guia practica graficos excel

Guía Práctica:

Gráficos en Excel 2010

Ing. Enrique Luna Narváez

UANL - FCFM - UDICyTEXCEL 2010 BASICO

Dr. Jesús Ancer RodríguezRector

Ing. Rogelio Garza RiveraSecretario General

Dr. Ubaldo Ortiz MéndezSecretario Académico

Lic. M.A. Patricia Martínez MorenoDirectoraFacultad de Ciencias Físico Matemáticas (FCFM)

Lic. M.T. Rogelio Sepúlveda GuerreroSubdirector AdministrativoFacultad de Ciencias Físico Matemáticas (FCFM)

Dr. José Luis Comparán ElizondoDirector UDICyTSubdirector de Posgrado de la Facultad de Ciencias Físico Matemáticas (FCFM)

Ing. Enrique Luna NarváezCoordinador de Informática UDICyT (Autor)

Unidad de Desarrollo de Instrumentos Científicos y Tecnológicos (UDICyT)Calle Vicente Suarez No. 1060, Col. ModeloCP. 64580, Monterrey, Nuevo León, MéxicoTel: (81) 83294030 ext. 3369Soporte técnico: e-mail: [email protected]

Primera Edición 2012Universidad Autónoma de Nuevo León ISBN: 000-000-000-000-0Facultad de Ciencias Físico Matemáticas

Diseño de Portada: UDICyTColaboracion especial:

Queda prohibida la reproducción o transmisión total o parcial del contenido de la presente obra en cualesquiera forma, sean electrónicas o mecánicas, sin el consentimiento previo y por escrito de la Universidad Autónoma de Nuevo León.

Página 2 de 25

mailto:[email protected]


Curso: Guía Práctica: Gráficos en Excel 2010 (Microsoft Office)

Nivel: Básico - Intermedio

Requisito: Windows básico - Excel básico

Dirigido a: A todo usuario con la necesidad de generar gráficos para apoyar de manerar visual sus trabajos hechos en la hoja de cálculo y ofrecer una versión gráfica de sus datos.

Contenido:

I Gráficos 5

II Impresión 16

III Glosario 22

Página 3 de 25

Página


Página 4 de 25

GráficosI


I Gráficos

Indiscutiblemente una imagen dice más que mil palabras y que mejor que ver en un gráfico proyectados nuestros datos, nuestros resultados, además imagine insertar imágenes que apoyen nuestro trabajo, que hagan resaltar la presentación de nuestra información.

Excel ofrece múltiples opciones y alternativas para los gráficos y la mejor manera de aprender a crearlos es haciendo un ejemplo sencillo y práctico:

Ejemplo 1: (tipo barras)

En una hoja de cálculo nueva capture los siguientes datos, tal y como se muestra en la imagen siguiente.

Una vez capturados hagamos un gráfico de estos datos de una manera simple y práctica:

1) Seleccione el rango de celdas desde A1 hasta D4.2) Presione la tecla de función “F11”.

¡Listo! su gráfico ha sido creado y anexado a su libro de trabajo, el gráfico por default esta dado en barras verticales, más adelante veremos cómo cambiar esta presentación de acuerdo a su necesidad.

Página 5 de 25


Ahora tenemos múltiples opciones de presentación y estructura de nuestro gráfico, navegue a través de sus muchos diseños que ofrece Excel.

El sistema ha abierto un nuevo menú llamado “Diseño”, En la parte superior de su pantalla de este mismo menú se encuentra la sección “Estilos de diseño”, modifique la apariencia de su gráfico seleccionando diferentes estilos, seleccione el que más le agrade.

Ahora bien en la sección “Diseños de gráfico”, puede cambiar la estructura de nuestro gráfico, como agregar títulos y datos sobre la imagen, actívelos y note sus diferencias, seleccione el que necesite.

En algunos diseños aparecerá opciones para “Título del gráfico” y los títulos de los ejes:

1) De un “clic” sobre cualquiera de ellos.2) Capture el título que necesite.3) “Enter”.

Página 6 de 25


Menú Diseño:

Cambiar tipo de gráfico: Muestra los diferentes tipos de gráficos que Excel ofrece.

Guardar como plantilla: Guarda el formato y diseño de este gráfico, para futuro uso.

Cambiar entre filas y

Columnas: Intercambia los datos de los ejes, ahora los datos de “x” estarán en “y” y viceversa.

Seleccionar datos: Permite modificar el rango de datos de la gráfica.

