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GESTIONE DI PROGETTO
E ORGANIZZAZIONE DI
IMPRESA
Il project management nella scuola superiore
di Antonio e Martina Dell’Anna
GESTIONE DI PROGETTO E ORGANIZZAZIONE DI IMPRESA Il project management nella scuola superiore
di Antonio e Martina Dell’Anna
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LA PROGETTAZIONE DEL “CICLO DI VITA”
LEZIONE 2:
PROGETTAZIONE DI UNA FASE
PARTE III –
PROCESSO E STRUMENTI DI PIANIFICAZIONE
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UDA 6
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LA PROJECT BREAKDOWN
STRUCTURE (PBS)
Contenuti della UDA 6:
Nella UDA 6 è analizzato il processo di creazione
della PBS di progetto comprendente:
1. alcune caratteristiche della PBS (lez. 1);
2. la definizione e progettazione di una fase (lez. 2);
3. i modelli di descrizione delle fasi con riferimento
alla metodologia Prince2 (lez. 3);
4. le schedulazioni di progetto (lez.4).
In questa lezione viene sviluppato il punto 2.
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LA PROJECT BREAKDOWN
STRUCTURE (PBS)
Definizione: Project breakdown structure (PBS)
È una struttura analitica di progetto o di
scomposizione del lavoro in fasi temporali.
Permette di definire un procedimento ordinato e
sistematico.
Assicura una corretta interrelazione fra tutte le
componenti elementari del progetto.
Costituisce un valido elemento di coordinamento
perché facilita la illustrazione, la organizzazione e
l’assegnazione dei compiti di realizzazione.
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CRITERI E PROCESSO
DI DEFINIZIONE DI UNA FASE
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DEFINIZIONE DI UNA FASE
Il processo di definizione di una fase
La individuazione e definizione di una fase avviene
inizialmente nella fase di pianificazione.
Poi, a seconda di ogni caso specifico, ogni fase può
essere soggetta a revisioni parziali e totali durante
lo sviluppo del progetto.
Es: i deliverable di tipo tecnico di una fase e le
attività di test degli stessi vengono individuati
inizialmente nella pianificazione ma sono poi
descritti in tutte le loro specifiche tecniche nella
fase di progettazione. Successivamente per
esigenze particolari, potrebbero subire ulteriori
variazioni durante la fase di realizzazione.
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DEFINIZIONE DI UNA FASE
Caratteristiche di una fase
Nella definizione delle fasi o attività occorre tenere
presente il principio degli OBIETTIVI SMART:
Specific (specifica),
Measurable (misurabile),
Achievable (raggiungibile),
Realistic (realistica),
Time defined (a tempo definito).
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ELEMENTI DI DEFINIZIONE DI UNA
FASE
Gli elementi di definizione di una fase/attività:
obiettivi e scopo della fase,
prodotti (deliverable),
tempi di realizzazione,
costi,
prerequisiti (input iniziali e vincoli),
team della fase,
responsabilità,
processo di realizzazione della fase.
La definizione degli elementi avviene per passi
successivi partendo da definizioni o previsioni di
iniziali definite in fase di pianificazione.
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INDIVIDUAZIONE DELLA FASE
Individuazione e definizione di una fase o attività
L’individuazione di una fase o attività del ciclo di
vita parte dalla individuazione e definizione di:
obiettivi, scopo e prodotti (deliverable) della fase.
La fase viene poi completata, con la definizione
degli altri elementi: tempi di realizzazione, costi,
prerequisiti (input iniziali) e vincoli, team della fase,
responsabilità, processo di realizzazione della fase.
La definizione finale di tutti gli elementi avviene
attraverso un processo iterativo di revisione e
rielaborazione che si completa in fase di
realizzazione.
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OBIETTIVI E SCOPO
Definizione di obiettivi e scopo della fase
Per definizione degli obiettivi si intende la
descrizione dei risultati da perseguire, analizzati dal
punto di vista dell’azienda e dei clienti.
Per definizione dello scopo si intende la descrizione
del contesto generale da realizzare (prodotti,
infrastrutture, attività, altro) necessari al
raggiungimento degli obiettivi.
