KARLA JANZ

GESTÃO DA INFORMAÇÃO NA ADMINISTRAÇÃO ESCOLAR E SEU

BENEFÍCIO PARA A EDUCAÇÃO

JOINVILLE 2007

KARLA JANZ

GESTÃO DA INFORMAÇÃO NA ADMINISTRAÇÃO ESCOLAR E SEU

BENEFÍCIO PARA A EDUCAÇÃO

Trabalho de Conclusão de Curso apresentado ao Curso de Pedagogia, da Faculdade de Educação de Joinville, como requisito parcial para obtenção do Diploma de Pedagogia, sob orientação da Professora Mestre Rosemari Conti Gonçalves.

JOINVILLE 2007

AGRADECIMENTOS

Tenho muito a agradecer...

Ao companheirismo e carinho recebido das minhas colegas de

turma, Dione, Janaina, Maria Amélia e Solange. Incansáveis

praticantes do bom humor e da harmonia em grupo.

À compreensão, à paciência e ao apoio moral dos meus filhos,

Elton e Juliana, que durante esse período de ausências, se

mostraram fortes e independentes. Motivo de orgulho para

mim.

Ao exemplo de garra e determinação que recebo sempre da

minha irmã Karin, bem como do seu apoio em todos os

sentidos.

À energia positiva que recebo dos meus pais, Rody e Vilma, ao

amor e à fé que eles têm por mim.

SUMÁRIO

1. INTRODUÇÃO ................................................................................................ 4

2. CAPÍTULO I – GESTÃO DA INFORMAÇÃO PARA A QUALIDA DE DA EDUCAÇÃO .......................................... ............................................................... 6

2.1. A INFORMAÇÃO E SUA IMPORTÂNCIA PARA A GESTÃO ESCOLAR . 7

2.2. USO DAS INFORMAÇÕES E SUA FINALIDADES ................................... 8

2.3. INFORMAÇÃO PARA QUALIFICAR A EDUCAÇÃO ................................ 13

3. CAPÍTULO II – GESTÃO DA SECRETARIA ESCOLAR: O AD MINISTRATIVO A SERVIÇO DO PEDAGÓGICO ........................... ............................................... 19 3.1. PERFIL DO SECRETÁRIO ESCOLAR E SUA CONTRIBUIÇÃO PARA UMA GESTÃO EFICAZ ................................................................................................. 19

3.2. O RECURSO TECNOLÓGICO AUXILIANDO NA GESTÃO ADMINISTRATIVA ............................................................................................... 21

4. CAPÍTULO III – SISTEMAS DE GESTÃO ESCOLAR....... ............................. 26

4.1. SOLUÇÕES A SERVIÇO DA GESTÃO ADMINISTRATIVA ESCOLAR ... 28

4.2. BENEFÍCIOS DA TECNOLOGIA ALIADA À GESTÃO ............................. 34

5. CONSIDERAÇÕES FINAIS ........................... ................................................ 40

6. REFERÊNCIAS ............................................................................................... 42

7. ANEXOS ......................................................................................................... 46

INTRODUÇÃO

A contribuição que pretendo oferecer com este estudo é no sentido da

reflexão sobre a importância dos dados e respectivas informações que podem estar

disponíveis na Escola, permitindo que o gestor articule medidas em favor do seu

alunado e corpo docente.

Procuro analisar a importância da tecnologia dos sistemas de gestão escolar

com ênfase nas informações que o gestor e sua equipe obtêm com esse

instrumento, não apenas como facilitador do trabalho burocrático mas,

principalmente, como instrumento de articulação do trabalho administrativo com o

pedagógico. Partir desse ponto fez com que essa pesquisa evoluísse para uma

compreensão do tratamento e o processo das informações estatísticas que circulam

no espaço escolar.

Percebendo essa movimentação e aliada aos estudos de pesquisa, venho

buscar identificar até que ponto os dados registrados em sistemas informatizados

podem contribuir para a qualidade da educação brasileira.

Os objetivos específicos que norteiam esse trabalho são o de analisar como

as escolas controlam seus dados e qual a finalidade das informações e, ainda,

conhecer diferentes opções de sistemas de gestão disponíveis no mercado e seus

diferenciais para o benefício do administrador escolar. O universo pesquisado são

escolas públicas municipais de Joinville, em Santa Catarina, embora mencione,

também, uma experiência de gestão da Secretaria de Educação de Jundiaí no

estado de São Paulo.

O presente trabalho foi elaborado com base em pesquisa documental feita em

livros e artigos publicados em revistas e periódicos da internet, fundamentando as

pesquisas, de cunho exploratório, com diferentes agentes da administração escolar

e de empresa desenvolvedora de software.

Abordo, no capítulo inicial, sobre a gestão da informação no espaço

administrativo e pedagógico da Escola, buscando compreender os conceitos e

aspectos que norteiam a informação e identificando como a utilizar para qualificar a

educação. No campo prático, apresento alguns depoimentos e um estudo realizado

em conjunto pelo UNICEF, PNUD e INEP/MEC.1

No segundo capítulo, enumero algumas características próprias do perfil do

profissional que atua na Secretaria Escolar, bem como sua contribuição para uma

gestão eficaz. Adiante, destaco o recurso tecnológico como parte integrante de uma

gestão eficiente, procurando analisar como a articulação entre o administrativo e o

pedagógico pode beneficiar a Escola.

No terceiro capítulo, apresento alguns conceitos sobre esta ferramenta

chamada Software, destacando algumas empresas do mercado nacional e de Santa

Catarina, cujos produtos são dirigidos ao mercado educacional, proporcionando

diferentes sistemas de controle, conforme poderemos conferir pela entrevista com

um empresário de Joinville, especialista na área de gestão educacional. Busco tecer,

também, uma análise de suas características procurando evidenciar os diferenciais

para o benefício do administrador escolar.

Finalizando, nas considerações finais, procuro registrar as observações

resultantes da pesquisa de campo, bem como identificar os caminhos que levam

para a tão almejada qualidade da educação.

1 UNICEF – United Nations Children’s Fund (Fundo das Nações Unidas para a Infância) PNUD – Programa das Nações Unidas para o Desenvolvimento. INEP/MEC – Instituto Nacional de Estudos e Pesquisas Educacionais Anísio Teixeira/Ministério da Educação e Cultura.

CAPÍTULO I

GESTÃO DA INFORMAÇÃO PARA A QUALIDADE DA EDUCAÇÃO

"A informação tecnológica pode ser a maior ferramenta dos tempos modernos, mas é o julgamento de negócios dos humanos que a faz poderosa" Charles B. Wang.

Desde que o ser humano desenvolveu a escrita, as informações vêm sendo

registradas e manipuladas. Um simples fichário com informações dos estudantes

pode ser considerado um sistema de informações. Ao dispor suas fichas em ordem

alfabética, por exemplo, o indivíduo estará fazendo seu processamento, para facilitar

posteriormente a recuperação da informação.

A informação é um produto precioso e para poder obter, em tempo real, ou

instantaneamente, a informação que poderá fazer a diferença em um processo

decisório, podem ser utilizados diversos caminhos, e, às vezes, nem sempre os

melhores. Muitas dessas decisões, obtidas dentro do tempo e do espaço certo,

podem mudar a vida de muitas pessoas.

Trazendo essa prática para a informática, o uso do computador potencializa a

realização de inúmeras tarefas na manipulação da informação, que são inviáveis no

procedimento manual. Ragioto complementa que

dos computadores, podemos extrair dados estatísticos, financeiros, contábeis, mas isolados. A Informação é um produto da mente humana, que com a ajuda de algum dado, adiciona a este elemento o seu conhecimento pessoal e outras informações para gerar o produto de que o sujeito precisa (2007)

Nessa perspectiva, o homem pode buscar a informação, acrescentar a ela

seus próprios conhecimentos e extrair o produto que é a tomada de decisão. A

seguir será abordado como a escola, na pessoa do gestor e sua equipe, tem acesso

às informações e como podem ser gerenciadas.

2.1 A INFORMAÇÃO E SUA IMPORTÂNCIA PARA A GESTÃO ESCOLAR

Para discutir como a Escola pode se beneficiar da informática, serão

abordados, a seguir, alguns conceitos e as práticas administrativas.

Existem três termos associados entre si que precisam ser esclarecidos para

entender melhor o sistema de informação, que são os dados, a informação e o

conhecimento.

Os dados representam a matéria-prima a ser utilizada na produção de

informações. Em suma, dados são sinais que não foram processados,

correlacionados, integrados, avaliados ou interpretados de qualquer forma. A

informação vem da palavra latina informare, que significa dar forma a algo. Assim,

informações são dados coletados, organizados, ordenados, aos quais são atribuídos

significados e contexto. Já o conhecimento é um conjunto de informações que

incluem reflexão, síntese e contexto. O conhecimento pode ser um refinamento de

informações. A ele está associada uma certa dose de inteligência que é capaz de

fazer associações entre informações, experiências e conceitos e elaborar

conclusões.

As organizações escolares estão repletas de dados que poderiam tornar-se

informações valiosas para algum usuário diante de um problema de decisão. No

entanto, muitas vezes essas informações não são usadas, seja por falta de sua

disponibilidade ou por não estarem apresentadas de forma mais adequada.

Em recente entrevista com a pedagoga e consultora na área de gestão

Débora Dias Gomes, sobre planejamento estratégico com saída para a crise,

esclareceu que em Gestão, é essencial agir sobre os resultados. Uma das falhas

comuns no planejamento que as escolas em geral cometem é a falta de controle e

verificação. Para ela, é preciso ter um banco de dados e não um “bando de dados”

(grifo da autora), para checar se o que se planejou está sendo realizado. (2007)

Nesse sentido, Rezende e Abreu afirmam que é preciso monitorar para ter controle,

controlar para gerenciar e melhorar o que precisa ser melhorado. (2000)

Diante da análise dos dados registrados pelas escolas da rede de ensino do

município de Joinville, alguns especialistas que atuam nas áreas de supervisão e

orientação, contribuem citando alguns benefícios resultantes da organização em um

sistema de gestão escolar para o dia-a-dia desses profissionais.

Dentre esses benefícios se destaca a rapidez nos processos em diversos

aspectos como na consulta dos registros de tarefas não feitas, livros lidos e faltas

justificadas. Também, a rapidez de resposta aos interessados em relação ao

desempenho do estudante, nas impressões de documentos pedagógicos e

administrativos e na consulta a boletins de anos anteriores ou consulta às

ocorrências no caso de um estudante apresentar dificuldade de aprendizagem. Além

da rapidez nos processos, afirmaram, ainda, que os dados dão maior apoio

pedagógico nas tomadas de decisão permitindo a possibilidade de fazer uma

avaliação constante dos estudantes, inclusive para aulas de reforço.

Assim, pode-se dizer que não basta que a informação esteja ao nosso redor.

Informação abundante que não está organizada não tem valor.

