février 2015 Êtes-vous prêt pour la facturation électronique · l'adoption massive de la...

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Blanc

Février 2015

Êtes-vous prêt pourla facturation électronique ?

Êtes-vous prêt pour la facturation électronique ?

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Introduction 3

1. Difficultés pour les PME 4

2. Marché de la facturation électronique 5

2.1 Marché de la facturation électronique en Europe 5

2.2 Marché de la facturation électronique aux États-Unis 6

3. Réglementations en matière de facturation électronique 7

3.1 Réglementations en Europe 7

3.2 Réglementations aux États-Unis 7

4. Envoi de factures électroniques 8

4.1 Deux formats différents 8

4.1.1 PDF 8

4.1.2 EDI (échange de données informatisées) 8

4.2 Authenticité et intégrité 8

4.3 Archivage électronique 8

4.4 Différentes méthodes de facturation électronique 8

4.4.1 E-mail 8

4.4.2 Portail Web 8

4.4.3 Prestataires de service de facturation électronique 8

5. Avantages de la facturation électronique pour les entreprises 9

5.1 Pour les fournisseurs et les acheteurs 9

5.2 Pour les gouvernements 9

6. Tendances du marché 10

6.1 Accélération du paiement des factures 10

6.2 Interopérabilité et réseaux de partenaires 10

6.3 Solutions spécialisées et innovantes pour les PME 10

Conclusion 11

CONTENU


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Dans le monde actuel, en constante évolution, les informations circulent plus librement et les communications sont toujours plus simples. Les entreprises subissent une pression grandissante en matière de performances. Une façon de relever ce défi consiste à simplifier les processus et à se tourner vers la numérisation des communications avec les clients. Les entreprises ont ainsi la possibilité de réduire leurs coûts et d'améliorer leur productivité.

Il existe un domaine pour lequel ceci a été clairement prouvé, à la fois par les acheteurs et par les fournisseurs, et c'est celui de la facturation électronique. En passant d'une facturation physique à une facturation numérique, de nombreuses entreprises bénéficient des avantages découlant d'un processus plus fiable, sécurisé, traçable et rationalisé. Jusqu'à il y a environ cinq ans, les solutions de facturation électronique étaient principalement conçues pour les grandes entreprises. Toutefois, les nouvelles solutions, spécifiquement développées pour les PME (petites et moyennes entreprises), sont en train de gagner des parts de marché.

La Commission européenne a établi un programme numérique précis pour l'Europe et la facturation électronique y tient une place essentielle. La Commission a pour objectif d'éliminer tous les obstacles, réglementaires ou techniques, qui empêchent l'adoption de la facturation électronique. L'adoption massive de la facturation électronique en Europe, à la fois dans le secteur public et dans le secteur privé, pourrait générer des avantages économiques significatifs. L'on estime ainsi que le passage des factures papier à la facturation électronique entraînerait environ 240 milliards d'euros d'économies sur une période de six ans.1

Le département du Trésor des États-Unis n'a pas encore mis en place ce genre de réglementations, mais il reconnaît que la facturation électronique permettrait une réduction de 50 % des coûts et une économie d'environ 450 millions de dollars par an.2

À l'heure actuelle, les règles qui contrôlent la facturation électronique sont fragmentées et reposent sur des exigences nationales différentes. Le marché potentiel de la facturation électronique est immense.

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Introduction

« La Commission Européenne a pour objectif d'éliminer tous les obstacles, réglementaires ou techniques, qui empêchent l'adoption de la facturation électronique. »

La Commission européenne définit la facturation électronique comme étant le « transfert électronique d'informations de facturation (facturation et paiement) entre des partenaires commerciaux (fournisseur et acheteur). Outil essentiel d'une gestion financière efficace, la facturation électronique lie les procédures internes des entreprises aux systèmes de paiement. »

(Commission européenne, 2013)

1 Avantages potentiels SEPA en jeu, Capgemini, 2009 2 http://www.treasury.gov/press-center/press-releases/Pages/tg1238.aspx


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Source : étude de marché Opinion Way, février 2014

En février 2014, Neopost a demandé à Opinion Way de faire une étude de marché visant à mieux comprendre les difficultés et besoins des PME en matière d'envoi et de réception de factures.

