emc documentum application connectors · apéndice a métodos abreviados de teclado..... 53 4 guía...

EMC ® Documentum ®

Application ConnectorsVersión 6.8.2

Guía del usuario

EMC CorporationSede corporativa:

Hopkinton, MA 01748-91031-508-435-1000

www.EMC.com

Aviso legal

Copyright © 2007-2016 EMC Corporation. All Rights Reserved.

EMC cree que la información de esta publicación es precisa en la fecha de su publicación. La información está sujeta a cambios sin previo aviso.

LA INFORMACIÓN DE ESTA PUBLICACIÓN SE PROPORCIONA "TAL CUAL". EMC CORPORATION NO OFRECE NINGUNA DECLARACIÓN O GARANTÍA DE NINGÚN TIPO RESPECTO A LA INFORMACIÓN DE ESTA PUBLICACIÓN Y ESPECÍFICAMENTE EXCLUYE LAS GARANTÍAS IMPLÍCITAS DE COMERCIALIDAD O DE IDONEIDAD PARA UN PROPÓSITO PARTICULAR.

El uso, la copia y la distribución de cualquier software de EMC descrito en esta publicación requiere una licencia de software aplicable.

Comentarios sobre la documentación

Su opinión es importante. Nos gustaría saber qué piensa sobre la documentación de este producto. Si tiene algún comentario sobre cómo podemos mejorar la documentación o facilitar su uso, envíenoslo directamente a la direcció[email protected].

Tabla de contenido

Prefacio ................................................................................................................................ 7

Capítulo 1 Información general sobre Application Connectors ..................................... 9

Capítulo 2 Iniciar sesión en un repositorio ................................................................... 11Cerrar sesión .................................................................................................... 11Cambiar la contraseña....................................................................................... 12Iniciar sesión como un usuario diferente ............................................................ 12Iniciar sesión en otro repositorio........................................................................ 12Ver la versión de Application Connectors y otras informaciones .......................... 12

Capítulo 3 Trabajar con documentos ............................................................................ 13Crear un nuevo documento............................................................................... 13

Localizar y seleccionar elementos en un cuadro de diálogo deselección ...................................................................................................... 14

Crear una nueva carpeta ................................................................................... 15Definir las propiedades..................................................................................... 16

Fichas utilizadas normalmente en pantallas de propiedades ............................ 16Definir permisos............................................................................................... 17Abrir un documento para su edición.................................................................. 18

Directorio de retirada.................................................................................... 19Documentos virtuales ................................................................................... 19Mostrar el formato predeterminado del documento ........................................ 19

Guardar y registrar un documento..................................................................... 20Información de registro................................................................................. 20

Guardar un documento y mantenerlo retirado.................................................... 21Visualizar el cuadro de diálogo de advertencia Guardar como yconfigurar la advertencia................................................................................... 22

Configurar la opción de visualización del cuadro de diálogo deadvertencia Guardar como en Preferencias..................................................... 22Configurar la advertencia en el cuadro de diálogo de advertenciaGuardar como .............................................................................................. 22

Operación Guardar como de un documento y cuadro de diálogo deadvertencia Guardar como ................................................................................ 23

Operación Guardar como de un documento del repositorio y elcuadro de diálogo de advertencia Guardar como ............................................ 23Operación Guardar como de un sistema de archivos local y elcuadro de diálogo de advertencia Guardar como ............................................ 24

Operación Guardar como de un documento con Continuar la edicióndespués de guardar .......................................................................................... 25

Operación guardar como de un documento del repositorio conContinuar la edición después de guardar ....................................................... 25

Guía del usuario de EMC Documentum Application Connectors Versión 6.8.2 3

Tabla de contenido

Operación Guardar como de un documento de un sistema dearchivos local con Continuar la edición después de guardar ............................ 25

Cancelar la retirada de un documento................................................................ 26Eliminar un documento o una carpeta................................................................ 26Abrir un documento para su visualización ......................................................... 27

Ver todas las ubicaciones a las un documento está enlazado ............................ 27Ver todas las versiones de un documento ....................................................... 28Ver todas las copias de un documento............................................................ 28

Importar o copiar un documento ....................................................................... 28Sobrescribir un documento con otro................................................................... 29Crear un enlace de un documento a otro ............................................................ 30Insertar el contenido de un documento en otro ................................................... 30Enviar un enlace a un documento por correo electrónico ..................................... 30

Capítulo 4 Trabajar con mensajes de correo electrónico ............................................. 33Guardar un mensaje de correo electrónico en el repositorio ................................. 33Guardar un anexo en el repositorio.................................................................... 34Ver un mensaje de correo electrónico ................................................................. 35

Capítulo 5 Buscar ......................................................................................................... 37Buscar un documento ....................................................................................... 37Buscar mensajes de correo electrónico................................................................ 38Definir más los términos de búsqueda ............................................................... 38

Capítulo 6 Enviar flujos de trabajo y flujos rápidos ...................................................... 43Flujos de trabajo ............................................................................................... 43Iniciar un flujo de trabajo para enrutar un documento a otros usuarios ................ 43Iniciar un flujo rápido para enviar un documento a otros usuarios....................... 45

Capítulo 7 Mover documentos a través de ciclos de vida ............................................ 47Ciclos de vida................................................................................................... 47Asignar un ciclo de vida.................................................................................... 48Promover un documento a su siguiente estado de ciclo de vida ........................... 48Devolver un documento a su estado de ciclo de vida anterior .............................. 48Desasociar un ciclo de vida de un documento..................................................... 49Suspender un documento de su estado de ciclo de vida actual............................. 49Reanudar el ciclo de vida de un documento pausado .......................................... 49

Capítulo 8 Definir preferencias ..................................................................................... 51

Apéndice A Métodos abreviados de teclado ................................................................... 53

4 Guía del usuario de EMC Documentum Application Connectors Versión 6.8.2

Tabla de contenido

Lista de imágenes

Imagen 1. Cuadro de diálogo de selección con dos cuadros de lista ......................................... 15


Tabla de contenido

Lista de tablas

Tabla 1. Fichas utilizadas normalmente en pantallas de propiedades .................................... 16Tabla 2. Información de registro......................................................................................... 20Tabla 3. Importar propiedades para mensajes de correo electrónico...................................... 34Tabla 4. Definir más los términos de búsqueda ................................................................... 39Tabla 5. Enviar un flujo rápido........................................................................................... 45Tabla 6. Preferencias generales........................................................................................... 51Tabla 7. Preferencias avanzadas ......................................................................................... 52Tabla 8. Métodos abreviados de teclado.............................................................................. 53


Prefacio

Documentum Application Connectors (DAC) es un conjunto de ensamblados .NET del lado cliente yservicios en tiempo de ejecución que se integra con editores muy completos y componentes basadosen WDK que se ejecutan en aplicaciones del lado servidor (por ejemplo, Webtop). Actualmente hayimplementaciones para Microsoft Excel, Outlook, PowerPoint y Word.

DAC permite acceder a documentos de diferentes repositorios; hacer seguimiento de versiones,restringir el acceso a documentos en función de conjuntos de permisos; así como distribuir ypromover documentos electrónicamente mediante ciclos de vida y flujos de trabajo.

A quién va dirigido este manualEn este manual se supone que ya está familiarizado con las convenciones de Microsoft Windows yexploradores web, y que sabe abrir, cerrar, cambiar de tamaño y mover ventanas, además de navegarusando hiperenlaces y botones. También debe saber cómo trabajar con varias ventanas y gestionararchivos en su equipo, así como realizar operaciones básicas como copiar y pegar archivos.

Historial de revisiónSe han realizado los siguientes cambios en este documento.

Fecha de revisión Descripción

Septiembre de 2016 Publicación inicial


Prólogo


Capítulo 1Información general sobre ApplicationConnectors

El software EMC Documentum Application Connectors permite acceder directamente a unrepositorio de Documentum desde una o más de estas aplicaciones de Microsoft Office:

• Excel

• Outlook

• PowerPoint

• Word

Un repositorio es un espacio de almacenamiento virtual para el contenido de su organización. Esposible que la organización utilice varios repositorios. Cada repositorio se compone de nodos quedan acceso al contenido y a las funciones del repositorio. Por ejemplo, el nodo Mi archivador inicialcontiene sus archivos y carpetas personales.

El menú Documentum en la aplicación de Microsoft Office podría tener un nombre diferente. Elnombre se crea cuando se instala Application Connectors en su equipo.

En esta guía se describe el comportamiento de las interfaces predeterminadas de ApplicationConnectors. Las instalaciones personalizadas podrían variar de lo que se describe aquí.


Información general sobre Application Connectors


Capítulo 2Iniciar sesión en un repositorio

Este procedimiento le permite iniciar sesión en todas las aplicaciones que utilizan ApplicationConnectors.

No necesita seguir este procedimiento si ha guardado sus credenciales para este repositorio a travésde otra aplicación de Documentum (como Webtop). En ese caso, sus credenciales guardadas lepermiten iniciar sesión automáticamente.

Si otro usuario tiene una sesión iniciada actualmente en este equipo, Application Connectors cerrarádicha sesión al iniciar la suya.

Para iniciar sesión, recopile esta información:

• Nombre del repositorio. Un repositorio almacena documentos.

• Su nombre de usuario y contraseña para el repositorio.

• El nombre de dominio de Microsoft Windows NT (si procede).

Para iniciar sesión en un repositorio1. Si aún no ha abierto la pantalla de inicio de sesión, en el menú Documentum, seleccione Iniciar

sesión como.

