grondwet van kuilsrivier gholfklub · web viewenige dokument wat deur die klub onderteken moet...
TRANSCRIPT
1 GRONDWET VAN KUILSRIVIER GHOLFKLUB
INHOUDSOPGAW E A. DIE KLUB
1. NAAM
2. WOORDOMSKRYWING
3. DOELSTELLING
4. REGSPERSOONLIKHEID
5. BEDRYWIGHEDE
6. REËLS VAN DIE SPEL
7. DIE KLUB SE KLEURE
B. LIDMAATSKAP 8. KATEGORIEË VAN LEDE
8.1 Vol Lid
8.2 Sesdaagse Lid
8.3 Lid onder 26 jaar
8.4 Skolier
8.6 Plattelandse Lid
8.7 Dames Lid
8.8 Sosiale Lid
8.9 Tydelike Lid
8.10 Erelid
8.11 Erepresident
8.12 Ex Offico Lede
8.13 Pensioenaris Lid
8.15 Landgoed Sosiale Lid
8.16 Oorganslid
9. TOELATING AS LID
10. STEMGEREGTIGDE LEDE
11. REGISTER VAN LEDE EN KENNISGEWINGS AAN LEDE
13. VERGADERING VAN LEDE
13.1 Algemene Jaarvergadering
13.2 Spesiale Algemene Vergadering
14. REGTE EN VERPLIGTINGE VAN LEDE
14.1 Klagtes deur Lede
14.2 Skade gely deur Lede
14.3 Betalings van Ledegeld
14.4 Skade veroorsaak deur Lede
14.5 Aanspreeklikheid van Lede
14.6 Speelregte
15. BEDANKING VAN LEDE EN VERANDERING VAN LIDMAATSKAP
C. BESTUUR16. AMPSDRAERS EN BESTUURSLEDE
17. VERKIESING VAN AMPSDRAERS EN BESTUURSLEDE
18. VERGADERINGS VAN DIE BESTUUR
19. BEVOEGDHEDE EN VERPLIGTINGE VAN DIE BESTUUR
19.1 Vasstelling van Tariewe
19.2 Toelating van Lede tot Perseel
19.3 Lenings- / Belegingsbevoegdheid namens KIub
19.4 Ondertekening van Dokumente
19.5 Opstel van Huishoudelike Reëls
19.6 Aansoek doen vir Dranklisensie
19.7 Kennisgewings aan lede.
19.8 Hantering van noodgevalle.
19.9 Reservering van gedeeltes van persele.
19.10 Dissipline.
19.11 Opskorting van Lidmaatskap.
19.12 Ander Algemene Bevoegdhede
20 DAMES AFDELING EN BESTUUR
D. ALGEMEEN
2.1 AANSTELLING VAN OUDITEURE
2.2 GASTE
2.3 WYSIGING VAN GRONDWET
2.4 ONTBINDING VAN KLUB
2.5 UITLEG VAN GRONDWET
A. DIE KLUB 1. NAAM
Die naam van die klub is KUILSRIVIER GHOLFKLUB, waarna hyena vewys word as DIE KLUB.
2. WOORDOMSKRYWING.
2.1 DIE KLUB Dit sluit in die klubhuis,persone,toerusting en grond, tensy dit strydig is met die verband hiervan.
2.2 LID 'n Lid van hierdie Klub, en is van toepassing op die manlike en die vroulike geslag en sluit die
enkelvoud en meervoud in en vice versa.
2.3 DRANKWET
Die Drankwet van die Republiek va Suid-Afrika, Nr87 van 1977, soos gewysig.
2.4 INTREEFOOIE 'n Eenmalige bedrag vasgestel deur die Hoofkomitee wat betaalbaar is om 'n lid te word.
2.5 LEDEGELDE Die bedrag wat jaarliks betaal moet word deur 'n lid, welke bedrag deur 'n Algemene
Jaarvegadering bepaal word.
2.6 FINASIËLE JAAR 'n Volle jaar van 1 Januarie tot 31 Desember
2.7 KENNISGEWINGBORD Die kennisgewingborde in die gebou van die Klub.
2.8 STEMREGTIGDE LID Lede in die volgende kategoreë: Vol Lid.
2.9 SPESIALE RESOLUSIE 'n Besluit geneem by 'n Spesiale A lgemene Vergadering, gedgekeur deur 'n twee- derde
meerderheid van lede teenwoordig.
2.10 BESTUURSLID Enige lid van die bestuur van die klub of 'n komiteelid.
3. DOELSTELLING
Die Klub word gevestig om:3.1 al die gebruiklike oogmerke van 'n Gholf- en sportklub ten uitvoer te bring,
alles te doen en sodanige verpligtinge na te kom as wat nodig mag wees vir en gepaardgaande met sodanige oogmerke en om al die fasiliteite van n gholf- en sportklub te verskaf en instand te hou;
3.2 geskikte eiendom vir die algemene doeleindes van die Klub, te huur of te koop
en om dit te bevestig en te hernu op dieselfde voorwaardes of sodanige ander voorwaardes waarop daar ooreengekom kan word;
3.3 aansoek te doen om sodanige lisensies en dit te verkry as wat nodig is vir die verkoop van artikels en verbruikersware, wat gewoonlik en gebruiklik deur 'n sportklub wat 'n klub dranklisensie het, verkoop word.
4. REGSPERSOONLIKHEIDDie Klub is 'n afsonderlike liggaam en 'n regspersoon, onafhanklik van sy lede, en is die wettige eienaar van sy bates, beleggings en fondse, en tree in sy eie naam op as eiser of verweerder in regsprosesse, verkry en vervreem eiendom, sluit kontrakte, en doen al sy sake in die algemeen. As sodanig is die Klub aanspreeklik vir die betaling van sy skuldeisers en nie die lede nie.
5. BEDRYWIGHEDE Die eiendom en inkomste van die Klub, uit watter bron dit ookal ontvang word, word
alleenlik aangewend vir die bevordering van die doelstellings van die Klub, soos in hierdie grondwet en reëls uiteengesit en geen deel daarvan sal as wins aan lede van die Klub op enige wyse direk of indirek oorbetaal of oorgedra word nie, met dien verstande egter dat niks hierin die Klub verbied om te goedertrou enige amptenaar of werknemer van die Klub of enige lid daarvan te vergoed vir dienste wat werklik vir die Klub gelewer is nie.Die Klub het nie die bevoegtheid om enige besigheid te bedryf, insluitend, inter alia, gewone handels bedrywighede in die kommersieële sin, spekulatiewe transaksies, divident afskepping aktiewiteite asook die verhuring van eindom op 'n stelselmatige of gereelde basis nie
Die aktiwieteite van die Klub sal op ‘n nie winsgewende manier bedryf word.
6. REËLS VAN DIE SPELDie reëls van die spel gholf, sal wees die reëIs van die Royal and Ancient Golf Club of St Andrews, onderhewig egter aan sodanige wysigings, aanpassings en byvoegings om by plaaslike omstandighede en toestande aan te pas, soos deur die komitee van tyd tot tyd wenslik en nodig geag word op voorwaarde dat sodanige wysigings, aanpassings, of byvoegings nie teenstrydig is met die sodanige Reëls nie.
7. KLUB SE KLEUREDie Klub se kleure bestaan uit 'n Klubwapen op 'n donkerblou baadjie en 'n Klubdas. Ligakleure word gegee aan sodanige persone soos en wanneer deur die Keurkomitee bepaal en toegeken en mag slegs deur sodanige lede of gewese gekwalifiseerde lede gedra word.
B. LIDMAATSKAP
8. KATEGORlEË VAN LEDE
8.1 VOL LID Enige persoon van welke ouderdom ookal wat op die voorgeskrewe wyse toegelaat word as
'n vol lid en wie die voorgeskrewe intree- en ledegelde betaal het. Sodanige lid is geregtig op al die voorregte van die Klub. Hierdie kategorie word beperk tot ‘n maksimum van 750 lede.
8.2 SESDAAGSE LIDSodanige lid sal geregtig wees op die gebruik van al die geriewe van die Klub en kan die gholfbaan gebruik vanaf Sondae tot en met Vrydae teen betaling van speelfooie soos deur die komitee bepaal word. Sodanige lid is nie stemgeregtig nie en kan as sulks nie tot enige amp op die komitee of span van die klub verkies word nie.”
8.3 LID ONDER 26 (SES EN TWINTIG) JAAR ( mans en dames) Dit is 'n persoon wat ten tye van sy aansoek om lidmaatskap nog nie die ouderdom van 26
(ses en twintig) jaar bereik het nie, en die voorgeskrewe intreegeld van 'n vol lid en die voorgeskrewe ledegelde vir lede onder 26 (ses en twintig) jaar betaal het. Sodanige lid geniet al die voorregte van ‘n vol lid, maar het nie stemregte nie en is nie verkiesbaar tot enige amp. Indien so 'n lid voor die einde van die finansiële jaar van die Klub 27 (sewe en twintig) jaar oud word, sal hy vir die volgende finansiële jaar die voorgeskrewe ledegelde van vol lede betaal.
