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Servicio Nacional de Aprendizaje – SENA

Regional Cundinamarca Centro de Desarrollo Agroempresarial

CURSO DE ARTICULACION SENA – INSTITUCIÓN EDUCATIVA Programa de formación: Técnico en Asistencia Administrativa

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ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE Nº 01. Li. Hugo Efraín Ortiz Herrera

Para el logro de los resultados de aprendizaje usted debe: 1. Realizar la lectura: LA CARTA COMERCIAL. En ella encontrará la importancia que tiene la redacción comercial a fin de mejorar la calidad de distintos procesos en las organizaciones: la comunicación interna y externa de las empresas.. Interprete las herramientas allí planteadas, mapas conceptuales y diagramas que le permitirán elevar el nivel de comprensión. Como evidencia de desempeño, desarrolle el taller de comprensión de lectura planteado en el anexo 1.

TALLER 1. ¿Explique en un breve escrito cuál es la utilidad de la carta comercial? 2. ¿Cual es el valor, la ventaja y el alcance de la palabra escrita? 3. Explique en media página cuáles son los propósitos de la correspondencia comercial. Agregue cualquier idea personal. 4. Para cada una de las situaciones expuestas a continuación, explique qué clase de carta comercial debería escribirse. Ejemplo, Para pedir que le abran una cuenta de crédito, usted escribiría una carta de solicitud.

A. Para pedir informes a un colegio. B. Para vender un nuevo modelo de máquina de coser. C. Para quejarse por haber recibido en mal estado un radio que pidió. D. Para solicitar empleo en una empresa. E. Para felicitar a un amigo que ha sido elegido presidente del Club. F. Para contestar una cotización G. Para rechazar un pedido de solicitud de crédito que se nos ha efectuado. H. Para hacer un pedido de 1500 resmas de papel I. Para recordar a un cliente que el pago de su cuenta está pendiente. J. Para enviar a un cliente un catálogo que pidió.

5. Redacte una carta para pedir referencias al Banco Davivienda sobre la empresa Genfar S.A. Que solicita a su compañía Kimberly un crédito por $700.000 6. Escriba una carta para dar referencias positivas y detalladas de la Empresa Papeles del Valle S.A. La cual durante ocho años ha comercializado con ustedes, con base en pedidos a crédito. 7. Escriba las diferencias entre un memorando y una circular. Y diga ¿cuándo se escribe un memorando?

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8. Con la ayuda del diccionario busque el significado de las siguientes palabras y escriba una oración con cada una de ellas: promediar, cotizar, cotejar, póliza, catastro, rescindir, concertar, aval, reclamación. 9. Describa las características entre el estilo bloque y bloque extremo de una carta. 10. Redacte una carta a la empresa Ebel solicitando aporte en especie para premiar los mejores proyectos de 1005. REDACCION COMERCIAL. La comunicación escrita es la carta de presentación ante los demás, ella transmite las deficiencias o la calidad profesional de su autor, de tal manera que su elaboración debe ser impecable, libre de errores ortográficos, estéticos o técnicos. Lo más importante debe ser su armoniosa distribución en la hoja de papel. Etimológicamente, redactar significa poner en orden, compilar, consiste en poner por escrito los pensamientos o conocimientos previamente ordenados. La redacción es un escrito en el que se desarrolla de una manera completa, clara y precisa un tema determinado dentro de unos determinados límites de espacio. La redacción se propone combinar palabras, frases, oraciones y párrafos para dar forma a las ideas previamente elaboradas. En esto se diferencia de la composición, donde los elementos se crean y combinan con absoluta libertad y con mayor dosis de originalidad. Así, se dice que se componen cuentos, novelas, poemas, ensayo, pero se redactan cartas, informes, notas, mensajes electrónicos y otros escritos similares. La necesidad de redactar es imperiosa en cualquier actividad de la vida moderna y no sólo para los escritores. Sabido es que quien consigue expresarse mejor, quien logra hacerse entender con mayor precisión tiene a su alcance recursos más poderosos para abrirse camino en las relaciones con los demás. LA CARTA COMERCIAL. Es una comunicación escrita, cuyo fin es establecer y mantener relaciones comerciales entre las organizaciones o entre éstas y las personas naturales. Es el documento más utilizado para vender, por escrito, la imagen de la empresa. Es el más importante de todos los documentos escritos que diariamente contribuyen a la buena marcha de los negocios. No sólo constituye el medio de comunicación más eficaz y el más usado, sino que es también una prolongación de la empresa, cuyo nombre y prestigio hace llegar hasta los lugares más remotos. Como el hombre de negocios no dispone del tiempo necesario para visitar a cada uno de sus clientes, competidores o amigos, el mejor medio de comunicarse con ellos es la carta. La Carta Comercial, que permite la comunicación de ciudad a ciudad, de país a país hasta de continente a continente; borra diferentas y tiende una especie de puente entre personas que a veces ni siquiera se conoce. Si no fuese por la carta, el hombre de negocios no podría mantener todos los contactos indispensables para la marcha de su empresa. Por medio de la correspondencia comercial se crean o impulsan, se mejoran o se restauran las operaciones comerciales.

