förstudierapport kontorsmateriel 2017 · slutlig version 3 föregående upphandling 3.1...

Förstudierapport inom Kontorsmateriel 2017 Dnr 23.2-10890-17

Datum Sid 2 (52) 2018-09-05 Dnr 23.2-10890-17 Statens inköpscentral Förstudierapport

Förstudierapport Kontorsmateriel 2017 180905

Slutlig version

Innehåll 1 Sammanfattning ....................................................................................... 3

2 Inledning .................................................................................................... 4

3 Föregående upphandling ......................................................................... 8

4 Nuvarande ramavtal .............................................................................. 11

5 Behovsundersökning ............................................................................. 17

6 Marknadsundersökning ........................................................................ 25

7 Hållbarhet ............................................................................................... 31

8 Andra upphandlingar inom området .................................................... 36

9 Relevant lagstiftning, föreskrifter och allmänna råd ........................... 42

10 Säkerhet ............................................................................................... 44

11 Utvecklingsområden och förändringsbehov i en kommande upphandling ............................................................................................... 45

12 Förvaltning ............................................................................................ 46

13 E-beställningar ..................................................................................... 47

14 Rekommendation ................................................................................ 48

15 Källförteckning ..................................................................................... 49



Slutlig version

1 Sammanfattning

De nuvarande ramavtalen för kontorsmateriel löper ut den 21 augusti 2019. Statens inköpscentral vid Kammarkollegiet har därför initierat en förstudie för att utreda om en ny upphandling ska genomföras.

Informationsinhämtning har skett genom en enkät som skickats ut till 334 myndigheter: Leverantörer i branschen har även beretts möjlighet att lämna förslag och synpunkter i en leverantörsenkät. Marknadsanalysen har skett i form av leverantörsmöten med de tre nuvarande ramavtalsleverantörerna samt med en ytterligare leverantör. Projektgruppen har även bjudit in branschorganisationen KEPA för att medverka i förstudien. Härutöver har projektgruppen haft möte med representanter från SKL Kommentus Inköpscentral (SKL Kommentus) för att utbyta erfarenheter. Inom området hållbarhet har projektgruppen haft möten med Kemikalieinspektionen, Forest Stewardship Council (FSC), Programme for the Endorsement of Forest Certification schemes (PEFC) och Svanen. Projektgruppen har också stämt av med Upphandlingsmyndigheten. Därutöver har projektgruppen haft ett referensgruppsmöte, där representanter från fyra olika myndigheter har deltagit. Projektgruppen har dessutom haft separata möten med ytterligare myndigheter och med nätverket EMHUS1. Behovs- och marknadsanalysen finns sammanfattad i denna rapport.

Med hänsyn taget till det som har framkommit vid arbetet med förstudien finner projektgruppen att det finns ett behov av ett statligt ramavtal inom området och rekommenderar således att en upphandling genomförs.

Förstudierapporten framtagen av:

Birgitta Engström och William Friberg

1 EMHUS är en förkortning av E-handelsnätverket för Myndigheter, Högskolor och Universitet i Sverige. Det består av ca 15 myndigheter – främst högskolor och universitet.



Slutlig version

2 Inledning

2.1 Bakgrund till förstudien Förstudien är genomförd av Statens inköpscentral och omfattar Kontorsmaterial 2017.

Statens inköpscentral vid Kammarkollegiet har ansvaret för upphandlingsverksamheten inom den statliga inköpssamordningen. Detta innebär att Statens inköpscentral har som uppdrag att ingå ramavtal för varor och tjänster som är avsedda för andra statliga myndigheter.

Enligt förordning (1998:796) om statlig inköpssamordning ska det finnas ramavtal eller andra gemensamma avtal som effektiviserar upphandlingarna för varor och tjänster som myndigheterna upphandlar ofta, i stor omfattning eller som uppgår till stora värden.

2.2 Mål med förstudien Syftet med förstudien är att samla information och kunskap om pågående utveckling inom området samt om vilka behov som myndigheterna har. Förstudien ska även belysa förutsättningarna för att en upphandling inom området ska genomföras. Målet är att arbeta fram ett underlag som kan ge stöd inför ett eventuellt arbete med att ta fram ett förfrågningsunderlag.

Samtliga rekommendationer som lämnas i samband med denna förstudie kan komma att prövas på nytt, ändras och anpassas i en kommande upphandling då ny information kan tillkomma och förutsättningar kan ändras med tiden.

2.3 Omfattning och avgränsningar i förstudien Syftet med förstudierapporten har inte varit att ta fram en kravspecifikation till en kommande upphandling, och således är eventuella krav som kan ställas endast beskrivna på en övergripande nivå. Förstudierapporten beskriver nuläge och erfarenheter av användningen av ramavtalen inom området. Den innehåller avropande myndigheters och leverantörers synpunkter på det nuvarande ramavtalet samt deras förslag rörande upplägg av en eventuellt kommande upphandling. Därtill innefattar förstudierapporten en analys av myndigheters behov och marknadens utbud.

Ramavtalen inom detta område kan i dag användas av statliga myndigheter samt stiftelser och andra organisationer med anknytning till staten.

Kommuner och landsting har således inte rätt att avropa från de statliga ramavtalen på detta område.



Slutlig version

2.4 Målgrupp Förstudien riktar sig till berörda personer inom Statens inköpscentral och de myndigheter som avropar från ramavtalet samt de leverantörer och branschorganisationer på området som är intresserade av en eventuellt kommande upphandling.

2.5 Metod för förstudien Förstudiearbetet har utförts i enlighet med Statens inköpscentrals projektstyrningsmetodik. Den innefattar:

• initiering av projektet med definition av projektets huvudsakliga mål i form av ett projektdirektiv

• detaljerad planering, d v s en projektbeskrivning och planering av projektets aktiviteter • genomförande som omfattat informationsinsamling, analys och författande av

förstudierapporten • leverans av förstudien med föregående kvalitetssäkring.

Informationsinsamlingen till förstudien har skett genom att en enkät har skickats ut till avropande myndigheter innehållande frågor kopplade till det nuvarande ramavtalet och till utformningen av en eventuellt kommande upphandling. Därtill har en referensgrupp med deltagare från olika avropande myndigheter deltagit i förstudien och bidragit med värdefull information och synpunkter. Projektgruppen har även haft separata möten med ytterligare myndigheter och med nätverket EMHUS. Totalt sett har projektgruppen haft möten med 21 stycken avropande myndigheter.

Vidare har projektgruppen haft möten med leverantörer för att få deras syn på det nuvarande ramavtalet och diskutera upplägg av en eventuellt kommande upphandling. Leverantörer i branschen har också beretts möjlighet att lämna synpunkter i en enkät. Projektgruppen har även bjudit in branschorganisationen KEPA för att medverka i förstudien.

Projektgruppen har träffat representanter från SKL Kommentus rörande utbyte av erfarenheter.

Inom området hållbarhet har projektgruppen haft möten med Kemikalieinspektionen, Forest Stewardship Council (FSC), Programme for the Endorsement of Forest Certification schemes (PEFC) och Svanen. Projektgruppen har också stämt av med Upphandlingsmyndigheten.

Möte har hållits med ansvarig ramavtalsförvaltare från Statens inköpscentral.

Det kommer att göras en samlad bedömning av all information som inkommer i förstudien för att på så sätt undersöka hur en upphandling ska utformas på bästa sätt. Det kan innebära att förslag från enskilda intressenter inte alltid kan beaktas vid utformningen av en eventuellt kommande upphandling.



Slutlig version

2.6 Definitioner och förklaringar I förstudien förekommer ett antal begrepp som används i branschen. Dessutom har ett antal andra begrepp som är bra att känna till, med hänsyn till den kommande upphandlingen, definierats och förklarats. Se begrepp nedan:

Engångspall: En engångspall har samma uppbyggnad som EUR-pallar men kasseras oftast direkt, enligt myndigheterna.

EU Ecolabel: EU Ecolabel är EU:s gemensamma miljömärke för varor, exempelvis kontorspapper, som säljs inom EU. EU Ecolabel har kriterier för miljömärkning av kopierings- och tryckpapper samt mjukpapper. EU-Ecolabel fungerar på liknande sätt som Svanenmärkningen, men krav och riktlinjer för märkningen tas fram av ansvariga organ i medlemsländerna.

EUR-pall: En Europapall är en standardiserad lastpall i trä som ska vara märkt med EUR.

FSC: Forest Stewardship Council. Internationellt skogscertifieringssystem som verkar för att världens skogar brukas på ett sätt som är acceptabelt ur miljömässigt, socialt och ekonomiskt perspektiv.

PEFC: Programme for the Endorsement of Forest Certification schemes. Internationellt system för certifiering av skogsbruk och virkeshandel. PEFC bildades år 1999 av nationella intressegrupper från skogsbruken i flera europeiska länder och företrädare för olika intressen har bjudits in till att medverka i regelskrivningen. PEFC-standarder utvecklas för de enskilda ländernas specifika förhållanden. Företag som använder råvara från PEFC-certifierat skogsbruk kan ansöka om spårbarhetscertifiering och licens för att använda PEFC:s märke på sina produkter. Alla slags produkter som innehåller träfiber kan märkas med PEFC. Certifieringarna omfattar krav på hållbart skogsbruk och spårbarhet. Det finns även möjlighet för entreprenörer erhålla certifiering enligt PEFC.

RA-FS: Med RA-FS avses Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om tekniska krav och certifiering (RA-FS 2006:4). Föreskrifterna avser bland annat arkivbeständigt och åldersbeständigt papper. Föreskrifterna ska i regel tillämpas av alla statliga myndigheter, inklusive enskilda organ som förvarar allmänna handlingar, men ett fåtal föreskrifter i serien RA-FS är enbart avsedda för en särskild grupp av myndigheter.

REPA: Reparegistret AB var tidigare ett helägt dotterbolag till Förpacknings- och Tidningsinsamlingen (FTI). Genom fusionen den 1 april 2013 upphörde dotterbolaget och de producentföretag som var anslutna till REPA blev därmed anslutna och kunder till FTI. Mängden av förpackningar av plast, metall, papper (inklusive kartong och wellpapp) redovisas till FTI.



Slutlig version

Svanen: Nordiska Ministerrådet startade Svanenmärkningen 1989 för att hjälpa konsumenter att göra bra val för miljön. Svanen började med märkning av papper och batterier. Idag finns det över tiotusen varor och tjänster som har Svanenmärkning.



Slutlig version

3 Föregående upphandling

3.1 Upphandlingsform och tidpunkter för anbudsgivning och tilldelning Den föregående upphandlingen genomfördes enligt ett öppet upphandlingsförfarande och som tilldelningsgrund användes lägsta pris. Förfrågningsunderlaget publicerades den 2015-03-27 och sista anbudsdag var den 2015-05-06. Ramavtalen började gälla från och med den 2015-08-22.

3.2 Upphandlingens omfattning Upphandlingen omfattade kontorsmateriel med tillhörande skåpservice. De produktkategorier som omfattades var:

1. Skrivbordsartiklar

2. Pennor

3. Block

4. Arkivering, förvaring och sortering

5. Almanackor, planering och konferensmaterial

6. Post, emballage och kuvert

7. Kontorsmaskiner och tillbehör

8. Batterier och elartiklar

9. Kopieringspapper*

10. Datortillbehör

11. Ergonomiska produkter

Till detta upphandlades även skåpservice för ett antal orter.



Slutlig version

*Produktkategorin ”kopieringspapper” avgränsades till att på ramavtalet avse maximalt en halv pall kopieringspapper per kalendermånad2 och beställande enhet3. Vid behov av större volymer borde avrop i första hand istället ske från ramavtalet för kontorspapper.