2.2 USO DAS INFORMAÇÕES E SUAS FINALIDADES

As informações disponíveis no espaço escolar têm diferentes finalidades. A

principal delas são os registros enviados anualmente para o Censo Escolar,

organizados pelo INEP/MEC – Instituto Nacional de Estudos e Pesquisas

Educacionais Anísio Teixeira / Ministério da Educação e Cultura, que tem o

compromisso social de buscar informações para subsidiar a formulação de políticas

na área da educação. De acordo com Pacheco,

uma de suas atribuições é elaborar diagnósticos e recomendações decorrentes da avaliação da educação básica, por meio do desenvolvimento e implementação, na área educacional, de sistemas de informação e documentação que abrangem estatísticas, avaliações, práticas pedagógicas e de gestão das políticas educacionais. Esses dados orientam as ações dos gestores públicos da educação no Brasil e, quanto mais precisos, melhor para a sociedade brasileira como um todo. (2005)

São objetivos do INEP garantir a permanência dos alunos na escola, oferecer

dados precisos e atualizados para subsidiar a implementação e o monitoramento

das políticas públicas educacionais e a gestão escolar, fornecer mecanismos para

uma gestão escolar mais eficiente, otimizar a distribuição dos recursos públicos

federais, alocados de acordo com número de matrículas e possibilitar a integração

com os programas sociais. (INEP, 2006)

O censo escolar é respondido por uma pessoa, normalmente pelo secretário

ou diretor da escola. Ele consiste no preenchimento de um cadastro para cada

aluno. Nessa ficha, são solicitados dados como, nome completo, data de

nascimento, sexo, cor/raça, nome dos pais, naturalidade, endereço residencial e se

necessita de atendimento escolar diferenciado — hospitalar ou domiciliar —, se

utiliza transporte público, se tem necessidade educacional especial ou se recebe

apoio pedagógico. São lançadas, também, informações sobre o rendimento escolar

do ano anterior. (CENSO ESCOLAR, 2007)

Nas escolas do município de Joinville, os dados para o censo já ficam

registrados no sistema informatizado, agilizando a rotina e evitando o retrabalho

permitindo que o usuário possa pré-validar as informações antes de submeter ao

processo de migração ao Educacenso.

As demais informações sobre o alunado costumam circular internamente, e

são registradas, principalmente, em boletim de notas; registros de ocorrência;

registros de faltas; controle de tarefas não feitas, entre outros documentos, que são

utilizados para o esclarecimento da vida escolar do estudante em reunião de pais.

Relatório e gráficos de notas são utilizados nos Conselhos de Classe, permitindo

uma análise comparativa entre bimestres, turmas, entre outras variações.

Nas escolas municipais de Joinville, por exemplo, o gestor e sua equipe

pedagógica têm condições de acompanhar todo o processo educacional do seu

alunado. Os especialistas têm à sua mão o controle de fluxo de matrícula com

fechamentos mensais das movimentações, permitindo a consulta por sexo,

quantidade de admitidos, transferidos, evadidos, mudanças de turma, conclusões de

curso e outras informações, organizadas por curso/série/etapa e por turno. Têm

acesso fácil, ainda, aos controles especializados para turmas de correção de fluxo –

aceleração por defasagem idade/série.

Quanto ao acompanhamento do rendimento do alunado, os especialistas se

utilizam de quatro rotinas para monitorar um dos pontos chave na gestão escolar. A

primeira é a pesquisa de alunos com rendimento insuficiente ou extraordinário, por

disciplina ou conjunto de disciplinas, por período e intervalo de notas. A segunda

rotina é a possibilidade de comparar o rendimento de turmas, no conjunto das

disciplinas escolhendo os períodos – bimestres, trimestres, etc. Na terceira é

possível acompanhar o risco de reprovação já que pode visualizar de forma rápida a

quantidade de alunos em cada intervalo de notas. E, a quarta rotina refere-se ao

acompanhamento da freqüência dos alunos por demonstrativos gráficos da evolução

da quantidade de faltas. Muitos desses controles são exigidos pela Secretaria

Municipal de Educação que, por sua vez, os encaminha para o Instituto Ayrton

Senna.

O IAS — Instituto Ayrton Senna — desenvolve ações na área educacional em

Joinville por intermédio do Programa Escola Campeã e Rede Vencer. O Projeto

Rede Vencer, permite aos municípios parceiros potencializarem as tecnologias já

implementadas, atuando de forma integrada junto aos alunos e professores, por um

lado, e secretários de educação e dirigentes educacionais, por outro. A Rede

promove, ainda, um elevado padrão de qualidade no processo e no resultado da

aprendizagem dos alunos, além de propiciar a análise sistemática dos dados

educacionais, garantindo intervenções rápidas e eficientes.

Indicadores de sucesso, diagnósticos da realidade educacional, relatórios de

acompanhamento, intervenção e avaliações de processo e de resultado pautam o

trabalho técnico realizado. As tecnologias sociais que compõem a Rede Vencer são

compostas por quatro programas. Dois deles controlam a correção de fluxo escolar

denominados por ‘Se Liga’ – pela alfabetização dos alunos defasados e ‘Acelera

Brasil’ – pela aceleração da aprendizagem dos alunos defasados. O terceiro

programa controla a alfabetização nas séries regulares do ensino fundamental

através do ‘Circuito Campeão’ que gerencia as quatro primeiras séries. Já, o

programa ‘Gestão Nota 10’ acompanha a gestão das unidades escolares e das

secretarias municipais e estaduais de educação. (IAS, 2007)

Desde 2004, período em que foi firmada a parceria entre o Instituto Ayrton

Senna e a Secretaria de Educação de Joinville houve um aumento no controle dos

dados para o administrador escolar. A Supervisora de uma unidade escolar do

município de Joinville, descreve os benefícios que essa parceria trouxe para a

escola: “Conseguimos elevar o índice de aprovação pelo controle de faltas e notas

abaixo da média, trabalhando melhor de acordo com a nossa realidade. Com os

dados registrados no ‘Acompanhamento Mensal’ – relativo ao trabalho do professor

em sala – fez-se mais formação em serviço com novos conhecimentos na busca da

melhor forma de ensinar; conseguiu-se mais parceria com os pais através dos

registros relativos à responsabilidade, etc.”.

Outro exemplo prático de serviço é o Diário de Classe Informatizado. Essa

rotina permite que os professores lancem as notas no sistema, de qualquer lugar

que tenha acesso à internet. Esse procedimento oferece maior segurança nos dados

registrados, já que são de responsabilidade de uma pessoa apenas.

Em relação ao ambiente da Biblioteca Escolar, considero que a informática é

um recurso importante para o controle do acervo. As escolas públicas do município

de Joinville têm a Biblioteca como espaço nobre, incluindo praças de leitura

localizadas ao ar livre. Diante de um volume alto de empréstimos de obras como

livros, revistas e CDs, o sistema que controla é o instrumento essencial na

organização e rapidez dos processos de entrada e saída do acervo.

Há uma outra área importante na escola, do ponto de vista administrativo, que

é o controle financeiro, de entradas e saídas de dinheiro: receita e despesa.

Geralmente, o controle da rede pública na parte financeira é diferente, uma vez que

não se cobram mensalidades, mas podem existir outros tipos de controles e

cobranças. Na escola privada, o controle de inadimplência é um dos requisitos

básicos do setor de tesouraria, controle de recebimento de mensalidades e taxas de

matrícula, emissão de boleto bancário e baixa automática de mensalidade integrada

ao banco são rotinas dessa unidade.

Escolas privadas têm adquirido softwares especializados nesta rotina. Certos

programas integram todas as despesas e permite fazer projeções sobre o tempo que

levará para equilibrar receita e despesa, se vai haver déficit ou superávit. Permitem

também que os professores e funcionários possam fazer seus pedidos de materiais:

livros, cadernos e CDs, on-line, isto é, diretamente pela rede, através do

computador.

Na escola pública um controle muito eficiente, por meio de sistemas

automatizados, é o acompanhamento da Merenda Escolar. Segundo Elizabete

Aparecida Zago, diretora de Alimentos e Nutrição da Secretaria de Educação,

Cultura e Esportes de Jundiaí, em São Paulo,“com o software é possível elaborar o

cardápio, controlar lotes de produtos, validade dos alimentos e evitar o desperdício

de merenda nas escolas”. O sistema utilizado pelas escolas do município de Jundiaí

possibilita ao usuário, também, saber o custo per-capita por unidade escolar e

região, tipo de unidade escolar e período. (CIJUN – Companhia de Informática de

Jundiaí, 2006)

Nos últimos anos tem aumentado muito a quantidade de informações e tem

havido também grandes avanços na sua qualidade. Os grandes colégios, por meio

dos serviços da internet, estão se transformando em verdadeiros portais de

informação, com áreas dedicadas aos professores, outras aos estudantes, aos pais

e à comunidade em geral pois, a internet, é um espaço virtual de comunicação e de

divulgação utilizado por escolas mostrando sua cara para a sociedade, dizendo o

que está fazendo, projetos que desenvolve, sua filosofia pedagógica, entre outras

ações.

Há um segundo nível de comunicação da Escola que é com a comunidade

local: com as famílias dos estudantes, com as associações, empresas, grupos

organizados, igrejas e outras instituições que estejam localizadas perto da escola.

Essa comunicação é mais uma forma de integrar a escola com a comunidade local,

criando laços com pessoas e grupos significativos e trazendo os pais mais próximos

da vida escolar do filho.

Assim, pode-se dizer que a internet é um veículo de comunicação bem

eficiente. Não basta só informar no site da escola, por exemplo, quais atividades de

lazer e culturais existem, mas criar caminhos de comunicação, principalmente

através de e-mail, listas de discussão, fóruns e chats. Cada professor pode ter uma

página pessoal com suas disciplinas, atividades, projetos e materiais específicos.

Ainda, os estudantes podem ter acesso à Biblioteca Virtual, onde há também

atividades e projetos relacionados à série em que se encontram e a cada área de

aprendizagem.

A excelência na prestação dos serviços educacionais é resultado de uma

combinação de fatores, na opinião do contador e auditor independente Donizete

Fernandes, superintendente da Meira Fernandes Consultoria e Assessoria. Para ele,

a melhor receita está na gestão profissionalizada, que utiliza ferramentas modernas

e que inclui a gestão dos profissionais, pois os recursos humanos na escola são tão

importantes quanto as áreas administrativa, financeira e tecnológica.

Um sistema de informação é um produto de três componentes que são as

organizações, as pessoas e a tecnologia. Conforme definido por Mülber,

As organizações podem ser vistas como uma grande coleção de processos operacionais e administrativos. Os processos operacionais são aqueles que criam, produzem e entregam os bens e serviços que são consumidos pelo mercado, enquanto os processos administrativos são responsáveis pelo planejamento e controle da condução dos negócios. As pessoas são os usuários efetivos, que usam as informações de um sistema para executar seu trabalho. Já a tecnologia é o meio pelo qual os sistemas de informação podem ser implementados. Deve ser vista como ferramenta e não ter um fim em

si mesma. A tecnologia envolve o computador propriamente dito e demais equipamentos (hardware), os programas de computadores (software), as tecnologias de armazenamento para organizar e armazenar os dados – bancos de dados – e os recursos de telecomunicações que interconectam os computadores em rede. (2005)

Levando esses conceitos para o espaço escolar, vemos que a tecnologia faz

parte do sistema de informação administrativa e pedagógica, contribuindo para que

as pessoas que trabalham nessa organização sejam capazes de prestar um serviço

com qualidade.

2.2 INFORMAÇÃO PARA QUALIFICAR A EDUCAÇÃO

Qualidade da educação tem sido um tema constante entre dirigentes da

política, educadores e empresários. Cada setor com visões e objetivos diferentes.

