gestiÓn de la capacitaciÓn -...

GESTIN DE LACAPACITACIN

EN ENTIDADES PBLICAS

Lima Per, Septiembre de 2014

Asegurando el impacto estratgico

de la capacitacin

GERENCIA DE DESARROLLO DE CAPACIDADES Y RENDIMIENTO DEL SERVICIO CIVIL

Telfono: 206-3370 anexo: [email protected]

www.servir.gob.pe/pdp

UnidadesTemticas

Primer da: bases para el diagnstico de necesidades de capacitacin (DNC)Segundo da: metodologa del diagnstico de necesidades de capacitacin y fundamentos de la evaluacin de la capacitacinTercer da: evaluacin de los programas de capacitacin

Agenda

3

Al final del taller los participantes estarn en la capacidad de:

O B

J E

T I

V O

S

D E

A

P R

E N

D I

Z A

J E

1. Planificar el proyecto de diagnstico de necesidades de capacitacin (DNC) para la institucin.

2. Determinar la pertinencia de los requerimientos de capacitacin.

3. Explicar las necesidades institucionales que justifican la capacitacin.

4. Efectuar el taller de DNC con jefes y gerentes.5. Mantener la reunin de DNC con las reas.

4

Continua

Al final del taller los participantes estarn en la capacidad de:

O B

J E

T I

V O

S

D E

A

P R

E N

D I

Z A

J E

6. Elaborar el Plan de Desarrollo de Personas (PDP).7. Determinar el nivel de evaluacin de un programa de

capacitacin.8. Planificar la evaluacin de reaccin, aprendizaje y

aplicacin.9. Determinar los inductores de aplicacin de la

capacitacin ms apropiados para la institucin.10.Planificar la formacin de agentes de desarrollo para

la institucin.

5

Gestin del proceso de formacin

DiagnosticaryPlanificar Ejecutar Evaluar

Modelar la cultura

Modelar la cultura

ReaccinAprendizajeAplicacinImpactoROI

6

La DNC es un proyecto

La DNC no es una tarea que se hace de un da para otro

Hoyestamoslunes,necesitamoselplandedesarrollode

personasparaesteviernes

Perosinotenemosnada! ?

7

La DNC es un proyecto, cont.

Que se debe ejecutar una vez al ao

Puede durar de un trimestre a un cuatrimestre

Requiere tareas, recursos, responsables, etc.

Su resultado es el plan de desarrollo de las personas, PDP

8

Necesidad demanda

Una brecha a cerrar. Ej., mejorar el ndice de satisfaccin del cliente

Lo que la gentequiere. Ej., Quiero un cursode oratoria

DEMANDA NECESIDAD

Es diagnstico (deteccin) de necesidades, no de demandas

9

Mtodos tradicionales de DNC

Encuesta con listado de cursos y temas a escoger

Reuniones con el personal preguntndoles qu quieren

Capacitacin derivada de la evaluacin del desempeo (brechas de competencias)

Cursos derivados de los requerimientos de jefes y gerentes

10

Limitaciones de la DNC tradicional

11

Muchos cursos queno se pueden cumplir

No hay necesidadexplcita de hacerla

Priorizacin subjetivade los cursos

Confundedemanda con

necesidad

Cursos desvinculados delos objetivos estratgicos

No es sistemtica

Los gerentes desconocenel papel y valor de la DNC

El foco es el inters personal

No hay evaluacinde los cursos

Tiene sesgos en losniveles de necesidad

Nuevo paradigma de la DNC

12

Elfocoesellogrodeobjetivosinstitucionales

Esunproceso clavede lacapacitacin

Lagestindeloscursosesmanejableyordenada

Lapriorizacin delos cursoseslgica

Losactores entiendenel papeldelaDNC

LaDNCplanifica laevaluacin deloscursos

DIAGNSTICODENECESIDADESDECAPACITACIN

DNC: Definicin

Procesosistemticoderecoleccindedatosparadeterminarypriorizarlas

necesidadesyobjetivosorganizacionalesquepuedenlograrseconlacontribucin

deprogramasdecapacitacin.

13

Pertinenciadelacapacitacin

Niveldelanecesidad

Niveldeevaluacindelprograma

Tipodenecesidadinstitucional

Habilidad para identificar:

Habilidades claves para hacer una DNC

14

Pertinencia

15

SegnMager (2000)lacapacitacinesnecesariacuandosedandoscondiciones:

Cuando hay algo que una o ms personas no saben o no saben hacerCuando hay algo que una o ms personas no saben o no saben hacer

Cuando necesitan saber o saber hacer, porque su trabajo lo requiereCuando necesitan saber o saber hacer, porque su trabajo lo requiere

Indagar la pertinencia

16

Cuandohayalgoquenosesabe/sabehacer

Cuandoeltrabajorequierequelosepanolosepanhacer

Realmente no lo saben o no lo saben hacer?No fueron capacitados antes?Se olvidaron?

Hay actualizacin de contenidos,de tcnicas, de herramientas?

Qu tarea o proyecto demanda esta capacitacin?

Qu pasa con la tarea si no seles capacita?Qu aplicaciones se harnuna vez capacitados?

Te digo que la recepcionista es grosera y nunca sonre a los clientes, hay que capacitarla!

Pertinencia

17

Prueba de la pistola

Andrea, la ogra

Andrea, quiero que sonras y seas amablecon los clientes y si no lo haces te mato!

Puede Andrea sonrer y ser amable?La capacitamos?