2. Escriba su nombre de usuario y contraseña para el repositorio. Ambos distinguen entremayúsculas y minúsculas.

3. Seleccione el repositorio.

4. Para utilizar el modo de accesibilidad en lugar del modo normal, haga clic en Opciones deaccesibilidad adicionales. El modo de accesibilidad proporciona exploración lineal en lugarde menús.

5. Haga clic en Inicio de sesión.

6. Haga clic en Aceptar.

Cerrar sesiónPara cerrar sesión en todos los repositorios en los que ha iniciado sesión1. En el menú Documentum, seleccione Cerrar sesión.

2. En el mensaje de confirmación, haga clic en Aceptar.


Iniciar sesión en un repositorio

Cambiar la contraseñaPara cambiar la contraseña que utiliza para tener acceso al repositorio1. Si aún no ha abierto la pantalla de inicio de sesión, en el menú Documentum, seleccione Iniciar

sesión como.

2. En la pantalla de inicio de sesión, haga clic en Cambiar contraseña.

3. Escriba su contraseña actual.

4. Escriba dos veces su nueva contraseña. Las contraseñas distinguen entre mayúsculas yminúsculas.

5. Haga clic en Aplicar.

Iniciar sesión como un usuario diferenteCuando un usuario ha iniciado sesión en Application Connectors desde un equipo, otro usuariopuede iniciar sesión desde ese mismo equipo, pero al hacerlo finalizará la sesión del primer usuario.

Para iniciar sesión como un usuario diferente, siga el procedimiento para Capítulo 2, Iniciar sesión enun repositorio utilizando un nombre de usuario y una contraseña diferentes.

Iniciar sesión en otro repositorioPara iniciar sesión en otro repositorio, utilice el procedimiento para Capítulo 2, Iniciar sesión en unrepositorio, asegurándose de seleccionar el nuevo repositorio.

Ver la versión de Application Connectors yotras informacionesEn el menú Documentum, seleccione Acerca de Application Connector.


Capítulo 3Trabajar con documentos

En este capítulo se explica cómo realizar las siguientes tareas:

• Crear un nuevo documento, página 13

• Crear una nueva carpeta, página 15

• Definir las propiedades, página 16

• Definir permisos, página 17

• Abrir un documento para su edición, página 18

• Guardar y registrar un documento, página 20

• Guardar un documento y mantenerlo retirado, página 21

• Visualizar el cuadro de diálogo de advertencia Guardar como y configurar la advertencia, página22

• Operación Guardar como de un documento y cuadro de diálogo de advertencia Guardar como,página 23

• Operación Guardar como de un documento con Continuar la edición después de guardar,página 25

• Cancelar la retirada de un documento, página 26

• Eliminar un documento o una carpeta, página 26

• Abrir un documento para su visualización, página 27

• Importar o copiar un documento, página 28

• Sobrescribir un documento con otro, página 29

• Crear un enlace de un documento a otro, página 30

• Insertar el contenido de un documento en otro, página 30

• Enviar un enlace a un documento por correo electrónico, página 30

Crear un nuevo documentoPara crear un documento nuevo a partir de una plantilla del repositorio1. En el menú Documentum, seleccione Nuevo a partir de una plantilla.


Trabajar con documentos

2. Si se le solicita que inicie sesión, hágalo. Si precisa instrucciones, consulte Capítulo 2, Iniciarsesión en un repositorio.

3. En la ficha Crear, siga este procedimiento:

a. Para seleccionar una ubicación para el documento diferente de su ubicación predeterminadadel repositorio:- Haga clic en Editar.- Seleccione la nueva ubicación y haga clic en Abrir. Para obtener instrucciones sobre cómoseleccionar la ubicación, consulte Localizar y seleccionar elementos en un cuadro de diálogode selección, página 14.

b. Escriba un nombre para el nuevo documento.

c. En el campo Tipo, seleccione el tipo de objeto del repositorio. El tipo de objeto del repositoriodetermina las propiedades del documento. El tipo de objeto predeterminado es dm_document.Debe seleccionar un tipo de objeto de repositorio para el que haya plantillas disponibles. Si eltipo no tiene ninguna plantilla disponible, este procedimiento no se realizará correctamente.Para crear un nuevo documento que use un tipo de objeto sin plantilla, cree primero eldocumento en el equipo local y después importe el documento en el repositorio. Asegúrese deque selecciona el nuevo tipo de objeto. Consulte Importar o copiar un documento, página 28.

d. En el campo Formato, seleccione el tipo de aplicación que abre el documento.

e. En el campo Plantilla, seleccione la plantilla de repositorio en la que desea basar el nuevodocumento. Si el campo Plantilla no aparece, no debería intentar crear el documento. En talcaso, interrumpa este procedimiento.

f. Para agregar el documento a sus suscripciones, seleccione Suscribirse a este archivo.

Nota: Para ver sus suscripciones, debe acceder al repositorio a través de una aplicaciónbasada en explorador, como Webtop.

4. En la ficha Información, edite las propiedades según corresponda. Si precisa instrucciones,consulte Fichas utilizadas normalmente en pantallas de propiedades, página 16.

5. En la ficha Permisos, defina los permisos según convenga. Si precisa instrucciones, consulteDefinir permisos, página 17.

6. Haga clic en Aceptar.El nuevo documento se crea en el repositorio y se bloquea en su nombre. El documento sedescarga en su equipo y se abre.

Localizar y seleccionar elementos en un cuadro dediálogo de selección

Para localizar elementos en un cuadro de diálogo de selección, realice cualquiera de estas acciones:

• Para abrir una ubicación del directorio, haga doble clic en la ubicación.

• Para regresar a una ubicación anterior, haga clic en la ubicación en la ruta de exploración sobre lalista.



• Para subir un nivel en el directorio, haga clic en .

• Para mostrar solo los elementos que comienzan con una cadena de caracteres específica, escriba lacadena de caracteres en el cuadro de texto y haga clic en el botón adyacente.

Para seleccionar los elementos en un cuadro de diálogo de selección, utilice cualquiera de estasacciones pertinentes:

• Para seleccionar un solo elemento, haga clic en él.

• Para seleccionar varios elementos, presione y mantenga presionada la teclaMayús (para loselementos adyacentes) o la tecla Ctrl (para los elementos no adyacentes) y haga clic en loselementos.

• Si el cuadro de diálogo incluye dos cuadros de lista, como se muestra en Imagen 1, página 15,cuando haya seleccionado los elementos, debe hacer clic en el botón de flecha para mover suopción al segundo cuadro de lista. Puede mover varios elementos al segundo cuadro de lista.

Imagen 1. Cuadro de diálogo de selección con dos cuadros de lista

• Para anular la selección de un elemento, presione Ctrl y haga clic en el elemento.

Crear una nueva carpetaPara crear una nueva carpeta1. En el menú Documentum, seleccione Abrir.


3. En el cuadro de diálogo de selección, desplácese a la ubicación de la nueva carpeta y abra esaubicación para ver los documentos y las carpetas que contiene. Si precisa instrucciones, consulteLocalizar y seleccionar elementos en un cuadro de diálogo de selección, página 14.

4. Haga clic en .

5. En la ficha Crear, escriba el nombre de la nueva carpeta.



6. Para suscribirse a la carpeta, haga clic en Mostrar opciones y, a continuación, seleccioneSuscribirse a esta carpeta.

Nota: Para ver sus suscripciones, debe acceder al repositorio a través de una aplicación basada enexplorador, como Webtop.

7. En la ficha Información, edite las propiedades según corresponda. Si precisa instrucciones,consulte Fichas utilizadas normalmente en pantallas de propiedades, página 16.

8. En la ficha Permisos, especifique el acceso que tienen grupos y usuarios concretos a la carpeta.Si precisa instrucciones, consulte Definir permisos, página 17.

9. Haga clic en Terminar.

10. Para cerrar el cuadro de diálogo de selección, haga clic en Cancelar.

Definir las propiedadesPara definir las propiedades1. Abra el documento.

2. En el menú Documentum, seleccione Propiedades.

3. Realice los cambios según corresponda. La pantalla de propiedades puede incluir varias fichas.Si precisa información detallada sobre las fichas más comunes, consulte Fichas utilizadasnormalmente en pantallas de propiedades, página 16.

4. Para guardar los cambios, haga clic en Aceptar.

Fichas utilizadas normalmente en pantallas depropiedades

Tabla 1. Fichas utilizadas normalmente en pantallas de propiedades

Ficha Descripción

Información Para editar propiedades, siga uno de estosprocedimientos:

• Escriba un nuevo valor en el cuadro de textode la propiedad.

• Marque la casilla de verificación de lapropiedad.

• Haga clic en Editar, en Seleccionar o enel botón de calendario situado junto ala propiedad y, a continuación, escriba oseleccione el valor.

• Si está disponible, haga clic en Ver valoresCIS para ver los valores de propiedadsugeridos.



Ficha Descripción

• Para mostrar más propiedades o todas laspropiedades, seleccione Mostrar más oMostrar todas las propiedades.

Permisos Aquí se muestra el acceso que tiene cada usuarioal documento. Para cambiar permisos, consulteDefinir permisos, página 17.

Historial Aquí se muestra una lista de eventos que hanocurrido en el documento. Su administradorregistra a qué eventos se les realiza elseguimiento.

Definir permisosLos permisos determinan quién puede tener acceso a un documento.

