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UNIVERSIDAD DEL QUINDIO

Autor: Jonathan Rodriguez Nery Caro Yina Rodriguez

GESTION DOCUMENTAL II

Etapas del ciclo vital del Documento

2015


Autor: Jonathan Rodriguez Nery Caro Yina Rodriguez

Etapas del ciclo vital del Documento UNIVERSIDAD DEL QUINDIO

2

-GESTION DOCUMENTAL II -


CONTENIDO

INTRODUCCIN ..................................................................................................................................................... 4

JUSTIFICACIN ..................................................................................................................................................... 5

OBJETIVOS ............................................................................................................................................................ 6

AGRUPACIONES DOCUMENTALES........................................................................................................................ 7

CLASIFICACIN ..................................................................................................................................................... 8

ORDENACIN ARCHIVSTICA ................................................................................................................................ 9

DESCRIPCIN .....................................................................................................................................................11

DIFERENCIA ENTRE ORDENACIN Y ORGANIZACIN DE ARCHIVOS.12

QU SE REFLEJA CON LA CLASIFICACIN?.....................................................................................................13

QU IMPLICA LA CLASIFICACIN?......................................................................................................................14

PRINCIPIOS DE CLASIFICACION ..........................................................................................................................15

PRINCIPIO DE PROCEDENCIA .........................................................................................................................15

PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL .....................................................................................................................17

PASOS METODOLOGICOS DE CLASIFICACION ...................................................................................................18

IDENTIFICACION DE PRODUCTORES: .............................................................................................................18

FONDO ABIERTO .........................................................................................................................................19

FONDO CERRADOS .....................................................................................................................................19

FONDO ACUMULADO ..................................................................................................................................19

ESTRUCTURA ORGANICA ...............................................................................................................................20

SERIES DOCUMENTALES Y ASUNTOS ............................................................................................................20

UNIDADES DOCUMENTALES ...............................................................................................................................21

UNIDAD DOCUMENTAL SIMPLE ...............................................................................................................21

UNIDAD DOCUMENTAL COMPLEJA .........................................................................................................21

TIPOS DOCUMENTALES ......................................................................................................................................22

CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS ...................................................................................................................23

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VISITA A ENTIDAD PBLICA "PROCESOS DE GESTIN DOCUMENTAL".25

CLASIFICACIN DE LOS ARCHIVOS..25

EJERCICIO INDIVIDUAL .......................................................................................................................................27

VALORES DE LOS DOCUMENTOS EN SUS DIFERENTES FASES..32

ASPECTOS IMPORTANTES DE LOS ACUERDOS33

ACUERDO N.03 DE MARZO 15 DE 201333



CONCLUSIONES ..................................................................................................................................................38

BIBLIOGRAFA.39

WEBGRAFIA: .....................................................................................................................................................399

4


INTRODUCCIN

Este trabajo tiene como fin dar a conocer la importancia de algunos procesos de gestin documental como lo

son la organizacin, clasificacin y organizacin, as como la funcionalidad que tiene el ciclo vital del

documento; los cuales sirven para el manejo de los archivos que si bien es cierto son etapas consecutivas del

que hacer archivstico merecen un tratamiento por separado.

Segn el reglamento General de archivos establecido por el archivo General de la nacin destacando que el

archivo no es simplemente un montn de papeles indiscriminadamente si se tiene en cuenta, adems que la

finalidad de los archivos es controlar la documentacin y dar la informacin a los usuarios en forma adecuada y

oportuna, se hace necesario organizar los documentos atendiendo los principios rectores de la archivstica

moderna.

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JUSTIFICACIN

La organizacin de los archivos debe ser el punto de partida para lograr la eficacia y modernizacin

administrativa ya que los documentos producidos por las entidades en desarrollo de sus actividades, no son

solamente el testimonio de su existencia, sino el referente para la toma decisiones.

Razn por la que como profesionales en ciencia de la informacin, documentacin, bibliotecologa y

archivstica se deben realizar trabajos de investigacin y de campo para reconocer, aprender y afianzar los

conocimientos que se deben adquirir teniendo como centro o ncleo la informacin, sin olvidar que la

normatividad cada da se actualiza para cumplir con el desarrollo del entorno del ser humano y la

implementacin de las nuevas tecnologas de la informacin.

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OBJETIVO PRINCIPAL

Conocer las caractersticas de los procesos archivsticos como la descripcin, organizacin y

ordenacin de la documentacin producida y recibida por una entidad, adems del ciclo vital del documento.

OBJETIVOS ESPECIFICOS

Saber los fines de la descripcin documental.

Distinguir las etapas del ciclo vital de los documentos.

Analizar la diferencia entre cada uno de los procesos archivsticos, sus etapas y fases adems de las

caractersticas de los tipos de archivo.

Estudiar y analizar la normatividad que encierra los procesos archivsticos, las Tablas de Retencin

Documental y las Tablas de Valoracin Documental.

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AGRUPACIONES DOCUMENTALES

Los documentos se renen en agrupaciones

naturales, atendiendo a su formacin original y artificial,

atendiendo las situaciones subjetivas. Entre las

primeras: el fondo, la seccin, la serie, la unidad

archivstica, entre las segundas: las denominadas

secciones ficticias y las colecciones.

Es importante definir que es un organigrama = representacin grfica de la organizacin interna de una

entidad, de acuerdo a la estructura jerrquica de las dependencias u oficinas que la conforman, segn las

funciones que les han sido asignadas.

Son el conjunto de documentos

generados por una unidad

administrativa, en el ejercicio

de sus funciones, las cuales,

segn su jerarqua ilustrada

en el organigrama originan lo

fondos, las secciones y las

series documentales.

