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Guide de démarrage

Powerpay Version 4.1

Ouverture de session dans Powerpay Version 4.1

2 Powerpay Guide de déémarrage

Version 4.1

04/04/ 2012

Powerpay Guide de déémarrage 3

Table des matières

Ouverture de session dans Powerpay ........................................................................ 5 Préalables à l'utilisation de Powerpay ............................................................ 5 Première ouverture de session dans Powerpay ........................................ 5 Ouverture d'une session dans Powerpay ....................................................... 6 Restrictions et directives concernant les mots de passe .......................... 9

Restrictions ................................................................................................ 9 Directives ................................................................................................... 9

Idées de mots de passe ............................................................................ 10 Navigation dans Powerpay....................................................................... 10

Menus ...................................................................................................... 10 Caractéristiques des pages et conseils ..................................................... 11

Enregistrement des données ................................................................... 13 Restauration de données d'une page ...................................................... 13 Aide .......................................................................................................... 13 Fermeture d'une session dans Powerpay ................................................ 15

Configurer les parameters de l’entreprise................................................................ 17 Approuver votre calendrier de la paie ...................................................... 17 Configuration du cycle de retenues et cotisations .................................. 17 Définition des noms de service et des sous-groupes .................................... 19 Définition des valeurs par défaut des feuilles de présence ..................... 20 Création d'ordres de tri et de filtres ......................................................... 21

Tri ............................................................................................................ 21 Filtrage ..................................................................................................... 22

Configuration des valeurs par défaut de la page Saisie rapide ............... 22 Définition des valeurs par défaut des nouvelles embauches .................. 23 Configuration des options relatives aux deuxièmes paiements .............. 24

Configurer une liste de paie ....................................................................................... 25 Créer une période de paie ........................................................................ 25 Remplir le dossier d'employé ................................................................... 26 Saisie des renseignements relatifs aux dépôts directs ........................... 27 Définition de taux, de facteurs et de gains permanents .......................... 29 Définition de mesures spéciales à l'égard de l'impôt .............................. 30 Configuration des retenues et cotisations ............................................... 30

Traitment d’une paie .................................................................................................... 32 Au sujet du traitement .............................................................................. 32 Ouvrir une période de paie existante ....................................................... 33 Contrepassez les paiements erronés produits avant la période de paie courante ................................................................................................... 33 Enregistrer les chèques manuels émis avant la période de paie courante .................................................................................................................. 34 Changer le statut d'un employé ............................................................... 34



Créer un relevé d'emploi (RE) .................................................................. 35 Saisie des heures et des gains dus à l'employé ...................................... 36 Saisie rapide .............................................................................................. 37

Paiement régulier...................................................................................... 37 Deuxième paiement .................................................................................. 38

Feuille de présence .................................................................................. 39 Paiement régulier...................................................................................... 39 Deuxième paiement .................................................................................. 40

Vérification des données de la paie ......................................................... 42 Afficher l'aperçu des résultats de la paie ................................................. 42 Soumission de la liste de paie en vue de son traitement ......................... 44 Affichage et sauvegarde des rapports en ligne ....................................... 44


Ouverture de session dans Powerpay

Préalables à l'utilisation de Powerpay

Avant de pouvoir utiliser Powerpay, vous devez avoir en main les renseignements suivants :

• ID-entreprise L'ID-entreprise est fourni par Ceridian Canada Ltée et ne peut être modifié. Ce code d'identification est composé de sept caractères.

• ID-utilisateur L'ID-utilisateur est fourni par Ceridian Canada Ltée et ne peut être modifié. It is 8 characters in length.

À l'ouverture de votre première session, un message vous invitera à entrer votre mot de passe et à choisir une image de sécurité. Pour obtenir plus de détails à ce sujet, consultez la section : Ouverture d'une session dans Powerpay, page 6.

Première ouverture de session dans Powerpay Comment ouvrir une session dans Powerpay : Ouvrez votre navigateur Internet.

Dans la barre d'adresse, tapez www.ceridian.ca.

Note : Les deux dernières lettres de l'adresse sont « ca », et non « com ».

Appuyez sur la touche Entrée de votre clavier.

La page du site de Ceridian s'affiche.

Cliquez sur le bouton de la langue de votre choix.

La page d'accueil du site Web de Ceridian est affichée.

Placez la page d'accueil de Ceridian dans vos favoris (Internet Explorer) ou dans vos marque-pages (Firefox

Comment ajouter une page aux favoris dans Microsoft® Windows® Internet Explorer

Dans la fenêtre de votre navigateur qui apparaît sur le site Internet de Ceridian; sélectionnez l'option Favoris de la barre de menus d'Internet Explorer.

Sélectionnez l'option Ajouter aux favoris…

La fenêtre Ajouter un favori s'affiche.

(Facultatif) Changer le nom affiché dans la liste des favoris. Pour ce faire, sélectionnez le nom qui paraît dans la zone de texte Nom et tapez le nouveau nom.



Cliquez sur OK.

Le site figure maintenant dans votre liste des favoris.

Comment marquer une page dans Mozilla ®Firefox®

a. Dans la fenêtre de votre navigateur qui apparaît sur le site Internet de Ceridian, cliquez sur l'option Marques-pages de la barre de menus de Firefox.

Choisissez Marquer cette page.

La fenêtre Page marquée s'affiche.

(Facultatif) Changer le nom affiché dans la liste des marque-pages. Pour ce faire, sélectionnez le nom qui paraît dans la zone de texte Nom et tapez le nouveau nom.

Cliquez sur Terminer.

Le site figure maintenant dans votre liste des marque-pages.

Ouverture d'une session dans Powerpay

L'ouverture d'une session sécurisée dans Powerpay nécessite la saisie ou la sélection des justificatifs d'identité suivants :

• numéro d'entreprise

• ID-utilisateur

• mot de passe

• image sécurisée

Pour assurer la sécurité de vos données de la paie, Powerpay utilise la technologie de chiffrement de 128 bits et vérifie l'identité des utilisateurs au moyen d'un numéro d'entreprise, d'un mot de passe, d'un ID-utilisateur et d'une image de sécurité. Vous devez fournir les renseignements exacts à l'ouverture pour avoir accès aux données de la paie. 1. Cliquez sur le lien Ouverture de session sur la page d'accueil www.ceridian.ca.

Version 4.1 Première ouverture de session dans Powerpay


Sur la page Ouverture de session, sélectionnez Powerpay Web.

La page d'ouverture de session de Powerpay s'ouvre.



Saisissez votre numéro d'entreprise dans le champ Numéro d'entreprise.

Saisissez votre ID-utilisateur dans le champ ID-utilisateur.

De manière facultative, vous pouvez cocher la case Mémoriser mon nom sur cet ordinateur si vous voulez que votre numéro d'entreprise et votre ID-utilisateur soient saisis automatiquement lors du prochain accès à Powerpay à partir du même ordinateur.

Note : Ne cochez pas cette case si vous accédez à Powerpay à partir d'un ordinateur public.

Cliquez sur Continuer.

La deuxième page d'ouverture de session de Powerpay s'ouvre.

S'il s'agit de votre première ouverture de session dans Powerpay, créez votre mot de passe. Pour obtenir de l'assistance dans la création d'un mot de passe conforme aux exigences de Powerpay, consultez les sections Restrictions et directives concernant les mots de passe, page 9 et Idées de mots de passe, page 10.

ou

S'il ne s'agit pas de votre première ouverture de session dans Powerpay, saisissez votre mot de passe dans le champ Mot de passe utilisateur.

S'il s'agit de votre première ouverture de session dans Powerpay, sélectionnez une image sécurisée. Choisissez une image dans la grille ou sélectionnez une catégorie d'images dans la liste Catégories d'images afin d'obtenir un plus grand choix d'images.

ou

S'il ne s'agit pas de votre première ouverture de session dans Powerpay, cliquez sur votre image sécurisée.

Cliquez sur Ouverture de session.

Powerpay s'ouvre et affiche la page Messages. Cette page Messages contient des conseils utiles, des dates importantes et d'autres renseignements pouvant

Version 4.1 Restrictions et directives concernant les mots de passe


vous aider dans les diverses tâches liées à la paie. L'information figurant dans cette page est régulièrement mise à jour par Ceridian Canada.

Restrictions et directives concernant les mots de passe Restrictions

Les restrictions suivantes visent à encourager la création de mots de passe forts, de sorte que les utilisateurs non autorisés puissent difficilement accéder à vos renseignements relatifs à la paie. Un mot de passe ne peut être accepté que s'il répond aux exigences suivantes :

• Doit contenir au moins 8 caractères (maximum de 14 caractères);

• Doit compter au moins un caractère de la liste qui suit :

• Lettre majuscule (exemple : A,B,C... Z)

• Lettre minuscule (exemple : a,b,c... z)

• Chiffre

Note : Il ne faut pas utiliser de chiffre ni au début ni à la fin du mot de passe.

• Ne peut comporter d'espace;

• Doit être différent des mots de passe utilisés au cours des 12 derniers mois;

• Ne peut contenir plus de deux caractères identiques un à la suite de l'autre (par exemple, hbbb4tdC);

• Ne peut contenir votre ID-utilisateur;

• Ne peut contenir aucun mot réservé, comme Ceridian, Powerpay, PAIE, CCL, Insync ou Micropaie.

Note : Les mots de passe de Powerpay sont sensibles à la casse. Par exemple, Thlns2Mnk n'est pas l'équivalent de thlns2mnk.

Directives

Afin de protéger le caractère confidentiel de vos données de la paie et qu'elles soient à l'abri des utilisateurs non autorisés, il est essentiel de choisir un mot de passe fort, impossible à deviner ou difficile à déchiffrer. Suivez les directives suivantes :

• Veillez à utiliser des lettres minuscules et majuscules, des chiffres et des caractères spéciaux (p. ex. #, $, %, &, *) dans chacun de vos mots de passe.

• N'utilisez pas de mot de passe qui contient votre nom, votre prénom, le nom de votre entreprise ou tout nombre qu'il est aisé de deviner. Par exemple, votre numéro de téléphone, votre date de naissance ou votre adresse.

• Ne notez pas votre mot de passe et, si vous le faites, rangez le document en lieu sûr.



Idées de mots de passe Incapable de trouver un bon mot de passe? Essayez l'une de nos suggestions :

• Choisissez un vers ou deux d'un poème ou d'une chanson que vous aimez et utilisez la première lettre de chaque mot. Mélangez les lettres majuscules et minuscules, puis remplacez une lettre par un numéro et ajoutez au tout un caractère spécial. Par exemple, un Amour comme le nôtre, il n'en existe pas deux, devient 1A=lnineep2.