Para definir los permisos de un documento1. Si ya ha accedido a la ficha Permisos del documento, vaya a Paso 2. De lo contrario, siga este

procedimiento:

a. Abra el documento.

b. En el menú Documentum, seleccione Propiedades.

c. Seleccione la ficha Permisos.

2. Para cambiar el conjunto de permisos asignado al documento, realice estas acciones:

a. Al lado del campo Nombre del conjunto de permisos, haga clic en Seleccionar.

b. Seleccione el conjunto de permisos y haga clic en Aceptar. Si precisa más información sobrecómo seleccionar un conjunto de permisos, consulte Localizar y seleccionar elementos en uncuadro de diálogo de selección, página 14.

c. Haga clic en Aceptar.

3. Para agregar o editar el acceso para un usuario o un grupo, realice una de estas acciones en elárea Permisos para usuarios y grupos:

a. Para agregar un acceso:- Haga clic en Agregar.- Seleccione uno o varios usuarios y grupos, y haga clic en Aceptar. Si precisa instruccionespara seleccionar usuarios o grupos, consulte Localizar y seleccionar elementos en un cuadrode diálogo de selección, página 14.- Diríjase a Paso c.

b. Para modificar el acceso, seleccione uno o varios usuarios y grupos, y haga clic en Editar.

c. Seleccione los permisos básicos.

d. Seleccione los permisos extendidos.



e. Haga clic en Finalizar para establecer los permisos seleccionados o en Siguiente paraestablecer un conjunto diferente de permisos para otro usuario o grupo. Si hace clic enSiguiente, vuelva a Paso c

4. Para quitarle el acceso a un usuario o grupo, seleccione el usuario o el grupo en el área Permisospara usuarios y grupos y haga clic en Quitar.

5. Para agregar grupos o conjuntos de grupos en los repositorios donde está habilitado TrustedContent Services:

a. En el área Grupos obligatorios o Conjunto de grupos obligatorios, haga clic en Agregar.

b. Seleccione uno o varios grupos y haga clic en Aceptar. Si precisa instrucciones paraseleccionar grupos, consulte Localizar y seleccionar elementos en un cuadro de diálogo deselección, página 14.

6. Para quitar grupos o conjuntos de grupos obligatorios de repositorios donde está habilitadoTrusted Content Services, seleccione los grupos en el área Grupos obligatorios o Conjuntode grupos obligatorios y haga clic en Quitar.

7. Para restringir el acceso o modificar el acceso restringido para un usuario o un grupo en unrepositorio donde Trusted Content Services está habilitado:

a. Para restringir el acceso para un usuario o grupo:- En el área Restricciones, haga clic en Agregar.- Seleccione uno o varios usuarios y grupos.- Diríjase a Paso c.

b. Para modificar restricciones, seleccione uno o varios usuarios y grupos, y haga clic en Editar.

c. En la lista desplegable Permisos básicos, seleccione el nivel de acceso que desea denegar.

d. En el área Permisos extendidos, seleccione los permisos extendidos que desea denegar.

e. Haga clic en Finalizar para establecer las restricciones seleccionadas o en Siguiente paraestablecer un conjunto diferente de restricciones para otro usuario o grupo. Si hace clic enSiguiente, vuelva a Paso c

8. Para quitar las restricciones para un usuario o grupo, seleccione el usuario o el grupo en el áreaRestricciones y haga clic en Quitar.


Abrir un documento para su ediciónPara abrir un documento para su edición1. En el menú Documentum, seleccione Abrir.


3. Seleccione el documento y haga clic en Abrir. Para obtener información sobre cómo seleccionardocumentos, consulte Localizar y seleccionar elementos en un cuadro de diálogo de selección,página 14.



Nota: Un documento no está disponible si tiene un icono de bloqueo junto a él. Un documentocon un icono de bloqueo indica que ya ha sido retirado por otro usuario. Si un documento tieneun icono de llave, usted ha retirado el documento.

4. En el mensaje de confirmación, seleccione Editar.

5. Si está editando un documento virtual y se le pide que descargue descendientes, seleccionela opción que proceda y haga clic en Aceptar. Si precisa información detallada sobre losdescendientes, consulte Documentos virtuales, página 19.Application Connectors abre el documento desde su directorio de retirada. Si no tuviera eldocumento ya retirado y descargado, Application Connectors primero bloquea el documento ensu nombre y lo descarga en su directorio de retirada. Para conocer la ubicación predeterminadadel directorio de retirada, consulte Directorio de retirada, página 19.

Directorio de retirada

Al abrir un documento para editarlo, Application Connectors descarga el documento en su directoriode retirada.

De forma predeterminada, su directorio de retirada es:

//Documentum/Checkout

Documentos virtuales

Un documento virtual es un documento que contiene uno o más documentos anidados. El documentovirtual se denomina documento padre y, los documentos anidados, descendientes.

Al realizar una acción en un documento virtual, tiene la opción de realizar la acción solo en eldocumento padre o incluir también los descendientes. Por ejemplo, al editar un documento virtual,tiene la opción de retirar solo la raíz o todos los descendientes.

Mostrar el formato predeterminado del documento

Documentum Connectors debe mostrar los formatos de documento adecuados cuando se abre o seguarda un documento en el menú Documentum de la aplicación de Microsoft Office.

1. En el menú Documentum, seleccione Abrir.



4. Puede ir a la ubicación del archivo del repositorio.



La ventana Documentum - Abrir solo muestra los formatos predeterminados de los documentosdel repositorio para la aplicación de MS Office. Por ejemplo, la ventana Documentum - Abrirsolo muestra los documentos del repositorio del tipo .doc, si está trabajando en MS Word.

Nota: La ventana Documentum - Abrir solo muestra los formatos de documentopredeterminados adecuados para las aplicaciones de MS Office en el campo Tipo de archivos.

Para las operaciones de Guardar como, la ventana Documentum - Guardar como solo muestralos formatos predeterminados de los documentos del repositorio para MS Office.

Nota: La ventana Documentum - Guardar como solo muestra los formatos de documentopredeterminados adecuados para las aplicaciones de MS Office en el campo Tipo de archivos.Puede ir a la ubicación del repositorio y guardar el documento.

Guardar y registrar un documentoEste procedimiento guarda el documento en el repositorio y lo desbloquea para que otros usuariospuedan acceder a él.

Para registrar un documento

1. Abra el documento.

2. En el menú Documentum, seleccione Registrar.


4. Si se le solicita información de registro, introduzca dicha información según convenga. Para unadescripción de la información de registro consulte Información de registro, página 20.


6. Si aparece un mensaje de confirmación, haga clic en Aceptar.

Información de registro

La información de registro varía en función de la configuración de su organización. Tabla 2, página20 describe la información de registro común.

Tabla 2. Información de registro

Campo Descripción

Guardar como Establece el número de versión. Si seleccionael mismo número de versión que el documentooriginal, el documento actualizado sobrescribeel documento original. Si precisa másinformación, consulte Ver todas las versiones deun documento, página 28.

Etiqueta de versión Permite etiquetar la versión actualizada.



Campo Descripción

Descripción Permite escribir una descripción opcional delarchivo.

Formato Selecciona el tipo de aplicación que se utilizapara abrir el documento.

ID de ciclo de vida Asigna un ciclo de vida al archivo.

Comprobar enlaces a otros documentos deMicrosoft y registrar documentos enlazados

Si está disponible, seleccione esta opción paraque Application Connectors busque documentosenlazados en el documento Si se encuentrandocumentos enlazados, también se registran.El documento registrado original se convierteen un documento enlazado y los documentosenlazados se convierten en los descendientes deldocumento virtual.

Mostrar opciones Mantener bloqueo Guarda el archivo actualizado en el repositoriopero conserva el archivo retirado en su nombre.

Convertir en la versiónactual

Convierte el archivo actualizado en la versiónactual.

Mantener una copialocal tras el registro

Conserva una copia del archivo en el equipolocal. Sin embargo, el archivo ya no estaráretirado y cualquier cambio realizado en lacopia local no tendrá efecto en el archivo delrepositorio.

Suscribirse a estearchivo

El archivo se enlaza a sus suscripciones.

Guardar un documento y mantenerlo retiradoEste procedimiento guarda el documento actualizado en el repositorio con un número de versiónmenor incrementado, pero también mantiene el documento retirado. El documento permanece ensu directorio de retirada y permanece abierto en la aplicación de edición (por ejemplo, Word). Eldocumento permanece bloqueado para otros usuarios.

Para conocer la ubicación predeterminada del directorio de retirada, consulte Directorio de retirada,página 19.

Para guardar un documento y dejarlo retirado1. Abra el documento.

2. En el menú Documentum, seleccione Guardar.




Visualizar el cuadro de diálogo de advertenciaGuardar como y configurar la advertenciaEn esta sección se describe cómo configurar el cuadro de diálogo Documentum - Guardar como paraque aparezca durante la operación Guardar como y cómo configurar el mensaje que se muestra enel cuadro de diálogo de advertencia.

Configurar la opción de visualización del cuadro dediálogo de advertencia Guardar como en Preferencias

Puede configurar la visualización de un cuadro de diálogo de advertencia cuando utiliza laopción Guardar como para un documento desde el menú Documentum. El cuadro de diálogo deadvertencia se puede configurar para mostrar la preferencia que el documento original permanezcaretirado durante la opción Guardar como.

