guía de inicio sage simply accounting

Sage Simply Accounting

Guía para comenzar2012

Introducción ................................................................................................................................1

Configurar su empresa .............................................................................................................4

Configurar clientes y proveedores ...................................................................................... 14

Configurar artículos........................................................................................................ 17

Configurar la nómina ..................................................................................................... 19

Configurar proyectos ..................................................................................................... 21

Tareas fundamentales ........................................................................................................... 24

Reportes .................................................................................................................................... 27

Administración del sistema .................................................................................................. 28

Requisitos del sistema ........................................................................................................... 32

Servicios de negocios ............................................................................................................. 33

20122012


Guía para comenzar

INTRODUCCIÓN

Introducción

¡Bienvenido a Sage Simply Accounting!Utilice esta guía para ayudarle a instalar Sage Simply Accounting y también configurar los datos de su empresapara que usted pueda empezar a utilizarlo lo más pronto posible.

En esta guía, usted aprenderá como:

Configurar su empresaActivar preferencias que se ajustan a sus necesidades comercialesObtener ayuda cuando tiene preguntasAsegurar los datos de su empresaIngresar transacciones comerciales comunes

Nota:Sage Simply Accounting está disponible en varias ediciones para acomodar las necesidades de pequeñasempresas. Esta guía describe las siguientes ediciones: Sage Simply Accounting Pro, Sage Simply AccountingSuperior y Sage Simply Accounting Corporativo.

Para aprender más acerca de las funciones en Sage Simply Accounting, lea la sección Novedades que seencuentra en la Ayuda.

Sage Simply Accounting Información sobre la instalación

Mi Nombre de Empresa:

Mi ID de Cuenta de Sage:Mi Número de Serie de Sage SimplyAccounting:Mi Código Clave de Instalación:

Guía para comenzar 2012 1

INTRODUCCIÓN

La ventana PrincipalLa ventana Principal está diseñada para brindar eficiencia, facilidad de empleo y acceso rápido a las funcionesque utiliza mas frecuente. Puede rápidamente tener una perspectiva general de su negocio y luego seguir losdiagramas de proceso de trabajo para encontrar las tareas específicas que desea realizar. Si está actualizandodesde una versión anterior de Sage Simply Accounting, puede acceder fácilmente a la ventana principal clásicacon la que está familiarizado al pulsar Cambiar a Vista Clásica.

Pulse una de las opciones de la barra de navegación en la izquierda para obtener diagramas de proceso de trabajo,listas, reportes y acceso rápido a tareas. ¡En Accesos Directos, pulsePersonalizar para agregar sus propiosvínculos rápidos a otras tareas!

Cómo Obtener AyudaHay una variedad de opciones disponibles para cuando usted tenga preguntas.

Obtenga Ayuda mientras Trabaja

Utilice la Ayuda integrada y la Ayuda en línea para buscar respuestas a sus preguntas. Ingrese unapregunta en una ventana de Sage Simply Accounting o en la ficha Buscar en la Ayuda. Examine la lista deresultados y luego seleccione un tema de Ayuda que desea ver.

Abra el Centro de Aprendizaje para ver las novedades y acceder a los últimos cursos de capacitación, laspreguntas frecuentes y los tutoriales en video. Utilice el Lector de Fuentes RSS integrado para ver el estado delas entradas en el foro y agregar sus propias fuentes a otros recursos en línea.

2 Guía para comenzar 2012

INTRODUCCIÓN

Recursos de Asistencia en Línea

En cualquier momento, usted puede buscar la base de conocimientos de Sage Simply Accounting y usar otrosrecursos de asistencia del producto en http://es.simplyaccounting.com/supportTraining/.

Comuníquese con otros profesionales de pequeñas empresas y representantes de Sage Simply Accounting en laComunidad en Línea de Sage Simply Accounting al visitarwww.simplyaccounting.com/community/.¡ElCentro de Aprendizaje en Sage Simply Accounting pone a su disposición directamente el contenido de laComunidad!

Capacitación de la Universidad de Sage

Abra el Centro de Aprendizaje para tener acceso a videos y cursos disponibles a Cualquier Hora ofrecidos por laUniversidad de Sage enwww.sageu.com.

Contactar Sage para Obtener AsistenciaSi no puede encontrar la respuesta a su pregunta por medio de la Ayuda, la Base de Conocimientos u otrosrecursos de autoayuda, comuníquese con nosotros para obtener asistencia.

Contáctenos de lunes a viernes de 6 a.m. a 5 p.m. hora del Pacífico.

INFORMACIÓN DE CONTACTOVentas al Cliente: 1-866-797-8395Servicio al Cliente: 1-866-407-7146Asistencia Técnica: 1-866-297-5318En línea: http://es.SimplyAccounting.com

Nota: Todos los clientes reciben soporte en líneaGRATUITO para un caso dentro de un plazo de 60 díasdespués de registrar el producto. Visite http://www.simplyaccounting.com/2012support.1

¡Conéctese al Internet para dialogar con un especialista del servicio al cliente!

Trabajar con un Experto de Sage Simply Accounting¡Obtenga la ayuda necesaria de expertos en contabilidad! Sage tiene una extensa red de Asesores Principales yde Consultores Certificados para brindar soporte a todas las fases del desarrollo de negocios e instalación delsoftware de contabilidad. Para buscar un experto en su región, visitehttp://www.simplyaccounting.com/findconsultant.

1Se debe usar dentro de un plazo de 60 días después de registrar el producto. Los especialistas de la asistencia técnica se reservan elderecho de limitar los diálogos por Internet a una hora.


http://es.simplyaccounting.com/supportTraining/

http://www.simplyaccounting.com/community/

http://www.sageu.com/sim/eu/home.htm

http://es.simplyaccounting.com/

http://www.simplyaccounting.com/2012support

http://www.simplyaccounting.com/findconsultant

CONFIGURAR SU EMPRESA

Configurar su empresa

Cómo Prepararse para Crear Su EmpresaA menos que comience a utilizar Sage Simply Accounting cuando arranca su negocio, debe conocer sus saldosde cuenta desde la fecha que comienza a utilizar y registrar transacciones en Sage Simply Accounting.