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DEFINICIN DE CLASIFICACIN

En el mbito de la archivstica hay que situar el concepto de clasificacin en el concepto lgico: reunir, clasificar

y difundir. El hecho de que abarque ms de una operacin y que sea de carcter intelectual y de manera

superficial, ha provocado que la confusin de los trminos clasificacin y ordenacin sea frecuente incluso en

la literatura profesional.

Segn el diccionario de terminologa archivstica, clasificar es el conjunto de operaciones intelectuales

efectuadas en el momento del tratamiento de un fondo basadas en el principio de procedencia y el principio de

respeto del orden original, con la voluntad de reflejar la estructura administrativa del organismo productor, o

bien, si esto no es posible, adaptadas al contenido de los documentos siguiendo criterios cronolgicos,

geogrficos, alfabticos y temticos.

Clasificar implica, identificar la procedencia de los documentos teniendo en cuenta la estructura orgnica y las

funciones desarrolladas por una institucin a lo largo de su gestin.

EL PROCESO:

La clasificacin es el primer paso del conjunto de procesos

destinados a la organizacin de archivos tendientes a

controlar, recuperar y conservar la informacin contenida en

los documentos para su utilizacin administrativa, jurdica y

cientfica.

La clasificacin documental es labor intelectual mediante la cual se identifican y establecen las series que componen cada agrupacin documental (fondo, seccin, subseccin), de acuerdo con la estructura orgnico- funcional de la entidad.

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ORDENACIN ARCHIVSTICA

Es el procedimiento mediante el cual se ubican los documentos en cada expediente de acuerdo con la

secuencia en que se realiz el trmite. Para adelantar esta labor archivstica es importante respetar el principio

de orden original, dado a los documentos por la propia gestin que los origino o recibi.

SISTEMAS DE

ORDENAMIENTO

Alfabtico ( A Z)

Numrico (1,2,3...)

Cronolgico (01-01-00)

ALFABTICO

NOMBRES Personas Naturales

Homnimos

Nombres diferentes

Nombres iguales con

apellidos diferentes

Apellidos iguales con

nombres diferentes

Apellidos con prefijos

Nombres de mujeres

casadas

Apellidos compuestos

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Artculo al principio

Artculo y

preposiciones en

medio de la razn

social

Nombres de

empresas con

nmero

Razn social con

nombre de persona

natural

Juzgados y Notaras

Siglas

GEOGRFICO

ASUNTOS

NUMRICO

CONSECUTIVO

DECIMAL

CRONOLGICO

AO, MES, DA

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DESCRIPCIN

Fase del tratamiento archivstico destinado a la elaboracin de los instrumentos de recuperacin de

informacin para facilitar el conocimiento y consulta de los fondos documentales de los archivos.

La descripcin de los documentos constituye la parte culminante del trabajo archivstico y viene a coincidir

exactamente en su finalidad con la de la propia documentacin: informar. Si esta es clasificada, ordenada en

definitiva, conservada, es porque contiene informacin; si existen los archivos y sus profesionales no es por la

mera complacencia de guardar objetos por valiosos que sean, sino por la necesidad de obtener informacin

precisa en distintos momentos y para mltiples finalidades. Es una tarea primordial del que hacer archivstico y

una consecuencia ineludible de la organizacin de los fondos, encaminada a poner los documentos en servicio

es decir, hacer de ellos un til disponible para la sociedad. A tal fin, se establecen una serie de vehculos, los

instrumentos descripcin o informacin, que midan entre los consultantes y el acervo documental, previendo a

diferentes niveles.

Es el proceso de anlisis de los documentos de archivo o de sus agrupaciones, materializando en

representaciones que permitan identificar, localizar y recuperar la informacin para la gestin a la investigacin.

Para llevar a cabo este proceso es importante tener en cuenta la norma tcnica colombiana NTC 40 95 norma

general para la descripcin archivstica la cual permitir adelantar el proceso descriptivo de los diferentes

niveles que ser que se requiera considerar.

En los archivos de gestin y central se deben levantar inventarios que permitan llevar un control sobre la

produccin documental generada por las oficinas y que conforman las series. En el archivo histrico el anlisis

del contenido los documentos se realizarn a un mejor nivel de profundidad dando lugar a mltiples formas

para recuperar la informacin y propiciando la generacin de guas, catlogos e ndices.

Consiste en confeccionar registros, asientos en fichas, libros o listas de la documentacin, que hay en uno o

varios archivos para facilitar la consulta localizacin control y permitir al investigador su fcil consulta.

La descripcin documental comprende no slo el anlisis de los documentos de sus tipos documentales tanto

diplomticos como jurdicos, de su contenido, del lugar y fecha de su redaccin y de sus caractersticas tanto

internas como externas, sino tambin de sus datos de localizacin la descripcin es necesaria tanto en un

archivo administrativo como en un archivo de documentos de valor permanente.

Aunque su prctica puede presentar algunas variantes, la descripcin en definitiva es el medio utilizado por el

archivista para obtener informacin contenida en los documentos y ofrecerla a los interesados en ella.

FINES

Ejercer el control de la existencia documental

Posibilitar la buscar de documentos o datos

Dar a conocer el patrimonio documental

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DIFERENCIA ENTRE ORDENACIN Y ORGANIZACIN DE ARCHIVOS

Una de las razones ms importantes por la cual se lleva un archivo es poder localizar la informacin exacta en

el momento preciso. Independientemente de la clase de archivo que las instituciones manejen, por localizar la

informacin con rapidez es necesario que desde su concepcin se utilicen medios tcnicos y unificados de

clasificacin de documentos. Si cada persona inventara su propio sistema para decidir en donde guardar un

documento solo ella podra encontrarlo.