Na busca por melhores índices nas estatísticas, entidades governamentais e não

governamentais vêm se engajando em projetos voltados para a melhoria da

educação em todos os sentidos.

Percebendo essa movimentação e aliada aos estudos de pesquisa, venho

buscar identificar até que ponto os dados registrados em sistemas informatizados

podem contribuir para a qualidade da educação brasileira.

De acordo com Ribeiro e Kaloustian, “não existe um padrão ou uma receita

única para escola de qualidade. Qualidade é um conceito dinâmico, reconstruído

constantemente. Cada escola tem autonomia para refletir, propor e agir na busca da

qualidade da educação” (2005). Ou seja, é a própria comunidade escolar quem pode

definir e dar vida às orientações gerais sobre qualidade na escola, de acordo com os

contextos socioculturais locais.

A informação que a escola entrega aos níveis hierárquicos superiores pode

ser útil para conhecer melhor seus problemas. Mas, definitivamente, não é

suficiente. Segundo Schmelkes, a escola necessita gerar, para seu próprio

consumo, informações de caráter mais qualitativo. Segundo a autora, a escola deve

saber como encontram-se os níveis de aprendizagem dos alunos e como eles

evoluem. É importante conhecer as causas da falta de matrícula e do absenteísmo

escolar. Embora seja interessante conhecer a magnitude da evasão, é mais

importante conversar com as famílias daqueles que abandonam as aulas e conhecer

as causas. A escola deve procurar conhecer seus professores e identificar os

problemas que impedem que dediquem o tempo necessário ao ensino. Ainda, o

autor alerta que a escola deve também contar com informações sobre a forma como

os professores planejam suas aulas, a maneira como ministram-nas, sobre o grau

de participação que obtêm de seus alunos, sobre suas tentativas em dar uma

atenção especial aos alunos que a necessitam. Esta é a informação que a escola

precisa, que somente ela poderá processar, para solucionar os problemas que a

própria informação detecta. (p.34,1994)

Dessa forma, para representar um exemplo dessa ação junto à comunidade

escolar, descrevo, a seguir, um trabalho elaborado em conjunto pelo UNICEF,

PNUD e INEP/MEC. Segundo esse estudo, a qualidade da escola envolve seis

dimensões, o ambiente educativo, a prática pedagógica e avaliação a gestão escolar

democrática, a formação e condições de trabalho dos profissionais da escola, o

espaço físico escolar e, por fim, o acesso e permanência dos alunos na escola.

Cada uma dessas dimensões é constituída por um grupo de indicadores.

Indicadores são sinais que revelam aspectos de determinada realidade e que podem

qualificar algo, como por exemplo, diminuir a evasão e o abandono escolar ou

identificar uma defasagem de aprendizagem.

Com um bom conjunto de indicadores tem-se, de forma simples e acessível,

um quadro de sinais que possibilitam identificar o que vai bem e o que vai mal na

escola, de forma que todos tomem conhecimento e tenham condições de discutir e

decidir as prioridades de ação para sua melhoria.

Os indicadores, por sua vez, são avaliados por perguntas a serem

respondidas coletivamente. A resposta a essas perguntas permite à comunidade

escolar avaliar a qualidade da escola quanto àquele indicador, se a situação é boa,

média ou ruim. Como exemplo de questões a serem pesquisadas e avaliadas pode-

se citar as seguintes.

1. Atenção especial aos alunos que faltam.

a. A comunidade escolar calcula o número total de faltas dos alunos?

b. A comunidade escolar procura compreender as causas das faltas dos

alunos?

c. A escola possui alguma maneira de atender os alunos com maior

número de faltas, buscando resolver esse problema?

2. Preocupação com o abandono e a evasão.

a. Todas as crianças em idade escolar do entorno freqüentam a escola

regularmente?

b. A comunidade escolar tem informações sobre a quantidade de alunos

que se evadem ou abandonam a escola?

c. A comunidade escolar busca compreender as causas do abandono e

da evasão?

d. A escola adota alguma medida para trazer de volta alunos que se

evadiram ou abandonaram a escola? Essas medidas têm gerado bons

resultados?

3. Atenção especial aos alunos com alguma defasagem de aprendizagem.

a. No dia-a-dia, os professores dão atenção individual àqueles alunos que

apresentam dificuldades de aprendizagem?

b. A escola oferece oportunidades especiais para alunos que têm

dificuldades de aprendizagem (como lições extras, grupos de reforço,

solicitação de professores externos para realização de debates ou

aulas extras, mobilização de voluntários para apoio, exames de

recuperação, etc.)?

c. Caso atividades como estas sejam oferecidas, elas conseguem fazer

com que os alunos melhorem seu nível de aprendizagem?

d. A comunidade escolar sabe quais são as disciplinas que mais

reprovam e isto está merecendo atenção especial da direção e dos

professores?

Dando seqüência a esse trabalho, os pesquisadores orientam, ainda, com

base no item dois, a respeito da preocupação com o abandono e a evasão, de como

trazer de volta alunos que abandonaram a escola, promovendo um processo de

readaptação desses alunos quando voltarem a freqüentá-la, mesmo que isso ocorra

no meio do ano letivo. Nesse sentido, será preciso reproduzir um questionário para

cada aluno que abandonou. Aplicados os questionários, juntar os dados, fazer a

tabulação para facilitar a análise e a verificação das características que sejam

comuns aos alunos que abandonaram ou se evadiram. Para isso é preciso levantar

quantos são do sexo feminino e quantos são do sexo masculino; quantos são

moradores da zona rural e quantos são moradores da zona urbana; quantos são

negros, brancos, amarelos e indígenas; quantos são portadores de deficiência e

quantos não são; quantos, entre os entrevistados, se dispuseram a retornar

imediatamente, no próximo ano, ou não se dispuseram.

Em seguida, deve-se ver quais as razões que mais aparecem como

explicação para o abandono ou a evasão escolar. Segundo os idealizadores desse

estudo, o procedimento deve ser o seguinte: listar todas as razões que apareceram

na fala dos entrevistados, em seguida contar quantas vezes cada uma apareceu e

marcar o número encontrado para cada uma das razões listadas. As possíveis

razões pela qual o jovem abandona a escola são, via de regra, porque teve de

trabalhar, não gosta de estudar, repetiu o ano e perdeu a vontade de continuar,

brigou com um ou mais colegas e teve medo ou falta de vontade para continuar,

brigou com o professor e perdeu a vontade de estudar, entre outras.

Diante dos dados encontrados, conforme aponta o estudo do UNICEF, PNUD

e INEP/MEC a comunidade escolar pode, por exemplo, verificar se o que aparece

com mais freqüência como causa do abandono é a necessidade de trabalhar e,

nesse caso, a comunidade pode pressionar a Prefeitura e a Câmara Municipal por

programas de bolsa-escola que cheguem até as crianças e os adolescentes que se

evadiram ou abandonaram a escola.

Se há casos de trabalho infantil, pode-se procurar o Conselho Tutelar ou o

Poder Judiciário, pois isto é um crime previsto em lei. Além disso, entre 7 e 14 anos

as crianças obrigatoriamente têm de freqüentar a escola.

Se o grupo que abandonou é constituído por maioria de pessoas negras,

talvez a escola tenha que trabalhar melhor a questão da discriminação e do

preconceito racial. Se forem problemas de conflitos pessoais — entre alunos, com

professores —, é preciso desenvolver a questão do diálogo e da negociação dentro

da escola. Os alunos que abandonaram ou evadiram podem estar desinteressados

ou considerar que os professores não se importam com eles. Avaliar bem para

identificar as ações trará bons resultados.

Diante desse exemplo de ações mencionadas por esse trabalho elaborado

em conjunto pelo UNICEF, PNUD e INEP/MEC, procurei resumir em uma única

pergunta da minha pesquisa de campo, que norteia o meu trabalho, para saber

quais as ações a partir dos registros cadastrados, que o gestor e sua equipe podem

desenvolver para melhorar a qualidade da educação. Essa pergunta foi feita para

profissionais de cargos entre secretários escolares, especialistas e diretores.

Segundo os depoimentos coletados, os registros permitem a análise

detalhada de resultados de dados e aplicação de propostas pedagógicas e

administrativas para melhores resultados; maior interação do Coordenador

Pedagógico e o Professor; melhor acompanhamento do desenvolvimento dos

estudantes; maior apoio ao trabalho do Professor; diminuição do número de

estudantes faltosos, conseguindo inibir a evasão escolar; registrar as tarefas não

feitas; trabalho de recuperação e/ou reforço escolar para superar as dificuldades e

obter aprendizagem com melhor qualidade.

Já, na visão de um diretor de desenvolvimento de software, de uma empresa

joinvillense especializada em sistema de gestão escolar, os dados registrados em

um sistema podem trazer mudanças e melhorias na qualidade da educação de todas

as formas. Em um primeiro momento, segundo ele, as tabelas e gráficos que um

sistema é capaz de criar em milésimos de segundo são capazes de dar ao gestor da

informação uma visão que antes era impossível de ser obtida. Ele nos remete a

imaginar como pode ser trabalhoso o cálculo manual, por exemplo, dos intervalos de

notas de onze disciplinas em uma escola com mil e quinhentos alunos para ficar

pronto entre a última prova e o Conselho de Classe.

Outra forma citada pelo empresário é no atendimento à família do aluno. O

Orientador Escolar tem instantaneamente em sua frente o registro de um aluno com

todas as suas notas, históricos, ocorrências, observações, foto, e, até mesmo, dados

dos outros irmãos. Terá, ainda, a facilidade de compartilhar esses dados com

instituições de apoio, Secretarias de Educação e o próprio MEC, permitindo que se

aprimorem os processos educacionais em todos os níveis.

Outro fator bastante importante, segundo ele, é quanto à facilidade com que a

informática contribui permitindo a comunicação entre a Escola e os pais e

responsáveis, seja por e-mail, por malas-diretas ou bilhetes. Na fala dele “isso

aproxima a família da Escola, melhora o relacionamento e melhora a educação”.

Esse empresário destaca, por fim, que somente pela simples queda da barreira do

esforço braçal ou de custo, já se tem um proveito enorme.

Desse modo, partindo do entendimento de que a qualidade implica resolver

os problemas na sua raiz, pode-se afirmar que é necessário encontrar suas causas

e combatê-las e, ainda combater os problemas detectados é tarefa de todos,

implicando uma nova cultura na organização escolar. Existem problemas que são

comuns a muitas escolas como a falta de vagas, a evasão, a reprovação, a falta de

aprendizagem, a falta de eqüidade. Em outro nível, encontramos o ambiente da

aprendizagem deficiente, a indisciplina, a escassez do tempo destinado ao ensino, a

pouca relação entre a escola e a comunidade, a fragilidade nas relações entre as

pessoas que trabalham na escola.

Nessa perspectiva, cada escola deve analisar seus problemas e suas causas

e para isso, necessita informação. A escola deve ser entendida, tanto como

geradora de informação, quanto — e principalmente — como usuária da mesma.

Uma vez solucionado um problema, consegue-se fixar padrões de qualidade

maiores que os anteriores no funcionamento da escola.

CAPÍTULO II

GESTÃO DA SECRETARIA ESCOLAR: O ADMINISTRATIVO A SE RVIÇO DO

PEDAGÓGICO

A Secretaria Escolar concentra informações vitais para a gestão geral da

escola. Estudantes, Professores, Coordenadores, Diretores e Pais mantêm contato

constante com esta unidade, solicitando as mais diversas providências.