Pasos a Realizar Antes de Crear Su Archivo de Empresa

1. Decida cual va a ser su Fecha de Transacción Más Antigua. Ésta es la fecha en la que usted convierte susistema de contabilidad antiguo (si tuvo uno) a Sage Simply Accounting.

¿Cuál Fecha Elijo?Esta fecha es un factor importante, si bien aún podrámodificar esta fecha después deingresarla en Sage Simply Accounting. Hay dos buenas elecciones:El primer día de su año fiscal. Para lamayoría de las pequeñas empresas, esta fecha es elinicio del año calendario. Seleccionar esta fecha le ofrece la opción de ingresar todos susdatos desde el inicio del año para que tenga toda la información financiera del año actual en elsistema.El primer día de un periodo fiscal. Comience del principio de un periodo contableconocido. Éste será generalmente el principio de unmes o un trimestre. Es una buena opciónsi está en lamitad del año actual y no quiere volver a ingresar toda la información financiera enSage Simply Accounting. Necesita conocer los saldos de sus cuentas del año hasta la fechay deberá ingresar una omás facturas históricas para los montos pendientes que le deben susclientes y para los montos por pagar a los proveedores. Si controla inventarios, deberáconocer el costo de bienes vendidos a la fecha, el saldo de apertura y el valor de cada artículoque controla.

2. Prepare unReporte de Balance de Comprobación a la fecha de inicio.

¿Qué es un Balance de Comprobación?Si tiene tiempo haciendo negocios, deberá referirse a este reporte para actualizar SageSimply Accounting después de crear su empresa.El Balance de Comprobación enumera todos sus saldos de cuenta (activos, pasivos, activosnetos, ingresos y gastos) desde una fecha proporcionada. Pídale su contador este reporte a lafecha de conversión que elija.Si esta convirtiendo desde otro sistema de contabilidad informatizado tal comoQuickBooks,podría imprimir el reporte si mismo. Entonces, si convierte a Sage Simply Accounting el 1ro.de enero del 2012, necesitará el reporte de balance de comprobación al 31 de diciembre del2011.

3. Junte todas facturas por cobrar a los clientes y todas facturas por pagar a los proveedores.

4. Si tiene empleados, junte los registros y la información de la nómina de sus empleados.

5. Haga una lista de artículos que vende. Si controla artículos de inventario, determine por cada artículo la cantidaddisponible a la fecha de inicio y el valor de apertura.



6. Si tiene proyectos, junte la siguiente información por cada proyecto: la fecha de inicio, el estado y los saldos deingresos y gastos de apertura.



Cómo Crear una Nueva EmpresaEl Asistente de Configuración de Nueva Empresa sirve de guía durante el proceso de creación de una nuevaempresa en unos pasos simples.

Durante el proceso, el asistente le solicita que ingrese detalles acerca de su empresa, tales como el nombre de suempresa, dirección, números de teléfono y el tipo de negocio y de industria en la que trabaja. Pulse el botónSiguiente para avanzar o el botón Regresar para regresar y revisar la información que ingresó. Si tiene problemas,pulse el botón Ayuda para obtener asistencia.

1. Ingrese el nombre y la dirección de su empresa.

2. Ingrese las fechas de inicio y de fin del año fiscal y la fecha de Transacción Más Antigua.

3. Si está comenzando, permita que Sage Simply Accounting cree una lista de cuentas para usted.

Permita que Sage Simply Accounting cree la lista de cuentas que utilizará para controlar su negocio.Algunas cuentas son específicas para la industria. Entonces, seleccione su industria para obtener la listade cuentas que se adecuen a sus necesidades comerciales. Si no sabe que tipo de industria escoger,seleccioneOtro. Siempre puedemodificar su lista de cuentas más tarde.



4. Seleccione la estructura de propiedad, tipo de industria y de empresa.

5. Pulse Ver Lista de Cuentas para ver la lista completa de cuentas que se crearán para su empresa.

Sage Simply Accounting Superior y Sage Simply Accounting CorporativoPulse el botónRangos de Cuentas para expandir o cambiar el rango de sus grupos decuentas. Para aprender más, busque “expandir números de cuenta” en la Ayuda.

6. Acepte el nombre de archivo sugerido (su nombre de empresa) o ingrese un nombre diferente.

7. Acepte la ubicación sugerida o pulse Buscar para navegar a una carpeta diferente.



8. Pulse Finalizar y Sage Simply Accounting creará su empresa.

Cómo Revisar y Modificar las Especificaciones

Ahora que ha configurado su empresa, está listo para revisar sus especificaciones de empresa y actualizarsus libros.

En Sage Simply Accounting, las especificaciones están divididas en los siguientes tipos:

Especificaciones del SistemaPreferencias del UsuarioEspecificaciones de reportes y formularios

Encontrará las especificaciones del sistema, agrupadas por módulo, en la ventana Especificaciones. Lasopciones de la copia de seguridad y las especificaciones que afectanmás de unmódulo están ubicadas en elgrupo Empresa.

Hay tres especificaciones del sistema que son importantes y que debería revisar.

Impuestos a las VentasMonedas ExtranjerasCuentas Vinculadas

Impuestos a las Ventas

En Sage Simply Accounting puede configurar los impuestos a las ventas así como definir códigos fiscales,incluyendo códigos de exención de impuestos para clientes y proveedores y así adaptarse a los requisitos de sunegocio y de las autoridades fiscales.

SugerenciaAsigne códigos fiscales a los clientes, proveedores y artículos para simplificar los cálculos deimpuestos cuando procesa una transacción.

Para aprender más, busque “Acerca de impuestos a las ventas” y “Cómo modificar un códigofiscal” en la Ayuda.

Monedas ExtranjerasSi tiene clientes o proveedores que residen en el extranjero, Sage Simply Accounting puede configurarse paracontabilizar las operaciones en unamoneda extranjera. Esto le permite crear cuentas bancarias enmonedaextranjera, agregar precios extranjeros a sus artículos de inventario y servicio, pagar facturas y recibir pagos sintener que convertir manualmente los montos a o desde otramoneda, y mostrar los reportes conmontos tanto enmoneda extranjera como en su equivalente en sumoneda local.

