guía para la elaboración, manejo y control de...

IU-SOP-06-01 GUÍA PARA LA ELABORACIÓN, MANEJO

Y CONTROL DE DOCUMENTOS

Vigencia: 22-11-09

PERTENECE AL PROCESO ADMINISTRACIÓN EFICIENCIA

OPERATIVA DEL MARCROPROCESO SOPORTE

Versión: 1 INSTRUCTIVO DE USUARIO INFORMACIÓN INTERNA

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Este documento impreso se considera copia no controlada

Guía Para la Elaboración,

Manejo y Control de

Documentos

IU-SOP-06-01 GUÍA PARA LA ELABORACIÓN, MANEJO

Y CONTROL DE DOCUMENTOS

Vigencia: 22-11-09




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Tabla de contenido

CARACTERISTICAS ........................................................................................................................................................................... 3

GLOSARIO ....................................................................................................................................................................................... 3

1.1 OBJETIVO ........................................................................................................................................................................... 4

1.2 ALCANCE ........................................................................................................................................................................... 4

2 RECOMENDACIONES GENERALES ........................................................................................................................................ 4

3 DOCUMENTOS EXTERNOS ................................................................................................................................................... 4

4 ESTRUCTURA DOCUMENTAL (DOCUMENTOS INTERNOS) ................................................................................................... 5

5 CONTROL DE DOCUMENTOS ............................................................................................................................................... 7

5.1 CODIFICACIÓN DE DOCUMENTOS ............................................................................................................................................. 7

5.1.1 Codificación de Manuales de Gestión ...................................................................................................................... 7

5.1.2 Codificación de procedimientos ............................................................................................................................... 7

5.1.3 Codificación de Instructivos de Usuario .................................................................................................................... 8

5.1.4 Codificación de Formatos de Registro ...................................................................................................................... 9

5.2 INVENTARIO DE DOCUMENTOS................................................................................................................................................ 9

5.2.1 Inventario de Manuales de Procedimiento ............................................................................................................... 9

5.2.2 Inventario de Formatos de Registro E Instructivos de Usuario ................................................................................ 10

5.3 CAMBIOS E INCLUSIONES EN LOS DOCUMENTOS ........................................................................................................................ 10

5.4 CONTROL DE CAMBIOS Y REVISIONES...................................................................................................................................... 11

5.5 DISTRIBUCIÓN DE LOS DOCUMENTOS ...................................................................................................................................... 11

6 RECOMENDACIONES DE CONTENIDO................................................................................................................................ 12

6.1 RÓTULO O ENCABEZADO ...................................................................................................................................................... 12

6.2 ¿CUÁNDO DOCUMENTAR UN MANUAL DE PROCEDIMIENTO Y CUÁNDO UN INSTRUCTIVO DE USUARIO? ................................................... 13

6.3 ESTRUCTURA DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTO......................................................................................................................... 14

6.3.1 Diagramación de procedimientos .......................................................................................................................... 15

6.4 ESTRUCTURA DEL INSTRUCTIVO DE USUARIO ............................................................................................................................ 15

6.4.1 ..................................................................................................................................................................................... 15

CONTROL DEL DOCUMENTO E HISTORIA DE CAMBIOS ................................................................................................................. 17

DEPARTAMENTO DE RIESGO Página 3 de 18


IU-SOP-06-01 DOCUMENTACIÓN INSTRUCTIVOS DE

USUARIO

Vigencia: 21-09-09




CARACTERISTICAS

OBJETO Explicar la estructura documental de la empresa.

ALCANCE Este instructivo aplica para la administración de los documentos de la cadena de valor de Leasing

Bolívar.

DUEÑO Todos los Jefes de las Áreas y Dueños de Procesos

SOFTWARE Y

HARDWARE N/A

GLOSARIO

Actividad: Es una acción que se requiere a través de una secuencia para genera un determinado resultado.

Copia controlada: Documento identificado para asegurar que se utilizarán solo copias actualizadas.

Copia no controlada: Documento sobre el que no se puede asegurar que se trata de una versión actualizada.

Documento: Conjunto de información que indica algo. Puede encontrarse impreso, en medio magnético o una

combinación de los dos.

Documento Externo: Aquel que no proviene de Leasing Bolívar, se genera en otras entidades y apoyan la operación.

