GUIDE

Det sociala intranätet

DÄRFÖR BLIR INTRANÄTET SOCIALTLikes, delningar och följare letar sig in på företagen. Sid 2-3

DE VALDE FACEBOOKBehöver alla ett skräddar-sytt intranät? Nej, menar Helsingborgs hamn.sid 8-9

SÅ FÅR DU ANVÄNDARNA MED DIGUndvik att det sociala intranätet ekar tomt. Här är åtta tips för att uppmuntra användarna. sid 6-7

”FANTASTISKT MED FEEDBACK”Keolis lanserade ett socialt intranät för 5500 bussförare. Aktiviteten märktes direkt.sid 4-5

2

INTR

AN

ÄTE

N

BLIR

SO

CIA

LA

Därför blir intranäten socialaAllt fler organisationer försöker fånga kraften i de soci-ala medierna för sin internkommunikation. ”Intranäten har en tendens att följa i kölvattnet av utvecklingen på webben”, säger Fredrik Wackå, webbrådgivare.

t

På bara ett par år har sociala medier som Facebook, Twitter och Instagram föränd-rat vårt sätt att kommunicera med varan-dra över nätet i grunden. Vi mejlar inte längre, utan lajkar, kommenterar och de-lar. Vi diskuterar i grupper, skapar listor och följer användare vi tycker är intres-santa. Omedelbarheten och mätbarheten i sociala medier skapar en grogrund för kreativitet, idéer och diskussion. Likes, delningar och följare uppmuntrar använ-

– På ett väldigt enkelt plan handlar det om intranät där användarna, utan att vara redaktörer, är de som bidrar till innehål-let. Det är det som är skillnaden mot ett ”vanligt” intranät, säger Fredrik Wackå, webbstrateg med många års erfarenhet av att utveckla intranät.

– Det handlar om att låta den anställde, säljaren eller dagbarnvårdaren eller vad det nu må vara, vara den som bidrar på något vis. Det är själva kärnan.

Kicki Strandh är kommunikationsschef på Mittuniversitetet och medförfattare till rapporten ”De sociala intranätens praxis”, där hon forskat på just begreppet sociala intranät. Hon definierar dem så här:

– Ett socialt intranät innehåller funk-tioner där medarbetarna enkelt kan ta

dare att dela med sig av mer och bättre information till de andra i nätverket.

Inspireras av FacebookDet är alltså ingen slump att så många nu börjat prata om sociala intranät. Begrep-pet syftar på en vilja att fånga de meka-nismer som ligger till grund för de sociala mediernas framgångar även i ett företags eller en organisations interna kommuni-kation.

Sociala intranät lånar funktioner från sociala nätverk som Facebook och Twitter, för att uppmuntra dialog och kunskapsutbyte.

3

INTR

AN

ÄTE

N

BLIR

SO

CIA

LA

Kicki Strandh

t kontakt, dela kunskap och kommunicera med varandra. Nyckelordet är enkelt. Man kan ju så klart dela kunskap även via mejl, men det upplevs lätt som knöligt.

– Det handlar om att göra det enkelt för medarbetaren att hitta andra som kan ge hjälp eller har den kunskap jag söker. Man skapar ytor och funktioner där grup-per av människor kan kommunicera, sä-ger hon.

Ett socialt intranät har alltså mer ge-mensamt med ett nätverk som Facebook – där användarna själva bidrar med infor-mationen och organiserar sig i grupper – än en traditionell nyhets- eller infor-mationssajt, där en eller flera redaktörer förser användare med information. Det handlar om att skapa en plats för kun-skapsutbyte snarare än för envägskommu-nikation.

För vilken typ av organisationer kan det sociala intranätet göra mest nytta? Bäst lämpat är tänket för verksamheter där de anställda inte träffas regelbundet på ar-betsplatsen, men ändå har ett stort behov av att kommunicera och utbyta erfaren-heter med varandra.

– Hemtjänstpersonal är ett exempel. De utför ofta jobbet ensamt, men har ett stort behov av kunskapsutbyte. Fältsäljare likaså. De tillhör en arbetsplats och job-bar i någon mening i en större grupp, men gör det inte dagligen tillsammans med kollegorna, säger Fredrik Wackå.

– Men sociala intranät är också relevan-ta för att samarbeta över organisatoriska gränser, oavsett hur mycket man träffas fysiskt, tillägger han.

Glöm inte grundernaSamtidigt varnar han för att överskatta in-tresset för funktioner som de ovan.

– Bland missionärerna möter man ofta en ganska blind tro på hur det sociala ska förändra hur vi jobbar. Jag tror inte riktigt på det. Det är kulturellt riktigt och anständigt att bjuda in män-niskor att bidra, men vi knyter lätt för stora förhoppningar till i praktiken ganska basala sociala funktioner, säger han.

Det finns en övertro på att människor som engagerar sig i sociala nätverk privat per auto-matik kommer göra det samma

på arbetsplatsen, menar han. – Nästan alla diskussioner om engage-

mang utgår från en uppfattning om att alla människor brinner för sitt jobb. I själ-va verket finns det mängder av människor som inte brinner för sitt jobb alls. De gör givetvis en bra insats, men deras verkliga passion ligger i fotbollsträningen, jakten eller vad det nu kan vara. Poängen är att det inte finns någon direkt kausalitet mel-lan att engagera sig socialt på fritiden och att göra det på jobbet.

