guia refworks
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Guía RefWorks
de la Universidad de Zaragoza
Elaborada por la Biblioteca de Derecho – Mayo 2014
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ÍNDICE
Registro y acceso 3
Personalización de la base de datos 3
Elementos de la pantalla 4
Añadir referencias (vías de importación) 6 Importación “manual” 6
Importación desde bases de datos o catálogos (Z39.50) 7
Exportación directa desde bases de datos o catálogos 10
Importación no directa. Uso de filtros 17
Importación no directa. Desde fichero de texto 18
Importación desde fuentes RSS 21
Importación de referencias de páginas web (RefGrab-‐it) 23
Detección de duplicados 25
Trabajar con las referencias: editar, modificar…27 Importación 27
Selección y colocación de referencias en carpetas 28
Sacar un registro de una carpeta 30
Ordenación y visualización de las referencias 31
Trabajar con las referencias 32
Edición de registros. Adjuntar archivos 33
Eliminar registros 34
Editor global 37
Buscar referencias en la base de datos 38
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Organización de la base de datos. Carpetas 42 Creación de una nueva carpeta 44
Crear una subcarpeta 45
Borrar, desocupar, renombrar una carpeta 47
Carpeta “Mi lista” 49
Carpeta “Última importación” 49
RefShare 50
Formatos bibliográficos y de citas 50 Formatos bibliográficos 52
Formatos de citas y notas 56
Creación de una bibliografía 59
Write-‐N-‐Cite 61 Inserción de citas 62
Crear bibliografía a partir de W-‐N-‐C 67
Cambios de cuenta en W-‐N-‐C 70
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REGISTRO Y ACCESO Para empezar a trabajar con RefWorks hay que ir a <https://www.refworks.com/refworks/> (o a través de la página web de la BUZ) e identificarse con clave y contraseña. Si no se dispone aún de ninguna, hay que registrase como usuario. Si queremos utilizar Refworks institucional fuera de la intranet hay que conocer el código de Grupo (RWUdeZaragoza). En teoría, este código deberá usarse siempre que se acceda desde un lugar distinto de la UZ o con un ordenador cuya IP no sea 155.210… El correo electrónico que se debe introducir es siempre el de la UZ. El nombre y la contraseña pueden elegirse a voluntad. Tras registrarnos, recibiremos un mensaje en el que indicaran las claves de acceso, así como el código de grupo.
Identificador Univ. Zaragoza
PERSONALIZACIÓN DE LA BASE DE DATOS En la parte superior hay un menú que incluye la opción para “Personalizar” nuestro RefWorks y la aplicación para móvil.
Por lo que respecta a la visualización, se puede personalizar desde el número de registros por página a los formatos de presentación en la pantalla (3 estilos, que se añadirán a los estilos de “vista” en pantalla que se dan por defecto), o el tipo de fuente predeterminada (según se trate de referencias de recursos impresos o electrónicos). También se pueden añadir “campos de usuario” (hasta 15), que se incluirán en los registros de las referencias y se añadirán a los formatos bibliográficos, como “campos adicionales”.
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Los formatos seleccionados se incorporan al desplegable de “vista”.
ELEMENTOS DE LA PANTALLA
Todas las opciones están en la barra de menús, la barra gris superior: Referencia, Ver, Buscar, Bibliografía, Herramientas, Ayuda. Cada opción tiene varios submenús, que se desplegarán al colocar el puntero. Debajo, se muestran varios botones rápidos para crear: Nueva carpeta, Bibliografía y Nueva referencia.
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En el centro está el área de trabajo, en donde aparecerán las referencias, las carpetas que tengamos y sus respectivas opciones de edición. Hay dos pestañas, “Referencias” y “Organizar y compartir carpetas”, con distintas funcionalidades (botones) para trabajar con registros o carpetas, respectivamente. La ventana de la derecha proporciona accesos rápidos, ayudas e información sobre nuestra base de datos, incluyendo el listado con los nombres de las carpetas. Utilizando el botón derecho se pueden ejecutar muchas acciones en lugar de hacerlo desde las distintas opciones del menú. Se puede ocultar haciendo clic en la pestaña "Close".
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AÑADIR REFERENCIAS (VÍAS DE IMPORTACIÓN) Importación “manual”
Se pueden añadir referencias a la base de datos de varias formas.
Para hacerlo de manera manual hay que pinchar en el botón “Nueva referencia” o desplegar el menú “Referencias” y seleccionar “Añadir nueva”.
Aparecerá un formulario de introducción de datos de selección de formato bibliográfico y del tipo de documento (libro, capítulo de libro, artículo de revista académica…) del que se hace referencia. En función del formato y del tipo, los campos del formulario variarán).
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Se pueden rellenar “campos adicionales”, que incluyen “campos de usuario”, que pueden tener siempre el mismo nombre (para albergar siempre un mismo contenido) si así se ha determinado en “Personalizar”.
Cada referencia agregada a RefWorks (ya sea importada o introducida manualmente) recibe una designación impresa o electrónica llamada Tipo de fuente, que varía en función de si se trata de un recurso impreso o electrónico.
Cualquier referencia, introducida manual o automáticamente, puede ser editada y modificada (ver más adelante).
Importación de referencia desde base de datos o catálogos (Importación desde catálogos Z39.50)
Se trata de uno de los procedimientos de importación “automática” desde fuentes que cuentan con funcionalidades específicas para trabajar con RefWorks.
