guía del usuario de application connectors · guía del usuario de application connectors 3. tabla...

Guía del usuario de ApplicationConnectors

Versión 6.0Julio de 2007

Tabla de contenido

Capítulo 1 Información general sobre Application Connectors ............................... 7

Capítulo 2 Iniciar sesión en un repositorio .............................................................. 9Cerrar sesión .............................................................................................. 10Cambiar la contraseña................................................................................. 10Iniciar sesión con otro nombre de usuario .................................................... 10Iniciar sesión en otro repositorio.................................................................. 10Ver la versión de Application Connectors y otra información......................... 11

Capítulo 3 Trabajar con documentos ...................................................................... 13Crear nuevos documentos........................................................................... 13

Usar el cuadro de diálogo de selección ..................................................... 14Crear nuevas carpetas ................................................................................. 15Definir las propiedades para un documento ................................................. 16

Fichas comunes en pantallas de propiedades............................................ 17Definir los permisos de un documento ......................................................... 17Editar un documento .................................................................................. 20

Información general sobre los documentos virtuales ................................. 20Guardar y registrar un documento............................................................... 21Guardar un documento y mantenerlo retirado.............................................. 22Cancelar la retirada de un documento.......................................................... 22Eliminar un documento o carpeta ................................................................ 23Ver una copia de un documento sin retirar el documento .............................. 24

Ver todas las ubicaciones a las que está enlazado un documento................ 24Ver todas las versiones de un documento ................................................. 25Ver todas las copias de un documento...................................................... 25

Copiar un documento dentro del repositorio o copiar undocumento externo en el repositorio ............................................................ 26Sobrescribir un documento con otro............................................................. 26Crear un enlace de un documento a otro ...................................................... 28Insertar el contenido de un documento en otro ............................................. 29Enviar un enlace a un documento a través del correo electrónico ................... 29

Capítulo 4 Trabajar con mensajes de correo electrónico ....................................... 31Guardar un mensaje de correo electrónico en el repositorio ........................... 31Guardar un anexo en el repositorio.............................................................. 32Ver un mensaje de correo electrónico ........................................................... 32

Capítulo 5 Buscar ................................................................................................... 35

Guía del usuario de Application Connectors 3

Tabla de contenido

Capítulo 6 Enviar flujos de trabajo y flujos rápidos ................................................ 39Información general sobre flujos de trabajo .................................................. 39Iniciar un flujo de trabajo para enrutar un documento a otrosusuarios ..................................................................................................... 39Iniciar un flujo rápido para enviar un documento a otros usuarios ................. 41

Capítulo 7 Mover documentos a través de los ciclos de vida ................................. 43Información general sobre los ciclos de vida ................................................. 43Asignar ciclos de vida ................................................................................. 43Promover documentos al siguiente estado del ciclo de vida........................... 44Devolver un documento al estado anterior del ciclo de vida .......................... 44Separar un ciclo de vida de un documento ................................................... 45Suspender un documento de su estado de ciclo de vida actual....................... 45Reanudar el ciclo de vida de un documento pausado .................................... 45

Capítulo 8 Definir preferencias ............................................................................... 47

Apéndice A Accesos directos del teclado ................................................................ 49

4 Guía del usuario de Application Connectors

Tabla de contenido

Lista de tablas

Tabla 3–1. Fichas comunes en pantallas de propiedades.................................................... 17Tabla 3–2. Información de registro................................................................................... 21Tabla 3–3. Información de registro................................................................................... 27Tabla 5–1. Utilizar operadores en una búsqueda............................................................... 35Tabla 6–1. Opciones de flujo rápido ................................................................................. 41Tabla 8–1. Preferencias generales..................................................................................... 47Tabla 8–2. Preferencias avanzadas ................................................................................... 48Tabla A–1. Accesos directos del teclado ............................................................................ 49


Tabla de contenido


Capítulo 1Información general sobre ApplicationConnectors

EMC Documentum Application Connectors le permite tener acceso a un repositorio de Documentumdesde una aplicación de Microsoft Office. Un repositorio de Documentum almacena y gestionadocumentos.

Cuando se instala Application Connectors, aparece el menú Documentum en una o más de lasaplicaciones siguientes:

• Excel• Outlook• PowerPoint• WordSi ejecuta Office 2007, el menú Documentum aparece para Excel, PowerPoint y Word al hacer clic

en .

En esta guía se describe el comportamiento de la interfaz predeterminada de Application Connectors.Su instalación podría personalizarse y ser diferente de la que se describe aquí.


Información general sobre Application Connectors


Capítulo 2Iniciar sesión en un repositorio

Este procedimiento le permite iniciar sesión en todas las aplicaciones que utilizan ApplicationConnectors. No necesita este procedimiento si utiliza una aplicación basada en explorador (comoWebtop) para acceder a los repositorios y si utiliza las credenciales guardadas. Si ése es el caso, suscredenciales guardadas le permiten iniciar sesión automáticamente.

Si otro usuario ha iniciado sesión actualmente en este equipo, Application Connectors cerrará dichasesión al iniciar la suya.

Para iniciar sesión, debe disponer de la siguiente información:

• Nombre del repositorio. Un repositorio almacena documentos.• El nombre de usuario y la contraseña para el repositorio• El nombre de dominio de Microsoft Windows NT (si procede)

Para iniciar sesión en un repositorio

1. Si ejecuta Office 2007, haga clic en . En caso contrario, omita este paso.

2. Si la pantalla de inicio no está aún abierta, seleccione Documentum > Iniciar sesióncomo.

3. Escriba el nombre de usuario y la contraseña para el repositorio. Ambos distinguenentre mayúsculas y minúsculas.

4. Seleccione el repositorio.

5. Para utilizar el modo de accesibilidad en lugar del modo normal, haga clic enOpciones de accesibilidad adicionales. El modo de accesibilidad proporcionaexploración lineal en lugar de menús.

6. Haga clic en Inicio de sesión.

7. Haga clic en Aceptar.


Iniciar sesión en un repositorio

Cerrar sesiónPara cerrar sesión en todos los repositorios en los que ha iniciado sesión


2. Seleccione Documentum > Cerrar sesión.

3. En el mensaje de confirmación, haga clic en Aceptar.

Cambiar la contraseñaPara cambiar la contraseña que utiliza para tener acceso al repositorio


2. Si aún no ha abierto la pantalla de inicio, seleccione Documentum > Iniciar sesióncomo.

3. En la pantalla de inicio de sesión, haga clic en Cambiar contraseña.

4. Escriba su contraseña actual.

5. Escriba dos veces su nueva contraseña. Las contraseñas distinguen entre mayúsculasy minúsculas.

6. Haga clic en Aplicar.

Iniciar sesión con otro nombre de usuarioCuando un usuario ha iniciado sesión en Application Connectors desde un equipo, otrousuario puede iniciar sesión desde ese mismo equipo, pero al hacerlo se terminará lasesión del primer usuario.

Para iniciar sesión como un usuario diferente, siga el procedimiento para Capítulo 2,Iniciar sesión en un repositorio utilizando un nombre de usuario y una contraseñadiferentes.

Iniciar sesión en otro repositorioPara iniciar sesión en otro repositorio, utilice el procedimiento para Capítulo 2, Iniciarsesión en un repositorio, asegurándose de seleccionar el nuevo repositorio.