• Utilisez des groupes composés d'une consonne et d'une ou deux voyelles formant des mots incongrus, mais qui peuvent être prononcés. Ensuite, ajoutez une ou deux lettres majuscules, un chiffre et un caractère spécial. Par exemple, pat4sat+, mex6tax, etc.

• Ou utilisez tout autre acronyme significatif pour vous. Par exemple, Louise Carré adore un verre de rouge au souper devient L#a1vdras.

• Choisissez deux courts mots et joignez-les ensemble à l'aide d'un symbole de ponctuation et d'un chiffre. Par exemple, laiT2!pluie, nUiT%7sens, etc.

• Créez une forme sur votre clavier. Par exemple, zse4$RFV représente un V inversé en commençant par la lettre Z du clavier. En variant les lettres mises en majuscules et minuscules, vous pouvez créer plusieurs mots de passe à partir du même modèle. Par exemple, ZSE$4rfv et ZsE4$rFv ou ZSe$4rFV.

• Si vous possédez votre doigté, déplacez vos doigts d'une rangée vers le haut sur votre clavier et tapez un mot significatif ou une courte phrase en y insérant une lettre majuscule. Par exemple, Ordinateur devient (4e8hq5374.

• La plupart des portables sont munis d'un clavier numérique. La lettre J devient un 1, la lettre K un 2, etc. Choisissez un numéro facile à vous rappeler. Par exemple, votre numéro de téléphone. En enfonçant les touches Maj et VerrNum à différents moments lors de l'entrée de votre numéro et en y ajoutant des caractères spéciaux, vous obtenez un mot de passe inviolable. Par exemple, 123-4567 devient JKL*uio7* ou 1k3**u5o7.

Navigation dans Powerpay Lorsque vous ouvrez une session dans le site Powerpay, vous accédez à la page Messages. À tout moment, vous pouvez retourner à la page Messages en cliquant sur le menu Accueil.

Menus

Voici les menus que vous pouvez voir à l'ouverture d'une session :

• Le menu Accueil, qui ouvre la page Messages.

• Le menu Période de paie, qui affiche les périodes de votre calendrier de la paie. Vous pouvez visualiser et modifier des données de listes de paie existantes, en créer de nouvelles ou ouvrir une liste de paie afin d'y ajouter des données.

• Le menu Entreprise, où vous pouvez configurer l'information qui apparaîtra dans les pages de Powerpay.

Version 4.1 Navigation dans Powerpay


• Le menu Fin d'année, qui fournit de l'information sur la façon de conclure le calendrier annuel de la paie.

• Le menu RH, qui fournit l'espace qui recevra les renseignements relatifs aux employés de l'entreprise, y compris l'information relative à la personne à joindre en cas d'urgence, aux compétences et aux adhésions payées par l'entreprise.

• Le menu Rapports, où sont générés des rapports à jour relatifs aux traitements de paie et à d'autres données.

Lorsque vous ouvrez la page Période de paie et sélectionnez une période particulière avec laquelle travailler, deux menus supplémentaires apparaissent alors :

• Le menu Paie, qui donne accès aux pages dans lesquelles vous entrerez toutes les données de la paie.

• Le menu Traitement, qui donne accès aux pages où l'on peut vérifier les données d'une paie, demander et visualiser un aperçu des résultats d'une paie et soumettre les données d'une paie afin qu'elles soient traitées par Ceridian Canada.

Le numéro de l'entreprise que vous avez indiqué à l'ouverture de session apparaît dans la barre située au-dessus de la barre de menus. Lorsque vous sélectionnez une période de paie avec laquelle travailler, cette période de paie apparaît elle aussi à cet endroit.

Si vous travaillez sur des listes de paie de plus d'une entreprise, vous pouvez passer d'une entreprise à l'autre sans avoir à fermer votre session dans Powerpay Cliquez sur le bouton Changer d'entreprise , entrez dans la boîte de dialogue Ouvrir le dossier de l'entreprise, entrez le numéro d'entreprise, puis cliquez sur Changer de liste de paie.

Caractéristiques des pages et conseils

Les pages Powerpay comportent un certain nombre de fonctions communes. • Piste de navigation

Pour retourner à une page consultée précédemment, cliquez sur n'importe quel nom de page souligné (lien) dans la barre de piste de navigation.

Note : Assurez-vous d'enregistrer les modifications apportées dans la page courante avant de naviguer vers une autre page.

• Liste des employés La liste des employés est disponible dans chaque page où vous devez sélectionner le dossier de l'employé sur lequel vous voulez travailler.



Cliquez sur l'onglet Liste des employés pour afficher la liste des employés de l'entreprise sélectionnée. Sélectionnez un nom d'employé pour travailler dans le dossier de ce dernier. Powerpay affiche le nom de l'employé, son matricule, son type de rémunération et son taux de rémunération dans le haut de la page.

Pour garder la liste affichée pendant que vous travaillez, cliquez sur l'icône en forme de punaise.

Pour accéder directement au dossier d'un employé, entrez le nom de l'employé dans la zone de texte et appuyez sur la touche Entrée.

Pour afficher uniquement les dossiers d'employés ayant un statut particulier, cochez les cases de statut Actif, En congé ou Ex-employé. Décochez les cases adjacentes aux statuts dont vous ne voulez pas voir les dossiers. Le fait de retirer des dossiers d'employés de la liste des dossiers affichés ne les retire pas de Powerpay.

• Liens et boutons Développer (+) et Réduire (-) Lorsque vous ouvrez cette page, les sections de saisie de données sont toutes développées et vous pouvez ainsi consulter leurs contenus. Cliquez sur le bouton Réduire dans le coin supérieur droit de la section pour afficher uniquement l'en-tête de la section et laisser ainsi plus de place pour les autres sections de la page.

Cliquez sur le bouton Développer pour afficher à nouveau le contenu d'une section. Pour réduire simultanément toutes les sections, cliquez sur le lien Réduire tout. Pour annuler cette action, cliquez sur le lien Développer tout.

• Ajout de lignes de saisie de données Si vous utilisez toutes les lignes disponibles de saisie de données et qu'il vous en faut d'autres, cliquez sur Enregistrer. Powerpay actualise alors la page et ajoute de nouvelles lignes dans l'ensemble de la ou des sections.

• Boutons de changement de page Lorsqu'il y a plus d'employés actifs qu'une page ne peut en contenir, les boutons de changement de page suivants apparaissent au bas de la page pour vous permettre de naviguer vers le reste de la liste.

La page à l'écran n'est pas soulignée. Tous les autres numéros de page sont des liens qui mènent directement à ces pages. Cliquez sur pour aller à la page suivante. Cliquez sur pour aller à la dernière page d'enregistrements.

Version 4.1 Enregistrement des données


Note : Si vous changez des données dans la page, vous devez cliquer sur le bouton Enregistrer ou Restaurer pour être en mesure de passer à une autre page de la liste.

Enregistrement des données Dans Powerpay, vous devez enregistrer les données entrées dans une page de saisie avant de la quitter (sauf dans le cas de la page Calendrier). Si vous ne le faites pas, elles seront perdues.

Note : Enregistrez souvent vos données. Après 30 minutes d'inactivité, votre session Powerpay prendra fin automatiquement et toutes les données non sauvegardées seront perdues.

Comment enregistrer les données entrées : 1. Rendez-vous tout à fait au bas de la page dans laquelle vous travaillez.

Utilisez, au besoin, la barre de défilement.

Cliquez sur Enregistrer.

Si des erreurs sont détectées dans vos données entrées, Powerpay affiche alors des messages d'avertissement et d'erreur.

Vérifiez les erreurs et les avertissements, puis apportez les corrections nécessaires.

Au besoin, cliquez de nouveau sur le bouton Enregistrer.

Note : Si la page contient des erreurs, ne serait-ce qu'une seule, aucune donnée d'employé entrée dans cette page ne sera enregistrée.

Restauration de données d'une page Le bouton Réinitialiser se trouve généralement au bas de la page et près du bouton Enregistrer.

Cliquez sur Réinitialiser pour annuler les modifications que vous avez apportées. Les données sont rétablies telles qu'elles étaient après le dernier enregistrement. Réinitialiser ne permet pas d'annuler les changements qui ont été enregistrés.

Note : Pour minimiser les données que vous devrez retaper si vous cliquez sur Réinitialiser, enregistrez la page fréquemment, par exemple, après chaque dossier ou section de champs d'employé.

Aide Powerpay offre deux types d'aide en ligne.

• L'aide de Powerpay décrit les procédures, les concepts et les tâches propres à Powerpay. Pour accéder à l'aide de Powerpay, qui s'ouvre dans une nouvelle



fenêtre du navigateur, cliquez sur le lien Aide figurant dans le haut de toute page Powerpay.

Bouton/lien Description

Ouvre une nouvelle fenêtre du navigateur permettant de consulter le Guide de l'utilisateur de Powerpay.

Table des matières

Présente les différents sujets dans le volet gauche de la fenêtre du navigateur.

Rechercher Affiche une boîte de dialogue permettant de rechercher des mots dans le fichier d'aide.

• L'aide contextuelle des pages décrit le contenu de la page Powerpay affichée ainsi que les tâches et autres renseignements associés à cette page. Cliquez

sur ce bouton pour l'aide contextuelle.


L'aide contextuelle Affiche les rubriques d'aide pour la page en cours d'utilisation dans le volet droit de la fenêtre du navigateur.

Punaise Cliquez sur ce bouton pour maintenir ouvert le volet d'aide contextuelle d'une page lorsqu'on travaille dans cette page ou lorsqu'on en visite d'autres. Cliquez de nouveau sur ce bouton pour fermer le volet d'aide contextuelle.

Précédent Pour les tâches simples, l'aide contextuelle fournit un résumé de la procédure à effectuer. Pour les tâches plus élaborées ou expliquées à l'aide d'exemples, l'aide contextuelle fournit des liens vers la procédure applicable. Après avoir cliqué sur un lien pour afficher une procédure, cliquez sur le bouton Précédent de la barre d'outils pour revenir à l'aide contextuelle.

Développer le texte Cliquez sur ce bouton pour accéder à des renseignements supplémentaires.

Réduire le texte Lorsque toute l'information est affichée, cliquez sur le bouton afin de dissimuler les renseignements supplémentaires.

Développer tout Affiche tous les renseignements supplémentaires de la rubrique d'aide.

Réduire tout Réduit tous les renseignements supplémentaires de la rubrique d'aide.

https://test.powerpay.ca/help/flare/guide_fr/Content/Images/Powerpay_Images/btn_Full_Help_link_FR.PNG

Version 4.1 Fermeture d'une session dans Powerpay



Recherche rapide

Saisissez un mot que vous souhaitez rechercher dans le volet d'aide contextuelle de la page

courante, puis cliquez sur ou appuyez sur la touche Entrée. Les mots qui correspondent au mot saisi seront mis en surbrillance dans le texte.