3.3 Anbudsområden Upphandlingen avsåg ett rikstäckande anbudsområde där avropande myndigheters hela behov av kontorsmateriel skulle kunna tillgodoses av en leverantör.

3.4 Leverantörskvalificering, krav och utvärdering I upphandlingen prövades och utvärderades de inkomna anbuden i fyra steg.

I det första steget kontrollerades att handlingarna i anbuden var kompletta.

Sedan genomfördes i steg två leverantörskvalificeringen där de uppställda kraven på anbudsgivaren kontrollerades.

I steg tre prövades anbuden mot de ställda ska-kraven i kravspecifikationen. Kravspecifikationen innehöll bland annat krav på standarder för pennor, papperskvalitet för kopieringspapper, miljökrav, leveranskrav, krav på förpackning och fraktavgifter samt krav på e-handel.

I det fjärde steget utvärderades anbuden enligt modellen lägsta pris där priserna lämnades i en varukorg. Anbudsgivarna behövde offerera minst 95 % av varorna i varukorgen och några av varorna var obligatoriska att lämna anbud på. Icke-obligatoriska varor som inte offererades fick ett belastningspris.4 Det lämnade styckpriset eller belastningspriset multiplicerades med angiven viktning.

Fem anbud inkom, varav de tre anbuden med lägst pris antogs.

3.5 Överprövning Upphandlingen blev inte överprövad.

2 Se förfrågningsunderlag Kontorsmateriel 2015 diarienummer 96-79-2014 punkt 1.2.2 sista stycket. 3 Frågor och svar nr 5 till Kontorsmateriel 2015. I ramavtalsförvaltningen definierades ”Beställande enhet” som kontor/leveransadress, se Förvaltningsrapport/erfarenhetsrapport för ramavtalsområdet kontorsmateriel under punkten 2.2 ”Synpunkter på ramavtalet”, ”Kopieringspapper” punkt 1.1. 4 Belastningspriset beräknades genom att räkna fram ett genomsnittpris för varan baserat på samtliga anbud som kvalificerades till utvärdering. Till genomsnittspriset adderades sedan ett påslag på 50 %. Summan av genomsnittspriset och påslaget blev belastningspriset.



Slutlig version

3.6 Synpunkter och erfarenheter från föregående upphandling Projektgruppen i den föregående upphandlingen rekommenderade att man inför en framtida upphandling avsätter tillräckligt med tid för extern remiss för samtliga involverade aktörer.

Varukorgens omfattning bör analyseras och det behöver avsättas gott om tid vid utformningen. Det bör säkerställas att fler leverantörer kan offerera de specificerade varorna.

I förfrågningsunderlaget bör det tydliggöras hur de viktigaste och mest troliga bristerna i ett anbud ska hanteras.

Det bör utredas vilka miljökrav som kan ställas och hur tjänsten skåpservice ska debiteras. Ta in förslag från leverantörer på prisjusteringsindex. Se över vilka möjligheter det ska finnas för att frångå eventuell rangordning.



Slutlig version

4 Nuvarande ramavtal

4.1 Avtalens löptid Ramavtalen, som började gälla från den 2015-08-22, gäller till och med den 2019-08-21.

4.2 Avropsordning Avrop sker enligt fast rangordning där avropsförfrågan ska ställas till den först rangordnade leverantören. Kan inte den först rangordnade leverantören åta sig uppdraget, eller inte svarar inom utsatt tid, går förfrågan vidare till nästa leverantör i rangordningen.5

4.3 Antagna ramavtalsleverantörer Följande ramavtalsleverantörer antogs:

• Staples Sweden AB (nedan Staples) • Office Depot Svenska AB (nedan Office Depot) • Lyreco Sverige AB (nedan Lyreco)

Ingen av de antagna ramavtalsleverantörerna räknas som SMF (Små och medelstora företag) enligt Europeiska kommissionens definition av SMF.6

4.4 Försäljningen på ramavtalen Ramavtalsleverantörerna är skyldiga att en gång per år under ramavtalsperioden redovisa den försäljning som skett på ramavtalen.

4.4.1 Total omsättning på ramavtalet Nedan redovisas omsättningsstatistik avseende kvartal 3 år 2015 – kvartal 4 år 2017. Statistiken baseras på uppgifter redovisade av de tre ramavtalsleverantörerna. Statistiken har dock en felmarginal. Differenser har till exempel uppstått när en vara utgått och ersatts av en annan. Dessutom kan de avropande myndigheterna ha avropat vissa varor utanför ramavtalet.

5 Se punkt 6.17.4 Avropsrutin – rangordning för ytterligare information. 6 Se Kommissionens rekommendation av den 6 maj 2003 om definitionen av mikroföretag samt små och medelstora företag.



Slutlig version

4.4.2 Omsättning per ramavtalsleverantör Leverantör 2015 2016 2017

Staples Sweden AB

7 469 614 21 093 686

20 520 913

Office Depot Svenska AB

0 99 568

183 786

Lyreco Sverige AB

33 887 96 680

90 404

7 503 501 21 289 934 20 795 103

4.4.3 Omsättning per produktområde Produktområde År 1 Q3 2015- Q3

2016 (kr) År 2 Q4 2016- Q3 2017 (kr)

År 3 Q4 2017- Q1 2018 (kr)

Totalt (kr)

Skrivbordartiklar 1 834 335 1 850 550 493 139 4 178 024

Pennor 3 713 286 4 093 353 4 548 905 12 355 544

Block 2 583 384 2 886 583 2 708 647 8 178 614

Arkivering förvaring och sortering

3 124 222 3 001 326 2 762 129 8 887 677

Almanackor, planering och konferensmaterial

2 281 356 2 493 999 3 377 636 8 152 991

Post, emballage och kuvert

844 656 854 258 931 015 2 629 929



Slutlig version

Kontorsmaskiner och tillbehör

1 283 688 1 172 540 1 250 496 3 706 724

Batterier och elartiklar 1 463 479 1 717 535 1 927 816 5 108 830

Kopieringspapper 1 711 775 1 198 948 1 297 873 4 208 596

Datortillbehör 259 056 283 018 275 946 818 020

Ergonomiska produkter 2 535 479 3 363 985 2 399 772 8 299 236

4.4.4 Administrativ avgift Ramavtalsleverantörerna är skyldiga att betala en administrativ avgift motsvarande 0,7 % på totalt fakturerat nettobelopp.

4.4.5 Revision Revision har utförts avseende den leverantör som är rangordnad nr. 1 och som står för nästan all omsättning på ramavtalet.

Revision genomförd av PwC

Några intressanta iakttagelser som presenterades i PwCs revision samt åtgärder som vidtagits:

• Leveranstid utöver två arbetsdagar för lagerhållna varor har förekommit i mindre omfattning för vissa geografiska zoner. Leverantören har inkommit med statistik som visar att 95 % av alla order levereras till alla kunder inom en dag. Ingen åtgärd har krävts.

• Vid beställning av kontorspapper som legat över den angivna gränsen per kalendermånad har priset blivit för lågt. Detta har medfört att leverantören har spärrat vissa ordrar på kontorspapper och korrigerat några av dem manuellt för att sätta rätt pris. Leverantören har också infört en ny rutin för att ta fram statistik om försäljning av kontorspapper så att endast den del som omfattas av ramavtalet inkluderas i omsättningsredovisningen till Kammarkollegiet.

• Redovisad omsättning till Kammarkollegiet har vid revisionstillfället inte kunnat verifieras fullt ut eftersom differenser har uppstått när avtalsvaror har utgått och ersatts med nya varor. Leverantören har infört nya rutiner där underlag tas fram varje månad istället för att minska dessa differenser.



Slutlig version

Revision genomförd av Goodpoint

I revisionen som utfördes av Goodpoint granskades hur väl leverantören uppfyllde krav på miljö, kvalitet och arbetsrätt.

Av granskningsrapporten framgick bland annat följande:

• Leverantören hade ett systematiskt arbetsätt för att ta hänsyn till sociala och etiska aspekter vid utförandet av uppdraget. Beskrivningarna var dock huvudsakligen begränsade till första ledet i leverantörskedjan. Leverantören har inkommit med en beskrivning av hur uppföljning av sociala och etiska aspekter ska ske i fler led av leverantörskedjan.

4.5 Ramavtalsanvändare Under perioden augusti 2015 - september 2016 avropade totalt 106 myndigheter från ramavtalet. För perioden 1 oktober 2016 – 30 september 2017 ökade antalet avropande myndigheter till 168 stycken.

Nedan listas de tio myndigheter som nyttjat ramavtalen mest under respektive angiven period.

De tio största avropande myndigheterna under augusti 2015 – september 2016

• Polismyndigheten • Migrationsverket • Skatteverket • Kriminalvården • Statens servicecenter • Regeringskansliet och departementen • Göteborgs universitet • Statens institutionsstyrelse SIS • Linköpings universitet • Karolinska institutet



Slutlig version

De tio största avropande myndigheterna under oktober 2016 – september 2017

• Polismyndigheten • Migrationsverket • Skatteverket • Kriminalvården • Försäkringskassan • Arbetsförmedlingen • Göteborgs universitet • Regeringskansliet och departementen • Linköpings universitet • Statens institutionsstyrelse SIS

4.6 Avstegsanmälan Fyra avstegsanmälningar för totalt 12 myndigheter har inkommit under perioden 2015-08-22 – 2018-06-15.

FMV anmälde ett avsteg som uppskattades till ca 40 000 000 kronor och som var det största avsteget.7 FMV inkom sedan med ännu en avstegsanmälan, som innefattade även Försvarsmakten och Totalförsvarets forskningsinstitut. Skälen till avsteg var att myndigheten önskar erbjuda sina anställda ett standardsortiment av varor, minska administrationskostnaderna, sänka priser genom elektronisk auktion, kravställa och beakta beredskap, skyddsobjekt, myndigheternas miljökrav, SUA-krav, samt att inga övriga kostnader får tillkomma myndigheten vid beställning/avrop (på grund av myndighetens interna katalogsystem).

Övriga avsteg är av mindre värde och anledningarna till avstegen är varierande. Samarbeten och tidigare gemensamma upphandlingar mellan vissa myndigheter, önskan om att kunna nyttja skåpservice i hela landet och få ett bredare produktsortiment är några av anledningarna till avstegen.

4.7 Förvaltning av ramavtalet Ramavtalet förvaltas av enheten för ramavtalsförvaltning vid Statens inköpscentral.

4.7.1 Synpunkter och erfarenheter från förvaltningen Ansvarig ramavtalsförvaltare har ställt samman en förvaltningsrapport innehållande erfarenheter från förvaltningen av ramavtalet.

7 Det inkom en avstegsanmälan 2016-03-30 från FMV och en avstegsanmälan 2018-01-22 från FMV, Försvarsmakten och Totalförsvarets forskningsinstitut.



Slutlig version

De viktigaste synpunkterna är sammanställda nedan:

• Avropsordningen Rangordningen medförde att nästan alla avrop gjordes från den leverantör som var rangordnad som nr. 1 på ramavtalet.

• Omsättningen Omsättningen på ramavtalsområdet är lägre än beräknat vid genomförande av den föregående upphandlingen. Den har även minskat under ramavtalsperioden.

• Kopieringspapper

Produktkategorin kopieringspapper har medfört oklarheter och merarbete då det har funnits en maxgräns för beställning.8 Det finns också ett annat ramavtal för kontorspapper som avser avrop av större volymer.

