gestión de adquisiciones

GESTIÓN DE ADQUISICIONES PASO A PASO EN PROYECTOS DE LA

INDUSTRIA DE LA CONSTRUCCIÓN

CONSTRUTORA IBEN LTDA.


La gestión de las adquisiciones de un proyecto incluye los procesos necesarios para adquirir productos y servicios externos a la organización. Incluye la planificación, solicitud, presupuestos y propuestas, realización, administración y cierre de las compras.

El proceso de planificación crea las referencias necesarias para que el comprador realice los demás procesos de adquisiciones. En cambio, la solicitud de la compra es la consumación de la necesidad de comprar algo previsto o no por la planificación, complementa las informaciones de la planificación, indicando quién pidió, lo que pidió, en qué cantidad, con qué urgencia y con cuál importancia, haciendo que los procesos siguientes tengan más fundamento.

Las compras representan como promedio el 60% de los costos de un proyecto de construcción, en los proyectos con alto grado de subcontratación, este número puede superar el 90% y el desempeño de ese proceso está relacionado a varios otros parámetros de éxito, como el tiempo, calidad, riesgos, comunicación, alcance, integración y recursos humanos, que deben ser incorporados a los requisitos de la adquisición.

¿Cómo gestionar las adquisiciones y establecer indicadores para medir su desempeño?

Vamos a responder esa pregunta describiendo paso a paso las principales rutinas de la gestión de adquisiciones de proyecto en la industria de la construcción civil.


LA PLANIFICACIÓN DE LAS ADQUISICIONES DEBE ESPECIFICAR LA DESCRIPCIÓN DE LO QUE DEBE SER COMPRADO Y LOS OBJETIVOS. LA SUMA TOTAL DE LAS COMPRAS SERÁ IGUAL AL VALOR CONSIDERADO COMO COSTO EN EL PRESUPUESTO CUANDO EL DESEMPEÑO DE COMPRAS SEA IGUAL AL 100%

LISTA DE SERVICIOS DEL PROYECTO

PAQUETES DE TRABAJO OBJETIVOSLOS PAQUETES DE TRABAJO DESCRITOS ABAJO CORRESPONDEN A LAS ACTIVIDADES, SERVICIOS O ENTREGAS QUE DEBERÁN SER EJECUTADAS PARA QUE EL PROYECTO INCLUYA TODO EL TRABAJO NECESARIO PARA QUE SEA CONCLUIDO CON ÉXITO. PODRÁ SOLICITARSE EL DICCIONARIO DE LA EAP PARA DETALLAR MEJOR CADA PAQUETE DE TRABAJO.

ESTAS COLUMNAS CORRESPONDEN A LAS CANTIDADES Y VALORES ESPECIFICADOS EN LA PLANILLA DE PRESUPUESTO QUE SIRVIÓ DE BASE PARA LA COMPOSICIÓN DEL COSTO OBJETIVO DEL PROYECTO. TODA ADQUISICIÓN QUE EXCEDA CUALQUIERA DE ESTOS LÍMITES DEVERÁ SER AUTORIZADA POR SU GERENTE.

ITEM CATEGORÍA DESCRIPCIÓN DEL SERVICIO INICIO TÉRMINO UN. CTD $ UNIT. MATERIAL

$ UNIT. SALARIOS

$ UNIT. ENCARGOS

$ UNIT. TOTAL

$ TOTAL

24.135.882,58

.001 A APERTURA y preparación de caja de hasta 40 cm para pavimentación 22/09/11 28/09/11 m² 3.215,98

2,88

4,34

0,35

7,56

24.323,68

.002 A ABRIGO para caballete en albañilería, dimensiones 0,65x 0,85x0,30 m 15/09/11 16/09/11 un 1,00

404,29

56,67

66,44

527,40

527,40

.003 AABRIGO para hidrante en plancha de acero carbono, con manguera de Ø 65 mm (2 1/2'') x 30 m 17/04/12 31/12/12 un

1,00

762,79

41,15

48,26

852,21

852,21

.004 AABRIGO PROVISIONAL de madera ejecutado en la obra para depósito de materiales y herramientas (incluyendo reutilización 4 veces) 03/06/09 27/04/12 m²

240,00

59,81

112,28

127,88

299,98

71.994,27

.005 A ACABADO de superficie de concreto con paleta mecánica eléctrica 14/08/12 31/12/12 m² 420,00

0,18

2,55

2,01

4,74

1.989,92

.006 A ACABADO de superficie de concreto ''Quemado'', 24/01/11 13/06/14 m² 534,48