Mover gráfico: Cambia de localización al gráfico, pasando de hoja individual a imagen dentro de la hoja de trabajo y viceversa.

Debe notar que dependiendo del tipo de gráfico y diseño que usted elija, Excel proporcionara diferente alternativas de presentación.

Página 7 de 25


Ejemplo 2: (tipo dispersión de puntos)

1. Seleccione el rango de celdas desde (A1:B7).2. Presione tecla (F11).3. Por default Excel nos ofrece un gráfico tipo barras en formato sencillo.4. Cambiemos nuestra gráfica a tipo dispersión de puntos, de clic en el

botón “Cambiar tipo de gráfico”, elija la categoría “x y dispersión).5. Por default queda seleccionada la primera opción de esta categoría

llamada “dispersión sólo con marcadores”.6. Clic en “Aceptar”7. Aún no esta lista nuestra gráfica, de 2 veces clic en el botón “Cambiar

entre filas y columnas”, ahora si es una gráfica de dispersión de puntos.8. El sistema nos ofrece variantes del tipo de gráfico que hemos elejido, en

la sección “Diseños de gráfico” de clic y seleccione la que mas satisfaga su necesidad.

Página 8 de 25

Capture los siguientes datos mostrados en la figura 1.

figura 1.


9. También puede cambiar de manera rápida el formato de presentación del gráfico, en la sección “Estilos de diseño”.

Agregando Linea de tendencia para gráficos “dispersión de puntos”:

1. Teniendo acitvo el menú “Presentación” de Herramientas de gráficos, de clic en el botón “Línea de tendencia”.

2. clic en “Linea de tendencia lineal”.3. Excel muestra la línea de tendencia en el gráfico, si desea agregar la

ecuación del gráfico y valor de “R”, lleve a cabo estos pasos:a. Teniendo acitvo el menú “Presentación” de Herramientas de

gráficos, de clic en el botón “Línea de tendencia”.b. Seleccione la ultima opción “Más opciones de la línea de

tendencia”.c. Aparece un módulo especial para opciones de línea de tendencia.

i. En la parte inferior de esto módulo, active las casillas llamadas “Presentar ecuación en el gráfico” y “Presentar el valor de R cuadrado en el gráfico”.

ii. Clic en “Cerrar”.

Página 9 de 25


4. Puede modificar la posición de estos valores en el gráfico:a. Clic sobre estos valores y mantenga presionado el botón del

mouse.b. Arrastre el puntero hacia la nueva posición libere el mouse.

Opciones de menú presentación:

Inserte un titulo para su gráfico:

1. Teniendo acitvo el menú “Presentación” de Herramientas de gráficos, de clic en el botón “Título del gráfico”.

2. Clic en Opción “Encima del gráfico”.3. Capture el título que necesite, dando clic en el área que ha generado

Excel para su título, seleccione el contenido actual, edite y al final de clic fuera del gráfico para aceptar los cambios.

Rótular los ejes del gráfico:

1. Teniendo acitvo el menú “Presentación” de Herramientas de gráficos, de clic en el botón “Rótulos del eje”.

2. Seleccione “Título del eje horizontal primario”.3. Seleccione “Título bajo el eje”.4. Capture el título para este eje según necesite, dando clic en el área que

ha generado Excel para esta opción, seleccione el contenido actual, edite y al final de clic fuera del gráfico para aceptar los cambios.

5. Seleccione “Título del eje vertical primario”.6. Excel ofrece 3 variantes para la presentación del rótulo del eje vertical

(título girado, vertical y horizontal), experimente con las 3 opciones y elija la que más le convenga.

7. Capture el título para este eje según necesite, dando clic en el área que ha generado Excel para esta opción, seleccione el contenido actual, edite y al final de clic fuera del gráfico para aceptar los cambios.

Página 10 de 25


Leyenda del gráfico:

1. Teniendo acitvo el menú “Presentación” de Herramientas de gráficos, de clic en el botón “Leyenda”.

2. Se muestran opciones, para cambiar la posición de la leyenda, experimente y seleccione la que mejor se acople a su gráfico. (la opción “Mostrar leyenda a la derecha” es una opción clásica).

3. Si necesita cambiar el texto de la leyenda:a. De clic en el área de la leyenda (seleccionar).b. Ahora de clic con el botón izquierdo del mouse.c. Seleccione la opción “Seleccionar datos”.d. Clic en botón “Editar”.e. En el cuadro “Nombre de la serie”, capture el nuevo nombre y de

“Aceptar”.f. Nuevamente de “Aceptar”.