1. DIFFICULTÉS pour les PME

1. Difficultés pour les PME

Oui

• Perte de temps sur des tâches répétitives 47%

• Risque d'erreurs humaines dans le traitement des communications sortantes 45%

• Temps passé à rassembler des informations figurant sur des systèmes différents 40%

• Multiples saisies des mêmes données au cours du processus 37%

• Difficultés pour trouver/récupérer les anciennes communications sur les différents canaux utilisés 34%

• Suivi difficile de toutes les communications liées à un client spécifique sur les différents canaux utilisés 33%

• Manque de visibilité et de traçabilité des envois de votre entreprise (à qui ? quand ?) 26%

• Manque de contrôle sur la sécurité du stockage des documents 25%

Les principales difficultés rencontrées par les PME sont les suivantes :

• Temps passé sur des tâches répétitives, des procédures d'approbation et la recherche de documentation

• Manque de traçabilité et de visibilité sur l'état des paiements• Manque de fiabilité découlant du risque d'erreur humaine, de retards

de paiement ou de problèmes juridiques

« Rencontrez-vous les problèmes suivants en matière de facturation ? »

Environ 500 milliards de factures sont émises dans le monde chaque année. 330 milliards sont liées au commerce entre entreprises et particuliers, tandis que 170 milliards portent sur des échanges entre entreprises ou entre des entreprises et des gouvernements.

Source : Billentis, 2014


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2. MARCHÉ de la facturation électronique

La Norvège, la Suède, la Finlande, le Mexique, le Chili et le Brésil sont considérés comme étant des leaders en matière de facturation électronique. En effet, ce type de facturation est une obligation légale dans un certain nombre de ces pays et les gouvernements nationaux ont rendu la facturation électronique obligatoire pour les entreprises.

2. Marché de la facturation électronique

Source : Billentis, 2014

Sur le marché européen, la législation et les programmes publics locaux sont les éléments clés. La Commission européenne estime que l'adoption de la facturation électronique pour les seuls marchés publics au sein de l'Union européenne pourrait générer des économies à hauteur de 2,3 milliards d'euros par an.

Les pays scandinaves sont perçus comme des leaders de la facturation électronique : celle-ci est obligatoire avec le secteur public depuis 2005 au Danemark, depuis 2008 en Suède et depuis 2010 en Finlande.

En Norvège, la facturation électronique est obligatoire pour l'administration au niveau national depuis le 1er juillet 2012 et l'administration locale depuis 1er janvier 2015.

En Italie, la facturation électronique est mise en œuvre pour les pouvoirs publics depuis le 6 juin 2014 et en Espagne depuis le 1er janvier 2015.

Suite à la Directive 2014/55/EU d'avril 2014 sur la facturation électronique et les marchés publics, les fournisseurs se verront obligés d'envoyer des factures électroniques aux entreprises du secteur public dans tous les pays européens d'ici à 2020.

2.1 Marché de la facturation électronique en Europe


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En dehors de l'Union européenne, l'utilisation de la facturation électronique augmente sur les marchés et, selon les prévisions d'Infotrends, 8,6 milliards (35 %) de factures client seront émises hors papier en 2017 aux États-Unis.

Une récente étude menée par PayStream Advisors confirme que le chiffre d'affaires du marché de l'automatisation des comptes fournisseurs aux États-Unis a atteint 1,7 milliard de dollars en 2013, ce qui représente 11,9 % d'augmentation par rapport à 2012. « Le marché de l'automatisation des comptes fournisseurs devrait connaitre une forte croissance jusqu'en 2016, lorsque le chiffre d'affaires mondial devrait atteindre 2,4 milliards de dollars. »

Ce domaine connaît une augmentation régulière, avec plus de 80 % des entreprises interrogées ayant déjà adopté la technologie nécessaire à la facturation électronique ou

envisageant de le faire.