Sage Simply Accounting Pro admite 2monedas; Superior y las ediciones superiores admiten una cantidadilimitada demonedas.

Para aprender más, busque “Trabajar con monedas extranjeras” en la Ayuda.



Cuentas Vinculadas

Sage Simply Accounting utiliza cuentas vinculadas para actualizar todas las cuentas relacionadasautomáticamente cuando procesa una transacción. Las cuentas vinculadas reducen el tiempo que gasta enasignar montos a sus cuentas cuando procesa una transacción. Por ejemplo, cuando realiza una venta, el montoque su cliente le debe aumenta, las cantidades en inventario se reducen y Sage Simply Accounting registracualquier impuesto a las ventas, cargos de flete y descuentos por pago adelantado en las cuentas apropriadas.

Cuando Sage Simply Accounting construye su lista de cuentas, las cuentas vinculadas serán configuradas parausted. Si desea realizar cambios en sus cuentas vinculadas, podrá editarlas una a la vez o puede utilizar elasistente de Cuentas Vinculadas, si necesita agregar o editar varias cuentas vinculadas.

Para aprender más, busque “Acerca de cuentas vinculadas” en la Ayuda.

Preferencias del Usuario

Puede personalizar Sage Simply Accounting para adaptarlo a las necesidades de ciertos usuarios. Por ejemplo,puede ocultar módulos que el usuario no necesita acceder o cambiar la terminología del español común a laterminología contable.

Para aprender más, busque “Acerca de preferencias del usuario” en la Ayuda.

Opciones de Reportes y Formularios

Las opciones de reportes definen las especificaciones predeterminadas de impresión para los reportes. Puedecambiar estas especificaciones en cada reporte.

Seleccione el tipo de formulario para los formularios de negocios que utiliza, tal como cheques y facturas. Puedepersonalizar cualquier Formulario de Sage Simply Accounting en el Diseñador de Formularios integrado de SageSimply Accounting para ajustarlo a sus necesidades comerciales.

Configure Sage Simply Accounting para recordarle cuando tiene que ordenar nuevos cheques.



Para aprender más acerca de la personalización de sus formularios de negocios, busque "Cómo personalizar un formulario" en laAyuda.

Cómo Agregar o Modificar CuentasEl Asistente de Configuración de Nueva Empresa crea una serie de cuentas para su negocio. Ahora puedeagregar más cuentas, ocultar o quitar cuentas que no necesita o editar las cuentas en la lista.

Lo Básico de Cuentas

Nombre y Numeración. Sage Simply Accounting asigna números a las cuentas con el beneficio de que puedeidentificar el tipo de cuenta sólo por su número de cuenta.

SugerenciaPuede elegir ocultar números de cuentas en transacciones y reportes. Estas especificaciones seencuentran en la ventana Especificaciones, en el grupo General, bajo Numeración.

Lamayoría de las empresas siguen lamisma agrupación estándar de cuentas:

Rango de Números Grupo de Cuentas1000 - 1999 Activo2000 - 2999 Pasivo3000 - 3999 Activo Neto4000 - 4999 Ingresos5000 - 5999 Gastos



Tipos de Cuentas. Sage Simply Accounting utiliza Tipos de Cuentas para determinar cómo las cuentas y lostotales se reportan en los reportes financieros.

Tipo Descripción

H Título deGrupo. Una subdivisión de uno de los 5 grupos principales de cuentas; por ejemplo,Activos Circulantes. No se utiliza en transacciones.

A Cuenta de Subgrupo. Parte de un grupomayor de cuentas que tiene un subtotal. Se utilizaen transacciones.

SSubtotal. Total de todas las cuentas de subgrupo que lo preceden en la lista de cuentas. Nose utilizan en transacciones.

G Cuenta de Grupo. Una cuenta autónoma cuyo saldo no es parte de un subtotal. Esta cuentase utiliza en transacciones.

T Total de Grupo. Una acumulación de todos los subtotales y todas las cuentas de grupo que lopreceden en la lista de cuentas. No se utiliza en transacciones.

El tipo de cuentaX se reserva para la cuenta definida por el sistemaGanancias Actuales. Sage SimplyAccounting calcula el saldo de cuenta automáticamente—ingresos menos gastos, a la fecha de la sesión actual.

Clases de Cuenta. Éstas son subcategorías de los grupos principales de cuenta. Por ejemplo, Banco es un tipoparticular de cuenta de Activos.

Cuando la Clase de Cuenta = Banco, campos adicionales están disponibles para la banca electrónica:



Para aprender más, busque “Como agregar o modificar una cuenta” en la Ayuda.

Ingresar Saldos de Cuentas

Si tiene tiempo administrando su negocio, ya tiene saldos para agregar a sus cuentas—por ejemplo, el monto totalque sus clientes le deben. Ingrese sus saldos de cuenta de apertura en Sage Simply Accounting para asegurarque sus registros de negocio son precisos.

Puede agregar cuentas e ingresar saldos de cuenta de apertura en el Libro de Cuentas o en la Guía deConfiguración.

1. Encuentre su reporte de Balance de Comprobación más reciente—la fecha del reporte debe ser un día antes dela Fecha de Transacción Más Antigua que eligió en el Asistente de Configuración de Nueva Empresa.

2. En el menú Configuración, seleccione Guía de Configuración y luego pulse la opción Cuentas.

3. Para cada cuenta, ingrese el saldo de cuenta del balance de comprobación.



Si comienza a ingresar transacciones en Sage Simply Accounting a la fecha de inicio fiscal, su balance decomprobación será bastante simple—contendrá saldos sólo para sus cuentas de balance general y no para lascuentas de ingresos y gastos.

Para aprender más, vea el tutorial en video de la Configuración de Cuentas en el Centro de Aprendizaje o busque “Cómo agregaromodificar una cuenta” y “Guía de Configuración” en la Ayuda.