Ejemplos

A.Losasesoresnoexplicancorrectamentelascaractersticasdelservicioalosusuarios

B.Juantienemalcarcteryseenfadaconfrecuencia

C.Losbancosdeconexinestnmalinstalados

D.Losusuariosapenasaprovechanun40%delasutilidadesdelsistema(software)

E.Susanasiempreseexcusacuandoselepidequecolabore;nosabetrabajarenequipo

Pertinencia, ejemplos

18

1Individuo o grupo

2Desempeo enel cargo / funcin

3Organizacional

Ej. Juan necesita capacitacin en temas de contabilidad.Ej. Juan necesita capacitacin en temas de contabilidad.

Ej. El grupo de asesores necesita aprender a manejar clientes difciles.Ej. El grupo de asesores necesita aprender a manejar clientes difciles.

Ej. Aspiramos con este curso reducir las quejas de los clientesEj. Aspiramos con este curso reducir las quejas de los clientes

Investigaciones sugieren que el alrededor del 95% de los cursosque se ejecutan responden a los niveles 1 y 2

Nivel de la necesidad

19

1=individual 2=desempeo 3=organizacional

Ejemplos

A.LaJefedeServicioalClientehapedidouncursodeCalidadenelServicioparasuasistente.

B.SeesperaqueelcursodeSeisSigmareduzcaelndicededefectosdelosproductos.

C.SedictarelcursoSeguridadySaludeneltrabajoatodoelpersonaldelainstitucin.

D.ElcursodeMicrosoftProjectsedictaratodoslosanalistasdelainstitucin.

E.ElreadeComunicacinhasolicitadoelcursodecomunicacinestratgicaparaelsectorpblico.

F.Elgerentedelainstitucinhapedidoelcursodepolticadesimplificacinadministrativayesperamejorareltiempoderespuestadelosprocesosenun20%

Nivel de la necesidad, ejemplos

20

1. Reaccin

2. Aprendizaje

3. Aplicacin

4. Impacto

Mide la satisfaccin de los usuarios con el programa

Mide el aprendizaje de los participantes

Mide si los participantes aplican lo aprendido en su trabajo

Mide el impacto o cambio en los resultados

Mide el retorno econmico de la inversin5. ROI

El Modelo ROI de la evaluacin de la capacitacin

21

1Individuo o grupo

2Desempeo en

el cargo o funcin

3Organizacional

Reaccin

Aprendizaje

Aplicacin

Impacto

Retorno deinversin

Relacin entre niveles de necesidad y evaluacin

22

Necesidades institucionales que justifican la capacitacin

23

Apoyarellogrodeobjetivosestratgicos

CerrarbrechasdedesempeoCumplirconlasleyes

Objetivo Indicador Meta Plan de Accin Prioridad

Mejorar la satisfaccin de los usuarios

ndice de satisfaccin del usuario

Actual: 74%Meta: 80%Plazo: dic 2014

Curso: Atencin al usuario

60%

Curso Impacto, N4 Aplicacin, N3 Aprendizaje, N2 Dirigido a:

Atencin al usuario

ndice de satisfaccin del usuario

Usar las tcnicas de atencin con el 100% de los usuarios de manera inmediata

Atender a los usuarios de acuerdo al modelo de los cinco pasos

Asesores de servicio

Matriz de Objetivos

Matriz de DNC

A1: Capacitacin para lograr objetivos estratgicos

24

Todo objetivo requiere un plan de accin

25

Objetivo Indicador Meta123

Accionesdegestin

Accionesdecapacitacin

Todo objetivo bien planteadorequiere indicador, meta y un

plan de accin. Si no los tiene, no es un objetivo real.

Tiposdeaccionesdelplan

Capacitados hacia el desempeo

Evaluados en sucompetencia laboral

Certificados los que demuestranun desempeo conforme conlos estndares de desempeo

Cargos claves

1 2

3 4

A2: programa de certificacin de cargos claves

26

Se detectan o generan por:

Evaluacionesdecompetencias

Poractualizacin,modificacinoincorporacindenuevastareas,mtodos,procedimientos,herramientastecnologa,tcnicasdetrabajo,etc.

Conocimientos Destrezas Habilidades COMPETENCIAS

Brechadecompetencia

Expectativasdeactuacin Conductaactual=

B1: capacitacin para cerrar brechas de competencias

27

Desempeorequerido

(meta)

Desempeoobservado

(nivel actual)brecha

Mtodo Maquinaria Materiaprima

Medicin MedioambienteMano de

Obra

B2: capacitacin para cerrar brechas de resultados

28

Planificacin

Delegacin

ManejodeMicrosoftProject

Reglamentointernodetrabajo

JefeA JefeB JefeC JefeD JefeE

Grupo ocupacional: Jefes

B3: capacitacin para desarrollar competencias transversales

29

Pregunta clave:Cules son los programas de capacitacin que se requieren

para viabilizar estos programas?

Pregunta clave:Cules son los programas de capacitacin que se requieren

para viabilizar estos programas?