Dans un article intitulé « Facturation électronique et conformité fiscale », Trust Weaver explique la différence entre les réglementations européenne et américaine : « la taxe sur la vente prélevée aux États-Unis est différente de la TVA en ce sens que les factures entre entreprises ne comportent pas de taxe. C'est à l'extrémité de la chaîne de production, à savoir lors de la transaction finale avec le consommateur, qu'un taux d'imposition est appliqué, souvent constitué de pourcentages imposés par l'état, la ville, le comté et d'autres organes administratifs. L'application de cette taxe ne concerne pas les factures entre entreprises, ce qui explique pourquoi le niveau d'exigence en matière de facturation électronique entre entreprises aux États-Unis est plus faible que dans les pays appliquant de la TVA. »

2. MARCHÉ de la facturation électronique

Adoption de solutions de facturation électroniques par les entreprises américaines

Nous utilisons déjà une solution

de ce genre

22 % des petites entreprises et 43 % des moyennes entreprises utilisent des solutions de facturation électronique.

Nous sommes en train de déployer une solution de

ce genre et nous commencerons à l'utiliser au cours des six prochains

mois

Nous réfléchissons à l'utilisation

d'une solution de ce genre

Nous n'utilisons pas de solution de facturation électronique et nous ne

prévoyons pas de le faire

2.2 Marché de la facturation électronique aux États-Unis


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3.1 Réglementations en Europe

En février 2014, Neopost a demandé à Opinion Way d'interviewer 280 PME de moins de 500 employés au Royaume-Uni. La question suivante leur a été posée : « Connaissez-vous les exigences de conformité spécifiquement liées à la facturation électronique ? » 63 % des personnes interrogées ont admis ne pas connaître les réglementations en matière de facturation électronique.

Directives européennes sur la facturation électronique :

Directive 2010/45/EU du Conseil du 13 juillet 2010 sur la facturation électronique (qui modifiait la Directive 2006/112/EC)

Les principaux objectifs de cette Directive sont la simplification, la modernisation et l'harmonisation des règles de facturation en matière de TVA. Les principales exigences définies par cette Directive sont liées à la garantie de l'authenticité de l'origine, de l'intégrité des données et de la lisibilité de la facture.

Différentes méthodes sont autorisées pour la facturation électronique : • contrôles d'entreprises créant une

piste d'audit fiable• signatures électroniques avancées• échange de données informatisées

(EDI)

Les factures doivent être conservées sous leur format d'origine d'envoi ou de réception, qu'il s'agisse de papier ou d'un format électronique.

Cette Directive 2010/45/UE a été appliquée par les États membres à partir du 1er janvier 2013.

Directive 2014/55/UE du Conseil sur la facturation électronique dans le cadre des marchés publics

La Directive 2014/55/UE a pour objectif d'effacer les disparités entre les pratiques des différents États membres de l'UE en matière de facturation électronique. En raison de ces pratiques, les entreprises ont en effet du mal à conclure des marchés avec des clients du secteur public en dehors de leur pays.

Une norme européenne commune pour le modèle sémantique de données des éléments essentiels d'une facture électronique (la « norme européenne sur la facturation électronique ») devrait être élaborée. La Commission estime que cette facturation électronique permettrait d'économiser jusqu'à 2,3 milliards d'euros.

Les États membres doivent appliquer cette Directive au plus tard le 27 novembre 2018. Ils auront ensuite 18 mois pour se conformer à cette norme.

3.2 Réglementations aux États-Unis

L'Internal Revenue Service (IRS) des États-Unis a publié des recommandations à destination des contribuables qui tiennent leurs livres et registres au moyen d'un système de stockage électronique3 :

• Le système de stockage électronique doit garantir un transfert exact et complet des livres et registres papier ou informatiques vers un support de stockage électronique. Le système de stockage électronique doit également pouvoir indexer, stocker, conserver, récupérer et reproduire les livres et registres stockés de façon électronique.

