gestión de las adquisiciones del...
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Gestión de las adquisiciones del proyecto
Fuentes:
• Information Technology Project Management, Fifth Edition,
Copyright 2007
• PMBOK, Cuarta edición
Preparó: Ing. Ismael Castañeda Fuentes
Colaboraración: Tatiana Castrillón Valdés
Objetivos de aprendizaje Comprender la importancia de la gestión de las
adquisiciones del proyecto y el uso creciente de la
subcontratación para proyectos de tecnología de la
información
Describir el trabajo involucrado en la planificación de las
compras y adquisiciones para los proyectos, el contenido
de un plan de gestión de las adquisiciones y la declaración
del contrato de trabajo, y los cálculos involucrados en el
análisis de compra o realización directa
Discutir sobre lo que está involucrado en la planificación de
contratación, incluida la creación de varios documentos de
compra y criterios de evaluación para los vendedores
Objetivos de aprendizaje (continúa) Comprender el proceso de solicitar respuestas del
vendedor y la diferencia entre las propuestas y las
ofertas
Describir el proceso de selección del vendedor y
reconocer los diferentes enfoques para la evaluación
de las propuestas o la selección de proveedores
Discutir la importancia de una buena administración
del contrato
Describir el proceso de cierre del contrato
Discutir sobre los tipos de software disponibles para
ayudar en la gestión de las adquisiciones del
proyecto
Importancia de la gestión de las
adquisiciones
Adquisición significa adquirir bienes y / o servicios
de una fuente externa
Otros términos son compra, arriendo, arriendo con
opción de compra (leasing) y contratación externa
(outsourcing)
Los expertos prevén que el gasto mundial en
programas informáticos y servicios seguirá
creciendo
¿Por qué hacer outsourcing? Para reducir los costes fijos y recurrentes
Para permitir a la organización del cliente centrarse
en su negocio principal
Para acceder a conocimientos y tecnologías
Para proporcionar flexibilidad
Para aumentar la rendición de cuentas
Contratos
Un contrato es un acuerdo mutuamente vinculante que obliga al vendedor a proporcionar los productos o servicios especificados y obliga al comprador a pagar por ellos
Los contratos pueden aclarar las responsabilidades y agudizar el enfoque en resultados clave de un proyecto
Debido a que los contratos son jurídicamente vinculantes, hay mayor responsabilidad para la entrega del trabajo como se indica en el contrato
Una tendencia reciente en outsourcing es el aumento de tamaño de los contratos
Del mundo real
En las adquisiciones también hay tener en cuenta asuntos de
seguridad, incluyendo la protección de la propiedad intelectual, la
integridad de los datos y la fiabilidad de la infraestructura de los
centros extraterritoriales
Procesos de la gestión de las
adquisiciones del proyecto
La Gestión de las Adquisiciones del Proyecto incluyelos procesos para comprar o adquirir los productos,servicios o resultados necesarios fuera del equipodel proyecto para realizar el trabajo.
Los procesos incluyen: Planificar las Compras y Adquisiciones: determinar qué
comprar o adquirir, y cuándo y cómo hacerlo.
Planificar la Contratación: documentar los requisitos de los productos, servicios y resultados, e identificar a los posibles vendedores.
Procesos de la gestión de las
adquisiciones del proyecto (continúa) Solicitar Respuestas de Vendedores: obtener información,
presupuestos, licitaciones, ofertas o propuestas, según corresponda.
Selección de Vendedores: revisar ofertas, elegir entre posibles vendedores, y negociar un contrato por escrito con cada vendedor.
Administración del Contrato: gestionar el contrato y la relación entre el comprador y el vendedor, revisar y documentar cuál es o fue el rendimiento de un vendedor a fin de establecer las acciones correctivas necesarias y proporcionar una base para relaciones futuras con el vendedor, gestionar cambios relacionados con el contrato y, cuando corresponda, gestionar la relación contractual con el comprador externo del proyecto.
Cierre del Contrato: completar y aprobar cada contrato, incluida la resolución de cualquier tema abierto, y cerrar cada contrato aplicable al proyecto o a una fase del proyecto.
Resumen de la gestión de las
adquisiciones del proyectoPlaneación
Proceso: Planificar las compras y las adquisiciones
Salida: Plan de Gestión de las adquisiciones, enunciado del trabajo del contrato, decisiones de fabricación directa o de
compra, cambios solicitados.