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Características de la comunicación escrita. Una comunicación buena es una comunicación efectiva, esto es, aquella que logra plenamente el objetivo propuesto, que puede ser informar, exponer, persuadir, describir, promover, criticar o manifestar otros propósitos anímicos del hombre en su vida cotidiana. Una buena comunicación quedará establecida cuando el receptor o destinatario haya comprendido nuestro lenguaje y logremos de él la respuesta correspondiente. Quiere decirse que toda comunicación escrita debe reunir algunas cualidades primordiales: Claridad. Una comunicación clara es aquella que no deja lugar a dudas respecto a su significado. Claridad quiere decir también pensamiento limpio, que no da lugar a equívocos o malentendidos. Esta claridad es en gran parte el resultado de usar palabras con propiedad y de emplear la sintaxis correcta siguiendo el orden lógico de nuestro pensamiento al escribir. Una comunicación clara es la que penetra sin esfuerzo en la mente del receptor. Concisión. Una comunicación concisa es la que emplea el menor número posible de palabras para expresar los conceptos. En una comunicación concisa no hay lugar para lo superfluo, para la verborrea o bla-bla-bla. La palabrería ha sido eliminada y sólo quedan ideas densas, esto es, líneas, palabras o frases llenas de sentido. Sencillez y naturalidad. Una comunicación con estas cualidades es la que carece de afectación y de rebuscamiento, es una comunicación llana, que utiliza palabras y frases de fácil comprensión y rehúye lo artificioso. Totalidad. Una buena comunicación jamás deja al destinatario la impresión de que el mensaje es incompleto. La comunicación debe incluir todas las ideas esenciales relacionadas con el tema. Escribir es escribir y hablar es hablar. Hay quienes insisten en que la naturalidad en la escritura se logra escribiendo como se habla. Pero ¿el habla cotidiana es un modelo a seguir? ¿Es deseable escribir como se habla? Escribir es escribir y hablar es hablar. La frase escrita no es la frase hablada. La actitud psicológica de la persona cuando habla es distinta de cuando escribe. Es cierto que la lengua escrita se ve a menudo enriquecida con expresiones de la lengua hablada, pero en general hablamos con descuido y contamos de antemano con cierta distracción del oyente. En cambio, ante la hoja en blanco, sentimos la responsabilidad de saber que lo escrito queda así para siempre. A quienes sostienen que se debe escribir como se habla, convendría también recordarles aquel otro dicho popular “Habla como un libro”, frase que evidencia la administración que el pueblo profesa al habla literaria. Valor de la palabra escrita. Lo escrito por lo común más valor comercial que lo simplemente dicho. Las empresas comerciales acostumbran conservar copia de todo documento escrito recibido o despachado, ya que si la gerencia es el cerebro de una compañía, el archivo es su memoria. Las cartas son los testimonios de la historia misma de una compañía. Por otra parte, como lo escrito perdura, se necesita tener un buen dominio de la redacción para expresarse con claridad y sin caer en equívocos. Muchas veces una expresión aceptada en la conversación cambia totalmente de carácter al ser colocada sobre el papel. Por ejemplo, podemos oír a alguna persona dirigirse a otra en tono amistoso o de broma con una expresión como “no seas tonta”, sin que la persona aludida se ofenda y sin que se altere la cordialidad de la charla. Pero es casi seguro

