gestiÓn con valores para el...
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GESTIÓN CON VALORES PARA
EL RESULTADO
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Agenda
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Contexto y generalidades
Fortalecimiento organizacional y simplificación de procesos
Gobierno digital
Transparencia, racionalización de trámites y
participación ciudadana
Preguntas5
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Gestión con Valores
para resultados
D I M E N S I Ó N 3
RELACIÓN
ESTADO – CIUDADANO
Transparencia, acceso a la información pública y lucha contra la corrupción
Servicio al ciudadano
Racionalización de trámites
Participación ciudadana en la gestión
Gobierno digital
DE LA VENTANILLA
HACIA ADENTRO
Fortalecimiento organizacionaly simplificación de procesos
Ejecución Presupuestal y eficiencia del gasto público
Contratación
Gobierno digital
Defensa jurídica
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FORTALECIMIENTOORGANIZACIONALY SIMPLIFICACIÓN
DE PROCESOS
GOBIERNODIGITAL
TRANSPARENCIA, RACIONALIZACIÓN
DE TRÁMITES Y PARTICIPACIÓN
CIUDADANA
Gestión con Valores
para resultados
D I M E N S I Ó N 3
MIPG Ayuda a lograr resultados y garantizar derechos
La tercera Dimensión de MIPG, tienen como propósito orientar larealización de las actividades para lograr los resultados propuestos ymaterializar su planeación institucional en el marco de los valores delservicio público.
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Fortalecimiento organizacional
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Carta Iberoamericana de la
Calidad (CLAD: 2008)
La operación por procesos permite la mejora
de las actividades de la administración pública
orientándola al servicio público y a resultados.
Los procesos son una secuencia ordenada de
actividades, interrelacionadas, para agregar valor,
tomando como enfoque y prioridad fundamental, al
ciudadano como el eje fundamental de la gestión.
Fortalecimiento organizacional y
simplificación de procesos
La estrategia como base para la Gestión por Procesos
Por qué existimos
Misión
Qué queremos ser
Visión
En qué creemos
Valores Fundamentales – Código de Integridad
Nuestras Directrices
Estrategia - Objetivos Estratégicos
Qué necesito hacer en mi proceso
Objetivos de los Procesos
PROGRAMASMETAS PROYECTOS
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1. Preceptos Constitucionales y
Legales
2. Grupos de Interés (análisis de
necesidades)
3. Planes, Programas, Estructura organizacional
Modelo de Operación
4. Cadena de Valor
(La interrelación de los procesos misionales dirigidos a satisfacer
las necesidades y requisitos de los
usuarios)
Misión
Visión
PROCESOS
MAPA DE
PROCESOS
INSUMOS
Mandato constitucional
Normas que regulan la entidad
Quienes somos?
Que hacemos?
Quienes son nuestros clientes y/o grupos de
interés?
Hacia donde nos dirigimos?
Cual es la medida de cumplimiento?
(objetivos y metas institucionales)
Tener en cuenta:
PROCEDIMIENTOS
PRODUCTOS Y
SERVICIOS
Mapa de Procesos
Representación gráfica
(visual) de la forma
como la organización
opera para conocer y
para satisfacer las
necesidades de sus
clientes.
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Clasificación de los procesos
Estratégicos
Tienen como tarea primordial el
establecimiento de políticas y estrategias,
fijación de objetivos, comunicación y
disposición de recursos necesarios, facilitan
el seguimiento y la mejora
Apoyo
Proveen los recursos necesarios para el
desarrollo de los procesos estratégicos,
misionales y de evaluación.
Misionales
Cadena de valor que permite obtener el
resultado previsto por la entidad en el
cumplimiento del objeto social o razón de
ser.
Evaluación
Necesarios para medir y recopilar datos para
el análisis del desempeño y la mejora de la
eficacia y la eficiencia de la entidad. GE
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1. Identificar los procesos de la entidad.