• Risker med en för liten/definierad varukorg Den föregående upphandlingen var begränsad till att omfatta de produktkategorier som angetts ovan9 och varukorgen var definierad med specifika varor. Varukorgen omfattade totalt ca 755 stycken positionsnummer vid ramavtalets början. Många myndigheter upplevde att sortimentet var för smalt.

I samband med den löpande uppföljningen av ramavtalet har det gjorts regelbundna stickprovskontroller av restnoteringar av avtalat sortiment hos den högst rangordnade leverantören, som har visat att restnoteringar har förekommit.

• Skåpservice och kringtjänster Prisbegränsningen på 500 kr för skåpservice för alla skåp på en leveransadress kan ses över. Ramavtalet bör kunna kompletteras med säkerhetsskyddsavtal eftersom leverantörerna kommer ha personal som utför skåpservicen i myndigheternas lokaler.

I förvaltningsrapporten föreslås att avropande myndigeter kan ha intresse av att avropa kringtjänster till produkterna. Dessa eventuella kringtjänster får utformas i samarbete med de avropande myndigheterna.

8 Se punkt 3.2 Upphandlingens omfattning. 9 Se rubricerat förfrågningsunderlag punkt 3.2 Upphandlingens omfattning.



Slutlig version

5 Behovsundersökning

I förstudien har det genomförts en enkätundersökning samt ett referensgruppsmöte med deltagare som i enkäten anmält sitt intresse för att delta i referensgruppen. Vidare har separata möten hållits med ytterligare myndigheter samt med nätverket EMHUS.

5.1 Behovet Myndigheterna är generellt sett positiva till att det går att avropa samtliga varugrupper inom kontorsmateriel genom e-handel från en och samma leverantör. Upphandlat standardsortiment täcker dock inte myndigheternas hela behov – ett utökat sortiment efterfrågas. Köp utanför ramavtalet medför ökat administrativt arbete och ökade kostnader. För myndigheter med flera leveransadresser kan det finnas problematik att få varor levererade till angiven leveransadress. Myndigheter är över lag positiva till leveranstid och leveransvillkor. Långvariga restnoteringar bör minimeras. Det finns intresse för att kunna genomföra detaljerad uppföljning på myndighetsnivå av t.ex. försäljningsstatistik.

5.2 Myndighetsenkät En enkät gick ut till 334 avropsberättigade myndigheter. Enkäten besvarades av 204 respondenter, vilket ger en svarsfrekvens på 61 %.

Syftet med enkäten var att undersöka behovet samt önskemål kring förändringar inom ramavtalsområdet. Vidare var syftet att ge myndigheterna möjlighet att dela med sig av sina erfarenheter rörande det befintliga ramavtalet och ge generella synpunkter avseende en eventuellt kommande upphandling av ett statligt ramavtal.

5.3 Redovisning av myndighetsenkät

5.3.1 Användning av det statliga ramavtalet för kontorsmateriel Ramavtalet används i hög utsträckning av respondenterna (86,3 %). Anledningarna till att inte använda ramavtalet är i huvudsak att egen upphandling har genomförts, det är endast fråga om ett mindre behov och respondenter har därför direktupphandlat samt att behov saknas.

Merparten av respondenterna (79,2 %) anger att det är lätt respektive mycket lätt att avropa på ramavtalet. Det är endast 3,6 % av respondenterna som har angett att det har varit svårt eller mycket svårt att avropa på ramavtalet. 82,8 % av respondenterna anger att de planerar att avropa från det statliga ramavtalet i framtiden.



Slutlig version

Marjoriteten av respondenterna 77,1 % föredrar avropsformen rangordning med flera leverantörer (enligt nuvarande ramavtal). Andra avropsformer som förespråkades var särskild fördelningsnyckel med flera leverantörer 5,7 %, förnyad konkurrensutsättning10 2,6 % och komboavtal 1,6 %.

5.3.2 Nöjdhet 89,2 % av respondenterna uppger att de är mycket nöjda eller nöjda med befintligt ramavtal. 73,4 % uppger att de är nöjda med sortimentet av varor på det nuvarande ramavtalet. Vad gäller kvalitén på varor uppger 82,3 % av respondenterna att de är nöjda, 12 % vet ej och 5,7 % är missnöjda. Av de 20,3 % respondenter som använder skåpservice är 16,7 % nöjda och 3,6 % missnöjda.

Respondenterna bedömer att ramavtalsleverantör/ramavtalsunderleverantör har fungerat bra och mycket bra till 95,5 % vad gäller service och bemötande, 92,4 % avtalspris, 94,9 % leveranstid och 93,8 % reklamation.

Positiva synpunkter från respondenter är bl.a. att: rangordning medför att det är enkelt och smidigt att avropa, det är fråga om ett relativt brett sortiment, bra priser på avtalat sortiment, bra kvalitet, tydlig miljömärkning, lätt att beställa genom e-handel, bra service, snabb leverans samt att personalen som utför skåpservice är serviceinriktad.

5.3.3 Produktutbud och krav inför eventuellt kommande upphandling Respondenterna tror att följande kommer att nyttjas mest i eventuellt kommande ramavtal (i fallande ordning): pennor, block, skrivbordsartiklar, arkivering, förvaring och sortering, kopieringspapper samt almanackor, planering och konferensmaterial.

10 Vid användande av förnyad konkurrensutsättning önskar respondenter välja följande utvärderingskriterier: pris 75 %, miljö 62,5 %, sortiment 50 5 respektive leveranstid 12,5 % (maximalt två svarsalternativ kunde väljas).



Slutlig version

De viktigaste kraven inför en eventuellt kommande upphandling framkommer nedan (maximalt tre svarsalternativ kunde användas).

5.3.4 Behov av säkerhetsskyddsavtal (SUA) för utförande av tjänst i upphandlande myndighets lokal

23,1 % av respondenterna har behov av säkerhetsskyddsavtal (SUA) för utförande av tjänsten skåpservice. 11

11 När en myndighet gör ett avrop där det förekommer uppgifter som är sekretessbelagda med hänsyn till rikets säkerhet ställs särskilda krav på säkerhetsskydd. Reglerna för säkerhetsskyddad upphandling (SUA) gäller statliga myndigheter, kommuner och landsting som planerar att begära in anbud eller göra ett avtal om upphandling för verksamhet som innehåller hemliga uppgifter. Myndigheten ska då göra ett skriftligt säkerhetsskyddsavtal med anbudsgivaren eller leverantören om säkerhetsskydd. Detta finns reglerat i 8 § säkerhetsskyddslagen. Säkerhetsskyddsavtal kan tecknas i tre nivåer beroende på var verksamheten ska bedrivas: Nivå 1: Företaget hanterar och/eller förvarar hemliga uppgifter utanför myndighetens lokaler. Nivå 2: Företaget hanterar och förvarar hemliga uppgifter i myndighetens lokaler eller i lokaler eller områden som anvisats av myndigheten. Nivå 3: Företaget kan komma att få ta del av hemliga uppgifter i myndighetens lokaler eller i lokaler eller områden som anvisats av myndigheten. Länk till Säpo:http://www.sakerhetspolisen.se/sakerhetsskydd/sakerhetsskyddad-upphandling.html

57,3% 46,9%

2,1%

60,9%

33,9% 25,5% 27,6%

5,2%

22,4%

3,1% 3,6% 0,0% 0%

10%20%30%40%50%60%70%80%90%

100%

Proc

ent



Slutlig version

5.3.5 E-handel 51 % av respondenterna har anslutit leverantör av kontorsmateriel till e-handel – merparten genom punch-out mot web-shop och katalog. 80 % av respondenterna uppger att e-handeln fungerat mycket lätt eller lätt. 13 % av respondenterna tycker att det har varit mycket svårt med e-handel.

5.3.6 Utvecklingsmöjligheter Respondenter efterfrågar ett bredare sortiment av varor med adekvata tillbehör och fler miljömärkta varor. Kvalitetsnivån behöver höjas för vissa varor. Gränsen för småorderavgift behöver utredas. Kraven på web-shop kan behöva skärpas och förtydligas (t.ex. för att synliggöra det avtalade sortimentet, sökord). Det kan behöva förtydligas vilken information om varor som ska vara med i leverantörens kataloger (exempelvis sökord, bilder, beskrivning av minsta beställningsbara kvantitet - antal/fp). Vad gäller tjänsten skåpservice bör definitionen av orter där tjänsten kan utföras förtydligas. Efterfråga eventuellt ytterligare tjänster, t.ex. inbärning respektive avisering av leverans.

5.3.7 Sammanfattning av myndighetsenkät Det bör gå att beställa varor snabbt och enkelt. Ca hälften av respondenterna uppger att de har leverantör inom konotsmateriel ansluten till e-handel. Sortimentet behöver bli bredare och till viss del med högre kvalitetsnivå. Eventuellt bör ytterligare tjänster efterfrågas.

5.4 Möten med myndigheter

5.4.1 Om referensgruppsmöte och övriga möten Projektgruppen har hållit ett referensgruppsmöte, samt tre separata möten med deltagare från andra myndigheter som saknat möjlighet att delta på referensgruppsmötet.

5.4.2 Redovisning av möten med myndigheter

5.4.2.1 Avropsordning Övervägande andel vill ha avropsordning fast rangordning för samtliga produktkategorier. En önskar särskild fördelningsnyckel, t.ex. för skåpservice.

5.4.2.2 Produktutbud Sortimentet är alltför begränsat och uppfyller inte helt myndigheternas behov. Det gäller både inom och utanför nuvarande produktkategorier. Det har förekommit att det saknats tillbehör, t.ex. refill till systemkalender, häftapparat utan klamrar, patroner till pennor, tejphållare till tejp. De artiklar som inte är upphandlade är mycket dyra.

Deltagarna har i myndighetsenkäten vidareutvecklat sina synpunkter angående vilka ytterligare artiklar som efterfrågas.



Slutlig version

5.4.2.3 Skåpservice och eventuella övriga tjänster Deltagarna är mycket nöjda med skåpservicepersonal och med kundtjänsts servicenivå och bemötande.

Pris för skåpservice och definition av orter behöver utredas. Ett för högt pris för skåpservice kan medföra att färre myndigheter kommer att efterfråga detta.

Eventuella övriga tjänster som efterfrågas är inbärning och telefonavisering av leverans.

5.4.2.4 Kvalitet Myndigheterna behöver hålla nere sina kostnader och väljer till stor del den billigaste varan, frånsett där högre kvalitet efterfrågas och man istället väljer en dyrare.

Kvalitetsnivån kan behöva förbättras för vissa varor.

5.4.2.5 Hållbarhet Priset är det viktigaste för myndigheterna. Det bör finnas möjlighet att i tillämpliga fall kunna välja att avropa miljömärkta respektive icke miljömärkta varor. De varor som är miljömärkta bör visas högst upp. Anledningar till att inte välja miljömärkt i den utsträckning som man skulle vilja uppges vara att miljömärkta artiklar oftast medför en högre kostnad och kan ha lägre kvalitet.

Hållbarhet kan även avse att välja att byta patroner istället för pennor eller se över sina beställningsrutiner så att inte artiklars hållbarhetstid passeras på myndighetens lager.

5.4.2.6 Leveranstid, fraktavgift och leveransvillkor Leveranstiden om två dagar fungerar bra. En större myndighet lyfter fram möjlighet att kunna få expressleverans för tillkommande kostnad. Det bör finnas möjlighet för myndighet att kunna ha en till två fasta leveransdagar (samordnad leverans).

Gränsen för fraktfritt uppnås för större myndigheter som har en centraliserad beställning. Mindre kontor, eller myndigheter med decentraliserad beställning, har svårt att komma upp till gränsen om 500 kr. Två myndigheter önskar att fraktgränsen sänks, t.ex. till 250-300 kr.