8.4 SKOLIER (seuns en dogters) Dit is 'n skoolgaande persoon onder die ouderdom van 18 (agtien) Sodanige lid sal geregtig wees op die gebruik van al die geriewe van die klub teen betaaling
van speelfooie soos deur die komitee bepaal word. Sodanige lid het nie stemregte nie en kan as sulks nie gekies word tot enige amp op die komitee nie.
.8.6 PLATTELANDSE LID Dit is 'n persoon wat verder as 75 km van die Klub af woon en wie 'n lid is van n geaflieerde
Klub van die S.A.G.A. Sodanige lid sal geregtig wees op die gebruik van die Klubfasiliteite, onderhewig aan die voorwaardes wat die bestuur bepaal.
8.7 DAMES LID 'n Dameslid vorm deel van die Damesafdeling met hul eie verteenwoordiger op die bestuur,
maar funksioneer afsonderlik. Sodanige lid sal nie geregtig wees om te stem by die algemene jaarvergadering of enige buitengewone vergadering
van die Klub nie. (Sien klousule 20 vir Damesbestuur). Wanneer 'n dameslid die volle intreefooie en ledegeld van 'n vol lid betaal soos by die jaar van toetrede tot die Klub, sal sy as 'n vol lid beskou word. Hierdie kategorie is beperk tot 100 (een honderd) lede.
8.8 SOSIALE LID Enige persoon kan op die voorgeskrewe wyse toegelaat word as 'n nie spelende lid.
Sodanige lid sal geen stemreg hê nie, maar ooreenkomstig die huishoudelike reëls geregtig wees op die gebruik van die ander geriewe wat in die Klubhuis aangebied word.
8.9 TYDELIKE LID Die komitee kan deur besluitneming die voorregte van lidmaatskap aan enige persoon
toestaan:1. terwyl so 'n persoon 'n bonafide kandidaat vir Lidmaatskap is en wie se naam op die kennisgewingbord geplaas is, maar waaroor die komitee nog nie 'n besluit geneem het nie;2. vir enige dag waartydens 'n persoon op 'n bonafide basis deelneem aan 'n wedstryd of kompetisie op die gholfbaan, waarvoor so 'n persoon die voorgeskrewe speelfooie betaal het;3. aan iemand wat behoorlik op die voorgeskrewe wyse in die besoekersboek in die Klubhuis of in die Restaurant ingeskryf is. Sodanige lid sal geregtig wees om die fasiliteite van die Restaurant en Klubhuis te gebruik gedurende die bepaalde tye.
8.10 ERELID Dit is 'n persoon wat deur die komitee goedgekeur word vir 'n periode van 1 (een) jaar.
Sodanige persoon sal dieselfde voorregte geniet as die van 'n vol lid sonder dat hul egter ledegelde en speelfooie betaal.
8.11 EREPRESIDENT Dit is 'n persoon wat deur die Komitee benoem en goedgekeur word. Sodanige persoon sal
lewenslank al die voorregte van 'n vol lid geniet sonder betaling van ledegelde en speelfooie.
8.12 EX OFFICIO LID Sodanige lid word deur die Bestuur benoem uit hoofde van 'n bepaalde amp wat sodanige
persoon beklee by die Klub, en hou op om sodanige lid te wees by die verstryking van sy ampstermyn. Sodanige persoon sal dieselfde voorregte geniet as 'n vol lid en is vrygestel van ledegelde en speelfooie.
8.13 PENSIONARIS LID 'n vol lid, manlik of vroulik, wie die ouderdom van 60 (sestig) jaar bereik het. Sodanige lid sal
dieselfde voorregte geniet as die van 'n vol lid maar is geregtig op 10% (tien per centum) afslag op sy ledegeld tot 'n maksimum van 50% (vyftig per centum) ten opsigte van elke jaar van ononderbroke vol lidmaatskap by die Klub. Sodanige lid kan alleenlik die klub in ligaspanne verteenwoordig kragtens klousule 14.6.1
8.15 LANDGOED SOSIALE LIDEnige persoon wat woonagtig is op die Gholflandgoed sal dieselfde vooregte geniet as die van ‘n sosialelid sonder die betaling van ledegeld. Lidmaatskap verval by ontruiming van die eiendom. (Let wel; Ledegeld is ingesluit by maandelikse heffing).
8.16 OORGANSLID (mans en dames)Dit is 'n persoon wat ten tye van sy aansoek om lidmaatskap, nie die ouderdom van 30 (dertig) jaar beruik het nie, en die voorgeskrewe intreegeld van 'n vol lid, en die voorgeskrewe ledegeld vir lede tussen die ouderdom van 27 (sewe en twintig) jaar en 30 (dertig) jaar betaal het. Sodanige lid geniet al die vooregte van 'n vol lid maar het nie stemregte nie en is nie verkiesbaar tot enige amp nie. Indien so 'n lid voor die einde van die finansiele jaar van die klub 30 (dertig) jaar oud vord, sal hy vir die volgende finansiele jaar die voorgeskrewe ledegeld van vol lede betaal.
9. TOELATING AS LID
9.1 Elke kandidaat vir lidmaatskap moet 'n aansoekvorm voltooi. Die volle name, beroep en adres van die kandidaat en enige ander inligting soos nodig geag
deur die Komitee, moet op die aansoekvorm ingevul en aan die kantoor geadresseer word. Die aansoekvorm moet by die Klubhuis vir 'n tydperk van ten minste 14 (veertien) dae op die kennisgewingbord geplaas en daarna aan die Komitee voorgelê word, wat dan deur middel van stemming per hand die verkiesing doen. Indien die meerderheid van die lede van die Komitee teenstemme inbring sal die aansoek om lidmaatskap afgewys word. Elke lid van die Komitee teenwoordig moet stem.
9.3 Geen kandidaat wat afgewys is, of wie se naam op die kennisgewingbord aangebring en
later teruggetrek is, sal in aanmerking kom vir nominasie voordat 'n periode van 2 (twee) maande verstryk het nie.
9.4 Die prosedures vir die goedkeuring van Dameslede is dieselfde soos uiteengesit in
paragrawe 9.1, en 9.3 van hierdie klousule.
9.5 'n Kandidaat wie goedgekeur is moet amptelik daarvan in kennis gestel en versoek word om himself vertroud te maak met die inhoud van die Grondwet, waarvan 'n afskrif beskikbaar is by die Klub se kantoor. Die toepaslike intreefooi en ledegeld moet dan betaal word. Na betaling daarvan sal die lid geag word onderworpe te wees aan al die bepalings van die Grondwet.
Indien so 'n lid in gebreke sou bly om binne 2 (twee) maande vanaf datum van die bogemelde amptelike kennisgewing te betaal, sal sy lidmaatskap ongeldig wees tensy die vertraging met die betaling tot bevrediging van die Komitee verduidelik kan word.
9.6 Lede word verbied om hul lidmaatskapregte of enige ander regte daarvan te verkoop.
10. STEMGEREGTIGDE LEDE
Slegs lede soos omskryf in klousule en 8.1; 8.10; 8.11; 8.12 en 8.13 wie se ledegeld vir die voorafgaande jaar betaal is, is stemgeregtig en verkiesbaar tot die bestuur van die Klub.
11. REGISTER VAN LEDE EN KENNISGEWINGS AAN LEDE
11.1 Die Sekretaris moet 'n amptelike Register met die name en adresse van die lede hou ooreenkomstig die bepalings van Artikel 27 van die Drankwet Nr 87 van 1977 (soos gewysig).
11.2 Algemene kennisgewings van die Klub aan lede moet op die amptelike kennisgewingbord van die Klub aangebring word. Sodanige kennisgewings aan lede sal as voldoende beskou word.
11.3 Kenisgewing van vergaderings moet gepos word,soos in klousule 10, deur gewone pos dienste, aan die lede sonder 'n e-pos adres, en aan die ander lede per e-pos soos dit in die register verskyn.
11.4 Dit is die plig van elke lid om die Sekretaris onmiddellik van 'n adresverandering te verwittig.
13. VERGADERINGS VAN LEDE
13.1 ALGEMENE JAARVERGADERINGS
Die Finansiële Jaar van die Klub eindig op 31 Desember van elke jaar. Die Algemene Jaarvergadering sal op so 'n tyd en plek gehou word soos deur die Komitee bepaal, maar nie later nie as die einde van Maart van elke jaar. In sodanige vergadering sal die Komitee 'n verslag en finansiële state, behoorlik geoudit vir die voorafgaande tydperk wat op 31 Desember verstryk het, voorlê.