Planes de Carrera Planes de Sucesin Planes de respaldo

Programa de altos potenciales

Programa de trainees

B4: capacitacin para programas de desarrollo

30

Leyesgubernamentales

Disposicionesdecasamatriz

Normativasdeagenciasexternas

C: capacitacin para cumplir con las leyes

31

Proceso DNC

INFORMACIN GENERAL DE LA

INSTITUCIN

INFORMACIN GENERAL DE LA

INSTITUCININICIO FORMALINICIO FORMAL REUNIONES CON LAS REAS

REUNIONES CON LAS REAS

TALLER CON GERENTES /

JEFES

TALLER CON GERENTES /

JEFES

VALIDACIN TCNICA

VALIDACIN TCNICA

CONSOLIDACIN DE LA

INFORMACIN

CONSOLIDACIN DE LA

INFORMACIN

EJECUCIN DEL PLAN

EJECUCIN DEL PLAN

PLANES DE EVALUACINPLANES DE

EVALUACIN

1 2 3 4

5 6 7 8

I N I C I O R E C O L E C C I O N D E I N F O R M A C I O N

A N A L I S I SD E D A T O S V A L I D A C I O N P L A N I F I C A C I O N

AoN-1

Datos acumuladosPresupuesto

N

PrevisinN (m)

PrevisinN (m-1)

J F M A M J J A S O N D

AoN-2

Actual N-1

Actual N

Bu dget N

Re-tar geti ng

Actual N-1

Actual N

Bud get N

VOLUMEN DE INVERSIN Tons Junio 1990Actividad

Mes actualActual

YTD Ao finalizacin

m m - 1Presup.Presup.PriorAo

PLANTS/Lines

Plant 1 :- line1 - line 2

Plant 2 :

- line 2

Plant 3 :- line 1

- line 2

Total

Other :

GESTION DEL PRESUPUESTO

Actual Presup. PriorAoPriorAo

AoN-2

Junio 1990Consejera de XXX

- line 1

- line 1

- line 1

- line 1 - line 1

- line 1

DESGLOSE POR CONSEJERIA

22%

13%

5%7%7%12%

5%

29%

Madrid

BarcelonaBilbao

Mlaga

ValenciaPalma de Mallorca

SevillaResto

01020304050607080

1998 1999 2000 2001

Madrid Barcelona Mlaga Palma de Mallorca

Facturacin Media (en horas)

0

0,5

1

1,5

2

2,5

3

Madrid Barcelona Bilbao Mlaga Valencia Palma deMallorca

Ajuste

AoN-1

Datos acumuladosPresupuesto

N

PrevisinN (m)

PrevisinN (m-1)

J F M A M J J A S O N D

AoN-2

Actual N-1

Actual N

Bu dget N

Re-tar geti ng

Actual N-1

Actual N

Bud get N

VOLUMEN DE INVERSIN Tons Junio 1990Actividad

Mes actualActual

YTD Ao finalizacin

m m - 1Presup.Presup.PriorAo

PLANTS/Lines

Plant 1 :- line1 - line 2

Plant 2 :

- line 2

Plant 3 :- line 1

- line 2

Total

Other :

GESTION DEL PRESUPUESTO

Actual Presup. PriorAoPriorAo

AoN-2

Junio 1990Consejera de XXX

- line 1

- line 1

- line 1

- line 1 - line 1

- line 1

DESGLOSE POR CONSEJERIA

22%

13%

5%7%7%12%

5%

29%

Madrid

Barcelona

Bilbao

Mlaga

Valencia

Palma de Mallorca

Sevilla

Resto

01020304050607080

1998 1999 2000 2001

Madrid Barcelona Mlaga Palma de Mallorca

Facturacin Media (en horas)

0

0,5

1

1,5

2

2,5

3

Madrid Barcelona Bilbao Mlaga Valencia Palma deMallorca

Ajuste

32

Importancia de la Oficina de Recursos Humanos en la elaboracin del PDP

33

La ORH tiene la importante responsabilidad de liderar la DNCpara obtener un Plan de Desarrollo de Personas slido.

Involucraralosjefesygerentesenelproceso.PosicionaralaDNCcomounprocesoclave.Vincularlasaccionesdecapacitacinalaestrategia.AsegurarunPDPpertinenteyrelevante.SupervisarlacorrectaejecucindelPDP.

PlanificarelproyectoDNC

Obtenerapoyodelagerencia/direccin

Comunicarelproyectoalainstitucin

1. Inicio formal

34

DOCUMENTOS A REVISAR

DOCUMENTOS A REVISAR

2. Informacin general de la institucin

35

Plan Estratgico Institucional

PEI

Plan Estratgico Institucional

PEI

Plan OperativoInstitucional

POI

Plan OperativoInstitucional

POI

NormativaspertinentesNormativaspertinentes PDPs anterioresPDPs anteriores

Mantenertalleres,reuniones,gruposfoco,entrevistasconlosgerentes,losjefesyelpersonaldelasreasconelobjetodeobtenerinformacinrelevanteparalaelaboracindelPDP.

REUNIONES CONLAS REAS

REUNIONES CONLAS REAS

TALLER CON JEFES Y

GERENTES

TALLER CON JEFES Y

GERENTES

3 4

Recoleccin de datos en campo

36

Taller con gerentes

37

ComopartedelaDNCrevisaremosnuestrosobjetivosinstitucionalesparadeterminarsialgunosdeellosrequierenaccionesdecapacitacin

quecontribuyanconsulogro

LecorrespondealaORHparalaelaboracindelPDPliderarlaejecucindeestaactividad

Taller con gerentes / jefes

38

Accionesdecapacitacinqueapalancanalosobjetivos

Prestarserviciosalcolectivofaltantea

cubrir

Aumentarlaafiliacinalrgimen

Incrementarlarecaudacinyelportafoliodeinversiones

Racionalizarelgasto

Servicioalcliente

Tcnicasderecaudacin

Normativaderecaudacin

Planesdeafiliacineingreso

Simplificacinadministrativa

1=nfasisprimario 2=nfasissecundario

ObjetivoEstratgico1:Ampliacindelacobertura

Matrizdeobjetivosxaccionesdecapacitacin

Reuniones con las reas

39

Sirven para analizar con ms detalle las necesidades particulares de un rea

GraciasalreaABCporrecibirnos.Lospuntosquetrabajaremosenestareuninson:1.Revisindeobjetivos,prioridadesynecesidadesdelreaparadeterminarsialgunopuedeserapalancadoconaccionesdecapacitacin.

