goede praktijk 13 / bonne pratique 13 kristina, un outil informatisé de gestion des formations
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GOEDE PRAKTIJK 13 / BONNE PRATIQUE 13 Kristina, un outil informatisé de gestion des formations RAPPE Emmanuelle, Direction de la Formation du Ministère de la Région wallonne. PLAN I. Contexte général II. Origine de la bonne pratique III. Objectifs poursuivis IV. Méthodologie- approche - PowerPoint PPT PresentationTRANSCRIPT
GOEDE PRAKTIJK 13 / BONNE PRATIQUE 13
Kristina, un outil informatisé de gestion des formations
RAPPE Emmanuelle, Direction de la Formation
du Ministère de la Région wallonne
PLANI. Contexte général
II. Origine de la bonne pratique
III. Objectifs poursuivis
IV. Méthodologie- approche
V. Etapes
VI. Résultats
VII.Expériences positives et négatives
Vos questions...
I. Contexte général1. Son public potentiel: +/- 16 000 personnes
2. Les missions de la Direction de la Formation du MRW
•des formations dites générales ou transversales•des formations de carrière•des formations spécifiques•des formations à destination des stagiaires
Formations généralistesPanel de + de 100 formations
Des plus classiques….
-du droit, des marchés publics -des finances publiques et du droit budgétaire -de la communication -du management -de la qualité
Aux plus particulières…. -environnement, énergie, cartographie -de la gestion des ressources humaines -de la sécurité, tir, secourisme, protection incendie
Formations de carrière
Accession au niveau supérieur Validation des compétences Brevet de direction Test de validation aux aptitudes en management Test linguistique
Formations à destination des stagiaires
cursus commun et cursus spécifique
Formations spécifiques
Ne figurent pas dans le programme général
Organisées en fonction des demandes
Concernent une personne, un service ou plusieurs personnes de différentes structures. De plus en plus nombreuses et pointues
Formations spécifiques
Conduite d’engins de chantiers, travaux en hauteur pour la Direction de l ’Archéologie (DGATLP)
Formations spécifiques
Self-défense….
II. Origine de la bonne pratique Divers constats:
1. Une offre de formation méconnue en interne et en
externe
2. Une image externe « floue »
3. Des outils de gestion disparates et peu utilisés
4. Des procédures non standardisées
5. Un nombre croissant de dossiers de formation à gérer
II. Origine de la bonne pratique En lien avec les sous-critères (CAF):
5.1. Gérer et améliorer les processus
2.4. Modernisation de l ’administration
6. Satisfaction des attentes des clients (délais, communication)
7. Satisfaction du personnel
II. Origine de la bonne pratique
1. Une offre de formation méconnue en interne et en externe
- via catalogue «papier», mais actualisation fastidieuse.
- via un site internet, mais peu actualisable.
2.4 Modernisation de l ’administration
6. Satisfaction des attentes des clients
II. Origine de la bonne pratique
2. une image externe « floue »
-Courriers disparates
-Traitements différenciés des dossiers
-Une certaine lenteur liée à la gestion et à l ’édition des documents
5.1. Gérer et améliorer les processus
II. Origine de la bonne pratique
3. des outils de gestion disparates et peu utilisés
(quasi mono utilisateur)
Ulis (publipostage via Word): outil de gestion
du personnel
Des outils « bricolés » en interne….
- Un fichier Excel pour gérer les salles
- Un fichier Excel pour gérer l’agenda
- Un fichier Access de formateurs
2.4 Modernisation de l ’administration
II. Origine de la bonne pratique
4. des procédures non standardisées
-Chaque gestionnaire ayant créé ses propres procédures et ses propres documents
-Inadéquation aux évolutions juridiques.