Es el caso de los catálogos Z39.50.
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Primero habrá que seleccionar el catálogo en la lista desplegable. Para los usuarios de la UZ, Roble es el que aparece seleccionado por defecto.
En el formulario de búsqueda se pueden ejecutar búsquedas simple y avanzada.
Habrá que especificar el nº máximo de referencias (50 por defecto) y, además, los campos en los que buscar. Se pueden añadir y combinar varios campos haciendo clic sobre la bolita verde con el signo +.
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De la Lista de resultados para importar se pueden optar por Todos, por los de la Página o por una Selección.
Al importar registros desde Roble da opción de crear una carpeta nueva o de incluir los resultados en una ya existente antes de proceder a la importación.
Si no se especifica nada, colocará las referencias en la carpeta “Última importación”, que es la opción por defecto cuando se importa desde cualquier catálogo o base de datos. Para asignarlas a una carpeta nueva o a una ya existente, abriremos “Última importación”, seleccionaremos las referencias (todas o algunas) y pulsaremos el icono “Añadir a” de la Pestaña Referencias.
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En la ventana que se abre al importar desde el catálogo se puede también pedir que se compruebe si hay o no duplicados (“exactos” o “casi exactos”).
Obtendremos así una lista de referencias duplicadas que podremos eliminar (una de cada una de las referencias duplicadas aparecerá por defecto seleccionada, de modo que podremos eliminarlas pulsando en el botón X).
Exportación directa desde bases de datos o catálogos con esa función instalada “ad hoc”:
Esta opción está también implementada en Roble, siendo, por lo tanto, otra vía de importación de registros desde el catálogo de la BUZ.
Al ejecutar una búsqueda obtendremos una lista de resultados. Para exportarlos hay dos vías:
1) abrir cada registro y exportar desde la pantalla de registro completo (registro a registro).
2) o bien seleccionar el o los registros en la lista de resultados
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Guardaremos los marcados y luego haremos click en “Ver guardados”.
Aparecerá una pantalla como ésta, en la que se ofrece la opción “Exportar a Refworks” y en donde habrá que marcar de nuevo los registros a exportar.
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Importación desde Alcorze
Ejecutaremos la búsqueda (Dworkin, Ronald).
La exportación a Refworks habrá que hacerla registro a registro, dado que no existe ningún mecanismo para la exportación de un conjunto (selección o todos) de referencias.
Importación desde Wos
Ejecutaremos una búsqueda (Tema: Insurance companies). En la lista de resultados seleccionaremos, si es el caso, aquéllos que nos interesan y elegiremos el gestor al que importar
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Aparecerá la siguiente ventana
en la que se puede decidir qué registros y qué información (campos) vamos a exportar. Haremos clic en enviar.
Importación desde Google Scholar
Dos vías:
1) en el registro de cada resultado, abrir enlace “Cita” y elegir entre las posibilidades “Importar al RefWorks” y decir que “recuerde” el gestor bibliográfico que se va a emplear.
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2) En la “Configuración” de Google Académico”, en la opción “Gestor de bibliografía” hay que seleccionar Refworks en “Mostrar enlaces para importar cita a…”. De este modo, el enlace “Cita” se convertirá, para todos los resultados en “Importar al RefWorks”.
La importación debe hacerse registro a registro.
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Importación desde Dialnet
1. Buscar – 2. Seleccionar entre los resultados y hacer click en botón Seleccionar 3. En la Pantalla Documentos seleccionados: Enviar –Exportar Refworks
La opción de exportación directa a RefWorks aparece sólo para las referencias seleccionadas, no en la lista completa de resultados obtenida en la búsqueda.
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Importación desde Bases de datos del CSIC. Registro a registro.
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Importación no directa. Uso de filtros.
Algunas bases de datos que dejan exportar los resultados de las búsquedas no especifican la exportación a Refworks pero sí permiten exportar a través de determinados filtros o formatos etiquetados (por ejemplo, en formato RIS etiquetado). Estas bases de datos están relacionadas en una página que se abre a través del enlace “Lista de Filtros y Bases de datos”.
En función de la fuente de información (base de datos) en la que hayamos ejecutado la búsqueda, tendremos que elegir primero la fuente o filtro de importación que le corresponde y, seguidamente, el nombre de la base de datos concreta que trabaja con ese filtro. En ambos casos se trata de listas desplegables.
CAMBIAR IMAGEN
Si el proceso se ha hecho correctamente, aparecerá el mensaje “importación completada”.
Importante: si la importación hace que los signos de acentuación generen caracteres “raros” se debe a la codificación del archivo RIS importado. Habrá que cambiar la codificación a ANSI, a UTF8, a Unicode e ir probando hasta que la importación no genere este tipo de errores:
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Importación no directa. Creación de fichero texto
Cuando no existe la posibilidad de exportar directamente, la opción consiste en guardar los registros como texto, y desde RefWorks seleccionar la opción “Importar”
Pasos:
En el fichero que queremos importar, guardamos las referencias como archivo de texto.
Desde Refworks, seleccionamos la opción “Importar” en la lista de “Referencias”, en el menú.
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Para importar un conjunto de referencias incluidas en un documento Word, habrá que etiquetarlas para que Refworks asigne cada elemento a un campo concreto y las incorpore correctamente.