La descrizione di obiettivi e scopo comprende
anche la descrizione dell’ambito in cui la fase opera,
cioè lo stato dell’arte iniziale, i soggetti interessati,
l’organizzazione, gli strumenti utilizzati, le attività da
svolgere e i vincoli da rispettare.
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I PRODOTTI (DELIVERABLE)
Definizione dei prodotti (deriverable)
Occorre definire e descrivere tutti i prodotti della
fase, dettagliando le caratteristiche tecniche e
qualitative, i prodotti intermedi, le attività o compiti,
le risorse umane e materiali e gli impegni economici
necessari alla loro realizzazione.
Per una corretta e funzionale classificazione e
gestione dei prodotti è indispensabile:
assegnare ad ogni prodotto un codice che
individui l’attività in cui è realizzato;
descrivere le caratteristiche di ogni prodotto
secondo le specifiche di qualità di progetto.
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I PRODOTTI (DELIVERABLE)
Tipologie di prodotti
I prodotti possono essere di diversi tipi o categorie:
documenti: progetti, relazioni, report, verbali di
riunione, altro;
risorse strumentali: hardware, software, beni in
generale;
impianti: infrastrutture e impianti di reti elettrica, di
dati e di sorveglianza, sistemi di elaborazione, altro;
iniziative: attività funzionali al progetto (eventi di
promozione, formazione, riunioni tecniche, ecc.);
installazione e configurazione del software;
altro: prodotti specifici per ogni progetto.
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SOTTOPRODOTTI E COMPITI
La definizione di sottoprodotti, compiti e effort
Dopo aver definito obiettivi, scopo e prodotti, per
potere comprendere il processo di definizione degli
altri elementi della fase occorre prima analizzare
brevemente tre elementi fondamentali:
sottoprodotti: componenti elementari necessari alla
realizzazione degli output (deliverable) di una fase;
compiti: attività elementari della durata di uno o più
giorni svolte da singole persone o gruppi
specializzati per realizzare prodotti o sottoprodotti;
effort: quantità di tempo profuso dalle risorse
umane per la realizzazione di un compito.
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SOTTOPRODOTTI E COMPITI
Sottoprodotti, compiti e effort sono direttamente
collegati tra loro in quanto:
a) i sottoprodotti si ottengono dalla scomposizione dei
prodotti in componenti elementari;
b) per ogni sottoprodotto si possono definire i compiti
necessari alla sua realizzazione;
c) per ogni compito si può quantificare l’effort
necessario alla sua esecuzione.
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SOTTOPRODOTTI E COMPITI
La definizione dei sottoprodotti, dei compiti e dell’effort
è fondamentale per definire:
i vincoli e la sequenza delle attività;
la durata ed i costi delle attività;
le competenze necessarie a svolgere le attività e
conseguentemente le figure professionali del team;
L’assegnazione di responsabilità e autorità.
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SOTTOPRODOTTI E COMPITI
Il processo iterativo di definizione
Per individuare e definire sottoprodotti, compiti ed
effort è necessario definire tutte le specifiche
tecniche dei prodotti e delle attività.
Le specifiche sono definite nella fase di
progettazione ed a volte vengono adeguate o
perfezionate in fase di realizzazione.
Ne consegue che:
La definizione delle fasi durante la pianificazione
non può essere puntuale in tutti gli elementi e deve
essere realizzata solo basandosi sull’esperienza e
sulle competenze dei pianificatori.
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I PREREQUISITI
Individuazione e definizione dei prerequisiti
I prerequisiti sono elementi di vario genere
indispensabili per la realizzazione di una attività:
prodotti necessari per produrre altri prodotti
attraverso lavorazioni, assemblaggi, installazioni,
ecc;
risorse umane con particolari competenze;
infrastrutture (es. laboratori) o apparecchiature
(es. sistemi di elaborazione);
vincoli di vario genere come: tempi tecnici di
attesa, tempi e costi massimi consentiti, ecc;
altro ancora.