Just därför är det – åtminstone för de allra flesta organisationer – a och o att intranätets mer ”traditionella” delar fung-erar som de ska innan nya, sociala funk-tioner läggs till ovanpå.

– Om jag inte kan ta reda på hur många semesterdagar jag sparat, då kvittar det hur många nyhetsartiklar jag kan lajka, säger Fredrik Wackå.

Kicki Strandh är inne på ett liknande spår. Rätt sorts organisation kan vinna

mycket på att få sociala funk-tioner på plats i intranätet, men det gäller att tänka länge och noga på var någonstans och i vilka sammanhang de ska fin-nas till.

– Ett vanligt fel är att lägga intranätet ovanpå och utanför arbetet. Då blir det bara ett ställe, inte någonting integrerat.

Att ha en social feed på hemsidan kanske är helt fel, för de anställda använder inte hemsidan. Man behöver tänka lite smar-tare och fundera över var i organisationen det finns ett behov.

– Nästa steg i utvecklingen tror jag blir att de sociala funktionerna och kommu-nikationsmöjligheterna letar sig in i fler verktyg än i dag. Om jag dagligen arbetar i ett CRM så är det ju självklart där jag be-höver vara social, säger Kicki Strandh. n

l Ett socialt intranät främjar dialog mel-lan användare, snarare än envägs-kommunikation från arbetsgivaren eller avsändaren.

l Syftet med det sociala intranätet är att skapa en plattform för kunskapsut-byte användarna emellan. Det sker genom att de alla, utan redaktörer eller ansvariga publicister, tillåts kom-municera och dela med sig till varan-dra.

l Sociala intranät lånar gärna funktion-er från sociala nätverk som Facebook, Twitter och Instagram, exempelvis ”like”-knappar och nyhetsflöden. Det främjar användandet, då det ger en miljö som känns igen av många.

Socialt intranät – en definition

”Det handlar om in-tranät där använ-

darna, utan att vara redaktörer, är de

som bidrar till inne-hållet”, säger Fred-

rik Wackå, webb-konsult.

4

ET

T IN

TRA

NÄ

T FÖ

R A

LLA

Uppdrag: Ett intranät för alla6500 anställda. Några på kontor, de flesta med bussar och verkstäder som arbetsplats. Dramatisk skillnad i datorvana och utbildningsgrad. Det var utgångspunkten när Keolis skulle lansera ett nytt, socialt intranät. Vikti-gast av allt blev att få alla att anamma det nya verktyget.

t

Att skapa ett intranät för Keolis kan inte utgå från bildena av anställda som sitter vid en dator åtta timmar om dagen. Av de 6500 anställda är 5500 bussförare, spridda över landet i de regioner där Keolis tar hand om delar av kollektivtrafiken. Keolis har även trafikledning, kund- och trafik-värdar, mekaniker och medarbetare som arbetar med att laga, tvätta eller städa bus-sarna. Bland uppdragsgivarna märks SL i Stockholm och Västtrafik i Göteborgsom-rådet.

Svårt att nå de anställdaDet gjorde det svårt för arbetsgivaren att hålla kontakten med de anställda. De flesta saknar ett e-postkonto knutet till arbetsgivaren. Oregelbundna arbetstider

och avlösningar på stan gör det svårt för närmaste chef att boka mötestider med anställda när det behövdes.

Tidigare fanns ett traditionellt intranät, en informationskanal från ledningen till de anställda – helt utan möjlighet för Keolis medarbetare att föra dialog, utbyta erfarenheter och själv bidra med informa-tion. Kort sagt var det gammaldags.

– Vi ville skapa en möjlighet för alla medarbetare att kunna vara delaktiga om de önskar – ett företag som lever sina vär-deringar och lär av varandra. Ett socialt intranät hjälper att visualisera det arbetet, säger Pia Kjellerup Borg, kommunika-tionsstrateg på Keolis och den som ansva-rar för arbetet med intranätet.

Projektet startade långt innan företaget

ens började tänka på vilket system som skulle väljas. Först skulle behoven utre-das rejält. Sammanlagt hölls ett trettiotal workshops med blandade grupper av an-ställda, berättar Pia Kjellerup Borg.

– Det var viktigt att vi förde samman enhetschefer, förare, kundvärdar och ser-vicehallsmedarbetare för att se varandras behov och utmaningar.

Självservice i fokusUnder arbetets gång utkristalliserade sig tre huvudsakliga behov.

För det första den rent praktiska själv-servicen. Det visade sig finnas mängder med uppgifter som de anställda skulle kunna hantera på egen hand, om det bara fanns tillgängliga system som gjorde det möjligt. Registrera övertid, ansöka om ex-tra pass – grundläggande administration som ett intranät skulle passa perfekt för.

För det andra: Många hade ett behov av att dela information med varandra för att dra nytta av andras erfarenheter. Till exempel mellan mekaniker som arbetade med snarlika fel.