Documento Interno: Se genera al interior de la organización para definir y controlar adecuadamente su

operación.

Formato: Documento con espacios en blanco para ser diligenciados.

Instructivo: Documento que describe en detalle el que y el como de una actividad o proceso específico, puede

utilizarse también para describir como diligenciar un formato o registro y analizar la información consignada en los

mismos. Cuando se trata de interacción con un sistema de información este documento describe de manera

secuencial los pasos a seguir para la operación sobre dicho sistema de información.

Manual de procedimiento: documento que especifica la forma de llevar a cabo un proceso.

Política Estratégica: “Se entiende por política el objetivo que se desea alcanzar y los medios que se van a utilizar para

lograrlo”1.

Proceso: Un proceso es un “Sistema interrelacionado de causas que entregan salidas, resultados, bienes o servicios a

unos clientes que los demandan, transformando entradas o insumos suministrados por unos proveedores y

“agregando valor a la transformación” 2.

Tarea: es una acción muy particular y detallada del proceso

Registro: Tipo de documento que presenta resultados o evidencia que una actividad, operación o proceso se ha

llevado a cabo.

1 MARIÑO NAVARRETE, Hernando. Gerencia de proyectos. 1ra Ed. Bogotá: Alfaomega, 2001. 2 MARIÑO NAVARRETE, Hernando. Gerencia de proyectos. 1ra Ed. Bogotá: Alfaomega, 2001.




USUARIO

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1 Objetivo Establecer los lineamientos generales para la elaboración, presentación, codificación, control, distribución,

revisión, actualización y conservación de documentos en Leasing Bolívar.

1.1 Alcance

Este documento aplica a los documentos externos e internos y registros digitales o impresos de la empresa.

2 Recomendaciones generales Para la elaboración, revisión y aprobación de los documentos controlados de Leasing Bolívar. Se deben tener en

cuenta las siguientes recomendaciones:

Antes de crear un documento interno sea formato, reporte, informe, manual, instructivo etc., el Usuario

debe analizar previamente su pertinencia, así como, el valor que agrega a la operación y al cliente,

evitando la innecesaria documentación de actividades.

Guardar una estructura y orden coherente con el tipo de documento, tratando hacer la redacción lo más clara

posible.

Se deben desarrollar los documentos en lenguaje sencillo y de única interpretación.

La terminología, conceptualización y unidades de medida utilizadas deben ser consistentes durante todo el

documento.

Se debe seguir en lo posible, el SI (Sistema Internacional) en el uso de unidades de medida.

Los documentos deben ser conocidos por las personas involucradas en los procesos que describan o en los que

intervengan.

Los documentos que se mantienen en medio magnético deben ser protegidos contra acceso y modificaciones no

autorizadas. Se debe asegurar que estos poseen una copia de respaldo.

Es recomendable revisar los documentos cuando ocurran entre otros los siguientes eventos: cambio ó mejoras

de procesos o procedimientos, cambio en reglamentaciones legales, cambio en políticas y directrices de la

compañía, mejores prácticas de operación, actualización en la tecnología ó sistemas de la organización y cambio

en la estructura organizacional.

En los manuales de procedimientos en ocasiones se mencionan registros, instructivos de usuario o manuales de

gestión que son un tipo de documento interno, es responsabilidad del usuario, revisar la concordancia de los

documentos mencionados en los procedimientos con el inventario.

3 DOCUMENTOS EXTERNOS Dado que provienen de entidades externas, la codificación de los documentos externos no es obligatoria, estos

documentos se codificaran como anexos cuando esto sea solicitado por el responsable del documento:




USUARIO

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A C O L 0 9

•Tipo de Documento: Anexo (A)•Macroproceso: Colocación (FIN)•Anexo: Título de Capitalización (03)

Número consecutivo de dos dígitos que identifica al anexo

Tres letras que identifican el macroproceso

Letra que identifica el tipo de documento

A C O L 0 9

•Tipo de Documento: Anexo (A)•Macroproceso: Colocación (FIN)•Anexo: Título de Capitalización (03)

Número consecutivo de dos dígitos que identifica al anexo


Letra que identifica el tipo de documento

Se identificarán y se controlará su distribución bajo la supervisión del responsable del área quien con base en su

formación, experiencia y requerimientos se encargará de definir a quien y cuando se divulga, así como, los

parámetros de actualización.