2.Necesidadesdecapacitacindelequipo.

Quien conduzca la reunin debe tenerexperiencia en manejo de grupos, unslido conocimiento de la metodologaDNC al igual que de la institucin, sus reas y procesos.

Categora Metodologa Programaspropuestos Participantes Duracin

La necesidadinstitucionalqueseindagar

Las tcnicasymtodosqueseemplearonfinalmenteenlarecoleccindedatos

Nombredeloscursosoprogramasdeformacinpropuestos

Losbeneficiariosdelosprogramasdeformacin

Duracin estimadadelosprogramaspropuestos

A1

B1

C2

MATRIZDERESULTADOSPROYECTODNC

Se puede segmentar la informacin por reas, departamentos, temas, etc.

5. Consolidacin de la informacin

40

ElborradordelplandecapacitacinesvalidadoporelequipointernodeelaboracindelPDP.Elobjetivoesasegurarlapertinencia

delosprogramasyestablecersuprioridad.

6. Validacin

41

Como norma general, los programas de la categora A (apoyar el logro de

objetivos), deberan tener la mayorprioridad pues le dan a la

capacitacin un valor estratgico

ProgramasdeFormacin Nivelesdeevaluacin Raciocinio

CursoA Reaccin yaplicacin Aprenden unahabilidad

Curso B Reaccinyaprendizaje Aprenden competenciastcnicas

CursoC Reaccine impacto Elprograma afectaralniveldeproduccin

CursoD Reaccin,impactoyROI Elprogramaafectaaunindicadortangible

La ORH debe establecer elnivel de evaluacin de cada programade capacitacin propuesto en el PDP

7. Planes de evaluacin

42

8. Ejecucin del plan

Tareas de carcter operativo que tienen por finalidadejecutar la oferta de capacitacin aprobada

en el cronograma establecido

Tareas:Organizareldesplieguedelplan.Buscarynegociarconproveedores.Coordinarfechasconinstructores.Difundirinformacindeloscursos.Inscribiralosparticipantes.Reproducirelmaterial.Arreglarlasinstalaciones.Buscarequiposaudiovisuales.Elaborarcertificadosdeasistencia.Aplicarlasencuestasdereaccin.Procesarlasencuestas.Receptarlasfacturasdeproveedores.Monitorearlaejecucindeloscursos.

43

Anlisis de los requerimientos de capacitacin

Haypresupuesto?

Culeselniveldelanecesidad?

Encajaelrequerimientoenalgunanecesidadinstitucional?

Culeselobjetivocentraldeaprendizaje?

Culessonlasaplicacionesquesepiensanhacerconelnuevoaprendizaje?

44

PrimeroaplicarlosdoscriteriosdeMager (2000)

Puntos clave del informe de pertinencia

1. Nivel de la necesidad Individual, desempeo, organizacional

2. Necesidad institucional Se determina si el requerimiento puede ser vinculado a alguna necesidad institucional3. Objetivo de aprendizajepropuesto

Resumen de los principales aprendizajes que se quiere generar en los participantes

4. Perspectiva de aplicacin

Dependiendo de la necesidad institucional identificada y con la informacin proporcionada por el requirente, se establece si la perspectiva de aplicacin es relevante

5. Decisin Sobre los puntos previos se decide si el requerimiento es pertinente o no.

45

La reaccin y percepcin que tienen los participantes del evento y suscaractersticas a la finalizacin del mismo.

Curso: Polticas de CrditoExprese su grado de acuerdo con las siguientes afirmaciones:

1. Las explicaciones del instructor fueron claras y comprensibles

2. El contenido tratado tiene utilidad prctica

3. Los materiales del curso son apropiados

4. La duracin del curso fue apropiada

Los tems de reaccin tienen que enfocarse ms al contenido del evento y la intencin de aplicacin, antes que al desempeo del instructor. Se recomienda que el 100% de cursos y eventos se evale en este nivel.

Evaluacin de reaccin

46

Evaluacin de reaccin, cont.

Desempeodelinstructor Objetivosycontenidosdelprograma

MaterialesRecursosaudiovisuales Logstica

Instalaciones

Desde el punto de vista del Modelo ROI, la informacin ms crtica de estaevaluacin es:

IntencindeAplicacin Niveldeautoeficacia

Favorabilidaddelentorno

47

Lapredisposicininicialquetieneelparticipanteparaaplicarloaprendidoensutrabajo.

IntencindeAplicacin

Elgradodeseguridadquetieneelparticipanteensuspropiascapacidadesparaaplicarloaprendido.

NiveldeAutoeficacia

Lapercepcindelparticipanterespectoalasfacilidadesquebrindaelentornodetrabajoparaaplicarlosaprendizajes.


Pronstico de la aplicacin

48

Pienso aplicar lo aprendido en mi trabajo.Los conceptos, herramientas y metodologas que he aprendido son aplicables a mi trabajo.El curso me ha generado algunas ideas que pienso aplicar en mi trabajo.

Estudios han demostrado que la intencin de aplicacin es uno de los predictores de la transferencia real al trabajo. Mayor intencin, mejor probabilidad de aplicacin.

IntencindeAplicacin


49

Me siento listo o preparado para aplicar lo aprendido en mi trabajo.Este curso ha aumentado mi seguridad con el tema.Tengo la seguridad de que me ir bien cuando aplique lo aprendido en mi trabajo.