1,21

2,35

2,76

6,32

3.378,08

.007 AALAMBRADO para cancha deportiva, con tela de alambre galvanizado o PVC, fijada en cuadros de tubos de acero galvanizado, altura 1 m 14/08/12 31/12/12 m

32,00

118,54

6,29

7,38

132,21

4.230,72

.008 AALAMBRADO para cancha deportiva, con tela de alambre galvanizado o PVC, fijada en cuadros de tubos de acero galvanizado, altura 4 m 14/08/12 31/12/12 m

70,00

211,08

15,10

17,70

243,88

17.071,50


OTRA INFORMACIÓN IMPORTANTE PARA EL COMPRADOR EN LA PLANIFICACIÓN ES CLASIFICAR LAS COMPRAS EN ORDEN ABC, SEGÚN SU RELEVANCIA ECONÓMICA Y DETERMINAR LAS CANTIDADES QUE SERÁN CONSUMIDAS EN LA LÍNEA DE TIEMPO, SEGÚN LA PLANIFICACIÓN

CURVA ABC CRONOLÓGICA DE MATERIALES

MATERIALES OBJETIVO ESTAS COLUMNAS CORRESPONDEN A LAS CANTIDADES Y VALORES ESPECIFICADOS EN LA PLANILLA DE PRESUPUESTO QUE SIRVIÓ DE BASE PARA LA COMPOSICIÓN DEL COSTO OBJETIVO DEL PROYECTO. TODA ADQUISICIÓN QUE EXCEDA CUALQUIERA DE ESTOS LÍMITES DEVERÁ SER AUTORIZADA POR SU GERENTE. jul/12 ago/12 set/12

ÍTEM CATEGORÍA DESCRIPCIÓN DEL SERVICIO UN. CTD $ UNIT.

TOTAL $ TOTAL 1ª

QUIN.2ª QUIN.

1ª QUIN.

2ª QUIN.

1ª QUIN.

2ª QUIN.

.001 AAbrigo de hidrante para incendio externo en plancha de acero carbono (ancho: 0,60 m / altura: 0,90 m / profundidad 0,17 m) un

1,00

157,48

157,48 0,058 0,062 0,058 0,062 0,058 0,058

.002 AÁcido muriático

l 2,68

1,35

3,61 0 0 0,038 0,306 0,287 0,287

.003 A Acero ca-50 cmd grueso 12.5 a 25mm (1/2 a 1'' ) kg 5.065,75

2,58

13.069,64 0 0 0 0 0 0

.004 AAdaptador para manguera de incendio en latón (diámetro del lado storz: 2 1/2 '' / diámetro del lado hembra: 2 1/2 '') un

58,00

33,47

1.941,26 0,116 0,124 0,116 0,124 1,116 0,116

.005 A Adhesivo para tubo de PVC kg 58,88

26,69

1.571,44 0,079 0,048 0,054 0,081 0,634 0,719

.006 A Aditivo hidrófugo l 502,39

2,48

1.245,93 6,75 7,2 17,904 8,174 6,86 6,86

.007 A Aditivo impermeabilizante y plastificante en polvo para argamasas kg 1.754,05

6,56

11.506,54 2,314 2,468 32,815 53,897 27,642 71,982

.008 A Fertilizante mineral 10-10-10 NPK kg 359,50

1,44

517,68 0 0 5,054 40,43 37,903 37,903


EL PAPEL DE LA PMO ES DETERMINAR EL PLAN, ESTABLECER LAS POLÍTICAS DE PROCESOS PARA REALIZAR LAS COMPRAS, ESTABLECER INDICADORES PARA SUPERVISAR Y CONTROLAR LAS ADQUISICIONES. PARA ESO ES FUNDAMENTAL EL I.D.A. (ÍNDICE DE DESEMPEÑO DE ADQUISICIONES) PUES EL SEÑALA LOS DESVÍOS DE LAS COMPRAS REALIZADAS, COMPARANDO LA MANERA EN QUE FUERON REALIZADAS CON LA MANERA EN QUE FUERON PROGRAMADAS.

IDA = INDICADORES DE ÉXITO DE LAS COMPRAS REALIZADAS / INDICADORES DE ÉXITO DE LAS COMPRAS PROGRAMADAS.