Verificar Saldos de Cuenta

¿Por qué recibí un mensaje acerca de la asignación de una diferencia?Si no actualiza todos sus saldos de cuentas, es posible que las cuentas no se compensen y quereciba unmensaje que le pida asignar la diferencia a una cuenta específica. Acepte la cuenta queSage Simply Accounting sugiere o seleccione una cuenta diferente. Verifique el saldo en estacuenta después de terminar de ingresar todos saldos de cuenta de apertura para asegurar que elsaldo concuerda con sus registros.

Para asegurar que ha ingresado sus cuentas y saldos correctamente, imprima un balance de comprobación enSage Simply Accounting y cotéjelo con sus registros existentes.

Para verificar sus cuentas:

1. Abra la página Empresa en la ventana principal y luego seleccione el icono Centro de Reportes del panelReportes. Seleccione Reportes Financieros, Balance de Comprobación y luego Saldos Históricos de Apertura.

2. Pulse Mostrar para ver el reporte.

3. Para imprimir el reporte, asegúrese de que su impresora está configurada y luego seleccione Imprimir del menúArchivo o de la barra de herramientas.

4. Coteje los números de cuentas, nombres y saldos con sus registros existentes.


CONFIGURAR CLIENTES Y PROVEEDORES

Configurar clientes y proveedores

Ingresar Información de ClientesCuando crea un registro de cliente, sólo necesita un nombre. Por supuesto, puede agregar más información decontacto y opciones predeterminadas cuando sea conveniente para usted.

Puede ingresar clientes y saldos de apertura en el Libro de Clientes o en la Guía de Configuración.

Para aprender más, vea el tutorial en video de la Configuración de Cliente en el Centro deAprendizaje o busque “Cómo agregar omodificar un cliente” y “Guía de Configuración” en laAyuda.

1. Ingrese el nombre del cliente u otro identificador único.

2. Agregue otros detalles acerca del cliente.

Sugerencia¿Está convirtiendo deQuickBooks®, Quicken® oMYOB®?Ejecute el Asistente de Importaciónpara importar su información de clientes actuales. Paramás información, busque “Cómo importarregistros” en la Ayuda.



Ingresar Saldos de ClientesSi tiene tiempo en una actividad comercial, es posible que algunos clientes le deban dinero a la fecha detransacciónmás antigua que ingresó durante el proceso de configuración de empresa. Necesita actualizar cadaregistro de cliente.

Para cada cliente, determine el total del monto pendiente a la fecha de transacciónmás antigua y luego ingreseuna factura histórica para estemonto. Si desea registrar cada transacción con este cliente a la fecha, ingresefacturas y pagos históricos individualemente.

1. En la ficha Facturas Históricas del registro, pulse Facturas para registrar las facturas por cobrar a la fecha detransacción más antigua.

2. En la casilla de dialogo Facturas Históricas, ingrese la información de factura.

SugerenciaEl total de todas las facturas históricas no pagadas debe ser equivalente al saldo de apertura dela cuenta de Cuentas por Cobrar en su lista de cuentas.

Ingresar Información de ProveedoresCuando crea un registro de proveedor, sólo necesita un nombre. Por supuesto, deseará agregar más informaciónde contacto y opciones predeterminadas cuando sea conveniente para usted.

Puede ingresar proveedores y saldos de apertura en el Libro de Proveedores o en la Guía de Configuración.

Para aprender más, vea el tutorial en video de la Configuración de Proveedor en el Centro deAprendizaje o busque “Cómo agregar omodificar un proveedor” y “Guía de Configuración” en laAyuda.

1. Ingrese el nombre del proveedor u otro identificador único.

2. Agregue otros detalles acerca del proveedor.



Sugerencia¿Está convirtiendo deQuickBooks®, Quicken® oMYOB®?Ejecute el Asistente de Importaciónpara importar su información de proveedores actuales. Paramás información, busque “Cómoimportar registros” en la Ayuda.

Ingresar Saldos de ProveedoresSi tiene tiempo en una actividad comercial, es posible que deba dinero a proveedores a la fecha de transacciónmás antigua que ingresó durante el proceso de configuración de empresa. Necesita actualizar cada registro deproveedor.

Para cada proveedor, determine el total del monto adeudado y luego ingrese una factura histórica para estemonto.Si desea registrar cada transacción con este proveedor a la fecha, ingrese facturas y pagos históricosindividualmente.

1. En la ficha Facturas Históricas del registro, pulse Facturas para registrar las facturas por cobrar a la fecha detransacción más antigua.

2. En la casilla de dialogo Facturas Históricas, ingrese la información de factura.

SugerenciaEl total de todas las facturas históricas no pagadas debe ser equivalente al saldo de apertura dela cuenta de Cuentas por Pagar en su lista de cuentas.


CONFIGURAR ARTÍCULOS

Configurar artículos

Ingresar Información de ArtículosPuede crear dos tipos de artículos en Sage Simply Accounting:

Inventario. Son artículos físicos o tangibles. Sage Simply Accounting controla la cantidad disponible, lacantidad en orden para clientes y la cantidad en orden con proveedores. Cuando crea un artículo de inventario,debe definir una cuenta de Activos para controlar el valor de su inventario y una cuenta del Costo de BienesVendidos (CBV) para controlar su costo. EnSage Simply Accounting Corporativo, puede ingresar ycontrolar artículos de inventario serializados. Paramás información, busque “inventario serializado” en laAyuda.Servicios. Son artículos intangibles, tales como una tarifa de consultoría, o artículos para los cuales nocontrola la cantidad comprada o vendida.

Cuando crea un artículo, defina una cuenta de ingresos o gastos para simplificar la entrada de datos. Configureuna cuenta de Desviación si permite los niveles de inventario por debajo de cero.

Para más información, busque “Como creo un registro de artículo” en la Ayuda.

SugerenciaSi su negocio se basa únicamente en la venta de servicios o usted no necesita controlarinventarios en Sage Simply Accounting, debería sin embargo configurar artículos de servicio paraque el ingreso de datos en la ventana de Ventas seamás fácil y consistente.


CONFIGURAR ARTÍCULOS

Ingresar Cantidad y Valor de AperturaPara ingresar saldos de apertura para sus artículos de inventario:

1. Abra la página de Inventario y Servicios en la ventana Principal. En el panel Tareas, pulse con el botón derechosobre ícono Inventario y Servicios y luego seleccione Agregar Inventario y Servicios en el menú.