Ver la versión de Application Connectors y otrainformación

Para ver el número de versión y otra información del producto


2. Seleccione Documentum > Acerca de Application Connectors.


Capítulo 3Trabajar con documentos

Crear nuevos documentosPara crear un documento nuevo a partir de una plantilla del repositorio


2. Seleccione Documentum > Nuevo a partir de una plantilla.

3. Si se le solicita que inicie sesión, hágalo. Si precisa instrucciones, consulte Capítulo 2,Iniciar sesión en un repositorio.

4. En la ficha Crear, siga este procedimiento:

a. Para seleccionar una ubicación para el documento distinta de la ubicación delrepositorio predeterminada, haga clic en Editar, a continuación, seleccione lanueva ubicación y, posteriormente, haga clic en Abrir.

b. Escriba un nombre para el nuevo documento.

c. En el campo Tipo, seleccione el tipo de objeto del repositorio. El tipo de objetodel repositorio determina las propiedades del documento. El tipo de objetopredeterminado es dm_document.Debe seleccionar un tipo de objeto de repositorio para el que haya plantillasdisponibles. Si el tipo no tiene ninguna plantilla disponible, este procedimientono se realizará correctamente.Para crear un nuevo documento para un tipo de objeto para el que no hayaplantilla, cree primero el documento en el equipo local y, a continuación, copieel documento en el repositorio y asegúrese de que selecciona el nuevo tipode objeto. Consulte Copiar un documento dentro del repositorio o copiar undocumento externo en el repositorio, página 26.

d. En el campo Formato, seleccione el tipo de aplicación que abre el documento.

e. En el campo Plantilla, seleccione la plantilla de repositorio en la que desea basarel nuevo documento. Si este campo no aparece, no debería intentar crear eldocumento. En tal caso, interrumpa este procedimiento.

f. Para agregar el documento a sus suscripciones, seleccione Suscribirse a estearchivo.


Trabajar con documentos

Para ver sus suscripciones, debe acceder al repositorio a través de una aplicaciónbasada en explorador, como Webtop.

5. En la ficha Información, edite las propiedades según corresponda. Si precisainstrucciones, consulte Fichas comunes en pantallas de propiedades, página 17.

6. En la ficha Permisos, defina los permisos según corresponda. Si precisa instrucciones,consulte Definir los permisos de un documento, página 17.

7. Haga clic en Aceptar.El nuevo documento se crea en el repositorio y se bloquea en su nombre. Eldocumento se descarga en su equipo y se abre.

Usar el cuadro de diálogo de selección

Para utilizar el cuadro de diálogo de selección

1. Para desplazarse a un elemento o abrir una ubicación, realice una o más de lassiguientes acciones:• Para abrir una ubicación diferente, haga doble clic en la ubicación.• Para regresar a una ubicación anterior, haga clic en la ubicación en la ruta de

exploración sobre la lista.

Para subir un nivel en el directorio, haga clic en (si está disponible).• Para buscar en un nodo de repositorio diferente, haga clic en el nodo en la

barra de exploración.• Para mostrar sólo esos elementos que comienzan con una cadena de caracteres

determinada, escriba dicha cadena en el cuadro de texto sobre la lista y haga

clic en Ir o en la .• Para restringir los tipos de elementos mostrados, seleccione un filtro distinto en

el menú desplegable encima de la lista.• Para ordenar elementos, haga clic en un encabezado de columna para ordenarlos

según esos criterios. Para invertir el orden, vuelva a hacer clic en el encabezado.• Para ver una página diferente en una lista de varias páginas, haga clic en las

flechas situadas debajo de la lista o escriba el número de una nueva página en elcampo Página. Para mostrar más o menos elementos por página, seleccione unnúmero en el menú Elementos por página.

2. Para seleccionar una ubicación, siga este procedimiento:

a. Si aún no lo ha hecho, abra la ubicación dentro del cuadro de diálogo de seleccióncomo se describió en el paso anterior. Se abre la ubicación si se muestran susdocumentos y carpetas.



b. Haga clic en Guardar.

c. Sáltese el resto del procedimiento.

3. Para seleccionar un elemento, siga este procedimiento:

a. Si todavía no lo ha hecho, desplácese hasta el elemento como se describióanteriormente.

b. Para seleccionar el elemento, siga uno de estos procedimientos:• Para seleccionar un solo elemento, haga clic en él.• Para seleccionar varios elementos adyacentes, haga clic en el primero, a

continuación, mantenga presionada la teclaMayús y haga clic en el últimoelemento.

• Para seleccionar varios elementos que no estén adyacentes, haga clic en cadaelemento mientras mantiene presionada la tecla Ctrl.

• Para anular la selección de un elemento, mantenga presionada la tecla Ctrly haga clic en el elemento.

• Para seleccionar un elemento, haga clic en él. Si el cuadro de diálogo incluyeun área a la que debe mover su opción, entonces hágalo haciendo clic en elbotón de flecha. Puede agregar varios elementos a esta área.

c. Dependiendo de qué botón esté disponible, haga clic en uno de los siguientes:Aceptar, Abrir, Guardar o Siguiente.

Crear nuevas carpetasPara crear una nueva carpeta


2. Abra un cuadro de diálogo de selección seleccionando primero Documentum ydespués uno de los comandos siguientes:• Abrir• Guardar como• Insertar > Enlace Web• Insertar > Objeto


4. Abra la ubicación en la que desee crear la nueva carpeta. Se abre la ubicación si semuestran sus documentos y carpetas.Si precisa más información sobre la apertura de una ubicación, consulte Usar elcuadro de diálogo de selección, página 14.



5. Haga clic en .

6. En la ficha Crear, escriba el nombre de la nueva carpeta.

7. Para suscribirse a la carpeta, haga clic enMostrar opciones y seleccione Suscribirsea esta carpeta.Para ver sus suscripciones, debe acceder al repositorio a través de una aplicaciónbasada en explorador, como Webtop.

8. En la ficha Información, edite las propiedades según corresponda. Si precisainstrucciones, consulte Fichas comunes en pantallas de propiedades, página 17.

9. En la ficha Permisos, especifique el acceso que tienen grupos y usuarios concretos ala carpeta. Si precisa instrucciones, consulte Definir los permisos de un documento,página 17.

10. Haga clic en Terminar.

11. Haga clic en Cancelar para cerrar el cuadro de diálogo de selección.

Definir las propiedades para un documentoPara definir las propiedades


2. Abra el documento y seleccione Documentum > Propiedades.

3. Realice los cambios según corresponda. La pantalla de propiedades puede incluirvarias fichas. Si precisa información detallada sobre las fichas más comunes, consulteFichas comunes en pantallas de propiedades, página 17.

4. Para guardar los cambios, haga clic en Aceptar.



Fichas comunes en pantallas de propiedades

Tabla 3-1. Fichas comunes en pantallas de propiedades

Ficha Descripción

Ficha Información Para editar propiedades, siga uno de estos procedimientos:

• Escriba un nuevo valor en el cuadro de texto de lapropiedad.

• Marque la casilla de verificación de la propiedad.• Haga clic en Editar, en Seleccionar o en el botón de

calendario situado junto a la propiedad y, a continuación,siga uno de estos procedimientos:

— Escriba el nuevo valor, haga clic en la flecha derecha ydespués en Aceptar.

— Elija el nuevo valor en la lista o en el cuadro de diálogo.Para obtener instrucciones acerca de cómo utilizar elcuadro de diálogo, consulte Usar el cuadro de diálogode selección, página 14.