Para ello, hay que separar con tabuladores cada elemento de la referencia eliminando los signos de puntuación al final de cada campo (exceptuando los campos de autor, editor y nombre abreviado de publicaciones periódicas). Después, hay que etiquetar los distintos campos (autor, título, etc.).
Formato etiquetado de exportación de Refworks; leyenda de las etiquetas: RT=Tipo de referencia ID=Identificador de referencia A1=Primeros autores primarios T1=Primer título JF=Publicación periódica completa JO= Publicación periódica abreviada YR=Año de publicación FD=Fecha de publicación, forma libre VO=Volumen IS=Tema SP=Página inicial OP=Otras páginas K1=Palabra clave AB=Resumen NO=Notas A2=Segundos autores T2=Segundo título ED=Edición PB=Editorial PP=Lugar de publicación A3=Terceros autores A4=Cuartos autores A5=Quintos autores T3=Tercer título SN=ISSN/ISBN AV=Disponibilidad AD=Dirección del autor AN=Número de adquisición LA=Idioma CL=Clasificación SF=Subcarpeta/Base de datos OT=Título original en lengua extranjera LK=Enlaces DO=Identificador de objeto digital (DOI) CN=Número de llamada DB=Base de datos DS=Fuente de datos IP=Frase identificativa RD=Fecha de recuperación ST=Título acortado U1=Usuario 1
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U2=Usuario 2 U3=Usuario 3 U4=Usuario 4 U5=Usuario 5 UL=URL SL=Biblioteca consultada LL=Ubicación de la biblioteca consultada CR=Referencias citadas WT=Título del sitio Web A6=Editores del sitio Web WV=Versión del sitio Web WP=Fecha de publicación electrónica
Después, habrá que seleccionar “Importar” en la opción “Referencias del menú”, en donde seleccionaremos el archivo de texto que tengamos guardado y elegiremos como filtro de importación RefWorks Tagged Format.
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Desde RefWorks: en la pantalla Importar referencias, opción “Desde bases de datos EndNote”.
Importación desede Endnote: En Endnote, seleccionamos la pestaña “Format” y pinchamos en “Export references”. Seleccionamos las referencias a exportar y el estilo de exportación “RefMan RIS Export”. Pinchamos en “Save”. Se abre un cuadro para guardar el archivo de texto con las referencias en nuestro ordenador.
Importación desde fuentes RSS
Para agregar una nueva fuente RSS, hay que copiar la ruta de enlace en el icono de este servicio en la página web que lo ofrece.
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Se copia la dirección (la “ruta del enlace”) y se Selecciona “Fuentes RSS”, en el menú “Buscar” de RefWorks.
Se pega la dirección y se pulsa el botón “Agregar fuentes RSS”.
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Una vez agregado el RSS, se podrán visualizar las entradas, seleccionar las que se quieren incorporar a alguna de las carpetas ya existentes o a una nueva y establecer un criterio de ordenación de las referencias importadas.
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Importación de referencias de páginas web: RefGrab-‐It
Con esta aplicación se pueden crear automáticamente referencias que describen páginas web.
Para utilizar esta funcionalidad de RefWorks, se debe incorporar a la barra de herramientas de Favoritos (IEXplorer) o de Marcadores (Firefox). Firefox es el navegador en el que mejor funciona RefGrab-‐It.
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En la opción “Herramientas”, en el menú, pinchamos en “RefGrab-‐It”: se abrirá un cuadro de diálogo desde el que se descargará la aplicación.
Con el botón derecho, seleccionaremos “Añadir este enlace a marcadores”.
A continuación, seleccionaremos “Barra de herramientas”, en donde se incorporará la aplicación
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Cada vez que se quiera importar a Refworks la referencia de una página web hay que pinchar en el icono “RefGrab-‐It”del navegador. Se abrirá una ventana con el botón “Importar a Refworks”
Detección de duplicados
RefWorks los detecta en todos los casos de importación directa (Z39.50 o exportación desde base de datos), en el mismo momento en el que se procede a la importación.
Los “Duplicados exactos” o los “Duplicados casi exactos”. Si se elige esta segunda opción se podrán detectar dos referencias obtenidas de distintas fuentes que pueden representar el
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mismo documento. Puede ser conveniente ordenar que detecte primero los exactos y en una segunda búsqueda los casi exactos.
Al pinchar sobre el botón “Ver duplicados” obtendremos una lista en la que, por defecto, estarán seleccionados uno de los ejemplares repetidos de cada referencia. Podremos
eliminarlos usando el botón X de la Pestaña “Referencias” (o, uno a uno, con el mismo botón
en las opciones de cada referencia).
Además de en el momento de la importación, podremos acceder en cualquier momento a la lista de duplicados seleccionando esta opción en “Ver”, en el menú.
Si se importa desde un archivo de texto habrá que proceder a revisarlos una vez incorporados a nuestra base de datos.
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TRABAJAR CON LOS REGISTROS (REFERENCIAS): EDITAR, MODIFICAR, ORDENAR, VISUALIZAR, BUSCAR. ADJUNTAR ARCHIVOS Importación
Al importarse, las referencias se colocan, por defecto, en la carpeta “Última importación”.
Esta carpeta se incluye también en la lista de carpetas disponibles de la pestaña “Organizar y compartir carpetas” o en la de la ventana lateral derecha.
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Selección y colocación de referencias en carpetas
Trabajaremos con la Pestaña “Referencias” activada.