Es responsabilidad de los jefes de área mantener informada a la Organización sobre los cambios en documentos

externos que puedan afectarla a fin de mantener actualizado el inventario de anexos.

4 ESTRUCTURA DOCUMENTAL (Documentos Internos) Para facilitar la comprensión sobre la administración y control de documentos internos, se ha definido una

estructura documental, que responde a la jerarquía de los mismos dentro de la organización y permite

establecer criterios adaptados al tipo de documento y la experiencia con los mismos.




USUARIO

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De acuerdo con la estructura documental, se realizó la descripción de Tipos de documentos para establecer con

claridad los documentos existentes en la compañía, así como el control de los mismos. Otro tipo de documentos

que las áreas requieran para el desarrollo de sus operaciones y no se encuentren en éste, serán controlados por

ellas a través de la fecha.

Tipo de

documento Documento Descripción

Nivel

Estratégico

- Estatutos

- Código de

buen gobierno

En estos documentos se encuentran registradas las principales

directrices que rigen a la compañía

MG Manuales de

Gestión

En los manuales de gestión se plasman las políticas y objetivos de

los sistemas de gestión de la compañía. (ejemplo: manual SARO,

manual SARLAFT, manual de políticas de seguridad de la

información, manual de políticas de recursos humanos)

Nivel

táctico

MP Manual de

procedimiento

En los manuales de procedimiento se describen las actividades que

tipifican la operación en términos de los recursos que involucra

(quien, qué, cómo).

Los manuales de procedimientos describen procesos: En leasing un

ejemplo de proceso sería el proceso de desembolso de contratos

MF Manual de

Funciones

En el manual de Funciones se identifica la siguiente información de

los cargos de la compañía: el objetivo del cargo, las funciones y

responsabilidades, competencias requeridas, autoridad y

condiciones de trabajo

Nivel

Operativo

IU Instructivo de

Usuario

En este documento se describe en detalle el que y el como de una

actividad específica dentro de un proceso, puede utilizarse también

para describir como diligenciar un formato o registro y analizar la

información consignada en los mismos.

Cuando se trata de interacción con un sistema de información este

documento describe de manera secuencial los pasos a seguir para

la operación sobre dicho sistema de información.

Los instructivos de usuarios describen actividades: En leasing un

ejemplo de Actividad sería Causar una factura.

FR Formato de

registro

Documento con espacios en blanco para ser diligenciados, que

presenta resultados o evidencia que una actividad, operación o

proceso se ha llevado a cabo.




USUARIO

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5 Control de Documentos

5.1 Codificación de Documentos

Para controlar y conservar la alineación a la estructura de procesos de la organización, se han codificado los

Manuales de Gestión, Manuales de Procedimiento, Instructivos de Usuario y Formatos de registro, de acuerdo

con los conceptos definidos por la Compañía, así:

5.1.1 Codificación de Manuales de Gestión

Los manuales de gestión de la compañía se codifican identificando el tipo de documento y usando un

consecutivo para identificar el manual:

M G 0 1

•Tipo de Documento: Manual de Gestión (MG)•Manual: Manual SARO (01)

Número consecutivo de dos dígitos que identifica el manual

Dos letras que identifican el tipo de documento

Número consecutivo de dos dígitos que identifica el manual


5.1.2 Codificación de procedimientos

En Leasing Bolívar S.A. la elaboración y estructuración de los procesos se fundamenta en la cadena de valor de

Porter. Ésta permite categorizar las actividades que los conforman, en aquellas que generan o aportan valor a la

organización y aquellas que son de soporte. El trabajar bajo el esquema descrito genera una ventaja competitiva

para la Compañía debido a que maximiza la creación de valor a la vez que disminuye los costos.

A continuación se presenta la clasificación de cada uno de los procesos que conforman la empresa:

Según la cadena de valor en los macroprocesos de financiación, colocación y planeación estratégica se

encuentran los procesos misionales, es decir aquellos que generan valor y permiten cumplir con las expectativas




USUARIO

Vigencia: 21-09-09




del cliente externo. En el macroproceso de soporte se encuentran aquellos procesos que le permiten a Leasing

Bolívar S.A. operar de forma adecuada, satisfacer las necesidades del cliente interno y cumplir con las exigencias

de las entidades de control.