Proceso: Planificar la contratación
Salida: Documentos de la adquisición, criterios de evaluación, actualización del enunciado del trabajo del contrato
Ejecución
Proceso: Solicitar respuestas de vendedores
Salida: Lista de vendedores calificados, paquete de documentos de la adquisición, propuestas
Proceso: Selección de vendedores
Salida: Vendedores seleccionados, contrato, plan de gestión del contrato, disponibilidad de recursos, actualización del
plan de gestión de las adquisiciones, cambios solicitados
Monitoreo y control
Proceso: Administración del contrato
Salidas: Documentación del contrato, cambios solicitados, acciones correctivas recomendadas, actualización
de los activos de los procesos de la organización, actualización del plan de gestión del proyecto el plan de
gestión de las adquisiciones y el plan de gestión del contrato.
Cierre
Proceso: Cierre del contrato
Salida: Contratos completados, actualización de los activos de los procesos de la organización
Inicio del proyecto Terminación del Proyecto
Planificar las compras y las
adquisiciones Identificación de las necesidades del proyecto que
se pueden cumplir mejor mediante el uso de
productos o servicios de fuera de la organización
Si no hay necesidad de comprar productos o
servicios fuera de la organización, entonces no hay
necesidad de realizar cualquiera de los otros
procesos de gestión de las adquisiciones
Herramientas y técnicas para
planear las adquisiciones
Análisis de Fabricación Propia o Compra : es una
técnica de dirección general y una parte del proceso
Planificar las Compras y Adquisiciones del proyecto
que puede usarse para determinar si el equipo del
proyecto puede producir un producto o servicio
determinado, o puede ser comprado
A menudo implica análisis financiero
Los expertos, tanto internos como externos, pueden
hacer aportes valiosos en las decisiones de compra
Ejemplo
Suponga que usted puede alquilar un artículo que
necesita para un proyecto por $800/día,
Para adquirir el artículo, el costo es de $12.000 más
un costo operativo diario de $400/día
¿Cuánto tiempo le tomará al costo de compra ser el
mismo que el costo de arrendamiento?
Solución
Establecer una ecuación en la que las dos opciones, la compra y arrendamiento, son iguales
$12.000 + $400 * d = $800 * d
d número de días a utilizar el artículo.
d = 30
Si se necesita el artículo más de 30 días, es más
económico comprarlo que arrendarlo
Tipos de contratos Hay diferentes tipos de contratos, que serán más o menos
apropiados en diferentes situaciones
Contrato de precio fijo o suma global: implica un precio total fijo
para un producto bien definido
Contrato de coste reembolsable: implica el pago (reembolso) al
vendedor de sus costes reales, más un honorario que, por lo
general, representa la ganancia del vendedor
Contrato por tiempo y material: son un tipo híbrido de acuerdo
contractual que contiene aspectos tanto de los contratos de costes
reembolsables como de los contratos de precio fijo. Usualmente
usado por consultores
Contrato de precio unitario: requiere que el comprador pague al
vendedor un monto predeterminado por unidad de servicio
Un mismo contrato puede incluir estas cuatro categorías, si tiene
sentido para esa contratación en particular
Punto de asunción Total
El punto de Asunción Total (PTA Point of Total Assumption ) es el
coste en que el contratista asume la responsabilidad total por cada peso
adicional del costo del contrato
Los contratistas no quieren llegar al punto de asunción total, porque les
duele económicamente, así que tienen un incentivo para prevenir los
sobrecostos
Cálculo del PTA:
PTA = (precio máximo - precio objetivo) / participación del gobierno + costo objetivo
Contrato de coste reembolsable Coste Más Honorarios (CPF Cost Plus Fee) o Coste Más Porcentaje del
Coste (CPPC Cost plus percentage of costs). Al vendedor se le
reembolsan los costes permitidos por realizar el trabajo del contrato y recibe
un honorario calculado como un porcentaje de los costes previamente
acordado. El honorario varía en función del coste real.
Coste Más Honorarios Fijos (CPFF Cost Plus Fixed Fee). Al vendedor se
le reembolsan los costes permitidos por realizar el trabajo del contrato y
recibe un honorario fijo calculado como un porcentaje de los costes
estimados del proyecto. El honorario fijo no varía con los costes reales a
menos que se modifique el alcance del proyecto.
Coste Más Honorarios con Incentivos (CPIF Cost Plus Incentive Fee). Al
vendedor se le reembolsan los costes permitidos por realizar el trabajo del
contrato y recibe un honorario predeterminado y una bonificación de
incentivo, dependiendo de que logre ciertos niveles de objetivos de
rendimiento establecidos en el contrato.