Estudios han demostrado que si la intencin de aplicacin se acompaa deun bien nivel de autoeficacia, la probabilidad de transferencia es mayor

Autoeficacia


50

Dispongo del tiempo necesario para aplicar lo aprendido en mi trabajo.Dispongo de los recursos necesarios para aplicar lo aprendido en mi trabajo.Considero que mi jefe o compaeros me pueden apoyar en aplicar lo aprendido.Pienso que mi entorno de trabajo favorece la aplicacin de aprendizajes.

Los estudios sugieren que cuando la percepcin respecto al entorno de trabajoes negativa, las posibilidades de aplicacin estn seriamente limitadas, a pesarde los dos factores anteriores.



51


52

4=totalacuerdo3=deacuerdo2=endesacuerdo1=totaldesacuerdo

Culessupronsticorespectoa lasposibilidadesdeaplicacindeestecursoeneltrabajo?

Las acciones que los participantes estn en capacidad de realizarcomo consecuencia del programa de formacin.

Al final de este mdulo los participantes estarn en capacidad de:

Formular objetivos de aprendizaje

Accin o desempeoa ejecutar Objeto de la accin

Todo curso debera tener objetivos de aprendizajeentre el 40% y 60% de cursos deben evaluarse en este nivel

Evaluacin del aprendizaje

53

Evaluacin de aprendizaje, cont.

Al final del programa los participantes estarn en capacidad de:

1. Consultar y encontrar informacin en el Cdigo del Trabajo.2. Identificar los tipos de contratos de trabajo.3. Calcular la jornada laboral de acuerdo al tipo de contrato.4. Elaborar el rol de pagos.5. Calcular las provisiones de ley.6. Calcular liquidaciones.7. Explicar derechos y obligaciones del empleado y del empleador.

Las tareas donde la persona debe ser competente son los objetivos deformacin del programa

Curso: Legislacin Laboral

54

Es el objetivo de aprendizaje que se desea evaluarDesempeo

La tcnica o mtodo que se emplear para recoger los datos del sujeto evaluado

Mtodo

Los elementos necesarios para que se genere el desempeoCondiciones

Los estndares contra los cuales se comparar el desempeo para juzgar su nivel de dominio

Criterios

Elementos para una evaluacin de aprendizaje

55

ObjetivosCognoscitivos

ObjetivosProcedimentales

Definir los cinco niveles de evaluacin de los programas.Definir los cinco niveles de evaluacin de los programas.

Instalar un censor de carga.Instalar un censor de carga.

ObjetivosAfectivos

Identificar prcticas organizacionales contrarias a la responsabilidad social corporativaIdentificar prcticas organizacionales contrarias a la responsabilidad social corporativa

Tipos de Objetivosde Aprendizaje

Tipos de objetivos de aprendizaje

56

Instrumentos y criterios de evaluacin del aprendizaje

ObjetivosCognoscitivos

ObjetivosProcedimentales

Pruebas de conocimientosPruebas tcnicasPruebas oralesAnlisis de casos

Juego de rolesPruebas de desempeo ySimulaciones con el usode listas de chequeo y rbricas de evaluacin

Son las respuestas correctasde la pregunta o del caso Estndares de proceso

Estndares de resultadoEstndares mixtos

57

reas que se pueden evaluar en el nivel de aprendizaje

1Conocimientos

2Procedimental(destrezas)

3Procedimental(habilidades)

Ej. Explicar los cinco niveles de evaluacin de los programasEj. Explicar los cinco niveles de evaluacin de los programas

Ej. Manejar un montacargasEj. Manejar un montacargas

Ej. Usar tcnicas de persuasin con un clienteEj. Usar tcnicas de persuasin con un cliente

4Actitudinal(valores, actitudes)

Ej. Juzgar la moralidad de ciertas decisiones de negociosEj. Juzgar la moralidad de ciertas decisiones de negocios

5Productos(no mide conducta)

Ej. Evaluar la calidad de un producto tangible (una mesa, un equipo arreglado, etc.)Ej. Evaluar la calidad de un producto tangible (una mesa, un equipo arreglado, etc.)

58

Evaluacin de aplicacin

Las acciones que los participantes llevarn a cabo en su trabajo,despus del programa de formacin.

Cursos Objetivos de aplicacin (N3)

Tcnicas de entrevista Aplicar las tcnicas de entrevistas en al menos el 90% de las entrevistas de forma inmediata

Rediseo de procesos Redisear el 100% de los procesos del rea hasta fin de ao

Habilidades de negociacin Usar las habilidades de negociacin en al menos el 80% de transacciones con los proveedores

Asesora comercial Asesorar a todos los clientes de acuerdo a las tcnicas aprendidas en el curso

Si resulta difcil plantear objetivos N3 a un curso, pregntese:Es pertinente este curso? beneficia a la institucin?

Entre el 20% y 40% de cursos deben evaluarse en este nivel.

59

Aprendizajeenelprograma

Resultadoseimpacto

LaAplicacindelosAprendizajeseselpuenteindispensable paraquelacapacitacin

tengaimpactoyretornodeinversin

APLICACIN

Un curso sin perspectivas significativas de aplicacin NO debe realizarse

Evaluacin de aplicacin, importancia

60

50 jefes van a un curso de formacin de instructores. Despus de un ao solo 5 de ellos han realizado cursos en la institucin.

Un grupo de personas va al curso de mejoramiento de procesos. Seis meses despus se encuentra que no se ha realizado el mejoramiento de ningn proceso.

Un grupo de gerentes asiste al curso formulacin de objetivos e indicadores de gestin. A los tres meses se constata que ninguno de ellos ha formulado objetivos ni indicadores para sus reas.

Importancia de la aplicacin, cont.

61

Nuevo paradigma

Lagenteasisteauncurso,aprendeyalregresarasutrabajo,aplicarloqueaprendi.