• Si está disponible, haga clic en Ver valores CIS para verlos valores de propiedad sugeridos.

• Para mostrar más propiedades o todas las propiedades,seleccioneMostrar más oMostrar todas las propiedades.

Ficha Permisos Aquí se muestra el acceso que tiene cada usuario aldocumento. Para cambiar permisos, consulte Definir lospermisos de un documento, página 17.

Ficha Historial Muestra una lista de eventos que han ocurrido aldocumento. Su administrador registra a qué eventos se lesrealiza el seguimiento.

Definir los permisos de un documentoLos permisos determinan quién puede tener acceso a un documento.

Para definir los permisos de un documento

1. Si ya ha accedido a la ficha Permisos del documento, vaya al Paso 2. De lo contrario,siga este procedimiento:

a. Abra el documento para el que desea establecer los permisos.



b. Si ejecuta Office 2007, haga clic en . En caso contrario, omita este paso.

c. Seleccione Documentum > Propiedades.

d. Seleccione la ficha Permisos.

2. Para cambiar el conjunto de permisos asignado al documento, haga clic enSeleccionar junto al campo Nombre del conjunto de permisos y, a continuación,seleccione un nuevo conjunto de permisos. Si precisa instrucciones sobre cómoutilizar el cuadro de diálogo de selección, consulte Usar el cuadro de diálogo deselección, página 14.

3. Para agregar, editar o quitar el acceso para usuarios o grupos adicionales, hágalo enel área llamada Permisos para usuarios y grupos haciendo lo siguiente:

a. Para agregar el acceso para un usuario o grupo, haga clic en Agregar, acontinuación, seleccione uno o más usuarios o grupos en el cuadro de diálogo deselección y, a continuación, vaya al Paso d. Si precisa instrucciones sobre cómoutilizar el cuadro de diálogo de selección, consulte Usar el cuadro de diálogode selección, página 14.

b. Para editar el acceso para un usuario o grupo, selecciónelo y, a continuación,haga clic en Editar y vaya al Paso d.

c. Para quitar el acceso a un usuario o grupo, selecciónelo y haga clic en Quitar.

d. Si elige agregar o editar el acceso de un usuario o grupo, seleccione los niveles deacceso haciendo lo siguiente:• En la lista desplegable Permisos básicos, seleccione uno de los niveles

de acceso siguientes. Cada nivel incluye todos los accesos de los nivelesinferiores:

— Ninguno: no se permite acceso al documento.

— Examinar: los usuarios pueden ver las propiedades del documento,pero no su contenido.

— Leer: los usuarios pueden ver el contenido del documento.

— Relacionar: los usuarios pueden escribir notas en el documento.

— Versión: los usuarios pueden modificar y registrar nuevas versionesdel documento.

— Escribir: los usuarios pueden modificar y registrar el documentomanteniendo la misma versión.

— Eliminar: los usuarios pueden eliminar documentos.• En el área Permisos extendidos, seleccione los permisos extendidos que

desea agregar. Anule la selección de los permisos extendidos que se vana quitar.



Si ha elegido varios usuarios o grupos, haga clic en Siguiente para aplicarpermisos diferentes a cada uno o haga clic en Terminar para aplicar los mismospermisos a todos. Cuando haya terminado, haga clic en Terminar.

4. Para agregar o quitar los grupos o conjuntos de grupos requeridos, hágalo en lasáreas denominadas Grupos requeridos y Conjunto de grupos obligatorios. Losgrupos y los conjuntos de grupos requeridos se utilizan en repositorios donde estánhabilitados los Trusted Content Services.Realice alguna o todas las acciones siguientes:• Para agregar grupos o conjuntos de grupos requeridos, haga clic en Agregar y

seleccione uno o más grupos. Si precisa instrucciones sobre cómo utilizar elcuadro de diálogo de selección, consulte Usar el cuadro de diálogo de selección,página 14.

• Para quitar grupos o conjuntos de grupos requeridos, seleccione los gruposque desea quitar. Haga clic en Quitar.

5. Para restringir el acceso de usuarios o grupos, hágalo en el área llamadaRestricciones. Las restricciones se utilizan en repositorios donde están habilitadoslos Trusted Content Services.Siga este procedimiento:

a. En el área Restricciones, haga clic en Agregar y, a continuación, seleccionelos usuarios y grupos cuyos niveles de acceso desea restringir. Si precisainstrucciones sobre cómo utilizar el cuadro de diálogo de selección, consulteUsar el cuadro de diálogo de selección, página 14.

b. Si hay conflictos de validación, se mostrarán en pantalla junto con las razonesque originan dichos conflictos. Si desea continuar a pesar de los conflictos,haga clic en Aceptar. Si desea solucionar los conflictos, haga clic en Cancelar yseleccione nuevos usuarios o grupos.

c. En la lista Permisos básicos, seleccione el nivel de acceso que denegará alusuario o grupo.

d. En el área Permisos extendidos, seleccione los permisos extendidos quedenegará al usuario o grupo. Anule la selección de cualquier permiso extendidoque no desee denegar.

e. Si está agregando las restricciones para varios usuarios y grupos, haga clicen Siguiente para aplicar restricciones diferentes a cada uno o haga clic enTerminar para aplicar las mismas restricciones a todos. Cuando haya terminado,haga clic en Terminar.

f. Para eliminar o editar las restricciones de acceso, seleccione el usuario o grupo yhaga clic en Quitar o en Editar, respectivamente. Si seleccionó Editar, seleccionelos permisos extendidos de nivel de acceso que desea denegar. Haga clic enSiguiente o en Terminar.




Editar un documentoPara editar un documento


2. Seleccione Documentum > Abrir.


4. En el cuadro de diálogo de selección, seleccione un documento disponible y haga clicen Abrir. Un documento no está disponible si tiene un icono de bloqueo junto a él.Un documento con un icono de bloqueo significa que ya ha sido retirado por otrousuario. Un documento está disponible si tiene un icono de llave o no tiene ningúnicono. El icono de llave significa que usted lo ha retirado. Si precisa instrucciones,consulte Usar el cuadro de diálogo de selección, página 14.

5. En el mensaje de confirmación, seleccione Editar.Si se le pide que descargue descendientes, realice la selección adecuada y haga clicen Aceptar. Si precisa información detallada sobre los descendientes, consulteInformación general sobre los documentos virtuales, página 20.Application Connectors abre el documento desde su directorio de retirada. Si notuviera el documento ya retirado y descargado, Application Connectors primerobloquea el documento en su nombre y lo descarga en su directorio de retirada.De forma predeterminada, su directorio de retirada es el siguiente:C:\Documentum\Checkout

Información general sobre los documentos virtuales

Un documento virtual es un documento que contiene uno o más documentos anidados.El documento virtual se denomina documento primario y los documentos anidadosdescendientes.

Al realizar una acción en un documento virtual, tiene la opción de realizar la acción sóloen el documento primario o incluir también los descendientes. Por ejemplo, al editar undocumento virtual, tiene la opción de retirar sólo la raíz o todos los descendientes.



Guardar y registrar un documentoEste procedimiento guarda el documento en el repositorio y lo desbloquea para queotros usuarios puedan acceder a l.