2. Identificar a los dueños de los procesos.
3. Definir con cada dueño la secuencia lógica de las actividades o tareas que conforman su proceso.
4. Elaborar las caracterizaciones de cada proceso.
5. Identificar las interrelaciones entre los procesos
Pasos para definir el modelo de procesos de la entidad
• Consiste en definir los rasgos diferenciadores de los procesos (insumos, salidas, proveedores, clientes y riesgos asociados).
• Permite ver de manera integral y secuencial la esencia del proceso y el aporte que hace a los objetivos institucionales.
Caracterizar un proceso
Proveedores
• Proporcionan los recursos requeridos
Entradas
• Recursos que requiere el proceso
Proceso
• Descripción de alto nivel de la actividad
Salidas
• Productos del proceso
Clientes
•Productos y/o serviciosque cumplen con losrequisitos
6
¿Quién
suministra cada
entrada?
5
¿Qué entradas se
requieren para
habilitar el
proceso?
¿Qué es lo
que el
proceso
espera de
cada
entrada?
7
1
¿Qué es el
proceso?
¿Cuándo
empieza
el
proceso?
¿Cuándo
termina el
proceso?
2
¿Qué son las
salidas?
4
¿Qué es lo
que cada
cliente
espera de
cada salida?
3
¿Quién es el
cliente de
cada salida?
Fuente: Entrenamiento Green Belt Seis Sigma.
Fortalecimiento organizacional y simplificación de procesos
– Q U É D E B E H A C E R L A E N T I D A D –
Objetivo y Alcance
Objetivo
Resultados que la entidad espera
lograr para cumplir la misión y
visión. Determina el cómo logro la
política trazada y el aporte que se
hace a los objetivos
institucionales.
Alcance
Determina desde donde se inicia el
proceso y los principales productos
que va a generar, lo que va a definir
sus límites, responsables e
involucrados frente a su desarrollo.
Metodología Caracterización de Procesos
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– Q U É D E B E H A C E R L A E N T I D A D –
Establecer
Identificar
Recopilar
Investigar
Buscar
Registrar
Un objetivo es un
enunciado que
expresa una
acción por lo tanto
debe iniciarse con
un verbo fuerte
Los objetivos
deben ser:
Medibles,
realistas y se
deben evitar
frases subjetivas
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Rediseñar el Proceso
• ¿Para qué se hace realmente esta tarea?
• ¿Por qué la actividad es necesaria?
• ¿Qué otra cosa se podría o se debería hacer?
• ¿Dónde se lleva a cabo?
• ¿Por qué se lleva a cabo en ese lugar en particular?
• ¿Cuándo se hace?
• ¿Por qué se hace en ese momento en particular?
• ¿Cuándo se podría o debería hacer?
• ¿Quién lo hace?
• ¿Por qué lo hace esa persona?
• ¿Quién más podría o debería hacerlo?
• ¿Cómo se hace?
• ¿De qué otra forma se podría o debería hacer?
1. PLANEAR
2. HACER3. VERIFICAR
4. ACTUAR
CARACTERIZACIÓN DEL PROCESOENTIDAD MIPG
Código: 1DT-CP-0001Fecha: 07-05-2018
DIRECCIONAMIENTO TECNOLÓGICOVersión: 06
OBJETIVO ESTRATÉGICO : Potenciar la gestión del conocimiento, la innovación, implementación y uso sostenible de las TICS.
OBJETIVO DE CALIDAD: Crear condiciones de seguridad para la ciudadana.OBJETIVO DEL PROCESO: Administrar, proyectar e implementar los recursos tecnológicos utilizados para el servicio, orientados a garantizar la oportunidad, calidad y seguridad de la información, para prestar un servicio efectivo a la ciudadanía con base a la estrategia de innovación.