• Un système de stockage électronique doit inclure :

- des contrôles raisonnables pour garantir l'intégrité, l'exactitude et la fiabilité du système de stockage électronique ;

- des contrôles raisonnables pour empêcher et détecter toute création, modification, suppression ou détérioration non autorisée des livres et registres stockés au format électronique ;

- un programme d'inspection et d'assurance qualité attesté par des évaluations régulières du système de stockage électronique, notamment des contrôles périodiques des livres et registres stockés au format électronique ;

- un système de récupération incluant un système d'indexation (au sens de la section 4.02 de cette procédure sur les recettes) ;

- la capacité de reproduire des versions papier lisibles (au sens de la section 4.01(3) de cette procédure sur les recettes) des livres et registres stockés au format électronique.

3http://www.irs.gov/pub/irs-tege/rp-97-22.pdf

3. RÉGLEMENTATIONS en matière de facturation électronique

3. Réglementations en matière de facturation électronique

Sur un serveur interne

Sur un disque dur externe

Sur votre disque dur

Dans le Cloud

Je ne sais pas

Dans la boîte d'envoi de votremessagerie électronique

Sur un disquede stockage partagé

Lorsque vous archivez électroniquement vos documents, où les archivez-vous ?

Source : Opinion Way, février 2014 (280 PME au Royaume-Uni)

La Commission européenne a appelé à ce que la facturation électronique devienne le mode de facturation prédominant au sein de l'UE d'ici à 2020.


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4. Envoi de factures électroniques


4.1 Deux formats différents

4.1.1 PDF Le fournisseur qui décide d'envoyer une facture au format PDF a 2 possibilités :

• Envoyer un fichier PDF simple et, dans ce cas, le fournisseur et le client doivent s'assurer que tous les contrôles internes sont en place pour créer une piste d'audit fiable en cas de contrôle fiscal ;

• Utiliser une signature électronique qui garantit l'intégrité et l'authenticité du document (voir paragraphe ci-dessous).

Cette méthode via un fichier PDF est très simple pour l'expéditeur, mais elle implique que le destinataire saisisse les données de la facture manuellement dans son système de comptabilité ou automatise le processus à l'aide d'une solution de capture de données.

4.1.2 EDI (échange de données informatisées) Avec la solution EDI, le client et le fournisseur doivent définir un format de données de facturation spécifique (tel que XML, EDIFACT…).

C'est souvent le client qui impose son format à ses fournisseurs car cette méthode permet aux destinataires d'automatiser l'ensemble de la procédure de facturation.

L'EDI est complexe et coûteux du point de vue du fournisseur, car celui-ci doit gérer un format de facturation EDI différent pour chaque client.

Lors de la mise en place de l'EDI, le fournisseur et le client doivent également adhérer à la législation spécifique à l'EDI, telle que, par exemple, la liste obligatoire des partenaires commerciaux en France.

4.2 Authenticité et intégrité

L'authenticité et l'intégrité de la facture électronique (qu'elle soit au format PDF ou EDI) peuvent être garanties par une signature électronique.

En cas d'utilisation d'une signature électronique, l'expéditeur doit se renseigner pour savoir si la signature électronique requise par son pays est une signature avancée ou qualifiée.

Une signature électronique avancée est une signature logicielle tandis qu'une signature électronique qualifiée est une signature matérielle.

4.3 Archivage électronique

En fonction des réglementations locales, certains pays peuvent demander aux parties de conserver la facture sous son format d'origine. Cela signifie que si la facture a été envoyée au format électronique, elle devra être archivée électroniquement pendant toute la durée légale d'archivage.