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que la misma palabra ofendería a la misma persona al encontrar esa misma expresión escrita en una carta; la camaradería, que descansa en el tono de la voz, se habría desvanecido. Ventaja de la palabra escrita. La persona que escribe está en condiciones ventajosas con respecto a la persona que habla. Cuando se escribe se dispone de tiempo necesario para pensar, planear y organizar las ideas, consultar diccionarios, fuentes y conocedores; corregir, resumir y concretar los diferentes puntos de vista. Todo ello nos permite expresarnos con mayor claridad y eficacia que cuando, al hablar, estamos apremiados por la recepción instantánea de un interlocutor. Alcance de la palabra escrita. La correspondencia de las grandes figuras de la literatura, la ciencia, la filosofía y la historia revela un aspecto más íntimo y detallado de su personalidad que el expuesto a través de sus mismas obras. De igual manera, las cartas comerciales revelan la personalidad del individuo y la seriedad de la empresa que representa; gracias a ellas, los demás podrán formarse un determinado concepto. Propósitos de la correspondencia comercial. Básicamente, los propósitos de la correspondencia comercial son establecer comunicación con las personas y entidades que interesan a la compañía y crear, mantener vivos e incrementar constantemente los negocios y el prestigio de la empresa. ESTILOS. El estilo está determinado por la ubicación horizontal que dentro del documento ocupen las líneas de número, fecha, asunto y datos del remitente. Los estilos más usados para la elaboración de la correspondencia son: Estilo bloque extremo. Como su nombre lo indica, todos los datos parten del margen izquierdo. Estilo bloque. Los datos del número, la fecha, el asunto y los datos del remitente, parten de la mitad de la hoja hacia la derecha. Las normas de redacción vistas en el capítulo anterior, son fundamental para el exitoso desarrollo de este tema EL MEMORANDO. Es una comunicación de carácter interno, destinada a transmitir información, orientaciones, pautas y recordatorios que agilicen la gestión empresarial. Márgenes: Izquierda y superior: 4 centímetros. Derecha e inferior: 3 centímetros. Partes del memorando. Identificación del documento. La constituye la palabra MEMORANDO, escrita o impresa en mayúsculas a 4 centímetros del borde superior de la hoja. Número de referencia. Constituido por el código de la dependencia (si lo hay) y el número del documento, a dos interlíneas de la línea anterior.

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Generalmente, la numeración de los memorandos es la misma del consecutivo de correspondencia, aunque pueden tener numeración independiente. Fecha. Se escribe la ciudad de origen y la fecha de envío, a dos interlíneas del número. Para. Es el destinatario. A tres interlíneas de la fecha se escribe el nombre y cargo o dependencia a donde se envía la comunicación. De. Es el remitente. Existen tres alternativas para su escritura: El nombre y el cargo. La dependencia El cargo de quien firma la comunicación. Asunto: Es la síntesis del contenido del memorando, la cual debe expresarse máximo en cuatro palabras. Las palabras: PARA. DE. ASUNTO, deben estar impresas o escritas en mayúsculas, separadas entre si por dos interlíneas, contra el margen izquierdo y seguidas de dos puntos. Texto. Se escribe a tres o cuatro interlíneas del asunto y se deja una interlínea ente líneas y dos entre párrafos. Despedida. Palabra o frase de cortesía que se escribe a dos interlíneas de la última línea del texto, contra el margen izquierdo. Firma. Se ubica entre cuatro y seis interlíneas de la despedida, contra el margen izquierdo, en el estilo bloque extremo, o de la mitad de la hoja, hacia la derecha, en el estilo bloque. Esta línea guarda estrecha relación con la forma como se haya citado el remitente en la parte superior del memorando, es decir, el dato correspondiente a la expresión DE:, así:

Parte superior Parte inferior

El nombre y el cargo Solamente firma La dependencia Nombre y cargo El cargo de quien firma la comunicación Nombre

Líneas especiales Copia. Esta palabra se escribe con mayúscula inicial, seguida de dos puntos, a dos líneas interlíneas de la firma y contra el margen izquierdo. Copia: Señor Jairo Ortiz, Administrador Anexo. Se debe detallar en el texto y al final del memorando, a dos interlíneas de la última línea de escritura. Se indica el número de anexos, precedido de la palabra Anexo (o anexos) escrita con mayúscula inicial, seguida de dos puntos.