Tipos de Contrato vs Riesgo
Riesgo del Comprador
Riesgo del Vendedor
Alto
Alto
Bajo
Bajo
Coste Más
Porcentaje
del Coste
(CPPC)
Coste Más
Honorarios
Fijos
(CPFF)
Coste Más
Honorarios
con Incentivos
(CPIF)
Incentivo
de precio fijo
(FPI)
Firma
de precio fijo
(FFP)
Cláusulas del contrato
Los contratos deben incluir cláusulas específicas
para tener en cuenta temas únicos del proyecto
Puede exigir pagos diferentes para experiencia
laboral y educacional diferente
Una cláusula de terminación es una cláusula
contractual que permite al comprador o proveedor
terminar el contrato
Plan de gestión de las adquisiciones
Describe cómo serán gestionadas los procesos de
adquisición, desde la elaboración de documentación
para realizar compras externas o para el cierre
adquisiciones de contrato
El contenido varía en función de las necesidades del
proyecto
Enunciado del trabajo del contrato (SOW)
El enunciado del trabajo (SOW Statement Of Work) es una descripción narrativa de los productos o servicios que deben ser suministrados por el proyecto
El enunciado del trabajo del contrato define los artículos que se van a comprar o adquirir dentro del alcance del proyecto considerado en el contrato
El SOW es un tipo de declaración de alcance
Un buen SOW da a los participantes en una licitación una mayor comprensión de las expectativas del comprador
Plantilla de SOW
I. Enunciado del trabajo: Describe el trabajo a ser realizado. Especifica el
hardware y software involucrado y la naturaleza exacta del trabajo
II. Ubicación del trabajo: Describe donde será realizado el trabajo y la ubicación de
hardware y software
III. Periodo de realización: Especifica cuando se espera que comience y termine el
trabajo, horas de trabajo, número de horas por semana, cuando debe ser realizado
el trabajo e información relacionada con el cronograma.
IV. Cronograma de entregables: Lista los entregables, los describe en detalle y
especifica cuando serán terminados
V. Estándares aplicables: Especifica estándares relevantes para la realización del
trabajo
VI. Criterios de aceptación: Describe como el comprador determinará si el trabajo
es aceptable
VII. Requerimientos especiales: Especifica requerimientos especiales como
certificaciones de hardware o software, minimo grado de experiencia del personal,
requerimientos de viajes, etc
Planificar la contratación
Implica la preparación de varios documentos, necesarios para que
los potenciales vendedores preparen sus respuestas y para
establecer los criterios de evaluación para la adjudicación del
contrato
Solicitud de propuesta (RFP Request For Proposals): se utiliza
para solicitar propuestas de posibles vendedores de productos o
servicios
Una propuesta es un documento preparado por un vendedor cuando
existen diferentes enfoques para satisfacer las necesidades del
comprador
Solicitud de presupuesto (RFQ Requests For Quotes): se
utiliza para solicitar presupuestos u ofertas de precio a posibles
vendedores de productos o servicios comunes o estándar
La oferta, también llamada cotización, es un documento preparado
por los vendedores proporcionando los precios de los artículos que ha
definido el comprador
Plantilla de solicitud de propuesta*I. Propósito del RFP*
II. Antecedentes de la organización
III. Requerimientos básicos
IV. Entorno de hardware y software
V. Descripción del proceso de solicitud de propuestas
VI. Estado del trabajo e información del cronograma
VII. Posibles apéndices
A. Descripción general del sistema actual
B. Requerimientos del sistema
C. Volumen y tamaño de datos
D. Contenido requerido de la respuesta del vendedor al RFP*
E. Ejemplo del contrato
* RFP Request for Proposal
Criterios de evaluación
Es importante establecer los criterios de evaluación, y las
preferencias, antes de hacer una solicitud formal de RFP
o RFQ
Se debe tener mucho cuidado con las propuestas que se
ven bien en el papel
No hay que olvidar evaluar ciertos factores, tales como el
rendimiento en el pasado y el enfoque de la gestión
Se puede pedir/exigir una presentación técnica, como
parte de una propuesta
Solicitar respuestas de vendedores Decidir:
A quién(es) invitar
Prepararles la documentación pertinente
Qué se espera como respuesta
Propuestas
Ofertas
Las organizaciones pueden anunciar la adquisición de
bienes y servicios de varias maneras
Ir al proveedor preferido
Buscar varios proveedores potenciales