Enumerando os principais registros, destacam-se as seguintes atividades

como matrículas, históricos escolares, diários de classe, calendário escolar e horário

de atividades, freqüência de alunos, freqüência de professores, técnicos e

funcionários, atas de reuniões, livro de protocolo, dados estatísticos, regimento

escolar, projeto pedagógico e demais procedimentos ao bom funcionamento da

secretaria da escola.

Segundo o Manual do Secretário escolar, editado pela SEDUC — Secretaria

da Educação Básica do Ceará —, “a secretaria da escola é o setor que tem como

principal função a realização de atividades de apoio ao processo administrativo-

pedagógico, onde se concentram as maiores responsabilidades relativas à vida

escolar do estudante e da própria instituição. (...) Constitui-se centro das atividades

administrativas e pode ser considerada como base para uma eficiente gestão

escolar.” (SEDUC, 2005)

Nessa perspectiva, fundamentado nesse Manual, identificarei a seguir o perfil

do Secretário e sua contribuição para a escola, bem como, na seqüência, diferentes

autores indicam como a gestão administrativa pode ser beneficiada pelo recurso

tecnológico da informática.

3.1 PERFIL DO SECRETÁRIO ESCOLAR E SUA CONTRIBUIÇÃO PARA UMA GESTÃO EFICAZ

O pleno funcionamento da secretaria escolar está ligado diretamente ao perfil,

à habilidade e à competência do profissional que responde por ela, devendo

compreender seu trabalho para além da área administrativa, “afinal, ele é o co-

responsável pelo sucesso da ação escolar” (SEDUC, 2005)

Conforme o Manual do Secretário escolar citado anteriormente, são

competências básicas do Secretário apoiar a direção da escola e assinar, em

conjunto com ela a documentação escolar expedida. Responsabilizar-se pela

escrituração escolar, conferindo-lhe fidedignidade e legalidade de acordo com a

legislação vigente; organizar, coordenar, orientar e supervisionar a equipe da

secretaria quanto à simplificação dos processos e métodos de trabalho, respeitando

e valorizando as habilidades de cada um. Utilizar instrumentos de planejamento,

bem como executar, controlar e avaliar os procedimentos referentes ao

preenchimento do diário de classe, a pessoal, materiais, patrimônio e sistema de

informação. Ainda, é função do Secretário escolar, firmar-se na gestão escolar,

como elemento de ligação entre as atividades administrativo-pedagógicas,

interagindo com o corpo docente e participando das discussões para elaboração do

projeto pedagógico, do plano de trabalho anual e do regimento escolar e prestar

informações aos usuários. (SEDUC, 2005)

Para o bom desempenho de suas atividades cotidianas, o Secretário escolar

deve organizar o ambiente de trabalho observando algumas regras fundamentais,

conforme consta no Manual do Secretário. Uma delas é organizar os arquivos com

racionalidade, garantidas a segurança, a facilidade de acesso e o sigilo profissional.

Outra é manter em dia as coleções de leis, pareceres, decretos, regulamentos e

resoluções, bem como as instruções circulares, portarias, avisos e despachos que

digam respeito às atividades da escola. Também cabe ao Secretário manter o

regimento da escola em local de fácil acesso a toda a comunidade escolar; dar

visibilidade às concepções pedagógicas, às normas e às diretrizes da escola.

Uma tarefa fundamental é a de atender com prestimosidade os alunos,

professores e pais, em assuntos relacionados com a documentação escolar e outras

informações pertinentes. O Secretário também deve elaborar o cronograma das

atividades da secretaria, torná-lo público e assegurar a racionalização do trabalho e

sua execução. Ter sob sua guarda e sua responsabilidade livros, documentos,

materiais e equipamentos da secretaria; gerenciar os processos de matrícula e de

transferência dos alunos. Elaborar a comunicação externa, consultar e prestar

esclarecimentos aos órgãos do sistema de ensino, quando necessário.

Ainda, ao Secretário cabe tarefas como elaborar instrumentos de controle de

gestão que contribuam para a melhoria e eficiência dos serviços de escrituração

escolar. Registrar e tratar dados estatísticos, analisando-os e interpretando-os em

tabelas e gráficos. Organizar, respeitando os prazos estabelecidos, os processos de

legalização da escola, compreendendo credenciamento da instituição, autorização,

reconhecimento e aprovação de cursos e suas renovações. Informar e preencher o

censo escolar, zelando pela fidedignidade das informações e pelo cumprimento do

prazo estabelecido. Elaborar o relatório anual de atividades da instituição, bem como

lavrar atas de resultados finais e de outros processos de avaliação.

3.1 O RECURSO TECNOLÓGICO AUXILIANDO NA GESTÃO ADMINISTRATIVA

Alguns autores têm chamado a atenção para as possibilidades do uso das

tecnologias de informação nas organizações. Conforme afirma Chaves, o uso do

microcomputador no gerenciamento de informações e estatísticas educacionais é

relativamente recente. Isto se explica, em parte, pela quantidade enorme de

informações que precisam ser armazenadas. (1988)

Informação e tecnologia caminham juntas desde que os computadores se

tornaram equipamentos comerciais, na década de 60. No início, as aplicações eram

construídas isoladamente sem a preocupação com a existência de duplicidade de

processos e dados. Para Litwin, “a função principal destas máquinas foi substituir e

amplificar o trabalho físico do homem” (1997)

Rezende aponta que com a evolução tecnológica, a abordagem sistêmica da

informação começou a ser uma tendência e uma necessidade nas organizações, ou

seja, essa evolução permitiu que, aos poucos, os computadores passassem a se

comunicar. Como conseqüência, tais máquinas deixaram de simplesmente

automatizar tarefas e passaram a lidar com ‘Informação’. Surgiu, então, o conceito

de sistemas de informação, que segundo Dias e Gazzaneo, "veio dar ao computador

uma nova dimensão, transformando-o de mero processador de dados em elemento

preponderante na racionalização e na dinamização do trabalho na empresa" (2003)

Chaves e Setzer defendem o uso da informática na administração escolar

expondo que:

do tempo dos desbravadores da microinformática aos dias de hoje, o número de adeptos de computadores pessoais – os PCs – o cresceu

na mesma proporção em que programas e sistemas se tornaram mais amigáveis. E também essenciais. Difícil imaginar o cotidiano de uma instituição de ensino sem o uso de ferramentas tecnológicas, em especial no âmbito da gestão escolar. Conceitos originários do mundo corporativo - como agilidade administrativa, eficiência na prestação de serviços (internos ou externos), confiabilidade das informações, avaliação de desempenho, gestão por indicadores e boa comunicação com a clientela - são hoje tão necessários na escola como em qualquer empresa de outra natureza. Embora não seja muito enfatizada nas discussões teóricas, a aplicação de microcomputadores para executar essas tarefas da administração escolar e educacional, ou para auxiliar a executá-las, facilita muito o fluxo das atividades escolares. (1988)

Estamos diante de um novo tempo na organização administrativa escolar,

pois o fluxo e a diversidade de documentos aumentam visivelmente e a informática,

por meio de sistemas automatizados, está se aprimorando rapidamente para atender

essa demanda. Hoje a exclusividade não é mais das grandes instituições de ensino

em gerenciar seus dados de forma profissional. Os gestores das médias e pequenas

escolas vêm percebendo essa necessidade de mudança, apesar de encontrarem

algumas barreiras como, por exemplo, introduzir uma nova forma de controle

acadêmico e se deparar com a resistência de sua equipe ao novo ou, ainda, na

questão de impossibilidade de recurso financeiro em adquirir um software de

qualidade.

Para Moran, tudo aquilo que promove uma mudança de processos traz junto

à transformação da cultura da gestão da escola e sempre existe um impacto na

organização, que pode ocorrer em maior ou menor grau. O autor nos lembra que

“existem escolas que já surgiram no ambiente tecnológico e encaram o fato como

parte integrante do trabalho, e nestes casos o aculturamento é mais natural.” (2006)

Diante de tantas atribuições e atividades, o profissional da secretaria escolar

precisa de ferramentas que agilizem os processos e facilitem o acompanhamento

das rotinas administrativas. A informática está, atualmente, possibilitando este

benefício trazendo soluções práticas para otimizar e facilitar o seu trabalho. Máquina

de escrever, mimeógrafo, fichário de biblioteca, livro com entradas e saídas no

financeiro e recibo feito à mão já não oferecem a agilidade e a eficiência necessária.

Uma Supervisora de uma escola da rede municipal de Joinville afirma que

“antes da informática todos os dados do aluno eram registrados em uma ‘ficha

cumulativa’ ou em relatórios manuscritos ou datilografados, que ficavam arquivados

em pastas agrupadas por turma no início de cada ano.” Ela completa seu

depoimento afirmando que o acesso a qualquer desses dados era sempre muito

demorado e perdia-se muito tempo em função disso.

A Diretora de outra unidade escolar, da mesma rede, compartilha da mesma

experiência afirmando que todos os procedimentos de gestão escolar como notas,

históricos, atestados de vaga, atestados de freqüência, entre outros documentos,

eram registrados manualmente. Comemora a entrada do computador no espaço

administrativo destacando a praticidade e o tempo como principais benefícios para

sua atividade. Para exemplificar o que isso representa na prática, a Diretora lembrou

que o sistema informatizado permite a emissão instantânea da documentação

escolar com controle automático de históricos escolares.

No sistema educacional, o computador entrou antes na secretaria do que na

sala de aula. Para Costas,

estamos começando a utilizar tecnologias para integrar melhor o administrativo e o pedagógico e criar um sistema de retro alimentação composto de programas computacionais que diminuem a circulação de papéis, formulários, ofícios, bem como convertem todas as informações em arquivos digitais, que vão sendo catalogados, organizados em pastas eletrônicas, continuamente atualizadas, para serem acessadas por professores, alunos, coordenadores e pais. (apud VIEIRA 2003, p.21)

Segundo Davenport, hoje podemos distinguir dentro das organizações a

utilização da informática com os mais diversos fins, em diversas instâncias, como a

automacional, que elimina o trabalho humano de um processo; a informacional, na

captação de informações de processos com objetivo de compreensão; a analítica,

para melhorar a análise da informação e tomada de decisão; entre outras. A

automação dos processos operacionais e de gestão diminui os custos, aumenta a

qualidade dos serviços e garante maior eficiência e controle dos processos

administrativos. (apud TURQUETI 2002)

A informática vem trazendo mudanças, também, em outros espaços fora da

Secretaria proporcionando novas atribuições ao corpo técnico — supervisores e

orientadores —, bem como aos professores e ao diretor escolar.

Para Turqueti, “o fator facilitador de tais mudanças é o uso intensivo dos

recursos da informação e das tecnologias associadas à sua captação,

armazenamento, tratamento e disseminação, denominadas em seu conjunto

Tecnologia da Informação e da Comunicação (TIC)”. (2002)

Os professores podem se beneficiar da utilização de um sistema de gestão

escolar informatizado de diferentes maneiras. Conforme depoimentos de uma

diretora e secretários de escola da rede municipal de Joinville, o sistema permite que

os professores consultem com rapidez o desempenho dos estudantes, lancem notas

e faltas totais ou parciais dos estudantes no diário de classe e, também, podem

utilizá-lo como instrumento de apoio nas reuniões de Conselho de Classe.

