lois et décrets relatifs à l’enseignement supérieur. Il permet également d’éditer les listes
électorales pour des instances créées localement par les statuts de l’établissement.
- Nomenclature des types d’instance -
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3.7. L’EXPLOITATION DES DONNEES
3.7.1. Editions standard
Il existe de nombreuses éditions proposées en standard. Elles sont paramétrables et sont disponibles en
format édition papier standard et/ou en format électronique sous forme de fichiers.
3.7.2. Univers Business Objects (B.O.)
Cet outil est livré avec le logiciel HARPEGE et vous permet de créer vos propres éditions et tableaux de
bord, d’une part en manipulant librement les informations qui le constituent, et d’autre part, en utilisant
tout le potentiel de B.O. en termes de présentation.
Exemples de requêtes B.O.
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3.9. L’INTERFACE ENTRE HARPEGE ET L’APPLICATION DE PAYE SUR BUDGET
PROPRE, ASTRE
L’objectif de l’interface est de transférer les informations saisies dans le logiciel de gestion de Ressources
humaines HARPEGE vers Astre pour traitement de la paie et mandatement et ce, dans chaque université
utilisant les deux produits. En générant de façon automatique les informations nécessaires au paiement des
agents, la mise en place de cette interface permet de limiter les doubles saisies et de fait, de fiabiliser le système
d’information.
Cinématique de l’interface
Tout acte de gestion administrative (saisie d’un nouvel agent, changement d’adresse, changement d’échelon, …)
génère un ensemble d’évènements. Ces évènements sont rassemblés dans un fichier d’échange. L’intégration de
ce fichier dans Astre permet la mise à jour automatique des dossiers, sans double- saisie, sans erreur de frappe.
Le paramétrage de l’interface, pour l’application HARPEGE, se réalise dans le module Administration.
De part sa finalité, HARPEGE a vocation à devenir le référentiel des individus de l’établissement.
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Pour en savoir plus, n’hésitez pas à vous reporter au didacticiel de l’interface conçu par l’AMUE et
téléchargeable depuis son site Web à l’adresse http://www.amue.fr/ressources-
humaines/logiciels/harpege/seminaires-et-formation/outils/
4. PRECISIONS TECHNIQUES
• L'application HARPEGE utilise les configurations matérielles et logicielles les plus courantes à l'heure
actuelle, à savoir :
• une architecture de type client/serveur
• un système de base de données relationnelle : Oracle
• un système d'exploitation performant : Unix et Linux.
• ENVIRONNEMENT SERVEUR
Le serveur contient la base Oracle, les traitements d'accès aux données, les traitements de type batch et les
éditions par lots.
Le serveur fonctionne sous les systèmes UNIX et LINUX.
Le schéma ci-après décrit l’architecture matérielle et applicative prévue :
Serveur UNIX ou LINUX
RDBMS Oracle 9i NET8
Sauvegarde
Fichiers de la base Oracle
TCP/IP Réseau ethernet
PC sous windows
Run-time Developer 6i Oracle
Exemple d’architecture
Le tableau ci-dessous résume les spécifications de systèmes Unix et les noyaux du SGBDR Oracle associés
nécessaires pour l'utilisation d’HARPEGE.
Système Oracle Constructeur Exemple de machine
AIX 5L v 5.2 (64-bit) V 9.2.0.4 BULL, IBM BULL Escala IBM RS/6000
HP-UX 11i PA-RISC (64-bit) V 9.2.0.4 HP HP9000
HP (Compaq) Tru64 5.1b (64-bit) V 9.2.0.4 HP Alpha
Pour Linux, pas de restriction en ce qui concerne le constructeur. Il suffit de prendre un serveur qui supporte un
OS validé par Oracle.
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• ENVIRONNEMENT CLIENT
Le poste de travail comprend tout ce qui concerne le dialogue avec l'utilisateur et toutes les fonctionnalités qui
s'y rattachent.
Les caractéristiques minimales des postes clients sont des PC de type Pentium, 100 Mhz minimum avec 64 Mo
de ram, fonctionnant avec Windows XP - 2000 - NT4.
Le système Mac OS n’est pas utilisé dans le cadre de l'application HARPEGE.
• CARACTERISTIQUES RESEAU
■ Type Ethernet
■ Protocole TCP/IP
Les données sont localisées dans la base de données Oracle sur le serveur Unix et les exécutables sont
localisés sur le serveur Unix
Les postes clients peuvent être reliés au serveur UNIX ou LINUX soit individuellement, soit par un serveur
de fichiers (Logiciels Novell ou Windows NT).