La siguiente es la estructura completa del inventario de procesos:

Según esta estructura se codifica cada uno de los procedimientos como se indica a continuación:

M P C O L 0 1 0 1 0 2M P C O L 0 1 0 1 0 2

•Tipo de Documento: Manual de Procedimiento (MP)•Macroproceso: Colocaciones (COL)•Proceso: Gestión Comercial y de Mercadeo (01)•Subproceso: Consecusión de Negocios (01)•Procedimiento: Visita Comercial al Cliente (02)

Número consecutivo de dos dígitos para el procedimiento

Número consecutivo de dos dígitos para el subproceso

Número consecutivo de dos dígitos para el proceso



Número consecutivo de dos dígitos para el procedimiento

Número consecutivo de dos dígitos para el subproceso




5.1.3 Codificación de Instructivos de Usuario

Los instructivos de usuario de la compañía se codifican usando la estructura de la cadena de valor definida para los

procesos de la compañía, así:




USUARIO

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I U S O P 0 5 0 4

•Tipo de Documento: Instructivo de Usuario (IU)•Macroproceso: Soporte (SOP)•Proceso: Gestión Legal y Cumplimiento Normativo(05)•Instructivo: Trasmisión de informe de tasas diarias(04)

Número consecutivo de dos dígitos que identifica al instructivo




Número consecutivo de dos dígitos que identifica al instructivo




5.1.4 Codificación de Formatos de Registro

Los Formatos de registro de la compañía se codifican usando la estructura de la cadena de valor definida para los procesos

de la compañía, así:

F R F I N 0 2 1 2

•Tipo de Documento: Formato de Registro (FR)•Macroproceso: Financiación (FIN)•Proceso: Captación en el mercado (02)•Formato: Orden de Operación(12)

Número consecutivo de dos dígitos que identifica el formato




Número consecutivo de dos dígitos que identifica el formato




5.2 Inventario de Documentos

Los Manuales de Procedimientos, Instructivos de Usuario y Formatos de Registro serán controlados por el Área

de Riesgo Operativo quien garantizará que en la página de Intranet se encuentre la última versión y la

codificación correcta, mediante un inventario de los mismos tal y como se muestra continuación:

5.2.1 Inventario de Manuales de Procedimiento

108 ColocacionesServicio al

Cliente

Atención a

clientes

Manejo de quejas

y reclamosMP-COL-06-01-01 Validado Si 3 21-Sep-09 Cartera

Jefe de

Cartera

Codificación ObservaciónFecha

versiónVersión

Dueño del

procesoÁreaDiagramaEstadoN° ProcedimientoSubprocesoProcesoMacroproceso

N°: Consecutivo que indica el número del procedimiento

Macroproceso: en esta columna se indica el macroproceso al que pertenece el procedimiento

Subproceso: en esta columna se indica el subproceso al que pertenece el procedimiento

Procedimiento: en esta columna se indica el procedimiento descrito en el manual.




USUARIO

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Codificación: en esta columna se indica el código del documento

Estado: en esta columna se indica estado del documento, los posibles estados son:

Validado El procedimiento fue aprobado por el Dueño del Proceso y se encuentra publicado en la

Intranet

Documentado El procedimiento ya se encuentra terminado y listo para validación, o esta en proceso de

validación por parte del Dueño del Proceso.

Eliminado El procedimiento fue eliminado por estar incluido en otro proceso o por petición del

dueño de proceso

Diagrama: en esta columna se indica si el procedimiento cuenta con un diagrama actualizado

Versión: en esta columna se indica la versión en que se encuentra el procedimiento.

Fecha Versión: en esta columna se indica la fecha en que fue aprobada por el dueño de proceso la

última versión del procedimiento.

Observación: En esta columna se plasman observaciones respecto al documento, cuando el

procedimiento es eliminado se debe plasmanr el motivo de su eliminación.

Área: En esta columna se indica el área responsable del documento.

Dueño del proceso: En esta columna se indica el cargo del duño del procedimiento descrito.