Para registrar un documento

1. Si no ha abierto el documento, hágalo.


3. Seleccione Documentum > Registrar.


5. Si se le solicita información de registro, introduzca dicha información segúnconvenga. Para mostrar todos los campos, haga clic enMostrar opciones. Paramantener el documento retirado, seleccione la opciónMantener bloqueo. Pararegistrar el documento, no seleccione la opciónMantener bloqueo.Esta información variará en función de la instalación de su organización. La tablasiguiente describe la información de registro común.

Tabla 3-2. Información de registro

Campo Descripción

Guardar como Establece el número de versión. Si selecciona el mismo númerode versión que el documento original, el documento actualizadosobrescribe el documento original. Si precisa más información,consulte Ver todas las versiones de un documento, página 25.

Etiqueta de versión Permite escribir una etiqueta para describir la versiónactualizada.

Formato Selecciona el tipo de aplicación que se utiliza para abrir eldocumento.

Mantener bloqueo Cuando se selecciona, guarda el documento actualizado en elrepositorio pero conserva el documento retirado en su nombre.

Convertir ésta en laversión actual

Si se selecciona, convierte el documento actualizado en laversión actual del documento. Si precisa más información,consulte Ver todas las versiones de un documento, página 25.

Mantener una copialocal tras el registro

Si se selecciona, mantiene una copia del documento en el equipolocal. Cualquier cambio que realice en la copia local no tendráningún efecto en el documento del repositorio.



Campo Descripción

Suscribirse a estearchivo

Si se selecciona, agrega el documento a sus suscripciones.

Para ver sus suscripciones, debe acceder al repositorio a travésde una aplicación basada en explorador, como Webtop.

Registrar todos losdescendientes

Si está registrando un documento virtual, la selección de estaopción registra a todos los descendientes. Para obtener unaexplicación breve sobre los documentos virtuales, consulteInformación general sobre los documentos virtuales, página 20.


Guardar un documento y mantenerlo retiradoEste procedimiento guarda el documento actualizado en el repositorio pero mantiene eldocumento retirado. El documento permanece en su directorio de retirada y continúabloqueado para otros usuarios.

Para guardar un documento y dejarlo retirado


2. Abra el documento y seleccione Documentum > Guardar.


Cancelar la retirada de un documentoAl cancelar la retirada, se desbloquea el documento en el repositorio sin que quedeguardado el documento actualizado en el repositorio. Se descartará cualquier cambiorealizado en el documento.

Para cancelar retiradas


2. Abra el documento y seleccione Documentum > Cancelar retirada.

3. Si cancela la retirada de un documento virtual, se le preguntará si desea cancelar laretirada en los descendientes o simplemente en el documento primario. Seleccionelas opciones pertinentes y haga clic en Aceptar.



Para obtener una explicación breve sobre los documentos virtuales, consulteInformación general sobre los documentos virtuales, página 20.

4. Si se le pide que confirme, haga clic en Aceptar.Application Connectors cierra el documento y elimina la copia local del documentoque está en su directorio de retirada.

Eliminar un documento o carpetaPara eliminar un documento o carpeta


2. Abra un cuadro de diálogo de selección seleccionando primero Documentum ydespués uno de los comandos siguientes:• Abrir• Guardar como• Insertar > Enlace Web• Insertar > Objeto


4. En el cuadro de diálogo de selección, seleccione el documento o carpeta que deseaeliminar. Si precisa instrucciones sobre cómo utilizar el cuadro de diálogo deselección, consulte Usar el cuadro de diálogo de selección, página 14.

5. Haga clic en .

Sugerencia: De forma alternativa, puede hacer clic con el botón secundario delmouse en el elemento y seleccionar Eliminar en el menú emergente.

6. Si se le solicita, seleccione si desea eliminar archivos y versiones relacionadas.

7. Siga uno de estos procedimientos:• Si va a eliminar un solo elemento, haga clic en Aceptar.• Si va a eliminar varios elementos, realice las selecciones para cada uno por

separado haciendo clic en Siguiente. Tras el último elemento, haga clic enTerminar. Para aplicar sus selecciones a todos los elementos restantes, hagaclic en Terminar.

8. Haga clic en Cancelar para cerrar el cuadro de diálogo de selección.



Ver una copia de un documento sin retirar eldocumento

Al ver un documento, el documento se copia en su directorio de vista, pero no se retiradel repositorio. Puede realizar cambios en el documento, pero no puede guardarlos enel repositorio.

De forma predeterminada, su directorio de vista es el siguiente:C:\Documentum\Viewed

Si ya existe otro documento con el mismo nombre en el directorio de vista, ApplicationConnectors anexa el nombre con un número.

Para ver un documento




4. En el cuadro de diálogo de selección, seleccione el documento que desea ver y hagaclic en Abrir. Si precisa instrucciones sobre cómo utilizar el cuadro de diálogo deselección, consulte Usar el cuadro de diálogo de selección, página 14.

5. Después de seleccionar el documento, haga clic en Abrir.

6. En el mensaje de confirmación, seleccione Ver.

7. Si está viendo un documento virtual, se le preguntará si desea descargar losdescendientes. Seleccione las opciones pertinentes y haga clic en Aceptar.Para obtener una explicación breve sobre los documentos virtuales, consulteInformación general sobre los documentos virtuales, página 20.

Ver todas las ubicaciones a las que está enlazado undocumento

Un documento puede estar enlazado a varias ubicaciones de un repositorio, lo quepermite el acceso a él desde todas las ubicaciones a las que esté enlazado.

Para ver todas las ubicaciones a las que está enlazado un documento

1. Abra el documento.




3. Seleccione Documentum > Ubicaciones.

Ver todas las versiones de un documento

Una versión es una copia de un documento realizada en un determinado momentocuando éste se guardó en el repositorio. Puede crearse una nueva versión cada vez quese guarda el documento. La versión le permite realizar el seguimiento de los cambiosrealizados en un documento.

Cuando se crea o importa un documento nuevo, éste recibe el número de versión 1.0. Alguardar un documento en el repositorio, debe decidir si guardar el documento como unanueva versión o sobrescribir la versión existente.

Si guarda el documento como una nueva versión, el número de versión aumenta y laversión anterior también continúa existiendo en el repositorio. Puede decidir si aumentarla versión con un número decimal (versión menor) o con un número entero (versiónprincipal). La nueva versión se marca como ACTUAL.

Para ver una lista de todas las versiones de un documento, abra el documento yseleccione Documentum > Versiones.

Ver todas las copias de un documento

Las copias son versiones de un documento en un formato diferente. Por ejemplo, sicrea un documento en Microsoft Word llamado Ventas.doc y genera una copia HTMLllamada Ventas.htm, tendrá dos copias del documento en distintos formatos. Si undocumento del repositorio tiene varias copias, se designará una de ellas como copiaprincipal. Esta copia es la que se muestra en las listas de archivos.

Para ver una lista de todas las copias de un documento

1. Abra el documento.


3. Seleccione Documentum > Copias.



Copiar un documento dentro del repositorio ocopiar un documento externo en el repositorio

Puede utilizar este procedimiento para copiar un documento que ya existe en elrepositorio o para copiar un documento de fuera del repositorio en el repositorio.

Para copiar un documento

1. Abra el documento. El documento puede ser un documento de repositorio o undocumento que no esté todavía en el repositorio.