Na função do Orientador e Supervisor Escolar, os depoimentos extraídos na

pesquisa de campo apontam diferentes rotinas de trabalho, embora, assim como os

professores, os especialistas necessitem, para o Conselho de Classe, da mesma

ferramenta. Enumerando as demais atividades extraídas do sistema, os

especialistas acompanham o desempenho dos estudantes através das notas no

boletim, buscam com rapidez e praticidade por dados pessoais do estudante e seus

familiares, analisam os resultados por meio de gráficos e, também, acompanham os

registros de ocorrência e controle de faltas.

Percebe-se nos depoimentos recolhidos para esse trabalho, que um dos

impasses ou obstáculos a serem enfrentados é o desconhecimento da tecnologia

‘informática’. Esse desconhecimento vem causando uma resistência em seu uso,

principalmente por parte dos professores. Para que a integração entre os setores

administrativo e pedagógico se torne uma ação viável, os agentes envolvidos

precisam estar dispostos a trabalharem com ferramentas como a informática dispõe

atualmente. Na opinião da Supervisora e da Orientadora Escolar de uma escola da

rede municipal de Joinville, “há professores resistentes à tecnologia”.

Já, na opinião do diretor de uma empresa de software de gestão escolar,

sediada em Joinville, “a resistência é atributo da pessoa humana”. Para ele não há

um setor específico, dentro da escola, que se destaque nessa resistência. Afirma

que já viu pessoas baixarem oitocentas mensalidades manualmente por não

confiarem no sistema e, também, já viu outra digitar e conferir notas de mil alunos

por não confiar que os professores o fariam corretamente no sistema.

Uma outra situação comum vista na Secretaria da escola se refere ao

equipamento utilizado, ou seja, o computador. Em algumas escolas a máquina é

antiga, desatualizada e com pouca memória. Tudo indica que esses itens fiquem em

segundo plano na hora que a escola recebe seus recursos financeiros. Parece que

os investimentos, via de regra, são preferencialmente, voltados para reformas e

utensílios que são vistos pela comunidade escolar em geral. Quem vê, por exemplo,

um pente de memória? Ninguém, somente o usuário que trabalha diariamente

naquela máquina vai sentir a diferença no rendimento do seu dia de trabalho. O que

se deve à peça que aumentou a velocidade do computador.

Independentemente da estrutura tecnológica que o profissional da secretaria

escolar tenha disponível, é necessário entender o básico sobre requisitos, como

citado no parágrafo anterior, para o bom funcionamento do equipamento e que,

certamente, refletirá no seu desempenho profissional. Coisas simples como, por

exemplo, evitar que o equipamento fique exposto ao sol ou mesmo ao calor

excessivo, é primordial à boa manutenção Fato como esse é a causa provável do

computador reiniciar por si só, perdendo as últimas digitações e deixando o usuário

na mão.

Contudo, antes de pensar na tecnologia e nessa mudança de processos, tem

que ser considerado se há estrutura na escola para tal mudança. Às vezes, a escola

não tem nem cortina na Secretaria para proteger o equipamento da luz solar. Outro

ponto crítico é o da segurança. As portas de acesso às salas são frágeis, as janelas

sem grades, entre outras situações.

A estrutura de uma escola é complexa, principalmente, em se tratando de

escola pública, que conta com a sorte para não ser vítima do vandalismo.

Nesta perspectiva, o que se quer ressaltar é que o administrativo está a

serviço do pedagógico e ambos têm que estar integrados, de modo que as

informações circulem facilmente, para visualizar qualquer informação que

precisarmos checar ou para fazer as previsões necessárias.

No terceiro capítulo serão abordados os diferentes tipos de sistemas de

gestão escolar disponíveis no mercado brasileiro, com orientações de especialistas

sobre a melhor opção de escolha para a sua realidade.

CAPÍTULO III

SISTEMAS DE GESTÃO ESCOLAR

O objetivo deste capítulo será apresentar os recursos e benefícios que um

sistema de gestão oferece para o mercado escolar, com uma breve descrição de

algumas empresas que desenvolvem programas de computador (software) e

conhecer seus produtos, suas características e, de que forma podem auxiliar a

equipe técnica-pedagógica da escola a organizar e acompanhar as rotinas

administrativas.

Para melhor compreensão da ferramenta software, Mülber o define como

parte integrante da tecnologia da informação. Para o autor,

a tecnologia é o meio pelo qual os sistemas de informação podem ser implementados. Deve ser vista como ferramenta e não ter um fim em si mesma. A tecnologia envolve o computador propriamente dito e demais equipamentos (hardware), os programas de computadores (software), as tecnologias de armazenamento para organizar e armazenar os dados (bancos de dados) e os recursos de telecomunicações que interconectam os computadores em rede. (2005)

O programa de computador mais utilizado nas escolas, segundo uma

consultora comercial de software de gestão escolar de Joinville, por sua ampla

cobertura, é o Office da Microsoft. Os aplicativos que permitem a organização dos

dados são o ‘Word’ e o ‘Excel’. Ambos são escritos e produzidos pela Microsoft para

computadores usando o sistema operacional Microsoft Windows

O Word é um processador de texto destinado a editar e visualizar arquivos de

texto. Conforme definido pela enciclopédia livre Wikipédia,

um processador de texto faz uso dos recursos computacionais a fim de realizar tarefas que seriam difíceis ou mesmo impossíveis de realizar com uma máquina de escrever. Poderíamos com uma máquina de escrever moderna até mesmo repetir uma digitação, mas os processadores de texto vão muito além disso. Um processador de texto pode gerar índices automáticos, fazer formatação condicional,

verificação ortográfica, edição de estilos (para automatizar a formatação de documentos extensos) etc. (2007)

O Excel é um programa de planilha eletrônica que utiliza tabelas para

realização de cálculos ou apresentação de dados. Conforme definido pela

enciclopédia livre Wikipédia,

cada tabela é formada por uma grade composta de linhas e colunas. O nome eletrônica se deve à sua implementação por meio de programas de computador. As planilhas são utilizadas principalmente para aplicações financeiras e pequenos bancos de dados. (2007)

Essas ferramentas, à medida que a administração escolar foi informatizada,

vêm sendo utilizadas na substituição das máquinas de datilografia, fichas e controles

manuscritos agilizando e organizando melhor os dados da Escola. Contudo, essas

ferramentas de organização não tem mais suprido as necessidades que uma

Mantenedora ou mesmo uma escola necessita, por serem ferramentas limitadas.

Gradativamente, o Word e o Excel estão sendo substituídos por sistemas integrados

de gestão escolar.

Diante dessa demanda, o mercado de software, ou programas de gestão,

está atento e vem desenvolvendo sistemas de informação de diferentes formatos,

mas com o mesmo princípio, o de integrar a Escola em um único espaço.

O pedagogo, escritor e conferencista, Hamilton Werneck, defende a idéia de

que com o aumento da concorrência, a exigência crescente do consumidor e a

própria presença da tecnologia na educação, as instituições escolares precisam de

recursos tecnológicos na gestão de sua estrutura para serem competitivas no

mercado. Para ele, “a administração não informatizada toma um tempo absurdo, o

gestor administra por impulso e pelo achismo porque não consegue ter noção da

realidade nem uma visão ampla da escola”. (Apud, Assad e Jardzwski, 2006)

Para atender essa necessidade, empresas especializadas em tecnologia e

alguns grupos escolares passaram a desenvolver softwares de gestão educacional.

Existem diversos modelos disponíveis, cada um com características particulares e

diferenciais, mas com o mesmo objetivo: oferecer informação com segurança e

qualidade, auxiliando a tomada de decisão e a distribuição dos recursos humanos e

financeiros da escola.

4.1 SOLUÇÕES A SERVIÇO DA GESTÃO ADMINISTRATIVA ESCOLAR

Gerir a instituição escolar com o apoio de um software oferece muitas

facilidades, pois como afirma Werneck, pedagogo, escritor e conferencista,

mencionado na página anterior, “com essa ferramenta, o gestor tem uma visão do

todo da escola e tem mais tempo para investir em ações que necessitem de maior

atuação humana”. (Apud, Assad e Jardzwski, 2006)

Em pesquisa na internet, procurei identificar algumas empresas que

desenvolvem programas de gestão oferecendo soluções para a escola, pontuando

suas principais características. A empresa Alunminus desenvolve um sistema

integrado de gestão escolar, considerado uma solução completa para armazenar,

administrar e publicar as informações da instituição. O Alunminus Junior é a versão

do software específica para administrar cursos do Ensino Médio, Fundamental e

Profissionalizante. Além das funções convencionais do Alunminus, pode agregar as

funções do Alunminus Baby, podendo assim gerir os alunos desde a Educação

Infantil. A versão do Alunminus Junior possui uma característica mais voltada aos

controles ligados à estrutura curricular dos cursos, passando assim a controlar mais

atividades, tanto administrativas de secretaria como pedagógicas. Permite que as

atividades administrativas ou pedagógicas possam ser mais descentralizadas e

distribuídas pelos setores da Instituição. (ALUNMINUS, 2007)

A empresa Cadsoft oferece um sistema de gestão acadêmico desenvolvido

para atender pequenas, médias e grandes instituições – ensino infantil, fundamental,

médio e cursos livres. O Collegium, nome do produto, é ideal para instituições de

ensino compostas por uma ou várias unidades e com grande número de acessos

simultâneos. (CADSOFT, 2007)

Outra empresa é a Corpore RM Educacional, cujo sistema é capaz de se

adaptar à realidade e às estratégias da instituição. O produto permite total

integração entre gestão acadêmica, administrativa e recursos humanos,

identificando os cursos e áreas mais ou menos rentáveis. (CORPORE RM

EDUCACIONAL, 2007)

A Controller, empresa com sede em Joinville é mentora do sistema Escola Via

Net. Permite aos gestores, docentes e os próprios estudantes e seus pais que

tenham acesso aos dados necessários para melhorar o processo educacional como

um todo. Completamente modular e via web, o ‘evn gestão’ da Controller permite

que a escola incremente cada vez mais seus processos. Mais ainda, permite uma

integração entre diversas escolas da mesma rede, privada ou pública, otimizando

ainda mais a gestão dos recursos disponíveis. Atende principalmente ao mercado de

escolas de educação básica, públicas ou privadas e uma de suas principais

características é a simplicidade de uso. (CONTROLLER, 2007)

O SGA – Sistema Integrado de Gestão Acadêmica, é desenvolvido em

ambiente web, atendendo as necessidades de gestão e planejamento da escola,

permitindo a otimização dos recursos físicos, humanos, materiais e financeiros.

Facilita o controle de todas as operações com processos totalmente integrados e de

fácil aprendizagem e uso. O produto é adequado a todos os níveis de ensino, e

abrange todas as funções que os estabelecimentos de ensino desempenham. (SGA

EXPOENTE, 2007)

O SIAN – Sistema Informatizado de Alimentação e Nutrição – nasceu da

necessidade da Secretaria Municipal de Educação, Cultura e Esportes de Jundiaí de

tornar o processo de administração da merenda escolar mais ágil, eficaz e preciso.

