La gestión en unidades de La gestión en unidades de informacióninformación

Mª del Carmen Sánchez Domínguez

Facultad de Documentación

Universidad de Alcalá

IntroducciónIntroducción

La gestión de los servicios de información conlleva tener en cuenta aspectos relacionados con la planificación de los servicios de información, de forma paralela el gestor debe conocer la organización en la que se actúa, determinar la misión del servicio y el trabajo por objetivos.

Elementos de la planificaciónElementos de la planificación

1. Los motivos por los que hay que realizar una planificación y los beneficios que la organización obtiene.

2. El contexto en que actúa el servicio de información.

3. El análisis del entorno y del servicio.

4. La visión, misión y los objetivos concretos del servicio .

5. El trabajo por objetivos y la determinación de los objetivos en las tareas

6. El plan de acción.

7. El seguimiento y la evaluación del plan de acción.

Finalidad del plan

Planes de actuación

Objetivos Seguimiento y evaluación

Fases de la planificación

Conocer la organización: análisis interno :

• Misión de la organización y sus objetivos.

• Evolución de la organización a lo largo de los años precedentes .

• Estructura orgánica.

• Ubicación de la unidad de información dentro de esa estructura.

• Conocer a las personas claves de la organización.

• Expectativas de las personas claves de la organización respecto a nuestro servicio.

• Recursos de información disponibles

• Procedencia de la información.

• Pautas para ayudar a la organización a conseguir sus objetivos.

El contexto de la unidad de Información

Análisis DAFO

• Debilidades o puntos débiles del servicio.

• Amenazas. Elementos externos que pueden tener un impacto negativo en el servicio.

• Fortaleza o puntos fuertes del servicio.

• Oportunidades. Elementos externos que pueden tener un impacto positivo en el servicio.

Definición:

• Simple y clara.

• Pertinente y ajustada a la organización.

• Definida en positivo.

• Diferenciada de centros similares.

• Entendida y aceptada por el personal.

La misión de la Unidad de información

La visión de la Unidad de información

• La unidad se ha de plantear qué quiere y cómo le gustaría ser.

• Este nivel es más abstracto y debe prever el futuro y el diseño de posibles escenarios.

• Para crear escenarios futuros es necesario que exista un trabajo en equipo, interrelación con otros departamentos

Los objetivos de la Unidad de información

Los objetivos estratégicos y operativos serán necesarios para:

• Mejorar la calidad.

• Mejorar los resultados.

• Optimizar los recursos

• Promover los servicios y productos

• Mejorar la satisfacción de los usuarios

• Motivar al personal.

El trabajo por objetivos.

• Dirigir toda la organización hacia la misión definida y evitar la dispersión de recursos

• Dar cohesión al personal, ya que se siente partícipe en un trabajo común y establece las bases para una motivación laboral más alta

• Evitar centrarse en el pasado y perder la visión de futuro

Concreción de los objetivos en tareas.

Tipos de objetivos:

• Objetivos globales o estratégicos del servicio

• Objetivos operativos

• Tareas u objetivos a nivel departamental o de área

¿Cómo han de ser los objetivos?

Los errores más frecuentes en la definición de objetivos

La programación de las tareas

El plan de acción: elementos

Resumen ejecutivoResumen ejecutivo

Visión y misión del Visión y misión del servicioservicio

Análisis de factores Análisis de factores externosexternos

Puntos fuertes y débiles Puntos fuertes y débiles deldel ServicioServicio

ObjetivosObjetivos estratégicosestratégicos

OObjetivos operacionalesbjetivos operacionales

Cambios de estructuraCambios de estructura

Recursos humanos Recursos humanos implicadosimplicados

Evaluación de costesEvaluación de costes

Plazos de realizaciónPlazos de realización

MMétodo de seguimiento étodo de seguimiento

yy evaluaciónevaluación..

Elementos que se incluyen en el plan de acción:

El plan de acción: su ejecución

• Niveles de ejecución del plan:

• Nivel estratégico

• Nivel organizativo

• Nivel de recursos:

• Elementos para la ejecución exitosa de un plan de acción

El seguimiento del plan de acciónEl seguimiento del plan de acción se caracteriza por:

• Realizar un cronograma

• Tiene en cuenta los factores externos

• Es un proceso continuo

• Permite modificar las estrategias de actuación

• Utilizar programas de gestión de proyectos.

• Niveles de seguimiento Funcional y Orgánico

La evaluación del plan de acción

Variables de evaluación • Calidad de productos y servicios.

• Calidad de la gestión.

• Innovación.

• Valores de la inversión a largo plazo.

• Resultados financieros.

• Responsabilidad dentro de la comunidad.

• Habilidad para atraer, desarrollar y mantener a personas.

Bibliografía complementaria

Abbott, CH. Permance measurement in library an information services. Londres: ASLIB, 1994.

Crawford, J. Evaluation of library and information services. Londres: ASLIB,1996

Horovitz. La calidad del servicio : a la conquista del cliente. Madrid: MacGraw-Hill, 1994.

Lancaster, F.W. If you want to evaluate your library. Londres : Library Associaton, 1993