Dans ce dernier cas, il n'y a aucun composant Oracle résidant sur le poste client.
• ERGONOMIE DE TYPE WINDOWS
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5. ACCOMPAGNEMENT DES ETABLISSEMENTS A L’IMPLANTATION
Dans le cadre de l’implantation d’HARPEGE, l’Agence de Mutualisation des Universités et Etablissements
fournit à l’établissement un certain nombre de prestations.
5.1. LES SEMINAIRES ET VISITES
Les séminaires méthodologiques ou visites sur place permettent aux dirigeants de l’établissement et aux
personnels concernés de se familiariser avec les concepts et la démarche de l’implantation du produit.
Les actions auxquelles l’établissement pourra participer sont les suivantes :
■ Présentation de pré-implantation : elle ouvre la campagne d’implantation et est destinée plus
particulièrement aux dirigeants de l’établissement et membres de l’équipe projet pressentie. Leur sont
présentés l’application dans sa globalité, ainsi que, de façon générale, la conduite du projet d’implantation au
sein de l’établissement.
■ Présentation fonctionnelle : les fonctionnalités du produit sont présentées dans le détail aux gestionnaires.
■ Visite « Conduite de projet » : les consultants HARPEGE se déplacent dans les établissements afin de
présenter aux membres de l’équipe de projet les grandes étapes du travail à faire au niveau de l’implantation
d’un tel produit : choix d’organisation, communication, stratégie de reprise des données, préparation
technique…
5.2. LES FORMATIONS
Les formations dispensées sont parties intégrantes des prestations fournies par l’Agence de Mutualisation.
On en distingue 3 types :
■ la formation au paramétrage : d’une durée d’un jour, elle est destinée à un binôme informaticien/chef de
projet ; elle a pour objectif de les former au paramétrage du produit (structures, habilitations, implantations-
locaux, niveau de gestion des congés…).
■ la formation technique : d’une durée de deux jours, elle est destinée aux informaticiens, elle a pour objectif
de les former à l’installation du produit sur le serveur et le poste client, de les sensibiliser au paramétrage
local, et leur montrer en quoi consiste la reprise de données notamment informatique par la réalisation de cas
pratiques.
Cette formation fait l’objet de la livraison du logiciel et déclenche la facturation de la licence du produit.
• Pré-requis : Connaissance d’Unix, d’Oracle et du protocole TCP/IP. Connaissance minimum du domaine
de gestion.
■ les formations “ fonctionnelles ” : l’Agence de Mutualisation n’assure pas la formation de tous les
personnels concernés par HARPEGE. Ceci implique de prévoir une redistribution de la formation au sein de
l’établissement et une organisation associée : cartographie des formés, salle équipée, base de formation
installée, reproduction de la documentation, calendrier général de reformation. Ce sont des formations de
formateurs. Elles sont divisées en 2 sessions :
Agence de Mutualisation des Universités et Etablissements - 22 -
- une première session d’une durée de 9 jours, les personnels se forment sur HARPEGE à travers les
fonctionnalités de base du produit : individu, agent, carrière, contrat, emploi, poste, etc.
➘ Public concerné : prioritairement le chef de projet et les gestionnaires du personnel qui
reformeront leurs collègues
➘ Nombre de personnes invitées : 4 personnes ➘ Pré-requis : Connaissances réglementaires approfondies et de l’environnement bureautique
(Windows, Word, Excel, …)
- une deuxième session où les établissements seront formés aux fonctionnalités Promouvabilités Itarf
(2 jours) et Listes électorales (2 jours)
• Public concerné : gestionnaire ITARF et gestionnaire spécialiste des listes électorales
• Nombre de personnes invitées : 2 personnes par module
• Pré-requis : connaissances de l’environnement d’HARPEGE et des domaines de gestion
concernés
� L’Agence propose également une formation B.O. (niveaux 1 et 2) pour HARPEGE. Deux niveaux sont
proposés :
1) débutant : niveau 1, formation dispensée sur 2,5 jours.