(SIAN, 2006)

O software Sophia é configurável possibilitando adequar o sistema a

peculiaridades da instituição e à criação de relatórios personalizados, tais como

listagens de etiquetas, cartas, atestados, declarações, carteirinhas e documentos da

secretaria – boletins, históricos, diários de classe, fichas individuais, atas, etc.

(SOPHIA, 2007)

Pode-se afirmar que o gestor escolar está diante de uma infinidade de

soluções, já que as empresas citadas acima são apenas uma pequena amostra do

mercado brasileiro. Existe, ainda, a opção da contratação de um técnico de T.I. —

Tecnologia de Informação — para desenvolver uma solução caseira, porém,

segundo a ABT – Associação Brasileira de Tecnologia Educacional,

os passos de concepção do produto até a implantação da solução desejada, passando pelo mapeamento dos processos existentes, modelagens, documentação, métricas e gestão de qualidade, devem ser planejados, gerenciados e avaliados para que o projeto venha apresentar o resultado esperado. (ABT, 2006)

Diante desses parâmetros o gestor e o profissional de T.I. deverão procurar

se embasar com um planejamento na aquisição de um software. Escolher a melhor

prática, entre adquirir um sistema pronto e testado e desenvolver um da estaca zero,

estará sempre indo ao encontro do tempo de resposta esperado pela instituição.

Na hora de definir os investimentos em tecnologia, a primeira coisa a fazer é

listar as necessidades da instituição para adequá-las às máquinas (hardwares) e

programas (softwares) a serem adquiridos ou atualizados. Para isso, é

recomendável ter o auxílio de uma consultoria que ajude a dimensionar as

necessidades ao tamanho da escola e ao orçamento. No caso do hardware, a

preocupação central deve ser com o processador e a quantidade de memória, itens

que podem alongar a vida útil da máquina.

Segundo alerta uma empresária da área de assessoria e desenvolvimento de

tecnologia educacional, teve casos de escolas que a procuraram para consultoria

quando já haviam gasto todo o dinheiro a ser investido apenas com os

computadores, e eles ainda estavam na caixa. Alguns procedimentos básicos antes

de empenhar o dinheiro da instituição são, uma vez definido o produto, buscar vários

fornecedores e analisar, além do preço final, as condições contratuais para

assistência técnica, treinamento e atualizações do sistema.

Como afirma um artigo publicado pela Associação Brasileira de Tecnologia

Educacional,

o caminho escolhido sempre apresentará vantagens e desvantagens, porém existe algo em comum em qualquer um dos caminhos que possam ser utilizados: o planejamento e a abordagem estratégica do projeto. Muitos sistemas que parecem pequenos de serem desenvolvidos mostram-se, muitas vezes, maiores que o previsto e, para alguns casos, tornam-se tão complexos e grandes, que se perde o controle do seu desenvolvimento e cronograma e os custos acabam sendo exorbitantes. Esses problemas são decorrentes de análises mal feitas, falta de especificação ou especificação incompleta dos requisitos organizacionais, e, principalmente, pela falta de conhecimento dos processos do negócio. Além disso, nem sempre é viável desenvolver um sistema, já que existe, no mercado, uma infinidade de soluções e produtos prontos ou necessitando de pequenas customizações. (2006)

Antes de contratar uma empresa especializada, o gestor escolar com o auxílio

de um profissional de T.I. deve

verificar se os profissionais possuem qualificação e estão atualizados com as novas tecnologias, conhecem os processos do negócio e se os requisitos da engenharia de software são aplicados – documentos de referência, descrição do projeto, módulos, estrutura de arquivos e dados, referência cruzada dos requisitos, provisões de testes, e

outros, para assegurar a qualidade, cronograma e investimentos. (TORRES, 2007)

Complemento, ainda, a essa citação a importância na segurança dos dados,

ou seja, como a empresa os guarda e se compromete com o sigilo dos mesmos e,

também, quanto ao quesito da flexibilidade que um sistema deve permitir aos seus

clientes, já que a Escola é uma instituição complexa e de constantes mudanças e

atualizações. Tais exigências são, em parte da própria administração da escola ou

da Mantenedora e, parte dos Órgãos Reguladores, tais como a Secretaria de

Educação do estado ou do município, entre outros.

Embora todos esses cuidados estejam previstos na busca por um software, o

gestor deveria obter a avaliação dos seus colaboradores — do(a) Secretário(a)

escolar, do responsável pelo controle da tesouraria, da biblioteca —, enfim, das

pessoas que, efetivamente, irão trabalhar com o sistema e que devem ser ouvidas.

Quem trabalha no dia-a-dia é quem deve ajudar na escolha. Muitas vezes é imposto

ao encarregado pelo serviço um determinado tipo de ferramenta — software — para

ele trabalhar. No entanto, pela sua experiência em outros lugares, tem conhecimento

de que é considerado ultrapassado por razões como não atender às exigências do

Órgão Regulador, por ser uma ferramenta limitada na execução dos processos, por

não permitir o acesso via web, ou ainda, por exigir do usuário da escola um excesso

de suporte técnico junto à empresa, por oscilações e insegurança dos dados

registrados ou, até mesmo, por falta de treinamento, cujo quesito é fundamental

tanto para o cliente quanto para a empresa, pois quanto melhor o sujeito for

capacitado, menor será o índice de atendimento ao suporte técnico. Isso permitirá

ao profissional da escola extrair todas as funcionalidades do sistema e, por

conseqüência, poderá desenvolver todos os processos escolares, bem como,

oferecer ao seu cliente — pais e alunos — um serviço de qualidade.

É visto que cada instituição tem características próprias como no caso de uma

escola de educação básica pública ou particular, filantrópica, escola rural, centro de

educação infantil pública ou particular ou uma escola profissionalizante. Essa

flexibilidade para as adaptações é cada vez mais necessária para o gestor escolar.

Segundo explica um empresário de Joinville, diretor de desenvolvimento de

software, “um sistema deve permitir que a pessoa, através de parâmetros de

configuração acessíveis pela própria interface2 dos aplicativos — menus e janelas —

possa ajustar ou modelar seu comportamento para que o sistema atenda as

necessidades específicas da instituição”.

O empresário complementa, ainda, que um segundo nível de flexibilidade e

adaptação está na empresa que atende ao gestor por meio dos canais de

comunicação e relacionamento com o cliente. Segundo ele, a empresa representada

pelos profissionais da área de projeto e desenvolvimento, deve ter “capacidade de

transformar o produto para atender demandas ainda não previstas, ou mesmo

simplesmente atender demandas previstas, mas que a pessoa leiga não será capaz

de executar, como personalizar layouts de relatórios”.

Está identificado de que tanto escola pública quanto privada busca um

sistema automatizado de gestão para solucionar pontos de ineficiência em seus

processos. Contudo, de acordo com o empresário citado nos parágrafos acima, o

ponto mais crítico e que faz escolas privadas buscarem sistemas de gestão está

relacionado a processos financeiros. Apesar de que já existe um outro patamar,

acrescenta ele, que é de melhorar a qualidade do serviço da escola junto aos

estudantes e seus responsáveis.

Para ele, as escolas públicas, ou melhor dizendo, redes públicas possuem

demandas completamente distintas em relação às escolas particulares. O foco está

na eficiência em lidar com um número de alunos elevadíssimo e conseguir dar o

acompanhamento pedagógico adequado.

Já um fato curioso que o mesmo empresário destaca, pois vem

acompanhando na sua experiência profissional, é que, muitas vezes, o que é

implantado por solicitação de uma escola pública é recebido com entusiasmo por

escolas privadas. O oposto, segundo ele, também é verdadeiro.

O sistema desenvolvido pela equipe desse empresário, não diferencia um tipo

de escola de outro, mas reconhece que existem demandas específicas para um ou

outro segmento, como é o caso do controle de mensalidades e inadimplências para

o segmento privado, e o controle de distorção idade/série para o ensino público.

Para ele, não há um limite claro entre escola pública ou privada. “Existem escolas

privadas filantrópicas que se assemelham as públicas e existem escolas públicas,

2 Interface: conjunto de propriedades, ou seja, telas, botões, caixas de texto, entre outras, que somadas melhoram o desempenho entre o usuário e o sistema.

cujo custeio é mantido pela mensalidade cobrada dos alunos, que se assemelham

às privadas”.

O fornecedor deve, também, ser certificado ou ter um histórico conhecido no

setor. Muitas empresas divulgam em seus materiais publicitários e páginas da

internet, depoimentos de seus clientes. Essa estratégia permite transmitir

credibilidade e é uma das avaliações que o gestor deverá considerar no momento da

aquisição.

Conforme aponta Hector Tomelin, Administrador e Mestre em Economia, seria

fantástico se a Escola migrasse para um modelo de informática gerencial que

reunisse em uma só solução cinco características: baixo custo de instalação;

facilidades na implantação, com base em maior aderência e flexibilidade das

aplicações; baixo custo de atualizações; atualizações instantâneas e, por fim,

equilíbrio entre recursos e demanda. (2005)

Ou seja, seria muito mais proveitoso se as instituições pudessem adquirir os

recursos de modo que o investimento inicial fosse o mínimo possível e o custo fosse

pago em função do uso efetivo.

Uma consideração importante para Carlos Alberto Pereira, Diretor Presidente

da SoftCorp, é quanto a escolha de um sistema que não seja adaptado, ou seja,

exclusivo ao universo escolar. Segundo Pereira, “a gestão da escola é complexa,

diferente de outras atividades mais voltadas ao lucro”. Dessa forma, como a gestão

de uma escola é voltada para o controle de dados estatísticos da vida escolar do

alunado e do corpo docente, o autor entende que a ferramenta para esse fim deve

ser desenvolvida exclusivamente para o segmento escolar. No entendimento de

Pereira, não se deve utilizar um sistema desenvolvido que não seja para a escola,

pois o gerenciamento das informações de outras atividades tem por finalidade o

controle financeiro como principal objetivo.

Cabe refletir, ainda, que o que o autor defende, conforme exposto acima, está

proposto a escolas públicas, cujo acompanhamento pedagógico é o centro da

organização. Porém quando se trata de escola privada, via de regra, se encaixam

como empresas mais voltadas ao lucro.

4.2 BENEFÍCIOS DA TECNOLOGIA ALIADA À GESTÃO

Um sistema eficiente de gestão tem a proposta de, além de organizar os

dados, integrar os processos evitando o retrabalho. Um exemplo disso é quando

afirma Aliomar Silva Oliveira, gerente do projeto Sinergia da Unisinos, que “o

processo de entrada de nota fiscal precisava ser digitada em três sistemas

diferentes. Isso poderia gerar erros, pois cada uma era registrada manualmente por

pessoas diferentes”. Agora, finaliza, “é dada uma única entrada no sistema e a

mesma informação fica disponível para todos os departamentos”. O gerente conclui

que “quem conta com essas ferramentas contabiliza, quase que imediatamente,

ganhos de produtividade e agilidade nos processos.” (apud SILVA, 2005 p. 44-47)

Com base em pesquisa em diferentes sistemas de gestão escolar, resumi em

três grupos da comunidade escolar, as principais vantagens que um software pode

oferecer. No setor administrativo, pode ser utilizado para uma melhor administração

de pessoal, em operações financeiras, no controle do cadastro dos alunos, na

realização de matrículas; gerência das turmas da instituição, na configuração de

períodos letivos, regimentos e avaliações, bem como em procedimentos como a

atualização do cadastro dos professores, a criação de relatórios e gráficos

personalizados, o controle do calendário, o controle do acervo da biblioteca e o

controle do estoque de merenda.