Las referencias pueden seleccionarse: una a una, las de toda una página o las de toda la lista.
De este modo, se pueden agregar a “Mi lista”, a una carpeta nueva o a una ya existente. Para ello, pulsaremos el icono “Agregar a” de la Pestaña “Referencias”
Las referencias se pueden agregar a más de una carpeta. Los nombres de las carpetas se ven en el icono asociado a los registros en el formato “Una línea/Vista de cita” o en el campo correspondiente en otros formatos de visualización.
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También podemos arrastrar el registro con el puntero hasta el listado que hay en el cuadro de la derecha.
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Sacar un registro de una carpeta
Para eliminar el registro de la carpeta original, podremos proceder de 3 modos distintos:
Abriremos la carpeta en modo de visualización “Una línea/Vista de cita”, seleccionaremos la referencia y pulsaremos en el botón “Sacar de la carpeta”.
Si estamos en los modos “Vista Uniforme” o “Vista completa”, colocaremos el puntero en el nombre de la carpeta que contiene la referencia que queremos eliminar; haciendo click con el botón derecho sobre el título de dicha carpeta, aparecerá la opción “Sacar de la carpeta”.
La opción “Editar” (ver más adelante) también permite sacar una referencia de una carpeta.
La referencia se mantendrá en las otras carpetas en las que pueda estar incluida.
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Ordenación y visualización de las referencias
Los resultados o las referencias de una carpeta se pueden ordenar por varios criterios
También existen varios formatos de presentación en pantalla
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Hay 3 modos de vista por defecto: “Uniforme”, “Una línea/Vista de Cita” y “Completa”. Se pueden añadir hasta 3 más abriendo la ventana de “Personalización”, en la parte superior de la pantalla.
Las opciones (los botones) disponibles para operar o manejar los registros son distintas en función del modo de visualización elegido.
Trabajar con las referencias
Se puede trabajar:
-‐con los registros seleccionados: algunos, los de una página o todos los de la lista.
En este caso, trabajaremos con los iconos de la Pestaña “Referencias”
, que permitirán: Agregar a carpeta/ Editor global / Eliminar / Imprimir
-‐con registros individuales: las opciones (los iconos) disponibles serán distintos dependiendo del modo vista que se tenga seleccionado:
En “Vista Uniforme” o en “Vista completa” las opciones permiten:
Añadir comentarios (sólo en carpetas compartidas) / Agregar a “Mi lista” (o Eliminar si hemos abierto esa carpeta) / Editar / Borrar / Citar (Visualizador de cita bibliográfica) / Visualizar (ver referencia completa).
En “Vista de cita”, el número de iconos es menor: Carpeta(s) en la(s) que está colocada la referencia / / Cita / Visualización.
También se pueden ejecutar una serie de operaciones pulsando sobre el título de la referencia el botón derecho del ratón
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Edición de un registro. Adjuntar archivos
Hay dos vías para editar:
En modo de “Vista uniforme” o en “Vista completa”, hacer click en el botón “Editar”.
En el modo “Una línea/Vista de cita”, hacer clic en el botón Visualizar . En la ventana que aparece, pulsar el botón “Editar”.
(En los otros estilos disponibles –los personalizados-‐ parece ser que dispone del mismo menú que en las vistas “Uniforme” y “Completa”)
Cuando editamos un registro bibliográfico sólo aparecen los campos correspondientes al Tipo de Referencia y al estilo bibliográfico que tenemos seleccionado. Si hemos importado unos datos de un artículo y al editarlo aparece como libro, hay que modificarlo y cambiar el tipo de documento a “Artículo de Revista Académica”, así tendremos unos campos de edición diferentes.
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La opción de edición también ofrece la posibilidad duplicar una referencia si queremos utilizar una parte o todos los campos para crear manualmente otra nueva. Por ejemplo, otro artículo de una misma revista u otro capítulo de un mismo libro.
También es posible sacar la referencia de la carpeta en la que está incluida.
A través de la opción de Edición de se pueden también adjuntar archivos a las referencias
Éstos pueden ser de diferentes tipos (PDF, TIF, JPG, GIF, etc.). No existe límite en el número de archivos que se pueden adjuntar, aunque sí en el tamaño máximo de cada uno (20 MB).
Seleccionaremos la referencia en la base de datos. En la ventana de la opción “Editar”, podremos localizar el archivo en el ordenador y añadirlo.
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Cuando se edita y modifica un registro, se modifica para TODAS las carpetas que lo contienen.
Eliminar registros
Cuando se elimina un registro, se borra en TODAS las carpetas que lo contienen.
Se puede:
-‐Eliminar una selección de registros: en modo de vista Una línea/Vista de Cita, hay
que seleccionar el icono Borrar X de la Pestaña “Referencias”, que permite borrar las
referencias seleccionadas, las de toda una página o todas las de la lista.
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-‐Eliminar registros individualmente: el icono X está también disponible para cada
referencia individual en los formatos “Vista Uniforme” y “Vista completa”.
Los registros eliminados permanecen en la carpeta “Referencias eliminadas” (30 días era lo normal, ahora parece que de forma permanente). Seleccionándola en la opción “Ver” del menú, se pueden comprobar cuáles son estas referencia y, entre otras cosas, restaurarlas . En este último caso, se colocarán, por defecto, en la carpeta “Referencias que no están en ninguna carpeta”.