• Public concerné : fonctions liées au pilotage, gestionnaire
• Nombre de personnes invitées : 2 personnes en moyenne
• Pré-requis : connaissances de l’environnement d’HARPEGE et de l’environnement
bureautique
2) perfectionnement : niveau 2, formation dispensée sur 2 jours
• Public concerné : fonctions liées au pilotage, gestionnaire souhaitant approfondir ses
connaissances
• Nombre de personnes invitées : 2 personnes en moyenne
• Pré-requis : avoir suivi la formation B.O. niveau 1
Autre formation : le domaine « Fonctions ». Il ne s’agit pas d’une formation en présentiel mais d’une auto-
formation.
Enfin, en complément au dispositif de formation en présentiel, l’Agence propose un didacticiel permettant
de s’approprier les principales fonctionnalités des applications de gestion de l’agence, Harpège, Apogée,
Astre, et de découvrir, de façon synthétique, les activités et services de l’Amue, le tout, de manière
autonome. Ce didacticiel est téléchargeable depuis son site Web à l’adresse http://www.amue.fr/ressources-
humaines/logiciels/harpege/seminaires-et-formation/outils/.
5.3. LA DOCUMENTATION
L’application est livrée avec une abondante documentation classée selon trois grands axes : documentation
fonctionnelle (dont les éléments de conduite du projet d’implantation), documentation technique et
documentation de formation. L’ensemble est accessible sur le site web de l’Agence (HARPEGE - Amue) avec
des accès restreints selon le type de documents.
5.4. L’AIDE PERSONNALISEE DU CONSULTANT HARPEGE
Pendant toute la phase d’implantation, le consultant est l’interlocuteur privilégié de l’établissement.
Son rôle est d’aider le chef de projet ainsi que son équipe dans la mise en place de l’application au sein de son
établissement. A cet effet, des points réguliers d’état d’avancement du projet sont effectués.
Agence de Mutualisation des Universités et Etablissements - 23 -
En outre, la communication entre l’établissement et le consultant se fait par le biais de visites, par téléphone ou
par messagerie électronique. Ce dernier présente l’avantage de formaliser les questions posées et donc de
permettre une réponse appropriée.
S’il n’a pas vocation à être un expert ni fonctionnel, ni technique, le consultant se doit de trouver les réponses
aux questions posées par son interlocuteur.
6. PREPARATION DE L’ETABLISSEMENT
Il est indispensable d’être membre de l’Agence de Mutualisation pour pouvoir bénéficier de ses produits
et services.
L’établissement doit se préparer à l’arrivée du produit. Il s’agit d’un véritable projet auquel il faut consacrer du
temps, des ressources humaines et matérielles.
6.1. DEFINITION DES OBJECTIFS
Pourquoi décide-t-on d’implanter HARPEGE ? Que veut-on faire ?
Ces questions et les objectifs qui en découlent se doivent d’être discutés, validés et communiqués pour une
meilleure préparation de l’établissement à l’implantation d’un nouvel outil ainsi que pour une meilleure
compréhension et participation de chacun.
6.2. PRISE DE DECISION ET CALENDRIER
Il faut compter une année en moyenne pour implanter le logiciel (en fonction de la taille de l’établissement). La
période d’implantation est basée sur l’année universitaire, si bien que la prise de décision politique doit donc
intervenir à la fin du 1er semestre 2007, de telle façon que les équipes projet soient opérationnelles dès le mois
de septembre. L’année d’implantation est notamment ponctuée par des séminaires et visites de démarrage à
l’automne, des formations en fin d’année civile et début d’année suivante, et le travail de reprise des données
qui représente la charge la plus importante et a lieu généralement de février à l’automne suivant (travail de
contrôle des données compris).
A l'issue de la phase d'implantation, l'assistance continue sans limitation dans le temps mais à distance.
6.3. CONSTITUTION DES EQUIPES
♦ L’équipe de projet : cellule opérationnelle chargée de la mise en place d'HARPEGE.
Le nombre de personnes dans l'équipe de projet n’est pas figé. Il importe, cependant, de trouver certaines
fonctions assumées.
Proposition (à adapter en fonction de l'organisation de l'établissement) :
■ un chef de projet : coordinateur et responsable de l’avancement des travaux de préparation et de mise en
place.
Le choix du chef de projet est particulièrement important car c’est la personne qui est en mesure de faire
avancer l’implantation. Ce doit être quelqu’un de disponible et motivé, reconnu dans l’établissement et
possédant des compétences dans le domaine couvert.