DONDE IDA > 100% = DESEMPEÑO POSITIVO E IDA < 100% = DESEMPEÑO NEGATIVO

INDICADORES DE DESEMPEÑO

INDICADORES ACTUALINDICA EL DESEMPEÑO DE LAS ADQUISICIONES DEL PROJETO IDA = 100% CORRESPONDE A 100% DE CONFORMIDAD CON LAS METAS Y OBJETIVOS ESTABLECIDOS POR LA ORGANIZACIÓN, IDA DESEADO > QUE 100%

CATEGORÍA META MEJOR MEDICIÓN MEDICIÓN ACTUAL

SERVICIOS 100,00% 103,00% 99,00%MATERIALES 100,00% 112,00% 108,00%IDA GLOBAL DEL PROYECTO 100,00% 107,50% 103,50%


SIN EMBARGO, LAS COMPRAS NO SE RESUMEN A LA PLANIFICACIÓN Y A LOS ÍNDICES, LA DIRECCIÓN DE UNA PMO DEBE SER CAPAZ NO SÓLO DE PLANIFICAR Y MEDIR EL DESEMPEÑO, SINO TAMBIÉN DE DISCIPLINAR LOS PROCESOS POR DETRÁS DEL ÉXITO DE LAS ADQUISICIONES.

LA GESTIÓN DE LAS COMPRAS DEBE SER ACOMPAÑADA DURANTE SU CICLO DE VIDA Y PRIORIZADA PARA ORIENTAR AL COMPRADOR

LOS 5 PROCESOS QUE DEFINEN EL INICIO Y EL CIERRE DE CADA COMPRA SON SECUENCIALES Y DEBEN OBLIGATORIAMENTE PASAR POR TODAS LAS ETAPAS A SEGUIR:

Solicitar las Compras


Colectar propuestas y presupuestos

Colectar propuestas y presupuestos

Administrar la Compra


Cerrar la CompraCerrar la Compra

Realizar la Compra


SOLICITAR LAS COMPRAS

POR DEFINICIÓN ES EL PROCESO DE SOLICITAR LA COMPRA DE PRODUCTOS Y SERVICIOS NECESARIOS PARA LA EJECUCIÓN DE LA OBRA

LA PRINCIPAL SALIDA DE ESTE PROCESO ES LA ESPECIFICACIÓN DETALLADA DE CADA ÍTEM DE COMPRA, INDICANDO MARCAS Y SUMINISTRADORES ADEMÁS DE LA DETERMINACIÓN DE LA RELEVANCIA TÉCNICA DEL PRODUCTO POR EL CRITERIO “XYZ”, DONDE “Z” CORRESPONDE A LOS ÍTEMS DE MAYOR RELEVANCIA TÉCNICA, CONSIDERADOS INDISPENSABLES PARA LA EJECUCIÓN DEL PROYECTO, “Y” MEDIA RELEVANCIA Y “X” MENOR RELEVANCIA; Y EL ANÁLISIS “ABC” DONDE “A” CORRESPONDE A LOS ÍTEM DE MAYOR VALOR ECONÓMICO, “B” VALOR MEDIO Y “C” MENOR VALOR; INDICANDO LA IMPORTANCIA DE UNA DETERMINADA COMPRA.

EL PLAZO EN QUE LA COMPRA DEBE SER REALIZADA EN SEMANAS INDICARÁ LA URGENCIA DE LA ADQUISICIÓN. LA PRIORIZACIÓN DE LAS ADQUISICIONES SE DARÁ A TRAVÉS DE UN GRÁFICO DE URGENCIA E IMPORTANCIA.


SOLICITAR LAS COMPRAS

MODELO DE GRÁFICO DE URGENCIA E IMPORTANCIA.


PROPUESTAS Y COTIZACIONES

POR DEFINICIÓN ES EL PROCESO DE IDENTIFICAR SUMINISTRADORES, SOLICITAR Y COLECTAR PROPUESTAS Y COTIZACIONES PARA EL SUMINISTRO DE PRODUCTOS Y SERVICIOS ESPECIFICADOS EN LA SOLICITUD DE COMPRA

LA PRINCIPAL SALIDA DE ESTE PROCESO ES EL MAPA DE COTIZACIONES Y LA ECUALIZACIÓN DE LAS PROPUESTAS DE LOS SUMINISTRADORES.

REALIZAR LA COMPRA

POR DEFINICIÓN ES EL PROCESO DE ANALIZAR LAS COTIZACIONES Y PROPUESTAS, NEGOCIAR REQUISITOS (PLAZO, PRECIO, CALIDAD), TRANSFERENCIA DE RIESGOS A LOS SUMINISTRADORES Y ADJUDICACIÓN DE DOCUMENTO QUE FORMALIZA EL ACUERDO COMERCIAL CON EL SUMINISTRADOR

ESTE PROCESO INVOLUCRA UNA ATENCIÓN ESPECIAL Y ES DIVIDIDO EN ETAPAS PARA ILUSTRAR LOS SUBPROCESOS NECESARIOS PARA REALIZARLO