De todas maneras para elegir el sistema de clasificacin y ordenacin es necesario conocer muy bien la

institucin, su estructura orgnica, el origen y procedencia de los documentos.

No es posible definir en trminos absolutos y desde el punto de vista general cual es el mejor sistema. Cada

sistema es vlido dependiendo de las necesidades de la empresa.

ORGANIZACIN

Ayuda a preservar los fondos

documentales.

Ahorra horas de trabajo al

investigador.

Refleja buena organizacin.

Favorece el control por parte del

encargado de archivo.

Facilita el acceso a los documentos

y a la informacin.

Beneficia al usuario.

Agiliza la gestin de la institucin

productora

ORDENACIN

Proceso mediante el cual se da disposicin fsica a los

documentos.

Se ubican los documentos en cada expediente.

Determina que documento va primero y cules van

despus.

Proceso mediante el cual se unen y relacionan las unidades

documentales de una serie

No solo es una disposicin fiscal de los documentos,

tambin es el testimonio de la gestin de los tramites que

dieron origen a tales documentos.

Refleja la dinmica administrativa (movimientos en el

tiempo).

Facilita el acceso a la informacin, gracias a la pertinente

ubicacin de los documentos y a su rpida localizacin

posterior.

Facilita la comprensin documental.

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QU SE REFLEJA CON LA CLASIFICACIN?

La clasificacin debe reflejar la estructura de cada entidad de tal manera que las agrupaciones documentales resultantes correspondan a las subdivisiones que conforman la institucin El decreto 26

26 de 94 en su artculo 12 define que el municipio es la entidad territorial fundamental de la divisin

poltico administrativa del Estado con autonoma poltica Fiscal y administrativa.

La clasificacin permite establecer las agrupaciones documentales en torno a las cuales se renen la documentacin producida y conservada en las instituciones, igualmente facilita la codificacin de las

series y sub series documentales producidas en los archivos en desarrollo de funciones especficas

asignadas a cada dependencia; con el fin de facilitar que cada entidad establezca su sistema de

clasificacin documental.

Con la clasificacin se reconstruye como es y cmo funciona la entidad que ha producido los documentos lo que caracteriza un archivo y lo especfica de manera determinante es el vnculo

originario y necesario que los documentos tuvieron en el momento de su creacin en cumplimiento de

una actividad prctica jurdica y administrativa como los documentos debidamente clasificados deben

reflejar la misin objetivos y funcionamiento de la entidad que los produjo.

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QU IMPLICA LA CLASIFICACIN?

Clasificar implica, identificar la procedencia de los documentos teniendo en cuenta la estructura orgnica y las

funciones desarrolladas por una institucin a lo largo de su gestin ya que la clasificacin bien fundamentada,

deber basarse tanto en la aplicacin de los principios de procedencia y de orden original para identificar las

categoras y grupos que reflejan la estructura jerrquica del fondo, cmo es la identificacin de las funciones

asignadas a las dependencias y los asuntos que estas tramitan.

Es importante realizar la actividad de clasificacin documental ya que al aplicar el principio de procedencia

permite identificar las funciones que determinan las series que corresponden a cada grupo documental ya que

estas son el resultado de actuaciones reguladas por normas de procedimiento en cumplimiento de los objetivos

encomendados a cada dependencia en toda institucin hay funciones comunes y especficas las comunes son

aquellas funciones administrativas genricas que sirven de apoyo para el ejercicio de las competencias de

cualquier entidad personal presupuesto asuntos jurdicos etctera.

Las especficas desarrollan la misin de la entidad y constituyen su razn de ser hacindola diferente de

cualquier otra estas funciones son delegadas en las reas tcnicas.

AGRUPACIONES DOCUMENTALES Estructura orgnica

FONDO DOCUMENTAL Entidad

SECCIONES DOCUMENTALES Dependencias mayor jerarqua

SUBSECCIONES DOCUMENTALES Grupos de trabajo

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PRINCIPIOS DE CLASIFICACIN

PRINCIPIO DE PROCEDENCIA

Como su propio nombre lo indica este principio fundamentalmente se basa en la organizacin de los archivos segn la procedencia real del documento, es decir la forma de clasificarlo tendr como base estructural el fondo, el subfondo, la seccin, la subseccin, la serie y la subserie. Para ser ms especficos realizare un ejemplo con una clasificacin de un documento, para esto utilizare un rotulo de carpeta, la estructura y la tabla de retencin de una entidad pblica:

1. La estructura:

De esta estructura tomaremos varia partes para explicar el principio de procedencia.

- FONDO: Corresponde a la entidad o agrupacin orgnica de donde pertenece el documento que vamos a clasificar, en este caso MINISTERIO DE AGRICULTURA Y DESARROLLO RURAL.

- SUBFONDO: Corresponde a la unidad administrativa subordinada relacionada estructuralmente con el Fondo, en este caso DESPACHO DEL MINISTRO.

- SECCION: Corresponde a la dependencia de cada organizacin, depende estructuralmente del

subfondo en este caso tomaremos el Oficina Asesora Jurdica.