■ un porteur politique : relais du projet auprès de l’établissement. Il a pour objectif de soutenir le projet et
d’aider à la communication ;
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■ un responsable technique : prendra en charge la coordination des travaux techniques et s’investira dans
la migration informatique des données ;
■ un responsable fonctionnel : possède une expertise fonctionnelle et peut coordonner l’assistance au
niveau du site ;
■ un responsable de formation : chargé d’organiser et d’élaborer un calendrier ;
■ un responsable (ou binôme) reprise de données.
Il est à noter qu’une personne peut cumuler plusieurs de ces fonctions.
♦ Comité de pilotage : instance de décision et de pilotage
A côté de la cellule opérationnelle, l’établissement peut former un comité de pilotage qui est un organe
politique qui définit les grandes orientations, donne les moyens et procède aux arbitrages s’il y a lieu.
6.4. PREVISION DES RESSOURCES
Il est difficile de quantifier les ressources nécessaires à une bonne implantation du fait des spécificités et
ambitions de chaque établissement (budget, taille du service du personnel, réorganisation...). Ce n'est qu'à partir
d'un premier diagnostic et des objectifs fixés par l'établissement que l'on peut commencer à établir un
"prévisionnel" plus précis.
Une approximation permettra de se doter de moyens et de se donner des indications pour le suivi du projet, tout
en se donnant la possibilité de recadrer les prévisions au fil du temps.
L'implantation induit un certain nombre de tâches qui supposent la disponibilité de l'équipe de projet et le travail
en commun :
- Travail du chef de projet : élaboration de la stratégie, calendrier, organisation de réunions, animation
de l'équipe, suivi, formations...
- Participation aux réunions de projet
- Participation aux formations de l'Agence
- Redistribution des formations en interne
- Réflexion sur les structures, les implantations géographiques, les habilitations
- Travail de migration ou de saisie des dossiers des agents : charge la plus lourde et la plus rigoureuse
- Installation des postes informatiques, etc...
Le plus souvent la charge de travail liée à l'implantation s'ajoute à celle déjà supportée par les personnels ; il est
donc important de réfléchir à l'organisation, au planning annuel, à la répartition des tâches afin que cela se
déroule de la façon la plus optimale et confortable possible.
Hormis les ressources humaines, l’établissement doit se préparer à recevoir l’application d’un point de vue
“ matériel ”. Pour les établissements qui ne sont pas équipés au niveau informatique ou qui doivent renouveler
leur parc, cela représente un coût et des délais non négligeables devant être pris en compte au plus tôt.
En outre, le cas échéant, il faut également envisager des formations à l’environnement informatique Windows
qui peuvent concerner tous les utilisateurs potentiels d’HARPEGE.
6.5. LA DEFINITION DES STRUCTURES ET DES IMPLANTATIONS
La détermination de ces éléments, qui permettent d’adapter l’outil aux spécificités de chaque établissement, est
un enjeu capital et doit être une réflexion au niveau politique. L’implication des équipes dirigeantes est
indispensable pour définir les options et les attentes concernant l’arborescence des structures et la répartition
des locaux introduits dans l’application.
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Même si les structures reposent sur les principes statutaires définis dans la loi de 84-52, notamment pour les
composantes, les structures HARPEGE sont spécifiques. Elles répondent à des réalités et à des besoins en
termes de gestion de personnel. Elles se distinguent des structures définies au niveau financier par exemple.
Elles sont le reflet de l’organisation de l’établissement et doivent permettre la visibilité sur la répartition des
moyens et des personnels au sein des différentes composantes.
6.6. ORGANISATION DU TRAVAIL AUTOUR D'HARPEGE
L’établissement doit réfléchir à l’opportunité de modifier ou non son organisation autour de la fonction
« personnel ».
Si l’université a un mode de gestion centralisée ou décentralisée, intégrée ou non, il est nécessaire de pouvoir
mesurer l’intérêt de changer ou non de mode d’organisation avec la prise d’une application comme HARPEGE.
Cette réflexion doit être menée en amont de l’implantation ; l’arrivée d’un nouveau produit peut être l’occasion
d’une remise en question du mode de gestion mais ne doit pas être la cause de ce changement, c’est une
réflexion plus globale au niveau de l’établissement.
Un mode de gestion décentralisée et/ou non intégrée, va influer sur la complexité des habilitations à accorder
aux utilisateurs : accès en consultation, en mise à jour, à des traitements ou des données restreintes… Il est donc
nécessaire d’identifier les futurs utilisateurs du produit et de bien déterminer quelles sont les interventions qu’ils
auraient à effectuer sur le produit.