Etiquetas de los datos:

1. Teniendo acitvo el menú “Presentación” de Herramientas de gráficos, de clic en el botón “Etiquetas de datos”.

2. Se muestran opciones, para cambiar la posición de los datos sobre el gráfico, experimente con las opciones ofrecidas y elija la de su predilección.

Escala de Ejes:

1. Teniendo acitvo el menú “Presentación” de Herramientas de gráficos, de clic en el botón “Ejes”.

2. Seleccione “Eje horizontal primario” o “Eje vertical primario”, dependiendo el eje que desee modificar.

3. Excel ofrece algunas opciones de escala de eje, basadas en sus datos, seleccione una de ellas y repita este procedimiento hasta encontrar la escala correcta.

Modificando las líneas de cuadrícula:

1. Teniendo acitvo el menú “Presentación” de Herramientas de gráficos, de clic en el botón “Líneas de la cuadrícula”.

Página 11 de 25


2. Seleccione si desea modificar líneas horizontales o’ verticales.3. Experimente con las opciones, aumentando o disminuyendo el trazado

de la cuadrícula en el gráfico.

Formato y apariencia del gráfico:

Usted puede prácticamente cambiar la apariencia de casi todos los elemento que conforman su gráfico, simplemente de clic en ese elemento y verifíque que este activo el menú “Formato”.

Aplicando formato al título principal:

1. Active su gráfico en pantalla.2. Cambiemos la fuente del texto:

a. Clic en el título (selecciónelo).b. Clic con el botón derecho de mouse.c. Seleccione opción “Fuente”.d. Excel muestra el módulo de tipos de letas y demás opciones,

experimente con estas alternativas y repita este proceso hasta lograr resultados satisfactorios.

e. Aceptar.

Aplicando formato al área del gráfico:

1. Active su gráfico en pantalla.2. De clic en algún punto libre dentro del área del gráfico.3. En la sección “Estilos de forma”, puede seleccionar cualquier formato

prediseñado o también puede crearlo a su gusto y necesidad:a. Clic en opción “Relleno de forma”.b. Active el relleno para esta sección del gráfico, repita la secuencia

hasta encontrar la apariencia deseada.c. Bajo la opción “Relleno de forma”, también cuenta con las

opciones “Contorno de forma” y “Efectos de forma”, que ofrecen

Página 12 de 25


una amplia variedad de opciones de formato para el área o elemento seleccionado.

Todas estas opciones de formato son válidas para casi todos los elementos de un gráfico (Titulos, rótulos, textos, ejes, datos etc.), solo seleccione ese elemento, active el menú “Formato” y active cuanta opcion de apariencia necesite.

Cambiando el tipo de gráfico:

Si decide cambiar el tipo de gráfico, considere que los datos deben tener sentido, para ese cambio, de otra manera la grafica no representará información representativa de su información.

1. Active el gráfico.2. Seleccione el menú “Diseño”.3. Clic en el botón “Cambiar el tipo de gráfico”.4. Seleccione el tipo que necesite y de “Aceptar”.5. En ocasiones es necesario el reacomodo de los datos en Excel, cuando

se cambia a un tipo de gráfico totalmente distinto en su objetivo, como por ejemplo: de un tipo dispersión a un tipo de barras y viceversa, en

Página 13 de 25


estos casos especiales lleve a cabo estos pasos, para el reacomodo de los datos y que el gráfico tome sentido nuevamente:

a. Active el gráfico.b. Seleccione el menú “Diseño”.c. Clic en el botón “Cambiar entre filas y columnas”.d. De ser necesario repita el paso anterior, normalmente necesita

este botón ser activado dos veces, para el reacomodo final.

Moviendo el Gráfico hacia dentro de la hoja de cálculo:

1. Si desea mandar su gráfico independiente hacia dentro de la hoja de cálculo, lleve a cabo esta secuencia:

a. Active el gráfico.b. Seleccione el menú “Diseño”.c. Clic en botón “Mover gráfico”d. Active opción “Objeto en”.e. Aceptar.

Moviendo el Gráfico de la hoja de cálculo hacia un elemento separado:

2. Si desea mandar su gráfico independiente hacia dentro de la hoja de cálculo, lleve a cabo esta secuencia:

a. Active el gráfico.b. Seleccione el menú “Diseño”.c. Clic en botón “Mover gráfico”d. Active opción “Hoja nueva”.e. Aceptar.

Página 14 de 25


Página 15 de 25

ImpresiónII


II Impresión

Ahora veremos el procedimiento a seguir para mandar a imprimir sus trabajos, comprender el concepto de área de impresión, alternativas de presentación y como configurar su hoja de trabajo para que su resultado final sea satisfactorio.