Deltagarna framställer önskemål om att emballage ska vara dimensionerat utifrån sitt innehåll.

5.4.2.7 Utvärdering Myndigheter efterfrågar ett tillräckligt stort sortiment till bästa möjliga pris.

En deltagare lyfter fram möjlighet att utvärdera inköpsrutiner och leveranssäkerhet.

5.4.2.8 Avtalsvillkor och uppföljning Avropande myndigheter med många olika leveransplatser inom en leveransadress efterfrågar godsmärkning med kompletterande information till leveransadressen som



Slutlig version

skrivs ut på godsets adressetikett. Utred om det enligt SFTI går att märka paket vid beställning genom e-handel.

Påföljd efterfrågas om inte varor levereras till korrekt leveransadress inom myndigheten.

Reglera att myndighet, på begäran, ska ha rätt till ett besök från kundansvarig per år kostnadsfritt.

Det bör ställas hårdare krav vad gäller tidsram inom vilken det ska finnas ersättningsartiklar till samma eller lägre pris.

5.4.2.9 E-handel E-handel ska följa SFTI.

I anslutning till ramavtalets början ska det tydligt framgå vilka artiklar som är avtalsvaror i webbshop. Anslutningstid för e-handel behöver förkortas.

Vissa myndigheter har haft svårt att få sina kataloger rättade. En större myndighet får sin katalog uppdaterad en gång per kvartal.

Det kan behöva regleras när katalog ska uppdateras, t.ex. i samband med prisjutering, vid förändring av sortimentet/efter viss angiven tidsperiod.

Leverantör ska kunna tillhandahålla elektroniska fakturor.

5.4.2.10 Positivt och negativt om nuvarande ramavtal Myndigheter tycker att rangordning är bra då det går att avropa alla artiklar på ramavtalet snabbt och enkelt genom e-handel. Sortimentet behöver utökas. Kvalitetsnivån kan behöva höjas för vissa artiklar.

5.4.2.11 Övrigt som efterfrågas av myndigheter Två myndigheter lyfter fram önskemål om att kunna avropa hushållsapparater på ramavtal.

5.5 Möte med nätverket EMHUS

5.5.1 Om mötet med EMHUS Projektgruppen deltog på nätverket EMHUS nätverksträff under följande punkt: Diskussion kring ny upphandling av kontorsmaterial. Avtalsuppföljning av nuvarande avtalet (SiS).



Slutlig version

5.5.2 Redovisning av mötet med EMHUS Ett par större myndigheter, med decentraliserade beställningsorganisationer, vill sänka gränsen för småorderavgift till 300 kr. Andra myndigheter lyfter fram att nuvarande gräns för småorderavgift är bra då det är ett incitament för respektive myndighet att se över sina beställningsrutiner.

Myndigheter önskar att krav ställs på att information om småorderavgift tydligt ska anges i kundunik webbshop. Vidare efterfrågas krav på ”teknisk kundtjänst“ som snabbt ska ta hand om frågor kring e-handel samt på viss svarstid, dvs. införande av någon form av Service Level Agreement (SLA) med leverantören för e-handelsärenden.

Myndigheter vill ha kontaktperson för e-handel respektive e-faktura, samt tydlig information om vem kontaktpersonen är.

I samband med avtalsstart vill myndigheter ha så snabb anslutning till e-handel som möjligt och vill att krav ställs på maxtid för hur länge en myndighet ska behöva vänta på anslutning till e-handel (eventuellt kopplat till sanktion).

Vad gäller e-handel vill myndigheter att krav ställs på e-handel via PEPPOL12 fullt ut. Nuvarande svarstider från e-handelssystem till webbshop upplevs som långa. Den nuvarande webbshopen är emellertid trög och det framställs önskemål om att ställa krav på svarstider eller på att den ska vara funktionsduglig. Både punch-out och kataloger ska kunna visa både avtalsvaror och icke-avtalsvaror (för de myndigheter som efterfrågar detta). Eventuellt kan tillkommande avgifter ha en egen rad i katalogen.

Bättre märkning av varor i skåpservice önskas - med både artikelnummer och pris på etiketten för att synliggöra kostnaden. Det bör även märkas ut vilka artiklar som är miljövänliga.

Myndigheter önskar vad gäller hållbarhet att det ska kunna finnas möjlighet att ersätta artiklar med miljövänliga alternativ, samt ställa miljökrav på pennor.

Uppföljning blir allt viktigare för myndigheter. Myndigheter vill kunna beställa försäljningsstatistik för 12 månader utan långa leveranstider, t ex inom 10 dagar. Alternativt att UM själv kunna ta fram sin egen statistik från webbshop. Av statistiken ska bl.a. följande framgå: artikelbenämning, om vara är avtalsvara eller inte, antal köpta varor, pris enligt avtal.

5.5.3 Sammanfattning av mötet med EMHUS Myndigheterna efterfrågade i huvudsak att sortimentet skulle breddas. Krav på införande och användande av e-handel (teknisk kundtjänst, kontaktperson för e-handel respektive e-faktura, maxtid för anslutning till e-handel, e-handel via PEPPOL och kortare svarstider)

12 För mer information om PEPPOL, se https://www.esv.se/effektiv-statsforvaltning/e-handel/peppol/



Slutlig version

efterfrågades också. Det ska finnas möjlighet för myndighet att välja att se även varor som inte är avtalsvaror i katalog respektive punch-out.

Myndigheter önskar vad gäller hållbarhet att det ska kunna finnas möjlighet att ersätta artiklar med miljövänliga alternativ, samt ställa miljökrav på pennor.

5.6 Möte med SKL Kommentus I förstudien träffade projektgruppen SKL Kommentus som nu också har påbörjat en förstudie inom ramavtalsområdet Kontorsmateriel. Marknaden, utvärderingsmodeller, erfarenheter och problem inom ramavtalsområdet diskuterades bland annat. SKL Kommentus har också sett att efterfrågan på vissa produktkategorier minskar, att e-handeln utökas och att det finns en risk för osund strategisk anbudsgivning.



Slutlig version

6 Marknadsundersökning

Marknadsundersökningen har genomförts genom att analysera marknaden avseende hur branschen anser att en eventuell upphandling lämpligen bör utformas.

En viktig informationskälla har varit de möten som genomförts med befintliga ramavtalsleverantörer och en leverantör som inte är ramavtalsleverantör på det nuvarande ramavtalet.

En leverantörsenkät har distribuerats till leverantörer på marknaden.

6.1 Marknaden Marknaden består av flera olika leverantörer som säljer kontorsmateriel. Av leverantörsmötena framgår att endast tre till fyra företag har möjlighet att leverera enligt ramavtalet. Det finns dock ingen enskild leverantör som ensam dominerar marknaden.

De största företagens sortiment innehåller tusentals olika varor inom olika produktkategorier. Huvudlagren är placerade på olika platser i landet men samtliga leverantörer har möjlighet att leverera sina varor över hela landet. Leveranstiden är dock i regel längre till Gotland och till Norrland.

Efterfrågan på kontorsmateriel minskar och företagen breddar därför sina sortiment och tillhandahåller närliggande varor som arbetskläder, skyddskläder och ergonomiska produkter. Sedan den förra upphandlingen har i princip inga nya tjänsteområden tillkommit. Tjänster som är kopplade till ramavtalsområdet är huvudsakligen skåpservice, inbärning och samordnade leveranser.

Konkurrensen på marknaden måste anses vara påtaglig eftersom prispressen är hög då flera av leverantörerna har samma sortiment. Varorna på det nuvarande ramavtalet är prissatta utifrån en viktning av varukorgen. Vinstmarginalen kan vara betydligt högre på varor som ligger utanför ramavtalet. Det sker alltså en osund prissättning i samband med offentlig upphandling där priserna på vissa varor dumpas. Det saknas officiella prislistor som gäller för viss angiven tidsperiod. Priser finns dock i regel tillgängliga i vart fall på flera av de större leverantörernas hemsida.

Varorna säljs huvudsakligen direkt från leverantörerna som använder olika distributionsföretag. Skåpservice utförs både av egen personal och av underleverantörer. Försäljning av varor sker främst via e-handel i form av webbshop via punch-out- eller kataloglösningar.



Slutlig version

6.2 Leverantörsenkät En enkät gick ut till ca 60 olika leverantörer på marknaden. Enkäten skickades ut med hjälp av branschorganisationen KEPA och genom direkta utskick till leverantörer som inte är medlemmar i KEPA. På avropa.se fanns information om att leverantörer kunde kontakta projektgruppen ifall de var intresserade av att fylla i enkäten. Enkäten besvarades av tre respondenter. På grund av det bristfälliga underlaget går det inte att dra några tydliga slutsatser av de svar som inkom. Enkätsvaren kommer således inte att redovisas i denna förstudierapport. Enkäten bifogas dock som en bilaga till förstudierapporten.

6.3 Möte med leverantörer

6.3.1 Om leverantörsmötena Möten med fyra olika leverantörer i branschen genomfördes under mars och april 2017. Tre av de fyra leverantörerna har idag ramavtal med Kammarkollegiet. Leverantörerna fick beskriva sin syn på marknaden och dela med sig av sina synpunkter och erfarenheter beträffande det nuvarande ramavtalet. Dessutom gavs leverantörerna möjlighet att komma med förslag på upplägg av en eventuellt kommande upphandling. Nedan följer en kortfattad sammanställning av mötena.

6.3.2 Leverantörerna och marknaden Möten har genomförts med Staples Sweden AB (Staples), Office Depot Svenska AB (Office Depot) och Lyreco Sverige AB (Lyreco) som idag är ramavtalsleverantörer inom kontorsmateriel. Utöver ramavtalsleverantörerna har möte genomförts med AllOffice som tidigare hette Ocay. Alla leverantörerna är rikstäckande.



Slutlig version

Omsättning Antal butiker

Antal artiklar*

Antal anställda

Lagerorter

Staples Sverige

Drygt 1,5 mdkr

11 Kan erbjuda ca 8000 artiklar

Drygt 300 Centralager i Växjö

Office Depot Ca 1,1 mdkr 45 Erbjuder ca 5000

kontorsartiklar.

Ca 350 Centrallager i Strängnäs

Lyreco Ca 750 miljoner kronor

0 Har ca 7800 artiklar i

sortimentet

Ca 168 Huvudlager i Bankeryd utanför Jönköping

All Office Ca 1,4 mdkr 35 Har ca 9000 artiklar i

sortimentet

Ca 350 Centrallager i Norrköping samt lager i Luleå och Östersund

* Det råder inom branschen olika uppfattningar kring vad som räknas som kontorsmateriel varför antalet kontorsmaterielartiklar som leverantörerna kan erbjuda varierar beroende på hur kontorsmateriel definieras av respektive leverantör.

Leverantörerna berättade att marknaden för traditionellt kontorsmateriel är vikande inom alla produktkategorier och att de därför breddar sina sortiment och erbjuder varor inom nya produktkategorier. Inom offentlig sektor är marknaden något stabilare men efterfrågan minskar även där. Digitaliseringen och övergången från traditionella kontor till aktivitetsbaserade kontor är några av förklaringarna till den minskade efterfrågan. Det finns inte många potentiella anbudsgivare i upphandlingen eftersom ramavtalet är relativt omfattande och leverantören måste kunna leverera många olika sorters varor och i hela landet. Flera uppköp och sammanslagningar av företag har skett på marknaden. Alla stora leverantörer har i princip samma sortiment men även egna produkter. Det har blivit vanligare att kunderna köper lösningar i form av Facility Management-tjänster istället för enskilda produkter.