5.2.2 Inventario de Formatos de Registro E Instructivos de Usuario

1Colocación

Gestión comercial y de

mercadeo

Instructivo formato de vinculación

clientes de colocacionesIU-COL-01-01 01

2 Colocación Gestión comercial y de

mercadeo

Instructivo de usuario módulo de

administración de ventasIU-COL-01-02

Instructivo creado por sistemas

para el módulo SAP

Departamento

comercial01

VersiónResponsable Título Codificación DescripciónN° Macroproceso Procesos

N°: Consecutivo que indica el número del procedimiento

Macroproceso: en esta columna se indica el macroproceso al que pertenece el procedimiento

Subproceso: en esta columna se indica el subproceso al que pertenece el procedimiento

Título: en esta columna se indica el título del documento.

Codificación: en esta columna se indica el código del documento

Descripción: Se recomienda hacer una breve descripción del contenido del documento.

Responsable: En esta columna se indica el área responsable por el documento

Versión: en esta columna se indica la versión en que se encuentra el documento.

La responsabilidad de la calidad de los registros de los sistemas transaccionales es de los usuarios a través de los

medios que más convengan a su actividad. El control de los mismos, se ejercerá de manera centralizada a través

del área de sistemas, sin requerirse la mención de éstos en el inventario de registros.

5.3 Cambios e Inclusiones en los Documentos

Para la emisión de los diferentes documentos que se administran en la compañía, se establecen como

responsables los dueños de los procesos donde se encuentren involucrados los documentos.




USUARIO

Vigencia: 21-09-09




Cuando el usuario considere conveniente la revisión de un documento debe solicitarlo al área de Riesgo

Operativo quien es la encargada de almacenar los archivos de los documentos que están publicados en la

intranet y de facilitarlos para su modificación o en el caso de los procedimientos hacer las actualizaciones

pertinentes.

Se recomienda identificar los cambios hechos antes de la publicación con color rojo. Esto con el fin de asegurar

que el área de Riesgo Operativo se entere de las modificaciones realizadas.

Antes de su emisión, los procedimientos deben ser revisados por el Área de Riesgo Operativo para asegurar la

claridad, exactitud, adecuación y estructura apropiadas. El área de Riesgo operativo es la responsable del control

de los inventarios de documentos.

Es responsabilidad del dueño de proceso aprobar los cambios hechos a los procedimientos mediante la firma del

ANEXO 1 “FR-SOP-06-01 Historial de Procedimiento”.

5.4 Control de Cambios y Revisiones La organización definió que para controlar las modificaciones a los Procedimientos se incluirá una tabla en la cual

se identifican las versiones, las fechas, las descripciones de las revisiones o cambios, quien elaboró y aprobó los

cambios del documento. Tal y como se muestra en el siguiente ejemplo:

Ilustración 1 Ejemplo de control de documento e historia de cambios

Considerando que las áreas tienen algunos documentos bajo su control, son ellas quienes deben analizar la

pertinencia de disponer de la tabla en sus documentos.

5.5 Distribución de los documentos

Los documentos pertenecientes a la estructura documental de LEASING BOLIVAR S.A. se encuentran publicados en la

INTRANET de la empresa en la de acuerdo a las siguientes rutas:

Tipo de

documento Documento Ruta

- Código de buen gobierno Pestaña: noticias

Código del buen gobierno

MG Manuales de Gestión Pestaña: procesos

Pestaña: referente al manual

MP Manual de procedimiento Pestaña: procesos




USUARIO

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En cada Macroproceso

En cada Proceso

IU Instructivo de Usuario

Pestaña: procesos


En cada Proceso

FR Formato de registro

Pestaña: procesos


En cada Proceso

Pestaña: Formatos de registro

Una vez un documento esta listo para su distribución, la copia es almacenada en una carpeta del servidor con

acceso limitado, igualmente una copia es publicada en la Intranet para facilitar la consulta de los miembros de la

organización.

El dueño del proceso debe dar a conocer a los a los interesados, los documentos vigentes. Igualmente debe exigir

su aplicación y cumplimiento permanente por parte de las personas a quienes compete.

Las áreas responsables de documentos diferentes a Manuales de Gestión, Procedimientos, formatos de registro

e instructivos deben establecer la metodología de almacenamiento, descarte y destrucción, así como garantizar

su distribución, estableciendo una fecha que permita verificar su vigencia, para que no se utilicen copias

obsoletas.

6 RECOMENDACIONES DE CONTENIDO

6.1 Rótulo o encabezado NOTA IMPORTANTE:

Es obligatorio que los documentos que se encuentran codificados (manuales de gestión, instructivos de usuario,

manuales de proceso y formatos de registro) tengan como mínimo el código de identificación ubicado en la

esquina superior izquierda del documento.