Fermeture d'une session dans Powerpay Il est important de fermer correctement votre session Powerpay lorsque vous avez fini d'y travailler ou lorsque vous vous éloignez de votre ordinateur.

Si vous naviguez vers une autre fenêtre du navigateur sans avoir d'abord fermé votre session Powerpay, celle-ci continuera pendant 30 minutes. Pendant ces 30 minutes, n'importe qui ayant la possibilité d'utiliser votre ordinateur aura accès aux données de la paie.

Après 30 minutes d'inactivité, Powerpay met fin à la session. Si vous rouvrez un navigateur et tentez d'ouvrir une nouvelle session avant l'échéance de la session en cours, vous ne pourrez ouvrir cette nouvelle session.

Pour fermer une session Powerpay, suivez les étapes indiquées ci-dessous : 1. Cliquez sur le bouton Enregistrer afin de sauvegarder votre travail.

Cliquez sur le lien Fermer la session situé dans le haut de la page.

Si les renseignements relatifs à l’utilisateur ne sont pas enregistrés dans la base de données pour votre compte d'utilisateur, vous serez dirigé automatiquement à la page Renseignements relatifs à la personne-ressource. S'il y a lieu, entrez les renseignements requis dans la page Mon profil. Pour obtenir plus de détails à ce sujet, consultez la section : Entrez les renseignements relatifs à la personne-ressource.

Si vous souhaitez obtenir de l'assistance pour votre traitement de la paie, cliquez sur le lien Nous joindre afin de communiquer avec l'équipe des services aux clients de Ceridian.

(Facultatif) Si vous désirez nous faire part de vos commentaires au sujet de l'application Powerpay, cliquez sur le bouton Oui situé à côté de la question Votre expérience dans Powerpay a-t-elle été positive?, puis inscrivez vos commentaires dans la zone de texte prévue à cet effet.

Cliquez sur Fermer la session.

Une fenêtre de confirmation vous demande de confirmer votre fermeture de session.

Pour fermer votre session, cliquez sur OK.

Votre navigateur affichera alors la page d'accueil de Ceridian.

Version 4.1 Approuver votre calendrier de la paie


Configurer les parameters de l’entreprise

Approuver votre calendrier de la paie Le calendrier de la paie présente toutes vos périodes de paie régulières de l'année civile. Il comprend l'année, le numéro de période de paie, la date de fin de la période, la date de paiement, la date à laquelle les données doivent être transmises à Ceridian ainsi qu'une mention indiquant si la paie a été produite ou non pour chaque période de paie.

Un calendrier a déjà été créé pour votre entreprise par l'équipe du service à la clientèle. Lorsque vous ouvrez une session Powerpay pour la première fois, vous devez d'abord approuver le calendrier avant de pouvoir entrer les données de la paie. Chaque année, généralement en octobre, le système vous demande d'approuver le calendrier de l'année suivante.

Pour approuver votre calendrier de la paie, procédez comme suit : 1. Cliquez sur le lien contenu dans le message que vous avez reçu vous

demandant d'approuver votre calendrier, ou cliquez sur le menu Entreprise et sélectionnez Calendrier > Affichage du calendrier.

2. Vérifiez les numéros de période de paie, les dates de fin des périodes de paie et les dates de paiement afin de vous assurer qu'elles correspondent bien à vos critères.

Conseil : Portez une attention particulière aux périodes de paie avoisinant un jour férié afin de savoir exactement quand transmettre vos données.

Si tout semble conforme, allez au bas de la page et cliquez sur le bouton Approuver. Le message Données enregistrées apparaîtra après quelques secondes.

ou

Si vous devez apporter des modifications au calendrier, cliquez sur Ne pas approuver, puis cliquez sur le lien Nous joindre, au haut de la page Powerpay, pour communiquer avec l'équipe du service à la clientèle afin de discuter des changements.

Configuration du cycle de retenues et cotisations Les cycles de retenues et cotisations servent à choisir les retenues salariales et les cotisations patronales qui seront prélevées lors d'une période de paie particulière dans un mois. Vous pouvez définir jusqu'à cinq cycles. Le fait de cocher les cases relatives à des retenues et à des cotisations se trouvant sous l'un des cinq cycles entraînera le prélèvement de ces retenues ou cotisations lorsque ce cycle de paie

Configurer les parameters de l’entreprise Version 4.1


sera choisi au moment de la création d'un traitement régulier. L'utilisation des cycles de paie constitue une façon efficace d'automatiser la sélection des retenues et des cotisations afin que vous n'ayez pas à les sélectionner individuellement chaque période de paie.

Si vous désirez prélever les mêmes retenues et cotisations lors de chaque période de paie, vous pouvez définir un seul cycle. Si vous devez prélever certaines retenues ou cotisations lors de la première paie de chaque mois, mais en prélever une série différente lors de la paie suivante, vous devez alors définir deux cycles. Si la fréquence de la paie est hebdomadaire ou à la quinzaine, rappelez-vous cependant que les mois ne comportent pas tous le même nombre de périodes de paie.

Fréquence de paie Cycles nécessaires Mensuel Cycle 1 Bimensuel Cycles 1 and 2 À la quinzaine Cycles 1, 2 and 3 Hebdomadaire Cycles 1, 2, 3 and 4

Vous devez accomplir cette tâche si des retenues salariales ou des cotisations patronales en plus des retenues obligatoires (RPC/RRQ, AE et impôt) doivent être prélevées de votre paie. Si vous ne prélevez que des retenues obligatoires, vous n'avez pas à exécuter cette procédure.

Comment configurer les cycles de retenues et cotisations non obligatoires : 1. Dans le menu Entreprise, sélectionnez Cycles > Configuration du cycle de

retenues et cotisations.

Vous remarquerez que les noms des retenues et des cotisations non obligatoires ont été entrés par l'équipe du service à la clientèle.

Cochez les cases afin d'indiquer quelles retenues et cotisations devraient s'appliquer à chacun des cycles. For example, in the preceding ???add page capture , la retenue régulière pour l'assurance vie est prélevée lors de la première paie de chaque mois seulement. Dans ce cas, vous devez cocher la retenue pour l'assurance vie du Cycle 1, mais non des Cycle 2 et Cycle 3 (dans le cas d'une paie à la quinzaine).

Exemple

Version 4.1 Configuration du cycle de retenues et cotisations


Si vous devez apporter des modifications à l'ensemble des retenues et cotisations affichées, cliquez sur le lien Nous joindre, au haut de la page Powerpay, pour communiquer avec l'équipe des services aux clients de Ceridian afin de discuter des changements requis. Si une cotisation patronale est associée à la retenue salariale, les deux seront prélevées. Les retenues et cotisations affichées dans cette page constituent des valeurs par défaut. Vous pouvez les remplacer pour des employés individuels.

Conseil : En cas de traitement supplémentaire ou de période de paie où aucun des cycles habituels ne correspond aux retenues et cotisations que vous souhaitez activer, utilisez le champ Une seule paie pour définir et activer un ensemble temporaire de retenues et cotisations.

Définition des noms de service et des sous-groupes

Les noms de service correspondent aux noms de tout service, succursale ou bureau de votre entreprise. Si votre entreprise ne compte aucun service, Powerpay attribuera par défaut le numéro de service 100 à tous vos employés. En plus de servir à identifier des services, les sous-groupes servent à distinguer certaines catégories d'employés (p. ex., type de poste, classe syndicale, division ou statut à temps plein ou à temps partiel).

Le nom et le numéro du service attribués à des employés servent à imputer les gains des employés et les cotisations patronales à un service afin d'en répartir les coûts et de produire des rapports. Dans les rapports Sommaire de la répartition et Écritures de journal de Ceridian, vous constaterez que les salaires et les gains de même que les cotisations patronales sont imputés à ces services. Dans Powerpay, il est possible de trier par service les noms des employés dans la liste au moyen de la page Tri et filtre. Le numéro du service sera imprimé sur les bulletins de paie des employés, ce qui en facilitera la distribution. Vous pouvez aussi utiliser le numéro de service ou l'un des codes de sous-groupe pour trier les bulletins de paie et le registre de paie. Veuillez communiquer avec l'équipe des services aux clients de Ceridian afin de bénéficier de l'une de ces options.

Comment définir les noms de service et les sous-groupes : 1. Dans le menu Entreprise, sélectionnez Configuration des services et de la

répartition. La page Tables – Services et sous-groupes s'affiche.

Dans la colonne Description sous Numéro de service et service, entrez les noms des services à côté des numéros de service appropriés. Si vous devez inscrire plus de services qu'il n'y a de lignes, remplissez d'abord les lignes au complet, puis cliquez sur le bouton Enregistrer. De nouvelles lignes vides apparaîtront à la fin de la table.

Si votre entreprise utilise d'autres identificateurs, entrez les codes et leurs descriptions respectives dans les autres colonnes Code (sous-groupe Y, sous-groupe Z ou sous-groupe X).

Au besoin, entrez une description dans les champs français et anglais pour chaque sous-groupe (20 caractères max.).



Note : Si vous entrez une description personnalisée en une seule langue, elle sera affichée lorsque cette langue est sélectionnée pour l'interface de Powerpay. La description par défaut s'affiche dans la langue qui ne comporte pas de description personnalisée. Par exemple, si vous entrez une description personnalisée en anglais seulement, elle s'affichera lorsque Powerpay est utilisé en anglais, mais la description par défaut s'affichera si Powerpay est utilisé en français, car il n'existe pas de description personnalisée en français.


Définition des valeurs par défaut des feuilles de présence Il s'agit des valeurs que vous prévoyez utiliser fréquemment dans les feuilles de présence des employés. Des valeurs par défaut des feuilles de présence peuvent être définies pour les paiements réguliers et les deuxièmes paiements. En définissant des valeurs par défaut comme des heures normales, par exemple, vous gagnerez du temps, car ce champ sera affiché dans chaque feuille de présence des employés horaires. Il est important de comprendre que le fait de définir des valeurs par défaut relativement aux heures et aux gains N'entraîne PAS automatiquement le versement de la paie des employés rémunérés à taux horaire. Il faudra toujours inscrire les valeurs liées à chaque élément de paie dans la page Feuille de présence afin que la paie soit produite.

Afin de personnaliser les types d'heures et de gains qui s'afficheront automatiquement dans la page Feuille de présence, définissez-les en tant que valeurs par défaut des feuilles de présence.

Pour définir des valeurs par défaut des feuilles de présence pour les paiements réguliers et les deuxièmes paiements, suivez les étapes indiquées ci-dessous : 1. Dans le menu Entreprise, sélectionnez Valeurs par défaut > Feuille de

présence.

Les listes situées du côté gauche de la page servent à sélectionner les types d'heures. Celles situées à droite servent aux autres types de gains, par exemple les substitutions de salaire ou les primes.