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Anexo: uno (dos hojas) Iniciales del transcriptor. Se escribe contra el margen izquierdo, a dos interlíneas de la última línea escrita. Mujer. Nombre e inicial del apellido Aura O. Hombre. Inicial del nombre y apellido J. Ortiz LA CIRCULAR. Es una comunicación de carácter general o normativo, utilizada para dar a conocer un mismo contenido a varios destinatarios. Circular interna o general. Identificación del documento y número, estos términos se escriben a una interlínea de los cuatro centímetros del margen, centrados y con mayúscula. Circular 001 El número no lleva el símbolo #, ni la abreviatura No. Su numeración puede ser independiente o corresponder al consecutivo de correspondencia. Fecha. Debe indicar la ciudad de origen y la fecha de despacho. La ubicación de esta línea dependerá del estilo elegido (bloque o bloque extremo). Se escribe a tres interlíneas de la identificación del documento. Destinatario o grupo destino. Este grupo se escribe a tres interlíneas de la fecha, contra el margen izquierdo y con mayúscula.

PARA TODO EL PERSONAL ASUNTO. Es la síntesis del contenido de la circular (es opcional). Se escribe a dos interlíneas del grupo destinatario, con mayúscula inicial y preferiblemente con cuatro palabras. Asunto: nuevo horario TEXTO. Se inicia a tres o cuatro interlíneas de la última línea que se haya escrito. Partirá del margen izquierdo, escrito a interlínea sencilla. Debe redactarse en forma impersonal o tercera persona del singular: Se informa que….. La gerencia invita …… DESPEDIDA. Se escribe a dos interlíneas de la última línea del texto y contra el margen izquierdo. Se usa una palabra o frase de cortesía para finalizar. Atentamente,

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Cordialmente, REMITENTE. Comprende nombre, cargo y firma del funcionario autorizado. El nombre se escribe con mayúscula, a cuatro o seis renglones de la línea de despedida; el cargo va a una interlínea del nombre y sin centrar. La ubicación de estos datos se realiza de acuerdo con el estilo elegido. La firma debe ser original, sólo se justifica no hacerlo cuando la cantidad de circulares sea excesiva. Líneas especiales. Son la que corresponden a los anexos e identificación del transcriptor; se escriben de acuerdo con las indicaciones vistas en la carta comercial. Recomendaciones. La circular no utiliza la línea de copias. En circulares de poca extensión es posible dejar interlínea y media y tres entre párrafos. Para circulares se pude tener papelería especial. Circular externa o carta circular. Para la elaboración se rige por las misma normas de la carta comercia. Se dejarán de 10 a 12 interlíneas en blanco a partir de la fecha, donde después de elaborada la circular se ubican los datos del destinatario, así: A tres o cuatro interlíneas de la fecha va el tratamiento; las restantes interlíneas en blanco se utilizaran para los demás datos. Recomendaciones. La numeración puede ser la del consecutivo de correspondencia o tener numeración independiente para circulares. El texto debe redactarse en primera persona del singular o del plural (yo, o nosotros), en forma breve, clara, sencilla y cortes. EL ACTA. Es una comunicación escrita que resume fiel y objetivamente los asuntos tratados en una reunión, así como compromisos y acuerdos a los cuales se llega. En ciertos casos, por disposiciones legales, es necesario registrar algunas, ante entidades regulares como cámaras de Industria y comercio, superintendencias de sociedades, superintendencias bancarias, etc. Partes. Identificación de la empresa o dependencia. Por lo general esta impresa y corresponde a la misma razón social o dependencia donde se produce. Si se utiliza papel blanco, debe escribirse centrado y con mayúscula. Nombre de la reunión. Se refiere al tipo de reunión (asamblea, junta, comité) y su naturaleza. Debe escribirse a tres renglones de la razón social, con mayúsculas y centrado.