13.1.1 KENNISGEWING VAN VERGADERINGS
'n Kennisgewing van die dag en tyd van die Algemene Jaarvergadering of Spesiale Algemene Vergadering moet op die Klub se kennisgewingbord aangebring word vir ten minste 14 (veertien) dae voor die vergadering in die geval van 'n Algemene Jaarvergadering en vir ten minste 7 (sewe) dae voor die tyd in die geval van 'n Spesiale Vergadering. Kennisgewing van beide vergaderings moet ook aan elke lid gepos word na die adresse soos dit in die Register van die Klub verskyn. 'n Toevallige versuim om sodanige kennisgewing aan 'n betrokke lid te stuur, sal nie die vergadering ongeldig maak nie.
13.1.2 KWORUM BY VERGADERINGS
Die kworum vir 'n Algemene Jaarvergadering of 'n Spesiale Algemene Vergadering is 10 (tien) lede. Geen saak sal behandel word tydens so 'n vergadering tensy 'n kworum nie aanwesig is nie. Indien geen kworum aanwesig is binne 15 (vyftien) minute na die geadverteerde tyd van so 'n vergadering nie, sal die vergadering beskou word as uitgestel tot dieselfde tyd en plek op dieselfde dag van die volgende week. Die lede teenwoordig op sodanige latere dag sal 'n kworum vorm.
13.1.3 VOORSITTER
Die Voorsitterstoel by alle Algemene Vergaderings van die Klub sal ingeneem word deur die President van die Klub, of in sy afwesigheid deur die Kaptein of indien hy in gebreke bly, deur een van die Komiteelede aangewys deur die Vergadering.
13.1.4 SAKE TYDENS ALGEMENE JAARVERGADERING Sake wat tydens die Algemene Jaarvergadering behartig sal word is:
a) Goedkeuring van die Notules van die vorige Algemene Vergadering. b) Ontvangs en goedkeuring van die Komitee se Verslag en Finansiële State van die
vorige Finansiële Jaar. c) Die verkiesing van 'n President en Komitee soos uiteengesit in hierdie Reëls.
d) Die aansteling van die Ouditeur. e) Die verkiesing van Ere-Presidente, en Ere-lede.
f) Afhandeling van enige algemene sake waarvan kennis gegee is in die Kennisgewing van die Vergaderings. Kennisgewing van enige spesiale saak of besluit wat lede aan die Algemene Jaarvergadering wil voorlê moet skriftelik aan die komitee van die Klub voorgelê word, ten minste 7(sewe) dae voor die Jaarvergadering van elke jaar. g) Geen besluite kan onder algemene bespreking geneem word nie.
13.1.5 Die Voorsitter by enige Algemene Vergadering kan met die Vergadering se toestemming die vergadering uitstel van tyd tot tyd en plek tot plek. Onderhewig aan klousule 13.1.2 sal geen sake aandag kry op 'n uitgestelde vergadering, waarvoor die nodige kennisgewing gegee is nie anders dan sake wat onafgehandeld gelaat was by die vergadering wat uitgestel is.
13.1.6 a) Slegs lede genoem in klousules 8.1; 8.10; 8.11; 8.12 en 8.13 is geregtig om te stem
op Algemene Vergaderings, maar enige ander lid mag die Vergadering bywoon en kan deur die Voorsitter toegelaat word om die Vergadering toe te spreek.
b) Enige voorstel wat vir beslissing voorgelê word sal bepaal word deur die opsteek van hande tensy ten minste 5 (vyf) lede aandring op 'n stemming per stembrief. Indien daar 'n staking van stemme is, sal die Voorsitter 'n beslissende stem hê. Stemming per stembrief sal onmiddellik geskied. Die uitslag van 'n stemming sal deur die Voorsitter bepaal word en finaal wees.
13.2 SPESIALE ALGEMENE VERGADERING
Die komitee mag enige tyd 'n Spesiale Algemene Vergadering van lede belê deur kennis te gee nie minder nie as 7 (sewe) dae voor sodanige vergadering. Die doel van sodanige vergadering moet op die kennisgewing vermeld word. Indien ten minste 10 (tien) lede (wat stemreg het by 'n Algemene Vergadering) versoek dat 'n Spesiale Algemene Vergadering belê word en waarin die doel van die vergadering vermeld word, moet die Komitee op die voorgeskrewe wyse 'n Spesiale Algemene Vergadering belê. Geen ander sake sal tydens so 'n vergadering aandag geniet nie.
14. REGTE EN VERPLIGTINGE VAN LEDE
14.1 KLAGTES DEUR LEDE Alle klagtes moet skriftelik aan die Sekretaris gerig word wie dit aan die komitee
sal voorlê vir beslissing. Die beslissing van die Komitee sal bindend op alle lede wees.
14.2 SKADE GELY DEUR LEDE Geen lid, gas of besoeker sal die reg hê om 'n aksie in te stel teen die Klub vir enige skade gely of beserings opgedoen as gevolg van sy eie nalatigheid en versuim om die reëls van die Klub na te kom nie.
14.3 BETALING VAN LEDE Die ledegelde betaalbaar ten opsigte van die onderskeie kategoreë van lede sal wees soos
jaarliks besluit tydens die Algemene Jaarvergadering. Die Komitee sal die reg hê om die ledegelde aan te pas in 'n geval waar 'n lid aansluit nadat 'n gedeelte van die finansiële jaar reeds verloop het, of onder enige ander spesiale omstandighede. Hierdie reg kan alleenlik deur die volle Komitee uitgeoefen word en nie deur individuele ampsdraers nie. Die jaarlikse ledegelde is ten volle betaalbaar op 31 Desember elke jaar of op 'n later datum soos deur die Komitee bepaal.
14.4 SKADE VEROORSAAK DEUR LEDE Lede moet betaal vir die vervanging of herstel (na gelang die Bestuur bepaal) van enige
artikel wat die eiendom is van die Klub wat deur lede of hulle gaste gebreek of beskadig word. 14.5 AANSPREEKLIKHEID VAN LEDE 14.5.1 ‘n Lid se aanspreeklikheid teenoor skuldeisers van die Klub is beperk tot die bedrag van sy/haar onbetaalde ledegeld vir die lopende jaar en enige ander gelde wat hy/sy aan die Klub skuld. Slegs bates van die Klub is onderhewig aan beslaglegging vir die laste en skulde van die Klub. Die Klub is verantwoordelik vir sy eie verpligtinge en geen hulp wat die klub aan enige persoon of liggaam bied sal dit verantwoordelik maak vir die verpligtings van sodanige persoon of liggaam nie.
14.5.2 Enige lid word gevrywaar teen enige risiko's, onkostes en uitgawes uit die bates van die Klub en hulle verantwoordelikheid is beperk tot hulle aanspreeklikheid as lede soos bepaal in subparagraaf 14.5.1 hierbo, en hulle is nie verantwoordelik vir enige verlies wat die Klub mag ly nie.
14.6 SPEELREGTE Slegs lede genoem in klousules 8.1;8.3;8.4; 8.10; 8.11; 8.12 ; 8.13 en 8.16 sal geregtig
wees om deel te neem aan kompetisies op Saterdae en Openbare Vakansiedae, Liga en Klubkampionskappe, sonder toestemming van die Komitee.
14.6.1 SPEELREGTE: SPESIALE GOEKEURING VIR LIGADEELNAMEDie komitee mag op ‘n jaarlikse basis besluit om, op aanbeveling van die ligakomitee, toestemming te verleen aan enige nie-vollid vir doeleindes van verkiesing tot en deelname in
verteenwoordigende spanne van die klub, gedurende die betrokke jaar.
15. BEDANKING VAN LEDE EN VERANDERING VAN LIDMAATSKAP
15.1 Enige lid wat uit die Klub wil bedank moet dit skriftelik aan die Sekretaris doen voor 31 Desember van die betrokke jaar. Indien hy in gebreke bly om dit te doen kan hy verantwoordelik gehou word vir die volgende jaar se ledegelde.
C. BESTUUR
16. AMPSDRAERS EN BESTUURSLEDE Die bestuur van die klub sal berus by 'n komitee van 9 (nege) lede bestaande uit die
Kaptein, Onderkaptein en 7 (sewe) gekose lede en die ampslede soos genoem in Klousule 13.1.4(c) wie die besluitneemingsmagte van die Klub sal beheer.
16.1 Die Bestuurslede sal ten minste 3 (drie ) persone van die komitee aanwys, wat nie in ‘n vewantskap met mekaarstaan nie, wie die vertrouensverantwoordelikheid van die Klub in terme van die Inkomste Belastingswet van 1962 soos gewysig, sal aanvaar.
17. VERKIESING VAN AMPSDRAERS EN BESTUURSLEDE Op elke Algemene Jaarvergadering moet een derde van die lede van die Komitee uittree op
'n roterende basis en nuwe lede in hulle plekke in die Komitee verkies word behalwe soos verder hieronder uiteengesit.
Uittredende lede van die Komitee kom outomaties in aanmerking vir herverkiesing sonder nominasie.