Lagenteasisteauncurso,aprendeyalregresarasutrabajoNOaplicar loqueaprendi,amenosqueseleinduzca.

Paradigmaantiguo

Paradigmaactual

62

Caractersticas delindividuo

DiseoInstruccional

Caractersticas delentorno y la cultura

organizacional

Aprendizaje en el programa

Aplicacinen el

trabajo

Factores que afectan la aplicacin

63

El proceso de aplicacin, ejemplo

1 Aprender las caractersticas de la retroalimentacin2 Aprender los pasos de la retroalimentacin

3 Hacer juegos de roles con otros participantes para ensayar los pasos de la retroalimentacin

4 Aplicar los pasos de la retroalimentacin en una situacin real con un colaborador

5 Continuar las retroalimentaciones de manera regular con todos los colaboradores

6 Sobre los principios de la retroalimentacin, delegar y empoderar a los empleados para tener un mejor impacto en el desempeo del grupo

CURSO: Retroalimentacin del desempeo Dirigido a: Jefes

Aprendizaje Desempeo

64

Procedimientos sobre el nivel de aplicacin

65

Discernircundosedebeevaluarlaaplicacin

Inductoresdelaaplicacindelosaprendizajes

Evaluacindelaaplicacin

Cundo evaluar aplicacin o impacto

66

1.Losprogramasqueseevalanenimpactosiempresederivandelanlisisdeunobjetivoinstitucional.Esdecir,sonprogramasdenivel3(organizacional).

2.Sinembargo,notodoprogramadenivelorganizacionalsepuedeevaluarenelniveldeimpactoporquevaadependerdeltipodeindicadorasignadoalobjetivo.

3.Losprogramasqueseevalanenaplicacinnonecesariamenteestnvinculadosaunobjetivoinstitucional(puedenserdenivelindividualydedesempeo).

Analicelassiguientesguas

Tipos de objetivos e indicadores

67

ObjetivosDescripcin de

resultados a lograr

Tipo de objetivo

IndicadoresLas mtricas o evidencias de cumplimiento del objetivo

MetasEl nivel de

desempeo y el plazo

ResponsablesLa persona, grupo

o equipo que rendir cuenta del logro del objetivo

PrioridadImportancia del objetivo

Incrementar el nmero de afiliados

IMPACTO Nmero de afiliados

Actual: 150Meta: 210Plazo: dic 2014

Mara, Juan y Eva 50

Elaborar el manual de polticas de personal

ACCINManual de polticas elaborado

Plazo: Octubre 30, 2014

Grupo de la regin norte 50

Matriz de Objetivos

Objetivosdeimpacto Objetivosdeaccin

Describen efectosulteriores de la gestin

Describen actividades clavesque se deben realizar

Tipos de objetivos, indicadores y nivel de evaluacin

68

Escalaomtricaparamedirdimensionesdeldesempeo

Escalaomtricaparamedirdimensionesdeldesempeo

Impacto

Evidenciadelogrooentregable

EvidenciadelogrooentregableAccin

Evaluacindeimpacto

Evaluacindeaplicacin

Tipodeobjetivo

Tipodeindicador

Aprendizaje o aplicacin?

69

Considerelassiguientesguas

1.Serecomiendaevaluarenaprendizajeprogramasdenaturalezaaltamentecognoscitiva(cursodeLeydecontratacin)oaltamenteprocedimental(cursodemanejodelaempacadoraocursodemanejodeMicrosoftProject).

2.Engeneralespreferibleevaluarenaplicacincursosquedesarrollancompetenciasinterpersonales(cursodenegociacin,formacindeinstructores,tcnicasdeentrevista,servicioalcliente,trabajoenequipo,tcnicascomerciales,etc.).

Inductores de la aplicacin de los aprendizajes

Polticadecapacitacin

Agentesdedesarrollo

Elaboracindelplandeaccin

Instructoresinternos

70

Poltica de capacitacin

Elreadeformacin/capacitacinpuededefinircomopolticas:

1.Todorequerimientodecapacitacindebeplantearlasaplicacionesarealizar.2.Elpersonalqueasistedebeelaborarsuplandeaccin/aplicacin.3.Losjefesdebenreunirseconelpersonalpararevisaryaprobarelplan.4.Losjefesyelreadecapacitacinevaluarnelplanenloscasosdefinidos.5.Losinstructoresinternosapoyarnenlaformulacinyevaluacindelosplanes.

71

El agente de desarrollo

El rea de formacin/capacitacin debe formar a la persona que maneja personas(supervisores, jefes, gerentes, etc.) para que desempeen el papel deagentes de desarrollo.

Objetivos de Aprendizaje, N2

Aprender las estrategias de aplicacinque se pueden aplicar antes, durante ydespus de los eventos de capacitacin,para que los colaboradores apliquen loaprendido en el trabajo.

Objetivos de Aplicacin, N3

Aplicar las estrategias de aplicacinen el 100% de los casos donde loscolaboradores asistan a programasde capacitacin.

Objetivos de Aplicacin, N3

Aplicar las estrategias de aplicacinen el 100% de los casos donde loscolaboradores asistan a programasde capacitacin.

Formacin de agentes de desarrollo

72

Prcticas de alto impacto: agente de desarrollo

1.Explicarymotivaralpersonalporquesimportantequeasistaalcurso

EsimportantequeasistasalcursopueslastcnicasqueaprenderslasaplicaremosenelproyectoX.

HehechoarreglosparaqueJuanyMaracubrantutrabajodurantetuausencia.Meinteresamuchotucapacitacinyte

deseoxitosenelprograma.

