ubyquo facturas sage guÍa rÁpida · guia rapida ubyquo facturas – sage [email protected] 91...

UBYQUO FACTURAS

SAGE

GUÍA RÁPIDA

Versión 1.0

Mayo 2018

GUIA RAPIDA UBYQUO FACTURAS – SAGE [email protected] 91 633 32 11

Página 2 de 21

INDICE

1.- Inicio Programa Pág. 3

2.- Cambio Contraseña Pág. 3

3.- Crear Empresa Pág. 4

4.- Introducir Facturas Pág. 7

5.- Enviar Facturas a contabilizar Pág. 10

6.- Aceptar, Modificar y Verificar Pág. 13

7.- Exportar a SAGE Pág. 16

8.- Importar a SAGE Pág. 17

9.- Comprobar la Exportación en SAGE Pág. 18

10.- Visualizar documento asociado en SAGE Pág. 20

ANEXO.- Configuraciones mínimas y recomendadas Pág. 21


Página 3 de 21

UBYQUO FACTURAS – SAGE DESPACHOS

1. Inicio Programa.

Al ejecutar el programa nos pedirá el Usuario que es el e-mail que dimos para dar el alta y la contraseña que nos dijo el instalador y/o formador.

2. Cambio Contraseña.

Si no nos acordamos de la contraseña pulsaremos la opción < ¿Olvidó su contraseña? > Nos enviará una contraseña nueva a nuestro e-mail. Para cambiar la contraseña vamos a Inicio y Administración de la cuenta, opción Mis datos y pulsamos Cambiar contraseña.

La nueva contraseña debe ser alfanumérica de 6 caracteres mínimo.

5

2

3

4

1


Página 4 de 21

3. Crear Empresa.

Vamos a la Pestaña “Documentos” y pulsamos “Gestionar Carpetas”, nos aparecerá una ventana “Gestionar y conectar carpetas” donde vamos a Crear nuestras empresas con sus correspondientes Ejercicios y descargarnos el Plan Contable.

Una vez creada la Empresa, seguimos en la ventana “Gestionar y conectar carpetas” y posicionados sobre la Empresa creada vamos a crear el Ejercicio.

4 3

1 2

5

1 2

3 4

5


Página 5 de 21

Nos aparece esta pantalla donde muestra las empresas que tenemos dadas de alta en Sage Despachos, elegimos la Empresa que acabamos de crear y su Ejercicio.

Vemos la Empresa y Ejercicio ya enlazada con Sage Despachos.

Ahora vamos a descargar el Plan Contable de Sage Despachos a la Empresa creada; en la misma ventana “Gestionar y conectar carpetas”.

1

2

3

5

3

2

1

4


Página 6 de 21

Podemos Ver el Plan Contable descargado de Sage Despachos.

Y podemos Ver los Clientes y Proveedores.

1

2

3

4


Página 7 de 21

4. Introducir Facturas.

Lo hacemos desde la pestaña Documentos, hay dos formas:

4.1.- Arrastrar de la carpeta donde tenemos las facturas a “Documentos” de su Ejercicio.

Nos pedirá confirmación de donde queremos ponerlos, Empresa, Ejercicio y Tipo documentos y nos da la opción de como incorporar las facturas (formato PDF, JPG, TIF,…) con varias facturas, hay dos formas:

• Un Fichero con todas sus facturas.

• Separando cada Factura en un fichero distinto.

2

1

Arrastrar

3

3

1

2


Página 8 de 21

4.2.- Posicionados en el ejercicio pulsar la opción abrirá una ventana donde buscaremos las Facturas a añadir, las seleccionamos y pulsamos “Abrir”.

Nos pedirá confirmación de donde queremos ponerlos, Empresa, Ejercicio y Tipo documentos y nos da la opción de como incorporar las facturas (formato PDF, JPG, TIF,…) con varias facturas, hay dos formas:

• Un Fichero con todas sus facturas.

• Separando cada Factura en un fichero distinto.