Enige vakature wat gedurende die jaar in die Komitee ontstaan, sal deur die Komitee gevul word deur koöptering. So 'n persoon moet met die Algemene Jaarvergadering uittree selfs al sou die persoon nie bestem wees om uit te tree nie. Waar 'n lid verkies word in die plek van 'n lid wat bedank het, sal die nuwe lid in die Komitee dien vir die res van die onverstreke periode van die lid wie bedank het.
Met elke Algemene Jaarvergadering sal die lede 'n Kaptein kies uit die genomineerde komitee lede asook 'n Onder-Kaptein uit die oorblywende lede van die Komitee. Die getal vakatures wat ontstaan deur die verkiesing van die Kaptein en Onder-Kaptein en die plek van uittredende lede sal bepaal hoeveel lede verkies moet word om die oorblywende vakatures te vul. Die President, Kaptein en alle ander kandidate vir verkiesing as lede van die Komitee moet skriftelik voorgestel en gesekondeer word en die kandidate moet die nominasies skriftelik aanvaar. Sodanige nominasies moet op die kennisgewingbord aangebring word ten minste 7 (sewe) dae voor die Algemene Jaarvergadering. Die President word vir 'n ampstermyn van 2 (twee) jaar verkies en sal gedurende sy termyn 'n lid van die Komitee met stemreg wees.
Die hoeveelheid Landgoed eienaars/inwoners wat op die komitee dien sal nooit meer as veertig persent (40%) wees nie. As hierdie syfer bereik word sal geen meer kandidate van hierdie sektor oorweeg word nie.
18. VERGADERINGS VAN DIE BESTUUR
a) Die Komitee sal vergader van tyd tot tyd soos vereis word om die sake van die klub te bestuur, maar minstens 4 (vier) keur per jaar. en sal sodanige lid wat afwesig is van drie agtereenvolgende vergaderings sonder vooraf geldige verskoning, uit die Komitee skors. Die sub-komitees soos saamgestel deur die kaptein sal een keer per maand vergader.
b) Vyf lede van die Komitee sal 'n kworum vorm vir 'n vergadering. c) Tydens Komiteevergaderings sal die Kaptein, of in sy afwesigheid, die Onder-
kaptein, of in die geval van albei se afwesigheid, 'n lid van die Komitee wat verkies is deur die ander lede van die Komitee voorsit.
d) Vraagstukke wat tydens 'n vergadering van die Komitee te berde gebring word, sal beslis word deur die meerderheid van stemme van lede teenwoordig. Die Voorsitter sal 'n beslissende stem bo en behalwe sy stem as 'n lid van die Komitee hê.
e) Die Sekretaris moet alle Komiteebesluite boekstaaf in 'n Notuleboek en sal volledige notules neem van die Komiteevergaderings ooreenkomstig die Drankwet Nr 87 van 1977 (soos gewysig).
19. BEVOEGDHEDE EN VERPLIGTINGE VAN DIE BESTUUR
Die Komitee het magtiging en outoriteit om op te tree soos die Klub dit sou doen behalwe in die geval van sake wat spesifiek volgens hierdie Reëls slegs tydens 'n Algemene Jaarvergadering van lede afgehandel moet word. Behalwe die algemene magte en outoriteite wat hiermee aan die Komitee verleen word, en sonder om enigsins sodanige magte en outoriteite te beperk, beskik die Komitee oor die volgende spesiale magte.
19.1 VASSTELLING VAN TARIEWE a) Om die fooie en ledegelde vir tydelike lede te bepaal en aan te pas.
b) Om die fooie te bepaal en enige tyd te wysig wat betaalbaar is deur besoekers of gaste wat deur lede ingeteken word.
c) Om die speelfooie en heffings betaalbaar deur lede te bepaal en enige tyd te wysig.
19.2 TOELATING VAN LEDE TOT DIE PERSEELDie Komitee het die reg om toestemming aan nie-lede te gee vir die gebruik van die Klub op voorwaardes soos deur die Komitee bepaal word of om sodanige toestemming te weier volgens hul eie diskresie.
19.3 LENINGS-/BELEGGINGSBEVOEGDHEID NAMENS KLUBDie Komitee het die bevoegdheid om bankrekenings namens die Klub te open en oortrekkings op sodanige bankrekenings te maak, om gelde te onttrek, te aanvaar, te endosseer, wissels uit te reik, skuldbewyse en ander verhandelbare middels wat te make het met die besigheid van die Klub, uit te reik en hulle mag ook besigheid bedryf deur middle van die Internet en Elektroniese bankdienste. Sodanige wissels en ander verhandelbare middels moet deur twee lede van die Komitee of een lid van die Komitee tesame met 'n werknemer van die Klub soos deur die Komitee aangewys, onderteken word.
Die Komitee mag geld leen of bekom op so ‘n manier en teen sodanige sekuriteit en sodanige termyn voorwaardes soos bepaal deur 'n Spesiale Algemene Vergadering vir lede wat spesiaal vir daardie doel belê is.
Enige dokument wat deur die Klub onderteken moet word, word beskou as behoorlik onderteken indien dit onderteken is deur 'n lid van die Bestuur of 'n ander persoon wat behoorlik deur die Bestuur daartoe gemagtig is.
Enige gelde beskikbaar vir beleggings mag alleenlik belê word in 'n geregistreerde Finansiële Instelling soos in afdeling 1 van die Finansiële Instellings (Belegging van Fondse) wet, 1984 en by Sekuriteite, wat gelys is op 'n genoteerde aandele mark soos omskryf in die Aandele mark beheer wet, 1985 (wet no 1 van 1985) Klosule 11(a)
19.4 ONDERTEKENING VAN DOKUMENTEGeregtelike stappe ten behoewe van die Klub word ingestel onder handtekening van die President of enige lid van die Bestuur wat daartoe gemagtig is. Die Klub kan in sy eie naam dagvaar en gedagvaar word.
19.5 OPSTEL VAN HUISHOUDELIKE REËLSDie Bestuur mag huishoudelike reëls vir die Klub maak, wysig en herroep mits sodanige reëls nie teenstrydig met die Grondwet is nie. Sodanige reëls sal te alle tye vir inligting van lede beskikbaar wees.
19.6 AANSOEK DOEN VIR DRANKLISENSIEDie Komitee het die bevoegdheid om aansoek te doen vir die Klub se dranklisensie of die hernuwing daarvan en dit sal gedoen word in die naam van die Bestuurder/Sekretaris van die Klub.
19.7 KENNISGEWING AAN LEDEKennis in verband met enige Algemene Vergadering geskied skriftelik aan lede by die pos of e-pos adresse soos in die register van die Klub. Kennisgewing van aansoeke wat ontvang is van aspirantlede en van enige reeling van die Bestuur in verband met die beheer en administrasie van die persele of die verskaffing van geriewe hoef slegs aangebring te word op die amptelike kennisgewingbord in die Klubhuis.
19.8 HANTERING VAN NOODGEVALLEIndien enige noodgeval ontstaan wat dit noodsaaklik maak vir die bestuur om in belang van die Klub stappe te doen waarvoor die Grondwet nie voorsiening maak nie, het die Bestuur gesag en magtiging om sodanige stappe as wat nodig mag wees te doen, en moet daarna in 'n Algemene Vergadering van lede verslag doen oor die aard van sodanige optrede.
19.9 RESERVERING VAN GEDEELTES VAN PERSELEDie Bestuurder van die Klub of enige Bestuurslid kan enige lid of gaste van lede toegang tot die Klubpersele verbied as dit na sy mening in die belang van die Klub is. Sodanige optrede of 'n waarskuwing aan 'n lid dat sodanige optrede oorweeg word of onder sekere omstandighede oorweeg sal word, moet binne 24 (vier en twintig) uur aan die Klubkaptein, of waarnemende Klubkaptein, en binne 7 (sewe) dae aan die Bestuur voorgelê word vir optredes
19.10 DISSIPLINE Indien enige lid, volgens die uitsluitlike en absolute diskresie van die Komitee, 'n doelbewuste oortreding van die Reëls van die Klub begaan of hom skuldig maak aan onbehoorlike gedrag; of in gebreke bly om geld verskuldig aan die Klub
te betaal nadat die nodige kennis gegee is; of hom skuldig maak aan optrede wat die Klub se beeld skaad, hetsy dit binne of buite die grense van die Klub plaasvind, sal die Komitee die volgende magte hê:
a) Om so 'n lid lewenslank te skors, op voorwaarde dat ten minste twee derdes van al die Komiteelede ten gunste van so 'n skorsing stem. b) Om so 'n lid se regte en voorregte van hom te weerhou vir 'n periode volgens die Komitee se diskresie en soos hulle gepas ag. c) Om so 'n lid skriftelik te versoek om voor die Komitee te verskyn en sy gedrag aan die Komitee te verduidelik. Sou so 'n lid versuim om voor die Komitee te verskyn, hom te skors of met hom te handel volgens hulle diskresie. d) Om enige sodanige lid te berispe. e) Om so 'n lid te versoek om sy gedrag skriftelik te verduidelik en om daarna, of hy voldoen aan die versoek of nie, met so 'n lid te handel in terme van enige ander sub-seksie van hierdie klousule. In die geval van 'n lid wat in terme van hierdie klousule lewenslank geskors word sal so ‘n persoon nie geregtig wees op 'n terugbetaling van enige bydrae, ledegelde of ander fooie deur hom betaal nie. f) ‘n lid mag appeleer teen die beslissing van die komitee, op voorwarde dat hy skriftelik aansoek doen by die Sekretaris van die Klub binne 14 dae nadat sodanige lid van die komitee se beslissing verwittig is.