– Vi såg ett exempel på det bara två veckor före lanseringen. Mekaniker vid en depå felsökte ett elfel på en buss, men kunde inte hitta problemet trots att de lade hela sitt arbetspass på det. Senare kontaktade de en annan depå. De löste det på fyra minuter. Om man hade haft

FOTO

: Kris

tina

Sahl

én

Keolis nya sociala intranät ska användas av både bussförare på fältet och anställda vid hu-

vudkontoret. ”Det är fantastiskt att få direkt-kontakt och omedelbar feedback”, säger Pia

Kjellerup Borg, kommunikationsstrateg.

5

ET

T IN

TRA

NÄ

T FÖ

R A

LLA Keolis intranät byggdes

med responsiv design. Att det ska fungera lika

bra i mobilen som på datorn var ett krav

– många medarbetare är på fältet och använ-

der sällan datorer.

vecklas i en framtida version av intranätet.

– Vi behöver landa projektet och säker-ställa att det fungerar, säger hon.

Starten innebar att företaget behövde ta ett beslut: De anställda ska själva kun-na skapa grupper för att koppla ihop sig med rätt personer och informationsflö-den. Samtidigt – att gå hela vägen skulle innebära att Keolis skulle lansera ett tomt socialt nätverk, helt utan befintliga strukturer. Lösningen blev en slags mel-lanväg, där administratörer skapade vissa geografiska grupper, till exempel en för Göteborgsområdet, samt för några viktiga funktioner. ”Fråga HR”, där personal- och löneavdelningen kan ge svar på van-liga frågor, är ett exempel på det senare.

Men därefter är det till stor del upp till de anställda att skapa de grupper de tyck-er sig behöva. När Internetworld når Pia Kjellerup Borg har det bara gått en vecka sedan lanseringen, men grupperna har redan börjat uppstå. Det kan röra sig om både praktiska saker kring arbetet, men också rent sociala aspekter.

– Det har skapats en grupp där bussfö-rare har en fototävling, och en verkstads-grupp där de delar filer och pdf-doku-ment med information om sökbara fel, säger Pia Kjellerup Borg.

Mobilen viktigSist men inte minst var mobilanpassning central i utvecklingen av intranätet. Buss-förarna har visserligen tillgång till datorer för att kunna skriva ut sitt körschema inn-an de börjar ett pass, men inte mer än så. I och med intranätet blir det möjligt att få upp schemat direkt i mobilen, och dess-utom passar det utmärkt att smyga upp

mobilen under en ledig stund och kolla av informationsflödena.

Med lanseringen avklarad återstår bara att skrota det gamla intranätet. Keolis gör sig ingen brådska. I några månader ska det få leva vidare för att ge alla gott om tid att flytta över sin information till den nya plattformen. Sen drar Pia Kjellerup Borg ur proppen.

– Vi behåller det gamla som ett spök-skepp i bakgrunden, mest för att ge de lokala redaktörerna möjlighet att hämta information om något saknas på det nya. Men ingenting nytt publiceras där. n

l Gör en behovsanalys. Lyssna på medar-betarna, det skapar legitimitet. Workshops med blandade grupper av anställda är en väg. Då kan du hänvisa till detta om det blir svårt att prioritera senare.

l Jobba med ”tvärfunktioner”. En bussförare ska sitta i samma workshop som en enhet-schef. Det är så man hittar de verkliga be-hoven.

l Utbilda! Människor lär sig olika snabbt och på olika sätt. På Keolis har man öppet hus och intranätsverkstad varje vecka, dit vem som helst får komma för att få hjälp att komma igång.

l Transparens. Behovsanalysen ska inte be-traktas som en hemlighet. Visa upp doku-mentet på intranätet – låt alla ta del av den. Det ökar förståelsen för besluten.

l Ta det steg för steg. Lansera gradvis, priori-tera mellan funktionerna. Dels kommer du igång snabbare, dels så blir intranätet lät-tare att förstå sig på i grundutförandet. Ex-tra funktioner kan alltid läggas till senare.

Fem tips: Få med dig alla medarbetare

t kontakt tidigare, till exempel genom att lägga ut ett foto på intranätet, så hade det varit löst fortare, säger Pia Kjellerup Borg.

Det tredje behovsområdet som identi-fierades var det rent sociala.

– Det är fantastiskt att få direktkontakt och omedelbar feedback. Nu kan det fungera så, och det blir så mycket lättare att hantera dåliga strömmar och stötta po-sitiva händelser.

Enkelhet a och oFörst efter behovsanalysen började Keolis utvärdera olika system. En tid diskuterade man ett storskaligt införande av Share-point, där intranätet bara utgjorde en del, men detta övergavs när man insåg att det skulle bli för komplext. Valet föll istället på ett socialt intranät från Sitevision, med konsultbolaget Limepark som partner för införandet.

– I vår kravspecifikation var användar-vänligheten a och o. Verktyget måste matcha organisationsmognad och våra medarbetare och vi har alla typer av med-arbetare. Vissa har högskoleutbildning, vissa har en kortare utbildning. Vissa har låg datorvana, andra hög. Det var viktigt för oss att det här inte skulle bli något som tar två dagar att lära ut. Det måste vara lätt att ta till sig.