3. Seleccione Documentum > Guardar como.


5. Para crear una copia del documento con un nuevo nombre, escriba el nuevo nombre.

6. Para crear una copia del documento con un nuevo tipo de objeto, seleccione el tipoen el campo Tipo de archivos.

7. Para crear una copia del documento en una nueva ubicación, desplácese hastala ubicación para que se muestren los documentos y las carpetas de la ubicacióny, a continuación, haga clic en Guardar. Para obtener instrucciones sobre cómodesplazarse, consulte Usar el cuadro de diálogo de selección, página 14. Noseleccione un documento. Si lo hace, el documento se sobrescribirá.

8. Si seleccionó un nuevo tipo en Paso 6, a continuación en el campo Tipo seleccione elmismo tipo de objeto.

9. Para cambiar el formato del documento, seleccione un nuevo formato en el campoFormato.

10. Haga clic en Guardar.Application Connectors crean una copia del documento original. ApplicationConnectors bloquea la nueva copia en el repositorio y la abre en su equipo paraeditarla. El documento en el que realizó la operación Guardar como se cerrar singuardar los cambios.

Sobrescribir un documento con otroPuede reemplazar el contenido de un documento de repositorio existente con contenidode otro documento.



Para sobrescribir un documento con otro

1. Siga uno de estos procedimientos:• Para Excel, PowerPoint o documentos de Word, abra el documento que contiene

el nuevo contenido.• Para los mensajes de correo electrónico de Outlook, resalte el mensaje de correo

electrónico.




5. En el cuadro de diálogo de selección, seleccione el documento que desea reemplazary, a continuación, haga clic en Guardar. Si precisa instrucciones sobre cómo utilizarel cuadro de diálogo de selección, consulte Usar el cuadro de diálogo de selección,página 14.

6. Si se le solicita información de registro, introduzca dicha información segúnconvenga. Para mostrar todos los campos, haga clic enMostrar opciones.Esta información variará en función de la instalación de su organización. La tablasiguiente describe la información de registro común.

Tabla 3-3. Información de registro

Campo Descripción

Guardar como Establece el número de versión. Si selecciona el mismo númerode versión que el documento original, el documento actualizadosobrescribe el documento original. Si precisa más información,consulte Ver todas las versiones de un documento, página 25.

Etiqueta de versión Permite escribir una etiqueta para describir la versiónactualizada.

Formato Selecciona el tipo de aplicación que se utiliza para abrir eldocumento.

Mantener bloqueo Cuando se selecciona, guarda el documento actualizado en elrepositorio pero conserva el documento retirado en su nombre.

Convertir ésta en laversión actual

Si se selecciona, convierte el documento actualizado en laversión actual del documento. Si precisa más información,consulte Ver todas las versiones de un documento, página 25.

Mantener una copialocal tras el registro

Si se selecciona, mantiene una copia del documento en el equipolocal. Cualquier cambio que realice en la copia local no tendráningún efecto en el documento del repositorio.



Campo Descripción

Suscribirse a estearchivo

Si se selecciona, agrega el documento a sus suscripciones.

Para ver sus suscripciones, debe acceder al repositorio a travésde una aplicación basada en explorador, como Webtop.

Registrar todos losdescendientes

Si está registrando un documento virtual, la selección de estaopción registra a todos los descendientes. Para obtener unaexplicación breve sobre los documentos virtuales, consulteInformación general sobre los documentos virtuales, página 20.


Crear un enlace de un documento a otroPara crear un enlace de un documento a otro

1. Edite el documento en el que desea colocar el hipervínculo. Para editar undocumento, consulte Editar un documento, página 20.

2. En el documento, siga uno de estos procedimientos:• Coloque el cursor donde desea insertar el hipervínculo.• Seleccione una sección del documento resaltándola.


4. Seleccione Documentum > Insertar > Enlace Web.

5. Seleccione el documento con el que desea enlazar y, a continuación, haga clic enInsertar. Si precisa instrucciones sobre cómo utilizar el cuadro de diálogo deselección, consulte Usar el cuadro de diálogo de selección, página 14.

6. Si procede, escriba el texto del hipervínculo. Éste es el texto en el que los usuarioshacen clic para abrir el documento.

7. Haga clic en Aceptar.Se inserta el enlace.Para ver o editar el documento enlazado, presione Ctrl y haga clic en el enlace.



Insertar el contenido de un documento en otroPara insertar el contenido de un documento en otro

1. Abra el documento de destino, que es el documento en el que debe insertar elcontenido.El documento de destino puede ser otro documento de repositorio o puede ser undocumento de su sistema de archivos local.

2. En el documento de destino, coloque el cursor donde desea insertar el contenido.


4. Seleccione Documentum > Insertar > Objeto.

5. Seleccione el documento que desea insertar y, a continuación, haga clic en Insertar. Siprecisa instrucciones sobre cómo utilizar el cuadro de diálogo de selección, consulteUsar el cuadro de diálogo de selección, página 14.

Enviar un enlace a un documento a través delcorreo electrónico

Para enviar un enlace a un documento a través del correo electrónico


2. Abra el documento y seleccione Documentum > Enviar a > Enviar al destinatario decorreo electrónico como enlace Web.Su aplicación de correo electrónico abre un nuevo mensaje de correo electrónico quecontiene el enlace al documento.

3. Introduzca la dirección de correo electrónico del destinatario y cualquier otrainformación que desee agregar y, a continuación, envíe el mensaje de correoelectrónico.

Para abrir un enlace recibido mediante un mensaje de correo electrónico

1. Haga clic en el enlace.

2. Si no ha iniciado sesión en el repositorio, Application Connectors le solicitará que lohaga. Introduzca la información de inicio de sesión y haga clic en Inicio de sesión.

3. Si se le pregunta si desea ver o editar el documento, seleccione el botón adecuado.



4. Si se le solicita que seleccione la aplicación en la que abrir el documento, seleccionela aplicación adecuada.


Capítulo 4Trabajar con mensajes de correoelectrónico

Application Connectors para Microsoft Outlook permite almacenar y recuperar mensajes de correoelectrónico y anexos de un repositorio de Documentum.

Guardar un mensaje de correo electrónico enel repositorio

Para guardar un mensaje de correo electrónico en el repositorio

1. En Outlook, seleccione uno o más mensajes de correo electrónico. Si seleccionavarios mensajes, Application Connectors combinará los mensajes en un archivo detexto, como se describe ms adelante en este procedimiento.



4. Abra la ubicación en la que desea guardar el mensaje o los mensajes de correoelectrónico. Se abre la ubicación si se muestran sus documentos y carpetas. Paraobtener instrucciones sobre cómo abrir una ubicación, consulte Usar el cuadro dediálogo de selección, página 14.IMPORTANTE: No seleccione un documento. Si lo hace, el documento sesobrescribirá.

5. Haga clic en Guardar.Si seleccionó varios mensajes de correo electrónico, Application Connectors loscombinará en un archivo de texto.

6. Si procede, escriba un nombre diferente para el mensaje de correo electrónico o elarchivo de texto.


Trabajar con mensajes de correo electrónico

7. Haga clic en Guardar.

Guardar un anexo en el repositorioPara guardar un anexo en el repositorio

1. En Outlook, seleccione el mensaje de correo electrónico.

2. Seleccione Documentum > Guardar anexo.

3. Si el mensaje de correo electrónico tiene varios anexos, seleccione el anexo que deseaguardar y haga clic en Aceptar.


5. Abra la ubicación en la que desea guardar el anexo. Se abre la ubicación si semuestran sus documentos y carpetas. Para obtener instrucciones sobre cómo abriruna ubicación, consulte Usar el cuadro de diálogo de selección, página 14.IMPORTANTE: No seleccione un documento. Si lo hace, el documento sesobrescribirá.