Para establecer la opción de visualización del cuadro de diálogo Guardar como enPreferencias

1. Vaya al menú Documentum y seleccione Preferencias. Si precisa información sobre laspreferencias, consulte Capítulo 8, Definir preferencias

2. Seleccione la opción Alertarme que un documento inicial permanece retirado tras Guardarcomo.De esta forma se configura el cuadro de diálogo Documentum - Guardar como para que semuestre de forma predeterminada. El cuadro de diálogo de advertencia Documentum - Guardarcomo se puede configurar para que se muestre con la opción No volver a mostrar esto. Deforma predeterminada, esta opción aparece como no seleccionada en el cuadro de diálogo deadvertencia.

3. Acepte el valor predeterminado en el cuadro de diálogo de advertencia.

4. Haga clic en Aceptar.Esta preferencia predeterminada configura el cuadro de diálogo de advertencia Documentum- Guardar como para que muestre que el documento original sigue estando retirado en losmensajes de advertencia de las posteriores operaciones de Guardar como.

Nota: Si selecciona No volver a mostrar esto en el cuadro de diálogo de advertenciaDocumentum - Guardar como, la preferencia reflejará su opción actual en el cuadro de diálogode advertencia. A continuación, se desmarca la preferencia Alertarme que un documento inicialpermanece retirado tras Guardar como que ha establecido.

Configurar la advertencia en el cuadro de diálogo deadvertencia Guardar como

En esta sección se describe cómo personalizar la advertencia para que se ajuste a sus necesidades.Su administrador de aplicaciones puede configurar el mensaje adecuado para su visualización en



el cuadro de diálogo de advertencia. Esta configuración se refleja en todos los equipos cliente queutilizan Application Connectors.

Operación Guardar como de un documentoy cuadro de diálogo de advertencia Guardarcomo

Operación Guardar como de un documento delrepositorio y el cuadro de diálogo de advertenciaGuardar como

Este procedimiento muestra un cuadro de diálogo de advertencia durante una operación Guardarcomo de un archivo del repositorio. Este cuadro de diálogo de advertencia se puede configurar paraque se muestre durante la operación Guardar como con la opción No volver a mostrar esto.

Para realizar la operación Guardar como de un documento del repositorio1. En el menú Documentum, seleccione Abrir.



Nota: Un documento no está disponible si tiene un icono de bloqueo junto a él. Un documentocon un icono de bloqueo indica que ya ha sido retirado por otro usuario. Si un documento tieneun icono de llave, usted ha retirado el documento.

4. En el mensaje de confirmación, seleccione Editar. Si está editando un documento virtual y se lepide que descargue descendientes, seleccione la opción que proceda y haga clic en Aceptar. Siprecisa información detallada sobre los descendientes, consulte Documentos virtuales, página 19.Si no tuviera el documento ya retirado y descargado, Application Connectors primero bloquea eldocumento en su nombre y lo descarga en su directorio de retirada. Para conocer la ubicaciónpredeterminada del directorio de retirada, consulte Directorio de retirada, página 19.

5. Application Connectors abre el documento original desde su directorio de retirada.Realice los cambios adecuados en el documento original.

6. En el menú Documentum, seleccione Guardar como.

Nota: El cuadro de diálogo de advertencia indica que el documento original permaneceráretirado. Si no selecciona la opción No volver a mostrar esto y sigue guardando el documento, eldocumento original se cierra y permanece retirado en el repositorio. De forma predeterminada,esta opción no aparece seleccionada en el cuadro de diálogo de advertencia. Si selecciona la



opción No volver a mostrar esto, no verá el cuadro de diálogo de advertencia en posterioresoperaciones de Guardar como.

7. En el mensaje de confirmación, haga clic en Aceptar.Application Connectors cierra el documento original, que permanece retirado del repositorio.Application Connectors importa el nuevo documento, lo retira y lo abre para editarlo.

Nota: En el mensaje de confirmación, seleccione Ver. El documento original se abre en el modode visualización. Al realizar la operación de Guardar como, Application Connectors importael nuevo documento, lo retira y lo abre para editarlo. En este momento no verá el cuadro dediálogo de advertencia.

Si realiza la operación Guardar como con el mismo nombre que el documento original,Application Connectors importa el nuevo documento, lo retira y lo abre para editarlo. Verá uncuadro de diálogo de advertencia que le advertirá de que el documento original permaneceretirado en el repositorio. El documento original se cierra y permanece retirado del repositorio.

Operación Guardar como de un sistema de archivoslocal y el cuadro de diálogo de advertencia Guardarcomo

Este procedimiento no muestra un cuadro de diálogo de advertencia durante una operación deGuardar como de un archivo del sistema de archivos local.

Para realizar la operación Guardar como de un documento con un nombre diferente1. En el menú Archivo, seleccione Nuevo o Abrir en el sistema de archivos local.

2. Realice los cambios adecuados en el documento.

3. En el menú Documentum, seleccione Guardar como con un nombre de archivo diferente.Application Connectors importa el nuevo documento, lo retira y lo abre para editarlo. Eldocumento original se cierra y permanece en el sistema de archivos. No verá el cuadro de diálogode advertencia.Si no selecciona la opción No volver a mostrar esto y sigue guardando el documento, eldocumento original se cierra y permanece retirado en el repositorio. De forma predeterminada,esta opción no aparece seleccionada en el cuadro de diálogo de advertencia. Si selecciona laopción No volver a mostrar esto, no verá el cuadro de diálogo de advertencia en posterioresoperaciones de Guardar como.

Para realizar la operación Guardar como de un documento con el mismo nombre1. En el menú Archivo, seleccione Nuevo o Abrir en el sistema de archivos local.


3. En el menú Documentum, seleccione Guardar como con el mismo nombre de archivo.Application Connectors crea el documento en el repositorio, lo retira y lo abre para editarlo. Secierra el documento original. No verá el cuadro de diálogo de advertencia.



Operación Guardar como de un documentocon Continuar la edición después de guardarEn esta sección se describe Continuar la edición después de guardar, una nueva opción del cuadro dediálogo Documentum-Guardar como.

Operación guardar como de un documento delrepositorio con Continuar la edición después deguardar

Este procedimiento muestra Continuar la edición después de guardar, una nueva opción del cuadrode diálogo Documentum-Guardar como.

1. En el menú Archivo, seleccione Nuevo o Abrir en el repositorio.


3. En el menú Documentum, seleccione Guardar como para guardar el documento con un nombrede archivo diferente.Application Connectors muestra el cuadro de diálogo Documentum - Guardar como conContinuar la edición después de guardar, la nueva opción activada de forma predeterminada.

4. En el mensaje, acepte el valor predeterminado y continúe guardando.Un cuadro de diálogo de advertencia indica que el documento original permanecerá retirado.

Nota: De forma predeterminada, esta opción no aparece seleccionada en el cuadro de diálogode advertencia.

5. En el mensaje de confirmación, acepte el valor predeterminado y continúe.Application Connectors crea el nuevo documento en el repositorio, lo retira y lo abre paraeditarlo. El documento original se cierra y se retira del repositorio.

Operación Guardar como de un documento de unsistema de archivos local con Continuar la edicióndespués de guardar

Este procedimiento muestra Continuar la edición después de guardar, una nueva opción del cuadrode diálogo Documentum-Guardar como.

1. En el menú Archivo, seleccione Nuevo o Abrir en el sistema de archivos local.


3. En el menú Documentum, seleccione Guardar como y guarde el documento con el mismonombre de archivo.



Application Connectors muestra el cuadro de diálogo Documentum - Guardar como conContinuar la edición después de guardar, la nueva opción activada de forma predeterminada.

4. En el mensaje, acepte el valor predeterminado y continúe guardando.Application Connectors importa el nuevo documento, lo retira y lo abre para editarlo. Eldocumento original se cierra y permanece en el sistema de archivos.

Nota: En el mensaje de confirmación, si procede a guardar con Continuar la edición después deguardar, la nueva opción (sin activar) Application Connectors importa el nuevo documento en elrepositorio. No retira el documento ni lo abre para editarlo.

Cancelar la retirada de un documentoAl cancelar la retirada, se desbloquea el documento en el repositorio sin que quede guardado eldocumento actualizado en el repositorio. Se descartará cualquier cambio realizado en el documento.

Para cancelar retiradas1. Abra el documento.

2. En el menú Documentum, seleccione Cancelar retirada.

3. Si cancela la retirada de un documento virtual, se le preguntará si desea cancelar la retirada enlos descendientes o simplemente en el documento padre. Seleccione las opciones pertinentes yhaga clic en Aceptar.Para obtener una explicación breve sobre los documentos virtuales, consulte Documentosvirtuales, página 19.

4. Si se le pide que confirme, haga clic en Aceptar.Application Connectors cierra el documento y elimina la copia local del documento que está ensu directorio de retirada. Para conocer la ubicación predeterminada del directorio de retirada,consulte Directorio de retirada, página 19.

Eliminar un documento o una carpetaPara eliminar un documento o carpeta1. En el menú Documentum, seleccione Abrir.


3. Seleccione el documento o la carpeta que desea eliminar y haga clic en . Si precisainstrucciones para seleccionar un documento o una carpeta, consulte Localizar y seleccionarelementos en un cuadro de diálogo de selección, página 14.Sugerencia: También puede hacer clic con el botón secundario en el elemento y seleccionarEliminar.

4. Si el sistema le pregunta, seleccione si desea eliminar los archivos y versiones relacionados.



5. Realice una de estas acciones:• Si elimina un solo elemento, haga clic en Aceptar.

• Si va a eliminar varios elementos, seleccione las opciones para cada uno por separadohaciendo clic en Siguiente. Tras el último elemento, haga clic en Terminar. Para aplicar susselecciones a todos los elementos restantes, haga clic en Terminar.

