galvez ginna_metodología seguimiento control cumplimiento normativa archivística ent. distritales
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Exposición presentada en el V Seminario Internacional. Archivos: Auditoria a la Gestión Documental y Archivistica.TRANSCRIPT
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SEGUIMIENTO A LA GESTIÓN DOCUMENTAL DE LAS ENTIDADES EN EL DISTRITO CAPITAL
Metodología para adelantar el seguimiento de la Gestión Documental
en las entidades del Distrito Capital, con respecto al cumplimiento de la
normativa archivística
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SEGUIMIENTO A LA GESTIÓN DOCUMENTAL DE LAS ENTIDADES EN EL DISTRITO CAPITAL
MARCO JURÍDICO
Ley 594 de 2000 “Ley General de Archivos” Decreto 514 de 2006 “Establece que toda entidad pública
del nivel Distrital debe tener un Subsistema Interno de Gestión Documental y Archivo – SIGA- como parte del Sistema de Información Administrativa del Sector público”.
Decreto 2609 de 2012 “Reglamenta el Titulo V de la Ley 594 de 2000, parcialmente los artículos 58 y 59 y dicta otras disposiciones…”
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SEGUIMIENTO A LA GESTIÓN DOCUMENTAL DE LAS ENTIDADES EN EL DISTRITO CAPITAL
MARCO JURÍDICO
Decreto 2578 de 2012 “Por la cual se reglamenta el Sistema Nacional de Archivos –SNA- y se establece la Red Nacional de Archivos...”.
Ley 1712 de 2014 “Ley de transparencia y acceso a la
información publica nacional…” Acuerdo 002 de 2014 “Por medio de la cual se establecen
criterios básicos para la creación, conformación, organización, control y consulta de los expedientes de archivo…”.
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SEGUIMIENTO A LA GESTIÓN DOCUMENTAL DE LAS ENTIDADES EN EL DISTRITO CAPITAL
Hacer seguimiento a la gestión documental desarrollada por las entidades del Distrito Capital en cuanto a las acciones tomadas, los recursos destinados, el estado de los archivos de la entidad, los planes orientados al mantenimiento y fortalecimiento de las labores planteadas de acuerdo con la normativa archivística vigente.
OBJETIVO GENERAL
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SEGUIMIENTO A LA GESTIÓN DOCUMENTAL DE LAS ENTIDADES EN EL DISTRITO CAPITAL
OBJETIVOS ESPECÍFICOS
1. Dar cumplimiento a las funciones establecidas al Archivo de Bogotá para “hacer el seguimiento a la implementación del SIGA por parte de las entidades y, en caso necesario, informar a los entes de control internos y externos”*.
2. Diseñar los instrumentos que permitan hacer el seguimiento y control de las labores desarrolladas y los recursos destinados por parte de las entidades del Distrito Capital en la gestión documental.
* Artículo 20, Decreto 514 de 2006 Por el cual se establece que toda entidad pública a nivel Distrital debe tener un Subsistema Interno de Gestión Documental y Archivos (SIGA) como parte del Sistema de Información Administrativa del Sector Público
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ALCANCE 1. El seguimiento a la gestión documental se adelanta a las 72
entidades del Distrito Capital. (ver estructura orgánica general del D.C.)
2. Los ocho (8) procesos de la gestión documental de las entidades del Distrito Capital. (art. 9 Decreto 2609 de 2012) y los conceptos definidos en la Ley de acceso de la información como parte integral y transversal a toda la gestión documental.
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SEGUIMIENTO A LA GESTIÓN DOCUMENTAL DE LAS ENTIDADES EN EL DISTRITO CAPITAL
ACCESO A LA INFORMACIÓN
PRESERVACIÓN A LARGO PLAZO
PRODUCCIÓN
DISPOSICIÓN DE DOCUMENTOS
ORGANIZACIÓN
VALORACIÓN
GESTIÓN Y TRÁMITE
TRANSFERENCIA
PLANEACIÓN
PROCESOS DE GESTIÓN
DOCUMENTAL
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PROCEDIMIENTO Etapa previa a
las visitas
Etapa de las visitas a las
visitas
Etapa de análisis de la información
Elaborar cronograma Análisis informe anual Revisar información de la entidad
Notificación mediante oficio. Visita a la entidad
Análisis de la información. Elaboración del informe.
Etapa de acciones de
mejora
Plan de mejoramiento archivístico. Seguimiento a las acciones propuestas.
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INSTRUMENTO
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Rango de puntajes
Puntaje entidad
1 09 0
1. 1 00,5 0
0,125 0
0,125 0
0,125 0
10 0 TOTAL
0,0 - 5,9 Bajo Bajo6,0 - 8,9 Medio 9,0 - 10 Alto
Aprobado por: (Nombre)Cargo:Dependencia:
Revisado por: (Nombre)Cargo:Dependencia:
Nombre de quien diligencia el formato: Rango Nivel Nivel entidadCargo:
Dependencia:
IV. DATOS DILIGENCIAMIENTOFecha de diligenciamiento: ESCALA
En caso de que la respuesta sea afirmativa, adjunte el documento en formato digital
1.2. ¿El programa de gestión documental (PGD), de su entidad, obedece a una estructura normalizada y se rige por los elementos que se detallan en el anexo del Decreto 2609 de 2012?
SI NO
En caso de que la respuesta sea afirmativa, ¿El programa de gestión documental (PGD), fue aprobado por el Comité Interno de Archivo? SI NO
III. PROCESOS DE LA GESTIÓN DOCUMENTALPLANEACIÓN
a. Programa de Gestión Documental – PGD
1.1. ¿La entidad tiene formulado un programa de gestión documental (PGD), a corto, mediano y largo plazo, como parte del plan estratégico institucional y del plan de acción anual?
SI NO
ENTIDAD CALIFICACIÓNI. INFORMACION INSTITUCIONAL
PÁGINA WEB
INFORME SOBRE EL ESTADO DE LA ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL
TELÉFONO
NOMBRE ENTIDADDIRECCIÓN
II. SUBSISTEMA INTERNO DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVO -SIGA
Nota: Espacio para el cálculo de la calificación que obtiene la entidad a partir de las respuestas.
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SEGUIMIENTO A LA GESTIÓN DOCUMENTAL DE LAS ENTIDADES EN EL DISTRITO CAPITAL
SIGA; 0,875
Procesos de la gestión
documental; 5,050
Aspecto Evaluado Calificación
SIGA 0,875
Procesos de la gestión documental
5,05
Calificación final 5,925
ESCALA
Rango Nivel Nivel entidad
0,0 - 5,9 Bajo Bajo 6,0 - 8,9 Medio 9,0 - 10 Alto
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ESTADO DE LA ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL EN EL DISTRITO CAPITAL