7. Si procede, edite la información del documento. Dependiendo de la configuraciónde su organización, puede cambiar el nombre, tipo de objeto y formato de archivo.Sin embargo, se recomienda que acepte el tipo de objeto y formato de archivo queestán asignados de forma predeterminada.


Ver un mensaje de correo electrónicoPara ver un mensaje de correo electrónico



3. Seleccione el mensaje de correo electrónico que desea ver y haga clic en Abrir. Siprecisa instrucciones sobre cómo utilizar el cuadro de diálogo de selección, consulteUsar el cuadro de diálogo de selección, página 14.El mensaje de correo electrónico se copia en el directorio de vista. De formapredeterminada, su directorio de vista es el siguiente:



C:\Documentum\Viewed


Capítulo 5Buscar

Para buscar un documento


2. Seleccione Documentum > Buscar repositorios.

3. En el campo Contiene, escriba el texto que desea buscar. De este modo, la búsquedase realiza en el contenido de un documento y con determinadas propiedades. Parabuscar una palabra o frase exacta, utilice las comillas.Para buscar documentos que contienen ciertas combinaciones de palabras, utilicelas comillas junto con los operadores descritos en la tabla siguiente. El orden de lasoperaciones sigue el orden de definición. Cada vez que agregue un operador, losoperadores anteriores se agruparán entre sí.

Tabla 5-1. Utilizar operadores en una búsqueda

Operador Descripción

and Conecte las palabras entrecomilladas con este operador para encontrardocumentos que tengan ambas palabras.

or Conecte las palabras entrecomilladas con este operador para encontrardocumentos que tengan al menos una de las palabras pero nonecesariamente ambas.

4. En la lista Ubicaciones, seleccione las ubicaciones en las que desea buscar. Paraagregar más ubicaciones, siga este procedimiento:

a. Haga clic en Editar.

b. En la lista Repositorios disponibles u Orígenes disponibles, desplácese hasta laubicación que va a agregar y selecciónela.

c. Haga clic en la flecha para agregarlo a la lista Incluidos en la búsqueda.

d. Repita el Paso b y el Paso c para todas las ubicaciones que sean necesarias.

e. Para quitar una ubicación, selecciónela y haga clic en la flecha de eliminación.


Buscar

f. Haga clic en Aceptar.

5. En la lista Tipo de objeto, seleccione el tipo de documento que desea buscar.

6. En la lista Propiedades, introduzca uno o varios valores de propiedad para labúsqueda mediante este procedimiento:

a. Si no aparece ningún campo, haga clic en Seleccionar una propiedad.

b. En el primer campo, seleccione una propiedad.

c. En los campos restantes, seleccione la relación que los resultados de búsquedatendrán con los valores de búsqueda y seleccione los valores de búsqueda.

d. Cuando haya terminado de agregar propiedades, vaya al Paso 7. Para agregarmás propiedades, haga clic en Agregar otra propiedad.

e. Seleccione uno de los siguientes operadores:• And: La selección de este operador especifica que los resultados de la

búsqueda deben coincidir tanto con el valor de propiedad de esta línea comocon el valor de propiedad de la línea anterior.

• Or: La selección de este operador especifica que los resultados puedencoincidir con el valor de propiedad de esta línea o con el valor de la líneaanterior.

Si la lista Propiedades contiene tres o más líneas, las operaciones siguen el ordende definición. Cada vez que se agrega And u Or, los operadores anteriores seagrupan entre sí.

f. Vuelva al Paso b.

g. Para quitar una propiedad de los criterios de búsqueda, haga clic en Quitarcorrespondiente a dicha propiedad.

7. En el campo Fecha, busque elementos en los que se haya producido una determinadaacción durante un período de tiempo concreto. Para ello, seleccione la acción en elprimer campo y el período de tiempo en los demás campos.

8. En el campo Tamaño, elija el rango de tamaños de archivo que va a buscar.

9. En el área Adicional, elija una de las siguientes opciones según convenga:• Buscar objetos ocultos

Esto incluye los elementos ocultos de la búsqueda. La búsqueda mostrará sólolos elementos ocultos para los que tenga permiso de visualización.

• Encontrar todas las versiones

Esta opción busca las versiones anteriores y la versión actual de un documento.10. Haga clic en Buscar.

Application Connectors mostrará los resultados de la búsqueda.


Buscar

11. Para revisar la búsqueda y volver a ejecutarla, haga clic en Editar búsqueda yvuelva al Paso 3.


Buscar


Capítulo 6Enviar flujos de trabajo y flujos rápidos

Información general sobre flujos de trabajoUn flujo de trabajo es un proceso automtico que permite distribuir electrónicamentedocumentos e instrucciones entre usuarios. El flujo de trabajo sigue una secuenciadefinida en una plantilla de flujo de trabajo. Para iniciar un flujo de trabajo, debe elegir laplantilla de flujo de trabajo que incluye la secuencia adecuada. Puede utilizar la mismaplantilla de flujo de trabajo repetidamente para iniciar los flujos de trabajo. Variosusuarios pueden usar la misma plantilla a la vez.

Un usuario recibe una tarea de flujo de trabajo en su Bandeja de entrada, a la quepuede acceder desde Webtop u otra aplicación basada en WDK. Cuando un usuariotermina una tarea, la reenvía desde la Bandeja de entrada, y el flujo de trabajo notificaautomáticamente al siguiente usuario de la secuencia.

La plantilla de un flujo de trabajo le permite dirigir una tarea a un grupo de usuarios, deforma que el primer usuario que acepte la tarea es quien la realiza. La tarea se elimina delas bandejas de entrada de los demás usuarios.

Al iniciar un flujo de trabajo, puede anexar documentos que los usuarios deben editar over. Otros usuarios del flujo de trabajo pueden anexar y quitar documentos conformeéste avanza. Un mismo documento sólo se puede anexar a un flujo de trabajo cada vez.

Los usuarios pueden editar los documentos anexos. La plantilla del flujo de trabajodetermina si es la versión editada o la original la que se conserva a medida que avanzael flujo de trabajo.

Iniciar un flujo de trabajo para enrutar undocumento a otros usuarios

Para iniciar un flujo de trabajo para enrutar un documento a otros usuarios


2. Abra el documento y seleccione Documentum > Enviar a > Flujo de trabajo.

3. Si se le solicita que guarde el documento en el repositorio, siga uno de estosprocedimientos:


Enviar flujos de trabajo y flujos rápidos

• Haga clic en Guardar para guardar los cambios realizados en el documentodesde la última vez que lo guardó en el repositorio. Cuando se le solicite queconfirme la información del documento, haga clic en Aceptar. Si se le solicitaque confirme guardar la información, haga clic en Aceptar.

• Haga clic en Usar actual para utilizar la versión actual del documento que estáen el repositorio en lugar de utilizar la versión retirada del equipo.

4. En el cuadro de diálogo de selección, seleccione la plantilla de flujo de trabajo y hagaclic en Siguiente. Si precisa instrucciones sobre cómo utilizar el cuadro de diálogode selección, consulte Usar el cuadro de diálogo de selección, página 14.