6. Haga clic en Cancelar para cerrar el cuadro de diálogo de selección.

Abrir un documento para su visualizaciónAl abrir un documento para su visualización, el documento se copia en su directorio de vista, perono se retira del repositorio. Puede realizar cambios en el documento, pero no puede guardarlosen el repositorio.

De forma predeterminada, su directorio de vista es:

//Documentum/Viewed

Si ya existe otro documento con el mismo nombre en el directorio de vista, Application Connectorsanexa el nombre con un número.

Para ver un documento1. En el menú Documentum, seleccione Abrir.


3. Seleccione el documento que desea ver y haga clic en Abrir.

4. En el mensaje de confirmación, seleccione Ver.

5. Si está viendo un documento virtual, se le preguntará si desea descargar los descendientes.Seleccione las opciones pertinentes y haga clic en Aceptar.Para obtener una explicación breve sobre los documentos virtuales, consulte Documentosvirtuales, página 19.

Ver todas las ubicaciones a las un documento estáenlazado

Un documento puede estar enlazado a varias ubicaciones de un repositorio, lo que permite el acceso aél desde todas las ubicaciones a las que esté enlazado.

Para ver todas las ubicaciones a las que está enlazado un documento


2. En el menú Documentum, seleccione Ubicaciones.



Ver todas las versiones de un documento

Una versión es una copia de un documento realizada en un determinado momento cuando éste seguardó en el repositorio. Puede crearse una nueva versión cada vez que se guarda el documento. Laversión le permite realizar el seguimiento de los cambios realizados en un documento.

Cuando crea un documento nuevo, recibe el número de versión 1.0. Al guardarlo en el repositorio,puede elegir si desea guardarlo como una versión nueva o sobrescribir la versión actual.

Si guarda el documento como una versión nueva, el número de versión aumenta y la versión anteriortambién continúa existiendo en el repositorio. Puede elegir si desea aumentar la versión con unnúmero decimal (versión menor) o con un número entero (versión mayor). La nueva versión semarca como ACTUAL.

Para ver una lista de todas las versiones de un documento, abra el documento y seleccione menúDocumentum > Versiones, donde menú Documentum es el nombre definido por su organización.

Ver todas las copias de un documento

Las copias son versiones de un documento en un formato diferente. Por ejemplo, si crea un documentoen Microsoft Word llamado Ventas.doc y genera una copia HTML llamada Ventas.htm, tendrá doscopias del documento en distintos formatos. Si un documento del repositorio tiene varias copias, sedesignará una de ellas como copia principal. Esta copia es la que se muestra en las listas de archivos.

Para ver una lista de todas las copias de un documento1. Abra el documento.

2. En el menú Documentum, seleccione Copias.

Importar o copiar un documentoPuede utilizar este procedimiento para cualquiera de estas acciones:

• Importar un documento local en el repositorio.

• Realizar otra copia de un documento que ya existe en el repositorio.

Para importar o copiar un documento1. Abra el documento. El documento puede ser un documento de repositorio o un documento

que no esté todavía en el repositorio.

2. Realice cambios en el documento, según corresponda.



5. Si aparece un mensaje que le avisa de que el documento original permanecerá retirado, hagaclic en Aceptar.



6. Para crear una copia del documento con un nuevo nombre, escriba el nuevo nombre.

7. Para crear una copia del documento con un nuevo tipo de objeto, seleccione el tipo en el campoTipo de archivos.

8. Si está disponible, active la casilla de verificación con la etiqueta Comprobar enlaces a otrosdocumentos de Microsoft y registrar documentos enlazados para que Application Connectorsbusque documentos enlazados en los documentos importados. Si se encuentran documentosenlazados, también se importan. El documento importado original se convierte en un documentovirtual y los documentos enlazados se convierten en descendientes del documento.

9. Para crear una copia del documento en una nueva ubicación, seleccione la ubicación medianteeste procedimiento:

a. En el cuadro de diálogo de selección, desplácese a la ubicación para la nueva copia y ábralapara ver los documentos y las carpetas que contiene. Si precisa instrucciones, consulteLocalizar y seleccionar elementos en un cuadro de diálogo de selección, página 14.No seleccione un documento. Si lo hace, el documento se sobrescribirá.

b. Haga clic en Guardar.

10. Si seleccionó un nuevo tipo en Paso 7, a continuación en el campo Tipo seleccione el mismotipo de objeto.

11. Para cambiar el formato del documento, seleccione un nuevo formato en el campo Formato.

12. Si está importando un documento local desde su equipo al repositorio, y si desea conservar eldocumento local abierto tras la importación, seleccione Continuar la edición después de guardar.

13. Haga clic en Guardar.Application Connectors crea una copia del documento original, importa la copia en el repositorio,la retira y, a continuación, la abre en su equipo.Importante: Si ha realizado la operación Guardar como de un documento que ha retirado delrepositorio, el documento permanece retirado. Para registrar el documento original, ábralo desdesu directorio de retirada y realice el procedimiento para registrar un documento. Para conocer laubicación predeterminada del directorio de retirada, consulte Directorio de retirada, página 19.

Sobrescribir un documento con otroPuede reemplazar el contenido de un documento de repositorio existente con contenido de otrodocumento.

Para sobrescribir un documento con otro1. Realice una de estas acciones:

• Para Excel, PowerPoint o documentos de Word, abra el documento que contiene el nuevocontenido.

• Para los mensajes de correo electrónico de Outlook, resalte el mensaje de correo electrónico.





4. Seleccione el documento que desea reemplazar y haga clic en Guardar.

5. Si se le solicita información de registro, introduzca dicha información según convenga. Para unadescripción de la información de registro consulte Información de registro, página 20.


Crear un enlace de un documento a otroPara crear un enlace de un documento a otro1. Edite el documento en el que desea crear el enlace. Para editar un documento, consulte Abrir un

documento para su edición, página 18.

2. Realice una de estas acciones:• Coloque el cursor donde desea insertar el enlace.

• Seleccione una sección del documento resaltándola.

3. En el menú Documentum, seleccione Insertar > Enlace Web.

4. Seleccione el documento que desea enlazar y haga clic en Insertar.

5. Si procede, escriba el texto del enlace. Éste es el texto en el que los usuarios hacen clic paraabrir el documento.

6. Haga clic en Aceptar.Se inserta el enlace.Para ver o editar el documento enlazado, presione Ctrl y haga clic en el enlace.

Insertar el contenido de un documento en otroPara insertar el contenido de un documento en otro

1. Abra el documento en el que desea insertar el contenido.El documento puede ser otro documento de repositorio o puede ser un documento de su sistemade archivos local.

2. Coloque el cursor donde desea insertar el contenido.

3. En el menú Documentum, seleccione Insertar > Objeto.

4. Seleccione el documento que desea insertar y haga clic en Insertar.

Enviar un enlace a un documento por correoelectrónicoPara enviar un enlace por correo electrónico1. Abra el documento.



2. En el menú Documentum, seleccione Enviar a > Destinatario de correo electrónico como enlace.

3. Su aplicación de correo electrónico abre un nuevo mensaje de correo electrónico que contiene elenlace al documento. Introduzca la dirección de correo electrónico del destinatario y cualquierotra información que desee agregar y, a continuación, envíe el mensaje de correo electrónico.

Para abrir un enlace que ha recibido por correo electrónico1. Haga clic en el enlace.

2. Si no ha iniciado sesión en el repositorio, Application Connectors le solicitará que lo haga.Introduzca la información de inicio de sesión y haga clic en Inicio de sesión.

3. Si se le pregunta si desea ver o editar el documento, seleccione el botón adecuado.

4. Si se le solicita que seleccione la aplicación en la que abrir el documento, seleccione la aplicaciónadecuada.


Capítulo 4Trabajar con mensajes de correoelectrónico

Application Connectors para Microsoft Outlook permite almacenar y recuperar mensajes de correoelectrónico y anexos de un repositorio de Documentum.


• Guardar un mensaje de correo electrónico en el repositorio, página 33

• Guardar un anexo en el repositorio, página 34

• Ver un mensaje de correo electrónico, página 35

Guardar un mensaje de correo electrónico enel repositorioPara guardar un mensaje de correo electrónico en el repositorio1. En Outlook, seleccione uno o más mensajes de correo electrónico.

Nota: Si selecciona varios mensajes, Application Connectors combinará los mensajes en unarchivo de texto.



4. Seleccione la ubicación en la que desea guardar el mensaje o los mensajes de correo electrónicorealizando estas acciones:

a. En el cuadro de diálogo de selección, desplácese a la ubicación y ábrala para ver losdocumentos y las carpetas que contiene. Si precisa instrucciones, consulte Localizar yseleccionar elementos en un cuadro de diálogo de selección, página 14.No seleccione un documento. Si lo hace, el documento se sobrescribirá.

b. Haga clic en Guardar.Si selecciona varios mensajes de correo electrónico, Application Connectors combinará todoslos mensajes de correo electrónico en un archivo de texto.


Trabajar con mensajes de correo electrónico

5. Establezca las propiedades tal y como se describe en Tabla 3, página 34. Si importa más de unmensaje de correo electrónico, Application Connectors combina todos los mensajes de correoelectrónico en un archivo de texto y los importa como un documento de texto.

Tabla 3. Importar propiedades para mensajes de correo electrónico

Campo Descripción

Nombre Escriba un nombre para el mensaje de correoelectrónico en el repositorio.