6.3.3 Anbudsområden, avropsordning och utvärderingsmodell Vissa leverantörer är nöjda med att ha ett rikstäckande ramavtal med fast rangordning. Det finns dock de som önskar att det blir enklare att utesluta leverantörer som bryter mot avtalet. Leverantörerna är inte positivt inställda till rullande rangordning eller förnyad konkurrensutsättning. En avtalsperiod på 2+1+1 år förespråkas av flest leverantörer.



Slutlig version

Vissa leverantörer uppgav att det inte är lönsamt att sälja vissa produkter som omfattas av ramavtalet. Marginalerna kan vara höga på varor som inte omfattas av ramavtalet. Den först rangordnade leverantören står för nästan all omsättning på ramavtalet och det kan konstaterats att mycket upphandlas utanför ramavtalet också. Vissa leverantörer förespråkade en uppdelning av upphandlingen och en begränsning så att anbud enbart kan lämnas inom ett visst antal anbudsområden. Uppdelning utifrån geografi och produktområden föreslogs. Upphandlingen kan delas upp utifrån geografi genom att dela upp landet i tre olika delar och sedan ha en nationell del för myndigheter som finns på flera olika ställen i landet. Även en uppdelning av de avropande myndigheterna föreslogs.

För att säkerställa en objektiv kravnivå föreslogs att hänvisning sker till en viss angiven referensvara. Det ska vara möjligt att ta in varuprover för kontroll av krav.

Angående utvärderingskriterier är det framför allt lägst pris som är lämpligast, men leverantörerna föreslår även att följande kan utvärderas:

• Miljö och CSR-arbete – ett förslag är att offererade miljöartiklar ska ge ett bonuspris/rabatt om de offereras där det inte finns något miljökrav.

• Leveranstider – leveranstider kan utvärderas men det kanske inte är optimalt ur miljöhänsyn.

• Webbshopen – t.ex. hur lätt det är att hitta artiklar och att enbart det avtalade sortimentet visas.

En leverantör förespråkar en kostnadsplusmodell där man utifrån inköpspriset på varorna utvärderar prispåslaget. Det anbud som har det lägsta prispåslaget vinner. Leverantören menar att prisbilden blir mer transparent och jämn. Jämfört med en vanlig varukorg kan priserna gå upp för vissa varor men totalpriset kan bli billigare.

6.3.4 Sortiment och varukorg Leverantörerna har påpekat att de avropande myndigheterna köper mycket varor utanför ramavtalet och att priserna varierar mycket mellan det avtalade sortimentet och sortimentet utanför ramavtalet. Det är viktigt att få till en bra prissättning på hela sortimentet och att prisdumpning undviks.

Av mötena framgår att ett mer varierat sortiment vad gäller färg, form och detaljer efterfrågas men även fler varor. Flera leverantörer tycker att varukorgen är för liten och en leverantör menar att varukorgen måste bli större så att den omfattar allt kontorsmateriel som kan komma att konsumeras av de avropande myndigheterna.

Alternativen för att lösa problemet med att varor avropas utanför ramavtalet kan enligt leverantörerna vara något av följande:

• Ha en varukorg som är väldigt stor. • Arbeta med bruttoprislistor och nettoprislistor.



Slutlig version

• Ha en öppen och en dold varukorg. • Ha en kostnadsplusmodell.

Det finns leverantörer som inte vill att rabatter ska utvärderas medan andra vill det. Leverantörerna lyfter fram att inte bara de vanligaste varorna bör väljas för den dolda varukorgen eftersom priserna kan dumpas i så fall.

6.3.5 Leverantörskrav 6.3.5.1 ISO, hållbarhetskrav och kundtjänst Samtliga leverantörer är certifierade enligt ISO 9001 och ISO 14001 samt har någon form av ”Code of Ethics” eller ”Code of Conduct”. Det är inte ovanligt att underleverantörer och leverantörer behöver förpliktiga sig att följa sådana typer av dokument också. Vissa leverantörer har lyft fram att mer hållbarhetskrav behöver ställas. Används miljömärkningar ska de vara tredjepartscertifieringar.

Alla leverantörer har en kundtjänst.

6.3.5.2 E-handel Leverantörerna har möjlighet att hantera elektroniska fakturor enligt standarden Svefaktura och de kan även tillhandahålla elektroniska kataloger med enbart avtalade varor. Bortsett från en leverantör så kan alla dessutom erbjuda en kundspecifik webbshop eller e-handel via punch-out med enbart avtalat sortiment. Anslutningar till e-handelssystem och punch-out innebär inga större kostnader och kräver inte många arbetstimmar. Vissa leverantörer kan göra en uppkoppling inom två dagar. Udda anslutningar kan dock vara förknippade med en större kostnad och ta längre tid.

6.3.5.3 Restnoteringar För att undvika restnoteringar har leverantörerna varningssystem som uppmärksammar om när en vara är på väg att bli restnoterad. Vissa av leverantörerna har delat upp sitt sortiment i olika kategorier där en av kategorierna består av bassortimentet som kan skickas med hög leveranssäkerhet och som i princip aldrig bör vara restnoterat. Vid längre restnoteringar kan stödköp göras. Restnoteringar kan bland annat orsakas av att tillverkare har problem med sina maskiner eller att en kund beställer en väldigt stor kvantitet av en vara. Med en större varukorg finns det fler alternativ och beställningarna styrs inte mot samma produkt vilket minskar risken för restnoteringar. En av leverantörerna föreslog att vite borde föreläggas ifall en vara är restnoterad längre än en vecka. Det har även lyfts fram att det inte går att ställa krav på att en vara inte får ta slut.



Slutlig version

6.3.5.4 Övriga frågor Småorderavgiftsgräns En leverantör tyckte att den nuvarande småorderavgiftsgränsen på 500 kronor är en bra modell och har märkt att de avropande myndigheterna gör smartare beställningar idag än tidigare. Det fanns även de leverantörer som tyckte att småorderavgiftsgränsen på 500 kronor är för låg och att den borde höjas. Statistik Leverantörerna kan tillhandahålla så specifik statistik som Kammarkollegiet önskar. Alla kan dock inte ta fram statistik på positionsnummernivå automatiskt i EDI-systemen. Däremot kan det göras manuellt. Prisjusteringsindex Ingen av leverantörerna anser att KPI är ett lämpligt index för detta ramavtal. Däremot föreslås Importprisindex (IMPI) av flera leverantörer eftersom det tar hänsyn till valutaförändringar. Det har även lyfts fram att flera olika prisjusteringsindex kan användas eller delvis användas tillsammans. Arbetskostnadsindex (AKI) och Prisindex i producent- och importled (PPI) har lämnats som förslag. En leverantör föreslår även att leverantörernas kostnadsökning kan användas för prisjustering, vilket kan ske genom att Kammarkollegiet begär in underlag som visar hur kostnaderna ökat för leverantörerna.

6.3.6 Sammanfattning av leverantörsmöten Marknaden för traditionellt kontorsmateriel är vikande eftersom efterfrågan på produkterna minskar. Leverantörerna framhåller att pris är viktigt att utvärdera men att det även finns fler utvärderingskriterier som kan vara bra att använda. Det råder delade meningar kring ifall ramavtalet bör vara rikstäckande eller ifall upphandlingen bör delas upp geografiskt eller utifrån produktkategorier. Samtliga leverantörer anser dock att det är viktigt att omfattningen av eventuell upphandling utökas till att även avse varor som idag avropas utanför ramavtalet.



Slutlig version

7 Hållbarhet

7.1 Miljö

7.1.1 Miljömärkning Svanen och EU Ecolabel Miljömärkning Sverige är ett statligt bolag som ansvarar för både Svanen och EU Ecolabel (som är EU:s officiella miljömärke som tidigare hette EU-blomman). Bolaget arbetar utan vinstsyfte på uppdrag av regeringen. Både Svanen och EU Ecolabel är miljömärkningar av typ 1 enligt ISO 14024 och har ett livscykelperspektiv. Kraven för märkningarna fastställs av ett oberoende organ - Nordiska Miljömärkningsnämnden. I Sverige finns det inte så många produkter med EU Ecolabel eftersom Svanen är mer etablerat.13 EU Ecolabel-märket finns dock bland annat på olika sorters pappersprodukter.

Märkning kan enligt Svanen användas som krav i den tekniska specifikationen, som tilldelningskriterium enligt utvärderingsgrunden bästa förhållande mellan pris och kvalitet eller som särskilt villkor vid fullgörande av kontrakt.

I den föregående upphandlingen ställdes krav på att vissa batterier, block- och anteckningsböcker samt kuvert skulle uppfylla de kriterier som uppställdes för märkning enligt Svanen. För vissa angivna kopieringspapper ställdes krav på Svanen eller EU Ecolabel.

Angående engångsbatterier går det enligt Svanen att fråga på enbart miljömärkta batterier. Inom trycksaker (block, häften, trycksaker för kontor, förpackningar, kuvert, almanackor) går det att fråga på svanenmärkt trycksak eller likvärdigt då det finns ett stort utbud av Svanenmärkta tryckerier. Bland blyertspennor, tejp och lim finns ett stort spann kvalitets- och miljömässigt, vilket talar för krav på miljömärkning. Vad gäller uppladdningsbara batterier respektive understrykningspennor går det enligt Svanen att ange att från viss angiven tidpunkt från kontraktets start ska minst en viss andel av batterierna vara miljömärkta. Det går att fråga på ett miljömärkt refillsystem för bläckpennor.

Det går att ställa krav på att leverantören anger att en vara är miljömärkt, t.ex. i webbshop, samt att denne på begäran vid granskning redovisar licensnummer för varan.

Forest Stewardship Council (FSC) Forest Stewardship Council är en internationell organisation som tillhandahåller ett certifieringssystem som innehåller standarder avseende skogsbruk och spårbarhet. Organisationen verkar för ett miljöanpassat, socialt ansvarstagande och ekonomiskt

13 http://www.svanen.se/Vara-tva-markningar/EU-Ecolabel/.

http://www.svanen.se/Vara-tva-markningar/EU-Ecolabel/



Slutlig version

livskraftigt bruk av världens skogar.14 Målsättningen är att skapa ett globalt ramverk för skogsbruksstandarder och att bidra till ett bättre skogsbruk. FSC tillser att det ställs etiska och ekologiska krav rörande träråvarans ursprung,. De krav som finns på återplantering har också betydelse för att motverka klimatförändringen. Varje land tar fram sitt regelverk utifrån en uppsättning internationellt fastlagda huvudprinciper.

En FSC-certifiering innebär att ett oberoende kontrollorgan granskar att skogsbruket sker enligt reglerna i det aktuella landets FSC-standard. Därutöver finns en spårbarhetscertifiering, som är en garanti för att det går att spåra träråvaran hela vägen från skogsbruket fram till den färdiga produkten. Däremot finns det inga krav på utsläppsenergianvändning och liknande i massa- och pappersbruk. Det finns även en varumärkeslicens som innebär att t.ex. en återförsäljare som inte är certifierad kan få en licens att sälja FSC-varor vilket innebär att viss uppföljning kan ske av återförsäljaren också.

Det finns tre olika sorters FSC-märkningar som kan sättas på produkter:

• FSC 100 % - Företaget och allt i produkten är förenligt med FSC:s krav. Det är ovanligt att kontorsmateriel har denna märkning.