Geen lid sal geskors word tensy en totdat die Komitee hom die geleentheid gegee het om voor die Komitee, of 'n Sub-Komitee deur die Komitee aangewys te verskyn op 'n tyd en plek volgens diskresie en soos geskik geag, sy gedrag te verduidelik en 'n behoorlike dissiplinêre verhoor plaasvind.
Die Komitee se beslissing in enige appel onder hierdie klousule sal bindend wees.
19.11 OPSKORTING VAN LIDMAATSKAPIndien dit, nadat 'n kandidaat as 'n lid verkies is, blyk dat hy aanvaar is onder 'n misverstand of fout in identiteit, of as gevolg van wesenlike foutiewe inligting oor sy karakter en posisie, het die Komitee die mag om sy lidmaatskap nietig te verklaar.Die lid wie se aansoek op so 'n manier nietig verklaar is sal onmiddellik sy lidmaatskap verbeur en sal geen eis hoegenaamd teen die Klub hê vir skade, terugbetaling van intreefooi of ledegelde of enige ander gronde nie. Die Komitee het egter die reg om 'n ex-gratia terugbetaling van intreefooi of ledegelde te maak soos hulle goeddunk. So 'n persoon mag heraansoek doen om lidmaatskap enige tyd na 12 (twaalf) maande vanaf die datum van kansellasie van sy lidmaatskap.
19.12 ANDER ALGEMENE BEVOEGDHEDE Benewens bogemelde en sonder om afbreuk te doen aan die algemene magte en
bevoegdhede wat aan die Komitee verleen word het die Komitee voorts die reg om:
a) Kwitansies uit te reik, kwytskeldings en ontheffings te doen vir gelde verskuldig aan die Klub en om te reël vir alle versekering in belang van die Klub.
b) Te koop, verkoop en handel te dryf in alle soorte toerusting en voorraad benodig deur persone wat die Klub besoek.
c) Personeel en erknemers aan te stel, te skors of af te dank soos dit nodig mag blyk en ook sodaniges se vergoeding en diensvoorwaardes te bepaal.
d) Kompetisies en toernooie te reël en enige spesiale reëlings wat daarmee gepaard gaan te behartig.
e) Die voorwaardes vir wederkerigheid met ander Klubs te reël.f) Kandidate vir lidmaatskap te kies en die naam van enige lid wat in gebreke bly om sy
gelde aan die Klub te betaal van die lederegister te verwyder. g) Alle klagtes en geskille waarby lede of Beamptes of werknemers van die Klub
betrokke is, te behartig en by te lê op voorwaarde dat dit skriftelik versoek word deur 'n persoon betrokke in die geskil en dat die aard van die geskil of klagte ook skriftelik uiteengesit word. Enige persoon betrokke by die klagte of geskil mag appelleer teen die beslissing van die Komitee tydens 'n Algemene Jaarvergadering of 'n Spesiale Algemene Vergadering van die Klub, op voorwaarde dat sy voornemens om te appelleer aan die Klubs sekretaris voorgelê word binne 14 (veertien) dae nadat sodanige persoon van die Komitee se beslissing verwittig is.
h) Uit lede van die Komitee en/of die Klub sub-komitees met enige getal lede of vir enige doel aan te wys; om sodanige magte aan sodanige sub-komitees te delegeer soos
wat die Komitee gewens ag en om na goeddunke enige sub-komitee nietig te verklaar. Die Kaptein sal ampshalwe 'n lid van al die sub-komitees wees. Elke sub-komitee sal sy eie Voorsitter hê wie se taak dit sal wees om vergaderings van sy sub-komitee van tyd tot tyd te belệ
20. DAMESAFDELING EN BESTUUR
Tydens die Algemene Jaarvergadering van die Damesafdeling sal 'n President en 'n Dameskomitee gekies word bestaande uit 'n Kaptein, Onder-Kaptein, Sekretaris, Tesourier en 3 (drie) gewone lede. Die Kaptein van die Damesafdeling, terwyl in hierdie amp, mag die komitee vergaderings van die Klub bywoon maar het nie stemregte nie en sal ‘n lid wees en raporteer deur ‘n sub-komitee.Die Dameskomitee mag tussentydse reëls maak vir die kontrole en interne bestuur van die Damesafdeling.
D. ALGEMEEN
21. AANSTELLING VAN OUDITEURSDie rekeninge en state van die Klub moet elke jaar deur 'n Ouditeur hersien word. Die Algemene Jaarvergadering stel die Ouditeur aan. Waar 'n vakature in die Ouditeurskap gedurende enige bepaalde jaar ontstaan, moet die bestuur onmiddellik 'n Ouditeur benoem om die vakature te vul.
22. GASTEVoordat enige gas deur 'n lid op die persele van die Klub onthaal mag word, moet die lid die naam en permanente woonadres van die gas asook sy eie naam aanbring in 'n boek wat deur die Bestuur verskaf word.Lede sal persoonlik aanspreeklik gehou word vir die gedrag van hul gaste by die Klub.
'n Persoon wie se teenwoordigheid op die Klubpersele deur die Bestuur as ongewens beskou word, mag nie as gas of lid op die persele gebring word nie.
23. WYSIGING VAN GRONDWET a) Hierdie Grondwet kan slegs gewysig word indien dit gesteun word deur 'n twee-
derde meerderheid van lede teenwoordig op 'n vergadering (insluitend die Algemene Jaarvergadering) wat vir die doel belê is, en waarvoor 'n kennisgewing 7 (sewe) dae vooraf aan elke lid gestuur is waarin die beoogde wysiging of byvoeging gemeld word.
b) Enige wysigings aan die grondwet sal aan die Kommisaris van Binnelandse Inkomste voorgelê word
24. ONTBINDING VAN KLUB Die Klub kan ontbind word deur 'n besluit van nie minder nie as 75% (vyf en sewentig per
centum) van die stemgeregtigde lede wie persoonlik teenwoordig is op 'n behoorlik gekonstitueerde Algemene Vergadering waarvan kennis gegee is ooreenkomstig die bepalings van hierdie Grondwet, met spesiale vermelding van die voorneme om 'n besluit tot die ontbinding van die Klub voor te stel.By aanname van sodanige besluit tot ontbinding word 'n likwidateur deur die voormelde Algemene Vergadering aangestel. Gemelde likwidateur moet alle bates van die Klub te gelde maak en die opbrengs soos volg aanwend:
a) Alle skulde en verpligtinge van die Klub betaal insluitende die gelde van die likwidateur; enb) Die bates van die Klub wat oorbly na voldoening van sy verpligtinge oor te maak aan 'n
soortgelyke Klub of Vereniging met dieselfde doelstellings en wat eweneens vrygestel is van die betaling van lnkomstebelasting.
25. UITLEG VAN GRONDWETIndien enige twyfel of dispuut ontstaan oor die behoorlike samestelling of vertolking van die Reëls of Tussentydse Reëls van die Klub, sal die saak na die Komitee verwys word wie se beslissing finaal en bindend sal wees, tensy die beslissing deur twee derdes van die lede teenwoordig, wat stemgeregtig is met die Algemene Jaarvergadering of enige Spesiale Algemene Vergadering wat vir so 'n doel belê is, nietig verklaar word.