6.7. REPRISE DES DONNEES
La reprise des données s’avère être la phase essentielle du projet d’implantation d’HARPEGE dans
l’établissement. C’est un travail long et rigoureux qui nécessite la participation de personnes compétentes et
expérimentées et qui doit reposer sur une collaboration étroite entre gestionnaire et informaticien, notamment
dans le cas d’une reprise informatique.
Dans un premier temps, l’établissement doit se préparer à récupérer les données de ses agents, qu’il possède soit
dans les dossiers “ papier ”, soit dans une base de données informatique (GPU, GRH, Excel, application locale,
etc.).
Il existe donc 2 sortes de reprise pour HARPEGE :
■ la reprise manuelle dans le cas où il n’y a pas d’application informatique existante ou si les données dans
celle-ci ne sont pas fiables.
■ la reprise automatique dans le cas où l’établissement possède une application avec des données complètes
pouvant être réutilisées dans HARPEGE ou dans le cas de récupération des données nationales (bases
AGORA, POPPEE ITARF et POPPEE Bibliothèque).
Il est nécessaire d’effectuer un diagnostic des données existantes afin de déterminer si les dossiers ou
l’application locale sont complets et sinon engager une procédure de mise à jour des informations nécessaires
pour HARPEGE.
L’établissement doit identifier les informations qu’il compte reprendre en fonction d’un calendrier prévisionnel :
■ quelles catégories de population va-t-il introduire dans la base (ITARF, ASU, TOS, Enseignants-
chercheurs, Hospitalo-universitaires, personnels de bibliothèque, hébergés, etc.)
■ encours ou l’historique des carrières…
En tout état de cause, l’établissement doit se fixer des objectifs dans la reprise et les hiérarchiser sans être trop
ambitieux.
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Le temps mobilisé pour la reprise de données est important. Il peut être envisageable de décharger de tâches
quotidiennes l’informaticien et le gestionnaire qui vont travailler de concert.
6.8. L’UNIVERS BUSINESS OBJECTS
Cet infocentre est un outil attaché à l’application qui permet de manipuler les données contenues dans
HARPEGE de façon très souple pour ensuite créer toute sorte d’éditions ou tableaux de bord.
L’exploitation de cet univers suppose une démarche, des connaissances et compétences bien spécifiques. Avant
de l’exploiter et d’en profiter pleinement, notamment pour le pilotage, il est indispensable d’avoir réfléchi aux
objectifs poursuivis et aux indicateurs à construire. Ce n’est qu’une fois ce travail de réflexion bien avancé que
la réalisation peut réellement commencer dans de bonnes conditions : création de requêtes pour éditer des
tableaux de bord par exemple, voire modification de l’univers standard livré par l’Agence. Toutes ces tâches
supposent aussi que les acteurs concernés aient été sensibilisés et formés suffisamment tôt.
6.9. COMMUNICATION
Des actions de communication bien ciblées sont le moyen de mieux préparer l’arrivée d’un nouvel outil : faire
comprendre, partager les enjeux, les objectifs et les contraintes afin de favoriser l’intérêt et la participation
active des personnels. C’est aussi l’occasion de recueillir les réactions des publics touchés.
Différentes formes de communication sont possibles : articles dans le journal local ou sur l’intranet, réunions
d’information...
7. PRESENTATION DU PRODUIT
Si vous êtes intéressé par une présentation d’HARPEGE, nous vous invitons à nous retourner la fiche que vous
trouverez ci-après. Nous reprendrons alors contact avec vous afin d’organiser une rencontre au plus tôt.
Pour tout renseignement complémentaire, vous pouvez également joindre la MIssion Relations avec les
Etablissements : [email protected]
Enfin, il est possible de consulter notre site Web à l’adresse suivante : http://www.amue.fr/ressources-
humaines/logiciels/harpege/ et notamment, la rubrique Présentation/Démarche d’implantation du produit
Harpège.
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DEMANDE DE PRESENTATION DU PRODUIT
HARPEGE
Vous pouvez contacter Corinne NACASS de la MIssion RElations avec les établissements
Par téléphone au 01 44 32 90 21
par courriel à [email protected],
ou par courrier à l’adresse suivante :
103, Bld Saint Michel 75005 PARIS
Etablissement : _________________________________________________
Personne de l’établissement à contacter :
Nom, Prénom
Fonction
Adresse électronique
Téléphone
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N’hésitez pas à nous donner les éléments qui nous permettront de mieux comprendre vos attentes.
OBSERVATIONS