4.4 Différentes méthodes de facturation électronique

Les fichiers PDF et EDI peuvent être envoyés de différentes façons. 4.4.1 E-mail Ce mode d'envoi peut sembler être le plus simple, mais il peut entraîner des processus de récupération longs et complexes en cas d'archivage électronique incorrect.

Pour que le destinataire puisse les gérer correctement, il est conseillé d'envoyer les factures à une adresse e-mail professionnelle et non pas une adresse personnelle. 4.4.2 Portail Web Dans ce cas de figure, le client demande au fournisseur de saisir manuellement toutes les données de la facture au sein d'un portail Web.

Cela exige du travail en plus pour le fournisseur qui doit saisir les données à la fois dans son système de comptabilité et sur le portail Web du client. Cette méthode augmente également le risque d'erreur humaine. Cependant, elle permet souvent au fournisseur d'effectuer le suivi de l'approbation et du paiement de ses factures.

Le principal avantage est pour le client, qui peut automatiser l'ensemble de sa procédure de facturation (saisie des données, rapprochement de la facture avec la livraison, approbation et paiement).

4.4.3 Prestataires de service de facturation électronique Cette solution implique un prestataire de service tiers, qui met en œuvre et soutient les processus de facturation électronique et l'archivage pour le compte des fournisseurs et/ou des clients. C'est ce tiers qui gère la complexité des différents formats de facturation EDI et l'interopérabilité entre les différents prestataires de service.


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Traitement papier : environ 14 €

Traitement électronique : environ 4 €

Réception des factures

Saisie manuelle des

donnéesApprobation Paiement Archivage Gestion des

litiges

Réception des factures

Saisie manuelle des

donnéesApprobation Paiement Archivage Gestion des

litiges

5.1 Pour les fournisseurs et les acheteurs

La facturation électronique vous permet de :

• Réduire les coûts de traitement d'environ 60 % pour les factures sortantes et entrantes

• Améliorer la visibilité et la traçabilité des factures

• Automatiser les tâches répétitives

• Faciliter l'accès aux factures archivées à tout moment, où que vous soyez, sur n'importe quel appareil

• Améliorer l'efficacité au jour le jour

• Gagner du temps sur l'ensemble de la procédure

de facturation

• Améliorer les relations fournisseurs/clients

5.2 Pour les gouvernements

De nombreux gouvernements ont décidé d'imposer la facturation électronique afin de s'attaquer au problème de la fraude à la TVA.

Certains d'entre eux, en particulier en Amérique centrale et du Sud, ont même décidé que les factures électroniques devaient être envoyées à l'administration fiscale pour autorisation avant d'être envoyées au client final. Avec une telle méthode, l'administration fiscale a plus de contrôle sur les transactions au sein des entreprises.

5. Avantages de la facturation électronique pour les entreprises

5. Avantages de la facturation électronique pour les entreprises

Traitement papier : environ 10 €

Traitement électronique : environ 3 €

Préparation des factures

EnvoiRapproche-

ment des paiements

ArchivageRelance de paiement

Gestion des litiges

Frais de trésorerie

Préparation des factures Envoi

Rapproche-ment des paiements

Archivage Relance de paiement

Gestion des litiges

Frais de trésorerie

Source : Arthur D. Little, 2001

Factures sortantes

Baisse de 60 % des coûts pour les factures sortantes et entrantes

Factures entrantes


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6.1 Accélération du paiement des factures

En décembre 2014, l'institut des chefs d'entreprise du Royaume-Uni a mené une étude auprès de 925 PME comptant moins de 250 employés. Cette étude a montré que 66 % des PME connaissent des retards de paiement de leurs factures. De même, 50 % des personnes interrogées ont dit que la principale cause des retards de paiement était des systèmes de paiement excessivement bureaucratiques4. La diminution du délai moyen de règlement est clé.

Affacturage L'affacturage est un accord suite auquel un fournisseur vend ses factures à une entreprise d'affacturage avec une remise. Cette entreprise règle immédiatement les factures, ce qui signifie que le fournisseur a instantanément accès à des liquidités et qu'il évite les créances irrécouvrables. Cependant cette solution reste d'un coût très élevé.