• FSC Mix – Produkterna består inte enbart av FSC-varor utan av annat material också, t.ex. återvunnet material som inte är FSC-märkt. För denna märkning krävs att leverantörerna kan nå upp till en viss minimigräns som kan innebära att de t.ex. ska kunna bevisa att materialet inte är producerat illegalt eller kommer från ett konfliktområde. Leverantörerna måste ha koll på vart materialet kommer ifrån och måste ha avtal med sina underleverantörer.

• FSC Recycled – Produkten innehåller återvunnet material. Det återvunna materialet kan vara både FSC-märkt och icke FSC-märkt.

I den föregående upphandlingen ställdes krav på att vissa kalendrar och pappersregister skulle uppfylla de kriterier och principer som uppställts för märkning enligt Forest Stewardship. Det har skett en stadig ökning av både skogsbruks- och spårbarhetscertifikat från FSC och det går att få tag på FSC-certifierade produkter inom flera produktområden.

Programme for the Endorsement of Forest Certification schemes ( PEFC) PEFC:s och FSC:s certifieringssystem liknar varandra och många företag är certifierade enligt båda systemen. PEFC:s certifieringssystem ligger dock i linje med ISO 17021 och ISO 17065. Swedac är en oberoende ackrediteringsorganisation som godkänner och kontrollerar certifieringarna. Det finns tre olika PEFC-certifieringar:

• Skogsbrukscertifiering • Entreprenörscertifiering • Spårbarhetscertifiering (Chain of Custody)

I den föregående upphandlingen ställdes krav på att färgat kopieringspapper skulle uppfylla de kriterier och principer som uppställts för märkning enligt FSC eller PEFC.

14 https://se.fsc.org/se-se/om-fsc/vanliga-frgor-och-svar/1-vad-r-fsc.

https://se.fsc.org/se-se/om-fsc/vanliga-frgor-och-svar/1-vad-r-fsc



Slutlig version

PEFC-certifieringar kan användas inom alla verksamheter där varorna är trä- och fiberbaserade. Papper, förpackningar, pennor och almanackor är varor som kan märkas men det är oklart i vilken utsträckning varor som saluförs märks. Certifierade företag behöver inte märka sina produkter. Den som märker sina produkter med PEFC-märkningen måste dock vara certifierad.

7.2 Sociala hänsyn

I den föregående ramavtalsupphandlingen ställdes långtgående krav på att leverantören kontinuerligt skulle arbeta med att förbättra och ta hänsyn till sociala och etiska aspekter rörande bl.a. mänskliga rättigheter, FN:s barnkonvention, FN:s deklaration om korruption, ILO:s kärnkonventioner om tvångsarbete, barnarbete, diskriminering, föreningsfrihet, organisationsrätt, samt det arbetsskydd, arbetsmiljölagstiftning och arbetsrätt som gäller enligt i tillverkningslandet. Detta gäller även för ramavtalsleverantörens underleverantörer.15 Statens inköpscentral har rätt att själv eller genom ombud utföra inspektioner på plats hos ramavtalsleverantören och/eller hos någon av ramavtalsleverantörens underleverantörer för att säkerställa att kraven uppfylls. Swedwatch genomförde en riskklassificering av Kammarkollegiets ramavtal som färdigställdes 2015. Av rapporten framkommer att det inom området kontorsmateriel finns en hög risk för brott mot mänskliga rättigheter, arbetsrätt och korruption. Området omfattar en rad olika produkter och industrin präglas av många leverantörer och underleverantörer, vilket minskar spårbarheten och medför ökade risker för sociala problem i tillverkningsleden.16 Produktionen av kontorsmateriel är arbetsintensiv och produktionen sker ofta i låglöneländer i Asien som innebär risker för låga löner, extrem övertid, brister i arbetsmiljö och säkerhet och obefintliga eller inskränkta fackliga rättigheter. Migrantarbetare förekommer i stor utsträckning i tillverkningsländerna Kina, Taiwan, Sydkorea, Förenade Arabemiraten och Vietnam. Migrantarbetare är särskilt utsatta för undermåliga arbetsvillkor och inskränkningar i arbetsrätten. Problem kopplade till migrantarbetare är bland annat låga löner, tvångsarbete, beslagtagna pass, anställningsavgifter, svåra arbetsvillkor, undermåliga boendeformer och olika former av diskriminering och övergrepp.17 Det finns risk att papper som ingår i pappersprodukter och att massa som ingår i kontorspapper bidrar till illegal avverkning av skog i Indonesien, Brasilien, Ryssland och Baltikum. Skogsavverkning kan även bidra till negativ miljöpåverkan, påverka

15 Se förfrågningsunderlag Kontorsmateriel 2015 punkten 6.10.8 Sociala och etiska krav. 16 Swedwatch rapport, Riskanalyser av utvalda produkt- och tjänstekategorier under Kammarkollegiets ramavtal 2015-12-16, uppdaterad 2016-03-30 s. 5 och 53. 17 Swedwatch rapport, Riskanalyser av utvalda produkt- och tjänstekategorier under Kammarkollegiets ramavtal 2015-12-16, uppdaterad 2016-03-30 s. 53.



Slutlig version

ursprungsfolks möjligheter till försörjning. Riskerna kan minskas om certifiering för hållbart skogsbruk och spårbarhet används, t ex FSC och PEFC.18 Utvinningen av metaller i Sydafrika och Kina innebär risker för stor miljöpåverkan, jorderosion, utsläpp av kemikalier till luft och vatten, markkonflikter, kränkningar av urfolks rättigheter samt bristande säkerhet och arbetsmiljö för gruvarbetare. Plastproduktion i Asien innebär arbetsmiljö- och säkerhetsrisker då det innebär hantering av farliga kemikalier och det föreligger en explosionsrisk.19 Enligt 17 kap. 4 § LOU ska en upphandlande myndighet, om det är behövligt, kräva att leverantören fullgör kontraktet enligt angivna villkor i ILO:s kärnkonventioner, om arbetet utförs under sådana förhållanden att svensk arbetsrätt inte är tillämplig.

Det arbete som utförs i Sverige utgörs av huvudsakligen administrativt stödjande arbete. De arbetstagare som är verksamma inom transport och distribution är dock utsatta för en större risk för arbetsskador.20 Tjänsten skåpservice utgör en begränsad del av upphandlingsföremålet.

7.3 Avstämning med Upphandlingsmyndigheten Upphandlingsmyndigheten saknar i dagsläget specifika kriterier för kontorsmateriel. Kemikaliekrav på att information ska finnas om särskilt farliga ämnen (basnivå) kan ställas på alla varor. Det går att ställa krav på märkning av någon/några av produktgrupperna.

7.4 Möte med Kemikalieinspektionen I förstudien genomfördes den 23 april 2018 ett möte med Kemikalieinspektionen som bland annat presenterade sin verksamhet. Verksamheten består huvudsakligen av följande tre delar:

• Utveckla lagstiftningen och andra styrmedel på nationell, EU och internationell nivå.

• Ge tillstånd, pröva tillståndspliktiga ämnen och bedriva upplysningsverksamhet. • Utöva tillsyn av kemiska produkter och varor.

I tillsynsverksamheten undersöker inspektörerna företagen genom att granska rutiner, policys och arbetsätt.

18 Swedwatch rapport, Riskanalyser av utvalda produkt- och tjänstekategorier under Kammarkollegiets ramavtal 2015-12-16, uppdaterad 2016-03-30 s. 53. 19 Swedwatch rapport, Riskanalyser av utvalda produkt- och tjänstekategorier under Kammarkollegiets ramavtal 2015-12-16, uppdaterad 2016-03-30 s. 53. 20 Arbetsskador bland distributionsförare och terminalarbetare – orsaker och förslag till åtgärder, Karolinska Institutet, 2017-06-01.



Slutlig version

Kemikalieinspektionen lyfter fram att Reach-förordningen, RoHS-direktivet, producentansvarslagstiftningen och WEEE-direktivet är viktiga föreskrifter på området. Just nu revideras även producentansvarslagstiftningen som är ute på remiss. En stor utmaning är att allt mer produktion flyttar till Asien där inte samma lagstiftning gäller. För vissa varor som exempelvis leksaker, byggprodukter och elektronik finns det varulagstiftning men för andra varor kan det vara svårt att se vilka särskilt farliga ämnen som finns i varorna. I Reach-förordningen anges under vilka omständigheter leverantörer ska informera om att det finns särskilda farliga ämnen i varan.

Kemikalieinspektionen berättar att några områden som eventuellt kan beröra kontorsmateriel är högfluorerande och ytbehandlade ämnen, hormonstörande ämnen, nanopartiklar och mikroplaster.



Slutlig version

8 Andra upphandlingar inom området

Inom ramavtalsområdet har det genomförts flera andra upphandlingar av varierande omfattning. Upphandlingarna inom ramavtalsområdet innehåller inte alltid samma produktkategorier men vissa produktkategorier är dock mer vanligt förekommande än andra. En genomgång har gjorts av några av de upphandlingar som genomförts de senaste åren. Nedan följer en redogörelse av några av de krav som har ställts.

8.1 Miljökrav Vid genomgång av tidigare upphandlingar har det identifierats några miljökrav som riktar sig mot leverantörerna och produkterna.

8.1.1 Miljöledningssystem Det är vanligt förekommande att krav ställs på att leverantörerna ska ha ett eget miljöledningssystem eller vara certifierade enligt ISO 14001.21 Det har också ställts krav på att leverantörerna ska bedriva ett systematiskt miljöarbete vid avtalets fullgörande. Leverantörerna ska t.ex. kunna redovisa hur de identifierat relevanta miljöaspekter kopplade till upphandlingsföremålet, vilka miljömål som finns och hur uppföljning sker, vilken kontroll av efterlevnaden av relevant miljölagstiftning som görs och hur avvikelser och förbättringsförslag hanteras.22

8.1.2 Producentansvar för emballage och förpackningar Förordningen (2014:1073) om producentansvar för förpackningar inklusive ändringar har lyfts fram i andra upphandlingar inom området. Krav har ställts på att anbudsgivare eller deras leverantörer i tidigare led är anslutna till Förpacknings & Tidningsinsamlingen, ett motsvarande insamlingssystem eller har upprättat ett eget system som uppfyller förordningen ovan.23 Anslutning till Svensk Glasåtervinning har det också ställts krav på.24 Det finns även upphandlingar där krav har ställts på att upphandlande myndighet ska kunna välja ifall sampackning ska ske eller inte.25

21 Se t.ex. Arbetsförmedlingens upphandlingsdokument 2017-04-22, punkt 3.7. 22 Se Försäkringskassans upphandlingsdokument 2018-05-25, punkt 3.6.1. 23 Se t.ex. Arbetsförmedlingens upphandlingsdokument 2017-04-22, punkt 4. Krav på varan/tjänsten och Försäkringskassans upphandlingsdokument 2017-05-04, punkt 2.4.2 – Emballage och förpackningar. 24 Se Malmö stads förfrågningsunderlag 2016-11-17, punkt 3.7 Producentansvar. 25 Se t.ex. Järfälla kommuns skakrav 2016-10-07, punkt 4.37 Förpackning och emballage.