Dans la section Paiement régulier, sélectionnez jusqu'à quatre types d'heures ou quatre types de gains à partir des listes.

Version 4.1 Création d'ordres de tri et de filtres


Note : Si vous avez besoin de types d'heures et de gains additionnels dans les listes déroulantes, communiquez avec l'équipe des services aux clients de Ceridian.

Si vous prévoyez recourir à des deuxièmes paiements, sélectionnez dans la section Deuxième paiement jusqu'à trois types d'heures ou trois types de gains à partir des listes.


Vérifiez les résultats dans la Si vous configurez la feuille de présence en vue de deuxièmes paiements, vérifiez les résultats dans la

Si vous avez besoin de types d'heures et de gains additionnels dans les listes, communiquez avec l'équipe des services aux clients de Ceridian.

Création d'ordres de tri et de filtres Par défaut, Powerpay trie la liste des employés par ordre de matricules, puis présente tous les employés de la liste.

Utilisez la page Tri et filtre par défaut pour spécifier l'ordre dans lequel vous voulez que les dossiers d'employés apparaissent dans la liste des employés. Les paramètres spécifiés ici ne modifieront rien dans votre registre de paie ou dans vos rapports. Ils ne visent qu'à organiser la liste des employés de manière à simplifier la saisie des données. Vous pouvez modifier en tout temps le tri et le filtrage du contenu de la liste; cependant, les paramètres par défaut spécifiés à l'aide de cette procédure seront ensuite appliqués à chaque ouverture de la liste des employés.

Tri

Une pratique courante consiste à trier par noms de famille d'employés le contenu de la liste des employés. Dans ce type de tri, Powerpay affiche les dossiers des employés par ordre alphabétique des noms de famille.

Toutes les options dont le nom comporte le mot « par » vous permettent de grouper les dossiers d'employés en fonction d'un attribut commun (ex. : par service), puis de les trier selon l'ordre souhaité (par matricule ou par nom de famille d'employé) au sein de chaque groupe. Ainsi, dans la liste des employés affichée plus loin, les employés sont d'abord groupés par services. Ensuite, ils sont présentés par ordre de matricule sous chacun des services.



Filtrage

Les options de filtre détermineront quels groupes d'employés feront partie de la liste. Si vous choisissez le filtre Seulement les employés dont le statut est Actif, par exemple, Powerpay n'affichera pas les dossiers d'ex-employés ou d'employés en congé. À tout moment, vous pouvez modifier les paramètres de filtrage afin de voir tous les employés dont le dossier figure dans Powerpay ou les employés qui correspondent à d'autres critères de filtrage. Le filtrage NE supprime PAS des dossiers, mais empêche plutôt l'affichage de certains.

Les options de tri et de filtre fonctionnent simultanément. Si, par exemple, vous choisissez de trier par Nom de famille et de filtrer selon l'option Seulement les employés dont le statut est Actif, la liste des employés affichera uniquement les employés actifs et en ordre alphabétique de nom de famille.

Pour définir l'ordre de tri par défaut et les paramètres de filtrage par défaut des dossiers dans la liste des employés, suivez les étapes indiquées ci-dessous : 1. Dans le menu Entreprise, sélectionnez Valeurs par défaut > Tri et filtre.

Note : Seules les options de tri qui conviennent à votre entreprise s'afficheront. Par exemple, si votre entreprise n'utilise pas les champs Codes, ces derniers ne sont pas affichés dans cette page.

Dans la section Trier les employés dans Powerpay, cliquez sur le bouton situé en regard de l'ordre de tri que vous souhaitez appliquer par défaut à la liste des employés.

S'il y a lieu, cliquez dans la section Trier les employés figurant sur le Document de saisie des données de la paie par sur le bouton situé à côté de l'ordre de tri que vous souhaitez appliquer par défaut relativement au Document de saisie des données de la paie.

Dans la section Trier les employés dans Powerpay, cliquez sur le bouton situé à côté du filtre que vous souhaitez appliquer par défaut relativement à la liste des employés.

• Seulement les employés dont le statut est Actif

• Les employés dont le statut est Actif ou En congé

• Aucun filtre : présentation de tous les employés

Cliquez sur Enregistrer afin de confirmer les paramètres par défaut configurés pour la liste des employés.

Configuration des valeurs par défaut de la page Saisie rapide Si vous prévoyez utiliser des pages Saisie rapide (plutôt que des pages Feuille de présence) pour l'entrée de données de la paie, utilisez les pages Configuration de la saisie rapide afin de spécifier les éléments de paie et les éléments de retenues et cotisations que vous souhaitez ajouter à votre liste de paie et leur emplacement dans les pages Saisie rapide suivantes :

Version 4.1 Définition des valeurs par défaut des nouvelles embauches


• Traitement régulier – Paiement régulier

• Traitement supplémentaire – Paiement régulier

• Traitement régulier – Deuxième paiement

• Traitement supplémentaire – Deuxième paiement

Il n'est cependant possible de sélectionner que des éléments qui ont déjà été configurés pour votre liste de paie. Veuillez communiquer avec l'équipe des services aux clients de Ceridian pour faire ajouter un élément de paie à votre liste de paie.

Comment spécifier les paramètres par défaut des pages Saisie rapide : 1. Dans le menu Entreprise, sélectionnez Valeurs par défaut > Saisie rapide >

Traitement régulier – Paiement régulier.

La page de configuration de saisie rapide Traitement régulier – Paiement régulier s'affiche.

Dans la zone Nombre de dossiers d'employé affichés par page de saisie rapide, entrez le nombre de dossiers d'employés que vous souhaitez voir apparaître dans chaque page Saisie rapide.

Conseil : La saisie des données sera facilitée si vous choisissez de n'afficher que le nombre de dossiers que peut contenir l'écran sans avoir à utiliser la flèche de défilement. Ce nombre varie en fonction de la taille et de la résolution de votre écran. Procédez à des essais afin de trouver le nombre idéal.

Sélectionnez les éléments que vous souhaitez voir apparaître dans votre page de données de saisie rapide. Pour ce faire, sélectionnez pour chaque élément (des colonnes 1 à 6) une option parmi les quatre listes des champs Heures, Gains, Retenues et Cotisations.

Note : Seuls les éléments qui s'appliquent à vos paramètres comportent des options.

Conseil : Pour supprimer un élément, cliquez sur l'espace vide situé dans le menu déroulant de chaque élément.

Cliquez sur Enregistrer afin de sauvegarder vos paramètres par défaut relatifs à la page Saisie rapide > Traitement régulier – Paiement régulier.

Répétez les étapes 1 à 5 pour les autres pages Saisie rapide :

• Traitement supplémentaire – Paiement régulier

• Traitement régulier – Deuxième paiement

• Traitement supplémentaire – Deuxième paiement

Définition des valeurs par défaut des nouvelles embauches Les valeurs par défaut des nouvelles embauches sont conçues afin d'accélérer la saisie de données des nouveaux employés en vous permettant de déterminer les



valeurs par défaut qui seront affichées dans la page Dossier d'employé et de les faire apparaître dans le dossier de chaque nouvel employé. Si les valeurs par défaut d'un employé ne s'appliquent pas à son cas, vous pouvez les modifier.

Pour définir dans la page Dossier d'employé les valeurs par défaut destinées aux dossiers de nouveaux employés, suivez les étapes indiquées ci-dessous : 1. Dans le menu Entreprise, sélectionnez Valeurs par défaut > Nouvelle

embauche.

La page Valeurs par défaut – Nouvelle embauche s'affiche.

Remplissez tous les champs dont les valeurs sont communes à plusieurs nouveaux employés.

Cliquez sur Enregistrer afin de confirmer les valeurs par défaut définies dans la page Dossier d'employés.

Configuration des options relatives aux deuxièmes paiements Les options sélectionnées dans cette page sont les options par défaut qui s'appliqueront aux deuxièmes paiements pour tous les traitements de la paie présents et futurs qui comprennent un deuxième paiement.

Note : Vous pouvez au besoin entrer des substitutions ponctuelles pour ces valeurs par défaut dans la page Feuille de présence – Deuxième paiement.

Note : Toutes les saisies-arrêts qui s'appliquent aux deuxièmes paiements effectués dans des traitements supplémentaires doivent être entrées manuellement dans la section relative aux saisies-arrêts de la page Feuille de présence – Deuxième paiement.

Lorsque vous accédez à la page Options relatives aux deuxièmes paiements pour la première fois, il vous est possible d'y entrer les options par défaut qui s'appliqueront à tous les traitements futurs qui comportent des deuxièmes paiements. Les paramètres par défaut ont trait aux retenues et cotisations diverses, aux saisies-arrêts, à la période visée et aux substitutions de dépôt direct.

Comment configurer les options relatives aux deuxièmes paiements : 1. Dans le menu Entreprise, sélectionnez Valeurs par défaut > Options relatives

aux deuxièmes paiements.

La page Valeurs par défaut – Options relatives aux deuxièmes paiements s'affiche. Les options les plus courantes ont déjà été sélectionnées pour vous.

Pour modifier n'importe laquelle de ces options présélectionnées, cliquez sur le bouton situé en regard de l'option visée.

Cliquez sur Enregistrer afin de confirmer les paramètres par défaut configurés pour vos deuxièmes paiements.

Version 4.1 Créer une période de paie


Configurer une liste de paie

Créer une période de paie Une période de paie est une période de temps définie à l'aide d'une date de début et d'une date de fin et à laquelle un numéro d'identification est assigné. Le nombre de périodes de paie régulières que compte une année est déterminé par la fréquence de paie.

Vous devez créer une période de paie et la choisir pour accéder aux onglets Paie et Traitement et pour y entrer des données.

Comment créer une période de paie : 1. Cliquez sur le menu Période de paie.

La page Période de paie - Choix de la période de paie s'ouvre.

Cliquez sur le bouton Création d'un traitement régulier.

La page Création d'un traitement s'affiche.

Vérifiez l'exactitude de la Date de fin de la période de paie.

Pour sélectionner la date de paiement, cliquez dans la section Date de paiement, puis, dans le calendrier qui s'affiche, choisissez un mois, une année et un jour. Une fois la date choisie, cliquez sur Terminé afin de fermer le calendrier.

Cochez la case Écritures de journal afin de recevoir les écritures de journal. Ce rapport contient toutes les données enregistrées depuis la dernière demande de rapport jusqu'à la présente période de paie inclusivement. On les demande généralement à chaque période de paie ou à la fin du mois.

Au besoin, cochez la case Rapport Statistique Canada afin de recevoir ce rapport. Le rapport Statistique Canada contient toutes les données enregistrées depuis le dernier rapport jusqu'à la présente période de paie inclusivement. Il renferme tous les renseignements demandés par Statistique Canada pour la production de rapports.