Tipo No cambie esta propiedad. De esta manera seasigna el tipo predeterminado para los mensajes decorreo electrónico, que es dm_message_archive o unsubtipo de dm_message_archive.

Formato No cambie esta propiedad.

6. Haga clic en Guardar.

Guardar un anexo en el repositorioPara guardar un anexo en el repositorio1. En Outlook, seleccione el mensaje de correo electrónico.

2. Seleccione el menú Documentum > Guardar anexo, donde menú Documentum es el nombredefinido al instalar Application Connectors en el equipo.

3. Si el mensaje de correo electrónico tiene varios anexos, seleccione el anexo que desea guardar yhaga clic en Aceptar.


5. Seleccione la ubicación en la que desea guardar el anexo siguiendo este procedimiento:

a. En el cuadro de diálogo de selección, desplácese a la ubicación para el anexo y ábrala para verlos documentos y las carpetas que contiene. Si precisa instrucciones, consulte Localizar yseleccionar elementos en un cuadro de diálogo de selección, página 14.No seleccione un documento. Si lo hace, el documento se sobrescribirá.

b. Haga clic en Guardar.

6. Si procede, edite la información del documento. Dependiendo de la configuración de suorganización, puede cambiar el nombre, tipo de objeto y formato de archivo. Sin embargo, serecomienda que acepte el tipo de objeto y formato de archivo que están asignados de formapredeterminada.

7. Haga clic en Guardar.



Ver un mensaje de correo electrónicoPara ver un documento1. En el menú Documentum, seleccione Abrir.


3. Seleccione el mensaje de correo electrónico y haga clic en Abrir.

4. Si se pide confirmación, seleccione Ver.Application Connectors copia el mensaje en su directorio de vista como un archivo .msg. Deforma predeterminada, su directorio de vista es://Documentum/Viewed


Capítulo 5Buscar


• Buscar un documento, página 37

• Buscar mensajes de correo electrónico, página 38

• Definir más los términos de búsqueda, página 38

Buscar un documentoPara buscar un documento1. En el menú Documentum, seleccione Buscar repositorios.

2. En el campo Contiene, escriba el texto que desea buscar.Para definir más la búsqueda, consulte Definir más los términos de búsqueda, página 38.

3. En la lista Ubicaciones, seleccione las ubicaciones en las que desea buscar. Para agregar másubicaciones, siga este procedimiento:

a. Haga clic en Editar.

b. En la lista Repositorios disponibles u Orígenes disponibles, desplácese hasta la ubicaciónque va a agregar y selecciónela.

c. Haga clic en la flecha para agregarlo a la lista Incluidos en la búsqueda.

d. Repita el Paso b y el Paso c para todas las ubicaciones que sean necesarias.

e. Para quitar una ubicación, selecciónela y haga clic en la flecha para quitar.

f. Haga clic en Aceptar.

4. En la lista Tipo de objeto, seleccione el tipo de documento que desea buscar.

5. En la lista Propiedades, escriba uno o más valores de propiedad para buscar siguiendo esteprocedimiento:

a. Si no aparece ningún campo, haga clic en Seleccionar una propiedad.

b. En el primer campo, seleccione una propiedad.

c. En los campos restantes, seleccione la relación que los resultados tendrán con los valores debúsqueda y seleccione los valores de búsqueda.


Buscar

d. Cuando haya terminado de agregar propiedades, vaya al Paso 6. Para agregar máspropiedades, haga clic en Agregar otra propiedad.

e. Seleccione uno de estos operadores:• And: Los resultados de búsqueda deben coincidir con el valor de propiedad en esta línea

y el valor de propiedad en la línea anterior.

• Or: Los resultados de búsqueda deben coincidir con el valor de propiedad en esta línea obien con el valor de propiedad en la línea anterior.

Si la lista Propiedades contiene tres o más líneas, las operaciones siguen el orden dedefinición. Cada vez que se agrega And u Or, los operadores anteriores se agrupan entre sí.

f. Para quitar una propiedad de los criterios de búsqueda, haga clic en Quitar en dichapropiedad.

6. En el campo Fecha, busque elementos en los que se haya producido una determinada accióndurante un período de tiempo concreto. Para ello, seleccione la acción en el primer campo yel período de tiempo en los demás campos.

7. En el campo Tamaño, elija el rango de tamaños de archivo que va a buscar.

8. En el área Adicional, elija una de estas opciones según convenga:• Buscar objetos ocultos

Esto incluye los elementos ocultos de la búsqueda. La búsqueda mostrará solo los elementosocultos para los que tenga permiso de visualización.

• Encontrar todas las versiones

Esta opción busca las versiones anteriores y la versión actual de un documento.

9. Haga clic en Buscar.Application Connectors muestra los resultados de la búsqueda.

10. Para revisar la búsqueda y volver a ejecutarla, haga clic en Editar búsqueda y vuelva al Paso 2.

Buscar mensajes de correo electrónicoLa pantalla de búsqueda avanzada se ha mejorado. Encontrará información detallada en la Guía delusuario de EMC Documentum.

Definir más los términos de búsquedaPuede usar la sintaxis de Tabla 4, página 39 para definir más los términos de búsqueda de unabúsqueda simple o en el campo Contiene de una búsqueda avanzada.


Buscar

Tabla 4. Definir más los términos de búsqueda

Sintaxis Descripción

Palabra o frase entrecomillas: " "

Para buscar una frase o una palabra exacta, incluya la frase o la palabraentre comillas.

Para una búsqueda simple (incluido el campo Contiene en una búsquedaavanzada), si no utiliza las comillas, Application Connectors muestra losarchivos que contienen tanto las palabras exactas que se escriben como lasvariaciones de las palabras; por ejemplo, examinar para la palabra examen.

Esta opción está deshabilitada cuando busca más de una palabra o si surepositorio no se ha indizado para las variaciones.

Las comillas tipográficas no se pueden utilizar para la coincidencia exactade mayúsculas o minúsculas de una palabra.

Operadores AND yOR

Para obtener resultados que contienen dos términos de búsqueda, escribaAND entre los términos. Un término puede ser una palabra o una fraseentrecomillada.

Para obtener resultados que contienen por lo menos un término, escribaOR entre las palabras o las frases entrecomilladas.

Puede encadenar varios términos juntos con los operadores AND y OR.El operador AND tiene precedencia sobre el operador OR. Por ejemplo, siescribe:

knowledge or management and discovery

Los resultados deben contener "conocimiento" o deben contener "gestión"y "detección".

El operador NOT Para obtener resultados que no contienen un término, escriba NOTantes de ese término. El término puede ser una palabra o una fraseentrecomillada. Solo se tiene en cuenta el término que sigue al operador.

El operador NOT se puede utilizar después del operador AND u OR,separado por un espacio.

Las sintaxis válidas serían: Documentum NOT adaptador o DocumentumAND NOT adaptador, ambas consultas devolverán resultados quecontienen "Documentum" pero no "adaptador".

Si escribe Documentum OR NOT adaptador, obtendrá resultados quecontienen "Documentum" (y posiblemente "adaptador") o que nocontienen "adaptador". Use esta sintaxis con precaución: Puede generarun número muy grande de resultados.

El operador NOT se puede utilizar exclusivamente al principio de laconsulta. Por ejemplo, si escribe NOT adaptador, obtiene resultados que nocontienen adaptador. Use esta sintaxis con precaución: Puede generar unnúmero muy grande de resultados.

El operador NOT no se admite para consultas en orígenes externoscuando aparece solo al principio de la consulta o si se utiliza junto conel operador OR.


Buscar

Sintaxis Descripción

El operador NOT no se puede utilizar con paréntesis. Esta opción no esválida: A NOT ( B OR C ). Sin embargo, el operadorNOT se puede utilizardentro de paréntesis. Esta opción es válida: (A NOT B) OR (A NOT C).

ANDNOT (juntos) no es un operador, si escribe ANDNOT en unaconsulta, se considerará un término de búsqueda.

Términos entreparéntesis: ( )

Para especificar que se deben procesar ciertos términos juntos, utiliceparéntesis. Cuando se utilizan paréntesis, se debe poner un espaciodelante y detrás de cada paréntesis, como se muestra a continuación: (gestión o detección ).

Por ejemplo, si escribe conocimiento and gestión or detección, los resultadoscontendrán "conocimiento" y "gestión" o contendrán "detección". Pero siescribe conocimiento and ( gestión or detección ), los resultados contendrán"conocimiento" y o bien "gestión" o bien "detección".

Comodín de varioscaracteres: *

Si se indiza el repositorio, puede utilizar el comodín de varios caracterespara indicar en cualquier parte los caracteres adicionales de una palabra.Sustituye a ninguno o varios caracteres. El comodín de varios caracteressolo está disponible para una búsqueda simple (incluido el campoContiene en una búsqueda avanzada).

El comodín de varios caracteres no está disponible para búsquedas en losrepositorios no indizados, para las búsquedas de valores de propiedad, opara las búsquedas de orígenes externos. Para aquéllos, debería utilizaroperadores de truncación, como el operador Comienza por.

Nota: Cuando se utilizan comodines, Application Connectors no muestraresultados que incluyan variaciones de las palabras escritas. Por ejemplo,si escribe

d*ment

los resultados deben contener: documento, departamento, etc. pero nodocumentado o documentación.

Comodín de un solocarácter: ?

Si se indiza el repositorio, puede utilizar el comodín de un solocarácter para indicar en cualquier parte de una palabra un solo carácterdesconocido.