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Si se eliminan todas las referencias de una carpeta aparecerá una ventana en la que se deberá confirmar, introduciendo la expresión BORRAR TODAS.
Si lo que se borra es la carpeta (seleccionando el nombre en la lista del cuadro de la derecha), se eliminará ésta pero no su contenido, las referencias que contiene, que pasarán a colocarse en la carpeta “Referencias que no están en ninguna carpeta”.
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Editor global
Además de editar individualmente cada referencia, se pueden definir características para un conjunto o para todas ellas. La edición global funciona con las referencias de la carpeta que estemos visualizando. Si queremos modificar globalmente datos de toda la base de datos habrá que seleccionar en la opción “Ver” del menú “Todas las referencias”.
En “Referencias para Editar” seleccionaremos el conjunto de referencias al que queremos aplicar los cambios. Las distintas opciones permiten: Añadir (campos) / Mover (datos de un campo a otro) / Borrar (contenido de un campo) / Sustituir (datos de un campo por otros datos).
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Para evitar posibles errores indeseados o inadvertidos, aparecerá una ventana de confirmación antes de que se ejecuten los cambios
Buscar referencias en la base de datos
La opción “Buscar”, en el menú, permite incorporar nuevas referencias a nuestra base de datos, a través de “Catálogo o base de datos en línea” o de “Fuentes RSS”.
Pero en Refworks se pueden hacer también búsquedas internas, es decir, se puede buscar una referencia ya importada a nuestra propia base de datos. La búsqueda es especialmente útil cuando la base de datos es muy amplia y tenemos que localizar una cita concreta para incorporar a un trabajo o un conjunto de referencias para elaborar una bibliografía usando la carpeta “Mi lista”.
Existen varias opciones de búsqueda:
-‐Búsqueda simple, en la caja de búsqueda de la parte superior de la pantalla y
-‐“Búsqueda avanzada” y por índices (“por autor”, “por descriptor” (materia) y “por publicación periódica”), opciones seleccionables en “Buscar”, en el menú.
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La “Búsqueda avanzada” permite buscar por cualquier término incluido en todos, en uno o en varios campos. Los campos se pueden ir añadiendo pulsando en el icono “bolita verde”.
También se puede indicar que uno o varios de los campos de búsqueda estén vacíos.
La búsqueda se puede limitar a una carpeta en particular.
Se pueden aplicar operadores booleanos.
Una búsqueda se puede guardar y aplicar con los mismos criterios o parámetros siempre que se desee.
Al guardarla, recibirá un nombre que se incorporará a la lista desplegable “Busqueda guardada”.
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Una vez seleccionada una búsqueda, pueden modificarse los parámetros de búsqueda o el mismo nombre. Pulsando el botón “Guardar” se conservarán estos cambios. Búsqueda por índices. Los índices de RefWorks son tres: autores, publicaciones periódicas y descriptores (o palabras clave). Los términos empleados en las referencias pueden repetirse, por lo que es imprescindible que se hayan usado siempre de la misma forma para que tengan una entrada unívoca en el índice correspondiente. Si queremos que en todos los términos empleados aparezcan del mismo modo hay que ir al menú “Buscar” y escoger, por ejemplo, "Publicaciones periódicas": aparecerá un listado de todos los títulos de revistas, en el que se verán las diferentes variables de un mismo título. Para modificar una de las formas, haremos click en el icono de edición de la entrada correspondiente del índice, de modo que se cambiará de forma automática en todos los registros.
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Para efectuar cambios "masivos", también puede recurrirse al Editor Global.
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ORGANIZACIÓN DE LA BASE DE DATOS. CARPETAS
Para organizar la información que se va guardando en Refworks se pueden crear carpetas y guardar en ellas referencias que versen sobre un mismo tema, procedan de una misma fuente, o en función de cualquier otro criterio. Se pueden crear tantas carpetas como se necesite y dividirlas en subcarpetas.
Una referencia puede pertenecer a varias carpetas y subcarpetas, pero la referencia es única.
Las lista de carpetas que hemos creado se puede ver, bien en la barra lateral derecha (apartado “Carpetas”,) o seleccionando la pestaña “Organizar y compartir carpetas”.
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Existen una serie de operaciones que se pueden ejecutar para cada carpeta, que pueden seleccionarse en cualquiera de las dos listas
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Creación de una nueva carpeta
Se pueden crear primero las carpetas y luego ir guardando en ellas las referencias, o bien crearlas tras efectuar una importación o cuando ya se cuenta con un conjunto de referencias y queremos clasificarlas o agruparlas en función de algún criterio.
En el primer caso, hay que hacer click en el botón “Nueva carpeta”.
En la ventana emergente,
Hay que introducir el nombre y hacer click en el botón Crear.
A continuación, seleccionaremos las referencias que se quieren transferir a la carpeta y haremos click en el botón “Agregar a” de la Pestaña “Organizar y compartir carpetas”.
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En el caso de referencias indivisuales, podremos también arrastrar cada referencia hasta el nombre de la carpeta que está en la lista del cuadro de la derecha
Cuando se importan referencias desde una base de datos, salvo que dé opción de crearla en el momento mismo de importar (ocurre con Roble), las referencias importadas se colocarán por defecto en la carpeta “Última importación”.