Paiement électronique De nombreuses solutions comptables vous permettent de placer un bouton « Payer maintenant » sur vos factures électroniques entre entreprises ou avec des particuliers. Ce bouton permet un règlement immédiat avec une carte bancaire et le suivi du paiement. Une fois le paiement traité, le fournisseur reçoit une notification immédiate.

Remise dynamique Les méthodes de « remise dynamique » permettent au fournisseur d'être payé rapidement sur des factures approuvées en échange d'une remise. Plus le paiement a lieu rapidement, plus la remise est importante. Cette solution est flexible et le fournisseur peut choisir d'appliquer une remise à certaines de ses créances ou à toutes. Grâce à cette solution, les fournisseurs améliorent leur flux de trésorerie.

6.2 Interopérabilité et réseaux de partenaires

Pendant plus de 10 ans, le principal avantage du réseau d'achats en ligne a été la transmission de bons de commande électroniques entre acheteur et fournisseur visant à réduire le coût de la transmission papier et à automatiser le processus de commande.

À présent, grâce aux infrastructures reposant sur le Cloud, les réseaux de partenaires permettent aux fournisseurs et aux acheteurs de communiquer et de partager tous types d'informations tels que des catalogues, des commandes, des contrats, des factures…

En avril 2011, une étude de marché Aberdeen Group a montré que les plateformes réseau servaient maintenant à identifier de nouveaux fournisseurs et des nouvelles opportunités de vente (76 %). L'on constate également un souhait de plus en plus marqué d'utiliser les aspects sociaux et relationnels des réseaux professionnels (20 %)5. Pour bénéficier des différentes communautés de partenaires et améliorer les communications au sein des réseaux, les différents prestataires de service doivent augmenter le développement de l'interopérabilité.

6.3 Solutions spécialisées et innovantes pour les PME

En raison du manque de solutions spécifiques disponibles sur le marché, les PME sont restées sous-équipées dans le domaine des solutions de facturation électronique et ont dû développer de coûteuses solutions propriétaires.

Grâce au SaaS (logiciel en tant que service) et aux technologies de mobilité, des solutions faciles à configurer et conviviales ont fait leur apparition sur le marché et sont à présent disponibles et abordables.

Ces solutions vont encourager la généralisation de l'utilisation de la facturation électronique par les PME.

4http://www.iod.com/influencing/press-office/press-releases/two-thirds-of-smes-are-suffering-from-late-payment-finds-new-iod-survey

5http://www.perfect.com/wp-content/uploads/2013/06/Supplier-Networks-Derivative-Aberdeen-Report.pdf


6. Tendances du marché

Possibilités liées aux réseaux de fournisseurs

Identification de nouveaux fournisseurs/opportunités

de vente

Habilitation, connectivité et enregis-

trement

Gestion de catalogues

Gestion des commandes

Gestion des paiements

Réseaux profession-

nels

20 %

56 %56 %

76 %

52 %52 %

Source : Aberdeen Group, avril 2011


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Conclusion

Les réglementations actuelles dans ce domaine visent à rendre les entreprises plus compétitives. En outre, l'adoption de la facturation électronique est étroitement surveillée par les gouvernements.

L'idée est de favoriser l'homogénéité entre les pays et de créer un écosystème mondial transparent. La facturation électronique accélère les procédures commerciales et améliore l'efficacité des transactions importantes. Et maintenant que de nombreux fournisseurs de solutions ont envahi le marché pour faciliter l'adoption de la facturation électronique à grande échelle, une seule question demeure. « Votre entreprise est-elle prête pour la transition de la facturation physique vers la facturation numérique ? »

Votre entreprise est-elle prête pour la transition de la facturation physique vers la facturation numérique ? ”

Contributeur principal :

Magali Kolnik, Chef de produits Neopost


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