Kravet på enkelhet gjorde också att vissa mindre viktiga funktioner senare-lades. I ursprungsversionen skulle in-tranätet inte ha fler funktioner än att det skulle gå att ta till sig. Det är först efter lanseringen som arbetet börjar och fler funktioner kan läggas till efter hand, och Pia Kjellerup Borg sitter nu med en lista med önskemål som ska prioriteras och ut-

6

NYC

KE

LN T

ILL

INTR

AN

ÄTE

T

Det borde vara så enkelt. På sociala nät-verk som Facebook delar användarna glatt med sig av allt intressant de kommer över. Samma sak gäller väl för det sociala intranätet, eller?

För den entusiastiska projektledare som lanserar ett socialt intranät kan den första tiden bli en besvikelse. Det är långt ifrån givet att användarna engagerar sig i det,

Användarna är nyckeln till intranätetEtt socialt intranät är ingenting om det inte används. Men att få upp aktiviteten kan vara en stor utmaning. ”Det gäller att få med så många som möjligt från start”, säger Kicki Strandh, som forskat på sociala intranät vid Mittuniversitetet.

Kicki Strandh är information-schef på Mittuniversitetet och

har forskat på ”de sociala intranätens praxis”.

t

men ett par enkla tips kan underlätta re-san.

Kicki Strandh är informationschef på Mittuniversitetet, men forskade tidigare på just sociala intranät. I rapporten ”De sociala intranätens praxis” har hon under-sökt effektiviteten och användningen av dem i en rad organisationer.

– Det viktigaste är att funktionerna

finns där användarna är, säger hon. – Till exempel, om de anställda inte

jobbar framför en dator så blir det mo-bila gränssnittet väldigt viktigt. Det gäller att förstå rollerna och vilka verktyg som krävs, säger hon.

Kritisk massaDen kanske största nyttan med ett soci-alt intranät är att det låter olika personer i organisationen få kontakt med varandra snabbt och enkelt. Men för att det ska fungera så måste användarna vara tillräck-ligt många.

– I princip alla i organisationen måste vara med för att man ska få nyttan och ef-

FOTO

: Tin

a St

afré

n

7

NYC

KE

LN T

ILL

INTR

AN

ÄTE

T

t

I rapporten ”De sociala intranätens praxis” från Mittuniversitetet listar författarna åtta tips för den som vill bygga ett socialt intranät som an-vändarna tycker om och drar nytta av:

1Utgå ifrån användarna genom att släppa verktyget helt fritt och låta

informationen flöda fritt och låta den flöda hela tiden. Detta in-nebär att man måste ta fram ett verktyg som är attraktivt nog för an-vändarna att ta till sig och att man tar reda på behovet ute i verksam-heten.

2Visa på nytta och effektivitet – det räcker inte med att de sociala in-tranäten ska vara coola, de ska tillföra något också.

3 Låt cheferna gå före och visa sina medarbetare nyttan med de soci-ala intranäten.

4 Information och utbildning – ta fram ett bra utbildningsmaterial, så att även de som inte har så mycket datorvana kommer med ”på

tåget”.

5 Avsätt tid för användarna att gå igenom de nya verktygen, annars kommer de aldrig börja använda dem.

6 Att uppmuntra och motivera användarna har visat sig vara framgångsrikt i längden, då även de mest motsträviga har ändrat

beteende.

7 Använd ambassadörer (oftast early adopters, men även gästblog-garna i en del organisationer) för att föra ut ett positivt budskap om

de sociala medierna. Ambassadörerna kan hålla internutbildningar och svara på frågor om funktionaliteten, vilket kan underlätta kommu-nikationsavdelningens arbete på många sätt.

8 Uthållighet – som med alla nyheter finns det ett motstånd som an-vändarna måste komma över för att de sociala medierna ska bli

framgångsrika. Dels handlar det om att ändra människors vanor och dels handlar det om att ändra deras sätt att tänka. Om man bara får med sig de redan frälsta så blir effekten av de sociala medierna inte så utbredd som man hade tänkt sig.

tÅtta steg för att få fart på intranätet

Praktikertjänsts Insikt vann år 2013 pris som Sveriges bästa intranät. Intranätet, byggt i Episerver med hjälp av byrån Creuna, besöks varje vecka av 90 procent av medarbetarna i koncernen.

fekten, säger Kicki Strandh. Som projektledare för ett socialt in-

tranät är detta den kanske största utma-ningen, menar hon. Det gäller att få fart i projektet från start, så att inte användar-tillväxten stannar av och intranätet faller i glömska.

– En strategi är att cheferna går före. Man kan också använda sig av ambassa-dörer ute i organisationen. De ska fung-era som early adopters, som drar de andra med sig. Oavsett vilket är det viktigt att få med så många som möjligt, säger hon.

Ett återkommande misstag som fram-kom i forskningen var projektledare som sa ”nu är intranätet på plats. Nu kommer effekterna”, menar hon. Men att bygga den tekniska plattformen är bara ett steg

på vägen. Utan användare som verkligen utnyttjar den gör tekniken ingen skillnad.

– Som organisation måste man be-stämma sig för vem som är målgruppen. Jobbar man med samma sak varje dag så använder man inte sådana här verktyg i samma utsträckning. De som behöver in-teragera med många och har flera bollar i luften i jobbet, de har ett större behov av sociala funktioner. Alla i en organisation kan inte ha nytta av verktygen, så är det, säger hon.