DUEÑO DE PROCESO: JEFE DIRECCIÓN DE TELEMÁTICA
ALCANCE DEL PROCESO: Este proceso aplica a todos los procesos de la organización e inicia desde la planeación de tecnologías de la información, posteriormente establece las condiciones para la infraestructura que soporta la operación, así como asistencia y soporte técnico a las necesidades de los usuarios internos, mantenimiento e innovación de la plataforma tecnológica, y continúa con el desarrollo y mantenimientos de sistemas de información y termina con la evaluación de la atención de requerimientos tecnológicos
HERRAMIENTAS DE MEDICIÓN
Ver módulo indicadores de la Suite Visión Empresarial
PROCESOS O PROVEEDORESENTRADAS
(Documentos de origen interno y externo)ACTIVIDADES
SALIDAS(Proceso (s), procedimiento (s), formatos, guías, etc.)
CLIENTES Y PARTES INTERESADAS(Destinatario)
DESCRIPCIÓN RESPONSABLE
PLANEAR
Proceso de Direccionamiento Estratégico
Direccionamiento del Sistema de Gestión Integral
Plan Estratégico Institucional
Manual del Sistema de Gestión Integral
Ley 1341 del 30/07/09 Por la cual se definen principios y conceptos sobre la sociedad de la información y la organización de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones TIC.
1.Aportar a la prospectivainstitucional desde el punto devista Tecnológico
Jefe de Telemática
Respuesta a requerimientos Plan de acción del Direccionamiento TecnológicoConcepto técnico de equipos y elementos tecnológicos.Manual del Sistema de gestión de seguridad de la información
Unidades TerritorialesOficina de planeación
HACER
Unidades desconcentradas de TelemáticaControles Tecnológicos (Herramienta de trabajo)
2. Aplicar los Lineamientos Tecnológicos
Jefe Grupo Soporte y Apoyo -Coordinador Enlace de Telemática
Informe de gestión controles Tecnológicos de las unidades desconcentradas de Telemática Direccionamiento Tecnológico
VERIFICAR
Mejora continua e innovación Direccionamiento Tecnológico (OFITE - UNDES)
Formato de informe de autoevaluación del control y la gestión
formato de lista de chequeo para laautoevaluación del control y la gestión.
Guía de herramientas de seguimiento y medición
3. Realizar autoevaluación del control y de la gestión
Dueño Proceso Direccionamiento Tecnológico- Jefes Grupos de Telemática de las unidades
desconcentradas o responsables de Telemática en las unidades.
Informe de autoevaluación del control y la gestiónLista de chequeo para la autoevaluación de procedimientos
Oficina de Telemática Oficina de Planeación
ACTUAR
Mejora continua e innovación Control internoEntes de control externos
Formato de informe de autoevaluación del control y la gestiónResultados de las Auditorías internasGuía para la realización de auditorías internasResultados de la revisión por la direcciónGuía para la mejora continua.Procedimiento de ejecutar acción correctiva, preventiva y corrección
4. Implementar Accionescorrectivas o de mejora
Dueño del proceso Direccionamiento Tecnológico
jefes Grupos de Telemática de las unidades desconcentradas o
responsables de Telemática en las unidades. Plan de mejoramiento
Plan de mejoramiento (correcciones , acciones correctivas, planes de trabajo) o proyectos
Oficina de Telemática Oficina de PlaneaciónProcesos de Control Interno
RECURSOSVER MANUAL DE FUNCIONES (Talento Humano), INVENTARIOS (Activos), PLAN DE COMPRAS UNIDAD E INFRAESTRUCTURA (Instalaciones), ENTRE OTROS (Según aplique)
ELABORADO POR: Responsable Gestión por Procesos de Telemática
REVISADO POR: Jefe Grupo Soporte y Apoyo
APROBADO POR: Jefe Oficina de Telemática
Fecha: 31/12/2017 FECHA: 10/02/2018 FECHA: 10/02/2018
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Gobierno digital3
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http://mintic.gov.co/portal/604/w3-article-73081.html
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Transparencia, racionalización
de trámites y participación
ciudadana
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Marco Normativo
y de Política
Constitución
Política (1991)
Ley Antitrámites
(2005)
Decreto Ley 019
(2012)
Estatuto
Anticorrupción (2011)
Ley Transparencia
(2014)
Ley Participación
Ciudadana (2015)