2. Para cada artículo de inventario y servicio, en la ficha Historial, ingrese la cantidad y el valor de apertura para esteartículo. En la ficha Estadísticas, es posible que también desee ingresar información acerca del artículo al añopasado y hasta la fecha cuando comenzó a utilizar Sage Simply Accounting.

3. Imprima un balance de comprobación (Saldos Históricos de Apertura) y luego imprima reportes de resumen delinventario para cada cuenta de activos. Si tiene cuatro cuentas de activos, luego imprimirá cuatro reportes.

4. Compare el total de cada reporte de resumen de inventario con la cuenta de activos apropiada. Si no son iguales,verifique sus asientos.

5. En Sage Simply Accounting Corporativo, para cada artículo serializado, ingrese números de serie para todascantidades de apertura disponibles.

SugerenciaEl total de los saldos de apertura de un grupo de artículos de inventario debe serequivalente al saldo de apertura de la cuenta vinculada de activos delinventario correspondiente en la lista de cuentas.


CONFIGURAR LA NÓMINA

Configurar la nómina

Cómo Configurar La NóminaCuando Sage Simply Accounting construye su lista de cuentas, todas las cuentas de nómina requeridas seráncreadas para usted. Antes de agregar sus registros de empleados, configure:

Los ingresos y las deducciones que utilizará en su negocioLos derechos que ofrece y como se calculanLas tasas fiscales para desempleo, compensación al trabajador y otros gastos del empleadorLos gastos pagados por el empleador específicos a su negocio (gastos definidos por el usuario)Los saldos de inicio para los montos que debe a las autoridades de nómina

También debería revisar las cuentas que utilizará para controlar los anticipos de nómina, pasivos de nómina,gastos de salarios y otros gastos de nómina.

Todas las especificaciones de nómina se ubican demanera conveniente en el grupo Nómina en la ventanaEspecificaciones. Para aprender más, seleccione un artículo en el grupo Nómina y luego pulse el botón Ayuda.

Ingresar Información de los Empleados

1. Puede ingresar información básica de los empleados (información de contacto, fecha de nacimiento, número deseguro social, fecha de contratación) en:

Libro Mayor del Empleado: Abra la página de Empleados y Nómina en la ventana principal. En elpanel Tareas, pulse con el botón derecho sobre el ícono Empleados y luego seleccione Agregar


CONFIGURAR LA NÓMINA

Empleado en el menú.Guía de Configuración: En el menú Configuración, seleccioneGuía de Configuración y luego laopción Empleado.

2. Para cada empleado, ingrese la siguiente información adicional:

Impuestos. Agregue información fiscal, tal como el estado de empleo y los montos de petición federaly estatal del empleado.Ingresos. Seleccione los ingresos aplicables, ingrese tasas de pago y cálculos de vacaciones y luegola cantidad de períodos de pago por año.Deducciones. Seleccione las deducciones de origen aplicables e ingrese los montos de períodos depago.Otros Gastos. Ingrese las contribuciones del período de pago para los gastos adicionales pagado porel empleador.Derechos. Registre cómo se calculan los derechos, tales como ausencias por enfermedad.Información adicional. Puede crear hasta 5 campos definidos por el usuario en los cuales ingresainformación adicional del empleado. Si configura estos campos en el grupo Nómina en la ventanaEspecificaciones, entonces podrá ingresar información del empleado aquí.Memos. Agregue avisos y notas.Depósito Directo. Si ofrece depósito directo, active la opción en el registro del empleado y luegoespecifique las cuentas bancarias en las cuales se deposita el pago.

Si ya ha procesado la nómina para el año, necesitará registrar la información histórica para imprimir los montoscorrectos en los formularios W2 del empleado al fin del año. Para cada empleado, ingrese los siguientes montoshistóricos para cada trimestre en el año calendario:

Impuestos pagadosAnticipos pagadosBeneficios gravables a la fechaVacaciones pagadasSalario pagadoDeducciones tomadasGastos del empleador definidos por el usuario a la fechaMontos de gastos

En las otras fichas, puede ingresar montos del trimestre a la fecha para el trimestre actual.

SugerenciaVerifique los estándates de empleo federales y estatales para aprendermás acerca del seguro de invalidez, de los requisitos de pago devacaciones y el reporte de fin de año.Asegúrese de actualizar el saldo de apertura en cada cuenta de nóminavinculada.Abra la ventanaOpciones de Reportes y Formularios desde el menúConfiguración y luego revise sus especificaciones de formulario denómina.


CONFIGURAR PROYECTOS

Configurar proyectos

Cómo Ingresar Información del ProyectoLos registros de proyecto se utilizan para controlar costos y/o gastos incurridos durante un contrato o trabajo quesu empresa realiza para clientes. Los proyectos le permiten guardar información detallada acerca de los ingresosy gastos asociados con el trabajo que realiza su empresa. Luego puede revisar esta información en una cantidadde reportes de proyecto para asegurar que el trabajo se está realizando a tiempo y según presupuesto.

Para configurar proyectos, abra la página Proyectos en la ventana principal. Luego en el panel Tareas, pulse conel botón derecho sobre el ícono Proyecto y seleccione Agregar Proyecto en el menú.

Ingrese los ingresos totales recibidos y los gastos incurridos a la fecha de transacción más antiguaque ingresó cuando configuró su empresa.

SugerenciaPuede renombrar el modulo Proyectos en la ventana Especificaciones. En SageSimply Accounting Superior y Corporativo, es posible que "Proyectos" tenga otronombre inicialmente, dependiendo del tipo de industria que seleccionó al crear suempresa.



Cómo Revisar y Modificar Especificaciones del ProyectoSi crea presupuestos para sus proyectos, abra la ventana Especificaciones a partir del menú Configuración.Pulse Proyecto y Presupuesto. Marque la casilla Presupuesto Proyecto y luego seleccione el período delpresupuesto. Cuando estas opciones están activadas, una nueva ficha Presupuesto aparecerá en cada registrode proyecto para que pueda administrar proyectos individuales.