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- SUBSECCION: Corresponde a un nivel inferior a la seccin y coincide con las actividades de cada

funcin, puede haber varios niveles decrecientes, en este caso tenemos dos, Grupo de Conceptos y Grupo de Atencin de Procesos Judiciales y Jurisdiccin Coactiva, para nuestro ejemplo utilizaremos (Grupo de Conceptos)

Como podemos observar se clasifica segn su orden jerrquico y orgnico-funcional. Ahora bien, ya tenemos los tres componentes mayores que son; Fondo, Subfondo y Seccin, ahora veremos la serie, la subserie y el tipo documental que nos aclarara el principio de procedencia, para este ltimo paso utilizaremos la tabla de retencin documental (TRD).

LA SERIE: Es el conjunto de unidades documentales emanadas de un mismo rgano o sujeto productor como consecuencia de sus funciones especficas, en este caso tomaremos la serie CONCEPTOS. LA SUBSERIE: Es el conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie, identificadas de forma separada de esta por su contenido y sus caractersticas, en este caso ser Conceptos Jurdicos. EL TIPO DOCUMENTAL O UNIDAD DOCUMENTAL: Es entendida como la unin de documentos en pro de generar una accin administrativa para que en su posterior tramite realice la funcin con motivo de su creacin, recordemos que los tipos documentales se crean en la TRD en base a los procesos que realiza la dependencia, en este caso ser un Concepto Jurdico. Teniendo en cuenta esto vamos a terminar la explicacin con formato de identificacin de carpetas, en el cual podremos ver la clasificacin completa por principio de procedencia.

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PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL

Segn Antonia Heredia el principio de orden original los documentos se producen en un orden secuencial, lgico, natural. Y no son otra cosa que la consecuencia del fondo, este principio segn las lecturas realizadas nos ayuda a ubicar mejor los documentos de acuerdo a el tramite realizada en cada documento, por ejemplo el orden del documento ira, primero la solicitud que realice el usuario en una entidad ya sea pblica o privada, y junto con este la respuesta que se le dio a ese usuario. Se respeta el orden original del documento, este principio es fundamental para la ordenacin de fondos, series y unidades documentales.

Es importante tener claridad en este principio ya que se suele confundir con la ordenacin pero son diferentes puesto que este principio establece el orden de un documento teniendo en cuenta sus anexos o respuestas, la ordenacin agrupa todos los documentos dando un orden alfabtico o cronolgico, etc...

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QU DETERMINAN LAS FUNCIONES COMUNES Y ESPECFICAS DE UNA ORGANIZACIN EN LA CLASIFICACIN? Todo proceso archivistito como lo es el caso de la clasificacin documental se deben basar en el Organigrama de la organizacin u entidad, el cual describe el orden jerrquico de las diferentes Secretaras y sus grupos funcionales, adems de tener en cuenta los manuales de funciones donde se plasma toda la informacin de las actividades a realizar de acuerdo a la funcin de la dependencia y de cada puesto; al igual el manual de procedimientos.

PASOS METODOLGICOS DE CLASIFICACION

Con la clasificacin se reconstruye como es y cmo funciona la entidad que ha producido los documentos (Cartilla de clasificacin documental)

IDENTIFICACION DE PRODUCTORES:

En este proceso se debe identificar las agrupaciones documentales como lo son, fondo, seccin y subseccin, partiendo de los documentos que determinan la estructura o cambios de estructura de la entidad. Para dicha identificacin es necesario recopilar la informacin sobre el origen, evolucin o modificacin del fondo productor, se deben tener en cuenta los siguientes parmetros:

La fecha de creacin del fondo La fecha de supresin y/o liquidacin dependiendo del caso Modificaciones que se hayan realizado a la estructura Organismos que le han precedido en el desempeo de funciones anlogas Organismos que heredan competencias

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De acuerdo con la vigencia administrativa en las instituciones pueden encontrarse los siguientes fondos documentales:

Por ejemplo vamos a tomar uno fondo abierto, cerrado y acumulado partiendo del lugar donde trabajo que es una entidad pblica: FONDO ABIERTO Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural Por qu es un fondo abierto y que establece esto? Primero que todo debemos tener claro que esto lo determina el que tenga una tabla de retencin vigente, se establece que el Ministerio tiene una tabla de retencin desde el ao 1990 y se ha ido actualizando segn los parmetros exigidos, esto establece que sea un fondo abierto, que la entidad se encuentra activa y con su TRD funcional, de igual forma para la documentacin antes de 1990, se rige en una tabla de valoracin documental (TVD) FONDO CERRADOS IDEMA (Instituto de mercadeo agropecuario) Por qu es un fondo cerrado? Primero se debe tener claro que esta institucin prest sus servicios desde el ao 1944 hasta el ao 1997, esto establece que la entidad sea un fondo cerrado puesto que ya se encuentra liquidado y no puede ser modificada ni su estructura ni el orden original de los documentos y se le debe crear una tabla de valoracin. FONDO ACUMULADO Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural (documentacin de 1944-1990) Por qu esta documentacin es un fondo acumulado? Porque se produjo en el ejercicio de las funciones de esa poca y nunca se estableci una herramienta de gestin documental.

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ESTRUCTURA ORGANICA

Para poder establecer las secciones y subsecciones documentales relacionadas con los documentos producidos por las dependencias y grupos de trabajo de una entidad y/o empresa, es necesario recopilar los actos administrativos donde se establece la creacin de dichos grupos, sus funciones correspondientes y se legaliza el cambio estructural y se establece la jerarqua de las dependencias, por Ejemplo en una superintendencia se establece un Despacho de superintendente, dependiendo de este una Direcciones y subsiguiente unos grupos de trabajo.