Vardagen blir enklareProjektledarens roll blir ofta att visa på den konkreta nyttan i de nya funktioner-na och därmed få användarna att prova på dem.

Källa: ”De sociala intranätens praxis” av Lena Lundgren, Kicki Strandh och Catrin Johansson.

– Det gäller att visa hur vardagen blir enklare med hjälp av de här verktygen, säger Kicki Strandh.

Det är någonting som Johan Persson känner igen sig i. Han är projektledare för Upplands Väsbys satsning på sociala intranät, och lade mycket tid i början på att öka användandet av det.

– På lanseringsdagen skapade jag en grupp och skrev ”om ni har frågor, skriv i den här gruppen så återkommer jag”. Jag ansträngde mig för att flytta kommunika-tionen till intranätet istället för att ta den över mejl eller telefon, till exempel, säger han. n

8

FAC

EB

OO

K

GÖ

R J

OBB

ET

Är det verkligen rimligt att plöja ner mil-jon efter miljon i ett skräddarsytt intranät, när vi har vant oss vid att kommunika-tionsplattformar är gratis? Privat går det ju utmärkt: Vi startar en Facebookgrupp för innebandylaget och använder Google Docs för att planera brölloppet.

Gratistjänster och sociala nätverk erbju-der funktioner som inte ens de mest avan-cerade intranäten mäktade med för bara ett årtionde sedan. Därmed borde det väl vara en god idé att riva kontraktet med byrån, skrota alla egna plattformar och klicka «create group» på Facebook. Det borde ju lösa alla ens behov av plattfor-mar för intern kommunikation. Intranätet är dött.

Eller? Nej, knappast. Man kan inte kategoriskt avfärda konsumentnätverken.

Kan Facebook göra jobbet?Kan våra sociala medier också vara våra sociala intranät? Helsingborgs Hamn undersökte saken och valde en Facebookgrupp istället för ett intranät. Men visst finns begänsningar.

xxxxxxxxxxxx

För vissa har det visat sig vara exakt vad som behövdes. Ett exempel är Helsing-borgs hamn. Där utgör en vanlig Face-bookgrupp sedan en tid tillbaka en viktig kanal för internkommunikationen.

Från högt till lågtAv de 230 anställda är omkring 130 med-lemmar i gruppen. Det enda kravet är att man är anställd på företaget och att man har ett konto på Facebook. Kontot måste vara registrerat i ett riktigt namn, med ett riktigt personfoto så att administratören vet vem som ska släppas in. Men i övrigt fungerar den som vilken Facebookgrupp som helst.

– I gruppen talas det som om allt, från högt till lågt. Både intern information om omvärldshändelser, statistik och siffror

till korplagets bravader i fotbollsserien. Dessutom läggs det ut vackra bilder på fartyg som har anlänt till hamnen och vi informerar om skadade maskiner efter en olycka, säger Andréas Eriksson, informa-tionschef vid Helsingborgs hamn.

För omkring två år sedan började ham-nen se över sin internkommunikation. Behoven såg dramatiskt annorlunda ut jämfört med en kontorsverksamhet. Över 100 av de anställda arbetar utan en egen dator i tjänsten och riskerade att inte nås av ett traditionellt intranät.

Ett par workshops gav dåligt resultat. Det fanns inget att jämföra med, och många av de anställda saknade efterhet från hur andra arbetsplatser hade löst det. När övningarna inte gav något resultat började man se sig om efter något att sätta igång efter devisen ”learning by doing”.

– Vi är inte så akademiska i vår struktur. Vi behöver något att ta på, något att börja jobba med.

De första erfarenheterna var positiva. – Verktyget är lätt att använda och fun-

kar bra mobilt. Många av de anställda som saknade en dator hade istället en smartphone, och en så stor del av svensk-arna har ju redan ett Facebookkonto idag, säger Andréas Eriksson.

Men visst finns det begränsningar. För det första har inte alla anställda valt att ansluta sig. Det är svårt att kräva av perso-nalen att de ska skaffa sig konton på Face- t

Helsingborgs hamn valde helt bort de tra-ditionella intranäten. ”Vi är inte så aka-

demiska i vår struktur. Vi behöver något att ta på, något att börja jobba med”, säger in-

formationschefen Andréas Eriksson.

9

t

Av de 230 anställda i Helsingborgs hamn är omkring 130 medlemmar i Facebook-gruppen som utgör bolagets intranät.

book, och därmed kan inte gruppen göras obligatorisk.

Därför kan Helsingborgs hamn inte se gruppen som ensam informationskanal. Allt som läggs ut där måste också gå att nå på andra sätt. Då handlar det om högst traditionella kommunikationsvägar: Per-sonaltidningen, mejl, kontakt med che-fen eller digitala anslagstavlor som finns uppmonterade i lokalerna.

– Facebook väcker känslor, eller gjorde åtminstone det när vi införde gruppen. Det är viktigt att det inte är den enda ka-nalen, den får inte diskriminera. Däremot är det den snabbaste och enklaste vägen vi har – första chansen att få ta del av in-formationen.

– Vi fick också mycket reaktioner. Folk är ju redan vana vid hur Facebook fung-erar.