Note : Si vous avez été sélectionné comme participant à l'enquête sur la rémunération auprès des entreprises de Statistique Canada, la loi vous oblige à produire ce rapport à la fin de chaque mois. Après l'avoir reçu dans votre enveloppe de paie envoyée par Ceridian Canada, vous devez signer le rapport et l'acheminer à Statistique Canada. Demandez ce rapport à la dernière période de paie du mois. La dernière période de paie du mois est choisie soit selon la date de fin de la période de paie, soit selon la date de paiement. Cependant, ce choix doit demeurer constant.

Sélectionnez un cycle dans la liste Cycle de retenues et cotisations. Le cycle 1 renvoie à la première date de paie du mois. Le cycle 2 renvoie à la deuxième date de paie du mois, et ainsi de suite. Un cycle est un ensemble de retenues et de cotisations qui s'appliquent lors d'un traitement de la paie.

Configurer une liste de paie Version 4.1


Afin d'interrompre les dépôts directs et les transferts de fonds de tous les employés, sélectionnez l'option Annuler tous les dépôts directs pour la paie en cours. Une fois que vous avez sélectionné cette option, tous les employés seront rémunérés par chèque pour cette période de paie. On utilise souvent cette option dans les situations suivantes :

• pour produire des chèques de primes pour les employés;

• pour effectuer le traitement de la paie lorsqu'on manque de temps pour s'occuper des paiements directs avant la date de paiement.

Note : Si cette option est sélectionnée et que vous ne pouvez pas la changer, cela indique que vous avez précisé à Ceridian Canada que vous n'aviez pas l'intention de rémunérer vos employés par dépôt direct.

Dans la section Message de l'entreprise sur le bulletin de paie, tapez le message qui sera imprimé sur les bulletins de paie des employés pour la paie en cours. Ce message peut être bilingue.


Cliquez sur le lien de navigation Période de paie afin de retourner à la page Période de paie.

La nouvelle période de paie figure maintenant dans la liste de la page Période de paie. Veuillez noter que le bouton Création d'un traitement régulier ne fait plus partie de la page. Il ne peut y avoir qu'un traitement régulier ou qu'un traitement supplémentaire ouvert dans Powerpay à la fois.

Cliquez sur le lien Saisie situé à l'extrême droite de la ligne afin de commencer à entrer des données.

Note : Vous devez cliquer sur le lien Saisie afin d'accéder à une période de paie chaque fois que vous ouvrez une session dans Powerpay et que vous voulez accéder à des données de la paie ou en ajouter.

La page Saisie rapide s'ouvre et les menus Paie et Traitement s'affichent.

Les onglets Entreprise et Rapports sont toujours disponibles, peu importe le statut de la période de paie.

Remplir le dossier d'employé Un dossier d'employé est constitué de l'ensemble des renseignements de base propres à chaque employé. Les données de l'employé comprennent le nom, l'adresse, le NAS, le taux de rémunération, le service, le taux de vacances ainsi que le montant d'exonération à l'égard de l'impôt, du RPC/RRQ et de l'AE.

Version 4.1 Saisie des renseignements relatifs aux dépôts directs


Vous devez entrer tous les renseignements de base d'un employé afin qu'il fasse partie de la liste des employés. Si un employé ne fait pas partie de la liste, il ne recevra pas de paie. Vous pouvez effectuer des changements permanents aux données énumérées ci-dessus dans cette page.

Il est également possible de configurer Powerpay pour importer les données d'employé provenant de systèmes de gestion de la main-d'œuvre. Communiquez avec l'équipe des services aux clients de Ceridian (lien Nous joindre) pour obtenir de plus amples renseignements à ce sujet.

Cliquez sur le bouton Liste des employés . Ce bouton est visible uniquement dans les pages de saisie de données sur les employés.

Pour ajouter un employé à la liste et créer son dossier d'employé, procédez comme suit : 1. Dans le menu Paie, sélectionnez Embauche/Profil > Dossier d'employé >

Ajouter un nouvel employé.

La page Dossier d'employé s'affiche. Toutes les données que vous avez entrées dans la page Valeurs par défaut des nouvelles embauches figureront dans les champs correspondants de cette page. Vous pouvez toutefois les modifier si vous le désirez.

Entrez tous les renseignements pertinents du nouvel employé. Pour des instructions détaillées, reportez-vous à l'aide contextuelle.

Note : N'utilisez pas de virgules dans les adresses des employés.


Répétez la procédure pour chaque employé que vous désirez ajouter à la Liste des employés.

Conseil : Pour modifier le dossier d'un employé existant, cliquez sur son nom dans la Liste des employés.

Note : Afin de préserver l'intégrité des données, communiquez avec l'équipe des services aux clients de Ceridian (lien Nous joindre).

Saisie des renseignements relatifs aux dépôts directs Une entente de dépôt direct permet à votre entreprise de faire déposer les salaires de vos employés directement dans leur compte bancaire plutôt que de leur distribuer des chèques.

Si vous avez été autorisé à utiliser le service de dépôt direct, vous devez entrer les renseignements bancaires et les directives de paiement de vos employés dans Powerpay afin qu'ils reçoivent leur paie par dépôt direct. Si aucun renseignement bancaire n'est entré, la paie de l'employé lui sera versée au moyen d'un chèque.



Il est également possible de configurer Powerpay pour importer les données d'employé provenant de systèmes de gestion de la main-d'œuvre. Communiquez avec l'équipe des services aux clients de Ceridian (lien Nous joindre) pour obtenir de plus amples renseignements à ce sujet.

Comment activer des dépôts directs pour un employé : 1. Dans le menu Paie, sélectionnez Embauche/Profil > Dépôt direct.

La page Embauche/Profil – Dépôt direct s'affiche. Si vous avez effectué une action relative à un dossier d'employé en particulier avant l'ouverture de cette page, les renseignements sélectionnés pour cet employé sont déjà affichés dans la page.

Si aucun profil d'employé n'est déjà affiché ou si vous souhaitez configurer les dépôts directs d'un autre employé, ouvrez la liste des employés en cliquant sur l'icône correspondante, puis sélectionnez un employé dans cette liste.

Assurez-vous que la case Activer dépôt est cochée.

Entrez les données bancaires figurant sur le chèque annulé de l'employé :

• Nom de l'institution financière – Choisissez dans la liste le nom d'une institution financière.

• Numéro de transit – Entrez le numéro de transit à 5 chiffres qui correspond à l'institution financière sélectionnée.

• Numéro de compte – Entrez le numéro de compte à 14 chiffres.


Powerpay sauvegarde les données, puis les affiche. Le bouton Ajouter un dépôt direct apparaît.

Si un employé demande que son salaire soit divisé et versé dans plus d'un compte, cliquez sur le bouton Ajouter un dépôt direct. Les dépôts directs peuvent être versés dans six comptes différents chaque période de paie.

La section Détails sur les dépôts supplémentaires de la page apparaît.

Assurez-vous que l'option Activer dépôt est sélectionnée.

Dans la liste du champ Priorité du dépôt, sélectionnez la priorité de ce dépôt supplémentaire.

Entrez les renseignements bancaires et les directives de paiement relatives au deuxième dépôt.

Sélectionnez l'une des options suivantes relatives au type de dépôt :

• Montant – Sélectionnez cette option afin de spécifier un montant devant réellement être déposé dans le compte additionnel à chaque période de paie. Entrez le montant dans le champ Valeur du dépôt direct.

• Pourcentage – Sélectionnez cette option afin de spécifier un pourcentage du paiement qui devrait être déposé dans le compte additionnel à chaque période de paie. Entrez le pourcentage dans le champ Valeur du dépôt direct.

Version 4.1 Définition de taux, de facteurs et de gains permanents


(Facultatif) Si vous avez choisi l'option Montant à l'étape précédente, il vous est possible de spécifier un montant unique (et non la valeur par défaut) à déposer dans le compte additionnel pour la période de paie courante.

Répétez les étapes 5 à 10???XREF or verify at each revision pour chaque compte additionnel destiné à des dépôts directs (jusqu'à concurrence de quatre comptes). Pour les dépôts additionnels, vous pouvez de façon facultative spécifier une valeur de remplacement de dépôt pour la période de paie courante.???explain?

Cliquez sur le bouton Enregistrer pour confirmer tous les paramètres relatifs aux dépôts directs.

Répétez cette procédure pour chaque employé de la liste des employés pour lequel des dépôts directs sont requis.

Définition de taux, de facteurs et de gains permanents Les taux, facteurs et gains permanents sont des valeurs permanentes telles que les allocations d'automobile, le taux horaire permanent qui sont attribuées individuellement à des employés. Ces montants s'appliquent à toutes les périodes de paie et ne peuvent être configurés afin d'être utilisés seulement au cours de certains cycles de paie.

Toutes les descriptions relatives à vos taux, facteurs et gains permanents devraient déjà être affichées dans Powerpay. Tout ce qu'il vous reste à faire, c'est de leur attribuer des valeurs. Si vous avez besoin d'autres descriptions relatives aux taux, facteurs et gains permanents, communiquez avec un membre de l'équipe des services aux clients de Ceridian (en cliquant sur le lien Nous joindre) pour qu'il inscrive ces données pour vous.

Lorsque la description d'un taux permanent est sélectionnée dans la page Feuille de présence et qu'une valeur est entrée, cette valeur est multipliée par le taux affiché dans cette page plutôt que par le taux horaire normal de l'employé.

Lorsque la description d'un facteur permanent est sélectionnée dans la page Feuille de présence et qu'une valeur est entrée, cette valeur est multipliée par le facteur affiché dans cette page et le résultat est ensuite multiplié par le taux régulier de l'employé.

Les montants entrés comme gains permanents sont automatiquement versés à l'employé chaque période de paie (tout comme les employés rémunérés à salaire reçoivent leur salaire régulier chaque période de paie).

Lorsque vous avez entré vos données relatives à l'entreprise, vous avez peut-être défini des taux et des facteurs par défaut devant figurer dans les feuilles de présence de tous les employés. Il est cependant possible, dans le cas d'autres types d'heures, que les taux ou les facteurs varient d'un employé à l'autre. Ces valeurs propres à chaque employé sont entrées dans cette page.

Les gains permanents ne peuvent s'appliquer par défaut à l'ensemble de l'entreprise. Vous devez entrer une valeur relative à chaque employé recevant un gain permanent dans cette page.



Ni le taux horaire régulier ni le salaire fixe des employés ne sont entrés dans cette page. En effet, il a déjà été entré dans la page Embauche/Profil.

Comment définir des taux, des facteurs et des gains permanents : 1. Dans le menu Paie, sélectionnez Paiement régulier > Taux, facteurs et gains

permanents.