SERIES DOCUMENTALES Y ASUNTOS

De la misma forma en que se establece la estructura orgnica de la entidad en base a los actos administrativos, tambin las series documentales, esto dado a que en estos actos administrativos se establece las funciones y los objetivos que va a tener dicha dependencia, en base a esto se determina que series, subseries y tipos documentales deber tener la dependencia, cabe aclarar que cada serie documental est asociada a un asunto en particular, suya denominacin resulta del anlisis del contenido de los documentos reunidos en torno al trmite que los genera como lo indica el AGN en su cartilla de clasificacin documental.

DIRECCIONES DIRECCIONES DIRECCIONES

GRUPOS DE TRABAJO GRUPOS DE TRABAJO GRUPOS DE TRABAJO



DESPACHOS

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UNIDADES DOCUMENTALES

La unidad documental es el elemento indivisible de una serie documental, que puede estar constituida por un solo documento y es conocida como unidad documental simple, o por un conjunto de ellos que conformaran el expediente y se conoce como unidad documental compleja.

UNIDAD DOCUMENTAL SIMPLE1: Se entiende por unidad documental simple a aquella que est

constituida por un solo tipo documental, a continuacin veremos un ejemplo:

UNIDAD DOCUMENTAL COMPLEJA2: Se entiende como compleja a la unidad cuando la constituyen

varios tipos documentales, formando un expediente, en otras palabras se puede entender como la unidad que contienen una variedad mayor de tipologas documentales por ejemplo tomaremos una serie que contiene varios de estos tipos documentales:

1 Unidad documental simple http://banter.archivogeneral.gov.co/vocab/index.php?tema=288&/unidad-documental-

simple 2 Unidad documental Compuesta http://banter.archivogeneral.gov.co/vocab/index.php?tema=287&/unidad-

documental-compuesta

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TIPOS DOCUMENTALES

Los tipos documentales son la unidad archivstica mnima que se conforman por un solo documento completo, por ejemplo un recibo de caja, una comunicacin, la copia de una cedula o una resolucin, se pueden definir como los documentos producidos por las personas en cumplimiento de las actividades asignadas en una entidad. A continuacin podremos ver una serie de tipos documentales tomados de un sistema de informacin (ORFEO).

En este sistema determinamos en qu clase de documentos debe aparecer dicho tipo documental, ya

sean entradas, salida o memorandos.

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CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS

Imagen tomada de: http://manualarchivos.blogspot.com/2013/06/archivos-y-documentos.html

El ciclo vital de los documentos comprende todas las fases o etapas de los documentos, es

decir desde el nacimiento o creacin hasta su disposicin final o eliminacin, por lo que

encierra todo el recorrido que realiza un documento y el trmite que se le da en sus

diferentes fases, realizando el control y seguimiento del proceso archivstico.

FASE ACTIVA. Tambin es llamada la primera edad del documento, clasificados dentro del archivo de gestin, como su nombre lo indica empieza en el momento en

que se produce el documento en el cumplimiento de las funciones o actividades de

una empresa u organizacin.

FASE SEMIACTIVA. La segunda edad del documento los cuales hacen parte del archivo central, en esta fase encontramos todos aquellos documentos que son de

baja consulta o uso y que ya han cumplido su ciclo vital en el archivo de gestin,

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una vez se le ha realizado una valoracin secundaria que permita determinar su

disposicin final ya sea la conservacin total o la eliminacin.

FASE INACTIVA o tercera edad de los documentos que se encuentran almacenados en el archivo Histrico una vez se ha determinado que los documentos

son de carcter histrico, adquiriendo un valor de uso social a pesar de ser

documentacin inactiva.

FASES DEL CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS

FASE

TIEMPO PROMEDIO DE

CONSERVACIN

ACTIVA (Primera edad)

Entre 1 a 5 aos

SEMIACTIVA (Segunda edad)

NO ms de 50 aos

INACTIVA (Tercera edad)

DEFINITIVAMENTE

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VISITA A ENTIDAD PBLICA "PROCESOS DE GESTIN DOCUMENTAL"

PUNTO N.13.rar

CLASIFICACIN DE LOS ARCHIVOS

Teniendo en cuenta La Ley 594 de 2000, Art. 23. Ley General de Archivos, los archivos se

clasifican en:

ARCHIVO DE GESTIN. Los documentos que

reposan aqu son de consulta y uso frecuente.

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ARCHIVO CENTRAL. Unidad que se

encarga de administrar, custodiar y

conservar los documentos que han

cumplido su valor primario y han adquirido

un valor secundario.

ARCHIVO HISTORICO. Lugar que se

encarga de los documentos

pertenecientes a la tercera edad, que se

deben conservar de manera permanente,

siendo documentos con un valor de uso

social.

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EJERCICIO INDIVIDUAL

DOCUMENTO SELECCIONADO POR PARTE DE NERY

UNA ESCRITURA PBLICA. ETAPAS DEL CICLO VITAL DE ESTE DOCUMENTO

CREACIN O PRODUCCIN: tiene que ver con los principios de conservacin y preservacin del documento.

Conservacin: material soporte papel, tinta indeleble. Aqu tengo que mirar quien me va a firmar el documento

de acuerdo a la escala jerrquica, este documento tiene dos firmas una grande y una abreviada. Teniendo en

cuenta EL ACUERDO 060 y si exactamente este documento cumple con las normas ICONTEC.

Y como lo estipula el decreto 2165 hay un original y dos copias de la escritura pblica

DISTRIBUCIN: despus de que se produce el documento (ESCRITURA PBLICA) hay que mirar para donde

va.