1

4

3 1

2

3

2


Página 9 de 21

Aparecerán en Documentos con un Icono en la columna “C”.


Página 10 de 21

5. Enviar Facturas a contabilizar.

Seleccionamos las Facturas y pulsamos Enviar a Facturas, elegimos Contabilización automática y decidimos procesar la Primera o la Última página de las Facturas que tengan más de una hoja.

Al enviar las Facturas se mueven de la pestaña Documentos a la pestaña Facturas y aparece en la parte baja de la pantalla una ventana que te va indicando los pasos que atraviesa el Lote enviado (conjunto de las facturas).

6

4

3 1

2

5


Página 11 de 21

Cuando aparece la Fecha en el campo Lote creado esta creado correctamente.

Nota: NUNCA SALIR DE LA APLICACIÓN HASTA QUE APAREZCA LA FECHA.

Ahora vamos a la pestaña Facturas donde aparecerán las facturas en la opción “En proceso”.

Durante este proceso podemos seguir trabajando en la aplicación u otra, cuando estén procesadas por los servidores OCR se moverán a la opción “Por Contabilizar”, mostrando el resultado.


Página 12 de 21

También aparecerá en la parte inferior de la pantalla una ventana avisándonos que se ha recibido.

Hay que observar unas columnas especiales que nos van a indicar si ha habido algún problema, lo vemos por colores y un breve texto:

V Validación del asiento de la factura (Ver punto siguiente). D Datos de la factura. A Asiento generado de la factura. Vt Indica si lleva Vencimientos la factura. Info Validación Un campo texto que indica lo ocurrido en el paso por el servidor OCR. COLORES:

Correcto.

Cuenta Cliente/Proveedor Nuevo, varias Cuentas Gastos/Ingreso.

Problemas al pasar por el servidor OCR.

Podemos ver que las Facturas con las Columnas Datos y Asientos en VERDE, muestra el Asiento creado y listo para exportarlo a Sage Despachos que vemos en la ventana “Asientos”.

En este punto podemos hacer doble clic en una factura para modificarla o comprobarla.


Página 13 de 21

6. Aceptar, Modificar y Verificar.

Nos llegan dos tipos de facturas, una Completa que pudo rellenar todos los campos y otra que nos muestra que falta algún campo (Cliente/Proveedor, Cuenta de Gasto/Ingreso…)

• Factura Completa: El programa ha podido completar la factura y realizar el asiento.

• Factura a Completar: El programa no ha podido completar la factura y no ha creado el asiento. En este ejemplo vemos: o Un Proveedor Nuevo, lo daremos de Alta aquí y lo Exportaremos al Plan Contable de Sage

Despachos dándolo de alta también en Sage Despachos. Asignamos la Cuenta de Gasto y la Cuenta de IVA (Al crear la Cuenta de Proveedor coge la predefinida en Sage Despachos).


Página 14 de 21

Rellenamos

6.1. MODIFICAR: Dar de Alta a un Cliente o Proveedor:

Nos ponemos sobre el Campo (Emisor o Receptor) que sale con el “sol Amarillo” y pulsamos en la parte superior la opción “Nueva Cuenta”.

En la ventana que se aparece “Cuenta Contable”, en el campo Código rellenamos los 3 ó 4 primeros dígitos de la Cuenta a crear y pulsamos <TABULADOR>, nos terminará por rellenar el número de cuenta libre del Plan Contable. Seguidamente pulsamos el botón Incorporar datos factura y nos rellenara los campos de Nombre Y CIF. Pulsamos Guardar.

Aparece la siguiente pantalla ya creado el Cliente/Proveedor, nos pide ahora la que cuenta de Gastos/Ingreso. Al final pulsamos Guardar Cambios.

1

3

4

1

2

5

2

Rellenamos


Página 15 de 21

Cuando tengamos todas las facturas con las dos columnas en VERDE, podemos Verificar y Exportar:

6.2. VERIFICAR:

Pulsar “Verificar antes de contabilizar” “Verificar todas las facturas”, para controlar que están en el Periodo Contable (2) correcto y por si nuestro cliente nos ha enviado facturas que ya nos envió tiempo atrás, evitamos duplicar (3).