JUNTA DIRECTIVA COMITÉ DE CAPACITACION

ASAMBLEA EXTRAORDINARIA DE SOCIOS Identificación del documento. ACTA va con mayúsculas, centrado y a dos interlíneas del nombre de la empresa o dependencia, seguido del número consecutivo que le corresponde. No debe utilizarse ni

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símbolos ni abreviaturas de números, así: ACTA 20, ACTA 230. Los datos que se relacionan a continuación, forman parte del encabezamiento del acta. Se escriben contra el margen izquierdo, con mayúsculas y se dejan dos renglones entre un dato y otro. Fecha. El nombre de la ciudad se coloca seguido de coma y la fecha completa, así como se utilizó para la correspondencia, a once espacios de la palabra FECHA y a tres renglones de la identificación del documento. Los once espacios son para alineas todos los datos del encabezamiento que terminan con el orden del día sí: FECHA: (11) Santafé de Bogotá, 30 de octubre de 2011 HORA. Se coloca la hora de iniciación de la reunión, alineada con la ciudad de la fecha. También es correcto colocar la hora de iniciación y terminación de la reunión así: HORA: Diez de la mañana, 16:30 horas De 09:30 a 12:00 horas De 14:00 a 16:00 horas LUGAR. Corresponde al sitio en donde se realiza la reunión. Va a nueve espacios de la palabra LUGAR. LUGAR. Sala de Juntas Auditorio de la compañía Oficina de Planeación ASISTENTES. Es la relación de las personas que asisten a la reunión. Se escriben a cuatro espacios de la palabra ASISTENTES. Los nombres deben ir con mayúscula inicial, con tratamiento y cargo, bien de la reunión o el que desempeña en la organización, este último separado por como y a interlíneas sencilla. Dependiendo del tipo de reunión, debe tenerse el siguiente orden: 1. Por orden jerárquico. 2. En igualdad de jerarquía, orden alfabético. 3. Representantes de otras empresas, orden de jerarquía o alfabético de las empresas así: ASISTENTES: Doctor Jairo Silvio Ortiz Herrera Doctora Ligia Olaya Huertas Ingeniero Alex Fernando Vergara Jefe de Negocios señora Carmen Sánchez Castro Cuando los asistentes pasen de 10, pude elaborarse una lista aparte, en orden alfabético, como anexo uno del acta. Al frente e la palabra ASISTENTE se especifica.

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ASISITENTES: Lista anexa (20) personas. En estos casos pueden agruparse a nivel del subtítulo, las personas que tienen la misma denominación de cargos, así: ASISTENTES: Jefes de Departamento Doctor Jonatan Cabezas Bohórquez, Compras

Ingeniero Alberto Sarmiento, Obras

Jefes de Sección Doctor Albeiro Castro, Mercadeo. Doctora Aura Esther Ortiz, Producción Señora Olga Lucía Ramírez, Diseño INVITADOS. Cuando los hay, se relacionan frente a la palabra INVITADOS, a cinco espacios, siguiendo el estilo empleado para relacionar asistentes. AUSENTES. Su escritura es igual a la de los casos anteriores, adicionando el motivo de la ausencia. AUSENTES. Doctora Consuelo Martínez P. Representante del Sena Calamidad doméstica. ORDEN DEL DIA. Es la relación de todos los temas que se tratarán en la reunión, identificándolos con números arábigos; se escriben a dos espacios de la palabra Orden del día y se relacionan a doble interlíneas alineados verticalmente. Cuando un tema ocupe dos renglones, el segundo se escribe alineado con los otros temas. DESARROLLO. Esta palabra se escribe con mayúsculas contra el margen izquierdo, a tres renglones del orden del día. Los temas analizados y las conclusiones a las que se llegó se van citando uno por uno, con mayúscula fija y contra el margen izquierdo. Se debe conservar el mismo orden del temario previsto para la reunión. DESARROLLO

1. LECTURA DEL ACTA 07: Una vez leída el acta, fue aprobada sin ninguna modificación. 2. ANALIS EJECUCION PRESUPUESTAL: Texto de las conclusiones, compromisos y recomendaciones

que surgieron al respecto. Todas las actas de reuniones de trabajo se inician con la lectura y aprobación del acta de la reunión anterior. Cuando las actas corresponden a asambleas de socios o juntas directivas de sociedades, el punto número uno, por norma, es la verificación del quórum.