Documentos de Política - CONPES
Rendición de Cuentas (2010)
Servicio al Ciudadano (2013)
Anticorrupción (2013)
Planes Anticorrupción y de Atención al Ciudadano
Sistema Único de Información de Trámites – SUIT
Manual Único de
Rendición de Cuentas
Planes Participación Ciudadana
Relación Estado
CiudadanoRacionalización y Automatización de
Trámites
Código de Integridad
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¿Cómo vincular a la
ciudadanía a la gestión
pública? Niveles de
Madurez Ciudadana
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Escenarios de relacionamiento
de los ciudadanos con el Estado
Accede a
Información
Pública1
Hace control y
exige cuentas3
Participa y
colabora4Solicita Trámites y
Otros Procedimientos
Administrativos2
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Accede a
Información
Pública1
• Publicando información de la entidad
y de los trámites y procedimientos que
ofrece, en lenguaje claro
• Estandarizando la información
brindada a través de los diferentes
canales
• Informando al ciudadano de manera
proactiva
• Informando a la medida de las
necesidades del ciudadano acorde
con los ejercicios de caracterización
• Teniendo en cuenta elementos de
accesibilidad físicos y digitales para la
interacción con el ciudadano
Herramientas
Cómo fortalecer la relación con los
ciudadanos mediante el acceso a la
información pública
• Plan Anticorrupción y de Atención al
Ciudadano
• Sistema Único de Información de
Trámites – SUIT
• Sistema de Gestión del Empleo Público
– SIGEP
• Guía para la implementación de la Ley
de Transparencia
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Concepto del Derecho – Ley 1712 de 2014
Divulgación Proactiva de Información
Respuesta a solicitudes de
acceso
Derecho de acceso a la información pública
Gestión documental
TransparenciaActiva
TransparenciaPasiva
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Transparencia Activa – Decreto 1081 de 2015
Sección Transparencia y Acceso a la Información Pública
Información mínima obligatoria Instrumentos de gestión a la informaciónInforme de solicitudes de acceso Costos de reproducción de la información pública
Publicación de información relativa a la hoja de vida y a los datos de contactoInformación publicada en el SIGEP
Inscripción de trámites en el SUIT
Directorio de servidores públicos, empleados y contratistas
Publicación de Trámites
Publicación de información contractual
Información en el SECOP
Publicación de datos abiertos
Transparencia Pasiva
Ley 1712 de 2014 y Decreto 1166 de 2016
Toda persona tiene derecho a solicitar y recibir información de cualquier sujeto obligado
Una solicitud de acceso a información pública es aquella que, de forma oral o escrita, incluida la vía electrónica, puede hacer cualquier persona para acceder a la información pública
Instrumentos de Gestión de Información –
Ley 1712 de 2014
Registros (inventario) de Activos de Información
Índice de Información Clasificada y Reservada
Esquema de Publicación de Información
Programa de Gestión Documental
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Accede a
Información
Pública1
Solicita Trámites y
Otros Procedimientos
Administrativos2
• Identificando y priorizando de
forma participativa los trámites a
racionalizar
• Formulando la estrategia de
racionalización
• Reduciendo o eliminando pasos,
requisitos, tiempos y/o
documentos y usando TIC
• Cuantificando el impacto de las
mejoras efectuadas
Herramientas
• Plan Anticorrupción y de Atención al
Ciudadano
• Sistema Único de Información de
Trámites – SUIT – Modulo de
Racionalización
• Metodologías para la racionalización
de trámites
• Protocolo para la identificación de
riesgos de corrupción asociados a la
prestación de trámites y servicios
Cómo fortalecer la relación con los
ciudadanos en el acceso a los trámites
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Política de racionalización y automatización de trámites
Política orientada a simplificar, estandarizar, eliminar, optimizar y automatizar trámites y otros procedimientos administrativos, para
facilitar el acceso de los ciudadanos a sus derechos y el cumplimiento de sus obligaciones.