Interna (que es el recorrido que hacen los mensajeros) y Externa (dependiendo de las zonas de entrega) y

debe quedar un reporte)

USO: De acuerdo a la informacin que traiga el documento si es para respuesta, referencia, toma de

decisiones o requerimiento legal como en este caso y se enva al rea de correspondencia para que la

Escritura Pblica sea radicada.

ALMACENAMIENTO: La ubicacin en el Archivo. Organizo, clasifico, depuro (sacar los documentos que no

tienen valor), recupero (utilizar los instrumentos apropiados para recuperar la informacin (guas, carpetas,

legajos) microfilmo o describo ya sea manual o automtico, de acuerdo a los sistemas de ordenamiento y base

de datos.

RETENCIN: tiene que ver con el plazo precaucional es decir por si al caso me piden el documento, para lo

cual hay que mirar el tiempo de retencin que tiene la escritura pblica de acuerdo a las tablas de retencin

documental en dicha dependencia

ELIMINACIN: pasaran por vigencia y por plazo precaucional y posteriormente se procede a su eliminacin.

En este caso para la Escritura Pblica no se pueden aplicar mtodos como picado o rasgado, despulpa miento,

o donacin por tratarse de un documento segn su finalidad testimonial.

DISPOSICIN FINAL: que documentos se van a situar en el archivo histrico. Si se va a quedar la escritura en

carpetas, legajos, AZs o sobres, hay que ubicarlo en el espacio topogrfico que les corresponde, darle ingreso

al inventario, marcar la carpeta, el legajo y hacerle el instrumento descriptivo (ndice, inventario, catalogo)

Como es un documento testimonial, la Escritura Pblica sirve de prueba o testimonio tanto a nivel pblico como

a nivel privado y por tanto necesitan ser conservados y servir como testimonio ms adelante.

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DOCUMENTO SELECCIONADO POR PARTE DE JONATHAN

UNA SOLICITUD DE INFORMACION

CREACIN O PRODUCCIN: lo primero que veremos en este ejemplo ser la creacin de la peticin, en este

caso se tomara como ejemplo una peticin realizada al Ministerio de Agricultura donde solicitan concepto sobre

la ley 1537/2012, presentada por la Secretaria de Planeacin e Infraestructura y Medio ambiente.

A continuacin sealaremos las partes importantes del documento para su recepcin y trmite.

DESTINATARIO

Intensin clara

del mensaje

Datos de respuesta,

en este caso falta la

direccin, se toma

el dato

suministrado por la

empresa de correo

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DISTRIBUCIN: una vez se recepciona el documento, radicado y direccionado virtualmente

a la dependencia competente se contina con el proceso de distribucin documental, en este

caso se realiza internamente por medio del sistema de informacin ORFEO, y fsicamente se

realiza la entrega a la dependencia correspondiente, esta dependencia realiza el anlisis

documental, y proyecta la respuesta al usuario, teniendo en cuenta la informacin

suministrada en el documento para dicha respuesta, posteriormente se realiza la

distribucin fsica del documento por intermedio de la empresa de correos y/o el envo por

medios electrnicos.

ALMACENAMIENTO: despus de haber realizado el envo del

documento al usuario solicitante, se guarda una copia original en el

consecutivo de comunicaciones oficiales y una copia ira al expediente

fsico. (Archivo de Gestin)

RETENCIN: Una vez terminado el proceso de envo, se tipifica el documento, tanto virtual como fsicamente

se establece su serie, subserie y tipo documental, bajo estos parmetros la tabla de retencin documental nos

establece un tiempo de retencin en archivo de gestin, un tiempo en archivo central y su disposicin final, ya

sea eliminacin, muestreo, o conservacin total.

DISPOSICIN FINAL: que documentos a los que se les establece una conservacin total se les debe archivar

con unas condiciones diferentes, por ejemplo no deben ir con ningn tipo de agarre, deben estar foliados,

deben conservarse en carpetas 4 aletas.

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DOCUMENTO SELECCIONADO POR PARTE DE YINA

SECCIN: ALCALDA

SUBSECCIN: ASUNTOS JURIDICOS Y

CONTRATACIN

SERIE: ACCIONES LEGALES

SUBSERIE: ACCIONES CONTRACTUALES

TIPOLOGA DOCUMENTAL:

o Demanda

o Notificacin y traslado

o Anexos

o Contestacin del demanda

o Auto de traslado de las excepciones

o Auto de vencimiento del traslado

o Auto decreto de pruebas

o Auto de traslado para alegatos de

conclusin

o Fallo

o Constancia ejecutoria del fallo

TIEMPOS DE RETENCIN:

ARCHIVO DE GESTIN: 2 AOS

ARCHIVO CENTRAL: 3 AOS

DISPOSICIN FINAL: Eliminacin

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CREACIN O PRODUCCIN: Para crear este documento debe presentar una demanda interpuesta por una

accionante al accionado de la Alcalda o viceversa en la ventanilla nica de Radicacin por medio electrnico.

DISTRIBUCIN: Al recibir la demanda la oficina de Asuntos Jurdicos, empieza jurdicamente hacer la

notificacin y el traslado a las partes respectivas por lo que ya hace parte de la serie acciones legales.

USO: Durante todo el proceso de ejecutoria hasta llegar a la instancia final de la accin legal.

ALMACENAMIENTO: En el archivo de gestin se guardara en la subseccin Asuntos Jurdicos dentro de la

serie Acciones legales y la Subserie acciones contractuales en una carpeta que llevara su rotulo de

identificacin, describiendo sus fechas, nmeros de folios, descripcin, adems de estar foliada cada uno de

sus tipos documentales.