Registra los ingresos y gastos de un proyecto al asignar montos de transacción al proyecto. Estos montos sepueden ver en varios reportes de proyecto. Pulse el botón Ayuda para aprender más acerca de lasespecificaciones de asignación.



En la página Nombres, puede renombrar el modulo “Proyectos” al ingresar un término que se utiliza habitualmenteen su industria o negocio y agregar hasta 5 campos definidos por el usuario para guardar información acerca desus proyectos.


TAREAS FUNDAMENTALES

Tareas fundamentales

Introducción a Transacciones de ClientesSi prepara órdenes y cotizaciones de ventas para sus clientes, abra la ventana Especificaciones y luego pulseFunciones. Active las opciones de cotizaciones y órdenes para clientes.

Entrada de Dinero

Cotizacionesde Ventas

Controle los presupuestos que ha enviado a un cliente actual o potencial. No serealiza ningún asiento contable al ingresar una cotización.

Órdenes deVentas

Cree una orden para un artículo o un servicio que proporcionarámás tarde. No serealiza ningún asiento contable al ingresar una cotización.

Facturas deVentas

Facture a sus clientes por los bienes enviados o recibidos al momento de la ventay por los servicios proporcionados.

Recibos

Ingrese los pagos que recibe de sus clientes y aplique el pago a una omásfacturas no pagadas.

SugerenciaEn la ventana Ventas, pulse el botón Convertir para convertir fácilmente una cotización en unaorden o factura, o una orden en una factura.

Cómo Facturar Clientes

Cuando se registra una venta, Sage Simply Accounting controla los bienes y servicios vendidos yactualiza el registro del cliente.

Para crear una factura: Abra la página Clientes y Ventas en la ventana principal. En el panel Tareas, pulse el íconoFacturas de Ventas y luego complete los siguientes pasos.

1. Seleccione un cliente. Sage Simply Accounting completará automáticamente los campos de Vendido a, Enviara, Comentarios y Condiciones con los datos del registro de cliente.

2. Seleccione los artículos de su lista de precios o ingrese los detalles acerca de los artículos que está vendiendo.

3. Imprima o envíe por correo electrónico la factura o imprima sus facturas en un lote más tarde.

4. Pulse Procesar para registrar la transacción y actualizar los saldos de cuenta y el registro del cliente.



Cómo Recibir Pagos de Clientes

Para registrar el pago de un cliente: Abra la página Clientes y Ventas en la ventana principal. En el panelTareas, pulse el ícono Recibos y luego complete los siguientes pasos.

1. Seleccione un cliente.

2. Seleccione el método de pago y la cuenta en la cual depositará el pago. Si el cliente paga por cheque, ingrese elnúmero de cheque.

3. Asegúrese de que la fecha de recibo sea correcta. Por defecto, se utiliza la fecha de la sesión actual.

4. Seleccione la factura a la cual el pago debería aplicarse. Sage Simply Accounting calcula automáticamente eldescuento elegible basado en los términos de pago que ingresó.

5. Pulse Procesar para registrar la transacción y actualizar los saldos de cuenta y el registro del cliente.

Introducción a Transacciones de ProveedoresSi envía órdenes de compra a sus proveedores, o si solicita cotizaciones, abra la ventana Especificaciones yluego pulse Funciones. Active las opciones de cotizaciones y órdenes para proveedores.

Salida de Dinero

Cotizaciones de Compra

Ingrese un presupuesto que recibió de un proveedor parabienes o servicios. No se realiza ningún asiento contable alingresar una cotización.

Órdenes de Compra

Registre una orden para un artículo que su proveedorproporcionarámás tarde o para un servicio que el proveedorle proporcionarámás tarde.

Facturas de Compra

Ingrese las facturas de los proveedores para artículos queha recibido o para servicios proporcionados.

Pagos

Pagar Facturas de Compra: Ingrese un pago a unproveedor y aplique el pago a una omás facturas nopagadas.

Pagar Facturas de Tarjeta de Crédito: Ingrese pagos(por ejemplo, escriba un cheque) a su compañía de tarjetade crédito para gastos comerciales.

Pagar Gastos (también conocido como Hacer OtroPago):Registra un gasto y el método de pago.

Pagar Remesas: Ingrese pagos a autoridades de nóminapara deducciones de origen y otros gastos relacionadoscon la nómina.

SugerenciaEn la ventana Compras, pulse el botón Convertir para convertir fácilmente una cotización en unaorden o factura, o una orden en una factura.



Cómo Registrar GastosSi no necesita utilizar Sage Simply Accounting para controlar y avisarle de sus facturas no pagadas, puedesimplificar su teneduría de registros al ingresar sólo sus gastos. En realidad, todos los negocios tienen variosgastos diarios que se pueden registrar así. Para obtener más información en relación a cómo ingresar y pagar unafactura, busque “Cómo ingresar una factura de compra” en la Ayuda.

Para ingresar un gasto: Abra una página en la ventana principal. En el panel Tareas, pulse con el botón derechosobre el ícono Pagos, seleccione Pagar Gastos en el menú y luego complete los siguientes pasos.

1. Seleccione un proveedor de la lista.

2. Seleccione un método de pago y la cuenta de la cual se paga el gasto. Si está pagando por cheque, ingrese elnúmero de cheque.

3. Asegúrese de que la fecha de pago sea correcta. Por defecto, se utiliza la fecha de la sesión actual.

4. Seleccione una cuenta para registrar el gasto y luego ingrese los detalles acerca de cada gasto.

5. Pulse Procesar para registrar la transacción y actualizar los saldos de cuenta.

Cómo Pagar EmpleadosSage Simply Accounting puede calcular automáticamente los impuestos de nómina basados en la tabla fiscal delempleado. Tenga en cuenta quemientras esté en el modo historial, debe calcular e ingresar los impuestos denomina ustedmismo.

1. Seleccione un empleado en la lista.

2. Confirme la cuenta bancaria y el número de cheque (o el número de depósito directo, si este empleado estáconfigurado para depósito directo).