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PROXIMA REUNION. Muchas reuniones ordinarias de trabajo denominadas comúnmente comités, obedecen a una programación establecida; es allí donde se recuerda la fecha de la siguiente reunión y se consigna la hora y el sitio de la misma, cuando se tienen esos datos. PROXIMA REUNION. 11 de junio de 2007, a las 10:00 horas en la Oficina de Planeación del Éxito. FIRMAS. El acta debe ir firmada por los asistentes a la reunión como constancia de lo acordado. Los nombres se escriben a dos columnas, con mayúscula inicial. Entre cada uno de los nombres se dejan cuatro interlíneas para las firmas. Cuando el número de asistentes es impar el último nombre va centrado. Es importante tener en cuenta que en la página donde termina el desarrollo de los temas, deben quedar como mínimo dos firmas. Cuando el espacio no es suficiente en la misma página, es necesario escribir la expresión: pasan firmas, seguida de dos puntos, en el margen inferior derecho. SEGUNDA HOJA Y PÁGINAS SIGUIENTES. A partir del margen izquierdo, a ocho renglones del borde de la hoja, se escriben los siguientes datos: nombre de la reunión e identificación del documento, separados por guión: contra el margen derecho, el número de hoja. A fin de garantizar el cumplimiento de los compromisos definidos en la reunión, conviene elaborar un resumen en donde se relacionan: actividades, responsables y fecha de cumplimiento, el cual se envía a los interesados. INFORMES. Los informes son el producto de actividades realizadas en cumplimiento de labores específicas. Por lo tanto, podría decirse que son esporádicos, pero pueden suceder que haya programaciones de actividades con alguna periodicidad y que deben ser informadas por escrito; esta clase de informe se llama periódico. Dependiendo del tipo de actividad, del objetivo del trabajo y de su magnitud, es posible que su presentación pueda hacerse a nivel de carta o memorando, para lo cual se utilizan las técnicas descritas en la elaboración de tales documentos. Por lo general, el informe se trabaja primero en borrador. Se parte por formular un plan donde se consignan todos los puntos que se van a tratar. Para facilitar su lectura y comprensión, debe apoyarse en gráficas, tablas o cuadros, ya que la información así presentada, aparte de ahorrar espacio y tiempo, resulta más amena por la facilidad para visualizarla en forma global. PARTES. IDENTIFICACION DE LA EMPRESA. El nombre de la empresa se escribe con mayúsculas, contra el margen izquierdo, a 8 renglones del borde de la hoja (4cm).

FUNDACION CARVAJAL S.A. COLEGIO DEPARTAMENTAL DE SESQUILE

DEPENDENCIA. Corresponde a la sección, departamento o división donde se origina el informe. Se escribe con mayúscula inicial, a dos renglones de la razón social. NUMERO O CODIGO. Cuando exista código de la dependencia o codificación especial de los informes, se escribe en la misma línea de la dependencia, al extremo derecho.

DIVISION FINANCIERA DF07-07

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DEPARTAMENTO DE MERCADO 30-038 TITULO DEL INFORME. Se refiere al tema que trata el informe. Se escribe a cuatro renglones de la dependencia, con mayúsculas y centrado.