El comodín de un solo carácter solo está disponible para una búsquedasimple (incluido el campo Contiene en una búsqueda avanzada).

El comodín de un solo carácter no está disponible para búsquedas enrepositorios no indizados, para búsquedas de valores de propiedad nipara búsquedas de orígenes externos.

Nota:• Los operadores AND, OR y NOT son palabras reservadas. Para buscar un término que incluye

a un operador, utilice comillas tipográficas. Por ejemplo, si busca "hardware and software",Application Connectors devolverá los documentos que contengan esa cadena de tres palabras.


Buscar

Si escribe hardware and software sin comillas, Application Connectors devolverá todos losdocumentos que contengan ambas palabras.

• Los operadores AND, OR y NOT no distinguen entre mayúsculas y minúsculas. Por ejemplo,para mayor comodidad, puede escribir: AND, and, And.


Buscar


Capítulo 6Enviar flujos de trabajo y flujos rápidos


• Flujos de trabajo, página 43

• Iniciar un flujo de trabajo para enrutar un documento a otros usuarios, página 43

• Iniciar un flujo rápido para enviar un documento a otros usuarios, página 45

Flujos de trabajoUn flujo de trabajo es un proceso automático que permite distribuir electrónicamente documentos einstrucciones entre usuarios. El flujo de trabajo sigue una secuencia definida en una plantilla de flujode trabajo. Para iniciar un flujo de trabajo, debe elegir la plantilla de flujo de trabajo que incluye lasecuencia adecuada. Puede utilizar la misma plantilla de flujo de trabajo repetidamente para iniciarlos flujos de trabajo. Varios usuarios pueden utilizar simultáneamente la misma plantilla.

Un usuario recibe una tarea de flujo de trabajo en la bandeja de entrada, a la que puede acceder desdeWebtop u otra aplicación basada en WDK. Cuando un usuario termina una tarea, la reenvía desde labandeja de entrada, y el flujo de trabajo notifica automáticamente al siguiente usuario de la secuencia.

La plantilla de un flujo de trabajo le permite dirigir una tarea a un grupo de usuarios, de forma queel primer usuario que acepte la tarea es quien la realiza. La tarea se elimina de las bandejas deentrada de los demás usuarios.

Al iniciar un flujo de trabajo, puede anexar documentos que los usuarios deben editar o ver. Otrosusuarios del flujo de trabajo pueden anexar y quitar documentos conforme este avanza. Un mismodocumento solo se puede anexar a un flujo de trabajo cada vez.

Los usuarios pueden editar los documentos anexos. La plantilla del flujo de trabajo determina si es laversión editada o la original la que se conserva a medida que avanza el flujo de trabajo.

Iniciar un flujo de trabajo para enrutar undocumento a otros usuariosPara iniciar un flujo de trabajo para enrutar un documento a otros usuarios1. Abra el documento.


Enviar flujos de trabajo y flujos rápidos

2. En el menú Documentum, seleccione Enviar a > Flujo de trabajo.

3. Si se le solicita que guarde el documento en el repositorio, realice una de estas acciones:• Haga clic en Guardar para guardar los cambios realizados en el documento desde la última

vez que lo guardó en el repositorio. Cuando se le pida que confirme la información deldocumento, haga clic en Aceptar. Si se le pide que confirme el guardado, haga clic en Aceptar.

• Haga clic en Usar actual para utilizar la versión actual del documento que está en elrepositorio en lugar de utilizar la versión retirada del equipo.

4. Seleccione la plantilla de flujo de trabajo y haga clic en Siguiente.

5. En la ficha Info, siga este procedimiento:

a. Escriba una descripción del flujo de trabajo. Ésta se utiliza como nombre del flujo de trabajo.

b. Para anexar otro archivo a un flujo de trabajo, haga clic en Agregar, seleccione el archivoque desea anexar y haga clic en Agregar.Cuando anexe un archivo que contenga enlaces a otros archivos, podrá agregar los archivosenlazados seleccionando la opción Agregar automáticamente objetos enlazados.

c. Para quitar un archivo anexo, haga clic en Quitar.

6. En la ficha Ejecutantes, especifique (si está disponible) a los usuarios para tareas determinadasmediante estos pasos:

a. Haga clic en Seleccionar al lado de una tarea.

b. Seleccione el usuario o el grupo para realizar la tarea y haga clic en Aceptar.

7. En la ficha Comentarios, siga este procedimiento:

a. Haga clic en Agregar.

b. Escriba sus comentarios.

c. Seleccione los usuarios que van a recibir los comentarios:• Para los destinatarios posteriores

Se envían los comentarios a todos los demás usuarios del flujo de trabajo.

• Solo para los destinatarios siguientes

Se envían los comentarios únicamente a los usuarios que reciban la siguiente tareaasignada del flujo de trabajo.


9. Haga clic en Terminar.Los usuarios del flujo de trabajo reciben sus tareas en sus bandejas de entrada, a las que tienenacceso a través de Webtop u otra aplicación basada en WDK.



Iniciar un flujo rápido para enviar undocumento a otros usuariosUn flujo rápido es una instrucción de un solo paso que se envía a uno o más usuarios. Si envía unflujo rápido a varios usuarios, podrá elegir si éstos recibirán la tarea a la vez o secuencialmente.

Para enviar un flujo rápido


2. En el menú Documentum, seleccione Enviar a > Flujo rápido.

3. Para seleccionar los destinatarios, siga estos procedimientos:

a. Haga clic en Seleccionar.

b. Seleccione los destinatarios y haga clic en Aceptar. Si precisa instrucciones para seleccionardestinatarios, consulte Localizar y seleccionar elementos en un cuadro de diálogo deselección, página 14.

4. Seleccione el nivel de prioridad que se mostrará a los usuarios.

5. Escriba cualquier instrucción para los usuarios.

6. Seleccione cualquiera de estas opciones descritas en Tabla 5, página 45:

Tabla 5. Enviar un flujo rápido

Opción Descripción

Enviar a usuarios secuencialmente Si ha seleccionado más de un usuario,seleccione esta opción para enviar el flujorápido a cada usuario secuencialmente enlugar de simultáneamente.

Requerir firma Seleccione esta opción para requerir a cadausuario que realice una firma electrónicacuando complete la tarea.

Volver a mí Seleccione esta opción para recibir unanotificación cuando un usuario complete latarea.

7. Haga clic en Iniciar flujo rápido.Los usuarios reciben el flujo rápido en sus bandejas de entrada, a las que tienen acceso a travésde Webtop u otra aplicación basada en WDK.


Capítulo 7Mover documentos a través de ciclosde vida


• Ciclos de vida, página 47

• Asignar un ciclo de vida, página 48

• Promover un documento a su siguiente estado de ciclo de vida, página 48

• Devolver un documento a su estado de ciclo de vida anterior, página 48

• Desasociar un ciclo de vida de un documento, página 49

• Suspender un documento de su estado de ciclo de vida actual, página 49

• Reanudar el ciclo de vida de un documento pausado, página 49

Ciclos de vidaUn ciclo de vida define las diferentes fases por las que pasa un documento desde su creación hasta sucaducidad.

Cuando se crea un documento, el sistema le asigna un ciclo de vida y el primer estado de dichociclo de vida.

Los estados típicos del ciclo de vida son:

• WIP, trabajo en curso, que indica que un documento se encuentra en fase de borrador.

• En prueba, que indica que un documento está completo y preparado para las aprobaciones. Deforma predeterminada, Application Connectors no permite realizar cambios en los documentosque se encuentran en el estado En prueba del ciclo de vida.

Los documentos avanzan por los estados del ciclo de vida mediante la promoción manual oautomática. Se le avisa de su rol en el ciclo de vida de un documento cuando una tarea de flujo detrabajo aparece en su bandeja de entrada. Puede acceder a su bandeja de entrada a través de Webtopu otra aplicación basada en WDK.


Mover documentos a través de ciclos de vida

Asignar un ciclo de vidaPara asignar un ciclo de vida

1. Vea el documento. Para ver un documento, consulte Abrir un documento para su visualización,página 27.

2. En el menú Documentum, seleccione Ciclo de vida > Anexar.

3. Busque el ciclo de vida y haga clic en él.

4. Si hay una opción para seleccionar el estado del ciclo de vida, seleccione el estado en el quedesea colocar el archivo.

5. Si hay una opción para seleccionar un conjunto de alias, seleccione el conjunto de alias que deseautilizar con el ciclo de vida. El conjunto de alias determina qué usuarios tienen acceso a unarchivo a medida que éste avanza en su ciclo de vida.

6. Haga clic en Aceptar.Al definir el ciclo de vida de una plantilla, éste se asignará a todos los documentos que secreen a partir de dicha plantilla. El nuevo ciclo de vida no afectará a los documentos que ya sehayan creado.

Promover un documento a su siguiente estadode ciclo de vidaPara promover documentos al siguiente estado del ciclo de vida1. Vea el documento. Para ver un documento, consulte Abrir un documento para su visualización,

página 27.

2. En el menú Documentum, seleccione Ciclo de vida > Promover.

3. Si se le pregunta si desea promover archivos relacionados, realice la selección adecuada.

Devolver un documento a su estado de ciclode vida anteriorPara devolver un documento al estado anterior del ciclo de vida1. Vea el documento. Para ver un documento, consulte Abrir un documento para su visualización,

página 27.