5. En la ficha Información, siga este procedimiento:

a. Escriba una descripción del flujo de trabajo. Ésta se utiliza como nombre delflujo de trabajo.

b. Para anexar otro archivo a un flujo de trabajo, haga clic en Agregar, acontinuación, seleccione el archivo para anexar y, a continuación, haga clic enAgregar.Cuando anexe un archivo que contenga enlaces a otros archivos, podrá agregarlos archivos enlazados seleccionando la opción Agregar automáticamenteobjetos enlazados.

c. Para quitar un archivo anexo, haga clic en Quitar.

6. En la ficha Ejecutantes, especifique (si está disponible) a los usuarios para tareasdeterminadas haciendo lo siguiente:

a. Haga clic en Seleccionar al lado de una tarea.

b. Seleccione al usuario o grupo que va a realizar la tarea. Si precisa instruccionessobre cómo utilizar el cuadro de diálogo de selección, consulte Usar el cuadro dediálogo de selección, página 14.

7. En la ficha Comentarios, siga este procedimiento:

a. Haga clic en Agregar.

b. Escriba sus comentarios.

c. Seleccione los usuarios que van a recibir los comentarios:• Para los destinatarios posteriores

Se envían los comentarios a todos los demás usuarios del flujo de trabajo.• Sólo para los destinatarios siguientes

Se envían los comentarios únicamente a los usuarios que reciban la siguientetarea asignada del flujo de trabajo.


9. Haga clic en Terminar.



Los usuarios del flujo de trabajo reciben sus tareas en sus Bandejas de entrada, a lasque tienen acceso a través de Webtop u otra aplicación basada en WDK.

Iniciar un flujo rápido para enviar un documentoa otros usuarios

Un flujo rápido es una instrucción de un solo paso que se envía a uno o más usuarios.Si envía un flujo rápido a varios usuarios, podrá elegir si éstos recibirán la tarea a lavez o secuencialmente.

Para enviar un flujo rápido


2. Abra el documento y seleccione Documentum > Enviar a > Flujo rápido.

3. Para seleccionar los destinatarios, haga clic en Seleccionar y, a continuación,selecciónelos. Si precisa instrucciones sobre cómo utilizar el cuadro de diálogo deselección, consulte Usar el cuadro de diálogo de selección, página 14.

4. Seleccione el nivel de prioridad que se mostrará a los usuarios.

5. Escriba cualquier instrucción para los usuarios.

6. Seleccione cualquiera de los siguientes procedimientos:

Tabla 6-1. Opciones de flujo rápido

Opción Descripción

Enviar a los usuariossecuencialmente

Si ha seleccionado más de un usuario, a continuación,seleccione esta opción para enviar secuencialmente el flujorápido a cada usuario en lugar de simultáneamente.

Exigir firma Seleccione esta opción para exigirle a cada usuario queespecifique una firma electrónica al finalizar la tarea.

Devolver a usuario Seleccione esta opción para recibir una notificación cuandoun usuario finaliza la tarea.

7. Haga clic en Iniciar flujo rápido.



Los usuarios reciben el flujo rápido en sus Bandejas de entrada, a las que tienenacceso a través de Webtop u otra aplicación basada en WDK.


Capítulo 7Mover documentos a través de losciclos de vida

Información general sobre los ciclos de vidaUn ciclo de vida define las diferentes fases por las que pasa un documento desde sucreación hasta su caducidad.

Cuando se crea un documento, el sistema le asigna un ciclo de vida y, a continuación, leasigna el primer estado de dicho ciclo de vida.

Entre los estados de los ciclos de vida se incluyen Trabajo en curso, el cual indica que undocumento está en fase de borrador, y En prueba, que indica que un documento estáterminado y listo para ser aprobado. De forma predeterminada, Application Connectorsno permite realizar cambios en los documentos que se encuentran en el estado Enprueba del ciclo de vida.

Los documentos avanzan por los estados del ciclo de vida mediante la promociónmanual o automática. Normalmente, el ciclo de vida de documento estará incorporadoa un flujo de trabajo. Sabrá cuál es su rol en el ciclo de vida de un documento cuandoaparezca una tarea de flujo de trabajo en la Bandeja de entrada, a la que puede accederdesde Webtop u otra aplicación basada en WDK.

Asignar ciclos de vidaPara asignar un ciclo de vida

1. Vea el documento. Para ver un documento, consulte Ver una copia de un documentosin retirar el documento, página 24.


3. Seleccione Documentum > Ciclo de vida > Anexar.

4. En el cuadro de diálogo de selección, haga lo siguiente:

a. Seleccione un ciclo de vida. Para obtener instrucciones sobre cómo seleccionarun elemento, consulte Usar el cuadro de diálogo de selección, página 14.


Mover documentos a través de los ciclos de vida

b. Si el elemento de línea del ciclo de vida incluye una opción para seleccionar elestado del ciclo de vida, a continuación, seleccione el estado del ciclo de vida enel que desee colocar el archivo.

c. Si el elemento de línea del ciclo de vida incluye una opción para seleccionar unconjunto de alias, a continuación, seleccione un conjunto de alias para utilizarcon el ciclo de vida. El conjunto de alias determina qué usuarios tienen acceso aun archivo a medida que éste avanza en su ciclo de vida.

d. Haga clic en Aceptar.Al definir el ciclo de vida de una plantilla, éste se asignará a todos losdocumentos que se creen a partir de dicha plantilla. El nuevo ciclo de vida noafectará a los documentos que ya se hayan creado.

Promover documentos al siguiente estado delciclo de vida

Para promover documentos al siguiente estado del ciclo de vida



3. Seleccione Documentum > Ciclo de vida > Promover.

4. Si se solicita, seleccione si desea promover los archivos relacionados.

Devolver un documento al estado anterior delciclo de vida

Para devolver un documento al estado anterior del ciclo de vida



3. Seleccione Documentum > Ciclo de vida > Volver al estado anterior.

4. Haga clic en Volver al estado anterior.



Separar un ciclo de vida de un documentoPara quitar un ciclo de vida



3. Seleccione Documentum > Ciclo de vida > Separar.

Suspender un documento de su estado deciclo de vida actual

Este procedimiento deja en pausa un documento en su ciclo de vida y lo pasa a unestado suspendido.

Para suspender un documento de su estado de ciclo de vida actual



3. Seleccione Documentum > Ciclo de vida > Suspender.

4. Haga clic en Suspender.

Reanudar el ciclo de vida de un documentopausado

Para reanudar el ciclo de vida de un documento pausado



3. Seleccione Documentum > Ciclo de vida > Reanudar.

4. Si se le solicita indicar a qué estado reanudar, seleccione el estado.



5. Haga clic en Reanudar.


Capítulo 8Definir preferencias

La configuración de preferencias es específica de su equipo. Si usa otro equipo, éste podría no tener lamisma configuración de preferencias. Las preferencias se almacenan en el registro de Windows.

Para definir las preferencias


2. Seleccione Documentum > Preferencias.

3. En la ficha General, indique las preferencias generales según corresponda.Dependiendo de la aplicación que esté ejecutando, estarán disponibles algunas otodas las preferencias descritas en la tabla siguiente.

Tabla 8-1. Preferencias generales

Opcin Descripción

Recordarme que sehan desbloqueado losarchivos guardados enel repositorio

Seleccione esta opción para que Application Connectors lerecuerde que su documento está desbloqueado después deguardarlo en el repositorio.

Avisarme cuando miscambios sólo se hayanguardado localmente

Seleccione esta opción para que Application Connectors lesolicite guardar en el repositorio cada vez que guarde ensu equipo local.