Impresión de un gráfico:

1) Active su gráfico en pantalla.2) Vaya al menú “Archivo” y seleccione “Imprimir”.3) El sistema muestra del lado derecho de la pantalla una vista previa

de su impresión, si es satisfactorio solo de “clic” en el botón “Imprimir”, de lo contrario si necesita usar las opciones que ofrece el sistema, entonces enseguida se explicara las alternativas que tiene para cumplir con sus necesidades.

Menú Archivo, opción Imprimir, sección Imprimir:

Botón Imprimir: Manda a imprimir lo que ve en la vista previa.

Copias: Defina cuántas copias necesita de su trabajo a imprimir.

Menú Archivo, opción Imprimir, sección Configuración:

Página 16 de 25


Imprimir hojas activas: Imprime la hoja de trabajo activa en su libro de trabajo.

Imprimir todo el libro: Imprime todo el contenido de su libro de trabajo, sus hojas de trabajo y gráficos (precaución con esta opción).

Imprimir selección: Imprime el rango de celdas seleccionado.

Paginas: Defina en caso de ser necesario, de que página a que página se imprimirá su trabajo.

Intercaladas: Cuándo un trabajo es de varias páginas y necesita por lo menos 2 copias de él, usted puede decidir si quiere que se imprima un trabajo completo a la vez o que se imprima la primera hoja cuantas copias selecciono, después la hoja 2 y así sucesivamente.

Orientación: Seleccione la orientación del papel, vertical u horizontal.

Papel: Seleccione el tipo de papel que tiene en su impresora.

Márgenes: Defina que márgenes usara en su impresión, Excel tiene por default los márgenes tradicionales.

Escala: Sin escalado es la primera opción, el sistema mandara a imprimir en tamaño real.

Normalmente hay que hacer ajustes cuando mandamos a imprimir nuestros trabajos, la más común es definir en cuantas hojas queremos nuestros datos, a continuación explicamos como:

Página 17 de 25


En el cuadro de “Configuración”, la última opción se titula “Sin escalado”, activando ese botón Excel muestra alternativas para satisfacer nuestro objetivo.

Ajustar hoja en una página: Hace que nuestro trabajo se ajuste a una sola página (si el rango de celdas es muy extenso, usar esta opción puede no ser práctica, ya que el tamaño de la fuente podría ser muy pequeño).

Ajustar todas las columnas

A una página: Igualmente como la opción anterior Excel hará un ajuste para que todas las columnas de nuestra hoja de trabajo quepan en una hoja (si el trabajo es muy extenso puede no ser práctica esta opción).

Ajustar todas las filas

A una página: Aplica la misma descripción anterior, sólo que ahora el ajuste se hará en relación a las filas.

Existen aún más opciones de configuración para la impresión de hojas de trabajo, veremos algunas a continuación, se recomienda estrictamente pedir apoyo con alguien de soporte o de mayor experiencia en el ámbito de impresoras, si es que usted no lo tiene aún, esto evitara conflictos futuros a la hora de imprimir.

Configurar Página: Encontramos aquí, múltiples opciones y alternativas para configurar nuestro trabajo, veamos el siguiente gráfico:

Página 18 de 25


Página 19 de 25

En este primer cuadro de diálogo (Página), podemos cambiar la orientación de la hoja de papel, ajustar el trabajo por páginas de alto y ancho, cambiar el formato de papel (carta, oficio, etc) y la calidad de impresión por default es de 600 ppp (no modifique esta opción hasta conocer la capacidad gráfica de su impresora).

En este cuadro de diálogo (Márgenes), modifique sus márgenes de acuerdo a su necesidad, además puede dejar centrado su trabajo, si quiere que la hoja de trabajo quede exactamente en el centro, active las casillas “Horizontalmente” y “Verticalmente”.

Encabezados y pie de página, incluya estas opciones si así lo requiere, puede activar los botones de “Personalizar” para agregar números de página, hora, fecha etc. Puede incluirlos en diferentes páginas si así lo desea.


Como verá son muchas las opciones y alternativas al momento de mandar a imprimir una hoja de trabajo en Excel, practique, realice sus cambios e imprima, comparando resultados y tomando en cuenta aquellas opciones que más le satisfacen.

Página 20 de 25

En esta última carpeta de opciones, puede definir el rango de celdas a imprimir, repetir sus títulos de hoja de trabajo, imprimir las líneas de división, los encabezados filas y columnas (A,B … 1,2…) y el orden de las hojas como lo muestra el gráfico.