No que se refere ao trabalho dos educadores, os professores podem lançar e

enviar notas e faltas pela internet, disponibilizar o conteúdo das aulas, consultar

planos de ensino e informar ocorrências diárias. A economia de tempo e a redução

do trabalho braçal fazem com que tenham mais disponibilidade para discutir e

planejar projetos e melhorias na escola e nas aulas.

Quanto aos pais e alunos, alguns softwares disponibilizam sites que permitem

a realização das matrículas pela internet, o acesso ao boletim de notas com a média

do aluno e da turma, média geral e por disciplina, além de mostrar também um

gráfico comparativo, bem como o acesso a dados cadastrais, como ficha financeira,

ocorrências diárias e histórico escolar.

Dessa forma, a instituição irá se destacar perante a concorrência a partir do

momento que os seus clientes, estudantes e pais, usufruirão de um serviço

administrativo de qualidade, rápido e padronizado. Principalmente, a escola

particular, pois de acordo com Renato Casagrande, consultor sobre gestão

educacional, os clientes da escola privada buscam, hoje, não apenas a qualidade de

ensino, mas, também, padrões de organização, excelência no atendimento e

facilidade de acesso às informações. Para fazer frente às novas exigências da

clientela, as instituições passaram a se reestruturar adotando três estratégias: o

desenvolvimento da capacidade local de planejamento, o aperfeiçoamento dos

dirigentes e a modernização da gestão. (2007)

A maior aceitação dos princípios de gestão por parte de escolas vem

tornando o mercado educacional mais interessante também para os grandes

desenvolvedores de programas. Itautec e Microsoft, por exemplo, têm produtos

especialmente voltados ao setor. A Itautec, além dos pacotes com soluções variadas

— serviços de diagnóstico, infra-estrutura, instalação, help desk, cabeamento

estruturado e redes wireless, entre outros —, oferece dois produtos destinados ao

ambiente escolar. Um deles é o Quiosque de Auto-Atendimento, solução para aliviar

filas nas áreas administrativas e permitir aos alunos melhor acesso a informações

relativas ao desempenho e posição financeira em relação à instituição. (BARROS,

2006)

Outro recurso é o Refo, “Registro de Faltas e Ocorrências”. Com a utilização

dessa ferramenta é possível que os pais monitorem as ocorrências do seu filho

como, por exemplo, a tarefa de casa não feita, se deixou de apresentar material

escolar, se seu filho apresentou atitude inadequada, se faltou sem justificativa, entre

outros. A professora registra tais informações em uma página da internet, que

automaticamente já ficam disponíveis para a ciência dos pais ou responsáveis.

Alguns colégios particulares já dispõem desse recurso, justificando que é válido para

a disciplina do aluno e para o bem do seu aprendizado. (Folha de S. Paulo, p.4)

Nesta perspectiva, uma iniciativa da FAAP – Fundação Armando Álvares

Penteado, conjuntamente com a Palm do Brasil, tem permitido que os professores

da instituição possam administrar o desempenho educacional dos alunos por meio

de oito computadores de mão e um software especialmente desenvolvido para esse

fim, o Palm Dec (Diário Eletrônico de Classe). A idéia é estabelecer a automação de

rotinas e procedimentos referentes à organização de processos internos, oferecendo

ao professor um melhor controle de seus alunos, faltas e notas, e, de outro lado, o

aluno ter acesso rápido a informações precisas e atualizadas. O sistema conseguiu

ainda trazer maior interatividade entre corpo docente e discente, e a eliminação de

papéis, diminuindo os riscos de erros de digitação e retrabalho. (NAVARRO, 2006)

De acordo com Andrade de Paula, o Palm Dec permite que o professor tenha

mais informações sobre os alunos do que o antigo diário permitia. Com isso, ele

afirma que, “o professor tem uma ‘melhor visão’ para tomar decisões dentro de sua

sala de aula”. Após a implantação desse recurso na instituição, os professores da

FAAP – Fundação Armando Álvares Penteado reagiram positivamente e com muita

euforia diante da novidade. Diz, ainda que, “graças à facilidade de manuseio do

sistema e equipamento não houve necessidade de treinamentos para os

professores. Eles receberam apenas algumas instruções para a correta utilização do

Palm e do software desenvolvido”. (NAVARRO, 2006)

Na rede pública, os benefícios de um sistema integrado são muitos. Para citá-

los, trago alguns exemplos da pesquisa bibliográfica e de campo com secretários de

escola do município de Joinville. A partir do momento que uma criança é matriculada

nas séries iniciais, por exemplo, estará com seus dados cadastrais e dados de

acompanhamento escolar disponíveis a todos os agentes envolvidos, do Secretário

escolar ao Secretário de Educação.

O depoimento de um secretário de escola da rede municipal de Joinville nos

revela que, o arquivo morto, ou passivo, foi incluído recentemente no sistema com

dados dos alunos desde o início das atividades da escola, em 1978. O número de

alunos no arquivo morto é de onze mil e a informatização vem facilitar evitando o

manuseio em caixas de arquivo em busca de pastas e folhas até encontrar o que se

precisa. O secretário diz que antes da informática, a busca dos dados era feita em

um livrão para saber em que caixa e pasta os documentos solicitados estavam. Isso

quando encontrava, frisa o secretário, pois quando não encontrava era aberto novo

cadastro. Quando passou os onze mil alunos para o sistema chegou a encontrar três

pastas do mesmo aluno, finaliza.

Ainda, segundo esse secretário, está para ser implantado na rede municipal o

cadastro único no sistema, que permitirá um secretário de escola receber um

estudante com seus documentos para fazer a matrícula e, após digitar o seu nome,

o sistema poderá indicar, em tempo real, ou instantaneamente, se há um cadastro

com o mesmo nome. Isso acontecerá em três hipóteses. Na primeira, o aluno já foi

estudante de outra escola do município. Nesse caso o secretário só confere os

dados, atualiza se necessário e finaliza o procedimento de matrícula. Na segunda, o

aluno ainda está matriculado em outra escola do município. Nesse caso seu status

estará como ativo impedindo que a matrícula seja feita. Situações como essas são

freqüentes, pois as famílias de baixa renda têm dificuldades em manter-se no

mesmo endereço. Isso impedirá que as matrículas sejam duplicadas e, por

conseqüência, a Mantenedora terá acesso a dados mais precisos para a

consolidação dos controles estatísticos. Na terceira hipótese, o nome do aluno é

homônimo. Nesse caso, o procedimento de matrícula será normal.

Outro exemplo bem comum da importância da integração das informações, é

quando o aluno pede o atestado de vaga para sair da escola e, no campo

‘pendências’ aparece o registro de empréstimo de um livro do acervo da Biblioteca,

com o status ‘em aberto’. Nesse caso, o estudante deve fazer a devolução do

material antes de receber o documento escolar.

Na Secretaria de Educação, diferentes agentes fazem a busca por aluno com

diversos motivos. Um exemplo freqüente é do setor Bolsa Escola3 que controla a

freqüência escolar do aluno beneficiado. Já, o administrador estatístico tem como

visualizar os dados consolidados e individualizados de todas as unidades escolares,

emitir relatórios consolidados do fluxo de matrícula de toda a rede de ensino e,

também, ter acesso rápido ao fechamento dos índices de aprovação/reprovação tão

logo o período letivo seja encerrado.

No município de Jundiaí, a integração do sistema das escolas com a

Secretaria de Educação destaca-se no controle da Merenda Escolar. Todos os

pontos de distribuição de merenda integram o mesmo banco de dados,

possibilitando a digitação on-line de toda a movimentação de materiais,

proporcionando, assim, mais segurança ao processo de reposição de estoques,

eliminando o desperdício e agilizando a reposição de gêneros. O software possibilita

também a elaboração de cardápios balanceados. (CIJUN – Companhia de

Informática de Jundiaí, 2006)

Uma nova demanda que a automatização dos dados trouxe para a

administração escolar foi o aumento do volume de dados registrados. Segundo os

depoimentos recolhidos na minha pesquisa de campo, tanto os secretários de escola

quanto as supervisoras foram unânimes em dizer que o volume de dados

3 Bolsa Escola/Bolsa Família: Criado pelo Ministério da Educação e Cultura, com o objetivo de garantir o acesso, a permanência e o sucesso escolar do aluno do Ensino Fundamental. Concede ajuda financeira às famílias carentes, na base de R$ 15,00 por filho/mês, até três filhos, condicionada à freqüência mínima de 85%. As famílias mais carentes, cuja renda per capita é menor que R$ 50,00 recebem um adicional de R$ 50,00 por família. A Secretaria de Educação fica responsável pelo controle da Freqüência Escolar dos alunos da Rede Municipal e Estadual enviada trimestralmente ao Ministério da Educação e Cultura. (Secretaria da Educação de Joinville, 2007)

registrados tem aumentado. Isso deve-se a praticidade que os sistemas

informatizados têm permitido a seus usuários.

Segundo o diretor de desenvolvimento de software de gestão escolar de

Joinville, quando iniciou sua atividade nessa área, o desenvolvimento inicial

objetivava resolver cadastros e a grande massa de documentação gerada pelos

processos escolares. Afirma, ainda, que diversas funcionalidades foram sendo

acrescentadas pois as pessoas começaram a perceber que outras atividades,

embora não tão mecânicas, também são repetitivas, e também poderiam ser

realizadas pelo computador, de forma automática.

Percebe-se, então, que do primeiro estágio de usabilidade da informática

permitia-se a obter as documentações necessárias, como históricos, atestados,

fichas de matrícula e impressão dos boletins da escola inteira em pouco tempo.

Assim, pode-se afirmar que a informática facilita o processo de gestão e, além disso,

é uma ferramenta em que as pessoas confiam, pois os erros de digitação e de

cálculo podem ser prevenidos com o uso do computador, como a exemplo do

processador de texto — Word —, ou no uso da planilha eletrônica — Excel — que

permitem, respectivamente, a correção ortográfica e a conferência de cálculos. Já,

no software de gestão escolar, anteriormente mencionado pelo diretor de

desenvolvimento da empresa, na medida em que o usuário executa alguma ação

incorreta, o sistema dispara um aviso impedindo aquela ação ou, simplesmente,

previne-o a fim de que possa optar em desistir da mesma.

Contudo, esses processos já não estão mais sendo considerados suficientes.

Conforme afirma o mesmo empresário, as pessoas não estão mais espantadas com

a capacidade da máquina pois ela já faz parte de nosso cotidiano. Agora,

complementa ele,

queremos que essa máquina tenha alguma inteligência, que assuma processos complexos, que nos indique as melhores possibilidades, que compare dados volumosos e dentro de um escopo de relevância. Em termos práticos, evoluímos do imprimir boletim para apresentarmos o risco de reprovação em uma escola.

O uso dessa nova tecnologia abriu caminho para uma revisão dos processos

de gestão, tornando seus colaboradores mais capacitados, flexíveis e detectores de

uma visão geral do funcionamento da escola, estabelecendo uma uniformidade na

qualidade da informação, simplificando processos e evitando o retrabalho.