Los documentos que contengan información clasificada (Información Confidencial, Información Interna) deben

especificar la clasificación de la información el la esquina superior izquierda.

Los manuales de gestión, manuales de procedimiento e instructivos de usuario deben tener un encabezado con

los siguientes elementos:




USUARIO

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INFORMACIÓN INTERNAINSTRUCTIVO DE USUARIO1Versión:

PERTENECE AL PROCESO DE GESTIÓN LEGAL Y CUMPLIMIENTO NORMATIVO

20-08-09Vigencia:

TRANSMISIÓN DE INFORME DE TASAS DIARIAS

IU-SOP-05-04

INFORMACIÓN INTERNAINSTRUCTIVO DE USUARIO1Versión:

PERTENECE AL PROCESO DE GESTIÓN LEGAL Y CUMPLIMIENTO NORMATIVO

20-08-09Vigencia:

TRANSMISIÓN DE INFORME DE TASAS DIARIAS

IU-SOP-05-04

Código Título Logotipo

Clasificación IdentificaciónControl de versión

Ilustración 2 Ejemplo del encabezado

A continuación se explican en más detalle cada uno de los campos del encabezado:

Código: Esta casilla determina el código del documento, asignado por el departamento de Riesgo Operativo.

Título: Se redacta el nombre del documento en forma breve y clara.

Logotipo: Se coloca el logo de la empresa, en este caso el de LEASING BOLIVAR S.A.

Control de versión

o Versión: De acuerdo al número de modificaciones que presente el documento se coloca el consecutivo, si

es la primera vez que se revisa se coloca el 01, la segunda 02 y así sucesivamente.

o Vigencia: Se coloca la fecha de aprobación del documento de la respectiva versión.

Identificación: Se nombra proceso al cual pertenece el documento.

Clasificación: Se especifica el tipo de información que contiene el documento cuando esta es información

clasificada (información confidencial, información interna)

6.2 ¿Cuándo documentar un manual de procedimiento y cuándo un instructivo de usuario?

Se debe diferenciar qué se considera un proceso, y qué no se considera como tal, para así definir cual es la

documentación apropiada en cada caso:

SI es un proceso NO es un proceso

PROCESO Conjunto de fases o etapas secuenciales e interdependientes que agregan valor a unos elementos de entrada para suministrar un resultado a un usuario externo o interno.

NO ES PROCESO: Una Actividad especifica que haga parte de un proceso. (por ejemplo pasos específicos en el sistema) En leasing un ejemplo de Actividad sería: Causar una factura Una tarea especifica del es una acción muy particular y detallada del proceso: En leasing un ejemplo de Actividad sería: Ordenar un listado de clientes, Buscar la cuenta correspondiente a una causación en un listado o hacer clic en un determinado campo.

En la documentación del proceso (manual de Normalmente las cosas que no son procesos se documentan en




USUARIO

Vigencia: 21-09-09




procedimiento) se describe: el qué La secuencia de actividades A quién corresponde el desarrollo de la

actividad involucrando el alcance, las normas y los

elementos técnicos En leasing un ejemplo de manual de procedimiento sería: El proceso de desembolso de contratos

instructivos de usuario cuando es necesario: En leasing un ejemplo de un instructivo sería: Como hacer la causación de una factura en el sistema siglease, como diligenciar el formato de vinculación de proveedores, como armar una carpeta comercial.

6.3 Estructura del manual de procedimiento

La siguiente es la estructura del manual de procedimiento:

Caracterización: En esta parte del documento contiene los siguientes aspectos:

o Objetivo: Se debe especificar para que se va a usar o cuál es la necesidad que cubrirá documento,

Establecer el resultado o producto que se obtiene al aplicar el procedimiento. Recuerde que los objetivos

siempre empiezan en un verbo en infinitivo.

o Alcance: Se debe especificar cuáles son los límites del documento en cuanto a las fases (donde comienza

y donde termina).

o Dueño: Se identifica las áreas, los cargos y responsables de cumplir, realizar y mejorar el Documento.

o Software y Hardware: Plataforma o sistemas de información utilizados para el funcionamiento del

proceso.