3. Confirme las fechas de inicio y de fin del período de pago.

4. Ingrese los detalles, tales como las horas trabajadas si al empleado se le paga por horas.

5. Utilice la vista preliminar y luego imprima el cheque de sueldo.

6. Pulse Procesar para registrar la transacción y actualizar los saldos de cuenta y el registro del empleado.

Para aprender cómo emitir cheques de sueldo a varios empleados a la vez, busque “Cómoprocesar una corrida de cheque de nómina” en la Ayuda.


REPORTES

Reportes

Los reportes le ayudan a determinar la situación financiera de su negocio. Debería prestar una atención particulara los reportes financieros principales: el BalanceGeneral y el Balance de Resultados. ¡Sage Simply Accountingincluyemás de 100 reportes pre-formateados y puede personalizarlos para adaptarse a sus necesidadescomerciales!

El Centro de ReportesLos reportes que necesita se pueden encontrar fácilmente en el Centro de Reportes. El ícono del Centro de

Reportes aparece en cada página de la ventana principal para que siempre esté al alcance de sus manos.

1. Seleccione un tipo de reporte para mostrar una lista de reportes.

2. Los reportes similares están agrupados. Pulse dos veces para abrir un grupo y pulse una vez para seleccionar unreporte en particular. Una imagen de muestra del reporte impreso y la descripción aparecen a la derecha.

3. Pulse Modificar este reporte para abrir la ventana Modificar Reporte para este reporte. Puede personalizar lasespecificaciones de Impresión y Fuentes para cada reporte. Las otras opciones de modificación incluyen: lacantidad y el tamaño de las columnas del reporte, los filtros y las opciones de clasificación.

4. Pulse Mostrar para ver el reporte.


ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA

Administración del sistema

Cómo Administrar sus Archivos del SistemaSus datos de Sage Simply Accounting están guardados en una base de datos MySQL. Cada base de datosconsta de un archivoSAI que contiene información de perfil acerca de los datos de su empresa y de una carpetacon una extensiónSAJ que contiene sus datos de empresa reales así como la información de seguridad delusuario. Se necesitan la carpeta y el archivo para abrir su empresa en Sage Simply Accounting.

Copia de Seguridad y Restauración de DatosSus registros de empresa son indispensables. Le ayudan a facturar sus clientes, pagar sus proveedores a tiempoy proporcionar la información necesaria para planificar el futuro de su negocio Porque los archivos de su empresavalen tanto, debería tomar tiempo para asegurarse de que sus datos financieros estén seguros y protegidos. Crearun programa regular para realizar copias de seguridad es una buenamanera de ahorrar tiempo y mantener copiasde seguridad consistentes.

SugerenciaSage Simply Accounting le puede recordar realizar una copia de seguridad de sus datos deempresa cada vez que cierra su empresa o usted puede crear un programa regular para que SageSimply Accounting cree automáticamente una copia de seguridad de sus datos cuando cierra elarchivo de empresa en el día programado.

Por defecto, Sage Simply Accounting está configurado para verificar que los datos de empresa y de seguridad ensus archivos de copia de seguridad estén intactos y se puedan restaurar. Si comete un error que desea deshacero si sus archivos están dañados o se borraron por error, restaure los datos de su copia de seguridadmás reciente.



Para aprender más, busque “Cómo hago una copia de seguridad de mi empresa” en la Ayuda.

Cómo Asegurar los Datos de Su EmpresaCuando crea su empresa, Sage Simply Accounting crea automáticamente un perfil de usuario llamado sysadmin.Este administrador tiene todos los derechos a sus datos de empresa. Es el único usuario que puede crear nuevosusuarios, asignar derechos de acceso y contraseñas a otros usuarios y configurar las preferencias para toda laempresa en Sage Simply Accounting. Aunque usted sea el único usuario, debería proteger el usuario sysadmincon contraseña y luego crear un nuevo perfil de usuario para ustedmismo.

Si va a acceder a los datos de Sage Simply Accounting desde otros programas, tales comoMicrosoft Access,asigne derechos de acceso de terceros a los usuarios de Sage Simply Accounting y proteja sus datos concontraseña.

Cómo Configurar Usuarios AdicionalesCree usuarios adicionales para:

Restringir el acceso a sólo esas secciones del programa que los usuarios necesitan para realizar su trabajo.Por ejemplo, no todos los empleados tienen el derecho de conocer el saldo actual de las cuentas bancarias desu empresa.Protegerse contra el robo y desfalco. Si da un nombre a cada usuario, siempre podrá identificar la persona quemodificó sus registros financieros.Permitir que varias personas trabajen en Sage Simply Accounting Superior Sage Simply AccountingCorporativo al mismo tiempo.

Para configurar usuarios adicionales, primero debe crear una contraseña para el administrador de Sage SimplyAccounting, sysadmin. PulseModificar Usuario y luego ingrese una contraseña. Su contraseña debería ser“segura” – debería tener una combinación de 5 a 7 números y letras y no ser fácil de descifrar.



Para conocer más, busque “Aprender los derechos de seguridad y acceso” en la Ayuda.

Perfiles de Seguridad en Sage Simply Accounting CorporativoEn un entornomulti-usuario, perfiles de seguridad rápidamente pueden otorgar a los usuarios un conjuntopredefinido de derechos de acceso a los datos de empresa. Los perfiles están basados en todos los derechosdisponibles del usuario, excepto derechos de acceso a los datos de empresa con productos de terceros (talescomoCrystal Reports oMicrosoft Access). Sólo el usuario sysadmin tiene permisos para crear, asignar y quitarlos perfiles de seguridad del usuario.

Asigne un nombre y una descripción al perfil y luego seleccione los derechos de acceso para este perfil. PulseInforme Avanzado para restringir el acceso a reportes específicos de Banca y Empresa.

Una vez que un perfil ha sido creado, se puede asignar a varios usuarios. Fácilmente puede asignar nuevosperfiles a los empleados existentes u otorgar a nuevos empleados los mismos derechos de usuario de SageSimply Accounting que los de empleados existentes o salientes.

Para aprender más acerca de la configuración de perfiles de usuarios, busque “Cómo agregar unperfil de seguridad” en la Ayuda.