Página 21 de 25

Glosario III


III Glosario

Término Definición.xlsx Extensión para identificar libros de

trabajo hechos en Excel.Accesar Activar una opción, archivo,

programa etc.Access Software, bases de datos.Alfanuméricos Datos mixtos que incluyen texto,

números y símbolos.Archivo Donde se almacena el trabajo

realizado en la computadora.Arrastre de mouse Dando clic y manteniéndole

presionado, seleccionando área en las celdas.

Barra de Estado Espacio en la parte inferior de la pantalla, que Excel utiliza para notificar información.

Barra de Windows Área donde Windows nos mantiene conectados a otros programas o aplicaciones.

Booksheet Tecnisismo en inglés para referirse al concepto libro de trabajo.

Captura Teclear datos.Celda Es el cruce gráfico de la intersección

de fila y una columna en Excel, donde capturamos nuestros datos.

Clic Utilizar los botones del mouse.Columna Trazo gráfico vertical de las hojas de

trabajo.Dato Mínima representación para capturar

en las hojas de trabajo.Default Cuándo Excel asigna algo ya pre-

establecido.Deshacer Función que permite anular la última

acción en nuestra hoja de trabajo.

Página 22 de 25


DOS Sistema operativo que usa el sistema Windows (Disk Operating System).

Ejecutar Correr un programa, activarlo.Excel Paquete de software desarrollado por

Microsoft, usualmente incluido en Microsoft Office, clasificado como programa para crear hojas de cálculo.

Extensión de archivo Indica en que programa fue creado el archivo.

Fila Trazo gráfico horizontal de las hojas de trabajo.

Filtrar Condicionar la salida de datos a pantalla bajo condiciones.

Formato Cambiar la apariencia de la información.

Fórmulas A la agrupaciones de operadores matemáticos y funciones de Excel, se caracteriza por siempre iniciar con el símbolo de “=”.

Fuente Tipos de letras.Función Palabras reservadas por Excel que

ejecutan un objetivo determinado en la hoja de trabajo, siempre a toda función se antepone el símbolo de “=”.

Hoja de cálculo Es el archivo resultante de crear trabajos en Excel.

Hoja de trabajo Sinónimo de hoja de cálculo.Indexar Ordenar datos bajo criterios o

condiciones.Libro de trabajo Archivo principal en Excel, puede

contener múltiples hojas de trabajo y gráficos.

Llenado Automático Genera series o secuencias de datos en la hoja de cálculo.

Macros Nivel donde se programa las funciones de Excel (nivel avanzado).

Página 23 de 25


Menús Excel distribuye muchas de sus funciones a través de secciones, dentro las cuáles están las opciones del sistema, organizadas por objetivo, ejemplos de menús: Archivo, Inicio, Insertar, etc.

Microsoft Compañía desarrolladora de Excel y de Office.

Microsoft Office Paquete de Software donde se incluye además de Excel, Word, Power Point, Access, entre otros.

PDF Formato especial donde se puede dar lectura a la información, sin acceso a modificarla (Portable Document Format).

Posicionarse Ubicar la celda activa en determinada fila y columna.

Power Point Software, presentador de diapositivasPpp Puntos por pulgada a la hora de

imprimir, varía según la capacidad de la impresora.

Pre-diseño Referido a cosas que Excel ya tiene creadas en el sistema.

Puntero de mouse Es la representación gráfica de la ubicación del mouse en pantalla, dependiendo de dónde esté, tomara diferentes formas.

Rango de celdas Es la selección de más de una celda para múltiples propósitos.

Rehacer Función que permite aplicar de nuevo la última acción en nuestra hoja de trabajo.

Sistema operativo Programa que controla todas las funciones de su computadora.

Software Programas para computadora (Excel es un software).

Windows Programa base donde corre Excel, sistema de manejo gráfico.

Word Software, procesador de textos.

Página 24 de 25


Worksheet Tecnicismo en inglés para referirse al concepto hoja de trabajo.

XL Abreviación para referirse a Excel.Zoom Sirve para aumentar o disminuir la

visualización de nuestra hoja de trabajo.

Zoom in Reducir visualización del área de trabajo.

Zoom out Ampliar visualización del área de trabajo.

Página 25 de 25

guia practica graficos excel

Documents

udicyt excel

grficos en excel

grfico y los ttulos

x estarn en y y viceversa

grfico y diseo que usted

nuestro grfico

clic y seleccione

formato y diseo