Cabe refletir, que o sistema de informação deve melhorar o desempenho do

elemento humano e da organização. Como são as pessoas que trabalham na

organização, que manipulam as informações, o sistema de informação deve atender

às suas necessidades, resultando conseqüentemente em um melhor desempenho

da organização. Na opinião de Rezende,

qualquer organização que se proponha a desenvolver um sistema de informação deverá possuir uma estratégia de crescimento consciente e estabelecida, que se caracterize como uma diretriz para a abordagem global de sua implantação à administração e, deve também, considerar que a participação das pessoas em todo o processo é fundamental para se obter sucesso, desde a definição da necessidade, a construção da solução e o uso da ferramenta. (2003)

Nessa perspectiva, Rauen acredita que

a tecnologia pode e deve ser usada intensamente como facilitadora e integradora dos processos de gestão do conhecimento estipulados pelas organizações, porém exige conhecimento e domínio de suas potencialidades, para que sejam extraídos máximos benefícios de sua aplicação. (2006)

Reforçando a afirmação anterior, Mônica Gardelli, pedagoga e mestre em

educação, diz que há um fator fundamental nesse processo. Segundo ela, “o gestor,

principalmente, deve estar preparado para esse novo tipo de gestão, precisa

entender o papel da tecnologia e se beneficiar disso”. (apud ASSAD e JARDZWSKI,

2006)

O mercado escolar está suprido de produtos adequados e coerentes à sua

realidade que, como foi visto, é complexa. Porém, de nada adianta um recurso

tecnológico de ponta se as pessoas que podem se beneficiar estão impossibilitadas

de usar por qualquer razão. A qualidade não se faz só com tecnologia, ela se faz

com pessoas capacitadas, treinadas, lideradas e motivadas, ou seja, qualidade em

educação se faz com participação e envolvimento das pessoas.

CONSIDERAÇÕES FINAIS

Embora tenha sido identificado por meio das entrevistas nas escolas da rede

de ensino do município de Joinville e, ainda, pela pesquisa bibliográfica que a gestão

escolar se beneficia da tecnologia da informática para facilitar e agilizar os seus

processos, pode-se afirmar que esses mesmos processos podem ser concluídos

manualmente. Ou seja, toda a manipulação de dados e seu controle podem ser

feitos como antes da entrada da informática na escola.

Contudo, com a demanda de informações que, atualmente, circulam pelas

escolas para cumprir estatísticas e outros objetivos, percebe-se que o caminho para

a informatização na administração escolar é inevitável, já que o mercado oferece

uma variedade de soluções de gestão automatizada e com investimentos que se

adaptam a cada realidade escolar.

Apesar de todo o avanço tecnológico, nenhuma escola se tornará eficiente na

sua gestão administrativa e pedagógica sem o empenho do recurso humano. As

pessoas envolvidas nesse processo precisam ser capacitadas e, principalmente,

comprometidas com esse trabalho. Como afirma José Renato Calvi Lima,

especialista em Gestão Educacional, “a qualidade não se faz só com tecnologia. Ela

se faz com pessoas capacitadas, treinadas, lideradas e motivadas. Qualidade em

educação se faz com participação e envolvimento das pessoas.” (2006)

De acordo com os dados levantados, pode-se afirmar que a busca pela tão

almejada qualidade da educação, seja em qualquer nível, pode ser encontrada com

o engajamento dos profissionais da escola, comunidade, assessorados pelos

mecanismos tecnológicos, lembrando que não importa a quantidade, mas sim a

qualidade de relatórios estatísticos para uma avaliação sobre a realidade da Escola.

Tendo em vista as considerações abordadas pelos autores citados e as falas

nas entrevistas recolhidas, é possível analisar que a organização das informações

administrativas e pedagógicas do alunado e corpo docente, está sendo incorporada

pelos administradores escolares do município de Joinville.

Porém, as observações realizadas e os dados levantados apontam para o

fato de que parte das pessoas envolvidas nesse processo de organização das

informações na escola não se atêm sobre a necessidade ou relevância de tais

registros e controles acadêmicos. Tal serviço é executado mecanicamente e, em

alguns casos, o é organizado de forma indiferente aos resultados obtidos. Isso se

deve, em parte, porque muitos indicadores não são avaliados pela escola e sim

enviados à Secretaria de Educação para os respectivos setores encarregados pelos

registros. Em outros casos, a escola conta com um número restrito de pessoal no

setor administrativo e por essa razão, acabam limitando-se a executar seu trabalho

de forma rápida e dando preferência ao que se é cobrado. Cabe citar, também, ao

fato de que a rotatividade e as freqüentes licenças dos funcionários, acabam

prejudicando o andamento da organização escolar.

Diante de tudo que foi exposto, vemos que a escola está cercada de

informações, que tem a sua disposição ferramentas próprias para organizá-las e que

as pessoas podem melhorar a sua gestão na medida das suas possibilidades. É

necessário que ações, como as relatadas no capítulo um, do UNICEF, PNUD,

INEP/MEC e do Instituto Ayrton Senna sejam exemplos multiplicadores para se

identificar o que vai bem e o que vai mal na escola permitindo qualificar a escola em

todos os seus aspectos.

A N E X O S

INSTRUMENTO DE PESQUISA – I

O presente questionário é parte integrante do trabalho de pesquisa para o Trabalho

de Conclusão de Curso de Pedagogia, da acadêmica Karla Janz, para a Faculdade

de Educação de Joinville.

Pesquisa com Especialistas na área de Pedagogia e Secretários de Escola, da

Rede Municipal de Joinville, com o objetivo de coletar informações sobre o uso das

informações e sua aplicação na informática administrativa.

Questões dirigidas ao profissional, que trabalha em escola, com acesso às

ferramentas disponíveis pela informática.

PERFIL ESTATÍSTICO DA ESCOLA NO USO DAS INFORMAÇÕES

1. Identificação Dados da Unidade Escolar

Escola:

Endereço:

Telefone:

Nº. de alunos Ed. Infantil.

Nº. de alunos Ensino Fund.

sim não A Escola tem turmas de EJA?

Direção Supervisão Orientação Secretaria

2. Gestão das Informações

Sim Não Observações/Comentários A Escola controla os dados estatísticos da Educação Básica?

Assinale abaixo a opção que mais se aproxima do mét odo de controle dos dados:

Sim Não Observações/Comentários

O manuseio e controle destas informações são feitos manualmente.

Controlo tudo em planilha de Excel.

A Escola possui um controle automatizado. Exemplo: Sistema Informatizado de Gestão

� É local � Via WEB � O sistema acompanha as mudanças

da área educacional? Exemplo: enviar dados para o Censo digitalmente.

� Controle do acervo da Biblioteca � Controle da Merenda Escolar � Controle do Bolsa Escola/Família � Controle do Patrimônio � Controle do Caixa – APP/outros � Citar outros controles. � Diário Informatizado - WEB � Os pais do estudante têm acesso, via

internet, aos dados do filho como boletim, ocorrências?

Controlamos índices de reprovação nas séries iniciais

Controlamos índices de evasão escolar Controlamos índices de distorção idade x série

Há controle do fluxo de movimentação de alunos admitidos/reprovados/evadidos

Há controle do risco de reprovação.

Cite outros índices utilizados.

A escola, ou mantenedora, ofereceu algum tipo de capacitação na utilização do computador e seus periféricos (Word, Excel, PowerPoint)?

3. Sistema de Informação Assinale abaixo a opção que mais se aproxima do Sis tema Informatizado utilizado na Escola.

Sim Não Observações/Comentários É um Sistema, instalado na escola e na Secretaria de Educação, desenvolvido com a finalidade de administrar e consolidar os dados.

É um Sistema com aplicativos para atender aos programas de outros órgãos. Exemplo: alimenta os dados no programa do Governo, Secretaria de Estado, MEC.

É um Sistema do Office: planilhas do Excel e Word.

4. Equipamentos na Escola Secretaria SOE Biblioteca Sala Informatizada

Nº.de computador

Há acesso à Internet (S ou N)

� ADSL ou Discada (A ou D)

1) Quais os registros utilizados pelo Especialista/Administrador/Secretário, antes

da entrada da informática, e de que forma eram organizados?

2) Diante da entrada do computador, na administração/secretaria, quais foram

as principais mudanças práticas na sua atividade?

3) Houve resistência diante dessa nova tecnologia no espaço administrativo?

Sim ( ) Não ( ) Parcial ( )

4) É possível considerar que o volume de dados registrados, a partir de então,

aumentou?

Sim ( ) Não ( ) Manteve-se o mesmo ( )

5) Questões para Escola que possui sistema automatizado.

I. Poderia listar os dados e relatórios extraídos do sistema que são

utilizados pelo Especialista/Adm/Secretário, e para que se destinam?

II. Quais os dados ou relatórios que gostaria de obter, mas o sistema não

dispõe?

III. Quais os aspectos positivos e negativos que esse sistema apresenta

para o serviço do Especialista/Administrador/Secretário?

IV. Qual a principal dificuldade em trabalhar com o sistema?

V. A interface do sistema é de fácil usabilidade?

Sim ( ) Não ( ) Parcial ( )

VI. De que forma os professores podem se beneficiar na utilização do

sistema?

6) Exemplifique algumas ações práticas da articulação entre o setor

administrativo e o pedagógico, cujo meio utilizado são as ferramentas

disponíveis pela informática.

7) Como você avalia essa articulação?

I. Falta o que para melhorar essa integração?

II. Em geral, você vê resultados na escola por conseqüência das análises

desses dados? Caso sim, indique alguns.

8) Listar os Programas e os dados que a escola deve disponibilizar, como por

exemplo: Censo Escolar, Bolsa Escola, entre outros.

9) O Programa da Rede Vencer, do Instituto Ayrton Senna, acarretou mais

controle de dados para o administrador escolar do município.

I. Qual a finalidade desses dados?

II. Desde quando existe essa parceria?

III. Quais os benefícios que esta parceria trouxe para a Escola?

10) Quais as ações, a partir dos registros cadastrados, que o gestor e sua equipe

podem desenvolver para melhorar a qualidade da educação?

INSTRUMENTO DE PESQUISA – II

Entrevistado: Empresário, Diretor de Desenvolvimento de Software.

Sede da empresa: Joinville, SC.

Período: Março 2007

1. Há quanto tempo o Sr. trabalha com desenvolvimento em sistema de gestão

escolar?

2. Durante este período, acredito que, houveram mudanças no sistema por

diferentes motivos. Destacar quais as alterações mais relevantes do sistema

desde a sua concepção. Identificar quais foram por exigências do sistema

educacional.

3. Quantas escolas utilizam o sistema atualmente? Qual o nº. de alunos

cadastrados?

4. O sistema é flexível ao ponto de seus clientes solicitarem adaptações ou

inclusão de alguma rotina?

5. O sistema diferencia-se entre escola pública e privada? Caso positivo, citar

quais os pontos divergentes.

6. Pela sua trajetória, atendendo escolas públicas e privadas, identifique qual o

foco de ambas no momento de adquirir um sistema automatizado de gestão

escolar.

7. Quais os setores, no espaço escolar, que utilizam o sistema atualmente?

8. Foi sempre assim? Explique, caso negativo, a evolução de usabilidade dos

usuários.

9. Existiu ou ainda existe resistência por parte do usuário? Poderia citar o setor

que mais se destaca nesta resistência?

10. Como o Sr. percebe que os dados registrados no sistema possam trazer

mudanças e melhoria na qualidade da educação?

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