Facebook passar inte allaKlart är att många som ser sig om efter nya intranät sneglar på Facebook och lik-nande. Den nya generationen sociala in-tranät är tydligt inspirerade av Facebook. Därför faller det sig naturligt att åtminsto-ne se över om det är ett fullgott alternativ. Men det gäller att se upp – inte minst kan regelverk sätta stopp för att göra Facebook till en officiell kommunikationsplattform för anställda.

Det kan vara extra känsligt i offentlig verksamhet. I Upplands Väsby kommun var det reglerna som satte stopp för att an-

vända Facebook.– Vi utvärderade det också, men det

faller på att vi inte kan tvinga alla att an-vända Facebook. Det finns folk i organi-sationen som inte vill registrera sig där, säger Johan Persson, projektledare för intranätet på Upplands Väsby kommun.

I hamnen i Helsingborg ser Andréas Eriksson också begränsning i den rena funktionaliteten. Så länge det handlar om uppdateringar, kommentarer, bilder och filmklipp så gör Facebookgruppen job-bet. Men den som vill använda intranätet för mer avanerad dokumenthantering, för koll på löner och arbetstider kommer bli besviken.

Andréas Eriksson fick också frågor om säkerheten när gruppen startade. Han har förståelse för att vissa företag måste välja egna lösningar av rena sekretesskäl. Att lägga ut information som utgör affärs-hemligheter på Facebooks servrar vore ett regelbrott för vissa. Men det blev i prak-tisken inget problem för Helsingborgs Hamn.

– Man får se till vad vi är för företaget. Vi är inte ett läkemedelsbolag som ut-vecklar nya mediciner eller ett mobilföre-tag som måste hålla kommande modeller hemliga. Visst vägde vi in dessa aspekter, men vi ville ändå välja öppenhet.

– Fram till i dag har det fungerat bra för de syften vi har, få och ge feedback. Att diskutera. Men det är klart det finns brister, och vi kommer att komplettera

med ett traditionellt intranät i framtiden. Men då vill jag ta med oss något som lik-nar Facebookgruppen som vi har använt tidigare. n

l Funderar du på om gratistjänster räcker till? Här är tre alternativ som det är värt att titta närmare på.

l Facebook. En grupp på Facebook är det uppenbara valet. Fungerar för informa-tion, småprat, bilder, men glöm dokumen-thantering eller några som helst kopplin-gar till företagets andra system. En fördel är att många användare redan har konton och är vana vid gränssnittet.

l Google Apps. Ordbehandlare, kalkylpro-gram, kalender, videokonferens… Googles uppsättning webbtjänster mots-varar en hel del av vad man väntar sig av ett intranät. Genom att dela dokument har alla i organisationen tillgång till de senaste varianterna. Men tänk över om du vill läg-ga alla din känsliga data hos Google.

l Dropbox. Det kan låta konstigt att se Drop-box som ett intranätsverktyg, men en cen-tral funktion är att distribuera filer: Doku-ment, bilder och så vidare. Kompletterat med direktmeddelandefunktioner är Dropbox effektivt och enkelt att använda.

Tre tjänster att överväga

DE

T SO

CIA

LA

IN

TRA

NÄ

TET

10

Cloetta valde standard

Cloetta och Leaf var två mycket olika fö-retag när de gick samman för två år sedan. Cloetta var ett svenskt företag, mest för-knippat med sin chokladtillverkning vid egen fabrik. Med ett par hundra anställda var behovet av plattformar för intern kom-munikation relativt enkelt att tillgodose. Det fanns ett enklare intranät som fung-erade helt okej.

Skapade nya behovMen i och med samgåendet med Leaf förändrades det mesta. Trots att varumär-ket är mindre känt än Cloetta, åtminstone i Sverige, var företaget många gånger stör-re. Med tusentals anställda spridda i flera europeiska länder var kommunikations-bilden radikalt annorlunda – och verkty-gen som fanns tillgängliga föråldrade.

När Cloetta gick samman med jätten Leaf stod bolagen med varsitt föråldrat intranät som knappt användes. Nu finns ett nytt på plats, med sociala funktioner i centrum. ”Facebook är sinnebilden för hur ett intranät ska vara”, säger Jacob Broberg, informationschef på Cloetta.

Jacob Broberg, information-schef på Cloetta, valde en

Sharepointbaserad lösning för intranätet. ”Det sociala är

det viktigaste”, säger han.

DE

T SO

CIA

LA

IN

TRA

NÄ

TET

– Leaf hade ett knappt fungerande in-tranät. Inget hade gjorts med det sedan 2006, och ingen i verksamheten använde sig av det. Så jag hade på min radar att vi behövde ett nytt, redan innan samgå-endet, säger Jacob Broberg, informations-chef på Cloetta.

Att börja bygga nytt när bolagen slogs

samman passade extra bra, eftersom det skapade ett behov av att få en gemensam informationsstruktur på plats, men också en gemensam företagskultur.

Valet föll på det Sharepoint-baserade systemet Avantime Connect. Likheterna med sociala nätverk som Facebook är slående. Här finns nyhetsflödet med upp-dateringar, möjligheten att kommentera, klicka like, organisera sig i grupper och hålla koll på vilka som är uppdaterade ge-nom notifieringar om de viktigaste hän-delserna.