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INPUT DELLE ATTIVITÀ
Input prodotti da altre attività
Particolari prerequisiti di una attività, sono i
deliverable prodotti da altre attività (input) dello
stesso o di altri progetti.
Gli input generati da altre attività determinano la
sequenza delle attività di progetto (percorsi) e
conseguentemente determinano i tempi globali del
progetto.
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DEFINIZIONE DEI PREREQUISITI
Individuazione e definizione dei prerequisiti
Durante la pianificazione molte informazioni sui
prerequisiti non sono disponibili (effort delle
attività, vincoli tecnici, requisiti organizzativi) e per
una completa definizione occorre attendere le fasi
successive di progettazione e di realizzazione.
In questi casi, in fase di pianificazione vengono
formulate delle ipotesi, basate sull’esperienza del
project manager e dei progettisti, che necessitano
di verifica nelle fasi successive.
Durante un progetto è bene essere pronti a gestire
la presenza di vincoli non individuati inizialmente.
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I TEMPI DI REALIZZAZIONE
Definizione dei tempi di realizzazione
Per definire la durata dei progetti occorre prima di
tutto definire la durata di ogni singola fase o attività.
Per definire la durata di una attività occorre prima
definire i singoli compiti dell’attività e poi per ogni
compito occorre definire:
l’effort necessario per ogni profilo professionale;
il team impegnato nella realizzazione;
eventuali vincoli tecnici e/o organizzativi.
In funzione dei prerequisiti si può infine definire
l’ordine delle attività ed il tempo minimo di
realizzazione (gantt).
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I COSTI DEL PROGETTO
Definizione e quantificazione dei costi
I costi di un progetto (budget) sono solitamente
suddivisi per tipologia:
generali: spese viaggio, materiale di consumo, ecc..
interni: personale interno all’azienda o infrastrutture
dedicati parzialmente o interamente al progetto.
beni: materiali, immateriali e infrastrutture;
servizi: servizi vari (telefonici, dati, assicurazioni, ecc);
consulenza: personale specializzato esterno all’azienda
impegnato nel progetto;
altro: tipologie di costo specifiche del particolare
progetto (es. software, hardware, comunicazione) che è
opportuno evidenziare.
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I COSTI DELLA FASE
Definizione e quantificazione dei costi
Per ogni fase occorre definire i costi suddivisi
secondo le tipologie del budget di progetto.
A livello di fase è possibile individuare con
maggiore facilità i costi perché si ha la conoscenza
analitica di tutti gli elementi necessari.
In particolare si possono quantificare gli effort dei
componenti del team e di conseguenza i costi
analitici.
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IL TEAM DELLA FASE
Definizione e costituzione del team della fase
A partire dall’analisi dei compiti è possibile
individuare le competenze necessarie alla loro
esecuzione e definire le figure professionali
necessarie per ogni attività.
A partire dalla valutazione dell’effort è possibile
quantificarne lo sforzo necessario per ogni attività e
a valutare il numero di risorse necessarie in
funzione del tempo previsto.
L’individuazione e la quantificazione delle figure
professionali permette la definizione
dell’organizzazione del team.
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LE RESPONSABILITÀ
Assegnazione delle responsabilità
Definita l’organizzazione del team per ogni attività,
sotto-attività o compito, prodotto e sotto-prodotto è
bene assegnare ad ogni componente del team
compiti e responsabilità.
L’assegnazione delle responsabilità deve essere
accompagnata dalla assegnazione dell’autorità a
prendere le iniziative necessarie.
Responsabilità ed autorità devono essere
puntualmente definite in appositi documenti: piano
di lavoro, contratto, ordini di servizio, altro.
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IL PROCESSO DELLA FASE
Definizione del processo di realizzazione
Dopo aver definito tutti gli elementi descritti, e
soprattutto prodotti, attività, compiti, vincoli e
tempi, è possibile definire il processo di
realizzazione della fase, attività o sotto-attività in
esame.
Particolari attività da prevedere nella definizione dei
processi sono le verifiche o test, finali o intermedie,
dei prodotti o sottoprodotti realizzati.
Le verifiche finali delle fasi o altre verifiche
importanti del progetto prendono il nome di
milestone.
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