Sélectionnez le nom de l'employé dans la Liste des employés.

Entrez tous les taux, facteurs ou gains permanents dans les zones de texte appropriées.


Répétez la procédure pour tous les employés concernés.

Définition de mesures spéciales à l'égard de l'impôt Une remarque spéciale à l'égard de l'impôt est une raison justifiant la modification du calcul des retenues du RPC/RRQ, d'AE, du RQAP, d'impôt fédéral et provincial à partir des gains d'un employé.

Il N'est PAS nécessaire d'entrer des mesures spéciales, sauf si des circonstances inhabituelles influent sur le calcul des retenues obligatoires de l'employé. La plupart des dossiers d'employé NE font PAS l'objet de mesures spéciales.

Comment définir des mesures spéciales à l'égard de l'impôt pour un employé : 1. Dans le menu Paie, sélectionnez Paiement régulier > Retenues obligatoires.

La page Paiement régulier – Retenues obligatoires s'affiche.


Entrez les changements requis dans l'une ou l'autre des sections suivantes :

• Retenue du RPC/RRQ

• Retenue d'AE

• Options fiscales


Répétez la procédure pour chaque employé.

Configuration des retenues et cotisations Une retenue est un montant prélevé sur la paie brute de l'employé sans être une retenue obligatoire. Il pourrait s'agir, par exemple, d'un montant prélevé pour amasser des fonds pour les activités sociales des employés.

Une cotisation est un montant que l'employeur verse pour le compte d'un employé. La somme que l'entreprise verse dans le régime de retraite de l'employé en est un exemple.

Version 4.1 Configuration des retenues et cotisations


Communiquez avec l'équipe des services aux clients de Ceridian (en cliquant sur le lien Nous joindre) si vous devez ajouter des descriptions de retenues et de cotisations ou encore, si vous devez les modifier.

Afin d'obtenir des renseignements au sujet d'une retenue ou d'une cotisation paraissant dans la page Retenues et cotisations, cliquez sur le lien correspondant afin de faire apparaître une fenêtre contextuelle contenant sa description.

Les retenues et les cotisations inscrites en caractères gras sont actives pour la période de paie courante; celles en bleu, pour leur part, ne le sont pas.

Normalement, les retenues et cotisations sont entrées dans la page Saisie rapide, mais la page Retenues et cotisations offre plus d'options de personnalisation des retenues et cotisations d'un employé que la page Saisie rapide. Si vous définissez le dossier d'un nouvel employé ou si des changements temporaires doivent être apportés dans le cas d'un employé existant, vous devez utiliser la page Retenues et cotisations. Après avoir entré des données dans la page Retenues et cotisations pour un employé, les champs relatifs aux retenues et aux cotisations de la page Saisie rapide de cet employé ne sont plus modifiables. La mention Ret./cot. apparaît à côté des champs afin d'indiquer cela.

Comment configurer les retenues et les cotisations : 1. Dans le menu Paie, sélectionnez Paiement régulier > Retenues et cotisations.


Entrez les retenues et les cotisations dans les champs appropriés.

Lorsque vous avez entré les données relatives à votre entreprise, vous avez défini des cycles de paie qui déterminent quelles retenues et cotisations seront prélevées chaque période de paie. Les valeurs entrées dans cette page indiquent à Powerpay les montants des retenues et des cotisations à prélever pour chaque employé. Vous pouvez définir dans cette page des montants permanents ou ponctuels.


Répétez les étapes 2 et 4 pour tout autre employé approprié.


Traitment d’une paie

Au sujet du traitement Après avoir terminé les étapes de configuration, vous pouvez commencer le traitement de la paie. Les étapes habituelles figurent ci-dessous. 1. Choisissez une période de paie dans laquelle travailler en effectuant l'une

des procédures suivantes :

Créer une période de paie, page 25.

ou

Ouvrir une période de paie existante, page 33.

Contrepassez les paiements erronés produits avant la période de paie courante, page 33.

Enregistrer les chèques manuels émis avant la période de paie courante, page 34Enregistrer les chèques manuels émis avant la période de paie courante.

Inscrivez tout nouvel employé embauché depuis la dernière période de paie à l'aide de la section Remplir le dossier d'employé, page 26.

Apportez les modifications nécessaires aux paramètres qui suivent :

• Statut de l'employé. Voir la sectionChanger le statut d'un employéChanger le statut d'un employé Changer le statut d'un employé, page 34.

• Données relatives au dépôt direct de la paie d'un employé. Voir la section Saisie des renseignements relatifs aux dépôts directs, page 27.

• Taux, facteurs et gains permanents. Voir la section Définition de taux, de facteurs et de gains permanents, page 29.

Saisie des heures et des gains dus à l'employé, page 36.

Apportez les modifications nécessaires aux paramètres qui suivent :

• Retenues et cotisations. Voir la section Configuration des retenues et cotisations, page 30.

• Mesures spéciales à l'égard de l'impôt. Voir la section Définition de mesures spéciales à l'égard de l'impôt, page 30.

Vérification des données de la paie, page 42.

Afficher l'aperçu des résultats de la paie, page 42.

Soumission de la liste de paie en vue de son traitement page 44.

Affichage et sauvegarde des rapports en ligne, page 44.

Version 4.1 Ouvrir une période de paie existante


Ouvrir une période de paie existante Comment ouvrir une période de paie déjà créée : 1. Cliquez sur le menu Période de paie.

La page Période de paie – Choix de la période de paie s'affiche.

Cliquez sur le lien Saisie situé à l'extrême droite de la période de paie que vous voulez utiliser.

La page Saisie rapide s'ouvre et les onglets Paie et Traitement deviennent disponibles.

Contrepassez les paiements erronés produits avant la période de paie courante

Une contrepassation sert à supprimer complètement des cumuls annuels de l'employé tous les montants découlant d'un paiement erroné. Les contrepassations n'émettent pas de contre-ordre et ne devraient être entrées dans Powerpay qu'une fois le contre-ordre émis par rapport au paiement erroné.

En contrepassant tous les montants qui ont servi à la production du paiement erroné, vous vous assurez que tous les cumuls annuels destinés aux cases des formulaires fiscaux (comme par exemple, le feuillet T4 de l'employé) sont mis à jour, que tous les gains sont enregistrés dans Powerpay afin de produire un Relevé d'emploi (RE) exact et que les cotisations patronales au RPC/RRQ et les cotisations à l'AE sont rectifiées. Les cumuls de vacances et les cotisations sociales provinciales seront aussi rectifiés, au besoin.

Comment contrepasser l'enregistrement d'un paiement erroné dans le traitement précédent : 1. Dans le menu Paie, cliquez sur Rectifications > Contrepassation.

Faites opposition au paiement émis par Ceridian. Si le paiement a été émis par Ceridian, composez le numéro sans frais indiqué dans la page Rectifications – Contrepassation. Ce numéro sans frais figure également sur la première page de vos rapports de la paie. Pour obtenir plus de détails à ce sujet, consultez la section : Contre-ordre relatif à un chèque ou à un dépôt direct d'un employé.

Ouvrez la Liste des employés, puis sélectionnez le nom de l'employé dont le paiement était erroné.

Entrez tous les montants ayant servi à produire le paiement initial, mais en tant que valeurs négatives (c.-à-d. précédées d'un signe négatif [-]).

Cliquez sur le bouton Afficher résultats.

Un message vous indiquera si les données sont en équilibre ou non et si elles peuvent être enregistrées.

Traitment d’une paie Version 4.1


Si ce message indique que vous pouvez procéder à l'enregistrement des données, cliquez sur Enregistrer.

ou

S'il indique que les données ne sont pas en équilibre, corrigez-les, puis cliquez de nouveau sur Enregistrer. Pour obtenir des renseignements utiles sur la modification des données, consultez l'aide en ligne.

Enregistrer les chèques manuels émis avant la période de paie courante

Un chèque manuel est un chèque rédigé par votre entreprise pour remplacer un paiement erroné ou compléter un paiement insuffisant.

En entrant tous les montants qui ont servi à la production du chèque manuel, vous vous assurez que tous les cumuls annuels destinés à la production du feuillet T4 et du Relevé 1 de l'employé sont mis à jour, que tous les gains versés sont enregistrés dans Powerpay afin de produire un RE exact et que la cotisation patronale au RPC/RRQ et les cotisations à l'AE sont rectifiées. Les cumuls de vacances et les cotisations sociales provinciales seront aussi rectifiés, au besoin.

Comment enregistrer les chèques manuels émis avant la période de paie courante : 1. Dans le menu Paie, cliquez sur Rectifications > Chèque manuel.

Ouvrez la Liste des employés, puis sélectionnez le nom de l'employé pour lequel un chèque manuel a été émis.

Entrez les montants ayant servi à produire le chèque manuel.

Cliquez sur le bouton Afficher résultats.

Un message vous indiquera si les données sont en équilibre ou non et si elles peuvent être enregistrées.

Si ce message indique que vous pouvez procéder à l'enregistrement des données, cliquez sur Enregistrer.

ou

S'il indique que les données ne sont pas en équilibre, corrigez-les, puis cliquez de nouveau sur Enregistrer. Pour obtenir des renseignements utiles sur la modification des données, consultez l'aide en ligne.

Changer le statut d'un employé Un changement de statut a lieu lorsque la situation de travail de l'employé change : cessation d'emploi, réembauche, congé prolongé, réactivation.

Version 4.1 Créer un relevé d'emploi (RE)


Le statut d'un employé détermine s'il doit ou non recevoir un salaire. Les employés dont le statut est Actif sont rémunérés. Les ex-employés et les employés en congé sont pas rémunérés. Certains changements de statut déclenchent la production d'un relevé d'emploi pour l'employé.

Pour changer le statut d'un employé, procédez comme suit : 1. Dans le menu Paie, sélectionnez Changement de statut de l'employé.

Sélectionnez le nom voulu dans la Liste des employés.

Sélectionnez une mesure dans le menu déroulant Mesure à prendre. Au besoin, consultez la description des mesures dans l'aide relative à la page Changement de statut.

Cliquez sur le bouton Allez!

Selon la mesure choisie, d'autres champs obligatoires peuvent s'afficher.

Au besoin, remplissez les champs additionnels.


Créer un relevé d'emploi (RE) Vous lancez la création d'un relevé d'emploi (RE) lorsque vous choisissez l'une des options de changement de statut contenant la phrase « Produire le RE ».

Comment créer un relevé d'emploi (RE) : 1. Vérifiez l'exactitude des données figurant dans la grille de saisie; apportez

les corrections ou les mises à jour nécessaires.

Remplissez les champs obligatoires toujours vides de la grille de saisie.

Demandez un aperçu des résultats.

Vérifiez l'exactitude du RE produit dans le cadre de la vérification des résultats de la paie (lien Relevés d'emploi).