– Jag fastnade för den av två skäl. Dels är det en standardiserad lösning. Vi hade sedan tidigare Sharepoint i koncernen, så det blev kostnadseffektivt att köra vidare på det.

Jacob Broberg framhåller att ”standard” inte är detsamma som stelbent, att man som kund måste köpa systemet exakt som det ser ser ut. Han liknar det vid att köpa en bil.

– Köper man en Volvo så ser den ut på ett visst sätt. Men du kan också uppgra-dera klädsel eller lägga till gadgets. Det är samma sak här, man köper en standard-

FOTO

: Kris

tina

Sahl

én

t

l Bygger på Avantime Connect för Share-point 2013

l Lanserades december 2013.l 2 600 användare, spridda i 12 länder.

Cloettas sociala intranät

11

DE

T SO

CIA

LA

IN

TRA

NÄ

TET

lösning men inom ramen för den kan man göra förändringar.

Att ändå utgå från en standardlösning sänker både tiden som krävs för införan-det, och i slutändan också priset, säger han.

– Det går snabbare från ax till limpa, och det blir billigare.

Webbprojekt, oavsett om det rör sig om intranät eller externa webbar, är ökänt benägna att bli försenade – ofta med ske-nande kostnader som följd. Även det såg Cloetta som ett argument för att köpa en standardlösning.

– Jag gillade deras koncept där jag kun-de lägga till mer senare. Lanseringen blev marginellt försenad, omkring en månad. Och det berodde mer på oss än på leve-rantören.

Men vad det gällde funktioner hade Cloetta ett par krav som företaget inte tänkte kompromissa med. Intranätet skulle känns modernt socialt med tydliga influenser av vanliga sociala nätverk.

– Det sociala är det viktigaste. Face-book är sinnebilden för hur ett intranät ska vara, säger Jacob Broberg.

Denna likhet handlar inte bara om yta – röda siffror för notifikationer och like-knappar vid inlägg. Viktigare än så är att de anställda ska kunna använda sig av intranätet lika fritt som de kan använda Facebook. Om de behöver dra igång en diskussion kan de själva skapa grupper – inte ansöka till chefen om att få en ny grupp på plats.

– Vi som har varit med länge vet att man gjorde så förr. Men de yngre med-arbetarna är vana vid att allt går snabbt, att du ska kunna skapa dina egna grupper till exempel. Att behöva gå till en admi-nistratör och fråga om man får skapa en grupp… Så funkar det inte längre.

I dag finns grupper av flera typer. Dels för länder, eftersom en anställd i Italien ska få information som är oviktig för nå-gon i Sverige. Men också internationella grupper där personer i olika länder som arbetar med liknande saker kan mötas. Någon på den svenska marknadsavdel-ningen kan alltså ingå dels i gruppen som ger specifik information för de svenska medarbetarna, men också i en grupp för marknadsförare – där hon kan kom-municera med personer i andra länder i samma roll.

Svårt mäta framgångMen allt det andra då, all den informella kommunikation som är viktig för att skapa sammanhållning och utveckla företags-kulturen? Jo, visst finns plats för småprat även på intranätet. Där kommer vad Clo-etta kallar ”social sites” in i bilden. Det är grupper utan direkt koppling till verksam-heten, som företagets innebandylag.

– Där kan det vara en del chitchat. Vi blandar inte in i det flödet utan visar det som ett socialt flöde till vänster på skär-men, säger Jacob Broberg.

Att sätta upp tydliga mål för en satsning på ett intranät är inte helt lätt. Mycket handlar om bättre informationsspridning och mer effektiv kommunikation. Viktigt – men inte alltid sådant som avspeglar sig i siffror och grafer.

– Mejlmängden ska gå ner, framförallt tunga mejl. Intranätet ska underlätta samarbetet, till exempel mellan männis-kor som har samma funktion men i olika länder. Effektiviteten och interaktiviteten inom grupper som är spridda över flera länder ska öka.

– Och som övergripande vision: Att bygga ett gemensamt Cloetta vad gäller värderingar och mål. n

… att lansera ett intranät internationellt:”Jag tog fram ett lanseringspaket, ett par filmer och riktlinjer på olika språk. Vi lade ut dem, och de olika länderna har gjort olika mycket. Vissa lanserade och lät det gå av sig själv, andra har samlat anställda till workshops. Där de jobbade mer ambitiöst märks det idag.”

… om långsiktighet:”Vi lanserade i mitten av december 2013. I början av året kom de flesta igång. Men man får räkna med att det tar ett år innan man ser riktiga effekter.”

… vad han skulle göra annorlunda om han gjorde om lanseringen:”Jag skulle vara ännu tydligare internt om vilka begränsningar som finns. Många ville bygga Rom, men fick en katedral. Jag be-hövde säga: Plattformen ser ut så här.”

… om att hålla företagetshemligheter bor-ta från intranätet:”Det du publicerar där ska anses vara öp-pet. All information är extern information. Det gäller särskilt oss som är börsnoter-ade.”

Jacob Broberg om …t

Cloettas sociala intranät, med totalt 2600 användare i 12 länder, är byggt på platt-formen Avantime Connect.

12

Intranätet fick de anställda att börja umgås

När Upplands Väsby uppdaterade sitt intranät år 2013 togs beslutet att sätta de sociala funktionerna i centrum.