Procederemos, entonces, de la forma indicada: abriremos dicha carpeta, seleccionaremos las referencias que se quieren transferir a una carpeta y haremos click en el botón “Agregar a” de la Pestaña “Organizar y compartir carpetas”.
No hay límites en la cantidad de carpetas que se pueden crear dentro de una cuenta de RefWorks.
Crear una subcarpeta
Sobre el nombre de la carpeta en la lista de derecha o en la de la Pestaña “Organizar y compartir carpetas”, seleccionaremos “Crear subcarpeta” con el botón derecho en la lista desplegable.
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Aparecerá la siguiente ventana
Asignaremos un nombre a la subcarpeta y haremos click en el botón “Crear”.
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Borrar, desocupar, renombrar una carpeta
Para efectuar cualquiera de estas operaciones hay que situarse sobre el nombre de la carpeta en la lista de carpetas de la derecha de la pantalla o en la de la Pestaña “Organizar y compartir carpetas” y hacer click con el botón derecho del ratón. Se desplegará una lista desplegable con las opciones disponibles para trabajar con las carpetas.
También se despliega si hacemos click sobre el icono “Carpeta” situado a la derecha de los nombres de la lista de la Pestaña “Organizar y compartir carpetas”.
Borrar
Al proceder de este modo, se borrará la carpeta pero no las referencias que contienen. Para borrar éstas habrá que actuar sobre la lista de referencias.
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Desocupar
Procederemos del mismo modo.
Las referencias se extraerán de esa carpeta en concreto, pero seguirán en la base de datos.
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Carpeta “Mi Lista”
También se pueden guardar referencias en la carpeta “Mi lista”, necesaria para crear una lista temporal con referencias de distintas carpetas, por ejemplo, para generar una bibliografía.
El contenido de la carpeta “Mi lista” es temporal. Las referencias guardadas en ella se mantienen también en la carpeta a la que pertenecen originalmente (o en la carpeta de “Referencias que no están en ninguna carpeta”). Una vez cerrada la sesión de RefWorks, “Mi lista” quedará vacía.
Carpeta “Última importación”
La carpeta “Última Importación” sólo contiene referencias de las importaciones de datos más recientes que aún no se han guardado en otras carpetas. Las referencias de las importaciones realizadas antes de la última importación y que no hayan sido asignadas a carpetas específicas continuarán disponibles en la base de datos primaria sólo hasta que se produzca la siguiente importación. El contenido se borrará al importar una nueva serie de referencias.
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REFSHARE
El contenido de las carpetas se puede compartir.
Se pueden “compartir todas las carpetas” o carpetas concretas.
Seleccionaremos la Pestaña “Organizar y compartir carpetas” y haremos click en el icono “compartir carpetas” de la carpeta que se quiere compartir.
Se transformará en otro icono: el de “carpeta compartida”.
Nos situaremos sobre el icono de carpeta compartida y abriremos con el botón derecho del ratón la lista de opciones para establecer las condiciones bajo las cuales se compartirá el contenido de una carpeta.
Pinchando en “Opciones de carpeta compartida” se abrirá una ventana desde la cual se establecerán las condiciones y los límites para compartir la carpeta. Entre otras opciones, se puede colocar la carpeta en el área compartida de Refworks de la UZ.
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Si quiere compartir sólo con algunas personas en particular, habrá que seleccionar la opción “Enviar compartir por correo elec.”
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FORMATOS BIBLIOGRÁFICOS Y DE CITAS
Formatos bibliográficos
RefWorks ofrece un gran número de formatos para crear bibliografías e insertar citas.
Seleccionando “Visualizar formatos bibliográficos”, podremos seleccionar un formato de previsualizar el formato de referencias y de citas, distinto para cada tipo documental (libro, capítulo, revista). En los ejemplos podremos optar o no porque “utilice las referencias de mi base de datos”.
Si se quiere trabajar preferentemente con unos formatos bibliográficos concretos se pueden seleccionar (o buscar) en el listado general y guardarlos como “Favoritos”, en la opción “Gestor de los formatos bibliográficos” del menú “Bibliografía”.
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Los formatos favoritos aparecerán en primer lugar entre los formatos disponibles cuando seleccionemos “Crear bibliografía” o cuando trabajemos con W-‐N-‐C.
Se puede editar un formato ya existente, modificarlo y para adaptarlo a nuestras necesidades o crear uno completamente nuevo desde el principio. Formatos que se podrán aplicar también para las citas en el texto, las citas a pie de página (notas) o para ambas.
Para ello hay que seleccionar “Editor de formato bibliográfico”, en el menú “Bibliografía”.
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Para modificar un formato preexistente lo seleccionaremos en la lista de desplegable asociada al campo “Formato” y pulsaremos en el botón “Ver”. Una vez hechos los cambios habrá que “Guardar como” y dar un nuevo nombre al formato.
Si se quiere crear uno completamente nuevo, pulsaremos en el botón “Nuevo”. Una vez introducidos todos los parámetros (elementos, orden, puntuación), se guardará asignándole también un nombre.
Se abrirá otra pantalla a través de la cual el editor permite establecer parámetros fijos en la redacción de referencias bibliográficas, citas y notas, que se establecen de forma separada, en las pestañas correspondientes. La pestaña Bibliografía aparecerá siempre. Las otras dos aparecerán dependiendo de lo que hayamos seleccionado en el campo “Tipo de cita” del Editor de Formato Bibliográfico.