Les relevés d'emploi deviennent officiels au moment du lancement du processus exécuté en arrière-plan quand une liste de paie est envoyée en vue de son traitement. À cette étape, un numéro de série est fourni. Jusqu'à l'émission du numéro de série, le formulaire se présente sous forme de brouillon et ne peut être utilisé qu'à des fins d'affichage et de vérification.

Assurez-vous que toutes les autres tâches liées au traitement de la paie sont terminées avant de soumettre les données de la liste de paie.

Soumettez la paie en vue de son traitement (Traitement > Soumettre).

(Facultatif) Affichez le RE fourni avec les rapports de la paie en ligne et imprimez-le. Le rapport relatif au Relevé d'emploi fait partie des rapports liés à la période de paie.



Distribuez les copies destinées à l'employé et à l'employeur du nouveau formulaire imprimé au laser (qu'il s'agisse des copies comprises dans votre enveloppe de paie ou de la copie imprimée à l'étape ).

Note : Une copie électronique est soumise à Service Canada en votre nom. Ne postez aucune copie à Service Canada ou à RHDSC.

Les données des relevés d'emploi sont transmises de façon sécuritaire à Service Canada à la date de versement de la paie de la période de paie. Si une liste de paie est annulée avant cette date, les formulaires RE ne sont pas envoyés. Vous devez donc les produire à nouveau. Si l'annulation a lieu après la date de versement de la paie, vous pourriez devoir produire un RE modifié.

Vous pourrez consulter vos copies électroniques en ligne pendant 13 mois (ou pendant sept ans si vous vous abonnez au service d'archivage en ligne). Les rapports sont disponibles à partir de la période de paie concernée.

Saisie des heures et des gains dus à l'employé Il existe deux méthodes différentes pour saisir manuellement les heures et les gains dans Powerpay.

• Si vous avez configuré la page Saisie rapide en fonction du type de traitement que vous utilisez (régulier, supplémentaire, paiements réguliers ou deuxièmes paiements), vous pouvez entrer les heures, les gains, les retenues et les cotisations de vos employés dans ces pages Saisie rapide que vous avez configurées de manière à accélérer la saisie de données. La méthode de saisie rapide convient à la plupart des paiements.

• Si vous n'avez pas encore configuré la page Saisie rapide ou si vous désirez entrer les données relatives au paiement d'un seul employé ou entrer une exception concernant le paiement d'un employé en particulier, utilisez plutôt la page Feuille de présence – Paiement régulier ou Feuille de présence – Deuxième paiement propre à cet employé.

Pour que les employés soient payés, des données doivent être entrées, que ce soit dans la page Saisie rapide ou dans la page Feuille de présence (ou encore, dans la page Feuille de présence – Deuxième paiement). Généralement, les utilisateurs de Powerpay emploient régulièrement ces deux méthodes.

Si vous prévoyez recourir aux deux méthodes pour saisir vos données de la paie, entrez les données requises dans la page Saisie rapide avant d'accéder à la page Feuille de présence. Les données saisies dans la page Feuille de présence ne peuvent être modifiées dans les pages Saisie rapide.

Il est également possible de configurer Powerpay de sorte à pouvoir importer les données d'employé provenant de systèmes de gestion de la main-d'œuvre et de gestion des heures et de l'assiduité. Pour obtenir plus de détails à ce sujet,

Version 4.1 Saisie des heures et des gains dus à l'employé


communiquez avec l'équipe des services aux clients de Ceridian (cliquez sur le lien Nous joindre dans le haut de la page Powerpay).

Vous pouvez également configurer des saisies-arrêts d'employés dans Powerpay. Pour obtenir plus de détails à ce sujet, consultez l'aide dans Powerpay.

Saisie rapide

Les pages Saisie rapide sont l'endroit où entrer les heures, les gains, les retenues et les cotisations de plusieurs employés au moment du traitement. Le nombre d'employés paraissant dans chaque page de même que les éléments de paie et leur emplacement dans la page sont laissés à votre discrétion. Vous pouvez donc créer votre page Saisie rapide de façon que la saisie des données soit la plus rapide et la plus efficace possible.

Rappel : Lors des traitements réguliers, les employés rémunérés à salaire reçoivent un traitement fixe; vous n'avez donc pas à entrer de montants dans leur cas, à moins que vous ne désiriez leur verser un montant en plus de leur salaire régulier.

Avant de commencer, voici quelques règles s'appliquant aux données entrées dans la page Saisie rapide.

• Toutes les données entrées s'appliquent à « Une seule paie ».

• Toutes les données entrées s'appliquent à la période de paie courante.

• Toutes les données relatives à un employé sont attribuées au service d'attache courant de l'employé.

• Toutes les données relatives à un employé sont multipliées par le taux de rémunération de base courant ainsi que par les taux et facteurs permanents définis pour cet employé.

• Toutes les données entrées dans les pages Feuille de présence et Retenues et cotisations se substitueront à celles entrées dans la page Saisie rapide, et les champs concernés ne seront plus modifiables dans la page Saisie rapide (le terme « Feuille de présence » ou « Ret./cot. » apparaît à côté des champs visés).

Paiement régulier

Note : Pour toute exception aux critères mentionnés ci-dessus, vous devez entrer les données des employés dans les pages Feuille de présence et Retenues et cotisations.

Pour entrer les données relatives aux paiements réguliers dans la page Saisie rapide, suivez les étapes indiquées ci-dessous : 1. Dans le menu Paie, sélectionnez Paiement régulier > Saisie rapide.



En ce qui a trait aux clients pour lesquels la fonction d’importation est activée, la page Statut d'importation constitue la page par défaut.

En commençant dans le premier employé figurant dans la liste des employés, entrez les heures, les gains, les retenues et les cotisations de chaque employé.

Note : La paie des employés rémunérés à salaire leur est versée automatiquement. N'entrez pas le montant de leur salaire régulier à cet endroit, sinon ils seront payés en double.

Conseil : Si vous voulez déplacer le curseur dans le prochain champ de saisie, utilisez la touche de tabulation.

Lorsque vous avez fini d'entrer des données pour chaque employé, cliquez sur Enregistrer.

Note : Assurez-vous de lire tout message d'erreur ou d'avertissement qui pourrait apparaître après avoir cliqué sur Enregistrer, puis apportez les corrections requises. Si les données d'un employé ne sont pas valides, aucune donnée de la page ne sera enregistrée pour aucun des employés.

Si votre entreprise compte plus d'employés au statut Actif que ce que la page peut afficher, des boutons de navigation apparaîtront sous les boutons Enregistrer et Restaurer.

Répétez les étapes 1 et 2 jusqu'à ce que vous ayez entré les données des heures et des gains de tous les employés.

Deuxième paiement

Pour entrer des données dans la page Saisie rapide en vue de deuxièmes paiements, suivez les étapes indiquées ci-dessous : 1. Dans le menu Paie, sélectionnez Deuxième paiement > Saisie rapide –

Deuxième paiement.

Passez en revue les options courantes relatives aux deuxièmes paiements affichées dans la partie supérieure de la page. Si des modifications sont nécessaires, cliquez sur le lien approprié.

Entrez les données pertinentes pour chacun des employés.

Conseil : Si vous n'avez pas à produire un deuxième paiement pour un employé en particulier, laissez les champs de cet employé vides.

Tous les gains et les heures entrés sont attribués à la période de paie courante aux fins de l'AE. Si le deuxième paiement s'applique à une autre période de paie, vous devez alors utiliser la page Feuille de présence –

Version 4.1 Feuille de présence


Deuxième paiement afin d'attribuer le paiement à la période de paie appropriée.


(Facultatif) Si vous devez utiliser des données d'exception pour certains employés, comme des taux d'exception, des périodes différentes, des données de répartition temporaire, des substitutions de salaire, des codes de paie de vacances ou des codes d'accumulateur, vous devez le faire dans la page Feuille de présence – Deuxième paiement.

Feuille de présence La page Feuille de présence vous permet d'entrer les heures et les gains d'un employé pour une période de paie. Cette page contient plus d'options permettant de personnaliser la paie d'un employé qu'il n'y en a dans la page Saisie rapide.

Utilisez la page Feuille de présence (ou la page Feuille de présence – Deuxième paiement) pour prendre les mesures suivantes :

• Configuration d'une nouvelle cotisation patronale

• Entrez des données d'exception telles que des valeurs de remplacement relatives aux montants des paiements normaux d'un employé salarié.

Note : Lors des traitements réguliers, les employés rémunérés à salaire reçoivent un traitement fixe; vous n'avez donc pas à entrer de montants dans leur cas, à moins que vous ne désiriez leur verser un montant en plus de leur salaire régulier.

• Versez la paie de vacances.

• Modifiez la période visée pour laquelle un paiement est effectué.

Après avoir entré des données dans la page Feuille de présence (ou Feuille de présence – Deuxième paiement) de l'employé, ces données saisies dans les champs relatifs aux heures et aux gains ne sont plus modifiables dans la page Saisie rapide. Dans la page Saisie rapide, les champs que vous avez modifiés dans la page Feuille de présence comporteront la mention « Feuille de présence ».

Paiement régulier

Pour entrer dans la page Feuille de présence des données d'exception dans les heures et les gains réguliers en vue d'un paiement régulier, suivez les étapes indiquées ci-dessous : 1. Dans le menu Paie, sélectionnez Paiement régulier > Feuille de présence.



Conseil : Entrez toutes les données nécessaires dans la page Saisie rapide avant de procéder à la saisie des données dans la page Feuille de présence. Les données saisies dans la page Feuille de présence ne peuvent être modifiées dans la page Saisie rapide.

Dans la Liste des employés, sélectionnez le nom de l'employé auquel vous voulez entrez les données du paiement régulier.

Si la période visée pour ce paiement diffère de la période de paie déjà affichée, sélectionnée la période voulue dans la liste Période visée.

Si vous rémunérez l'employé pour une période de paie autre que la période courante, sélectionnez la période appropriée dans la zone de liste Quelle période de paie?.

Entrez les heures, les gains ou les montants contenus dans l'accumulateur de vacances, au besoin.


Répétez ces étapes dans la page Feuille de présence de tous les employés pour lesquels vous souhaitez effectuer des entrées.

Deuxième paiement

Pour entrer dans la page Feuille de présence des données d'heures et de gains en vue d'un deuxième paiement, suivez les étapes indiquées ci-dessous : 1. Dans le menu Paie, sélectionnez Deuxième paiement > Feuille de

présence - Deuxième paiement.

Conseil : Entrez toutes les données nécessaires dans la page Saisie rapide avant de procéder à la saisie des données dans la page Feuille de présence – Deuxième paiement. Les données saisies dans la page Feuille de présence – Deuxième paiement ne peuvent être modifiées dans la page Saisie rapide.