Slutlig version

I en upphandling ställdes krav på att papper och kartong skulle vara blekt utan klorgas och fritt från PVC. Användning av CFC eller HCFC i tillverkningen av förpackningsmaterialet skulle inte heller förekomma.26

8.1.3 Producentansvar för elektriska och elektroniska produkter samt för batterier

För att uppfylla kraven på producentansvar för elektriska och elektroniska produkter samt för batterier har krav ställts på att anbudsgivaren eller anbudsgivarens leverantörer i tidigare led är ansluten till EE- och Batteriregistret. Även motsvarande system eller att anbudsgivaren har ett eget upprättat system som uppfyller kraven enligt förordningen om producentansvar för elektriska och elektroniska produkter och förordningen om producentansvar för batterier har varit godtagbara.27 Anslutning till El-registret har ställts som krav i en annan upphandling.28 Kravet kan vara utformat på så sätt att anbudsgivaren ska vara ansluten till registret eller ha ett eget system senast vid avtalsstart.29

8.1.4 Trä- och pappersprodukter För produkter som papper, kalendrar och almanackor har krav ställts på att vissa varor ska uppfylla de kriterier och principer som gäller för märkning enligt Forest Stewardship Council (FSC). Det har också krävts att produkter som block, anteckningsböcker samt papperregister ska uppfylla de kriterier som uppställts för märkning enligt Svanen.30

Krav har även ställts på att Upphandlingsmyndighetens hållbarhetskriterier för pappersprodukter ska vara uppfyllda. Kriterierna avser bland annat blekmetod, utsläpp till luft och vatten samt växthusgaser.31 Det har också ställts krav på att massa som ingår i pappersprodukter ska vara blekt utan klorgas enligt ECF- eller TCF-metoden.32 Det har tidigare ställts krav på att råvaran i offererade trä- och pappersprodukter ska härröra från skogsbruk som uppfyller krav på att ha legal ägande/nyttjanderätt, följer tillämpliga lagar och bestämmelser, betalar relevanta skatter och avgifter kopplade till brukandet samt följer CITES bestämmelser rörande vissa trädarter.33

8.1.5 Produkter innehållande plast I en tidigare upphandling har det ställts krav på att plastprodukter inte ska innehålla bly, kadmium eller ämnen som är klassificerade med faroangivelse enligt CLP-förordningen

26 Se Örebro kommuns förfrågningsunderlag 2016-03-15, punkt 3.7 Förpackningar. 27 Se Arbetsförmedlingens upphandlingsdokument 2017-04-22, punkt 4.3.1 och Domstolsverkets skakrav 2017-12-15, punkt 2.8. 28 Se Försäkringskassans upphandlingsdokument 2017-05-04, punkt 2.4.3. 29 Se Försäkringskassans upphandlingsdokument 2017-05-04, punkt 2.4.4. 30 Se Arbetsförmedlingens upphandlingsdokument 2017-04-22, punkt 4.3.3-4.3.5. 31 Se Domstolsverkets kommersiella villkor 2017-12-15, punkt 7.6 Miljö och bilaga Miljökrav. 32 Se Försäkringskassans upphandlingsdokument 2018-05-24, punkt 5.5.1.2. 33 Se Försäkringskassans upphandlingsdokument 2018-05-24, punkt 5.5.1.1.



Slutlig version

H360. Föroreningar skulle vidare uppgå till högst 0,1 vikt% per plastdetalj. Plastprodukter fick inte innehålla PVC eller Bisfenol A.34

I en annan upphandling har det också ställts krav på att bland annat almanackor inte får innehålla PVC-plast eller vara laminerade i klorbaserat plast. Krav har vidare ställts på att nedanstående ämnen i fri form i haltgränser över 0,1 % inte får finnas i produkterna:

• Bisfenol A CAS-nummer 80-05-7. • Bisfenol F CAS-nummer87139-40-0. • Bisfenol S CAS-nummer 80-09-1.35

8.1.6 Kemiska produkter I en upphandling har det ställts krav på tensiders nedbrytbarhet, ingående ämnens hälsofarlighet, produkters farlighet för vattenmiljön och produkter som är allergiframkallande.36

8.2 Krav för några av de olika produktkategorierna

8.2.1 Pennor och stämplar Inom varukategorin pennor har det ibland krävts att vissa pennor ska uppfylla krav på beständiga handlingar enligt ISO 11798 och RA-FS 2006:4 med efterföljande ändringsföreskrifter. Kraven avser bland annat sådana egenskaper som påverkar en skrifts läslighet och hållbarhet. Svenskt arkivs certifiering har kunnat styrka att kraven är uppfyllda. Samma krav har ställts för stativstämplar och självfärgande stämplar.37 För pennor har det även ställts krav på att de ska innehålla vatten- eller alkoholbaserat bläck, men ”svenskt arkiv-pennor” har varit undantagna kravet.38

8.2.2 Arkivering, förvaring och sortering Krav har i tidigare upphandlingar ställts på att vissa aktomslag ska uppfylla kraven på förvaringsmedel enligt ISO 16245, RA-FS 2006:4 och efterföljande ändringsföreskrifter.39

34 Se Arbetsförmedlingens upphandlingsdokument 2017-04-22, punkt 4.3.6 och Västerås stads förfrågningsunderlag 2016-03-15. 35 Se Stockholms läns landstings hållbarhetsbilaga Almanackor, SLL829. 36 Se FMVs miljökrav i bilaga 5, 2016-03-09. 37 Se Domstolsverkets skakrav 2017-12-15, punkt 4.0 – 5.0. 38 Se Försäkringskassans upphandlingsdokument 2018-05-25, punkt 5.4.2. 39 Se t.ex. Arbetsförmedlingens upphandlingsdokument 2017-04-22, punkt 4.2.3.



Slutlig version

9.2.3 Batterier och elartiklar Det har ställts krav på att batterier ska uppfylla de kriterier som uppställts för märkning enligt miljömärkningen Svanen. Även krav på att drifttiden ska vara förenlig med IEC 60086-2 har använts.40

Specifika krav på innehållet av metall i batterierna har förekommit. För engångsbatterier fick halterna av ämnena nedan inte överstiga de angivna halterna:

• Kvicksilver ≤ 0.1 ppm • Kadmium ≤ 1.0 ppm • Bly ≤ 10.0 ppm

Uppladdningsbara batterier fick inte innehålla mer metall än:

• Kvicksilver ≤ 0.1 ppm • Kadmium ≤ 5.0 ppm • Bly ≤ 5.0 ppm • Arsenik ≤ 10.0 ppm

Det har även ställts krav på att nanopartiklar endast får förekomma i batterier för att maximera energieffektiviteten och att det ska anges i vilken utsträckning energieffektiviteten förbättras ifall batterierna innehåller nanopartiklar.

Avseende laddningsapparater för batterier har krav ställts på att plasten utanpå laddningsapparaterna och kablarna ska uppfylla ISO 11469 och inte innehålla klorerad plast. Det har också krävts att kadmium, bly och klorparafinner inte får ha tillsatts i laddningsapparaterna. Även halogenerade organiska flamskyddsmedel och flamskyddsmedel som klassas enligt CLP-förordningen får inte tillsättas i laddningsapparaterna ifall de enligt förordningen tillhör:

• Cancerframkallande, kategori 1A, 1B och 2. • Mutagen, kategori 1A, 1B och 2. • Reproduktionstoxisk 1A, 1B och 2.41

9.2.4 Skåpservice I tidigare upphandlingar där skåpservice har ingått har olika prismodeller använts. Det finns exempel på hur anbudsgivarna skulle tillhandahålla skåpservice till upphandlande myndigheter med minst 100 anställda utan extra kostnad.42

40 Se Arbetsförmedlingens upphandlingsdokument 2017-04-22, punkt 4.3.7. 41 Se Halmstad kommuns förfrågningsunderlag 2016-08-19, punkt 3.1.13. 42 Se Domstolsverkets skakrav 2017-12-15, punkt 10.10.



Slutlig version

I en annan upphandling har anbudsgivarna haft rätt att ta ut en skälig avgift för skåpservicen men maxpriset har varit begränsat till 500 kr per besök oavsett antal skåp/förråd på leveransadressen.43

Det finns också en upphandling där priset för skåpservice skulle offereras per gång och upphandlingen saknade ett maxpris.44

8.3 Utvärdering och belastningspriser

8.3.1 Utvärderingsmodeller Olika utvärderingsmodeller har använts i andra upphandlingar på området. Det finns exempelvis upphandlingar där tilldelningsgrunden har varit lägsta pris och utvärderingen har utgått från totalpriset av summan för de olika produktkategorierna, skåpservicen och viktade rabattsatser.45 I en annan upphandling där tilldelningsgrunden också var lägsta pris avslutades upphandlingen med en elektronisk aktion.46 Tilldelningsgrund har även varit bästa förhållandet mellan pris och kvalitet där påslag/avdrag har gjorts på jämförelsetalen utifrån poäng som kunde erhållas utifrån en bedömning av rutiner, arbetssätt och webbutikens kvalitet.47 Det finns också en upphandling där priset och servicens kvalitet utgjorde utvärderingskriterierna. Det var leverantörernas kvalitetsnivå gällande samarbetsförmåga, reklamation och avvikelsehantering samt återkoppling som låg till grund för utvärderingen av kvaliteten i servicen. Kvalitetsnivån mättes genom kontroll av referenser där leverantörerna kunde få poäng enligt en mervärdesskala utifrån referensernas svar.48

8.3.2 Belastningspriser Det är inte ovanligt att leverantörerna måste lämna anbud på ca 90 % av de efterfrågade artiklarna och att ett belastningspris tillkommer för en artikel som inte offereras eller inte bedöms vara likvärdig den efterfrågade artikeln. Vissa varor kan dock vara obligatoriska att lämna anbud på.49 En metod för att beräkna belastningspriset är att belastningspriset blir snittpriset för aktuell artikel i övriga anbud multiplicerat med faktorn 1.5.50

Belastningspriset kan också variera mellan olika varor och ha angetts på förhand.51 Om

43 Se Järfälla kommuns skakrav 2016-10-07, punkt 4.31. 44 Se Arbetsförmedlingens upphandlingsdokument 2017-04-22, punkt 5.2. 45 Se Arbetsförmedlingens upphandlingsdokument 2017-04-22, punkt 5.2-5.2. 46 Se Försäkringskassans upphandlingsdokument 2017-05-04, punkt 4. 47 Se Domstolsverkets utvärderingsmodell 2017-12-15. 48 Se Järfälla kommuns allmänna orientering och upphandlingsformalia 2016-10-07, punkt 1.16 – 1-17. 49 Se Lund kommuns förfrågningsunderlag 2016-04-19, punkt 3.2.1 och Malmö stads förfrågningsunderlag 2016-11-17, punkt 4.3. 50 Se Västerås stads förfrågningsunderlag 2016-03-15, punkt Prissättning vid anbud. 51 Se Domstolsverkets administrativa föreskrifter 2017-12-15, punkt 3.2.1.



Slutlig version

flera anbudsgivare saknar en efterfrågad produkt i sin prislista har produkten utgått ur utvärderingen.52

8.4 Minsta beställningskvantitet Leverantörer måste i regel kunna leverera alla beställningar – oavsett hur små de är. I en upphandling har dock leverantörer inte behövt leverera under de gränser som har angetts som minsta beställningsbara kvantitetet i varukorgen.

52 Se Örebro kommuns förfrågningsunderlag 2016-03-15, punkt 3.1.



Slutlig version

9 Relevant lagstiftning, föreskrifter och allmänna råd

9.1 Producentansvar Producentansvaret innebär att producenter ansvarar för att samla in och ta hand om uttjänta produkter inom vissa producentansvarsområden. Producenternas motiveras därmed att ta fram mer resurssnåla och lättåtervinnerliga produkter som inte innehåller miljöfarliga ämnen. Följande förordningar är några av de föreskrifter som reglerar producentansvaret:

• Förordning (2008:834) om producentansvar för batterier. • Förordning (2014:1075) om producentansvar för elutrustning. • Förordning (2014:1073) om producentansvar för förpackningar. • Förordning (2014:1074) om producentansvar för returpapper.