Publicar en medios que frecuenten los posibles vendedores
Invitar a una conferencia a los posibles oferentes (esto puede
ayudar a aclarar las expectativas del comprador)
Selección de vendedores
También se conoce como selección de fuente
Involucra:
Evaluar propuestas u ofertas de los vendedores
Escoger la mejor
Negociar el contrato (si hay lugar para ello)
Adjudicar el contrato
Ejemplo de hoja de evaluación de
propuestas
Propuesta 1 Propuesta 2 Propuesta 3
Criterio Peso Evaluación Puntaje Evaluación Puntaje Evaluación Puntaje
Enfoque
técnico
30%
Enfoque a la
gestión
30%
Rendimiento
pasado
20%
Precio 20%
Total 100%
Proceso de selección de vendedores
Usualmente las organizaciones hacen una evaluación
inicial de propuestas y después crean una lista más corta
de vendedores potenciales para su futura evaluación
Los vendedores en la lista corta usualmente realizan una
oferta final (BAFO Best And Final Offer)
La salida final es un contrato firmado por el comprador y
el vendedor seleccionado
Administrar el contrato
Para asegurar que el desempeño del vendedor cumple con
los requisitos contractuales
Los contratos son relaciones jurídicas, por lo que es
importante que los profesionales del derecho y la
contratación se involucren en la realización y la
administración de los contratos
Sugerencias para el control de cambios
en contratos Los cambios en cualquier parte del proyecto deben ser
revisados, aprobados y documentados por las mismas
personas y de la misma manera que fue aprobada la
parte original del plan
La evaluación de cualquier cambio debe incluir un
análisis de impacto, ¿cómo el cambio va a afectar el
alcance, tiempo, costo y calidad de los productos o
servicios que se prestan?
Los cambios deben ser documentados por escrito, los
miembros del equipo del proyecto también deben
documentar todas las reuniones importantes y las
llamadas telefónicas
Sugerencias para el control de cambios
en contratos (continúa)
Los gerentes de proyecto y los equipos deben mantenerse
en contacto para asegurarse de que el nuevo sistema
satisface las necesidades del negocio y del trabajo, en un
entorno operativo
Tener planes de respaldo
Usar herramientas y técnicas, tales como
Tener un sistema de control de cambios del contrato
El comprador puede llevar a cabo revisiones de desempeño,
inspecciones y auditorías, …
Buenas prácticas
La empresa Accenture desarrolló una lista de las buenas prácticas para
aplicarla con los compradores de servicios externos:
1. Obtener resultados pronto y frecuentemente
2. Contratar un socio, no sólo un proveedor
3. Más que un contrato, establecer una relación de negocios
4. Intercambiar influencias/ganancias
5. Gobernar activamente
6. Asignar un ejecutivo dedicado
7. Enfocarse incansablemente en los objetivos primarios
Cierre del contrato
Involucra completar y liquidar el contrato y resolver
cualquier tema abierto
El equipo del proyecto debe:
Determinar si todo el trabajo se cumplió correctamente y en forma
satisfactoria
Actualizar los registros de los resultados finales
Archivar la información para uso futuro
El contrato siempre debe incluir los requisitos para la
aceptación formal y cierre
Herramientas para ayudar en el cierre
del contrato
Auditorías de adquisiciones
Lecciones aprendidas en el proceso de adquisiciones
Sistema de gestión de documentos relacionados con las adquisiciones
Documentos organizados
Fácilmente se encuentran los documentos
Se archivan adecuadamente
Software para la gestión de las
adquisiciones Los procesadores de palabra ayudan a escribir propuestas y
contratos
Las hojas de cálculo ayudan en la evaluación de proveedores
Las bases de datos ayudan a guardar información de proveedores
El software para presentaciones ayuda a mostrar información
relacionada con las adquisiciones
El software de adquisición electrónica realiza electrónicamente
muchas funciones de la adquisición
En Internet se puede encontrar información sobre proveedores
Resumen del capítulo
La Gestión de las Adquisiciones del Proyecto incluye los
procesos para comprar o adquirir los productos, servicios
o resultados necesarios para realizar el trabajo, fuera del
equipo del proyecto.
Procesos:
Planificar las Compras y Adquisiciones
Planificar la Contratación
Solicitar Respuestas de Vendedores
Selección de Vendedores.
Administración del Contrato.
Cierre del Contrato