Identificación de los límites del proceso:

o Proveedores: proveen los recursos necesarios para poder llevar a cabo el proceso

o Entradas: Recursos dados por loe proveedores

o Clientes: Beneficiarios del proceso

o Salidas: Resultado final del proceso

Descripción de detallada del proceso: Se registran en forma secuencial cada una de las actividades que

componen el proceso, discriminando todas las variables y alternativas que se presentan, es decir,

documentando todas las alternativos y posibles decisiones que se presenten en el procedimiento.

Políticas Específicas: Se registran las políticas que aplican específicamente al procedimiento descrito y el

responsable de cumplir la política o hacer cumplir la política.

Glosario: Se listan los términos con sus respectivas definiciones y las equivalencias de vocablos que se

emplean en el documento y que se consideren importantes o convenientes incluir para una mejor

interpretación del mismo. Este es opcional.




USUARIO

Vigencia: 21-09-09




Documentos relacionados: Se relacionan documentos que se utilizan en el proceso identificando el

código (cuando aplique); se realiza una breve descripción y se determina la ubicación final de este.

Control del documento e historia de cambios:

Ejemplo de control de documento e historia de cambios

6.3.1 Diagramación de procedimientos

Los procedimientos de Leasing Bolívar S.A. además de estar documentados con los lineamientos antes

mencionados son diagramados utilizando el diagrama de flujo de funciones cruzadas, en donde se especifica el

cargo de la persona que ejecuta cada tarea y se utilizan los siguientes símbolos:

Fin

Inicio

Decisión

Referencia a otro

procedimiento

Archivar

Generación de Documento

Guardar en la Base de Datos

Salto de página

Inicio de Procedimiento

Fin de Procedimiento

Operación o actividad

Fin

Inicio

Decisión

Referencia a otro

procedimiento

Archivar



Salto de página




Fin

Inicio

Decisión

Referencia a otro

procedimiento

Archivar



Salto de página




Los pasos del diagrama deben coincidir con los pasos del procedimiento.

6.4 Estructura del Instructivo de Usuario La siguiente es la estructura del Instructivo de Usuario:

Caracterización: En esta parte del documento contiene los siguientes aspectos:

o Objetivo: Se debe especificar para que se va a usar o cuál es la necesidad que cubrirá documento,

Establecer el resultado o producto que se obtiene al aplicar el procedimiento. Recuerde que los objetivos

siempre empiezan en un verbo en infinitivo.

o Alcance: Se debe especificar cuáles son los límites del documento en cuanto a las fases (donde comienza

y donde termina).

o Dueño: Se identifica las áreas, los cargos y responsables de cumplir, realizar y mejorar el Documento.

o Software y Hardware: Plataforma o sistemas de información utilizados para el funcionamiento del

proceso.

Glosario: Se deben listar los términos con sus respectivas definiciones y las equivalencias de vocablos

que se emplean en el documento y que se consideren importantes o convenientes incluir para una mejor

interpretación del mismo. Este es opcional.




USUARIO

Vigencia: 21-09-09




Descripción de detallada del Instructivo: se explicará por pasos como se efectúa en una actividad,

teniendo en cuenta los siguientes aspectos:

Se debe escribir paso a paso las tareas que se deben llevar a cabo para cumplir con el proceso. Se

empieza con un verbo en imperativo. Ejemplo: Orden el listado.

Recuerde que una persona que no tenga conocimiento del procedimiento y lea esta descripción, debe

ser capaz de realizar la actividad siguiendo los pasos.

dependiendo la necesidad, puede incluir tablas, dibujos, diagramas, etc.

Si se incluyen pantallazos, imágenes, ilustraciones o tablas estas deben ser legibles, deben estar

tituladas y en lo posible numeradas.

Control del documento e historia de cambios:

Ejemplo de control de documento e historia de cambios




USUARIO

Vigencia: 21-09-09




CONTROL DEL DOCUMENTO E HISTORIA DE CAMBIOS

VERSIÓN FECHA DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS ELABORADO POR APROBADO POR

01 22/11/09 Versión inicial Nathalia Prada

Analista de Procesos

Carlos Rubio

Jefe Riesgo Operativo




USUARIO

Vigencia: 21-09-09




Anexo 1. Ejemplo del formato FR-SOP-06-01 Historial de Procedimiento

guía para la elaboración, manejo y control de...

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