Naturvårdsverket tillhandahåller vägledning om producentansvaret. För mer information se www.naturvårdsverket.se. Det finns möjlighet för svenska företag att ansluta sig till Förpacknings- och Tidningsinsamlingen (FTI) för att uppfylla sitt lagstadgade ansvarar att samla in förpackningsmaterial.

9.2 Elektriska och elektroniska produkter (WEEE) För att minska miljöpåverkan av avfall från elektriska och elektroniska produkter och förbättra resurseffektiviteten har det på EU-nivå antagits två direktiv på området:

• Europaparlamentets och rådets direktiv 2012/19/EU av den 4 juli 2012 om avfall som utgörs av eller innehåller elektrisk och elektronisk utrustning (WEEE).

• Europaparlamentets och rådets direktiv 2011/65/EU av den 8 juni 2011 om begränsning av användning av vissa farliga ämnen i elektrisk och elektronisk utrustning.

EU-lagstiftningen har bland annat implementerats i förordningen (2014:1075) om producentansvar för elutrustning. Genom att ansluta sig till El-Kretsen kan producenter få hjälp med att uppfylla sitt producentansvar för elprodukter.

http://www.naturv%C3%A5rdsverket.se/



Slutlig version

9.3 Batterier Som ovan konstaterats gäller för batterier förordning (2008:834) om producentansvar för batterier. Även förordning (1998:944) om förbud m.m. i vissa fall i samband med hantering, införsel och utförsel av kemiska produkter kan aktualiseras. Förordningen innehåller bland annat bestämmelser om hur mycket kadmium och kvicksilver som får finnas i batterier.

9.4 Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd Riksarkivets generella föreskrifter och allmänna råd publiceras i Riksarkivets författningssamling (RA-FS). Föreskrifterna ska i regel tillämpas av alla statliga myndigheter, inklusive enskilda organ som förvarar allmänna handlingar, men ett fåtal föreskrifter i serien RA-FS är avsedda enbart för en särskild grupp av myndigheter.

Föreskrifterna består av allmänna regler som gäller för alla områden inom myndigheternas arkivhantering samt specifika regler som kan kategoriseras som mediespecifika föreskrifter, föreskrifter med tekniska krav, föreskrifter om arkivlokaler och generella gallringsföreskrifter.

För mer information se www.riksarkivet.se.

Det finns även olika standarder som innehåller tekniska krav för olika produkter som regleras i föreskrifterna. Några exempel är:

• ISO 11798 (skrivmedel), • ISO 16245 (aktomslag) • ISO 16245 (arkivboxar).

Standarden för skrivmedel specificerar bland annat krav och provningsmetoder rörande beständighet och hållbarhet hos skrift på papper som förvaras under lång tid. I ISO 16245 reglerars krav för att säkerställa långtidsförvaring och det anges hur arkivboxar ska märkas och vad provningsrapporter ska innehålla.

9.5 Antidiskrimineringslagstiftning Diskrimineringslagen (2008:567) har till ändamål att motverka diskriminering och på andra sätt främja lika rättigheter och möjligheter oavsett kön, könsöverskridande identitet eller uttryck, etnisk tillhörighet, religion eller annan trosuppfattning, funktionsnedsättning, sexuell läggning eller ålder.

Enligt förordning (2006:260) om antidiskrimineringsvillkor i upphandlingskontrakt ska myndigheter som upphandlar kontrakt som omfattar tjänster eller byggentreprenad och som omfattas av förordningen, vilket Kammarkollegiet gör, ställa upp villkor som har till ändamål att motverka diskriminering hos leverantören. Vidare utredning får avgöra huruvida den eventuellt kommande upphandlingen av kontorsmaterial kan anses innefatta tjänster i sådan omfattning att en antidiskrimineringsklausul bör finnas med.

http://www.riksarkivet.se/



Slutlig version

10 Säkerhet

Verksamhet som omfattas av säkerhetsskyddslagen (1996:627) ska ha det säkerhetsskydd som behövs med hänsyn till verksamhetens art, omfattning och övriga omständigheter. Ansvaret för säkerhetsskyddet ligger hos den som är verksamhetsansvarig. När det i utförandet av en tjänst förekommer uppgifter som med hänsyn till rikets säkerhet omfattas av sekretess (hemliga uppgifter) har staten, kommunerna och landstingen ansvaret för att det finns ett fullgott säkerhetsskydd hos leverantören.

För att tillgodose kravet på säkerhetsskydd när sådan verksamhet utförs på uppdrag av en myndighet, ska den uppdragsgivande myndigheten träffa ett skriftligt avtal – säkerhetsskyddsavtal – med ramavtalsleverantören om det säkerhetsskydd som behövs i det enskilda fallet. Vid de ramavtal där behov av säkerhetsavtal föreligger bör en sådan möjlighet anges i ramavtalet.



Slutlig version

11 Utvecklingsområden och förändringsbehov i en kommande upphandling

Projektgruppen har identifierat ett flertal frågor som behöver ses över vid en eventuellt kommande upphandling, däribland följande:

• Se över efterfrågat sortiment av varor. • Se över kvalitetskrav. • Se över eventuella tillkommande tjänster inom området. • Utred krav på hållbarhet. • Utred möjligheten att antagen leverantör har en kundspecifik webb-shop och/eller

e-handel via punsch-out som enbart innehåller Kammarkollegiets ramavtalsprodukter.

• Se över prissättning. • Se över möjlighet att komplettera ramavtal med säkerhetsskyddsavtal för

leverantörens personal som utför tjänster i myndigheters lokaler, där detta behövs. • Utred prisjusteringsklausul. • Utred möjligheten att införa adekvata sanktioner.



Slutlig version

12 Förvaltning

Det är viktigt att uppdatering av produktlistor sköts smidigt och med begränsad administration från förvaltningens sida. Ramavtalsleverantörer bör ha huvudansvaret för uppdateringar och förvaltningen bör kunna gå in och se i webb-shopen vad som är uppdaterat och ta stickprov.



Slutlig version

13 E-beställningar

En viktig förutsättning för de standardprodukter som förstudien omfattar, är att dessa enkelt kan avropas. Möjlighet för myndigheter att göra anslutningar av sina e-handelssystem till ramavtalsleverantörer ses därför som en nödvändighet. Detta ska kunna göras via alla typer av SFTI:s affärsprocesser som t.ex. elektroniska kataloger eller punch-out mot en ramavtalsanpassad version av leverantörens webbshop.



Slutlig version

14 Rekommendation

Enligt förordning (1998:796) om statlig inköpssamordning ska det finnas ramavtal som effektiviserar upphandlingar av varor och tjänster som myndigheterna upphandlar ofta, i stor omfattning eller till stora värden.

Efter genomförd myndighetsenkät och i möten med myndigheter har det framkommit att det finns behov av ett statligt ramavtal för kontorsmateriel. Inte heller marknadsundersökningen har visat på att det skulle finnas skäl till att inte göra en ramavtalsupphandling på området.

Eftersom ramavtalen används i stor omfattning, avrop sker frekvent samt att den totala beräknade omsättningen får anses vara tillräckligt hög för att motivera en upphandling, är samtliga kriterier för att genomföra en upphandling uppfyllda. Vid en sammantagen bedömning av det som angivits ovan rekommenderar projektgruppen att Statens inköpscentral bör besluta att en ny ramavtalsupphandling genomförs.



Slutlig version

15 Källförteckning

15.1 Möten med myndigheter Bolagsverket

Chalmers

Gymnastik- och hälsohögskolan

Göteborgs universitet

Högskolan i Gävle

Högskolan Kristianstad

Högskolan i Skövde

Kungliga tekniska högskolan (KTH)

Karolinska Institutet

Luleå tekniska universitet

Migrationsverket

Mälardalens högskola

Polisen

Riksdagsförvaltningen

SCB

Skatteverket

Skolverket

Statens tjänstepensionsverk

Stockholms universitet

Södertörns högskola



Slutlig version

Umeå universitet

15.2 Möten med leverantörer AllOffice

Lyreco Sverige AB

Office Depot Svenska AB

Staples Sweden AB

15.3 Möten med andra intressenter Forest Stewardship Council (FSC)

Kemikalieinspektionen

Programme for the Endorsement of Forest Certification schemes (PEFC)

SKL Kommentus Inköpscentral

Svanen

15.4 Enkätutskick till myndigheter Enkät till myndigheter – Kontorsmateriel 2017, skickades till 334 myndigheter, varav 204 besvarade enkäten. Svarsfrekvensen var 61 %. Publicerad från 2018-03-26 till 2018-04-18.

15.5 Enkätutskick till leverantörer Enkät till leverantörer – Kontorsmateriel, skickades till ca 60 leverantörer. Enkäten skickades ut med hjälp av branschorganisationen KEPA och genom direkta utskick till leverantörer som inte är medlemmar i KEPA. På avropa.se fanns information om att leverantörer kunde kontakta projektgruppen ifall de var intresserade av att fylla i enkäten. Enkäten besvarades av 3 respondenter. Publicerad från 2018-05-04 till 2018-05-16.



Slutlig version

15.6 Referenslitteratur och andra källor Arbetsförmedlingens upphandlingsdokument, 2017-04-22. Domstolsverkets skakrav, 2017-12-15. Domstolsverkets kommersiella villkor, 2017-12-15. Domstolsverkets utvärderingsmoddel, 2017-12-15. Domstolsverkets administrativa föreskrifter, 2017-12-15. ESV:s information om PEPPOL, se https://www.esv.se/effektiv-statsforvaltning/e-handel/peppol/ FMVs miljökrav i bilaga 5, 2016-03-09. FSC:s information, se https://se.fsc.org/se-se/om-fsc/vanliga-frgor-och-svar/1-vad-r-fsc Försäkringskassans upphandlingsdokument, 2017-05-04. Försäkringskassans upphandlingsdokument, 2018-05-25. Halmstad kommuns förfrågningsunderlag, 2016-08-19. Järfälla kommuns skakrav, 2016-10-07. Järfälla kommuns allmänna orientering och upphandlingsformalia, 2016-10-07. Karolinska Institutet, 2017-06-01, Arbetsskador bland distributionsförare och terminalarbetare – orsaker och förslag till åtgärder Kommissionens rekommendation av den 6 maj 2003 om definitionen av mikroföretag samt små och medelstora företag Lund kommuns förfrågningsunderlag, 2016-04-19. Malmö stads förfrågningsunderlag, 2016-11-17. Stockholms läns landstings hållbarhetsbilaga Almanackor, SLL829. Svanens information om EU Ecolabel, se http://www.svanen.se/Vara-tva-markningar/EU-Ecolabel/. Swedwatch rapport, Riskanalyser av utvalda produkt- och tjänstekategorier under Kammarkollegiets ramavtal 2015-12-16, uppdaterad 2016-03-30

https://www.esv.se/effektiv-statsforvaltning/e-handel/peppol/

https://www.esv.se/effektiv-statsforvaltning/e-handel/peppol/

https://se.fsc.org/se-se/om-fsc/vanliga-frgor-och-svar/1-vad-r-fsc





Slutlig version

Säpo:s information om säkerhetsskyddsavtal, se http://www.sakerhetspolisen.se/sakerhetsskydd/sakerhetsskyddad-upphandling.html Västerås stads förfrågningsunderlag, 2016-03-15. Örebro kommuns förfrågningsunderlag, 2016-03-15.

http://www.sakerhetspolisen.se/sakerhetsskydd/sakerhetsskyddad-upphandling.html

förstudierapport kontorsmateriel 2017 · slutlig version 3 föregående upphandling 3.1...

Documents