RETENCIN Y DISPOSICIN FINAL DEL DOCUMENTO: Se conservara en el archivo de gestin y Central

por los tiempos establecidos de acuerdo a las Tablas de Retencin Documental y de acuerdo a lo estipulado se

definir si una vez cumplido su valor primario y secundario se deber conservar definitivamente o se eliminar

dejando una seleccin de esta serie documental, en este caso su disposicin final ser la eliminacin la cual

deber ser consignada en el acta de baja una vez aprobado por el Comit de Archivo encabezado por el

Secretario General.

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VALORES QUE TIENEN LOS DOCUMENTOS EN CADA UNA DE ESTAS FASES O ETAPAS.

Fase activa __ Primera edad __ Archivo de gestin: Los documentos obtienen un valor primario de acuerdo al tiempo de uso por parte de las organizaciones en pro

del desarrollo de sus actividades, en los que encontramos:

Administrativo. Testimonio de los procedimientos o actividades realizadas por

una institucin u organizacin.

Legal. Documentos que permite certificar las obligaciones o derechos que por

Ley estn obligados a cumplir las empresas o instituciones.

Fiscal. Testimonio en el cumplimiento de las actividades de tipo legal.

Contable. Comprobantes extendidos por escrito que se deja constancia.

Tcnico. Donde se plasma informacin sobre una situacin, problema o

necesidad como evidencia de lo mismo.

Fase semiactiva __ Segunda edad __ Archivo Central. Todos aquellos documentos cuyo valor es secundario al convertirse en soportes para la investigacin cientfica o

social, con fuentes de informacin de carcter nico o permanente.

Evidencial. Donde se encuentra plasmado el origen o los inicios de una

organizacin u empresa.

Testimonial. Todos aquellos documentos de tipo legal que reflejan la evolucin o

cambios que ha sufrido la organizacin dentro del desarrollo de sus labores,

permitiendo los cambios dentro de la institucin.

Informativo. Todos aquellos documentos que plasman los fenmenos particulares

de la empresa, institucin u organizacin

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Fase Inactiva __ Tercera edad __ Archivo Histrico. Se conservara toda la documentacin que cumpla con un valor secundario y este establecido dentro de la

Tabla de Retencin Documental, indicando la conservacin total del documento.

ACUERDO N.03 15 MARZO 2015.

ACUERDO N.03 del 15 de marzo de 2013.

(Aspectos ms importantes para tener en cuenta)

- Con el fin de proteger y propender la conservacin del patrimonio

documental se crea el comit evaluador de documentos del Archivo

General de la nacin.

- Se estipula quienes conformaran el comit evaluador de documentos.

- Cuando se requiera se podr invitar a el Jefe de archivo o al

Secretario General correspondiente a la entidad productora de quien

se esta evaluando, quienes tendrn voz y no voto.

- Quien llevara las actas del comit ser el Secretario tcnico quien

garantizaran la custodia y proteccin de las mismas.

- Se establecen las funciones del comit Evaluador de documentos.

- Una vez al mes, extraordinariamente o cuando lo solicite el Director

General, el comit se reunir.

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ACUERDO N. 04 MARZO 2015



TITULO I

- Rige para todos las entidades del estado a nivel nacional, departamento, distrital y

municipal y todas las entidades privadas que cumplen con funciones pblicas, las

cuales debern elaborar, evaluar, aprobar, implementar y actualizar las tablas de

retencin documental al igual que las tablas de valoracin documental.

- Las tablas de retencin documental ser tanto para archivos fsicos como archivos

electrnicos y las tablas de valoracin documental se elaboraran y aplicarn para los

fondos documentales acumulados de las organizaciones, la elaboracin estar a

cargo de un equipo conformado por profesionales de diferentes disciplinas o reas

encabezadas por la archivistica.

- El proceso de elaboracin de las tablas de retencin partir con los cuadros de

clasificacin documental, teniendo como referencia el principio de orden original y la

estructura orgnico funcional.

- Los tiempos de retencin consignados en las tablas de retencin documental sern

establecidos de acuerdo a las series y subseries documentales mas no por la

topologa documental.

- La elaboracin de las TRD Y TVD ser en cumplimiento al instructivo para la

elaboracin de las mismas el cual ha sido aprobado por el archivo general de la

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TITULO II nacin y los criterios para la elaboracin.

- Una vez elaboradas se aprobaran mediante acto administrativo, con las aprobaciones

correspondientes y firmadas por el Secretario General y el responsable de archivo y

de gestin documental de la respectiva entidad.

TITULO III

- Las TRD Y TVD deben ser publicada en la pgina web de la empresa de forma

permanente.

- Dentro de los 30 das siguientes a su aprobacin el Secretario General las inscribir

en el registro nico de series documentales del archivo general de la nacin, donde

se tomara la decisin de la aprobacin o se informara de los ajustes o modificaciones

a realizar.

TITULO IV

- El comit evaluador del archivo general de la nacin contar con 90 das para

aprobar las TRD Y TVD presentadas una vez se constate el cumplimiento normas

expedidas por el AGN.

- Se dicta el trmino de 30 das para presentar las TRD y/o TVD en caso de

modificacin, revisin y convalidacin.

TITULO V

- El comit evaluador del archivo general de la nacin contar con 90 das para

aprobar las TRD Y TVD presentadas una vez se constate el cumplimiento normas

expedidas por el AGN.

- Se dicta el termino de 30 das para presentar las TRD y/o TVD en caso de

modificacin, revisin y convalidacin.

TITULO VI

- Las TRD y TVD estarn sujetas a revisin en cualquier momento por parte del AGN y

podr solicitar ajustes a las mismas.