Dans la Liste des employés, sélectionnez le nom de l'employé auquel vous voulez entrez les données du deuxième paiement.

Conseil : Les données par défaut entrées dans la page Saisie rapide - Deuxième paiement sont affichées dans cette page. Vous pouvez modifier ces données au besoin.

Entrez les données pertinentes pour cet employé.

Note : Le montant affiché dans le champ Montant courant contenu dans l'accumulateur de paie de vacances n'inclut pas les gains qui seront versés au cours de la période de paie courante.

Version 4.1 Feuille de présence


a. Confirmez la période visée. Si cette dernière est erronée, sélectionnez la valeur appropriée à partir de la liste.

Entrez les données relatives aux heures et aux gains selon les besoins.

Note : Ni les salaires ni les gains permanents ne sont versés automatiquement lorsqu'il s'agit de deuxièmes paiements; la saisie de montants de substitution est donc superflue.

Entrez les substitutions de salaire dans la section Gains selon les besoins.

Sélectionnez l'option appropriée dans la liste Accumulateur de paie de vacances.

Entrez les données relatives aux retenues obligatoires selon les besoins.

Note : Tout montant ou pourcentage permanent d'impôt additionnel défini dans la page Retenues obligatoires pour un employé sera automatiquement prélevé des deuxièmes paiements versés à cet employé. Si vous ne voulez pas prélever ces montants, envisagez alors d'entrer un montant de substitution de l'impôt additionnel.

Entrez les retenues ou cotisations diverses requises.

Note : Toutes les retenues et cotisations permanentes affichées en rouge seront prélevées des deuxièmes paiements de la période de paie même si aucun montant n'est affiché. Toute valeur entrée dans le champ Montant sera traitée en tant que montant et remplacera la valeur permanente correspondante. Vous devez entrer toute valeur hors cycle (affichée en noir) qui s'applique au deuxième paiement de l'employé sélectionné.

Entrez les retenues pour saisie-arrêt requises.

La section Substitution du dépôt direct s'affiche en fonction de l'option sélectionnée dans la page Options relatives aux deuxièmes paiements et si les données relatives au dépôt direct de la paie d'un employé sont activées. Si cette option a été définie en fonction de l'option sélectionnée pour l'employé, sélectionnez l'option appropriée.

Note : Si les données relatives au dépôt direct d'un employé sont désactivées ou si elles n'ont pas été définies, une note à l'effet qu'un chèque sera produit à l'employé est affichée.


Répétez les étapes 2 à 4 pour chaque employé visé.



Vérification des données de la paie La vérification des données vous assure que vos données de la paie ont été entrées avec exactitude. Une série de messages d'avertissement est affichée pour examen dans la page Vérification. Au bas de la page, vous trouverez les totaux des données de la paie courante que vous avez entrées.

Vous devez vérifier vos données avant de les soumettre à Ceridian pour leur traitement afin de vous assurer que votre liste de paie ne comporte aucune erreur.

Pour vérifier les données de la paie, suivez les étapes indiquées ci-dessous 1. Dans le menu Traitement, sélectionnez Vérification des données.

Vérifiez les messages affichés et l'exactitude des totaux des données uniques.

• Les messages d'avertissement signalent les données qui devraient être vérifiées. Les problèmes indiqués dans ces avertissements n'empêchent pas la production de la liste de paie. Vous devez cependant les corriger avant de pouvoir poursuivre.

• Les messages d'erreur signalent des erreurs graves qui empêchent la production de la paie.

Si vous décelez une erreur dans la page Vérification, retournez à la page qui convient afin d'y apporter la correction, puis vérifiez de nouveau la page Vérification afin de vous assurer que la correction n'a pas causé d'autres erreurs. Suivez cette procédure de vérification jusqu'à ce que vous soyez convaincu que votre paie est tout à fait exacte.

Afficher l'aperçu des résultats de la paie L'aperçu des résultats consiste en un traitement de la paie factice où l'on voit les résultats que produiraient les données si elles étaient soumises à Ceridian. Il vous donne également un aperçu des Relevés d'emploi. Il ne s'agit pas d'un véritable traitement de la paie. Aucun paiement ni rapport ne sont donc produits.

L'affichage de l'aperçu des résultats constitue la dernière étape de la procédure de vérification visant à vous assurer que la paie ainsi que les relevés d'emploi ne comportent aucune erreur avant de les soumettre à Ceridian. Si vous découvrez des erreurs à cette étape, il sera encore temps d'apporter des corrections. Vous pouvez demander autant d'aperçus des résultats qu'il le faut avant de soumettre votre liste de paie en vue de son traitement.

Comment afficher un aperçu des résultats : 1. Dans le menu Traitement, sélectionnez Aperçu des résultats de la paie >

Demander.

Version 4.1 Afficher l'aperçu des résultats de la paie


Powerpay affiche un message expliquant la façon dont l'aperçu des résultats est pris en charge.

Cliquez sur le bouton Demander.

Si vous ne voulez pas attendre les résultats, il vous est possible de fermer votre session dans Powerpay et de retourner dans la page Aperçu des résultats à un autre moment.

Lorsque la procédure d'analyse sera terminée, les liens Totaux de l'entreprise, Totaux des employés et Relevés d'emploi s'afficheront. Powerpay affichera également un message vous avisant que l'analyse des résultats est terminée.

Examinez les données de la paie.

• Le lien Totaux de l'entreprise donne accès aux montants ayant trait à la paie entière tels que le total des gains et des heures, le total des retenues salariales, le total des cotisations patronales et les totaux généraux.

• Le lien Totaux des employés donne accès aux montants de la paie brute, des retenues et de la paie nette de chaque employé. Il renferme également une liste d’avertissements vous indiquant, entre autres, les montants élevés et les employés non rémunérés. Afin d'afficher les données de la paie d'un employé, cliquez sur un nom d'employé.

• Le lien Relevés d'emploi renvoie à tous les relevés d'emploi de la liste de paie. L'aperçu doit être utilisé à des fins de vérification et de validation seulement puisqu'il ne s'agit pas de documents finaux. Les relevés d'emploi deviennent finaux lorsqu'un numéro de série leur est attribué lors du traitement des données qu'ils contiennent. Le terme BROUILLON est affiché en filigrane et dans le champ Numéro de série de ces relevés d'emploi. La première page des relevés d'emploi est affichée. La deuxième page (le verso du formulaire) est affichée à la fin du rapport Relevés d'emploi, à la suite de tous les relevés d'emploi. La page 2 est la même pour tous les employés. La langue des relevés d'emploi varie en fonction de la langue des employés pour lesquels ces formulaires sont produits.

Si vous décelez des erreurs dans l'aperçu des résultats de votre paie, cliquez sur le menu Paie, ouvrez les pages appropriées et apportez-y les corrections nécessaires.

Au besoin, procédez à un autre aperçu des résultats et assurez-vous que les données sont exactes. Vous pouvez demander autant d'aperçus que vous le désirez, et ce, jusqu'à ce que vous soyez assuré que les données de votre paie sont toutes exactes.

Note : La page Aperçu des résultats de la paie ne fait pas état du paiement final dû à Ceridian.



Soumission de la liste de paie en vue de son traitement Le fait de transmettre vos données de la paie pour traitement confirme à Ceridian qu'elle peut aller de l'avant et produire la paie de vos employés en se servant des données que vous avez entrées dans Powerpay. Le traitement de la paie génère également la production officielle des Relevés d'emploi demandés. Une copie de chaque Relevé d'emploi est acheminée à Service Canada en votre nom.

En soumettant les données de votre paie, vous signalez à Ceridian que vous avez vérifié vos données et qu'elles sont prêtes à servir à la production des paies, des rapports et des Relevés d'emploi (le cas échéant). Si, au cours d'une période de paie, vous ne transmettez pas vos données pour traitement, aucun de vos employés ne sera payé. Si vous les transmettez plus tôt, les employés seront payés à la date prévue à votre calendrier.

Pour soumettre la liste de paie en vue de son traitement, suivez les étapes indiquées ci-dessous : Cliquez sur le menu Traitement et sélectionnez Transmission des données de la

paie.

Cliquez sur le bouton Transmission des données de la paie. Une fois que votre liste de paie a été soumise pour traitement, Powerpay affiche un message confirmant la transmission de vos données de la paie. Il vous sera impossible d'ajouter de nouvelles données relativement à cette période de paie.

Note : S'il survient une erreur lors de la transmission des données de la paie, Powerpay affiche alors un message d'erreur et fournit des directives sur la manière de corriger l'erreur.

Affichage et sauvegarde des rapports en ligne Les rapports en ligne vous permettent de prendre connaissance de vos rapports de la paie, avant même de recevoir votre enveloppe de paie. Vous pouvez consulter et télécharger des rapports générés au cours des 13 derniers mois.

Les rapports suivants sont disponibles :

• Rapports sur les employés : consultez des rapports relatifs aux données générales des employés, à leur date de naissance, à leur rémunération et à leur répartition par service d'attache.

• Rapports de la paie : consultez ou imprimez un ou plusieurs rapports inclus dans l'ensemble de rapports standard, les rapports additionnels ou les Relevés d'emploi pour la période de paie choisie.

• Rapports de fin d'année : affichez, imprimez ou téléchargez les rapports associés aux traitements de rectification de fin d'année, aux formulaires

Version 4.1


fiscaux des employés et aux traitements de production des formulaires fiscaux.

• Rapports relatifs aux ressources humaines : consultez des rapports relatifs à divers renseignements sur vos employés, tels que les personnes à joindre en cas d'urgence, les accréditations et les formations reçues.

Pour consulter ces rapports en ligne, suivez les étapes indiquées ci-dessous : 1. Dans le menu Rapports, sélectionnez le type de rapport que vous souhaitez

consulter.

La page du rapport sélectionné s'ouvre alors.

Entrez les critères requis de sélection de rapport, par exemple l'année à laquelle un rapport s'applique ou le sujet dont il traite. Les critères de sélection varient selon le type de rapport.

Cliquez sur le bouton Allez!

Note : Certains rapports sont en format Adobe® PDF (format de document portable). Le logiciel Adobe® Reader® doit être installé sur votre ordinateur pour que celui-ci puisse afficher des rapports en format PDF. Certains rapports peuvent être longs à télécharger en raison de leur taille. Si un rapport s'affiche dans le mauvais sens (soit de côté), il est possible de le tourner dans le bon sens. Pour afficher la page correctement dans Adobe Reader, cliquez sur Affichage > Rotation horaire ou Rotation antihoraire ou encore, cliquez sur les boutons Rotation horaire ou Rotation antihoraire de la barre d'outils.

Note : Pour obtenir plus d'information sur l'utilisation des rapports et sur leur contenu, consultez l'aide dans Powerpay.

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