2.4 Modernisation de l ’administration
II. Origine de la bonne pratique
5. un nombre croissant de dossiers de formation à gérer
-augmentation du public cible
-augmentation des missions dans un souci de centralisation et d’économie
6. Satisfaction des attentes des clients
III. Objectifs poursuivis
1. Améliorer la communication de l ’offre de formation
2. Gérer de manière optimale et homogène les demandes de formation:
-inscription
-constitution des groupes
-aspects logistiques (salles, syllabus)
-désignation des formateurs
-intégration des modalités comptables
3. Gérer la participation aux formations (présence) et intégrer l’évaluation des participants.
IV. Méthodologie - approche
1. Appel à une société externe pour les aspects informatiques
2. Analyse en interne des différentes procédures et des dysfonctionnements
3. Validation des processus et procédures
4. Validation des modèles de documents en interne
V. Etapes
1. Interviews en équipe visant à: - analyser l ’existant - préciser les besoins - détailler les processus et procédures clés - valider les fonctionnalités de l ’outil proposé
2. Phase de tests menée par l’ensemble des agents
3. Formation de l ’ensemble de l ’équipe (fiches pratiques, formation individuelle)
4. Réadaptation régulière de l ’outil LOGO
Analyse des processus et procédures
LOGO
Demande deformation
Constitution d'ungroupe
Encodagedes présences
Fin de processus
Evaluation desagents
Parcoursde
formations
DébutAccusé
réception
Notification derefus
Demande de re-motivation de refus
Convocation
Déclaration decréance
Lettre de désignation d'unformateur
Courrier au supérieurhiérarchique
Relevé de prestationdu formateur
Courriel à lalogistique
Justificatifd'absence
Demande dejustificationd'absence
Evaluation d'unformateur
VI. Résultats1. Gestion complète d’un dossier de demande de
formation et visualisation du suivi: - homogénéisation et automatisation des procédures
2. Appropriation de l ’outil par tous3. Amélioration de la communication externe et interne4. Amélioration des délais de traitement des demandes
5. Regroupement en un seul outil d’une multitude de
fonctionnalités.
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VI. Résultats1. Homogénéisation et automatisation de la gestion des formations
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VI. Résultats1. Homogénéisation et automatisation de la gestion des formations
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VI. Résultats1. Homogénéisation et automatisation de la gestion des formations
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VI. Résultats1. Homogénéisation et automatisation de la gestion des formations
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VI. Résultats1. Homogénéisation et automatisation de la gestion des formations
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VI. Résultats1. Homogénéisation et automatisation de la gestion des formations
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VI. Résultats2. Appropriation de l ’outil par tous:
-Formation des administrateurs et des gestionnaires
-Manuel d’utilisation/ Fiches pratiques
-Utilisation de l’ensemble des fonctionnalités par les gestionnaires
-Consultation du site par les utilisateurs
(consultation des horaires, composition des groupes, occupation des salles, listing des syllabus et syllabus en ligne, last call…. )
- Liste des correspondants de la formation
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3. Amélioration de la communication externe et interne
VI.Résultats4. Amélioration des délais de traitement des demandes:
- Automatisation des courriers (via e-mail)
- Automatisation de la réservation des salles
- Automatisation de l’actualisation du site internet
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VI. Résultats5. Regroupement en un seul outil d’une multitude de fonctionnalités.
- constitution des groupes
- gestion des salles
- référentiel formateurs
- gestion des agendas
- site internet intégré
- gestion des présences, des résultats
- mise à jour automatique du dossier formation des agents
- gestion de la logistique- gestion des dossiers
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VII. Obstacles/ réussites
Obstacles
•Adhérer au changement
Réussites
•Une amélioration des synergies au sein du service et de la communication interne et externe au niveau des différentes pratiques relatives à la formation
•Retours réguliers de la part des participants via e-mail
•Consultation du site (proposition de la part des utilisateurs pour insérer des liens, des outils)
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VIII. Conclusions
Kristina participe
•A la modernisation de l’ administration
•A la clarification des processus et procédures
•A une plus grande satisfaction des bénéficiaires
•A l’amélioration de la communication interne et à la gestion avec efficience des dossiers de formation.
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IX. Personne de contact
RAPPE Emmanuelle
• Directrice de la Formation
• Ministère de la Région wallonne
• Tél: 081 33 35 68
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VOS QUESTIONS….
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