Aparecerá el “Visto Bueno” en la columna Validación, ya podemos Exportarlas a Sage Despachos.

1

2

3

4


Página 16 de 21

7. Exportar a SAGE.

Ahora Exportamos a Sage Despachos las Facturas:

Pulsar “Exportar a programa contable” “Exportar todos”, y pulsamos el botón de Exportar.

Al finalizar la Exportación mueve las Facturas a la carpeta “Exportados”, nos pone el icono

preguntándonos si hemos ido a Sage Despachos a Importar.

Iríamos al Conector de Sage Despachos a Importar estas facturas.

2

1

3


Página 17 de 21

EN SAGE DESPACHOS

8. Importar a SAGE.

En Sage Despachos vamos a “Importar” para recoger los asientos generados y cuentas creadas nuevas.

Por Inicio, Empresas y Datos Generales, Administrador de la aplicación, Import./export. de datos, Gestor de Importación, Importar.

Se incorporan los asientos y cuentas nuevas al programa contable.


Página 18 de 21

VOLVEMOS A UBYQUO

9. Comprobar la Exportación a SAGE.

¡OJO! Debemos volver al programa y pulsar “Comprobar Facturas Pendientes” dentro de la Carpeta Exportados en la pestaña Facturas. Así comprobamos que realizamos el paso de Importar en Sage y Sincronizamos las Facturas entre los dos programas, para poder utilizar desde Sage la opción de “Visualizar Documento Asociado”, nos muestra la Factura.

Ahora podemos volver a la Pestaña Documentos, aparecen nuestras facturas con el número de asiento asignado por Sage Despachos.

2

1


Página 19 de 21

Ahora podemos ver en detalle los asientos pulsando “Detalles”.

1


Página 20 de 21

EN SAGE DESPACHOS

10. Visualizar documento asociado en SAGE.

En Sage podemos visualizar la imagen de las facturas que han sido procesadas por Digital Docs.

Posicionarnos sobre la factura y pulsamos el icono y la ventana que abre pulsar “Ver Documento”.

Introducimos nuestro Usuario y Contraseña de Digital Docs, y cuando nos muestre la imagen pulsamos “Opciones de acceso”, pulsamos recordar usuario y contraseña, no la volverá a pedir en futuras ocasiones.

1

2

3


Página 21 de 21

ANEXO:

Configuración recomendada Servidor

Característica

Servidor Volumen Bajo / Medio

Servidor Gran Volumen (*)

Límites aprox.

Hasta 10 usuarios Hasta 50.000 facturas/año Hasta 50.000 movimientos/año

Sobrepasa algún límite

Sistema Operativo

Windows 10

Windows 2016

Procesador

Intel i7 – 7ª generación

Intel Xeon E5-2650L v4

Memoria RAM

12 Gb

24 Gb

Disco Duro

2 discos duros SSD 256Gb en RAID

2 discos duros SSD 512Gb en RAID

(*) Para servidores virtuales, esta es la recomendación del HW sobre el que debe correr.

Configuración recomendada Puestos

Característica

Configuración mínima

Configuración óptima

Sistema Operativo

Windows 7

Windows 10

Procesador

Intel i3

Intel i7 – 7ª generación

Memoria RAM

4 Gb

8 Gb

Monitores

1 monitor 19”

2 monitores 21”

Equipos compatibles

Equipos compatibles

Equipos NO compatibles

Windows 7, 8, 10 Windows Server 2008 R2, 2012, 2016

Windows XP, Vista Windows Server 2003

Todos los equipos donde vaya a utilizarse Ubyquo deben tener mínimo Framework 4.6 instalado.

El servidor debe tener abierto el puerto 3069 (TCP/IP).

Recomendable tener los equipos con todas las actualizaciones de Windows.

ubyquo facturas sage guÍa rÁpida · guia rapida ubyquo facturas – sage [email protected] 91...

Documents