REALIZAR LA COMPRA

LA AUTORIZACIÓN DEBE SER APLICADA SOBRE UNA POLÍTICA DE VALORES MÁXIMOS PARA COMPRAS DIRECTAS Y SIN NECESIDAD DE AUTORIZACIÓN

ES NECESARIO DESARROLLAR UNA PRESENTACIÓN EXCLUSIVA PARA DEBATIR PROFUNDAMENTE EL TEMA “NEGOCIACIÓN”. NOS VAMOS A LIMITAR A RECORDAR QUE ADEMÁS DEL COSTO, LA TRANSFERENCIA DE RIESGOS, PLAZOS, REQUISITOS DE CALIDAD Y CRITERIO DE ACEPTACIÓN SON ALGUNOS PUNTOS IMPORTANTES A SER NEGOCIADOS

Por último, un documento contractual es un resumen de los procesos anteriores, sus cláusulas describen todos los requisitos negociados y las especificaciones de la compra

Ese documento deberá acompañar la compra hasta su cierre, sirviendo de parámetro de conformidad a los demás procesos.

Para resolución de conflictos, el contrato es la principal referencia, sea para resoluciones pacíficas o acciones judiciales

Realizar la Compra


ADMINISTRAR LA COMPRA

POR DEFINICIÓN ES EL PROCESO QUE ACOMPAÑA LA COMPRA DESDE LA RECEPCIÓN HASTA LA ACEPTACIÓN DE LOS SERVICIOS O PRODUCTOS

LA PRINCIPAL HERRAMIENTA DE ESE PROCESO ES EL ANÁLISIS DE CONFORMIDAD ENTRE LA FACTURA, EL PEDIDO DE COMPRAS Y LA ENTREGA FÍSICA. LOS TRES DEBEN ESTAR CONFORMES PARA QUE SE CONCLUYA LA RECEPCIÓN

CERRAR LA COMPRA

ES LA FINALIZACIÓN DEL COMPROMISO DEL SUMINISTRADOR EN ENTREGAR EL PRODUCTO O SERVICIO CONTRATADO Y LA FINALIZACIÓN DEL COMPROMISO DE LA EMPRESA DE PAGAR SEGÚN LO CONTRATADO



Colectar propuestas y cotizaciones

Colectar propuestas y cotizaciones



Cerrar la CompraCerrar la Compra

Realizar la Compra


PMBOK®

SE USÓ EL PMBOK® 4ta EDICIÓN COMO REFERENCIA PARA LA CREACIÓN DE ESTOS PROCESOS, LOS PROCESOS DE SOLICITAR LA COMPRA Y COLECTAR PROPUESTAS Y COTIZACIONES SE INCLUYERON PARA CONTEXTUALIZAR LA IMPORTANCIA VITAL DE ESTAS ETAPAS EN EL CURSO DE UNA ADQUISICIÓN.

SABEMOS QUE EN LA PRÁCTICA LAS COMPRAS SE “TRABAN” BÁSICAMENTE EN ESOS PROCESOS POR RAZONES SIMILARES: DURANTE LA SOLICITACIÓN, LA FALTA DE ESPECIFICACIÓN DETALLADA NO PERMITE AVANZAR PARA EL PROCESO DE COLECTAR PROPUESTAS O COTIZACIONES .

ASIMISMO, LAS COTIZACIONES NO ECUALIZADAS NO POSIBILITAN LA COMPARACIÓN DE PROPUESTAS Y LA REALIZACIÓN DE COMPRAS.

ES NECESARIA UNA DIRECCIÓN SOBRE ESOS PROCESOS Y UNA PLANIFICACIÓN COMO AQUELLA MOSTRADA INICIALMENTE EN ESTE PRESENTACIÓN PARA PERMITIR QUE LAS COMPRAS FLUYAN AL RITMO DE LAS NECESIDADES DEL NEGOCIO.

LAS LECCIONES APRENDIDAS ESTÁN RELACIONADAS CON LA MEJORÍA CONTINUA DE LOS MODELOS DE SOLICITUDES DE COMPRAS, MINUTAS CONTRACTUALES QUE PREVEAN LA ORGANIZACIÓN, PUNTUACIÓN DE SUMINISTRADORES Y AUMENTO DE LA CADENA DE RELACIONES.

LA TENDENCIA SERÁ QUE OBSERVAREMOS ÍNDICES DE DESEMPEÑO DE COMPRAS MEJORES A MEDIDA QUE MADUREMOS COMO ORGANIZACIÓN.


ESCRITO POR

EDUARDO MILITÃO ELIAS, MBA / PMP®ID 1396759

PATROCINADO POR

CONSTRUTORA IBEN LTDA., RCP PMI®ID 1463462

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