Reunin de mximo3 minutos

73

2.Demostrarintersaloscolaboradoresduranteelevento

Asistir a la inauguracin

Acompaarles en el almuerzo


Ir a la clausura del evento

74


3.Revisaryelaborarelplandeaccinoaplicacinconlapersona/grupocuandoregresendelaformacin

Graciasporasistiralareunin.Revisaremosydefiniremostuplandeaccindemodoquepuedasaplicartusnuevos

aprendizajesenbeneficiodelosproyectosdelrea.

Quideasdeaplicacintienes?

75

Esta reunin marca la diferenciaentre la capacitacin con impacto

y la capacitacin tradicional

Jos,tellamoparaindicartequellegelmomentodehacerlaevaluacindelplandeaccinquehicistecontugenteque

asistialcursodepresupuestos

4.Evaluarelcumplimientodelplandeaccincuandollegueelmomento

DeacuerdoAndrea.Reunmonospara

planificarlaevaluacin.


Jefe decapacitacin

Jefe derea

76

1. Datos del programa2. Objetivo de aplicacin o desempeo

Tareas Responsable Plazo3. Estrategias de evaluacin

1. El formato se elabora mximo una semana despus que los participanteshan terminado el programa de formacin.

2. El formato debe ser elaborado entre la/s persona/s que recibi el curso y su jefe directo.

3. Una copia del formato debe ser enviada al rea de capacitacin.4. El rea de capacitacin solicitar al rea involucrada que evale el cumplimiento

del plan de accin una vez que llegue el momento (evaluacin de aplicacin).

DESPUS DEL CURSO

El plan de accin / aplicacin

77

Esteplaneslabaseparalaevaluacindelaaplicacin

Subsistema de instructores internos

Reclutamiento

Capacitacindeformadores

Ejecucindelacapacitacin

Evaluacindeaprendizajes

Induccindelaaplicacin

Motivacindelosformadores

1

2

3

4

5

6

78

Induccin de la aplicacin

Losinstructoresinternosdelaorganizacin:

1.Definirnobjetivosdeaprendizajeorientadosaldesempeo.2.Formularnlosobjetivosdeaplicacindeloscursosquedicten.3.Sugerirnlasestrategiasdeaplicacindeloscursosquedicten.4.Indicarnalosagentesdedesarrollolascondicionesorganizacionalesnecesariasparalaaplicacin.

5.Participarnenlaelaboracindelosplanesdeaplicacin.6.Apoyarnenlaevaluacindelaaplicacin.

79

El rea solicitante define los objetivos preliminares de aplicacin

Los participantes, hacia el final del curso,elaboran un borrador del plan de accin

Los participantes y su jefe se renenpara definir el plan de accin

Llegado el momento, se evala el plande aplicacin y se presenta un informe

Objetivos de aplicacin

Cmo evaluar la aplicacin

80

Objetivos de aplicacin fciles o difciles de plantear?

81

Losobjetivosdeaplicacinsonfcilesdeformularcuandolacapacitacinresponderealmenteanecesidadesrealesdeldesempeo.

Cuandosepiensaprimeroenelcursoynoenlasnecesidadesdeltrabajo,losobjetivosdeaplicacinsuelenserdifcilesdeplantear.

Cuando una institucin logra evaluar de manera habitual la aplicacin de de varios cursos, realmente ha evolucionado hacia un nivel ms relevantey estratgico de su proceso de capacitacin.

Indicador de xito

Evaluacin tipo A

Evaluacin del cumplimiento del plan de accin

Evaluacin tipo B

Evaluacin del comportamiento in situ

Tipos de evaluacin de aplicacin

82

Objetivos de aplicacin Evaluacin in situ

Dictar un curso de anlisis de crdito a los analistas nuevos, en un plazo no mayor a dos meses (curso: formacin de instructores).

Disear una evaluacin de reaccin para medir la efectividad de las competencias en las que fue capacitado

Aplicar el modelo de los cinco pasos para atender a todos los clientes (curso: Servicio al cliente).

Cliente incgnito, realizar visitas aleatorias a quienes fueron capacitados

Retroalimentar a todos los colaboradores en un plazo no mayor a un mes sobre su evaluacin del desempeo (curso: Tcnicas de retroalimentacin).

Registro de retroalimentaciones efectuadas. Los colaboradores llenarn un formato para evaluar las habilidades de retroalimentacin de su jefe

Redisear al menos la mitad de los procesos del rea. Plazo: al finalizar el segundo semestre del ao (curso: mejoramiento de procesos)

Evidencia: manuales de los procesos rediseados del rea. El manual debe contener la mitad de los procesos del rea y estar diseados de acuerdo a los parmetros que se ofrecieron en el curso

Evaluacin tipo B, ejemplos

83

Cursos Objetivos de impacto (N4)Atencin al usuario Incrementar el ndice de satisfaccin del usuario en un 7%

Recuperacin de cartera Disminuir el volumen de cartera vencida en 5 puntos

Elaboracin de plizas de seguro Reducir el tiempo de emisin de las plizas. Actual 24 horas, meta: 12 horas.

Instalacin de equipos de internet Aumentar el nmero de instalaciones mensuales en un 10%

Los resultados que se esperan como consecuencia delcurso y que sern medidos por indicadores de gestinpreviamente identificados.

No todos los cursos de formacin se miden en este nivel, pero tenga en cuentaque a partir de este nivel, la capacitacin tiene un valor estratgico.Entre el 10% y 20% de cursos deben evaluarse en este nivel.

Evaluacin de impacto

84

NivelOrganizacional

Impacto

Tangiblea. Tiempo b. Volumenc. Calidadd. Costos

Intangiblea. Satisfaccinb. Motivacin c. Compromisod. Otros

Programas de nivel 4se miden en el nivel de impacto.