2. En el menú Documentum, seleccione Ciclo de vida > Volver al estado anterior.

3. Haga clic en Volver al estado anterior.



Desasociar un ciclo de vida de un documentoPara quitar un ciclo de vida

1. Vea el documento. Para ver un documento, consulte Abrir un documento para su visualización,página 27.

2. En el menú Documentum, seleccione Ciclo de vida > Separar.

Suspender un documento de su estado deciclo de vida actualEste procedimiento deja en pausa un documento en su ciclo de vida y lo pasa a un estado suspendido.

Para suspender un documento de su estado de ciclo de vida actual1. Vea el documento. Para ver un documento, consulte Abrir un documento para su visualización,

página 27.

2. En el menú Documentum, seleccione Ciclo de vida > Suspender.

3. Haga clic en Suspender.

Reanudar el ciclo de vida de un documentopausadoPara reanudar el ciclo de vida de un documento pausado1. Vea el documento. Para ver un documento, consulte Abrir un documento para su visualización,

página 27.

2. En el menú Documentum, seleccione Ciclo de vida > Reanudar.

3. Si se le solicita que seleccione el estado que desea reanudar, selecciónelo. Si no se le solicita queseleccione el estado Application Connectors selecciona el estado automáticamente.

4. Haga clic en Reanudar.


Capítulo 8Definir preferencias

La configuración de preferencias es específica de su equipo. Si usa otro equipo, éste podría no tener lamisma configuración de preferencias. Las preferencias se almacenan en el registro de Windows.

Para definir las preferencias1. En el menú Documentum, seleccione Preferencias.

2. En la ficha General, especifique las preferencias según corresponda. En función de la aplicaciónde MS Office, algunas o todas las preferencias de Tabla 6, página 51 están disponibles.

Tabla 6. Preferencias generales

Configuración Descripción

Recordarme que los archivos guardados en elrepositorio se han desbloqueado

Application Connectors le recuerda que eldocumento se ha desbloqueado tras guardarloen el repositorio.

Avisarme cuando los cambios solo se hayanguardado localmente

Application Connectors le solicita que guardeen el repositorio cada vez que guarde en elequipo local.

Alertarme que mi documento quedarárevisado

Application Connectors muestra una alertacuando realiza la operación Guardar comopara recordarle que el documento original delque ha realizado la operación Guardar comopermanece retirado.

Preguntarme si se guardan los cambios antesde cerrar

Application Connectors le solicita que guardelos cambios en el repositorio antes de cerrarun documento.

Preguntarme si se introduce texto del vínculoWeb

Le da la opción de escribir el texto del enlacecuando cree un enlace de un documento aotro. Si no selecciona esta opción, el textodel enlace será el nombre del documento dedestino.


Definir preferencias


URL y Probar esta dirección La URL que Application Connectors utilizapara el acceso a los repositorios. La URL debeser la de Webtop u otro producto basado enWDK.

Restablecer diálogos Devuelve todos los cuadros de diálogode Application Connectors a sus tamañospredeterminados.

3. En la ficha Opciones avanzadas, escriba las preferencias adecuadas. Tabla 7, página 52 describelas preferencias avanzadas.

Tabla 7. Preferencias avanzadas


Cuadro desplegable de origen La aplicación para la que desea crear unarchivo de registro.

Cuadro desplegable de nivel Los tipos de mensajes grabados en el archivode registro de Application Connectors. Serecomienda seleccionar el registro de todos losmensajes.

Ruta La ruta de acceso al archivo de registro deApplication Connectors.



Apéndice A

Métodos abreviados de teclado

Tabla 8, página 53 describe los métodos abreviados de teclado predeterminados. Las instalacionespersonalizadas podrían variar de lo que se describe aquí.

Tabla 8. Métodos abreviados de teclado

Acción o botón Acceso directo de Windows

Crear una nueva carpeta Shift-f

Subir un nivel en el directorio Shift-u

Ir Ctrl-Shift-g

Abrir, Guardar, Insertar o Siguiente. Ctrl-Shift-k

Cancelar Ctrl-Shift-c


Métodos abreviados de teclado


Índice

Aaccesos directos

abrir, 31enviar por correo electrónico, 30

activadadesactivada, 25

advertenciaen el documento, 23

anexosen flujos de trabajo, 43guardar, 34

Ver también anexos de correoelectrónico

anexos de correo electrónicoguardar, 34

archivos. Consulte documentosciclos de vida, 21

archivos bloqueadosmantener bloqueo al registrar, 21

Bbloqueos

en documentos, 18retener al registrar, 21

Buscar objetos ocultos (opción)en búsquedas avanzadas, 38

Buscar todas las versiones (opción)en búsquedas avanzadas, 38

búsquedasbúsquedas simples, 38documentos, 37operadores, 38

búsquedas simplesejecutar, 38

Ccancelar retirada

de un documento, 26carpetas

crear, 15eliminar, 26promover, 48

cerrar sesiónrepositorio, 11

ciclos de vidaasignar, 21, 48información general, 47quitar, 49reanudar, 49suspender, 49

ciclos de vida de documentos. Consulteciclos de vida

configuraciónpreferencias, 51

configurarPreferencias, 22

conjuntos de aliasen ciclos de vida, 48

conjuntos de grupos obligatoriosconfigurar, 18

contenidoinsertar en otro documento, 30

Continuar la edición después de guardarrepositorio, 25sistema de archivos local, 26sistema de archivos local,, 25

contraseñascambiar, 12

copiasde documentos, 28

correo electrónicoabrir un enlace, 31enviar enlaces a través de, 30guardar anexos, 34trabajar con, 33ver, 35

cuadro de diálogo de advertenciamostrar, 22


Índice

Ddesactivada

activada, 26descendientes

en documentos virtuales, 19directorio de visualización

ubicación predeterminada, 27dm_message_archive

asignado a mensajes de correoelectrónico, 34

documentosabrir, 18, 27, 35asignar ciclos de vida, 48copiar, 28copias, 28crear, 13editar, 18eliminar, 26enviar a flujos de trabajo, 43enviar a revisión, 43etiquetas de versión, 20guardar, 20guardar y retener bloqueo, 21historiales, 17importar, 28insertar contenido, 30insertar enlaces, 30mensajes de correo electrónico, 33promover, 48propiedades, 16quitar ciclos de vida, 49registrar, 20sobrescribir, 29solo lectura, 27, 35trabajar con, 13ubicaciones, 27ver, 27, 35versiones, 28volver al estado anterior, 48

documentos enlazadosopción, 21, 29

documentos padreen documentos virtuales, 19

documentos virtualescancelar retirada, 26descargar descendientes, 19, 23, 27información general, 19

Eeditar

documento, 18enlaces

insertar en documentos, 30enlaces Web

abrir, 31enviar, 30

Fflujos de trabajo

enviar, 43información general, 43

flujos rápidosenviar, 45

Ggrupos obligatorios

configurar, 18

Hhacer clic con el botón secundario, 26hiperenlaces

insertar en documentos, 30Ver también enlaces

historialesde documentos, 17

Iicono de bloqueo

en el documento, 18, 23icono de llave

en el documento, 18, 23importar

documentos, 28iniciar sesión

cambiar contraseña, 12como un usuario diferente, 12en un repositorio diferente, 12repositorio, 11

Llistas

desplazarse, 14


Índice

Mmétodos abreviados, 53mismo nombre de archivo

en un documento, 24modo de accesibilidad

seleccionar, 11mostrar

formatos predeterminados deldocumento, 19

Mostrar másen la ficha Información, 17

Mostrar todas las propiedadesen la ficha Información, 17

Nno volver a mostrar esto

en el documento, 23

Oobjetos ocultos

en búsquedas avanzadas, 38opción Guardar

en el menú Documentum, 21opción Guardar como

realizar una operación de Guardarcomo, 28

sobrescribir documentos, 29

Ppausa

ciclos de vida, 49permisos

definir, 17plantillas

asignar ciclos de vida, 48ciclos de vida, 21quitar ciclos de vida, 49

preferenciasdefinir, 51

Preferenciasconfigurar, 22

promocióndocumentos, 48

propiedadescambiar, 16ver, 16

publicar

documentos, 48

Rregistrar

crear versión, 28documentos, 20

repositoriosabrir desde, 27, 35abrir documento desde, 18cambiar, 12cambiar contraseña, 12cerrar sesión, 11desplazarse, 14editar documentos, 18guardar en, 20 a 21, 34importar en, 28información general, 9iniciar sesión, 11 a 12modo de accesibilidad, 11registrar en, 20sobrescribir documentos, 29ver documentos, 27ver mensajes de correo electrónico, 35

restricciones de accesoconfigurar, 18

retiradadirectorio, 19

retirarcancelar, 26documento, 18

revisionesa través de flujos de trabajo, 43a través de flujos rápidos, 45

Ssistema de archivos local: nombre de

archivo diferenteen un documento, 24

solo lecturaver documentos, 27ver mensajes de correo electrónico, 35

suscripcionesa documentos, 14

suspensiónciclos de vida, 49

Tteclado


Índice

métodos abreviados, 53teclas de acceso, 53

teclas de acceso, 53tipo

cambiar, 29tipo de objeto

cambiar, 29seleccionar, 14

tipo de objeto del repositoriocambiar, 29

Uubicaciones

ver, 27

Vver

en un documento, 24versión actual

crear, 21identificar, 28

versión de softwarever, 12

versión mayorcrear, 28

versión menorcrear, 21, 28

versionesetiqueta de versión, 20información general, 28versión actual, 21

volver al estado anteriordocumentos, 48

WWDK

versión, 12


emc documentum application connectors · apéndice a métodos abreviados de teclado..... 53 4 guía...

Documents