oooOooo
KUILSRIVIER GOLF CLUB CONSTITUTIONCONTENTS
A. THE CLUB 1. NAME
2. DEFINITIONS 3. STATEMENT OF PURPOSE
4. LEGAL PERSONALITY
5. ACTIVITY
6. RULES OF THE GAME
7. CLUB COLOURS
B. MEMBERSHIP
8. CATEGORIES OF MEMBERS
8.1 Full Member
8.2 Six-day Member
8.3 Under 26 Years
8.4 Scholar
8.6 Country
8.7 Lady
8.8 Social
8.9 Temporary
8.10 Honorary
8.11 Honorary President
8.12 Ex Officio
8.13 Pensioner
8.14 Monthly Contractual Member 8.15 Estate Social Member
8.16 Intermediate Member
9. APPLICATION FOR MEMBERSHIP
10. VOTING ELIGIBILITY OF MEMBERS
11. MEMBERSHIP REGISTER AND NOTICES TO MEMBERS 13. MEMBERS MEETINGS
13.1 Annual General Meeting
13.2 Special general Meeting
14 RIGHTS AND DUTIES OF MEMBERS
14.1 Complaints by Members
14.2 Losses / damages sustained by Members
14.3 Payment of Membership Fees
14.4 Damage caused by Members
14.5 Liability of Members
14.6 Playing Rights
15 RESIGNATION OF MEMBERS AND CHANGING OF MEMBERSHIP STATUS
C. MANAGEMENT
16 OFFICE BEARERS AND COMMITTEE MEMBERS
17. ELECTION OF OFFICE BEARERS AND COMMITTEE MEMBERS
18. COMMITTEE MEETINGS
19. AUTHORITY AND RESPONSIBILITIES OF THE COMMITTEE
19.1 Setting of Tariffs
19.2 Admission of Non-Members to Premises
19.3 Loans / investments on behalf of Club
19.4 Signing of Documents
19.5 Drafting of House Rules
19.6 Application for Liquor License
19.7 Notices to Members
19.8 Handling of Emergencies
19.9 Limiting use of Premises or part thereof
19.10 Discipline
19.11 Cancellation of Membership
19.12 Other General Authority
20. LADIES SECTION AND COMMITTEE.
D. GENERAL
21 APPOINTMENT OF AUDITORS
22 VISITORS
23. CHANGES TO THE CONSTITUTION
24. DISSOLUTION OF CLUB
25. INTERPRETATION OF CONSTITUTIONA. THE CLUB
1 NAME The name of the Club is the KUILSRIVIER GOLF CLUB hereafter referred to as THE CLUB.
2. DEFINITIONS 2.1 THE CLUB
This includes the Clubhouse, Persons, Equipment and Premises unless otherwise stated.
2.2 MEMBERA member of this Club, and is applicable to males and females and includes the singular and the plural and vice versa.
2.3 THE LIQUOR ACT The liquor Act No.87 of 1977 of the REPUBLIC OF SOUTH AFRICA as
Amended.
2.4 ENTRANCE FEE A once-off payment set by the Committee, to become a member.
2.5 MEMBERSHIP FEE The annual subscription payable by members, as set by the Annual General Meeting
2.6 FINANCIAL YEAR A full year from 01 January to 31 December
2.7 NOTICE BOARD The notice boards in the Clubhouse.
2,8 MEMBERS WITH VOTING RIGHTS Members in the following categories: Full Members 2.9 SPECIAL RESOLUTIONS A decision carried by a Special General Meeting with a two-thirds majority of the members present.
2.10 MEMBER OF MANAGEMENT Any member of the management or a member of the committee.
3. STATEMENT OF PURPOSE 3.1 To execute all the normal objectives of a Golf and Sports Club and to undertake all necessary obligations to meet these objectives and to provide and maintain all facilities required for a golf and sports club.
3.2 To purchase or hire suitable premises for the general use of the club and to establish and renew agreements on the same or improved conditions where ever possible.
3.3 To make application for licenses as required for the sale of articles and consumer goods normally sold by a golf and sports club with a liquor licence.
4 LEGAL PERSONALITY The Club is a separate body and a legal person, independent of its members and the lawful owner of all it's assets, investments and funds and operates in it’s own name as plaintiff or defendant in legal proceedings, acquiring or disposing of property, enters into contracts and does it's own business in general. As such the Club and not the members is responsible for payment of it's creditors. 5. BUSINESS VENTURES
The property and income of the Club, no matter how acquired, are for the sole use of the Club for the promotion of its objectives as described in this constitution and no part thereof shall be paid to members of the Club as profit in any way, directly or indirectly or carried over, with the understanding that nothing prevents the Club from compensating officials, employees or members of the Club for services rendered to the Club. The Club does not have the authority to engage in any business including, inter alia normal commercial business or to enter into speculative transactions, dividend skimming activities or the letting of property on a systematic or regular basis. The activities of the Club shall be carried on in a non-profitable manner.
6. RULES OF THE GAME
The rules of the game of golf shall be " THE RULES OF THE ROYAL AND ANCIENT GOLF CLUB OF ST. ANDREWS, subject to however such modifications and adaptations to suit local conditions as the Committee may decide on condition that these changes are not contrary to these RULES.
7. CLUB COLOURS
The Clubs COLOURS consist of a Club Badge on a navy blue blazer and a Club tie. League colours are issued to such persons as and when decided by the Committee and may only be worn by these chosen members.
B. MEMBERSHIP 8. MEMBERSHIP CATEGORIES 8.1 FULL MEMBER
Any person of any age who has been accepted in the prescribed manner and who has paid the prescribed entrance and membership fee. Such a member is
entitled to all the privileges of the Club. This category is limited to a maximum of 750 members
8.2 SIX DAY MEMBER
Such a member shall be entitled to the use all facilities of the Club, and may make use of the course from Sundays to Fridays at playing fees as fixed by the committee. Such a member will have no voting rights and can not be elected to any post on the committee or team of the Club.
8.3 UNDER 26 YEAR OLD MEMBER (men and women)
This is a member who, at the time of their application for membership is under the age of Twenty- six and who has paid the entrance and applicable membership fee. Such a member has all the rights of a full member except that they have no voting rights and may not be elected to any position on the committee. Once such a member attains the age of Twenty -six before the end of the financial year of the Club, they will be required to pay full membership fees for the following year.
8.4 SCHOLAR (boys and girls)This is a school aged person under the age of 18 (eighteen).Such a member shall be entitled to use all the facilities of the club and the golf course on payment of green fees as determined by the committee. Such a member wil have no voting rights and cannot be elected to any post on the committee.
8.6 COUNTRY MEMBER
A person who resides further than 75 km. from the Club and who is a member of a club affiliated to the S.A.G.A. Such a member may make use of all the facilities of the Club subject to conditions laid down by the committee.
8.7 LADY MEMBER Lady members belong to the Ladies Section of the Club and have
representation via a sub-committee on the main Committee, but operate Independently. Such a member does not have voting rights at any Annual or Special general Meeting. {See clause 20 for Ladies Section}. When a Lady pays the same entrance and membership fee of a Full member she shall be classified as a Full Member. This category is limited to 100 (one hundred)members
8.8 SOCIAL MEMBER Any person may, in the correct manner, be admitted as a non-playing member. Such a member has no voting rights, but may in compliance with the House Rules use all the facilities inside the Clubhouse.
8.9 TEMPORARY MEMBER The committee may decide to grant the privilege of membership as follows:
1. To aspirant members while their application forms are posted on the notice board,2. To participants in a bonafide golf competition once the applicable fees have been paid.3. To persons whose details have been correctly entered in the Visitors
Register in the Clubhouse or Restaurant. These persons may use the facilities of the Club or Restaurant during the prescribed hours.
8.10 HONORARY MEMBER A person nominated and approved by the committee for a period of one year. Such a member will enjoy all the privileges of a Full member without paying membership or greenfees.
8.11 HONORARY PRESIDENT. A person nominated and approved by the committee. Such a member will enjoy all the privileges of a Full member for the rest of their lives without paying membership or green fees.
8.12 EX OFFICIO MEMBER Such a person is appointed by the committee on account of their specific position at the Club and relinquishes their membership at the termination of their term of office. Such a member enjoys the same privileges of a Full member without having to pay membership or green fees.
8.13 PENSIONER MEMBER A Full member who has attained the age of 60 (Sixty). Such a member will enjoy the same privileges of a Full member but will be entitled to a 10% (ten percentum) reduction in their membership fees for every year of unbroken full membership to a maximum of 50% (fifty percentum ).
8.14 ESTATE SOCIAL MEMBERAny person residing on the Golf Estate may apply for this membership and will have the same privileges as a Social Member without paying membership fees. Membership will cease if residency is vacated.( Note: Membership fee included in monthly levy)
8.15 INTERMEDIATE MEMBER (men and women)This is a person who at the time of his application for membership has not reached the age of 30 (thirty) and has paid the prescribed entry fee of a full member and has paid the prescribed membership fee for members aged between 27 (twenty seven) and 30 (thirty) years of age. Such a member enjoys all the privileges of a full member except that they have no voting rights and may not be elected to any position on the committee. Once such a member attains the age of 30 (thirty) before the end of the financial year of the club, they will be required to pay full membership fees for the following year.
9. ADMITTANCE AS MEMBER 9.1 Every candidate for membership must complete an application form. The candidates full name, occupation and address plus any other information
required by the committee must be completed on the application form and addressed to the office of the Club. The application form is then required to
remain posted on the Clubs notice board for a period of14 (fourteen) days before being presented to the committee who will vote on acceptance by a show of hands. If the majority of the committee members vote against the applicant the application will be rejected.
All committee members present must cast their vote.
9.2 Full members may only propose or second 4 (four) candidates during any one calendar year with the exception of members in the teaching profession who may in addition to the above propose and second an unlimited number of scholars.