ROI

Evaluacin de impacto, cont.

85


86

Anlisis de Impacto Esmalte: Defectos por Unidad: Cscara de Naranja

0

5

10

15

20

25

Ene-07 Feb-07 Mar-07 Abr-07 May-07 Jun-07 Jul-07 Ago-07 Sep-07 Oct-07 Nov-07 Dic-07 Ene-08 Feb-08 Mar-08 Abr-08 May-08 Jun-08

ALnea Base

enero - mayo 2007promedio = 9.6

Perodo de formacin y evaluacinjunio 2007

BPerodo de Impacto

julio 2007 - junio 2008promedio = .167

Posible mejoraM = B - A

-9.433 = .167 - 9.6


87

Anlisis de Impacto: Promedios Mensuales de Ventas

0,00

50.000,00

100.000,00

150.000,00

200.000,00

250.000,00

300.000,00

Meses

Volu

men

de

vent

as

Series1 134.63 120.52 169.58 171.83 150.86 151.06 182.45 174.58 208.77 183.85 217.33 196.78 205.60 246.84 241.44 222.29 206.19

ENERO/2007

FEBREO/20

07

MARZO/2007

ABRIL/2007

MAYO/2007

JUNIO/2007

JULIO/2007

AGOSTO/20

SEPTIEMBR

OCTUBRE/2

NOVIEMBRE/

DICIEMBRE/

ENERO/2008

FEBRERO/2

MARZO/2008

MAYO/2008

JUNIO/2008

ALINEA BASE

PROMEDIO = $ 171 858.40

BINTERVENCIN(Capacitacin)PROMEDIO =$ 224 477,02

Inicio de la capacitacin

Fin de la capacitacin

PERIODO DEINTERVENCIN

Mejora = B - A$ 52 618,62


88

Gruposdecontrol

Anlisisdetendencias

Mltipleslneasbase

Estimacinde

expertos

Mtodosdeaislamientodelosefectosdelprograma


89

Grupo APromedio de ventas40 (experimental)

Grupo BPromedio de ventas

40 (control)

Recibe cursode capacitacin

No recibe cursode capacitacin

Promedio de ventasdespus de un ao

60

Promedio de ventasdespus de un ao

40

La mejora de 20 puntos se debe al curso de ventas

Grupos de Control


90

1009080706050403020100

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

Volu

men

de

vent

as

Lneabase

Curso deventas

X = 40

Pronosticada

Real

X = 40

X = 60

brecha

Punto decorte

Anlisis de tendencias


91

Tasa de seleccin

0

5

10

15

20

25

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15

A B

Costos de reclutamiento

0

2

4

6

8

10

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

Num

ero

A B

Tiempo de Ciclo

0

10

20

30

40

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15

# dias

A B

Mltiples lneas base


92

Probables factores de influencia

Porcentaje de influencia

Porcentaje de confianza o

seguridad en la estimacin

Porcentaje de influencia ajustado

Demanda inusitada delproducto 10% 60% 6%

Efecto de la publicidad 26% 80% 21%

Condicionesmacroeconmicas favorables 10% 50% 5%

Curso de ventas 54% 70% 38%

TOTAL 100% (debe sumar 100%)(no debe

sumar 100%)Estimacin del

grupo de expertos


93

Estimacin del grupo de expertos: 38%

Mejora = punto de corte - lnea base 60 40 = 20 (mejora)20 x 0.38 = 7.6 = 8

Los expertos estiman que de los 20 puntos de mejora, unos 8 puntosse deben a la influencia del curso de ventas.

Se trata de una estimacin bastante conservadora


94

Evaluacin del retorno de inversin

95

Cursos Objetivos ROI (N5)

Tcnicas de ventas Un ao despus del curso por cada dlar invertido esperamos un retorno de $ 2.2 dlares

Estrategias de marketing Un ao despus del curso se espera una relacin costo beneficio de 1:3

Mejoramiento de la calidad de productos Un ao despus del curso se espera un retorno de inversin del 200%

El retorno econmico esperado de la inversin efectuada

Se puede calcular ROI siempre que hayan existido impactos positivos (N4),los beneficios puedan ser costeados y se hayan registrado la categora decostos del programa. Entre el 5% y 10% de cursos deben evaluarse en este nivel.

ROI% =Beneficios Netos del Programa

Costos del ProgramaX 100

Donde: Beneficios Netos del Programa =

Beneficios del Programa Costos del Programa

Evaluacin del retorno de inversin, cont.

96

Beneficios Costos Beneficio neto Razn costo beneficio (RCB) ROI%

4000 5000

5000 5000

6000 5000

7000 5000

8000 5000

Beneficio neto = beneficios costosRazn costo beneficio = beneficios / costosROI% = (beneficio neto / costos) * 100

Entendiendo al ROI


97

DIRECTOS Honorariosdeinstructores. Transporte,viticosy

hospedaje. Alimentacin. Reproduccindematerial. Rentadelocales. Alquilerdeequipo.

INDIRECTOS Salarioyprestacionesdelos

participantes. Salariosyprestacionesdel

personalqueorganizalacapacitacin.

Suministrosyservicios(telfono,agua,luz).

Costos de la capacitacin


98

Competencias del nuevo responsable de la capacitacin

99

Persuasin,influencia Bsquedadeinformacin Enfoqueenresultados

Deteccin

Desarrollodepersonas Enfoqueenlacalidad Asesoramiento

Contribuirconeldesarrollo

Comprensindelainstitucin Manejodelcambio Gestindeproyectos

Modelarlacultura

gestiÓn de la capacitaciÓn -...

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