SIGUIENTES ETAPAS

Siguientes etapas

Finalizar el Ingreso del Historial

Si ha creado una nueva empresa, verá este ícono en la ventana principal, lo que indica que está enmodohistorial. Enmodo historial, puede ingresar los saldos de apertura de cuentas e inventario así como informaciónhistórica de facturas y pagos para clientes y proveedores y también información de nómina del año hasta la fecha.

Debe finalizar el ingreso del historial para unmódulo antes de que pueda comenzar a ingresar transacciones parael módulo en un nuevo año fiscal (año calendario para la nómina).

Generalmente, cerrará la historia para todos módulos al mismo tiempo. Sin embargo, si no ha terminado deingresar toda su información histórica para unmódulo, oculte estemódulo antes de seleccionar Finalizar Ingresode Historial en el menú Historial de la ventana principal. Para ocultar unmódulo, abra el menú Configuración,seleccione Preferencias del Usuario y luego Vista. Desactive la casilla del módulo que todavía necesitaactualizar.

¡Gracias por elegir Sage Simply Accounting!

Ya ha configurado Sage Simply Accounting y sabe cómo ingresar transacciones básicas.


REQUISITOS DEL SISTEMA

Requisitos del sistema

Requisitos mínimos del sistema para Sage Simply Accounting Pro 2012 y Sage Simply Accounting Superior 2012

Procesador de 1,0 GHz o superior (2,0 GHz recomendado)512MB dememoria RAM (1GB recomendado)1 GB de espacio en disco duro (400MB adicionales de espacio en disco duro para la instalación)Internet Explorer 6.0 o posteriorMicrosoft® Windows® XP, Vista o 7 (con las últimas actualizaciones deMicrosoft)Monitor SVGA de 256 colores o superior, resoluciónmínima de 1024 x 768La integración de Sage ACT! requiere Sage ACT! 2011 o Sage ACT! 2012Unidad de CD-ROMLos formularios a enviar por correo electrónico requieren un cliente de correo electrónico compatible conMAPI,conexión a Internet, servicio de correo electrónico y procesador de textoLa integración conWord y Excel requiere las versiones de 32 bits deMicrosoft Word y Microsoft Excel 2003,2007 ó 2010Sage Simply Accounting Superior o una edición superior) La sincronización conOutlook requiere las versionesde 32 bits deMicrosoft Outlook® 2003, 2007 o 2010Optimización demulti-usuario (Sage Simply Accounting Superior o una edición superior) paraWindows XP,Vista y Windows 7. Servidor dedicado recomendado: Windows Server® 2003 R2, Windows Small BusinessServer 2003 R2, Windows Server 2008, Windows Server 2008 R2, Windows Small Business Server 2008,Windows Small Business Server 2008 R2, Red Hat® Enterprise Linux® 5.0 o SUSE® Linux Enterprise Server10 de Novell.Servicios de terminal: Windows Server® 2003 R2, Windows Server 2008, Windows Server 2008 R2

Nota:El Administrador de conexión para Linux está disponible para descarga separada.

Conversión:Convierte todos los datos de versiones anteriores de Sage Simply Accounting, excluyendo versiones de DOS yMacintosh®. No obstante, no se puede convertir a una versión de nivel inferior. Convierte datos del libro mayor,clientes, proveedores, empleados e inventario desdeQuickbooks® versiones 2001 a 2011; MYOB® versiones 10y 11, Quicken® versiones XG 2003, XG 2004 y XG 2005 y Microsoft Excel.

Sage Simply Accounting Corporativo 2012 y ediciones superioresLos mismos requisitos del sistema como Sage Simply Accounting Pro y Sage Simply Accounting Superior conestas excepciones:

Procesador de 2,0 GHz o superior (procesador de núcleos múltiples de 2,33 GHz recomendado)1 GB dememoria RAM (2GB recomendado)


SERVICIOS DE NEGOCIOS

Servicios de negocios

Después de haber empezado a utilizar Sage Simply Accounting, es posible que se de cuenta que podríabeneficiarse de otros servicios para su negocio. Sage Simply Accounting le puede ayudar:

Sage Business CareObtener mayor eficiencia y disfrute de los beneficios y la tranquilidad que le ofrece Sage Business Care. Duranteel período de su suscripción, recibirá una actualización de Sage Simply Accounting al momento de su salida almercado , asegurando que su negocio siempre esté usando la última versión del software disponible. Además,puede elegir recibir las actualizaciones fiscales de nómina para procesar la nómina internamente. Ladisponibilidad de cálculos automáticos de impuestos en el software le ofrece los días de pagamás fáciles y sincomplicaciones.

Para aprender más:

Visite http://es.simplyaccounting.com/care/Llame al 1-866-797-8395

Sage Simply Accounting IntelligenceActualice automáticamente reportes de negocios basados enMicrosoft® Excel® con datos en tiempo real paraque pueda acceder a la información necesaria para tomar decisiones rápidas y con seguridad. No es necesarioexportar, consolidar ni cortar y pegar datos. No tiene que arreglar fórmulas rotas. No se preocupe por el formato.

Para aprender más:

Visite http://es.simplyaccounting.com/intelligenceLlame al 1-866-797-8395

Sage Simply Accounting Pagos directosRealice y reciba cómodamente pagos electrónicos más rápido y en formamás precisa con Pagos directos deSage Simply Accounting. Aumentará la satisfacción comercial y tendrámenos pagos vencidos (y salvar unosárboles) al ofrecer más maneras para enviar y recibir dinero de forma electrónica.

Para aprender más:

Visite http://es.simplyaccounting.com/directpaymentsLlame al 1-866-797-8395

Servicios de tarjetas de créditoAutomatice su procesamiento de tarjetas de crédito con un servicio económico en línea de Sage Soluciones dePago. Al inscribirse para tener una cuenta de comerciante con Sage Soluciones de Pago, usted puede autorizarlos pagos de tarjeta de crédito directamente desde las transacciones de ventas en Sage Simply Accounting.Luego, puede conectarse para administrar su cuenta y ver los reportes de pagos.

Para aprender más:

Visite http://www.sagepayments.com/products-services/sage-simply-accountingLlame al 1-866-297-5441


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