Solicitarme guardar loscambios antes de cerrar

Seleccione esta opción para que Application Connectorsle solicite guardar los cambios en el repositorio antes decerrar un documento.

Solicitarme escribir eltexto del enlace Web

Si selecciona esta opción, cuando cree un hipervínculo quevaya de un documento a otro, se le dará la opción de escribirel texto del hipervínculo. Si no marca esta opción, el textodel hipervínculo será el nombre del documento de destino.


Definir preferencias

Opcin Descripción

URL

Probar esta dirección

Utilice esta opción para escribir la dirección URL para teneracceso a Webtop u otro producto basado en WDK.

Restaurar cuadros dediálogo

Utilice esta opción para devolver todos los cuadrosde diálogo de Application Connectors a sus tamañospredeterminados.

4. En la ficha Avanzada, indique las preferencias avanzadas según corresponda. Latabla siguiente describe las preferencias avanzadas.

Tabla 8-2. Preferencias avanzadas

Opcin Descripción

Lista desplegable deorigen

Seleccione la aplicación para la que desea crear un archivode registro.

Lista desplegable denivel

Seleccione qué tipos de mensajes se registran en el archivode registro de Application Connectors. Se recomienda queseleccione registrar todos los mensajes.

Ruta de acceso Es la ruta de acceso al archivo de registro de ApplicationConnectors.



Apéndice A

Accesos directos del teclado

En la siguiente lista se muestran los accesos directos del teclado predeterminados. Puede haberdisponibles otros métodos abreviados de teclado dependiendo de la configuración de su organización.

Tabla A-1. Accesos directos del teclado

Acción o botón Acceso directo de Windows

Eliminar un documento Supr

Crear una carpeta nueva Mayús+F

Subir un nivel en el directorio Mayús+U

Ir Ctrl+Mayús+G

Abrir, Guardar, Insertar o Siguiente. Ctrl+Mayús+K

Cancelar Ctrl+Mayús+C


Accesos directos del teclado


Índice

Aaccesibilidad

seleccionar modo, 9accesos directos, 49

abrir, 29enviar por correo electrónico, 29

anexosen flujos de trabajo, 39guardar, 32

Consulte también anexos de correoelectrónico

anexos de correo electrónicoguardar, 32

archivos, consulte documentos

Bbloqueos

en documentos, 20mantener al registrar, 22mantener durante el registro, 21, 27

Buscar objetos ocultos (opción)en búsquedas avanzadas, 36

Buscar todas las versiones (opción)en búsquedas avanzadas, 36

búsquedasafinar resultados, 35documentos, 35usar comillas, 35usar operadores, 35

Ccancelar retirada

de un documento, 22carpetas

crear, 15eliminar, 23promover, 44quitar la selección, 15seleccionar, 14

cerrar sesióndel repositorio, 10

ciclos de vidaasignar, 43información general, 43quitar, 45reanudar, 45suspender, 45

ciclos de vida de documento, consulteciclos de vida

clic con el botón secundario del mouse, 23configuración

preferencias, 47conjuntos de alias

en ciclos de vida, 44conjuntos de grupos requeridos

configurar, 19contenido

insertar en otro documento, 29contraseña

cambiar, 10copias

de documentos, 25correo electrónico

abrir para ver, 32abrir un enlace, 29enviar enlaces por, 29guardar anexos, 32trabajar con, 31ver, 32

cuadro de diálogo de selecciónseleccionar un elemento, 14

Ddescendientes

en documentos virtuales, 20devolver al estado anterior

documentos, 44directorio de vista

ubicación predeterminada, 24, 32


Índice

documentosabrir, 20, 24, 32asignar ciclos de vida, 43copiar, 26copias, 25crear, 13devolver al estado anterior, 44editar, 20eliminar, 23enviar a flujos de trabajo, 39enviar para revisión, 39etiquetas de versión, 21, 27guardar, 21guardar y mantener bloqueo, 22historiales, 17importar, 26insertar contenido, 29insertar enlaces, 28mensajes de correo electrónico, 31promover, 44propiedades, 16quitar ciclos de vida, 45quitar la selección, 15registrar, 21seleccionar, 14sobrescribir, 26sólo lectura, 24, 32trabajar con, 13ubicaciones, 24ver, 24, 32versiones, 25

documentos primariosen documentos virtuales, 20

documentos virtualescancelar retirada, 22descargar descendientes, 20, 24información general, 20registrar, 22, 28

Eeditar

documento, 20Elementos por página

del cuadro de diálogo selección, 14enlaces

insertar en documentos, 28enlaces web

abrir, 29enviar, 29

Ffiltros

listas, 14flujos de trabajo

enviar, 39información general, 39

flujos rápidosenviar, 41

Ggrupos requeridos

configurar, 19Guardar

opción del menú Documentum, 22Guardar como, opción

sobrescribir documentos, 26

Hhistoriales

de documentos, 17

Iicono de bloqueo

en el documento, 20icono de llave

en el documento, 20importar

documentos, 26iniciar sesión

cambiar su contraseña, 10como un usuario diferente, 10en el repositorio, 9en un repositorio diferente, 10

Irbotón del cuadro de diálogo de

selección, 14

Llistas

explorar, 14filtrar, 14mostrar páginas, 14ordenar, 14varias páginas, 14

lupaen el cuadro de diálogo de

selección, 14


Índice

MMostrar más

en la ficha Info, 17Mostrar todas las propiedades

en la ficha Info, 17

Nnodos

en repositorios, 14

Oobjetos ocultos

en búsquedas avanzadas, 36opción Guardar como

importar documentos, 26

Ppausa

ciclos de vida, 45permisos

definir, 17plantillas

asignar ciclos de vida, 43quitar ciclos de vida, 45

preferenciasconfiguración, 47

promocióndocumentos, 44

propiedadescambiar, 16ver, 16

publicardocumentos, 44

Rregistrar

documentos, 21versiones, 25

repositoriosabrir de, 24abrir desde, 32abrir documentos de, 20cambiar, 10cambiar su contraseña, 10cerrar sesión, 10editar documentos, 20

explorar, 14guardar en, 21 a 22, 32importar a, 26información general, 7iniciar sesión, 9 a 10modo de accesibilidad, 9nodos, 14registrar en, 21sobrescribir documentos, 26ver documentos, 24ver mensajes de correo electrónico, 32

restricciones de accesoconfigurar, 19

retiradacancelar, 22de documento, 20directorio, 20

revisionesa través de flujos de trabajo, 39a través de flujos rápidos, 41

ruta de exploracióndel cuadro de diálogo de selección, 14

Ssoftware

ver la versión, 11sólo lectura

ver documentos en, 24ver mensajes de correo electrónico

en, 32suscripciones

a los documentos, 13suspensión

ciclos de vida, 45

Tteclado

accesos directos, 49teclas de acceso rápido, 49

teclas de acceso rápido, 49tipo

cambiar, 26tipo de objeto

cambiar, 26seleccionar, 13

tipo de objeto de repositoriocambiar, 26


Índice

Uubicaciones

ver, 24

Vversión actual

convertir, 21, 27identificar, 25

versión del softwarever, 11

versión menorcrear, 25

versión principalcrear, 25

versionesconvertir una versión en la versión

actual, 21, 27etiqueta de versión, 21, 27información general, 25

WWDK

versión, 11


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