EL FOLCLOR COLOMBIANO DEMANDA DE TEXTOS COMERCIALES

FECHA. Se escribe contra el margen izquierdo a cuatro interlíneas del título, así: Ciudad, día, mes, año. NOMBRE DE LOS RESPONSABLES. Los nombre de las personas responsables del contenido del informe se escriben con mayúsculas inicial, precedidos por la expresión: Elaborado por o Presentado por, a dos renglones de la fecha. Elaborado por: Amparo Grisales Castañeda Fabio Valencia Bustamante José Carlos Musolini OBJETIVO. Se registra lo que se pretende con la actividad sobre la cual se está informando. La palabra Objetivo se escribe con mayúsculas, seguida de dos puntos, hacia el margen izquierdo, entre tres y cuatro renglones después de los responsables. Inmediatamente después se consigna el mismo. OBJETIVO. Conocer la opinión de los estudiantes egresados el semestre anterior. HOJA DE VIDA. La presentación de los datos personales y profesionales es definitiva en el proceso de búsqueda de empleo En algunos casos las organizaciones tiene su formato definido, en otros solicitan se diligencien formatos que se encuentran en el mercado. Hoy día es usual que soliciten el envío de una hoja de vida, en tal caso es necesario saber cuáles son los datos mínimos que deben relacionarse. Las secciones más importantes de una hoja de vida son: los datos personales o de identificación, los estudios, la experiencia laboral y las referencias. Los datos deben consignarse en este orden, en dos columnas. DATOS PERSONALES. Como mínimo se incluyen los nombres y apellidos, edad (opcional), ciudad y fecha de nacimiento, nacionalidad, documento de identidad, estado civil, dirección y teléfono, a dos interlíneas y en dos columnas. NOMBRE HUGO EFRAIN ORTIZ HERRERA EDAD 69 AÑOS FECHA DE NACIMIENTO ENERO 12 DE 1942 NACIONALIDAD COLOMBIANA DOCUMENTO DE ID. C.C. 167.013 de Bogotá ESTADO CIVIL DIVORCIADO

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DIRECCION RESIDENCIA Avenida suba 154 F -15 TELEFONO 6859031 EDUCACION. Se relacionan el nivel, título obtenido, institución, ciudad y año, así como otros cursos realizados –con la respectiva entidad y año, a una interlínea, entre cursos van dos interlíneas, también a dos columnas. PUBLICACIONES. Cuando se han escrito artículos, libros u otro tipo de publicación, deben relacionarse al extremo derecho el nombre de la publicación y al extremo derecho la entidad para la cual se publico, el año. ESPERIENCIA. Es la relación de los cargos desempeñados, en qué entidad y por cuanto tiempo ( o los años. REFERENCIAS. Dependiendo de las exigencias pueden relacionarse referencias laborales, personales, familiares, comerciales. Deben especificarse nombre, cargo y entidad o profesión, dirección y teléfono donde pueden comunicarse, para confirmar la información. FECHA. Hacia el margen izquierdo siempre debe colocarse la fecha de elaboración de la hoja de vida e igualmente debe firmarse, por lo general del centro de la hoja a la derecha, después de la fecha. CONSTANCIA. Es una comunicación que prueba la certeza y exactitud de un hecho actual. Se elabora en papel tamaño carta, con membrete. Partes. Número. Es posible que la empresa lleve un control de las constancias que expide; esta numeración debe ser independiente de la utilizada para la correspondencia. Cuando sea una exigencia de la empresa, se coloca en la parte superior derecha a tres interlíneas del membrete. Nombre del cargo de la persona que firma la constancia. Se escribe centrado, con mayúsculas, precedido del artículo EL o LA, a tres interlíneas del número.

EL JEFE DE LA DIVISION LEGAL LA DIRECTORA DE PERSONAL

La expresión Hace constar. Al igual que el cargo del responsable de la firma, se escribe con mayúsculas, centrada y seguida de dos puntos, a tres interlíneas del cargo. Texto. El primer párrafo se inicia a 4 interlíneas de la expresión Hace Constar, con la conjunción Que seguida del tratamiento (señor, doctora, etc.), el nombre completo de quien se va a suministrar los datos, con el número de documento de identidad y el hecho que se va a hacer constar.

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Por razones de seguridad, debe escribirse a una interlínea. Como segundo párrafo se aclara el motivo de su expedición. FECHA. Se coloca a tres interlíneas del último renglón del texto contra el margen izquierdo así: ciudad, día, mes, año. También pude escribirse a dos interlíneas del número cuando se numeran, o en lugar del número, cuando no se utiliza la numeración. Pude ir en estilo bloque extremo o bloque. NOMBRE DE QUIEN FIRMA. El nombre de la persona que firma la Constancia, es decir, el titular del cargo de la dependencia que la origina, se escribe con mayúsculas. Su ubicación depende del estilo elegido. IDENTIFICACION DEL TRANSCRIPTOR. Las iniciales de quien elaboró la constancia se escriben a dos o tres interlíneas del dato anterior. Nombre e inicial del apellido si es mujer o inicial del nombre y apellido si es hombre.

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