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En el caso de los formatos bibliográficos, esos parámetros determinan el orden y en su caso el número de presentación de las referencias (en “Ajustes de bibliografía”) y los elementos que las componen, su orden o los signos de puntuación que los separan (en “Tipos de referencias”).
Habrá que definir todos estos para cada uno de los tipos de referencias que vayamos a usar corrientemente (genérica, libro, capítulo de libro, artículo, etc.). El tipo “genérico” permitirá siempre la importación aun cuando se trate de un tipo de referencia específico que no haya sido definido.
Se pueden copiar los campos de un tipo y utilizarlos, modificándolos, en otro.
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Conforme se vayan introduciendo cambios, se irán incorporando a la referencia que se visualiza, a modo de ejemplo, en la parte inferior.
El nombre de los formatos nuevos aparecerá en letra de color rojo en la lista de formatos disponibles y en la de formatos “Favoritos” del “Gestor de Formatos Bibliográficos”.
El editor permite también borrar cualquier formato de la lista.
Formatos de citas y notas
Como se ha visto, en el Editor de Formatos, en “Tipo de Cita” seleccionaremos Citas En-‐Texto y Notas para poder formatear ambas, cada una de forma separada.
Citas
En “Ajustes de Cita” podremos, entre otras cosas, determinar si vamos a usar una mención expresa, entre paréntesis, del autor citado o si vamos a utilizar sólo números que remitan al pie de página o a la bibliografía (en todo caso, siempre que introduzcamos un pie de página en W-‐N-‐C lo que colocará en el texto será un número). También seleccionaremos aquí el orden que llevarán las citas: por la secuencia en el texto (“orden de cita”), Autor y fecha…
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En “Tipos de referencia” tendremos que definir el tipo de cita en función del tipo de documento (artículo, capítulo, etc.). Habrá, al menos, que definir el tipo “Genérico”, aplicable a cualquier documento.
Notas
En “Ajuste de notas” podremos determinar, entre otras cosas, cómo manejaremos las citas repetidas de una misma referencia.
En “Tipos de referencia” tendremos que definir igualmente el tipo de nota en función del tipo de documento (artículo, capítulo, etc.). Habrá, al menos, que definir el tipo “Genérico”, aplicable a cualquier documento.
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CREACIÓN DE UNA BIBLIOGRAFÍA
Esta opción sirve para crear listados bibliográficos de forma directa o independiente (la otra vía es a través de W-‐N-‐C, conforme se van insertando las citas en el texto).
Para crear una bibliografía, seleccionaremos una carpeta. Luego, dentro del menú “Bibliografía”, seleccionaremos la opción “Crear”. O también podemos hacer click en el botón “Crear Bibliografía”.
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Se abrirá una nueva pantalla en la que se puede elegir y previsualizar el formato bibliográfico que vamos a utilizar para generar la bibliografía (también desde esta pantalla se pueden editar los estilos; “Manage Output Styles”) y el formato del documento que se quiere generar (Select a File Type: Texto, HTML, RTF, Word para Mac, Word para Windows, Open Office).
Otra forma de general (imprimir) una bibliografía es a través de la carpeta que se genera automáticamente en RW desde W-‐N-‐C, seleccionando en esta aplicación la opción “Habilitar carpeta de AutoSync”. Se creará como subcarpeta de la carpeta “Documentos” en RW y contendrá las referencias bibliográficas de las citas que se han ido insertando en el texto (ver más adelante).
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WRITE-‐N-‐CITE Write-‐N-‐Cite es una utilidad de RefWorks que permite insertar citas de manera instantánea y elaborar bibliografías en un documento Word de texto, en el formato bibliográfico adecuado (APA, MLA, Vancouver…, hasta 900 estilos de cita).
Mediante W-‐N-‐C cualquier referencia de RefWorks se puede insertar como cita en el texto o/y a pie de página o añadirlo en la bibliografía final del documento.
W-‐N-‐C se sincroniza con nuestro RefWorks en línea pero también permite descargar nuestras referencias bibliográficas para “trabajar sin conexión”.
Para utilizar W-‐N-‐C hay que descargar una aplicación. Existen varias versiones para Windows y Mac. La última para Windows es Write-‐N-‐Cite 4.
En la ventana de descargas está el código de la institución, que habrá que copiar e introducir en un formulario la primera vez que se utilice la aplicación, una vez instalada. También habrá que introducir el código de grupo de la Universidad (RWUdeZaragoza) y las claves personales.
Al instalar W-‐N-‐C se debe tener cerrada la aplicación Word.
W-‐N-‐C no puede ser instalada ni en Open Office ni en Pages de Mac.
W-‐N-‐C se incorporará como una funcionalidad más de Word al abrirlo.
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Al pinchar en esta opción del menú, aparecerán las herramientas de esta funcionalidad.
Inserción de citas:
En primer lugar, habrá que seleccionar un formato bibliográfico para el documento, que se aplicará en las citas en texto o en las notas a pie de página. En la lista desplegable aparecerán unos cuantos formatos. Si optamos por “Seleccionar otro formato”, obtendremos la lista completa o la de los formatos favoritos.
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En el caso de que el formato que se necesita para el documento no se encuentre entre los de la lista de formatos disponibles, se deberá agregar en RefWorks (“Formatos bibliográficos”). Una vez hecho esto, se deberá sincronizar Write-‐N-‐Cite para descargarlo, haciendo click en “Sincronizar mi base de datos”.