Fuente: Función Pública.
Objetivos de la política de racionalización
Facilitar al ciudadano y a los empresarios su interacción con el Estado
Aumentar la transparencia en las actuaciones administrativas y disminuir la discrecionalidad del funcionario público
Atender las necesidades y expectativas del ciudadanoasociadas a los trámites
Facilitar el acceso a la información y ejecución de los trámites
Fortalecer el control social y el seguimiento a laimplementación de las mejoras propuestas
Fuente: Función Pública.
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Solicita Trámites y
Otros Procedimientos
Administrativos2
Accede a
Información
Pública1
Hace control y
exige cuentas3
• Diseñando y promoviendo espacios de rendición de
cuentas que tengan en cuenta los intereses de los
ciudadanos
• Garantizando un lenguaje claro para el ciudadano y los
grupos de valor
• Generando una cultura organizacional que informe,
explique, dialogue y de a conocer los resultados de su
gestión
• Implementando protocolos de atención de peticiones y
cartas de trato digno
• Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano
• Manual Único de Rendición de Cuentas
• Plan Nacional de Formación para el Control Social
Herramientas
Cómo fortalecer la relación
con los ciudadanos que
exigen de cuentas
¿Qué es Rendición de Cuentas?
Ley 1757 del 2015 – Artículo 52. Estrategia de Rendición de Cuentas
“Las entidades deberán elaborar anualmente una estrategia de Rendición de Cuentas, cumpliendo con los lineamientos del Manual Único de Rendición de Cuentas, la cual deberá ser incluida en el Plan Anticorrupción y de Atención a los Ciudadanos”.
ELEM
ENTO
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Información de calidad y en
lenguaje claro
Diálogo para explicar, escuchar y
retroalimentar la gestión
Responsabilidad de servidores públicos
y ciudadanos
Un proceso y una actitud permanente ¡en lenguaje claro y sencillo!
Resultados y avances de la gestión
Garantía de Derechos
Contenidos Rendición de Cuentas
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Solicita Trámites y
Otros Procedimientos
Administrativos2
Accede a
Información
Pública1
Hace control
y exige
cuentas3
Participa y
colabora4
• Diseñando y promoviendo espacios de participación
que tengan en cuenta necesidades de ciudadanos y
grupos de valor
• Facilitando la interacción de los ciudadanos con el
Estado, sus entidades y organismos a través del
diálogo efectivo
• Promoviendo la co-creación de políticas, acciones,
planes y programas.
Herramientas
• Metodología para el dignóstico y la
planeación participativa
• Plan de Participación Ciudadana
• Manual Único de Rendición de
Cuentas
• ABC de la Ley de Participación
Ciudadana
Cómo fortalecer la participación
ciudadana en la gestión pública
Estructura de la Participación en Colombia
Constitución Política – Artículo 103
Participación en la Gestión
DiagnósticoPlaneaciónImplementaciónSeguimiento y/o evaluación
Normatividad
Ley 489 de 1998Ley 1712 de 2014Ley 1757 de 2015Conpes 3656 de 2010Conpes 167 de 2013
Participación Directa
Mecanismo de participación Directa:VotoPlebiscitoReferendoConsulta popular Cabildo abiertoIniciativa legislativa Revocatoria del mandato
Normatividad
Ley 489 de 1998Ley 850 de 2003Ley 1757 de 2015
Círculo Virtuoso de la Participación
Identificación de Necesidades
Formulación de planes,
programas…
Ejecución -Implementación
Seguimiento
Evaluación y Control
Confianza
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La implementación
es un reto
de todos
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Dirección de Gestión y Desempeño Institucional
[email protected]: 7395656 exts. 610 hasta 620
www.funcionpubl ica.gov.co/eva/mipg/.