9.3 No candidate that is rejected or whose application form was posted on the notice board and then withdrawn will be re- eligible for candidacy until a period of 2 (two) months have expired.
9.4 The approval of Lady Members will be as above in paragraph 9.1; 9.2; and 9.3 of the clause.
9.5 Successful applicants must be officially informed and requested to familiarise themselves with the contents of the constitution of the Club (available at the office). The required entrance and membership fees now become payable and once paid
the constitution then becomes binding on the new member.If, after a period of two (2) months after receiving their official notification of acceptance, a new member defaults on payment, their membership will be declared null and void, unless payment and an acceptable explanation for the
delay is received by the committee. 9.6 Members are prohibited from selling their membership rights or any entitlement in terms thereof.
10 MEMBERS WITH VOTING RIGHTSOnly paid-up members as described in clauses 8.1; 8.10; 8.11; 8.12 and 8.13 are eligible to vote and be elected to the Committee of the Club.
11. MEMBERSHIP REGISTER AND NOTICES TO MEMBERS
11.1 The Secretary shall keep a register of all members with their names and addresses as required by article 27 of the Liquor Act no. 87 of 1977 (as Amended)
11.2 General notices of the Club to members shall be deemed sufficient, once placed on the Clubs notice board.
11.3 Notice of meetings must be posted to all members by means of normal postal services to those members without e- mail addresses and by e-mail to those who have as reflected in the membership register.
11.4 It is the member’s duty to immediately notify the Secretary of any change of address.
13. MEMBERS MEETINGS
13.1 ANNUAL GENERAL MEETING The financial year of the Club ends on 31 December of every year. The Annual General Meeting shall be held on a date and time as stipulated by the committee, but will not be held later than the end of March of every Year. At this meeting the committee shall present a Report and Financial Statement, properly audited, for the year ending 31 December.
13.1.1 NOTICES OF MEETINGS A notice of the day and time of the Annual General or Special General meeting Must be posted on the notice board of the Club at least Fourteen (14) days prior to the meeting, in the case of an Annual General Meeting, and at least
Seven (7) days in the case of a Special General Meeting. Notices of both Types of meetings must be posted to all members at the address reflected in the
Membership register. An accidental omission to send any member a notice shall not make the meeting invalid.
13.1.2 QUORUM AT MEETINGS
A Quorum at any Annual or Special General Meeting shall be Ten (10) members No business shall be conducted unless a Quorum is present. If no Quorum is present within Fifteen (15) minutes of the advertised time the meeting shall be postponed until the same day and time of the next week at the same venue. The members present at such a meeting will then form a Quorum
13.1.3 CHAIRMAN The chairman at all general meetings shall be the President of the Club, or in his absence the Captain or otherwise any member of the committee, as decided by the meeting
13.1.4 ANNUAL GENERAL MEETING AGENDA ITEMS
The following matters will be concluded at Annual General Meetings: a) Acceptance of minutes of the previous Annual General Meeting. b) Receipt and acceptance of the committees report and financial Statements of the previous year. c) The election of a President and Committee as prescribed in these rules. d) The appointment of an Auditor.
e) The election of Honorary Presidents and Honorary Members.
f) Any other matters placed on the agenda. Notice of any special matter or decision, that members wish to place on the agenda, must be handed in to the committee in writing at least seven (7) days before the Annual General Meeting.
g) No decisions may be made under general discussion.
13.1.5 The Chairman at any Annual General Meeting may with the consent of the meeting, postpone the meeting from "time to time and place to place".
Subject to clause 13.1.2. no business shall be dealt with that was not on the agenda of the original meeting
13.1.6 a) Only members mentioned in clauses 8.1; 8.10; 8.11; 8.12 and 8.13
have voting rights at Annual General Meetings, but other members may attend and may, with the permission of the Chairman, address the meeting.
b) Any proposal will be decided by the showing of hands, unless five (5) or more members request that voting be done by ballot paper.
In the case of a tie in votes, the chairman will have the casting vote.
Any voting required to be done by ballot paper will take place immediately. The results of all voting will be determined by the chairman and will be final.
13.2 SPECIAL GENERAL MEETINGS
The committee may at any time convene a Special General Meeting of members by giving seven (7) days notice of such meeting. The purpose of the meeting must be indicated on the notice. If Ten (10) or more members, qualified to vote at an Annual General Meeting, request a Special General Meeting, and indicate the purpose of such a meeting, the committee shall convene a Special General Meeting in the prescribed manner. No other matters may be dealt with at such a meeting.
14. RIGHTS AND DUTIES OF MEMBERS
14.1 COMPLAINTS BY MEMBERS All complaints must be lodged in writing to the Secretary of the Club who will present it to the committee for a ruling. The committee's decision will be final.
14.2 LOSSES SUSTAINED BY MEMBERS No member, guest or visitor, has the right to file a lawsuit against the Club for any loss, damage or injury caused by their own negligence or failure to comply with the rules of the Club.
14.3 PAYMENT OF MEMBERSHIP FEES The membership fee payable in respect of the various categories of membership shall be as decided at the Annual General Meeting .The committee has the right to adjust fees on a pro-rata basis for members joining during the year or under any other special circumstances. This right can only be exercised by the full committee and not individual office bearers. The annual membership fee is due and payable on 31 December of every year or at a later date as set by the committee.
14.4 DAMAGE / LOSS CAUSED BY MEMBERS Members will be held liable for the replacement or repair (as decided by the committee) of articles or property belonging to the Club damaged by themselves or their visitors. 14.5 LIABILITIES OF MEMBERS
14.5.1 A members liability to the creditors of the Club is limited to their outstanding membership fees for the current year plus any other outstanding debt to the Club. Only assets of the Club are liable for seizure against debts and
liabilities. The club is responsible for it's own liabilities and no assistance that the Club lends to other persons or bodies shall make it responsible for that bodies liabilities
. 14.5.2 All members are indemnified against any risk or expense arising out of the Club's assets and their responsibilities is limited to their liability as a member as described in sub-paragraph 14.5.1 above, and they are not responsible for any loss that the Club incurs.
14.5 PLAYING RIGHTS Only members named in clauses 8.1;8.3;8.4; 8.10; 8.11; 8.12; 8.13 and 8.16 are
entitled to play in competitions on Saturday and Public Holidays, League and Club Championships without the consent of the committee.
14.6.1 Special permission for league participation That the committee, on an annual basis may decide, upon application by individual
members or by the relevant league committee, to give permission to such members, other than full members, to represent the club in participating league teams within the Boland (Western Province)Union league rules and that such permission be for the current year only.
15 RESIGNATION OR CHANGING OF MEMBERSHIP STATUS 15.1 Any member, who wishes to resign from the Club, must do so in writing, before 31 December, otherwise they can be held liable for membership fees for the next year.
C. THE COMMITTEE
16. OFFICE BEARERS AND COMMITTEE MEMBER The management of the Club shall be vested in a committee of nine (9)Members consisting of the Captain, Vice- Captain and Seven (7) elected members
plus the office-bearer named in clause 13.1.4 (c) who will control the decision making powers relating to the club.
16.1 The management of the club will assign at least 3 (thee ) persons from the committee, who are not connected persons in relation to each other to accept the fiduciary responsibility of the club in terms of the Income Tax Act of 1962 as
amended.
17. ELECTIONS OF OFFICE BEARERS AND COMMITTEE MEMBERS
At every Annual General Meeting one- third of the committee shall retire on a rotational basis and new members shall be elected in their place. Retiring members will automatically be eligible for re-election without nomination. Any vacancies occurring during the year shall be filled by co-option by the committee. A co-opted committee member shall automatically retire at the Annual General Meeting even if the member they replace is not due for rotational retirement.
Any new member elected to replace a member who resigns before the end of his term shall serve for the rest of that term of office. At every Annual General Meeting the members shall elect a Captain out of the
nominated committee candidates and a Vice-Captain out of the rest of the committee. The number of vacancies created shall be determined by the election of a Captain, Vice-Captain and the number of members retiring. The President,
Captain and other committee candidates shall be proposed and seconded in writing and the nominee must also indicate their acceptance in writing. All such
nominations shall be posted on the notice board at least seven (7) days prior to the Annual General meeting.
The President is elected for a term of two (2) years and will serve on the committee with full voting rights.
The number of Estate residents/owners serving on the committee may never exceed forty percent (40%). If this figure is reached no further candidates from this sector will be considered.
18 MEETINGS OF THE COMMITTEE
a) The committee shall meet from time to time as required to manage the affairs of the club, but at least 4 (four) times a year. and any member absenting
themselves for three (3) consecutive meetings, without a valid prior excuse shall be relieved of their office.The sub-committees as compiled by the captain will meet once per month. b) Five members shall form a quorum.
c) The chairman at committee meetings shall be the Captain, or in his absence the Vice-Captain, or then any other committee member as elected by the meeting. d) Matters brought to the committee for decisions, will be decided by majority vote with the chairman having the deciding vote.
e) The Secretary shall minute all decisions of the committee and keep minutes of all meetings as required by the Liquor Act No. 87 of 1977 (as amended).