– Tidigare var det få som tog till sig av nyheterna eller agerade på informationen i intranätet. Vi ville få medarbetarna att stanna kvar längre och skapa ett roligare arbetsverktyg, säger projektledaren Johan Persson.

I utvärderingen övervägde man det radikala beslutet att helt enkelt flytta in-ternkommunikationen till Facebook. Det satte dock reglerna stopp för.

– Det faller på att vi inte kan tvinga alla

När Upplands Väsby kommun rullade ut sitt sociala intranät var projektledaren Johan Persson rädd att det skulle eka tomt i trådarna. Resultatet blev tvärtom. ”I februari var det några som startade en grupp för att åka på kryssning tillsammans”, säger han.

att använda Facebook. Det finns folk i organisationen som inte vill registrera sig där, säger Johan Persson.

Till slut föll valet på en lösning från leverantören Sitevision, som utvecklar publiceringssystem särskilt anpassade för just intranät.

– De utvecklade ett socialt cms-verktyg som påminde väldigt mycket om den pro-totyp vi tagit fram. Det var ett ganska en-kelt val, säger Johan Persson.

I det färdiga intranätet har händelse-flödet en framstående roll. Där berättar medarbetarna vad de arbetar med, i en

form som påminner om nyhetsflödet på Facebook. Tanken är att det ska främja utbyte mellan medarbetare i organisatio-nen, och göra det enkelt för den som vill hitta rätt kontaktperson eller hoppa på ett pågående projekt.

Vem som helst i kommunen kan skapa en ny grupp eller följa en annan medar-betare. Beroende på vilka grupper och medarbetare man följer så anpassas hän-delseflödet.

Visa nyttan i praktikenNär systemet hade premiär var Johan Persson nervös för att ingen skulle an-vända sig av det. Han la mycket tid på att utbilda och försöka övertyga medarbe-tarna i kommunen om de nya verktygens förträfflighet. Men istället för lärarledda utbildningar lade han energin på att visa den faktiska nyttan.

– På lanseringsdagen skapade jag en

DE

T SO

CIA

LA

IN

TRA

NÄ

TET

FOTO

: Kris

tina

Sahl

én

t

”Vi ville få medarbetarna att stanna längre och skapa ett roligare arbetsverktyg”, säger Johan Persson, pro-jektledare för intranätet i Upplands Väsby kommun.

13

l Det sociala intranätet i Upplands Väs-by kommun har ungefär 1400 använ-dare.

l Ungefär 3000 inloggningar sker varje dag. 85 procent av de anställda log-gar in på intranätet minst en gång i veckan. ”En klar förbättring jämfört med tidigare”, säger Johan Persson.

l Men störst effekt tycks de sociala funktionerna ha haft på hur lång tid användarna spenderar på intranätet, snarare än hur ofta de loggar in. Ge-nomsnittstiden per besök ligger idag mellan fyra och fem minuter. Tidigare var siffran under två minuter.

Besökstiden mer än fördubblades

Internetworld Guide: Text: Daniel Goldberg och Linus Larsson Layout: Måns Klockar Foto: Kristina Sahlén Ansvarig utgivare: Magnus Höij Adress: Karlbergsvägen 77 106 78 Stockholm

grupp och skrev ”om ni har frågor, skriv i den här gruppen så återkommer jag”. Jag ansträngde mig för att flytta kommunika-tionen till intranätet istället för att ta den över mejl eller telefon, säger han.

Tävlingar ökade användandetFör att uppmuntra användandet började han regelbundet skicka ut statistik i kom-munen över de profilsidor i intranätet som fick mest besök.

– Då blev det lite av en tävling kring vem som hade den mest populära profil-sidan. Flera laddade upp bilder, fyllde på med sina kompetenser och bidrog med annat, säger han.

Samtidigt varnar han för att ge använ-darna för mycket hjälp på vägen. Det kan lätt ge motsatt effekt.

– I början skapade jag grupper åt alla enheter, för att göra det enkelt. Då visade

det sig att folk hellre ville skapa sina egna, för att känna något slags ägandeskap. Där fick jag lite bakläxa.

Så här långt har bland annat en omflytt-ning i kommunhuset och en ny datorupp-handling organiserats via grupper i det so-ciala intranätet.

– Sen har vi haft mer sociala aktivite-ter. I februari var det några som startade en grupp för att åka på kryssning tillsam-mans. Det känns kul att folk tycker det är så kul att umgås med sina arbetskamra-ter att de gör det även på fritiden.

Det sociala intranätet har gjort intern-kommunikationen smidigare och mer ef-fektiv än förr, menar Johan Persson. Det sparar tid att låta folk reda ut vanliga frå-gor öppet inför andra.

– Istället för att svara på samma fråga i femton mejl räcker det med att den syns i rätt grupp på intranätet. n

t

Upplands Väsbys intranät är byggt på en lösning från leverantören Sitevision. Användarupplevelsen påminner om den på sociala me-dier: Användare kan gå med i grupper, skapa egna eller följa andra medarbetare i kommunen. Deras händelseflöde anpassas därefter.

DE

T SO

CIA

LA

IN

TRA

NÄ

TET

Foto: Kristina Sahlén”.