- Las entidades debern desarrollar y aplicar mecanismos tecnolgicos implementando

el uso de las tecnologas en el desarrollo y cumplimiento del presente acuerdo.

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ACUERDO N. 05 MARZO 2015



CAPITULO 1

- Rige para todos las entidades del estado a nivel nacional, departamento, distrital

y municipal y todas las entidades privadas que cumplen con funciones pblicas,

quienes se encargaran de desarrollar procesos para la clasificacin, organizacin

y ordenacin, en cada uno de los archivos segn su clasificacin y as velar por

la correcta implementacin de las TRD y TVD.

- Las entidades del estado tienen la obligacin de la organizacin de los archivos,

respetando los principios de orden original, de procedencia, la integridad de los

fondos, as como el ciclo vital de los documentos junto a la normatividad

archivstica para crear, conformar, clasificar, ordenar, conservar, describir y

facilitar el acceso y consulta de los archivos.

CAPITULO II

(Clasificacin

Documental)

- Se aplicara el cuadro de clasificacin documental, mediante el desarrollo de

procesos donde se establezcan los niveles y subniveles establecidos en las TRD.

- Se deben aplicar todas las fases, los procesos, actividades que emane la

normatividad archivstica, propias de cada archivo ya sea de gestin, central e

histrico.

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CAPITULO III

(Ordenacin

Documental)

- Las entidades pblicas debern aplicar los procesos de ordenacin documental,

respetando siempre los principios de orden original y de procedencia y as velar

por la conservacin de los documentos garantizando el fcil acceso a los mismos

y el tiempo establecido dentro en las TRD y TVD.

- Se podrn emplear diferentes mtodos de ordenacin para organizar de acuerdo

a la seccin, subseccin, serie, subserie, expediente y tipo documental.

CAPITULO IV

(Descripcin

Documental)

- Todas las entidades del estado implementarn instrumentos de descripcin

documental dentro de lo establecido por el Archivo General de la Nacin y el

Consejo Internacional de Archivos para construir archivos automatizados que

permitan su fcil acceso.

- En los archivos de gestin y centrales se iniciara la descripcin de los

documentos con la radicacin y el registro de las comunicaciones logrando su

recuperacin y consulta por diferentes mecanismo como lo son las pginas web,

al igual que la constancia de traslados de documentacin a los archivos

histricos.

- Aplicar cada uno de los instrumentos de descripcin archivsticos para tener

control sobre los mismos, como lo son las guas, censos, inventarios, catlogos,

ndices, de una forma secuencial identificando las reas de descripcin de la

estructura documental, tanto de los documentos fsicos como electrnicos.

CAPITULO V

( SISTEMAS

AUTOMATIZADOS)

- Las entidades del estado deben implementar el uso y aplicacin de medios

tecnolgicos que cuenten con herramientas tecnolgicas que sean compatibles

con el sistema de gestin documental tanto interno como externo.

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CONCLUSIONES

La organizacin de los documentos permite rescatar el valor documental de la informacin y facilita el

acceso del pblico en forma gil y oportuna a los fondos documentales que contienen testimonios de

importancia para la investigacin histrica en la estructura social poltica cultural y religiosa.

Es importante conocer los procesos que debe cumplir un documento lo cual forma parte del ciclo vital

del documento, testimonio de lo actuado, aplicando los procedimientos adecuados y el cumplimiento

de lo plasmado en las Tablas de Retencin Documental y el Formato nico de Inventario Documental

y los dems instrumentos de descripcin documental.

Es de suma importancia que los entes pblicos y dems rganos que dicte las normas del Estado den

cumplimiento al programa de gestin Documental en pro de los procesos de la organizacin

Documental para la preservacin y conservacin de la informacin que forma parte de la historia de los

actos que realiza el hombre en el desarrollo de sus funciones.

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BIBLIOGRAFA

- ARCHIVO GENERAL DE LA NACION DE COLOMBIA. Ley General de Archivos 594 de 2000. http://www.archivogeneral.gov.co/leyes. Visitado el 14 de marzo de 2015.

- ARCHIVO GENERAL DE LA NACION DE COLOMBIA. Reglamento General de Archivos. Santaf de Bogot, 1997.

- CONDE VILLAVERDE, Mara Luisa. Manual de tratamiento de Archivos Administrativos.Direccin de Archivos Estatales, Madrid,

- CONSEJO INTERNACIONAL DE ARCHIVOS. Norma Internacional General de Descripcin Archivstica.1995.

- LODOLINI, Elio, Archivistica. Principios y problemas.Milano1993.

- Tablas de Retencin Documental y Manual de Procesos Archivsticos de la Alcalda de Fusagasug. 2010.

WEBGRAFIA:

- Apoyo terico sobre clasificacin http://190.26.215.130/index.php?idcategoria=4395#

- Tipo y serie documental - http://eldocumentalistaudiovisual.com/2014/12/03/tipo-y-serie-documental-y-

unidad-documental-simple-y-compuesta/

- Terminologa - http://banter.archivogeneral.gov.co/vocab/index.php

http://www.mundoarchivistico.com/?menu=diccionario&id=1281

http://www.buenastareas.com/ensayos/Definiciones/2777963.html

- Metodologa para el diseo y formulacin de sistemas

http://inicio.ifai.org.mx/Publicaciones/cuaderno3.pdf

- Principios bsicos de las TRD http://evidearchivo.webmium.com/principios-badicos

grupon._5.ciclovitaldelosdocumentos

Documents

gestion documental ii

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