19 AUTHORITY AND RESPONSIBILITIES OF THE COMMITTEE
The committee has the power and authority to act for and on behalf of the Club, except in matters that according to the constitution, must be dealt with by the Annual General Meeting. Apart from the general powers and authority invested in the committee and without limiting such authority, the committee also has the following special authority:
19.1 SETTING OF TARRIFS
a) To set and regulate tariffs and membership fees for Temporary members b) To set and regulate fees payable by visitors / guests signed in by members
c) To set and regulate the green fees and levies applicable to members.
19.2 ADMISSION OF NON-MEMBERS TO THE PREMISES The committee has the right to grant or refuse non-members the use of the Club under any condition as set by the committee according to their discretion.
19.3 LOANS-/ INVESTMENTS ON BEHALF OF CLUB The committee has the authority to open bank accounts on behalf of the Club and to make overdrafts on such accounts, also to withdraw, deposit, endorse or handle Bills of exchange, I.O.U's, or any other negotiable mediums acceptable to the running of the Club and they may also conduct business via the
Internet and Electronic Banking services. Such Bills of exchange and other negotiable mediums shall be signed by two committee members, or one committee member and an employee of the club so designated. The committee may borrow or obtain funds in such a manner and against such securities and on such terms as determined by a Special General Meeting of members that has been convened for that purpose.
Any document that must be signed by the Club shall be considered to be duly signed if it is signed by a member of the committee or a person so authorised by the committee.
Any funds available for investment may only be invested in a registered financial institution as per section 1 of the Financial Institutions (Investment of funds) Act, 1984, and with securities as listed in a notarised share market as described in the Share Market Control Act. No 1 of 1985 (clause 11 a).
19.4 SIGNING OF DOCUMENTS
Legal steps taken on behalf of the Club are initiated under the signature of the President or any other committee member of the Club so authorised. The Club may issue or receive summonses in it's own name.
19.5 DRAFTING OF HOUSE RULES
The committee may draw up house rules for the Club and may change or withdraw such rules, providing they do not contravene the constitution of the Club. Such rules shall always be available for the attention of members.
19.6 APPLICATION FOR LIQUOR LICENCE
The committee has the authority to apply for a liquor licence and such licence shall be taken out in the name of the Manager / Secretary of the Club.
19.7 NOTICES TO MEMBERS
Notices in regard to any General Meeting of the Club, shall be in writing to all members at the address or e-mail address as reflected in the membership register
of the Club. Notices of aspirant members or rules pertaining to the control or administration of the Club, need only be posted on the official notice board of the Club.
19.8 MANAGEMENT OF EMERGENCIES
The committee has the right and authority to act in any emergency that is not covered by the constitution of the Club, but shall at the following Annual General Meeting, give a full report on such emergency and the action taken.
19.9 RIGHT OF ADMISSION ON PROPERTY
The Manager or any other committee member, has the right to refuse entry to any member, guest of member, or visitor if, according to their discretion it is in the interest of the Club to do so. Any such action or warning to members that such action is contemplated, shall be reported within 24 hours to the Captain or acting Captain who shall present such report to the committee within 7 days for action.
19.10 DISCIPLINE If any member according to the sole and absolute discretion of the committee, purposely contravenes the rules of the Club, or is guilty of ungentlemanly conduct, or defaults on monies owing to the Club or, after having received the required notification thereof, or is guilty of actions which brings the Club's name into disrepute, whether within or outside of the Club's boundaries, the committee shall have the following powers:
a) To impose a lifelong suspension of such member providing that two-thirds of all committee members are in favour of such action. b) To suspend membership privileges for a period of time as determined by the committeee. c) To request, in writing to the member, that they appear before the committee or a sub-committee appointed by the committee, to justify their actions. If the member refuses or fails to attend such meeting, to terminate their membership or take any other appropriate action.
d) To reprimand any such member. e) To request any such member to explain their actions in writing, and to
then, whether they reply or not, handle the matter in terms of any other sub-section of this clause. Any member whose membership is suspended for life in terms of this clause, shall not be entitled to any refund of any fees or contributions paid by them
f) A member may appeal against the decision of the committee, on condition that he notifies the Secretary of the Club in writing of his intention within 14 days of being notified of the committees decision.
No member shall have their membership suspended until and unless they have been given
the opportunity to appear before the committee or appointed sub-committee, at a suitable time and place, to explain their behaviour and have a full disciplinary hearing.
The committee's decision in any appeal under this clause shall be binding. 19.11 CANCELLATION OF MEMBERSHIP If, after a candidate has been accepted as a member, information is received
that they have been accepted as a result of a misunderstanding or mistaken identity, or as a result of erroneous essential information regarding their character or position, the committee has the power to declare the appointment
null and void. The member whose application in this instance is declared null and void shall lose their membership immediately and have no claim against the Club for damages refund of entry or membership fees, or on any other grounds. The committee may in it's own discretion, make an ex-gratia payment of entry or membership fees. Such a person may, after a period of 12 months, re-apply for membership of the Club.
19.12 OTHER GENERAL AUTHORITY Apart from the above mentioned, and without detracting from the general powers and authority invested in the committee, they have the right to:
a) Issue receipts, give exemptions of debt, and to arrange for all insurances required by the Club.b) To buy, sell or trade, in any type of equipment or stock that persons visiting the Club may require.
c) To appoint personnel and workers and set their conditions of employment and earnings packages, and to discipline them as required.
d) To organise competitions and tournaments together with the appropriate special rules required.
e) To organise the conditions for reciprocity with other clubs. f) To vote on candidates for membership and to remove from the
membership register any member who defaults on the fees payable to the Club.
g) Attend to all complaints or disputes where members, officials or workers of the Club are concerned, on condition that it is requested in writing, by a person involved in the dispute, and that the nature of the dispute is included in the letter. Any person involved in the dispute or complaint, may appeal against the decision of the committee at the following Annual General Meeting or at a Special General Meeting, provided that they notify the Club Secretary of their intention to appeal within 14 days of receiving the committee's decision. h) To appoint sub-committees consisting of committee members or
members, for any purpose and to delegate responsibility and authority to such sub-committees as required, and at their discretion to dissolve such sub-committees The captain shall be an ex- officio member of all sub- committees. Each sub-committee shall have it's own chairman, whose duty shall be to arrange meetings of these sub-committees from time to time.
20 LADIES SECTION AND COMMITTEE At the Annual General Meeting of the ladies section, a President and a committee consisting of, a Captain, Vice-Captain, Secretary, Treasurer plus 3 additional members shall be elected. The Captain, while in this position may attend the Club's committee meetings but does not have voting rights, and will be a member of, and report via, a sub-committee. The ladies committee may make interim rules for the control and internal management of their section.
D. GENERAL
21 APPOINTMENT OF AUDITOR The accounts and financial statements of the Club shall be reviewed every year by an Auditor. The Annual General Meeting shall appoint an auditor. Where a vacancy for an auditor occurs during any year, the committee shall immediately appoint one to fill the vacancy.
22. GUESTS / VISITORS Before any guests of members are entertained in the club, the member shall first sign the guest in by entering their name and permanent residential address and their own name in the visitors register as supplied by the committee. Any person, be they member or visitor ,whose presence is considered to be undesirable by the committee, may not be granted admission to the Club's premises.
23 AMENDMENTS TO THE CONSTITUTION a) This constitution may only be amended if the amendment is supported by two thirds of the members ( who have voting rights ) present at a General meeting ( including the A.G.M.) that has been convened for this purpose, and where the required 7 days notice has been posted to all members as required outlining the proposed amendments or additions
a) Any amendment to the constitution shall be submitted to the Commissioner of Inland Revenue.
24 DISOLUTION OF THE CLUB The Club may be dissolved by a decision of no less than seventy five (75) percent of members eligible to vote at a properly constituted General Meeting of the Club, which has been convened in accordance with the requirements of this constitution, and with specific reference to the objective of dissolving the Club. With the acceptance of such decision to dissolve the Club, a liquidator shall be appointed by the above-mentioned General Meeting. Such liquidator shall convert all the Club's assets into cash and appropriate the money in the following manner :
a) Settle all the debts and liabilities of the Club, including the costs of the liquidator. b) The balance of the monies, after all the obligations have been met, shall be donated to a club or association whose objectives are similar to that of the Clubs and who is exempt from the payment of income tax.
25 INTERPRETATION OF THE CONSTITUTION If any doubt or dispute arises, regarding the interpretation of these rules or Interim rules of the Club, the matter shall be referred to the committee whose decision shall be final and binding, unless such decision is declared null and void by a two thirds majority of members, with voting rights, at any Annual or Special General Meeting that has been convened for this purpose. ooo0ooo