Para insertar una cita, en el texto o a pie de página hay que hacer click en “Insertar cita”. Si hemos seleccionado ya alguna cita anteriormente, aparecerá un desplegable que incluirá la referencia breve de esa(s) cita(s) anterior(es); si no, seleccionaremos "Insertar nuevo" para acceder a la ventana Insertar/editar cita).
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Se abrirá la ventana “Insertar/Editar cita”, en la que se podrá navegar, seleccionando la carpeta y, dentro de ella, la referencia cuya cita se quiere insertar. O bien se podrá buscar directamente la referencia en toda la base de datos.
Se hará doble click sobre la referencia, que pasara automáticamente al cuadro “Seleccionar referencia”. Al mismo tiempo, en el cuadro “Preview Citation” podrá visualizarse la forma que tendrá la cita, que dependerá de cómo se haya definido en el formato.
Nos aseguraremos de que el estilo elegido tiene debidamente definido el tipo de cita que queremos usar, a través del “Editor de formatos bibliográficos”.
En el editor podremos establecer todas las características de las citas y las notas, abriendo la correspondiente pestaña. Por ejemplo, como ya vimos, en función del estilo que tengamos seleccionados, la cita se trasladará al texto como un número o como una breve cita contextual.
En todo caso, aunque hayamos definido que inserte una mención de “autor-‐título, año” (entre paréntesis) en el texto, insertará sólo un número siempre que ordenemos “Crear una nota a pie de página)”. Si lo hacemos así, lo que visualizaremos en “Preview Citation” será la cita completa que aparecerá al pie.
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Haciendo click con el botón derecho del ratón en cualquier referencia del cuadro “Seleccionar referencia”, podremos ver el registro completo de la misma en la base de datos.
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Para agregar una segunda referencia en una misma cita, haremos click en el botón +. Siempre activando “Crear nota al pie”.
Pulsaremos clic en Aceptar para insertar la cita o citas seleccionadas.
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Crear bibliografía a partir de W-‐N-‐C
Hay varias vías:
-‐Al insertar una cita se puede seleccionar el cuadrado “Solo bibliografía”, de modo que no insertará ninguna cita en el texto sino que añadirá automáticamente la referencia completa en una lista al final del texto, en la lista bibliográfica.
-‐Además, en cualquier momento podemos crear una bibliografía a partir de las citas, a través de “Opciones de bibliografía” – Insertar bibliografía. Colocaremos en el documento el cursor en el lugar en donde se quiere colocar la bibliografía con todas las referencias de las citas usadas a lo largo del texto.
Por otra parte, la opción “Habilitar Carpeta de AutoSync” crea automáticamente una subcarpeta de la carpeta Documentos en Refworks, con el mismo nombre que el documento de texto en donde hemos insertado las citas y conteniendo la referencia de las mismas.
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Que también será vivible desde W-‐N-‐C, en la ventana de “Insertar cita”.
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Si no se utiliza Word, o no se quiere usar W-‐N-‐C, se pueden insertar citas de manera manual. Para ello, hay que abrir el documento en el que se quieren incorporar las citas.
1) buscaremos en RefWorks las citas que se quieren insertar (búsqueda por autor, p. ej.).
2) seleccionaremos la referencia que queremos insertar y pincharemos en el icono
“Citar” {}. Se abrirá una pantalla en donde aparecerá la referencia.
3) pulsaremos en el botón “Marcar”, copiaremos la cita y la pegaremos en el documento.
Si se utiliza Open Office es conveniente guardar el documento con otro formato, por ej., RTF). En Refworks, desde el menú “Bibliografía”, hay que seleccionar “Format document”. Una vez encontrado y seleccionado el archivo en el disco duro, pincharemos en “Crear Bibliografía”.
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Cambiar de cuenta en W-‐N-‐C
Si se tienen varias cuentas en RW podremos pasar de una a otra a abriendo la opción “Preferencias” del menú y ordenando que cambie de cuenta.
Si se abre un documento teniendo abierta en RW una cuenta distinta a aquélla desde la cual se insertaron las citas, aparecerá un mensaje de advertencia. Habrá que cambiar de cuenta como se ha apuntado “Cerrar la sesión” e iniciar una nueva introduciendo las claves correspondientes.
Todo esto es sumamente importante porque las cuentas pueden tener, además de referencias distintas, formatos bibliográficos definidos también diferentes.
Si se efectúa algún cambio en RW habrá habrá que sincronizar W-‐N-‐C
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COPIAS DE SEGURIDAD RefWorks permite realizar copias de seguridad de la base de datos con la que estamos trabajando. Esto, mas que medida de seguridad, está dirigido a dos objetivos:
1. Cuando se van a realizar cambios imprtantes de forma global en la base de datos, borrados masivos o importaciones numerosas, y se quiere estar seguro de poder volver a dejar la base cono al inicio si ocurre un imprevisto que comprometa nuestra base de datos.
2. Cuando se quiera guardar una copia de la base de datos que se va a enviar a otra persona para que la importe integramente en su cuenta, con adjuntos, referencias….
El procedimiento es simple, desde el menú Herramientas seleccionamos:
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Y luego la configuración de la copia
Se salvará un fichero en nuestro ordenador a partir del cual el proceso inverso se realiza con la opción Restaurar.